Pa SS Utad 2010

plano de
actividades
2010
Servios de Aco Social

da Universidade
de Trs-os-Montes e Alto Douro
Plano de Actividades 2010
MISSO
Proporcionar aos estudantes da UTAD apoios directos e indirectos de qualidade, garantindo assim a
igualdade de oportunidades no acesso e frequncia do ensino superior.
OBJECTIVOS ESTRATGICOS
Promover uma poltica de bem-estar dos Estudantes.
Serem conhecidos e reconhecidos pelo trabalho em prol da promoo da e para a UTAD, apoiando atravs das nossas valncias e servios, os estudantes nacionais e estrangeiros e a comunidade universitria
em que estamos inseridos.
Serem competitivos na prestao de servios atravs da prtica quotidiana, garantindo a eficincia e a
eficcia dos recursos disponveis.
Servios de Aco Social | UTAD
ORIENTAES 2009-2012
Imagem Corporativa dos SASUTAD - Onde se destaca o design global e o desenho funcional do espao
fsico dos servios centrais e por ltimo o Site gerido de forma descentralizada.
Modernizao Administrativa Implementar um sistema de gesto da qualidade, para controlar todo o
processo administrativo atravs da aplicao da Norma ISO 9001:2008.
Equipamentos e Adequao dos Espaos Realizar um plano de obras e de remodelao, implementando tambm a acessibilidade total. Por outro lado, criar espaos de prtica desportiva.
Formao e Recursos Humanos Criar um plano de formao que englobe todos os colaboradores dos
SASUTAD. Recrutar RH, incluindo os estudantes, para as funes de colaborao com os SASUTAD.
Em relao s qualificaes, pretende-se realizar um mapeamento das possibilidades de requalificao/
qualificao profissional.
Colaborar com a AAUTAD Incentivar a contratualizao de programas e eventos conjuntos, assim
como colaborar com entidades externas UTAD.
NDICE
Misso
Objectivos estratgicos
Orientaes para 2009-2012
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I Introduo
1 Ambiente interno
2 Ambiente externo
2.1 Clientes
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II Ncleo de Planeamento, Controlo e Gesto da Qualidade
1 Viso
2 Valores
3 Ciclos de manuteno e melhoria contnua
4 Anlise SWOT
5 Estratgias por reas de aco
6 Departamento alimentar
6.1 Refeitrios
6.2 Bares
7 Orientaes e estratgias para 2010
7.1 Aplicao dos princpios gerais do Balanced Scorecard
7.2 Mapas estratgicos
7.3 Mapa estratgico do Ncleo de Planeamento, Controlo e Gesto da Qualidade
7.3.1 Perspectiva da aprendizagem
7.3.2 Perspectiva financeira
7.3.3 Perspectiva do cliente
7.3.4 Perspectiva do processo

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III Ncleo de bolsas, Alojamento, Sade e Lavandaria
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1 Viso
2 Valores
3 Bolsas de estudo
3.1 Bolsas de estudo e meios informticos
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3.2 Bolsas de estudo e recursos humanos

3.3 Bolsas de estudo e recursos financeiros
4 Alojamento
5 Lavandaria
6 Servios de sade
7 Aplicao dos princpios gerais do Balanced Scorecard
7.1 Perspectiva da aprendizagem
7.2 Perspectiva financeira
7.3 Perspectiva do processo
7.4 Perspectiva do cliente
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IV Ncleo Administrativo e Financeiro
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1 Recursos financeiros
1.1 Receita
1.2 Despesa
2 Recursos humanos
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V Ncleo de Aprovisionamento
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1 Competncias
2 Objectivos estratgicos
3 Objectivos operacionais
3.1 Reduzir os custos de manuteno da frota e equipamentos
3.2 Reduzir os custos na aquisio de bens e servios
3.3 Incrementar a qualidade e a fiabilidade dos seus fornecedores
3.4 Incrementar o profissionalismo da funo compras
3.5 Melhorar a operacionalidade dos servios
3.6 Implementao de um sistema de leilo electrnico inverso
4 Qualidade
4.1 Avaliao direccionada para a qualidade
4.2 Aumentar as qualificaes dos recursos humanos
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IIntroduo
O Plano de Actividades pretende dar a conhecer as metas e estratgias a desenvolver no ano de 2010.
Os SASUTAD desenvolvem a sua actividade no mbito dos apoios sociais e econmicos previstos. Neste
sentido, apoiam-se actividades culturais, fomenta-se a cooperao e desenvolvem-se outras actividades
que, pela sua natureza, se enquadram nos fins gerais da aco social escolar. Estas actividades assentam
nas prioridades/plano estratgico para o trinio 2009/2012 realizadas pela administrao dos SASUTAD.

1 Ambiente interno
Os SASUTAD, com Sede na Quinta de Codessais, Vila Real, so geridos por uma Administradora e
estruturados em Ncleos, nomeadamente: o Ncleo de Planeamento, Controlo e Gesto da Qualidade,
Ncleo Administrativo e Financeiro, Ncleo de Bolsas, Alojamento, Sade e Lavandaria e Ncleo de
Aprovisionamento.
No mbito das suas atribuies, compete aos SASUTAD:
- Atribuir bolsas de estudo;
- Promover o acesso alimentao em cantinas, bares, cafetarias e restaurantes;
- Promover o acesso ao alojamento;
- Promover o acesso a servios de sade;
- Prestar servios de informao, reprografia, apoio bibliogrfico e de material escolar;
- Apoiar actividades desportivas e culturais;
- Desenvolver outras actividades que se enquadrem nos fins gerais de aco social escolar.
O Ncleo Administrativo e Financeiro, exerce as suas atribuies nos domnios da gesto administrativa e financeira. Neste contexto, compreende as seguintes seces:
- A Seco de Contabilidade, Oramento e Contas;
- A Seco de Pessoal, Expediente Geral e Arquivo;
- Adstrita Seco de Contabilidade, Oramento e Contas, funciona a Tesouraria.
da Competncia da Seco de Contabilidade, a organizao de todo o processo financeiro, desde a
elaborao dos oramentos dos servios, sua execuo e posteriormente ao seu encerramento.
O Ncleo de Aprovisionamento compreende os seguintes sectores:
- Sector de Economato, Armazm e Transportes;
- Sector de Patrimnio e Cadastro.
Compete-lhe proceder, mediante seleco, contratao e aquisio de bens de natureza diversa,

desde os de consumo corrente aos de equipamento ou de prestao de servios, procurando sempre a
melhor qualidade ao preo mais baixo.
Ao Sector de Patrimnio e Cadastro, est incumbida a funo de manter actualizada a inventariao
de todo o equipamento e material mobilizado e imobilizado dos servios.
O Ncleo de Bolsas e Alojamento, compreende os seguintes sectores:
- Sector de Bolsas;
- Sector de Alojamento;
- Servios de Sade e Lavandaria.
O Ncleo tem por finalidade conceder bolsas de estudo e subsdios extraordinrios aos estudantes
da UTAD, assim como disponibilizar alojamento. As residncias regem-se por um regulamento interno,
do qual constam designadamente a gesto e a participao activa dos estudantes (Comisso de Residentes).
O Ncleo de Planeamento, Controlo e Gesto da Qualidade, assegura assessoria Administrao
SASUTAD, produzindo indicadores estatsticos, e prospectivas, pretendendo com isso, continuar a melhorar a articulao de todas as substruturas.
O Departamento Alimentar, disponibiliza refeies a toda a academia. Os SASUTAD, dispem de
quatro refeitrios, um Snack-Bar Restaurante, quinze Snack-Bar e uma cafetaria. O Gabinete de Controlo
e Qualidade Alimentar, assegura o cumprimento das normas de higiene e segurana alimentar.
2 Ambiente externo
Os SASUTAD prestam apoio aos estudantes pelo que mantm um relacionamento institucional com
a AAUTAD/UTAD e os diferentes SAS. Ao nvel tutelar, mantm-se relao com a administrao pblica:
DES, PRODEP, Tribunal de Contas, Gabinete de Gesto Financeira e MCTES e DGO
2.1 Clientes
Podem beneficiar do sistema de aco social, atravs dos SASUTAD, desde que matriculados na
UTAD ou em outras instituies do ensino superior com os quais exista protocolo firmado com esse fim:
os estudantes portugueses, os estudantes nacionais dos Estados-Membros da Comunidade Europeia, os
estudantes aptridas ou beneficiando do estatuto de refugiado poltico, os estudantes estrangeiros provenientes dos pases, nomeadamente os dos PALOP, com os quais hajam sido celebrados acordos de cooperao prevendo a aplicao de tais benefcios ou de estados cuja Lei, em igualdade de circunstncias,
conceda igual tratamento aos estudantes portugueses. A aco dos SASUTAD poder ainda abranger os
estudantes matriculados em outros estabelecimentos de ensino superior no integrados na UTAD mediante despacho de autorizao da Administradora dos SASUTAD. Os trabalhadores dos SASUTAD e da
UTAD podero beneficiar dos servios de alimentao.
II
Ncleo de Planeamento,
Controlo e Gesto
de Qualidade
A actuao desta estrutura, caracteriza-se pela elaborao de estudos, prospectivas, anlises e correco de processos, para uma constante melhoria na prestao dos seus servios e na articulao das
suas subestruturas.
Procura-se tambm um constante desenvolvimento humano e tcnico, atravs da formao dos seus
colaboradores, e de aquisio de novas tcnicas, capazes de tornar mais eficazes as subestruturas na hora
da prestao dos seus servios.
1 Viso
inteno do Ncleo de Planeamento, Controlo e Gesto da Qualidade ser reconhecido como uma
unidade que presta um servio de qualidade, traduzindo um elevado grau de polticas de controlo e
planeamento estratgico.
2 Valores
Os valores que diariamente so incutidos aos colaboradores so:
- Orientao para os resultados;
- Participao activa no desenvolvimento da organizao;
- Melhoria contnua e inovao;
- Gesto qualitativa dos recursos humanos;
- Utilizao eficiente e eficaz dos recursos financeiros disponveis.
3 Ciclos de manuteno e melhoria contnua

A principal preocupao a melhoria contnua, aplicando tcnicas de gesto da qualidade para a
concretizao dos objectivos propostos. Como tal, o primeiro passo conhecer todos os processos e
sub-processos postos em prtica e criar standards de controlo, para dar respostas s variaes devido a
causas aleatrias.
Os processos do ncleo dividem-se em trs, nomeadamente: Planeamento e Controlo, Novas Tecnologias e Alimentao. Por sua vez estas dividem-se em:
Planeamento e Controlo:
Controlo e Qualidade Alimentar;
Planeamento e Anlise Estatstica;
Gesto de Stocks;
Auditorias Internas.
Novas Tecnologias:
Informtica e Servios.
Sector Alimentar:
Unidades Alimentares dos SASUTAD;
Unidades Alimentares Concessionadas;
Logstica (Gesto Multi Armazm);
Servios Catering.
10
Para que os SASUTAD tenham sucesso, o ideal conjugar a manuteno dos processos sob controlo
com a sua melhoria. Para que estes sejam mantidos/controlados, teremos em ateno o ciclo PDCA e o
ciclo SCDA.
Melhoria
(PDCA)
Ciclo de PDCA
Manuteno
dos processos
de controlo
(SDCA)
Ciclo de SDCA
O processo mantido sob controlo por meio do ciclo SDCA (processo com operaes padronizadas).
Quando ocorre algum problema, tudo reorganizado tendo em conta os parmetros iniciais (manuteno do processo sob controlo).
Quando o processo actual deixa de ser adequado, existe a necessidade de melhoria, de reformulao,
por meio do ciclo PDCA. Estabelecem-se novos parmetros, analisa-se o que preciso ser feito, actuando nas causas, padronizando e estabelecendo novos controlos para que o resultado anterior no volte a
acontecer, originando novos patamares de desempenho.
MELHORIA
Manuteno
(Novo Patamar)
MANUTENO
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Apesar de pequenas, as melhorias so significativas e reflectem muito no desempenho dos servios,

no podendo, portanto, ser desprezadas.
Algumas melhorias no so conseguidas por meio de pequenos avanos, logo existe a necessidade
de realizao de mudanas radicais no processo, s sendo conseguidas com um novo processo. Essas
melhorias so consideradas inovaes e promovem um grande salto no desempenho dos processos. No
ano de 2010 pretende-se levar as tcnicas acima referidas ao encontro da gesto da qualidade, mais forte
e eficaz, uma vez que para uma plena satisfao dos nossos utentes e colaboradores necessrio evitar
situaes de confronto de exigncias e de problemas que possam surgir por ineficcia na organizao
dos processos.
Este ncleo tem vindo ao longo dos anos a aplicar e a desenvolver tcnicas do PDCA, focando a sua
actividade em cada uma das suas fases.
No quadrante Plan, definem-se os objectivos e os mtodos requeridos para o seu alcance, pois
crucial para um correcto planeamento das actividades ter objectivos definidos, claros e concretos para
cada etapa. Sempre que possvel os objectivos so acompanhados por valores numricos tidos como
metas.
No segundo quadrante, Do so criadas as condies e dadas as competncias essenciais aos colaboradores, para a execuo do planeado. Todos os envolvidos devem conhecer e perceber os objectivos
traados, para que a sua actuao nas tarefas dirias ajude a minimizar problemas futuros. Como fonte
de aquisio de competncias, os SASUTAD disponibilizam a cada colaborador um vasto leque de formaes profissionais.
Na etapa check, o ncleo desenvolve tcnicas de verificao, auditoria e de controlo dos procedimentos, para verificar se as actividades progridem de acordo com o planeado e com os resultados
esperados.
Prev-se para o ano de 2010, a realizao de auditorias mensais a cada unidade, como forma de
reduzir desfasamentos, tendo sempre em ateno possveis mudanas no funcionamento, ou situaes
anormais que possam vir a aparecer.
Tal como no ano de 2009, realizar-se-o inquritos satisfao dos clientes, aplicados a situaes de
maior e menor presso, em cada unidade alimentar, para posteriormente ser avaliado o tipo de resposta
da unidade e dos funcionrios respectivamente.
De acordo com o despacho n 11809/ 2009, os SASUTAD seguiro o procedimento aplicvel ao
tratamento das reclamaes apresentadas nos servios e organismos da Administrao Pblica, para
reclamaes formuladas a partir de Janeiro de 2009. Esta via funcionar tambm como instrumento de
avaliao dos procedimentos.
Cada um dos instrumentos utilizados ser sempre comparado com os objectivos previstos, sempre
que surjam situaes de desfasamento entre a realidade e o previsto, automaticamente iniciada uma
anlise para a descoberta da causa e a sua correco. Por vezes, ser necessrio um reajustamento dos
funcionrios e dos procedimentos.
No ltimo quadrante, Act se no quadrante Check forem detectadas anomalias nos procedimentos
ou nos resultados previstos, sero tomadas medidas de aco correctiva.
Para auxlio ao planeamento sero apresentados neste documento, resultados de anlises ao contexto interno e externo do ncleo, como forma de avaliar agentes que possam por em causa ou facilitar a
concretizao dos objectivos propostos - Anlise SWOT, matrizes estratgicas, cronogramas de aco,
documentos normalizados para as auditorias, reclamaes, para avaliao dos servios e da satisfao
dos clientes.
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4 Anlise SWOT
Actualmente, torna-se imprescindvel avaliar o comportamento do ncleo em relao s foras competitivas instaladas. Ao efectuar-se esta avaliao, recorre-se a instrumentos capazes de perceber as caractersticas internas organizacionais e o ambiente externo. Estes instrumentos apoiam a tomada de deciso,
reduzindo assim a incidncia de erros devidos a aces mal planeadas. O modelo SWOT um desses
instrumentos, que faz a combinao de foras e fraquezas de uma organizao com as oportunidades e
ameaas.
A identificao das foras e das fraquezas particularmente importante para os aspectos directamente
relacionados com os factores crticos de sucesso dos servios.
A correcta listagem das foras e fraquezas d-nos elementos importantes relativamente sua orientao estratgica, que tender naturalmente a tirar o maior partido possvel das foras e a minorar ao
mximo as fraquezas.
Neste contexto, o ambiente interno controlado pela administrao dos SASUTAD, uma vez que este
o resultado das suas estratgias de actuao.
No que respeita anlise externa no mbito da anlise SWOT, pode dizer-se que a sua importncia
est associada necessidade de, dentro do possvel, se preverem eventuais desenvolvimentos futuros que
possam ter maior ou menor impacto futuro.
Na tabela1, so apresentados os principais pontos fortes e fracos, relacionados com as ameaas e
oportunidades para a estrutura do Planeamento, para o ano de 2010.
Situao econmica do pas
Ameaas
Oportunidades
Concorrncia externa
+
+
(+)
(+)
Novos sistemas de informao (TI)
Protocolos com entidades externas

Novos Projectos (manuteno, construo e aquisio
de equipamentos)
(+)
(-)
Novos servios Apoio ao utente
Sentido de servio pblico
Equipas mais motivadas
Atendimento
Formao acadmica / profissional

dos colaboradores
Burocracia interna
Opinio pblica desfavorvel
MATRIZ SWOT
Tabela 1 Matriz SWOT
Pontos fortes
Recursos financeiros
Pontos fracos
+
+
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5 Estratgias por reas de aco

Na prtica, atravs de programas orientados para a gesto da qualidade, os SASUTAD continuam
empenhados na melhoria e consolidao do posicionamento competitivo enquanto unidade orgnica
da UTAD.
Atravs da reengenharia de processos, tais como a anlise de sistemas e modelos de orientao
estratgica, pretende-se de forma objectiva colocar os SASUTAD na vanguarda dos modelos de gesto
pblica, desenvolvendo-se aces de simplificao e de contexto centrada na agilidade, inovao e desmaterializao dos processos.
No enquadramento da reestruturao da Universidade, foi criado com o objectivo de desenvolver aces no mbito da qualidade o Gabinete de Planeamento e Estratgia para a Qualidade. Das enumeras
competncias deste, de salientar a funo de proceder ao planeamento de medidas estratgicas, contribuir para a definio do modelo organizativo das unidades funcionais. Os SASUTAD esto preparados
para corresponder a este novo desafio, tentando assim, responder da melhor forma s exigncias.
Em 2008/2009 foi criada nos SASUTAD uma estrutura da qualidade, enquadrada como substrutura
funcional do ncleo de Planeamento e Controlo. Neste sentido, foram desenvolvidas actividades, nomeadamente, realizar o levantamento dos processos associados a cada ncleo dos servios, promover um
estgio curricular (na rea da qualidade) para uma recm-licenciada em gesto, facultou-se a participao em aces de formao (Interpretao da Norma ISO 9001:2008 e ISO 22000: 2005) (IGAP e AIP).
O GPEQ solicitou o levantamento dos principais factores integrados do sistema, nomeadamente relacionados com as infra-estruturas, os meios e os recursos materiais, o tipo e o mbito de trabalho desenvolvido e tambm os recursos humanos intervenientes em cada unidade funcional, ao qual o NPC dos
SASUTAD respondeu e props a sua diviso em duas reas: Planeamento e Controlo e Sector Alimentar.
Os processos pelos quais se pretende gerir a estrutura so: Unidades Alimentares SASUTAD, Unidades
Alimentares Concessionadas, Controlo e Qualidade Alimentar, Gesto de Stocks (novas tecnologias),
Servios Catering, Planeamento e Anlise Estatstica e Auditorias Internas.
6 Departamento alimentar
Na gesto das unidades alimentares, para alm de estarem implementadas normas de funcionamento
existe uma permanente preocupao com as questes de higiene e controlo alimentar. Assim, pretende-se manter a colaborao de uma empresa da rea da segurana alimentar, tendo em vista a realizao
de auditorias alimentares externas, incluindo estas, as anlises microbiolgicas.
Continuar-se- a realizar auditorias internas s diferentes unidades alimentares, detalhando atravs de
relatrios tcnicos as suas prestaes e procedimentos.
Ser criada uma substrutura para a rea dos servios de catering, nomeadamente para planeamento,
acompanhamento administrativo e superviso de servios de almoo e jantar, coffee break, cocktail,
Porto dhonra e lanches.
Em relao substrutura criada para a rea dos Snack-Bar (de explorao directa e concessionada),
esta entrar em funcionamento no ms de Janeiro. A primeira grande prioridade do colaborador que
integrar este novo projecto ser a consolidao de anteriores iniciativas, entre as quais se destacam as
novas tipologias de funcionamento e controlo apresentadas.
Tendo como principal objectivo a defesa dos interesses dos alunos e colaboradores da UTAD, ser
solicitada aos utentes dos refeitrios a apresentao do documento de identificao (UTAD), para que
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seja aplicado o prerio correspondente. Para que esta iniciativa tenha sucesso contamos com a colaborao da AAUTAD. No ano de 2010, no haver actualizao do prerio dos refeitrios, resoluo do
conselho de Ministros n 59/2009.
Com a mudana ocorrida na legislao referente ao tratamento de reclamaes, a reitoria da UTAD,
ao abrigo do despacho 11809/2009, Reclamaes apresentadas junto de instituies de ensino superior, passa a ter autonomia para abrir um processo interno com vista ao esclarecimento e resoluo da
situao reclamada.
Os SASUTAD pretendem no ano 2010, dotar as unidades alimentares de caixas para apresentao de
sugestes por parte dos utentes.
Sero implementadas novas solues para colocao/distribuio dos colaboradores, nomeadamente
nas POS/Refeitrios e Balco/Snacks (sistema de rotatividade nas unidades alimentares).
nossa inteno reforar as parcerias de colaborao com novos restaurantes para servios de fins-de-semana, nomeadamente na parte alm rio da cidade de Vila Real.
Com a certificao Verdoreca (Sociedade Ponto Verde) os servios de alimentao dos SASUTAD
podem comercializar bebidas refrigerantes, cervejas e guas minerais naturais, destinadas ao consumo
imediato, em embalagens de tara perdida, cumprindo assim a legislao em vigor. Neste sentido, recentemente foram adquiridos ecopontos para colocao nas unidades alimentares (equipamentos de recolha
selectiva). No ano de 2010, nossa inteno solicitar apoio EMAR guas e Resduos de Vila Real para
adquirir dois novos ecocentros para colocao nas proximidades dos refeitrios da Quinta de Prados e
Codessais.
Objectivando alcanar novas fontes de receita, o sector alimentar dos SASUTAD pretende realizar
em 2010 um protocolo com uma empresa de publicidade alternativa, consistindo esta na produo e
comercializao de publicidade no topo das mesas dos snack-bar e refeitrios. A iniciativa resulta de uma
parceria entre a empresa responsvel pela gesto da rede e a DOT One Activation Marketing, responsvel
pela sua comercializao. De momento a rede est j disponvel em vrias universidades e institutos,
atingindo mais de 45000 alunos.
Na rea do controlo alimentar, os SASUTAD propem-se realizar um conjunto de actividades especficas
tendo em vista um total controlo de higiene e segurana na confeco e armazenamento dos produtos.
Prev-se a fiscalizao dos produtos alimentares, aproximadamente trs vezes por semana, onde
sero avaliados aspectos relacionados com o produto recebido, respectiva validade, embalagem, rotulagem, caractersticas gerais de qualidade, caractersticas de frescura e/ou de congelao. Aspectos relacionados com o transporte do produto, verificao das condies de transporte, higiene das embalagens,
cumprimento das temperaturas exigidas para o seu transporte. E aspectos relacionados com a higiene dos
manipuladores, verificao da limpeza do vesturio, cumprimento das normas estabelecidas e requeridas
para manipular alimentos.
Realizao de visitas peridicas, sempre sem pr-aviso, s unidades alimentares, onde so verificadas: as condies de preparao dos alimentos, a correcta lavagem dos alimentos e sua preparao para
consumo, a exposio dos alimentos temperatura ambiente e seu devido acondicionamento, higiene
dos manipuladores e cumprimento do cdigo de boas prticas de higiene para a restaurao elaborado
pela UNIHSNOR, (este cdigo respeita o disposto no Decreto-lei 67/98 de 18 de Maro), uso correcto
dos detergentes e seu armazenamento, verificao da higiene das instalaes e o devido cumprimento
dos planos de limpeza e desinfeco.
Sero realizadas visitas peridicas ao armazm central e despensas dos refeitrios para verificao da
organizao dos locais, da ordenao dos produtos e sua devida identificao, se h correcta rotao de
stocks, seguindo a regra FIFO.
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Como estratgia de autocontrolo, ser verificada a aplicao dos princpios do HACCP, sistematizando de forma resumida as etapas por que passam os alimentos de maior risco. Relativamente aos concursos e s consultas prvias, a avaliao ser feita em conjunto com a comisso de abertura e analisando-se
as melhores propostas.
No controlo de pragas sero verificados os dos servios realizados, planificao das intervenes e
arquivamento de documentos.
Recorrer-se- aos servios de uma empresa (atravs de outsourcing), para realizao de anlises de
controlo microbiolgico e bioqumico a alimentos, assim como a verificao e arquivamento dos relatrios tcnicos.
Continuar-se- os contactos com a Coordenao do Curso de Cincia Alimentar da UTAD para o estabelecimento de parcerias tcnicas de apoio, nomeadamente atravs da disponibilizao de vagas para
a realizao de estgios. Os SASUTAD disponibilizaro as suas instalaes para aulas prticas e outras
experincias que se julguem necessrias.
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Aumentar a eficcia/eficincia
Melhorar as Infra-estruturas
Adquirir novos equipamentos
Aumentar a produtividade
Aumentar as aces de formao profissional e RVCC
Optimizar a gesto (novas substruturas)

Aumentar as aces de auditoria
Postos deVending
Unidades concessionadas
Reforar a imagem
Controlo
Snack-Bar
Restaurante
Refeitrios
Tabela 2 Matriz estratgica (Departamento Alimentar)
MATRIZ
ESTRATGICA
2010
Servios catering
O departamento alimentar pretende actuar de acordo com a matriz estratgica apresentada.
6.1 Refeitrios
O servio de refeio assegurado por trs refeitrios, um restaurante e um Snack-Bar restaurante.
Com a entrada em funcionamento da nova unidade alimentar Restaurante Panormico, os SASUTAD
asseguram no campus universitrio o segmento de refeio com tipologia Bufete. No ano 2010, o sector
alimentar pretende optimizar esta nova infra-estrutura, organizando semanas temticas, cocktails, CoffeeBreak e Porto dhonra.
Manter-se- a organizao de servios de catering, como forma a atender pedidos de servios da comunidade universitria, com novas tipologias e com um leque mais abrangente de produtos.
6.2 Bares
No ano de 2010, a estrutura ser reforada com um novo colaborador na rea do apoio, planeamento
e controlo das unidades alimentares (snack-bares, bares e cafetarias) de explorao directa e concessionada. Com este novo enquadramento prev-se uma melhoria na sua gesto quotidiana.
Na gesto dos recursos humanos a estratgia assenta na rotatividade dos colaboradores facultando a
estes, novas competncias. Prev-se tambm em 2010, a realizao de intervenes na rea das infraestruturas e equipamentos, nomeadamente nos Frontoffice dos snack-bar Aula Magna e Geocincias.
Est tambm prevista a disponibilizao de novos produtos, slidos e bebidas. Para o efeito, iniciaram-se as respectivas prospeces de mercado.
A abertura do Coffee Center do refeitrio de Codessais est prevista entrar em funcionamento no ms
de Junho.
7 Orientaes e estratgias para 2010

No ano de 2010, recorrer-se- a instrumentos de gesto baseados em abordagens estratgicas cuja
implementao na organizao SASUTAD permita a viso compartilhada em objectivos.
O sistema prope a anlise da actividade em quatro perspectivas: Misso (Cliente, financeira, processos e aprendizagem). Com vista a facilitar esta anlise, recorrer-se- aos princpios gerais do Balanced
Scorecard para os servios pblicos (BSC), permitindo-nos avaliar o desempenho dos activos do ncleo,
criando deste modo condies para que se alinhem todos os recursos organizacionais em prol do maior
foco que a implementao da estratgia para o ano de 2010.
Em termos gerais as estratgias para o ano de 2010 so:
- Potenciar o uso de novas tecnologias da informao;
- Contribuir para o aperfeioamento da prestao dos servios;
- Fortalecer as aces de controlo;
- Contribuir para a nova imagem corporativa dos servios;
- Desenvolver polticas de gesto e do conhecimento;
- Aperfeioar o sistema de planeamento e gesto.
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7.1 Aplicao dos princpios gerais do Balanced Scorecard

A aplicao do Balanced Scorecard nos SASUTAD iniciada com uma reflexo, primeiro pela administrao dos SASUTAD, alargada depois aos coordenadores de ncleo. Esta perspectiva de topo est
assim orientada para a avaliao dos resultados finais, visando direccionar as estratgias e aces que
visem a sua concretizao, fixando metas parcelares e mensurveis, cuja monitorizao e avaliao
seja possvel realizar, atravs dos indicadores inscritos nos mapas estratgicos. A viso outro conceito
fundamental na gesto da performance dos SASUTAD. Esta definida pelos servios como um futuro
ideal desejado e construdo com base nos objectivos abrangentes constantes na misso. Neste sentido, a
partir da viso definem-se as prioridades, os programas e os projectos estratgicos, atravs dos quais se
pretende conduzir os SASUTAD.
A estratgia continua posicionada no centro do nosso modelo. De facto, o objectivo central traduzir
a estratgia em aco.
7.2 Mapas estratgicos

Os mapas estratgicos so fundamentais na concretizao dos objectivos (Oramento vs. BSC). O sistema utilizado, apoia-se no conceito de desdobramento em cascata que consiste em construir scorecards
nas diferentes reas da organizao devidamente alinhados com os grandes objectivos e prioridades
definidas pela administrao SASUTAD nos mapas de estratgia. O Ncleo de Planeamento, Controlo
e Gesto da Qualidade, implementou um sistema para a construo dos mapas da estratgia para o seu
segmento de interveno. Para isso definiram-se temas estratgicos, onde se destacam dois: a qualidade
do servio e a eficincia/eficcia.
7.3 Mapa estratgico do Ncleo de Planeamento, Controlo e Gesto da Qualidade
Misso: Proporcionar aos estudantes da UTAD apoios directos e indirectos de qualidade, garantindo assim, a igualdade de oportunidades no
acesso e frequncia do ensino superior.
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Atravs deste ponto de partida, planificaram-se as estratgias para o ano de 2010.
7.3.1 Perspectiva da aprendizagem

PERSPECTIVA DA APRENDIZAGEM
Objectivos
estratgicos
Indicadores de resultado
Descrio
Indicadores de aco
Descrio
Iniciativas
Servios prestados.
N de aces em relao ao
utente.
N de relatrios elaborados
sobre a plataforma das
novas tecnologias.
Aco 3.2
Aumentar a qualidade nos servios

prestados.
N de servios de apoio s
unidades operativas.
Recursos gastos na gesto

do produto ou em servios
administrativos.
Aco 3.6
Promover a utilizao das TIs.
N de projectos
desenvolvidos.
N de projectos.
Aco 3.1
Capacitar tecnicamente os vrios

gabinetes que compem a estrutura do
Planeamento e Controlo.
N de equipamentos adquiridos,
desenvolvidos e/ou reparados.
N de actividades de infra-estrutura com sistemas de

qualidade implantados.
Aco 3.7
Reformular e fortalecer a infra-estrutura de

apoio tcnico e administrativo, introduzindo prticas e instrumentos modernos
de gesto.
N de servios de apoio s
unidades operativas.
N de gabinetes abrangidos.
N de novos servios de
apoio colocados disposio
dos colaboradores.
INICIATIVAS ESTRATGICAS:
Aco 3.1 Projectos de TIs;
Aco 3.2 Treinar e aprimorar a postura dos colaboradores no atendimento ao pblico;
Aco 3.3 Incentivar a postura institucional pr-activa em relao s exigncias dos utentes;
Aco 3.4 Estimular a troca de experincias (Brainstorming);
Aco 3.6 Incentivar aces de empreendedorismo e inovao;
Aco 3.7 Aumentar o investimento na organizao.
7.3.2 Perspectiva financeira

PERSPECTIVA FINANCEIRA
Objectivos
estratgicos
Descrio
Indicadores de aco
Descrio
Iniciativas
Optimizar a aplicao/execuo dos

recursos pblicos recebidos.
ndice de eficincia
oramental/financeira.
Aquisies efectuadas.
Aumentar o volume de recursos

financeiros disponveis (Gesto do
oramento).
ndice de aumento de receitas.
Diversificao da oferta
aos Clientes;
Disponibilizar produtos com
maior valor acrescentado.
Aco 2.1
Transferir verbas das

receitas prprias dos bares
SASUTAD.
Transferir verbas do OE.
Aco 2.2
Assegurar o vencimento dos

funcionrios atravs do OE.
INICIATIVAS ESTRATGICAS: Aco 2.1 Aumentar a receita obtida com a transaco dos bens e dos servios prestados;
Aco 2.2 Simplificar o processo de execuo oramental.
19
7.3.3 Perspectiva do cliente

PERSPECTIVA DO CLIENTE
Objectivos
estratgicos
Descrio
Atendimento ao utente nas

unidades alimentares. Rapidez,
(eficincia e eficcia).
Tempo mdio de resposta s

solicitaes dos utentes.
Beneficiar o maior nmero de utentes,

dentro do padro de qualidade
estabelecido nos SASUTAD.
Crescimento da comunidade
beneficiada pela actuao
da organizao.
Melhorar a relao de apoio e

confiana entre o servio pblico
e os utentes.
Crescimento do n de utentes
e entidades interessados em
conhecer as actividades dos
servios.
Indicadores de aco
Descrio
N de medidas
disponibilizadas para
reduo do tempo de
espera.
N de reclamaes
recebidas por no
conformidade nos servios
prestados.
Iniciativas
Aco 1.2
Aco 1.3
Aco 1.3
% de reclamaes
solucionadas.
Volume de informao
distribuda.
Aco 1.2
Aco 1.1 Programa de acompanhamento das boas prticas de explorao (Monitorizao);
Aco 1.2 Servio de atendimento aos utentes (promover formao na rea de atendimento ao pblico (solicitar a colaborao dos utentes);
Aco 1.3 Estabelecer prticas de boa gesto e padres de acompanhamento, processamento e soluo das reclamaes recebidas.
7.3.4 Perspectiva do processo

PERSPECTIVA DO PROCESSO
Objectivos
estratgicos
Descrio
Indicadores de aco
Descrio
Iniciativas
Avaliao da conformidade (HACCP).
ndice de Controlos
efectuados.
N de anlises.
Aco 3.1
Prestao de servios com finalidade

reguladora.
ndice de fiscalizao.
N de normas de
procedimentos revistos
e/ou elaborados.
Aco 3.4
Procurar a excelncia nos servios

prestados aos utentes.
ndice de realizao (metas

atingidas/metas previstas).
Formao dos funcionrios.
Aco 3.5
Assessorar tecnicamente a Administrao.
ndice de servios realizados

em parceria ou em rede.
Recursos/projectos.
Aco 3.1
Formao e avaliao do desempenho.
ndice de formao de RH.
Avaliaes SIADAP;
Formao interna/Bares
SASUTAD.
Aco 3.5
Aco 3.1 Obter/Realizar pareceres tcnicos;
Aco 3.2 Implementar um sistema da qualidade nos servios;
Aco 3.3 Modernizar e ampliar os sistemas de informao;
Aco 3.4 Promover eventos tcnicos;
Aco 3.5 Elaborar programas de formao profissional.
20
III
Ncleo de Bolsas,
Alojamento
e Servios de Sade
e Lavandaria
21
Tendo os SASUTAD como misso proporcionar aos estudantes da UTAD apoios directos e indirectos de
qualidade, garantindo a igualdade de oportunidades no acesso e frequncia do ensino superior, o Ncleo
de Bolsas, Alojamento, Lavandaria e Sade prope-se contribuir para atingir os objectivos delineados.
1 Viso
Assegurar o direito igualdade de oportunidades de acesso, frequncia e sucesso escolar, pela superao de desigualdades econmicas, sociais e culturais.
2 Valores
Os valores que diariamente so incutidos aos colaboradores da estrutura so:
- Orientao para o servio pblico;
- Participao activa no desenvolvimento da organizao;
- Melhoria contnua e inovao;
- Gesto Qualitativa dos Recursos Humanos;
- Utilizao eficiente e eficaz dos recursos disponveis.
3 Bolsas de estudo
A bolsa de estudo, prestao pecuniria para comparticipao nos encargos com a frequncia do
ensino superior, um instrumento fundamental para atingir o direito igualdade de oportunidades de
acesso, frequncia e sucesso escolar, pela superao de desigualdades econmicas, sociais e culturais.
Favorecendo-se o contacto directo com o estudante nos procedimentos conducentes atribuio dos
apoios sociais, os Tcnicos diagnosticam outras problemticas, nomeadamente dificuldades de cariz
individual, social e cultural desadaptao ao ambiente escolar, ou outras que possam influenciar o
sucesso escolar e a insero social do estudante. Desta forma contribuem, dentro das suas competncias,
para consubstanciar o previsto na Lei que regulamenta a Aco Social, concedendo apoios sociais directos e indirectos e acolhendo, acompanhando e fornecendo informaes aos estudantes, nomeadamente
aos portadores de deficincia.
22
O programa informtico fornecido pela DGES e testado durante o ano lectivo 2008/2009 foi implementado em 2009/2010 para os estudantes do primeiro ano. Em 2010/2011 a experincia vai ser alargada a todos os estudantes da UTAD.
Esta nova plataforma informtica, adoptada em parceria com a DGES e outros Servios de Aco Social, embora com alguns constrangimentos para os Tcnicos e Estudantes, ultrapassveis, implica a simplificao do processo de atribuio de bolsas de estudo atravs da reduo do nmero de documentos
a apresentar e da uniformizao do processo e dos procedimentos de anlise de candidaturas.
As instalaes dos SASUTAD vo sofrer obras profundas visando, entre outras, a melhoria da operacionalidade dos Servios e a criao de espaos adequados e acessveis para atendimento dos estudantes.
Essas alteraes esto a ser encaradas como um desafio capacidade de adaptao e tenacidade de
cada um dos colaboradores do Sector.
O plano de actividades para o Sector prognostica, entre outros, o seguinte para o ano de 2010:
De acordo com o previamente programado, continuar-se- a fornecer DGES, nas datas definidas, os
mapas mensais com as previses na rea das bolsas de estudo.
At Maro de 2010, todos os processos de candidatura a benefcios sociais 2009/2010 estaro analisados e as revises efectuadas. Aponta-se ainda para que 90% dos processos fiquem estudados at ao final
do ano civil (ano lectivo 2010/2011), havendo 10% dos casos que pela entrega tardia (terceira ou quarta
fase), ou pela especial complexidade das situaes, necessitam de ser analisados com o apoio dos Servios Acadmicos da UTAD (reprovaes, mudanas de curso e outras) ou ainda nos casos em que a entrevista primordial para o apuramento de elementos necessrios avaliao das situaes concretas.
Regras recentemente introduzidas no ensino superior relacionadas com a mobilidade entre instituies
podero trazer alguma inconstncia a estas previses, uma vez que h j um nmero significativo de
estudantes a candidatar-se a benefcios sociais em pocas diferentes das habituais (nomeadamente no
incio do segundo semestre).
Dentro do possvel, durante o ms de Maro ou Abril de 2010, sero programadas visitas domicilirias
a um leque de casos previamente seleccionados. Aponta-se para a visita a 0,5% dos bolseiros (cerca de
20 estudantes), podendo este nmero ser alargado se houver disponibilidade para o efeito.
Durante os meses de Abril e Maio, ir decorrer a primeira fase da candidatura a benefcios sociais (bolsa de estudo e alojamento), para os estudantes que pretendam candidatar-se a benefcios sociais para o
ano lectivo 2010/2011, em consonncia com o que for decidido pela DGES e pelas restantes instituies
aderentes plataforma.
Sero igualmente dados os necessrios contributos para a reviso, caso se justifique, das Regras Tcnicas para Concesso de Apoios aos Estudantes da UTAD, que sero iguais s Regras Tcnicas das restantes
instituies aderentes plataforma.
De Setembro em diante, sero abertas as candidaturas a benefcios sociais para os estudantes do primeiro ano, primeira vez ano lectivo 2010/2011 2., 3. e 4 fase, igualmente em consonncia com o
que for estabelecido para as restantes instituies aderentes ao programa informtico da DGES.
23
Como em anos anteriores, sero analisadas prioritariamente as candidaturas dos estudantes residentes
(alojados em residncia universitria) e dos estudantes com bolsas de estudo de valor mais elevado, no
ano lectivo anterior.
Para os estudantes do primeiro ano recm-chegados UTAD, e em cerca de 80% dos casos, a Vila
Real ser dada uma ateno especial no acolhimento, com entrevista personalizada, quando possvel /
sempre que a situao o aconselhe.
O acolhimento dos estudantes vai ser reformulado, no s porque os espaos fsicos vo sofrer melhorias que implicaro uma nova filosofia de relacionamento, mas tambm porque a plataforma exige dos
Servios e dos clientes uma nova forma de interaco.
Os colaboradores no especializados que fazem atendimento, recebero formao nesse sentido.
Daro o apoio necessrio nas candidaturas on-line e faro o encaminhamento para os Tcnicos, sempre
que necessrio.
3.1 Bolsas de estudo e meios informticos

Com a disponibilizao de meios informticos em todos os postos de trabalho vai ser necessrio continuar a proporcionar formao especfica a todos os colaboradores. A adopo do programa da DGES
implica igualmente um relacionamento mais directo com os Servios Acadmicos da UTAD e Escola
Superior de Enfermagem, visando o fornecimento atempado dos elementos necessrios. A plataforma da
DGES implica algum material informtico especfico, nomeadamente monitores de maiores dimenses,
que devero ser disponibilizados aos colaboradores.
3.2 Bolsas de estudo e recursos humanos

No h previso de alteraes no Sector, em termos de recursos humanos.
Est previsto que dois dos colaboradores em formao especfica na rea do Servio Social venham a
estagiar nos Servios esperando-se, desta forma, uma melhoria nos rcios candidaturas / tcnicos, actualmente muito desfavorveis. A melhoria da operacionalidade decorrente da integrao nos novos espaos,
implicar algum ganho de produtividade e de melhoria no atendimento dos estudantes. Iremos apostar
na flexibilidade / polivalncia dos colaboradores, visando a adaptao s novas necessidades.
3.3 Bolsas de estudo e recursos financeiros

No presente ano lectivo 2009/2010 as candidaturas a benefcios sociais efectuaram-se em duas bases
de dados distintas a tradicional dos SASUTAD e a da DGES. A partir de Setembro de 2010, ano lectivo
2010/2011, s estar em funcionamento a Plataforma Informtica fornecida e gerida pela DGES.
Em termos oramentais, prev-se que de Janeiro a Junho de 2010 estejam deferidas, nas duas bases
de dados, 2938 bolsas de estudo. Prevendo-se uma bolsa mdia de 210, o total a atribuir nestes 6 meses
rondar os 3.701.880.
De Setembro a Dezembro de 2010, no havendo alterao do montante da propina, prev-se que o
investimento em bolsas de estudo aponte para os seguintes valores: 3000 bolseiros vezes bolsa mdia de
250 vezes quatro meses igual a 3.000.000.
24
4 Alojamento
rea fundamental no apoio indirecto aos estudantes deslocados da UTAD. Os SASUTAD dispem
actualmente de 523 camas em quartos duplos e individuais, distribudas por 5 residncias universitrias.
Para o prximo ano lectivo de 2010/2011, prev-se o seguinte para o Sector:
Aumento do nmero de pedidos de candidatura ao alojamento, decorrente do aumento do nmero
de estudantes da UTAD (nomeadamente de bolseiros), da crise econmica, da crescente divulgao das
RUs, das boas condies proporcionadas aos residentes e da localizao privilegiada. Por esse motivo
necessrio continuar a aplicar com rigor os critrios de admisso definidos nos regulamentos e elaborar
com a devida antecedncia as listagens dos estudantes a alojar, dando tempo para que os restantes estudantes procurem alojamento na cidade. A colaborao com a Associao Acadmica, nesta matria,
tem sido essencial.
As colocaes vo continuar a ter em conta as vagas definidas para os estudantes do primeiro ano
e para os estudantes integrados em programas de mobilidade (15 e 10%, respectivamente).
Os programas de mobilidade, em que se incluem os estudantes estrangeiros deslocados ao abrigo
dos programas SOCRATES, ERASMUS, Cooperao e protocolos especficos com o Brasil, tm cada vez
mais importncia e movimentam cada vez mais estudantes. Pela sua especificidade, esto a ser objecto
de um tratamento diferenciado. Para acautelar algumas das dificuldades previstas, promover-se-o intercmbios regulares dos colaboradores afectos ao alojamento, com os interlocutores da UTAD, nomeadamente das Relaes Internacionais e do IEESN.
Ainda nesta rea, tentar-se- afinar circuitos de marcao de estadias, privilegiando a utilizao da
Internet.
Caso se mostre oportuno, tentar-se- rentabilizar as residncias universitrias no perodo de Vero
aumentando-se, desta forma, a taxa de cobertura.
O novo programa informtico de gesto do alojamento implementado em 2007 vai continuar a ser
melhorado, adaptando-o s necessidades dos Servios e dos potenciais clientes. A disponibilizao de
formulrios de candidatura e de gesto de reservas on-line est tambm prevista.
O Plano de encerramento para o final do ano lectivo 2009/2010 est j definido e vai ser divulgado
durante o ms de Maro. Foi elaborado tendo em conta o calendrio escolar aprovado para 2009/2010,
e as necessidades da UTAD relativamente ao acolhimento de estudantes provenientes de Universidades
Brasileiras.
O encerramento programado contempla ainda necessidades especficas dos estudantes provenientes dos PALOPs e de estudantes que necessitem de permanecer na UTAD em formao ou a desenvolver
projectos oficialmente reconhecidos.
A programao das frias dos colaboradores das RUs, nomeadamente das senhoras Empregadas de
25
Andar e dos senhores Guardas, ter em conta o planeado para o encerramento das residncias.
Em Maro toda a programao das frias vai estar efectivada.
Obras de manuteno com alguma complexidade tambm esto a ser programadas para as frias de
Vero de 2010.
Ainda antes do incio do ano lectivo 2010/2011, ir ser revisto o Regulamento das Residncias Universitrias, caso seja necessrio, em colaborao com os elementos em exerccio das Comisses de Residentes,
e encaminhado o processo para o Conselho de Aco Social, para aprovao.
Em Setembro, proceder-se- movimentao interna de alguns colaboradores (senhoras Empregadas
de Andar e senhores Guardas), e ser preparada formao bsica na rea do acolhimento dos estudantes,
nomeadamente aos estudantes do primeiro ano ou que ingressam nas RUs pela primeira vez, entre eles os
estudantes ERASMUS.
O inventrio anual das roupas de cama e atoalhados vai ser efectuado no final do ano lectivo, e realizada uma avaliao do seu estado, para se estimar necessidades nesta rea.
O mobilirio e restante equipamento das RUs vai igualmente ser reavaliado e reparado ou substitudo
(alis como acontece ao longo do ano), de acordo com as necessidades.
Por ltimo de referir que a crescente procura de alojamento em residncia universitria implicar, a curto
prazo, a implementao de medidas tendentes a minorar o problema. A experincia dos ltimos anos aponta
para a necessidade de criao de um novo equipamento. Este poderia eventualmente prever um espao adaptado para acolhimento de professores e investigadores integrados em programas de intercmbio, doutorandos,
mestrandos e outros clientes em deslocaes de curta estadia. Dever igualmente apostar nas novas tecnologias de gesto de edifcios com estas caractersticas, na eficincia energtica, nas energias alternativas, etc.
5 Lavandaria
No h previso de intervenes ou alteraes profundas no Sector. Ser preparada formao bsica na
rea da higiene e segurana no trabalho, nomeadamente quando os novos detergentes, a adjudicar no incio
do ano, passarem a ser distribudos.
O equipamento vistoriado regularmente e reparado ou substitudo conforme as necessidades. O protocolo estabelecido ou a estabelecer com a empresa fornecedora dos detergentes tambm prev intervenes
nesta rea.
Os novos equipamentos doseadores de detergente e de controlo da quantidade da roupa a cuidar foi
instalado. Os ganhos foram evidentes, tendo sido possvel tratar objectivamente alguns dos indicadores em
termos estatsticos e contabilsticos, aferindo a rentabilidade do sector. Tambm possvel, futuramente, registar e imputar custos a reas especficas ou a outras entidades (nomeadamente Associao Acadmica
da UTAD).
26
6 Servios de sade
As campanhas de divulgao das consultas de Psicologia e de Enfermagem, bem como das restantes
especialidades, vo continuar, atravs dos meios habituais (Internet, Rdio Universidade, Associao
Acadmica, Avisos, directamente nas entrevistas e no balco de atendimento). O protocolo estabelecido com a Escola Superior de Enfermagem, que coloca Estagirios de Enfermagem no Posto Clnico dos
SASUTAD, tem tido um bom acolhimento dos estudantes, nomeadamente dos residentes, pelo que a
experincia vai manter-se.
A especialidade em referncia tem dado apoio aos Ajudantes Familiares que prestam os cuidados bsicos aos dois estudantes tetraplgicos que se encontram alojados no Bloco A da RU Alm Rio. Prev-se
que esse apoio continue durante os prximos anos lectivos e sempre que haja estudantes nessas condies na UTAD.
Os Servios esto disponveis para colaborar sempre que haja contactos no sentido de efectuar estudos cientficos de natureza clnica e desde que a confidencialidade e as questes ticas estejam salvaguardadas, a exemplo do que aconteceu durante o ano de 2009 com o Estudo Epidemiolgico de Prevalncia da Infeco por HPV nas Mulheres em Portugal - CLEOPATRE, promovido pela Sanofi Pasteur
MSD, S.A.
7 Aplicao dos princpios gerais do Balanced Scorecard

7.1 Perspectiva da aprendizagem
PERSPECTIVA DA APRENDIZAGEM
Objectivos
estratgicos
Descrio
Indicadores de aco
Descrio
Iniciativas
Aumentar a qualidade nos servios

prestados.
N de servios de apoio.
Recursos gastos
na gesto dos servios
administrativos.
Aco 3.1
Capacitar tecnicamente os vrios gabinetes que compem a estrutura.
N de equipamentos
adquiridos, desenvolvidos
e/ou reparados.
N de actividades de
infra-estrutura com sistemas
de qualidade implantados.
Aco 3.2
Reformular e fortalecer a infra-estrutura

de apoio tcnico e administrativo,
introduzindo prticas e instrumentos
modernos de gesto.
N de servios de apoio .
N de gabinetes abrangidos.
N de novos servios de
apoio colocados disposio
dos colaboradores.
Aco 3.1 Incentivar aces de empreendedorismo e inovao;
Aco 3.2 Aumentar o investimento na organizao.
27
7.2 Perspectiva financeira

PERSPECTIVA FINANCEIRA
Objectivos
estratgicos
Descrio
Indicadores de aco
Descrio
Optimizar a aplicao/execuo
dos recursos pblicos recebidos.
ndice de eficincia
oramental/financeira.
Aquisies efectuadas.
Aumentar o volume de recursos

financeiros disponveis.
(Gesto do oramento)
ndice de aumento de receitas.
Diversificao da oferta aos

utentes.
Aumentar das Taxas de cobertura.
Diminuir a despesa.
Monitorizar a despesa.
(resultados)
Iniciativas
Aco 2.1
Aco 2.2
Aco 2.1 Aumentar a receita obtida com os servios prestados;
Aco 2.2 Monitorizar a despesa de funcionamento.
7.3 Perspectiva do processo

PERSPECTIVA DO PROCESSO
Objectivos
estratgicos
Descrio
Indicadores de aco
Descrio
Prestao de servios com finalidade

reguladora.
ndice de fiscalizao.
N de processos elaborados.
Procurar a excelncia nos servios

prestados aos utentes.
ndice de realizao (metas

atingidas/metas previstas).
Formao dos colaboradores.
Formao e avaliao do desempenho.
ndice de formao de RH.
Aco 3.1 Realizar pareceres tcnicos;
Aco 3.2 Elaborar programas de formao profissional.
28
Avaliaes SIADAP.
Certificados participao.
Iniciativas
Aco 3.1
Aco 3.2
Aco 3.2
7.4 Perspectiva do cliente

PERSPECTIVA DO CLIENTE
Objectivos
estratgicos
Descrio
Atendimento ao utente.
Tempo mdio de resposta s

solicitaes dos utentes.
Beneficiar o maior nmero

de utentes, dentro do padro
de qualidade estabelecido.
Crescimento da comunidade
beneficiada pela actuao
da organizao.
Indicadores de aco
Descrio
N de medidas
disponibilizadas para
reduo do tempo
de espera.
Iniciativas
Aco 1.2
Servios prestados.
Aco 1.1 e 1.3
% de reclamaes
solucionadas.
Aco 1.1 e 1.3
Aco 1.1 Programa de acompanhamento das boas prticas;
Aco 1.2 Servio de atendimento aos utentes;
Aco 1.3 Estabelecer prticas de boa gesto e padres de acompanhamento, processamento e soluo das reclamaes recebidas.
29
IV
Ncleo Administrativo
e Financeiro
30
1 Recursos financeiros
O presente documento contempla uma previso das receitas e das despesas dos SASUTAD para o ano
econmico de 2010, sendo que na sua elaborao foram considerados:
- As verbas atribudas aos SASUTAD pelo Ministrio da Cincia da Tecnologia e Ensino Superior, MCTES,
que correspondem s dotaes do OE;
- As previses de outras receitas prprias.
Apresenta-se uma sntese das previses de receita e despesa para este ano:
Assim prev-se que as receitas dos Servios, no ano 2010 ascendam aos 9.977.856.00, estando includa a dotao para Bolsas de Estudo de 6.701.880.00, (calculada com base numa previso de cerca
de 2.938 bolseiros para uma bolsa mdia de 210.00 de Janeiro a Junho; e para cerca de 3.000 bolseiros para uma bolsa mdia de 250.00 de Setembro a Dezembro), no inscrita no Oramento Privativo,
evidenciando-se os seguintes aspectos:
- Neste valor esto includas as receitas provenientes de financiamento pblico e as receitas prprias,
no considerando o saldo transitado de 2009;
- O financiamento do OE representa cerca de 85% da Receita prevista, se efectivamente a dotao
para Bolsas de Estudo for totalmente atribuda, caso contrrio representar cerca de 78%;
ANO
OE
PIDDAC **
Total
2003
3.986.696
740.134
4.276.830
2004
4.319.850
400.307
4.720.157
2005
4.451.314
471.388
4.922.702
2006
4.281.211
2007
4.180.037
381.094
4.561.131
2008
6.887.740
674.783
7.562.523
2009
6.631.578
44.350
6.675.928
2010
8.451.748
4.281.211
8.451.748
** Inclui verbas do Feder
31
- O Oramento de Estado para 2010, continuar a poltica de obrigatoriedade das Instituies de

Ensino Superior a descontar 11% dos salrios dos trabalhadores do quadro para a Caixa Geral de Aposentaes (CGA), sem qualquer reforo da dotao para essas instituies;
- Para alm de no se corrigir a despesa com a CGA, e como, mais uma vez, no houve aumento
na dotao do OE, (os SASUTAD tm a mesma dotao desde 2007), no se recuperar o aumento dos
salrios dos funcionrios pblicos em 2009. E apesar de no estar previsto qualquer aumento para 2010
haver outras despesas, nomeadamente de sade, que vo ter de ser reforadas com Receitas Prprias.
Com uma dotao igual de 2009, o Oramento para 2010 obriga a uma austeridade igual ou superior que presidiu o Oramento de 2009, isto , continuar a ser necessrio proceder a uma conteno
das despesas de funcionamento e de Investimento dos SASUTAD, nomeadamente da remodelao do
mobilirio das Residncias mais antigas, remodelao de equipamentos para as unidades alimentares,
bem como obras de remodelao das mesmas, que so de extrema necessidade.
Assim, nos prximos dois pontos apresenta-se as vertentes da receita e despesa do Oramento para
2010, que est estruturado de acordo com a Portaria n. 794/2000, de 20 de Setembro, que institui o Plano
Oficial de Contabilidade para o Sector da Educao. A Circular Srie A n. 1354, de 04 de Dezembro de
2009, da Direco Geral do Oramento, obriga elaborao do oramento por fontes de financiamento,
baseando-se na sua classificao na provenincia da receita.
As fontes de financiamento para os Servios e Fundos Autnomos, como os SAS para 2009 so:
3 Esforo financeiro nacional (OE)

31 Estado RG no afectas a projectos co-financiados

311 Estado RG no afectas a projectos cofinanciados
5 Auto financiamento

51 Auto financiamento (RP)
1.1 Receita
O quadro seguinte apresenta a receita global dos SASUTAD para 2010, receita essa que inclu o financiamento do MCTES, no valor de 9.977.856.
No est includo no OE de 2010, para os SASUTAD verba para Investimentos do Plano no obstante
haver necessidade de se fazerem obras de remodelao em algumas residncias e unidades alimentares,
bem como substituio de equipamento/mobilirio.
As receitas prprias no valor de 1.526.108 sero provenientes das cantinas, bares e restaurantes,
alojamento, lavandaria self, etc. Dever adicionar-se o saldo de gerncia anterior cujo valor falta apurar.
32
DESIGNAO DA RECEITA
TOTAL DAS RUBRICAS
Fonte de financiamento 311

MCTES
9.977.856
Juros de Bancos e outras Instit. Crdito
Venda de impressos
210
2.000
Venda de outros bens
350
Actividades de sade
2.300
Alimentao e alojamento
1.359.000
Outros servios
30.000
Rendas
132.248
Quadro 2 Receita do oramento privativo para 2009
1.2 Despesa
O Quadro seguinte, apresenta a despesa global do Oramento dos SASUTAD para 2010.
DESIGNAO DA DESPESA
TOTAL DAS RUBRICAS

Pessoal
1.737.668
Funcionamento (inclui bolsas de estudo)
6.714.080
Pessoal
91.848
Aquisio de Bens
662.560
Aquisio de Servios
438.600
Transferncias Correntes - Outras
98.100
Outras despesas correntes
40.000
Capital
195.000
Como foi referido anteriormente no houve dotao para Investimentos do Plano como tal o Oramento dos SASUTAD para 2010 resume-se somente a despesas de funcionamento e Bolsas de Estudo,
(inscritas com base na previso atrs referida).
33
Objectivos para 2010:

Continuar o processo de rentabilizao dos recursos financeiros direccionados no sentido de uma
boa gesto;
Aumentar a Receita Prpria;
Aperfeioar o circuito de conferncia e preparao da facturao, visando o pagamento aos fornecedores num prazo optimizado de 15 dias;
Substituio do papel em prol da internet nas comunicaes com os fornecedores;
Melhoria do sistema de informao contabilstico aquando solicitado.
2 Recursos humanos
A Seco de Recursos Humanos, assegura a gesto laboral dos colaboradores dos SASUTAD e presta
apoio tcnico, administrativo e legislativo, constituindo desta forma, um suporte fundamental Administrao. A sua misso consubstancia-se, grosso modo, em garantir a mxima qualidade, segurana e
celeridade na gesto de processos e da informao tcnica e especializada na rea de RH, alinhadas com
a misso, princpios e valores dos SASUTAD.
Neste sentido, dignificar os SASUTAD, valorizar o servio e os seus colaboradores, investir fortemente
em formao, trabalhar sobre um software RH, gerir eficazmente os resultados atravs de um bom sistema de gesto de desempenho, motivar e focalizar os colaboradores no sentido do sucesso da equipa,
enobrecer a experincia profissional orientada para a inovao procedimental, so as condies que
julgamos essenciais para criar padres principiantes e comprometidos com a procura da excelncia e da
melhoria continua do servio.
Para o ano 2010 prev-se a distribuio de pessoal de acordo com o Mapa de Pessoal para 2010 que
junto se anexa. No final do ms de Dezembro os SASUTAD tinham 135 funcionrios repartidos pelos
servios centrais e as vrias unidades, tendo sado 2 por motivos de aposentao.
semelhana de anos anteriores, os SASUTAD iro implementar o Sistema Integrado de Avaliao do
Desempenho da Administrao Pblica (SIADAP), com as alteraes legalmente definidas, procurando
avaliar, responsabilizar e reconhecer o mrito dos colaboradores em funo dos resultados obtidos, na
concretizao dos objectivos.
Com a finalidade de cumprir com a misso acima mencionada, os objectivos a atingir para 2010 so
os seguintes:
- Prosseguir as suas competncias e actividades atravs de um servio de qualidade;
- Promover a competncia e a experincia na organizao do trabalho sempre que possvel;
- Melhorar e inovar, continuamente, os factores e processos crticos da Seco de Recursos Humanos.
34
V
Ncleo de Aprovisionamento
35
A gesto do aprovisionamento envolve um conjunto de aces que permitem disponibilizar, de um

modo permanente, os bens e servios necessrios e adequados ao bom funcionamento das vertentes
social e econmica de apoio aos alunos da UTAD, objectivo este essencial e subjacente existncia dos
SASUTAD.
1 Competncias
O Ncleo de Aprovisionamento tem como competncias:
Gerir dos procedimentos administrativos de aquisio de bens e servios;
Gerir o armazenamento de bens;
Preparar e providenciar a publicao de editais de pr-qualificao para concursos pblicos de
aquisio de materiais, equipamentos e servios;
Recepcionar requisies com o respectivo parecer favorvel do responsvel da unidade, e assegurar
a identificao correcta das especificaes dos produtos/servios e as condies de fornecimento pretendidas (prazos de entrega, regime de fornecimento);
Organizar e controlar os processos de concurso e consultas ao mercado de bens e servios necessrios ao desenvolvimento dos Servios;
Identificar potenciais fornecedores numa ptica da melhoria do custo-prazo-qualidade e assegurar
o respectivo contacto, seleco e negociao, nos termos da lei, salvaguardando as condies de fornecimento e as especificaes desejadas;
Assegurar o registo, a emisso e acompanhamento de ordens de compra, o respectivo processo de
cabimento e de autorizao, para as requisies que lhe foram feitas, at satisfao da mesma junto ao
requisitante;
Fazer conferncia das facturas e assegurar a sua aprovao;
Manter actualizadas as informaes das bases de dados sobre fornecedores;
Acompanhar e avaliar o nvel de servio prestado pelos fornecedores;
Garantir a manuteno do sistema de avaliao da performance dos fornecedores;
Efectuar a gesto dos materiais de economato;
Organizar o arquivo corrente de contratos de aquisio de bens e servios.
36
2 Objectivos estratgicos
- Manter as melhores prticas e conceitos de gesto de qualidade, isto , uma gesto centrada nas
necessidades dos intervenientes, preocupada com um rigoroso controlo do processo de aquisio e distribuio; interessada em procurar, activamente, a informao de retorno.
- Ser competitivos na prestao de servios atravs da prtica quotidiana, garantindo a eficincia e a
eficcia dos recursos disponveis.
3 Objectivos operacionais
3.1 Reduzir os custos de manuteno da frota e equipamentos
A renovao do parque automvel necessria e encarada como prioritria por parte do Ncleo de
Aprovisionamento e est a ser feita de acordo com o estipulado no Decreto-Lei n 170/2008.
Os SASUTAD celebraram um contrato de adeso com a ANCP, conforme disposto no Regulamento
n. 329/2009, de 30 de Julho, e desta forma beneficiam dos servios prestados no mbito do PVE.
A gesto corrente do Parque de Veculos do Estado (PVE), est sujeita aos mesmos princpios de centralizao das aquisies e controlo da despesa oramental.
Neste novo modelo, a ANCP assume as seguintes responsabilidades:
Analisa e verifica a existncia de disponibilidade de veculos;
Efectua o processo de aquisio, observando os critrios financeiros e ambientais definidos no
Despacho n. 7382/2009;
Trata dos processos administrativos de aquisio, alienao e abate de veculos;
Efectua a Gesto do PVE;
Define polticas e critrios de aquisio para a categoria de veculo automvel e motociclo e seguro
automvel;
Disponibiliza e gere centralmente o sistema de gesto do PVE com o objectivo de implementar mecanismos de recolha e tratamento de informao actualizada, de modo a fornecer indicadores de gesto,
planeamento e controlo que permitam aferir o nvel de eficincia e eficcia da aquisio de veculos e
gesto do PVE.
A par da renovao objectivo do Ncleo de Aprovisionamento a reduo de 2,5% nas despesas de
manuteno da frota e equipamentos.
3.2 Reduzir os custos na aquisio de bens e servios

Utilizao das tecnologias de informao e comunicao na implementao de um novo sistema de
prospeco de preos, procurando atingir os seguintes objectivos:
Beneficiar de preos mais baixos, associados a este tipo de processo (leilo electrnico inverso);
Reduo dos custos associados s prospeces tradicionais de mercado (telefone, fax,);
37
3.3 Incrementar a qualidade e a fiabilidade dos seus fornecedores

necessrio que os Servios estabeleam um novo tipo de relaes com os seus fornecedores:

Criao de relaes privilegiadas com alguns fornecedores (reas-chave).
Aumentar a frequncia de entregas.
Interessar o fornecedor no funcionamento dos Servios.
Qualificao dos fornecedores.
3.4 Incrementar o profissionalismo da funo compras

A funo compras tem que ser pioneira na procura de formas eficientes de se relacionar com os seus
fornecedores, e de interagir com os principais clientes internos dos SASUTAD.

3.5 Melhorar a operacionalidade dos servios

Reduzir tempo nas aquisies e eliminar gastos inteis.
3.6 Implementao de um sistema de leilo electrnico inverso

Pretende-se lanar uma soluo inovadora em termos de Servios de Aco Social, com objectivos
claros:
Maior transparncia nas consultas efectuadas ao mercado para aquisio de bens e servios;
Beneficiar de preos mais baixos, associados a este tipo de processo;
Centralizao das aquisies de bens e servios no Ncleo de Aprovisionamento;
Rentabilizar o esforo despendido pelos funcionrios dedicados contratao de bens e servios e
empreitadas dos SASUTAD;
Reduzir os custos dos SASUTAD e dos seus fornecedores, nomeadamente por via da simplificao
dos processos de comunicao.
4 Qualidade
4.1 Avaliao direccionada para a qualidade
Pretende-se aumentar o nmero de empresas convidadas nos procedimentos em 5%.
38
4.2 Aumentar as qualificaes dos recursos humanos

Os SASUTAD visam alcanar padres modernos de desenvolvimento institucional, para os quais a
gesto das pessoas um factor crtico de sucesso.
Os recursos humanos devero tornar-se o eixo estruturante da modernizao e da qualificao dos
SASUTAD como organismo pblico de qualidade, que aposta na formao, qualificao e requalificao
permanente dos seus recursos, na avaliao do desempenho, na definio correcta dos perfis de competncias, nos estmulos melhoria contnua da produtividade. Nesse sentido propomo-nos a:
Preparar o pessoal administrativo para outras funes. (Abrir e concluir todos os tipos de procedimentos gerais previstos no CCP);
Desenvolver o sistema de rotatividade entre o pessoal de forma a colmatar algumas falhas que possam vir a existir e descongestionar, sair da rotina e aprender sem presso;
Aumentar o nmero de participaes em aces de formao em 10%.
39
Ficha Tcnica
Elaborao do Plano de Actividades
Elsa Justino
Antero Gonalves
Joaquim Pereira
Isabel Pimenta
Paulo Rodrigues
Sistematizao da Informao
Antero Gonalves
Design e Paginao
www.hldesign.pt
SASUTAD, Janeiro de 2010
40

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IV Ncleo Administrativo e Financeiro

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Formao acadmica / profissional

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Atravs deste ponto de partida, planificaram-se as estratgias para o ano de 2010.

7.3.1 Perspectiva da aprendizagem

Aumentar a qualidade nos servios

Recursos gastos na gesto

Promover a utilizao das TIs.

Capacitar tecnicamente os vrios

N de actividades de infra-estrutura com sistemas de

Reformular e fortalecer a infra-estrutura de

7.3.2 Perspectiva financeira

Optimizar a aplicao/execuo dos

Aumentar o volume de recursos

ndice de aumento de receitas.

Transferir verbas das

Assegurar o vencimento dos

Plano de Actividades 2010

7.3.3 Perspectiva do cliente

Atendimento ao utente nas