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1. Aplicação
O Guia Como Automatizar sua Loja orienta o varejista que busca um direcionamento de
como iniciar e desenvolver um Projeto de Automação, auxiliando-o na identificação da
melhor solução em relação aos equipamentos e softwares ideais para o seu negócio.
O emprego dos padrões envolve a aplicação das estruturas de código de barras padronizadas
em seus vários níveis, das unidades comerciais às unidades logísticas. Nesse caso,
possibilitam a completa integração e rastreabilidade das operações logísticas e comerciais do
setor, desde os fornecedores das matérias-primas, fabricantes, varejistas até o consumidor
final.
Em termos práticos, por meio da Automação Comercial, o varejista pode obter lucros
adicionais, cativar o cliente e aumentar as vendas.
Você, que chegou até este ponto, certamente já identificou muitos benefícios de ter uma loja
automatizada. Por outro lado, provavelmente você também está preocupado com as
eventuais
dificuldades para implantar a Automação em seu negócio. Em relação aos obstáculos, deve
estar pensando em coisas do gênero:
É exatamente por isso que a GS1 Brasil desenvolveu o Guia Como Automatizar sua Loja: ele
serve para tirar suas dúvidas. Você verá, então, que as dificuldades pertinentes à Automação
de sua loja podem ser superadas com coragem, liderança, disciplina de trabalho e técnicas
ensinadas neste material.
Por enquanto, aproveite seu tempo para identificar e anotar os potenciais BENEFÍCIOS que a
Automação poderá trazer ao seu negócio, em relação à Operação, à Gestão, às
Conformidades
Legais, Qualidade e Produtividade.
4. Roteiro para Automação da Loja - Projeto
O roteiro para a automação da loja traz orientações básicas de como o varejista deve
proceder para conseguir, de forma simples e estruturada, planejar as fases do processo de
automação. É por isso que a realização de um Projeto de Automação Comercial é
imprescindível para o sucesso da automação, somente por meio desta ferramenta é que o
varejista terá claramente as informações necessárias do negócio, conseguirá identificar a
melhor solução de hardware e software para a loja e obterá os melhores resultados.
O que o varejista deve ter em mente é que o tempo e dinheiro despendidos no conhecimento
e
implantação das ferramentas da automação comercial permitirão uma gestão eficiente e
lucrativa do negócio.
A. Equipe do Projeto
Caso não haja nenhuma pessoa com o conhecimento necessário, o melhor é procurar apoio
especializado. Existem diversas formas de buscar respostas às dúvidas: conhecer lojas que
atuam no mesmo ramo e que já tenham implantado a automação; visitar feiras de
revendedores de equipamentos e softwares de automação comercial, conversar com
especialistas em tecnologia da informação e em automação; solicitar visitas de fornecedores
de equipamentos e softwares para uma demonstração sem compromisso, pesquisar em
revistas especializadas temas relacionados; e por fim, participar de treinamentos,
seminários, palestras e cursos sobre automação comercial em Associações e entidades que
se propõem a capacitar varejistas.
B. Análise do Negócio
Esta fase delineia toda a execução do Projeto, uma vez que determina qual direção tomar e,
ao final, o objeto de checagem. O Projeto de Automação trará os resultados esperados se as
necessidades gerenciais e operacionais identificadas tiverem sido realizadas após a
implementação.
Por isso, o estudo detalhado da situação atual em contraposição à situação desejada é
fundamental.
Determine seus pontos fracos (que provocam perdas de vendas e de lucro, precisando ser
reparados) e fortes (suas vantagens competitivas, que precisam ser preservadas).
Quantifique as atividades atuais. Por exemplo: quantos clientes são atendidos por dia e por
hora; quantos cheques recebidos; quantos itens comercializados; quantos recebimentos de
mercadorias, quantas devoluções e trocas; qual o tamanho médio das filas, quais os tempos
médios de fila, de desembaraço de mercadoria no crediário, e assim por diante.
Preveja também as novas operações que pretende introduzir (ex.: lista de noivas,
televendas, entrega domiciliar, reposição automática, entrega direta em loja etc.) e
quantifique-as.
Os riscos devem ser levados em conta em todo o ciclo de vida do Projeto de automação. No
início, esses riscos são sempre mais elevados, sendo minimizados ao longo do projeto e
bastante reduzidos ao final da implementação.
É preciso olhar a empresa com um microscópio para selecionar todas as atividades realizadas
na loja. Neste momento, não vamos nos preocupar se para automatizar esta ou aquela
atividade precisaríamos de um equipamento ou de um software. O que nos interessa agora é
quais são as tarefas que realizamos, separando-as por departamento.
A seguir, definimos algumas atividades que podem ser objeto de automação, e que são
genéricas para o comércio independentemente do segmento. Esta relação não está
esgotada, serve apenas para auxiliar o varejista a encontrar, em seu caso específico,
algumas atividades que fazem parte do seu dia-a-dia e que são fundamentais para
automação.
A Automação Comercial "cobre" operações de frente de loja, mas também se estende pelas
operações de retaguarda. Para que as atividades sejam bem distribuídas, a estrutura é
dividida por departamento, conforme segue:
C.1. Reorganizar Processos e Procedimentos
Quando o levantamento da situação for realizado, muitas alternativas de melhorias podem
ser
identificadas nos procedimentos atuais. Muitas destas são simples e devem ser
implementadas antes dos sistemas pertinentes ao Projeto de automação. É uma excelente
oportunidade de "oxigenar" os procedimentos atuais, incrementando a eficiência e agilidade
nos processos operacionais.
Um Projeto de Automação depende da dedicação e perseverança do varejista, uma vez que normalmente não é um
processo simples. Para obter-se sucesso com um Projeto de Automação é necessário que o empresário tome alguns cuidados,
que se comprometa e exija o comprometimento de seus funcionários.
O principal objetivo do Projeto é identificar a solução adequada ao negócio, atingindo as diretrizes determinadas para
a sua realização.
O gerenciamento de cada etapa do Projeto e seu fiel cumprimento garantem o resultado positivo esperado: "A automação
funciona e muito bem!".
4.1.1.PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Nesta etapa, você se concentrará nas questões "o que somos" e "o que queremos ser", para determinar como a Automação
Comercial levará seu negócio "até lá". Estrategicamente, é preciso investir mais tempo planejando, pois esse tempo irá
reverter-se em redução de custo do Projeto, ou de um cronograma mais favorável de desembolso.
A. EQUIPE DO PROJETO
Deverá ser indicado um responsável pelo planejamento, como coordenador do Projeto. A Equipe do Projeto deverá ser
estruturada com pessoas envolvidas nas atividades da loja que conhecem muito bem o segmento em que atuam, sendo que,
pelo menos uma delas, precisa estar familiarizada com equipamentos e softwares.
Caso não haja nenhuma pessoa com o conhecimento necessário, o melhor é procurar apoio especializado. Existem diversas
formas de buscar respostas às dúvidas: conhecer lojas que atuam no mesmo ramo e que já tenham implantado a automação;
visitar feiras de revendedores de equipamentos e softwares de automação comercial, conversar com especialistas em
tecnologia da informação e em automação; solicitar visitas de fornecedores de equipamentos e softwares para uma
demonstração sem compromisso, pesquisar em revistas especializadas temas relacionados; e por fim, participar de
treinamentos, seminários, palestras e cursos sobre automação comercial em Associações e entidades que se propõem a
capacitar varejistas.
A GS1 Brasil dispõe de cursos específicos para Automação , ministrados em sua sede em São Paulo, e nas Associações
Regionais de Supermercados por todo o Brasil. Mais informações, acesse o calendário de cursos e eventos no
sitewww.gs1brasil.org.br.
A contratação de um consultor especialista em automação comercial para gerenciar o Projeto também pode ajudar a encontrar,
em pouco tempo, a solução adequada.
Reforçamos a necessidade de comprometimento dos participantes da Equipe do Projeto para a realização das atividades,
determinação de prazos, acompanhamento e execução, inclusive, sempre contando com o apoio e patrocínio do dono do
negócio.
B. ANÁLISE DO NEGÓCIO
Na fase de análise do negócio a primeira coisa a fazer é identificar as necessidades gerenciais e operacionais da empresa, ou
seja, definirmos quem somos e onde pretendemos chegar com a automação. É importantíssimo que haja a definição dos
objetivos específicos da automação, quais os resultados que queremos alcançar com a automação do estabelecimento.
Esta fase delineia toda a execução do Projeto, uma vez que determina qual direção tomar e, ao final, o objeto de checagem. O
Projeto de Automação dará os resultados esperados se as necessidades gerenciais e operacionais identificadas tiverem sido
realizadas após a implementação. Por isso, o estudo detalhado da situação atual em contraposição à situação desejada é
fundamental.
B.1. Estudo da Situação Atual
Trata-se do levantamento detalhado sobre todas as atividades realizadas na loja, desde a frente de caixa até a retaguarda.
Nesta fase o varejista deve, com a equipe do Projeto, analisar e escrever seus processos atuais: Já existe alguma
informatização? Quem está envolvido em cada processo? Por que e como são? O levantamento da situação atual trata de uma
análise geral do negócio. É o momento em que se deve listar os principais problemas da empresa. Só assumindo os problemas
existentes, é que eles poderão ser resolvidos.
Realizado o levantamento da situação atual, é necessário o estabelecimento de prioridades para o início do processo de
automação. Pode-se iniciar selecionando as áreas que podem ser automatizadas de modo mais simples e rápido, ou ainda
selecionar aquelas que são realizadas de forma precária e sobre as quais a automação trará resultados positivos rapidamente.
Determine seus pontos fracos (que provocam perdas de vendas e de lucro, precisando ser reparados) e fortes (suas vantagens
competitivas, que precisam ser preservadas).
• Custo x Benefício: os custos da automação devem ser compatíveis com os benefícios esperados num período de
tempo mínimo para que ocorra o retorno do investimento;
• Adesão da equipe: o risco de resistência dos funcionários é bastante alto, e deve ser contornado com envolvimento
e treinamento contínuo destes;
• Fornecedores: a escolha dos fornecedores de equipamentos e softwares deve ser bastante minuciosa, devem ser
feitas visitas aos seus atuais clientes e reuniões periódicas para informação dos passos a serem seguidos e o
andamento das atividades no dia-a-dia.
Trataremos com mais detalhes nos itens: Escolha do Hardware / Equipamento e Escolha do Escolha do Software /
Aplicativo.
4.1.2.PLANEJAMENTO BÁSICO
Nesta etapa, você estará concentrado na escolha das opções tecnológicas mais adequadas aos seus objetivos presentes e
futuros, assim como em negociações com fornecedores de hardware (equipamentos, periféricos) e software. Ao final dessa
fase, o Projeto de Automação Comercial estará formatado e contratado. Ou seja, o que será feito, quem fará e quanto custará.
A.3.2.Suporte e Treinamento
O fornecedor do aplicativo deverá explicitar no contrato de prestação de serviços como será o suporte e o treinamento durante
e pós-implementação.
O suporte poderá ser remoto (fora da empresa), on site (dentro da empresa), 7 x 24 (7 dias por semana, 24 horas por dia), etc.
A grade de atendimento de suporte deverá ser adequada às necessidades de cada empresa, obedecendo aos horários de
trabalho dos usuários do sistema aplicativo e do negócio.
O treinamento é um fator bastante crítico, pois é a base para o bom uso do aplicativo. Este treinamento deverá ser dado antes
do início da utilização do aplicativo e para todas as pessoas que o utilizarão.
A.3.3.Experiência no ramo
O fornecedor deverá conhecer o ramo de atuação de comércio com profundidade para que o desenvolvimento ou
parametrização seja facilitado e implementado com qualidade e voltados às melhores práticas do mercado. Visite lojas nas
quais o fornecedor implantou o sistema. Informe-se sobre seu desempenho.
A.4.2.Capacidade de expansão
O aplicativo deve ser expansível, ou seja, à medida que a empresa vai crescendo, ele deve ter a capacidade de acompanhar
este crescimento, sendo aberto à inclusão de novas funcionalidades e transações.
A.4.3. Modular
Quando desenvolvido em módulos, a implementação, treinamento, manutenção e expansão do aplicativo ficam bastante
facilitados, pois possibilitam o tratamento pontual das transações de negócio, não afetando àquelas transações que não
necessitam sofrer alterações.
A.4.4. Integração
Não devemos esquecer que estes módulos do aplicativo devem estar totalmente integrados para evitar rupturas nas
transações de negócios ou afetar a visão global dos resultados do negócio. Isso significa, por exemplo, que o módulo de
compras de mercadorias deve estar integrado ao módulo de finanças, disparando uma transação de contas a pagar.
Deve-se levar em conta que o desenvolvimento de um Projeto de automação comercial deve prever um mínimo de conexão à
Internet, principalmente para fins de pesquisa de preços de fornecedores e uso de correio eletrônico. Dê preferência aos
softwares de "frente-de-caixa" e de retaguarda que tenham a mesma procedência.
Não sendo possível, faça com que os fornecedores garantam a integração dos aplicativos antes do fechamento do contrato.
B. TREINAMENTO DE USUÁRIOS
Durante o treinamento, todas as situações do operacional no dia-a-dia devem ser levadas em conta assim como as possíveis
exceções e como proceder nestes casos. Deve-se levar em conta todas as funções a serem desempenhadas pelos
funcionários no novo sistema a ser implantado e ter sempre mais uma pessoa treinada para as tarefas críticas.
Todos os números de identificação deverão estar "justificados" em 14 dígitos, recebendo "zeros" à esquerda quando
necessário. O GTIN serve para identificar o Item comercial, ou seja, definido como qualquer item, produto ou serviço, sobre o
qual há necessidade de recuperar informações predefinidas e que possa receber preço, ser encomendado ou faturado em
qualquer ponto na cadeia de suprimentos.
O Código de Barras utilizado pela indústria / fornecedor para identificação das mercadorias que passam pelo checkoutdo
varejo são o EAN -13, EAN -8 e UPC-A.
Para mais detalhes sobre a identificação de itens comerciais utilizando o GTIN consulte o Manual do Usuário na Biblioteca
Virtual acessando: www.gs1brasil.org.br.
O código interno de loja é utilizado para os produtos que são vendidos na loja a granel, por peso, etc, o varejista pode
utilizar-se de uma estrutura padrão internacionalmente reconhecida, conforme abaixo:
D. FERRAMENTAS DE IDENTIFICAÇÃO PARA APOIO AOS PROCESSOS LOGÍSTICOS
Existem ainda estruturas padrões de codificação utilizadas para a automação do Recebimento do Varejo. São aplicações do
Sistema GS1 para unidades logísticas, por meio das estruturas ITF-14 e GS1-128 que auxiliam inclusive na rastreabilidade
logística e de produtos.
Unidade Logística é uma unidade física determinada para transporte e estocagem de mercadorias de qualquer tipo que
necessitem ser gerenciadas e rastreadas individualmente na cadeia de suprimentos.
4.1.4.IMPLANTAÇÃO
Para que o sucesso da fase de implantação seja alcançado de forma mais suave e rápida, as etapas anteriores devem ter sido
realizadas de forma cuidadosa e detalhada. Faça um check-list de todas as atividades antes da implantação.