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Manual Estruturao de atividades de IDI de acordo com os requisitos da

norma NP 4457:2007 Propostas e Recomendaes para PME

Manual Estruturao de
atividades de IDI de acordo
com os requisitos da norma NP
4457:2007 Propostas e
Recomendaes para PME

Manual Estruturao de atividades de IDI de acordo com os requisitos da


norma NP 4457:2007 Propostas e Recomendaes para PME

Sumrio Executivo

Sendo claramente considerada como um dos principais motivadores de evolues econmicas e sociais dos
pases que apostam no desenvolvimento, a inovao ocupa, cada vez mais, um lugar de grande destaque na
construo de vantagens competitivas das empresas e na implementao de estruturas de mercado
vantajosas para o desenvolvimento da economia nacional. Em Portugal, assinalvel o esforo realizado no
apoio s atividades de Investigao, Desenvolvimento e Inovao (IDI) nos ltimos anos. Contudo, embora a
realidade seja prometedora, existem ainda regies onde a aposta das empresas na IDI deve ser reforada.
Neste contexto, a AIP-CCI viu aprovadas duas candidaturas apresentadas ao Sistema de Incentivos s Aes
Coletivas (SIAC), designadas REIDI Rede de valorizao das capacidades de IDI nas PME (Candidatura SIAC
23186) e Mercados, Financiamento e Inovao (Candidatura SIAC 23157). A primeira candidatura integra um
conjunto de atividades que visam a conceo e implementao de um programa de valorizao da capacidade
inovadora local nas regies do Centro (com enfoque na NUTS III Beira Interior Sul) e Alentejo (com enfoque
nas NUTS III Alto Alentejo e Alentejo Central), que se constitua como um veculo relevante na fixao do
conhecimento e na promoo da coeso territorial. Por outro lado, a segunda candidatura pretende contribuir
para o desenvolvimento de uma estratgia que permita aproveitar as competncias das unidades de
investigao regionais, fomentar a incorporao da inovao nas empresas e melhorar a articulao entre
estas e os centros de I&D. Tendo em conta a complementaridade dos objetivos estratgicos previstos em
ambas as candidaturas, a AIP est a implementa-las de forma integrada, atravs do presente projeto,
denominado Redes de Inovao.
Tendo em considerao os objetivos acima definidos, a AIP contratou os servios da Sociedade Portuguesa de
Inovao (SPI) para o desenvolvimento de atividades chave deste projeto. A SPI combina um aprofundado
conhecimento das realidades regionais com as competncias e experincia adquiridas a nvel nacional e
internacional, permitindo empresa apresentar solues inovadoras, com um elevado grau de exequibilidade.
O presente documento do projeto Redes de Inovao constitui-se como um documento que pretende
contribuir para a melhoraria do desempenho das PME no que respeita gesto da IDI. Neste sentido, este
trabalho pretende apresentar um conjunto de propostas e recomendaes aplicveis a um universo alargado
de PME, no sentido de promover uma reestruturao das atividades de IDI desenvolvidas de acordo com os
requisitos da norma NP 4457:2007.
O documento est estruturado em quatro captulos distintos, apresentando-se em seguida um breve resumo
de cada captulo.

ii

Manual Estruturao de atividades de IDI de acordo com os requisitos da


norma NP 4457:2007 Propostas e Recomendaes para PME

01.

Para um correto enquadramento, apresentado, no Captulo 1 (Enquadramento e objetivos),


uma descrio do contexto em que se desenvolve o projeto, os seus objetivos, a metodologia
adotada e os prximos passos.

02.

No Captulo 2 (As Normas Portuguesas de IDI) so identificadas as normas portuguesas de


Investigao, Desenvolvimento e Inovao (IDI), apresentando-se os principais conceitos e
terminologias associados. Este captulo complementado com uma descrio mais
pormenorizada da NP 4457:2007, apresentando o seu objetivo, campo de aplicao e principais
requisitos.

03.

O Captulo 3 (O Processo de Certificao) apresenta as principais vantagens do processo de


implementao e certificao em IDI, identificando ainda as principais etapas do processo de
certificao, segundo a NP 4457:2007, nas PME.

04.

Por forma a apoiar as PME a garantir a correta sistematizao e formalizao das atividades de
IDI, apresentado no Captulo 4 (A Estruturao de Atividades de IDI), para cada requisito da NP
4457:2007, uma interpretao da norma, identificando, para isso, o objetivo, a responsabilidade
e um conjunto de atividades que devem ser implementadas pelas PME. So ainda apresentadas
diversas propostas e recomendaes que devero permitir uma correta restruturao das
atividades de IDI nas PME.

Porto, Dezembro de 2013


A Sociedade Portuguesa de Inovao, S.A.

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ndice
1.

Enquadramento e Objetivos .................................................................................................................... 2

2.

As Normas Portuguesas de IDI ................................................................................................................. 6

3.

4.

2.1.

Os referenciais normativos de Gesto da IDI ........................................................................................ 6

2.2.

A NP 4457:2007 ..................................................................................................................................... 8

O Processo de Certificao .................................................................................................................... 12


3.1.

As vantagens da implementao e certificao em IDI ...................................................................... 12

3.2.

As etapas da certificao ..................................................................................................................... 13

A Gesto de Atividades de IDI ............................................................................................................... 17


4.1.

Generalidades ..................................................................................................................................... 18

4.2.

Responsabilidades da gesto .............................................................................................................. 19

4.2.1.

Poltica de IDI .................................................................................................................................. 19

4.2.2.

Responsabilidade e autoridade ...................................................................................................... 21

4.2.3.

Reviso pela gesto ........................................................................................................................ 23

4.3.

Planeamento da IDI ............................................................................................................................. 24

4.3.1.

Gesto das interfaces e da produo do conhecimento ................................................................ 24

4.3.2.

Gesto das Ideias e Avaliao de Oportunidades ........................................................................... 34

4.3.3.

Planeamento de Projetos de IDI ..................................................................................................... 35

4.4.

Implementao e Operao ................................................................................................................ 37

4.4.1.

Atividades de Gesto da IDI ............................................................................................................ 37

4.4.2.

Competncia, Formao e Sensibilizao ....................................................................................... 38

4.4.3.

Comunicao .................................................................................................................................. 39

4.4.4.

Documentao ................................................................................................................................ 40

4.4.5.

Controlo dos documentos e registos .............................................................................................. 41

4.5.

Avaliao de Resultados e Melhoria ................................................................................................... 42

4.5.1.

Avaliao de Resultados ................................................................................................................. 42

4.5.2.

Auditorias internas ......................................................................................................................... 44

4.5.3.

Melhoria ......................................................................................................................................... 45

Bibliografia .................................................................................................................................................... 47
ANEXO 1 Software de Gesto IDI ................................................................................................................ 48
ANEXO 2 Ferramenta de Autodiagnstico de Inovao ............................................................................... 50

iv

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ndice de Figuras
Figura 1. Metodologia do projeto Redes de Inovao ............................................................................................ 3
Figura 2. Modelo de referncia, NP 4457:2007 .................................................................................................... 10
Figura 3. Sees da norma NP 4457:2007 ............................................................................................................ 10
Figura 4. As etapas da certificao ....................................................................................................................... 14
Figura 5. Exemplo de recolha e disseminao da informao resultante da Vigilncia Tecnolgica ................... 27
Figura 6. Matriz de ferramentas de Gesto de Conhecimento ............................................................................ 33
Figura 7. Processo de anlise das ideais ............................................................................................................... 35

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Lista de siglas
AIP-CCI: Associao Industrial Portuguesa Cmara de Comrcio e Indstria
CCDRC: Comisso de Coordenao e Desenvolvimento Regional do Centro
CEN: European Comitee for Standadization
Cevalor: Centro Tecnolgico da Pedra Natural de Portugal
I&D: Investigao e Desenvolvimento
IDI: Investigao, Desenvolvimento e Inovao
InovCluster: Associao do Cluster Agro-Industrial do Centro
IPAC: Instituto Portugus de Acreditao, I.P.
NUTS: Nomenclaturas de Unidades Territoriais - para fins Estatsticos
PME: Pequena e Mdia Empresa
SCTN: Sistema Cientfico e Tecnolgico Nacional
SGI: Sistema de Gesto Integrado
SGIDI: Sistema de Gesto da Investigao, Desenvolvimento e Inovao
SIAC: Sistema de Apoio a Aes Coletivas
SPI: Sociedade Portuguesa de Inovao

vi

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1.
Enquadramento
e Objetivos

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1. Enquadramento e Objetivos
A Associao Industrial Portuguesa Cmara de Comrcio e Indstria (AIP-CCI) uma entidade de utilidade
pblica sem fins lucrativos que tem como objetivo contribuir para o progresso das empresas e das associaes
nela filiadas, nos domnios econmico, organizativo, comercial, tcnico, tecnolgico, associativo, cultural e
social, dando natural prioridade s pequenas e mdias empresas (PME).
A AIP-CCI viu aprovadas duas candidaturas apresentadas ao Sistema de Incentivos s Aes Coletivas (SIAC),
designadas REIDI Rede de valorizao das capacidades de IDI nas PME (Candidatura SIAC 23186) e
Mercados, Financiamento e Inovao (Candidatura SIAC 23157). A primeira candidatura integra um conjunto
de atividades que visam a conceo e implementao de um programa de valorizao da capacidade
inovadora local nas regies do Centro (com enfoque na NUTS III Beira Interior Sul) e Alentejo (com enfoque
nas NUTS III Alto Alentejo e Alentejo Central), que se constitua como um veculo relevante na fixao do
conhecimento e na promoo da coeso territorial. Por outro lado, a segunda candidatura pretende contribuir
para o desenvolvimento de uma estratgia que permita aproveitar as competncias das unidades de
investigao regionais, fomentar a incorporao da inovao nas empresas e melhorar a articulao entre
estas e os centros de I&D (Investigao e Desenvolvimento). Tendo em conta a complementaridade dos
objetivos estratgicos previstos em ambas as candidaturas, a AIP est a implementa-las de forma integrada,
atravs do presente projeto, denominado Redes de Inovao.
A rea geogrfica de implementao do projeto Redes de Inovao foi definida de acordo com a reorganizao
administrativa territorial autrquica - Lei n. 22/2012 de 30 de maio e com a proposta final de reconfigurao
das NUTS III do Centro de Portugal, apresentada pela Comisso de Coordenao e Desenvolvimento Regional
do Centro (CCDRC) ao Governo em fevereiro de 2013.
Desta forma, sero alvo de anlise as seguintes NUTS III com a respetiva constituio:

Beira Interior Sul

Alto Alentejo

Castelo Branco, Idanha-a-Nova, Penamacor, Vila Velha de Rdo, Oleiros e Proenaa-Nova.

Alter do Cho, Arronches, Avis, Campo Maior, Castelo de Vide, Crato, Elvas,
Fronteira, Gavio, Marvo, Monforte, Nisa, Ponte de Sor, Portalegre e Sousel.
Alandroal, Arraiolos, Borba, Estremoz, vora, Montemor-o-Novo, Mora, Mouro,

Alentejo Central

Portel, Redondo, Reguengos de Monsaraz, Vendas Novas, Viana do Alentejo e Vila


Viosa.

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Relativamente primeira NUTS III, segundo o mapa proposto que foi apresentado pela CCDRC (CCDRC, 2012),
a designao dever tambm ser alterada (possivelmente para Beira Baixa). No entanto, optou-se neste
relatrio por manter a designao que se encontra em vigor data de realizao do mesmo, ou seja, Beira
Interior Sul.
O projeto Redes de Inovao tem como objetivo geral promover a competitividade das regies Centro (com
enfoque na NUTS III Beira Interior Sul) e Alentejo (com enfoque nas NUTS III Alto Alentejo e Alentejo Central),
atravs da conceo e implementao de um programa integrado de promoo da inovao, que contribua
para:

Atrair e desenvolver nas regies Centro e Alentejo iniciativas econmicas e atividades inovadoras;

Atrair para as regies consideradas profissionais qualificados, e qualificar os protagonistas locais no


sentido da criao de comunidades de conhecimento;

Construir e consolidar sistemas regionais de inovao, que valorizem as complementaridades


existentes e estimulem fatores de diferenciao;

Otimizar o potencial das infraestruturas e equipamentos, numa perspetiva de rede, potenciando a


partilha de recursos e de conhecimento;

Difundir e fixar, localmente e em rede, a produo de novos conhecimentos, do saber-fazer e das


boas prticas;

Desenvolver novas aplicaes e servios inovadores, atravs do reforo da ligao oferta-procura


local de IDI;

Ganhar projeo e visibilidade nacional e internacional na rea de inovao.

Neste contexto, e por forma a atingir os objetivos definidos, foi delineada uma metodologia de trabalho que
compreende 7 Fases distintas (Figura 1).

Fase 1.

Anlise da capacidade inovadora e oportunidades para evoluo nas regies do Alentejo


(vora, Portalegre) e Centro (Castelo Branco)

Fase 2.

Levantamento exaustivo da oferta cientfica e tecnolgica nacional

Fase 3.

Criao e dinamizao de uma plataforma que facilite a ligao oferta procura local de IDI:
Bolsa de Inovao

Fase 4.

Criao do Observatrio de Inovao INOVATRIO

Fase 5.

Preparao de uma mostra de Boas Prticas de IDI

Fase 6.

Identificao e anlise de atividades de IDI em empresas de referncia nas regies


consideradas

Fase 7.

Disseminao e dinamizao de Comunidade de Prtica

Figura 1. Metodologia do projeto Redes de Inovao

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Tal como j foi referido no Sumrio Executivo, o presente documento Manual para a Estruturao de
atividades de IDI de acordo com os requisitos da norma NP 4457:2007:2007 Propostas e Recomendaes
para PME, enquadrado na Fase 6 da metodologia do projeto Redes de Inovao, constitui-se como um
documento que pretende contribuir para a melhoraria do desempenho das PME no que respeita gesto da
IDI. Neste sentido, este trabalho pretende apresentar um conjunto de propostas e recomendaes aplicveis a
um universo alargado de PME, nomeadamente as PME localizadas nas regies alvo, no sentido de promover
uma reestruturao das atividades de IDI desenvolvidas, de acordo com os requisitos da norma NP 4457:2007
Do ponto de vista metodolgico, h a salientar o recurso extensa experincia da SPI relativamente ao apoio
na implementao da norma NP 4457:2007 em mais de 30 empresas, sobretudo PME. Esta experincia foi
cruzada com a realidade das regies em anlise, avaliada a partir dos resultados do documento Repositrio de
atividades de IDI das empresas de referncia das Regies Centro (Beira Interior Sul) e Alentejo (Alto Alentejo
e Alentejo Central), do projeto Redes de Inovao, de forma a apresentar um conjunto de propostas e
recomendaes relevantes para as PME que aqui se localizam.

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2.
As Normas
Portuguesas de
IDI

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2. As Normas Portuguesas de IDI


No mbito do presente captulo, efetuada uma caracterizao sumria das normas portuguesas de
Investigao, Desenvolvimento e Inovao (IDI), apresentando-se os principais conceitos e terminologias
associados.
Seguidamente, feita uma descrio mais pormenorizada da NP 4457:2007, que especifica os requisitos de um
Sistema de Gesto da Investigao, Desenvolvimento e Inovao (SGIDI), apresentando o objetivo, campo de
aplicao da norma e requisitos. ainda mencionado o modelo de referncia da NP 4457:2007, criado para
permitir s empresas a conceo, o alinhamento e a avaliao das dimenses fulcrais do processo de IDI na
transio para a economia do conhecimento.

2.1.

Os referenciais normativos de Gesto da IDI

Atualmente, a competio no mercado global exige que as PME sejam inovadoras e diferenciadoras de forma
sistemtica. Sendo o conhecimento a base da gerao da riqueza nas sociedades avanadas e a Investigao e
Desenvolvimento (I&D) um dos pilares da criao desse conhecimento, na inovao que se encontra o meio
de transformar o conhecimento em desenvolvimento econmico. , por isso, fundamental desenvolver
metodologias e ferramentas que potenciem as atividades de IDI nas PME.
Desta forma, o desenvolvimento de referenciais normativos de gesto da IDI, baseados em metodologias e
prticas reconhecidas, pretende apoiar as empresas a definir metodologias e ferramentas que identifiquem e
promovam as atividades de IDI, estimulando a adoo de uma abordagem sistematizada gesto da inovao.
Assim, com base nestes pressupostos e com o objetivo de encontrar na inovao o meio de transformar o
conhecimento em desenvolvimento econmico, foi criada uma Comisso Tcnica (CT 169) para criar as normas
portuguesas para a Gesto da IDI. Esta Comisso Tcnica teve como promotores a COTEC Portugal
Associao Empresarial para a Inovao e o IPQ Instituto Portugus da Qualidade, contando ainda com todas
as partes interessadas, nomeadamente as entidades certificadoras, peritos, reguladores, representantes
estatais, representantes da sociedade civil e empresarial.
Neste contexto, em 2007 foi apresentado um conjunto de Normas Portuguesas sobre Gesto da IDI, que inclui:

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NP 4456:2007 Gesto da Investigao, Desenvolvimento e Inovao (IDI) Terminologia e definies das


atividades de IDI
o

Estabelece conceitos gerais de inovao, tipos de inovao, atividades de IDI, entre outros conceitos
relacionados com a gesto da inovao.

NP 4457:2007 Gesto da Inovao, Desenvolvimento e Inovao (IDI) Requisitos do Sistema de Gesto


de IDI
o

Descreve um modelo de inovao, suportado por interfaces e interaes entre o conhecimento


cientfico e tecnolgico, o conhecimento sobre a organizao e o seu funcionamento, e o mercado ou
a sociedade em geral;

Permite a certificao do sistema de gesto de IDI implementado;

Pode ser aplicada por qualquer organizao na gesto dos seus processos de inovao,
independentemente do sector onde est inserida, da sua dimenso, complexidade ou estrutura
funcional, dado que a inovao entendida na sua aceo mais abrangente, incluindo novos produtos
(bens ou servios), processos, novos mtodos de marketing ou organizacionais.

NP 4458:2007 Gesto da Inovao, Desenvolvimento e Inovao (IDI). Requisitos de um projeto de IDI


o

Define os requisitos de um projeto de IDI, desde a definio de objetivos, planeamento (Plano de


Projeto), acompanhamento, controlo e avaliao de resultados IDI.

NP 4461:2007 Gesto da Inovao, Desenvolvimento e Inovao (IDI) Competncia e avaliao dos


auditores de SGIDI e dos auditores de projetos de IDI
o

Define os requisitos de competncia necessrios aos auditores do SGIDI e de projetos de IDI, bem
como os requisitos para manuteno e melhoria de competncias e sua avaliao.

As Normas Portuguesas de Gesto da IDI esto alinhadas com as normas ISO, uma vez que se baseiam numa
metodologia Plan-Do-Check-Act (Planear-Fazer-Verificar-Agir), que ajuda as organizaes a criar, implementar,
monitorizar e medir os seus prprios processos de forma a obterem resultados que se enquadrem no mbito
das exigncias da organizao e melhorem continuamente a performance, adotando a respetiva ao mais
adequada.
Importa igualmente referir que necessrio que a PME assegure que o SGIDI abrange as atividades de IDI tal
como constam da NP 4456:2007, de acordo com as seguintes definies de Investigao, Desenvolvimento e
Inovao:

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Investigao: Indagao original e planificada que pretende descobrir novos conhecimentos e uma maior
compreenso no mbito cientfico e tecnolgico;

Desenvolvimento: Trabalho sistemtico desenvolvido com utilizao do conhecimento gerado no trabalho


de investigao e na experincia, com o propsito de criar novos ou significativamente melhorados
materiais, produtos, processos ou servios, inovaes de marketing ou inovaes organizacionais;

Inovao: Inovao corresponde implementao de uma nova ou significativamente melhorada soluo


para a empresa, novo produto, processo, mtodo organizacional ou de marketing, com o objetivo de
reforar a sua posio competitiva, aumentar o desempenho, ou o conhecimento.

2.2.

A NP 4457:2007

A norma NP 4457:2007 especifica os requisitos de um SGIDI, por forma a permitir que uma organizao
desenvolva e implemente uma poltica de IDI, tendo por fim aumentar a eficcia do seu desempenho inovador.
A NP 4457:2007 aplicvel a qualquer organizao que pretenda:

Estabelecer um SGIDI;

Assegurar-se do cumprimento da sua poltica de IDI;

Demonstrar conformidade com a NP 4457:2007 atravs da certificao do seu SGIDI por uma terceira
parte independente.

Os requisitos da norma NP 4457:2007 so aplicveis a organizaes com atividades de IDI,


independentemente da sua dimenso e complexidade e da natureza das suas atividades. A NP 4457:2007
pode, assim, ser implementada num conjunto alargado de empresas nas regies em anlise (NUTS III da Beira
Interior Sul, Alto Alentejo e Alentejo Central) dos mais variados setores (como por exemplo, Agricultura,
Cortia, Energia, Pedra Natural, Txtil, TICE, entre outros). Esta norma aplicvel a qualquer tipo de inovao,
isto : de produtos (bens e servios), de processos, organizacional, de marketing ou uma combinao destas,
tendo em conta as seguintes definies (OECD/Eurostat, 2005; NP 4456:2007, 2007):

Inovao de produtos (bens ou servios): introduo no mercado de novos ou significativamente


melhorados produtos ou servios. Inclui alteraes significativas nas suas especificidades tcnicas,
componentes, materiais, software incorporado, interface com o utilizador ou outras caractersticas
funcionais;

Inovao de processos: implementao de novos ou significativamente melhorados processos de fabrico,


logstica e distribuio;

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Inovao Organizacional: implementao de novos mtodos organizacionais na prtica do negcio,


organizao do trabalho e /ou relaes externas;

Inovao de Marketing: implementao de novos mtodos de marketing, envolvendo melhorias


significativas no design do produto ou embalagem, preo, distribuio e promoo.

Reconhecendo que todas as organizaes so diferentes, influenciadas por diferentes necessidades, por
objetivos particulares e por culturas organizacionais especficas, a norma NP 4457:2007 no pretende
promover a uniformidade na estrutura dos SGIDI, tendo por propsito dinamizar a definio de Polticas de IDI
e a melhoria do desempenho em IDI. Alm disso, deve ainda ser referido que a norma NP 4457:2007 pode ser
implementada de forma independente ou alinhada com outras normas compatveis, tais como a ISO
9001:2000 Sistemas de gesto da qualidade Requisitos, a ISO 14001:2004 Sistemas de gesto ambiental
Requisitos e linhas de orientao para a sua utilizao, entre outras normas internacionais e nacionais, pela
adoo do conceito de compatibilidade desenvolvido em conjunto pelos Comits Tcnicos ISO/TC 176 Quality
management and quality assurance e ISO/TC 207 Environmental management.
Nas regies em anlise do projeto, isto , Beira Interior Sul, Alto Alentejo e Alentejo Central, apenas existe,
atualmente, uma empresa certificada segundo a NP 4457:2007 Procifisc - Engenharia e Consultadoria, Lda..
Esta empresa de Castelo Branco, que est orientada para o desenvolvimento de servios de engenharia e
arquitetura, tem a NP 4457:2007, bem como a ISO 9001:2008 e a ISO 14001:2004, implementada na
organizao desde Abril de 2013.
O modelo de referncia da norma NP 4457:2007 designado por Modelo de Interaes em Cadeia (Figura 2),
que consiste num modelo de inovao para a economia do conhecimento (COTEC, 2006; OECD/Eurostat, 2005;
NP 4457:2007, 2007). Este modelo suportado por interfaces e interaes entre o conhecimento cientfico e
tecnolgico, o conhecimento sobre os mercados e a sociedade e o conhecimento organizacional. As interfaces
so essenciais para uma gesto eficaz da inovao, dado que permitem estruturar, desenvolver e dinamizar as
capacidades e as competncias empresariais necessrias ao desenvolvimento de projetos de inovao,
potenciando as interaes com as macroenvolventes e microenvolventes. Este modelo constitudo por trs
interfaces, que definem uma fronteira de competncias onde circula e se transfere o conhecimento
economicamente produtivo entre a atividade inovadora e o seu ambiente.
As trs interfaces apresentadas na Figura 2, isto , a Interface Tecnolgica, a Interface de Mercado e a
Interface Organizacional, representam a capacidade de comunicar para dentro e para fora as competncias
nucleares para inovar e aprender com vista a um novo ciclo de inovao. Nesta norma as organizaes, no
mbito do processo de inovao, devem estabelecer um processo para gerir cada uma das trs interfaces. Este
constitui um dos requisitos normativos da NP 4457:2007, designado por Gesto das interfaces e da produo
do conhecimento.

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Figura 2. Modelo de referncia, NP 4457:2007

Tal como foi referido anteriormente, todos os requisitos da norma NP 4457:2007 so aplicveis a PME com
atividades de IDI. Esses requisitos esto segmentados em quatro sees distintas, tal como apresentado na
Figura 3. Assim, as PME devero desenvolver processos e procedimentos que visam dar uma resposta eficaz
aos requisitos do referencial NP 4457:2007.

Responsabilidade da Gesto

Implementao e Operao

Poltica de IDI;
Responsabilidade e autoridades
Gesto de topo;
Representante da gesto;
Reviso pela gesto.

Atividades de gesto da IDI;


Competncia, formao e sensibilizao;
Comunicao;
Documentao;
Controlo dos documentos e registos.

Planeamento da IDI

Avaliao de resultados e melhoria

Gesto das interfaces e da produo do


conhecimento;
Gesto das ideias e avaliao de oportunidades;
Planeamento de projetos de IDI.

Avaliao de resultados;
Auditorias internas;
Melhoria.

Figura 3. Sees da norma NP 4457:2007

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3.
O Processo de
Certificao

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3. O Processo de Certificao
Este captulo apresenta as principais vantagens do processo de implementao e certificao em IDI, que se
possam traduzir em claros benefcios para as PME que estejam interessadas em sistematizar e formalizar as
suas atividades de IDI de acordo com a NP 4457:2007.
So ainda identificadas as principais etapas do processo de certificao segundo a NP 4457:2007, com o
objetivo de apresentar a forma como as PME devem garantir, com o apoio de um organismo certificador, a
realizao de um processo de certificao.

3.1.

As vantagens da implementao e certificao em IDI

Os benefcios da implementao e certificao de um SGIDI, de acordo com a NP 4457:2007, so


fundamentalmente os que decorrem da sua implementao, otimizados pela confiana trazida pelo processo
de certificao ao sistema de gesto, pelo reforo da imagem pblica da organizao e pela possibilidade de
demonstrar essa confiana a terceiros, bem como os benefcios decorrentes de um exerccio regular de
avaliao das prticas da organizao, em que a auditoria se traduz. A realizao de auditorias anuais,
atividade obrigatria no processo de certificao, impe ritmo organizao e refora o compromisso para o
cumprimento dos objetivos e para a eficcia do sistema na obteno de resultados.
Assim, a implementao e certificao de um SGIDI apresenta claros benefcios e vantagens, apresentando-se
em seguida aqueles que que podero ter maior relevncia para as PME:

Potenciar a inovao de forma planeada, estruturada, como um ativo estratgico da PME;

Criar uma cultura organizacional de inovao e envolvimento de toda a organizao na temtica da


inovao (isto , preparar e capacitar os recursos humanos para a inovao);

Potenciar uma maior abertura ao exterior, como forma de transferir conhecimento economicamente
produtivo para o interior da PME;

Acompanhar o desenvolvimento tecnolgico, identificando e antecipando necessidades do mercado;

Desenvolver produtos e servios inovadores, com projetos de IDI de elevada qualidade tcnica;

Aumentar a eficincia organizacional e operacional, com a implementao de aes nas atividades de IDI;

Criar valor para a PME e para os clientes dos seus produtos e/ou servios, atravs de um processo de
inovao planeado, sistemtico e formalmente reconhecido;

Desenvolver, promover e estimular sistemas de anlise da envolvente externa PME;

Medir os efeitos do investimento em atividades de IDI;

Controlar eficazmente ciclos de vida de produtos/servios;

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Manual Estruturao de atividades de IDI de acordo com os requisitos da


norma NP 4457:2007 Propostas e Recomendaes para PME

Identificar oportunidades de melhoria e implementar correes;

Adotar uma gesto por objetivos que contribuam para o controlo de recursos.

Adicionalmente, de referir ainda que para os casos de PME j certificadas segundo outros referenciais
normativos (por exemplo, a ISO 9001:2008) possvel integrar a NP 4457:2007 com outras normas, obtendose um Sistema de Gesto Integrado (SGI), mais fcil de gerir e de manter ajustado PME.

3.2.

As etapas da certificao

A certificao de um SGIDI o resultado de um processo de avaliao efetuado por uma organizao


independente e competente, o organismo certificador, que, atravs da realizao de uma auditoria,
demonstra que a empresa implementou e mantm um SGIDI em conformidade com a NP 4457:2007. Assim,
este processo tem como finalidade melhorar o desempenho inovador da PME, garantindo que a mesma d
cumprimento poltica e objetivos por si determinados e est conforme os requisitos estabelecidos na NP
4457:2007. A certificao constitui-se, assim, como um mecanismo de avaliao indutor da melhoria contnua,
confrontando as prticas da PME com os requisitos do SGIDI e estimulando a reflexo sobre o mesmo.
Este processo de avaliao d lugar emisso de um certificado, com a validade de trs anos. Durante o
perodo de validade do Certificado de Conformidade, so realizadas auditorias de acompanhamento com
periodicidade anual, com vista verificao da manuteno das condies que deram lugar concesso da
certificao. Antes do final do ciclo de trs anos realizada uma auditoria de renovao, reiniciando-se um
novo ciclo de certificao.
Sendo a certificao um processo de avaliao para demonstrao da confiana num determinado sistema,
condio primordial que o SGIDI da PME esteja operacional e implementado no momento da auditoria, de
modo a recolher evidncias objetivas de que o mesmo cumpre todos os requisitos da norma NP 4457:2007 e
que adequado, naturalmente, para dar cumprimento poltica e objetivos definidos. De realar tambm que
a PME no pode excluir nenhum dos quatro tipos de inovao, isto , produto, processo, organizacional ou de
marketing, embora possa no ter evidncias de aplicao de todos os tipos de inovao.
A certificao do SGIDI est condicionada demonstrao do carcter de IDI das atividades da PME. Para tal,
pode ser considerado o histrico das atividades existentes antes da implementao do SGIDI, desde que esse
histrico seja enquadrvel e descrito no sistema. o caso frequente, por exemplo, de projetos de IDI
anteriores implementao do SGIDI.

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Manual Estruturao de atividades de IDI de acordo com os requisitos da


norma NP 4457:2007 Propostas e Recomendaes para PME

Assim, o processo de certificao (Figura 4) decorre de acordo com as prticas institudas a nvel internacional
para a certificao acreditada e as disposies definidas pelo Instituto Portugus de Acreditao, I.P. (IPAC)
relativamente certificao de Sistemas de Gesto de IDI, de acordo com a NP 4457:2007.
Fase 1: Informao e

A PME contacta os organismos certificadores para obter informaes sobre o processo de certificao.

Proposta

Para a proposta, o organismo certificador recolhe informao sobre a PME e o seu SGIDI.

Fase 2: Candidatura

Selecionado o organismo certificador, formalizada a candidatura certificao da PME. Neste

Certificao

momento solicitada documentao do SGIDI.

Fase 3: Anlise da

realizada uma anlise candidatura pelo organismo certificador, verificando se esto reunidas as

Candidatura

condies para aceitao e passagem fase de auditoria.

Fase 4: Visita Prvia


(Opcional)

reduzida, informando a PME sobre o atual estado do seu SGIDI. Os resultados desta auditoria no so
considerados no processo de certificao.

Fase 5: Auditoria de
Concesso

Fase 6: Plano de

Caso seja pretendido, pode ser realizada uma pr-avaliao, que consiste numa auditoria de durao

Aps o envio de um Plano de Auditoria PME, so realizadas 2 fases de Auditoria de Concesso, com o
objetivo de auditar, analisar toda a documentao e o estado da PME e avaliar a conformidade do SGIDI
quanto aos requisitos da norma.

A PME elabora um Plano de Aes Corretivas e envia-o ao organismo certificador, identificando para

Aes Corretivas da

cada No-Conformidade a anlise de causas e correo proposta, juntamente com prazos definidos e

Organizao

responsveis por cada ao.

Fase 7: Anlise de

O Relatrio de Auditoria, o Plano de Aes Corretivas e as respetivas evidncias de implementao so

Relatrio, Resposta e

avaliados pelo organismo certificador, com vista a tomar uma deciso quanto certificao da PME. No

Deciso de

caso de resposta negativa, a deciso fundamentada e uma auditoria de seguimento proposta, a

Certificao

realizar no prazo mximo de um ano.

Fase 8: Emisso do

Conformidade pelo organismo certificador, com validade de trs anos, conferindo PME o direito ao uso

Certificado

da marca de Certificao.

Fase 9: Auditorias de
Acompanhamento

Com o objetivo de confirmar que a PME certificada mantm o seu SGIDI, cumprindo os requisitos
estabelecidos pela NP 4457:2007, so realizadas Auditorias de Acompanhamento pelo menos uma vez
por ano, de durao inferior Auditoria de Concesso.

Fase 10: Auditoria de


Renovao

Aps a obteno de uma deciso positiva quanto certificao, emitido um Certificado de

Com o objetivo de confirmar a eficcia do SGIDI como um todo, so realizadas Auditorias de Renovao
de trs em trs anos, semelhantes Auditoria de Concesso, dando origem a novas emisses do
Certificado de Conformidade, aps deciso positiva.
Figura 4. As etapas da certificao

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Manual Estruturao de atividades de IDI de acordo com os requisitos da


norma NP 4457:2007 Propostas e Recomendaes para PME

Em seguida, so apresentados os organismos certificadores que tm as competncias necessrias para


certificar um SGIDI de uma PME, segundo a NP 4457:2007 (IPAC, 2013):

Associao Portuguesa de Certificao (APCER) www.apcer.pt

LUSAENOR www.lusaenor.com

Bureau Veritas www.bureauveritas.pt

Sociedade Geral de Superintendncia (SGS) www.pt.sgs.com

Empresa Internacional de Certificao (EIC) www.eic.pt

TV Rheinland Portugal www.tuv.pt

Ao IPAC foram-lhe atribudos as funes de organismo nacional de acreditao. A acreditao consiste em


reconhecer a competncia tcnica dos agentes de avaliao da conformidade, entidades que efetuam
calibraes, ensaios, inspees e certificaes, nomeadamente em SGIDI, de acordo com referenciais de
acreditao internacionais.
Neste sentido, os organismos certificadores que desejem ser acreditadas ou que queiram manter a sua
acreditao , para levarem a cabo a atividade de certificao de organizaes com um SGIDI implementado,
devem cumprir os requisitos estabelecidos na norma NP EN ISO/IEC 17021, bem como os critrios de
acreditao definidos pelo IPAC, nomeadamente no Procedimento para Acreditao de Organismos de
Certificao (DRC006), e seguir o processo de acreditao descrito no Regulamento Geral de Acreditao
(DRC001).
O cumprimento destes referenciais, pelo organismo certificador, garante que o mesmo leva a cabo as
atividades de certificao de modo isento, independente e imparcial, assegurando a qualidade do seu servio e
dispondo de competncias tcnicas adequadas para o exerccio da sua atividade, sendo para tal avaliado
regularmente pelo IPAC, quer pela realizao de auditorias ao organismo certificador como tambm pela
observao das suas auditorias, a realizao de auditorias de testemunho, de acordo com o estabelecido
internacionalmente nos processos de acreditao (COTEC, 2010).
Importa referir que a norma NP 4457:2007, tratando-se de uma norma portuguesa, no tem reconhecimento
internacional. No entanto, e uma vez que esta norma segue a mesma metodologia de normas internacionais, a
NP 4457:2007 diferencia as PME portuguesas em relao a outros pases onde a gesto da IDI, como mtodo
fundamental de criar conhecimento e de o transformar em riqueza econmica e social, no esteja to
desenvolvido e formalizado. Tendo em conta que, quando um potencial parceiro de negcio analisa o mercado
nacional, observa o seu quadro legislativo, econmico e social, a certificao de acordo com a NP 4457:2007
ajuda as PME a captarem a confiana desses parceiros, atravs da garantia emitida pelo organismo
certificador.

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Manual Estruturao de atividades de IDI de acordo com os requisitos da


norma NP 4457:2007 Propostas e Recomendaes para PME

4.
A Gesto de
Atividades de IDI

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Manual Estruturao de atividades de IDI de acordo com os requisitos da


norma NP 4457:2007 Propostas e Recomendaes para PME

4. A Gesto de Atividades de IDI


Neste captulo pretende-se apresentar, para cada requisito da NP 4457:2007, uma interpretao da norma,
identificando, para isso, o objetivo, a responsabilidade e um conjunto de atividades que devem ser
implementadas pelas PME no sentido de se garantir a correta sistematizao e formalizao das atividades de
IDI e a sua conformidade com o respetivo requisito da norma. De salientar que ao nvel das responsabilidades
apresentas no presente captulo, identificaram-se os seguintes perfis:

Gesto de Topo: estabelece orientaes de carcter organizativo e define a Poltica apropriada


organizao (ver em maior detalhe no subcaptulo 4.2.2.);

Representante da Gesto: representa a gesto de topo em garantir que o sistema de gesto


implementado e mantido (ver em maior detalhe no subcaptulo 4.2.2.);

Responsvel da rea funcional da empresa: garante a execuo das atividades associadas rea funcional;

Responsvel do processo associado ao SGIDI: garante a execuo das atividades associadas ao processo;

Responsvel por atividades de IDI: implementa as atividades de IDI que sejam da sua responsabilidade;

Gestor/Tcnico de projeto de IDI: desenvolve e implementa um projeto de IDI, garantindo a sua correta
implementao;

Comisso da IDI: garante um correto desenvolvimento e acompanhamento das atividades de Gesto da


IDI;

Equipa auditora: prepara adequadamente a auditoria, elabora o respetivo plano, e realiza a auditoria.

Adicionalmente, e com o objetivo de promover uma reestruturao das atividades de IDI nas PME,
apresentado um conjunto de propostas e recomendaes, aplicveis s principais reas de especializao
territorial nas regies em anlise (isto , agricultura, cortia, economia da criatividade, econiomia social,
energia, pedra natural, txtil, TICE, transporte e mobilidade e turismo), para cada requisito da norma NP
4457:2007. Pretende-se, desta forma, que a implementao das propostas e recomendaes apresentadas
possa garantir que a implementao de um SGIDI torne mais eficiente e eficaz a estrutura organizativa da PME,
a planificao das atividades de IDI, a definio e atribuio de responsabilidades, a documentao, as
prticas, os procedimentos e os processos necessrios para o desenvolvimento, implementao, reviso e
atualizao da poltica de IDI das PME.
De referir ainda que no Anexo 2 apresentada uma ferramenta de autodiagnstico que dever permitir aferir
o grau de formalizao das atividades de IDI da PME, apoiando, assim, a PME na reestruturao das suas
atividades de IDI.

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Manual Estruturao de atividades de IDI de acordo com os requisitos da


norma NP 4457:2007 Propostas e Recomendaes para PME

4.1. Generalidades
Objetivo
Estabelecer, documentar, implementar e manter um SGIDI e melhorar continuamente a sua eficcia.
Responsabilidade
Gesto de Topo, Representante da Gesto, responsveis das reas funcionais da PME e responsveis dos
processos associados ao SGIDI.
Atividades a implementar

Determinar o modo como a PME ir cumprir os requisitos da NP 4457:2007;

Definir o mbito das atividades de IDI;

Documentar as atividades associadas ao SGIDI;

Detalhar, se aplicvel, a integrao com outros Sistemas de Gesto;

Planear o controlo das atividades subcontratadas e aquisies de servios no exterior.

Propostas e recomendaes
No intuito de implementar o SGIDI de raiz na PME, devero ser definidas as atividades e projetos de IDI, que
iro consubstanciar a futura interveno da PME, podendo a estratgia de inovao estar integrada e definida
no Manual do SGIDI, ou num documento prprio (por exemplo, num Plano de Negcios/Estratgico), e
respetivos processos/procedimentos e documentao para dar cumprimento NP 4457:2007.
O processo de implementao da NP 4457:2007 deve iniciar-se pela definio do mbito das atividades de IDI.
O mbito (ou alcance das atividades de IDI) deve ser definido tendo em conta a especificidade das atividades
dos projetos de IDI desenvolvidas que devero ser identificadas (deve ser compilada uma lista inicial de
projetos) e integradas no SGIDI. O mbito deve refletir a preocupao em cobrir os domnios chave no seu
sector de atividade da PME. O mbito de uma PME que, por exemplo, atue na rea dos Sistemas de
Informao Geogrfica, pode ser:
Investigao, desenvolvimento e inovao em solues na rea dos Sistemas de Informao Geogrfica
As empresas que j tenham implementados outros Sistemas de Gesto devero, preferencialmente, passar a
ter um SGI, devendo para isso atualizar o mbito relativo sua documentao.

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Manual Estruturao de atividades de IDI de acordo com os requisitos da


norma NP 4457:2007 Propostas e Recomendaes para PME

O controlo das atividades subcontratadas e aquisies de servios no exterior devem ser explicitadas dentro
do SGIDI, nomeadamente o modo como so controladas as intervenes e validados os resultados. Deve
tambm ser tida em conta a necessidade de evidenciar claramente o registo das competncias das entidades
subcontratadas, isto , num projeto de IDI se existirem atividades subcontratadas, deve existir evidncia da
necessidade de subcontratao e da forma como so verificados, validados e aprovados os servios prestados.

4.2. Responsabilidades da gesto


4.2.1. Poltica de IDI
Objetivo
Definir as intenes e princpios da organizao em relao s suas atividades de IDI, atravs da elaborao de
uma Poltica de IDI, em consonncia como os objetivos e metas de IDI.
Responsabilidade
Gesto de Topo, Representante da Gesto.
Atividades a implementar

Assegurar que a Poltica de IDI:


o

documentada e implementada;

comunicada e entendida dentro da PME;

Proporciona um enquadramento para o estabelecimento e reviso dos objetivos e metas de IDI;

revista, para se manter atual e consistente com as alteraes do ambiente em que a PME
opera;

Garante o compromisso do cumprimento dos requisitos da NP 4457:2007.

Definir objetivos de IDI decorrentes da Poltica, e garantir que os mesmos so verificveis.

Propostas e recomendaes
Para dar cumprimento a este requisito da NP 4457:2007, a PME deve indicar e ter presente qual a direo que
pretende seguir, de forma a poder alocar os seus recursos de forma mais eficiente. O texto da Poltica deve
refletir as questes estratgicas relativas ao posicionamento da PME no domnio de IDI. Adicionalmente, a

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Manual Estruturao de atividades de IDI de acordo com os requisitos da


norma NP 4457:2007 Propostas e Recomendaes para PME

Poltica dever permitir uma avaliao/constatao dos objetivos de IDI devendo posteriormente ser
comunicada a todos os stakeholders. Em seguida, apresenta-se um conjunto de sugestes que podero
contribuir para melhorar a abrangncia da Poltica de IDI:

Acompanhar as interfaces obtendo feedback sobre novas oportunidades de negcio, a nvel de produto e
de processos, em parceria com clientes, fornecedores e outras entidades;

Gerir o conhecimento permitindo que seja endgeno organizao e esteja facilmente disponvel para
todos os colaboradores;

Fomentar uma cultura de experimentao e inovao com vista gerao de novas ideias que
contribuam para reforar a competitividade da empresa;

Ser um key player no seu sector de atuao, investigando e desenvolvendo novas metodologias e
produtos que antecipem as necessidades atuais e futuras e expectativas dos clientes;

Promover condies para o desenvolvimento de novo conhecimento e competncias na empresa;

Sustentar o conhecimento gerado, resultado das suas atividades e relao com parceiros, para que
potencie novas oportunidades de inovao;

Assumir-se como uma empresa inovadora, que desenvolve produtos e servios diferenciados na sua rea
de atuao.

ainda de salientar a importncia de fazer uma referncia explcita ao cumprimento dos requisitos
normativos, e que vai assim ao encontro do que est definido na NP 4457:2007.
Em relao aos objetivos de IDI, estes devero estar em concordncia com os objetivos de gesto SMART Specific (especficos), Measurable (quantificveis), Achievable (alcanveis), Realistic (realistas) e Time-Bound
(limitados no tempo). Apresentam-se de seguida alguns exemplos de objetivos de IDI:

Gerir X ideias / ano;

Garantir que X ideias originam o desenvolvimento de projetos de IDI;

Garantir um nmero mnimo de projetos de IDI em curso;

Desenvolver X novos produtos;

Gerar X de rendimento de vendas de produtos / projetos de IDI desenvolvidos;

Publicar X artigos em revistas cientficas da especialidade;

Garantir a participao em X horas de formao associadas a atividades de IDI;

Atingir um nmero mnimo de registos associados Interface Tecnolgica;

Garantir um nmero mnimo de protocolos de colaborao com entidades do SCTN;

Garantir um aumento de faturao em X% resultante de produtos desenvolvidos em projetos de IDI.

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Manual Estruturao de atividades de IDI de acordo com os requisitos da


norma NP 4457:2007 Propostas e Recomendaes para PME

Os objetivos de IDI devem ser mencionados em documento prprio, ou no Manual do SGIDI, podendo ser
criados interna e externamente meios de divulgao prprios da IDI.

4.2.2. Responsabilidade e autoridade


Objetivo
Identificar as responsabilidades e as autoridades da Gesto de Topo, do Representante da Gesto e de outros
intervenientes no SGIDI.
Responsabilidade
Gesto de Topo, Representante da Gesto, responsveis dos processos associados ao SGIDI e responsveis
pelas atividades de IDI.
Atividades a implementar

Definir, documentar e comunicar as diferentes atribuies, responsabilidades e autoridades;

Quando apropriado, constituir estruturas de IDI de carcter permanente ou temporrio.

Propostas e recomendaes
Dever ser definido o grau de envolvimento e identificadas as responsabilidades da Gesto de Topo e do
Representante da Gesto, bem como outros elementos de apoio, nomeadamente os colaboradores que
asseguram a realizao das atividades de IDI e dos processos do SGIDI que esto associados a essas atividades.
Nesse sentido, dever ser criado um Manual de Funes para o efeito ou, alternativamente/adicionalmente,
poder incluir-se, no Manual do SGIDI, um ponto sobre as Funes e Responsabilidades.
Assim, devero ser elaboradas fichas de funes para a Gesto de Topo e Representante da Gesto, definindo
as seguintes responsabilidades e autoridades:

Gesto de Topo:
o

Definir, aprovar e divulgar a poltica de IDI na PME;

Criar condies para a promoo de uma cultura de inovao, para a criatividade interna e para a
gesto de conhecimento;

Nomear o Representante da Gesto;

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Manual Estruturao de atividades de IDI de acordo com os requisitos da


norma NP 4457:2007 Propostas e Recomendaes para PME

Estabelecer e rever os objetivos de IDI;

Aprovar e disponibilizar os recursos necessrios, nomeadamente os recursos humanos e aptides


especficas, os recursos tcnicos, organizacionais e financeiros;

Rever periodicamente os resultados e o SGIDI.

Representante da Gesto:
o

Assegurar que o SGIDI estabelecido, implementado e mantido, em conformidade com os


requisitos da norma;

Acompanhar regularmente as atividades de IDI, verificando que estas decorrem em consonncia


com a poltica e os objetivos de IDI;

Garantir a execuo das aes de promoo da criatividade interna e de gesto de


conhecimento;

Relatar Gesto de Topo o desempenho do SGIDI, para efeitos de reviso, incluindo


recomendaes para melhoria.

Adicionalmente, poder ser necessrio constituir uma Comisso da IDI, e definir o responsvel pela
implementao da norma NP 4457:2007. A Comisso da IDI dever garantir um correto desenvolvimento e
acompanhamento das seguintes atividades de Gesto da IDI, referidas no requisito 4.4.1 da NP 4457:2007.

Gesto e coordenao do portflio de projetos;

Gesto da propriedade intelectual;

Gesto do conhecimento;

Identificao e anlise de problemas e oportunidades;

Criatividade;

Gesto das ideias;

Anlise, avaliao, seleo e gesto de projetos.

Esta Comisso da IDI pode tambm ter como funo a preparao de informao de forma a ser apresentada
Gesto de Topo nas reunies de Reviso pela Gesto, e outras que devero estar devidamente identificadas no
Manual do SGIDI. por isso muito importante definir o responsvel e os elementos que constituem esta
Comisso, nomeadamente o Representante da Gesto e a Gesto de Topo.

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Manual Estruturao de atividades de IDI de acordo com os requisitos da


norma NP 4457:2007 Propostas e Recomendaes para PME

4.2.3. Reviso pela gesto


Objetivo
Definir a forma como a Gesto de Topo deve rever o SGIDI da PME a intervalos planeados, para assegurar que
continua adequado, suficiente e eficaz.
Responsabilidade
Gesto de Topo, Representante da Gesto, Comisso da IDI, responsveis dos processos associados ao SGIDI e
responsveis pelas atividades de IDI.
Atividades a implementar

Definir a periodicidade com que se pretende efetuar as reunies de reviso pela gesto;

Realizar a reviso do SGIDI, incluindo a avaliao de oportunidades de melhoria e a necessidade de


alteraes ao SGIDI, incluindo a Poltica de IDI.

Propostas e recomendaes
A PME dever assegurar atravs de uma reunio, pelo menos uma vez por ano, que existem registos da anlise
da eficcia global do SGIDI, com o objetivo de melhorar, de forma contnua, o desempenho do sistema de
gesto.
Assim, a informao relativa s entradas para a reunio de Reviso pela Gesto dever ser feita sob a forma de
um relatrio de avaliao das atividades de IDI. De forma a dar cumprimento a este requisito, sugere-se que o
relatrio siga a seguinte estrutura:

Resultados das auditorias internas e das aes de seguimento (aes corretivas e seu estado);

Informao sobre o estado das aes resultantes de anteriores revises pela gesto;

Alteraes de circunstncia ou outras informaes relevantes que possam afetar a Poltica de IDI e o
SGIDI;

Propostas de melhoria;

Avaliao dos resultados de IDI;

Grau de cumprimento dos objetivos de IDI.

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Manual Estruturao de atividades de IDI de acordo com os requisitos da


norma NP 4457:2007 Propostas e Recomendaes para PME

Adicionalmente, os resultados das Revises pela Gesto devem ser adequados s entradas, e devem incluir
uma reflexo das necessidades de alterao do SGIDI face s modificaes dos contextos em que o mesmo
atua (tecnolgico, de mercado e organizacional).
Devem ser registadas nas atas (ou relatrios) das reunies de Reviso pela Gesto todas as decises e aes
relativamente a:

Melhoria da eficcia do Sistema de Gesto;

Necessidade de recursos / competncias externas necessrios;

Alterao na Poltica, nos Objetivos de IDI e outros elementos.

Por fim, salienta-se a necessidade de realizar uma reunio de Reviso pela Gesto antes da auditoria de
concesso.

4.3. Planeamento da IDI


4.3.1. Gesto das interfaces e da produo do conhecimento
Objetivo
Estabelecer procedimentos para gerir as diferentes interfaces (tecnolgica, mercado e organizacional) do
processo de inovao, para que este assegure a circulao e a transferncia do conhecimento entre a atividade
inovadora da PME e o seu ambiente.
Responsabilidade
Comisso da IDI, responsvel do processo associado Gesto das Interfaces e responsveis pelas atividades
descritas no processo.
Atividades a implementar

Identificar os atores da envolvente externa com quem a PME interage para a produo do conhecimento e
a deteo de oportunidades e ameaas, tais como:
o

Microenvolvente: fornecedores, consultores, parceiros, distribuidores, clientes e concorrentes;

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Manual Estruturao de atividades de IDI de acordo com os requisitos da


norma NP 4457:2007 Propostas e Recomendaes para PME

Macroenvolvente: sistema de educao e formao, sistema cientfico e tecnolgico,


reguladores, financiadores, sistemas sectoriais.

Determinar quais os elementos da PME que asseguram ou podem assegurar os fluxos de comunicao e
troca de informao com os atores identificados;

Identificar as atividades relacionadas com as interfaces tecnolgica, de mercado e organizacional,


necessrias para a troca de informao sobre conhecimentos cientficos e tecnolgicos, assegurando que
as mesmas so planeadas, implementadas, mantidas e atualizadas;

Estabelecer procedimentos para a recolha, documentao, anlise e tratamento, difuso e valorizao da


informao.

Propostas e recomendaes
Em seguida, so apresentadas propostas e recomendaes para cada uma das Interfaces identificadas na
norma NP 4457:2007, isto , a Interface Tecnolgica, a Interface de Mercado e a Interface Organizacional.

a) Interface Tecnolgica
Na Interface Tecnolgica existem trs atividades distintas, a saber: Vigilncia Tecnolgica, Cooperao
Tecnolgica e Previso Tecnolgica. Face ao exposto, so apresentadas seguidamente propostas e
recomendaes para cada uma destas atividades da Interface Tecnolgica.
Vigilncia Tecnolgica
A Vigilncia Tecnolgica centra-se no acompanhamento da evoluo do conhecimento cientfico e tecnolgico
e tem como objetivos:

Antecipar, detetar mudanas: novas tecnologias, mercados, concorrentes;

Reduzir riscos melhorando a capacidade de reao da empresa ao antecipar as ameaas do meio


ambiente (e.g. patentes, produtos, regulamentos, alianas, entre potenciais concorrentes);

Desenvolver e detetar diferenas entre os produtos da empresa e os produtos concorrentes;

Melhorar a capacidade competitiva e inovadora da empresa ao obter informao adequada no momento


certo.

Apresentam-se os seguintes exemplos de atividades que podero ser classificados como Vigilncia
Tecnolgica:

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Manual Estruturao de atividades de IDI de acordo com os requisitos da


norma NP 4457:2007 Propostas e Recomendaes para PME

Participao em eventos, feiras, workshops;

Acompanhamento de tendncias;

Anlise e prospeo do mercado;

Visita a clientes e fornecedores;

Acompanhamento de blogs, websites e revistas da especialidade;

Receo de newsletters;

Participao e acompanhamento de redes sociais;

Anlise da concorrncia;

Entre outros.

A realizao destas atividades poder contribuir para a identificao de oportunidades (de IDI tambm) para a
PME, satisfazendo as necessidades especficas dos clientes, num curto espao de tempo. Dependendo da
realidade da PME, poder ser justificvel criar uma rea funcional interna que faa a gesto da inovao e d
resposta a todas as questes relacionadas com o seu planeamento.
Recomenda-se que a Vigilncia Tecnolgica seja formalizada num procedimento a elaborar para o efeito,
seguindo os seguintes passos:

Definir as reas de interesse a vigiar / acompanhar;

Compilar uma lista de fontes de informao relevantes, e organizar por rea de interesse/negcio;

Identificar os responsveis pela consulta das fontes de informao e definir uma periodicidade para
consulta das mesmas (facultativo);

Definir o modo como ser registada e difundida a informao considerada relevante.

Para o cumprimento dos pontos em cima pode ser utilizada uma tabela simples (Figura 5) que contenha a
informao que relevante recolher e disseminar. Deve referir-se a existncia de vrias solues de software
desenvolvidas especificamente a pensar na gesto de atividades de IDI (ver exemplos no Anexo 1).

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Manual Estruturao de atividades de IDI de acordo com os requisitos da


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Figura 5. Exemplo de recolha e disseminao da informao resultante da Vigilncia Tecnolgica

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norma NP 4457:2007 Propostas e Recomendaes para PME

Cooperao Tecnolgica
Dever ser definido, no Manual do SGIDI ou num processo de Gesto das Interfaces, a forma como so
estabelecidas as atividades de Cooperao Tecnolgica e como integrado e disseminado o conhecimento
dentro da PME.
A Cooperao Tecnolgica resulta do estabelecimento de relaes com outras empresas, organizaes
empresariais, Universidades e centros de investigao, laboratrios, fornecedores e outras entidades
relevantes. Tipicamente, ocorre quando se realizam atividades de partilha de ideias e tecnologias e partilha de
competncias, recursos, informao, experincia e conhecimentos tcnicos e cientficos.
Neste sentido, e tendo em conta as regies em anlise no presente projeto, as atividades de Cooperao
Tecnolgica da PME podem, por exemplo, resultar atravs do estabelecimento de protocolos/acordos com os
Institutos Politcnicos de Castelo Branco e Portalegre, a Universidade de vora, o InovCluster, o Cevalor, entre
outros.
As atividades de Cooperao podero estar estruturadas atravs do estabelecimento de protocolos de
colaborao, para o estabelecimento de relaes especficas e associadas a projetos, ou atravs de relaes
informais e espordicas, fruto de necessidades pontuais.
Tendo isto em conta, mesmo sabendo que as atividades de Cooperao Tecnolgica so contextuais e muitas
vezes no planeadas, sugere-se que seja acrescentado, no Manual do SGIDI ou no processo de Gesto das
Interfaces uma explicao do modus operandi das atividades de Cooperao Tecnolgica.
Previso Tecnolgica
Pretende-se com a realizao de atividades de Previso Tecnolgica que a PME realize um esforo no sentido
de antecipar as potenciais inovaes que podero ocorrer no mdio prazo em todas as tecnologias que lhe
podero dizer respeito.
Este trabalho dever ser efetuado pelos colaboradores afetos Interface Tecnolgica e, num nvel mais lato,
pela prpria Gesto de Topo nas reunies internas da PME em que a estratgia seja o tpico principal. Com a
sistematizao deste procedimento, pretende-se que a PME demonstre a sua preocupao no
acompanhamento das evolues tecnolgicas e antecipe as tendncias do seu sector de atividade, de forma a
responder evoluo e segmentao da procura.

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Manual Estruturao de atividades de IDI de acordo com os requisitos da


norma NP 4457:2007 Propostas e Recomendaes para PME

Assim, as atividades de Previso Tecnolgica devero ser descritas e formalizadas, no processo de Gesto das
Interfaces, e identificada a forma como integrado e disseminado o conhecimento decorrente destas
atividades.
Depois de devidamente identificadas (podendo para o efeito ser utilizada, se julgado necessrio, a tabela j
sugerida para as atividades de Vigilncia Tecnolgica, na Figura 5), estas atividades devem ser sistematizadas
para assegurar que as mesmas so planeadas, implementadas, mantidas e atualizadas.

b) Interface de Mercado
Na Interface de Mercado existem trs atividades distintas, a saber: Anlise Interna e Externa, Propriedade
Intelectual e Anlise de Novos Clientes. Face ao exposto, so apresentadas seguidamente propostas e
recomendaes para cada uma destas atividades da Interface de Mercado.
Anlise Interna e Externa
Segundo a NP 4456:2007, a Anlise Interna e Externa a anlise do contexto interior e exterior da empresa
inovadora e do seu posicionamento tendo em conta as oportunidades e ameaas relativas na envolvente.
Neste contexto, a anlise interna deve permitir avaliar a estrutura atual da PME e os recursos de que dispe e
como os gere, para definir quais so as mudanas necessrias, para que a Gesto da IDI seja mais eficaz. A
anlise externa dever englobar a anlise da concorrncia, dos clientes e do mercado. Dever, por isso, ser
definido e documentado um procedimento que permita o registo dos resultados obtidos para posterior anlise
e identificao de oportunidades. Tipicamente, as atividades de anlise externa consistem numa abordagem
ao mercado atravs de iniciativas como a elaborao de planos estratgicos/de negcio e estudos de mercado,
que permitam analisar o contexto exterior da PME e do seu posicionamento, tendo em conta oportunidades e
ameaas relativas na envolvente. Sugere-se ainda a realizao de um exerccio de anlise SWOT que permita,
por exemplo, identificar os pontos fortes e fracos relativamente concorrncia e ao mercado, bem como
assegurar a recolha e troca de informao/produo de conhecimento sobre o mercado (devem existir
evidncias do binmio recolha e troca de informao/produo do conhecimento).
Alm de se analisarem as competncias internas de inovao e os resultados decorridos dos projetos de IDI,
entende-se que se devem analisar outros pontos, tais como:

Anlise das necessidades de recursos (humanos e materiais) que esto envolvidos em atividades de IDI e
respetivas competncias;

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norma NP 4457:2007 Propostas e Recomendaes para PME

Anlise da estrutura de atividade da PME, nomeadamente da rea de IDI, atravs da Avaliao dos
Resultados e das atividades de Gesto de IDI;

Anlise da troca de informao/produo de conhecimento sobre o mercado (devem existir evidncias do


binmio troca de informao/produo do conhecimento).

Neste sentido, a PME dever definir o momento e o modus operandi, em que, internamente, realiza a anlise
interna e externa da sua organizao. Assim, sugere-se que a PME defina um procedimento para a realizao
das atividades de Anlise Interna e Externa, detalhando: os objetivos, as atividades realizadas, os
intervenientes e os resultados esperados.
Propriedade Intelectual
As atividades relacionadas com a Propriedade Intelectual permitem garantir a correta gesto dos ativos de
conhecimento e resultados de inovao, estabelecendo mecanismos de avaliao de resultados e definindo
metodologias e prticas, ao longo do ciclo de vida dos projetos, que induzam as oportunidades de valorizao
e a criao de barreiras competitivas.
As atividades de gesto da Propriedade Intelectual, dentro de um Sistema de Gesto, pretendem garantir a
correta proteo dos resultados e conhecimento gerado ao longo do ciclo de desenvolvimento dos projetos,
devendo ser essa tambm a preocupao principal neste domnio. Alguns exemplos de atividades neste
domnio, a implementar pelas PME, so:

O desenvolvimento de procedimentos administrativos/jurdicos de proteo de conhecimento (acordos de


confidencialidade, contratos de colaborao, regulamentos internos, etc.);

O desenvolvimento de procedimentos e ferramentas de anlise e avaliao de resultados;

O estudo e desenvolvimento de estratgias de valorizao, modelos e planos de negcio;

A elaborao e negociao de contractos de transferncia de tecnologia e /ou conhecimento.

Neste sentido, dever ser definido e documentado um procedimento que detalhe quais as atividades de
gesto da Propriedade Intelectual realizadas pela PME e a forma como as realiza, realando: objetivos,
atividades realizadas, intervenientes e resultados esperados.
Anlise de novos clientes
Segundo a NP 4456:2007 a anlise de novos clientes : observao e anlise de potenciais clientes e de novo
mercado de utilizadores.

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Sugere-se que as PME definam critrios para a anlise de viabilidade dos negcios, permitindo tomar a melhor
deciso para o avano ou no de uma contratualizao de servios. Sugere-se ainda que sempre que estes
contactos originem novas ideias, as mesmas entrem no processo de gerao de ideias (ver captulo 4.3.2) e
sejam registadas com a identificao de anlise de novos clientes como fonte/origem.
Assim, ser necessrio definir um procedimento que detalhe o modo como realizada a Anlise de Novos
Clientes, nomeadamente:

Identificar os intervenientes e o modo e local onde a informao registada;

Definir a forma como disseminada s partes interessadas.

c) Interface Organizacional
Na Interface Organizacional existem duas atividades distintas, a saber: Criatividade Interna e Gesto do
Conhecimento. Face ao exposto, so apresentadas seguidamente propostas e recomendaes para cada uma
destas atividades da Interface Organizacional.
Criatividade Interna
A inovao organizacional fundamenta-se na existncia de condies e recursos que a PME disponibiliza para a
prossecuo de projetos e atividades de IDI. Assumem, assim, um importante papel as prticas que possam ser
empreendidas em prol do desenvolvimento de uma cultura de inovao e estmulo criatividade interna.
So exemplos de mecanismos desta natureza, os seguintes:

Lanamento de desafios;

Reunies de brainstorming;

Laboratrios de tendncias;

Salas de inovao;

Realizao de reunies de coordenao;

Entre outras.

Por outro lado, para promover a inovao, existem iniciativas, de ndole diversa, que podem ser
implementadas, como por exemplo dar feedback a todas as ideias sugeridas e/ou prmios para as ideias que
se revelem mais inovadoras e/ou rentveis, ou ser um ponto de anlise no processo de avaliao anual.

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Assim, devero ento ser evidenciadas, num procedimento a desenvolver para o efeito, os mecanismos
internos/ferramentas usados para promover a criatividade interna. Sugere-se assim, que a PME implemente a
seguinte metodologia de trabalho para dar cumprimento a este ponto:

Identificar todos os mecanismos internos para promover a participao dos colaboradores da PME fora da
rotina de trabalho;

Identificar os mecanismos de promoo da criatividade interna de apoio inovao;

Identificar evidncias de atividades que tenham sido desenvolvidas neste mbito.

Gesto do Conhecimento
A Gesto do Conhecimento pode ser definida como a abordagem facilitadora e sistemtica para aumentar o
valor e a acessibilidade ao capital do conhecimento da PME, tendo em vista assegurar o desenvolvimento
das PME atravs da qualificao dos colaboradores e da induo e disseminao da inovao como fator
estratgico. O conhecimento est naturalmente enraizado na experincia humana e nos contextos sociais.
Geri-lo bem significa gerir um conjunto de interfaces, onde se incluem a organizao, o ambiente de mercado
e o ambiente de contexto, bem como prestar ateno s culturas, s estruturas organizacionais e tecnologia
enquanto ferramenta facilitadora de partilha e uso do conhecimento.
A gesto do conhecimento envolve um conjunto de atividades relacionadas com a poltica, estratgia e
liderana, e com a captao, gesto, anlise, armazenamento, disseminao e utilizao do conhecimento.
Deve ser considerado conhecimento, toda a informao recolhida no mbito da Gesto das Interfaces
(Tecnolgica, Mercado e Organizacional) e, consequentemente, da gesto dos projetos de IDI.
Por forma a facilitar a identificao de atividades de Gesto do Conhecimento, apresentada na Figura 6 uma
matriz que identifica algumas das ferramentas (meios) que podero ser utilizadas pelas PME para a converso
do conhecimento nas suas variadas vertentes.

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Socializao (tcito tcito)

Externalizao (tcito explcito)

On-the-job training (OJT);


Aprendizagem por observao e imitao;
Sesses de brainstorming para discutir determinados
problemas, assuntos, decises, ideias, etc.
Trabalhos de grupo que desenvolvem simulaes ou
fazem uma anlise de case studies ou histrias;
Eventos de networking em seminrios, conferncias
ou encontros;
Outdoors com atividades de equipa;
Encontros informais (almoo, intervalos para caf
etc.);
Desenho do layout do escritrio com vista a uma
maior interao entre as pessoas (open space,
espaos de reunio, flexible work space, etc.);
Visitas a empresas para benchmarking.

Conduzir entrevistas estruturadas com especialistas


por forma a registar o seu conhecimento tcito
(fundamental para pessoas chave que vo sair da
empresa);
Registo de histrias com casos de sucesso ou
insucesso que podem ser partilhadas;
Desenvolvimento de manuais de procedimentos,
apresentaes, testes, case studies, etc.;
Desenvolvimento de vdeos com procedimentos ou
simulaes;
Criao de relatrios de visitas a clientes, anlises,
estudos etc.;
Criao de relatrios de visitas a conferncias,
seminrios, feiras, etc.;
Registo de atas de reunies.

Internalizao (explcito tcito)

Combinao (explcito explcito)

O conhecimento explcito pode ser processado,


codificado e combinado por forma a gerar novo
conhecimento explcito. O processo feito por
colaborao entre diferentes pessoas com base em
conhecimento explcito existente e com o apoio de
sistemas computacionais. Exemplos de conhecimento
explcito fruto de combinao podero incluir:

Formao com base em manuais e apresentaes;


E-learning (Web Based Training, Computer Based
Training);
Aprendizagem externa em seminrios, conferncias
e com recurso a guest speakers;
Pesquisa e consulta de bases de dados de
conhecimento (tanto internas como externas);
Estudo de casos de estudo, artigos e livros;
Aprendizagem por observao de vdeos.

rvores de deciso;
Fluxogramas/Diagramas;
Mapas cognitivos;
Taxonomias;
Relatrios sntese, resumos de documentos;
Artigos, newsletters.

Figura 6. Matriz de ferramentas de Gesto de Conhecimento

Devem ser objetivos de uma correta gesto do conhecimento os seguintes:

O desenvolvimento de uma cultura interna de gesto de conhecimento;

A garantia de captao do conhecimento externo (macro e micro envolvente);

A garantia de captao do conhecimento interno individual, de grupo e organizacional;

Uma correta anlise, codificao e disseminao do conhecimento;

O fomento, utilizao e partilha do conhecimento entre colaboradores.

Assim, para garantir a correta Gesto do Conhecimento, sugere-se que a PME implemente a seguinte
metodologia de trabalho:

Identificar as prticas e atividades de Gesto do Conhecimento (gerao, converso e validao);

Identificar as ferramentas utilizadas para o efeito;

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Evidenciar a correta gesto e, acima de tudo, a utilizao e transmisso desse mesmo conhecimento para
todos os colaboradores;

Definir um procedimento que detalhe as atividades de Gesto do Conhecimento e os intervenientes.

4.3.2. Gesto das Ideias e Avaliao de Oportunidades


Objetivo
Estabelecer o modo como se captam, analisam e pr-selecionam as ideias que podem constituir-se como
oportunidades de inovao.
Responsabilidade
Comisso da IDI e responsvel do processo associado Gesto das Ideias.
Atividades a implementar

Definir a forma como as ideias podem ser captadas;

Definir critrios a serem utilizados na avaliao das ideias;

Definir a forma de seguimento a aplicar s ideias avaliadas.

Propostas e recomendaes
No caminho para a melhoria do desempenho inovador das PME, a atividade de Gesto das Ideias visa
selecionar as ideias que permitiro solucionar problemas existentes e investir em projetos de inovao, sejam
de produto, processo, marketing ou organizacional, que tragam retorno PME. No mbito desta atividade,
importa observar, sem descurar a importncia atribuda qualidade do processo de deciso, o ciclo que inclui
a gerao, recolha, avaliao, seleo, partilha e valorizao das ideias, que surgem internamente ou em
resultado da ligao ao exterior (atravs das interfaces).
Recomenda-se, portanto, o desenvolvimento de uma metodologia para recolha e avaliao de ideias, a
detalhar num processo de Gesto das Ideias. As ideias devem ser registadas em formulrio prprio,
identificando sempre a fonte (e.g. vigilncia tecnolgica, cooperao tecnolgica, anlise interna, anlise
externa, contacto com clientes, entre outros). Num primeiro momento, e com uma periodicidade a definir,
deve ser feita uma triagem das ideias recebidas (para tal devem ser definidos critrios), sendo que nesta
primeira instncia as ideias que obtiverem um parecer positivo devero merecer uma anlise mais cuidada do
responsvel do processo associado Gesto das Ideias.

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O processo de seleo de ideias requer a definio de critrios, apresentando-se de seguida alguns exemplos:

Durao e custo do projeto;

Impacto no cliente e impacto no volume de vendas (avaliao do mercado potencial);

Grau de inovao;

Anlise de fatores de risco;

Cumprimento de requisitos legais, sociais, tecnolgicos e financeiros;

Estabelecimento de parcerias com entidades do SCTN;

Possibilidade de originar produtos inovadores;

Aprovao da Gesto de Topo;

Coerncia com os objetivos de IDI.

As ideias inicialmente recebidas devem seguir um processo de anlise, tal como apresentado na Figura 7.

Figura 7. Processo de anlise das ideais

4.3.3. Planeamento de Projetos de IDI


Objetivo
Estabelecer um plano de projeto que contemple, quando relevante, as disposies para as seguintes fases:

Inveno, desenho bsico ou conceo do servio;

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Desenho detalhado ou piloto;

Redesenho, demonstrao ou teste e produo;

Comercializao ou implementao.

Responsabilidade
Comisso da IDI, responsvel do processo associado Gesto de Projetos de IDI, gestores/tcnicos de projetos
de IDI.
Atividades a implementar

Definir critrios para classificao de projetos de IDI;

Definir critrios para identificao das atividades de IDI;

Definir o formato e o local de registo dos projetos de IDI;

Criar planos de projeto para os projetos de IDI;

Identificar o porteflio de projetos de IDI.

Propostas e recomendaes
Um dos aspetos mais relevantes de um SGIDI prende-se com a organizao e formalizao das atividades de
IDI em projetos de IDI e a classificao de todas as atividades realizadas no mbito destes projetos como
atividades de Inovao. Um projeto de IDI pode ou no ter atividades de Investigao e Desenvolvimento.
Devem, assim, definir-se como projetos de IDI todos os projetos desenvolvidos intra ou extramuros.
Neste sentido, dever ser criado pelas PME um processo que adeque a planificao de projetos de IDI,
devendo ser garantido que existir, para cada projeto, atravs da criao de um plano de projeto, a seguinte
informao:

Descrio do projeto, incluindo a identificao do problema a resolver, da melhoria, da vantagem


competitiva ou dos benefcios expectveis;

Identificao da equipa, recursos necessrios e prazos estimados para a realizao do projeto,


mencionando os resultados esperados (milestones);

Atividades de verificao e validao, incluindo, quando apropriado, critrios de reviso, seleo e


aprovao de resultados;

Mtodo de controlo das alteraes;

Identificao dos resultados esperados;

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Documentao das disposies relativas proteo da propriedade intelectual (de acordo com as regras a
definir pela PME).

Sugere-se que no final de cada projeto de IDI seja realizada uma anlise formal do mesmo (uma avaliao
Lessons Learned), aferindo-se os conhecimentos adquiridos e a concretizao dos objetivos inicialmente
estipulados.
Salienta-se ainda que sempre que existam atrasos na planificao dos projetos de IDI, os mesmos tm de ser
registados e justificados, por exemplo atravs da incluso de um campo de registo de ocorrncias no plano
de projeto. Sempre que haja alteraes ao planeamento ou equipa de projeto estas devem ser identificadas e
deve haver documentos de suporte s mesmas.
igualmente importante realar a necessidade de evidenciar o modo como so controladas as atividades
realizadas por entidades externas nos projetos de IDI.

4.4. Implementao e Operao


4.4.1. Atividades de Gesto da IDI
Objetivo
Identificar as atividades de gesto necessrias para o processo de IDI.
Responsabilidade
Representante da Gesto, Comisso da IDI, responsveis dos processos associados ao SGIDI e responsveis
pelas atividades de IDI.
Atividades a implementar

Definir e documentar a estratgia para a gesto das atividades de IDI;

Definir critrios e procedimentos que assegurem a correta realizao, documentao e registo das
atividades de IDI.

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Propostas e recomendaes
Para uma correta implementao deste requisito, a PME dever garantir a elaborao de um plano anual de
atividades, identificando, nomeadamente, as reunies de coordenao e outras que sejam efetuadas para o
efeito.
Das atividades abrangidas por este requisito, salienta-se a gesto e coordenao de portflio de projetos de
IDI, no referida em nenhum outro requisito normativo. Esta atividade pode ser efetuada em reunies de
coordenao de projetos, sendo no entanto necessrio detalhar a forma como so realizadas as tarefas
regulares de acompanhamento de projetos. Devem ser definidos critrios para a seleo dos projetos
contemplados no portflio de IDI e evidenciar a forma como realizado esse acompanhamento e introduzidas
as medidas corretivas apropriadas.

4.4.2. Competncia, Formao e Sensibilizao


Objetivo
Assegurar a existncia de competncias necessrias para a realizao de atividades de IDI.
Responsabilidade
Gesto de Topo, Comisso da IDI e responsvel do processo associado s atividades relacionadas com a gesto
de recursos humanos e formao.
Atividade a desenvolver

Elaborar perfis de competncias para as funes associadas IDI;

Elaborar um Plano de Formao anual que preveja a aquisio de competncias para os colaboradores
envolvidos em atividades de IDI;

Explicitar o mtodo de avaliao de competncias necessrias caso as atividades de Investigao e


Desenvolvimento sejam subcontratadas.

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Propostas e recomendaes
Este requisito prev que a PME assegure registos apropriados de escolaridade, formao, avaliao e
experincia, de todos os colaboradores. Igualmente, dever ser assegurado que so definidas, periodicamente,
as competncias necessrias para os colaboradores que realizam as atividades de IDI.
Assim, necessrio garantir que esto definidas todas as funes associadas realizao de atividades de IDI.
As responsabilidades associadas s atividades de gesto das interfaces podero estar dispersas pelas diversas
funes existentes. Deve-se identificar, pelo menos, as seguintes funes:

Gesto de Topo;

Representante da Gesto;

Responsveis dos Processos;

Gestores de Projetos de IDI;

Tcnicos de Projetos de IDI.

Tal como foi referido anteriormente, dever ser criado um Manual de Funes para o efeito ou,
alternativamente/adicionalmente, poder incluir-se, no Manual do SGIDI, um ponto sobre as Funes e
Responsabilidades.
Deve ser providenciada formao, ou outras aes, para responder s necessidades formativas, e manter
registos associados. Nesse sentido, dever ser desenvolvido um Plano de Formao anual que abranja a
aquisio de competncias de gesto de IDI (nomeadamente para os colaboradores afetos inovao e
tecnologia e, eventualmente, os gestores de projetos de IDI).

4.4.3. Comunicao
Objetivo
Assegurar o estabelecimento de processos de comunicao apropriados para a comunicao interna e externa.
Responsabilidade
Gesto de Topo, Comisso da IDI e colaboradores associados s atividades relacionadas com a gesto das
interfaces.

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Atividades a implementar

Identificar e sistematizar todos os veculos de comunicao utilizados pela PME, de forma a garantir o
fluxo de comunicao pretendido interna e externamente (incluindo a divulgao da poltica de IDI);

Identificar os responsveis pela comunicao com o exterior (para as atividades relevantes de gesto da
IDI, nomeadamente a gesto das interfaces);

Definir nveis de confidencialidade que garantam a proteo e explorao dos resultados.

Propostas e recomendaes
As atividades de gesto da inovao devero ser comunicadas de forma abrangente s partes interessadas,
para que todos os agentes que esto interessados no desenvolvimento e alcance de um bom desempenho da
PME acompanhem as mais recentes atividades de IDI existentes.
A PME deve, assim, determinar se existem fluxos suficientes de comunicao estabelecidos e controlados
ascendentes, descendentes e transversais internos, tais como atas de reunies, emails, website, redes sociais,
newsletters, caixas de sugestes, placards ou intranet. Adicionalmente, deve determinar quais as evidncias a
produzir do funcionamento dos canais de comunicao com exterior identificados e planeados anteriormente.
A PME deve ainda definir nveis de confidencialidade que garantam a proteo e explorao dos resultados e
identificar os responsveis pela comunicao com o exterior (para as atividades de gesto da IDI relevantes,
nomeadamente a gesto das interfaces).

4.4.4. Documentao
Objetivo
Definir a documentao do sistema de gesto.
Responsabilidade
Gesto de Topo, Representante da Gesto e Comisso de IDI.
Atividades a implementar

Elaborar e identificar toda a documentao relevante para o SGIDI, nomeadamente:


o

A poltica e objetivos de IDI;

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A descrio do mbito das atividades de IDI;

A descrio dos principais elementos do SGIDI e suas interaes, e referncias a documentos


relacionados;

Documentos, incluindo registos, requeridos pela NP 4457:2007, definidos como necessrios pela
PME para assegurar o planeamento, a operao e o controlo eficazes dos processos e atividades
de IDI.

Propostas e recomendaes
Tal como foi apresentado ao longo do presente Manual, dever ser desenvolvida (ou atualizada, conforme
necessrio), aprovada, divulgada e implementada a seguinte documentao:

mbito;

Poltica;

Objetivos de IDI;

Manual do SGIDI;

Programa anual de Atividades de IDI;

Manual de Funes;

Plano de Formao;

Documentos (processos e procedimentos) relativos sistematizao das atividades de Gesto das


Interfaces, Gesto das Ideias e Avaliao das Oportunidades e de Planeamento e Gesto de Projetos de
IDI.

Dever ser referido no Manual do SGIDI as disposies relativas ao modo operatrio e acessibilidade e
manuseamento da informao neste tipo de suporte. Os documentos supramencionados devem encontrar-se
disponveis para consulta, impresso e cpia.

4.4.5. Controlo dos documentos e registos


Objetivo
Assegurar que os documentos e registos demonstram os resultados obtidos, em conformidade com os
requisitos da norma NP 4457:2007.

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Responsabilidade
Gesto de Topo, Representante da Gesto, Comisso da IDI.
Atividades a implementar

Assegurar que os documentos e registos requeridos pelo SGIDI e pela NP 4457:2007 so controlados.

Propostas e recomendaes
As PME devem definir um procedimento que apresente o modo como realizado o controlo de documentos e
registos, nomeadamente:

Identificar a estrutura documental do SGIDI, incluindo o tipo de documento, o responsvel pela


elaborao/alterao e o responsvel pela aprovao;

Identificar os documentos associados aos projetos de IDI, e os responsveis pela elaborao, aprovao e
alterao dos mesmos;

Definir o modo como se controlam as verses e alteraes aos documentos e tambm os documentos
obsoletos;

Definir medidas para controlar a distribuio e acesso aos documentos, bem como o controlo de
documentos de origem externa e controlo dos registos do SGIDI e dos projetos de IDI.

4.5. Avaliao de Resultados e Melhoria


4.5.1. Avaliao de Resultados
Objetivo
Estabelecer metodologias para documentar, acompanhar e avaliar, de modo regular, os resultados de IDI,
sejam inovaes de produto, processo, de marketing ou organizacionais, ou uma combinao destas.
Responsabilidade
Gesto de Topo, Representante da Gesto, Comisso da IDI, responsveis dos processos associados ao SGIDI e
responsveis pelas atividades de IDI.

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Desenvolvimento

Assegurar que so identificados, recolhidos e analisados os dados apropriados para determinar a


adequao e eficcia do SGIDI e identificar melhorias;

Realizar uma avaliao anual dos objetivos de IDI que possa ser includa e analisada na Reviso do
Sistema.

Propostas e recomendaes
Para implementar este requisito de forma eficaz, recomenda-se que esta vertente deva englobar a avaliao
das atividades associadas ao requisito 4.3, nomeadamente:

Gesto das Interfaces acompanhamento de indicadores, avaliao e reviso das ferramentas e fontes
associadas;

Gesto das Ideias atravs de indicadores, podendo fazer ligao sua origem, seleo e avaliao da
utilizao de ferramentas que possam promover a criatividade;

Gesto de Projetos elaborao do relatrio de Lessons Learned.

Assim, sugere-se que seja realizada, por projeto, uma ficha de Lessons Learned que dever englobar:

Uma anlise ao cumprimento do planeamento do projeto, nomeadamente objetivos, prazo e oramento;

A identificao de lies aprendidas (Lessons Learned) que possam ser aplicadas na gesto de projetos.

Estas fichas devero ser analisadas de forma global com vista identificao de oportunidades de melhoria
nos diversos processos, bem como para avaliar as vantagens competitivas obtidas e os benefcios alcanados.
Quando apropriado, para anlise e avaliao do desenvolvimento de novos produtos, devem ser avaliados os
impactos ps-comercializao, nomeadamente atravs do acompanhamento das reclamaes existentes, da
avaliao das partes interessadas e da avaliao do impacto nas vendas.
A avaliao global do impacto dos resultados de IDI deve ser efetuada na Reviso do Sistema. A avaliao das
atividades de IDI que esteja includa no Relatrio poder ter a seguinte estrutura indicativa:

Resultados das auditorias internas e das aes de seguimento (aes corretivas e seu estado);

Informao sobre o estado das aes resultantes de anteriores revises pela gesto;

Alteraes de circunstncia ou outras informaes relevantes que possam afetar a Poltica e o SGIDI;

Propostas de melhoria;

Avaliao dos resultados de IDI;

Grau de cumprimento dos objetivos de IDI.

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Salienta-se a possibilidade de divulgar a avaliao dos resultados, de forma a promover os processos


associados ao sistema. Caso no se pretenda a divulgao de todo o documento pode o mesmo ser elaborado
por captulos que so disseminados de acordo com as funes desempenhadas.

4.5.2. Auditorias internas


Objetivo
Assegurar que so realizadas auditorias internas a intervalos planeados, para determinar se o SGIDI est
conforme com as disposies planeadas, com os requisitos da norma e com os requisitos do SGIDI
estabelecidos pela PME e se est implementado e mantido com eficcia.
Responsabilidade
Gesto de Topo, Representante da Gesto, Comisso da IDI e equipa auditora.
Desenvolvimento

Definir critrios, mbito, frequncia e mtodos de auditoria;

Selecionar os auditores;

Assegurar a objetividade e imparcialidade ao processo de auditoria (os auditores no devem auditar o seu
prprio trabalho).

Propostas e recomendaes
Durante da realizao de uma auditoria interna ao SGIDI da PME deve-se assegurar, nos prazos estabelecidos,
que so empreendidas as aes para eliminar as no conformidades detetadas e as suas causas (aes
corretivas). As atividades de seguimento devem incluir a verificao das aes corretivas e reportar os
resultados de verificao. Devem igualmente ser mantidos registos apropriados das atividades de
planeamento, realizao de auditorias e respetivas aes de seguimento.
A PME dever definir a equipa auditora e os responsveis pela elaborao dos relatrios de auditoria interna e
pelo plano de aes corretivas. Devem tambm ser enunciadas as competncias que os auditores internos
devero possuir. A ttulo exemplificativo, estas competncias podero ser:

Experincia de pelo menos 1 auditoria interna de NP 4457:2007;

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Um mnimo de 24h de formao sobre temticas ligadas IDI.

Os CV dos auditores, se identificados e disponveis, devem cumprir estes requisitos.

4.5.3. Melhoria
Objetivo
Assegurar a melhoria contnua da eficcia do SGIDI.
Responsabilidade
Gesto de Topo, Representante da Gesto e Comisso da IDI.
Desenvolvimento

Melhorar continuamente a eficcia do SGIDI.

Propostas e recomendaes
Por forma a promover a melhoria contnua dos seus processos, as PME devero efetuar referncias a
atividades de melhoria, ao longo do Manual do SGIDI, e sempre que necessrio, gesto da IDI,
nomeadamente:

Resultados das Auditorias Internas;

Resultados da Reviso pela Gesto;

Estado de anteriores aes corretivas e preventivas.

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Bibliografia

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Bibliografia

CCDRC, Diagnstico Prospetivo da Regio Centro (primeiros contributos) , 2012.

COTEC, Modelo de interaes em cadeia, Um modelo de inovao para a economia do


conhecimento, 2006.

COTEC, Guia de Boas Prticas de Gesto de Inovao, 2010.

IPAC, Diretrio de Entidades Acreditadas, acedido a 29 de Novembro de 2013 atravs de


http://www.ipac.pt/pesquisa/acredita.asp.

NP 4456:2007, Gesto da Investigao, Desenvolvimento e Inovao (IDI) Terminologia e definies


das atividades de IDI, 2007.

NP 4457:2007, Gesto da Inovao, Desenvolvimento e Inovao (IDI) Requisitos do Sistema de


Gesto de IDI, 2007.

NP 4458: 2007, Gesto da Inovao, Desenvolvimento e Inovao (IDI). Requisitos de um projeto de


IDI, 2007.

NP 4461:2007, Gesto da Inovao, Desenvolvimento e Inovao (IDI) Competncia e avaliao dos


auditores de SGIDI e auditores de projetos, 2007.

OECD/Eurostat, Oslo Manual: Guidelines for collecting and Interpreting Innovation Data, 2005.

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ANEXO 1 Software de Gesto IDI


As PME devem avaliar as vrias opes disponveis no mercado de forma a sistematizar as suas atividades, em
funo da dimenso da empresa e do mbito pretendido para uma ferramenta deste gnero. Em seguida, so
apresentadas algumas sugestes de ferramentas de apoio Gesto da IDI ou de componentes especficas da
IDI.
Gesto do Conhecimento

O Oobian uma ferramenta direcionada para gesto do conhecimento que permite uma pesquisa e
navegao eficazes atravs de contedos dispersos, dentro e fora da organizao. O OOBIAN interpreta e
relaciona informao com base na anlise contextual/semntica, recorrendo a ontologias. Mais
informaes em http://www.oobian.com e http://www.youtube.com/watch?v=Dqu-fMTTycm.

Gesto das ideias

O Teepin uma ferramenta online que potencia a recolha de ideias de todos os elementos duma
organizao. Contando com todos os seus funcionrios como parte integrante da resoluo de problemas
e na descoberta de novas solues, o Teepin cimenta o esprito de equipa ao permitir o reconhecimento
individual. Esta plataforma, desenvolvida pela muchBeta, tem um custo mensal muito reduzido
(1/utilizador at 100 utilizadores; 25 mnimo). Mais informaes em www.teepin.com;

O IdeaScale um website que permite s organizaes criarem comunidades para realizar a gesto das
ideias e, assim, reduzir o tempo dedicado s atividades de investigao e desenvolvimento dos projetos,
diminuir os custos e criar uma relao direta com os clientes. Tudo comea com a apresentao de uma
ideia por um usurio e posterior votao (a favor ou contra) dos outros usurios. Mais informaes em
www.ideascale.com;

O LagoonIdeas permite fazer todo o processo de gesto de ideias e interfaces previsto na norma NP
4457:2007. Adicionalmente, esta plataforma permite desenvolver a capacidade de colaborao entre os
colaboradores da empresa e parceiros, gerindo todo o processo, desde a receo de ideias, a sua anlise e
avaliao, at entrega para implementao. Mais informaes em http://www.xlm.pt/produtos.php.

Gesto da IDI

O InnovationCast um software desenhado para aumentar o envolvimento na inovao, suportando e


facilitando a gesto completa do processo de inovao da organizao, do princpio ao fim. Mais
informaes em http://innovationcast.eu/pt e http://www.youtube.com/watch?v=ebSkDtn6mSM;

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A Brightidea possui um website com diversas aplicaes disponveis para serem utilizadas atravs do
conceito cloud computing, desde a gerao de ideias, passando pela definio de propostas at
construo de projetos de inovao. Mais informaes em www.brightidea.com;

O Idinet um software desenvolvido para apoiar as organizaes na gesto de Sistemas de Gesto de IDI
e Qualidade. O Idinet permite gerir projetos de uma forma simples, gerir as interfaces, gerir as ideias e
vigiar todo o Sistema de Gesto e cada um dos Projetos em tempo real, facilitando a tomada de decises.
Mais informaes em www.idinet.es;

O Uebeq uma plataforma que permite fazer toda a gesto das interfaces, a gesto do conhecimento
(atravs de ferramentas de partilha e divulgao documental), a gesto das ideias e o planeamento de
projetos de IDI. Mais informaes em www.uebeq.com;

O InnovWay RD&I - Research uma ferramenta para a gesto da qualidade e IDI, proporcionando a
gesto de dados relevantes, como a gesto de indicadores da qualidade e gesto da IDI, gesto das ideias
e projetos, gesto do conhecimento, gesto documental, etc. Mais informaes em www.ambidata.pt.

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ANEXO 2 Ferramenta de Autodiagnstico de Inovao


Por forma a avaliar o desempenho de uma PME relativamente ao seu posicionamento em termos de inovao,
foi desenvolvida uma ferramenta de autodiagnstico de acordo com os requisitos da norma NP 4457:2007.
Esta ferramenta constituda por um questionrio que dever permitir aferir o grau de formalizao das
atividades de IDI da PME.
Sugere-se ainda que, para cada conjunto de questes apresentadas em cada requisito da NP 4457:2007, possa
ser definida uma ao a implementar, por forma a obter um plano de aes que facilite a implementao da
NP 4457:2007 e posterior sistematizao e formalizao das atividades de IDI da PME.

No se verifica

Verifica-se
parcialmente

Verifica-se,
mas no se
encontra
formalizado

Verifica-se e
est
formalizado

Requisito 4.1. Generalidades


Est definido o processo de inovao e existe evidncia
documentada?
O modelo de gesto de IDI inclui a gesto das trs interfaces?
Est definido o mbito do SGIDI, sendo o mesmo adequado?
Existem atividades de IDI subcontratadas, e se sim, est
previsto o seu controlo?
Aes a implementar:
Requisito 4.2.1 Poltica de IDI
A Poltica e os Objetivos de IDI encontram-se documentados e
implementados?
A Poltica encontra-se divulgada e entendida por todos os
colaboradores?
Proporciona um enquadramento para a definio e gesto dos
objetivos e metas de IDI?
A poltica garante o compromisso do cumprimento dos
requisitos que resultarem da aplicao desta norma e de
melhorar continuamente a eficcia do SGIDI?
Os objetivos encontram-se definidos, so consistentes com a
Poltica e so verificveis?
Aes a implementar:
Requisito 4.2.2 Responsabilidade e autoridade
Existe um documento com as funes (atribuies),
responsabilidades e autoridade para a Gesto de topo?
Existe um documento com as funes (atribuies),
responsabilidades e autoridade para o Representante da

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Gesto?
Existe um documento com as funes (atribuies),
responsabilidades e autoridade para colaboradores / reas da
PME que assegurem a gesto das atividades de IDI?
Aes a implementar:
Requisito 4.2.3 Reviso pela gesto
Esto definidos intervalos planeados para assegurar que o
SGIDI continua adequado, suficiente e eficaz?
Esto documentadas as informaes necessrias reviso pela
Gesto?
Esto documentadas as decises e aes tomadas a partir da
reviso?
Aes a implementar:
Requisito 4.3.1 Gesto das interfaces e da produo do conhecimento
Esto identificados as fontes de informao de entre os atores
relevantes da envolvente externa?
Foram definidos os elementos da PME que asseguram os fluxos
de comunicao com os atores identificados?
Encontra-se definida a forma como a informao analisada,
tratada, valorizada, selecionada e difundida?
Existe um processo para gerir a interface tecnolgica, com
atividades de vigilncia, cooperao e previso tecnolgica?
Existe um processo para gerir a interface de mercado, com
atividades de anlise de envolvente externa e interna, de novos
clientes e de propriedade intelectual?
Existe um processo para gerir a interface organizacional, com
atividades de criatividade interna e gesto de conhecimento?
Aes a implementar:
Requisito 4.3.2 Gesto das ideias e avaliao de oportunidades
A PME estabeleceu procedimentos para a captao, anlise,
avaliao e pr-seleo de ideias?
Existem evidncias dos critrios utilizados, dos resultados
obtidos e das decises tomadas?
Aes a implementar:
Requisito 4.3.3 Planeamento de projetos de IDI
A PME documentou, para cada projeto de IDI, planos, que
referem: descrio do projeto; identificao da equipa;
recursos necessrios e prazos estimados para a realizao do
projeto; mtodo de controlo das alteraes ao projeto;
identificao dos resultados esperados; atividades de
verificao e validao?

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Aes a implementar:
Requisito 4.4.1 Atividades de gesto da IDI
Esto identificadas as atividades de gesto necessrias (gesto
e coordenao de portflio de projetos; gesto da propriedade
intelectual; gesto do conhecimento; identificao e anlise de
problemas e oportunidades; criatividade; gesto das ideias;
anlise, avaliao, seleo e gesto de projetos; outras)?
Esto definidos critrios e procedimentos para a correta
realizao de cada atividade de gesto?
Aes a implementar:
Requisito 4.4.2 Competncia, formao e sensibilizao
Existem perfis de competncia para as funes associadas
IDI?
So avaliadas as competncias necessrias, caso a I&D seja
subcontratada?
Foi feita a identificao das necessidades de formao?
Foi efetuado o planeamento e a realizao (Plano de Formao
anual)?
Existem registos de formao?
Aes a implementar:
Requisito 4.4.3 Comunicao
Existem evidncias do bom funcionamento dos canais de
comunicao interna e externa?
Esto identificadas e controladas as restries comunicao
pelos regimes de proteo e explorao dos resultados (nveis
de confidencialidade, sigilo profissional e/ou propriedade
intelectual)?
Aes a implementar:
Requisito 4.4.4 Documentao
Encontram-se documentados a poltica e objetivos de IDI,
descrio do mbito das atividades de IDI, descrio dos
principais elementos do SGIDI e suas interaes e referncias a
documentos relacionados?
Aes a implementar:
Requisito 4.4.5 Controlo dos documentos e registos
Esto definidos procedimentos para aprovar, rever, atualizar,
distribuir, proteger, arquivar e eliminar os documentos e
registos do SGIDI?
Aes a implementar:

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Requisito 4.5.1 Avaliao de resultados


Esto definidos procedimentos para documentar e avaliar, de
modo regular, os resultados de IDI?
So identificados, recolhidos e analisados os dados apropriados
para determinar a adequao e eficcia do SGIDI e identificar
melhorias?
Aes a implementar:
Requisito 4.5.2 Auditorias internas
Est definido um programa de auditoria interna com critrios,
mbito, frequncia e mtodos de auditoria?
O processo de seleo dos auditores e conduo de auditorias
assegura a objetividade e imparcialidade do processo de
auditoria?
As atividades de auditoria mantm os devidos registos,
nomeadamente quanto ao seguimento de aes corretivas?
Aes a implementar:
Requisito 4.5.3 Melhoria
A PME melhora continuamente a eficcia do seu SGIDI atravs
da utilizao dos meios adequados, e segundo a metodologia
PDCA?
Aes a implementar:

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