Documentos Legais

Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos :

100 200 300 400 500 600 700 800 -

FEDERAL
ESTADUAL
MUNICIPAL
MINISTRIO DO TRABALHO
CONTRATOS
INSS
SINDICAL
DIVERSOS

Por sua vez, cada setor dividido em:

100 - FEDERAL

101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124

Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ)

Declarao do Imposto de Renda - Pessoa Jurdica
Ficha de Alterao do CNPJ
Pedido de Restabelecimento do CNPJ
Certido Negativa do Imposto de Renda e CRJF
Comunicaes de Aumento de Capital
Demonstrativos dos Duodcimos
CAIF
Comunicaes de IPI e IRPJ
DIRF
Carto do CNPJ
Notificaes - Auto de Infraes
Baixa do CNPJ
Certido Negativa por Encerramento de Atividades
Programa de Alimentao ao Trabalhador
DNER
Defesas
Utilidade Pblica
Parcelamentos
Termo de Opo - Simples
Autorizao do DAC
IPEM
Diviso de Censura de Diverses Pblicas
CADE - SDE

200 - ESTADUAL

201 202 -

Declarao Cadastral (DECA)

Declarao para Codificao de Atividade Econmica (DECAE)

203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225 226

Declarao do Movimento Econmico Fiscal (DEMF)

ndice de Participao dos Municpios (DIPAM)
Licena da CETESB
Demonstrativo das Operaes Interestaduais
Certido Negativa do ICM
Autorizao para Confeco de Notas Fiscais
Auto de infrao
Parcelamento do ICM
Notificaes
FIC - Ficha de Inscrio do Contribuinte
Declaraes
Alvar de Utilizao - Secr. Sade
Modelos de Notas Fiscais
Comprovao ZONA FRANCA
Conselho Regional de Educao
Secretaria de Segurana Pblica (Registro Arma)
IBDF - IBAMA
Defesas
Licena da Diviso do Exerccio Profissional
Utilidade Pblica
Declarao de Microempresa
Laudos Tcnicos
Pedido/ Comunicao Uso Processamento de Dados
Vigilncia Sanitria

300 - MUNICIPAL

301 302 303 304 305 306 307 308 309 310 311 312 313 314 315 316 317 318 319 -

Guia de Inscrio ou Atualizao

Ficha de Inscrio no CCM
Taxas de Licena
Certido Negativa do ISS
Declarao Anual do Movimento Econmico (DAME)
Cadastramento de Anncios (CADAN)
Pedido de Vistoria
Comunicados
Imposto Predial
Auto de Infrao e Intimao
Autorizao para Impresso de Notas Fiscais
Habite-se / Auto Vistoria
Alvar de Funcionamento
Defesas
Utilidade Pblica
Declarao de Microempresa
Parcelamentos
Cancelamentos
CONTRU/FICAM

320

400 - MINISTRIO DO TRABALHO

401 402 403 404 405 406 407 408 409 410 411

Cadastro de Empresas
Relao de Empregados Menores
RAIS / DCPIS
CIPA
Certificados de Aprendizagem SENAI
Reclamaes Trabalhistas - Defesas
Notificaes/ Processos/ Autos de Infrao
Certificados de Aprovao das Instalaes - CAI/DI
Defesas
Acordo de Compensao
Laudos Tcnicos

500 - CONTRATO

501 502 503 504 505 506 507 508 509 510 511 512 513 514 515 516 517 518 519 520

Regime Especial

Contrato Social - Ata de Constituio

Alteraes de Contrato
Contrato de Locao
Contrato de Uso de Veculos
Cadastro da JUCESP
Contrato de Assessoria
Contrato de Prestao de Servios
Reunies
Publicaes em Jornais
Atas
Contratos Diversos
Comprovante de Cauo de Locao
Certido Breve Relato - JUCESP
Xerox das Exigncias - JUCESP
Declarao de Alienao de Participaes Societrias
Baixa de Firma Individual p/ Transformao em LTDA.
Notificaes
Defesas
Recadastramento - So Paulo Firma
Buscas Jucesp/Cartrios

600 - INSS

601 602 603 604 605 -

Pedido de Matrcula (Inicial)

Certificado de Matrcula
Cpia Autenticada de Registros Contbeis (CARC)
Certificado de Regularidade de Situao
Certificado de Quitao

606 607 608 609 610 611 612 613 614 615 616 617 618

700 - SINDICAL

701 702 703 704 705 706 707 708 709 710 711 712 713 714 715 716 717 718 719

Certificado de Taxa de Seguro

Demonstrativo dos Salrios de Contribuio
C..B.
Alteraes: Nome, Endereo, CGC
Declaraes de Rendimento do INSS
Comprovante Inscrio Contribuio Individual
Carns dos Scios
Recadastramento
Autos de Infrao
Defesas
SESI
Termo Ao Fiscal TAF
Parcelamentos

Contribuio Sindical e Assistencial do Empregador

Conselho Regional de Farmcia
Dissdios Coletivos
Acordos
SENAI - CIESP - FIESP
FINAME
Certides e Registros
CRA
CORCESP
Conselho Regional de Contabilidade
CRECI
CREA
Correspondncia Sindicato Patronal
CONAR (Legislao e Processos)
SUSEP
Certido Negativa de Dbito Salarial
Conselho Regional de Medicina
EMBRATUR
Conselho Nacional do Cinema

800 - DIVERSOS

801 803 804 805 806 807 808 809 -

CACEX
Certido de Registro de Capital Estrangeiro
Procuraes / Declaraes
Balanos e Balancetes
Documentos dos Scios ( xerox )
Marcas e Patentes
Correspondncias
Consultas

810 811 812 813 814 815 816 817

818
819
820 821 822 823 824 825 826 827 828 -

Certides Negativas - Frum - Cartrios - J.Federal - FGTS

Escrituras
Apurao do Ativo Imobilizado - TELESP
Ajustes de Balano
Laudo de Avaliao
Relatrios
Inventrio
Depsito Inicial
Cadastro de Fornecedores e Associaes
Convocaes
Atestado de Residncia e Capacidade Tcnica
Cadastro de Bancos
Mapas de Depreciaes
Alvars
Seguros
Carta de Fiana
Eletrobras
BNDES
Consrcios

As guias de recolhimento dos impostos e contribuies, bem como outros documentos

esto divididos em 5 (cinco) pastas como segue:
PASTA A/1

12345678-

PASTA B/2
Guias de Apurao e
Guias de Recolhimento do INSS 9 Recolhimento do ICM
Guias de Recolhimento e Relao
Guias de Apurao e
10 dos Empregados do FGTS
Recolhimento do IPI
Guias de Recolhimento do IRRF,
Pessoas Jurdica e Contribuio
11 Social
Guias de Recolhimento do ISS
12 Cadastro de Admisso e Demisso
13 - Orientaes e Comunicados
dos Empregados
Guias de Recolhimento do PIS,
14 - Memos Empresa Contbil
Finsocial e COFINS
Guias de Recolhimento e Relao
dos Funcionrios de Contribuio 15 Sindical e Assistencial
Folhas e Envelopes de Pagamento 16 -

PASTA C/3

PASTA D/4

17- Balanos

25 -

18- Balancetes

Fichas Financeiras e Informes de

Rendim.
Folhas de Pagamento e Pro26 Labore

19- Cadastros e Declaraes

20- IBGE
21- DCTF
222324-

27 28 29 30 31 32 - Documentos dos Autnomos

PASTA E/5
FUNCIONRIOS
33343536373839-

40 Empregados Desligados
40.1 40.2 40.3 40.4 40.5 40.6 40.7 40.8 40.9 40.10 -

Prazos para guarda de documentos

A legislao estabelece diferentes prazos de manuteno e guarda de
documentos e livros fiscais. Existem, inclusive, situaes em que um mesmo
documento tem mais de um prazo fixado. Isto ocorre em virtude das vrias
normas legais e dos vrios ramos envolvidos (societrio, tributrio, trabalhista,
previdencirio, etc.). A seguir, divulgamos algumas tabelas de guarda de
documentos.