Manual de Documentos PDF

MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS E
ARQUIVOS
Repblica Federativa do Brasil

Luiz Incio Lula da Silva
Presidente da Repblica
Ministrio do Meio Ambiente
Marina Silva
Ministra do Meio Ambiente
Agncia Nacional de guas
Diretoria Colegiada
Jos Machado Diretor-Presidente
Benedito Braga
Oscar de Moraes Cordeiro Netto
Bruno Pagnoccheschi
Dalvino Troccoli Franca
Secretaria-Geral
Mayui Vieira Guimares Scafuto
Secretria-Geral
MINISTRIO DO MEIO AMBIENTE

AGNCIA NACIONAL DE GUAS
MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS E

ARQUIVOS
SECRETARIA-GERAL
Braslia DF
2007
Agncia Nacional de guas ANA

Setor Policial - rea 5 Quadra 3 Blocos B, L e M
CEP 70610-200 Braslia DF
PABX (61) 2109-5400/ 2109-5252
Endereo eletrnico: http:\\ www.ana.gov.br
Correio eletrnico: cedoc@ana.gov.br
Equipe Editorial
Superviso editorial: Andria de Castro Costa
Elaborao dos originais: Andria de Castro Costa
Reviso dos originais: Darlan Eterno Silvrio de Sousa, Breno Bajo Dutra, Fabiane Fernandes
Silva, Fernando Hubner e Mrcia Rosa Teles Diniz.
Todos os direitos reservados.
permitida a reproduo de dados e de informaes contidos nesta publicao, desde que citada a
fonte.
Catalogao na fonte: CEDOC/Biblioteca

M294m Agncia Nacional de guas (Brasil)
Manual de gesto de documentos e arquivos. / Agncia Nacional de
guas, Secretaria-Geral, Centro de Documentao. Braslia: ANA, SGE, CEDOC,
2007.
56 p.
1. Arquivo. 2. Documentao. 3. Gesto. 4. Manual. I. Agncia

Nacional de guas (Brasil). II. Secretaria-Geral. III. Centro de
Documentao.
CDU 930.25 (035)
SUMRIO
APRESENTAO ________________________________________________________ 7
Captulo I - Centro de Documentao - CEDOC
1-DEFINIO E PROPSITO ______________________________________________ 10
1.1 - ESTRUTURA ________________________________________________________11
1.2 - COMPETNCIAS____________________________________________________ 12
1.2.1 CENTRO DE DOCUMENTAO ______________________________________ 12
1.2.2 PROTOCOLO-GERAL _______________________________________________ 12
1.2.3 PROCESSAMENTO TCNICO ________________________________________ 12
1.2.4 ARQUIVOS SETORIAIS______________________________________________ 13
1.2.5 ARQUIVO CENTRAL________________________________________________ 13
1.2.6 BIBLIOTECA _______________________________________________________ 14
Captulo II - Rotinas de Protocolo
2 ATIVIDADES GERAIS DE PROTOCOLO_________________________________
2.1 - RECEBIMENTO E REGISTRO DE CORRESPONDNCIAS ________________
2.1.1 - EXTERNAS _______________________________________________________
2.1.2 - INTERNAS________________________________________________________
2.2 - TRAMITAO______________________________________________________
2.3 - DISTRIBUIO _____________________________________________________
2.4 - PRODUO DE CORRESPONDNCIAS ________________________________
2.5 - EMISSO DE VIAS __________________________________________________
2.5.1 - VIAS OU ORIGINAIS MLTIPLOS ___________________________________
2.5.2 - SEGUNDA VIA ____________________________________________________
2.6 - PROCESSO _________________________________________________________
2.6.1 - PROCESSAMENTO ________________________________________________
2.6.2 - FORMAO OU AUTUAO _______________________________________
2.6.3- NUMERAO DE PEAS ___________________________________________
2.6.3.1 - RENUMERAO DE PEAS_______________________________________
2.6.4 RECEBIMENTO ____________________________________________________
2.6.5 - DILIGNCIA ______________________________________________________
2.6.6-TRAMITAO _____________________________________________________
2.6.7 - DISTRIBUIO ___________________________________________________
2.6.8 - JUNTADA ________________________________________________________
2.6.8.1 - ANEXAO _____________________________________________________
2.6.8.2 - APENSAO ____________________________________________________
2.6.8.3 - DESAPENSAO ________________________________________________
2.6.9 - ENCERRAMENTO DE VOLUME _____________________________________
2.6.10 - ABERTURA DE NOVO VOLUME ___________________________________
2.6.11- DESENTRANHAMENTO DE PEAS _________________________________
2.6.12 - DESMEMBRAMENTO DE PEAS ___________________________________
2.6.13 - RECONSTITUIO _______________________________________________
2.6.14 - CONSIDERAES GERAIS ________________________________________
2.6.15 - ARQUIVAMENTO DE PROCESSO __________________________________
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Captulo III - Rotinas de Arquivo

3 - ATIVIDADES GERAIS DE ARQUIVO ____________________________________
3.1 - CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS __________________________________
3.1.1OPERAES DE CLASSIFICAO ____________________________________
3.2 - ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS _________________________________
3.2.1 OPERAES DE ARQUIVAMENTO ___________________________________
3.3 - ATENDIMENTO ____________________________________________________
3.3.1 CONSULTA A PROCESSOS __________________________________________
3.3.2 - CONSULTA A DOCUMENTOS ______________________________________
3.3.3 - FORNECIMENTO DE CPIAS _______________________________________
3.4 - EMPRSTIMO DE DOCUMENTOS_____________________________________
3.5 - DESTINAO DE DOCUMENTOS_____________________________________
3.5.1- ELIMINAO DE DOCUMENTOS ____________________________________
3.5.2- GUARDA PERMANENTE DE DOCUMENTOS __________________________
3.5.3 - ROTINAS PARA DESTINAO DOS DOCUMENTOS DOS ARQUIVOS
SETORIAIS _____________________________________________________________
3.5.3.1 - TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS ______________________________
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ANEXOS
GUIA DE PROVIDNCIA DE DOCUMENTO - GPD ___________________________ 40
MODELO DE CAPA DE PROCESSO_________________________________________41
MODELO DE FOLHA DE REFERNCIA_____________________________________ 43
MODELO DE RECIBO DE EMPRSTIMO ___________________________________ 44
MODELO DE LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS _______________ 45
MODELO DE GUIA DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO
NACIONAL_____________________________________________________________ 46
MODELO DE PAPELETA PARA TRAMITAO INTERNA ____________________ 47
MODELO DE CONTROLE DE DIVULGAO _______________________________ 48
GLOSSRIO ____________________________________________________________ 49
REFERNCIAS___________________________________ Erro! Indicador no definido.
SIGLAS
DC
DIRETORIA COLEGIADA
AA
REA DE ADMINISTRAO
AG
REA DE PLANEJAMENTO, GESTO E CAPACITAO
AI
REA DE INFORMAO
AP
REA DE PROJETOS
AR
REA DE REGULAO
AUD
AUDITORIA INTERNA
CGA
COORDENAO - GERAL DAS ASSESSORIAS
ASPAR
ASSESSORIA PARLAMENTAR
ASCOM
ASSESSORIA DE COMUNICAO SOCIAL
ASINT
ASSESSORIA INTERNACIONAL
ASPLA
ASSESSORIA DE PLANEJAMENTO
COR
CORREGEDORIA
GAB
CHEFIA DE GABINETE
NHI
NCLEO DE ESTUDOS HIDROLGICOS
SAF
GEGEP
SUPERINTENDNCIA DE ADMINISTRAO, FINANAS E GESTO DE

PESSOAS
GERNCIA DE GESTO DE PESSOAS
GECON
GERNCIA DE ORAMENTO, FINANAS, CONTRATOS E CONVNIOS
GEEFI
GERNCIA DE EXECUO FINANCEIRA
SAG
SUPERINTENDNCIA DE APOIO GESTO DE RECURSOS HDRICOS
GERHI
GERNCIA DE GESTO DE RECURSOS HDRICOS
GECAP
GERNCIA DE CAPACITAO DO SISTEMA

GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HDRICOS
GECOB
GERNCIA DE COBRANA PELO USO DE RECURSOS HDRICOS
SAR
SUPERINTENDNCIA
DE
HIDROMETEOROLGICA
ADMINISTRAO
NACIONAL
DA
DE
REDE
GEFLUH
GERNCIA DE REDES FLUVIOMTRICA E HIDROMETEOROLGICA
GESEQ
GERNCIA DE REDES SEDIMENTOMTRICA E DE QUALIDADE DA

GUA
GAORH
GERNCIA DE ACOMPANHAMENTO DA OPERAO DA REDE

HIDROMETEREOLGICA
SGE
CEDOC
SGI
SECRETARIA-GERAL
CENTRO DE DOCUMENTAO
SUPERINTENDNCIA DE GESTO DA INFORMAO
GETEC
GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO
GEGEO
GERNCIA DE INFORMAES GEOGRFICAS
GEAPS
GERNCIA DE ACOMPANHAMENTO DE PROJETOS E SISTEMAS
SIP
SUPERINTENDNCIA DE IMPLEMENTAO DE PROGRAMAS E

PROJETOS
GEAPR
GERNCIA DE ACOMPANHAMENTO DE PROJETOS
GEPRO
GERNCIA TCNICA DE PROJETOS
GESUB
GERNCIA DE GUAS SUBTERRNEAS
SOF
SUPERINTENDNCIA DE OUTORGA E FISCALIZAO
GEOUT
GERNCIA DE OUTORGA
GEREG
GERNCIA DE REGULAO
GEFIS
GERNCIA DE FISCALIZAO
GECAD
GERNCIA DE CADASTRO
SPR
SUPERINTENDNCIA DE PLANEJAMENTO DE RECURSOS HDRICOS
GELEV
GERNCIA DE ESTUDOS E LEVANTAMENTOS
GEPLA
GERNCIA DE PLANOS DE RECURSOS HDRICOS
GECRH
GERNCIA DE CONJUNTURA DE RECURSOS HDRICOS
SUM
SUPERINTENDNCIA DE USOS MLTIPLOS
GEART
GERNCIA DE ARTICULAO COM SETORES USURIOS
GEVEC
GERNCIA DE EVENTOS CRTICOS
GECAS
GERNCIA DE CONSERVAO DE GUA E SOLOS
PGE
PROCURADORIA-GERAL
Manual de Gesto de Documentos e Arquivos
APRESENTAO
Este Manual constitui a terceira atualizao das normas e procedimentos sobre gesto de
documentos na Agncia Nacional de guas, implantadas, inicialmente, em julho de 2002. As
atividades peculiares ao Centro de Documentao - CEDOC foram desmembradas, passando a
constituir o documento prprio denominado Manual de Funcionamento do Centro de Documentao.
Tal metodologia de trabalho, longe de ser a definitiva, pretende atender s necessidades
de gesto da informao na Agncia, tendo em vista suas condies atuais. preciso ter presente que
essas condies se encontram em constante processo de transformao, decorrente do amadurecimento
institucional e da aplicao de modernas tcnicas de estruturao organizacional, que buscam a
otimizao das atividades da Agncia.
No mbito interno, a ANA alcanou um considervel nvel de gesto de protocolo,
arquivo e biblioteca, desde a sua criao, passando da situao de possuir, em 2001, um nico setor da
informao, denominado Protocolo-Geral, para um Centro de Documentao, em 2002, subordinado
SGE, unidade de assessoramento Diretoria Colegiada.
No mbito externo, a Agncia tem sido referncia como Case de sucesso em
implantao da gesto documental para inmeras instituies, transferindo conhecimento e experincia
para a administrao pblica e privada. O diferencial da Agncia est na sua capacidade de prestao
de servios, disponibilizando a informao como base tomada de deciso, fazendo parte do dia-a-dia
dos dirigentes, especialistas e servidores em geral.
Ressalta-se como indispensvel, para a implantao do modelo adotado, o apoio
participativo das unidades organizacionais, sempre com postura crtica construtiva e, principalmente,
com esprito pr-ativo.
Captulo I - Centro de Documentao - CEDOC

1 - DEFINIO E PROPSITO
O Centro de Documentao - CEDOC tem por finalidade a racionalizao da produo
documental e a uniformizao de procedimentos quanto ao recebimento, registro, produo,
expedio, tramitao, consulta, emprstimo, classificao, indexao, arquivamento, avaliao,
preservao do conjunto de documentos, organicamente acumulados, produzidos ou recebidos
pela Agncia Nacional de guas - ANA, em decorrncia do exerccio de suas atividades, bem
como a aquisio, seleo, disponibilizao e disseminao da produo bibliogrfica de
interesse dos especialistas e do pblico em geral.
O CEDOC foi concebido como instrumento otimizador da informao, objetivando
dotar a ANA de meios adequados ao desempenho das atividades decorrentes de suas funes,
visando ao apoio tomada de decises.
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1.1 - ESTRUTURA
O CEDOC, unidade subordinada Secretaria-Geral, possui a estrutura abaixo, sendo os
Arquivos Setoriais vinculados tecnicamente ao Centro de Documentao - CEDOC e
administrativamente s suas respectivas unidades organizacionais.
Cabe a cada unidade organizacional a definio do espao fsico, dos recursos materiais
e profissionais necessrios ao desempenho das atividades de seus respectivos Arquivos Setoriais.
CENTRO DE
DOCUMENTAO
CEDOC
PROTOCOLO -
PROCESSAMENTO
ARQUIVOS
ARQUIVO
GERAL
TCNICO
SETORIAIS
CENTRAL
BIBLIOTECA
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1.2 - COMPETNCIAS
1.2.1 Ao CENTRO DE DOCUMENTAO, subordinado Secretaria-Geral, compete:
1.2.1.1 gerir a poltica de documentao da ANA, garantindo a recuperao da
informao, o acesso ao documento e a preservao de sua memria;
1.2.1.2. normalizar os procedimentos de recebimento, registro, produo,
expedio, tramitao, arquivamento, avaliao, consulta, emprstimo,
digitalizao e certificao digital de documentos de arquivo, bem como
os de aquisio, intercmbio, tratamento, alimentao de base de dados,
emprstimo e avaliao de documentos bibliogrficos;
1.2.1.3 executar as atividades pertinentes ao Protocolo-Geral, ao Processamento
Tcnico, ao Arquivo Central e Biblioteca; e
1.2.1.4 orientar a aplicao do Cdigo de Classificao e da Tabela de
Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio, de acordo com a
legislao vigente, especialmente com as normas do Conselho Nacional
de Arquivos CONARQ, e presidir as Comisses Permanentes de
Avaliao de Documentos1 e de Documentos Sigilosos2.
1.2.2 Ao PROTOCOLO-GERAL compete:
1.2.2.1 receber os documentos encaminhados ANA;
1.2.2.2 encaminhar os documentos de mbito externo;
1.2.2.3 atender ao pblico.
1.2.3 Ao PROCESSAMENTO TCNICO compete:
1.2.3.1 cadastrar e fazer tramitar os documentos recebidos;
1.2.3.2 aplicar o Cdigo de Classificao de Documentos aos documentos
recebidos;
O Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002, dispe sobre a criao da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos CPAD.
O Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002, dispe sobre a constituio de Comisso Permanente de Avaliao de Documentos Sigilosos
CPADS.
2
________________________________
12

1.2.3.3 promover a digitalizao dos documentos passveis de serem
digitalizados;
1.2.3.5 proceder autuao dos processos;
1.2.3.6 atender aos usurios internos.
1.2.4 Aos ARQUIVOS SETORIAIS, subordinados tecnicamente ao Centro de
Documentao e administrativamente s suas unidades organizacionais, compete:
1.2.4.1 fazer tramitar e controlar os documentos produzidos pela sua UORG e
recebidos das demais;
1.2.4.2 aplicar o Cdigo de Classificao de Documentos aos documentos
produzidos pela sua UORG;
1.2.4.3 arquivar os documentos;
1.2.4.4 aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos aos documentos
produzidos pela sua UORG;
1.2.4.5 transferir documentos ao Arquivo Central;
1.2.4.6 atender s solicitaes de emprstimo e consulta aos documentos sob sua
guarda.
1.2.5 Ao ARQUIVO CENTRAL compete:
1.2.5.1 preservar o acervo arquivstico produzido e recebido no desenvolvimento
das funes e atividades da ANA;
1.2.5.2 manter o intercmbio com as unidades organizacionais, visando
integrao e uniformizao das atividades;
1.2.5.3 eliminar os documentos aps a aprovao da lista de eliminao pela
Comisso Permanente de Avaliao de Documentos e do Arquivo
Nacional;
1.2.5.4 receber os documentos transferidos ao Arquivo Central;
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1.2.5.5
atender s solicitaes de emprstimo e consulta dos documentos sob

sua guarda;
1.2.5.6 prestar assistncia tcnica aos Arquivos Setoriais para classificao,

eliminao e transferncia de documentos.
1.2.6 BIBLIOTECA compete:
1.2.6.1 planejar, coordenar e avaliar as atividades de organizao, tratamento e
alimentao de base de dados, relativas aos acervos bibliogrficos e de
multimeios;
1.2.6.2 adquirir, controlar e manter os documentos bibliogrficos e multimeios,
tornando-os disponveis a consultas;
1.2.6.3 catalogar, classificar, indexar, controlar, inventariar, conservar, destinar e
distribuir o material bibliogrfico e multimeios;
1.2.6.4 definir critrios de avaliao do acervo bibliogrfico armazenado;
1.2.6.5 divulgar os produtos disponveis e servios prestados pela Biblioteca;
1.2.6.6 tratar e sistematizar a legislao de interesse do rgo, mantendo a sua
permanente atualizao;
1.2.6.7 promover a comutao bibliogrfica com instituies nacionais e
estrangeiras;
1.2.6.8 realizar pesquisas e compilar bibliografias.
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Captulo II - Rotinas de Protocolo

2 ATIVIDADES GERAIS DE PROTOCOLO
2.1 - RECEBIMENTO E REGISTRO DE CORRESPONDNCIAS
2.1.1 - EXTERNAS
Toda correspondncia de mbito externo destinada ANA ser recebida e registrada,
em sistema informatizado, pelo Protocolo-Geral.
2.1.2 - INTERNAS
Toda correspondncia de mbito interno ser recebida, fisicamente e em sistema
informatizado, pela UORG destinatria.
Antes de receber, fisicamente, um documento, o destinatrio dever verificar:
a) se est cadastrado e com tramitao em sistema. Caso contrrio, deve-se solicitar
ao Arquivo Setorial de origem seu cadastramento e tramitao;
b) se a tramitao fsica coincide com a tramitao eletrnica;
c) o despacho, de forma clara e precisa, das razes do encaminhamento do
documento tais como: para instruir, para dar parecer, para pagamento, para publicar, para
autorizar, para empenhar, para arquivar, para consulta etc;
d) se o documento est datado.
2.2 - TRAMITAO
Entende-se por tramitao a movimentao de um documento de uma unidade
organizacional para outra.
Nenhuma correspondncia oficial recebida poder permanecer sem tramitao no
Protocolo-Geral e no Processamento Tcnico por mais de 24 horas, salvo as recebidas s sextasfeiras, vspera de feriados e pontos facultativos.
Todo documento dever ter sua tramitao registrada em sistema informatizado, sendo
VEDADA a tramitao informal.
A tramitao de documentos ser efetuada de forma descentralizada, sendo a ltima
unidade organizacional, detentora do documento, responsvel por dar continuidade tramitao
no sistema informatizado.
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Para efetivo controle dos documentos, a tramitao ocorrer sempre por intermdio dos
responsveis pelos Arquivos Setoriais, cabendo a estes gerenciar o recebimento e a distribuio
dentro das unidades organizacionais.
Ao fazer tramitar um documento, o remetente dever proceder da seguinte forma:
a) indicar, fsica e eletronicamente, a unidade para a qual o documento est sendo
remetido;
b) despachar o documento informando, de forma clara e precisa, as razes do
encaminhamento, tais como: para parecer, para pagamento, para publicar, para empenhar, para
arquivar, para consulta etc;
c) informar a data da remessa.
2.3 - DISTRIBUIO
Entende-se por distribuio a movimentao de um documento pessoa fsica da
mesma unidade que decidir ou prestar informaes sobre a matria nele tratada.
Ao distribuir um documento, o remetente dever proceder da seguinte forma:
a) indicar, fsica e eletronicamente, a pessoa para a qual o documento est sendo
remetido;
b) despachar o documento informando, de forma clara e precisa, as razes do
encaminhamento, tais como: para parecer, para pagamento, para publicar, para
empenhar, para arquivar, para consulta etc;
c) informar a data da remessa.
2.4 - PRODUO DE CORRESPONDNCIAS

O Arquivo Setorial de cada unidade organizacional ser responsvel pelo
cadastramento, em sistema informatizado, de correspondncias a serem tramitadas e expedidas.
O controle da numerao para cada tipo de correspondncia ser fornecido
automaticamente pelo sistema informatizado e o registro dos dados ser efetuado, de forma
descentralizada, em cada unidade organizacional. A numerao das correspondncias dever ser
seqencial, numrico-cronolgica e iniciada a cada ano.
Cabe ao Arquivo Setorial a execuo das seguintes rotinas, antes de fazer tramitar
um documento:
a) verificar se a correspondncia est assinada por quem da UORG tenha tal
competncia e se est confeccionada de acordo com o Manual de Redao e de Atos
Oficiais, providenciando qualquer correo necessria;
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b) verificar se no faltam folhas ou anexos;
c) cadastrar a correspondncia assinada no Sistema;
d) emitir a Ficha de Acompanhamento de Documentos - FAD; e
e) fazer tramitar a correspondncia para UORG destinatria.
Cabe ao Arquivo Setorial a execuo das seguintes rotinas, antes de fazer tramitar
um documento ao Protocolo-Geral para expedio:
a) verificar se a correspondncia est assinada por quem da UORG tenha tal
competncia e se est confeccionada de acordo com o Manual de Redao e de
Atos Oficiais, providenciando qualquer correo necessria;
b) verificar se no faltam folhas ou anexos;
c) cadastrar a correspondncia assinada no Sistema;
d) providenciar cpia(s) quando necessrio;
e) efetuar o envelopamento e o lacre da correspondncia;
f) identificar no envelope o tipo de remessa da correspondncia, por exemplo,
SEDEX, AR etc;
g) emitir a etiqueta de endereamento;
h) fazer tramitar a correspondncia para o Protocolo-Geral
providenciar sua
expedio;
i) arquivar uma cpia da correspondncia juntamente com o documento que lhe deu
origem (se houver).
Os envelopes das correspondncias oficiais, a serem expedidas, devero conter:
Espcie, n e Ano
Remetente
Destinatrio
Nome
Cargo ou funo
Unidade
rgo
Endereo
Cidade-CEP
Pronome de tratamento
Nome
Cargo ou funo
Unidade
rgo
Endereo
Cidade-CEP
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2.5 - EMISSO DE VIAS

2.5.1 - VIAS OU ORIGINAIS MLTIPLOS
So documentos cujo contedo implica obrigaes recprocas, tais como tratados,
acordos, ajustes, contratos e convnios, ou ordens com igual peso jurdico e administrativo,
dirigidos a vrias reparties dependentes do mesmo comando. Todos so originais, j que
contm todos os elementos essenciais, mesmo havendo diferenas acessrias, como no caso de
diferentes destinatrios. Tero vias (ou originais mltiplos) os tipos de documentos abaixo:
Acordo de Cooperao;
Auto de Infrao;
Circular;
Comunicao Interna;
Contrato;
Convnio;
Ofcio Circular.
As cpias no devem ser confundidas com as vias, estas se destinam a aes jurdicas
ou administrativas simultneas.
J aquelas constituem a reproduo de um documento
formalmente idntico a um original. Sua finalidade pode ser: a) reproduzir originais existentes e
b) substituir originais desaparecidos.
2.5.2 - SEGUNDA VIA

a via recuperada do documento perdido ou extraviado. Caso ocorra o extravio do
documento original, poder ser emitida uma segunda via, conforme os procedimentos a seguir:
a) cadastramento da 2 via do original extraviado, com novo nmero de ordem, no
sistema informatizado de gesto de documentos;
b) impresso da Ficha de Acompanhamento de Documentos FAD.
Dever ser registrada em Comentrios, no sistema informatizado de documentos, a
ocorrncia, citando o nmero do documento extraviado e o atual.
A via poder ter cpia, cujo carimbo de Confere com o Original d validade a esta,
desde que o original tenha sido expedido ou extraviado.
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2.6 - PROCESSO
2.6.1 - PROCESSAMENTO
Somente o Processamento Tcnico poder proceder formao, anexao, apensao,
desapensao, renumerao de pea, encerramento, abertura de volume, desentranhamento de
peas, desmembramento de peas e reconstituio de processos. Tais procedimentos ocorrero
mediante solicitao do interessado por meio da Guia de Providncia de Documentos GPD.
2.6.2 - FORMAO OU AUTUAO

a abertura do processo, formalizada pela Guia de Providncia de Documentos GPD, a
partir de documentos relativos:
a) defesa e declaraes de direitos;
b) s obrigaes assumidas em decorrncia de contratos e acordos administrativos;
c) aos registros administrativos e funcionais;
d) s operaes contbil-financeiras;
e) s provas em juzo ou fora dele; e
f) aos contedos que exijam estudo mais aprofundado, requerendo pareceres
tcnicos, despachos e anexos, dentre outros.
Devem-se observar, tambm, as orientaes contidas na Resoluo n 270, de 14 de
julho de 2003, e na Instruo Normativa n 1, de 16 de outubro de 2001, da Procuradoria-Geral.
Cpia de documento, para autuao de processo, ser aceita desde que:
a) autenticada por cartrio;
b) contiver carimbo com a expresso CONFERE COM O ORIGINAL, fornecido
por servidor da ANA.
Carimbo Confere com o Original
Confere com Original
Assinatura
Os processos devero ser formados com capa branca e a forma de apresentao dever
ser em folha dupla.
As rotinas para formao de processo so:
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INTERESSADO
a) preencher o formulrio denominado Guia de Providncia de Documentos GPD;
b) dispor os documentos na ordem em que comporo o processo;
c) encaminhar os documentos ao Processamento Tcnico.
PROCESSAMENTO TCNICO
a) receber a documentao;
b) verificar a existncia de antecedentes. Caso exista algum processo sobre o mesmo
assunto, avaliar, juntamente com o autor da GPD, a pertinncia de anexao dos
documentos ao processo j existente;
c) prender a capa, juntamente com toda a documentao, com prendedor plstico,
obedecendo ordem cronolgica, do mais antigo para o mais recente, isto , os
mais antigos sero colocados em primeiro lugar e os documentos recentes viro
logo em seguida;
d) registrar, na capa e na primeira pea do processo, o respectivo nmero, rgo de
origem, interessado e assunto;
e) carimbar e numerar as folhas. O carimbo dever conter a unidade, instituio,
nmero de folha, nmero do processo e rubrica do servidor que estiver numerando
o processo na parte superior direita, sempre que possvel;
f) carimbar o verso da ltima folha do processo com o carimbo Conferido;
g) localizar cada documento que compe o processo no Sistema e efetuar a interface
com o processo formado;
h) digitalizar o processo, se cabvel;
i) identificar, na capa, a unidade para a qual o processo ser encaminhamento.
O processo classificado como sigiloso dever tramitar dentro de envelope lacrado

contendo o nmero do processo, a UORG de destino e o grau de sigilo.
O nmero do processo dever ser colocado, obrigatoriamente, na capa e na primeira
pea do processo.
O envelope que encaminha a correspondncia no ser pea do processo, devendo ser
descartado, anotando-se as informaes necessrias, referentes ao endereo do remetente e ao
cdigo emitido pelos Correios. Exceo para os casos em que o envelope servir para
comprovao de fatos.
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2.6.3 - NUMERAO DE PEAS
As folhas dos processos sero numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser
utilizado carimbo prprio, conforme modelo abaixo, aposto, sempre que possvel, no canto
superior direito da pgina, recebendo a primeira folha o nmero 1.
A numerao das folhas iniciais ser efetuada no Processamento Tcnico quando da
formao do processo, sendo as folhas seguintes numeradas pelas unidades / servidores que as
inserirem.
A numerao das folhas atribuda aos processos dever obedecer ordem seqencial e
cronolgica no se admitindo repeties de nmeros ou diferenciao por meio de letras ou
quaisquer outros smbolos.
A capa do processo no ser numerada.
Os processos autuados originariamente em outros Poderes, Empresas, Governos
Estaduais, Municipais e do Distrito Federal, que estejam em tramitao nos rgos pblicos
federais, no podero, em hiptese alguma, ser renumerados.
Os processos oriundos de instituies no pertencentes Administrao Pblica Federal
s tero suas peas renumeradas se a respectiva numerao no estiver correta. No havendo
falhas, prosseguir-se- com a seqncia numrica existente.
Havendo documento de tamanho pequeno, dever ser colado numa folha de papel A/4,
para que possa ser preso com grampo trilho, uniformemente com as demais peas, sem perigo de
extravio. O carimbo de numerao de peas dever abranger seus cantos superiores e o papel em
que est colado, evitando-se a sua retirada. Ateno para no prejudicar informaes constantes
no verso.
Numerao de Peas Pequenas
21

2.6.3.1 - RENUMERAO DE PEAS
Jamais poder haver peas com a mesma numerao. Caso seja detectada a falha,
dever ser posto carimbo de SEM EFEITO sobre a pgina numerada incorretamente e, em
seguida, dever ser realizada a renumerao.
Carimbo Sem Efeito
SEM EFEITO
Carimbo - Termo de Renumerao de Peas
TERMO DE RENUMERAO DE PEAS
Em....../....../......., atendendo a GPD n..........., procedi
renumerao das folhas deste Processo n............, a partir da
folha nmero.............................................................
Por constar, eu......(cargo)......................... subscrevo e assino.
...............................
Servidor
Carimbo
As rotinas para solicitao de renumerao de peas so:
INTERESSADO
a) preencher o formulrio denominado Guia de Providncia de Documentos GPD, indicando as peas a serem renumeradas;
b) encaminhar os documentos ao Processamento Tcnico.
2.6.4 RECEBIMENTO
Ao receber um processo, o responsvel pelo Arquivo Setorial dever verificar:
a) se o processo est despachado para a sua unidade;
b) se o despacho est assinado e carimbado pelo remetente;
c) se todas as folhas do processo esto numeradas;
d) se o nmero de folhas indicado no sistema corresponde ao constante do processo;
e) se a unidade remetente procedeu atualizao da tramitao no sistema;
f) se a data de remessa compatvel com a do recebimento.
Caso algum desses itens no tenha sido atendido, o processo dever ser devolvido
unidade remetente para cancelar a ltima tramitao e proceder aos ajustes necessrios
solicitados em despacho de diligncia.
22

2.6.5 - DILIGNCIA
o ato pelo qual um processo, tendo deixado de atender s formalidades indispensveis
ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido unidade organizacional ou ao rgo
responsvel pela falha, a fim de corrigi-la ou san-la.
2.6.6 -TRAMITAO
Entende-se por tramitao a movimentao de um processo de uma unidade
organizacional para outra.
Constituem rotinas indispensveis tramitao de processos:
a) a indicao da unidade para a qual est sendo remetido o processo;
b) a atualizao do nmero de folhas que contm o processo no momento em que
deixa a unidade;
c) o registro, de forma clara e precisa, das razes do encaminhamento do processo,
tais como: para instruir, para dar parecer, para pagamento, para publicar, para
d) a data da remessa.
No ser admitida a alimentao do sistema somente com termos genricos, tais como:
para providenciar, de ordem, considerao, encaminhamento etc, havendo, sempre, a
necessidade de complementar a ao a ser executada.
2.6.7 - DISTRIBUIO
Entende-se por distribuio a movimentao de um processo pessoa fsica da mesma
unidade que decidir ou prestar informaes sobre a matria nele tratada.
Constituem rotinas indispensveis distribuio de processos pelos Arquivos Setoriais:
a) a indicao do nome da pessoa para a qual est sendo remetido o processo;
b) a atualizao do nmero de folhas que contm o processo no momento em que
distribudo;
c) o registro, de forma clara e precisa, das razes do encaminhamento do processo,
tais como: para instruir, para dar parecer, para pagamento, para publicar, para
d) a data da remessa.
23

No ser admitida a alimentao do sistema somente com termos genricos, tais como:
para providenciar, de ordem, considerao, encaminhamento etc, havendo, sempre, a
necessidade de complementar a ao a ser executada.
2.6.8 - JUNTADA
a unio de um documento a processo ou de um processo a outro, com o qual tenha
relao ou dependncia. A juntada de um processo a outro processo pode se dar por anexao ou
apensao.
Caber a cada unidade organizacional que anexar documento protocolado a documento
ou processo realizar a anexao tambm no Sistema Informatizado de Controle de Documentos.
Os atos publicados na Imprensa Oficial, bem como em jornais de grande circulao que
forem necessrios instruo de processo, devem ter uma cpia da respectiva publicao, colada
em folha em branco, contendo o nome do jornal, a data, a seo e a pgina. O mesmo
procedimento dever ser realizado quando forem feitas alteraes de qualquer natureza nos atos
essenciais a instruo de processo que forem publicados nesses veculos.
2.6.8.1 - ANEXAO
Unio de um processo a outro, ao qual se incorpora, definitivamente. A juntada de
documento a processo se d por anexao.
Ser feita somente quando houver dependncia entre os processos e / ou documentos a
serem anexados.
Utilizada quando se trata do mesmo interessado e assuntos iguais ou semelhantes.
O processo principal fica frente, e o outro, acessrio, anexado a ele.
Em caso de anexao de documento a processo, este dever ser colocado ao final dos
autos, em ordem cronolgica, e receber carimbo contendo campos para numerao seqencial,
nmero do processo e rubrica do responsvel pela anexao.
No caso de insero de novos documentos no processo, inutiliza-se o espao em branco
da ltima folha de despacho com o carimbo EM BRANCO.
Carimbo - Termo de Juntada por Anexao
TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO
Em...../......./......, atendendo a GPD da pea......................., fao
anexar ao presente processo de n(s)........................o processo
n............,
passando
o
todo
a
constituir-se
de........................................peas.
...............................
Servidor
Carimbo
24

Entende-se como processo principal aquele que, pela natureza de sua matria, poder
exigir a anexao ou a apensao de um ou mais processos como complemento a sua deciso.
Entende-se como processo acessrio aquele que apresenta matria indispensvel
instruo do processo principal.
A metodologia adotada para juntada por anexao :
a) colocar em primeiro lugar a capa e o contedo do processo principal;
b) retirar a capa do processo acessrio, sobrepondo-a capa do processo principal e
anexar os processos sobre as duas capas, formando um nico conjunto;
c) renumerar e rubricar as peas do processo acessrio, obedecendo numerao j
existente no principal;
d) lavrar o Termo de Juntada por Anexao na ltima folha do processo principal.
O processo principal dever ser o mais antigo;
e) anotar, na capa do processo principal, o nmero do processo(s) acessrio(s) que
foi juntado;
f) registrar, no sistema informatizado de gesto de documentos, a juntada por
anexao.
Se, na juntada por anexao, o processo acessrio contiver TERMO DE
DESENTRANHAMENTO DE PEAS, na renumerao do conjunto processado, permanecer
vago o lugar correspondente pea desentranhada, devendo, no entanto, esta providncia ser
consignada expressamente no TERMO DE RESSALVA a ser lavrado imediatamente aps o
TERMO DE JUNTADA.
Carimbo - Termo de Ressalva
TERMO DE RESSALVA
A(s)
pea(s)
de
n(s)......................do
processo
n....................................aps
a
juntada
por
anexao,
corresponde(m) (s) pea(s) n(s)..........................................do
conjunto processado.
...............................
Servidor
Carimbo
Caber ao Processamento Tcnico realizar a anexao de processos tambm no Sistema

Informatizado de Controle de Documentos.
25
2.6.8.2 - APENSAO
a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo, mantendo
cada um a sua numerao especfica, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em
matrias semelhantes, com o mesmo interessado ou no.
Utiliza-se a apensao quando se trata de interessados diferentes e assuntos iguais ou
semelhantes.
Cada processo permanecer com o seu respectivo nmero e quantitativo de peas,
continuando a numerao das suas peas independente, um do outro, nos vrios processos.
Dever ser anexada a GPD de solicitao de apensao como ltima pea do processo
principal, devendo o termo de apensao constar neste bem como no(s) acessrio(s).
Carimbo - Termo de Juntada por Apensao
TERMO DE JUNTADA POR APENSAO
Em...../......./......, atendendo GPD da pea.......................,
fao apensar ao presente processo de n.......................o(s)
processo(s) de n(s)...............................................................
...............................
Servidor
Carimbo
Quando for feita referncia a peas ou elementos constantes do processo, dever-se-

indicar a respectiva folha citada na instruo, e, em caso de apensao, indicar-se-, tambm, o
nmero do processo apensado.
Aps a apensao, anotar na capa do processo principal o(s) nmero(s) do processo(s)
apensado(s).
Caber ao Processamento Tcnico realizar a apensao de processos tambm no
Sistema Informatizado de Controle de Documentos.
2.6.8.3 - DESAPENSAO
a separao de dois ou mais processos quando alcanado o efeito que levou
apensao.
26

A unidade organizacional dever solicitar a desapensao de peas mediante o
preenchimento de Guia de Providncia de Documentos GPD.
Carimbo - Termo de Desapensao
TERMO DE DESAPENSAO
Em......./......./......., atendendo GPD da pea............, fao
desapensar do processo n ..................o(s) processo(s) de
n(s)......................., que passam a tramitar em separado.
...............................
Servidor
Carimbo
Para desapensao de processo ser observada a seguinte metodologia:
a) separar os processos;
b) anexar a GPD de solicitao de desapensao no processo principal contendo o
pedido inicial de apensao;
c) carimbar o verso da GPD com o Termo de Desapensao;
d) carimbar o verso da ltima pea do(s) processo(s) acessrio(s) ou da subseqente,
quando faltar espao naquela, com o Termo de Desapensao;
e) anotar na capa do processo principal e acessrio(s) a desapensao;
f) realizar a desapensao dos processos no Sistema Informatizado de Controle de
Documentos;
g) tornar sem efeito a anotao do nmero do(s) processo(s) apensado(s).
Caber ao Processamento Tcnico realizar a desapensao de processos.
2.6.9 - ENCERRAMENTO DE VOLUME

Os autos no devero exceder 200 (duzentas) folhas em cada volume.
Quando o volume apresentar numerao prxima ou igual a 200 (duzentas) folhas,
dever ser solicitado o encerramento deste e a formao de outro volume.
O encerramento ser efetuado mediante carimbo no verso da ltima pea do(s)
processo(s) ou na subseqente, quando faltar espao naquela, conforme modelo abaixo:
27

Carimbo - Termo de Encerramento
TERMO DE ENCERRAMENTO
Em....../....../......., atendendo GPD da pea n...........,
procedi ao encerramento deste volume n.......do Processo
n.........., contendo.........folhas, abrindo-se......... em seguida
o volume n..................................................
...............................
Servidor
Carimbo
O encerramento ser feito no ato de abertura de volume.

A unidade organizacional dever solicitar o encerramento de volume e a abertura de
outro por meio da Guia de Providncia de Documentos GPD.
2.6.10 - ABERTURA DE NOVO VOLUME

Quando um volume de processo apresentar numerao prxima ou igual a 200
(duzentas) folhas, aproximadamente, dever ser providenciada a abertura de novo volume.
O volume criado dever ter suas folhas numeradas a partir do nmero da ltima folha
(Termo de Encerramento) do volume anterior.
A solicitao de abertura de volume ao Processamento Tcnico dever ser realizada pela
unidade organizacional, detentora do processo, no momento do atingimento das 200 folhas, por
meio de Guia de Providncia de Documentos GPD.
Os volumes devero ser numerados na capa do processo, com a seguinte inscrio: 1
volume, 2 volume e assim por diante.
O documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, sero
apensados ao processo com carimbo constando o nmero deste e a palavra ANEXO.
2.6.11- DESENTRANHAMENTO DE PEAS

O desentranhamento ou a retirada de peas dos processos poder ocorrer quando houver
interesse da Administrao, ou a pedido de terceiros, desde que autorizada, com despacho prvio
da autoridade competente.
A unidade organizacional dever solicitar ao CEDOC o desentranhamento de peas
mediante o preenchimento de Guia de Providncia de Documentos GPD.
Para desentranhamento de peas de um processo ser observada a seguinte metodologia:
a) retirar as peas do processo;
28

b) carimbar o verso da pea anterior retirada de pea(s) ou a subseqente, quando
faltar espao naquela, com o Termo de Desentranhamento;
c) manter no processo cpia do documento retirado com o carimbo de Confere com
Original. A cpia no ser numerada, sendo que o processo cujas peas foram
retiradas conservar a sua numerao original permanecendo vago o nmero
correspondente ao desentranhamento;
d) efetuar a excluso do arquivo digital das peas retiradas do processo no Sistema
Informatizado de Controle de Documentos, quando o processo tiver sido
digitalizado.
Carimbo - Termo de Desentranhamento
TERMO DE DESENTRANHAMENTO
Em........../......../.........., atendendo GPD de n...................,
fao a retirada do presente processo da(s) pea(s) n ..............
...............................
Servidor
Carimbo
vedada a retirada da primeira pea do processo.

Quando retirada qualquer pea do processo, esta jamais poder voltar com o mesmo
nmero que recebeu no ato da primeira numerao. Caso retorne ao processo, dever ser
colocada no final deste, com outra numerao.
Quando a retirada de folhas ou peas for a pedido de terceiros, usar o carimbo de
retirada de peas na cpia do documento retirado, que dever conter a data e a assinatura de
recebimento da parte interessada.
2.6.12 - DESMEMBRAMENTO DE PEAS

A separao de parte da documentao de um processo para formar outro ser realizada
pelo CEDOC mediante solicitao da autoridade competente por meio da Guia de Providncia de
Documentos GPD.
Para desmembramento de peas de um processo, ser observada a seguinte
metodologia:
a) retirar as peas do processo;
29

b) carimbar o verso da pea anterior retirada de pea(s) ou a subseqente, quando
faltar espao naquela, com o Termo de Desmembramento;
c) manter no processo cpia do documento desmembrado com o carimbo de
Confere com Original. A cpia no ser numerada sendo que o processo cujas
peas foram desmembradas conservar a sua numerao original permanecendo
vago o nmero correspondente ao desmembramento;
d) efetuar a excluso das peas do processo no Sistema Informatizado de Controle de
Documentos, quando o processo tiver sido digitalizado;
e) proceder autuao dos documentos retirados, renumerando suas folhas.
Quando desmembrada qualquer pea do processo, esta jamais poder voltar com o
mesmo nmero que recebeu no ato da primeira numerao. Caso retorne ao processo, dever ser
colocada no final deste, com outra numerao.
Carimbo - Termo de Desmembramento
TERMO DE DESMEMBRAMENTO
Atendendo GPD de n ........., a(s) pea(s) de n(s) ................ a
............... do processo n.................................... foi(ram) retirada(s)
por motivo de desmembramento e anexada(s) ao processo n
..................................................................................
Em ......... / ......... / ..........
...................................
Assinatura
Carimbo
2.6.13 - RECONSTITUIO
o ato pelo qual o Processamento Tcnico reconstitui o processo extraviado.
Constatado o extravio de processo autuado, a UORG onde se deu o desaparecimento
providenciar:
a) Comunicao Interna destinada ao CEDOC informando sobre o extravio do
processo. A referida Comunicao Interna dever ser assinada pelo ltimo
servidor detentor do processo extraviado e conter um despacho que caracterize
que foi dado conhecimento chefia imediata do extravio do processo;
b) 2 via do original extraviado e impresso do controle da tramitao no sistema
informatizado de gesto de documentos; e
c) a Guia de Providncia de Documentos GPD solicitando a reconstituio.
Dever ser registrada no sistema informatizado de documentos a ocorrncia, citando o
nmero do processo extraviado e o atual.
30

ATENO:
A reconstituio de processo extraviado tem carter excepcional e no exclui o
procedimento administrativo destinado a apurar a responsabilidade do servidor detentor do
processo no momento do extravio.
O Centro de Documentao, ao reconstituir os autos, enviar uma Comunicao Interna
UORG detentora do processo no momento do extravio, solicitando a sua localizao no prazo
de 30 (trinta) dias. Caso o processo no seja encontrado neste perodo, o CEDOC enviar nova
Comunicao Interna Superintendncia de Administrao, Finanas e Gesto de Pessoas SAF
solicitando a apurao de responsabilidade de servidor.
2.6.14 - CONSIDERAES GERAIS

O processo dever permanecer sempre com a capa emitida pelo rgo de origem, sendo
vedada a substituio da capa do processo por qualquer outra forma de identificao.
Qualquer solicitao ou informao inerente ao processo dever ser feita por meio de
despacho. Dever ser utilizada somente a frente da folha de despacho, no sendo permitida a
incluso de novas folhas at seu total aproveitamento.
Todo processo dever conter despacho na ltima pea, informando a providncia a ser
tomada e para qual setor est sendo encaminhado. No se deve proceder ao encaminhamento de
processo por comunicao interna e ofcio. Para tanto, deve ser utilizada a folha de despacho.
A expedio de processos da ANA para outras instituies dever ser precedida de
digitalizao pelo Processamento Tcnico para efeito de consulta.
A cpia de um processo no tem valor legal ou administrativo e no pode tramitar como
se fosse o processo original. Quando houver necessidade de reproduzir algum processo, deve-se
usar um carimbo que o identifique como CPIA.
No existe cancelamento de processos. A unidade organizacional responsvel pelo
assunto do processo poder arquiv-lo, quando exaurida sua finalidade ou o objeto da deciso se
tornar impossvel, intil, ou prejudicado por fato superveniente.
Para incluso no processo de documentos que no possam ser perfurados e/ou
numerados, estes devero ser colocados em envelopes a serem presos ao processo.
Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio eletrnico tenha
valor documental e para que possa ser aceita como documento original, necessrio existir
certificao digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei. Portanto,
no se recomenda anexar mensagem de correio eletrnico em processo sem a devida certificao
digital.
31

Quando a unidade fizer alguma solicitao para os seus servidores (benefcios, cursos,
passagens etc), o interessado dever ser aquele que receber o benefcio, jamais a unidade
organizacional que est solicitando ou concedendo.
Devem ser observados os princpios ticos dispensados aos documentos, mantendo-se
absoluta discrio com relao s informaes neles contidas.
Deve ser dispensado adequado tratamento fsico aos documentos, observando-se
cuidados de higiene no seu manuseio, fazendo-se furos centralizados e as dobras necessrias com
simetria, utilizando-se material adequado, evitando uso de grampos metlicos, clips e
preservando-se informaes ao apor carimbos etc.
2.6.15 - ARQUIVAMENTO DE PROCESSO

O arquivamento do processo se dar:
a) por indeferimento do pleito;
b) pelo atendimento da solicitao e cumprimento dos compromissos arbitrados ou
dela decorrentes;
c) pela expressa desistncia do interessado; ou
d) quando seu desenvolvimento for interrompido por perodo superior a um ano, por
omisso da parte interessada.
32

Captulo III - Rotinas de Arquivo
3 - ATIVIDADES GERAIS DE ARQUIVO
3.1 - CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob
um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas
relacionadas ao processamento tcnico da informao.
Todo documento dever ser classificado e arquivado de acordo com o Cdigo de
Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio,
estabelecido pelo CONARQ, por meio da Resoluo n 14, de 2001, e com o Cdigo de
Classificao de Documentos de Arquivo: Atividades-Fim da Agncia Nacional de guas.
A classificao deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes
operaes:
a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que
assunto dever ser classificado e quais as referncias cruzadas que lhe
correspondero. A referncia cruzada um mecanismo adotado quando o contedo
do documento se refere a dois ou mais assuntos. Neste caso, o documento
arquivado na pasta relativa ao assunto principal, registrando-se os dados do
documento em folha(s) de referncia a ser (em) arquivada(s) na(s) pasta(s)
correspondente(s) ao(s) assunto(s) secundrio(s);
b) CODIFICAO: consiste na verificao do cdigo numrico atribudo ao assunto
de que trata o documento e na aposio do referido cdigo no canto superior direito
da primeira folha(s) do documento. Quando necessrio, dever ser utilizado o ndice
(contm os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente) anexo, para agilizar a
localizao do cdigo correspondente ao assunto tratado.
3.1.1 - OPERAES DE CLASSIFICAO

a) ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s) de acordo
com seu contedo;
b) localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de Classificao, utilizando o ndice, quando
necessrio;
c) anotar o cdigo na primeira folha do documento; e
d) preencher a(s) Folha(s) de Referncia para os assuntos secundrios.
33

Observao: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) dever(o) receber a
anotao do(s) cdigo(s) correspondente(s).
3.2 - ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

Os documentos da fase corrente, inclusive processos, sero arquivados nos Arquivos
Setoriais por tempo determinado pela Tabela de Temporalidade, anexa.
Aps o vencimento do prazo de guarda nas unidades, tais documentos devero ser
transferidos para o Arquivo Central.
Uma vez classificado e aps sua tramitao nas referidas unidades, o documento dever
ser arquivado, obedecendo s seguintes operaes:
a) INSPEO: consiste no exame para verificar se se destina realmente ao
arquivamento, se possui anexo e se a classificao atribuda ser mantida ou
alterada;
b) ORDENAO: consiste na reunio dos documentos classificados sob um mesmo
assunto. A ordenao tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a
possibilidade de erros. Alm disso, estando ordenados adequadamente, ser
possvel manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto,
organizando-os previamente para o arquivamento;
Aps a ordenao, os documentos classificados sob o mesmo cdigo podero formar
dossis acondicionados em capas apropriadas com prendedores plsticos, com exceo dos
processos e volumes. Os dados referentes ao seu contedo (cdigo, assunto e, se for o caso,
nome de pessoa, rgo, entidade ou lugar) sero registrados na capa, de forma a facilitar sua
identificao. Os dossis, processos e volumes sero arquivados em pastas suspensas ou em
caixas, de acordo com suas dimenses. Esta operao possibilita economizar espao no arquivo,
uma vez que numa mesma pasta podero ser arquivados vrios dossis, de diferentes assuntos,
correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o nmero de pastas.
Exemplo:
Pasta:
061 PRODUO EDITORIAL
Dossis: 061.1 EDITORAO.PROGRAMAO VISUAL

061.2DISTRIBUIO. PROMOO. DIVULGAO
- Deve-se organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada pessoa,
rgo, entidade ou lugar, sempre que a quantidade de documentos o justificar e desde que
relativos a um mesmo assunto.
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Exemplo:
Pasta:
021.2 EXAMES DE SELEO
Dossis: Ser criado um dossi para cada tipo de exame e ttulo de concurso, a serem
ordenados alfabeticamente.
c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta
suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificao dada. Nesta fase, devese ter muita ateno, pois um documento arquivado erroneamente poder ficar
perdido, sem possibilidade de recuperao quando solicitado posteriormente.
3.2.1 OPERAES DE ARQUIVAMENTO
a) verificar a existncia de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto);
b) reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronolgica decrescente, sendo o
documento com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente;
c) ordenar os documentos que no possuem antecedentes, de acordo com a ordem
estabelecida (cronolgica, alfabtica, geogrfica ou outra), formando dossis.
Verificar a existncia de cpias, eliminando-as (caso o original no exista, manter
uma nica cpia);
d) fixar cuidadosamente os documentos s capas apropriadas com prendedores
plsticos, exceo dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas
suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio;
e) arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visvel as
pastas suspensas, gavetas e caixas, por meio de notaes registradas nas projees
das pastas ou etiquetas;
f) alimentar sistema informatizado com os dados da localizao dos documentos.
3.3 - ATENDIMENTO
O acesso aos conjuntos documentais que esto no Arquivo Central ostensivo para
todos os servidores da Agncia. As condies para consulta so:
3.3.1 CONSULTA A PROCESSOS
as UORGs podero solicitar processos a qualquer tempo, por telefone, e-mail ou
pessoalmente. O processo poder ser consultado nas dependncias do Arquivo
Central ou ser entregue unidade;
35

para usurios externos, a consulta dever ser solicitada oficialmente por meio de
correspondncia destinada Secretaria Geral SGE. A consulta ser liberada, aps
autorizao da SGE, e ocorrer nas dependncias do Arquivo Central.
3.3.2 - CONSULTA A DOCUMENTOS

as UORGs podero solicitar os documentos, cuja transferncia tenha sido realizada
por elas mesmas, a qualquer tempo, por telefone, e-mail ou pessoalmente. O
documento poder ser consultado nas dependncias do Arquivo Central ou ser
entregue na unidade;
para usurios externos, a consulta a documentos das UORGs em fase
intermediria dever ser solicitada oficialmente por meio de correspondncia
destinada Secretaria Geral SGE. A consulta ser liberada aps autorizao da
SGE. A consulta aos conjuntos documentais listados abaixo ostensiva, sendo
realizada nas dependncias do Arquivo Central:
- Fundo Flvio Barth;
- Planos Diretores;
- Acervo da Rede Hidrometeorolgica Brasileira.
Toda consulta, mesmo que no resulte em emprstimo, deve ser registrada em

formulrio de atendimento.
3.3.3 - FORNECIMENTO DE CPIAS
O fornecimento de cpias de processos e documentos em fase intermediria, das
UORGs, para usurio externo, dever ser solicitado com antecedncia, e oficialmente, para
aprovao pela Secretaria-Geral. Dos conjuntos documentais listados para consulta ostensiva, as
cpias podem ser fornecidas livremente, nas seguintes maneiras:
preferencialmente ser fornecida cpia dos documentos digitalizados e gravados
em CDs e DVDs, sendo que o usurio dever fornecer as mdias para realizar a
gravao.
cpias em papel sero fornecidas mediante o depsito do valor correspondente na
Conta Corporativa da ANA, no Banco do Brasil, por meio da Guia de Recolhimento
da Unio GRU, a ser fornecida ao solicitante.
36

3.4 - EMPRSTIMO DE DOCUMENTOS
Esta operao ocorre quando processos, dossis ou outros documentos so retirados do
arquivo para:
a) emprstimo aos usurios;
b) prestar informaes; ou
c) efetuar uma juntada.
Nesta fase, importante o controle de retirada, efetuado por meio do Recibo de
Emprstimo, no qual so registradas informaes sobre processos, dossis ou outros documentos
retirados, alm do setor, nome, assinatura do servidor responsvel pela solicitao e,
posteriormente, a data da devoluo do documento. O Recibo de Emprstimo tem como
finalidade controlar o prazo para devoluo do documento e servir como indicador de sua
freqncia de uso, fator determinante para o estabelecimento dos prazos para sua transferncia e
recolhimento.
Por meio desse controle possvel informar com preciso e segurana a localizao
do(s) documento(s) retirado(s).
O controle de emprstimo de documentos ser realizado por Sistema Informatizado de
Controle de Documentos, devendo o recibo de emprstimo ser assinado pelo solicitante, e ser
arquivado tal como Guia-Fora, para substituir o documento na pasta de onde foi retirado,
devendo ser eliminado quando da devoluo do documento.
O prazo de devoluo do documento ser limitado, podendo ser prorrogado, conforme
solicitao do usurio, por igual perodo.
No haver emprstimo de documentos/processos para usurios externos, exceto por
determinao judicial. Neste caso tanto a parte interessada como o seu advogado podero obter o
emprstimo do processo.
3.5 - DESTINAO DE DOCUMENTOS

A destinao estabelecida aos documentos poder ser a eliminao, para os documentos
desprovidos de valor, ou a guarda permanente, quando as informaes contidas no documento
so consideradas importantes para fins de prova, informao ou pesquisa.
O CEDOC ser responsvel por articular e orientar as unidades organizacionais para
execuo dos procedimentos de destinao de documentos, observando o contido nas Resolues
n 2, de 18 de outubro de 1995, n 5, de 30 de setembro de 1996, e n 7, de 20 de maio de 1997,
do CONARQ, ou nas que as sucederem.
37
3.5.1- ELIMINAO DE DOCUMENTOS

A eliminao de documentos somente poder ocorrer aps a aplicao da Tabela
de Temporalidade de Documentos e aprovao da Lista de Eliminao pela Comisso
Permanente de Avaliao de Documentos da ANA e pelo Arquivo Nacional.
3.5.2 - GUARDA PERMANENTE DE DOCUMENTOS

Sero recolhidos ao Arquivo Nacional, de acordo com os prazos previstos na Tabela de
Temporalidade da ANA, os documentos de Guarda Permanente, considerados de valor histrico,
ou seja, aqueles cuja preservao dever ser em carter definitivo, em funo de seu valor.
Os documentos recolhidos passaro custdia e responsabilidade do Arquivo Nacional,
sendo assegurado a este, conforme disposto na Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, promover o
acesso, a divulgao e a publicao de quaisquer documentos do acervo recolhido, vedado, no
entanto, o emprstimo de originais, exceto nos casos previstos em lei.
Cabe ressaltar que os documentos da fase permanente podero, tambm, ser custodiados
pela ANA, caso haja a autorizao do Arquivo Nacional. Tal autorizao ser negociada to logo
esta Agncia esteja com o Arquivo Central estruturado e com os documentos devidamente
organizados.
3.5.3 - ROTINAS PARA DESTINAO DOS DOCUMENTOS DOS ARQUIVOS

SETORIAIS
a) verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo com
os conjuntos documentais definidos na Tabela de Temporalidade, e proceder
organizao, se for o caso;
b) observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos, pois, neste caso, ele
dever ser arquivado no conjunto documental que possui maior prazo de guarda
ou que tenha sido destinado guarda permanente, registrando-se a alterao nos
instrumentos de controle;
c) separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de
guarda estabelecido para esta fase;
d) eliminar as cpias e vias cujo original ou um exemplar se encontrem no mesmo
conjunto ou dossi;
e) preencher a lista de eliminao de documentos;
38

f) encaminhar a lista de eliminao de documentos Comisso Permanente de
Avaliao de Documentos para anlise e aprovao;
g) aps aprovao, a listagem ser encaminhada DIREC para aprovao e envio ao
Arquivo Nacional;
h) aps a aprovao pelo Arquivo Nacional, o arquivo setorial e o Central
procedero eliminao dos documentos listados, conforme o caso;
i) transferir os documentos da fase intermediria para cumprirem os prazos no
Arquivo Central.
3.5.3.1 - TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS

Os documentos destinados a cumprir prazos na fase intermediria sero transferidos para
o Arquivo Central de acordo com os seguintes critrios:
a) sero transferidos ao Arquivo Central apenas os documentos de Arquivo,
definidos como sendo aqueles recebidos ou produzidos pela ANA, em decorrncia
do exerccio de suas atividades especficas, qualquer que seja o suporte de
informao ou a natureza, de acordo com os prazos estabelecidos pela Tabela de
Temporalidade, anexa;
b) a transferncia ser somente de documentos originais, excetuando-se os casos
cujos originais tiverem desaparecido, e os expedidos, dos quais s existem cpias;
c) as unidades arquivsticas (pastas, processos, dossis, conjunto de fitas, discos,
fotografias e outros) sero transferidas segundo a ordem e a organizao mantidas
nos arquivos setoriais;
d) quando da transferncia das unidades arquivsticas, sero delas retirados os
grampos e ferragens; as pastas suspensas sero substitudas por pastas de cartolina
sem ferragens e acondicionadas em caixas-arquivo;
e) os documentos transferidos passaro custdia e responsabilidade do Arquivo
Central;
f) somente sero aceitas as transferncias que estiverem de acordo com as exigncias
fixadas na presente Manual, devendo o Arquivo Central devolver a documentao
incorreta ao Arquivo Setorial de origem para correo de eventuais falhas
verificadas.
39

MODELO DE GUIA DE PROVIDNCIA DE DOCUMENTO
GUIA DE PROVIDNCIA DE DOCUMENTO - GPD

Data: ____/_____/____
PROCEDNCIA: _____________________________________________________________
(origem do documento)
INTERESSADO: _____________________________________________________________
(indicar a pessoa ou rgo
interessado pelo processo
ou documento)
_____________________________________________________________
ASSUNTO:
_____________________________________________________________
(Indicar resumidamente o
assunto a ser tratado no
processo ou documento)
_____________________________________________________________
MARCAR COM X A PROVIDNCIA SOLICITADA:

AUTUAO
ANEXAO AO PROCESSO
N____________________________
APENSAO AO PROCESSO
N _________________________
DESAPENSAO DO PROCESSO
N ___________________________
ALTERAO DE NUMERAO
DESENTRANHAMENTO
DA(S) FOLHA(S) ____ A _____
ENCERRAMENTO
DESMEMBRAMENTO
DA(S) FOLHA(S) ____ A _____
ABERTURA DE VOLUME
RECONSTITUIO
A PARTIR DA FOLHA:_____________
REGISTRO E CADASTRAMENTO
OUTROS:__________________________
______________________________________
Solicitante
RECEBI EM: _____/_____/_____ HORA:____________RUBRICA_____________________
Observaes:
40
MODELO DE CAPA DE PROCESSO
SERVIO PBLICO FEDERAL
INTERESSADO:
ASSUNTO:
REFERNCIA:
M O V I M E N T A E S
S
E
Q.
DATA
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
ANEXOS:
DE
PARA
MOTIVO
APENSAO/ANEXAO
41
M O V I M E N T A E S
S
E
Q.
DATA
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
DE
PARA
MOTIVO
42

MODELO DE FOLHA DE REFERNCIA
FOLHA DE REFERNCIA
CDIGO DO ASSUNTO
RESUMO DO ASSUNTO:
DADOS DO DOCUMENTO:
N:
DATA:
ESPCIE:
REMETENTE:
DESTINATRIO:
VER:
43

MODELO DE RECIBO DE EMPRSTIMO
RECIBO DE EMPRSTIMO
CLASSIFICAO: _____________________________________________________________
RESUMO DO ASSUNTO:_________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
REQUISITADO POR:_____________________________________________________________
SETOR: ______________________ TELEFONE: ______________________________________
DATA:________/___________/___________
ENCAMINHADO POR:
RECEBIDO POR:
_____________________________________
assinatura e carimbo
____________________________________
assinatura e carimbo
DEVOLVER EM :___/ ____/____
PRORROGADO PARA___/___/___
DEVOLVIDO EM: ___/ ____/___
44

MODELO DE LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
ORGO/SETOR:_______________
LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

LISTAGEM N:_________________
ORGO/ENTIDADE
FOLHA N:____________________
UNIDADE/SETOR
CDIGO OU
N DO ITEM
UNIDADE DE
ASSUNTO/SRIE
DATAS-LIMITE
ARQUIVAMENTO
QUANT.
LOCAL/DATA
___________
___/___/___
OBSERVAES/JUSTIFICATIVA
ESPECIFICAO
LOCAL/DATA
LOCAL/DATA
_______________
____________
___________________
RESPONSVEL
PELA SELEO
___/___/___
PRESIDENTE DA COMISSO
PERMANENTE DE AVALIAO
45
____________
___/___/___
AUTORIZO:
__________________
AUTORIDADE DO
RGO
A QUEM
COMPETE
AUTORIZAR

MODELO DE GUIA DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO NACIONAL
Gnero Documental
(
Documentos recolhidos
Procedncia: _________________________ (
) textuais
) filmogrficos
) sonoro
) microgrficos
Provenincia: ________________________
) cartogrfico
) informtico
) iconogrfico
Tipo e n
das
embalagens
utilizadas
no
Tipo e n das
unidades de
acondicionamento
Descrio do Contedo das unidades

de acondicionamento
Datas-limite
Observaes
transporte
Data-Limite:_______________________________________________________________________
Nome:____________________________________________________________________________
Cargo:____________________________________________________________________________
Matrcula:_________________________________________________________________________
Assinatura:________________________________________________________________________
46

MODELO DE PAPELETA PARA TRAMITAO INTERNA
TRAMITAO INTERNA
DATA:________/__________/_________
DE:___________________________ PARA:__________________________________________________
DOCUMENTO ( ) ________________________________________________________________________
PUBLICAO ( ) ________________________________________________________________________
OUTROS
( )_________________________________________________________________________
ABRIR PROCESSO
DAR SUGESTO
ACOMPANHAR
DAR PARECER
ANEXAR CPIA DO EXPEDIENTE
INFORMAR
ANEXAR PROCESSO
FALAR-ME
ARQUIVAR
CRITICAR E REVISAR
ATENDER
PROVIDENCIAR
DEVOLVER
CONHECER
URGENTE
MINUTAR RESPOSTA
COMENTRIOS:__________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
47

MODELO DE CONTROLE DE DIVULGAO
CONTROLE DE DIVULGAO
DATA:________/__________/_________
DE:___________________________ PARA:______________________________________________
DOCUMENTO ( )_____________________________________________________________________
PUBLICAO ( )_____________________________________________________________________
OUTROS
( )_______________________________________________________________
VISTO/DATA
VISTO/DATA
AA ________________________________
COR ________________________
AG ________________________________
PGE _________________________
AI ________________________________
NHI _________________________
AP_________________________________
AUD ________________________
AR ________________________________
SAR ________________________
ASCOM ____________________________
SAF_________________________
ASINT _____________________________
SIP _________________________
ASPAR_____________________________
SAG ________________________
ASPLA _____________________________
SOF_________________________
CGA _______________________________
SPR _________________________
GAB _______________________________
SUM ________________________
SGE _______________________________
SGI _________________________
COMENTRIOS:____________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
48
GLOSSRIO
ACERVO Totalidade dos documentos sob custdia de um arquivo.
ACONDICIONAMENTO Ato ou efeito de embalar documentos de forma apropriada sua
preservao e manuseio.
ARMAZENAMENTO Ato ou efeito de guardar documentos em reas utilizadas para este
fim.
ARQUIVAMENTO Seqncia de operaes que visam guarda ordenada de documentos.
ARQUIVO CENTRAL Unidade responsvel pela normalizao dos procedimentos tcnicos
aplicados aos arquivos de uma administrao e pela guarda dos documentos da Fase
Intermediria e Permanente (dependendo da aprovao do Arquivo Nacional). Tambm chamado
de Arquivo Geral.
ARQUIVO CORRENTE 1. Conjunto de documentos em tramitao ou no, que, pelo seu
valor primrio, objeto de consultas freqentes pela entidade que o produziu, a quem compete a
sua administrao.
2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo corrente.
ARQUIVO INTERMEDIRIO 1. Conjunto de documentos originrios de arquivos
correntes, com uso pouco freqente, que aguarda destinao.
2. Depsito especialmente construdo para armazenamento de arquivos intermedirios.
ARQUIVO PERMANENTE 1. Conjunto de documentos preservados em carter definitivo
em funo de seu valor.
2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo permanente tambm chamado de
arquivo histrico.
ARQUIVO SETORIAL Arquivo acumulado por um determinado setor ou servio de uma
administrao.
ASSUNTO - O tema principal do contedo do documento.
ATIVIDADE-FIM Atividade desenvolvida em decorrncia da finalidade de uma instituio.
ATIVIDADE-MEIO Atividade de apoio empregada para execuo da atividade-fim, ou seja,
atividade administrativa, financeira, patrimonial etc.
AVALIAO Processo de anlise e seleo de documentos de arquivo, que estabelece sua
destinao de acordo com os valores que lhe so atribudos.
CLASSE Cada diviso que compe um sistema de classificao.
CLASSIFICAO Organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, de acordo com
um Plano de Classificao ou Quadro de Arranjo.
49

CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS Sistema de cdigo derivado de um
Plano de Classificao.
COMISSO DE AVALIAO Grupo multidisciplinar encarregado da avaliao de
documento de um arquivo.
CONARQ Conselho Nacional de Arquivos.
CPIA A cpia apresenta um documento formalmente idntico a um original. Suas
finalidades podem ser: a) reproduzir originais existentes e b) substituir originais desaparecidos.
As cpias no devem ser confundidas com os originais mltiplos, estes se destinam a aes
jurdicas ou administrativas simultneas.
DESCRIO Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de
contedo das unidades de arquivamento, representam-nas nos instrumentos de pesquisa.
DESTINAO Deciso, a partir da avaliao, quanto ao encaminhamento dos documentos
para guarda permanente ou eliminao.
DIGITALIZAO Processo de converso de um documento em qualquer suporte ou formato
para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado.
DILIGNCIA o ato pelo qual um processo, tendo deixado de atender s formalidades
indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo responsvel pela
falha, a fim de corrigi-la ou san-la.
DOCUMENTAO 1. Conjunto de documentos.
2. Ato ou servio de coleta, organizao, processamento tcnico e disseminao de informaes
e documentos.
DOCUMENTO - Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte utilizado.
DOSSI Unidade de arquivamento constituda de documentos relacionados entre si por
assunto.
ELIMINAO Destruio de documento que, na avaliao, foram considerados sem valor
para a guarda permanente.
ESPCIE DOCUMENTAL Diviso de gnero documental que rene tipos documentais por
suas caractersticas comuns de estruturao da informao, como ata, carta, decreto, fotografia,
memorando, ofcio, plantas, relatrio.
FASE CORRENTE Aquela na qual os documentos se encontram em curso ou que, mesmo
sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes.
FASE INTERMEDIRIA Aquela na qual os documentos, no sendo de uso corrente nos
rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
FASE PERMANENTE Aquela na qual os conjuntos de documentos de valor histrico,
probatrio e informativo devem ser definitivamente preservados.
50
FOLHA DE PROCESSO So as duas faces de uma pgina do processo.

GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS Conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos
arquivsticos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para a
guarda permanente.
GRAU DE SIGILO Gradao de sigilo atribuda a um documento ou parte dele em razo da
natureza de seu contedo e com o objetivo de limitar sua divulgao a quem tenha necessidade
de conhecer.
NDICE Produto da indexao, como instrumento de pesquisa autnomo ou complemento de
outro.
INTERESSADO Pessoa ou organizao afetada pela ao ou deciso do rgo ou entidade.
JUNTADA a unio de um processo a outro, ou de um documento a um processo e realiza-se
por Anexao ou Apensao.
JUNTADA POR ANEXAO a unio definitiva e irreversvel de 1 (um) ou mais
processo(s) / documento(s), a 1 (um) outro processo (considerado principal), desde que
pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.
JUNTADA POR APENSAO a unio provisria de um ou mais processos a um processo
mais antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o
mesmo interessado ou no.
NUMERAO DE PEAS a numerao atribuda s partes integrantes do processo.
ORDENAO Ato ou efeito de dispor documentos ou informaes segundo um determinado
mtodo.
ORIGINAL o documento produzido pela primeira vez ou em primeiro lugar. a verso
final de um documento, j na sua forma apropriada. (Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica). O original conserva todos os caracteres externos e internos com os quais foi
emitido. Diplomaticamente, considera-se no original: 1. o seu carter de primeiro, de matriz; 2. o
seu carter de acabado, perfeito, limpo.
PGINA DO PROCESSO cada uma das faces de uma folha de papel do processo.
PEA DO PROCESSO o documento que, sob diversas formas, integra o processo.
PERODO DE RETENO Perodo de tempo, baseado em estimativas de uso, em que os
documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes, antes de serem transferidos para um
arquivo intermedirio, ou em um arquivo intermedirio, antes de serem recolhidos ao arquivo
permanente.
PLANO DE CLASSIFICAO Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e
funes da instituio e anlise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os
51

documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos. Expresso
geralmente adotada em arquivos correntes.
PRAZO DE ELIMINAO Prazo fixado em Tabela de Temporalidade para eliminao de
documentos no-considerados de valor permanente.
PRAZO DE GUARDA Prazo definido na Tabela de Temporalidade, ao fim do qual a
destinao efetivada. Tambm referido como prazo de reteno.
PRESERVAO Preveno da deteriorao e danos em documentos, por meio de adequado
controle ambiental e/ou tratamento.
PROCEDNCIA A unidade organizacional que originou o documento.
PROCESSO - Conjunto de documentos organicamente acumulados no decurso de uma ao
judiciria ou contbil-financeira, seguindo tramitao em que recebe pareceres, anexos e
despachos.
PROCESSO ACESSRIO o processo que apresenta matria indispensvel instruo do
processo principal.
PROCESSO PRINCIPAL o processo que, pela natureza de sua matria, poder exigir a
anexao ou apensao de um ou mais processos como complemento sua deciso.
PROTOCOLO-GERAL a unidade encarregada de recebimento e expedio de documentos
junto ao rgo ou entidade.
PROTOCOLO SETORIAL a unidade encarregada de dar suporte s atividades de
recebimento e expedio de documentos no mbito da rea qual se vincula; tem a finalidade de
descentralizar as atividades de protocolo central.
RECOLHIMENTO 1. Entrada de documentos em arquivos permanentes, em conformidade
com a sua jurisdio arquivstica.
2. Operao pela qual um conjunto de documentos passa da custdia do arquivo intermedirio
para o arquivo permanente.
RECUPERAO DA INFORMAO Ato ou efeito de identificar ou localizar a
informao desejada.
REGISTRO a reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio, destinado a
controlar a movimentao da correspondncia e do processo, e fornecer dados de suas
caractersticas fundamentais aos interessados.
SEGUNDA VIA - a via recuperada do documento perdido ou extraviado.
SELEO Eleio, durante a avaliao de um arquivo, dos documentos de valor permanente
e dos passveis de eliminao, mediante critrios e tcnicas previamente estabelecidos.
SISTEMA DE ARQUIVAMENTO Conjunto de rotinas, procedimentos e mtodos de
arquivamento compatveis entre si, tendo em vista a organizao e conservao de documentos
ou arquivos, bem como acesso gil s informaes neles contidas.
52
SISTEMA DE ARQUIVOS Conjunto de arquivos que independentemente da posio que

ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na
persecuo de objetivos comuns.
TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade
competente, que determina prazos de transferncia, recolhimento ou eliminao de documentos.
TERMO DE DESAPENSAO DE PEAS Utilizado para registrar a separao fsica de
dois ou mais processos apensados.
TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEAS Utilizado para informar sobre a
retirada de pea(s) de um processo.
TERMO DE ELIMINAO Instrumento que rene informaes sucintas sobre os
documentos que, aps terem cumprido o prazo de guarda estabelecido na Tabela de
Temporalidade, foram eliminados.
TERMO DE ENCERRAMENTO Utilizado para registrar o encerramento do volume do
processo.
TERMO DE RETIRADA DE PEAS Utilizado para registrar a retirada de pea(s) do
processo.
TERMO DE RESSALVA Utilizado para informar que, ao se proceder anexao de um
processo a outro, foi constatada a ausncia de pea(s).
TRAMITAO a movimentao do processo ou documento de uma unidade
organizacional a outra por meio de sistema prprio.
TRANSFERNCIA Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo
intermedirio.
VALOR ADMINISTRATIVO Valor que um documento possui para a administrao
produtora do arquivo, na medida em que informa ou aprova seus atos presentes ou futuros.
VALOR FISCAL Valor atribudo a documentos ou arquivos para comprovao de operaes
financeiras ou fiscais.
VALOR INFORMATIVO Valor que um documento possui pelas informaes nele contidas,
independentemente de seu valor probatrio.
VALOR LEGAL Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou
constituir um direito.
VALOR PERMANENTE Valor probatrio ou valor informativo que justifica a guarda
permanente de um documento em um arquivo.
VALOR PRIMRIO Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter
para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e
fiscais.
53

VALOR SECUNDRIO Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam
ter para o gerador do arquivo, e para outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins
diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.
VIAS OU ORIGINAIS MLTIPLOS: so documentos cujo contedo implica obrigaes
recprocas tais como as expressas em tratados, acordos, ajustes, contratos, convnios, ou ordens
com igual peso jurdico e administrativo, dirigidos a vrias reparties dependentes do mesmo
comando. Todos so originais, j que contm todos os elementos essenciais, mesmo havendo
diferenas acessrias, como no caso de diferentes destinatrios.
54
REFERNCIAS
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Instruo Normativa n 1, de 18 de abril de 1997. Estabelece

os procedimentos para a entrada de acervos arquivsticos no Arquivo Nacional. Dirio Oficial
[da] Repblica Federativa do Brasil. Braslia, n 79, p. 8254-8256, 28 de abril de 1997, Seo 1.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Subsdios para um dicionrio brasileiro de terminologia

arquivstica. Disponvel em: < http://www.arquivonacional.gov.br/download/dic_term_arq.pdf
>. Acesso em 18 abr. 2007.
ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS. Dicionrio brasileiro de terminologia

arquivstica: contribuio para o estabelecimento de uma terminologia arquivstica em
lngua portuguesa. So Paulo: CENADEM, 1990. BRASIL.
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 2 ed. Rio de

Janeiro: FGV, 2006.
BRASIL. Agncia Nacional de Energia Eltrica. Manual de gesto de documentos. Braslia:

ANEEL, 2000.
BRASIL. Lei n. 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados e d outras providncias. Dirio Oficial, Braslia, 9 jan.1991.
CASTRO, Astra de Moraes e, CASTRO, Andresa de Moraes e, GASPARIAN, Danuza Moraes

e Castro. Arquivstica = tcnica, arquivologia = cincia. Rio de Janeiro: Ao Livro Tcnico,
1998.
CONARQ. Resoluo n 2, de 18 de outubro de 1995. Dispe sobre as medidas a serem

observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos documentais para instituies
arquivsticas pblicas. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil. Braslia, n 204, p.
16779, 24 de outubro de 1995, Seo 1.
_____.Resoluo n 5, de 30 de setembro de 1996. Dispe sobre a publicao de editais para a

eliminao de documentos nos Dirios Oficiais da Unio, Distrito Federal, estados e
municpios. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil. Braslia, n 198, p. 20558,
11 de outubro de 1996, Seo 1.
_____.Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997. Dispe sobre os procedimentos para a eliminao

de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico. Dirio
Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil. Braslia, n 97, p. 10718-10719, 23 de maio
de 1997, Seo 1.
55

_____.Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a verso revisada e ampliada da
Resoluo n 04, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre o Cdigo de Classificao de
Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-meio, a ser adotado
como modelo pra os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos
estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de
Arquivo relativos s Atividades-meio da Administrao Pblica. Dirio Oficial da
Repblica Federativa do Brasil. Braslia, DF, p. 2, 8 de fevereiro de 2002, Seo 1.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos.

Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos:
e-arq Brasil. [Rio de Janeiro], 2006. 132 p.
GLOSSRIO tcnico. Braslia: Agncia Nacional de guas, [ 2002?]. Disponvel em:

< http://www.ana.gov.br/Glossario/vocabulario.asp>. Acesso em: 19 nov. 2004.
MINISTRIO DA DEFESA (Brasil). Portaria Normativa n 1.243, de 21 de setembro de 2006.

Dispe sobre os procedimentos gerais referentes gesto de processos, no mbito do Ministrio
da Defesa e dos Comandos das Foras Armadas. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do
Brasil. Braslia, v. 184, p. 5-8, de 25 de maio de 2006, Seo 1.
MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO (Brasil). Portaria

Normativa n 5, de 19 de dezembro de 2002. Dispe sobre os procedimentos para utilizao dos
servios de Protocolo no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades
integrantes do Sistema de Servios Gerais SISG. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do
Brasil. Braslia, n 7, p.101 a 105, 9 de janeiro de 2003, Seo 1.
MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO (Brasil). Portaria

Normativa n 3, de 16 de maio de 2003. Orienta os rgos da Presidncia da Repblica,
Ministrios, autarquias e fundaes integrantes do Sistema de Servios Gerais SISG, quanto
aos procedimentos relativos s atividades de Comunicaes Administrativas, para utilizao do
nmero nico de processos e documentos. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil.
Braslia, v. 140, p. 80, de 19 de maio de 2003, Seo 1.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 4 reimp. - Rio de Janeiro: Editora FGV, 2005.
56
MINISTRIO DO
MEIO AMBIENTE

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MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS E

Repblica Federativa do Brasil

MINISTRIO DO MEIO AMBIENTE

MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS E

Agncia Nacional de guas ANA

Catalogao na fonte: CEDOC/Biblioteca

1. Arquivo. 2. Documentao. 3. Gesto. 4. Manual. I. Agncia

CDU 930.25 (035)

Captulo III - Rotinas de Arquivo

REA DE PLANEJAMENTO, GESTO E CAPACITAO

COORDENAO - GERAL DAS ASSESSORIAS

ASSESSORIA DE COMUNICAO SOCIAL

NCLEO DE ESTUDOS HIDROLGICOS

SUPERINTENDNCIA DE ADMINISTRAO, FINANAS E GESTO DE

GERNCIA DE ORAMENTO, FINANAS, CONTRATOS E CONVNIOS

GERNCIA DE EXECUO FINANCEIRA

SUPERINTENDNCIA DE APOIO GESTO DE RECURSOS HDRICOS

GERNCIA DE GESTO DE RECURSOS HDRICOS

GERNCIA DE CAPACITAO DO SISTEMA

GERNCIA DE COBRANA PELO USO DE RECURSOS HDRICOS

GERNCIA DE REDES FLUVIOMTRICA E HIDROMETEOROLGICA

GERNCIA DE REDES SEDIMENTOMTRICA E DE QUALIDADE DA

GERNCIA DE ACOMPANHAMENTO DA OPERAO DA REDE

GERNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAO

GERNCIA DE INFORMAES GEOGRFICAS

GERNCIA DE ACOMPANHAMENTO DE PROJETOS E SISTEMAS

SUPERINTENDNCIA DE IMPLEMENTAO DE PROGRAMAS E

GERNCIA DE ACOMPANHAMENTO DE PROJETOS

GERNCIA TCNICA DE PROJETOS

GERNCIA DE GUAS SUBTERRNEAS

SUPERINTENDNCIA DE OUTORGA E FISCALIZAO

SUPERINTENDNCIA DE PLANEJAMENTO DE RECURSOS HDRICOS

GERNCIA DE ESTUDOS E LEVANTAMENTOS

GERNCIA DE PLANOS DE RECURSOS HDRICOS

GERNCIA DE CONJUNTURA DE RECURSOS HDRICOS

SUPERINTENDNCIA DE USOS MLTIPLOS

GERNCIA DE ARTICULAO COM SETORES USURIOS

GERNCIA DE EVENTOS CRTICOS

GERNCIA DE CONSERVAO DE GUA E SOLOS

Manual de Gesto de Documentos e Arquivos

Manual de Gesto de Documentos e Arquivos

Captulo I - Centro de Documentao - CEDOC

Manual de Gesto de Documentos e Arquivos

Manual de Gesto de Documentos e Arquivos

Manual de Gesto de Documentos e Arquivos

Manual de Gesto de Documentos e Arquivos

atender s solicitaes de emprstimo e consulta dos documentos sob

1.2.5.6 prestar assistncia tcnica aos Arquivos Setoriais para classificao,

Manual de Gesto de Documentos e Arquivos

Captulo II - Rotinas de Protocolo

Manual de Gesto de Documentos e Arquivos

2.4 - PRODUO DE CORRESPONDNCIAS

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2.5 - EMISSO DE VIAS

J aquelas constituem a reproduo de um documento

2.5.2 - SEGUNDA VIA

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2.6.2 - FORMAO OU AUTUAO

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O processo classificado como sigiloso dever tramitar dentro de envelope lacrado

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Numerao de Peas Pequenas

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