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Faculdade de Letras

Identificao, organizao e comunicao da


informao em Arquivos:
O fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro (1338-1873)
incorporado no Arquivo da Universidade de Coimbra
Ficha Tcnica:
Tipo de trabalho
Ttulo

Autora
Orientadora
Coorientador
Jri

Identificao do Curso
rea cientfica
Especialidade/Ramo
Data da defesa
Classificao

Dissertao de Mestrado
Identificao, organizao e comunicao da informao
em Arquivos:
O fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro (1338-1873)
incorporado no Arquivo da Universidade de Coimbra
Gracinda Maria Ferreira Guedes
Maria Cristina Vieira de Freitas
Saul Antnio Gomes
Presidente: Doutora Maria Manuel Lopes Figueiredo Costa
Marques Borges
Vogais:
1 - Doutor Carlos Guardado da Silva
2 - Doutora Maria Cristina Vieira de Freitas
2 Ciclo em Informao, Comunicao e Novos Media
Cincia da Informao
Arquivstica
15-1-2015
19 Valores

Sumrio
Agradecimentos

Resumo

VI

Abstract

VII

Listas de abreviaturas e acrnimos

VIII

Introduo

1. A Arquivstica no contexto da Cincia da Informao

1.1. A evoluo da Arquivstica

1.2. Os aspetos terminolgicos

11

1.3. O objeto de estudo

14

1.4. Os princpios e os mtodos

19

2. A organizao da informao arquivstica

22

2.1. A contextualizao do fundo

22

2.2. A identificao da documentao

23

2.2.1. A anlise diplomtica arquivstica


2.3. A organizao da documentao

24
27

2.3.1. A classificao

28

2.3.2. A ordenao e a cotao

31

3. A descrio e a comunicao da informao

3

3.1. A descrio normalizada na comunicao e na recuperao de informao

3

3.2. As ODA como instrumentos de descrio normalizada

4

4. A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro, existente no AUC

4

4.1. A entidade detentora: o Arquivo da Universidade de Coimbra

4

4.2. O fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro

4

4.2.1. A contextualizao da produo documental

4

4.2.2. A histria administrativa do Mosteiro de Jesus de Aveiro

5

4.2.2.1. A fundao

5

4.2.2.2. A princesa Santa Joana

5

4.2.2.3. A estabilizao da instituio

6

4.2.2.4. O fim do Mosteiro dominicano de Jesus

4.2.3. O governo do Mosteiro

4.2.4. O cartrio, a biblioteca e o scriptorium

II

4.3. Metodologia e proposta de organizao da informao do fundo do MJA

4.3.1. A identificao da documentao

4.3.2. A organizao: classificao e ordenao

9

4.3.2.1. A classificao

9

4.3.2.2. A ordenao e a cotao

9

4.3.2.3. A proposta do quadro de classificao

9

Concluso

10

Fontes documentais e bibliogrficas

103

ndice de figuras e quadros

112

Anexos

113

III

"Contemplar e dar aos outros o que foi contemplado"


(Ordo Fratrum Praedicatorum)

IV

Agradecimentos
Antes de mais, Diretora do curso Informao, Comunicao e Novos Media, Prof. Doutora
Maria Manuel Borges, pelo caloroso alento com que incentiva os discentes;
orientadora da dissertao, Prof. Doutora Cristina Vieira de Freitas, docente da faculdade
de Letras da Universidade de Coimbra, pela total disponibilidade, constante dedicao e sbia
orientao, apontando caminhos pelos meandros da investigao arquivstica. E ao coorientador,
Prof. Doutor Saul Antnio Gomes, docente da faculdade de Letras da Universidade de Coimbra, que
aceitou guiar o enquadramento histrico indispensvel compreenso do contexto de produo
documental e nos transmitiu uma nfima parte do seu muito saber e paixo sobre a vida nos
mosteiros;
Ao M. I. Diretor do Arquivo da Universidade de Coimbra, Prof. Doutor Jos Pedro Matos
Paiva, pela compreenso, apoio e incentivos que recebemos e por nos franquear as portas da
instituio que superiormente dirige;
Aos nossos professores, de agora e de antes, que nos ajudaram a ampliar o sempre
incompleto edifcio do nosso conhecimento nesta rea;
Doutora Zulmira Gonalves, diretora do Museu de Aveiro (MA), e ao Doutor Jos
Antnio Rebocho (Tc. Sup. do MA), pela disponibilidade e pelas informaes preciosssimas que
gentilmente nos prestaram;
Dr. Ana Maria Bandeira, pela generosa partilha de conhecimentos e de fontes de
informao;
Ao Dr. Joo Guedes, querido amigo, irmo e o mais exigente revisor, sempre presente com
pertinentes e sbias achegas;
Aos amigos de sempre e a todos os que (re) conhecemos no devir do(s) curso(s),
particularmente s Dr.as Ana Caldeira, Cludia Carvalho e Susana Martins e ao Dr. Antnio Fresco
pela disponibilidade no auxlio;
Aos colegas de trabalho, pelo alento e incentivo, e de curso, solidrios companheiros de
caminhada;
Ao Antnio, pelo apoio e toda a compreenso;
Clara e Cati Guedes, por tanta disponibilidade e estmulo;
famlia, pelo conforto, carinho e contnuo incitamento;
Aos pais, pela vida, pelo incentivo e compreenso, especialmente nas ausncias;
Maria Miguel, pelo amor, por tantas alegrias e por dar o sentido ltimo ao nosso esforo;
A Deus, pela f que nunca me permitiu desistir.
A todos os que, direta ou indiretamente, contriburam para a concretizao desta tarefa
este trabalho -vos dedicado.
Com sentida gratido, a cada um o nosso Bem-haja.

Resumo
A presente dissertao insere-se no mbito da organizao da informao arquivstica em
Arquivos definitivos, situando a sua problematizao nos fundos incorporados aos Arquivos
especializados sem um critrio aparente de classificao e sem acompanhamento de instrumento de
descrio fidedigno e elaborado luz dos princpios da Arquivstica. Partindo da abordagem terica
dos princpios e mtodos adotados nesta rea do saber, analisamos o processo de identificao dos
fundos e dos documentos, a classificao, a ordenao e a comunicao da informao, com vista a
avaliar a sua aplicabilidade e reconhecer as vicissitudes inerentes ao processo de organizao de
parte do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro existente no Arquivo da Universidade de Coimbra.
Para o estudo do referido fundo recorremos a uma metodologia de estudo de caso qualitativo. As
recolhas de dados incidiram sobre: o contexto de produo da documentao; a anlise diplomtica
arquivstica da documentao; as funes e as atividades desenvolvidas; a organizao original da
documentao. A anlise dos dados permitiu: reconstituir fases da estrutura orgnico-funcional do
produtor, espelhando-a na estrutura do fundo; propor um quadro de classificao que servir como
instrumento de suporte descrio desta frao do fundo em questo; alertar para as vicissitudes
que desafiam o investigador e o arquivista, ao longo do processo, bem como para a importncia
capital que o rigor terico e metodolgico, bem como a normalizao adquirem nas decises que
vo sendo tomadas em todas as fases. Deste estudo conclumos que a observncia dos princpios
basilares da Arquivstica e a adoo da sua rigorosa metodologia contribuem de forma cabal para a
quase natural (re)organizao de fundos outrora desorganizados, trazendo luz o seu contexto e a
sua estrutura de produo. A presente investigao levou-nos, ainda, formulao das seguintes
recomendaes, que vo ao encontro das necessidades dos utilizadores desta classe de Arquivos: a
pertinncia de seguir as normas internacionais e os dispositivos normativos emanados das
autoridades arquivsticas nacionais, de modo a criar instrumentos fiis e autoexplicativos de
descrio da informao; a necessidade de criar registos normalizados e disponveis na Web,
destinados a reunir virtualmente parcelas de um mesmo fundo dispersas por diversos Arquivos; a
necessidade de fazer prevalecer o rigor metodolgico, assente nos princpios cientficos da
Arquivstica, sobre o empirismo, patente muitas vezes na atividade quotidiana do arquivista.
Palavras-chave: Arquivstica; Organizao de arquivos definitivos; Diplomtica
arquivstica; Mosteiro de Jesus de Aveiro (Portugal).

VI

Abstract
This study it is placed in the field of information organization in archives, focusing the analysis
in different aspects of the archival fonds transferred to the archival institutions with no apparent
original order neither arrangement criteria and no one previous reliable finding aid tool prepared
according to the archival principles and methods. Based on the theoretical approach of the principles
and methods adopted in the archival science field, firstly is analised the general process of the
identification, arrangement and access of the records and archival fonds, in order to examine the
boundaries of their applicability in a concrete case, and to identify the vicissitudes inherent at the
process of organization of one portion of a specific archival collection - the records of the Monastery
of Jesus of Aveiro - , owned by the Coimbra University Archives, selected exactly for this purpose.
In order to conduct the research, we designed a case study under a qualitative data approach. The
data collection was focused on: a) context of the records creation; b) archival diplomatics analysis; c)
functions and activities developed by the records' creator; d) original order of the records. The main
results were: a) reconstitution of the organizational and functional structure of the records creator,
reflected in the records series structured along the time; b) creation of a classification scheme for
the arrangement and the description of all the records series previously identified; c) explanation of
the challenges and difficulties that both, researcher and archivist must face throughout the work
process; d) recognizing of the vital importance that theoretical, methodological and standardization
aspects acquire in decision-making process. The main conclusion of this study lead us to state that
the accomplishment of the fundamental archival principles and the adoption of their rigorous
methodology contribute in an exact way to reach the almost natural (re) organization of
unorganized archival fonds, bringing to the light its context and structure. This research also led us to
state the following recommendations, in order to satisfy the users needs: a) the relevance of
following international standards and regulatory instruments produced by the national archival
institutions, in order to create more reliable and self-explanatory finding aid tools; b) the relevance of
describing in a standardized way and give access to the records on the Web, linking different
portions of archival fonds dispersed among different archival repositories and institutions; c) the
relevance of enforcing the methodological rigor, based on the theoretical and scientific archival
principles and methods, rejecting the excessive empirism that persists in the everyday activity of
the archivist.

Keywords: Archival

Science;

Organization

of

definitive

archives;

Archival

Diplomatics; Monastery of Jesus of Aveiro (Portugal).

VII

Listas de abreviaturas e acrnimos


AUC

Arquivo da Universidade de Coimbra

Cf.

Confirmar

CI

Cincia da Informao

CIA

Conselho Internacional de Arquivos

Col.

Coleo

DC

Documento composto

DGARQ

Direo-Geral de Arquivos

DGLAB

Direo-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas

DS
F
FNAA
FRD
IAN/TT
Inf.
IPQ
ISAAR (CPF)
ISAD(G)
ISDF
ISDIAH
MA
MJA

Documento simples
Fundo
Ficheiro Nacional de Autoridades Arquivsticas
Folha de recolha de dados
Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo
Data da informao dos documentos
Instituto Portugus da Qualidade
Norma Internacional Para os Registos de Autoridade Arquivstica Relativos a Instituies,
Pessoas Singulares e Famlias
Norma geral internacional de descrio arquivstica
Norma Internacional de Descrio de Funes
Norma Internacional para Descrio de Instituies com Acervo Arquivstico
Museu de Aveiro
Mosteiro de Jesus de Aveiro

n.d.

Sem data

n.p.

Sem pgina

NP

Norma portuguesa

ODA

Orientaes para a descrio arquivstica

OP

Ordem Pregadores

PT

Portugal

SR

Srie

UI

Unidade de instalao

VIII

Introduo
A dissertao que agora apresentamos pretende refletir sobre a metodologia de
identificao, organizao e comunicao da informao de fundos incorporados em Arquivos
definitivos, bem como acerca das teorias e princpios que aliceram esses procedimentos. No
queremos com isto dizer que os fundos custodiados por aquelas entidades tm uma metodologia de
organizao diferenciada da dos arquivos que se encontram ainda no seu produtor. Longe disso: os
mtodos e os princpios em que assenta a prtica arquivstica so transversais a todo o processo de
gesto documental, que decorre da produo comunicao da informao, independentemente da
fase em que o documento se encontre (ativa ou inativa). A necessidade de refletir sobre estes
procedimentos advm do facto de muitos fundos serem incorporados nestes Arquivos de modo
desorganizado e no acompanhados de instrumentos de descrio autoexplicativos, impedindo a
perceo da estrutura do fundo e do seu contexto de produo e, logo, o seu cabal entendimento.
A presente dissertao surge, pois, da necessidade de responder a um conjunto de
motivaes, a saber:
- No contexto acadmico o desejo de concluir o segundo ciclo do ensino superior, que
pressupe o desenvolvimento de um trabalho de cariz cientfico integrado na rea de formao em
apreo, como corolrio do percurso de aprendizagem e do exerccio de uma atividade de
investigao.
- No contexto profissional, a necessidade de:
a) Organizar de modo arquivstico algumas dezenas de fundos 1 de outras tantas
instituies, na sua grande maioria j extintas, incorporados num Arquivo

histrico ou

especializado 3 , provenientes de instituies que nem sempre so as entidades produtoras, sem


qualquer organizao aparente nem acompanhamento por instrumentos de descrio que permitam
inferir as relaes existentes entre a documentao e o seu contexto de produo.
b) Elaborar descries de fundos, normalizadas, produzindo instrumentos de
descrio autoexplicativos, de modo a agilizar o acesso e a comunicao da informao e a permuta
de registos.

Pela problemtica que encerra, adiante explicada a opo pela palavra fundo em detrimento de outros
termos com significado idntico ou aproximado, tais como acervo, arquivo, sistemas de informao, entre
outros.
2
Na presente dissertao, utiliza-se distintamente Arquivo e arquivo, ora se reporte a uma instituio, ora a um
conjunto de documentos reunidos organicamente, seguindo a sugesto apresentada por Heredia Herrera
(2011): Podia ser til e conveniente utilizar Arquivo para a instituio arquivstica e arquivo para o contedo
documental (p. 44) [traduo nossa].
3
Os Arquivos especializados so sistemas pluricelulares, criados propositadamente para incorporar, preservar
e difundir qualquer arquivo (Ribeiro, 1998, p. 50). Estes ltimos podem ser produzidos por estruturas activas
ou desactivadas (Pinto, n.d., p. 12).

Introduo

c) Promover a comunicao4 da informao existente nos diversos fundos, de modo a


cumprir uma das mais importantes funes do Arquivista5 a difuso/comunicao e de aumentar
o nmero de potenciais investigadores dos arquivos, especialmente atravs da Web, o que se revela
particularmente importante sempre que possibilita a (re)unificao, ainda que apenas virtual, de
fraes dispersas de um mesmo fundo.
Surgiu, assim, a ideia de investigar a aplicabilidade dos princpios, mtodos e tcnicas de que a
investigao arquivstica se socorre no processo de descrio e organizao intelectual e fsica
dos fundos. Para tal, apoiados numa "base de sustentao conceptual, terica e metodolgica"
(Simes & Freitas, 2013, p. 94), iremos proceder anlise do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro,
existente no Arquivo da Universidade de Coimbra6, decompondo as vrias etapas da organizao,
explanando os procedimentos, expondo as vicissitudes e as contingncias que foram ocorrendo ao
longo de todo processo, testando, avaliando e questionando os pressupostos tericos e
metodolgicos da Arquivstica contempornea, tentando aferir e avaliar a sua aplicao na
organizao, com vista descrio e comunicao destes fundos.
A presente dissertao no tem, pois, a ambio de criar novo conhecimento a respeito
desta temtica, mas to-somente a de aferir a consistncia, que diz respeito concordncia dos
resultados com as teorias (Freitas, 2013, p. 1094) e contribuir com mais uma reflexo sistematizada
que no exaustiva acerca da relevncia do respeito pelos princpios fundamentais, pela adoo de
critrios e metodologias rigorosas e cientficas e pela normalizao da descrio dos arquivos que,
julga-se, iro traduzir-se no incremento da eficincia e da eficcia na recuperao e comunicao da
informao.
A presente investigao insere-se, pois, no contexto da Cincia da Informao 7 , mais
concretamente da disciplina Arquivstica.
Nestes ltimos anos, a Arquivstica tem-se vindo a transformar, adequando-se s novas
necessidades da sociedade 8 ; a democratizao do acesso informao originou um aumento
exponencial de investigadores e utilizadores no especialistas nos Arquivos. Tal procura evidenciou a
necessidade de no apenas os tratar, de modo a preservar a documentao, mas tambm, agilizar a
recuperao e, especialmente, a comunicao da informao.
Como salienta Heredia Herrera, se antes a funo primordial do arquivista era a de
conservar a documentao, atualmente a difuso tornou-se na tarefa prioritria e a descrio no
veculo e na manifestao mais clara da mesma (1991b, p. 52) [traduo nossa].
4

Segundo a NP 4041, comunicar a funo primordial do servio de arquivo que visa facultar dados,
informaes, referncias e documentos, difundir o conhecimento do[s] seu[s] acervo[s] documental[ais] e
promover a sua utilizao(IPQ, 2005, p. 19). Norma Portuguesa, doravante designada por NP.
5
Arquivista, de acordo com a NP 4041, o profissional diplomado em [A]rquivstica (IPQ, 2005, p. 4).
6
Doravante designado por AUC.
7
Doravante designada por CI.
8
Traduo livre a partir de Martinez Garca (1999, p. 51). Esta uma afirmao recorrente em praticamente
toda a bibliografia consultada; da a dificuldade de lhe atribuir uma nica autoria.

Introduo

precisamente a emergncia dessa funo que obriga o arquivista a, cada vez mais, pensar e
repensar o processo de organizao da informao, questionando as suas prticas quotidianas, as
opes que faz, o que faz, como faz ou como deveria fazer. Essa reflexo omnipresente em todo o
processo de tratamento; da suscitar as seguintes questes, que bem cabem no mbito desta
investigao:
a) Quais so as vicissitudes e/ou contingncias relevantes com que o arquivista se pode
confrontar, no mbito da organizao fsica e intelectual dos fundos, j na sua fase permanente ou
definitiva?
b) Os princpios e metodologias usualmente conhecidos e difundidos do resposta a essas
dificuldades? Em que medida?
o que tentaremos avaliar ao longo do presente trabalho.
Sendo finalidade deste estudo analisar o processo, os procedimentos, as vicissitudes e as
contingncias, escolhemos um fundo que, pelas suas caratersticas e estado, proporciona um grande
desafio o fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro9.
Conjuntamente com mais de uma dzia de instituies, este fundo foi incorporado no AUC
enquanto parte integrante do Arquivo dos Prprios Nacionais do Distrito de Aveiro, proveniente da
Direo de Finanas do mesmo distrito, onde se encontravam depositados os papis dos extintos
mosteiros e comendas10.
Atualmente existe, na Sala de Leitura, para consulta presencial, um livro intitulado Inventrio
dos Prprios Nacionais do Distrito de Aveiro, com a cpia datilografada da lista11 dos ttulos das unidades
de instalao dos documentos atribudos ao MJA, efetuada, porventura, na altura da incorporao no
AUC. Presumimos que a lista original possa ter vindo a acompanhar a documentao e que tenha
sido utilizada como lista de incorporao/guia de remessa j que, margem de alguns itens, l-se a
inscrio falta em anotao manuscrita feita aquando de alguma verificao, possivelmente no
seguimento dos procedimentos de entrega e receo de documentos. Contudo, ao examin-la,
percebe-se que a lista nem fiel12, nem respeita os atuais princpios de descrio arquivstica, nem
torna percetvel qualquer critrio de ordenao13 dos documentos14. Pela consulta dos copiadores de

Doravante designado MJA.


PT, AUC, Arquivo da Universidade de Coimbra (F), Copiadores de correspondncia recebida (SR), 22 de
fevereiro de 1941 23 de junho de 1944 (UI), fl. 20 e 20v - Ofcio da Inspeo Superior das Bibliotecas e
Arquivos, de 28-4-1941 (DS). Cota: AUC-IV-2E-10-3-2.
11
Desconhece-se a data exata de execuo da lista original (c. dcadas finais da primeira metade do sc. XX) e
da cpia, bem como se a primeira foi feita por funcionrios do AUC ou por funcionrios da Fazenda Nacional.
12
O cotejo entre a lista e a documentao descrita denuncia a existncia de documentao de distintas
provenincias.
13
Nem o original nem outro.
14
O investigador alemo Erdmann (1927), no seu artigo A secularizao dos arquivos da Igreja em Portugal, no
qual elenca as sucessivas vagas de incorporaes em Arquivos definitivos (TT e Arquivos distritais) de
documentos dos arquivos das instituies religiosas, reala, nos seguintes termos, o facto de no presidir
nenhum critrio arquivstico a esta arrumao dos documentos: no obedece nem provenincia primitiva
dos documentos, nem a nenhum princpio de disposio por assunto, mas sim a um agrupamento de
10

Introduo

correspondncia 15 conclui-se que, data da incorporao, havia documentao ausente que se


encontrava depositada na Cmara da Feira16, o que denota um parco controlo sobre a mesma e
antecipa os receios de uma desorganizao do conjunto. Esto, pois, reunidos os pressupostos para
avanar com o estudo em questo.
De realar que a documentao que ir ser alvo da presente investigao constitui apenas
uma parte da totalidade do fundo do Mosteiro, estando a restante, que chegou aos nossos dias,
dispersa por outras Instituies. Obviamente, a parte que se encontra no AUC ser organizada,
tratada e descrita de acordo com o que Rousseau e Couture (1998, p. 130) designaram por unidade
fundamental da Arquivstica o fundo17.
A descrio do fundo, em trabalhos futuros, no deixar de referir a existncia e a
localizao da documentao relacionada que, com toda a certeza, dever existir 18 e que
seguramente estar descrita pelas entidades detentoras.
Aps a breve caracterizao do conjunto documental escolhido para estudo, enunciamos os objetivos
gerais da presente dissertao:

descrever detalhadamente a metodologia cientfica de organizao intelectual e fsica de


fundos, custodiados por Arquivos definitivos, incorporados de forma desorganizada e sem que sejam
documentos entrados simultaneamente, sem preocupaes de outros da mesma procedncia (p. 49). Alm da
desorganizao dos fundos, alerta, ainda, para o facto de documentos avulsos, especialmente os pergaminhos,
terem sido dados de presente, vendidos ou desbaratados de diversa maneira (Erdmann, 1927, p. 50).
15
PT, AUC, Arquivo da Universidade de Coimbra (F), Copiadores de correspondncia recebida (SR), 22 fev.
1941 at 23 jun. 1944 (UI), fl. 20v - Ofcio da Inspeo Superior das Bibliotecas e Arquivos, de 28-4-1941 (DS).
Cota: AUC-IV-2E-10-3-2.
16
Conforme referido no ofcio n. 8, de 22 de abril de 1941 [citado em cima], a documentao teria sido a
depositada por autorizao concedida no Despacho Ministerial de 23/9/1939.
17
Nesta investigao iremos privilegiar o termo fundo em detrimento de outros ou de expresses como
arquivo, acervo ou sistemas de informao, por vermos vantagem na adoo da terminologia
normalizada, adotada pela norma internacional ISAD(G), pelas ODA e pelos documentos tcnicos emanados
do CIA e da DGLAB. Por essa razo, fundo, na presente dissertao, assume o seguinte significado, expresso
na ISAD(G) [c]onjunto de documentos de arquivo, independentemente da sua forma ou suporte, organicamente
produzido e/ou acumulado e utilizado por uma pessoa singular, famlia ou pessoa colectiva, no decurso das suas
actividades e funes (CIA, 2002, p. 13) e, nas ODA (Portugal. DGARQ, p. 302), [c]onjunto de documentos
de arquivo, independentemente da sua forma ou suporte, organicamente produzido e/ou acumulado e utilizado
por uma pessoa singular, famlia ou pessoa colectiva, no decurso das suas actividades e funes. Acresce,
ainda, a vantagem de o termo fondo ter uma traduo na lngua anglo-saxnica (fonds) mais concreta e
aproximada da realidade que aqui abordamos, o que facilita a leitura e a cabal perceo do significado do texto,
enquanto a palavra arquivo inclusivamente assumindo outros significados admite diversas tradues. Como
exemplifica Rodrigues (2006), na lngua inglesa, apenas os documentos de guarda permanente so chamados
de archives, os de uso corrente recebem a denominao de records (p. 102). Alm das desvantagens que
advm da polissemia do termo arquivo, nomeadamente: instituio; instalaes dentro de uma instituio;
rgo ou seco; armrio; conjunto orgnico de documentos; ficheiro, entre outros. Pelo exposto, presumimos
resultar claro que a escolha decorre de razes pragmticas, cientficas e metodolgicas e no da adoo de
uma corrente cientfica da arquivstica em detrimento de outras.
ISAD(G) (CIA, 2002) - Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica.
ODA (Portugal. DGARQ, 2007) - Orientaes para a Descrio Arquivstica.
18
Alm da documentao que ser alvo de anlise na presente dissertao, Sousa (2005) refere a existncia de
documentos deste fundo nas seguintes instituies: Arquivo da Santa Casa da Misericrdia de Aveiro,
Biblioteca Nacional de Lisboa e Torre do Tombo (Cf. Sousa, 2005, p. 396). Sabemos, ainda, da existncia de
documentos do fundo no Museu de Aveiro e Gomes dos Santos apresenta uma lista de entidades que detm
documentos pertencentes a este fundo ou documentao com ele relacionada. (Cf. Santos, 1963, XVII e ss).

Introduo

percetveis a estrutura e o contexto de produo, enquanto aferimos a aplicabilidade dos princpios


tericos da Arquivstica organizao e comunicao da informao do fundo do MJA, atravs da
metodologia de investigao qualitativa.
Para a prossecuo destes objetivos gerais iremos abordar, quer do ponto de vista terico,
quer do ponto de vista emprico, os seguintes aspetos:
a) - A importncia da Arquivstica no contexto da Cincia da Informao;
b) - A metodologia da organizao da informao nos arquivos, especialmente os de carter
permanente e qualificados como fundos fechados19;
c) - A descrio e comunicao da informao nestes fundos;
d) - A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro, existente no AUC;
e) - A elaborao de uma proposta de quadro de classificao representativo da
documentao remanescente deste fundo monstico.
Com este intento, procuraremos descrever os processos e os procedimentos que formos
realizando, as escolhas que fizermos e as vicissitudes e contingncias com que nos depararmos ao
longo do percurso da organizao do fundo.
No que respeita estrutura, depois de algumas consideraes introdutrias relativas ao
mbito e motivaes da sua escolha, aos objetivos, ao plano metodolgico e organizao, a
dissertao encontra-se estruturada em cinco captulos:
captulos 1 a 3 versaro sobre a Arquivstica no contexto da CI: terminologia, princpios,
metodologia de organizao (ou reorganizao) de arquivos histricos20/definitivos21 e comunicao
da informao.
Nos captulos 4 e 5 tentaremos investigar a aplicabilidade das teorias supracitadas no
processo cientfico de identificao e organizao intelectual e fsica do fundo do MJA existente no
AUC.
No captulo 6 proceder-se- sntese das dificuldades e concluses, como corolrio da
investigao.
A investigao desenvolver-se- nas seguintes etapas:
1 Etapa investigao bibliogrfica indispensvel contextualizao cientfica do estudo;
2 Etapa investigao bibliogrfica e documental fundamental ao conhecimento da
instituio produtora do fundo;
3 Etapa identificao e organizao do fundo.
19

nossa convico que a organizao de arquivos correntes e intermdios assenta precisamente nos mesmos
princpios e mtodos que aqui vo ser expostos para arquivos definitivos. A nica diferena reside no facto de
os primeiros se organizarem naturalmente, se o administrativo ou o gestor de informao for diligente, aos
segundos bastar manter a organizao que herdou do produtor, enquanto nos arquivos definitivos, em
particular, a sua ordem necessita de ser reconstituda, pois diversas vicissitudes conduziram sua completa
desorganizao.
20
Bellotto, 2004a, p. 32.
21
NP 4041 (IPQ, 2005, p. 9) A nossa opo recai sobre este termo, acima de tudo, por ser normalizado.

Introduo

A primeira etapa da investigao decorrer em simultneo com as restantes atividades, j


que se pretende ir aferindo a aplicao prtica das teorias que sustentam a Arquivstica.
Do ponto de vista do mtodo de investigao, a presente dissertao ir adotar uma
metodologia qualitativa, pautada em certos preceitos fundamentais, entre os quais, seguindo de perto
Freitas, mencionamos:
no mbito qualitativo, o rigor do procedimento e a descrio fiel do percurso so critrios
frequentemente recomendados para o incremento da credibilidade. () no esquecendo dos
seus sucessos e dos seus falhanos e explicando muito bem todas suas opes. (2013, p.
1096).

Esta opo advm da prpria abordagem efetuada aos fundos no que respeita sua
organizao que, naturalmente nos induz adoo da estratgia estudo de caso e do mtodo
de abordagem qualitativo.
Para tal, partindo da anlise bibliogrfica, realizada de forma seletiva, consultando-se autores
e documentos relevantes no assunto, sistematizar-se-o conceitos, princpios, critrios, processos,
metodologias e procedimentos fundamentais da Arquivstica.
Seguidamente, dar-se- incio identificao (do fundo e da documentao), a que se segue a
organizao (intelectual e fsica), at descrio do fundo do Mosteiro, descrevendo os princpios,
critrios, processos e procedimentos adotados, tentando aferir a sua aplicao ao modus operandi do
trabalho do arquivista, ao mesmo tempo que apresentaremos as vicissitudes, constrangimentos e
contingncias que surgirem no decurso dos trabalhos e teceremos algumas observaes, salientando
as concordncias e eventuais constrangimentos relativamente aplicao dos pressupostos tericos,
metodolgicos e normativos comummente aceites entre os investigadores e os profissionais da rea,
pois, como salienta Freitas, citando Flick, as investigaes qualitativas so reconhecidas pelo facto de
possurem diversos esquemas de confronto com a realidade, tendo em vista a sua compreenso
holstica (2013, p. 1086).
Por ltimo, guisa de concluso, sero apresentadas algumas reflexes decorrentes quer da
informao patente na bibliografia, quer da experincia e da prtica profissional, mas, especialmente,
da aprendizagem realizada ao logo do processo de investigao e da sistematizao dos resultados
obtidos.
Concretizando, do ponto de vista metodolgico, na primeira etapa ser elaborada uma
breve reviso do estado da arte da Arquivstica, no que respeita terminologia, aos princpios,
metodologia e normalizao, baseada numa pesquisas bibliogrfica seletiva, realizada em publicaes
dos mais proeminentes autores, reconhecidos pela comunidade cientfica pelos contributos que os
seus estudos e reflexes tm trazido ao desenvolvimento desta disciplina.
Finda esta primeira abordagem terica, passaremos, numa segunda etapa, investigao
propriamente dita: a proposta de organizao e descrio do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro,

Introduo

que nesta investigao se cinge apresentao de uma proposta do quadro de classificao


estudo de caso que servir de exemplo/teste teoria.
A anlise do fundo ir subdividir-se nos seguintes procedimentos:
1 - Identificar a entidade produtora contextualizar a produo documental;
2- Identificar a documentao, atravs da anlise interna e externa dos documentos,
mediante a metodologia de anlise documental largamente utilizada em Arquivstica;
3 - Organizar (estruturar) intelectual e fisicamente a documentao, o que se processa
atravs das operaes de classificao e de ordenao de que ir resultar uma proposta de
classificao do fundo.
E, em cada etapa, descrever as dificuldades e/ou vicissitudes da aplicao, justificando as
opes tomadas.
No sendo, pois, propsito desta dissertao sistematizar todo o conhecimento sobre a
identificao e organizao de fundos definitivos, at porque outros mais doutos22 j o fizeram, no
todo ou em partes, com mais propriedade pretendemos, to s, refletir a respeito da aplicao dos
princpios e procedimentos fundamentais que norteiam a Arquivstica no modus operandi dos que
exercem a sua atividade nos Arquivos especializados e que se debatem, no seu dia a dia, com a
necessidade de (re)organizar fundos organicamente desestruturados.
No que respeita reviso bibliogrfica, a necessidade de constituir um corpo terico e
metodolgico de suporte investigao conduziu-nos a um vasto universo de livros, teses,
dissertaes, artigos, palestras e todo o tipo de comunicaes que versam sobre a Cincia da
Informao, a Arquivstica, a Diplomtica, a identificao, a organizao, o tratamento, a
normalizao, a descrio multinvel e a comunicao da informao. Alm dos manuais de
referncia, amplamente citados na bibliografia particularmente relevantes quando feitos pelos pares,
evidncia inequvoca da sua importncia cientfica a Internet pe-nos em contacto com as mais
diversas perspetivas. O caudal de informao torna-se de tal modo avassalador que dificulta a eleio
de uns em detrimento de outros tantos. S a definio de padres de pertinncia por autores, pelo
tema, pelas fontes documentais/bibliogrficas permite selecionar criteriosamente a bibliografia
suscetvel de ser lida e compreendida num to curto espao de tempo, acrescentando valor
presente reflexo.
Esta dissertao tem, pois, a finalidade de descrever detalhadamente os processos de
organizao de fundos desordenados, muito comuns nos arquivos definitivos, averiguando mediante

22

No sendo nosso propsito referir, exaustivamente, os autores, no podemos deixar de citar os que se nos
afiguraram mais proeminentes entre as leituras realizadas, ordenados alfabeticamente; nomeadamente: Bellotto;
Bonal Zazo; Cook; Corts Alonso; Rousseau e Couture; Cruz Mundet; Cunningham; Duchein; Duranti;
Freitas; Gomes; Guardado da Silva; Heredia Herrera; Jardim; Lanes Padrn; Lodolini; Lpez Gomes; MacNeil;
Martn-Pozuelo; Mendo Carmona; Moro Cabero; Mller, Feith, e Fruin; Nougaret; Nuez Fernndez; Pinto;
Ribeiro; Rodrigues; Runa; Santos, entre outros.

Introduo

o estudo de caso a aplicabilidade da metodologia cientfica da Arquivstica, sustentada sobre os seus


princpios fundamentais, e avaliando a sua capacidade para responder aos desafios que essa
organizao nos vai impondo, sempre com o subido objetivo de cumprir com eficcia a misso do
arquivista dar a conhecer a informao existente nos fundos, atravs da criao de instrumentos de
descrio, normalizados e autoexplicativos.

Figura 1: Portada do Tombo II de Ouca (1703-1705). Cota: III-1-D-14-4-44 [foto da nossa autoria].

1. A Arquivstica no contexto da Cincia da Informao


Como salienta Gomes (2007), o acto de arquivar documentao, correspondendo ao valor
que uma sociedade d escrita e aos documentos em que esta se formata e autoriza (p. 244),
remonta aos primrdios das civilizaes. E, desde ento, arquivar tem adotado vrias metodologias,
ora se configurando como mera acumulao passiva de documentos, ora como um conjunto
estruturado de aes que vo da recolha, passando por diversas atividades do tratamento23, at
comunicao.

1.1. A evoluo da Arquivstica


genericamente aceite pela comunidade cientfica que a Arquivstica nem sempre assumiu o
papel de disciplina cientfica, como atualmente se lhe reconhece. De acordo com Lopez (2000, p.
379), a Arquivstica ter passado por trs etapas distintas: auxiliar da Histria (sc. XIX); auxiliar da
administrao (incio do sc. XX) aquando da exploso de grandes massas documentais; e, por
ltimo, como parte integrante da Cincia da Informao [traduo nossa]. Segundo Cook (1997),
esta mudana est associada a diversos fatores, desde logo alterao da razo de existir dos
Arquivos de administrativa-judicial para sociocultural, bem como da sua abertura para o exerccio
democrtico da cidadania, entre outros.
Terry Cook (1997), a respeito desta mudana concetual, salientava:
This new paradigm for archives replaces the profession's traditional intellectual focus on the
physical record-that thing which is under our actual physical custody in archives-with a renewed
focus on the context, purpose, intent, interrelationships, functionality, and accountability of the
record, its creator, and its creation processes, wherever these occur (p. 48) 24.

Para Ribeiro (2002, p. 97), esta transformao foi ainda mais alm, traduzindo-se,
inclusivamente, numa mudana do paradigma histrico-tecnicista (finais do sculo XIX) que
assenta na noo esttica e meramente operatria de fundo25 e em princpios "tericos" baseados
na evidncia e no pragmatismo, como o do "respeito pelos fundos" e o da "ordem original"26 no
novo paradigma cientfico-informacional no sc. XX. De acordo com a abordagem cientficoinformacional, os documentos so considerados segundo o seu potencial informacional e no
meramente como aparentes dados de interesse para a pesquisa (Freitas, 2003, p. 42).

23

As fases de tratamento so, em grande medida, impulsionadas pela importncia que os arquivos podem deter.
Este novo paradigma para os arquivos substitui o foco intelectual tradicional da profisso sobre o
documento fsico aquela coisa que est, atualmente, debaixo da nossa custdia fsica nos Arquivos por um
foco renovado sobre o contexto, o propsito, a inteno, o inter-relacionamento, a funcionalidade e a
capacidade de prestao de contas do documento, do seu produtor, e do seu processo de produo, onde
quer que este ocorra [traduo nossa].
25
Esta noo foi formalizada pelo historiador, palegrafo e arquivista francs Natalis de Wailly, em 1841.
26
Este princpio teve a sua gnese na escola italiana, personificada, entre outros, por Francesco Bonaini e Elio
Lodolini.
24

A Arquivstica no contexto da Cincia da Informao

Mas, como acima foi referido, h vozes dissonantes. Uns consideram a Arquivstica como
uma disciplina tcnica, ora auxiliar de outras cincias, como refere Tanodi, ora como disciplina de
carcter eminentemente prtico, no dizer de Batelli, ora, ainda, como uma mera prtica, de
acordo com os franceses Durand-Evrard e Durand (Lopez, 2000, p. 379).
Porm, entre a comunidade cientfica sero j mais os que a identificam como cincia, como
referem alguns autores j considerados clssicos: Elio Lodolini considera-a uma cincia completa,
com princpios universalmente aceites, como o caso do principio de provenincia (principio de
oro de la Archivstica)27; Schellenberg considera a Arquivstica a cincia que trata dos Arquivos ou
Heredia Herrera que a define como a Cincia dos Arquivos.
A primeira publicao do manual holands de Mller, Feith e Fruin, em 1898, representa um
primeiro esforo em prol da sistematizao das bases da disciplina arquivstica, escorando-se numa
formulao capaz de lhe garantir princpios e procedimentos prprios; da ser considerado, por
Simes e Freitas (2013) e por uma parcela expressiva de autores da rea, um marco fundamental na
teoria arquivstica (p. 94)28.
Mais tarde, quando os governos dos pases despertaram para a importncia estratgica da
informao e comearam a preocupar-se em control-la e recuper-la eficazmente, c. 1939-1945,
a partir desse momento, conforme diz Barreto (1998), se inaugurou o campo cientfico da Cincia
da Informao (citado por Freitas, 2003, p. 8), ainda que, tal como refere, h autores que a fazem
recuar aos alvores do sc. XX, ao advento da Cincia da Documentao e dos chamados Sistemas
de Recuperao da Informao (Freitas, 2003, p. 9).
Para Silva et al. (2002), A Arquivstica uma Cincia da Informao social, que estuda os
arquivos (sistemas de informao (semi-) fechados), quer na sua estruturao interna e na sua
dinmica prpria, quer na interao com os outros sistemas correlativos que coexistem no contexto
envolvente"29.
No dicionrio de terminologia arquivstica, publicado em 1984 pelo Conselho Internacional
de Arquivos30, a Arquivstica era definida como a disciplina que trata os aspetos tericos e prticos
dos arquivos e da sua funo31.
Para Delmas (citado por Mendo Carmona, 2004, p. 36), a
ciencia que estudia la gnesis y formacin de los conjuntos orgnicos de documentos,
situandolos en el contexto de su creacin; as como los principios y procedimentos

27

Princpio de ouro da Arquivstica (Lopez, 2000, p. 380), [traduo nossa].


De acordo com Fuster Ruiz (1999) foi nesta obra que se sistematizaram os principais fundamentos
cientficos do conceito de arquivo e, por tanto, os elementos que sustentam a Arquivstica como cincia e
acrescenta, ainda, que os fundamentos cientficos se consolidaram, no nosso sculo [XX], graas aos
contributos de: Casanova, Brenneke, Jenkinson, Schellenberg, Bautier, Lodolini, Corts, Heredia... [traduo
nossa] (pp. 116 e 117).
29
Silva, A. M., Ribeiro, F., Ramos, J. & Real, M. L., 2002, p. 214.
30
Doravante designado por CIA.
31
Citado por Heredia Herrera, 1991a, p. 30.
28

10

A Arquivstica no contexto da Cincia da Informao

metodolgicos empleados en su organizacin y conservacin para que se garantize tanto el


ejercicio de derechos e intereses como la memoria de las personas fsicas o jurdicas 32.

Vivemos mais uma fase de transformao da Arquivstica. Cook (2001; 2007) um dos
autores que alertam para essa mudana e para a necessidade de os profissionais explicarem a nova
realidade em que vivemos e trabalhamos, onde a Arquivstica deve ser entendida como rea do
conhecimento cientfico. Porm, para evitar a perda de identidade, Corts Alonso (1990, p. 8)
adverte: [l]a nueva Archivstica, para ser nueva, no tiene que renegar de su tradicion sustancial y
adoptar modos y modas que le son ajenas por esencia.33
Para se assumir enquanto cincia, qualquer rea do saber deve reunir os seguintes
pressupostos:
a) ser dotada de terminologia prpria;
b) ter um objeto de estudo bem concreto e definido34;
c) ter princpios e mtodos cientficos que se apliquem a qualquer investigao/ estudo.
Comecemos, ento, por aferir/explorar cada uma destas vertentes que convertem a
Arquivstica numa disciplina cientfica.

1.2. Os aspetos terminolgicos


As dspares designaes relativas a um mesmo conceito, adotadas pelos diversos pases,
acarretam grandes dificuldades aquando das tradues nem sempre as mais fiis , distorcendo o
sentido original do texto. A respeito desta problemtica, Duchein (2007) refere que: muitos dos
termos que o arquivista utiliza na prtica quotidiana da sua profisso so de uso corrente, s vezes
com um sentido um pouco diferente do seu sentido habitual [uso quotidiano], como fonds,
inventaire, srie (p. 15). O problema agudiza-se quando, dentro do mesmo pas, existe a adoo de
lxicos substancialmente diferentes, como conclumos lendo Duchein (2007, p. 16).
Ao nvel nacional, a criao de um corpo "normativo" harmonizado com as normas
adotadas internacionalmente, dotado de glossrios35 com a definio precisa e objetiva dos termos e
conceitos poder constituir uma soluo para o problema de comunicao da informao,
promovendo uma maior eficcia na permuta e entendimento dos registos.

32

Cincia que estuda a origem e a formao dos conjuntos orgnicos de documentos, colocando-os no
contexto de sua criao; assim como os princpios e procedimentos metodolgicos empregados na sua
organizao e conservao para que se garanta tanto o exerccio dos direitos e interesses como a memria das
pessoas fsicas ou jurdicas [traduo nossa].
33
A nova Arquivstica, para ser nova, no tem que renegar a sua tradio substancial e adotar modos e modas
que so estranhos sua essncia [traduo nossa].
34
Gedeo, 1956.
35
As NP 4041 (2005) e as ODA (Portugal. DGARQ, 2007, p. 295 e ss) apresentam um glossrio com os
termos mais comuns usados na Arquivstica.

11

A Arquivstica no contexto da Cincia da Informao

Esta questo assume primordial importncia quando se pugna pelo rigor cientfico. Tambm a
bibliografia prdiga em definies para um mesmo termo. Cada autor apresenta a sua proposta,
evidenciando os aspetos para si mais relevantes.
Concretizemos, ento, com algumas definies que encontrmos para arquivo36:
Mller, Feith e Fruin apresentam uma definio que adotada unanimemente, desde a
primeira edio da sua sobejamente conhecida obra celebrizada como o Manual dos Arquivistas
Holandeses:
Arquivo o conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou
produzidos oficialmente por determinado rgo administrativo ou por um de seus funcionrios,
na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na custdia desse rgo ou
funcionrio (1973, p. 13).

Dentro desta linha, mas evidenciando mais o valor do documento que a sua custdia,
Camargo (1990) define arquivo como um:
conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos
por processo de acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou
privadas, e conservados em decorrncia de seu valor" (citado por Freitas, 2003, p. 30).

Por seu turno, Duranti (1994b) entende o arquivo como evidncia dos atos do seu criador,
sendo os documentos a prova desses atos, sejam eles de uma entidade coletiva, pblica ou privada,
sejam de uma pessoa (citado por Rodrigues, 2006, p. 104). Ou, ainda, Jenkinson, para quem os
archives are created and received in the conduct of personal or organizational activity, and, as such,
represent "a measure of knowledge which does not exist in quite the same form anywhere else"
(citado por MacNeil, 1994, p. 8)37.
luz do novo paradigma cientfico-informacional, arquivo definido por Silva como sendo:
um sistema (semi-)fechado de informao social materializado em qualquer tipo de suporte,
configurado por dois factores essenciais a natureza orgnica (estrutura) e a natureza funcional
(servio/uso) a que se associa um terceiro a memria imbricado nos anteriores (2002, p.
214).

Em Portugal, a exemplo do que ocorreu em outros pases, a normalizao tem tentado


solucionar este problema de falta de uniformidade. Assim, foi publicada a NP 4041 (2005)
Informao e documentao: Terminologia arquivstica, com a finalidade de fixar termos e
conceitos de uso corrente na teoria e prtica arquivstica, de modo a uniformizar a sua utilizao e
facilitar a comunicao entre os profissionais e entre eles e o seu pblico (p. 4). Nesta norma,
arquivo foi definido como:

36

Para aprofundar conhecimentos, Cf. Heredia Herrera (1991a, p. 88 e ss), que apresenta mais de uma dezena
de definies para este termo, apresentados por autores, diplomas normativos e obras de referncia, tais como
Jenkinson, Elseviers Lexicon, Schellenberg, Lodolini, Favier, Duchein, Concetti, entre outros, salientando as
particularidades de cada um.
37
Os arquivos so criados e recebidos no contexto de uma atividade pessoal ou organizacional e, como tal,
representam a "medida do conhecimento que no existe, sob a mesma forma, em nenhum outro lugar
"[traduo nossa].

12

A Arquivstica no contexto da Cincia da Informao

conjunto de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material,


produzidos ou recebidos por uma pessoa jurdica, singular ou colectiva, ou por um organismo
pblico ou privado, no exerccio da sua actividade e conservados a ttulo de prova ou
informao. a mais ampla unidade arquivstica. A cada provenincia corresponde um arquivo
(IPQ, 2005, p. 5).

E, mais adiante, apresenta o termo fundo com a seguinte definio: O mesmo que arquivo.
Mais utilizado no mbito dos arquivos definitivos (IPQ, 2005, p. 6).
Nas ODA (Portugal. DGARQ, 2007), a opo recai, compreensivelmente, sobre a palavra
fundo, definindo-o como um:
conjunto de documentos de arquivo, independentemente da sua forma ou suporte,
organicamente produzido e/ou acumulado e utilizado por uma pessoa singular, famlia ou pessoa
colectiva, no decurso das suas actividades e funes. (2007, p. 302).

Para finalizar, apresentamos a definio eleita por Heredia Herrera (1991a, p. 89), por ela
considerada como sendo a mais completa:
conjuntos de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material,
acumulados num processo natural por uma pessoa ou instituio pblica ou privada, no decurso
da sua gesto, preservados, respeitando a ordem, para servir como testemunha e informao
para a pessoa ou instituio que os produz, para os cidados ou para servir como fontes de
histria [traduo nossa].

Fruto de outras leituras e da nossa experincia profissional, ousaramos, contudo,


acrescentar fontes culturais, cientficas ou de investigao e, at mesmo, administrativas, 38 no as
restringindo ao mbito da Histria.
De entre tantos autores, a escolha desta definio prende-se com a particularidade de esta
ter implcitos os princpios bsicos, mas fundamentais, da Arquivstica que abordaremos mais adiante,
pois: [q]uando os tericos localizam a terminologia como prpria, mais que tudo, das reas tcnicas,
na verdade no por serem tcnicas, mas sim por sua especificidade, que no pode, sob pena de
graves danos, conviver com equvocos, polissemias e dubiedades (Bellotto, 2007, p. 48).
A ttulo de exemplo, citemos, na lngua portuguesa, os conceitos: arquivo, fundo, acervo ou
sistema de informao; estas so algumas das designaes encontradas na bibliografia para intitular o
que para uns a mesma coisa e para outros coisas bem distintas.
Na bibliografia, pese embora todo o esforo que vem sendo despendido nas ltimas duas
dcadas, ainda h uma notria falta de uniformidade terminolgica, como salienta Heredia Herrera
(1991a, p. 240); mas, em simultneo, h tambm um amplo apelo dos diversos quadrantes alertando
para a indispensvel adoo de um lxico aceite por toda a comunidade cientfica, nico e livre de
polissemias, de modo a agilizar a comunicao entre os profissionais, nacionais e estrangeiros, e entre
estes e o seu pblico.
38

No AUC h documentos de diversos fundos que, ainda hoje, desempenham essa finalidade, corroborando,
alis, Rousseau e Couture (1998, pp. 46-47).

13

A Arquivstica no contexto da Cincia da Informao

Esta simples medida poder facilitar a formao de profissionais na rea e melhorar,


substancialmente, a qualidade cientfica e tcnica das descries, o que ir promover a comunicao
da informao, segundo Bellotto (2007, p. 53), aumentando, exponencialmente, o conhecimento que
temos dos arquivos e do seu contedo informacional. Corroborando esta ideia, Duchein (2007), um
reconhecido estudioso da matria, acrescenta que o estudo dos problemas terminolgicos uma
das chaves da arquivologia. Ela ajuda a precisar as noes, a dissipar o vapor do empirismo, obriga a
colocar em questo as certezas adquiridas pela rotina (p. 22).
As dificuldades de uniformizao da terminologia a que nos temos referido incidem,
essencialmente, sobre dois aspetos, a saber: os conceitos fundamentais da Arquivstica
indispensveis comunicao interpares e comunicao dos profissionais com os investigadores
(particularmente importante num mundo global) , mas, tambm, s designaes atribudas s
diversas unidades de descrio, fundamentais no processo de classificao, para as posicionar no
patamar e classe correspondentes, as identificar inequivocamente em especial as tipologias
documentais , distinguindo-as de outras.
A escolha do termo certo ser um dos primeiros problemas com que o arquivista se ir
deparar quando ingressar no mundo do trabalho, onde cada escola usa os seus termos de eleio.
Perante a inexistncia de unanimidade, recomendaramos ou a adoo dos termos propostos pela
norma ISAD(G)39 ou, no sendo tal aceite, a definio de listas de termos e conceitos a respeitar
dentro da instituio que custodia os fundos, para uniformizar as descries ainda que da possam
advir desvantagens para a comunicao externa.
De todo o exposto, fcil antecipar as dificuldades inerentes ao processo de identificao,
organizao e comunicao da informao e reunio ainda que virtual do arquivo de um
produtor, quando disperso por diversas Instituies40.
Daqui poderemos, talvez, concluir que a Arquivstica, como disciplina cientfica, j dispe de
terminologia prpria e normalizada, porm o seu uso ainda no est amplamente disseminado,
podendo constituir um grave entrave comunicao da informao.
1.3. O objeto de estudo
Em Arquivstica, se no encontrmos consensos no que respeita terminologia, de esperar
a mesma pluralidade de ideias e de opinies quanto ao seu objeto de estudo.

39

Apesar de esta norma ter sido adotada internacionalmente, ela tambm no solucionou o problema
terminolgico. Atualmente, deparamo-nos ainda com grande diversidade de terminologia, o que dificulta, de
sobremodo, o cabal entendimento da produo cientfica desta rea, alm da existncia de tradues pouco
rigorosas e at mesmo errneas. Como refere Freitas (2014), isso tudo est diretamente vinculado aos
diferentes usos e empregos que se do aos mesmos termos em mais de um idioma. Do francs ao ingls, por
exemplo, h diferenas entre classment e arrangement, entre document e record, entre fonds e record series,
entre outros (n.p.).
40
Tal como sucede com o arquivo do MJA.

14

A Arquivstica no contexto da Cincia da Informao

Mendo Carmona (2004) considera seu [da Arquivstica] objeto de estudo o conjunto
orgnico de documentos que denominamos arquivo, no contexto em que foi produzido (p. 36)
[traduo nossa]; alis, definido de forma mais ou menos abreviada, este objeto consensual entre
autores como Rousseau e Couture (1998) e Jenkinson (1922).
Numa outra perspetiva, autores como Lopes (1996), Silva (2002) e outros 41 , postulam a
mudana de enfoque da Arquivstica no que referem ser o contexto do atual paradigma. O
primeiro, citado por Freitas (2003, p. 42), afirma que o objeto-documento j cedeu espao ao
objeto-informao; e o segundo defende a ascenso da informao enquanto objecto cientfico da
Cincia da Informao (Silva, 1999, p. 5), da qual a Arquivstica parte integrante, alertando que o
empirismo dominante e o excesso de senso comum tm tornado inextricvel documentao e
informao42, no permitindo a necessria e conveniente distino dos conceitos em jogo (). E,
mais adiante, conclui afirmando que no , portanto, irrelevante o salto semntico da expresso
"documento de arquivo" para a "informao arquivstica" (ou informao de arquivo)43.
Para Ribeiro (2002), a
"informao social" assume-se como objeto de estudo, independentemente da sua
materializao (ou no) num suporte fsico, considerando-a no apenas como um conjunto de
dados ou um processo dinmico, mas sim como um fenmeno com atributos e propriedades
passveis de cognoscibilidade" (p. 109).

Heredia Herrera (1991a, p. 32) e outros autores que a subscrevem, tal com Bellotto (2002),
Freitas (2003), entre outros, apresentam-nos o objeto da Arquivstica com uma tripla dimenso, a
saber: Archivos - Documentos de archivo - Informao. Arquivos, enquanto edifcios, por
influenciarem a preservao dos documentos; documentos de arquivo, enquanto conjuntos
organicamente relacionados, ordenados de modo a espelhar essas relaes; e, por ltimo, mas no
menos importante, a informao que o arquivo contm e que ousamos definir como o mbil ou
razo de existir dos anteriores.
Segundo a autora Heredia Herrera, importa definir esta trilogia, em sua ntima relao, para
ento centr-la clara e distintamente, enquanto objeto de uma cincia diante de outras que so suas
correlatas, como ainda salienta Freitas (2003, p. 29).
Concretizemos, ento, cada uma delas:
a) - Arquivo enquanto continente:
As instituies / instalaes que albergam os fundos so parte integrante do objeto de estudo
da Arquivstica, na medida em que concorrem para o cumprimento da misso dos Arquivos a
salvaguarda do patrimnio documental. Segundo Duchein44, um dos primeiros autores a debruar-se
41

Silva, A. M. D., Ribeiro, F., Ramos, J. & Real, M. L., (2002, p. 214 e ss).
Cf. o conceito de informao em Silva, 1999.
43
Silva, 1999, p. 3.
44
Para estudos mais detalhados Cf.:
Duchein, M., & Favier, J. (1985); Domnguez e Lpez Gmez (1989, pp. 28 e ss); Antunes, M. (2010).
42

15

A Arquivstica no contexto da Cincia da Informao

sobre esta temtica, nenhum aspeto pode ser deixado ao acaso. A implantao de um Arquivo deve
ser previamente planeada, avaliando as condies existentes e confrontando-as com as que so
necessrias e indispensveis sua instalao. No planeamento devem ser criteriosamente definidas as
condies ideais para a sua localizao, quer se trate das instalao de um Arquivo, de uma seco
ou de um armrio dentro de uma organizao. Esses citrios tm em considerao aspetos
ambientais, biolgicos, geogrficos, geolgicos, entre outros.
Face inevitabilidade da ao de certos elementos, como os climticos, por exemplo,
Duchein (1985) prope solues de melhoria, de modo a amenizar os seus inconvenientes, quer para
desempenho das funes do arquivista (zonas de trabalho), 45 quer para a boa preservao das
espcies documentais (zonas de acondicionamento)46.
Mas as recomendaes no se circunscrevem edificao, incluindo tambm o mobilirio e
todo o tipo de equipamento e materiais, sempre com a mesma finalidade a preservao dos fundos
em boas condies, de modo a conferir-lhes maior integridade e longevidade. Tal corroborado por
Schellenberg (2006), que afirma que a finalidade de todo o trabalho de arquivo preservar os
documentos, por forma a mant-los acessveis.
b) - Documentos de arquivo47 contedo:
Uma vez mais, a bibliografia profcua tambm em definies de documentos de arquivo.
Comecemos por apresentar a definio do dicionrio de terminologia arquivstica do CIA
(1984, p. 137): documento contendo uma informao, de qualquer data, forma e suporte material,
produzidos ou recebidos por qualquer pessoa fsica ou moral, e por toda a instituio pblica ou
privada, no exerccio da sua atividade48. Nesta mesma linha, Ribeiro (1996, p. 13) diz-nos que os
documentos de arquivo apresentam-se sob inmeras formas e nos mais variados suportes

Kitching, C. (1993). Archive Buildings in the United Kingdom 1977-1992.Lull, W.P., Banks, P.N. (1995) Conservation environment guidelines for libraries and archives. Entre muitos outros elencados na publicao.
45
Estas zonas, que preferencialmente devero ser orientadas a sul, devero ser bem iluminadas mas sem
incidncia direta dos raios solares de modo a permitir uma correta anlise da documentao e com
temperatura que permita condies de conforto ao arquivista.
46
Em oposio, estas zonas devero: ser pouco iluminadas, de modo a que a luz no degrade os suportes
orgnicos; manter baixas temperaturas para no favorecer o desenvolvimento de espcies xilfagas; ser bem
arejadas para evitar o desenvolvimento de esporos e fungo; e ser cuidadosamente higienizadas para evitar
pragas, entre outros. Nestas zonas, o sistema de combate a incndios no pode ser de gua, nem as condutas
de gua e esgotos podero a ser instaladas.
47
Seguindo de perto Schellenberg (1973), existem dois tipos de atividades potencialmente geradoras de
documentao de arquivo: as atividades-fim e as atividades-meio. As primeiras esto relacionadas com a
persecuo da misso da instituio produtora do arquivo ou, como refere Bellotto (1998, p. 23) so aquelas
que do a forma e a razo de ser de sua existncia, justificando-lhe a presena em determinado contexto
social." Estas atividades originam as sries com funes-fins que devero ser alvo de tratamento preferencial
pelas informaes que transmitem sobre a estrutura orgnica, mas tambm das funes por estas
desempenhadas. Regra geral, estas sries, na tabela de temporalidade, tm frequentemente como destino final a
conservao permanente. Por seu turno, as atividades-meio, associadas ao apoio logstico e burocrtico s
atividades-fim, materializam-se nas sries com funes-meio funes de suporte s actividades dos servios
(Fidalgo & Ucha, 2007, p. 1).
48
CIA, citado por Heredia Herrera,1991a, p. 124, [traduo nossa].

16

A Arquivstica no contexto da Cincia da Informao

materiais. Mais adiante, adverte-nos, porm, para o facto de no ser, nem o o tipo, nem a forma,
nem o contedo informativo, que caracterizam um documento de arquivo, mas sim a sua origem, ou
seja, o modo como ele foi produzido, em funo e no decurso da actividade de uma pessoa fsica ou
colectiva. Bellotto (2004a) faz eco desta mesma teoria, referindo que apenas sero documentos de
arquivo os gerados por imperativos funcionais, administrativos ou legais (p. 34), sendo o
documento, tomado genericamente, uma unio indissolvel entre informao/informaes e
suporte (Bellotto, 2002, p. 22). Segundo Rodrigues (2006), o significado do documento est
condicionado sua integrao no conjunto ao qual pertence, quando mantida a organicidade do
fundo, e s assim o documento ser plenamente compreendido e permitir o acesso informao
arquivstica que ele contm. (p. 54).
Heredia Herrera (1991a), numa definio mais sucinta, define-os como testemunho da
atividade humana, fixado num suporte duradouro, contendo informao (p. 122) [traduo nossa],
i.e. o conjunto constitudo pelo suporte, meio (escrita, pintura, cdigo binrio) e informao. Mas,
para que da definio no sobrevenham quaisquer dvidas, a autora alerta que um documento de
arquivo um registo de informao, mas nem todos os registos de informao so documentos de
arquivo. (Heredia Herrera, 2011, p. 4) [traduo nossa].
Duranti (1994a, p. 51 e ss), a partir dos autores que os formularam, sistematizou os
requisitos ou qualidades necessrios para que um documento seja considerado documento de
arquivo, e que assumem o papel de orientadoras no tratamento dos arquivos, a saber:
- Imparcialidade apresentado por Jenkinson

49

significa que o

documento ter de ser gerado livre da suspeita de preconceito no que diz respeito aos interesses
em nome dos quais os usamos hoje". Mais tarde, corroborado por Jardim (1995, p. 2) ao referir
que a memria () no seria um conhecimento intencionalmente produzido.
- Autenticidade Jenkinson50 associa a garantia deste requisito custdia
permanente: os documentos so autnticos porque so criados, mantidos e conservados sob
custdia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados. (Duranti, 1994a, p.
51). Rodrigues (2006), a respeito da autenticidade da informao arquivstica, refere que esta
depende de um conjunto de referncias, entre as quais estaria o suporte que contm a informao
(p. 104).
- Naturalidade caraterstica associada ao processo de acumulao dos
documentos na entidade produtora, decorrente das funes, atividades e tarefas que os
produzem/recolhem. A este respeito, salientamos a disparidade que existe no processo de
acumulao: na produo orgnica inteiramente espontnea e natural e na receo que s se

49

Jenkinson, 1922, citado por Duranti, 1994a, p. 51.


Segundo Jenkinson, a imparcialidade e [a] autenticidade so qualidades extensveis a todo o arquivo. (citado
por Rodrigues, 2006, p. 104).

50

17

A Arquivstica no contexto da Cincia da Informao

consegue com empenho da entidade recetora. Devido a esta caracterstica, Bautier 51 compara o
processo de acumulao contnua e progressiva de documentos, exclusivamente resultantes das
atividades do produtor, a sedimentos de estratificaes geolgicas, [o que] os dota de um elemento
de coeso espontnea, ainda que estruturada.
- Inter-relacionamento caracterstica relacionada com o facto de os
documentos pertencentes a um arquivo estarem interrelacionados atravs de um elo, que a razo
da sua produo ou acumulao (Duranti, 1994a, p. 52). Estas relaes indivisveis estabelecemse entre o documento e o seu produtor e entre o documento e os restantes documentos do mesmo
fundo.
Como salienta Bellotto, nesse sentido que as informaes so orgnicas, porque guardam
entre si as mesmas relaes que se formam entre as atribuies, competncias, funes e atividades
das entidades. (2002, p. 23).
- Unicidade caraterstica que advm do facto de cada registo assumir um
lugar nico na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental (Duranti,
1994a, p. 52).
Sistematizando estes requisitos, nas palavras de Corts Alonso (1986b, p. 420), na
documentao de arquivo cada unidade nica por definio e deve ser autntica e
verdica[traduo nossa].
Por uma questo de rigor critrio que deve presidir a todo o processo de organizao e
descrio de um fundo deve optar-se por documento de archivo y no documento de Archivo
porque el documento que nos ocupa, () no es tal porque est en un Archivo [instituio] sino
porque forma parte del archivo [conjunto orgnico de documentos]52 (Heredia Herrera, 2008, p.
44). Esta autora, tempos depois, alertou para o facto de que, na sua opinio documento de archivo,
sea cual sea, requiere autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad, de aqu lo
inconveniente que puede resultar equiparar documento de archivo con informacin, concluindo
que, neste mbito, em concreto, a sinonimia no cabe entre ellos (2011, p. 5)53.
c) - Informao a alma e sustento das relaes:
Informao mais um conceito polissmico, mesmo dentro da Cincia da Informao, o que
redunda na dificuldade de encontrar uma definio que colha consenso entre os pares.

51

Bautier (1961), citado por, Duranti, 1994a, p. 52. Lodolini (1995) associa igualmente a formao do arquivo
sedimentao dos documentos, de forma natural e espontnea (p. 39).
52
documento de arquivo e no documento de Arquivo, porque o documento que nos ocupa (...) no o
porque est num Arquivo [instituio], mas porque faz parte do arquivo [conjunto orgnico de documentos]
[traduo nossa].
53
Documento de arquivo, qualquer que seja, exige autenticidade, integridade, fiabilidade e disponibilidade;
daqui o inconveniente que pode resultar de equiparar documento de arquivo a informao, concluindo que,
neste mbito, em concreto, No h sinonmia entre eles (Heredia Herrera, 2011, p. 5) [traduo nossa].

18

A Arquivstica no contexto da Cincia da Informao

Esta dificuldade foi expressa por Silva (2002), no pargrafo de encerramento do captulo
Definio de informao54 que, depois de citar vrios autores, refere: a informao depende do
processo que a produz, ou seja, ela tem de ser vista em ligao com os meios operativos e na
interao sistmica inerente ao processo informacional (p. 26); e conclui, mais adiante: mais do que
dar uma definio para o termo informao, seja importante estabelecer um conceito ou conceitos
vlidos (p. 26) sem, contudo, concretizar esse(s) mesmo(s) conceito(s). O mesmo autor, em 2013
(p. 68), apresenta o que considerava serem as seis propriedades da informao: a estruturao pela
ao (humana e social), a integrao dinmica, a pregnncia, a quantificao, a reprodutividade
ilimitada e a transmissibilidade.
Bellotto (1998, p. 22), depois de expor diversas definies de informao, colhidas em outros
tantos autores, finaliza salientando o seguinte aspeto: em qualquer uma destas abordagens
apercebemo-nos de que a informao necessita de um veculo, de um suporte para ser transferida,
para ser registrada e conhecida posteriormente sua produo, concluindo tratar-se de substncia
ou matria que, depois de comunicada por alguma via, utilizada por um recetor. Freitas (2003)55
refere a existncia de dois tipos de informao nos documentos: a bruta e a elaborada, sendo que o
segundo tipo se obtm a partir da anlise e interpretao dos documentos e da mediao da
informao feita pelo arquivista, materializada nos instrumentos de descrio.
Referindo-se informao fornecida pelo arquivista, Corts Alonso (1986a, p. 32) menciona
a necessidade de esta reunir as seguintes caractersticas: ser exata, por se tratar de um
testemunho nico, referindo os aspetos internos (relacionados com a fiabilidade) e externos
(relacionados com a autenticidade); ser suficiente, associado a cada nvel documental; e, por
ltimo, ser oportuna, dependendo da fonte de informao, do destinatrio e da finalidade.
Conclumos, citando Heredia Herrera (1991a, p. 123): a informao algo que est no
documento, unida a ele, indivisivelmente [traduo nossa].
Tambm daqui poderemos, talvez, concluir que a Arquivstica dispe de um objeto de
estudo, apesar da falta de unanimidade entre as diversas "correntes" cientficas, podendo, contudo, e
uma vez mais, constituir grave entrave ao processo de organizao e comunicao da informao.

1.4. Os princpios e os mtodos


Nem os princpios nem a metodologia de investigao renem consenso entre os
investigadores da Arquivstica.
Uma vez mais, dependendo dos autores, tambm os princpios a que deve obedecer a
Arquivstica como cincia so diversificados, em designao, nmero e substncia, havendo alguns

54

Silva, A. M., Ribeiro, F., Ramos, J. & Real, M. L., 2002, p. 24 e ss.
Freitas (p. 41), citando Heredia Herrera (1992).

55

19

A Arquivstica no contexto da Cincia da Informao

unanimemente aceites (ou quase) e outros que so, apenas, subdivises ou derivam dos principais
mas que, grosso modo, coincidem no essencial (com excees, claro est).
Duranti (1994a, p. 57) refere a existncia de dois princpios fundamentais da cincia
arquivstica: respeito [pelos] fundos (ou princpio da provenincia, sob o ponto de vista externo)
e respeito [pela] ordem original (ou princpio da provenincia, sob o ponto de vista interno),
havendo autores que preferem dizer que o primeiro j pressupe o segundo; a ttulo de exemplo,
citamos Potvin (2000) que refere que "[l]e principe de respect du fonds comprend donc deux volets:
il faut conserver dans le mme fonds tout les documents produits ou reus par le crateur de fonds
et cela dans l'ordre o il les a classs." (p. 65)56. Por seu turno, para Rodrigues (2006, p. 106), o
princpio da ordem original corresponde ao modo como se estrutura o acesso aos documentos.
Os canadianos Rousseau e Couture (1998, p. 130) apresentam-nos quatro princpios; alm
dos dois j citados por Duranti, acrescentam o da indivisibilidade ou integridade arquivstica e
o da provenincia.
A respeito do princpio da provenincia, Heredia Herrera (2011, p. 10) especifica-o dizendo
que est relacionado com trs termos fundamentais: produo [funo]57, produtor [agente que
realiza as funes que tem atribudas] e provenincia [relao que se estabelece entre o produtor
e os documentos produzidos e as funes atribudas ao produtor e os documentos que produz]
[traduo nossa].
Ainda sobre este mesmo princpio, Cunningham (2007, p. 79) alerta para a atual possibilidade
de alguns documentos particularmente os produzidos em suporte eletrnico poderem ter mais
do que uma provenincia58 e terem de ser descritos enquanto tal, de modo a refletir fielmente o
contexto de produo.
Camargo e Bellotto (1996)59 destacam o princpio ou qualidade que julgam de primordial
importncia o princpio da unicidade e da organicidade qualidade segundo a qual os
arquivos refletem a estrutura, funes e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas
relaes internas e externas.
A este respeito, Nez Fernandez (1999b)60 apresenta-nos o mais vasto leque de princpios
por ns consultado, enunciando o que considera ser uma slida bagagem metodolgica, composta
por nada menos de onze que se nos afiguram a concretizao detalhada e meticulosa dos princpios,
normas, ideias e regras supracitados de aplicao, mas tambm alguns mtodos que abordaremos
mais adiante.

56

O princpio do respeito pelo fundo compreende, portanto, duas partes: necessrio conservar no mesmo
fundo todos os documentos produzidos ou recebidos pelo mesmo criador do fundo e na ordem onde ele os
classificou [traduo nossa].
57
Segundo Heredia Herrera (2011, p. 10), as funes no produzem documentos mas, sim, os determinam.
58
Silva (2013, p. 15) salienta este aspeto como sendo particularmente comum na "atual gesto".
59
Citado por Bellotto, 2002, p. 23 e 24.
60
Para conhecimento mais aprofundado Cf. Nez Fernandez, 1999b, p. 61 e ss.

20

A Arquivstica no contexto da Cincia da Informao

Poderamos resumir, pelas palavras de Rodrigues (2006), que os princpios da Arquivstica


estabelecem trs caractersticas intrnsecas e determinantes ao arquivo; so elas: a singularidade do
produtor do arquivo, a filiao dos documentos s aes que promovem a misso definida e a
dependncia dos documentos dos seus pares (p. 107).
Identifiquemos, agora, a metodologia de investigao que melhor assenta nestes princpios.
Ribeiro (2002, p. 110), no contexto do paradigma cientfico-informacional, sugere a
aplicao de um mtodo de investigao () que se caracteriza por uma dinmica investigativa
quadripolar, em que h uma permanente interao dos vrios polos com vista construo cientfica
do conhecimento arquivstico. Numa outra perspetiva, Mendo Carmona (2004) diz-nos que os
estudos assentam no mtodo qualitativo, analtico, de modo a conhecer a instituio produtora e a
entender o contexto de produo dos documentos. Para esta autora, [l]a finalidad del mtodo
analtico archivstico es mltiple y soporte de todo el tratamiento documental posterior (p. 45)61,
nomeadamente: organizao, avaliao 62 (transferencias, eliminacin, accesibilidad) e descrio e
incidem em dois aspetos: a) a anlise do produtor (instituio), nomeadamente: os rgos, a misso,
as funes, as atividades; b) a anlise das sries produzidas, como reflexo do cumprimento das
funes/atividades.
A este respeito, Nuez Fernndez (1999b, p. 44) conclui que a Arquivstica dispe de um
mtodo que podemos definir como cientfico, porque os princpios em que se inspira so
universalmente verificveis [traduo nossa].
De tudo o que fica exposto, parece-nos ponto assente que a Arquivstica se assume j como
uma cincia, com terminologia, objeto, princpios e mtodos bem definidos, diferenciando-se de
outras cincias com as quais at poder partilhar alguns destes aspetos, mas das quais se destaca,
indubitavelmente. Mas assume-se tambm como disciplina63 de investigao, transmisso e aplicao
da metodologia e validao dos princpios e pressupostos tericos e metodolgicos.

61

A finalidade do mtodo analtico arquivstico mltiplo e constitui o suporte de todo o tratamento


documental posterior[traduo nossa].
62
A avaliao de documentos no ser abordada no presente estudo, dado este se inserir no mbito dos
arquivos definitivos, tais como o AUC, onde apenas d entrada a documentao de conservao permanente
ou fundos de instituies extintas, como o alvo da presente dissertao. No AUC, apenas o seu prprio
arquivo que produz/acumula organicamente, no decurso das suas funes e atividades alvo de avaliao e
seleo; todos os fundos a incorporados, pertencentes a outras instituies, so conservados, na ntegra,
definitivamente. Admitimos, porm, que esta possa no ser a prtica comum em todos arquivos definitivos.
A respeito de avaliao Cf. Nez Fernandez (2007).
63
"A Arquivstica uma disciplina que permite a gesto da informao produzida ou recebida por cada
organismo" (Pouvin, 2000, p. 64).

21

2. A organizao da informao arquivstica


Abordada a teoria, passamos agora a uma breve explicao do modus faciendi do arquivista64
e das tarefas que tem de desenvolver no cumprimento da sua funo de organizador dos fundos
documentais, explicando, de modo sucinto, a sucesso das atividades aliceradas nos princpios
tericos e a sua importncia, as vantagens de se adotarem normas e procedimentos normalizados e
o rigor que deve presidir a todos os processos descritos.

2.1. A contextualizao do fundo


Recorrendo, como recomenda Corts Alonso (1986b), a uma metodologia de anlise
qualitativa caracterizada por Freitas (2013) como um enfoque holstico, que implica: analisar a
realidade como um todo, sem efectuar a sua reduo em partes; fundamentar as anlises,
primeiramente, na observao do prprio contexto e, seguidamente, nas teorias existentes (com as
quais se exerce o dilogo e o confronto) (p. 1086) iniciamos a abordagem ao fundo pela
contextualizao que deve ser a operao primordial no tratamento da informao de um arquivo65,
j que ela o garante do respeito pelo princpio da provenincia66. O estudo da instituio "que lhe
deu origem e a anlise das suas competncias, funes e atividades para encaixar nelas as sries
documentais que so prova e testemunho daquelas " (Heredia Herrera, 1999, p. 20) [traduo
nossa], , portanto, o primeiro passo de aproximao ao estudo de um fundo ou arquivo.
De acordo com o Manual para a gesto de documentos da TT (Portugal. IAN/TT, 1998, pp. 13), qualquer programa de interveno num sistema de arquivo deve supor um conhecimento
detalhado da instituio responsvel pelo mesmo. Assim, devemos comear por analisar as
caractersticas da instituio produtora (evoluo de seus rgos e funes), plasmando tudo numa
estrutura lgica e hierrquica (Vivas Moreno, 2003, p. 22) [traduo nossa], a gnese, o crescimento
e complexificao e, sendo o caso, a data e causas da sua extino, permitindo-nos entender o
contexto em que os documentos foram acumulados, produzidos ou recebidos, de que funes
resultaram e materializando que atividades ou tarefas.
Esta contextualizao dever ser elaborada com base na anlise detida e minuciosa de fontes
de informao fidedignas, nomeadamente bulas, legislao, estatutos, alvars, ou na documentao
64

Referimo-nos, no presente estudo, aos arquivistas que desenvolvem a sua atividade nos Arquivos definitivos
onde, com lamentvel regularidade, a documentao incorporada de forma desorganizada e sem
instrumentos de descrio autoexplicativos.
65
Os arquivos devem ser encarados segundo uma perspectiva sistmica, e como um sistema construdo
medida das necessidades da organizao (Barbedo, 2002, p. 6).
66
Na sua obra, Cruz Mundet (1994, p. 25) refere que este princpio, ento designado por princpio de
procedncia, foi pela primeira vez enunciado na circular ministerial sobre o esquema de classificao e o
princpio do respeito pelos fundos, aplicados em todos os arquivos pblicos franceses, sendo considerado o
ponto de partida da Arquivstica [traduo nossa], separando-a das cincias das quais, at ento, era
considerada subsidiria.

22

A organizao da informao arquivstica

produzida pela instituio no cumprimento das suas funes como sejam atas, relatrios de
atividades, inventrios, dirios, memorandos, ordens de servio, entre outras, especialmente no que
concerne s sries vinculadas s funes-fim 67 e que, de algum modo, espelham, ao longo do
tempo68, a misso, a estrutura e as alteraes orgnicas da instituio em estudo.
Depois de dado este primeiro mas decisivo passo no sentido do entendimento do fundo,
necessrio analisar a documentao, identificando-a69. Para Conde Villaverde (1991), identificao a
fase do tratamento arquivstico que consiste na investigao e sistematizao das categorias
administrativas e arquivsticas em que se sustenta a estrutura de um fundo (citado por Rodrigues,
2008, p. 7).

2.2. A identificao da documentao70


Segundo Mendo Carmona (2004, p. 42), a identificao a melhor ferramenta para aplicar o
princpio bsico da Arquivstica: o respeito pela provenicia e pela estrutura interna do fundo,
atravs do mtodo analtico [traduo nossa].
No sendo frequente a referncia a este procedimento no tratamento da informao j que
o ideal seria que a documentao e toda a estrutura chegassem aos Arquivos definitivos devidamente
identificadas , ele torna-se imprescindvel sempre que o arquivista se depara com fundos que, por
fora das circunstncias, foram desorganizados ainda na entidade produtora 71 ou (re)organizados
com outros fins que no os preconizados pela Arquivstica 72 . Tal sucede, com lamentvel
regularidade, em Arquivos especializados,

sempre que a documentao incorporada

67

A NP 4041 (IPQ, 2005, p. 9) define funes-fim como sendo o "conjunto das funes especficas
correspondentes gesto do projecto (atribuies) de uma instituio ou servio" .
68
Relembremos que esta metodologia particularmente usada no contexto de Arquivos definitivos, onde, com
regularidade, so integrados fundos desorganizados de diversas instituies, havendo a necessidade de
reconstituir, a partir da documentao, a estrutura de fundos de instituies extintas, bem como o contexto de
produo de cada uma delas que, frequentemente, nos so revelados pela informao trazida luz pelas sries
documentais que produziram no cumprimento das suas funes. A este respeito, Freitas (2014) salienta que
no contexto dos arquivos correntes, tal apenas se realiza quando olhamos para o passado, com vista
elaborao de relatrios de avaliao, seleo e eliminao de documentao acumulada (n.p.).
69
A identificao apenas foi assumida como parte integrante do mtodo de anlise do fundo, em 1990, pelo
"Comit de Archivos Administrativos del Consejo Internacional de Archivos", em Oslo. A identificao aplica-se em
duas fases: 1 a anlise do produtor (instituio rgos produtores num contexto) e 2 a anlise do objeto
produzido (sries documentais do fundo), naturalmente no decurso das atividades, desta forma se
concretizando a aplicao dos princpios basilares da arquivstica respeito pela provenincia e pela ordem
original. Para Rodrigues (2011, p. 110), trata-se de identificar tipologias documentais, contextos de produo
(...).
70
Nesta fase, o nmero de elementos a identificar nas unidades de descrio dever ser estabelecido pela
poltica da instituio, determinando o maior ou menor nvel de detalhe, de modo a conseguir uma certa
uniformidade nos registos, permitindo, em todo o caso, uma identificao inequvoca. Frequentemente, os
condicionalismos econmicos, nomeadamente a penria de recursos humanos, falam mais alto e restringem a
anlise recolha de informao essencial ao preenchimento dos campos obrigatrios da ISAD(G)(CIA, 2002)
ou das ODA (Portugal. DGARQ, 2007).
71
Esta desorganizao pode at ocorrer involuntariamente, em consequncia de cataclismos naturais,
terrorismo, incndios, roubos, mudanas de instalaes, entre outras.
72
Princpios da provenincia, do respeito pela estrutura e do respeito pela ordem original (NP 4041: 2005, p.
16).

23

A organizao da informao arquivstica

desordenadamente ou quando proveniente de outras instituies que no dos rgos produtores,


por vicissitudes vrias73, sem serem acompanhadas de um inventrio que reflete uma organizao
(...) que responda a critrios arquivsticos mnimos (Heredia Herrera, 1991a, p. 445) [traduo
nossa].
aqui que a Diplomtica arquivstica que, de acordo com Duranti (1998), estuda the
written document, that is, evidence which is produced on a medium (paper, magnetic tape, disc, plate, etc.) by
means of a writing instrument (pen, pencil, typing machine, printer, etc.) or of an apparatus for fixing data,
images and/or voices 74 (p. 15) 75 assume um papel preponderante para o estudo dos fundos

documentais, dado que evidencia:


os procedimentos utilizados pelas instituies no decurso da sua actividade, atravs da
descrio do contexto de produo dos documentos (que inclui o ano, ms, dia e local de
produo), da aco da qual resulta o documento, das pessoas envolvidas (autor, destinatrio,
originador e produtor), dos procedimentos, da relao entre documentos e da natureza,
contedo e funo do documento (Freitas, 2011, p. 23).

A mesma autora, recorrendo s palavras de Cencetti, afirma que a diplomtica es necesaria


para el archivero porque penetra la esencia de los documentos y la formacin histrica de los
papeles y determina la comprensin ntima de aquello que es condicin necesaria para su ordenacin
y descripcin (Freitas, 2010, p. 17)76.

2.2.1. A anlise diplomtica arquivstica


Na Antiguidade, a autenticidade era considerada como inerente aos documentos, pelo
simples facto de estarem preservados em Arquivos, "templos" ou verdadeiros Palcios da memria,
como Santo Agostinho os designou nas suas Confisses (Gomes, 2007, p. 244). Desta feita, os
mecanismos de validao da autenticidade eram parcos, indo pouco alm da validao por selagem,
assinatura, inscrio de signos, entre outros, dado a sua utilizao no ter sido, ainda, estatuda
juridicamente; ainda assim, eivados da presuno de autoridade (Duranti, 1995, p. 8).
As regras de validao dos documentos e de verificao da sua autenticidade, bem como a
formulao e os sinais que deveriam conter para que fossem reconhecidos como instrumentos

73

disso exemplo a documentao que foi incorporada nos Arquivos Distritais, proveniente do Arquivo dos
Prprios Nacionais, produzida por instituies extintas pelas sucessivas leis de desamortizao, tendo os seus
fundos sido, na sua maioria, (re)organizados na Fazenda Nacional, com fins meramente fiscais, como bem atesta
Erdmann (1927), no seu estudo sobre as vagas de incorporaes de documentos.
74
Seguindo de perto Gomes (2014, n.p.), este objeto de estudo no tanto do foro da Diplomtica mas da
crtica externa documental, ou seja, da Paleografia.
75
o documento escrito, isto , evidncia que produzida sobre um suporte (papel, fita magntica, disco, placa,
etc.) por meio de um instrumento de escrita (lpis, caneta, mquina de escrever, impressora, etc) ou de um
mecanismo de fixao de data, imagens e/ou vozes [traduo nossa].
76
A Diplomtica necessria para o arquivista pois penetra a essncia dos documentos e da formao
histrica dos papis e determina a compreenso ntima do que condio necessria para a sua ordenao e
descrio [traduo nossa].

24

A organizao da informao arquivstica

"dignos de f pblica" (Gomes, 1998, p. 644) foram, pela primeira vez, fixadas em diploma jurdico no
Corpus Iuris Civilis77, entre 529 e 534.
A Idade Mdia, mais concretamente a Alta Idade Mdia caracterizar-se- por modificaes
importantes na vida econmica, social e poltica (Rousseau & Couture, 1998, p. 31); e, com a
crescente prosperidade dos alvores da Idade Moderna, trouxeram consigo um crescimento dos
agentes econmicos e a generalizao da comercializao de bens, o que acarretou um consequente
aumento da produo documental e dos diversos intervenientes envolvidos na produo, circulao
e acondicionamento de documentos, o que levou ao (re)surgimento de desconfianas no que
respeita originalidade e veracidade dos diploma78.
A Diplomtica cientfica (re)surgiu, assim, da necessidade de apurar a autenticidade de
documentos. A primeira obra a este respeito, da autoria do beneditino Jean Mabillon (1632-1707),
De Re Diplomatica libri VI 79 , foi publicada em Paris, estava-se em 1681 (Santos, 1992, p. 307),
aquando das bella diplomatica 80 , motivada por dvidas relativas validade de alguns documentos,
posta em causa pelo dotto gesuita Daniel Van Papebroch (Bresslau, 1998, p. 29)81. Esta obra, que
ha dato il nome alla (...) disciplina (Bresslau, 1998, p. 31)82 assinala o nascimento da Diplomtica83,
com os seus princpios, mtodos e objeto os documentos84. Nela, o autor estabelece o modo e as
regras precisas que permitiam avaliar a autenticidade de um documento atravs do mtodo analticocomparativo, que consiste em repartir o documento em suas partes85 e analis-las separadamente
77

Vulgarmente designado por Cdigo Justiniano, por ter sido mandado fazer pelo imperador bizantino Justiniano
I, ou Corpo de Direito Civil, a obra jurdica basilar do direito romano que, no sc. XII, haveria de tornar-se o
fundamento da cincia jurdica das recm-formadas universidades da Europa medieval.
78
Segundo Bresslau (1998), nenhum perodo da histria teve tantas falsificaes como o medioevale, e ci
dipende dagli aspetti tra loro molto diversi de la vita medioevale, o que justifica o facto de a storia della
trattazione scientifica della diplomatica medioevale [ser] strettamente connessa alla storia delle falsificazioni
(p. 18) medieval, e isso depende de aspetos, desde logo, muito diversos da vida medieval (...) da histria do
tratamento cientfico da Diplomtica medieval" estar "intimamente ligada com a histria das falsificaes
[traduo nossa].
79
Outros dois monges beneditinos, D. Tassin e D. Toustain, viriam a dar continuidade anlise e reflexo
sobre os princpios e mtodos da Diplomtica, publicando seis grossos volumes (Gomes, 1998, p. 625), sob o
ttulo Nouveau Trait de Diplomatique, sados entre 1750 e 1765 (Coelho, 2001, p. 14).
80
Tognoli e Guimares, 2009, p. 9.
81
Pelo douto jesuta Daniel Van Papenbroeck [traduo nossa] (1628-1714).
82
Esta obra que deu o nome disciplina [traduo nossa].
83
Segundo Gomes (2001), Diplomtica uma cincia histrica que muitos historiadores consideram auxiliar
cujo objectivo , a partir de metodologias e questes especficas, proceder ao estudo cientfico do
documento escrito na sua forma e contedo, definindo a sua autenticidade e valor probatrio enquanto
testemunho de dados e factos histricos (p. 625).
84
Partilhando, embora, o objeto de estudo com a Arquivstica, esta e a Diplomtica abordam-no sob diferentes
pontos de vista; enquanto para a primeira os documentos so considerados como um todo orgnico,
entendido nas suas relaes com o produtor (funes e atividades) e os restantes documentos do mesmo
fundo, a Diplomtica centra a sua anlise em cada documento de per se, analisando "a actio e a conscriptio"
(Bellotto, 2004a, p. 58), ou como referem Galende Daz e Garcia Ruiprez (2003, p. 8), citando Batteli (1999), a
Diplomtica a "a cincia dos documentos" (...) a disciplina que determina e decide sobre a autenticidade dos
documentos, analisando caracteres externos e internos.
85
Duranti enuncia algumas das partes do documento suscetveis de anlise, de acordo com a obra de Mabilon:
"materiais, tinta, linguagem, roteiro, pontuao, abreviaturas, frmulas, assinaturas, selos, sinais especiais, notas
de chancelaria" (1989, p. 13), [traduo nossa] entre outros.

25

A organizao da informao arquivstica

em seus elementos internos e externos 86 (Tognoli & Guimares, 2009, p. 26). um tratado geral de
Diplomtica vlido para todos os tempos e todos os pases (Bresslau, 1998, p. 32) [traduo
nossa].
A partir desse momento, os documentos passaram a ser considerados como evidncia
histrica. L pelos anos 80 do sculo XX, a Diplomtica dividir-se-ia, quanto forma de percecionar
e analisar o documento, em Diplomtica Histrica e Diplomtica Arquivstica87, servindo esta ltima
para compreender o processo e o contexto de criao dos documentos. Nesta medida, a
Diplomtica "explicita os laos entre os componentes intelectuais de um documento e os elementos
de uma ao especfica, enfatiza as relaes entre os tipos de documentos, os tipos de aes e de
etapas de procedimento, mostra todos os tipos de interao entre pessoas e documentos. (Duranti,
1994a, p. 61).
precisamente atravs desta metodologia que se procede identificao, procedimento
arquivstico atravs do qual se reconhecem os elementos inerentes sua gnese (contexto de
produo), que tornam o documento nico entre os demais. Seguindo de perto Rodrigues (n.d.), o
documento materializa o facto que lhe deu origem, pela relao que estabelece com o seu produtor
e o contedo daquele a prova da atividade deste ltimo, chegando, deste modo, determinao da
tipologia 88 documental. na relao com o produtor que se identifica a ordem original, "[c]ada
documento singular se considera em relao funcional com outros que formam parte do fluxo
burocrtico de um determinado ato administrativo. Tem, portanto, a ver com os objetivos, as
funes e a estrutura interna da entidade produtora" (Carucci, 1994, citado por Bellotto, 2002, p. 22).
Perante fundos desorganizados 89 , fundamental proceder anlise interna e externa do
documento para ir preenchendo as Fichas de Recolha de Dados (FRD), com o intuito de identificar
em cada documento, desde logo, a sua origem, ligada a um produtor e as suas funes e atividades,
(...) a sua condio de nico, que determina a sua originalidade; sua autenticidade (Heredia Herrera,
2007, p. 100) [traduo nossa]; mas, tambm, a tipologia documental, os intervenientes, as data(s),

86

Consideram-se caractersticas externas o suporte, formato, empaginao e escrita, a que se deve associar
os elementos de validao, como a selagem e a quirografia (...) e do "ponto de vista interno, o discurso
diplomtico divide os documentos, estruturalmente, em trs partes: protocolo inicial, texto e escatocolo (ou
protocolo final) (Gomes, 2001, p. 635).
87
Para estudos mais aprofundados Cf. Bellotto (2004a); Tognoli e Guimares (2009); entre outros. Duranti
(1989, p. 24) chega, inclusivamente, a questionar se haver "trs Diplomticas, a legal, a histrica e a de
arquivo" [traduo nossa], reportando-se, parece bvio, no a trs Diplomticas distintas mas a diferentes
formas de abordar, percecionar e interpretar o seu objeto.
88
Para conhecimentos mais aprofundados, consultar: Grupo de Trabajo de Archiveros Municipales de Madrid.
In: de organisations: de la cration la conservation. Madrid: Consejeria Manualde Cultura, s.d; ou GagnonArguin, Louise. or T Qubec: Presses Universitaires de lUniversit de Qubec, 1998; ou Heredia Herrera,
Antonia. Diplomtica y Archivstica. In: Tipologia Documental de los Municipios Sevilla, Diputacin Provincial,
1988, pp. 36-43.
89
semelhana do fundo do MJA.

26

A organizao da informao arquivstica

entre outros elementos indispensveis sua incluso nos processos subsequentes90 de classificao,
ordenao e descrio.
Da Duranti (1995, citada por Rodrigues, n.d., p. 9) concluir que os "arquivistas redescobrem
a importncia do estudo crtico do documento e volta[m] Diplomtica para provar os valores dos
seus princpios e mtodos para documentos modernos e contemporneos.
Depois de termos a documentao inequivocamente identificada, entendido o contexto da
sua criao ou reunio e a posio de cada documento na estrutura hierrquica do fundo ou arquivo
garante do seu valor documental 91 esto reunidas as condies necessrias realizao dos
processos de organizao da documentao, com vista criao dos instrumentos de descrio da
informao, que abordaremos em seguida.

2.3. A organizao da documentao


De acordo com a definio apresentada na NP 4041 (IPQ, 2005, p. 16), organizao trata-se
de um conjunto de operaes de classificao e ordenao (), devendo respeitar, sempre, os
princpios da provenincia e do respeito pela ordem original92.
Gallego Domnguez e Lpez Gmez (1990), citados por Heredia Herrera (1991a, p. 253),
identificam organizao como sendo a operao intelectual e mecnica pela qual os diferentes
grupos/classes documentais se relacionam hierarquicamente com critrios orgnicos ou funcionais
para revelar o seu contedo e informao[traduo nossa]. Schellenberg (1982) advoga que os
fundos devem ser guardados de acordo com a sua gnese, respeitando o princpio da provenincia
querendo com isto dizer que devem ser preservados respeitando, na ntegra, a organizao original
porque s esta espelha a gnese do documento, permitindo entender o contexto da sua criao, as
relaes que estabelece com o produtor e com os restantes documentos, ganhando assim
significado.
A organizao no mais que a aplicao dos princpios basilares da Arquivstica,
nomeadamente os princpios da provenincia e da ordem original, j que, como evidencia

90

E tambm fundamental fase de avaliao e, consequentemente, criao da tabela de seleo, que no


referida por esta investigao se realizar em contexto de Arquivos definitivos.
91
Para Heredia Herrera (2007, p. 106), os documentos podem ter valor primrio (administrativo, fiscal ou
jurdico) e secundrio (informativo e histrico). Para que desta afirmao no sobrevenham quaisquer dvidas,
o valor secundrio no sucede ao desaparecimento do valor primrio. O valor secundrio, nomeadamente
o informativo, intrnseco ao documento e inerente sua gnese e existncia. S o valor primrio pode
desaparecer findo o prazo de conservao definitiva, inscrito na tabela de seleo de documentos. (A este
respeito Cf.: Portugal, DGLAB, 2007, p. 89 e ss).
Estes valores, de que voltaremos a falar mais adiante, foram cunhados por Theodore Schellenberg e
continuam a ser aceites, de modo consensual, pela grande maioria dos arquivistas e investigadores na atualidade
92
As ODA (Portugal, DGLAB, 2007) alargam os procedimentos da organizao, considerando-os o conjunto
de operaes intelectuais e fsicas que consistem na anlise, estruturao, classificao e ordenao dos
documentos de arquivo, e seu resultado (p. 94).

27

A organizao da informao arquivstica

Schellenberg (1982)93, "os documentos s tm razo de ser ao pertencerem a um grupo/conjunto,


uma vez que s o conjunto explica o porqu de eles se terem dado, como, para qu e que efeitos
produziram" [traduo nossa].
Em suma, podemos afirmar que a organizao 94 (ou, sua inexistncia, a (re)organizao)
resulta de um conjunto de operaes que conferem uma estrutura intelectual e fsica totalidade do
fundo, o que garante o seu perfeito entendimento, potenciando a recuperao dos documentos,
sendo indispensvel ao acesso informao neles contida.
A organizao processa-se em duas fases distintas, classificao e ordenao, que passamos a
explicar.

2.3.1. A classificao
A classificao um processo inerente natureza humana, pela possibilidade que nos d de
simplificar uma realidade atravs da subdiviso em classes mais simples, de modo a apreender o seu
contedo com maior facilidade, com o intuito de exercer algum controlo sobre essa realidade. Em
termos arquivsticos, a classificao, nomeadamente a funcional, era j notria nos Arquivos da antiga
cidade porturia de Ugarit (c. 1350-1180 a.C.)95 (Silva, 2013, p. 1).
De acordo com a teoria da classificao, trata-se de um processo mental to antigo quanto
a prpria humanidade, tendo prosperado do estatuto de arte para o de cincia (Dahlberg, 1979,
citado por Simes e Freitas, 2013, p. 82) e, na Antiguidade Clssica, foi muito praticada por filsofos
como Aristteles, sendo este, alis, o seu mentor. Segundo Brown (1961), este processo realiza-se
constantemente de forma consciente e inconsciente. No que respeita classificao96 de fundos ou
arquivos, cremos, porm, que todo o processo , ou deveria ser, consciente, por estar firmemente
alicerado em princpios universalmente aceites e por adotar procedimentos e critrios de anlise
(interna e externa) especficos e metodologicamente definidos para a Arquivstica.
Em termos histricos, Sousa (2006, p. 122) divide a forma de classificar documentos em dois
momentos distintos antes e depois do estabelecimento dos princpios de respeito aos fundos e da
ordem original que, no seu entender, "fundamentam as aes de classificao" (Sousa, 2003, p.
257), o primeiro responsvel pela integridade do fundo e o segundo pela manuteno ou
reconstituio da sua ordem interna.

93

Citado por Herrero Montero e Daz Rodrguez (2011, p. 139).


Na sua obra La norma ISAD(G) y su terminologia, Heredia Herrera (1995, p. 47) refere que o termo
organizao aparece pela primeira vez neste terceiro texto [ISAD(G)][traduo nossa], associando esse facto
s imprecises terminolgicas e a vacilaes/confuses entre os termos e os conceitos de organizao,
classificao e ordenao.
95
A cidade de Ugarit, semelhana de Elba, Maari, Nnive, entre outras, localizava-se na regio do "Crescente
frtil" vale do Nilo e Mesopotmia bero das primeiras civilizaes.
96
O glossrio das ODA (Portugal. DGARQ, p. 297) apresenta a seguinte definio de classificao:
"Componente intelectual da organizao, que consiste na elaborao e/ou aplicao de um quadro ou plano de
classificao".
94

28

A organizao da informao arquivstica

J h largos anos, Schellenberg (1956) definiu os trs elementos a considerar para a


classificao dos documentos pblicos: 1- a ao referida no documento associada ao desempenho
da funo; 2- o rgo produtor e a sua estrutura associado ao organograma; e 3- o assunto ou
matria ato administrativo propriamente dito (Silva, 2013, p. 1).
Herrero Montero e Daz Rodrguez (2011, p. 134) tambm propem uma classificao a
diversos nveis, sendo o 1 por tipologia de fundos que albergam (militares, eclesisticos) o que,
nos Arquivos especializados, designamos por grupo de fundos ou grupo de arquivos e o 2 por
documentos de arquivos (privados e pblicos). Cada um destes nveis admite, ainda, uma classificao
interna: o primeiro pode ser pessoal ou familiar e o segundo subdivide-se de acordo com as reas
territoriais a que diz respeito, nomeadamente nacionais, distritais, municipais, entre outros.
Segundo o princpio da provenincia, Heredia Herrera (1991a, p. 267-270) subdivide a
classificao em dois nveis: o primeiro incidindo sobre a estrutura da organizao e o segundo sobre
as sries documentais, estas como testemunhos de atividades derivadas daquela estrutura (Sousa,
2006, p. 130), modelo de classificao que tentaremos adotar no fundo alvo da presente investigao.
Explicitando com maior detalhe, classificar , pois, um processo intelectual que consiste em
agrupar hierarquicamente os documentos de um fundo (Cruz Mundet, 1994, p. 239) [traduo
nossa], em diversas classes97 e grupos, de que resulta o quadro98 ou plano de classificao do fundo,
devendo esta refletir a estrutura e as funes levadas a cabo pelo organismo/rgo produtor. Ainda
de acordo com o supracitado autor, a tabela deve traduzir, obrigatoriamente, a delimitao, a
unicidade, a estabilidade e a simplificao (Cruz Mundet, 1994, pp. 246-247), sendo estes alguns dos
princpios fundamentais que regem a classificao.
Trata-se, como facilmente se depreende, de uma operao axial do tratamento arquivstico
da informao, que deve obedecer a um nico critrio para cada nvel, pr-definido, facilmente
percetvel por qualquer utilizador da tabela, para que, com o menor esforo/tempo possvel, aceda
informao pretendida. Sousa (2003, p. 251) entende os princpios de respeito aos fundos e o da
ordem original como princpios de diviso ou de classificao naturais, pois so atributos essenciais e
permanentes ao conjunto (arquivo) a ser dividido.
Existem vrios critrios de classificao, e.g. funcional, orgnico-funcional, tipolgico 99
(associada funo que desempenha) e alguns autores admitem, ainda, o critrio temtico
(indexao). Contudo, para os autores da NP 4438-1-2, o recurso ao primeiro critrio ser o mais
eficaz na conduo de qualquer negcio, sendo indispensvel boa gesto de documentos de
97

Nos nveis mais baixos da descrio, as classes traduzem-se em sries documentais. Estas podem ter como
fator agregador um dos seguintes critrios: possuem uma tramitao semelhante, contm os mesmos tipos de
documentos, servem uma mesma atividade e situam-se na mesma rea temtica. (Portugal, IAN/TT, 1998, p.
2-17).
98
O quadro de classificao tem de ser exaustivo, devendo todos os documentos existentes estar
representados nas classes, e mutuamente exclusiva, de modo a que entre o documento e a sua classe se
estabelea uma relao dedicada.
99
Classificando de acordo com a tipologia formal dos atos que materializa.

29

A organizao da informao arquivstica

arquivo (2005, p. 22), enquanto Ribeiro (2005, p. 99) considera o segundo critrio a nica forma de
garantir que o instrumento de acesso informao a ser produzido representar com rigor a
realidade que foi analisada.
A classificao considerada como um dos recursos privilegiados de organizao da
informao e do conhecimento (Simes & Freitas, 2013, p. 82), porque nos d uma clara viso do
contexto de produo dos documentos, dos seus agentes e das suas atividades e aes, bem como
da sua disposio dentro de uma determinada estrutura (Simes & Freitas, 2013, p. 100). Lodolini
(1993) postula, inclusivamente, a imutabilidade da classificao dos fundos. Segundo o autor, ainda
que um fundo fosse desorganizado e entregue a vrios arquivistas para ser organizado, ele seria
(re)organizado da mesma maneira por todos os arquivistas, caso fosse respeitado o princpio de
ouro da Arquivstica o da provenincia. Segundo Freitas (2014, n.p.), esta afirmao encontra
alguma resistncia entre os pares; porm, o que o autor parece querer reforar a ideia de que a
classificao um processo objetivo, que segue um conjunto de procedimentos que estudam a fundo
a natureza e a estrutura dos arquivos, diferentemente do que se observa, por exemplo, nas
classificaes do tipo bibliogrfico, dependentes de interpretaes de outra natureza e que permitem
que um nico documento possa ser classificado em mais de uma classe.
Autores como Schellenberg (1973, citado por R. Sousa 2006, p. 133) admitem a existncia de
classificaes diferenciadas para arquivos correntes ou definitivos, designando a primeira por
classificao e a segunda por arranjo100. O manual holands de Mller, Feith e Fruin (1973, p. 43),
originalmente publicado em 1898, j determinava com clareza que o sistema de arranjo deve ser
baseado na organizao original do arquivo, a qual, na sua essncia, corresponde organizao do
rgo administrativo que o produziu.
A classificao, na assero de Simes e Freitas (2013, p. 96), deve ser detentora das
seguintes caractersticas: (a) simplicidade; (b) flexibilidade; (c) dinamismo; (d) afinidade; (e)
funcionalidade; (f) uniformidade; (g) exaustividade; (h) exclusividade, atribuindo a sua autoria a
Schellenberg (2002, citado por Freitas 2013, p. 103), e acrescentando a estes, ainda, um outro
princpio () que [lhes] parece de importncia capital: o da consistncia101. Cruz Mundet (1994, pp.
244-245), por seu turno, definiu um conjunto de caractersticas indispensveis aos quadros de
classificao, a saber: ser preciso e limitado, perdurvel no tempo, objetivo, simples (cada classe ou
grupo ir pertencer apenas a uma subdiviso) e eficaz [traduo nossa]. Em suma, podemos concluir
que a classificao a componente intelectual da organizao que consiste em agrupar

100

Tanto por influncia deste autor, como por necessidade de diferenciar os procedimentos levados a cabo nos
arquivos correntes, o termo arranjo usado no Brasil para designar a classificao que se realiza nos
Arquivos definitivos. Em Portugal optou-se, no entanto, pelo uso do vocbulo classificao em ambos os
casos.
101
Por extravasar os objetivos da presente dissertao, os atributos no sero aqui desenvolvidos. Para estudos
mais aprofundados consultar: Simes e Freitas (2013); Schellenberg (2002); Cruz Mundet (1994); Heredia
Herrera (1991a), entre outros referenciados na bibliografia.

30

A organizao da informao arquivstica

hierarquicamente os documentos de um fundo, unindo em classes os documentos com o mesmo


valor ou caractersticas comuns e processa-se unindo e separando um conjunto de elementos, como
bem simplifica Heredia Herrera (1981, p. 183). Portanto, a materializao da classificao traduz-se
na tabela, quadro ou plano de classificao. Pelo que foi referido, conclumos que o quadro de
classificao102 deve, pois, ser elaborado em observncia com os princpios basilares da Arquivstica:
a) Princpio de provenincia no admitindo a reunio de documentos de distintas
provenincias;
b) Princpio do respeito pela estrutura espelhando os rgos, funes, atividades e
tarefas da instituio produtora;
c) Princpio da ordem original respeitando a sequncia natural do desenvolvimento das
atividades, isto , a organizao original da documentao, tal como foi atribuda pelo organismo
produtor.
guisa de concluso, Simes e Freitas (2013, p. 96) afirmam que, no atual estdio de
desenvolvimento cientfico da Arquivstica, "o princpio da provenincia e do respeito pela
integridade dos fundos de arquivo, e o seu desdobramento lgico no princpio do respeito pela
ordem original dos documentos (...) constituem a raiz da classificao".

2.3.2. A ordenao e a cotao


Concludo o processo de classificao, estamos em condies de dar incio ordenao103,
que, para alm de intelectual, uma operao fsica ou material (Cruz Mundet, 1994, p. 250) de
disposio lgica e sequencial de todos os elementos pertencentes a cada classe ou grupo, mediante
a

aplicao

de

um

critrio

que

permite

reproduzir

ordem

original

da

produo/receo/acumulao dos documentos, o qual determina a sequncia das unidades


arquivsticas104, agilizando o acesso e a recuperao das mesmas. Em regra, este deve obedecer ao
critrio atravs do qual a documentao (ou foi) mais facilmente recupervel na entidade
produtora ou pela entidade que custodia o fundo e seus investigadores. Para Heredia Herrera
(1991a, p. 286), a ordenao arquivstica dos documentos faz-se a partir de um dos (seguintes)

102

De acordo com as ODA (Portugal. DGARQ, p. 107), quadro de classificao um instrumento de descrio
que regista o esquema de organizao de um acervo documental, estabelecido de acordo com os princpios da
provenincia e do respeito pela ordem original, para efeitos de descrio e/ou instalao. Enquanto o quadro
de classificao vocacionado para a descrio de arquivos fechados, refletindo a estrutura e o contexto de
produo do fundo, o plano de classificao destina-se, essencialmente, gesto da informao de arquivo
(Silva, 2013, p. 9) em fase ativa, espelhando, de igual modo, a estrutura e o contexto mas assumindo-se, ainda,
como instrumento de planificao, organizao e normalizao do sistema de informao.
103
Jimnez Gonzlez (2003, p. 11 e ss) apresenta diversos sistemas de ordenao.
104
A NP 4041 (IPQ, 2005) no apresenta uma definio concreta para a expresso unidade arquivstica,
cingindo-se a referir que so os documentos simples e os compostos, e.g. ato, arquivo, coleo, processo,
entre outros, num total de vinte e uma designaes diferentes (p. 5 a 7).

31

A organizao da informao arquivstica

elementos: data, nome de pessoas, lugar ou assunto que nos aproximem do seu contedo [traduo
nossa]; ou, acrescentamos ns, pelo cdigo105 do registo aposto a qualquer unidade arquivstica.
Dependendo das caractersticas da unidade documental, o critrio pode ser alfabtico
(toponmico, onomstico, hierrquico, temtico ou outro), alfanumrico, cronolgico ou numrico.
Os dois ltimos critrios referidos admitem, ainda, duas formas distintas de ordenao: a inversa (do
mais recente para o mais antigo/do maior para o menor, que o mais frequente nos arquivos em
fase ativa) e a direta (do mais antigo para o mais recente / do menor para o maior, utilizado na
reorganizao de algumas unidades de descrio de arquivos definitivos). Contudo, cremos que tal
prtica no seria coerente com a aplicao do princpio do respeito pela ordem original, quando esta
existir, aplicado ordenao dos documentos dentro da srie documental.
Esta operao aplica-se a todos os nveis de descrio nveis intelectuais e nveis
fsicos[traduo nossa]106 devendo, preferencialmente, existir apenas um critrio para cada unidade
de descrio107, particularmente nos nveis mais baixos.
Concretizando, as unidades de descrio ordenam-se dentro da unidade arquivstica
hierarquicamente superior; alguns exemplos, dos Arquivos especializados: os fundos ordenam-se
dentro do grupo de fundos; as seces/rgos ordenam-se dentro do fundo; as sries ordenam-se
dentro da seco; os documentos ordenam-se dentro das sries; e assim sucessivamente.
105

O cdigo pode ser constitudo por uma sucesso de elementos alfabticos (ex: cdigos dos concelhos),
numricos (ex: NIF) ou alfanumricos, obedecendo a uma sequncia simples ou a um conjunto constitudo por
diversos elementos de informao, habitualmente convencionados atravs de normas, regras ou convenes
pr-definidas. Veja-se, a ttulo de exemplo, o cdigo alfanumrico de referncia de uma srie documental
pertencente ao fundo em anlise: PT/AUC/MC/MJA-A/001, em que alguns elementos so normalizados por
convenes e normas especficas, enquanto outros espelham a ordenao dos elementos dentro do fundo e a
sua posio no fundo em relao aos seus pares. Deste modo, o cdigo assume um significado suscetvel de ser
facilmente apreendido a nvel nacional e internacional. Este cdigo, elaborado luz das diretrizes preconizadas
pela ODA (Portugal. DGARQ, 2007, p. 24 e ss) nomeadamente no que concerne, quer sequncia de
elementos, quer codificao adotada para a representao de cada um, quer, ainda, adoo de cdigos
convencionados constitudo pelos seguintes elementos: Cdigo do pas (PT); cdigo da entidade detentora
do fundo (AUC); cdigo do grupo de fundos (MC Monstico-conventuais); cdigo da instituio produtora
do fundo (MJA); cdigo da seco (A que, neste caso em concreto, traduz uma funo, j que a classificao
proposta ser funcional); e, por ltimo, cdigo da primeira srie documental produzida por esta seco (001),
respetivamente.
Estes cdigos, por serem elaborados em consonncia com as normas internacionais, abrem um leque de
oportunidades comunicao da informao, i.e., identificao do fundo por qualquer investigador, sem a
necessidade da mediao da informao feita diretamente pelo Arquivista, reunio/localizao, ainda que
virtual, de parcelas do mesmo fundo dispersas por diversas instituies e apreenso e reconhecimento da
informao ao nvel internacional, entre outras.
A um nvel de descrio mais detalhado, o cdigo seria acrescido de outras sequncias de dgitos,
representando a unidade de instalao, o documento ou o ato, bem como a sua ordem sequencial dentro da
unidade de descrio que o contm.
106
Bonal Zazo (2000b, pp. 23-24) subdivide os nveis de descrio em intelectuais e fsicos, correspondendo
macro e micro descrio; os nveis intelectuais vo do nvel do fundo (1) at ao nvel da subsrie (6) e
formam a estrutura arquivstica que se organiza segundo o princpio da provenincia (Bonal Zazo (2000b, p.
23) [traduo nossa]; os restantes correspondem aos nveis fsicos (dos nveis 7 a 9), que podem ir desde la
unidad de localizacin hasta el documento simples (Bonal Zazo (2000b, p. 24) unidade arquivstica
intelectualmente indivisvel.
107
Unidade de descrio documento ou conjunto de documentos, sob qualquer forma fsica, tratado como
um todo, e que, como tal, serve de base a uma descrio singular. (Portugal. DGARQ, 2007, p. 307).

32

A organizao da informao arquivstica

Esta ordenao criteriosa vai tambm facilitar as operaes subsequentes de codificao e


cotao, processos aos quais faremos apenas uma breve aluso, por extravasar os objetivos da
presente dissertao.
A respeito da ordenao, Rodrigues (2006, p. 106), baseando-se em Duranti (1994) refere
que,
[s]e o documento a corporificao de aes que ocorrem em um fluxo temporal, a
ordem original, ou melhor, a ordem dos documentos em correspondncia com o fluxo das
aes torna-se indispensvel para a compreenso dessas aes e, consequentemente, para a
compreenso do significado do documento.

Devidamente classificada e ordenada, a documentao est "pronta" para a operao de


codificao e cotao, a primeira como representante da "posio" relativa da unidade documental na
estrutura do fundo e a segunda da sua localizao fsica. A codificao das unidades documentais,
alm de constituir um elemento identificador nico do que representa, deve obrigatoriamente
espelhar a posio da unidade de descrio que est a ser codificada dentro da estrutura do fundo,
podendo ser constituda por smbolos numricos, alfabticos ou pela conjugao de ambos em
cdigos alfanumricos, dependendo do(s) sistema(s) de codificao adotado(s). Tratando-se de um
elemento de identificao exclusivo, ele deve, tanto quanto possvel, ser definido de forma criteriosa
o que particularmente relevante nos nveis superiores e obedecer, preferencialmente, s
orientaes apresentadas nos documentos normativos e s propostas das ODA (Portugal. DGARQ,
2007), facilitando o seu cabal entendimento pelos investigadores de qualquer Arquivo, de modo a
promover a reunio, ainda que virtual, das partes constituintes de um mesmo fundo dispersas por
vrios Arquivos. A criao destes cdigos deve respeitar, ainda, a sequncia de elementos e a
pontuao associada separao dos mesmos e/ou dos diversos nveis de descrio, para que se
tornem nicos, inequvocos e autoexplicativos.
Existem diversas formas de cotar as unidades de instalao, podendo adotar-se, dentro de
cada fundo, a cotao topogrfica, a numerao sequencial das unidades de instalao, o cdigo de
referncia, ou outras. Contudo, em Arquivos especializados onde se renem, num mesmo espao,
diversos fundos julga-se vantajosa a adoo de um nico sistema de cotao para a totalidade dos
acervos custodiados, devendo este ser definido na Poltica Arquivstica da instituio, pela
importncia que esta operao assume na recuperao da documentao/informao e no controlo
dos documentos.
A cotao topogrfica 108 deve descrever de forma convencionada e codificada a
localizao fsica das unidades de instalao nos espaos reservados ao acondicionamento109.
108

Este sistema de cotao permite um controlo mais eficaz das existncias e uma gesto mais eficiente dos
espaos disponveis nos depsitos, ao mesmo tempo que guia o funcionrio at ao local de recolha e
colocao da espcie documental.
109
No caso concreto do AUC, a sequncia dos elementos a seguir entidade detentora a seguinte: Depsito
(I a VI) - Seco (1 a 3 - direita ou esquerda) - Estante (1 a 17) - Prateleira/tabela (1 a 6) - Nmero de ordem
na prateleira. Daqui resulta um cdigo com a seguinte configurao: AUC-IV-2E-10-3-2. Ou, tratando-se, por

33

A organizao da informao arquivstica

A cotao numrica poder traduzir, to-somente, a posio da unidade de descrio


numerada, sequencialmente, dentro desse fundo 110 mas, preferencialmente, dever espelhar a
organizao intelectual111 do fundo e a sua ordenao. A cota pode, ainda, conjugar elementos que
espelhem a estrutura orgnico-funciona com elementos topogrfico112. Independentemente da opo
a tomar, ela dever, de preferncia, ser consentnea com a adotada pela poltica da instituio,
quando definida, ou, no existindo, pelo menos ser nica dentro de cada fundo.
No mbito do presente trabalho Arquivos especializados no se abordam os processos
de avaliao, seleo ou eliminao, nem a elaborao da tabela correspondente, j que a
documentao incorporada de conservao permanente e a finalidade deste trabalho, no tocante a
este aspeto, , prioritariamente, a de realizar uma reflexo sobre a descrio do percurso de
organizao da informao.
Conclumos, desta feita, que a organizao de um fundo, quer seja aos nveis intelectuais,
quer aos fsicos, deve, a todo o tempo, assentar nos princpios fundamentais da Arquivstica
provenincia e ordem original possibilitando a criao de instrumentos de descrio que, s assim,
cumprem os objetivos de dar a conhecer o fundo, promovendo a sua preservao e difuso.
Pode, pois, afirmar-se que a organizao resulta de um conjunto de operaes que conferem
uma estrutura intelectual e fsica totalidade do fundo, indispensvel compreenso do contexto da
produo dos documentos, sua recuperao expedita e ao acesso informao neles contida. Por
estas e outras razes, Simes e Freitas (2013, p. 100) concluem que sem classificar e ordenar a
informao () no possvel desencadear a sua descrio enquanto ato normalizado,
indispensvel comunicao da informao existente nos Arquivos.

exemplo, de um mvel de acondicionamento de pergaminhos: AUC-VI-3D-M6-G1-2, aqui se representando,


alm dos elementos comuns representao anterior, o mvel, a gaveta e a sequncia numrica dentro da
pasta (nica em cada gaveta).
110
A ttulo de exemplo: AUC-MSMS-5.
111
Esta cotao, baseada na organizao intelectual, dever ser traduzida atravs do cdigo de classificao.
Julgamos, alis, que este sistema da cotao o mais indicado na gesto da informao, que se processa no
produtor, permitindo manter a cota inalterada nas sucessivas fases de arquivamento.
112
AUC/GCC/GRH/E2/T5/2 (entidade detentora-fundo-seco-estante-tabela-n de ordem).

34

A organizao da informao arquivstica

Figura 2: Fotografia de parte do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC [foto da nossa
autoria].

35

3. A descrio e comunicao da informao


A descrio113 o culminar das operaes fsicas e intelectuais do processo de tratamento
arquivstico da informao que referimos anteriormente. A descrio meticulosa das diversas
unidades o garante da elaborao de instrumentos de descrio 114 representativos da realidade,
fiis, fiveis e completos. So estes instrumentos115 que promovem a recuperao da informao, de
forma eficiente e eficaz, como salienta Duranti (1993, p. 51): a description has progressively lost the
purposes of accounting for the holdings of the archival institution, facilitating physical retrieval of
documents and providing access to information116.
Assim, seguindo as ODA (Portugal. DGARQ, 2007), dependendo da unidade de descrio e
do detalhe pretendido/possvel, podemos elaborar diversos instrumentos, de que destacamos os mais
comuns elaborados para os diversos nveis de descrio: guia (F), inventrio (SR), lista de unidades de
instalao (UI), catlogo (DC/DS), ndice (contedo informacional); mas tambm: registo, guia de
remessa, plano de classificao, quadro de classificao117, entre outros.

113

"Descrio Arquivstica - A elaborao de uma representao exata de uma unidade de descrio e das
partes que a compem, caso existam, atravs da recolha, anlise, organizao e registo de informao que sirva
para identificar, gerir, localizar e explicar a documentao de arquivo, assim como o contexto e o sistema de
arquivo que a produziu. Este termo tambm se aplica ao resultado desse processo. (Portugal. DGARQ, 2007,
p. 300).
Champagne e Denys (1987) definem a descrio como sendo a etapa do tratamento pela qual o
arquivista identifica e apresenta as caratersticas fsicas e o contedo do documento ou do conjunto de
documentos (citado por Bonal Zazo, 2001, p. 158), reunindo neste nico processo o que, na presente
dissertao, subdividimos em etapas distintas: identificao de descrio.
A ISAD(G) (CIA, 2002, p. 14) orienta a elaborao de descries consistentes que permitem
identificar o contedo dos documentos e explicar seu contexto, com o intuito de os tornar acessveis
[traduo nossa]( Hernndez Quintana, 2003, p. 5).
114
Instrumentos de descrio (finding aid) Termo genrico que se aplica a qualquer instrumento de descrio
ou de referncia, elaborado ou recebido por um servio de arquivo, com vista ao controlo administrativo ou
intelectual dos documentos de arquivo de acordo com a ISAD(G) (CIA, 2002, p. 14); "[q]ualquer ferramenta
que descreve e/ou referencia os documentos de arquivo e quantifica as respetivas unidades de instalao, com
vista ao controlo administrativo ou intelectual dos documentos, segundo as ODA (Portugal. DGARQ, p. 107).
Dependendo do nvel de descrio, estes instrumentos podem designar-se por: guias (F), inventrios
(SR), catlogos (Dc e Ds), entre outros.
Na presente dissertao optamos pela designao "Instrumento de descrio", em detrimento de
outros utilizados na bibliografia, por ser o termo utilizado nas ODA (Portugal. DGARQ).
115
Tambm aqui encontramos vrias designaes; Ribeiro, em 1996, optava pela designao "instrumentos de
pesquisa", por estar de acordo com a expresso inglesa "finding aid" ou a francesa "instrument de recherche"
(p. 13) e em 1998, justifica essa opo por ser, atualmente, o de maior aceitao, figurando no dicionrio
internacional do CIA (p. 28).
A respeito dos instrumentos de descrio, Cook (2011) referindo-se aos resultado de uma pesquisa,
realizada por investigadores da Universidade de Glasgow, concluiu que, para os utilizadores, os instrumentos
de pesquisa [so] difceis de serem compreendidos (...) apesar de todo o progresso que vem sendo feito nos
ltimos anos(p. 128).
116
A descrio tem vindo a perder, progressivamente, os propsitos de controlar as existncias das
instituies arquivsticas, facilitando a recuperao fsica dos documentos e assegurando o acesso informao
[traduo nossa].
117
"Quadro de classificao Documento de arquivo que regista o esquema de organizao de um acervo
documental, estabelecido de acordo com os princpios da provenincia e do respeito pela ordem original, para
efeitos de descrio e/ou instalao" (DGLAB, 2007, p. 305).

36

A descrio e comunicao da informao

A fiabilidade e rigorosa elaborao permitem-nos dar cumprimento s funes primordiais


dos Arquivos o controlo, a recuperao e comunicao da informao, i.e. a gesto da Informao
para a preservao118 (Pinto, 2014, p. 2).
Atravs destes instrumentos, o utilizador avalia a relevncia da documentao existente no
fundo, na sua perspetiva individual, para responder s suas necessidades de informao. Aqueles so,
pois, cartes-de-visita que apresentam a informao ou a condenam ao esquecimento, por se julgar
inexistente. A importncia destes instrumentos cresce com a dimenso do fundo e do Arquivo119,
com o nmero de fundos que este ltimo custodia e com as necessidades de pesquisa/recuperao
de informao, bem como com a sua ntegra preservao.
Duranti (1993, p. 52), numa perspetiva que seria a ideal, refere que todos os documentos
tm de ser descritos com igual profundidade, independentemente da sua importncia para um tipo
de pesquisador ou para outro, e as descries tm de enfatizar o contexto e a funo, tanto quanto
o contedo [traduo nossa]. Concordando, na ntegra com a afirmao, a primeira parte parece
atualmente condenada pelos graves condicionalismos oramentais que limitam a contratao dos
recursos humanos para executarem estas tarefas. Face aos citados condicionalismos, nos Arquivos
especializados, depois de descrevermos todos os fundos existentes (Guia) ainda que, apenas, ao
nvel do fundo , deveremos analisar estatisticamente as requisies de documentao (consulta e
reproduo), a fim de identificar os fundos mais consultados para determinarmos o nvel de
profundidade e a prioridade na elaborao dos diversos instrumentos de descrio para cada fundo,
pugnando pela tica e pela deontologia profissional.
Estes instrumentos constituem, ainda, um meio no despiciendo de preservao da
documentao. Quando devidamente produzidos e claramente identificados agilizam o acesso
informao pertinente, tornando desnecessrias buscas interminveis, calcorreando cada documento
do fundo quantas vezes em vo e evitando, assim, contribuir para a sua progressiva degradao,
pelo manuseio excessivo.
Segundo Cruz Mundet (1994, p. 255), a descrio constitui a parte culminante do trabalho
arquivstico.
Duranti (1993, p. 52), numa das suas investigaes nesta rea tentando averiguar a funo
primordial do arquivo conclui que a descrio nunca foi nem funo do arquivo, afirmando
existirem duas funes permanentes do arquivo: (1) preservao (fsica, moral e intelectual) e (2)
comunicao dos documentos arquivados [traduo nossa].
Sierra Escobar (2006, citando Moratalla, 2004), considera-o o primeiro instrumento de descrio de um
arquivo e o nico que permite uma visualizao integral do fundo, das relaes hierrquicas entre os rgos
(...), bem como da atividade que desenvolve (p. 85) [traduo nossa].
118
Para outras informaes relativas a gesto documental, gesto da informao e gesto do conhecimento, Cf.
Gauchi Risso (2012).
119
O Arquivo aqui referido dispe de 10.000 metros lineares de prateleiras, onde esto acondicionados cerca
de 500 fundos, de outras tantas entidades produtoras.

37

A descrio e comunicao da informao

Seguindo este modo de ver, a descrio seria um meio para atingir estes fins, no um fim em
si mesma.
A descrio materializa-se, pois, na criao de instrumentos que agilizem a recuperao e a
comunicao da informao que tero, necessariamente, de ser elaborados com rigor, seriedade e
objetividade.

3.1. A descrio normalizada na comunicao e na recuperao de informao


A globalizao no acesso informao, promovida pelas comunicaes em rede, alargou
substancialmente o nosso backyard. Deixamos, assim, de ter apenas os nossos utentes presenciais,
na sala de leitura, das 9 s 17.30, para termos uma sala de leitura aberta ininterruptamente. O
utilizador local ou remoto, que entra porta dentro a qualquer instante, necessita de ser cada vez
mais autnomo, prescindindo da mediao do profissional da informao na hora de efetuar a sua
pesquisa, para o que se revela imprescindvel normalizar os registos.
A este respeito, Heredia Herrera (1991a) vai ainda mais longe, quando refere que a
normalizao oferece um grande leque de oportunidades para os Arquivos mas, para tal, ela deve
incidir sobre: a gesto documental (disciplinando a produo), a normalizao da administrao de
Arquivos (servios, edifcios, entre outros) e a normalizao do tratamento dos fundos (organizao,
descrio, terminologia)120.
No que respeita ao tratamento do fundo, julgamos que haver, pelo menos, dois aspetos
fundamentais a considerar para atingir o objetivo:
1 - O rigor a ter nas diversas fases do tratamento da informao e na consequente
elaborao de descries consistentes, apropriadas e autoexplicativas (Runa, 2007, p. 2). A ttulo
de exemplo, salientamos a importncia na designao atribuda s unidades de descrio, cujos ttulos
constituem os pontos de acesso privilegiado na recuperao da informao. Para cada nvel
hierrquico da descrio devero ser observadas as recomendaes de intitulao patentes nos
diversos manuais de referncia e nos documentos normativos, nomeadamente nas ODA (Portugal,
DGARQ, 2007) e no Manual para a gesto de documentos (Portugal, IAN/TT, 1998, pp. 2-24), entre
outros. A este respeito, Mendo Carmona (2004, p. 44) aconselha: a designao da srie deve, de
preferncia, ser a de origem. Igual rigor deve presidir atribuio dos ttulos e cdigos de
referncia pelo menos aos dos fundos de modo a permitirem reunir virtualmente as descries
de fundos de uma mesma instituio, quando dispersos por diversos Arquivos especializados,
bastando para isso proceder a uma breve pesquisa na Web121.

120

Heredia Herrera, 1991a, p. 75 e ss.


O portal do Ficheiro Nacional de Autoridades Arquivsticas FNAA, com pesquisa em linha, disponvel
atravs do link: http://autoridades.arquivos.pt/simpleSearch permite averiguar/registar a existncia do registo
da entidade produtora, bem como a localizao de outras fraes do mesmo fundo.
121

38

A descrio e comunicao da informao

Evocando a epistemologia de Nonaka e Takeuchi (1997)122 no que respeita s formas de


transmisso de conhecimentos se o arquivista no dispe do contacto presencial com os
utilizadores para transmitir os conhecimentos tcitos, ter de elaborar descries completas e
rigorosas, incluindo todos os conhecimentos explcitos indispensveis compreenso autnoma do
contexto, estrutura e contedo informacional do fundo.
2 - O domnio dos smbolos e dos significados a adotar na descrio, por parte do utilizador,
o que conseguido quando se faz uma descrio harmonizada com as normas internacionais ou
nacionais, feitas em conformidade com as primeiras. Este processo de comunicao tem implcito um
esforo acrescido na transmisso de informaes, de forma normalizada, para que seja eficaz para
todos os intervenientes. Corroborando estas afirmaes, Nez Fernandez (2007, pp. 245-246), a
respeito da sua complexidade, refere que todo este processo gradual de normalizao dos
documentos de arquivo, dos arquivos e dos servios de arquivo , at certo ponto, esmagadora para
os profissionais dos Arquivos; mas , certamente, tambm gratificante/enriquecedor e coloca os
servios de arquivo na modernidade [traduo nossa].
O esforo exigido na elaborao de uma descrio normalizada

123

amplamente

compensado pelas potenciais oportunidades de comunicao, muito particularmente quando a


divulgao feita via Web, porque facilitam a acessibilidade e a interoperacionalidade entre os
arquivos (Lanes Padrn, 2009, p. 2) [traduo nossa].
No atual contexto de cibercultura, em que apenas parece existir o que se encontra na net,
a nossa existncia est condicionada, em boa medida, relevncia que conseguirmos transmitir aos
registos que disponibilizamos via Web. Assim, os fundos sero to mais relevantes e vivos quanto
mais vezes forem citados, investigados e sobre eles for construdo conhecimento.
Como sabido, existe uma rede de arquivos distritais a quem compete, por fora de lei,
recolher e tratar arquivisticamente a documentao de conservao permanente das instituies
pblicas, nomeadamente conservatrias, tribunais, notrios, entre outros findos os prazos de
conservao nas entidades produtoras e das instituies privadas que desejem conservar o seu
esplio para memria futura. Porm, parte significativa da documentao no incorporada no

122

Na sua obra Epistemologia (1997), estes especialistas em Gesto do Conhecimento alertam para a
existncia de dois tipos distintos de conhecimento, o explcito e o tcito, que se transmitem de forma
diferenciada: o primeiro suscetvel de ser transmitido distncia mas o segundo apenas transmissvel atravs da
convivncia, nas partilhas de experincias nas vivncias quotidianas. Para conhecimentos mais aprofundados,
alm da obra citada, consultar a sua vastssima lista bibliogrfica subordinada ao tema The knowledge-creating
company.
123
Heredia Herrera recomenda a necessidade de os arquivistas de hoje adquirirem, ao longo da sua formao,
profundos conhecimentos das normas de descrio. Segundo a autora, num arquivo, h que ser arquivista
antes de ser informtico, e no o contrrio (1991b, p. 55) [traduo nossa]. Ainda assim, um olhar apressado
por alguns planos curriculares de cursos de formao superior de arquivistas permite concluir que nem sempre
foi tida em conta esta advertncia. Riesco Terrero (2000, p. 80) salienta a falta de unidade e coerncia, dos
planos curriculares, que se repercute na qualidade dos profissionais.
A respeito de tipos de normas de descrio Cf. Bonal Zazo, 2000a, p. 59.

39

A descrio e comunicao da informao

Arquivo distrital a que pertence por lei, por diversas razes, desconsiderando, aparentemente, o
princpio da territorialidade124.
Assim, encontramos documentao pertencente a uma mesma instituio dispersa por vrios
Arquivos, o que pode condicionar a pesquisa, por desconhecimento de preciosas fontes de
informao, ou torn-la mais onerosa ao investigador, por obrig-lo a deambular por vrias
instituies. Esta , alis, uma das principais razes apontadas pelo grupo responsvel pela
normalizao a necessidade de normalizar a descrio, para melhor promover a partilha e a
recuperao da informao, a nvel nacional e internacional, facilitada pelo crescente recurso s
Tecnologias da Informao (Runa, 2007, p. 2). Reforando esta ideia, Heredia Herrera (1991b, p. 54)
apela a que tratemos de elaborar fichas normalizadas, uma para cada nvel, que respondam
realidade e s necessidades arquivsticas que todos procuramos e reflitam esses

pontos de

aproximao entre os profissionais de qualquer pas [traduo nossa].


A descrio normalizada possibilita a comunicabilidade da informao entre sistemas
distintos (Silva, 2013, p. 2), atravs de plataformas Web, permitindo a recuperao de toda a
informao existente, apesar de geograficamente dispersa.
Com a descrio normalizada e a sua disponibilizao para a pesquisa documental na Web
do-se os primeiros passos virtualmente para a concretizao do objetivo da Rede Portuguesa de
Arquivos (RPA) ou a Rede Nacional de Arquivos, preconizada por Real (2004), colmatando as
dificuldades impostas pela disperso dos fundos por diversos Arquivos.
Concluindo, citando Fox (2007, p. 24), [c]omo arquivistas, tambm precisamos alcanar uma
maior normalizao em nosso trabalho, () de modo a aumentar a nossa eficcia e eficincia para
melhor servir os nossos clientes.

3.2. As ODA como instrumentos de descrio normalizada


No que respeita ao contexto portugus, as ODA (Portugal. DGARQ, 2007) so a
materializao da recomendao do CIA para transpor as ISAD(G) (CIA, 2000) para a realidade
arquivstica de cada pas.
Desta feita, elas asumen los principios elementales de la descripcin archivstica: el respeto
al principio de origen y procedencia, la organizacin, las reglas multinivel, la descripcin de
todos los documentos, sea quien sea su creador, y la descripcin de los productores ()
obtendo, atravs da sua adoo, representacin normalizada de los documentos (Lanes
Padrn, 2009, p. 184)125 e dos fundos.

124

Para informaes mais detalhadas, consultar: Rousseau e Couture (1998, p. 86).


Desta feita, elas [ODA] assumem os princpios bsicos/elementares da descrio arquivstica: o respeito
pelo princpio da origem e provenincia, a organizao, as regras multinvel, a descrio de todos os
documentos, seja quem for o seu criador, e a descrio dos produtores () obtendo, atravs da sua adoo,
representao normalizada dos documentos (Lanes Padrn, 2009, p. 184) e dos fundos [traduo nossa].
125

40

A descrio e comunicao da informao

Plasmando a ISAD(G), a descrio elaborada nesta estrutura possibilita a interpretao das


informaes descritas, o entendimento do que se descreve e a permuta de registos entre instituies
congneres, nacionais e internacionais.
As ODA (Portugal. DGARQ, 2007) contemplam ainda, alm da ISAD(G) (CIA, 2002), a:
ISDF, norma internacional para a descrio de actividades e funes das pessoas colectivas,
susceptvel de ser usada em conjugao com a ISAD(G) e a ISAAR (CPF), e cujo objectivo
passa tambm pelo controlo da criao e utilizao de pontos de acesso normalizados e pela
criao e caracterizao de relaes entre as funes/actividades, as autoridades arquivsticas
e a documentao (Runa, 2007, p. 2).

Um to vasto e articulado corpo normativo orienta a elaborao de descries, facilitadas,


ainda, pela apresentao de diversos exemplos representativos da realidade e dos fundos existentes
nos Arquivos portugueses e nos quais se encontram similitudes com os que se esto a descrever.
Da, Lanes Padrn (2009, p. 154) concluir que com a aplicao prtica desta norma [ODA]
obter-se-o descries que integrem o contedo do documento e o seu contexto de criao
[traduo nossa].
Pelo exposto, compreende-se que uma descrio normalizada no se obtm, apenas, pela
inscrio de textos nos campos da norma. Relembramos que o processo antecedido de um
conjunto de procedimentos que tm de ser meticulosamente executados, seguindo princpios e
mtodos arquivsticos de organizao da documentao.
A descrio, grosso modo, a ponta do iceberg, quando comparada com o volume de trabalho
preparatrio envolvido. A norma d algumas orientaes a respeito do que se deve, ou no, colocar
nos campos; mas compete ao arquivista elaborar a contextualizao da produo documental,
proceder identificao, classificao, ordenao e, por fim, descrio. Qualquer tcnico pode
inscrever os registos, mas a descrio do seu contedo e todo o processo que o antecede so da
exclusiva competncia do arquivista ou gestor da informao como, rigorosamente, devia ser
designado.
Uma descrio normalizada advm do rigor metodolgico dos procedimentos adotados nas
operaes intelectuais e fsicas do processo de tratamento, de uma apurada pesquisa das fontes de
informao indispensveis compreenso da estrutura do arquivo, de modo a contextualizar a
documentao, mas tambm, do cabal entendimento da terminologia 126 . E provm, finalmente, da
seleo criteriosa dos termos adotados na descrio, especialmente na escolha do ttulo das diversas
unidades de descrio.
Como aludimos acima, o ttulo de cada nvel dever ser to representativo quanto possvel
da documentao descrita. No contexto portugus, de acordo com as ODA (Portugal. DGARQ,
2007), deve, sempre que possvel, optar-se pelo ttulo formal, da responsabilidade do produtor,
126

A respeito da descrio normalizada de arquivos, Heredia Herrera (2007, p. 77) enfatiza os mesmos
problemas terminologia e normalizao e acrescenta que a primeira o umbral da segunda [traduo
nossa].

41

A descrio e comunicao da informao

quando a unidade de descrio apresenta um ttulo coerente, completo e adequado ao contedo da


unidade de descrio127; porm, quando tal no sucede sendo necessria a atribuio de um ttulo
deve seguir-se a orientao128 que estabelece que: [q]uando for necessrio atribuir um ttulo, este
deve ser claro, conciso e incluir a informao essencial (p. 33).
Como refere Rodrigues (2008, p. 16): "[] "preciso tornar as prticas arquivsticas cada vez
mais criteriosas e objetivas, porm desenvolvidas em rotinas simples, o que pressupe normalizao
de parmetros para a atuao dos arquivistas e sistematizao para utilizao no ensino e na pesquisa
cientfica acadmica da rea".
Em suma, uma descrio normalizada resulta essencialmente do profissionalismo,
honestidade e do rigor metodolgico e terminolgico com que a descrio elaborada. O
incumprimento de qualquer um destes pressupostos compromete, irremediavelmente, a qualidade, a
fiabilidade e a representatividade dos registos produzidos. Ainda que se descrevam os campos da
norma 129 , se estes no forem corretamente preenchidos a recuperao da informao no ser
unvoca como se deseja mas, inevitavelmente, repleta de silncios ou de rudos.
Pelo exposto, conclumos que o
arquivista um investigador por ofcio, mas no um investigador de qualquer assunto.
pesquisador das instituies cujos documentos se encontram sob sua custdia e que deve
organizar e descrever mediante uma metodologia arquivstica que, apresentando bases
cientficas, lhe permite pisar em terreno firme e seguro" (Lpez Gmez, 1998, p. 39).

Ou ainda, conforme sintetiza Bellotto (1991), citada por Rodrigues (2006, p. 60): Um fundo
de arquivo um universo arqueolgico a identificar, balizar, ordenar, descrever e analisar de modo a
possibilitar a preservao de sua organicidade, de sua integridade fsica e a disseminao de
informaes extradas de seus elementos, colocando-as em condio de apreenso e uso plenos.

Figura 3: Detalhe de uma procurao formas de autenticao: selo de chapa e assinaturas autografas. Cota:
III-1D-15-1-29. [foto da nossa autoria].

127

Ponto1.2.A2. (Portugal. DGARQ, 2007, p. 33).


Ponto 1.2.A4. (Portugal. DGARQ, 2007, p. 33).
129
Os campos podem ser: Obrigatrio (O), Obrigatrio se aplicvel (OA), Opcional (OP) (Portugal, DGLAB,
2007, p. 21), dependendo, essencialmente, do nvel de detalhe da descrio e do nvel a que se est a
descrever.
128

42

4. A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC


Depois de uma breve abordagem terica Arquivstica e metodologia de organizao e
descrio de um fundo, destacando os aspetos que julgamos imprescindveis ter em considerao,
guiados pela mo dos autores mais conceituados, focamos, agora, a nossa ateno em documentos
cuja provenincia est associada ao MJA e que foram incorporados no AUC, integrados no Arquivo
dos Prprios Nacionais do Distrito de Aveiro.
Iniciaremos este captulo por uma breve apresentao da entidade detentora, a que se
seguir a caracterizao do fundo, logo seguida da contextualizao da produo documental e da
descrio de todo o processo de organizao da informao, que culminar com a apresentao de
uma proposta de quadro de classificao do fundo130.
Nesta investigao, tentaremos averiguar a aplicabilidade dos conceitos, princpios e
mtodos, amplamente citados na bibliografia e nos captulos anteriores, tentando encontrar resposta
para as questes que nos forem surgindo neste percurso.

4.1. A entidade detentora: o Arquivo da Universidade de Coimbra


O AUC , na atualidade, a entidade detentora de uma parte 131 do fundo do Mosteiro de
Jesus de Aveiro.
Trata-se de um Arquivo com uma dupla valncia: por um lado, Arquivo da Universidade de
Coimbra, onde est reunida parte da documentao a de conservao permanente que foi
produzida, recebida e acumulada pela Universidade, seus departamentos e instituies que lhe foram
anexas, desde a sua fundao; por outro lado, Arquivo Distrital, institudo pelo Decreto n. 19952,
de 27 de junho de 1931, com a funo de receber documentao de conservao permanente de
diversas instituies localizadas no distrito que, por fora de lei, esto obrigadas a incorporar aqui os
seus documentos, de acordo com as respetivas tabelas de avaliao e seleo. Recebe, ainda,
colees e fundos vindos de outras entidades, a ttulo de doao ou custdia, de documentos de
comprovado interesse ou a pedido de produtores ou colecionadores. Estamos, pois, na presena de
um Arquivo especializado132.

130

Segundo Nez Fernandez (1999a, p. 112), a elaborao do quadro de classificao com a aplicao dos
princpios de classificao e ordenao ser suficiente para alcanar um nvel descritivo adequado, (...) para
enquadrar os documentos no conjunto orgnico a que pertencem e no qual adquirem todo o seu valor
informativo [traduo nossa].
131
Cf. nota 18.
132
De acordo com a classificao apresentada por diversos autores (Pinto, n.d., p.12; Ribeiro, 1998, p. 50; Silva,
Ribeiro, Ramos, & Real, 2002, p.12), entre outros. Porm, no encontramos qualquer designao equivalente
nas normas de referncia ISAD(G) (CIA, 2002) e NP 4041 (IPQ, 2005) nem, to pouco, nas ODA (Portugal.
DGARQ, 2007).

43

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

Conforme Bellotto (2004a, p. 24) [e]stes arquivos [que designa de "3 idade ou
permanentes"]133, que interessam muito mais aos pesquisadores do que aos administradores, devem
estar localizados junto s Universidades ou centros culturais. Assim sucede: o AUC est localizado
no centro do polo I da Universidade, partilhando o quarteiro com a Biblioteca Geral, nas
imediaes da Porta Frrea e das Faculdades coevas da fundao da Universidade.
O AUC ocupa, na atualidade, um edifcio construdo de raiz para este efeito, com grande
parte

das

caractersticas

recomendadas

por

Michel

Duchein,

na

sua

obra

Les btiments et quipements d'archives, originalmente publicada em 1966134. Foi o primeiro edifcio
da cidade universitria a ser inaugurado, a 16 de outubro de 1948, apesar de j anteriormente se
encontrar em funcionamento. constitudo por duas partes distintas, com caractersticas bem
diferenciadas, tendo em conta a sua utilizao: uma parte constituda pelas reas administrativas,
circuito de utilizadores (salas de Catlogo, Leitura e Conferncias) e gabinetes de investigao e a
outra parte incluindo o circuito de documentos, os depsitos (com 10 quilmetros de estantes fixas
para acondicionar documentos), os gabinetes de digitalizao, expurgo e tratamento tcnico da
documentao.
luz da Norma Internacional para Descrio de Instituies com Acervo Arquivstico
ISDIAH a entidade detentora135 pode ser descrita da seguinte forma:
- Identificador: PT- AUC
- Forma autorizada do nome: Portugal, Arquivo da Universidade de Coimbra
- Endereos: Rua de So Pedro, 2
3000-370 Coimbra
Portugal
URL: http://www.uc.pt/auc

4.2. O fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro


J para finais da dcada de 30 do sculo passado, foi incorporada no AUC a documentao
que constitua os Arquivos dos Prprios Nacionais relativa aos distritos de Coimbra e Aveiro, por
este ltimo distrito no ter, data, um Arquivo Distrital com documentao proveniente de
instituies extintas em consequncia das sucessivas leis da extino das Ordens Religiosas, em

133

Para que daqui no sobrevenham quaisquer dvidas a respeito das idades dos arquivos, Cortez Alonso
(1997, p. 7) associa as trs idades (1, 2 e 3) aos [a]rquivos correntes (administrativos), intermdios e
permanentes (histricos) e afirma, ainda, que estas so uma conveno nascida das necessidades surgidas ao
longo dos tempos, por uma maior produo de documentos e uma maior acessibilidade aos mesmos[traduo
nossa], no traduzindo, a nosso ver, esta aparente separao qualquer ciso no arquivo enquanto sistema
integral de informao.
134
Reconhecendo a dedicao e o pioneirismo dos estudos de Duchein a respeito desta temtica, Antunes, em
2010, salienta o facto de os avanos tecnolgicos e as preocupaes ecolgicas [terem] vindo a desenvolver
solues diferentes e inovadoras (p. 103) que respondem s atuais necessidades da edificao de Arquivos.
Para estudos mais detalhados, Cf. Ibaez Montoya, 2008.
135
Esta descrio cinge-se aos campos obrigatrios da referida norma.

44

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

particular do decreto de 1834, de 30 de maio, e da lei de 4 de abril de 1861, que determinou a


desamortizao dos bens dos conventos, mosteiros, colgios, hospcios e casas de todas as ordens
religiosas e a sua integrao na Fazenda Nacional.
Em maio de 1937136 foi feita a inventariao sumria das espcies l [na Direo de Finanas
de Aveiro] existentes 137 e foi dada a ordem para iniciar o processo de incorporao da
documentao que constitua os Arquivos dos Prprios Nacionais relativo ao distrito de Aveiro, no
mbito de uma tentativa de reforma regional que previa Coimbra como centro da Regio da Beira
(Queirs, 1999, pp. 163-164). Este processo haveria de alongar-se pelos anos seguintes, em tantas
vagas quantos os despachos favorveis (e desfavorveis) sua incorporao. A 7 de abril de 1941,
por mais um despacho ministerial, era autorizado que as colees monsticas depositadas na
Direco de Finanas de Aveiro 138 , fossem entregues Inspeco Superior das Bibliotecas e
Arquivos, data sob a orientao do Inspetor Jlio Dantas, a fim de serem incorporadas no AUC,
em harmonia com o Despacho de Sua Excelncia o sub-secretrio de estado da Educao Nacional
e em execuo do disposto no Decreto 19.952 de 27 de Junho de 1931. Foi neste processo, repleto
de soluos e atropelos, que os papis como refere o ofcio foram sendo sucessivamente
entregues ao AUC, o que, em sede de descrio, certamente dar uma conturbada histria custodial e
arquivstica.
Eis-nos perante 103 unidades de instalao (caixas, livros, maos e pastas), de documentos
em pergaminho139 e papel. este o momento em que iremos averiguar de que modo os princpios

136

Por despachos do Ministro das Finanas, de 1 de janeiro e de 17 de maro de 1937, foi ordenada a
incorporao no AUC da documentao existente na Repartio da Fazenda de Aveiro. A 6 de maio do
mesmo ano, o AUC comunicou ao Inspetor Superior das Bibliotecas e Arquivos: o "arquivo realizar na
prxima semana a incorporao das espcies". Contudo, tal no veio a acontecer de imediato, por despacho
em contrrio do Ministro da Educao, estendendo-se o processo at dcada seguinte. PT, AUC,
Universidade de Coimbra (F), Duplicados da correspondncia expedida (SR), 1936 - 1941 (UI). Cota: VI-2E-102-17.
137
PT, AUC Universidade de Coimbra (F), Duplicados da correspondncia expedida para entidades diversas
(SR), 1936-1941 (UI). Of. Ref. Liv. 4, n 8, de 22 de abril de 1941. Cota: IV-2E-10-2-17.
138
PT, AUC, Arquivo da Universidade de Coimbra (F), Copiadores de correspondncia recebida (SR), 22 de
fevereiro de 1941 23 de junho de 1944 (UI), fl. 17. Cota: AUC-IV-2E-10-3-2.
139
[E]ntraram no Arquivo da Universidade os fundos distritais de Aveiro, com os quais vieram os cento e
sessenta e seis pergaminhos abrangendo as datas 1348 a 1654, do Convento onde professou e morreu a
Princesa St. Joana. (Queirs, 1999, p. 164).
Em tempos idos, os pergaminhos ento existentes no AUC, provenientes das diversas entidades
produtoras a custodiadas (incorporao, compra ou doao), foram reunidos constituindo uma coleo
factcia, designada Coleo dos Pergaminhos do AUC, cujo critrio agregador foi o suporte.
Por essa altura, alguns desses pergaminhos foram catalogados e acondicionados em local prprio
(mveis com gavetas, de modo a que os pergaminhos ficassem planificados) e publicados alguns catlogos. Na
atualidade, os pergaminhos esto a regressar s origens e a ser descritos conjuntamente com a restante
documentao do fundo a que por direito pertencem e da qual nunca deveriam ter sido apartados (ao nvel
intelectual), pelo risco de perda de contexto e, at mesmo, de identidade, enquanto documentos de arquivo.
Os pergaminhos cuja provenincia est associada ao MJA foram acondicionados e sumariados em 1956,
por Lgia Cruz, tratando-se, na sua grande parte, da cpia do sumrio (s. d. c. sc. XVIII) j inscrito no verso
do pergaminho, fruto da leitura paleogrfica feita antes da sua entrada neste Arquivo. Ousamos, mesmo,
sugerir que os referidos sumrios possam ter sido redigidos pelo especialista em leitura paleogrfica Pe. Manuel
Rosado Varela, por similitude da morfologia da grafia com um pedido de contribuio que dirigiu

45

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

fundamentais da Arquivstica e os pressupostos tericos e metodolgicos anteriormente


apresentados se podem aplicar na organizao deste fundo documental e na elaborao do respetivo
quadro de classificao.

4.2.1. A contextualizao da produo documental


No captulo anterior j abordmos a importncia da contextualizao da produo
documental para o entendimento, a descrio e a comunicao dos fundos. Porm, agora, perante os
documentos, ocorre a questo: como se processa essa contextualizao?
Para identificar o contexto de produo, o ideal seria conhecermos pessoalmente o produtor
para podermos elaborar entrevistas com os colaboradores, a fim de melhor entendermos a orgnica,
as funes, as atividades, os fluxos informacionais, a tramitao dos processos, as sries produzidas, a
recuperao da informao, entre outros.
Porm, quando este caminho no vivel, como o caso, temos de obter as respostas
necessrias por outra via. Comecemos por formular e responder a algumas questes.
A primeira se o produtor ainda est em atividade, sendo, neste caso, a resposta bvia que
no. E a nossa situao agrava-se com o facto de a entidade produtora ter sido extinta h j mais de
um sculo (1874) 140 , inviabilizando, inclusivamente, o contacto com algum antigo colaborador da
instituio que nos pudesse facultar algumas informaes teis.
A segunda se existe algum suporte legal (Lei, diploma, regulamento,) no qual tenha sido
publicada a sua estrutura orgnica, misso e funes que desempenhava, de modo a permitir-nos
identificar as relaes existentes entre o produtor e a sua documentao.
O MJA uma pessoa coletiva, privada, tutelada pela Ordem dos Pregadores141, tendo esta
uma estrutura orgnica142 genrica para toda a Ordem definida nos documentos regulamentares,
Universidade, no incio da dcada de 90 do sc. XVIII, por servios de igual natureza, e que foi publicado por
Queirs (1996, p. 166) com o subttulo curioso Uma questo (talvez) menor.
Em data indeterminada presumivelmente durante o exerccio da sua atividade de 1 conservador do
AUC ( data, Arquivo e Museu de Arte da Universidade de Coimbra), cargo que exerceu de 1932 a 1953
Antnio Madahil tambm sumariou alguns dos pergaminhos do MJA, acrescentando informaes ao sumrio j
inscrito no verso, bem como a sua descrio fsica; contudo, no encontramos nenhum instrumento de
descrio alm das fichas manuscritas conservadas junto ao pergaminho original, daqui resultando a dvida se
se tratava de um projeto de descrio mais alargado que, por alguma razo, no teve continuidade ou se servia
outros fins. Estes sumrios foram, porm, de grande utilidade a alguns estudiosos que os transcreveram (alguns
textualmente) nas suas publicaes.
140
Em cumprimento do disposto no Decreto de 30 de maio de 1834, o MJA foi considerado extinto data da
morte da ltima religiosa professa, o que ocorreu a 2 de maro de 1874. No existindo no fundo do AUC
documento que o comprove, recolhemos a informao no Fundo do Ministrio das Finanas (F), processo de
extino do MJA (DC), existente na Torre do Tombo, com o cdigo de referncia: PT/TT/MFDGFP/E/002/00001,
cuja
descrio
em
linha
se
encontra
disponvel
em:
http://digitarq.arquivos.pt/details?id=4224346.
141
De futuro designada por OP, foi fundada em 1215, por S. Domingos de Gusmo. Posteriormente, a Ordem
foi aprovada em 1215, por Inocncio III, e confirmada a 22 de Dezembro de 1216, por Honrio III, tendo o
nome sido aprovado no ano seguinte, com a designao cannica: Fratrum Praedicatorum (Sousa, 2005, p.
369).

46

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

nomeadamente no que respeita s instncias administrativas e legislativas, quanto ao organograma


dos seus ofcios executivos (Gomes, 1989, p. 249), adaptados, naturalmente, real dimenso do
cenbio.
A terceira se conhecida a existncia de estatuto para esta Ordem.
Seguindo de perto Sousa (2005, pp. 369-372), a OP adotou uma regra a Regra de Santo
Agostinho a que estavam submetidos todos os membros. Posteriormente, a Ordem criou para si
alguns textos regulamentares e normativos, nomeadamente: Lei de observncia Consuetudines
(1216), Captulo geral Institutionis (1220), Legislao provincial (1224), mais tarde reunidos no Liber
consuetudinum (Madahil (1951, p. 67), incluindo as regras da observncia e leis constitucionais.
As regras eram genricas e aplicavam-se aos trs ramos (frades, monjas e leigos). As
Constituies que regiam o MJA, de acordo com Madahil (1951, p. 70), tero sido redigidas tendo
por exemplo o Liber Consuetudinum e, em nada se referindo, em concreto, ao Mosteiro de Aveiro. O
mesmo autor refere, ainda, o facto de nunca ter encontrado Constituies destinadas a Dominicanas
Portuguesas.
Perante a total e completa falta de organizao do fundo, a inexistncia de um instrumento
de descrio143 documental que permita o entendimento do contexto da produo e as relaes que
existem entre os documentos e o seu produtor e a escassez de respostas s questes supracitadas, a
investigao para o conhecimento da entidade produtora e do contexto da produo dos
documentos144 ter de recorrer a outras fontes de informao fidedignas.
Bonal Zazo (2000b), na sua obra Manual de Descripcin multinvel, no apndice 2,
sistematiza num quadro completo as fontes a utilizar para cada elemento de descrio da norma
ISAD(G), separando-as em duas tabelas, uma para os nveis intelectuais e outra para os nveis fsicos.
Para o campo da histria administrativa no qual se descreve o organismo produtor as fontes

142

Gomes, em 1989, apresentou-nos o Organograma administrativo da Ordem Dominicana (p. 252) e o


Organograma dum convento dominicano (p. 275), nos quais so bem patentes a estrutura altamente
hierarquizada e a diversidade de rgos (oficiais) internos e externos de que eram compostos, bem como a
sua dependncia hierrquica ao mestre-geral (dirigente mundial da ordem, eleito de 3 em 3 anos). Salienta,
ainda, o sentido da emanao do poder, exercido nos dois sentidos: de cima para baixo, no essencial, mas
tambm, de baixo para cima pelas possibilidade de as religiosas (as dignas de participar) apresentarem ao
Capitulo Conventual uma ius propendi (Gomes, 1989, p. 250 e 252) que podia ser levada aos Captulos
Provinciais ou Gerais, podendo sustentar a tomada de decises, como preconizam as Constituies. Esta prtica
confirmada por Madahil (1950, p. 23) quando refere que as monjas "reuniam em captulo e oravam em
comum segundo a ordem do Padre So Domingos que professavam", por similitude com o que era observado
em outros mosteiros da mesma observncia.
143
Instrumento de descrio - "qualquer ferramenta que descreve e/ou referencia os documentos de arquivo"
(Portugal. DGARQ, p. 107). Dependendo do nvel de descrio, estes instrumentos podem designar-se por:
guias (F), inventrios (SR), catlogo (Dc e Ds), entre outros. Para Bonal Zazo (2000b), a tabela de classificao
considerada o primeiro instrumento de descrio do fundo. Na presente dissertao optamos pela
designao "Instrumento de descrio", em detrimento de outros utilizados na bibliografia, por ser o termo
utilizado nas ODA (Portugal. DGARQ).
144
Como refere Heredia Herrera, o conhecimento deste contexto deve ser "o mais amplo e o mais profundo
possvel para conhecer os rgos em que a entidade produtora est dividida, as funes que desenvolve, as
atividades e competncias... (1991a, p. 447) [traduo nossa].

47

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

recomendadas so o material arquivstico, junto com [o documento de constituio] e organizao


do organismo produtor, mais a bibliografia (Bonal Zazo, 2000b, p. 176 e ss) [traduo nossa].
Contudo, ou no dispomos de algumas das fontes mais preciosas sugeridas pelo autor, ou
elas so inconclusivas no que respeita estrutura/funes da entidade produtora, j que so
genricas OP145.
A normativa de creacin, a bula da fundao, nada tem que denuncie a organizao do
Mosteiro, alm de que deve ser criado semelhana do convento do Salvador de Lisboa146.
No fundo em estudo no encontrmos qualquer documento regulamentar da prpria
instituio nem da tramitao de processos. No que respeita estrutura interna do produtor, h
alguns documentos que citam a prioresa e mais religiosas do governo do mosteiro147 que seriam
responsveis pela integral administrao do cenbio. O governo, alm da prioresa, era constitudo
por algumas oficiais 148 . Sem organograma especfico nem um instrumento de descrio capaz de
refletir o contexto de produo, restam-nos a bibliografia e o material archivstico.
De uma breve anlise da lista que acompanhou a documentao, ressaltam, desde logo, vrias
evidncias:
1 - A escassez da documentao149. Um mosteiro com mais de quatro sculos de existncia
e com a notoriedade e a proeminncia que este alcanou teria de, necessariamente, ter produzido e
recolhido muito mais documentao. J cientes da fragmentao do fundo, ficamos agora a saber que
nos coube uma nfima parte do que ter, de facto, existido150.
2 - A predominncia de documentos produzidos por escrives, tabelies e juzes, associados
administrao patrimonial e financeira e defesa ou preservao de direitos e privilgios.
semelhana do que Gomes (2002, p. 488) registou a respeito de Santa Cruz de Coimbra, tambm
aqui [a] esmagadora maioria dos actos redigidos importa a questes de natureza patrimonial,
incidindo sobre as garantias de aquisio de bens e propriedades (doaes, compras, escambos), logo
seguidos pelas cartas de foro (singulares ou colectivos). Fica, assim, evidente a quase total
inexistncia de sries documentais associadas a funes-fim e que, como j referimos, so as mais
teis na determinao da misso e funes associadas ao seu cumprimento.

145

Quer o organograma apresentado por Gomes (1989, p. 275), quer as Constituies que chegaram at ns por
Madahil (1950), s pela via da formulao de hipteses nos permitem vaticinar a criao de sries documentais
produzidas no cumprimento das funes a desempenhadas, j que no feita qualquer aluso expressa forma
de materializar a realizao dos ofcios, situao que a mais comum para a poca.
146
Para informaes adicionais (Cf. Sousa, 2005, p. 394).
147
Ex: Escritura de arrendamento, celebrada em 1815 PT, AUC, MJA (F), Aforamentos, arrendamentos e
emprazamentos (1338-1865) (SR). Cota atual: III-1-D-15-1-27 (Cx. 9). As transcries sero feitas de acordo
com as Normas gerais de transcrio e publicao de documentos e textos medievais e modernos (Costa, 1993, p. 51
e ss).
148
As atividades de alguns ofcios esto descritos nas Constituies, outros depreendem-se pela designao.
149
Madahil (1937), num dos estudos que fez sobre o Mosteiro, refere: o antigo Cartrio do Mosteiro hoje
impossvel de reconstituir; mais de trs quartas partes do seu recheio se extraviaram e se devem, infelizmente,
considerar perdidas (p. 211).
150
Cf. nota 18.

48

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

3 - A fragmentao das prprias sries. Mller, Feith e Fruin (1973, p. 30) referem as
dificuldades que advm da fragmentao do arquivo e respectivas sries, impedindo uma viso
geral da estrutura e da durao do exerccio das atividades. Esta , pois, mais uma das dificuldades
com que nos teremos de defrontar neste caso.
dos manuais a informao de que os fundos constituem a evidncia inequvoca da existncia
do seu produtor, dos rgos criados para dar cumprimento sua misso, das relaes que se
estabelecem no desenvolvimento das suas funes atravs dos testemunhos autnticos do exerccio
das atividades. Conclumos, assim, que os fundos so "meios de realizao de atividades e no fins em
si mesmos e, portanto, [so]... inerentemente capazes de revelar a verdade sobre essas atividades
(MacNeil, 1994, p. 9) [traduo nossa], o que nem sempre fcil quando se encontram divididos e
dispersos.
Num texto sobejamente conhecido, Duchein (1985)

151

definiu os critrios, por ele

considerados fundamentais, para que um organismo possa produzir o seu fundo; so eles:
1 - Ter uma identidade e existncia jurdica ou legal, quer se trate de organismo pblico ou
privado, definido por ato legal, lei, alvar rgio, bula apostlica;
2 - Ter atribuies precisas e estveis, definidas por um texto legal ou regulamento;
3 - Ter uma posio hierrquica, definida pelo ato que a originou, em particular se estiver
subordinada a outro organismo de quem tenha algum grau de dependncia;
4 - Possuir uma chefia com autonomia de deciso ao seu nvel hierrquico, permitindo-lhe
despachar assuntos da sua competncia;
5 - Ser conhecida a sua organizao interna, refletida num organigrama, sempre que possvel.
Passemos a verificar se o MJA rene os critrios necessrios para ser produtor de um fundo,
averiguando ponto por ponto:
1 - Pela bula "Pia Deo et Ecclesiae desidere"152, do Papa Pio II, datada de 16 de maio de 1461,
era autorizada a fundao de um instituto, conforme o convento do Salvador de Lisboa, i.e.
feminino, da Ordem dos Pregadores, onde se prescrevia a clausura e a sujeio aos dominicanos,
151

Citado por Cruz Mundet (1994, p. 234 e ss.); Penteado (2000, p. 173 e ss.); Herrero Montero e Daz
Rodrguez (2011, p. 141).
152
No fundo do MJA custodiado pelo AUC existe uma cpia fiel deste documento, s. d. [c. sc. XVIII/XIX],
tombada num caderno intitulado: Ttulos soltos que se conservam no cartrio, com a cota atual: III-1-D-151-27 (Cx. 9) PT, AUC, MJA (F), Apontamentos de mercs rgias e ndices de ttulos do cartrio (1461-1819)
(SR).
O original, cuja autenticidade est bem patente pela presena do selo de chumbo, propriedade do Dr.
Rocha Madahil, desde 1967 (Santos, 1967, [p. 6-8]). O referido documento tem, ainda bem visvel, a cota
arquivstica a vermelho N. 236, semelhana da grande maioria dos restantes documentos deste fundo.
Segundo a mesma fonte, o sumrio inscrito no verso, indica: N 1 Bula para se fazer este mosteiro passada
no ano de 1461, referindo, a seguir, a splica feita pelas duas senhoras associadas sua fundao.
Alis, precisamente este sumrio que sustenta a nossa convico de que estes tero sido feitos fora do
AUC, j que o documento nunca aqui deu entrada e o sumrio tem a grafia semelhante a outros do mesmo
fundo, que associamos ao Pe. Manuel Rosado Varela.
No decurso da presente investigao fomos informados, pelo Doutor Antnio Rebocho (Tcnico
Superior do MA), que o documento j se encontra na posse do Museu de Aveiro.

49

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

conforme os Estatutos da Ordem e o modo de vida do Convento de So Sisto de Roma, dentro do


movimento da observncia. Porm, o nome do cenbio no constava da referida bula, tendo sido j
adotado ou escolhido posteriormente153.
2 - A prpria bula definia a observncia do disposto na constituio da Ordem dos
Pregadores, aprovada em 1216, tendo por misso a orao e a contemplao da verdade revelada
por Jesus Cristo e pela Igreja154 e a pobreza, como exemplo.
3 - O Mosteiro pertencia Ordem dos Pregadores (Dominicanos), dentro do movimento
da observncia. O ramo das monjas Ordem Segunda (feminina, com incio de jure em 1267) vive
em mosteiros, em clausura, e depende diretamente do mestre-geral, eleito de trs em trs anos
(Sousa, 2005, p. 170).
4 - Logo que iniciou a clausura, o Mosteiro comeou por ser regido por D. Brites Leito,
com as funes de Regedor Principal, designada pelo prior da comunidade dos frades do vizinho
Mosteiro de Nossa Senhora da Misericrdia 155 , de Aveiro, devido ao nmero ainda reduzido de
professas. Seguidamente, passou a vigria e, dois anos depois, foi eleita por unanimidade como a
primeira prioresa do Mosteiro, tendo o poder de decidir, ao seu nvel hierrquico, em conjunto com
os restantes membros do governo do mosteiro156 e dentro das regras democrticas da ordem. As
decises eram votadas em captulo, tendo todos os votos o mesmo valor. As prioresas comearam
por ter cargos vitalcios, passando, no sculo XVI157, a mandatos trienais ou quadrienais158.
5 - Perante a inexistncia de um documento que identifique mais satisfatoriamente a
estrutura orgnica, as funes e as subfunes, alm das que so patentes nas Constituies, torna-se
bastante difcil definir a estrutura interna, em termos organizativos. Sabemos, ainda, por fontes
documentais, que a prioresa era assistida por uma, ou mais, subprioresa(s), uma seleireira, uma
procuradora, uma escriv e uma sndica que, no seu conjunto, correspondiam ao "governo159" do
claustro. O procurador, que representava o governo do Mosteiro no exterior, devido ao regime
de clausura em que viviam, era, por regra, assumido por um frade do convento da mesma Ordem.

153

H diversas teorias relativas origem do nome do mosteiro, sendo algumas apresentadas mais adiante.
As religiosas dominicanas partilhavam com os frades da mesma Ordem o hbito, constituies, liturgia e
carcter apostlico (Sousa, 2005, p. 370).
155
Ou convento de So Domingos, como comummente designado. Para estudos mais aprofundados (Cf.
Sousa, 2005, p. 386).
156
Uma das provas documentais que atestam este poder interno de decidir bem patente em escrituras que
implicam a alienao de patrimnio, de que, a ttulo de exemplo, citamos: a carta de venda, datada de 1515,
pela qual D. Maria de Atade, prioresa do Convento de Jesus de Aveiro, e mais religiosas, vendem a Mestre
Lus, seu fsico, um pedao de cho que estava detrs do muro do Convento. Cota atual: V-3 D M6-G5-27.
157
D. Isabel de Castro (1534) foi a ltima prioresa com cargo vitalcio.
158
Houve monjas que foram eleitas para mais do que um priorado, seguidos ou intercalados com outras
prioresas.
159
Designao que surge em diversos documentos de algumas sries, nomeadamente nos Alvars,
autorizaes, mercs e provises rgios e Procuraes, entre outras.
154

50

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

Internamente, os registos eram assegurados pelas religiosas, cuja literacia estaria bem acima da mdia
para as senhoras da poca, mesmo entre regulares160.
Pelo exposto, e guiando-nos pelas indicaes de Duchein (1985), consideramos o Mosteiro
de Jesus digno de constituir o seu prprio fundo. A ausncia de organograma com as funes
claramente definidas, bem como a ausncia do nome do Mosteiro na bula da fundao mas
amplamente consagrado pelo uso na documentao, como tambm prev a norma ISAD(G) no
nos parecem razo suficiente para no o considerarmos como tal, j que estas ausncias se prendem
com as caractersticas da instituio e a poca em que esteve em atividade ou, mesmo, com a
ausncia de fontes de informao.
Se estamos, ento, na presena de um fundo e continuando a seguir as fontes sugeridas por
Bonal Zazo (2000b), j citadas olhemos com particular ateno para a bibliografia felizmente
abundante, muito graas presena de uma princesa no Mosteiro e para a documentao, tentando
recolher informaes que permitam gizar a sua histria administrativa, para melhor entendermos o
contexto da produo documental, pois, como refere Nougaret (2003, p. 337):
a description contextuelle met en valeur le producteur du fonds, cest--dire lorganisme ou
la personne qui a constitu le fonds darchives; ses missions ou atributions, qui expliquent la
gense de ses archives; le mode de classement ou de conservation adopt par le
producteur161.

4.2.2. A histria administrativa do Mosteiro de Jesus de Aveiro


4.2.2.1. A fundao
O primeiro ato fundador do que viria a ser o Mosteiro de Jesus de Aveiro remonta a 24 de
novembro de 1458, horas de vspera (), sesta feyra (Madahil, 1939, p. 12), quando uma senhora
nobre, D. Beatriz (ou Brites) Leito (ou Leitoa), senhora de Ouca, e suas duas filhas se recolheram
numas casas prximas do j existente convento dominicano masculino de Nossa Senhora da
Misericrdia, passando a viver em orao e penitncia (Neves, 1958, p. 8) e em muy aspera e
santa vida (Madahil, 1939, p. 15).
Estes desejos de isolamento do mundo (Neves, 1958, p. 8), relativamente frequentes na
poca, vinham sendo metodicamente preparados desde 1453, quando, ainda muito nova (25 anos), D.
Beatriz ficara viva de de hu(m) nobre fidalgo e muy assignado cavaleyro criado do dicto Senhor
Iffante d Pedro ho qual fidalgo avia nome Diogo Datayde (Madahil, 1939, p. 2).
160

Tal como Moralejo (2013) advoga na sua tese de doutoramento, esta realidade resultaria de dois fatores
preponderantes: por um lado, o facto de a grande maioria das religiosas serem oriundas dos crculos
nobilirquicos e a esmagadora maioria (...) dos estratos mais elevados da nobreza da poca (p. 22); por outro, a
sua elevada formao intelectual decorrer das suas obrigaes litrgicas, devocionais e, em termos mais latos,
espirituais, meditativas e contemplativas (p. 147).
161
A descrio contextual destaca o produtor dos fundos, ou seja, a organizao ou a pessoa que constituiu os
fundos dos arquivos; as suas misses ou atribuies que explicam a gnese dos seus arquivos; o modo de
classificao ou conservao adotada pelo produtor [traduo nossa].

51

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

Importa contextualizar politicamente estes acontecimentos. Em 20 de maio de 1449, tivera


lugar a jornada de Alfarrobeira, culminar da guerra civil, na qual foi morto o infante e ex-regente D.
Pedro. A rainha D. Isabel, esposa de D. Afonso V e filha do infante falecido, em cuja corte a rf D.
Brites fora educada, confirmou D. Diogo de Atade nos seus cargos na corte; porm o ambiente no
deveria ser muito salutar nem favorvel ao antigo protegido de D. Pedro, pelo que o fidalgo e sua
esposa, desejando () anbos estes senhores estare(m) fora de frascas de corte (Madahil, 1939, p.
6), acharam por bem livrarem-se de questes e intrigas da corte do jovem rei D. Afonso V e
foram residir com suas filhas na sua quint de Ouca, prximo de Aveiro (Neves, 1958, p. 6); e
depois, fugindo da peste, para Leiria, onde D. Diogo acabaria vitimado por aquela doena, tal como o
seu filho mais novo, deixando duas filhas de cinco e seis anos de idade162.
Estes infortnios tero contribudo para decidir a jovem viva a seguir a vida religiosa,
projeto que no abandonou mesmo quando, em nova estada na corte, os reis lhe propuseram
segundo casamento com um nobre e rico fidalgo da sua corte, visto que ela era ainda muito nova e
formosa (Neves, 1958, p. 6) no teria mais de 27 anos. Logo aps o falecimento da rainha D.
Isabel, sua protetora, em 1455,163 regressou a Ouca e, por influncia do prior do convento164 dos
dominicanos de Aveiro, frei Joo de Guimares, comprou um terreno contguo a este cenbio onde
mandou erguer umas habitaes modestas165 a que se veio a recolher com suas filhas, no referido dia
de finais de 1458, com a idade de 30 anos. Acompanharam-nas, apenas, uma virtuosa mulher de
idade (Santos, 1963, p. 8) e juntaram-se-lhes depois Grcia lvares, rf de um escudeiro, e a
menina Isabel Lus, rf e filha de um frade do vizinho convento da Misericrdia.
A partir de 1460166, tiveram a companhia de D. Mcia (Mcia, Mizia ou Masa167) Pereira, da
famlia dos condes da Feira, viva de Martim Mendes de Berredo, abastado168 e grande cavaleiro e

162

Um outro filho varo morrera aos oito meses de idade.


D. Isabel, dita D. Isabel de Coimbra, morreu com apenas 23 anos. Deixou rfos D. Joana, com trs anos e
dez meses, e D. Joo, futuro rei D. Joo II, com nove meses.
164
Neste captulo da presente dissertao, utilizaremos as palavras convento e mosteiro como sinnimas.
Bem sabemos que h singularidades que distinguem um conceito do outro concernentes ao gnero dos
respetivos habitantes, ordem que professam e a respetiva regra, localizao das dependncias em relao
aos ncleos urbanos e outras. Porm, centenas de anos de utilizao, qui indevida, destes vocbulos
resultaram, na atualidade, pelo seu uso quase indiferenciado e assim sucede nas fontes bibliogrficas que
consultmos pelo que adotaremos a mesma regra. O mesmo sucede na documentao do fundo onde, com a
mesma frequncia, tanto aparece designado por mosteiro como por convento. Porm, este uso seria fruto ou
da expresso consagrada pelo uso quotidiano ou por falta de esmero na execuo dos documentos. Veja-se o
rigor empregue numa certido fiel de uma doao, de 1479, onde encontrmos a seguinte inscrio a virtuosa
e devota religiosa Beatriz Leitoa, prioresa do dito convento, digo, do dito mosteiro e (). In: PT, AUC, MJA
(F), Tombos e documentos de preparao (1641-1790) (SR,). Cota: AUC-III-1D-14-5-12. p. 1v..
165
nom grandes e notaveys e[m] altura e grandeza [e] pequena cantidade (Madahil, 1939, p. 12).
166
A existncia de uma "carta de venda", datada de 18 de outubro 1459, PT, AUC, MJA (F), Escrituras de
compra e venda (1400-1856) (SR). PT, AUC, MJA (F), Escrituras de compra e venda (1400-1856) (SR). Cota: V3 D M6-G1-17, atravs da qual "Rodrigo Anes, cnego da S do Porto, vende a D. Mcia Pereira por 15.000
reis brancos de 35 libras o real, a casa da Rua Direita de Aveiro, as vinhas, a cavalaria, o ptio e o campo",
indicia claramente que a entrada no cenbio e o seu envolvimento pessoal no projeto da edificao e dotao
patrimonial do mosteiro j estariam a ser planeados e executados atravs da compra de bens para esse fim,
163

52

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

nobre fidalgo da casa do rei D. Afonso V (Neves, 1958, p. 9). Desejando renunciar ao mundo e
famlia (e) servir apenas a Deus (Neves, 1958, p. 10), e malgrado a oposio tenaz que lhe moveram
os seus poderosos pai Ferno Pereira, conselheiro de D. Afonso V e irmo, bem como o prprio
rei, resolveu, acompanhada de duas criadas, acolher-se casa de D. Brites, que fora sua conselheira e
alento aps a viuvez e com quem estabelecera contacto atravs do citado frei Joo de Guimares.
Moiteiro (2013, p. 10) assevera que, nesta 1 fase, elas prprias se encontrarem dominadas
por alguma hesitao, motivada por uma certa desconfiana social relativamente a modelos de
vivncia religiosa femininos, quanto ao modelo e modo de vida a adotar: beatrio, recolhimento,
oratrio ou beguinaria. Alertadas por Frei Joo de Guimares 169 para os perigos desta ltima, 170
rapidamente adotaram a regra dominicana171.
A entrada para a comunidade de D. Mcia Pereira () trouxe novo impulso fundao,
tanto do ponto de vista espiritual como econmico (Sousa, 2005, p. 395). Como recebera em
testamento todos os bens do marido, os avultados rendimentos permitiram a compra de novos
terrenos e a construo de novas casas e, sucessivamente, das vrias dependncias, a comear pela
capela, onde os padres do convento contguo iam celebrar, evitando qualquer contacto das
recolhidas com o mundo exterior.
Quase de imediato, foram pedidas as necessrias licenas para fundao e edificao do novo
convento junto do Papa Pio II, do rei D. Afonso V, do bispo da diocese de Coimbra, qual
pertencia Aveiro, do mestre-geral e do Captulo da Ordem Dominicana, bem como do clero local
diligncias de que se encarregou o prior Joo de Guimares e que envolveram custas e delongas no
expectveis172. Este processo seguiu de perto, afinal, o habitual na Ordem dos Pregadores: no incio,
os mosteiros femininos foram apoiados por pequenas comunidades de frades () que asseguravam
os interesses espirituais () das monjas e representavam os mosteiros na vida pblica (Sousa, 2005,
p. 370).
O solene lanamento da primeira pedra deu-se logo a 15 de janeiro de 1462, presidida pelo
prprio rei D. Afonso V, em dia de aniversrio. Poucos meses antes, a 16 de maio de 1461 data
considerada de jure a da fundao do mosteiro pela bula Pia Deo et Ecclesiae desidere, Pio II

logo aps a sua viuvez, em Novembro de 1458 (Neves, 1958, p. 9), antes, portanto, da sua entrada na
instituio.
167
Esta ltima nomeao surge, em escrita epigrfica, numa lpide que tem inscrito o nome das fundadoras, no
atual MA.
168
Por ter recebido em doao os bens de Aires da Silva, a quem [D. Afonso] os tirou por ter sido parcial do
Infante D. Pedro na batalha de Alfarrobeira (Neves, 1958, p. 9).
169
dominicano responsvel, diria mesmo o tutor, da fundao do Mosteiro de Jesus de Aveiro. A condio
sine qua non para a fundao de uma casa de religiosas dominicanas na poca era justamente o tutoramento
por parte de um homem (Garcia, 2003, p. 105).
170
beguinaria na qual muitas vezes costuma ctecer periigos de Infamia e grdes erros nomeadamente para
molheres de nobre geerac e n de muita idade como entce er (Madahil, 1939, p. 25).
171
mais certa e segura vida era a de Religi e ordem (Madahil, 1939, p. 25).
172
Ho que tudo se fez e ouve c muita dificuldade e despesa (Madahil, 1939, p. 25).

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A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

autorizou a fundao do novo instituto, conforme o convento do Salvador de Lisboa, ou seja, dentro
do movimento da observncia (Sousa, 2005, p. 395).
O nome escolhido para a novel instituio ter-se- ficado a dever posterior oferta de uma
imagem de Cristo crucificado 173 s monjas dominicanas pelo religioso Francisco Zuzarte, imagem
ainda hoje exposta no Coro alto do Museu de Aveiro 174 . Outros, no entanto, referem que foi
inteno das fundadoras e do prior do convento vizinho, desde os primeiros passos, colocarem o
novo cenbio sob a invocao de Jesus, bem como sob a regra dominicana.
A construo decorreu a bom ritmo, impulsionada pela orientao e pela fazenda de,
sobretudo, D. Mcia Pereira, de tal modo que todos os que a vii diziam que os oficiaes lavrav de
dia e os anjos de nocte (Madahil, 1939, p. 29). s primeiras damas recolhidas outras se foram
juntando, de vrias origens sociais, sendo j oito data da fundao acima citada: Beatriz Leitoa e as
suas duas filhas Catarina e Maria de Atade , Mcia Pereira e duas criadas Ins e Catarina lvares
, assim como Grcia lvares () e Isabel Lus () (Moiteiro, 2013, p. 13). E a estas outras se
vieram juntar, sucessivamente, algumas provenientes da alta nobreza, por vezes desviadas de
projetos de casamento iminentes, como D. Teresa Pereira, irm de D. Mcia. A cada uma foram
sendo entregues as tarefas necessrias vida comunitria, desde as mais humildes s artes nobres.
Para a vida conventual, que se tinha em vista, tornava-se preciso prover a livros de coro (). Abriuse um verdadeiro scriptorium, oficina de cpia e iluminura, para escrever e notar livros litrgicos no
convento, e as filhas de D. Brites, D. Catarina e D. Maria, foram confiadas a Fr. Pedro Dias, de vora,
perito na arte, para que as ensinasse (Santos, 1963, p. 21).
A maior obreira material do convento, D. Mcia, no veria, porm, concluda a obra a que
dedicara toda a sua fortuna e ateno, vtima, provavelmente, do cansao e da vida austera que
adotara175. No entanto, estando a morte iminente, pediu para fazer profisso particular, o que lhe foi
concedido, pelo que foi considerada a primeira religiosa professa do convento. Em dezembro do
mesmo ano, as outras religiosas recolhidas tomaram o hbito (de novias) e, em Janeiro de 1465,
realizou-se a cerimnia da clausura que deu incio vida monstica da comunidade (Sousa, 2005, p.
395). Passado um ano conforme determina a regra D. Brites e outras duas novias fizeram a
solene profisso; e outras cinco lhes seguiram o caminho, em cerimnia realizada dias depois,

173

Segundo informaes colhidas no Museu de Aveiro, este crucifixo de rosto plcido , em estilo gtico,
ter presidido procisso da fundao do mosteiro e ter sido perante ele que a princesa Joana ter cortado
os seus cabelos e tomado o hbito, em sinal de despojamento de toda a vaidade e desapego dos bens
mundanos.
174
Informaes colhidas no local, doravante designado MA.
175
Nosso Senhor () lhe prouve dar fym a seus trabalhos e por termo a seus padecimentos a trs dias do
ms de outubro do no de mil quatroce(n)tos a sase(n)ta e quatro, hua sesta feyra, oras de vspera (Madahil,
1939, p. 35).

54

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

novamente com a presena de D. Afonso V; no ano seguinte eram j doze as professas e na data de
entrada da princesa Santa Joana tinham professado dezoito176, das quais haviam falecido quatro177.
Aquando do encerramento da clausura, D. Brites Leito foi nomeada pelo prior da
comunidade, frei Joo de Guimares, Regedor principal (Madahil, 1939, p. 40); no ano seguinte
passou a vigayra (Madahil, 1939, p. 41) e, em 1468, foi eleita unanimemente como a primeira
prioresa da nova comunidade porque j er Conve(n)to hordenado (Madahil, 1939, p. 191), isto ,
j tinha o nmero mnimo de professas, pese, embora, uma primeira incurso da peste ter ceifado
uma novia e trs das primeiras monjas, logo em 1466, entre as quais a primognita de D. Brites, D.
Catarina de Atade (Madahil, 1939, p. 41) cargo que desempenhou at sua morte, em Abrantes,
em agosto de 1480, igualmente vitimada pela peste. Seguiu-se-lhe no cargo D. Leonor de Meneses,
at 1482.
Para a prosperidade do novo Mosteiro muito contriburam os privilgios outorgados naquela
ocasio pelo Rei Africano, nomeadamente o de a comunidade poder herdar, comprar e possuir
bens178; E se ent mais lhe pedir n o negara (Madahil, 1939, p. 42).
Nos anos seguintes, e graas aos proventos de professas179 e de benemritos, o pequeno
claustro foi sendo ampliado e enriquecido, aumentando igualmente o nmero de ingressos, algumas
em idades muito precoces180. Entre as habitantes, distinguem-se estatutos diferenciados: as professas,
que elegem a prioresa, as novias, as respetivas criadas 181 , as irms conversas e, at, servas e
escravas. E, tal como era uso noutras comunidades, havia donas, de origem nobre, vivendo de acordo

176

Memoryal de todas as Religiosas que ffezer proffissom Neste Moesteyro de Jhesu Nosso Senhor. E em que anno. E
ms (In Madahil, 1939, p. 189 e ss).
177
Memoryal das Madres E Irmas que nesta Casa de nosso Senhor jhesu falecer (In Madahil, 1939, p. 241 e ss.).
178
De que so prova documental os alvars para compra de bens de raiz, de 1462 (cota: V-3 D M6-G1-19),
as cartas a autorizar a compra at 20 000 reis e a posse de bens, dadas em 1468 e 1470 (cota: V-3 D M6G1-26 ou cota: V-3 D M6-G2-7), respetivamente, todos existentes no AUC, todos pertencentes srie
documental com a referncia: PT, AUC, MJA (F), Alvars, autorizaes, mercs e provises rgios(SR) (14151834). Mas os privilgios estenderam-se a outros monarcas como D. Manuel I, atravs do alvar para posse de
bens de raiz, dado em 1501 (cota: V-3 D M6-G5-3) e confirmao de benefcios dado por D. Joo III, em
1527 (cota: V-3 D M6-G6-10) de igual referncia aos supracitados entre outros que encontramos no
fundo, quer se trate do original, quer da certido.
179
Muito embora as regras monsticas primitivas () apelassem ao total desprendimento de bens materiais
pelos professantes, interditando mesmo que a ausncia de patrimnio prprio fosse impedimento livre
profisso monstica, a verdade que, desde muito cedo, as clausuras regulares no puderam deixar exigir e
contratualizar a garantia de ttulos de subsistncia material digna para os seus professantes. Nos claustros
femininos, alis, a situao revelar-se- ainda mais exigente e delicada do que nos masculinos. nesse contexto
que emergir o hbito legal de registar, por contrato notarial escrito, as condies de entrada de uma
postulante ou novia candidata vida cenobtica (Gomes, 2003, p. 149), como bem atesta a srie documental:
Contratos e escrituras de dote (1515-1795).
180
Hua de dez anos chamada Ines Eanes, e outra de seys a que chamav Margaryda Pinheyra e hua sua irma
mynyna de trs nos chamada Cattheryna Pinheyra (Madahil, 1939, p. 49).
181
No se esquea a origem nobre da maioria das freiras; porm, o seu nmero era limitado, atendendo ao
ideal de pobreza que adotaram. Entre a documentao existente no AUC h um Breve do geral da OP, datado
de 1481, em latim, autenticado por dois selos de chapa um deles com a cruz de Cristo, magnfico
autorizando as religiosas a ter criadas e escravas (PT, AUC, MJA (F), Escrituras diversas (1448-1808)(SR). Cota:
III-1-D-14-5-37, p. 522).

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A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

com a regra dominicana, podendo habitar as instalaes conventuais, anexos prprios ou, at, as suas
casas182.
Importa precisar que o convento de Jesus nasceu em pleno contexto da reforma da ordem
dominicana, em que se digladiavam o ramo conventual da ordem os claustrais e o ramo
reformado os da nova observncia. Na sombra espiritual dos vizinhos do Convento da
Misericrdia, seguidores da observncia, as recolhidas procuravam prosseguir os princpios do ramo
que pretendia o regresso pureza perdida, concebida nos tempos da criao das ordens e nos
seus sucessivos momentos de refundao (Moiteiro, 2013, p. 58). Acresce que, logo em 1464, duas
religiosas do convento do Salvador de Lisboa considerado o primeiro na regra da observncia
ingressaram no convento de Jesus. Este estava destinado a conhecer uma posio muito significativa
no quadro das dominicanas portuguesas, pela capacidade em atrair figuras de vulto, como a infanta D.
Joana, e por ter desempenhado um papel de destacado relevo na difuso da observncia junto dos
numerosos conventos que viriam a ser criados entre o final do sculo XV e as primeiras dcadas do
seguinte (com a) sada sucessiva de freiras de Aveiro rumo ao Centro e Sul de Portugal, para os
diversos conventos a criados dentro do movimento da observncia (Moiteiro, 2013, p. 62), que se
enumeram noutro local.

4.2.2.2. A princesa Santa Joana


Entre as recolhidas, a mais famosa e a mais importante para o devir do Mosteiro de Jesus foi,
sem dvida, a princesa D. Joana, filha de D. Afonso V e de D. Isabel, nascida no Pao da Alcova, em
Lisboa, em 6 de fevereiro de 1452. Foi jurada pelas Cortes como princesa herdeira do reino, uma
vez que o seu irmo mais velho, D. Joo de Portugal, morrera pouco depois da nascena; o
nascimento de D. Joo em 1455 f-la perder esse ttulo, embora os coevos e psteros persistissem
no trato de Princesa183 (em vez de, simplesmente, infanta). Tendo ficado rf de me quando ainda
no perfizera 4 anos, desde tenra infncia se lhe disps mais o esprito para o servio de Deus do
que para as grandezas da terra (Almeida, 1903a, p. 530); muito cedo sentiu o apelo para a vida
religiosa, de pobreza e desapego das coisas mundanas184 bem ao invs do que se passava na corte,
onde se vivia o perodo dos sonhos e grandezas da epopeia dos Descobrimentos (Gaspar, 2010,
n.p.). Aos dezassete anos j recusara, veementemente, vrias propostas de casamento, muito
promissoras no contexto da poltica de alianas, e j tomara o firme proposyto desprezar e leixar
182

Por isso, D. Joana, como j dito, mandou comprar umas casas contguas ao mosteiro (que eram de Aires
Gomes), com o respectivo pomar, para a viver com mais sossego, sem deixar de compartilhar da vida
conventual. A Princesa pagou com seu prprio dinheiro as referidas habitaes e o mencionado pomar. Passou
a viver a, em casas que Madre Brites mandou construir. Eram duas simples divises - uma sala para estar, ler,
escrever ou trabalhar, e outra para quarto de dormir, com dois leitos pequenos (Garcia, 2003, p. 123).
Recorde-se, igualmente, o que aconteceu com a Rainha Santa, no Mosteiro de Santa Clara (Cf. Guedes, 2012).
183
Gaspar, 2010, n.p..
184
E posta e[m] tanta alteza de ponpa e vaydades do um[n]do . pouco e pouco Comecou crecer e[m] seu
corac desprezo e avorrecimento de todo o que fora das Causas de deus viia e ouvia (Madahil, 1939, p. 78).

56

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

ho mu[n]do (Madahil, 1939, p. 88), projeto em que contou com o exemplo e colaborao de D.
Leonor de Meneses, novia no Mosteiro de Jesus. Em 1471, aproveitando o regresso vitorioso da
campanha africana de Arzila e Tnger, obteve finalmente a aquiescncia do mui contrariado mas
enfim resignado seu pai e do irmo, muito aspero, queyxoso e agravado por ho querer assy leyxar
soo (Madahil, 1939, p. 97) para recolher a um mosteiro.
Aps breve permanncia em Odivelas, decidiu afastar-se definitiva e drasticamente da vida
da corte, das suas presses, cousas e negcios (Madahil, 1939, p. 105) e ingressar no Convento de
Jesus, onde entrou aos quatro dias do ms de agosto de 1472, 185 e onde permaneceu at sua
morte, em 12 de maio de 1490186, com 38 anos de idade.
A sua situao foi, de incio, algo indefinida:
ningum sabia, ainda, com clareza, a sua ltima teno. Ela contentava-se com estar ali,
praticar com D. Brites e demais freiras, e tomar parte nos ofcios corais e restantes actos
de culto, abancando nos ltimos cadeirais () na situao jurdica de simples hspeda
(Santos, 1963, p. 55),

apesar de seu pai considerar o Mosteiro como Pao da Infanta187, como sobrevm da leitura
do alvar: me apraz, por fazer esmola prioresa e donas do Mosteiro de Jesus da vila de Aveiro,
pao da Infanta minha muito amada e prezada, filha188
Em 1475, tomou o hbito de novia das mos de D. Brites e passou a fazer a vida comum,
tal e qual como qualquer novia (Santos, 1963, p. 57), nunca vindo, porm, a professar,
provavelmente para no afrontar, ainda mais, a Corte189. Esta, porm, reage quela tomada do hbito
dominicano: quando a notcia chegou aos ouvidos de D. Joo, ele ficou fora de si () e sem esperar
mais () dirigiu-se a terras do Vouga (Santos, 1963, p. 59); e as cidades e vilas () mandaram os
seus procuradores a Aveiro (), aglomeraram-se roda da portaria do Mosteiro de Jesus, clamando
pela Prioresa () para que lhes desse conta do ousio, que tivera, em cortar as tranas princesa e
impor-lhe o hbito (Santos, 1963, p. 58). A princesa acabou por ceder. As interferncias do rei na
vida da princesa no cessaram a; em 1481, D. Joo II, veio a confiar-lhe a educao do seu filho
legitimado, D. Jorge que passou a residir nas instalaes do Mosteiro, com os seus serviais,
185

D. Affonso V aconselhou-lhe o Real Convento de Santa Clara, de Coimbra; porm, D. Joana manteve-se
nos seus propsitos e entrou no convento de Aveiro (Almeida, 1903a, p. 533).
186
Ainda hoje esta efemride assinalada como feriado municipal em Aveiro.
187
Na qualidade de princesa, D. Joana mantm a sua casa organizada fora da clausura, em Aveiro capeles e
moos de capela, vedor, almoxarife, procurador, doutor, mdicos, ama e cuvilheira, alm de criados e
criadas (Santos, 1963, p. 122), podendo constituir uma das provas documentais deste facto a "Escritura de
quitao", dada em 1481, atravs da qual "Aires Gomes, escudeiro de D. Afonso V e seu escrivo dos contos, e
sua mulher Beatriz Gil, do quitao Infanta Dona Joana de 250.000 reais para pagamento da sua casa e
pomar que possuam junto do Convento de Jesus e que D. Afonso V lhes tomara em Agosto de 1472 para
instalar a Infanta" (PT, AU, MJA (F), Contratos e escrituras de transao, pagamento, quitao e composio
amigvel (1468-1782) (SR). Cota: V-3 D M6-G3-11).
188
Alvar de D. Afonso V de 1476. (PT, AUC, MJA (F), Escrituras diversas (1448-1808) (SR), p. 2 v. Cota: III1-D-15-1-7).
189
O facto de a princesa ter apenas um irmo no deixava os sbditos do reino descansados quanto s
garantias de sucesso. Assim, nunca chegou a professar, apesar de ter levado uma vida de clausura e em tudo
idntica s das monjas professas.

57

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

provocando alteraes no dia-a-dia da comunidade; entre 1481 e 1490, verificaram-se novas


tentativas de D. Joo II para que a princesa aceitasse novas propostas de casamento, que ela sempre
recusou; e, j em 1479, a princesa fora intimada, por seu irmo e seu pai, a sair do mosteiro aquando
de mais um surto de peste por todo o norte do pas o que ela acatou, no sem resistncia,
deslocando-se para sul, acompanhada por um grupo de irms, entre as quais figurava a prioresa 190
que, nessa jornada, acabou por falecer, em Abrantes, a 3 de agosto de 1480.
No ser demais voltar a realar a importncia de que a entrada da princesa se revestiu para
o Mosteiro de Jesus, trazendo-lhe prestgio e desafogo material. Sucessivas doaes de D. Afonso V e
de D. Joo II aumentaram o esplio do mosteiro em valiosas obras de arte e bons livros, que
comprou, em abundncia (Santos, 1963, p. 57). J antes, em 1474, D. Afonso V concedera ao
mosteiro uma tena anual, que ser confirmada pelos monarcas seguintes 191 . Tendo entrado no
Convento, a Princesa viria a doar-lhe os seus bens, nomeadamente os provenientes do senhorio de
Aveiro, que lhe fora atribudo por seu irmo, em 1485, o que veio permitir um desanuviamento da
economia conventual e, ao mesmo tempo, promover um maior auxlio aos mais necessitados.
Malgrado as reticncias que colocou entrada da sua filha na instituio, tanto D. Afonso V como,
depois, o Prncipe Perfeito cumularam as religiosas de Aveiro de favores diversos que esto bem
comprovados na documentao da poca e que lhes permitiram um slido apoio econmico neste
incio de vida conventual192. No seu testamento, deixou tudo o que, pessoalmente, lhe pertencia, ao
190

E neste meesmo no. No ms de Setembro. Sayr desta Casa () a Senhora Ifante nossa Senhora. E a
muito virtuossa nossa madre prioressa (seguem-se os nomes de outras seis irms). Ho no do Senhor. De Mil
quatrocentos. oitenta. No Ms de Agosto. Tornar a este moesteyro. A Senhora Ifante (Memoryal de todas
as Religiosas, in Madahil, 1939, p. 193)
191
Por exemplo, D. Manuel, em 1502, passa a carta de confirmao do padro de acar, a pedido da prioresa.
A carta teria duas formas de autenticao, a assinatura "Ass A Rainha" e o selo, pela presena dos quatro furos
por onde passaria o trancelim de suspenso do selo (PT, AUC, MJA (F), Alvars, autorizaes, mercs e
provises rgios (1415-1834) (SR). Cota: V-3 D M6-G6-28).
Pelo desafogo econmico que proporcionava, o acar era designado "o ouro branco", tendo algum dinheiro
sido canalizado para a aquisio de obras de arte sacra (retbulos e pinturas) que, atualmente, enriquecem o
patrimnio do MA.
192
So exemplos disso o alvar dado em Coimbra em 1462, por D. Afonso V, no qual pode ler-se: fazemos
saber que Don mcia p[er]eira molher que foy de Martim meendez de Berredo fidalguo que foy de Nossa casa
a que(m) De[us] p[er]doe enviou Dizer como Nos p[er]a seu suportamento e das Religiodas que servir a
D[e]os no mostr que ella ora faz em aaveiro lhes era necessrio o dito mostr tter alguus bee(m) de rraiz
(cota: V-3 D M6-G1-19); o privilgio concedido aos caseiros e lavradores de no pagarem peitas, fintas e
outros encargos, datado de 1492, do qual apenas dispomos da carta de confirmao dada por D. Joo III, em
1527 (cota: V-3 D M6-G6-12), todos pertencentes srie, com a referncia: PT, AUC, MJA (F), Alvars,
autorizaes, mercs e provises rgios (1415-1834) (SR). Ou, ainda, o privilgio para trs marnoteiros que
marnotassem as marinhas que faziam na vila de Aveiro (1464); a permisso de comprarem herdades de po,
vinho, azeite, casas e outros bens de raiz at quantia de cem mil reais (1464); a carta de quita de foro da
gua de qualquer moinho que fizesse em determinado rio de uma propriedade que possua no termo da vila
de Leiria (1466); a licena ao Mosteiro de Jesus para ter, lograr e possuir as terras que Ferno Pereira e Vasco
Pereira houveram por morte de seu pai e das quais haviam feito doao em 3 do corrente (1466); a esmola
anual de 6.000 reais brancos (1466); e, sobretudo, a licena para poderem lograr e possuir para sempre
quantos e quaisquer bens lhes fossem deixados e apropriados por quaisquer pessoas e para poderem haver e
comprar bens de raiz at quantia de duzentos mil reis (1468). In: Calendrio Histrico de Aveiro[em linha].
No AUC encontramos grande parte destes privilgios, em cartas de confirmao feitas pelos sucessivos reis,
por traslados ou em pblicas formas.

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A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

Mosteiro de Jesus, aps ter concedido alforria para todos os escravos e escravas de sua casa (),
mandado pagar dvidas e satisfazer vrias quantias, por alvars de casamentos, doaes e moradias
de gente do seu servio (Santos, 1963, p.108) e distinguido outros com donativos especficos193.
Nos documentos coevos h, igualmente, referncias a aquisies de terras e outros bens que
as dominicanas consideraram necessrios ou proveitosos para a comunidade194. Para esta relativa
prosperidade, concorriam, decerto, os dotes que as novas religiosas traziam consigo, ao tomarem
hbito, e que, por fora da profisso cannica, ficavam vinculados comunidade (Santos, 1963, p.
70); ora, pertenciam mais alta nobreza muitas destas professas ou simples recolhidas.
A presena de D. Joana influenciou, pois, de modo mltiplo, o longo priorado de D. Maria de
Atade (1482-1525), filha da fundadora que sucedeu prioresa D. Leonor de Meneses, que
governou dois breves anos marcado por uma estabilizao da vida econmica, pelo crescimento
da comunidade, pela ampliao do convento e pela presena da princesa (Sousa, 2005, p. 395). Tal
permitiu que esta comunidade se afirmasse na expanso da Ordem dominicana:
O priorado de D. Maria de Atade foi tambm marcado pela aco desenvolvida a nvel
exterior, no que respeita participao na fundao de novos conventos (como o de Santa
Ana de Leiria e o da Anunciada de Lisboa) e reforma de casas j existentes (convento de
So Domingos das Donas de Santarm). De uma forma indirecta, as religiosas de Jesus de
Aveiro estiveram tambm ligadas fundao do convento de Nossa Senhora da Saudao de
Montemor-o-Novo e passagem do convento do Paraso de vora da terceira Primeira
Regra (Sousa, 2005, p. 396),

constituindo o centro a partir do qual irradiar a reforma das casas femininas em Portugal,
entre os finais do sculo XV e as primeiras dcadas do sculo XVI (Moiteiro, 2013, p. 12). Neste
tempo, professaram a regra dominicana, em Aveiro, 18 religiosas (). O movimento de vocaes,
recolhidas entre senhoras da melhor nobreza continua (Santos, 1963, p. 145).
Foram aquelas que mais de perto conviveram com a princesa que encetaram os primeiros
passos da sua venerao, no prprio dia da sua descida ao tmulo, no coro de baixo, que fizeram
com muita devoam e mais honra que poderom, segundo conheciam seer dygna e muym razoado
ser feito aaquella muito santa senhora (Madahil, 1939, p. 173). Doravante, os seus restos mortais
tornaram-se local de orao e pedidos de intercesso.
"Logo aps a sua morte, o povo de Aveiro, antecipando-se ao julgamento da Igreja, comeou
a denomin-la por santa e a vener-la (Gaspar, n.d., n.p.). Da comemorao do aniversrio da
193

Um destes benefcios dever ter sido materializado, em 1532, por D. Joo III, atravs da concesso de um
padro de tena, dado a Catarina de Mesa, que fora criada da Infanta Santa Joana, de 5000 reais (PT, AUC, MJA
(F), Cartas de padro de tena anual e relaes de padres (153-1715) (SR). Cota: V-3 D M6-G6-18).
194
So disso exemplo que Joo de Madal e sua mulher Leonor lvares, por instrumento de escambo,
cederam as casas e o quintal que possuam em Aveiro, junto ao Convento Dominicano de Nossa Senhora da
Misericrdia, a D. Mcia Pereira, viva de Martim Mendes de Berredo, representada, no acto, por D. Beatriz
Leito, ou Brites Leitoa, recebendo dela outras casas e quintal, sitos na Rua Direita, e 11.000 reais brancos
(1466); Pedro Gonalves Robalo e sua mulher Leonor Lopes, moradores na Vila Nova de Aveiro, venderam a
D. Mcia Pereira, viva de Martim Mendes Berredo e uma das fundadoras do Mosteiro de Jesus, diversos bens
que possuam (1461); o Padre Ferno de S vendeu uma marinha de fazer sal, sita no lugar de Pero Maceira,
no termo da vila de Aveiro, a D. Mcia Pereira, viva de Martim Mendes Berredo e uma das fundadoras do
Mosteiro de Jesus, pela importncia de 110.000 reais brancos (1462). In: Calendrio Histrico de Aveiro[em linha].

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A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

morte, com velas acesas, perfumes e incenso sobre o tmulo, diante da referida pintura do sculo
XV exposta num altar (Gaspar, 2010, n.p.) foi um passo e missa solene e ao culto particular outro,
muito curto. Por 1580, correu a notcia da cura miraculosa de uma monja, por sua intercesso e, j
no tempo de Filipe II, com um subsdio da coroa, as suas relquias foram trasladadas para um sepulcro
mais monumental. Em 1626, iniciou-se o processo de beatificao. As diligncias arrastaram-se em
dificuldades e jogos de influncia, perturbados, por exemplo, pelo no reconhecimento da
Restaurao da independncia portuguesa, por parte da Santa S, o que s veio a suceder em 1669.
Em 1686, o processo foi admitido na Sagrada Congregao dos Ritos, em Roma, sendo concludo em
4 de abril de 1693 mais de um sculo aps o incio do culto particular pelo breve do Papa
Inocncio XII Sacrosanti apostulatus cura,
no qual se confirmava o ttulo de beata e se autorizava a celebrao da sua festa, em 12 de
maio, em todo o pas e na Ordem Dominicana. O ofcio e missa prprios foram conseguidos
em 1715. D. Pedro II ordenou a renovao e o aformoseamento do coro de baixo, onde Santa
Joana havia sido sepultada, e mandou substituir a urna, que continha os seus restos mortais ()
pelo valioso tmulo actual. Precioso trabalho de mosaico de mrmores polcromos, formando
desenhos geomtricos e emblemas sagrados nas faces, a sua traa do arquitecto real Joo
Antunes (Gaspar, n.d., n.p.).

O processo de canonizao foi, porm, longo e cheio de contratempos, chegando a Roma s


em 1752. Em 1756, j depois do veredito favorvel do Promotor da F, deteve-se, quase sem
explicao plausvel, nunca sendo concludo195.
Porm, sobretudo por ao das religiosas, o culto manteve-se ao longo dos tempos e est
ainda hoje arreigado entre as gentes vareiras.
Facto de extrema importncia para a solenizao pblica das festas anuais foi a posterior
proviso rgia, com data de 12 de Fevereiro de 1807, onde se determinou que a procisso
fosse considerada real. Por isso, nela tomariam parte os membros do Senado da Cmara
(Gaspar, 2010, n.p.).

4.2.2.3. A estabilizao da instituio


A D. Maria de Atade sucedeu no priorado D. Isabel de Castro (1525-1534), ltima prioresa
vitalcia. A partir de 1534 () os priorados vitalcios passaram a trienais ou quadrienais. Destacouse na primeira fase, de priorados com termo, o governo de D. Francisca Doairos (1549-1558) que,
eleita e reeleita para novo mandado, empreendeu obras de vulto no convento, nomeadamente a
construo do claustro superior (Sousa, 2005, p. 396). At ao final do perodo filipino, foram cerca
de trs dezenas as que tiveram a honra de desempenhar o cargo (Santos, 1963, pp. 149 e ss.) 196.
195

Atentemos, porm, que a conjuntura poltica mudara profundamente: governava o Marqus de Pombal, as
dificuldades entre a corte e a Santa S eram recorrentes desde o reinado de D. Joo V, os jesutas haviam sido
expulsos em 1759, o novo Superior Geral da Ordem dos Pregadores era Frei Joo de Mansilha, imposto pelo
marqus reformador, os recursos financeiros tambm essenciais a estas dmarches! eram, agora, muito
mais escassos e filtrados pelo Duque de Oeiras, que teria outras prioridades Tudo se conjuga, pois, para
aquele desfecho, apenas estranho pelo facto de o processo estar praticamente fechado.
196
O padre jesuta Domingos Maurcio Gomes dos Santos publicou, em 1963 e 1967, a obra grandiosa O
Mosteiro de Jesus de Aveiro, suportada em vastssima documentao e pesquisa exaustiva, embora marcada por

60

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

Desde cedo, o convento se tornou um verdadeiro internato feminino, num mosteiro de clausura:
primeiro providenciando a educao das meninas, quase de leite que entraram no recinto claustral
e nele fizeram a sua primeira educao at poderem, mais tarde, quando atingida a idade cannica,
professar e, depois passando a receber outras no sujeitas clausura para a serem educadas
como acontecia com vrios outros claustros poca. neste contexto que se cria a clebre escola
de bordados e matizes, que ao longo dos sculos XVII e XVIII havia de afirmar-se, em trabalhos do
maior primor e delicadeza, de que o Museu Regional ainda apresenta to soberbos espcimes
(Santos, 1963, p. 158).
Na segunda metade do sculo XVI os edifcios foram sendo ampliados e sucessivamente
transformados. A rotina beneficente das religiosas faz-se notar sobretudo em pocas das grandes
pestes, o papel educativo acentua-se e consolida-se e, a par dos bordados, ganham fama a doaria, a
botica197 e a iluminura198. O mosteiro assumira j notvel papel na vida da regio.
D. Sebastio confirmou alguns privilgios e ddivas feitos ao convento por seus
antecessores mas, por seu lado, os Filipes no foram largos em concesses (Santos, 1963, p.162).
A posio predominantemente anti castelhana valeu aos dominicanos um certo apagamento sob o
domnio filipino; os Dominicanos ficaram cabea dos proscritos do Gran Perdn (); perderam
por muito tempo a Universidade (Rolo, 2000, p. 84). Mas registou-se a ddiva de gua corrente,
fundamental para a vida diria, por parte do 1 Duque de Aveiro, a par de outros legados de gente
grada. O patrimnio conventual, de 1534 a 1640, no sofre alteraes sensveis, em bens imveis
(Santos, 1963, p. 166). Os excedentes, provenientes, sobretudo, dos dotes das professas199, foram
investidos em padres de juro. Mas, o movimento de vocaes e habitantes do convento aumentou,
extraordinariamente, neste perodo, incluindo senhoras da nobreza e alta burguesia. E dele
continuaram a sair religiosas que, para governo das suas comunidades, outros conventos pediram ao
Mosteiro de Jesus (Santos, 1963, pp. 164-165), o que atesta a sua boa fama e o papel que teve na
expanso da nova observncia dominicana.

evidentes intuitos doutrinais. Nele tm eco as publicaes anteriores e nele foram beber as mais srias
publicaes posteriores. No se estranhar, portanto, que este captulo desta dissertao remeta, muitas vezes,
para citaes dessa obra, verdadeiro arquivo dos factos relacionados com a vida do MJA, absolutamente
indispensvel a quem queira conhecer este tema, nomeadamente no perodo intermdio entre as fases de
nascimento e de declnio/extino.
197
Botica que, ainda hoje, se pode admirar, logo entrada do MA, apesar de nem todos os artefactos serem da
poca. No catlogo do Livro Antigo, Museu de Aveiro (1999), no ndice ideogrfico, no encontrmos nenhum
livro especificamente sobre a botica; mas h, porm, um sobre botnica (n. 152) que tem toda a probabilidade
de ter servido para as monjas encomendarem ao hortelo as plantas que serviam naquela. Lamentavelmente
no chegou at ns nenhum livro da referida Botica, nem existe, que saibamos, nenhum estudo sobre ela
semelhana de outras boticas conventuais como a do Mosteiro de Santa Cruz, de Coimbra (Perico, 2012) ou
do Convento de Nossa Senhora do Carmo, de Aveiro (Pita & Pereira, 2012).
198
Parte significativa dos tombos deste fundo, existentes no AUC, tem magnficas portadas iluminadas e, pela
simbologia da iconografia, podero ter sado das mos das monjas do scriptorium do MJA.
199
No fundo do MJA encontramos um conjunto de testemunhos escritos, que reunimos intelectualmente, na
srie documental: contratos e escrituras de dote (1515-1795).

61

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

No entanto, o autor que vimos seguindo assinalou tambm um ligeiro vislumbre de


secularismo; os locutrios conventuais tornaram-se, s vezes, sales de visitas, em que nem tudo
era digno de casas de orao e de ascese, o que atribuiu ao mundanismo do sculo XVII e ao
carcter galanteador do elemento espanhol, inserido na sociedade portuguesa. Nada de grave,
porm: em Aveiro estas manifestaes foram menos sentidas que noutros e, se as houve, devem-se
sobretudo ao facto de o convento desempenhar uma funo pedaggica que se acentuou ao longo
dos tempos e recolher dentro dos seus muros, no s religiosas professas e novias, madres de
coro e conversas, mas igualmente pupilas, que os pais, s vezes, desde a mais tenra infncia ()
entregavam aos cuidados pedaggicos das religiosas, bem como senhoras que, de sua livre vontade,
com licena da Santa S, ou por deciso dos tribunais de justia e aviso rgio, no estando, pois,
sujeitas s regras to restritivas da clausura (Santos, 1963, pp.180-182).
A Restaurao teve repercusses na comunidade, at devido ao grande nmero de
senhoras da primeira nobreza que viviam dentro dos muros de Jesus. A partir de relatos do
Memorial, escrito por madre Margarida Pinheiro, este autor concluiu a nota de exaltao patritica
que o ambiente conventual devia viver. Apesar das dificuldades da guerra que se lhe seguiu,
empreenderam-se nesses anos no claustro, obras de restauro e embelezamento, que se entendeu
ao dormitrio antigo, bem como igreja e a algumas oficinas, sem descurar a parte patrimonial do
convento pela mo da empreendedora prioresa D. Brites Sotto Maior (Santos, 1963, pp. 263-264).
A partir da segunda metade do sculo XVII e at finais do sculo XVIII torna-se difcil traar a
histria do convento por falta de dados relevantes nos documentos coevos; a vida monstica segue
na penumbra (Santos, 1963, p. 253), no dizer daquele padre jesuta. Sabe-se, no entanto, que
remontam a esta poca as maiores transformaes do edifcio, com remodelao da fachada e
acrescento do segundo claustro (Santos, 1963, p. 253). O mesmo autor refere que o nmero de
professas situava-se volta das sete dezenas e estava sujeito a limitao de vagas facto comum nas
comunidades femininas de clausura200. Para alm destas, o mosteiro continuou a admitir educandas
ou pupilas que seriam cerca de 20 nesta fase. Como foi j referido, em 1693, concluiu-se o
processo de beatificao da Princesa Santa Joana e teve incio o seu culto oficial o espontneo,
popular, remonta data do seu falecimento facto da maior relevncia para o mosteiro e para a
regio.
Quanto vida econmica, curioso verificar que as novas aquisies patrimoniais so,
principalmente, em ttulos de juro (Santos, 1963, p. 256); mas continuou a verificar-se a entrada de
senhoras da alta nobreza, cujas heranas revertiam para a comunidade.
A primeira metade do sculo XVIII marca, sugestivamente, o auge da prosperidade
conventual das Dominicanas de Aveiro (), o nmero das religiosas atinge o mximo que o
edifcio e as suas rendas comportavam [chegando a 80]. A fama da sua escola de bordados
200

Soror Ana da S. Joaquim, sobrinha de D. Joana da Maia () que () por 1692, tivera de esperar sete anos
para encontrar vaga, apesar de possuir dote AUC, Cartrio do Convento de Jesus de Aveiro, (Tomo 3,
Tombo 1 de Ouca), citado por Santos (1963, p. 254).

62

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

continua a afirmar, de forma insofismvel, a capacidade de uma ao educativa. As festas


mais pomposas em honra de Santa Joana, depois da sua beatificao em 1693, continuam-se
na primeira metade do sculo XVIII, em ritmo crescente, com a solene trasladao das
relquias para o novo tmulo () A igreja, o coro e o antecoro, bem como a capela de
Santa Joana, enchem-se de talhas reluzentes de oiro. um sopro vigoroso de renovao
material, que tem a sua correspondncia na piedade litrgica e no fervor caritativo das
religiosas (). A parte mais relevante das construes do sculo XVIII representada pela
fachada, que veio dar ao exterior do convento () certa monumentalidade (Santos, 1963,
p. 270-271).

O mosteiro acompanhou, pois, pela mo de sror Arcngela Maria do Baptista, o afluxo de


riquezas ao pas, no ciclo do ouro do Brasil, e o apogeu do barroco. A igreja, os coros, os claustros,
as escadarias os corredores e antessalas dos dormitrios encheram-se de capelas e oratrios,
tabernculos, nichos e msulas, cada um deles construdo e mantido pelas suas devotas e mordomas.
A fama de claustro exemplar enrazou-se.
No cartrio, empreendeu-se a obra de tombao de todos os ttulos antigos, de que
dispomos de alguns exemplares201;
tornou-se possvel recuperar e aumentar muitos foros e demarcar, solenemente, todas as
freguesias das igrejas do padroado conventual, bem como da Quinta da Ouca, alm das
demarcaes particulares. () Alvars com privilgios de monta () viram-se, de novo,
actualizados () A remodelao da escriturao, naturalmente, fez-se sentir na
reconstituio das condies econmicas do mosteiro (Santos, 1963, 270).

O duque de Aveiro, D. Gabriel de Lencastre Ponce de Leo, D. Joo V e D. Maria I


retomaram a tradio de deixar ao mosteiro legados vultuosos e conceder regalias importantes, aps
um sculo em que no se registara qualquer doao digna de meno. Contudo, o maior
rendimento, depois dos dzimos do padroado, da Quinta da Ouca, das marinhas e dos foros, sem
desprezar o de algumas doaes particulares, veio, sobretudo, dos legados, dotes e heranas das
religiosas (Santos, 1963, p. 300).
Porm, a dissoluo moral da nobreza e da corte no deixou de ter repercusses na vida das
comunidades religiosas: A muitos outros seduziu a miragem do claustro como refgio socialmente
honesto de vocaes dbias. A disciplina regular relaxou, a crise moral e espiritual desacreditou a
pureza do carisma monstico (Rolo, 2000, p. 86). Porm, assevera Santos, de Aveiro, felizmente,
no se conhece nenhum caso escandaloso (1963, p. 340).
Sob os absolutismos polticos, a interveno do poder secular sobre os institutos religiosos
era constante, mesmo nos atos que s interessariam vida ntima das comunidades; nesta
conjuntura, em 1774, Pombal impediu o captulo de eleger provincial e imps Fr. Joo de Mansilha
provncia por vigrio visitador, reformador e superior maior e nico (Rolo, 2000, p. 86)
Este, solicitado pela madre superiora para resolver problemas de disciplina e administrao
econmica (Santos, 1963, p. 342) o que denota, afinal, a grave situao a que a instituio havia
chegado interfere em questes comezinhas, proibindo, at, as doarias e cozinhados que as
201

Das quatro dezenas de tombos existentes neste fundo, quinze so desta poca, sendo dos mais aparatosos
e, tambm, os que obedecem a um projeto codicolgico mais uniforme.

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A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

cozinheiras do convento faziam para a comunidade local. Vrias leis restringiram a possibilidade de os
religiosos herdarem, limitaram os montantes dos legados aos mosteiros e proibiram a contrao de
emprstimos por parte das comunidades.
Numa altura em que a decadncia das Ordens Religiosas era j profunda e evidente, D. Maria
I sentiu necessidade de criar a Junta do Exame do Estado Actual e Melhoramento Temporal das Ordens
Religiosas, com a incumbncia de proceder ao exame da situao dos mosteiros e conventos que, em
1791, decretou a proibio da aceitao de novios, que ser depois comutada pela soberana para
admisso s mediante licena.
Apesar disso, em finais do sculo XVIII a situao do Mosteiro de Jesus era estvel: o nmero
de ingressos continuou sujeito a restries, tanto no que se refere a religiosas, como a senhoras
recolhidas, como a educandas, havendo notcia (Santos, 1963, p. 328) de fortes influncias para que
fossem admitidas excees a esta rigorosa limitao. O terramoto de 1755, deixando muitos
conventos de Lisboa em runas, constituiu um fator mais para esta presso.
A situao administrativa era, igualmente, estvel.
A vida da comunidade seguia, nos fins do terceiro quartel do sculo XVIII, o seu trilho
rotineiro de actos litrgicos e trabalhos de agulha, entrecortados de doarias para doentes,
mimos a pessoas de representao, ou retribuio de servios prestados comunidade e a
particulares, visitas grade, sobretudo em dias de festa (). O culto de Santa Joana e o tesoiro
das relquias, encerradas no magnfico mausolu de mrmore embutido, eram um chamadoiro
contnuo de visitantes Igreja, para, atravs da grade do comungatrio, venerarem a gloriosa
filha de D. Afonso V. E as religiosas atendiam-nos, em seus pedidos de relquias, ou recolhendo
as ofertas e ex-votos (Santos, 1963, p. 330).

Tal situao foi abalada pela conjuntura histrica de incio do sculo XIX um dos perodos
mais agitados da histria portuguesa, com as Invases Francesas, a Revoluo Liberal e a guerra civil.
Junot lanou impostos e ordenou que os objetos preciosos dos conventos fossem levados
Casa da Moeda. Muitas riquezas do Mosteiro de Jesus se perderam neste esbulho; outras se salvaram
pela astcia das freiras que as enterraram num canavial da cerca (Santos, 1963, p. 374). A 4 de
julho de 1808, o convento contribuiu generosamente por sugesto de D. Antnio Jos Cordeiro,
bispo de Aveiro para a constituio de um batalho de defesa da cidade. O prelado entusiasmou
as pessoas resistncia e ordenou procisses de penitncia at ao tmulo de Santa Joana, a quem j
desde o princpio da nossa consternao havamos tomado por medianeira para com o Pai de
Misericrdias escreveu em documento circular de 5 de Agosto de 1808 (Gaspar, 2010, n.p.).
Aps as vitrias da Rolia e do Vimeiro e a Conveno de Sintra, a calma regressou, por breve
perodo; porm, os vencidos puderam retirar-se, no s com armas e bagagens () mas com
grande parte dos roubos de prata e objectos preciosos, saqueados durante a ocupao (). Aveiro e
o mosteiro de Jesus no puderam, em consequncia, recuperar os seus tesoiros. Bastava-lhe a sorte
de no terem sentido a presena dos franceses na cidade, nesta primeira invaso (Santos, 1963, p.
376).

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A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

Na segunda, as lutas chegaram muito perto mas a cidade no foi invadida. Na terceira invaso
o perigo tornou-se de tal modo iminente que as autoridades deram ordem de evacuao geral da
populao e pela primeira vez, as freirinhas de Jesus, como as de S e as Carmelitas, tiveram de
abandonar a clausura (Santos, 1963, p. 378), refugiando-se em S. Jacinto, de onde regressam em
setembro de 1810.
Ao sobressalto das invases seguiram-se as lutas liberais. A cidade aceitou o novo regime e o
mosteiro foi o centro das celebraes religiosas e mundanas que se estenderam at 1823. Mas logo
sobreveio a reao absolutista e a cidade e o pas entraram em guerra civil, de desfecho incerto. O
mosteiro procurou sobreviver entre os dois campos adversos, numa cidade em que todos
desconfiavam de todos. A maioria do clero, porm, manifestara simpatia pela causa absolutista e no
deixar de pagar por isso. A vitria liberal traar o destino do Mosteiro de Jesus.

4.2.2.4. O fim do Mosteiro Dominicano de Jesus


Aps mais de quatro sculos de vida ininterrupta ponteada, embora, de momentos de
menor fulgor, a par de outros de florescimento foi o Mosteiro de Jesus extinto em 2 de maro de
1874 (Madahil, 1939, p. 238), por morte da ltima monja, Maria Henriqueta dos Anjos Barbosa
Osrio ou D. Maria Henriqueta dos Anjos Barbosa Prioreza, como assina202. Cumpriu-se, assim, o
disposto na legislao de sucessivos governos liberais que desmantelou todas as estruturas
constitucionais das ordens religiosas (Rolo, 2000, p. 87). O Decreto de 28 de maio de 1834,
publicado a 30 do mesmo ms, lavrado no mbito da "Reforma Geral Eclesistica, empreendida pelo
Ministro e Secretrio de Estado Joaquim Antnio de Aguiar o mata-frades e executada pela
Comisso da Reforma Geral do Clero (1833-1837), determinara a extino imediata de todos os
conventos, mosteiros, colgios, hospcios e casas de religiosos de todas as ordens religiosas
masculinas; quanto s ordens femininas, fora decretada a desamortizao dos seus bens e a sujeio
aos respetivos bispos, sendo obrigadas a expulsar as novias e estando proibidas de admitir novas
candidatas, de acordo com um decreto j de 1833, de Jos Silva Carvalho, e definitivamente
encerradas aps a morte da ltima freira, conforme decreto j de 1862.
Quanto aos respetivos bens melhor: quilo que sobrara deles, aps as invases francesas,
os tumultos e as guerras liberais, a anterior evacuao de muitos edifcios, deixando o seu esplio ao
abandono, s intempries, incndios, roubos, etc. seriam integrados nos prprios da Fazenda
Nacional203, que procederia ao arquivamento de toda a documentao e venda em hasta pblica das
propriedades. Quanto aos vasos sagrados e paramentos de uso exclusivamente religioso, seriam
202

Assinatura em procurao datada de 29 de janeiro de 1873. PT, AUC, MJA (F), Procuraes (SR), caixa 11
(UI). Cota: III-1D-15-1-29.
203
A desamortizao processa-se em trs grandes etapas: de 1821 a 1823 () dos bens da coroa; de 1834 a
1843 de quaisquer ordens regulares masculinas; na dcada de 60 () dos bens das freiras e das igrejas ()
das parquias, das irmandades, das confrarias, dos hospitais, dos recolhimentos, das misericrdias e dos demais
institutos de beneficncia (Silva, in: Jos Mattoso, 1993, p. 339).

65

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

entregues aos ordinrios das dioceses. Na verdade, os mveis, alfaias, objectos preciosos, roupas e
livros, quase tudo desapareceu (Franco, 2010, p. 148); muitas jias e objectos preciosos no foram
roubados: extraviaram-se (Almeida, 1903b, p.119).
Alguns autores como Fortunato de Almeida ou Domingos dos Santos consideraram que
esta legislao foi motivada pelo dio antimonstico e anti-religioso e pelos apetites gananciosos dos
liberais (Mattoso, 1993, p. 341) sobre os seus bens204 e pela premncia de acorrer s necessidades
de dinheiro por parte do Estado.
Parece-nos avisado ponderar o concurso de outros fatores, como a filosofia das Luzes e as
ideias racionalistas e laicizantes dominantes na poca revolucionria em que foram elaboradas; mas,
tambm, o momento extremo das j longas lutas do Estado contra o desmesurado poder
econmico, social e poltico das ordens religiosas regulares, com episdios de avano e recuo que
remontam praticamente origem da nacionalidade e cujos passos mais recentes tinham ocorrido no
tempo do Marqus de Pombal e de D. Maria I, como foi referido. Em 1814 surgira um primeiro
projecto de extino das ordens religiosas (Mattoso, 1993, p. 342); em 1821, as Cortes
Constituintes j haviam determinado a suspenso de admisses de novios e de novias () e
concesso de vantagens e regalias a todos os religiosos e religiosas que pretendessem secularizar-se
e a supresso de algumas casas de diversos institutos () por no terem nmero suficiente de
religiosos (Franco, 2010, p. 148). Por outro lado, estas medidas visariam um fim estratgico: dar
um golpe decisivo num dos pilares do absolutismo e alargar a base de apoio ao regime liberal
(Mattoso, 1993, p. 340).
O Decreto de 28 de maio de 1834 afigura-se-nos, pois, o culminar de um longo processo,
tornado possvel pela nova situao poltica e ideolgica e, tambm, financeira que se vivia em
Portugal. De qualquer modo, todos estavam de acordo quanto constatao da decadncia moral e
religiosa das ordens, em geral, e da inutilidade de algumas, em particular () e (d)a ineficcia das
medidas reformadoras (Mattoso, 1993, p. 341)205.
Nessa data, era prioresa do mosteiro de Jesus madre Francisca Joana de Jesus e nele havia 29
professas nmero baixo para a tradio do convento mas acima da mdia na poca. Sero apenas 4

204

Os bens eclesisticos, e nomeadamente os conventuais, tinham exacerbado a voracidade liberal (Santos,


1963, p. 396). o assalto geral propriedade monstica; () o producto das vendas aproveitou menos ao
tesouro nacional do que aos paladinos da liberdade: () a hasta pblica dava aparncia de legalidade e
honestidade; () a falta de numerrio desafrontava de concorrentes os prceres dominantes; estes tambm
no tinham metal mas estavam abarrotados de papis, de valor fictcio, que o governo distribua com mos
largas sob vrios pretextos (ex: indemnizaes dos prejuzos e sacrifcios resultantes das guerras e das
perseguies polticas) e depois recebia em pagamento dos bens nacionais; () Era grande o banquete servido
aos amigos; () uma expropriao dos vencidos pelos vencedores (Almeida, 1903b, p. 121).
A desamortizao dos bens, associada lei de proibio de admisso de novas candidatas, determinaram que a
ltima profisso no convento se tenha verificado em 26 de setembro de 1832 irm Emlia do Esprito Santo.
(Madahil, 1939, p. 232 e ss.).
205
Os acontecimentos histricos aqui narrados, bem como as razes que os motivaram, por terem tido um
impacto a nvel nacional, serviro a futuros estudos arquivsticos de fundos de instituies congneres que
temos nossa responsabilidade, em nmero prximo da meia centena.

66

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

as sobreviventes no incio de 1865 e duas em setembro desse ano 206 . Haveria ainda pupilas (em
contraveno com o disposto em Decreto de 5 de agosto de 1833) e senhoras recolhidas, com as
respetivas criadas. Todas mantinham a fama de modelo de observncia claustral e como centro de
piedade, irradiada volta do culto de Santa Joana (Santos, 1963, p. 410).
No aspeto econmico, eram visveis sintomas graves de finanas abaladas (), dvidas de
vulto contradas pelo Mosteiro pagas com dificuldade ou, at, nalguns casos, por coao judicial de
credores Em 1823, o convento foi obrigado a apresentar nas Finanas todos os padres de juro;
de um total de oito, so cassados cinco (Santos, 1963, pp. 423-424).
Em 1834, os rendimentos do mosteiro provinham, apenas, das terras e imveis, j que os
dzimos haviam sido abolidos por Mouzinho da Silveira e a entrega de dotes proibida. O edifcio
entrou em estado de progressiva runa. A aplicao das leis da desamortizao (Lei de 4 de abril de
1861) precipitou este declnio e condenou as monjas, tal como antes havia acontecido com os
monges, a um destino cruel qual deles mais desumano: se daqueles que foram obrigados a
abandonar abruptamente a sua vida, saindo dos conventos cobertos com mantas e descalos207,
muitos egressos, reduzidos mais triste misria, viviam da caridade pblica (Almeida, 1903b, p.
125) 208 , se daquelas que foram deixadas a definhar, esquecidas e votadas ao maior abandono
(Mattoso,1993, p. 343). Alexandre Herculano, insuspeito de simpatias pela causa clerical (Caia em
p o mosteiro, e maldito / o que ergu-lo outra vez intentar (1838), qualificar mais tarde a
extino das ordens religiosas como uma das realidades mais torpes, mais ignominiosas, mais
estpida e cobardemente cruis do sculo209, intercedendo repetidamente pelos mrtires que o
processo criara por todo o pas que ele o conhecia bem por o ter percorrido, em 1852 e 1853,
recolhendo documentao para a sua Portugaliae Monumenta Historica210.
O cumprimento das determinaes legais teve, no entanto, peculiaridades ao longo do pas e
do tempo. Em 1840, foram reatadas as relaes com a Santa S; em 1848 foi celebrada uma
Concordata que admitia novamente as instituies e profisses religiosas; e, paulatinamente, pouco
legal mas tacitamente aceites pelos governos da Regenerao, as ordens e institutos religiosos, velhos
206

Nmeros recolhidos em Santos, 1963.


Oliveira, n.d., n.p..
208
Apesar de a legislao contemplar dotaes para os clrigos despojados, que no fossem considerados
indignos de tais merecimentos, por incria governamental, por dificuldades burocrticas e por falta de
dinheiro () muitos religiosos ver-se-iam prostrados numa extrema misria (Mattoso, 1993, p. 343).
209
Em vrios textos includos nos seus Opsculos I h apelos lancinantes para que se resolva esta situao
vergonhosa. Salientamos Os Egressos petio humilssima a favor de uma classe desgraada (1842), do qual so as
expresses transcritas, e As Freiras de Lorvo (1853), de que transcrevemos algumas das linhas iniciais:
Descendo a examinar o archivo das pobres cistercienses, penetrei no claustro por ordem da auctoridade
ecclesiastica. L dentro, nesses corredores humidos e sombrios, vi passar ao p de mim muitos vultos, cujas
faces eram pallidas, cujos cabellos eram brancos. Esses cabellos nem todos os destingiu o decurso dos annos: a
amargura embranqueceu os mais delles. Quasi todas essas faces tem-nas empallidecido a fome. Morrem aqui
lentamente umas poucas de mulheres, fechadas n'uma tumba de pedra e ferro.
210
Erdmann (1927, p. 52) classificou esta recolha criteriosa de documentos, feita por Herculano e pelo
palegrafo Jos Basto, entre 1853 e 1854, percorrendo as instituies religiosas de todo o pas, como sendo o
segundo ciclo de incorporaes.
207

67

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

e novos, foram-se reintroduzindo no pas. que os governantes foram verificando que estas leis
haviam tido profundas e nefastas consequncias para a assistncia social e para a educao da maioria
dos portugueses de antanho, j que o papel que, nestes campos, os institutos religiosos
desempenhavam no fora substitudo. Ningum se preocupava com as necessidades bsicas () do
povo, que se viu enganado por uns, explorado por outros (Franco, 2010, p. 385). Em 1854, o
insuspeito Almeida Garrett apresentou na Cmara dos Pares um projeto de lei que autorizava
o governo a permitir a admisso ao noviciado e profisso, em todos os mosteiros e
conventos do sexo feminino, cuja instituio tenha actualmente ou venha a ter por objecto
a educao de meninas, a educao e instruo primria de crianas de ambos os sexos, ou
tratar de hospitais, asilos, prises, casas-pias e semelhantes211 212.

Os sucessivos ministrios da Regenerao tomaram, pois, posies contraditrias a este


respeito, motivados pela ideologia dominante em cada momento ou por questes bem mais
comezinhas. Por exemplo, a dcada de 60, pela mo de Anselmo Jos Braamcamp, prdiga em
determinaes a insistir na proibio da existncia de congregaes religiosas e na desamortizao
dos bens das freiras.
As arremetidas contra os bens dos conventos femininos prosseguiram. Em 1857, nova lei
retirou aos conventos femininos os juros dos seus padres de dvida um dos poucos rendimentos
que lhes restavam. No mesmo ano, o ministrio mandou proceder inventariao ou descrio e
avaliao das alfaias e mais objectos preciosos existentes nas comunidades (Santos, 1963, p. 437).
Em 1859, surgiu o projeto de lei sobre a reduo dos conventos e converso forada dos bens das
religiosas, ainda existentes, em inscries de dvida pblica (Santos, 1963, p. 437); assim foi feito em
Aveiro: edifcios, propriedades, casas, Quinta da Ouca e outras, ttulos de crdito pblico,
emprstimos, etc. tudo foi inventariado. Mas a um ministro outro sucede e nova inverso de poltica;
a reao popular forou o regresso ao esprito da Concordata de 1848. Em 1861 avanou de novo a
desamortizao, pelo que, no Mosteiro, foi realizada nova avaliao que no ser a ltima! e
fixao dos preos para venda pblica.
Entretanto, no convento de Jesus prosseguiu a lenta e longa agonia. O nmero de irms
sobreviventes foi diminuindo, embora continuasse a receber educandas e senhoras recolhidas. A
responsabilidade da festa de Santa Joana foi passando para o municpio.
Em 1871 faleceu a ltima monja a professar no mosteiro a irm Ana Emlia deixando s a
irm Maria Henriqueta Osrio, que sobreviver at 2 de maro de 1874, sendo a nica enterrada
fora do convento, no cemitrio (Madahil, 1939, p. 238) a expensas pblicas. o fim do convento de
Jesus, aps quatro dcadas de agonia.
211

Obras Completas, vol II, citado por Santos, 1963, p. 433.


No mesmo sentido ser a legislao de Hintze Ribeiro, j nos primeiros anos do sculo XX, que, aceitando
de facto e existncia de ordens religiosas, procura disciplinar e regularizar a sua situao, obrigando-as a tornar
pblicos os seus estatutos, a limitar a sua ao a atos de beneficncia e caridade, educao e ensino, ou
propaganda da f e civilizao no ultramar e a subordinarem-se s autoridades religiosas e s leis do pas.
(Villares,1995, n.p.).
212

68

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

Logo se agitaram os poderes locais, civis e religiosos, sobre o destino a dar s recolhidas
que com ela viviam () que, no podem ali conservar-se depois de tomar posse [do edifcio] a
Fazenda Nacional (Gaspar, n.d., n.p.), bem como aos prprios imveis.
Foi neste contexto de avanos e recuos que, em 1868, D. Teresa de Saldanha, vendo a
necessidade de estabelecer na ptria uma Ordem Religiosa activa, que se pudesse ocupar da
educao de crianas, fundou a Congregao das Irms Dominicanas de Santa Catarina de Sena,
comeando por dirigir uma escola da Associao Protectora das Meninas Pobres, de modo a
comearem o seu apostulado numa instituio que tivesse existncia legal () A situao das idosas
monjas de diversos conventos de dominicanas em vias de extino preocupou-a profundamente.
Conjugou o seu desejo de fazer o bem com a salvao desses conventos, evitando que as monjas
morressem abandonadas e que os conventos e igrejas fossem profanados. () Reabilitou-os e neles
abriu obras de assistncia e de educao ao servio dos mais carenciados (Franco, 2010, p. 386).
Assim, aps um arranque efmero, em 1881, o colgio de Santa Joana reabriria com novo
vigor a 10 de novembro de 1884; as irms tomaram simultaneamente sua guarda a casa e as
relquias da Padroeira de Aveiro (Gaspar, n.d., n.p.), impedindo a delapidao de uma e outras a que
se assistiu em muitos casos semelhantes, e prestando inestimveis servios populao de Aveiro
durante 25 anos, at instaurao da Repblica. O nmero de alunas aumenta at s 100 alunas
internas, 60 externas e, na aula das meninas pobres, que eram o encanto da prioresa, 180
rapariguinhas do povo (Santos, 1963, p. 467).
Em 1911, depois de mltiplas vicissitudes e da passagem pelo edifcio de outras tantas
atividades, Joaquim de Mello Freitas dirigiu uma exposio ao ento Ministro da Justia, Afonso
Costa, intitulada "Feixe de motivos porque na parte nobre do Convento de Jesus se deve instalar um Museu
distrital ou municipal", (Monteiro, 2014, p. 8) e, logo em agosto do mesmo ano, foi instalado o "Museu
Regional de Arte Antiga e Moderna" na parte monumental do extinto MJA, comummente designado
Museu de Aveiro.

4.2.3. O governo do Mosteiro


A forma e constituio do governo do Mosteiro foram j esboadas em captulos
anteriores. Precisemos, no entanto, em breves palavras, por se nos afigurar "o" responsvel pela
produo e acumulao do fundo.
O governo conventual, constitudo pela prioresa e pelas monjas suas oficiais213, era o nico
rgo do Mosteiro, e na prpria documentao remanescente que melhor o encontramos

213

A leitura de uma procurao transcrita no Tombo 1 de Grande, iniciado no ano 1641 (cota atual: III-1D-15-1-8), assinada pela prioresa Mariana de Belm e mais 39 religiosas (sem meno do respetivo ofcio), com
assinatura autgrafa, faz-nos questionar se apenas as monjas oficiais faziam parte do governo ou se todas as
professas integravam este rgo responsvel pela tomada deciso. De acordo com Gomes (1989, p. 275 e

69

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

definido a prioresa do Convento de Jesus de Aveiro, e as restantes religiosas do governo, sendo


o documento assinado por todas214.
De acordo com o primeiro Captulo Geral da Ordem, realizado em 1221, no qual foram
aprovadas as primeira Regras, estabeleceu-se a eleio 215 como processo de escolha para todos
cargos, do mais alto (mestre-geral) ao mais pequeno, e do prprio captulo isto , das assembleias
em que esto presentes, ora os responsveis hierrquicos das provncias, ora os representantes
eleitos dos mosteiros, ora uns e outros como local e ocasio de tomada das decises mais
importantes mas que logo se extinguem finda a deliberao.
A prioresa a representante mxima da cmara capitular (Sousa, 2005, p. 370) que, por
sua vez, representava a OP dentro do Mosteiro , a quem devida obedincia, como era prometida
no ato de profisso das monjas, e a quem compete tudo o que possa "garantir o adequado
funcionamento do seu convento" (Moiteiro, 2013, p. 136), quer ao nvel material, quer espiritual, o
que na documentao surge materializado, e.g. na redao de peties 216 dirigidas ao rei ou na
nomeao de vigrios e reitores para as capelas de seus padroados217. D. Brites, "primeira" fundadora
do Mosteiro218, esteve desde o primeiro instante frente dos destinos do cenbio. Contudo, s em
1465, aquando do encerramento da clausura, foi nomeada [r]egedor principal (Madahil, 1939, p.
40) dos membros restantes da comunidade, em que:
"uma ficaria como procuradora e encarregue de limpar o po e mandar amassar e cozer, outra
a seria sacrist e hortel, com o encargo do linho, outra seria enfermeira e tecedeira, outras
duas deviam aprender a escrever e ensinar s outras, uma sexta seria vestiria e receitoeira,
tendo como misso suplementar ensinar a ler a Grcia Alvares, e esta ltima, juntamente com
outra deveriam aprender o canto e o ofcio divino" (Branco, 1991, p. 137).

ss), o nmero de oficiais de um Convento dominicano podiam ir at 30, dependendo da dimenso do cenbio,
no se supondo que pudesse ir mais alm. Aqui fica mais um repto a algum investigador da rea.
214
PT, AUC, MJA (F), Procuraes (SR), Procurao datada de 23 de fevereiro de 1822 (DS), caixa 11 (UI).
Cota: III-1D-15-1-29.
215
As Constituies que no sculo XV regeram o Mosteiro de Jesus, de Aveiro, da Ordem de So Domingos,
no captulo XXIII, referem este processo como um dos mtodos para a "Eleycam da prioresa" salientando,
porm, em pargrafo parte, que apenas "[a]s freyras' Depoys da ssua profiss / E n ante : ssejam metidas na
eleycam da prioresa :" (Madahil, 1950, p. 307).
216
PT, AUC, MJA (F), Citaes, peties e requerimentos (1496-1850) (SR). A alguns documentos em certido.
217
PT, AUC, MJA (F), Processos de nomeao de Vigrios e Reitores das Igrejas de seus Padroados
(1521.1564) (SR).
218
O facto de D. Mcia ter assumido/financiado e acompanhado bem de perto a construo do Mosteiro faz
com que, com regularidade, seja apontada como a fundadora do mesmo, tal como est patente no texto Fazemos saber que D. Mcia Pereira, mulher, que foi de Martins Mendes de Berredo, fidalgo que foi de nossa
casa, que Deus perdoe, nos enviou dizer como para seu suportamento e das religiosas que servem a Deus no
Mosteiro que ela ora faz em Aveiro, lhe era necessrio ao dito Mosteiro ter alguns bens de raiz. Pode, ainda,
ler-se no sumrio - Alvar de merc que fez o Senhor D. Afonso quinto, (...) Sr. D. Mecia Pereira fundadora
do Convento de Jesus, (PT, AUC, MJA (F), Escrituras diversas (1448-1808) (SR), p. 6). Cota: III-1-D-15-17, datado de1464. Julgamos, porm, ter havido um lapso na transcrio da data j que o origina, datado de
1462, est nossa guarda com a cota: V-3 D M6-G1-19. Ou, como est neste texto: Dona Mecia de
Albuquerque, filha de Ferno Pereira do nosso conselho, nos disse que por servio de Deus ela ordenara fazer
um mosteiro de observncia dentro em a vila de Aveiro e que para repairo e governao do dito mosteiro ela
queria comprar( PT, AUC, MJA (F), Escrituras diversas (1448-1808) (SR), p. 5). Cota: III-1-D-15-1-7, sendo
o original datado de 1474.

70

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

Alm da diversidade de ofcios, indispensveis ao funcionamento da comunidade, de


salientar, pois, as preocupaes com a elevao do nvel de instruo das recolhidas, nomeadamente
com a sua competncia de leitura, indispensvel, alis, ao cumprimento da misso o estudo e
meditao sobre os textos sagrados, tal como determina os estatutos e definies da Ordem de So
Domingos219, mas tambm para uso quotidiano nos registos e toda a escrita do scriptorium.
No ano seguinte, D. Brites passou a vigayra (Madahil, 1950, p. 41.) e, em 1468, foi eleita
por unanimidade como a primeira prioresa do MJA.
O "governo" aparece, recorrentemente220, referido em algumas sries documentais e seria,
genericamente, o responsvel pelo cumprimento de todas as funes que concernem vida
comunitria. Dele faziam parte, alm da prioresa as restantes oficiais221 que eram escolhidas entre as
mais velhas, as mais "discretas" ou que inspiravam maior confiana para o exerccio especfico dos
ofcios. Assim, dependendo da poca, encontrmos (todas ou apenas algumas): uma ou duas
subprioresa(s) 222 , "[c]ujo oficio sera teer diligente cuydado acerca do convto : E em as outras
cousas . quando lhe a p'oressa asynar ou consentir" (Madahil, 1950, p. 307); uma seleireira,
responsvel pelo registo de entrada de cereais como pagamento dos foros e da sua sada para a
produo do po; uma sndica, a quem estava acometida a responsabilidade de zelar pelo
abastecimento do mosteiro (averiguadas as "precises" e as existncias, mandava comprar o que se
revelasse de maior necessidade cera, lenha, papel, panos, acar, entre outros tudo devendo
anotar nos registos do "deve e haver"); uma procuradora, escolhida, uma vez mais, entre as "mays
maduras e discretas da casa que "fiel e devotamente procure os bes tenporaes" dando "conta cada
mes perante a p'oressa E soprioressa" e, pelo menos, uma vez por ano perante o provincial, zelando
de modo a que as "possissos nom sse possam enhalhear ou mjngoar : sem csentimento do
conuento" (Madahil, 1950, p. 308); uma escriv 223 , encarregada de toda a escrita oficial da
comunidade; uma "depositria", responsvel pelas chaves do mosteiro, quer fossem do dormitrio
219

A regra de So Domingos tem como "principal objectivo a pregao apologtica e defesa da f (Sousa,
2005, p. 369), que se processa atravs da leitura, meditao e pregao (esta ltima exercida, apenas, pelo
ramo masculino) sobre a vida de Jesus. Alm deste, a regra segue os princpios da pobreza, castidade,
obedincia, caridade, abstinncia, desapego das "coisas" do mundo, a repartio do trabalho, entre outros.
220
Citaes, peties e requerimentos (1496-1850), procuraes (1543-1873), Tombos e documentos de
preparao (1641-1790), entre outros.
221
Perante a escassez de informaes relativas s responsabilidades inerentes a diversos ofcios e ausncia de
sries documentais que materializem a sua concretizao, deduzimos as suas atribuies, por similitude, com a
descrio do "organograma dum mosteiro dominicano" (Gomes, 1989, p. 287), apresentado no livro O
Mosteiro de Santa Maria da Vitria no sculo XV e em reunio de orientao com o seu autor.
222
A subprioresa assumia as competncias da prioresa, na sua ausncia, quer fosse por morte, at que uma
nova prioresa fosse eleita e confirmada, quer por qualquer impedimento.
223
A ausncia de uma cartorria entre as oficiais do mosteiro faz-nos crer que a prioresa ou a subprioresa,
coadjuvadas pela escriv, poderiam igualmente assumir essas atribuies, zelando pela preservao em boa
forma e pela ordem dos livros e ttulos do cartrio, mantendo-os acessveis, sem que, no entanto, at data
tenhamos encontrado disso prova documental incontestvel. O facto de a Crnica da Fundao e Memorial da
Infanta ter sido escrito, segundo a tese de Madahil, pela irm Margarida Pinheira que foi subprioresa, antes
da sua sada para fundar a comunidade de Setbal, em 1529 (Madahil, 1939, p. 201) parece comprovar esta
hiptese. No fundo encontram-se livros e documentos avulso, anotados com recomendaes de preservao
da boa ordem e integridade do cartrio (Cf.: Tombo com a cota: III-1-D-14-5-2).

71

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

ou de dependncias/mveis que exigiam maior recato, como o cofre do dinheiro que, regra geral,
tinha trs chaves diferentes indispensveis sua abertura, ficando as restantes entregues prioresa e
a uma religiosa que inspirasse maior confiana. Todas as oficiais assinavam autografamente os
documentos j referidos. Com grande probabilidade, o cumprimento de alguns destes ofcios teriam
sido materializados na produo de sries documentais, trazendo luz s dvidas que agora nos
assaltam; contudo, ter-se-o perdido no transcorrer dos sculos, no desmembramento do fundo ou
nas deambulaes aps a extino do MJA. O seu exerccio seria de tal modo relevante ao ponto de,
nas Constituies224, ser considerada a possibilidade de a prioresa conceder "licencas geerais de falar .
aa procuradeyra . celereyra . cozjnheyras ou outros oficiaaes : segundo vir que cuem por Razom de
seus oficios" (Madahil, 1950, p. 300); ainda assim, nem nas Constituies nem na documentao
encontrmos algum ofcio ao qual estivesse atribuda explicitamente a responsabilidade ou o controlo
e organizao do cartrio ou da biblioteca.
4.2.4. O cartrio, a biblioteca e o scriptorium
Se, como j foi referido em nota, a escassez de documentao que chegou a este Arquivo
no nos permite um conhecimento fundamentado da data da criao nem da verdadeira dimenso do
cartrio, j a sua existncia, desde o primeiro "sopro de vida" do Mosteiro, inquestionvel; como
refere Madahil (1967), este no tardou a ser organizado, pois numerosos documentos dos primeiros
tempos chegaram at nossos dias (p. 82). Alis, "[a] igreja mostra-se cuidadosa, desde as origens, no
recolher da documentao concernente s suas distintas actividades" (Abreu, 2000, p. 130). "Todas
as congregaes religiosas observaram o costume de registar os momentos importantes da vida dos
seus membros: entrada na congregao, realizao/celebrao dos votos perptuos, () morte"
(Fernando de Lasala, 2000, p. 225) [traduo nossa].
Este arquivamento dos documentos era movido por diversos interesses, nomeadamente:
cautela jurdica dos interesses () pela gesto de um patrimnio ou pela orgnica administrativa das
instituies (Gomes, 2007, p. 255), entre outras.
A primeira referncia que encontrmos relativa existncia do cartrio est inscrita numa
"proviso para fazerem a demarcao", datada de 1535, na qual se pode ler: pera fazerem dous
tombos hum pera plantar no cartrio do mosteiro e outro na torre do tombo, autenticada pela
224

Alm destes "ofcios", de que tommos conhecimento por intermdio das Constituies e do fundo do MJA, a
documentao traz luz a existncia de outras que seriam muito provavelmente exercidas por leigos, de que
so exemplo: um fsico (designao a esta data atribuda ao mdico), pela carta de venda ao "Mestre Lus, seu
fsico"; (PT, AUC, MJA (F), Escrituras de compra e venda (1400-1856) (SR). Cota: V-3 D M6-G5-27); um
carniceiro, pela carta de confirmao de D. Joo III, confirmando privilgio concedido por D. Manuel I (cota: V3 D M6-G6-8); ou, ainda, um "hortelo, um carreteiro e um almocreve", de que nos d conta o alvar de
1527 que confirma os benefcios concedidos em 1502 (PT, AUC, MJA (F). Cota: V-3 D M6-G6-9) estes
dois ltimos pertencentes srie com a seguinte referncia: (PT, AUC, MJA (F), Alvars, autorizaes, mercs
e provises rgios (1415-1834) (SR) porm, tambm no temos a materializao documental do exerccio
dessas funes.

72

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

assinatura El Rei225, e corresponde ao que julgamos ser o primeiro momento de organizao do


dito cartrio, o que poder comprovar a sua "longa" existncia e complexidade226.
Presumimos a sua boa arrumao pela forma sustentada como o governo do mosteiro
pugna pelos seus direitos e privilgios, presente numa alegao227 fundamentando meticulosamente a
legitimidade dos seus direitos, com referncia a ttulos que remontam poca da fundao,
identificados e datados de forma precisa e inequvoca logo, claramente acessveis e cumprindo a sua
funo na defesa e salvaguarda dos interesses do cenbio.
O intitulado Livro do ndice geral do cartrio e da Fazenda deste Real convento228 () , at
data, o documento que melhor nos elucida a respeito da existncia do cartrio. Alm do ttulo que
lhe faz aluso, as suas primeiras pginas proporcionam-nos uma visita guiada pelo cartrio como ele
existia em 1749. Este ndice 229 , feito "conforme o tombo mandado fazer pela prioresa Arcngela
Maria do Baptista", deixa transparecer a preocupao da recuperao eficaz da informao a
existente, tal como percetvel no seu primeiro pargrafo: Clareza para se buscarem no cartrio os
ttulos que neste livro se apontam; e faz uma apresentao sucinta de vrios conjuntos de livros, o
nmero de volumes que o constituem, identificando-os pela uniformidade do seu aspeto exterior, e
descrevendo sumariamente a tipologia dos documentos includos em cada um dos conjuntos
relativos aos lugares a que o cartrio dedicou maior ateno, pela sua importncia econmica para o
mosteiro, motivando a tombao dos ttulos.
Pela leitura do texto, ficamos a saber que os pergaminhos estavam distribudos em dois
grupos, um com quatro maos e outro de oito, cada um destes ltimos identificados por fora pelos
"ttulos das terras a que pertencem e numerados de acordo com a sequncia da ordenao dada no
livro. Ficamos ainda a saber que estavam colocados em uma meia travessa de cima do cartrio,
daqui se depreendendo que, a esta data, o cartrio seria uma arca, armrio ou escanino, como era
uso na poca, onde estariam guardados os documentos. O primeiro grupo constitudo por maos
reunidos por critrios muito menos rigorosos: um tem inscrito por fora "estes pergaminhos so de
pouca importncia"; outro "casas que no vo no indes e razo porque no vo no indes" (por se
tratar de ttulos relativos s casas que foram adquiridas para a construo do Mosteiro e cerca e que,
na atualidade, j no existiam) 230 ; o outro "Ttulos diversos (...) nada do que contm estes
225

PT, AUC, MJA (F), Escrituras diversas (1448-1808) (SR). Cota: III-1-D-14-5-37, p. 504.
De acordo com Saul Gomes (2007), um "tombo monstico pois uma evidncia da preexistncia de uma
estrutura de arquivamento de dados e pressupe a gesto (renovada) de uma memria documental que se
acumula e envelhece dentro do cartrio da instituio" (p. 249).
227
PT, AUC, MJA (F), Alegaes, recursos e pareceres jurdicos (SR), caixa 9 (UI). Cota: III-1-D-15-1-27.
228
PT, AUC, MJA (F), Apontamentos de mercs rgios e ndices de ttulos do cartrio (SR), caixa 9 (UI). Cota:
III-1-D-15-1-27.
229
Mais do que um ndice, este livro configura-se praticamente como um catlogo do cartrio, j que
constitudo por uma relao de breves sumrios dos quais, regra geral, constam as seguintes informaes:
localidade, tipologia documental, data de celebrao, intervenientes e compensaes.
230
Presumimos que poderiam pertencer a este grupo dois pergaminhos que, no decurso deste estudo, tivemos
o privilgio de analisar; num consta uma escritura de venda, feita em 1488, atravs da qual a infanta D. Joana
compra a lvaro Fernandes e a sua mulher, Ins Lopes, "um cho que possuam dentro da cerca do Convento
226

73

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

pergaminhos possui o convento"231; e, por ltimo, o quarto mao com a inscrio "escrituras e mais
papis de pouca importncia"232.
Do ndice do livro ressalta uma aparente classificao hbrida. Comeando por uma
classificao ideolgica capelas e igrejas (que, obrigatoriamente, tinham de ter a primazia,
tratando-se de instituies regulares), logo seguida por uma classificao topolgica e, dentro
desta, uma ordenao numrica (no caso dos pergaminhos) ou alfabtica, pelo nome do prazo ou do
cabea de casal. No sabemos, contudo, se este aparente sistema de classificao apenas traduz a
sequncia dos ttulos no livro ou se, de algum modo, reflete a organizao do cartrio em si mesmo.
No referido livro, h ainda a seguinte anotao, que bem denuncia a importncia atribuda
aos documentos preservados no cartrio: No convem que se tire titullo algum do cartrio se no

de Jesus", entre outros bens e rendas (cota: VI-3D-M6-G4-4), bens que, de acordo com Moiteiro (2013, p. 14),
"haveriam de integrar a casa monstica"; no outro, uma escritura da mesma tipologia documental, atravs da
qual lvaro Fernandes, sapateiro, e Ins Lopes sua mulher, vendem Infanta D. Joana um cho com nora de
tirar gua para a crca do Convento, e outro cho e rua ao longo da dita crca, datado de1489 (cota: V-3 D
M6-G4-3), ambos pertencentes srie documental com a referncia: (PT, AUC, MJA (F), Escrituras de compra
e venda (1400-1856) (SR).
Esta aparente "classificao", que revela algum critrio de "avaliao" da importncia que era atribuda
aos documentos, no deixa de ser curiosa, na medida em que nos pode alertar para a importncia capital do
processo de "avaliao" dos documentos nos arquivos correntes. Extravasando largamente o mbito da
presente dissertao, no poderemos, contudo, deixar de atentar para este facto. Estes documentos, que
data se afiguravam de pouca importncia, por j no constiturem prova de posse de bens, na atualidade so um
verdadeiro manancial de informao preciosa para todos os que se dedicam ao estudo do mosteiro, da
constituio do seu patrimnio, mas tambm do estudo da proteo Real de que gozou e das famlias dos seus
benfeitores, entre muitas outras. Conclumos, desta feita, que os critrios de avaliao de documentos podem
ser mutveis no tempo (particularmente evidentes, quando transcorridos vrios sculos); da deverem ser
definidos com o rigor cientfico de avaliao de que dispomos na atualidade , no v uma srie ser eliminada
por perda de valor primrio (probatrio, jurdico, legal, etc.), esquecendo o precioso valor secundrio
(histrico, informacional, etc.).
231
bem provvel que pertencessem a este grupo uns pergaminhos que atualmente se encontram no AUC e
que, estando a sua provenincia associada ao MJA pela data da sua produo (1338, 1359, entre outras) ou
contedo, em nada se reportam ao referido mosteiro. Ainda assim, ousamos alvitrar duas hipteses que
possam justificar a sua pertena a este fundo: ou os pergaminhos esto associados constituio do patrimnio
do cenbio (herana, propriedade de instituies que foram anexas ao mosteiro) ou a que se nos afigura mais
verosmil pela localizao geogrfica dos bens a que se reportam (vora, por exemplo) num momento em
que os ttulos tenham sado do cartrio para cpia ou reconhecimento de propriedades ou por outra qualquer
razo se tenham misturado com pergaminhos pertencentes aos dominicanos do Convento da Nossa Senhora
da Misericrdia, costumeiros procuradores do MJA e, por lapso, se tenham juntado os pergaminhos dessa
instituio aos do MJA. Esta hiptese ganha alento pela conhecida presena de, pelo menos, um dominicano de
vora no dito convento, Fr. Pedro Dias, que foi mestre da arte de iluminar das primeiras monjas, no
excluindo, contudo, outras razes que s estudos mais aprofundados podero trazer luz.
232
Deveria pertencer a um destes maos um pergaminho do sc. XV a escritura de partilha entre os filhos
menores de Martim Esteves Belorim, feita em 1468, que encontrmos no AUC e que, no verso, numa letra
cursiva, provavelmente num momento de classificao feita nos sculos XVIII - XIX, recebeu a seguinte
anotao Isto no se pode ler e nem eu me canso com tal, por ser cousa pertencente a vora ou a seu
distrito e conclui com um expressivo, "Nada valle (PT, AUC, MJA (F), Escrituras de demarcao, destrina e
partilhas (1468-1742) (SR). Cota: VI-3D-M6-G2-2). Ou um outro do sc. XVI que, no verso, a duas mos, por
altura de outras tantas tentativas de leitura tem inscrito: Isto e ao, e mes, e dia, e era tem, e eu ho
entendo e, na linha abaixo, a outra mo, continua nem eu me canso com elle porque he trabalho intil. (PT,
AUC, MJA (F). Aforamentos, arrendamentos e emprazamentos (1338-1865) (SR). Cota: VI-3D-M6-G1-1). Mas,
contrariamente anlise feita, este Instrumento de aforamento seria de tal modo importante que voltou a
ser transcrito, para um livro de escrituras diversas que tem a cota: III-1D-14-5-33, fl 444 v. a 447.

74

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

por traslado 233 , com as circunstncias que adverte a proviso () e no caso que seja preciso
apresentar o prprio deve ficar memria no cartrio dia, ms e ano em que se tirou dizendo
qual papel , a qual causa se juntou e quem o escrivo dela e, quando se tornar a receber, por
verba margem, dando memria de como fica no seu lugar234.
Apesar deste zelo evidente, e como menciona Gomes (2007) para instituies congneres, a
perda de livros ocorria frequentemente, motivada por "[a]cidentes naturais, condies de guarda
excessivamente hmidas, mau acondicionamento dos volumes, exposio a roedores e outros
biblifagos, incndios e inundaes" (p. 189), bem como por situaes de guerras, perda 235 ou
extravio, decorrentes de emprstimos no recuperados, mudanas, entre outros. Mais adiante, o
mesmo autor refere, ainda, que alguma documentao apenas se conservava "graas a sucessivas
campanhas de cpias dos actos originais236, quando se procurava acautelar manuseamentos indevidos,
de perdas involuntrias" ou pela imperiosa necessidade de substituio decorrente da "deteriorao
natural" (Gomes, 2007, p. 243).
Este cartrio regista sucessivas campanhas dessa natureza, sempre que a disperso dos
documentos ou o seu mau estado faziam perigar a manuteno de herdades ou privilgios ou
minguar a cobrana de foros ou outras raes. Na documentao identificamos, pelo menos, cinco
momentos distintos, ora pela cpia fiel dos ttulos, ora, como sucede em 1685237, pela reunio dos
233

Certamente em resposta a petio feita pela prioresa e mais governo do mosteiro, D. Joo V, por alvar
de 27 de setembro de 1746, havia ordenado que os ttulos e documentos que se tirassem do cartrio, por
certido, valessem como se fossem os prprios originais, de acordo com anotao feita num documento
intitulado: "Notcias antigas de vrios Reis de que fizeram merc a este convento e compras que fizeram a
vrias pessoas" (PT, AUC, MJA (F). Apontamentos de mercs rgias e ndices de ttulos do cartrio (1461-819)
(SR), caixa 9 (UI). Cota antiga: III-1D-15-1-29, cota atual: III-1-D-15-1-27.
234
PT, AUC, MJA (F), Apontamentos de mercs rgios e ndices de ttulos do cartrio (SR), caixa 9 (UI), fl. 3.
Cota: III-1-D-15-1-27.
235
A propsito de uma situao de perda, na documentao encontrmos a cpia de uma "Escritura de
declarao da verdade", cujo original datado de 30 de abril de 1474, redigida para acautelar quaisquer dvidas
que pudessem sobrevir, pela qual confirmada a venda de parte da quinta de Ouca ao falecido marido de D.
Brites Leitoa, sendo justificada a execuo da citada escritura nos seguintes termos: [porque] que no
mantinha dvida acerca da dita venda [porm] no achava a escritura que fora feita". PT-AUC-MJA (F),
Confisses e declaraes (1477-1625) (SR), caixa 10 (UI). Cota antiga: III-1D-15-1-29, cota atual: III-1-D-15-128.
236
So disso exemplos as campanhas levadas a efeito pela prioresa ngela do Sacramento, por volta de 1705,
definindo no auto de abertura para "meterem no tombo todas as propriedades que pagam noveas ao dito
convento sem foro algum" (PT, AUC, MJA (F) Tombos e documentos de preparao (1641-1790) (SR). Cota:
III-1-D-14-4-44), ou da prioresa Arcngela Maria do Baptista, cerca de meio sculo depois, de que resultaram
alguns Tombos das localidades onde detinham propriedades de vulto. No AUC h 15 tombos deste priorado.
237
A prova documental desta iniciativa encontra-se num livro que foi intitulado " Livro 6 dos prazos ", que tem
inscrito na portada: Jesus Sexto livro dos prazos e diverssas escrituras, que se achro soltas, neste anno de
[1]685 ese puseram neste tomo, p se no perder, como as que ate apresente faltas e p serem citadas por
folhas como se achar nos L.os da arrecadao; que sem titulo valem pouco; pois nem com elle se pode
arrecadar tudo sem justissa. E acrescentam, ainda, os "pergaminhos de prazos antigos, ttulos, doaes das
igrejas e padres dos juros que se no podiam encadernar esto no cartrio do mosteiro em maos, com
nmeros e hum caderno como alfabeto [ndice] que por ele se podem achar facilmente tudo o que h no
cartrio. PT, AUC, MJA (F), Livros de escrituras diversas (SR), (1474-1808) (UI). Cota: III-1-D-14-5-36. Estes
livros, intitulados "Livros de Prazos", que, no seu todo, fizeram parte de um mesmo "projeto" de preservao
da memria, encerram no seu interior documentos das mais diversas tipologias documentais. Alm dos prazos,
que sero a tipologia predominante, encontramos alvars rgios, autos de posse, autos de reconhecimento,

75

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

"ttulos soltos" em livros, ora, ainda, pela elaborao de reconhecimento e nova demarcao das
propriedades e dos deveres e obrigaes dos rendeiros; mas outros nos escaparam, com toda a
certeza. No verso dos pergaminhos, por exemplo, encontramos diversas anotaes que indiciam
esse facto. Alm da inscrio "traslado" 238 encontramos, ainda, sucessivas numeraes de diversas
pocas, letras, tintas e punhos, provavelmente associadas a outros tantos arrolamentos ou processos
de classificao. Encontramos ainda a inscrio de vrios sumrios, alm do coevo ao prprio ttulo,
numa tentativa constante de tornar percetvel e acessvel leitura o que a memria, s por si, no
conseguia preservar. A prova deste facto est bem patente no local escolhido para a inscrio do
sumrio de cada poca, ora numa dobra, ora na outra, expondo para o exterior o sumrio legvel
que lhe correspondia.
Como refere Gomes (2007, p. 254), os cartrios assumiam-se, pois, como "espaos de
garantia de preservao dos espcimes, da memria dos factos e das aces que cumpria nunca
esquecer ".
Apesar da disperso a que j aludimos, o cartrio parece deixar antever alguma modstia239.
Contudo, a necessidade de sustento da comunidade e o apoio financeiro de que necessitavam para as
obras de caridade impunham uma administrao patrimonial e financeira diligente e rigorosa, funo
desempenhada em conjunto pela celeireira e pela escriv, sendo, a partir de 20 de outubro de 1696,
esta ltima auxiliada pelo escrivo privativo, que tinha como funo primordial lanar escrituras
novas nos livros.

breves, cartas de arrematao, cartas, rgias (ex: carta de D. Afonso V, datada de 1477, autntica), cartas
testemunhveis (a respeito de documentos falsos), concertos, correspondncia, declaraes de louvados,
doaes, escrituras de agravo, escrituras de compra e venda, escrituras de dote, escrituras de encabeamento,
escrituras de obrigao, escrituras de posse, escrituras de trespassao, inquiries de testemunhas,
notificaes de apresentao, procuraes, provises rgias, quitaes, reconhecimentos, sentenas,
testamentos, entre outras. Encontramos, tambm, instrumentos secundrios ou de descrio, como sendo
cadernos com a transcrio de diversos ttulos. No que respeita tradio, estes livros so constitudos por
documentos autnticos, certides, pblicas formas ou simples cpias sem valor jurdico, mas todos com subido
valor informacional. Alguns destes documentos so atos simples e outros compostos, como o caso dos
processos de pedido e emisso de certido autntica de documentos da mais diversa tipologia. So ainda
visveis em alguns documentos as marcas de dobragens prprias da poca em que se encontravam "soltos" no
cartrio, bem como de um sumrio inscrito numa das faces exteriores da dobragem do documento, indiciando
as preocupaes inerentes expedita recuperao da informao. Curiosamente, este projeto, ter-se-
prolongado pelos anos subsequentes, facto comprovado pela presena de ttulos de data posterior.
238
No se trata de um documento traslado j que a escrita de poca muito posterior do prprio
documento que, frequentemente, at mantm indcios da sua autenticidade e originalidade; , isso sim, a
anotao dando conta de que o documento j foi transcrito em algum destes momentos de tombamento de
originais.
239
No pretendendo daqui tirar nenhuma outra concluso que no seja a carncia de recursos do mosteiro
pelo menos em alguns perodos menos prsperos este foi, entre os das diversas instituies monsticas e
conventuais que tivemos oportunidade de organizar, o primeiro fundo em que, com frequncia, surgiram
declaraes de pedido de dinheiro a terceiros e recibos de pagamento de dvidas contradas, em oposio a
outros que, mesmo com votos de pobreza, assentavam parte substancial da sua economia em emprstimo de
dinheiro a juros. Alis, esta forma de vida parcimoniosa era extensiva aos hbitos alimentares das monjas,
referidos por Maria Jos Azevedo Santos (1998, p. 146), a partir da transcrio da crnica feita por Margarida
Pinheiro.

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A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

Assim como existiu o cartrio, tambm existiu uma biblioteca, j que, como refere Gomes
(2007, p. 187), "elas eram comuns em todos os cenbios para apoiar a formao espiritual dos
religiosos", acompanhar os ofcios litrgicos e cumprir com elevao o lema da Ordem de So
Domingos "Contemplar e dar aos outros o que foi contemplado" 240 . Assim sucedeu desde os
alvores do MJA. Passados os primeiros tempos, em que "tudo escasseava" (MA, 1999, p. 19), logo a
biblioteca se comearia a constituir, crescendo ao ritmo da produo interna 241 , da oferta de
benfeitores, ou, ainda, pela entrada de monjas que traziam consigo os seus livros 242 , ou os
encomendavam, como os que foram adquiridos pela filha do Rei Africano.
Uma vez mais, por intermdio da Crnica que ficamos a saber que, por altura da morte da
Infanta Joana (1490), j existia243 a "casa da lyvraria" (Madahil, 1939, p. 163) e a sua diversidade e
dimenso deduzem-se pelas palavras da prpria Infanta: "[f]yca vos muita e boa lyvraria c que
poderees tomar cssollac e prazer spiritual inscritas na mesma Crnica (Madahil, 1939, citado por
Sobral, 2007, p. 172).
Sabemos tambm que, ab inicio244 ou muito prxima da fundao, o cenbio ter tido o seu
prprio scriptorium, desde logo pelo conhecimento da existncia dos processionrios

245

quatrocentistas, feitos no MJA pela copista "Isabel Luys"246, religiosa do Mosteiro, e pela Crnica da
Fundao do Mosteiro de Jesus, de Aveiro, e Memorial da Infanta Santa Joana, Filha Del Rei Dom Afonso V
escrita pela "diligente irm Margarida Pynheira" (Madahil, 1950, p. 282), o melhor testemunho do
quotidiano daquele cenbio, registado por quem viveu e presenciou o dia-a-dia da comunidade que
refere, em mltiplas passagens, a existncia, utilizao e produo de livros com diversos fins247.
240

s monjas no competia a pregao ao contrrio dos monges, em que era o mnus principal desta
ordem mas no deixavam de divulgar "o que foi contemplado", atravs do exemplo de vida austera, da
caridade para com os mais necessitados, da orao, etc.
241
A produo de livros no mosteiro j se verificava em 1466 (Cardoso, 2013, p. 75).
242
A ttulo de exemplo, Moiteiro (2013, p. 178) faz referncia livraria mui syngular" que D. Leonor de
Meneses havia levado para Aveiro.
243
Aps a extino do mosteiro, semelhana da grande maioria das instituies congneres, a sua biblioteca
foi dispersa por vrias entidades, existindo atualmente dois ncleos principais: um que se encontra na Biblioteca
Nacional, cujos cdices iluminados at 1500 se encontram publicados em catlogo: (Cepeda & Ferreira,1994, p.
17-26) e outro que se encontra no atual MA, igualmente publicado em catlogo (MA, 1999), havendo outros
ncleos menos significativos, em quantidade, mas de igual riqueza documental.
244
Os livros eram de tal modo importantes para a comunidade que, ao entrarem como novias, logo lhes era
ensinado "que os lyvros . vestidos . E outras cousas do Mosteyro" deviam ser guardadas "c diligncia", tal
como previam as Constituies no captulo "Das nouicas . E da sua insynca" (Madahil, 1950, p. 302).
245
O processionrio um "coletrio" que, regra geral, obedecia seguinte estrutura: "preces - capitula antiphonas - orationes - benedictiones" (Pierre-Marie Gy, citado por Gomes, 2007, p. 195). Mais adiante, este
autor carateriza-os como sendo "[c]dices de dimenso reduzida, classificveis como de bolso" (2007, p. 224),
j que seriam destinados a acompanhar os ofcios litrgicos, nomeadamente as procisses volta do claustro.
246
Seguindo de perto Cardoso (2013, p. 74), no MA h oito processionrios cuja cpia est associada monja
Isabel Lus, uns por estarem identificados pela copista "screveu Isabel Luys" e os outros por evidenciarem
pertencer ao mesmo projeto codicolgico dos primeiros. Porm, um deles, em letra gtica, destaca-se pelo
aparato e "grande esmero e solenidade de execuo" (Santos, 2000, p. 101), encontrando-se a evidente razo
desse facto no ex-libris "da Madre prioresa". Alm de copista, Isabel Luys exerceu tambm funes de mestre
das novias.
247
Alm destes livros, no Museu de Aveiro, pertencentes ao extinto Mosteiro de Jesus, existem, ainda, os
seguintes ttulos: saltrio, antifonrio, gradual, "Ordem de So Domingos (forma de lanar o hbito das

77

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

A prpria origem social de grande parte das ingressas aristocracia, embora de diversos
graus e o relacionamento que a comunidade manteve com as elites polticas, sociais e culturais,
incluindo a corte, no admitem quaisquer dvidas quanto capacidade para a leitura e aos gostos
requintados, para a poca, de grande parte das professas, nomeadamente na fase inicial da vida
comunitria. Moiteiro (2013, p. 41) refere:
um conjunto de materiais escritos, recebidos e criados no interior do Mosteiro de Jesus, como
suportes de uma estratgia identitria, capaz de produzir e definir a prpria comunidade. Nesta
aceo, as dominicanas de Aveiro formam uma comunidade textual. Recorrem a suportes
textuais de natureza ao mesmo tempo normativa e memorialstica para se reconhecerem
enquanto sociedade, agregando-se em torno de um corpo de valores que as vinculam, via
memria, comunidade pretrita, criando uma identidade que funciona como alicerce e
argamassa do edifcio humano que habita o espao da clausura.

Ou seja: a existncia e produo de materiais escritos era condio sine qua non para a
coeso e identidade de uma comunidade com estas caractersticas. Desconhecemos, contudo, se as
funes que aqueles livros desempenhavam se destinavam exclusivamente a suprir as necessidades do
Mosteiro ou se havia uma produo librria sistemtica que satisfaziam no apenas as suas
necessidades como as dos prprios conventos dos frades menores, para alm da procura dos
benfeitores leigos ", comum em algumas comunidades religiosas, como refere Roest (2004), citado
por Moiteiro (2013, p. 161).
Alm destes, sabemos da existncia de um missal 248 e de vrios brevirios e antifonrios
(prprios da missa temporal e sazonal), dos finais do sculo XV a XVI, estes ltimos atualmente
existentes na Biblioteca Geral da Universidade de Coimbra249, que para ali foram trazidos aquando da
extino das instituies religiosas, por iniciativa de Alexandre Herculano.
Alm dos que chegaram aos nossos dias ou ao nosso conhecimento, no deixaria de existir a
Bblia que "era verdadeiramente o livro indispensvel em qualquer mosteiro" (Gomes, 2007, p. 202),
mas de que no encontrmos a referncia a qualquer exemplar. Ao invs de outras livrarias de
extintos mosteiros de Aveiro, do MJA no chegou ao AUC nenhum livro ou documento que
comprovasse a sua existncia.
este o contexto histrico e cultural de indcios de um fomento da literacia adentro da
comunidade das monjas do MJA em que a documentao foi produzida.
Enriquecidos com estas informaes, olhemos mais atentamente o que temos perante ns
os documentos.

monjas), "Orden dos Pregadores" da copista Margarida Pinheira entre outros, apenas para referir livros
iluminados, copiados no mesmo sculo da fundao. Ao todo, na posse do MA, h uma "coleo constituda
por 155 ttulos" (MA, 1999, p. 19), entre manuscritos e impressos, produzidos entre 1519 a 1796, que outrora
foram parte integrante da livraria do MJA.
248
Este missal, datado de 1481, tambm foi copiado por Isabel Lus e est, atualmente, na Biblioteca Pblica de
vora, com o cdigo de referncia: Col. Manizola, cd. 115. Muito provavelmente proveniente do scriptorium
do MJA, por razes que desconhecemos surge nesta instituio como parte integrante de uma coleo, mas
felizmente preservado e acessvel consulta e investigao.
249
Estes livros esto na Seco dos Reservados da referida Biblioteca e inscritos no respetivo catlogo.

78

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

4.3. A metodologia e proposta de organizao da informao do fundo do MJA


Como j referimos, a abordagem documentao de um fundo especialmente a um que
no tenha vindo diretamente do seu produtor e que, indubitavelmente, no se encontra j
organizado de acordo com os critrios definidos pela entidade produtora no pode (ou deve) ser
feita sem muitas cautelas.
Archivists not only attempt to acquire primary (or original) sources, or records, which are
thus thought to have special (even unique) integrity as means of access to the past; they believe
that providing information about the records origin and respecting the original order of their
creation are essential to ensure that archiving is a neutral means of communication of the
recorded past (Nesmith, 2002, P. 27)250.

4.3.1. A identificao da documentao


Este procedimento, por ser primordial no tratamento documental, de capital importncia
para todo o processo de organizao e comunicao da informao. A identificao251 no mais que
a anlise interna e externa dos documentos, de modo a recolher os elementos para registo na
folha de recolha de dados (FRD), 252 possibilitando a inequvoca identificao, compreenso e
recuperao da unidade arquivstica que est a ser descrita253 (figura 1).

250

Os arquivistas no s tentam aceder a fontes primrias (ou originais), ou documentos de arquivo, que so,
portanto, pensados para ter especial integridade (mesmo nica) como meios de acesso ao passado; eles
acreditam que o fornecimento de informao sobre a origem dos documentos de arquivo e o respeito pela
ordem original da sua produo so essenciais para garantir que o arquivamento um meio neutro de
comunicao do passado registado [traduo nossa].
251
Cf. Nota 69.
252
Folha de Recolha de Dados (FRD) Este um dos modelos proposto pela Direo-Geral do Livro, dos
Arquivos e das Bibliotecas, disponveis em: http://arquivos.dglab.gov.pt/informacoes-uteis/formularios/.
Dependendo do nvel de descrio e da poltica da instituio, a folha pode ser adaptada a um nmero varivel
de campos recomendando-se, pelo menos, os campos de preenchimento obrigatrio, aconselhados pelas
ODA (Portugal. DGARQ, 2007) para o correspondente nvel de descrio.
253
Almeida (2007), citado por Rodrigues, 2012, p. 20) apresenta-nos a proposta de uma "Ficha de Identificao
de Tipo Documental" que, apesar de estar vocacionada para as fases ativas do processo de gesto documental,
tambm poder ser utilizada em arquivos definitivos, prescindindo dos campos relativos avaliao e seleo,
nomeadamente prazos de arquivamento e destino final. A configurao da ficha permite uma identificao da
estrutura orgnica e funcional da entidade produtora do fundo, auxiliando o entendimento do documento de
arquivo como um todo orgnico.

79

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

Figura 4: Vista (parcial) de Folha de Recolha de Dados (FRD)254.

A anlise documental , pois, o conjunto de operaes necessrias para extrair a informao


contida nos documentos e acondicion-la para facilitar o seu armazenamento e a sua recuperao
posterior (lvarez Osorio, 1988, citado por Bonal Zazo, 2001, p. 161) [traduo nossa], operaes,
grosso modo, semelhantes s adotadas em biblioteconomia e documentao255.
De acordo com Rodrguez (2011, p. 70), a identificao tipolgica processa-se em cinco
passos consecutivos, a saber:
1 - Determinao da origem / provenincia;
2 - Vinculao do documento competncia e s funes da instituio que criou ou
acumulou o fundo;
3 - Associao entre a espcie em causa e o tipo documental;
4 - Identificao da especificidade e da unicidade do documento que materializa uma ao
nica e irrepetvel;
5 - Determinao da datao, de modo a identificar o tempo em que a funo foi exercida
mas, tambm, posicionar os documentos relativamente aos seus congneres.
Tal como salienta Rodrigues (2006, p. 108), o documento corporifica a ao e, portanto, o
que o identifica a ao que o gerou e esta uma das razes pelas quais, especialmente nesta fase,
sobrevm a necessidade de o arquivista deter um background cultural slido, verdadeiramente
transdisciplinar. A anlise documental em arquivos definitivos alicerada em conhecimentos do
254

Fonte: DGLAB.
Porm, como adverte Cunningham (2007, p. 77), nunca devemos esquecer que [o] que distingue os
arquivos de outras formas de informao que [o] seu significado e valor derivam de sua provenincia e da
organicidade da sua informao.
255

80

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

domnio de outras cincias, nomeadamente a Diplomtica 256 , a Paleografia 257 , mas tambm o
Direito258, entre outras,259 para poder proceder anlise tipolgica, averiguando as relaes que o
documento estabelece com as atividades institucionais e pessoais, como refere (Bellotto, 2002, p.
21).
Bonal Zazo (2001, p. 162) menciona a existncia de vrias classificaes, comeando por
referir a grande diviso tradicional: a anlise fsica ou formal e a anlise do contedo exposto
(assuntos, temas, matrias), havendo outras correntes que chegam a subdividir a anlise em quatro
tipos distintos 260 , acrescentando s j referidas a anlise contextual e a anlise externa. Bellotto
(2002, p. 19), por seu turno, sugere a anlise documental de cinco elementos: provenincia; relao
com a atividade que o gerou; tipo documental; contedo; datao. E, mais adiante, citando Delmas
(1996), refere:
o conjunto dos elementos externos e internos o que d ao documento seja aquele sobre
papel, seja o eletrnico o aspecto que corresponde sua natureza diplomtica e jurdica, isto ,
sua funo, segundo as regras e os usos da instituio que o estabelece. (Bellotto, 2002, pp. 2425).

Sabendo agora o que devemos identificar nos documentos, relembremos o conceito de


arquivo, apresentado por Silva (1999, p. 10): um conjunto orgnico de documentos produzidos por
uma entidade pblica ou privada, colectiva ou singular (sublinhemos, por uma entidade); essa
entidade, nica, d-nos a provenincia261 dos documentos. Identificamos, deste modo, o produtor,
isolando os documentos dos demais que pertenam a outros produtores.
Conclumos que , portanto, fundamental saber a provenincia dos documentos para os
entender na sua gnese e para que, relacionando-os com os restantes documentos do mesmo fundo,
ganhem valor informacional e espelhem a estrutura, a misso, as funes e as atividades
desenvolvidas pela entidade que os produziram. Como refere Cunningham (2007, p. 77), [s]e no se
sabe a provenincia de um documento, ento o documento no pode ser mais do que uma fonte
descontextualizada de informao. Assim, sendo to importante, deveremos comear, desde logo,
por determin-la.
Regra geral, a provenincia uma das informaes mais fceis de reconhecer. Habitualmente
est expressa nos cabealhos dos documentos timbrados, ou em rodap, ou no carimbo de registo
de entrada ou, ainda, nos metadados associados aos documentos eletrnicos. Referimo-nos,
concretamente, aos documentos contemporneos. Porm, os documentos que temos em mo
remontam aos sculos XV a XIX, no sendo frequente encontrar os elementos referidos. Perante a
256

Para compreender a estrutura formal do documento.


Para conseguir ler e entender a escrita de documentos antigos.
258
Nomeadamente na anlise de documentao jurdica, normativa e legislativa.
259
Conhecimentos de administrao, gesto, cincias sociais e humanas, entre outras, em estrita colaborao
mas/e sem qualquer subservincia.
260
A anlise consentnea com as normas do CIA.
261
Para Rousseau e Couture, este , apenas, o 1 grau do princpio da provenincia, por permitir isolar e
circunscrever as unidades constituintes de um fundo (1998, p. 83).
257

81

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

sua ausncia, deveremos procurar a intitulao do documento ("Eu, madre prioresa e..."), o nome
das partes configurantes no acto (Gomes, 2002, p. 486), quer seja administrativo ou jurdico, o selo
de validao dos documentos, as marcas de autoridade, como a assinatura, o nome a quem dirigido
o documento, as propriedades/lugares a que faz meno, entre outros mais ou menos explcitos262.
Ao analisarmos a documentao que constava da lista atribuda ao MJA, identificmos, atravs
do mtodo anteriormente descrito, no uma mas vrias entidades produtoras de documentao: o
MJA, o Convento da Madre de Deus de S, o Convento de Nossa Senhora da Misericrdia, tambm
de Aveiro, a Comenda de So Tiago do Lobo e o Convento de Santo Antnio do Porto, sem que
tivssemos identificado qualquer tipo de relao com o fundo do MJA; e da Repartio da Fazenda do
distrito de Aveiro, dos quais apenas um poderia ter alguma relao com o mosteiro. Muito
provavelmente, tero sido indevidamente reunidos quando foram integrados na Fazenda, aps a
extino destas instituies. Como recomendam Mller, Feith e Fruin (1973, p. 29) os vrios
arquivos colocados num repositrio devem ser cuidadosamente separados e descritos
separadamente, em estrito cumprimento do princpio da provenincia. Foi o que comemos por
fazer.
Ainda assim, questionmos se o documento da Repartio da Fazenda, com alguma relao
com o MJA, no poderia ter sido recebido por esta entidade no decurso das suas atividades,
constituindo, desse modo, parte integrante do fundo. Contudo a resposta foi negativa, pelas razes
que expomos em seguida:
1 Foi assinado pelo escrivo da Fazenda de Vagos, razo ainda insuficiente j que podia ter
sido recebido pelo MJA;
2 Tem data posterior extino do Mosteiro, sendo esta j uma razo assaz suficiente para
a concluso extrada;
3 Foi, naturalmente, elaborado para materializar a atividade desenvolvida pelo escrivo no
cumprimento da sua funo de controlo e administrao dos bens mveis e imveis do Extinto
Mosteiro263.

262

Por vezes, perante a inexistncia, no cdice ou no documento, de elementos que, inequivocamente,


identifiquem a provenincia, esta s identificada em associao a outros documentos relativos ao mesmo ato
ou ao mesmo fundo, confirmada por outros elementos, como sendo os de natureza codicolgica, tais como: a
regragem (dimenso, tcnica e sistema - ponta seca, plumbagina e tinta), as propores entre a base e a altura
em relao empaginao ou mise en page (Gomes, 2007, p. 224), o nmero de colunas, a forma de unio dos
cadernos e dimenso dos cdices, verificao da regra de Gregory (Caspar Renatus Gregory), caratersticas
particulares da grafia, marcas de gua de identificao do fabricante do papel, tintas usadas, iconografia; ou,
ainda, aspetos de natureza diplomtica, tais como: formulrio, invocao, forma de validao, fecho, entre
outros.
263
Inventrio dos documentos encontrados na Quinta das freiras de Ouca. Cota antiga: III-1D-14-5-49, cota
atual: III-1D-15-3-50, integrado no fundo da Direo de Finanas de Aveiro (F). A documentao relativa ao
processo de extino do MJA muito escassa comparativamente com a de outras instituies similares, no
tendo sido localizados os tradicionais e consecutivos inventrios de bens com a descrio dos objetos
encontrados nas dependncias do mosteiro que, frequentemente, servem de fonte documental para a
reconstituio da arquitetura do cenbio, nem a relao exaustiva da documentao existente no cartrio, o

82

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

Conclumos, desta feita, que h documentao da Fazenda que est relacionada 264 com o
MJA, mas pertence ao fundo da Direo de Finanas de Aveiro, em respeito pelo princpio da
provenincia.
Dissipadas todas as dvidas e definida, inequivocamente, a provenincia dos documentos,
damos por concluda aquela que Mendo Carmona (2004) designa como a primeira fase do mtodo de
anlise a identificao do organismo produtor do fundo documental (p. 42) [traduo nossa].
Esta foi a primeira operao de diviso do ncleo documental a autonomizao do MJA
como entidade produtora; a restante documentao foi (re)integrada nos respetivos fundos. Como
recomendam Prez Ortiz e Vivas Moreno (2009, p. 38), no caso de concentrao de arquivos
conventuais noutros Arquivos, o quadro de organizao da entidade recetora deveria incluir, em
separado, os quadros de classificao dos diferentes conventos ali custodiados [traduo nossa]. o
que iremos fazer, comeando pelo MJA.
Pelo exposto, podemos, desde j, alertar para algumas precaues a ter no tratamento
documental, a saber:
1 O facto de a documentao ser entregue ao arquivista como pertencendo a um nico
produtor no o exime do dever de confirmar a provenincia dos documentos, at porque ditam a
nossa prudncia e experincia com regularidade, aquela no foi organizada de acordo com os atuais
princpios arquivsticos,265 pelo que no respeita, sequer, o princpio basilar da provenincia.
2 Os documentos devem ser examinados metodologicamente analisando, avaliando,
questionando, pondo em causa as primeiras evidncias, verificando todos os aspetos relevantes sua
inequvoca identificao. Num processo em tudo semelhante ao mtodo cientfico em que s
partindo de premissas verdadeiras se podem atingir resultados verdadeiros tambm s a seriedade
e a cientificidade na anlise dos documentos podem garantir o sucesso das fases subsequentes da
organizao e descrio da informao.
Indo ao encontro da convico de Ribeiro (1996, p. 13) e de vrios outros autores, [a]
provenincia , portanto, o elemento mais importante a identificar num conjunto de documentos,
pois com base nela que se estruturam e organizam os fundos arquivsticos. E esta a essncia do
princpio do respeito pelos fundos.
Conclumos, desta feita, que a determinao da provenincia pode constituir mais uma das j
muitas dificuldades a enfrentar pelo arquivista.
Conhecida a provenincia dos documentos e a histria administrativa do produtor, o ideal
seria identificar (no organograma, nos documentos normativos e na prpria organizao da
que permite saber, de forma inequvoca, a real dimenso da documentao perdida, quando a comparamos
com a documentao ora existente.
264
Neste caso concreto, estamos perante uma relao "genrica", de acordo com as tipologias propostas nas
ODA (Portugal. DGARQ, 2007, p. 115).
265
Frequentemente, a documentao no era organizada por profissionais de arquivo ou estes respeitavam
outros princpios/metodologias em voga na poca, como Erdmann (1927) bem evidencia no seu estudo.

83

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

documentao) a estrutura orgnica e funcional266 que nos permitisse reconhecer, sem equvocos,
o(s) rgo(s) que a entidade produtora do fundo tinha para dar cumprimento sua misso e, por seu
turno, saber a(s) funo(es) que cada rgo teria atribuda(s) e atravs do exerccio de que
atividades

267

se concretizavam. E, por ltimo, identificar qual era a prova testemunhal da

realizao/cumprimento das funes que, produzidas natural e continuamente, constituam as sries


documentais. Como refere Duranti (1994a, pp. 54-55), [o]s registos [isto , os documentos]
conferem transparncia s aes.
Mas, neste caso em concreto, tal no inteiramente possvel268.
O desmembramento do fundo, a praticamente inexistncia de sries com funes-fim269, a
escassez de documentos normativos, a fragmentao das sries remanescentes e a completa
desorganizao em que a documentao chegou at ns apenas nos permitem vislumbrar uma
estrutura orgnica muito elementar270. Alis, estas estruturas eram as mais comuns neste tipo de
instituies, onde as funes eram desempenhadas por pessoas que se iam sucedendo no exerccio
dos diversos ofcios. Tal como j antes referimos a respeito do governo do mosteiro,
identificamos, em alguns documentos 271 , alguns desses "ofcios prprios de uma comunidade
feminina" (Gomes, 2010, p. 69), tais como: a prioresa, a subprioresa, a procuradora, a seleireira, a
depositria272 e a sndica.
266

Perante a completa desorganizao, a fragmentao e a impossibilidade de reconstituir a estrutura orgnica


do fundo alguns autores alegam, inclusivamente, tratar-se de um artificialismo intelectual criar uma estrutura
"orgnico-funcional" j que, data, to pouco existia essa estrutura com regularidade a anlise processa-se
apenas a dois nveis: fundo e sries documentais. Essa a classificao mais frequente que encontramos nas
descries de fundos de instituies religiosas extintas (Fundos fechados), como a que analisamos, e a mais
utilizada na instituio que custodia o fundo em estudo. Ainda assim, tentaremos identificar, se a documentao
o transmitir, uma estrutura com os trs nveis de anlise, como prope Bellotto (2004a): fundo, seces e
sries.
267
As atividades podem subdividir-se em tarefas ou fases de tramitao.
268
Relembramos que esta instituio no tinha organograma (existindo, apenas um genrico para as casas da
OP) e a documentao no veio acompanhada de um documento que espelhe a estrutura nem, to pouco, os
rgos, funes ou as sries que produziram.
269
No fundo identificamos, apenas, duas sries com funes-fim Breve de admisso de educandas (1695) e
Bulas, breves e cartas apostlicas (1477-1652) associadas ao cumprimento da funo Administrao
eclesistica, documentos produzidos por papas, mestres-gerais, bispos ou outra autoridade eclesistica e que
eram recebidos no mosteiro e preservados para que se cumprisse o que a viesse determinado.
270
Relembremos que a (re)constituio desta estrutura foi essencialmente coligida a partir do nico documento
normativo que chegou ao nosso conhecimento as Constituies e por fontes indiretas, havendo fundada
probabilidade de no corresponder, na ntegra, realidade, que nos pode ter escapado at pelo
desmembramento do fundo e consequente perda de organicidade.
271
Estes "ofcios aparecem recorrentemente referidos na srie documental procuraes, documento atravs
do qual a prioresa e as restantes religiosas do governo do mosteiro concediam poderes a um frei da ordem
de S. Domingos para que as representasse nos atos que se realizavam no exterior do cenbio.
As procuraes, e a sua transcrio em outras sries, permitem identificar a sucesso e/ou alternncia
de ocupao dos diversos cargos. As procuraes originais que esto neste fundo tm, praticamente todas, um
selo em papel laboriosamente recortado e colado com uma pasta de farinha, em tom rosa, alguns bastante
danificados com galerias, pela ao de agentes biolgicos (muito provavelmente caruncho, pela morfologia).
Alm do selo que confere autenticidade ao documento, a originalidade das procuraes est ainda confirmada
pela assinatura autgrafa das responsveis pelo exerccio dos ofcios e de outras monjas.
272
Nem o nmero nem os ofcios eram fixos, pelo que se deduz pela documentao que consultmos. Por
vezes, surgem duas subprioresas, duas depositrias, desaparecendo outros cargos ou, simplesmente, no

84

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

Em estrita observncia das determinaes superiores, zelavam pela manuteno da ordem


interna e pela administrao patrimonial e financeira do mosteiro, qual estaria associada a
acumulao/produo de algumas sries documentais, que exemplificamos com duas bem
representativas: Sr.: bulas, breves e cartas apostlicas; Sr.: procuraes, respetivamente. H ofcios
que esto bem descritos nas Constituies, trazidas at ns por Rocha Madahil, mas de que, na sua
grande parte, no encontrmos ecos em sries documentais, muito provavelmente ou pela
fragmentao do fundo ou pelo cumprimento da sua subfuno dispensar o registo escrito.
Podemos, desta feita, identificar duas fases distintas no que respeita "estrutura funcional" do
Mosteiro, que esquematizamos do seguinte modo (figura 2 e figura 3):

Figura 5: 1 Fase (1461-1696) - Estrutura funcional do Mosteiro273.

Tal como observamos na figura 2, de acordo com o processo previsto nas "Constituies", os
vrios ofcios eram atribudos a sucessivas monjas que, no seu conjunto, constituam o nico rgo
de administrao conventual, designado por "governo". Em ltima instncia, toda a documentao
ter sido produzida, recebida e acumulada pela prioresa e suas oficiais, de acordo com atividades
desenvolvidas no cumprimento das respetivas funes. Os procuradores externos eram, regra geral,
freis da ordem de S. Domingos, que representavam o governo do mosteiro, mediante procurao,
nos atos "fora de portas" devido ao condicionalismos da clausura nomeadamente na celebrao
de escrituras, representao em atos judiciais, demarcao de propriedades, mas tambm de
arrecadao de dzimos, foros ou outros rendimentos. Exerciam, ainda, a funo de conselheiros
privados274 da prioresa do mosteiro275, alm de confessores, pregadores e orientadores espirituais.
surgindo referidos nos documentos. Porm, na nossa anlise, no conseguimos apurar o mbil destas
alteraes.
273
Fonte: Elaborao prpria.
274
Gomes, nos organogramas de representao da organizao dos dominicanos (Ordem e mosteiro) faz
referncia influncia destes conselheiros em, praticamente, todos os nveis da hierarquia (1989, pp. 252 e
275).
275
Mesmo antes da instituio do mosteiro j os freis de S. Domingos exerciam a sua influncia, aconselhando
Brites Leitoa, como patente nesta notcia: Esta quinta de Ouca foi o primeiro patrimnio deste Real

85

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

A partir de 1696, por proviso por decreto especial, datada de 20 de outubro, o governo
passou a ser coadjuvado por mais dois agentes externos, um de apoio notarial e o outro judicial,
passando a ter escrivo privativo e juiz (executor) privativo, este ltimo desempenhado pelos Juzes
de fora da vila de Aveiro276 (figura 3).

Figura 6: 2 Fase (1696-1874) - Estrutura funcional do Mosteiro277.

No pertencendo diretamente estrutura funcional do mosteiro, eram parte integrante


deste, enquanto colaboradores externos, sendo relativamente fcil associar-lhes algumas atividades,
tais como a criao de mecanismos de controlo da vida econmica do mosteiro [os quais]
impe[m] a concretizao de tombos onde so arrolados os bens imveis, os foros e as rendas278,
no primeiro caso, e a administrao patrimonial, materializada na produo e registo de diversas
escrituras, no segundo. Porm, esta alterao no tem expresso na produo documental, dado
que as funes j eram anteriormente cumpridas, apenas se evidenciando um aumento desta, o que
pode indiciar o incremento do exerccio destas atividades ou, apenas e s, a melhor conservao
destes registos em detrimento de outros.
A recomposio da estrutura reveste-se de particular importncia, na medida em que, ao
reconstituirmos a hierarquia do fundo e a posio do documento nessa hierarquia, restabelecendo as
relaes existentes entre os documentos e a funo exercida pelo seu produtor, estamos a honrar o
princpio do respeito pela ordem original (estrutura interna), restituindo ao documento a sua razo
de existir; como afirma Rodrigues (2006, p. 107), [c]onsiderando-se o respeito provenincia do
convento depois do falecimento de Diogo de Atayde marido da S.ra Brites Leitoa, e nella vivero at o
falecimento do dito Diogo de Atayde, e depois por conselho do virtuoso Fr. Joo de Guimaraes veio a dita S.ra
com suas filhas (...) aonde fundou o convento (...). Sr.: Apontamentos de mercs rgios e ndices de ttulos do
cartrio (1461-1819) inf.
276
PT, AUC, MJA (F), Alvars, autorizaes, mercs e provises rgios (1415-1834) (SR). Cx. 9 (UI). Cota: III1D-15-1-27.
277
Fonte: Elaborao prpria.
278
Por similitude com o que referido por Gomes (2002, p. 485), relativamente a Santa Cruz ou, no dizer do
autor, ao Mosteiro coimbro.

86

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

conjunto documental e ordem original (provenincia de cada documento) como imprescindveis


para o tratamento dos arquivos. Freitas (2003, p. 51) e outros autores comungam deste
pressuposto, ora pela manuteno da ordem original quando o arquivo chega ntegro ao destino
final , ora pela sua (re)organizao, de modo a restabelecer, tanto quanto possvel, a ordem
original, espelhando a estrutura funcional da entidade produtora preconizada no Manual dos
Arquivistas holandeses279.
Neste estudo em concreto, porm, tal no possvel, na sua plenitude, pelas razes j
aduzidas280. Assim, no conseguimos associar algumas sries documentais do fundo do MJA a algumas
subfunes identificadas, sem risco de cometermos algum equvoco. Desta feita, cingimos a
associao das sries apenas s funes primordiais exercidas pela prioresa e suas oficiais: Direo,
Administrao eclesistica, Administrao patrimonial e financeira e Justia, at pela maior constncia
dessas funes 281 ao longo dos sculos de vida do MJA. A distribuio das sries pelos diversos
ofcios poderia, ainda, por desconhecimento dos investigadores, ocasionar alguma sombra na
recuperao da informao.
Nesta conformidade, , pois, evidente que a disperso de documentos pode comprometer a
inteligibilidade do arquivo (Rodrigues, 2006, p. 107), a ponto de inviabilizar a sua (re)organizao,
mantendo-se a estrutura, a classificao e a ordenao dada pela entidade produtora.
Verificada, neste caso, a aplicabilidade dos princpios fundamentais da Arquivstica apesar
de, como vimos, nem sempre estarem reunidas as condies indispensveis sua plena e ideal
concretizao, pelo que propugnamos por uma adaptao realidade em causa como, de resto,
legtimo282 avancemos agora para outros aspetos da anlise documental a segunda fase, referida
por Mendo Carmona (2004, p. 42) do seguinte modo: a identificao centra-se na anlise de cada
uma das sries documentais geradas [traduo nossa].
Definida a provenincia, as competncias e as funes da entidade produtora do fundo, a
tipologia documental dever ser o seguinte aspeto a identificar, dada a sua grande relevncia.
Comecemos por definir o que se entende por tipologia documental.

279

Cf. Mller, Feith e Fruin (1973); os autores, no ponto 18, no deixam, contudo, de referir as circunstncias
em que este princpio pode cair.
280
Nomeadamente, a desorganizao do fundo e posterior reorganizao com fins fiscais, a escassez de
documentos normativos e a prpria exiguidade da documentao do fundo incorporada no AUC.
281
Como salienta Silva (2013, p. 2), citando Cruz Mundet (2006), a classificao baseada nas funes
claramente o critrio mais estvel
282
Esta inevitabilidade encontra ecos tericos no Manual dos arquivistas holandeses (Mller, Feith & Fruin,
1973, p. 49), no seu ponto 17, ao referir que: no arranjo do arquivo, portanto, urge, antes de mais nada,
restabelecer quanto possvel a ordem original. Somente ento ser possvel julgar-se se conveniente, ou no,
e at que ponto, se deve dela distanciar, apresentando, no ponto 18, as restritas circunstncias que justificam
esse afastamento. A este respeito, anos mais tarde, Duchein (1986) questiona-se sobre, at que ponto o
princpio do respeito aos fundos implica obedincia ordem original dos documentos (citado por Freitas, 2003,
p. 54), considerando, mesmo, a sua restituio inoportuna nas situaes em que esta tenha deixado
inteiramente de existir, tal como, praticamente, sucedeu ao fundo do MJA.

87

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

De acordo com Heredia Herrera, tipologia documental a soma da tipologia diplomtica e


da tipologia jurdico-administrativa () formulrio, caractersticas externas e informao (1991b, p.
56) [traduo nossa], e.g. auto de posse, bula, escritura de dote, inventrio de bens imveis,
procurao, sentena, entre outros. Sousa (2006, p. 131), realando o carter orgnico da
documentao, define-a como sendo "a configurao assumida pela espcie documental de acordo
com a atividade que a gerou.
Seguindo de perto Heredia Herrera (2011, p. 6), o documento testemunho e prova de uma
atividade efetuada por um indivduo, no exerccio das funes que lhe foram atribudas pelo produtor
do fundo. Produzidos um a um, com o passar do tempo, formam sries documentais, havendo sries
constitudas por documentos simples (que contm um s ato informacional) e outras por
documentos compostos (reunio/sucesso de vrios atos informacionais), e.g. alvars e tombo,
respetivamente. A tipologia deve, obrigatoriamente, ser determinada com rigor e exatido j que,
com grande frequncia, a srie documental intitulada pela(s) tipologia(s) do(s) documento(s) e os
ttulos constituem os pontos de acesso privilegiados na recuperao da informao.
Desta anlise resultou termos identificado 39 sries documentais remanescentes no fundo do
MJA, representadas no quadro de classificao em conformidade com a funo a que davam
cumprimento, na altura da atividade do mosteiro.
Segue-se a fixao das datas como outro dos aspetos relevantes a analisar, j que este
elemento fundamental para concretizar o respeito pela ordem original e proporcionar a
organicidade. um dos elementos que no deve ficar por preencher em nenhum dos nveis de
descrio. Ela fundamental para entender a sequncia dos acontecimentos e posicionar um
documento relativamente ao outro, no que respeita sua ordem de produo 283 . Quando est
expressa, a data um dos elementos mais facilmente localizveis j que, regra geral, se posiciona no
incio, logo depois da invocao ou da identificao do documento, ou no final, dependendo do
formulrio adotado para cada tipo documental. Quando, por qualquer razo284, esta no visvel no
documento, torna-se indispensvel a sua datao crtica, mediante a determinao aproximada da
data dcada ou, at mesmo, ao sculo , tentando recolher informaes indiretas a partir do
documento, como so o tipo de escrita, a referncia a um acontecimento de data conhecida ou a
relao com outros documentos/ informaes, pertencentes, ou no, ao mesmo fundo.
Frequentemente, estimamos a data aproximada de um documento pelos limites temporais do cargo
283

Porm, nem sempre a data de produo ser aquela a considerar para os fins de ordenao. A
correspondncia recebida, por exemplo, ao chegar ao destinatrio , regra geral, registada e aposto o carimbo
de entrada, sendo esta a data a ter em conta, j que a partir desta que o documento passa a existir para a
instituio que o recebe. Quando este registo est ausente, considera-se, por defeito, a data de produo
como data aproximada. Os processos com tramitaes longas tm igualmente procedimentos distintos de
registo da data: ou se considera a data do incio do processo, ou de concluso, ou ambas, sendo, neste caso,
referidas como datas extremas. Cada srie deve ser analisada de per se, assumindo particular relevncia na
gesto da documentao jurdica.
284
Pode ocorrer, entre outras razes, por esquecimento na inscrio, inelegibilidade do documento, tipo de
documento, degradao do suporte.

88

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

exercido pelo seu autor ou algum dos seus intervenientes. So disso exemplo, os documentos rgios,
os papais ou os do exerccio do cargo de prioresa 285 . Quando aproximada, a indicao c. (circa)
antecede a data estipulada, devendo esta figurar dentro de parntesis retos, dando conta de que se
trata de uma informao que no est expressa no prprio documento mas que foi inferida286.
Quando as sries esto completas e os documentos esto ordenados cronologicamente, a
data do documento mais antigo e a do mais recente do-nos as datas extremas da srie e indicamnos o arco temporal em que determinada funo foi desempenhada 287 . Tal no acontece em
nenhuma das sries existentes neste fundo. Assim, referiremos as datas extremas de cada srie,
cientes de que estas podem no corresponder nem ao incio nem ao termo do exerccio da atividade
que testemunharam. Correspondem to-somente, no caso em apreo, materializao das aes
realizadas nas datas dos documentos que chegaram at ns.
Para obter a necessria normalizao, a data deve ser inscrita no formato: ano, ms, dia, j
que constitui o principal elemento ordenador288 em muitas sries.
H, ainda, outras caractersticas dos documentos que devero ser identificadas, e.g. a
originalidade ou a tradio documental289.
O original o documento que mais se aproxima da origem, quer da inteno subjacente
sua criao, quer da vontade do seu criador que o autenticou com assinatura autgrafa ou a rogo.
Segundo Duranti (1994a, p. 61), o "original dotado de trs qualidades: o primeiro, completo e
efectivo". Uma vez mais, a Diplomtica assume aqui um papel primordial, evidenciando as
interaes entre os documentos e as pessoas que os geraram, como materializao de aes. As
cpias podem assumir diversos valores documentais, devendo este facto ser referido, de modo a que
o utilizador avalie a pertinncia, ou no, da consulta do documento, tendo em conta as suas

285

No caso do MJA, algumas prioresas exerceram vrios mandatos intercalados com o de outras, o que
constitui uma limitao a este sistema de inferncia de datao.
286
Cf. outros exemplos de representao de datas incertas inscritos nas ODA (Portugal. DGARQ, 2007, p. 53
e ss), bem como os diversos tipos de datas (produo; acumulao; entre outros).
287
Excetuam-se os casos em que, por questes de simplificao ou de desburocratizao, determinadas sries
so substitudas por outras mais eficazes, do ponto de vista da gesto documental (produo, gesto), ainda que
as funes se continuem a desempenhar. Neste caso, de acordo com a ISAD(G) (2002, p. 40), a descrio da
srie cessante deve ter, no campo da documentao associada, a srie que lhe sucede, e vice versa, para que
no haja qualquer perda de informao por parte de nenhum dos potenciais utilizadores.
288
Na redao do sumrio de um documento, num catlogo, a data deve ser composta por dois elementos, o
cronolgico e o topogrfico, separados por uma vrgula, com a seguinte sequncia e grafia: ano, MS, dia, Local
Sumrio. (Cf. Costa, 1993, pp. 19 e ss). Contudo, h que ter especial ateno ao sistema de datao, j que
em Portugal se usou o estilo de datao por Era Hispnica ou de Csar (38 anos avanada sobre o ano do
nascimento de Cristo), reformando-se tal sistema por decreto de D. Joo I, datado de 22 de Agosto de 1422
(Gomes, 2001, p. 634) sendo, nestes casos, recomendvel a converso da data para a Era Crist (Cf. Costa,
1993).
Na descrio arquivstica, a inscrio da data deve ser feita de acordo com NP EN 28601: 1996 - Dados
e formatos de troca. Troca de informao: representao de datas e horas. Lisboa: Instituto Portugus da
Qualidade, 1996.
289
"Tradio documental caracterizao de um acto segundo a sua autenticidade ou originalidade, a partir da
anlise de elementos formais determinantes" (Portugal. DGARQ, 2007, p. 307).

89

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

expectativas. A tradio documental influencia, ainda, a determinao da data a constar da descrio


do documento a data da realizao da cpia ou a data do documento original290.
Os documentos cuja provenincia est associada ao MJA inserem-se num arco temporal que
vai de 1338 a 1873. Contudo, h que distinguir as datas291 de produo das datas de acumulao,
quando as primeiras no esto compreendidas dentro do perodo de existncia da prpria instituio
descrita (24 de novembro de 1458 - 2 de maro de 1874), como o caso.
Perante este facto, logo nos questionmos relativamente razo da existncia de
documentos de datas que extravasam a existncia do produtor do fundo, podendo haver diversas
explicaes que, no momento de concretizao da descrio, devero de ser apuradas caso a caso292.
Depois de ter a documentao inequivocamente identificada, entendido o contexto da sua
criao ou receo, clarificadas as relaes que se estabelecem entre os documentos e o seu
produtor e as que se estabelecem entre os prprios documentos, aclarada a posio de cada
documento na estrutura do fundo garante do seu valor documental 293 , esto reunidas as
condies necessrias prossecuo das fases subsequentes de organizao e descrio da
informao que, na presente dissertao, se cingir ao primeiro caso, com a apresentao da
proposta do quadro de classificao294.
Como refere Duranti (1994a, p. 59), anlise e descrio permitem redescobrir a relao
entre os documentos e os actos, eventos, procedimentos e processos dos quais resultam, isto ,
290

A este respeito (Cf. Portugal. DGARQ, 2007, p. 49): "Existem diferentes tipos de cpias (Cf. apndice 2 Glossrio). Salienta-se que as cpias autnticas, de substituio e em pblica, forma tm valor de originais e
devem ser descritas enquanto tal. As cpias de consulta valem pelo contedo informativo da documentao
que reproduzem, pelo que, quando se descreve documentao acessvel num suporte alternativo para facilitar o
acesso ou preservar os originais (fotocpia, fotografia, microfilme, digitalizao), as datas pertinentes so as da
documentao reproduzida".
Pelas naturais razes, os documentos identificados neste fundo so originais ou tm este valor.
291
Cf. ISAD(G) (CIA, 2000, p. 23 e ss); ODA (Portugal. DGARQ, 2007, p. 48 e ss).
292
Habitualmente esta situao pode ocorrer por diversas razes, nomeadamente:
a) - documentos que foram juntos indevidamente, de outras provenincias ou por colecionismo no havendo,
nestes dois casos, qualquer tipo de relao com o fundo descrito;
b) - documentos de constituio de patrimnio que servem de prova legitimidade da posse de bens;
c) -documentos pertencentes a instituies que foram anexadas ao produtor e que, consequentemente,
trouxeram o seu prprio fundo;
d) - documentos pertencentes ao arquivo pessoal/familiar de alguma novia/monja que, ao entrar no mosteiro,
os tenham trazido consigo;
d) - documentos de gesto de patrimnio dos bens aps a instituio ter sido extinta, sendo, nestes casos,
considerada documentao relacionada com o fundo, por explicarem a presena de outros documentos do
fundo, mas no lhe pertencendo.
As ODA (Portugal. DGARQ, 2007, p. 115) apresentam a tipificao das relaes que se podem
estabelecer entre documentos relacionados.
293
Seguindo Nez Fernandez (1999b, p. 45), os valores documentais so: a autenticidade, o valor testemunhal
e o valor informativo.
294
Referimo-nos, muito concretamente, aos arquivos definitivos e no aos correntes. Nestes ltimos, a
metodologia de elaborao do plano de classificao (que extravasa o mbito desta dissertao)
substancialmente diferenciada, j que no se trata de uma tentativa de uma aproximao ou reconstituio do
passado, mas de um plano de ao decalcado no presente e virado para o futuro da organizao (Freitas, 2014,
n.p.). Nestes casos, a mediao do gestor de informao dever ser exercida, desde logo, no processo mais a
montante da gesto documental a produo.

90

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

entre os documentos e seu contexto operacional. Apesar de a autora apontar esta necessidade de
anlise e descrio para os documentos eletrnicos, ela tambm fundamental para a
(re)organizao de um fundo que sobreviveu s vicissitudes j aludidas.

4.3.2. A organizao: classificao e ordenao


Como refere Mendo Carmona (2004, p. 45):
"Portanto, a identificao nas suas duas fases, anlise do produtor e anlises das sries geradas,
permitem desenvolver todo o tratamento que ho de receber os documentos nas diferentes
etapas do seu ciclo de vida. Portanto, o objetivo do mtodo analtico arquivstico mltiplo e
suporta todo o tratamento documental posterior. (...) Organizao: consiste em estabelecer a
estrutura que corresponde ao fundo, uma vez feita a anlise do mesmo. Compreende a
classificao e a ordenao. A identificao possibilita a elaborao do quadro de classificao,
elemento imprescindvel da organizao de um fundo [traduo nossa].

4.3.2.1. A classificao
Tal como j anteriormente referimos, a classificao um processo que se aplica a todo o
fundo, agrupando os documentos em grandes classes; grosso modo, consiste em agrupar o que est
relacionado e separar o que no est.
Este processo deve comear dos nveis de classificao superiores para os inferiores e ser
aplicado a todos os nveis intelectuais, i.e. at ao nvel da srie e suas subdivises.
Primeiramente, comemos por identificar e individualizar os documentos do fundo do MJA,
separando-os dos documentos pertencentes a outros fundos295. Seguidamente, identificmos, o nico
rgo administrativo conhecido que foi responsvel pela sua produo/acumulao que j
apresentmos anteriormente constitudo pela prioresa e mais religiosas incumbidas de "ofcios"
especficos, definidos, alguns, nas Constituies. Cremos que, numa terminologia mais atual,
poderamos definir estes "ofcios" como sendo subfunes/atividades em que se subdividem as
funes genericamente atribudas administrao do mosteiro e que, em alguns casos particulares,
materializavam o seu exerccio em sries documentais, corroborando o que afirmado por Silva
(2013, p. 2), quando diz que [t]endo por referncia as funes, a classificao consiste em identificar
e agrupar os documentos e a informao de mbito arquivstico em classes e ou categorias de
acordo com a estrutura funcional e respectivas subfunes ou actividades. As classes so, portanto,
fixadas no quadro com base nesta estrutura pr-identificada de funes.
Averiguemos, mediante a apresentao de alguns testemunhos documentais, a validade desta
classificao intelectual proposta para o fundo do MJA.
A prioresa, a "pedra angular" do mosteiro, em estrita colaborao com as restantes oficiais
do governo, teria a subida misso de manter a unidade da comunidade o que pressupunha
295

Esta etapa no frequente, apenas ocorrendo quando tiver havido uma indevida juno de diversos fundos,
o que de evitar, de todo.

91

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

garantir a harmonia interna indispensvel ao cumprimento da misso da instituio e dos votos


proferidos na ordenao, acima dos quais, a obedincia e as funes de direo da comunidade,
dentro da observncia, bem como de controlo da administrao financeira e patrimonial dos bens do
mosteiro. Em manifesta expresso de autoridade, a prioresa, representando as demais, materializava
esse exerccio de poder nas intitulaes de peties dirigidas aos reis, nomeadamente solicitando e
execuo de Tombos de bens296, nas procuraes que delegava, a terceiros, o seu poder de pr e
dispor dos bens do mosteiro 297 e na defesa dos direitos e privilgios alcanados pela recolha e
preservao de alvars e provises, que zelosamente seriam ordenados e preservados, a seu mando,
pela monja que exercia o ofcio de escriv298 no seu governo.
A "() prioresa do convento de Jesus de Aveiro, e as mais religiosas do governo299 seriam
ainda investidas das funes de "administrao eclesistica", nomeadamente na observncia das
diretrizes emanadas superiormente, tais como: as condies de entrada de educandas ou a obteno
de indulgncias, que encontramos materializados nas sries: Breve de admisso de educandas (1695)
ou Bulas, breves e cartas apostlicas (1477-1652).
Como testemunho da faceta mais econmica deste processo de ingresso, encontramos os
Contratos e escrituras de dote (1515-1795), associadas ao cumprimento das funes de
"administrao patrimonial e financeira", por enriquecerem o patrimnio do cenbio300.
Esta ltima funo estaria subdividida por ofcios, nomeadamente, o de celeireira, a quem
competia controlar a entrada de cereais como forma de pagamento de foros, materializando o
exerccio da sua atividade atravs do registo do referido pagamento no chamado Livro do celeiro"
ou "Livro de registo e de pagamento de foros Celeireira301, num dos quais encontramos a seguinte
inscrio [l]ivro dos foros de trigo milho302 (...) que se recebem no celeiro do convento de Jesus de

296

A anteceder a gnese de cada tombo h uma petio dirigida ao rei solicitando a sua execuo e as razes
do pedido, um alvar atravs do qual o rei autoriza a sua realizao e nomeia um juiz para o executar; regra
geral, estes documentos encontram-se transcritos no incio de cada tombo.
297
Como est documentado pela "Licena para vender um bacelo em Ouca", cedida em 1493 pela prioresa
Maria de Atade, do Convento de Jesus de Aveiro, transcrita numa carta de venda. PT, AUC, MJA (F),
Escrituras de compra e venda (1400-1856) (SR). Cota: V-3 D M6-G5-7.
298
Presumimos que o cartrio estaria ao cuidado da escriv j que, nas fontes que consultmos, no
encontrmos qualquer referncia cartorria", nem a nenhum encarregado do scriptorium, referido por Saul
Gomes (1989, p. 275) no organograma do Convento de Santa Maria da Vitria.
299
PT, AUC, MJA (F), Declaraes de dvida e recibos de pagamento a credores (1816-1861) (SR), caixa 10
(UI). Cota: III-1-D-15-1-28.
300
Tal como j referimos, a documentao em posse deste Arquivo , essencialmente, de administrao e
controlo patrimonial e financeiro.
301
PT, AUC, MJA, Registo de foros, de pagamentos e de dvidas de foreiros (1681-1873) (SR), Livro de registo
e de pagamento de foros Celeireira (1759-1819) (UI). Cota: III-1-D-15-1-4.
302
Abertura do livro. PT, AUC, MJA (F), Registo de foros, de pagamentos e de dvidas de foreiros (1681-1873)
(SR), Livro de registo de pagamento de foros de trigo e milho que se recebem no
celeiro do Convento (1807-1835) (UI). Cota: III-1-D-14-5-47.

92

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

Aveiro, feito no ano de 1807, sendo celeireira M.e Soror Michaella Ritta; e, ainda, no ofcio de
sndica, a quem competia zelar pelo registo do deve e haver303.
Numa fase posterior, como j anteriormente foi referido, o governo do mosteiro foi
coadjuvado por um juiz e por um escrivo privativo, a quem competia, no essencial, a elaborao de
tombos e a gesto judicial de conflitos, o primeiro, e o registo de escrituras em livros prprios, o
segundo.
Julgamos pois que, tendo em conta as peculiaridades do MJA e a simplicidade da sua
estrutura interna, a classificao que melhor traduz o contexto produtor do fundo ser uma
classificao funcional304, o que se poder traduzir na seguinte estrutura (quadro 1):
Quadro 1 Estrutura orgnica e funcional do MJA (1458-1874)305
Mosteiro de Jesus de Aveiro (1458-1874)
rgo capitular:

Prioresa e restantes oficiais - governo


Direo;
Administrao eclesistica;

Funes:
Administrao patrimonial e financeira;
Justia.

Identificadas as funes atribudas, torna-se menos complexa a tarefa de associar-lhe as sries


documentais, j que estas materializam a realizao das respetivas funes, no exerccio das
atividades/ofcios. Desta feita, a documentao foi classificada em 39 sries documentais,
303

Como materializao desta subfuno encontramos uma folha de registo de compras, de valores em dvida e
anotaes de pagamentos, acompanhados das somas e subtraes caractersticas dos registos do deve e haver.
PT, AUC, MJA (F), Registo de receita, de despesa e de pagamentos (1815-1823) (SR), caixa 11 (UI). Cota atual:
III-1-D-15-1-29.
304
Pela descrio sucinta que j fizemos do cartrio, fundamentada na prpria documentao, este no seria o
critrio de classificao adotado no mosteiro, sendo os critrios hierrquico, topogrfico e os diferentes
suportes materiais dos documentos os mais utilizados, os dois primeiros para uma classificao intelectual e o
ltimo para o acondicionamento no cartrio. Estes critrios no foram constantes ao longo do tempo, tendo
havido sucessivas vagas de reorganizao e descrio, identificadas nas sucessivas inscries numricas que os
documentos apresentam e nas reordenaes patentes nos instrumentos de cpia e descrio.
Neste caso concreto, afastamo-nos, conscientemente, do conceito de "ordem original", no seu sentido mais
estrito, pela impossibilidade de, por um lado, reconstituir a classificao original na ntegra, por outro por no
ter havido um nico critrio adotado para todo o fundo e no ter sido usado o mesmo ao longo do tempo.
Nesta medida, julgamos mais eficaz, do ponto de vista da recuperao e comunicao da informao, a eleio
de um "novo critrio" que traz luz gnese e ao contexto de produo dos documentos, corroborando a
proposta de Leopoldo Galeotti, ao sugerir que o "arquivo bem ordenado deve apresentar, no arranjo dos
documentos, a imagem exterior da estrutura orgnica [da instituio produtora do fundo] (citado por Mller,
Feith, & Fruin 1973, p. 49).
305
Fonte: Elaborao prpria.

93

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

naturalmente produzidas e recolhidas (com maior ou menor zelo do produtor), materializando o


exerccio das atividades que cumprem as funes/subfunes previamente identificadas. No fundo do
MJA, a designao de cada srie foi, sempre que possvel, "recolhida" diretamente da documentao e
correspondendo tipologia formal dos atos, para nos aproximarmos, tanto quanto possvel, dos
ttulos306 formais atribudos pelo prprio produtor.
O objetivo que assim perseguimos foi, como conclui Ketelaar (citado por T. Cook, 1997, p.
45), dar a conhecer que apenas atravs de uma interpretao funcional do contexto da criao dos
documentos se pode entender a integridade dos fundos e as funes dos documentos de arquivo no
seu contexto original307 [traduo nossa].

4.3.2.2. A ordenao e a cotao


A ordenao, como j referimos, aplica-se a todos os nveis da classificao.
Pelas caractersticas da instituio 308 , na ordenao das funes sugerimos a adoo do
critrio hierrquico/ideolgico e propomos que as sries, dento de cada funo, sejam ordenadas
alfabeticamente 309 por nos parecer, neste caso em concreto, o critrio mais expedito para a
recuperao da informao; e face s caractersticas das mesmas, dentro de cada srie os
documentos devero ser ordenados cronologicamente, por ser o critrio que melhor respeita a
ordem natural da produo destes tipos de documentos.

306

De acordo com as ODA, o "ttulo", que define como sendo "palavra, frase, caracter ou grupo de caracteres
que designa uma unidade de descrio" (Portugal. DGARQ, 2007, p. 306), pode assumir diversas tipologias,
nomeadamente: atribudo, controlado ou formal, mediante a sua forma/critrio de determinao.
307
Ainda assim, a organizao aqui apresentada suscita-nos algumas dvidas, no que concerne ao fiel respeito
pelo princpio da ordem original que espelha o contexto de produo. Na verdade, cremos mesmo que dele se
afasta. A adoo de um critrio de organizao mais orgnico, associado aos diversos ofcios, com fundada
certeza, traduziria com maior rigor a criao original do fundo. Contudo, a ausncia de grande nmero de
sries que materializem as funes-fim e o desconhecimento das competncias de alguns ofcios poderiam
trazer algumas limitaes eficaz recuperao da informao pelos seus atuais utilizadores. Se, data da
produo, os utilizadores da informao conheciam toda a estrutura orgnica do produtor, a sua misso e as
atividades que davam cumprimento a cada funo, muito escapar aos investigadores que agora recorram a esta
informao. Assim, s estudos futuros que, porventura, permitam uma anlise arquivstica-diplomtica mais
detalhada e holstica (incidindo sobre as diversas parcelas dispersas deste fundo e sobre fundos com ele
relacionados) permitiro, possivelmente, uma maior aproximao realidade, mediante a distribuio das sries
pelas diversas oficiais.
308
Na impossibilidade de, na documentao, reconhecermos a ordenao original, no ponto 4.2.4. j foram
referidos os critrios que, presumimos, tero presidido ordenao dos diversos documentos,
nomeadamente: numrico, ideogrfico e alfabtico, partindo da descrio do cartrio.
Porm, a reorganizao que agora efetuamos cientes de que nos poderemos estar a afastar da
ordem original, dada pelo produtor a que melhor se nos afigura do ponto de vista da recuperao e
comunicao da investigao, at por ser a mais comum entre fundos congneres.
309
Quando na presena de fundos ntegros, o critrio que se nos afigura mais adequado de ordenao das
sries dentro de cada rgo/funo o da sequncia cronolgica de aparecimento de cada srie, j que nos d
a "ordem original" do incio das atividades que concretizam o cumprimento das funes; e havendo sries que
principiam ao mesmo tempo, como segundo critrio utilizaramos o alfabtico. Porm, sabemos que no este
o caso e, por essa razo, o critrio alfabtico torna-se o mais imediato na recuperao da informao.

94

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

Ainda a respeito da ordenao dos documentos dentro de cada srie o que


aparentemente no suscita dvidas de maior monta ao organizar um fundo h ainda que definir
alguns critrios que devem ser fixos e, no caso de no estarem previamente definidos na poltica da
instituio detentora, devero ser estabelecidos para aplicao em cada fundo e ser referidos num
texto introdutrio ou na descrio arquivstica, quando esta se realizar, no campo Sistema de
organizao, especialmente se no forem intuitivos ou carecerem de algum tipo de explicao para o
seu cabal entendimento. Referimo-nos, neste caso particular, ordem dos documentos, no que
respeita sua data de produo (direta ou inversa), mas tambm ordem de colocao dos
documentos sem data310 (incio ou fim da srie) e ordenao de cpias.
No que respeita cotao, julgamos haver vantagens em adotar, sempre que possvel, uma
cotao topogrfica, cuja ordem espelhe a organizao dos nveis de descrio intelectuais e fsicos
do fundo, por se nos afigurar a mais expedita em termos de recuperao da informao e de
controlo do arquivo. Porm, no fundo do MJA, a cotao no ir refletir a organizao intelectual
pelos condicionalismos que passamos a expor:
1 - A necessidade de manter os diversos suportes (pergaminho e papel) fisicamente
separados (armrios/estantes), por razes de preservao311;
2 - A necessidade de manter os livros e as caixas de documentos separados para que a
diferena de volumetria dos suportes no acelere a sua deteriorao;
3 - A vantagem de manter a cota topogrfica312 anteriormente atribuda aos pergaminhos e
livros, reduzindo a perda de referncias documentao feita em anteriores investigaes.
Perante estas opes, a cotao a adotar continuar a ser a topogrfica, iniciada pelos livros,
a que se seguiro as caixas com documentos avulsos313. Dentro destas, as sries sero ordenadas
alfabeticamente e, dentro de cada uma, os documentos sero ordenados cronologicamente, tal como
j foi supra descrito.

310

Os documentos de data indeterminada, regra geral, so colocados no final da srie.


Neste caso em concreto, respeitamos a organizao fsica que ter existido no cartrio do MJA (adotada,
provavelmente, por razes de preservao), onde tambm j mantinham os documentos separados por
suporte. Alis, encontramos na documentao provas quer de iniciativas de preservao, quer, mesmo, de
restauro. Nos intitulados livros de prazos encontramos documentos com vestgios de restauros (para
restituir a integridade das folhas), aparentemente coevos data da encadernao ou, pelo menos, da
numerao das pginas, sendo uns feitos com recurso a papel e outros a tecido de animal, aparentemente tripa,
pela sua textura. PT, AUC, MJA (F), Escrituras diversas (1448-1808) (SR), Livro 8 dos Prazos (1461-1735)
(UI). Cota: III-1-D-14-5-38.
312
Sempre que a organizao de um fundo obrigue alterao da cota preexistente, o arquivista dever
elaborar uma tabela de correspondncia (cota antiga - cota atual) para que no se percam referncias feitas em
estudos publicados anteriormente. Esta tarefa torna-se substancialmente mais exigente quando se organizam
maos de documentos, havendo a necessidade de inscrever a cota antiga na descrio de cada documento,
independentemente de se tratar de documento simples (DS) ou de documento composto (DC).
313
Os documentos em pergaminho conservam a mesma cota, apesar de esta tambm no espelhar qualquer
critrio de organizao. A recuperao da informao pode fazer-se atravs do inventrio e do catlogo,
entretanto elaborados.
311

95

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

Contrariamente ao que seria desejvel, neste caso em concreto a ordenao fsica no


espelhar a ordenao intelectual, por este critrio se nos afigurar mais expedito na preservao e
recuperao da informao deste fundo j fechado.

4.3.2.3. A proposta do quadro de classificao


Definidos os critrios de classificao e ordenao, respeitando e adaptando sempre que
foi necessrio os princpios da Arquivstica, avanamos para o cumprimento da subida misso do
arquivista, referida por Nougaret (2003, p. 337) o arquivista tem por misso dar a conhecer os
fundos314 [de que responsvel] atravs de instrumentos de pesquisa (p. 337) [traduo nossa]
apresentando a seguinte proposta de quadro de classificao315 do fundo do MJA, existente no AUC
(quadro 2)316.

Figura 7: Breve do mestre-geral da OP, datado de 1481, autorizando as religiosas a ter criadas e escravas. Cota:
III-1-D-14-5-37, p. 522) [foto da nossa autoria].
314

Concludos os processos de classificao e ordenao, a documentao foi acondicionada, estando agora


distribuda por 103 unidades de instalao, nomeadamente: 85 livros, duas capas, 10 caixas de documentos
avulsos e seis pastas com 166 pergaminhos, devidamente descritos no campo Dimenso e suporte, conforme:
(CIA, 2002, pp. 22-23).
315
Pela similitude entre as instituies desta natureza, esta nossa proposta encontra semelhanas com o quadro
de classificao apresentado por Prez Ortiz e Vivas Moreno (2008, p. 170 e ss) partindo, naturalmente, das
especificidades identificadas na anlise do fundo do MJA e no o inverso.
316
Para facilitar a consulta e a sua visualizao integral, o quado apesentado em anexo (anexo 1).

96

A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

Quadro 2 Proposta de quadro de classificao dos documentos do fundo do MJA existentes no


AUC317
Prioresa e oficiais - governo (1458-1874)
A. Direo:
A-001 Alvars, autorizaes, mercs e provises rgios (1415-1834)
A-002 Apontamentos de mercs rgias e ndices de ttulos do cartrio (1461-1819)*
A-003 Cartas de legitimao318 (1527-1549)
A-004 Cartas de padro de tena anual e relaes de padres (1532-1715)
A-005 Citaes, peties e requerimentos (1496-1850)*
317

Fonte: Elaborao prpria.

318

No passaremos adiante sem confiar ao papel as dvidas deixadas no nosso esprito:


1 Sabemos que srie documental, de acordo com a prpria definio proposta pela ISAD(G) (CIA, 2002, p.
14) um conjunto de documentos organizados de acordo com um sistema de arquivagem e conservados como
uma unidade, por resultarem de um mesmo processo de acumulao, do exerccio de uma mesma actividade, por terem
uma tipologia particular, ou devido a qualquer outro tipo de relao resultante do processo de produo, recepo ou
utilizao. tambm designada como srie documental (records series) e que, desde logo, pela definio, deve
conter mais do que um documento.
Cientes de todos estes pressupostos, ousamos adotar uma metodologia diferente na classificao dos
documentos em sries. Este procedimento que se afasta das prescries normativas, por um lado, justificado
pela prtica comum na nossa instituio e, por outro, por julgarmos que a juno de certos documentos
nicos da sua tipologia que, naturalmente, materializam atividades distintas no devem ser reunidos se no
identificarmos, entre eles, alguma afinidade de entre os critrios de classificao. Julgmos mais pertinente do
ponto de vista de respeito pelos princpios da classificao e para a prpria eficcia na recuperao e,
especialmente, na comunicao da informao, criar sries que aqui no no AUC apenas esto representadas
por um exemplar nico (apesar da nossa firme convico de existncia ou, pelo menos, da
produo/acumulao de muitos mais) ao invs de os juntarmos constituindo colees de documentos sem
relao aparente alm da provenincia.
Estamos, pois conscientes, de que este critrio, adotado por ns e, genericamente, pela instituio que custodia
este fundo, seja suscetvel de apreciaes crticas divergentes que, certamente, constituiro uma oportunidade
de reflexo a respeito.
Reafirmamos, porm, que assumimos esta opo conscientemente, at pela nossa firme convico de
que esta a mais eficaz do ponto de vista da comunicao de informao pertinente ao investigador, muito
mais do que se cada um destes documentos nicos da sua tipologia/ao se dilusse nas sries documentais,
associados indiretamente miscelnea; vria; misto; entre outras designaes em que o contedo
informacional dos documentos se perde irremediavelmente, a este nvel de descrio, e cuja recuperao se
torna praticamente invivel. J nos basta, vermo-nos forados a incluir a srie Escrituras diversas (1448-1808)
pela conscincia que temos do quo vaga, imprecisa e, diria, quase intil esta designao. Porm, apenas o
fazemos por se tratar de livros ou cadernos com diversas escrituras reunidas pelo produtor sem um critrio
aparente, motivado pela j citada necessidade de reunir os ttulos para que se no perdessem. Cremos,
contudo, que, neste caso em concreto, apenas uma descrio ao nvel do ato (catlogo) permitir o cabal
cumprimento da misso do Arquivista de comunicar a informao existente no fundo. Muito provavelmente,
essa descrio permitir aumentar a durao temporal de algumas sries documentais e, quem sabe, o
aparecimento de outras, qui acrescendo informaes inditas.
Mas as nossas dvidas no se ficam por aqui.
2 - A existncia da srie: "Cartas de legitimao". Trata-se de uma carta (e respetiva certido) dada por D.
Joo III, atravs da qual confere legitimidade a um indivduo Antnio para este poder gozar de todas as
honras e privilgios como se fosse de legtimo matrimnio e herdar os bens de seus pais e outras pessoas, que
possa ter nobreza, no obstante as disposies legais. De que modo que este documento se relaciona
organicamente com os demais do fundo? Podemos tentar equacionar algumas hipteses que relacionem, ou
no, o documento ao fundo do MJA. Pode tratar-se de carta de legitimao que pertencesse ao arquivo pessoal
de uma novia ou ter-se misturado, indevidamente, com a documentao organicamente produzida e recebida
pelo mosteiro. Mas ficamos pelas hipteses. Esta uma dvida que, por ora, fica por esclarecer, podendo
constituir um repto para que algum investigador lance novo olhar sobre este fundo.

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A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

A-006 Correspondncia (1774-1826)


A-007 Escrituras de perdo (1821)
A-008 Escrituras diversas (1448-1808)*
A-009 Iluminura/gravura (s. d. - C. sc. XVIII)
A-010 Procuraes (1543-1873)
B. Administrao eclesistica:
B.001 Breves de admisso de educandas (1695)
B.002 Bulas, breves e cartas apostlicas (1477-1625)*
B.003 Processos de nomeao de Vigrios e Reitores das Igrejas e de seus Padroados (1521-1564)
C. Administrao patrimonial e financeira:
C.001 Aforamentos, arrendamentos e emprazamentos (1338-1865)*
C.002 Confisses e declaraes (1477-1625)*
C.003 Contratos e escrituras de dote (1515-1795)
C.004 Contratos e escrituras de transao, pagamento, quitao e composio amigvel (1468-1782)
C.005 Declaraes de dvida e recibos de pagamento a credores (1816-1861)
C.006 Dinheiro a juros (1515-1795)
C.007 Doaes e confirmaes da anexao de padroados e suas igrejas (1412-1521)*
C.008 Escrituras de cedncia e trespasse (1523-1849)
C.009 Escrituras de compra e venda (1400-1856)*
C.010 Escrituras de demarcao, destrina e partilhas (1468-1742)
C.011 Escrituras de desistncia e renncia (1477-1710)
C.012 Escrituras de doao (1466-1544)
C.013 Escrituras de escambo e troca (1580-1526)
C.014 Escrituras de posse (1477-1710)
C.015 Escrituras de censo e penso (1477-1710)
C.016 Escrituras e licenas de fiana, obrigao e reconhecimento (1670-1848)
C.017 Inventrios da Igreja de S. Joo de Loure (1399-1468)*
C.018 Registo de foros, de pagamentos e de dvidas de foreiros (1681-1873)
C.019 Registo de receita, de despesa e de pagamentos (1815-1823)
C.020 Relaes de devedores e recibos de pagamentos (1665-1854)
C.021 Testamentos e escrituras de execuo de testamentos (1458-1848)*
C.022 Tombos e documentos de preparao (1641-1790)
D. Justia:
D.001 Aes, autos e sentenas (1359-1865)*
D.002 Alegaes, recursos e pareceres jurdicos (1668-C. sc. XIX)
D.003 Cartas citatrias e precatrias (1764-1842)*
D.004 Cartas de arrematao (1713-1763)
* - Data da informao dos documentos319.

Tratando-se de funes genricas, comuns a instituies desta natureza, permitem, com


alguma segurana, traduzir o contexto de produo da documentao do MJA, lanando luz razo
que presidiu criao/acumulao de cada documento que, com o tempo e a sucesso das aes, se
foram constituindo em sries documentais.
Poderamos, talvez, ter ousado um pouco mais, atribuindo a alguns outros ofcios a criao
de outras sries documentais. Contudo, a segmentao das grandes funes em subfunes,
associadas aos respetivos ofcios, poderia criar limitaes recuperao eficaz da informao, por
parte do utilizador, por desconhecimento integral da estrutura/contexto de produo. Na elaborao
do quadro, optmos pelo esquema de maior eficcia, reconhecendo e aplicando o princpio da
simplicidade na sua estruturao, seguindo a proposta de Simes e Freitas (2013, p. 103).
319

Datas extremas de realizao dos atos, independentemente da tradio documental. Assim, podem
encontrar-se: originais, certides, pblicas formas ou cpias. Quer na descrio ao nvel do fundo, quer ao nvel
da srie, na plataforma de descrio arquivstica sero devidamente identificadas as datas de produo e as
datas de acumulao.

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A organizao do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC

Figura 8: Descrio do fundo do MJA na plataforma de descrio arquivstica - Archeevo [nossa autoria].

99

Concluso
O decurso do presente estudo evidenciou vicissitudes e contingncias algumas
inexpectveis do trabalho do arquivista, nomeadamente nos processos de identificao, organizao
e descrio de fundos fechados.
Porm, no decurso da anlise e organizao do fundo do MJA, confirmmos a existncia de
um conjunto de princpios e metodologias cientficas em que assenta a Arquivstica que respondem
positivamente s dvidas e apresentam solues para ultrapassar as dificuldades destes processos.
Conclumos que, quando o arquivista se confronta com fundos desorganizados
(nomeadamente por fragmentao do arquivo, com perda de sries especialmente de funes-fim
e sries incompletas), dos quais no dispe de instrumento de descrio que traduza o contexto e a
estrutura do produtor, a resposta no pode ser outra que no a pesquisa de fontes de informao
fidedignas e uma criteriosa identificao documental, de modo a, atravs das informaes obtidas,
(re)organizar o fundo para que este revele o seu contexto e a sua estrutura, em estrita observncia
dos princpios da Arquivstica e da Diplomtica arquivstica, que, atravs da anlise das caractersticas
internas e externas dos documentos, evidenciem as condies da sua gnese e a sua finalidade.
De igual modo, conclumos que a formao do arquivista nem sempre o dotou de
conhecimentos cientficos capazes de o ajudarem a equacionar e solucionar os problemas com que se
depara no seu quotidiano, o que, no nosso entender, decorre da existncia de diversas correntes,
tanto a respeito do objeto de estudo da Arquivstica, como acerca da sua metodologia, o que
constitui o primeiro entrave ao processo de organizao e comunicao da informao. Igual
discrepncia se nota no uso da terminologia, quer em relao aos conceitos fundamentais da
Arquivstica, quer designao das diversas unidades de descrio.
Conclumos, pois, que a uniformizao seria indispensvel boa comunicao interpares e
comunicao dos profissionais com os investigadores; para tal, recomendaramos a adoo dos
termos propostos pela norma ISAD(G) para, inequivocamente, clarificar os processos de
identificao, organizao e comunicao.
Quanto organizao da documentao, nomeadamente a eleio de critrios eficazes para
proceder correta classificao e ordenao, recomendamos e utilizmos aqueles que assentam nos
princpios basilares da Arquivstica ou, na impossibilidade da sua aplicao, critrios de simplificao e
eficincia para a recuperao da informao prescritos pelos documentos tcnicos emanados do CIA
e da DGLAB e dos grandes manuais de referncia.
Tambm em relao descrio da informao, testmos as metodologias a propostas
garantes da criao de instrumentos de descrio rigorosos e autoexplicativos que aumentam a
eficincia na comunicao da informao.
Salientamos o facto de a resoluo para a grande maioria das dificuldades prticas do
presente estudo muito comuns nos arquivos definitivos ter sido encontrada no aprofundamento
100

Concluso

das teorias arquivsticas, podendo, mesmo, afirmar que os princpios e a metodologia nos foram
guiando, de forma quase intuitiva, ao encontro das solues mais eficazes do ponto de vista da
comunicao da informao. Citamos, a ttulo de exemplo, a importncia do princpio da
provenincia para classificar a documentao que foi organicamente produzida, recebida e acumulada
pelo MJA, separando-a de outras com a qual no tinha qualquer relao ou mantinha apenas uma
relao genrica.
A estrutura que agora conferimos a este fundo, outrora desorganizado, foi-se revelando pela
anlise documental, dando-nos conta do contexto em que cada um dos documentos ter tido a sua
origem e as relaes existentes entre ele e o seu produtor.
Uma anlise interna posterior, mais aprofundada, revelar, qui, as razes pelas quais
determinados documentos de data anterior da fundao do cenbio se encontravam no fundo.
Noutros casos, a anlise tambm no foi vivel pelo avanado estado de degradao dos
documentos, ora por falta de contraste entre o suporte e a tinta, ora por estarem danificados por
rasgo, corte, ao de roedores ou deteriorados por bolores e fungos. Apesar disso, temos a
convico de que o fundo do MJA, na posse do AUC, est agora mais acessvel consulta e
comunicao.
A apresentao do inventrio, atualmente em fase de descrio na plataforma Archeevo,
permitir aditar informaes s apresentadas, nomeadamente:
As datas de produo e as de acumulao, que no so coincidentes;
A maior ou menor longevidade das sries, indiciando o arco temporal da realizao de
certas atividades;
A ocorrncia de "picos" de maior atividade econmica, em contraste com outros de maior
estagnao;
A mais prxima ou a mais distante relao do mosteiro com a realeza, manifestada na
concesso de privilgios ou na limitao dos benefcios;
E muitas outras que a motivao individual dos investigadores poder explorar.
Mas este trabalho permitiu-nos, igualmente, infletir e propor alteraes de procedimentos a
quem de direito. Assim, na instituio onde exercemos a nossa atividade iremos propor que, sempre
que possvel, o tratamento de fundos congneres seja alvo de idntica classificao substituindo a
habitual, feita apenas em dois nveis (fundo e sries) , de modo a que os registos se tornem mais
completos e mais uniformes ao nvel interno, melhorando a eficcia da comunicao da informao
aos pares e aos investigadores.
Recomendaremos, ainda, que a elaborao dos de descrio na plataforma Archeevo seja
realizada na estrita observncia das normas e das orientaes que as clarificam e uniformizam (quer
ao nvel formal, quer de contedo informacional), na sua aplicao nossa realidade. Deste modo,
criaremos registos normalizados, facilitando a interoperacionalidade e a permuta, nomeadamente ao

101

Concluso

nvel dos registos de autoridade, e potenciaremos uma maior acessibilidade informao dos
arquivos.
Pelos benefcios visveis que aportam, por ns, estamos convictos, a no deixar de adotar
metodologias rigorosas, sustentadas nestes slidos princpios cientficos, universalmente aceites, que
apoiem as nossas opes ante o leque de dificuldades que se manifestam no processo de organizao
da informao.
Em relao ao arquivo do MJA e tambm a todos os fundos que se encontram dispersos
por diversos Arquivos gostaramos de aqui deixar algumas recomendaes a futuros estudiosos e a
quem os tutela; nomeadamente:
A adoo de critrios idnticos ou, pelo menos, que se baseiem nos mesmos princpios
arquivsticos na organizao e descrio normalizada do fundo por todas as entidades que
custodiam as suas dispersas parcelas, alicerando as descries nas orientaes adotadas em Portugal
feitas em conformidade com as normas internacionais. Tal procedimento traria vantagens inegveis
recuperao mais eficaz da informao e comunicao.
A digitalizao das fraes do fundo do MJA dispersas por diversas por instituies,
associada descrio normalizada, disponibilizadas na Web, o que constituiria uma mais-valia para
promover a reunio virtual do fundo, facilitando a comunicao, a investigao e potenciando o seu
cabal entendimento.
Desta investigao conclumos, pois, as vantagens do respeito dos princpios e da adoo da
metodologia normalizada e cientfica na anlise e organizao mas, acima de tudo, a sua imperiosa
implementao, potenciando uma maior eficincia e eficcia na comunicao e recuperao da
informao.
E, de caminho, esperamos ter incentivado a curiosidade sobre a vida da instituio que
produziu a documentao, cujas singularidades bem o justificam.

102

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111

ndice de figuras e quadros

ndice de figuras e quadros


Figura 1:

Portada do Tombo II de Ouca (1703-1705)............................................................................................... 8

Figura 2:

Fotografia de parte do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro incorporado no AUC................... 35

Figura 3:

Detalhe de uma procurao formas de autenticao: selo de chapa e assinaturas autografas.. 42

Figura 4:

Vista (parcial) de Folha de Recolha de Dados (FRD).............................................................................. 80

Figura 5:

1 Fase (1461-1696) - Estrutura funcional do Mosteiro......................................................................... 85

Figura 6:

2 Fase (1696-1874) - Estrutura funcional do Mosteiro......................................................................... 86

Figura 7:

Breve do mestre-geral da OP .......................................................................................................................96

Figura 8:

Descrio do fundo do MJA na plataforma de descrio arquivstica Archeevo ........................ 99

Quadro 1:

Estrutura orgnica e funcional do MJA (1458-1874)................................................................................93

Quadro 2:

Proposta de quadro de classificao dos documentos do fundo do MJA existentes no AUC......97

112

Anexos

Anexo - 1
Proposta de quadro de classificao do fundo do MJA (1458-1874) incorporado
no AUC
Prioresa e oficiais governo
A. Direo:
A-001 Alvars, autorizaes, mercs e provises rgios (1415-1834)
A-002 Apontamentos de mercs rgias e ndices de ttulos do cartrio (1461-1819)*
A-003 Cartas de legitimao320 (1527-1549)
A-004 Cartas de padro de tena anual e relaes de padres (1532-1715)
A-005 Citaes, peties e requerimentos (1496-1850)*
A-006 Correspondncia (1774-1826)
A-007 Escrituras de perdo (1821)
A-008 Escrituras diversas (1448-1808)*
A-009 Iluminura/gravura (S. d. - C. sc. XVIII)
A-010 Procuraes (1543-1873)
B. Administrao eclesistica:
B.001 Breves de admisso de educandas (1695)
B.002 Bulas, breves e cartas apostlicas (1477-1625)*
B.003 Processos de nomeao de Vigrios e Reitores das Igrejas e de seus Padroados (1521-1564)
C. Administrao patrimonial e financeira:
C.001 Aforamentos, arrendamentos e emprazamentos (1338-1865)*
C.002 Confisses e declaraes (1477-1625)*
C.003 Contratos e escrituras de dote (1515-1795)
C.004 Contratos e escrituras de transao, pagamento, quitao e composio amigvel (1468-1782)
C.005 Declaraes de dvida e recibos de pagamento a credores (1816-1861)
C.006 Dinheiro a juros (1515-1795)
C.007 Doaes e confirmaes da anexao de padroados e suas igrejas (1412-1521)*
C.008 Escrituras de cedncia e trespasse (1523-1849)
C.009 Escrituras de compra e venda (1400-856)*
C.010 Escrituras de demarcao, destrina e partilhas (1468-1742)
C.011 Escrituras de desistncia e renncia (1477-1710)
C.012 Escrituras de doao (1466-1544)
C.013 Escrituras de escambo e troca (1580-1526)
C.014 Escrituras de posse (1477-1710)
C.015 Escrituras de censo e penso (1477-1710)
C.016 Escrituras e licenas de fiana, obrigao e reconhecimento (1670-1848)
C.017 Inventrios da Igreja de S. Joo de Loure (1399-1468)*
C.018 Registo de foros, de pagamentos e de dvidas de foreiros (1681-1873)
C.019 Registo de receita, de despesa e de pagamentos (1815-1823)
C.020 Relaes de devedores e recibos de pagamentos (1665-1854)
C.021 Testamentos e escrituras de execuo de testamentos (1458-1848)*
C.022 Tombos e documentos de preparao (1641-1790)
D. Justia:
D.001 Aes, autos e sentenas (1359-1865)*
D.002 Alegaes, recursos e pareceres jurdicos (1668 - C. sc. XIX)
D.003 Cartas citatrias e precatrias (1764-1842)*
D.004 Cartas de arrematao (1713-1763)

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