Centro de Convenes Ulysses Guimares

Braslia/DF 16, 17 e 18 de abril de 2013

GESTO PARA RESULTADOS: COMO GERAR

INDICADORES DE GESTO DE PESSOAS,
UTILIZANDO FERRAMENTAS BSICAS DE TI

Ronaldo Rodrigues da Silva Costa

Painel 44/166

Planejamento da fora de trabalho

GESTO PARA RESULTADOS: COMO GERAR INDICADORES DE

GESTO DE PESSOAS, UTILIZANDO FERRAMENTAS BSICAS DE TI
Ronaldo Rodrigues da Silva Costa

RESUMO

Um dos grandes desafios dos especialistas do setor pblico construir um sistema

de indicadores de fcil manuteno, atualizao e que seja relevante a ponto de
subsidiar o gestor pblico na tomada de deciso. Em alguns casos o indicador
representativo e muito til do ponto de vista estratgico, porm sua construo (base
de clculo) to complexa que o torna invivel do ponto de vista operacional. O
trabalho aqui apresentado ser de demonstrar como possvel, de maneira no to
complexa, criar um rol de indicadores e/ou de informaes gerenciais a partir de
variados ambientes de armazenamentos de dados provenientes da rotina dos
processos pertinentes gesto de pessoas no setor pblico. Partindo do
pressuposto de que uma grande maioria dos tcnicos e especialistas em recursos
humanos das instituies pblicas do pas utiliza as ferramenta do Office da
Microsoft, principalmente o Excel e o Access, explanaremos numa linguagem de
passo-a-passo para facilitar o entendimento da metodologia adotada. Por fim ser
ilustrado parte do trabalho desenvolvido pela Coordenadoria de Monitoramento
vinculada Superintendncia de Gesto de Pessoas, ambas pertencentes SADSecretaria de Estado de Administrao do Estado de Mato Grosso utilizando este
meio alternativo para subsidiar o gestor na tomada de deciso.
Palavras-chave: Indicadores. Informaes gerenciais e gesto de pessoas.

INTRODUO
Santos 2006 define que gesto pblica refere-se s funes de gerncia
pblica dos negcios do governo. DEMING 1992, sintetiza que no se gerencia o
que no se mede, no se mede o que no se define, no se define o que no se
entende, no h sucesso no que no se gerencia. A funo dos indicadores como
instrumento de gerenciamento na administrao pblica exatamente confirmar o
que estes dois tericos defende, principalmente quando se tem indicadores
representativos que conseguem captar as alteraes e as tendncias dos
processos/produtos pertinentes gesto pblica.
Um dos grandes desafios dos especialistas do setor pblico construir
um sistema de indicadores de fcil manuteno, atualizao e que seja relevante a
ponto de subsidiar o gestor pblico na tomada de deciso. Em alguns casos o
indicador representativo e muito til do ponto de vista estratgico, porm sua
construo (base de clculo) to complexa que o torna invivel do ponto de vista
operacional.
Graas ao avano de solues tecnolgicas o que muitas vezes
considerado complexo tem sido superado por processos mais simplificados,
tornando estes indicadores, que antes inviveis do ponto de vista operacional,
factveis de serem mensurados e utilizados como instrumento de gesto.
O grau de complexibilidade na elaborao de um indicador ou de uma
informao gerencial pode ser analisado sobre vrios prismas, porm nos ataremos
s dificuldades enfrentadas por diversos Estados Brasileiros que de armazenarem
a matria-prima fragmentada em diversas bases, resultado do uso desenfreado
de diversos sistemas, com variados formatos e cdigos de linguagem das mais
diversas maneiras encontradas no mercado de solues tecnolgicas atualmente.
O trabalho aqui apresentado ser de demonstrar como possvel, de
maneira no to complexa, criar um rol de indicadores e/ou de informaes gerenciais
a partir de variados ambientes de armazenamentos de dados provenientes da rotina
dos processos pertinentes gesto de pessoas no setor pblico. Partindo do
pressuposto de que uma grande maioria dos tcnicos e especialistas em recursos
humanos das instituies pblicas do pas utiliza as ferramenta do Office da Microsoft,
principalmente o Excel e o Access, explanaremos numa linguagem de passo-apasso para facilitar o entendimento da metodologia adotada.

Considerando que alguns Estados, assim como Mato Grosso, utiliza o

Sistema Ergon da empresa Techne, sero abordados alguns exemplos utilizando
modelo praticado por Mato Grosso, no Sistema Estadual de Administrao de
Pessoas SEAP.
Entendemos que o ideal, e por sinal a tendncia que se percebe,
implementar uma soluo denominada de Business Intelligence, soluo esta que
tem condies de gerar , em tempo hbil, informaes gerencias. Um dos grandes
problemas enfrentados pelos envolvidos no processo conseguir mapear todas as
regras dos sistemas institucionas, principalmente a do Ergon, e fazer com que esta
soluo entenda as correlaes das tabelas e assim gerar a informaes de forma
precisas. A experiencia de Mato Grosso um exemplo desta complexidade, um dos
motivos pelo qual ainda no foi validado para uso definitivo.
Por fim ser ilustrado parte do trabalho desenvolvido pela Coordenadoria
de Monitoramento vinculada Superintendncia de Gesto de Pessoas, ambas
pertencentes SAD- Secretaria de Estado de Administrao do Estado de Mato
Grosso utilizando este meio alternativo para subsidiar o gestor na tomada de
deciso.

CONCEITO DE INDICADORES
Acompanhando o raciocnio de VALARELLI, e incorporando algumas
adaptaes, podemos conceituar indicadores de forma objetiva como uma "marca"
ou sinalizador, que busca expressar algum aspecto da realidade onde possvel
observ-lo ou mensur-lo. importante deixar claro, que eles indicam, demonstram,
mas no a prpria realidade, eles simplesmente ajuda a compreender a realidade
e suas variaes. Baseiam-se na identificao de uma varivel, ou seja, algum
aspecto que varia de estado ou situao, variao esta considerada capaz de
expressar um fenmeno que nos relevante.
VALARELLI segue descrevendo que um bom sistema de indicadores para
monitoramento e avaliao de resultados apresenta as seguintes caractersticas:
coerente com a viso da entidade observada;
Considera as particularidades do produto/resultado;

Captam os efeitos atribuveis s aes, servios e produtos;

Apresentam indicadores bem definidos, precisos e representativos;
Est orientado para o aprendizado;
Prev e especifica os meios de verificao que sero utilizados;
Combina, de modo adequado natureza do projeto;
simples, capaz de ser compreendido por todos;
vivel do ponto de vista operacional e financeiro;
Fornece informaes relevantes;
Aproveita as fontes confiveis de informao existentes, poupando
recursos, tempo e energia do projeto.
Para Sutter (2002), mltiplos indicadores podem ser utilizados por uma
organizao: uns para resolver problemas conjunturais, outros para assegurar que
os procedimentos internos sejam aplicados; outros, ainda, para levantar aspectos
econmicos da organizao, qualidade de seus produtos e satisfao de sua
clientela.
Para MEYER (2000:96) a mensurao do desempenho deve maximizar a
eficcia das equipes e, portanto, estas devem concentrar em processos capazes de
melhorar o fornecimento de produtos e servios aos clientes, atravs de indicadores
de processo que monitorem tarefas e atividades geradoras de resultados.
Segundo Araujo (2001:98), a mensurao de desempenho pressupe a
existncia de um Sistema de Informao Gerencial (SIG). Nesse sentido convm
destacar a importncia de criar mecanismo capaz de absorver as informaes das
reas de anlises para que se crie um banco de dados suficiente para desenvolver
um histrico que possibilite anlises por indicadores de desempenho.
Considerando os indicadores como um instrumento de avaliao e
exatamente por isto, eles tambm podem ser considerados um instrumento de
gesto. Partindo do pressuposto de que os indicadores tambm podem ser
considerados um instrumento de gesto, a anlise aqui apresentada ser de
extrema importncia tambm aos gestores de recursos humanos.
Considerando que um dos atributos dos indicadores que seja de fcil
mensurao e que aproveita as fontes confiveis de informao existentes,
poupando recursos, tempo e energia, a anlise partir de dados disponveis do
prprio SEAP e de outras fontes institucionais do Estado.

INTEGRAO DAS BASES DE DADOS ESTUDO DE CASO DE MATO

GROSSO
Nossas fontes de dados relacionados aos fatos funcionais e financeiros
de pessoal esto fragmentadas em vrios ambientes de armazenamentos,
pertencentes aos diversos sistemas institucionais no Estado. Abaixo segue uma
ilustrao de como se encontra os insumos para a elaborao de informaes
gerenciais, e como utilizamos o Access na integrao das bases, a fim de permitir
a manipulao dos dados em um mesmo ambiente.

Obviamente o diagrama representa de forma bem simplificada a relao

do Access com as fontes de dados demonstrados no esquema. A linguagem/formato
dos dados, independente da fonte, deve-se obedecer a certo padro para que a
ferramenta funcione de forma adequada. Dos principais formatos aceitos pelo
Access esto o Excel, txt, Arquivo XML, entre outros, conforme figura abaixo.

imprescindvel que as tabelas/relatrios importados para o Access estejam

padronizados e estruturalmente organizados a fim de que sejam acionados no assistente de
consulta da ferramenta. Uma vez estruturados de forma regular, o Access desempenhar
sua funo juntando informaes complementares de uma base secundria B a uma
base primria A, originando assim uma base ajustada C, conforme figura simplificada
abaixo:

Extraindo dados do SEAP (ERGON)

Cabe registrar que o Sistema SEAP possui diversos relatrios prontos
desenvolvidos ao longo do processo de implantao ou originais do produto. O problema
que nem sempre estes relatrios desenvolvidos ou originais atendem as demandas do setor
de monitoramento e do estratgico e quando atende os formatos dos relatrios so apenas

em PDF e XML, dificultando fazer quaisquer ajuste necessrio. Informaes dadas pela
empresa Techne de que a verso mais recente do Ergon j permite exportar at os
relatrios em formatos tais como Excel e Access, como usamos uma verso mais antiga no
podemos desfrutar deste Plus.
Como alternativa para no dependermos tanto dos analistas de sistemas,
utilizamos as transaes de consulta que o Ergon possui. Abaixo segue uma figura que
ilustra um caminho para gerar informaes financeiras, consultando lista de servidores
includos na folha de pagamento por tipo de rubrica. Neste ambiente de consulta pode-se
listar grupos de servidores por determinada rubrica ou puxar toda a base de uma folha de
pagamento de determinado ms ou a base completa desde a implantao do Sistema.

Considerando que o nmero de vnculos processados em uma folha, entre ativos

e inativo, chega em torno de 100.000 (cem mil) vnculos, o nmero mdio linhas geradas
fica algo em torno de 2 a 3 milhes de linhas, isto significa que para trabalhar com uma folha
inteira os formatos que poderemos utilizar seria Txt, tendo em vista que o formato csv
(formatado para abrir em Excel) no suportaria, j que a capacidade mxima do Excel 2010
de 1.048.576 linhas, capacidade inferior ao volume de dados de uma folha mensal.
Para entender o porqu do crescimento exponencial do nmero de registros em
uma folha processada, tendo em vista que a folha possui algo em torno de 100.000 vnculos
no Estado, segue a figura abaixo onde demonstra o espelho a ttulo de exemplo de um nico
servidor que possui at mais que vinte linhas, onde cada linha representa uma referencia
com rubrica especfica, competncia e valor. As rubricas podem ser tanto de cunho
funcional como pessoal.

Assistente de consulta do Access

Uma vez importado para o Access os relatrios originais de fontes diversas,
basta acionar o assistente de consulta para correlacionar as bases a partir de um campo em
comum dos relatrios. necessrio que o campo escolhido para ser a referncia da
interligao de um relatrio com o outro seja dotados de valores nicos, ou seja, pessoais,
que represente uma identidade. Costumeiramente adotamos a chave que a juno da
matrcula com o N do vnculo separado por uma constante, em nosso caso escolhemos a
letra A, a explicao pela escolha est no fato de que se no separa as duas referncia
por uma constante, originaria um outro nmero que poderia coincidir com uma outra
combinao, como por exemplo, o servidor com matricula de nmero 1 e por ventura tivesse
um N de vnculo 11 teria uma chave igual a 111, por outro lado haveria um outro servidor
de matrcula 11 e N de vnculo igual a 1, gerando uma chave tambm com valor 111, porm
so pessoas distintas com informaes funcionais e financeira totalmente diferentes da a
necessidade de ser uma letra para incluir entre a matrcula e o n de vnculo.
Abaixo segue a imagem que mostra passo-a-passo como utilizar o assistente de consulta do
Access verso 2010, considerando que a etapa da importao j fora concluda.

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O modo padro seguindo as etapas da figura acima identificar dados

no coincidentes, porm como vamos utilizar o inverso, a fim de incluir informaes
complementares a um determinado relatrio, precisamos alterar o modo de consulta
clicando com o boto de atalho do mause no resultado da consulta e marcar o
modo design e em seguida alterar Nulo para Negado Nulo, e em seguida
incluir no seu relatrio primrio quais campo pertencente ao relatrio secundrio,
que o SEAP Funcional no exemplo, dando um duplo click no campo desejado e
por fim clicar em Executar, conforme figura abaixo.

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Depois de salvar as alteraes basta clicar com o boto de atalho do

mause no relatrio da consulta e escolher Exporta e em seguida Excel e escolher
o local desejado para salvar sua base de dados ajustado com informaes financeira
e funcionais como mostra a figura abaixo.

12

Feito a integrao das bases, a parte de elaborao das informaes

gerenciais e dos indicadores de gesto de pessoas feita a partir do Excel, de
preferencia averso 2010 ou posterior, utilizando o ambiente de tabela dinmica.
A tabela dinmica agrupa de forma simples os dados pertencentes base
que fora construda a partir das variadas fontes juntada pelo Access. Talvez seja
necessrio um aprofundamento no uso tanto do Access quanto do Excel.
Abaixo segue imagens da capa, tabelas, grficos e alguns indicadores do
Boletim de Indicadores de Pessoal que elaborado trimestralmente por nossa
unidade a partir da metodologia aqui apresentada:

13

a) Capa

14

b) Evoluo Real e Nominal

15

c) Remunerao Mdia por Escolaridade

16

d) Pirmide Salarial

e) ndice de Absentesmo

17

f) Doenas mais frequentes de 2010 a 2012

18

g) ndice de Rotatividade

h) Flutuao de mo-de-obra

19

CONSIDERAES FINAIS
Quando se pensa em criar indicadores imprescindvel basear-se nos aspectos
de importncia vital para a organizao e para o cliente. Esses fatores dependem de cada
organizao, da sua estrutura organizacional, misso, viso e valores. Sob esse aspecto,
nosso principal desafio desenvolver um sistema de indicadores e de informaes
gerenciais que atenda a esses pr-requisitos.
Seria perfeito se disponibilizssemos de uma soluo tecnolgica capaz de gerar
indicadores de gesto e informaes gerenciais, das mais diversas maneiras, de forma gil
e seguro. Frequentemente deparamos com algumas promessas que afirmam revolucionar
esta rea de negcio.
Enquanto a promessa no torna realidade precisamos adotar alternativas
viveis do ponto de vista operacional e financeiro a fim de sempre termos como subsidiar o
nvel estratgico do setor pblico permitindo assim aos nossos gestores mais clareza e
segurana na tomada de deciso.

20

REFERNCIAS
ARAUJO, Aneide Oliveira Contribuio ao estudo de indicadores de
desempenho de empreendimentos hoteleiros, sob o enfoque da gesto
estratgica So Paulo: FEA/USP, 2001. 160p. Tese de Doutorado.
DEMING, W. EDWARDS. Qualidade: A Revoluo da Administrao. So Paulo:
Editora Saraiva, 1992.
MEYER, Christopher. Como os indicadores adequados contribuem para a
excelncia das equipes, in Harvard Business Review, Medindo o desempenho
empresarial. Rio de Janeiro: Campus, 2000.
Santos, Clezio Saldanha dos. Introduo Gesto Pblica, Editora Saraiva, 2006.
SUTTER, ric. Documentation, Information , Connaissances: la gestion de la
qualit. Paris: ABFF 2002. (Collection Sciences de l'Information. Srie tudes et
Techiniques).
VALARELLI, Leandro Lamas - Indicadores de resultados de projetos
sociais_in_http://www.fcm.unicamp.br/cursos/indicadorescaps/textos/Valarelli_indica
dores_de_resultados_de_projetos_sociais.pdf - acessado em 20/03/2013.
Boletim de Indicadores de Pessoal Dezembro de 2012. Cuiab. Dezembro de
2012. Elaborao trimestral pela Coordenadoria de Monitoramento vinculada
Superintendncia de Gesto de Pessoas da Secretaria de Estado de Administrao
de Mato Grosso.

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AUTORIA
Ronaldo Rodrigues da Silva Costa Governo do Estado de Mato Grosso - Secretaria de Estado de
Administrao/Tcnico da rea instrumental - coord. de monitoramento.
Endereo eletrnico: ronaldosilva@sad.mt.gov.br