A criao de normas de procedimentos nas rotinas de cobrana das empresas de factoring

A rea da cobrana, principalmente numa empresa de factoring, de extrema importncia,

sendo ela responsvel pela gerao primria de fluxo de caixa e pela administrao dos receb
eis da empresa, no podendo, por isso, prescindir de uma rotina pr-estabelecida par
a alcanar seus objetivos.
A orientao e a disciplina, ao proceder na cobrana dos recebveis adquiridos, conjunta
mente com a padronizao das rotinas de trabalho nesta rea, estabelecendo mecanismos
de atuao, controle e informao formam o caminho mais curto para o recebimento dos ttul
os adquiridos
A criao de um Manual de Normas e Polticas de Cobrana , e a obedincia a ele, um passo
ortante para a factoring. A criao de indicadores de desempenho, para os colaborado
res envolvidos, deve ser implementada por uma factoring que busca a excelncia.
"...onde no h um plano, onde a disposio de tempo fica simplesmente entregue ao acaso
dos acontecimentos, logo reinar o caos." Victor Hugo
Uma factoring que se preocupa com seus resultados, deve exigir que o colaborador
atuante na cobrana possua algumas caractersticas, como abaixo:
ser tico;
ser educado;
ser amigvel;
ser organizado;
ser um bom negociador;
ser rpido e objetivo na tomada de decises;
ser um solucionador de problemas;
agir por prioridades e no menor tempo possvel;
conhecer a legislao pertinente cobrana;
respeitar a legislao vigente minimizando riscos de litgio;
saber motivar o devedor para que pague a dvida;
saber mostrar para o devedor as vantagens de pagar o dbito;
saber utilizar as ferramentas de cobrana a seu dispor;
saber que, na maioria das vezes, o devedor cliente de nosso cliente, devendo o c
obrador tomar o devido cuidado para que a cobrana no seja motivo para a perda dess
e, e
saber que a agressividade e a impertinncia excessiva prejudicial concretizao da cob
rana.
essencial que o profissional da cobrana trabalhe com prioridades, de modo a atend
er primeiramente os ttulos de maior valor e de maior risco cedente, utilizando ad
equadamente as ferramentas que dispe e que devero ser elencadas no manual.
premissa bsica que as despesas
e ao caso especfico que se est
ever utilizar-se das ferramentas
ras, bom senso na hora de decidir

de cobrana devem ser proporcionais ao valor do ttulo

tratando, devendo o colaborador ter em mente que d
de cobrana adequadas a cada caso. Em outras palav
imprescindvel.

A graduao do tempo de inadimplncia deve ser utilizada para efetuar a cobrana de form
a leve , moderada ou dura . Saber a hora certa de utilizar cada uma destas formas no pod
ser resultado de uma opo do momento. O bom planejamento leva em conta as experinci
as anteriores, os ndices de recuperao, a proximidade com prazos de prescrio dos ttulos
, dentre outros.
Os profissionais da cobrana trabalham com informao e, portanto, devero estar sempre
munidos de dados e ndices de inadimplncia, de prorrogaes e de recuperao de ativos para
que possam mensurar o sucesso alcanado, objetivando uma melhoria contnua, devendo
este setor compartilhar as informaes que possui com a rea administrativa, a comerc

ial e a de crdito.
A criao de um fluxograma de procedimentos, a serem executados aps o vencimento dos
ttulos que no forem liquidados, uma boa forma de adequar a rotina de cobrana com a
etapa a ser desenvolvida.
Por exemplo:
ETAPA 1
ETAPA 2
ETAPA 3
ETAPA 4
ETAPA 5
>____________>_________________>_________________>________________>_____________
_
VENCTO
5 DIA TIL
30. DIA
60 DIA
DIA

180.

Etapa 1 - o conjunto de atos que esto compreendidos entre o 1 e o 4 dia til aps o ven
cimento da duplicata, ou devoluo definitiva do cheque, que incluem os seguintes at
os:
telefonema para o devedor principal para solicitar o pagamento e confirmar receb
imento do boleto, aproveitando para certificar da regularidade do ttulo e data ag
endada para pagamento;
comunicao faturizada do inadimplemento do ttulo;
encaminhamento da duplicata ao protesto aps a (re)conferncia dos documentos a ela
referentes;
encaminhamento do cheque sustado para protesto, quando for o caso.
Etapa 2 - o conjunto de atos que esto compreendidos entre o 5 e o 29 dia til aps o ve
ncimento da duplicata, ou devoluo definitiva do cheque, que inluem os seguintes at
os:
solicitao formal faturizada de recompra do ttulo j protestado, ou sem protesto no ca
so de ttulos viciados;
continuidade da cobrana extrajudicial, atravs das ferramentas extrajudiciais dispo
nveis, tanto do devedor principal, quanto da faturizada, avalistas e responsveis s
olidrios, sempre obedecendo as prioridades;
utilizao de ferramentas leves para a cobrana.
E assim por diante, em cada etapa. Cada Factoring possui suas caractersticas prpri
as e suas prioridades, porm, a no normatizao de procedimentos causa certa de incmodos
e ineficincia na cobrana.
O trabalho sempre deve basear-se em prioridades: valores dos ttulos e risco do ce
dente devem ser a base desta definio.
Devem ser atribuies indispensveis do setor de cobrana:
elaborar indicadores de liquidez, prorrogaes e recuperao de ativos de
repassando cpia deste relatrio administrao, ao setor de crdito e ao
relatar administrao a relao de causa-efeito de dificuldades obtidas
so de cobrana, visando corrigir problemas futuros e
manter contato permanente com as faturizadas para, em conjunto com estas,
erem as pendncias existentes.

forma semanal,
setor comercial;
durante o proces
resolv

A criao e a manuteno sempre mo de uma planilha com os diversos prazos a serem observa
dos, para os diferentes titulos de crdito adquiridos, uma medida interessante, ta
l atitude poder evitar a perda de prazos importantssimos para garantir a celeridad
e e a efetiva recuperao dos crditos adquiridos.
Porm, imprescindvel a aderncia e o atendimento total e permanente das normas estabe

lecidas por parte dos colaboradores, bem como a anlise e o controle dos indicador
es de desempenho deste setor, pela administrao. A soma destes atos ajudaro em muito
para que sejam alcanados os objetivos da factoring com relao a recuperao dos crditos
inadimplidos.

No devemos pensar que o planejamento e a criao de normas de procedimentos, possa se

r uma perda de tempo. Mesmo as factorings pequenas podem se beneficiar de um man
ual de cobrana, mesmo que sucinto. O saber quando e como executar determinadas aes, au
ilia muito a recuperao de crditos. E, quem no quer um ndice baixo de inadimplncia?