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Data
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02/07
09/07
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rgos de Documentao
Arquivo
O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os
documentos de arquivo so ACUMULADOS de forma orgnica e natural,
geralmente em exemplar nico ou limitado nmero de cpias ou vias. Os
documentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos so
mantidos como um conjunto, e no como peas isoladas. Por isso o documento
de arquivo possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto do que
fora dele (carter orgnico). Os documentos so unidos pela sua origem ou
provenincia (princpio que estudaremos mais adiante), tem como principal
suporte utilizado o papel e principal gnero o textual (tambm estudaremos
mais adiante). O arquivo rgo receptor e seu pblico so os
administradores (ou quem tenha produzido seus documentos) e
pesquisadores. Sua funo provar e testemunhar.
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Obra de Leite
Paes, de leitura
recomendada.
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Exemplo de arquivo
especial: todos os
documentos esto em fitas
de vdeo (suporte).
Exemplo de arquivo
central ou geral:
guarda todos os
documentos da
instituio.
Escritrio: exemplo de
arquivo setorial.
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Princpios Arquivsticos
A Arquivologia, enquanto cincia, possui princpios que devem orientar seus
trabalhos e estudos. Esses princpios so utilizados desde o final do sculo XIX e
constituem a prpria base da Arquivstica Moderna. Vamos a eles:
Princpio da Provenincia ou do Respeito aos Fundos: Este o mais
importante princpio da Arquivologia. Ele afirma que os documentos e arquivos
originrios de uma pessoa ou instituio devem manter sua individualidade, no
podendo ser misturados com os arquivos de origem diversa. Como veremos mais
adiante, os documentos de arquivo so complementares, e possuem mais valor
quando em seu conjunto. O arquivo deve refletir a organizao e funcionamento
de seu produtor, razo pela qual no deve ser alterado (ter documentos retirados,
acrescidos de forma indevida ou misturados com os de outras pessoas ou
instituies). Ao conjunto arquivstico de uma pessoa ou entidade chamamos de
fundo arquivstico.
Prof. Mayko Gomes
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documentos
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Gabarito Comentado
Item
Resposta
Comentrio
01
Errado
02
Errado
03
Certo
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Certo
05
Errado
06
Certo
07
Errado
08
Errado
09
Errado
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Certo
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Certo
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Certo
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Certo
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Certo
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Certo
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Errado
22
Errado
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Errado
Segundo este princpio, no pode haver entrada de documentos efetuada por entidade
diversa daquela que o gerou.
Segundo o princpio da Organicidade, a ordem dos documentos deve refletir a
organizao e atividades das instituies, para seu entendimento.
Uma pequena aplicao do princpio da Territorialidade, onde os documentos devem
estar o mais prximo possvel de seu produtor.
A correta aplicao do princpio da Territorialidade, onde os documentos devem ser
mantidos no local onde foram produzidos.
O princpio da Ordem Original mantm o arquivo com a classificao inicial. A
reclassificao determinada pela Pertinncia.
Mais uma interpretao do princpio da Territorialidade, os documentos devem ser
guardados, tanto quanto possvel, pelo acumulador, ou prximo a este.
A aplicao deste princpio mantm a classificao inicial dos documentos, e no sua
organizao inicial.
Este princpio no tem aplicao prtica. A base terica para a avaliao so os
princpios da Provenincia e da Ordem Original.
Os princpios arquivsticos, especialmente o da Provenincia e da Ordem Original,
datam da Idade Moderna, quando os arquivos ganharam importncia para a sociedade.
Uma das caractersticas do documento de arquivo provar, informar ou testemunhar
sobre a atividade que o gerou, ou sobre a instituio que o gerou.
O documento de arquivo deve provar ou informar sobre seu produtor. Portanto, deve
estar organizado de forma que reflita fielmente essas atividades.
Neste caso observamos a aplicao do princpio da Territorialidade. O princpio da
Organizao observado quanto ao mtodo de organizao dos documentos.
Apesar de no ser mais aplicado este princpio na prtica, exatamente este o seu
mtodo de funcionamento: considerar apenas o assunto do documento.
Os documentos de arquivos so nicos em seu contexto. Mas no significa que so
nicos em exemplares ou vias. Podem haver mais, e pertencer a arquivos diferentes.
Os suportes so qualquer meio fsico que tenha o registro de informaes. Mesmo os
desenhos de cavernas e inscries em tbuas antigas so suporte documental.
Os estgios de evoluo dos arquivos so dados pela Teoria das Trs Idades, que so
corrente, intermedirio e permanente. Vamos ver mais na prxima aula.
A Teoria das Trs Idades reflete o ciclo de vida pelo qual passa todos os documentos
criados: a sua produo, sua utilizao e sua destinao.
Vimos que os documentos de arquivo intermedirio so os que possuem ainda utilidade
administrativa, mas tm baixa freqncia de utilizao.
A existncia do arquivo corrente inevitvel, visto que a nica fase obrigatria para
todos os documentos. O item se refere ao arquivo intermedirio.
Conforme explicado em item anterior, o arquivo corrente a nica fase obrigatria,
pois onde nascem todos os documentos.
Os documentos de arquivo so produzidos com a finalidade administrativa,
conseqncia de atividades prprias do produtor.
Os documentos de arquivo so acumulados e no colecionados. Ainda, suas fontes so
apenas seus produtores; e sua aquisio pelo processo natural de acumulao.
Os documentos de arquivo so nicos em seu contexto. Portanto apresentam
limitadssimo nmero de vias ou cpias.
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