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PS-GRADUAO EM

GESTO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Gerenciamento
das
Comunicaes
ricardo. soares@poli.ufrj.br

PS-GRADUAO EM
GESTO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Prof. Ricardo Soares

Comunicaes

Mestre em Cincias Empresariais, Ps-Graduado em


Docncia do Ensino Superior, especialista em Gesto
Estratgica; graduado em Administrao de Empresas;
atua como Consultor, Coach Empresarial e Prof. em
Programas de graduao e ps-graduao.
Conferencista e facilitador em cursos sobre Gesto
Estratgica, Gesto de Projetos, Jogos e Produtividade.
Consultor Empresarial em Planejamento Estratgico,
Gesto e Produtividade. Diretor de Marketing da IPMA
Brasil. Diretor executivo da Pitgoras do Brasil e da
P&D Consulting.
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GESTO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Objetivos da Disciplina
Capacitar o participante a: conectar os diversos stakeholders
apesar de seus diferentes interesses e culturas para atender
os objetivos do projeto, fornecer as ligaes crticas entre
pessoas e informaes necessrias para comunicaes bem
sucedidas, garantir a gerao, disseminao, armazenamento,
recuperao e descarte de informaes do projeto assim
como manter as partes interessadas alinhadas.

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GESTO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Mapa de Trajeto
Comunicaes e a gerao de valor em projetos;
A influncia da comunicao sobre os elementos de
competncia para a gesto de projetos;
A comunicao do gerente de projeto;
O gerenciamento das comunicaes em projetos;
Uma anlise detalhada dos fatores crticos de sucesso das
comunicaes em projetos: comportamento, estrutura,
contedo, forma e ferramentas.

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Realidade de captura de benefcios

Deficincia em capturar benefcios disperdia


cerca de 50% de projetos governamentais. (OGC)

Maioria dos grandes empreendimentos atrasa e


estoura
oramento
e
nunca
atende
a
expectativas.(Daniel Kahneman)
Mais de 70% de iniciativas de mudana falha em
entregar os benefcios pretendidos. (John Kotter)
2013 Farhad Abdollahyan

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reas de Conhecimento
Recursos Humanos do
Projeto

Escopo do Projeto

Planejamento, garantia e
controle da qualidade

HUMANOS
RECURSOS
Planejar, adqirir
e
desenvolver times de
projeto

Planejamento
ESCOPO
Definio
Verificao
Controle de Mudana

Aquisies do Projeto

Integrao de Projeto

Comunicaes do Projeto

AQUISIES
Planejar aquisies;
Planejar solicitaes;

Planejamento
INTEGRAO
Controle de Mudana
Integrado

COMUNICAES
Planejar comunicao e
distribuio de informaes
Reportar desempenho

Custo do Projeto

Riscos do Projeto

Tempo do Projeto

Planejamento
de
CUSTO
Recursos, Estimativas e
controle de custo

RISCOS
Planejar e gerenciar
Monitorar e controlar

Definio,
TEMPO
Seqenciamento, estimao
e controle de atividades

Qualidade do Projeto

QUALIDADE

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reas de Conhecimento
Qualidade do Projeto

Planejamento, garantia e
controle da qualidade

Aquisies do Projeto

Recursos Humanos
do Projeto
Planejar, adquirir e
desenvolver times
de projeto

Integrao de Projeto

Planejar aquisies;
Planejar solicitaes;

Planejamento
Controle de Mudana
Integrado

Custo do Projeto

Riscos do Projeto

Planejamento de
Recursos, Estimativas e
controle de custo

Planejar e gerenciar
Monitorar e controlar

Escopo do Projeto

Planejamento
Definio
Verificao
Controle de Mudana

Comunicaes do Projeto
Planejar comunicao e
distribuio de
informaes
Reportar desempenho

Tempo do Projeto
Definio,
Sequenciamento,
estimao e
controle de atividades8

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Olho da Comptencia

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Dando um zoom
no olho da competncia

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Habilidades Gerenciais
Comunicao

Liderana

Negociao

HABILIDADES

Resoluo de
problemas

Influncia na
organizao

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Comunicar

Habilidades Gerenciais

A informao deve ser clara, no ambgua, integra,


entendvel
Deve levar em considerao o que, como, quando, de que
forma, e para quem informar desempenho de projeto
A Comunicao pode ser:
escrita ou oral, escutada ou falada;
interna (c0laboradores) ou externa (cliente, mdia,
pblico);
formal (relatrios) e informal (reunies e bate papos);
vertical e/ou horizontal.

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Comunicao

Habilidades Gerenciais

Para tal torna- se importante:


A escolha do melhor canal de comunicao;
Adequar o estilo ao pblico alvo;

Capacitar-se em Tcnicas de Apresentao;


Saber utilizar adequadamente a linguagem corporal;
Conhecer tcnicas de persuaso e de gesto de
conflito;
Etc.

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ATENO
Absentesmo
(CLT) ART. 473 - O EMPREGADO PODER DEIXAR DE COMPARECER AO SERVIO SEM PREJUZO DO SALRIO:
I - AT 2 (DOIS) DIAS CONSECUTIVOS, EM CASO DE FALECIMENTO DO CNJUGE, ASCENDENTE, DESCENDENTE, IRMO OU PESSOA QUE,
DECLARADA EM SUA CARTEIRA DE TRABALHO E PREVIDNCIA SOCIAL, VIVA SOB SUA DEPENDNCIA ECONMICA;
II - AT 3 (TRS) DIAS CONSECUTIVOS, EM VIRTUDE DE CASAMENTO;
III - POR UM DIA, EM CASO DE NASCIMENTO DE FILHO NO DECORRER DA PRIMEIRA SEMANA;
IV - POR UM DIA, EM CADA 12 (DOZE) MESES DE TRABALHO, EM CASO DE DOAO VOLUNTRIA DE SANGUE DEVIDAMENTE
COMPROVADA;
V - AT 2 (DOIS) DIAS CONSECUTIVOS OU NO, PARA O FIM DE SE ALISTAR ELEITOR, NOS TERMOS DA LEI RESPECTIVA.
VI - NO PERODO DE TEMPO EM QUE TIVER DE CUMPRIR AS EXIGNCIAS DO SERVIO MILITAR REFERIDAS NA LETRA "C" DO
VIII - PELO TEMPO QUE SE FIZER NECESSRIO, QUANDO TIVER QUE COMPARECER A JUZO.
IX - PELO TEMPO QUE SE FIZER NECESSRIO, QUANDO, NA QUALIDADE DE REPRESENTANTE DE ENTIDADE SINDICAL, ESTIVER
PARTICIPANDO DE REUNIO OFICIAL DE ORGANISMO INTERNACIONAL DO QUAL O BRASIL SEJA MEMBRO. ART. 65 DA LEI N 4.375, DE
17 DE AGOSTO DE 1964 (LEI DO SERVIO MILITAR).
VII - NOS DIAS EM QUE ESTIVER COMPROVADAMENTE REALIZANDO PROVAS DE EXAME VESTIBULAR PARA INGRESSO EM
ESTABELECIMENTO DE ENSINO SUPERIOR.
A prtica reiterada de faltas injustificadas ao servio configura o comportamento desidioso. Com efeito, a desdia do empregado
prejudica a empresa, e, se ele, mesmo sendo advertido, continuar demonstrando a mesma falta de interesse pelo trabalho, pode o
empregador fazer uso da pena mxima, despedindo-o por justa causa, nos termos das alneas a e b do art. 482 da CLT.

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Processos do Gerenciamento das Comunicaes


Identificar as
partes
interessadas

Planejar as
Comunicaes

Distribuir as
informaes

Reportar o
desempenho

Gerenciar as
expectativas
das partes
interessadas

Iniciao

Planejamento

Execuo

Monitoramento
e controle

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Responsabilidades do Gerente de Projeto


Iniciao
Identificar as partes interessadas
Garantir o entendimento da demanda

Planejamento
Definir as atividades e atribuir responsabilidades
Comunicar a apresentao do plano
Execuo
Coordenar as atividades
Manter a equipe informada gerenciando a comunicao
Controle
Aferir o cumprimento do plano, agir corretivamente se necessrio
reportando o desempenho
Encerramento
Apresentar a documentao o projeto
Compilar, documentar e disseminar as lies aprendidas

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Processos do gerenciamento das comunicaes do projeto:

http://escritoriodeprojetos.com.br/gerenciamento-das-comunicacoes-do-projeto.aspx

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Dando um zoom nos processos do gerenciamento das comunicaes do projeto:

Segundo o Guia PMBOK, planejar o gerenciamento das comunicaes o processo de determinar as necessidades de informao
das partes interessadas no projeto e definir uma abordagem de comunicao.

Com esse intuito, o GP deve:


Conectar as partes interessadas respondendo suas necessidades de informao, gerando confiana e entusiasmo pelo projeto e
estimulando trabalho em equipe e cooperao;

Agilizar a tomada de deciso disponibilizando a informao certa na hora certa para as pessoas certas;
Garantir o alinhamento entre as pessoas disponibilizando uma documentao resumida e eficiente, o que implicar em menos
discusses e conflitos.

Abaixo algumas das melhores prticas do processo:


Usar mtodo 5W2H ;
Adaptar a cultura e estrutura organizacional;
Considerar os interesses individuais e de grupo, seus conflitos e repertrios;
Validar o plano com os interessados;
Determinar mecanismos de feedback e resoluo de conflitos;
Garantir meios adequados para resoluo de problemas, distribuio de informaes e controle de mudanas;
Usar modelos e boas prticas j validadas pelo PMO;
Preparar plano de comunicaes j no kick-off e revisar sempre.

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Modelo de anlise 5W2H adaptado (6W2H)

What?
Why?
Who?
Who?
When?
Where?

How?

O que? Qual informao


Por que? com qual propsito
Quem o responsvel?
Para quem? Quem precisa da informao
Quando sero necessrias e qual
periodicidade
Onde ocorrero ou sero armazenadas
Como? Template, Procedimento, Best
Practice

http://escritoriodeprojetos.com.br/planejar-o-gerenciamento-das-comunicacoes.aspx

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Dando um zoom nos processos do gerenciamento das comunicaes do projeto:

Gerenciar as comunicaes, chamado de distribuir as informaes na quarta edio do Guia PMBOK, o


processo de colocar as informaes necessrias disposio das partes interessadas no projeto conforme
planejado.
Envolve todo o ciclo de vida da informao descrito no plano de gerenciamento da comunicao iniciando pela
gerao, coleta, distribuio, armazenamento, recuperao, at o descarte final da informao.
Ateno especial nesse processo, pois, no adianta um bom planejamento sem uma boa execuo.
O GP deve:

Manter todos na mesma pgina motivando a equipe, agilizando as decises e minimizando os conflitos;
Preocupar-se em responder as solicitaes de informaes no previstas;
Garantir que ningum alegue falta de conhecimento.

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Dando um zoom nos processos do gerenciamento das comunicaes do projeto:

Controlar as comunicaes o novo processo do Guia PMBOK quinta edio e tem como
objetivo controlar e monitorar as comunicaes de modo a garantir que as necessidades de
informao das partes interessadas sejam atendidas.

Entradas
Plano de gerenciamento do projeto
Comunicaes do projeto
Registro das questes
Dados sobre o desempenho do trabalho
Ativos de processos organizacionais

Ferramentas
Sistemas de gerenciamento da informao
Opinio Especializada
Reunies
Sadas
Informaes sobre o desempenho do trabalho
Solicitaes de mudana
Atualizaes do Plano de gerenciamento do projeto
Atualizaes dos Documentos do projeto
Atualizaes dos Ativos de processos organizacionais
Entradas, Ferramentas e Sadas do Processo 10.3 Controlar as comunicaes (Guia PMBOK)

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Plano de Gerenciamento das Comunicaes (cont.)


Matriz de Comunicaes (exemplo)
Tipo de
informao

Objetivo

Periodicidade

Responsvel

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Destinatrio

Meio

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Uma anlise detalhada dos fatores


crticos de sucesso das comunicaes
em projetos: comportamento,
estrutura, contedo, forma e
ferramentas.

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GESTO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Para reflexo

O que significa
comunicao e
quais so seus
principais
elementos?

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O QUE COMUNICAO (ETIMOLOGIA1)?

Comunicao
[Do lat. communicatione.]

Ato ou efeito de emitir, transmitir e receber mensagens por meio

de mtodos e/ou processos convencionados, quer atravs da


linguagem falada ou escrita, quer de outros sinais, signos ou
smbolos, quer de aparelhamento tcnico especializado, sonoro
e/ou visual.
1. Fonte: Dicionrio Aurlio Eletrnico Sculo XXI.
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MODELO DE COMUNICAO
Passos entre um emissor e um receptor, que resultam na transferncia e
compreenso de um significado.

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Para reflexo

Quem so os
receptores e
como devemos
trat-los?

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Banco Bradesco querido
Quisto por mim e os meus
Tens sua morada paulista
Bem na Cidade de Deus
Vejam que bela homenagem
O prprio Deus concebeu
Para a sua cidade
O vosso Banco escolheu
Eu at que me poria
Em alta colina bradar
Peito banhado em verdade
Bradesco em primeiro lugar
Mas venho por outro motivo
O que findou meu sorrir
Para por fim ao martrio
Um favor vou lhes pedir
Plena falta de cuidado
Digna de um jabuti
Fazendo compras no mercado
O meu carto eu perdi
Antes que eu passe fome
Fao a solicitao
Ao meu Banco preferido
PRECISO DE OUTRO CARTO!

Linguagem sintonizada
O internauta Mauro Junior publicou no perfil do
banco no Facebook:

Resposta da Central de Relacionamento

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Linguagem em projetos
Estratgico

Linguagem dos resultados

Ttico

Operacional

Linguagem dos
resultados + Linguagem
da execuo
Linguagem da
execuo

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PARTES ENVOLVIDAS NO PROJETO

Em todo projeto existem algumas partes envolvidas


principais:
Gerncia do projeto - indivduo responsvel pela
gerncia do projeto
Cliente - indivduo ou organizao que far uso do
produto do projeto.
Organizao executora - empresa cujos funcionrios
esto mais diretamente envolvidos na execuo .
Patrocinador - Indivduo ou grupo, dentro da
organizao executora, que prov os recursos
financeiros para o projeto

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VISO AMPLIADA DOS STAKEHOLDERS


Gerente de projeto
Consultores

Concorrentes

Gerentes funcionais
Fornecedores
Cliente
Agencias de financiamento
Proprietrios

Orgos do governo

Acionistas
Grupos de consumidores
Colaboradores

Comunidades locais
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Para reflexo

Que mensagens
queremos
transmitir e como
transmiti-las
corretamente?

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Comunicao

COMUNICAO & EMOO

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O ato de comunicar requer responsabilidade e cuidado, pois


no momento em que transmitimos uma mensagem, j no
somos mais donos das nossas palavras e expresses...

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Incongruncia na comunicao
LINGUAGEM CORPORAL (COMUNICAO NO-VERBAL)
Albert Meharabian destaca que os aspectos no-verbais da comunicao interpessoal,
geralmente, tm maior influncia no impacto total da mensagem do que os fatores verbais.

Obs.:
Comunicao Telefnica
18% palavras usadas
82% tom de voz

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Fonte: UCLA Universidade da Califrnia

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INFLUNCIA

=
ATENO + FLEXIBILIDADE
Capacidade de leruma
outra pessoa, situao e
evidncias subjacentes.

um sistema de radar
humano uma
sensibilidade tanto
comunicao verbal,
quanto comunicao
no-verbal.

Capacidade para mudar


para um outro
comportamento,
dependendo do quo
atento voc em relao
s evidncias verbais e
no-verbais que a outra
pessoa est lhe dando.

Influncia Elaina Zuker

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Para reflexo

Quais so os
canais disponveis
e como devemos
utiliz-los?

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PNL
O Processo de comunicao comea com nossas percepes.
Coletamos sensaes, tanto externas (sentidos) como internas
(sensaes e emoes).

As pessoas utilizam 3 sistemas de representao


ou canais de comunicao:
VISUAL

CINESTSICO
AUDITIVO

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A identificao e a escolha de canais preferenciais


de comunicao
Para ser mais eficiente na comunicao com as outras pessoas,
fundamental que voce transmita as suas mensagens pelo
canal predominante ou de mais fcil recepo do interlocutor.
Para se obter essa comunicao perfeita necessrio que se
descubra qual sistema representacional o predominante na
outra pessoa.
At voc descobrir o predominante procure usar todos.
Ou seja, sua apresentao pessoal, seu perfume, seus gestos,
sua fala e linguajar..

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PNL e os canais preferenciais de comunicao


A ateno maior para um folheto, indica a predominncia visual.
A emisso de sons rtimicos, como bater da caneta na mesa, indica auditivo;

Manipulao de objetos e utilizao de perfumes acentuados indica


cinestsicos, etc...
Observando os predicados utilizados na linguagem, na maioria dos casos haver
um paralelo com o sistema representacional predominante:
Visual: embaado, filme, mapa,visvel....
Auditivo: harmonioso, afinar, gritante, pausado,
Rtmo, ...

Cinestsico: spero, perfumado, doce vs. salgado, concreto, arranhar, ...

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PNL e os canais preferenciais de comunicao

Visual

Se impressiona com imagens

A idia no est clara para mim.

Necessita visualizar algo

Eu enxergo este problema assim.

Sua fala apresenta imagens

Auditivo

Preza as palavras

Se impressiona com o vocabulrio

Sua fala apresenta sons

Isto me soou muito bem.

Algo me diz para ter cuidado.

Cinestsico

Se impressiona com gestos

Voc sentiu qual o problema.

Busca o contato corporal

Tenho a sensao de que isto bom.

Sua fala apresenta sensaes

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PNL e pistas de acesso


Os movimentos oculares so os indicadores mais
eficientes para descobrirmos o sistema
representacional que o nosso interlocutor est
utilizando;
Estimuladas as pessoas movem seus olhos na
direo onde encontraro as informaes
necessrias para representarem interiormente o
mundo exterior e produzirem as respostas e seu
mapa da realidade.

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PNL
O CREBRO
Lado Direito

Intuio
Fantasias
Criatividade
SonhosT

Lado Esquerdo

Raciocnio
Lgica
Memria
Deduo

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PNL e pistas de acesso


Visual:olhos para cima

Auditivo:Olhos para o lado

Para a direita

Para a esquerda

Para a direita

Para a esquerda

Recordando
Memrias
Visuais

Construindo
Novos
Sons

Recordando
Memrias
Auditivas

Construindo
Imagens Novas

Cinestsico: olhos para baixo


Para a direita

Sensaes
Corporais e
Emocionais

Para a esquerda

Conversando
Consigo Mesmo

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PNL e pistas de acesso


Identificao do canal de acesso:
1.

Faa perguntas e observe as pistas que a outra parte apresenta;

2.

Escute as frases que a outra parte fala ou gera;

3.

Identifique os verbos, advrbios e adjetivos que usa;

4.

Identifique qual sistema representacional est sendo sugerido por


esses predicados;

5.

O sistema indicado pela maioria dos predicados o sistema


predominante.

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Objetivo criar o Rapport


Rapport o mesmo que sintonia,
ou seja, criar empatia instantnea com seu interlocutor.
para se encontrar no mapa e no no territrio.

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O Rapport
A melhor comunicao a que envolve informaes sensoriais.
As pessoas percebem semelhanas mais inconscientemente.
Desarmonias e diferenas so percebidas mais conscientemente.
Semelhanas aproximam as pessoas e estabelecem um ambiente
de concordncia.
Todo comportamento tem uma inteno positiva.

Acompanhe, acompanhe, acompanhe e s ento conduza. E as


portas da influncias se abriro.
Voc pode fazer mais amigos em dois meses prestando ateno
nos outros, do que em dois anos tentando fazer que os outros
prestem ateno em voc.

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Dicas para uma boa comunicao

Quem controla uma conversa no quem


fala, quem escuta;

Trate as pessoas pelo nome;

Conversar uma atividade fundamental na


comunicao;

O segredo de um bom comunicador numa


conversa no ser interessante, ser
interessado.

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Riqueza dos canais de comunicao

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Para reflexo

Para que
utilizamos os
cdigos?

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Perigo - Veculos de Movimentao de Cargas

Perigo - Baixas Temperaturas

Perigo - Raios Laser

Perigo - Substncias Txicas

Perigo - Substncias Nocivas ou Irritantes

Perigos vrios

Fonte: http://negocios.maiadigital.pt/hst/sinalizacao_seguranca/sinalizacao_perigo#caracteristica

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Para reflexo

O que pode
prejudicar a
comunicao
eficaz?

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Para reflexo

O que precisamos
fazer para
melhorar a
comunicao?

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Como gerenciar a comunicao para diferentes pblicos


Grupo Participativo

Grupo Lento,
Pouco Participativo

Grupo Excessivamente
Ativo, Dinmico e
Formado por
Participantes Bem
Preparados e
Participativos

timo, ajuda ao comunicador, e o grupo


cresce
H troca de valores e experincias
Ser meticuloso na apresentao do tema
Transmitir o mximo de informaes
Mostrar entusiasmo
Fazer perguntas simples e sugestivas
Conduzir o debate mais devagar e utilizar o
conhecimento do grupo
Estar bem preparado
No se lanar contra o grupo
No desperdiar variveis de interao
Fazer perguntas difceis para moderar a a
participao

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GESTO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Grupo Divergente

Grupo Agressivo

Minimizar os pontos de divergncias


Levar o grupo a debater os pontos de
concordncia

Ter sensibilidade para descobrir e corrigir as


causas dessa agressividade
No responder agressividade com
agressividade
Mostrar simpatia e compreenso com a
situao
Enfrentar com honestidade e franqueza, caso
se agrave
Conquistar aliados e solicitar colaborao
para estudar a situao
Propor novas abordagens e diversificar os
estmulos

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Gerenciamento do Feedback

Segundo Kleber Nascimento, a comunicao genuna


depende fundamentalmente da Competncia interpessoal
de dar e receber feedback .
Competncia difcil de ser alcanada, mas que pode e deve
ser desenvolvida.
Nascimento, Kleber. Comunicao Interpessoal
Eficaz: Verdade & Amor. Rio de Janeiro: INCISA,
1982, p. 6.

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Gerenciamento do Feedback

A maioria dos autores concorda que para ser


eficaz (til e construtivo), o feedback deve ser:

aplicvel pelo receptor


neutro
especfico
oportuno
direto e
objetivo

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GESTO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS

A tcnica PNP do feedback


Receita:
P -Uma fatia de po
(comentrio Positivo).
N- Recheio, o Contedo
Negativo que deve ser
comunicado.
P- Palavras de incentivo
melhoria . (fechamento
positivo)
Ressaltar os pontos positivos, tende a causar um efeito agradvel,
facilitando a aceitao da correo. A palavra final de estmulo
tem o poder curativo da ferida que o feedback corretivo deixa.

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GESTO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Para reflexo

Como devemos
gerenciar as
comunicaes em
runies?

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A gesto das comunicao


em reunies

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GESTO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS

O Planejamento das comunicaes em reunies


Comunique o agendamento a tempo: evite reunies intempestivas;
Avaliar a necessidade: s realize reunies relevantes: nada de "cumprir
tabela;
Defina e comunique o tipo e os objetivos da reunio: tcnica, operacional,
deliberativa;
Defina e comunique antecipadamente a pauta: preliminar e definitiva;
Defina os comunique os participantes: quem participa e quem apoia;
Escolha e comunique antecipadamente o local da reunio: ambiente
neutro e construtivo e conhecido de todos;
Escolha e comunique o lugar de cada participante: escolha relacional
estratgica;
Programe os recursos e o secretariado.

PS-GRADUAO EM
GESTO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS

A comunicao no desenvolvimento da reunio


- O presidente da reunio deve seguir uma agenda. As
comunicaes devem ser controladas para que o objetivo seja
cumprido.
Seja assertivo - As reunies devem resultar em decises e
pontos de ao determinados. Em cada deciso comunique:
* O que deve ser feito.
* Quem deve fazer.
* Como e quando e deve ser feito.

Mantenha a reunio sob controle!

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GESTO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS

A comunicao no desenvolvimento da reunio (cont.)


Comunique-se de forma a exercer a autoridade sem ser
autoritrio!
Coloque a pauta em um flip chart ou quadro na sala de
reunies, e v marcando os pontos discutidos e a
concluso sobre eles.

PS-GRADUAO EM
GESTO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS

A comunicao no desenvolvimento da reunio (cont.)


Use sua autoridade para impedir que participantes
monopolizem a comunicao ou desviem a ateno de
alguns dos participantes formando um subgrupo.
Use sua autoridade para fazer com rudos comunicao
como questes secundrias ou externas pauta sejam
resolvidas fora da reunio.
Comunique a oportunidade de agendar nova reunio
sobre estes temas, se for o caso.

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GESTO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS

A comunicao no desenvolvimento da reunio (cont.)


O secretariado
Designe um secretariado para fazer os registros de forma a preservar
a memria das comunicaes em um laptop durante a reunio.
indicado que os participantes tenham cincia do que foi registrado e
possam opinar e fazer as correes necessrias antes do trmino da
reunio.
Para tanto, antes de encerrar a reunio o secretrio deve ser
convidado a ler suas anotaes sobre as decises tomadas, para
certificar-se de que todos os presentes tm o mesmo entendimento
e, se concordam com os registros da ata antes de sua divulgao.

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A comunicao no desenvolvimento da reunio


Registro das comunicaes: modelo de ata de reunio
Alguns itens mnimos que devem constar de uma ata ou registro de
reunio:
Tema da reunio;
Motivo da sua realizao;
Data, horrio, durao e local em que se realizou;
Quem a conduziu (se for o caso), quem secretariou e quem esteve
presente;
Tpicos discutidos e decises tomadas
Para cada deciso registrada, idealmente deve constar qual ser a
prxima ao e quem entre os presentes o responsvel por ela.

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Comunicao no encerramento da reunio.

Tenha certeza de que todos os participantes esto presentes:


Caso algum precise se ausentar da reunio, registre o fato, e
comunique por meio de um resumo por escrito para ele o quanto
antes.
Repasse e registre brevemente os principais pontos discutidos:
baseie-se na ata de reunio, e preste ateno no feedback,
registrando especialmente se algum discordar delas, retificando
de necessrio
Repasse a lista comunicando o que precisar ser feito, por quem,
como e at quando: possivelmente este o ponto crucial. Exploreo at no restar qualquer dvida, ambiguidade ou margem para
confuso.

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Comunicao no encerramento da reunio. (Cont.)


Comunique a prxima reunio: mesmo que j esteja agendada,
volte a anunci-la.
Comunique sobre a ata: informe quando estar disponvel, como
ser enviada ou disponibilizada.
Abra a palavra para consideraes finais: verifique se algum
tem comentrios adicionais sobre os temas que estiveram em
pauta.
Encerre com uma mensagem positiva: Pouca gente gosta de
reunies. Agradea a todos por sua participao, deixe claro o
valor do da presena e do comprometimento de cada um,
reforando a importncia do que foi discutido.

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Para reflexo

O que devemos
fazer para
registrar nossas
mensagens?

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Registro das informaes


Possibilite o rastreamento e a recuperao da
informao;
Crie repositrios e facilite o acesso informao;
Defina as medidas de segurana;
Organize o armazenamento;
Gerencie o conhecimento.

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Gerncia das Comunicaes do Projeto

Planejamento das Comunicaes


Distribuio das Informaes

Determinar as informaes e
comunicaes necessrias para
as partes interessadas: quem,
qual, quando e como
ela ser fornecida.

Disponibilizar as informaes
necessrias para as partes
interessadas de uma maneira
conveniente.

Relato de Desempenho

Encerramento Administrativo
Processos necessrios para assegurar que a
gerao, captura, distribuio, armazenamento
e apresentao das informaes do projeto
sejam feitas de forma adequada e no tempo certo.

Coletar e disseminar as
informaes de desempenho,
incluindo relatrios de situao,
medio de progresso e previses.
Gerar, reunir e disseminar
informaes para formalizar a
concluso de uma fase
ou de todo o projeto.

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Relatrio de lies aprendidas


Formaliza todo o conhecimento adquirido durante a realizao do
projeto, consolidando um processo de aprendizagem. Contemplam tanto as experincias bem
sucedidas, bem como aquelas passveis de aperfeioamento e envolvendo a equipe do projeto
e demais stakeholders.

O relatrio de lies aprendidas deve abordar questes significativas como:


Que experincias importantes ocorreram durante o projeto?
Que expectativas foram cumpridas e quais no?
Aonde fomos bem sucedidos e por que? (perspectiva interna, do negcio)
Aonde fomos bem sucedidos e por que? (perspectiva externa, do cliente)
Aonde falhamos, por que e quais foram as consequncias? (perspectiva interna,
do negcio)
Aonde falhamos, por que e quais foram as consequncias? (perspectiva externa,
do cliente)
Houve imprevistos ou surpresa negativas / positivas?

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Referncias

Livros
IPMA Brasil, Referencial Brasileiro de Competncias, IPMA, 2012
PMI, Guia PMBoK, 5 edio, PMI.
Turner, Rodney, The Handbook of Project-Based Management,Mc.Graw
Hill, 2009.
Hurtado, M.V. da S., Gerenciamento das partes interessadas em
projetos, 1 ed., Rio de Janeiro, Elsevier, 2014.
Chaves, L.E., Neto, F.H.S., Pech, G., Carneiro, M.F.S., Gerenciamento da
Comunicao em Projetos, 2 ed., Rio de Janeiro, FGV Editora, 2010.
Xavier, C.M. da S., Metodologia de Gerenciamento de Projetos, 3 ed.,
Rio de Janeiro, Brasport, 2014.

Artigos & Estudos

PMI, Estudo de Benchmarking Brasil, 2011, www.pmsurvey.org


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Muito sucesso no gerenciamento das


comunicaoes nos projetos e na vida
ricardo.soares@poli.ufrj.br
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