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Grupo PMI-Rio no Terceiro Setor
PROJETO DE APLICAO PILOTO DA

METODOLOGIA BSICA DE
GERENCIAMENTO DE PROJETOS
PARA O TERCEIRO SETOR
PLANO DO PROJETO
Verso 1.0
Maro de 2004
Preparado por: Flavio R. Vivacqua

Aprovado por: Carlos Magno Xavier
GRUPO PMI-RIO NO TERCEIRO SETOR (grupo.terceirosetor@pmirio.org.br)
REGISTRO DE ALTERAES
Data
Modificado por
Descrio da mudana
21/03/2004
Flavio R. Vivacqua
Verso inicial do documento.
APROVAES
Carlos Magno Xavier
Gerente do Programa
[Assinatura]
Data: 22/03/2004
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ndice
I - INTRODUO
II -
TERMO DE ABERTURA DO PROJETO (PROJECT CHARTER)
III - REFERNCIAS
IV -
ORGANIZAO DO PROJETO
V-
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA EQUIPE
VI -
EQUIPE DE PLANEJAMENTO DO PROJETO
VII -
LIMITES E RESPONSABILIDADES DO PROJETO
VIII - ESCOPO
10
A.
B.
WORK BREAKDOWN STRUCTURE - WBS

DESCRIO (DICIONRIO) DA WBS
10
11
EQUIPE E RESPONSABILIDADES
17
IX X-
PRODUTOS E SERVIOS ADQUIRIDOS
A.
B.
EQUIPAMENTO MICROCOMPUTADOR E SOFTWARE 19

SERVIO DE PRODUO DE VDEO
XI A.
B.
CRONOGRAMA
CRONOGRAMA SUMARIZADO
DETALHAMENTO DOS PACOTES DE TRABALHO/ATIVIDADES
XII A.
B.
C.
19
ORAMENTO
CONSOLIDADO POR ITEM DE CUSTO

CUSTOS DIRETOS POR ATIVIDADE/RECURSO
CUSTO MENSAL DO PROJETO
19
21
21
21
24
24
25
27
XIII - PLANOS DE GERENCIAMENTO
28
A.
B.
C.
28
28
28
PLANO DE CONTROLE INTEGRADO DE MUDANAS

PLANO DE GERENCIAMENTO DE COMUNICAO
PLANO DE RESPOSTA AOS RISCOS
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I - Introduo
O PMI uma instituio internacional, sem fins lucrativos, cuja misso disseminar,
capacitar pessoas e organizaes e desenvolver as melhores prticas de Gerenciamento de
Projetos. a maior associao profissional em gerenciamento de projetos no mundo.
O Rio de Janeiro possui uma seo do PMI, que o representa localmente e promove
aes no sentido de regulamentar e desenvolver a profisso de Gerente de Projetos, em
linha com os objetivos estratgicos da organizao.
Uma das aes empreendidas pelo PMI-Rio o Grupo PMI-Rio no Terceiro Setor, cuja
misso levar o conhecimento de Gerenciamento de Projetos para as Organizaes desse
setor. Sua atuao est assim organizada:
Projeto
Objetivo
Pesquisa de Iniciativas
Semelhantes
Pesquisa no Terceiro Setor iniciativas relacionadas com a

capacitao e/ou desenvolvimento de prticas de
Gerenciamento de Projetos.
Aproximao com o
Terceiro Setor
Aproximar o PMI-Rio das entidades atuantes no Terceiro

Setor, atravs de palestras e participao em eventos.
Parcerias para Patrocnio do Estabelecer parcerias com o objetivo de financiar as

Programa
aes do programa que necessitem de aporte de recursos
financeiros.
Medio de Sucesso
Avaliar e divulgar o andamento e os resultados dos

projetos e do programa.
Metodologia Bsica de
Gerenciamento de Projetos
para o Terceiro Setor
Desenvolver a Metodologia Bsica de GP para o Terceiro

Setor, que ficar a disposio das instituies
interessadas.
Aplicao Piloto da
Metodologia Bsica de GP
O objetivo principal deste projeto validar, atravs de

uma aplicao experimental em um projeto real, a
metodologia desenvolvida pelo Grupo.
Capacitao em
Gerenciamento de Projetos
Desenvolver e operacionalizar um programa de

capacitao de profissionais em Gerenciamento de
Projetos para o Terceiro Setor.
Este documento rene o conjunto de planos que orientam a realizao do Projeto

Aplicao Piloto da Metodologia Bsica de Gerenciamento de Projetos para o Terceiro
Setor.
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II - Termo de Abertura do Projeto (Project Charter)

Termo de Abertura de Projeto
Aplicao Piloto da Metodologia Bsica de Gerenciamento de Projetos
Data 28/01/2004
Verso 1.00
Justificativa
A expanso do Terceiro Setor traz, para as organizaes que atuam nesse
segmento, a necessidade de aprimorar sua capacidade de gerenciamento
de projetos. A grande maioria das iniciativas desse setor so
implementadas sob a forma de projeto, e a necessidade de melhorar seus
processos de gerenciamento se deve crescente exigncia das
organizaes patrocinadoras por propostas e prestaes de contas
consistentes e melhores resultados dos projetos.
O grupo PMI Rio no Terceiro Setor tem como misso contribuir para o
desenvolvimento das melhores prticas de gerenciamento de projetos
nesse setor. O primeiro produto oferecido pelo grupo uma Metodologia
Bsica de Gerenciamento de Projetos para o Terceiro Setor. Como forma
de verificar sua adequao e aplicabilidade, necessria a
experimentao da mesma em um caso real.
O objetivo deste projeto validar a Metodologia Bsica de Gerenciamento
de Projetos para o Terceiro Setor em um projeto real.
Produtos e Servios
Este projeto dever aplicar a Metodologia Bsica de Gerenciamento de
Prohetos para o Terceiro Setor em um caso real. Para tanto, dever
selecionar uma ONG/Projeto para o piloto, utilizar os procedimentos e
ferramentas definidos pela metodologia e gerar, ao final, um relatrio de
avaliao dos resultados obtidos.
Gerente do Projeto
A gerente designada para o projeto Vanini Lanzilloti.
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Restries
Este projeto deve ser auto-sustentvel, obtendo recursos atravs de
parcerias, quando necessrio, sem utilizar recursos prprios do PMI-Rio.
O plano do projeto dever ser aprovado at 11/02/2004.
Este projeto dever estar concludo at 30/07/2004.
O projeto escolhido para o piloto dever possuir patrocnio assegurado,
seja por recursos prprios, seja por patrocnios externos.
Pr-Requisitos
A metodologia bsica ser disponibilizada pelo Projeto Metodologia.
Suposies
A metodologia estar disponvel at 30/04/2004.
Os participantes do projeto Metodologia exercero o papel de "mentoring"
da equipe do projeto piloto, sem remunerao. O gerente do projeto e
demais membros da equipe deste projeto sero remunerados.
O patrocnio para o projeto ser obtido at 30/03/2004.
Aprovao
___________________________________________
Flavio Ribeiro Vivacqua
Gerente do Projeto Elaborao da Metodologia Bsica de GP para o 3S
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III - Referncias
As seguintes publicaes foram utilizadas como referncias na elaborao da Metodologia
Bsica de Gerenciamento de Projetos para o Terceiro Setor e, conseqentemente, na
confeco deste plano:
1. Project Management Body Of Knowledge (PMBOK Guide), Edio 2000,
publicado pelo Project Management Institute Newton Square, Pennsylvania,
EUA;
2. Gesto de Projetos Sociais 3a. Edio Revista, Associao de Apoio ao
Programa de Capacitao Solidria, So Paulo, 2001;
3. Gerenciamento de Projetos Estabelecendo Diferenciais Competitivos,
Ricardo Viana Vargas, Editora Brasport;
IV - Organizao do Projeto
Organizao do Projeto
Comit de Controle de Mudanas
Projeto
Aplicao Piloto
ONG Parceira
Representante
PMI - Rio
Presidncia
Equipe do Projeto
ONG
Equipe do Projeto
Piloto
Patrocinador
Representante
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V - Estrutura Organizacional da Equipe

Gerente do Projeto
Vanini Lanzilloti
Gerente Auxiliar
(Contratado)
Equipe de Mentoring
Flavio Vivacqua
Carlos Magno
Mrcia Naidim
Juliana Croda
Luiz Cludio
Eliane Brainer
Felipe Ribeiro
VI - Equipe de Planejamento do Projeto

A equipe de planejamento do projeto contou com a participao das seguintes pessoas:
Flavio Vivacqua
Carlos Magno Xavier
Vanini Lanzillotti
Mrcia Naidim
Juliana Croda
Luiz Cludio Braun
Felipe Ribeiro
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VII - Limites e Responsabilidades do Projeto

A responsabilidade deste projeto limitada s atividades e resultados estabelecidos
neste plano de trabalho. Quaisquer atividades adicionais ao escopo estabelecido
devero seguir o processo definido no Plano de Controle Integrado de Mudanas,
anexo a este documento.
Limites de responsabilidades do Projeto Piloto:
1. O projeto no ser responsvel pelos resultados do Projeto a ser acompanhado,
que ser exclusivamente da ONG selecionada como parceira.
2. O projeto no ser responsvel por capacitar a ONG. Haver capacitao
durante a execuo das atividades de Implementao da Metodologia (vide
Escopo), sob a forma de trabalho conjunto, com o objetivo de habilitar os
profissionais da organizao responsveis pelo Projeto do Terceiro Setor a
executarem as tarefas relativas ao gerenciamento de projetos conforme a
Metodologia proposta. Este projeto no tem o objetivo de oferecer programa
de capacitao para a ONG.
3. A parceria estabelecida para a execuo deste projeto no d a ONG
participante o direito de utilizar o PMI-Rio como referncia de parceria em
carter organizacional, ou seja, a parceria se restringir apenas ao projeto
selecionado, e no ser extensvel s demais aes da organizao.
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GRUPO PMI-RIO NO TERCEIRO SETOR
VIII Escopo do Projeto

A - Work Breakdown Structure WBS
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B - Descrio (Dicionrio) da WBS

Identificao
WBS
PACOTE DE
TRABALHO
1.2.1.1
WBS
1.2.1.2.1
Cronograma de
marcos
1.2.1.2.2
Cronograma
detalhado
1.2.1.2.3
1.2.1.3
CRITRIO DE
ACEITAO
DESCRIO
Work Breakdown Structure ou

Estrutura Analtica de Trabalho
decompe o escopo do Projeto
Piloto da Metodologia em
subprodutos ou deliverables;
Inclui o Dicionrio da WBS. Este
documento,
descrevendo
o
trabalho a ser realizado em
cada pacote de trabalho da
WBS,
formando
uma
especificao inicial para os
deliverables do Projeto.
Define quais so os marcos do
Projeto.
Define as datas previstas e as

precedncias
para
cada
atividade.
Descreve os equipamentos e
materiais diversos a serem
adquiridos, definindo preos,
prazos de aquisio e entrega e
a forma de compra.
Documento
macro
estabelecendo o planejamento
de
recursos
(pessoas,
equipamentos, materiais) e as
estimativas
de
custo
associadas.
Cronograma de
aquisies
Oramento
1.2.1.4.1
1.2.1.4.2
Define a funo e o grau de

experincia de cada participante
do
projeto
e
qual
a
disponibilidade
de
tempo
exigida.
Define a atuao de cada

membro da equipe, por pacote
de trabalho.
Lista de equipe
Matriz de
responsabilidades
Que seja detalhada at

o nvel de pacote de
trabalho;
Inclui todo o escopo do
trabalho;
Foi revisada pela
equipe de
planejamento do
projeto.
Foi revisada pela

equipe de
planejamento do
projeto.
Foi revisada pela
equipe de
planejamento do
projeto.
Foi revisada pela
equipe de
planejamento do
projeto.
Todos os itens de
custos orados;
Custos de aquisies
fundamentados por
propostas ou cotaes
dos fornecedores;
Bases de estimativa
documentadas;
Revisado pela equipe
de planejamento.
Que
cada
membro
tenha condies de
cumprir
com
suas
responsabilidades;
Reviso pela equipe de
planejamento.
Todos os pacotes foram
atribudos
a
responsveis;
Reviso pela equipe de
planejamento.
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Identificao
WBS
PACOTE DE
TRABALHO
1.2.1.4.3
Treinamento da
equipe na
metodologia
1.2.1.5
CRITRIO DE
ACEITAO
DESCRIO
Plano de resposta
a riscos
Ser realizado pelo GP um

treinamento para a equipe do
projeto sobre a metodologia a
fim de alinhar as percepes e
uniformizar os conhecimentos.
Ser realizado na sede do PMI
Rio.
Toda a metodologia foi

coberta.
Os
participantes
preencheram ficha de
avaliao e declaram
ter
assimilado
o
contedo.
Descreve os riscos previstos

para o Projeto classificando-os
qualitativa e quantitativamente e
explicitando o plano de aes a
serem
tomadas
para
potencializar
o
efeito
de
oportunidades e neutralizar o
impacto de ameaas.
Inclui todos os riscos

conhecidos
para
o
projeto;
Descreve claramente as
aes para mitigao
(que devem fazer parte
do plano de projeto);
Estabelecem
aes
para tratamento dos
eventos de riscos e
verbas de contingncia,
se necessrio.
de planejamento.
de planejamento.
1.2.1.6
Plano de
comunicao
1.2.1.7
Plano integrado de
mudanas
Reunies
para
acompanhamento e controle do
projeto. Nesta reunio sero
discutidos:
I. Andamento do cronograma;
II. Acompanhamento de custos;
III. Mudanas
de
escopo/tempo/custo;
1.2.2.1
Reunies
Define quais stakeholders do

projeto necessitam de que
informaes e quando e como
estas sero fornecidas.
Deve garantir que, de maneira
segura e eficaz que fiquem
garantidos aspectos como a
distribuio de informaes, o
acesso
compartilhado
a
arquivos,
a
solicitao
e
acompanhamento
de
pendncias e controle de
agenda entre os times do
Projeto
Documento-mestre
que
estabelece a ligao entre todos
os planos do Projeto, definindo
as polticas para acomodar
mudanas, seja em escopo de
produto ou em quaisquer outras
reas do Projeto.

de planejamento.
Ata
de
aprovada
participantes.
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Reunio
pelos

Identificao
WBS
PACOTE DE
TRABALHO
1.2.2.2
Relatrios de
Desempenho
1.2.2.3
Relatrio de
Prestao de
Contas Financeiro
1.2.3.1
Contratao de
Recursos
Humanos
1.2.3.2.1
Contratao de
servios de
produo de Vdeo
1.2.3.3.1
1.3.1
1.3.2.1
CRITRIO DE
ACEITAO
DESCRIO
IV. Aes para correo de
problemas;
V. Riscos (quinzenalmente);
Dever ser gerada uma Ata de
Reunio
Relatrio elaborado e divulgado
semanalmente pelo Gerente do
Projeto, com as informaes
sobre o andamento e controle
do projeto:
I. Andamento do cronograma;
II. Acompanhamento dos custos;
III. Situao dos Riscos;
IV. Situao das Mudanas;
V. Prximas atividades a serem
realizadas
Prestao de contas sobre as
parcelas de patrocnio recebidas
e custos incorridos pelo Projeto.
Atividades de recrutamento e
seleo,
contratao
e
capacitao
dos
recursos
humanos para o projeto
Atividades de contratao dos

servios de Produo de Vdeo
com finalidade de gerar um
vdeo de prestao de contas.
Atividades de aquisio de
microcomputador
com
as
seguinte configurao:
I. CPU Pentium IV com clock de
2,6 GHz
II. 256 MB memria RAM
Equipamento &
III. 40 GB de disco rgido
Software
IV. Placa Fax/Modem 56K
V. Monitor de 15
VI. Teclado
VII. Mouse
VIII. Impressora HP deskjet 3535
ou similar;
IX. Nobreak de 1KVA
A equipe do Projeto dever
definir quais os critrios que
Critrio de escolha
sero usados para a escolha da
da ONG
ONG que participar do Projeto
Piloto.
O Projeto dever ser divulgado
para
as
ONGs
que
Divulgao
responderam ao questionrio
com o objetivo de convid-las a
Relatrio
foi
disponibilizado
de
acordo com o Plano de
Comunicaes.
Relatrio
foi
disponibilizado
de
acordo com o Plano de
Comunicaes.
Recursos
humanos
especificados no plano
de
contratao
disponveis
e
qualificados
Produtora de Vdeo
Contratada.
Equipamento
disponvel, instalado e
testado.
Critrios definidos e
aprovados pela equipe
de planejamento
Obter confirmao
recebimento
divulgao
e
interesse da ONG
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do
da
do
em

Identificao
WBS
PACOTE DE
TRABALHO
1.3.2.2
Recebimento de
propostas
1.3.3
Definio
Projeto/ONG
1.3.4
Acordo de
cooperao
tcnica
1.4
Patrocnio do
Projeto
1.5.1
Reunio inicial
1.5.2
CRITRIO DE
ACEITAO
DESCRIO
Palestra GP
se candidatarem a ser ONGpiloto.

Define como, quando e qual o
contedo desta divulgao e a
data limite para a entrega das
propostas.
Define
o
prazo
para
o
recebimento das propostas das
ONGs
interessadas
em
participar do Projeto.
O Projeto/ONG ser escolhido
em reunio do Grupo PMIRio no
3 Setor.
A reunio dever ser divulgada
com antecedncia a fim de
reunir o maior nmero de
participantes.
A ser firmado entre o Grupo
PMIRio no 3 Setor e a ONG, a
fim de garantir o acesso do
Grupo
Metodologia
s
informaes necessrias ao
desenvolvimento do Projeto.
Este acordo deve definir as
responsabilidades de ambas as
partes.
Marco identificando data limite
para que o patrocnio para o
projeto seja viabilizado.
participar do Projeto.
Que
as
propostas
sejam recebidas dentro
do prazo estabelecido.
Projeto/ONG
identificado e aprovado
em
reunio,
documentada por ata.
Aprovado pelo PMI Rio;

Aprovado pela ONG
parceira;
Aprovado
pelo
Patrocinador?
Evento reunindo o Gerente de

Projeto, seu assistente e
representantes
da
ONG
selecionada para alinhamento
das
expectativas.
Os
representantes da ONG devero
ter poder de deciso em relao
implementao do Projeto
Magno far uma palestra para
os funcionrios e voluntrios da
ONG que sero afetados pelo
Projeto a fim de apresentar o
Projeto, seus objetivos e as
polticas
e
procedimentos
previstos.
Que a ONG fornea o local e os
equipamentos necessrios e
convoque os participantes.
Caso
Magno
no
possa
Aprovado pelo PMI Rio.

Que o patrocinador
esteja
ciente
dos
objetivos do Projeto
bem como seus custos
e prazos.
Ata de reunio assinada
pelos participantes.
Lista
de
presena
assinada
pelos
participantes.
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Identificao
WBS
PACOTE DE
TRABALHO
1.5.2
Avaliao inicial
da GP na ONG
1.5.4.1
Planejamento
1.5.4.2
Controle
1.5.4.3
Fechamento
1.5.4.4
Relatrios de
atualizao para
metodologia
1.5.5.1
Relatrio de
pesquisa com o
cliente (ONG)
1.5.5.2
Relatrio de
avaliao final
1.6.1
Vdeo
CRITRIO DE
ACEITAO
DESCRIO
comparecer, ser substitudo
por Flvio.
Avaliao
do
grau
de
maturidade em GP da ONG,
segundo o padro OPM3;
Os dados sero obtidos em
reunies e visitas aos projetos
em
andamento
e
sero
apresentados em relatrio.
A direo da ONG designar um
membro que possa fornecer
todas
as
informaes
necessrias.
Aps analisar o nvel de
maturidade em GP da ONG, o
GP e seu Auxiliar faro, em
conjunto com os representantes
da ONG, o Planejamento do
Projeto Piloto da ONG.
O
GP
e
seu
Auxiliar
determinaro, em conjunto com
os representantes da ONG,
quais os itens de controle do
Projeto da ONG e faro o
acompanhamento do projeto.
O
GP
e
seu
Auxiliar
acompanharo o fechamento do
projeto da ONG.
O GP dever fazer relatrios
(sempre
que
necessrio)
sugerindo modificaes sobre a
Metodologia Bsica, com base
em problemas identificados na
sua utilizao
O
GP
assistente
dever
elaborar uma pesquisa a fim de
verificar o grau de satisfao da
ONG com o Projeto. O resultado
da pesquisa seja usado como
feedback.
O GP dever preparar um
relatrio contendo avaliao do
cumprimento das metas (prazo,
escopo, custos).
Relatrio de Avaliao
apresentado e revisado
pelas partes, dentro de
um prazo dias teis
aps
a
primeira
entrega.
Planejamento revisado
e
aprovado
pelo
Gerente do Projeto e
responsvel pela ONG.
Relatrios
apresentados
Gerente do
Metodologia
Vivacqua)
ao
Projeto
(Flavio
Relatrio apresentado e
discutido
com
o
Gerente do Projeto
Metodologia
(Flavio
Vivacqua);
Relatrio apresentado e
discutido
com
o
Gerente do Projeto
Metodologia
(Flavio
Vivacqua);
Mdia do vdeo entregue
ao Gerente do Projeto.
Todas os ajustes
identificados sobre o
vdeo implementados.
Ser produzido um vdeo de

prestao de contas com o
objetivo de divulgar a iniciativa
do PMI. Este vdeo mostrar as
etapas do Projeto e dar
destaque ao patrocinador. A
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Identificao
WBS
PACOTE DE
TRABALHO
1.6.2
E-mail
1.6.3
Apresentao para
o patrocinador
1.7.1
Encerramento do
acordo
1.7.2
Relatrio de lies
aprendidas
1.7.3
Relatrio do
Projeto
1.8
Fim de Projeto
CRITRIO DE
ACEITAO
DESCRIO
ONG, o patrocinador e o PMI

autorizam a utilizao do
mesmo para fins de divulgao
do Programa
Magno far a divulgao do
Projeto via e-mail para as listas
do PMI-Brasil e outras ligadas a
GP e ao terceiro setor.
Flvio dever apresentar os
resultados
finais
ao
patrocinador. Poder convidar
integrantes
da
ONG
e
participantes do Projeto.
A apresentao poder ser na
ONG
ou
na
sede
do
patrocinador.
O anfitrio dever fornecer o
equipamento necessrio para a
apresentao.
Ser feito o encerramento
formal do acordo de cooperao
entre a ONG e o Grupo PMI Rio
no 3 Setor.
O GP far um relatrio contendo
as lies aprendidas neste
Projeto para que sirva de
feedback para os Projetos
futuros.
O GP far um relatrio final do
Projeto contendo o passo a
passo do mesmo.
Marco de encerramento formal
do Projeto.
E-mails enviados para

as listas.
Apresentao realizada
(lista de presena, ata
de reunio?)
Acordo formalmente
encerrado.
Relatrio apresentado
equipe do projeto (PMI).
Relatrio apresentado
equipe do projeto (PMI).
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Equipe e Responsabilidades
Nome
Vanini Lanzillotti
Gerente Auxiliar
Carlos Magno Xavier
Flavio Vivacqua
Felipe Ribeiro
Mrcia Naidim
Eliane Brainer
Juliana Croda
Luiz Cludio Braun
Funo
Gerente do Projeto
Auxiliar de GP (Contratado)
Mentoring
Mentoring
Mentoring
Mentoring
Mentoring
Mentoring
Mentoring
P
R
R
R
R
R
R
P R
R
R
R P
R P
R
R
R
R
P R
P P
P P
P
R
R
P P
R
P P
R P
R
R
R
M M
R P M M
R P M M
R
P
P P
M M M M
M M M M
M M M M
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Produtora Vdeo
Lucy Teles
Eliane Brainer
Mrcia Naidin
Juliana Croda
Felipe Ribeiro
Flavio Vivacqua
Carlos Magno
Gerente Auxiliar
Pacote de Trabalho/Atividade
1.2.1.1 WBS
1.2.1.2.1. Cronograma de marcos
1.2.1.2.2. Cronograma detalhado
1.2.1.2.3. Cronograma de aquisies
1.2.1.3 Oramento
1.2.1.4.1. Lista da Equipe
1.2.1.4.2. Matriz de Responsabilidades
1.2.1.4.3. Treinamento da equipe na Metodologia
1.2.1.5. Plano de Respostas a Riscos
1.2.1.6. Plano de Comunicao
1.2.1.7. Plano Integrado de Mudanas
1.2.2.1. Reunies
1.2.2.2. Relatrios de Desempenho
1.2.2.3. Prestao de Contas
1.2.3.1. Contratao de RH
1.2.3.2. Aquisio de Servios
1.2.3.3. Aquisio de Materiais e Equipamentos
1.3.1. Critrio Escolha / ONG
1.3.2.1. Divulgao
1.3.2.2. Recebimento propostas
1.3.3. Definio Projeto/Ong
1.3.4. Acordo de Cooperao Tcnica
1.5.1. Reunio Inicial
1.5.2. Palestra GP
1.5.3. Avaliao Inicial da Gerncia de Projeto na ONG
1.5.4.1. Planejamento
1.5.4.2. Controle
1.5.4.3. Fechamento
Vanini Lanzillotti
Recursos Humanos/Contratados
Produtora Vdeo
Lucy Teles
Eliane Brainer
Mrcia Naidin
Juliana Croda
Felipe Ribeiro
Flavio Vivacqua
Carlos Magno
Gerente Auxiliar
1.5.4.4. Relatrios de Atualizao para Metodologia
1.5.5.1. Relatrio de pesquisa com o Cliente (ONG)
1.5.5.2. Relatrio de Avaliao Final
1.6.1. Vdeo
1.6.2. E-mail
1.6.3. Apresentao Patrocinador
1.7.1. Encerramento do acordo
1.7.2. Relatrio de Lies Aprendidas
1.7.3. Relatrio do Projeto
Vanini Lanzillotti
Recursos Humanos/Contratados
R
R P M M M M M M
R P M M M M M M
R
R
R
R
R P
R P
Papis:
R Responsvel
P Participante da equipe
M Mentoring
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Produtos e Servios Adquiridos
a. Equipamento Microcomputador e Software

O projeto prev a aquisio de um equipamento microcomputador, conforme
configurao abaixo. Este equipamento ser utilizado pela equipe do projeto, e ao
final do trabalho o mesmo ser doado para a ONG parceira. Os preos
considerados foram obtidos de anncios de jornal e servem apenas para a
elaborao do oramento do projeto.
A aquisio dever seguir o seguinte processo, estabelecido no cronograma de
trabalho:
Solicitar pelo menos trs propostas a fornecedores diferentes, para a mesma
configurao de equipamento e software;
A proposta com o menor preo ser a selecionada;
O equipamento ser adquirido mediante pagamento vista.
Configurao:
Hardware
Processador Pentium IV @ 2,6GHz
256 MB Memria RAM
40 GB Disco Rgido
Fax/Modem
Monitor 17"
Teclado
Mouse
Impressora (HP Deskjet 3535)
Nobreak (1000)
Total
Software
Windows XP Home
Office 2003 Small Business
MS Project
Total
Preo
2.549,00
235,00
255,00
3.039,00
Preo
370,00
1.549,00
2.335,00
4.254,00
b. Servio de Produo de Vdeo

Foi considerada a contratao da produzio um vdeo de prestao de contas
sobre o projeto, com a finalidade de divulgar o projeto e prestar contas ao
patrocinador e comunidade do terceiro setor em geral. Este vdeo ser utilizado
com a finalidade de divulgao institucional do PMI e do Programa PMI-Rio no
Terceiro Setor.
Pgina 19 de 47
Para efeitos do planejamento do projeto, foi obtida uma proposta da empresa

MOVERIMAGEM que ora a produo em R$ 36.300,00.
Pgina 20 de 47
Cronograma
a. Cronograma Sumarizado
Nome da tarefa
1. Projeto Piloto da Metodologia
0 days
28/01/2004
Finish
NovembDecembJanuary Februa March April
13/08/2004
28/01
28/01/2004
131 days
28/01/2004
05/08/2004
11 days
28/01/2004
11/02/2004
1.2.2.Controle
114 days
12/02/2004
28/07/2004
1.2.3. Execuo
120 days
12/02/2004
05/08/2004
20 days
12/02/2004
15/03/2004
0 days
30/03/2004
30/03/2004
69 days
30/04/2004
05/08/2004
6 days
06/08/2004
13/08/2004
1 day
06/08/2004
06/08/2004
0 days
13/08/2004
13/08/2004
1.1. Incio do Projeto (marco)

1.2. Gerenciamento do Projeto
1.2.1 Planejamento
1.3 Seleo de ONG / Projeto

1.4. Patrocnio do projeto (marco)
1.5. Implementao Metodologia
1.6. Divulgao de Resultados
1.7. Fechamento do projeto
1.8. Fim do Projeto (marco)
Duration
137 days
Start
28/01/2004
May
June
July
August Septem October
30/03
13/08
b. Detalhamento dos Pacotes de Trabalho/Atividades

PACOTE DE TRABALHO/ATIVIDADE
DURAO
INCIO
FIM

1.2.1 Planejamento
1.2.1.1 WBS
1.2.1.2.Cronograma
1.2.1.2.1. Cronograma de marcos
1.2.1.2.2. Cronograma detalhado
1.2.1.2.3. Cronograma de aquisies
1.2.1.3 Oramento
1.2.1.4. RH
1.2.1.4.1. Lista da Equipe
1.2.1.4.2. Matriz de Responsabilidades
137d
0d
131d
11d
6d
5d
1d
1d
1d
1d
1d
1d
1d
28/01/2004
28/01/2004
28/01/2004
28/01/2004
28/01/2004
05/02/2004
11/02/2004
05/02/2004
11/02/2004
09/02/2004
09/02/2004
09/02/2004
09/02/2004
13/08/2004
28/01/2004
05/08/2004
11/02/2004
04/02/2004
11/02/2004
11/02/2004
05/02/2004
11/02/2004
09/02/2004
09/02/2004
09/02/2004
09/02/2004
Pgina 21 de 47

DURAO
INCIO
FIM
1.2.1.4.3. Treinamento da equipe na Metodologia

1.2.1.5. Plano de Respostas a Riscos
1.2.1.6. Plano de Comunicao
1.2.1.7. Plano Integrado de Mudanas
1.2.2.Controle
1.2.2.1. Reunies
1.2.2.2. Relatrios de Desempenho
1.2.2.3. Prestao de Contas Financeira
1.2.3. Execuo
1.2.3.1. Contratao de RH
1.2.3.1.1. Recrutamento & Seleo
1.2.3.1.2. Contratao do Profissional
1.2.3.1.3. Incio das Atividades
1.2.3.1.4. Treinamento e Instruo para o Projeto
1.2.3.2. Servios
1.2.3.2.1. Produo de Vdeo
1.2.3.2.1.1. Obter cotaes
1.2.3.2.1.2. Contratar fornecedor
1.2.3.2.1.3. Acompanhar Execuo
1.2.3.3. Materiais e equipamentos
1.2.3.3.1. Equipamento & Software
1.2.3.3.1.1. Obter cotaes
1.2.3.3.1.2. Selecionar melhor cotao
1.2.3.3.1.3. Efetuar aquisio
1.2.3.3.1.4. Instalar equipamento e software
1.2.3.3.1.5. Microcomputador disponvel
1.3.2. Identificao de candidatos
1.3.2.1. Divulgao
1.3.2.2. Recebimento propostas
1d
1d
1d
1d
114d
92,25d
93d
114d
120d
51d
40d
5d
0d
6d
90d
90d
5d
5d
80d
14d
14d
5d
0d
1d
3d
0d
20d
1d
12d
1d
11d
1d
6d
09/02/2004
11/02/2004
11/02/2004
11/02/2004
12/02/2004
08/03/2004
09/03/2004
12/02/2004
12/02/2004
12/02/2004
12/02/2004
14/04/2004
20/04/2004
22/04/2004
30/03/2004
30/03/2004
30/03/2004
06/04/2004
14/04/2004
01/04/2004
01/04/2004
01/04/2004
07/04/2004
08/04/2004
19/04/2004
22/04/2004
12/02/2004
12/02/2004
13/02/2004
13/02/2004
13/02/2004
05/03/2004
08/03/2004
09/02/2004
11/02/2004
11/02/2004
11/02/2004
28/07/2004
19/07/2004
20/07/2004
28/07/2004
05/08/2004
29/04/2004
13/04/2004
20/04/2004
20/04/2004
29/04/2004
05/08/2004
05/08/2004
06/04/2004
13/04/2004
05/08/2004
22/04/2004
22/04/2004
07/04/2004
07/04/2004
08/04/2004
22/04/2004
22/04/2004
15/03/2004
12/02/2004
04/03/2004
13/02/2004
04/03/2004
05/03/2004
15/03/2004
Pgina 22 de 47

DURAO
INCIO
FIM

1.5.2. Palestra GP
1.5.4. Aplicao da Metodologia
1.5.4.1. Planejamento
1.5.4.2. Controle
1.5.4.3. Fechamento
1.5.4.4. Relatrios de Atualizao para Metodologia
1.5.5. Avaliao
1.5.5.1. Relatrio de pesquisa com o Cliente (ONG)
1.5.5.2. Relatrio de Avaliao Final
1.6.1. Vdeo
1.6.2. E-mail
1.8. Fim do Projeto (marco)
0d
69d
1d
1d
5d
64d
5d
54d
5d
64d
4d
4d
4d
6d
1d
1d
5d
1d
1d
1d
1d
0d
30/03/2004
30/04/2004
30/04/2004
30/04/2004
03/05/2004
30/04/2004
03/05/2004
10/05/2004
26/07/2004
30/04/2004
02/08/2004
02/08/2004
02/08/2004
06/08/2004
06/08/2004
06/08/2004
09/08/2004
06/08/2004
06/08/2004
06/08/2004
06/08/2004
13/08/2004
30/03/2004
05/08/2004
30/04/2004
30/04/2004
07/05/2004
30/07/2004
07/05/2004
23/07/2004
30/07/2004
30/07/2004
05/08/2004
05/08/2004
05/08/2004
13/08/2004
06/08/2004
06/08/2004
13/08/2004
06/08/2004
06/08/2004
06/08/2004
06/08/2004
13/08/2004
Pgina 23 de 47
Oramento
a. Consolidado por Item de Custo

Grupo
RH
RH
Equipe PMI Rio
Equipe PMI Rio
Equipe PMI Rio
Equipe PMI Rio
Equipe PMI Rio
Equipe PMI Rio
Equipe PMI Rio
Aquisies
Aquisies
Aquisies
Recurso
Vanini Lanzillotti
Gerente Auxiliar
Carlos Magno Xavier
Flavio Vivacqua
Felipe Ribeiro
Mrcia Naidim
Lucy Telles
Luiz Claudio Braun
Juliana Croda
Vdeo Produzido
Microcomputador (Hardware)
Microcomputador (Software)
Custo Unitrio
Qtd
Unidade
R$
56,00
221 Horas
R$
37,34
456 Horas
R$
56,00
53,13 Horas
R$
56,00
63,5 Horas
R$
56,00
32 Horas
R$
56,00
42 Horas
R$
56,00
2 Horas
R$
56,00
26 Horas
R$
56,00
28 Horas
R$ 36.300,00
1 N/A
R$
3.050,00
1 Unidade
R$
4.254,00
1 Unidade
Custo do projeto
Reserva de
Contingncia
Taxa de Administrao
Custo final
Pgina 24 de 47
Total
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
5% R$
10% R$
R$
12.376,00
17.027,04
2.975,84
3.556,00
1.792,00
2.352,00
112,00
1.456,00
1.568,00
36.300,00
3.050,00
4.254,00
86.818,88
4.340,94
8.681,89
99.841,71
b. Custos diretos por Atividade/Recurso

Recursos
Esforo
923,63 hrs
Reserva de Contingncia N/A
Taxa de Administrao

1.2.1 Planejamento
Vanini Lanzillotti
Marcia Naidin
Carlos Magno
Flavio Vivacqua
Juliana Croda
Felipe Ribeiro
1.2.2.Controle
Vanini Lanzillotti
Gerente Auxiliar
1.2.3. Execuo
Carlos Magno
Flavio Vivacqua
Vanini Lanzillotti
Gerente Auxiliar
Microcomputador (Hw)
Microcomputador (Sw)
Vanini Lanzillotti
Carlos Magno
Flavio Vivacqua
Felipe Ribeiro
Mrcia Naidim
1.3.2. Identificao de candidatos
Carlos Magno
Lucy Teles
Vanini Lanzillotti
Carlos Magno
Flavio Vivacqua
Felipe Ribeiro
Mrcia Naidim
Vanini Lanzillotti
Carlos Magno
Flavio Vivacqua
Vanini Lanzillotti
Gerente Auxiliar
N/A
0 hrs
261,08 hrs
33,92 hrs
12 hrs
12 hrs
1,92 hrs
4 hrs
2 hrs
2 hrs
134 hrs
86 hrs
48 hrs
93,17 hrs
16,66 hrs
21,5 hrs
19 hrs
36 hrs
25,57 hrs
5,98 hrs
1 hr
0,48 hrs
,5 hrs
2 hrs
2 hrs
2,48 hrs
0,48 hrs
2 hrs
7,7 hrs
2 hrs
1,2 hrs
0,5 hrs
2 hrs
2 hrs
9,4 hrs
6 hrs
2,4 hrs
1 hr
0 hrs
756 hrs
8 hrs
2 hrs
6 hrs
Custo
R$ 99.841,71
R$ 4.340,94
R$ 8.681,89
R$ 0,00
R$ 20.357,04
R$ 1.899,52
R$ 672,00
R$ 672,00
R$ 107,52
R$ 224,00
R$ 112,00
R$ 112,00
R$ 6.608,32
R$ 4.816,00
R$ 1.792,32
R$ 11.849,20
R$ 932,96
R$ 1.204,00
R$ 1.064,00
R$ 1.344,24
R$ 3.050,00
R$ 4.254,00
R$ 1.431,36
R$ 334,88
R$ 56,00
R$ 26,88
R$ 28,00
R$ 112,00
R$ 112,00
R$ 138,88
R$ 26,88
R$ 112,00
R$ 431,20
R$ 112,00
R$ 67,20
R$ 28,00
R$ 112,00
R$ 112,00
R$ 526,40
R$ 336,00
R$ 134,40
R$ 56,00
R$ 0,00
R$ 10.691,40
R$ 336,04
R$ 112,00
R$ 224,04
Pgina 25 de 47

1.5.2. Palestra GP
Recursos
Carlos Magno
Gerente Auxiliar
1.5.4. Aplicao da Metodologia
Vanini Lanzillotti
Carlos Magno
Flavio Vivacqua
Felipe Ribeiro
Mrcia Naidim
Juliana Croda
Luiz Cludio Braun
Gerente Auxiliar
1.5.5. Avaliao
Vanini Lanzillotti
Gerente Auxiliar
1.6.1. Vdeo
Produtora Vdeo
1.6.2. E-mail
Carlos Magno
Flavio Vivacqua
Vanini Lanzillotti
Vanini Lanzillotti
Gerente Auxiliar
Vanini Lanzillotti
Gerente Auxiliar
Esforo
2 hrs
2 hrs
26 hrs
26 hrs
546 hrs
80 hrs
26 hrs
26 hrs
26 hrs
26 hrs
26 hrs
26 hrs
310 hrs
16 hrs
8 hrs
24 hrs
12 hrs
N/A
N/A
2 hrs
2 hrs
10 hrs
10 hrs
11 hrs
1 hrs
1 hrs
4 hrs
2 hrs
4 hrs
4 hrs
2 hrs
2 hrs
Custo
R$ 112,00
R$ 112,00
R$ 970,84
R$ 970,84
R$ 24.791,40
R$ 4.480,00
R$ 1.456,00
R$ 1.456,00
R$ 1.456,00
R$ 1.456,00
R$ 1.456,00
R$ 1.456,00
R$ 11.575,40
R$ 1.344,16
R$ 448,00
R$ 896,16
R$ 36.972,00
R$ 36.300,00
R$ 30.000,00
R$ 112,00
R$ 112,00
R$ 560,00
R$ 560,00
R$ 504,04
R$ 56,00
R$ 56,00
R$ 261,36
R$ 112,00
R$ 149,36
R$ 186,68
R$ 112,00
R$ 74,68
Pgina 26 de 47
c. Custo Mensal do Projeto

Investimento Patrocinador
Contrapartida PMI
Custos
Taxa de
Taxa de
Ms
Diretos
Administrao Custos Diretos Administrao
jan/04
0
R$ 0,00
R$ 672,00
R$ 67,20
fev/04
0
R$ 0,00
R$ 2.289,28
R$ 228,93
mar/04
0
R$ 0,00
R$ 2.546,88
R$ 254,69
abr/04
R$ 8.872,28
R$ 887,23
R$ 3.263,68
R$ 326,37
mai/04
R$ 7.056,84
R$ 705,68
R$ 2.822,40
R$ 282,24
jun/04
R$ 7.056,84
R$ 705,68
R$ 2.956,80
R$ 295,68
jul/04
R$ 7.504,88
R$ 750,49
R$ 2.956,80
R$ 295,68
ago/04 R$ 38.148,20
R$ 3.814,82
R$ 672,00
R$ 67,20
Subtotal
R$ 68.639,04
Contingncia
TOTAL
R$ 6.863,90
R$ 739,20
R$ 2.518,21
R$ 2.801,57
R$ 13.349,56
R$ 10.867,16
R$ 11.015,00
R$ 11.507,85
R$ 42.702,22
R$ 1.817,98
R$ 95.500,76
4.340,94
R$ 0,00
R$ 4.340,94
R$ 79.843,88
R$ 19.997,82
R$ 99.841,70
R$
R$ 18.179,84
TOTAL
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Planos de Gerenciamento (Em Anexo)
a. Plano de Controle Integrado de Mudanas

b. Plano de Gerenciamento de Comunicao
c. Plano de Resposta aos Riscos
Pgina 28 de 47
Projeto Aplicao Piloto da Metodologia Bsica de Gerenciamento de

Projetos para o Terceiro Setor
PLANO DE CONTROLE INTEGRADO DE MUDANAS
Preparado por
Flavio Vivacqua
Verso 0
Aprovado por
Flvio Vivacqua
Mar/2004
Objetivo
O objetivo deste plano definir os papis e responsabilidades, processos e ferramentas a
serem utilizados para o controle integrado de mudanas para o projeto Aplicao Piloto
da Metodologia Bsica de Gerenciamento de Projetos para o Terceiro Setor. O controle
integrado de mudanas compreender a identificao, documentao, anlise e autorizao
das mudanas sobre o escopo, custo e prazo previamente autorizados para o projeto.
Papis e Responsabilidades
O quadro a seguir descreve os papis e responsabilidades relativos ao desempenho do
controle integrado de mudanas proposto para o projeto.
PAPEL
RESPONSABILIDADES
PARTICIPANTE(S)
Comit de Controle de
Mudanas (CCM)
Autorizar ou rejeitar as
mudanas propostas sobre
o
escopo,
prazo
e
oramento do projeto.
PMI Rio Presidncia;
Patrocinador;
Representante ONG;
Gerente do Programa;
Gerente de Mudanas
Solicitante
Identificar mudanas;
Avaliar impacto das

mudanas sobre os
aspectos de escopo,
custo e prazo;
Documentar e submeter
as
solicitaes
de
mudanas ao CCM;
Controlar os baselines;
Solicita
a
mudana
(normalmente de escopo)
Gerente do Projeto ou a quem

designar a funo.
Equipe do projeto PMI;
Equipe ONG
Processo de Controle Integrado de Mudanas
Solicitao da Mudana
Uma mudana pode ser originada por qualquer membro da equipe do projeto, seja
um participante do PMI ou da ONG parceira. Uma vez detectada a necessidade de
mudana, esta deve ser comunicada formalmente ao gerente de mudanas atravs
do Formulrio de Solicitao de Mudana (em anexo).
Identificao da Mudana
O gerente de mudanas, assim que receber o Formulrio de Solicitao de
Mudana, dever atribuir uma identificao nica para a solicitao. Para isso,
dever utilizar a Planilha de Registro de Mudanas, em anexo.
Pgina 29 de 47

Avaliao de Impacto da Mudana
O gerente de mudanas dever coordenar com a equipe a avaliao do impacto
gerado pela mudana proposta, conforme tabela a seguir:
TIPO
MUDANA
Escopo
DE
ANLISE DE IMPACTO
Avaliar:
Cronograma
Custo
Plano de trabalho;
Custo adicional;
Prazo adicional;
Riscos associados com a mudana de escopo;
Avaliar:
Alterao no prazo final do projeto;
Aes corretivas (reduzir ou ampliar escopo e custo

associado);
Riscos
Avaliar:
Aes corretivas (compensar a variao de custo

ajustando-se escopo e tempo);
Custo final do projeto (EAC);
Riscos;
Documentao
A anlise dever ser documentada no prprio Formulrio de Solicitao de
Mudanas e na Planilha de Registro de Mudanas. Documentos com os racionais
utilizados na determinao dos impactos devem ser anexados ao formulrio.
Aprovao
As mudanas devero ser submetidas aprovao do CCM, nas Reunies de
controle do projeto (semanais). Uma vez autorizadas as mudanas, novos baselines
de escopo, cronograma e custos sero estabelecidos com base nos baselines
anteriores e nas alteraes decorrentes das mesmas. O gerente do projeto estar
formalmente autorizado a iniciar a execuo das mudanas.
Controle dos Baselines

A aprovao do plano de trabalho, no incio do projeto, ir estabelecer o primeiro
baseline, composto por:
Cronograma MSProject com baseline estabelecido;
WBS e Dicionrio da WBS;
Oramento do projeto;
Estes documentos sero identificados atravs do sufixo B1 ao final do nome do

arquivo.
Pgina 30 de 47

A cada lote de mudanas autorizadas (por semana), um novo baseline dever ser
criado. Os documentos passaro a ser identificados com o sufixo B2, devendo o
algarismo ser incrementado em 1 a cada novo baseline. Um novo baseline dever
ser gravado no cronograma no MSProject. A Planilha de Registro de Mudanas
dever ser atualizada, com o sufixo do baseline inserido na linha correspondente a
mudana.
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Anexo I. Formulrio de Solicitao de Mudana

FORMULRIO DE SOLICITAO DE MUDANAS
Projeto Aplicao Piloto da Metodologia Bsica de Gerenciamento de Projetos para o Terceiro Setor
IDENTIFICAO
Data da Solicitao
Cargo
Identificao
Solicitado por
Descrio
ANLISE DE IMPACTO
WBS
Deliverable
Responsvel
Impacto s/
Prazo em Dias
Nova data de
Concluso
Impacto sobre
Custo
Novo Custo
Impacto geral sobre o projeto
Riscos
Descrio
Responsvel
Submetido ao CCM em
Incorporada ao baseline
Assinaturas:
Gerente do Projeto
APROVAES
Aprovao CCM
Autorizada
Em
Plano Atualizado?
No autorizada
Patrocinador
ONG
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Anexo II. Planilha de Registro de Mudanas

Projeto Aplicao Piloto da Metodologia Bsica para Gerenciamento de Projetos para o Terceiro Setor
Gerente do Projeto
Data da ltima atualizao
Ident.
Sumrio da Mudana
Solicitante
Vanini Lanzillotti
Data
Solicitao
Dt. Aval.
CCM
Situao
Observaes
Preencher no campo Situao:
Em Anlise
Anlise de Impacto sendo realizada pelo Gerente de Mudana
Autorizada
A mudana foi submetida ao CCM, foi autorizada sua execuo
Rejeitada
A mudana foi rejeitada pelo CCM, no ser realizada
Concluda
A mudana j foi autorizada e o servio/deliverable foi concludo.
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Prazo
Adicional
Custo
Adicional
Baseline
Data
Modificado por
Descrio da mudana
08/03/2004
Flavio Vivacqua
Verso Inicial
[Data]
[Responsvel]
[Descrio da mudana].
APROVAES
[Nome]
[Cargo]
[Assinatura]
Data
[Data]
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PLANO DE GERENCIAMENTO DE COMUNICAO
Preparado por
Felipe
Verso 0
Aprovado por
Carlos Magno e Flavio Vivacqua
Mar/2004
Descrio dos processos de gerenciamento de comunicaes

O gerenciamento da comunicao visa garantir o processo de gerao, distribuio
e armazenagem de todas as informaes relativas ao projeto, de forma acurada e
consistente, por meios apropriados e no momento certo, para os participantes
envolvidos ou afetados pelo projeto.
As informaes produzidas pelo projeto seguiro a matriz presente neste plano.
As reunies de acompanhamento internas e com a instituio parceira devero

produzir uma Ata de Reunio, conforme modelo em anexo. A ata dever ser revista
e assinada por todos os participantes e ser arquivada na pasta do projeto.
O gerente do projeto dever designar ou acumular a funo de coordenador de

comunicaes, que ficar responsvel por:
o Manter repositrio em meio eletrnico dos documentos produzidos pelo
projeto, conforme estrutura de pastas em anexo.
o Manter repositrio dos e-mais intercambiados entre as partes interessadas
pelo projeto;
o Manter uma pasta ou arquivo com os documentos em papel produzidos pelo
projeto, conforme estrutura de classificao em anexo, devendo
disponibilizar estas informaes, de acordo com sua sensibilidade e
destinao, aos interessados.
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Matriz de Comunicao
Objetivo / Contedo da
Alvo
Canal / Evento
Mensagem
1 - Acompanhar
Equipe do projeto Reunio de status
as atividades em
progresso e prximos
passos
- Acompanhar os
problemas e riscos
(quinzenalmente)
- Fornecer orientaes
sobre o projeto
2 - Comunicar situao do - Patrocinador
- Documento em
projeto
- PMI Rio
Papel
Presidncia
- E-mail
- Grupo PMI Rio no
Terceiro Setor
- ONG Piloto
#
3 - Escalar e/ou Resolver

assuntos demandados
- Receber novos
direcionamentos,
decises etc.
- Grupo PMI Rio no Reunio de

Terceiro Setor
Coordenao
- Gerente do
Projeto
Periodicidade Responsabilidade
Materiais
Relacionados
- Ata de reunio Cronograma
- Plano de
gerenciamento e
de resposta aos
riscos
- Plano do projeto
OBS
Semanal
- Gerente do
projeto
Semanal
- Gerente do
projeto
- Relatrio de
O relatrio de
Acompanhamento acompanhamento
confeccionado
em paralelo a
realizao das
reunies de status.
Quinzenal
- Gerente do
programa
- Ata de reunio
Pgina 36/47
Objetivo / Contedo
Alvo
da Mensagem
4 - Apresentao dos
- Comunidade de
resultados
Gerncia de
Projetos
- Grupo PMI Rio
Terceiro Setor
Canal / Evento
- Vdeo
- E-mail
- Apresentao
PowerPoint
Periodicidade Responsabilidade
Ao final do
Projeto
- Grupo PMI Rio

Terceiro Setor
- Gerente do
projeto
Pgina 37/47
Materiais
Relacionados
- Vdeo de
prestao de
contas
- Apresentao
final
- Relatrio do
Projeto
OBS

Modelo de Ata de Reunio
GRUPO PMI RIO NO TERCEIRO SETOR
Projeto Aplicao Piloto da Metodologia Bsica de Gerenciamento de
Projetos para o Terceiro Setor
Ata de Reunio
Data:
Relatado por:
Local:
Presentes
Copiados
Objetivos
Decises
Aes
Ao para a Semana Anterior
Responsvel
Data Alvo
Ao para a Prxima Semana
Responsvel
Data Alvo
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Modelo de Relatrio de Acompanhamento
Data
Nome do Projeto
Gerente do Projeto
Situao atual do Projeto
Deliverables
Aplicao Piloto da Metodologia Bsica

Vanini Lanzillotti
Em andamento
Cronograma
Deliverable
Obs:
Situao
Data Incio
Data Fim
Atraso em
Dias
Data incio e fim referem-se s datas realizadas, para os deliverables

concludos, ou novas datas planejadas para os em andamento/a iniciar.
Custos
Deliverable
Situao
Custo
Planejado
Custo
Real
Variao
Atividades Realizadas na ltima Semana

Data
Atividade
Responsvel
Resultado
Atividades Planejadas para a Prxima Semana

Data
Atividade
Responsvel
Objetivo
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Indicadores para Anlise de Earned Value
Earned Value (BCWP)
Actual Cost (ACWP)
Planned Value (BCWS)
Cost Variance
Schedule Variance
CPI
SPI
EAC
TCPI
Controle de Mudanas
Identificao
Sumrio da
Solicitao
Solicitante
Situao
(Autorizado,
Rejeitado,
Avaliao)
Prazo
Adicional
Custo
Adicional
Riscos
Descrio
Probabilidade
Impacto
Preveno
Contingncia
Obs
Criticidade
Controlabilidade
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Modelo de Estruturas de Arquivos Eletrnicos e em Papel
O Coordenador de Comunicaes dever manter em arquivo eletrnico e em
papel os documentos e correspondncias produzidas pelo projeto, segundo a
estrutura a seguir
Seo
Gerencia
mento
do
Projeto
Pastas
Abertura
Papel
Sim
Planejamento
Sim
Controle
Sim
Eletrnico
Piloto\Gerenciamento\
Abertura
Planejamento
Controle
Encerram
ento
Delivera
bles
Relatrios
Sim
Sim
Encerramento
Piloto\Deliverables\Rel
atrios
Documentos
Termo de Abertura do
Projeto
Plano do Projeto
Planos de gerenciamento
Proposta
Acordo de Cooperao
Contratos com
fornecedores
Atas de reunio
Cronograma e
Atualizaes
Relatrios de
Acompanhamento e
Prestao de Contas
Correspondncias
Pagamento de
Prestadores de Servios e
aquisies
Time sheets
Relatrio do Projeto
Relatrio de Lies
Aprendidas
Encerramento do Acordo
Apresentaes
Relatrio de avaliao
inicial
Relatrio final
Relatrio de Alterao da
Metodologia
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Data
Modificado por
Descrio da mudana
08/03/2004
Flavio Vivacqua
Verso Inicial
[Data]
[Responsvel]
APROVAES
[Nome]
[Cargo]
[Assinatura]
Data
[Data]
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Projeto Aplicao Piloto da Metodologia Bsica de Gerenciamento de Projetos

PLANO DE GERENCIAMENTO E RESPOSTA AOS RISCOS
Preparado por
Juliana Beatriz Croda
Verso 0
Aprovado por
Flvio Vivacqua
Mar/2004
Descrio dos processos de gerenciamento de riscos

O gerenciamento de riscos do projeto ser realizado atravs de
monitoramento e controle dos riscos inicialmente identificados, e da
incorporao de eventuais novos riscos ao processo.
Todos os riscos no previstos originalmente no plano devem ser

incorporados ao projeto dentro do sistema de controle de mudana de
riscos.
Os riscos a serem identificados sero os riscos internos ao projeto, os riscos

relacionados ao mercado e os relacionados legislao vigente.
As respostas possveis aos riscos identificados pelo projeto sero a

aceitao ativa, atravs de contingncias, e a atenuao (mitigao).
A identificao, avaliao e monitoramento de riscos, durante a execuo do

projeto, sero efetuados atravs de reunies quinzenais entre o gerente de
projetos e a equipe.
RBS Risk Breakdown Structure para a identificao dos riscos

Os riscos sero identificados e contextualizados nas 4 diferentes reas a seguir:
Gerncia do Projeto
Recursos Humanos
Financeiro
ONG / projeto
Riscos identificados
Os riscos identificados no projeto, atravs da tcnica de brainstorming e analisando
a WBS e a RBS esto apresentados na estrutura a seguir.
GERNCIA DO PROJETO
Mau planejamento e controle inadequado
RECURSOS HUMANOS
Contratao de Coordenador
necessidades do projeto
do
projeto
que
no
atenda
Perda de membro da equipe durante a execuo do projeto
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FINANCEIRO
Problema de Fluxo de Caixa
Extenso no prazo do projeto
ONG / Projeto
ONG / Projeto inadequado para receber a metodologia
Acordo de Cooperao, a ser realizado com a ONG, no contemplando
as clusulas
Conflito entre a equipe do nosso projeto e a equipe do projeto da ONG
Qualificao dos riscos

Os riscos identificados foram qualificados pela probabilidade de ocorrncia e pela
severidade dos resultados, conforme critrios a seguir:
Probabilidade - Classificao concedida com base na probabilidade de ocorrncia
do risco, podendo ser de baixa, mdia ou alta probabilidade.
Na tabela abaixo a classificao da probabilidade de ocorrncia dos riscos
segundo percentual:
Baixa Probabilidade Mdia Probabilidade
Alta Probabilidade
At 40 %
De 40 a 60%
Acima de 60%
Severidade Classificao concedida com base no somatrio dos impactos
potenciais do risco no prazo do projeto, podendo ser de baixa, mdia ou alta
severidade.
Os riscos com impacto estimado em at 1 ms de atraso so classificados como
severidade baixa, entre 1 e 2 meses so classificados como severidade mdia e os
riscos com impacto que gere atraso de mais de 2 meses so de severidade alta.
Quantificao dos riscos

O mecanismo e processos para quantificao dos riscos esto apresentados a
seguir:
1 - Risco no gerenciamento do projeto: Este risco pode causar o impacto de
comprometer a criao de uma metodologia de gerenciamento de projetos que
realmente atenda as necessidades do Terceiro Setor comprometendo assim o
resultado final.
1.1 - Ocorrncia do Risco: caso o risco ocorra, dever ser avaliada se existe a
necessidade de estender o projeto em mais um ms para adequar a metodologia
as necessidades da ONG.
Caso for necessrio estender o projeto em mais um ms, o custo envolvido de:
R$ 8.132,30
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1.2 - Resposta ao Risco: Realizao de reunies semanais da equipe do grupo
de desenvolvimento da metodologia com o gerente do projeto para avaliar
cronograma e realizar controle financeiro do projeto.
Dever ser realizada uma reunio quinzenal com toda a equipe do projeto para que
todos possam expressar os pontos fortes e fracos do projeto. Tambm devero ser
revistos o plano do projeto e os mecanismos de controle do projeto.
2 - Risco nos Recursos Humanos: Este risco tem como impacto a necessidade
de contratao urgente de outro profissional e o treinamento do mesmo na
metodologia. Tambm tem como impacto a sobrecarga de trabalho para os outros
membros que esto trabalhando na equipe de projeto.
2.1 - Ocorrncia do Risco: Caso o risco ocorra, o custo estimado de:
Faixas
Impacto no Custo
Ocorrncia do Risco no 1 ms
R$ 4.928,00
R$ 9.856,00
R$ 14.784,00
2.2 - Resposta ao Risco: Assinatura de um contrato em que deixe para o final do
projeto uma boa parte do valor a ser pago ao profissional contratado.
3 - Risco Financeiro: Este risco tem como impacto o comprometimento nos
pagamentos previstos no projeto.
3.1 - Ocorrncia do Risco: Caso o projeto tenha atraso, o custo do projeto sofrer
um aumento de acordo com a tabela abaixo.
Os custos considerados
correspondem ao burn rate do projeto, que incluem o custo mensal mdio da
equipe contratada acrescida de 10% de taxa de servio.
O custo estimado na ocorrncia deste risco de:
Faixas
Impacto no Custo
Atraso de 1 ms
Atraso de 2 meses
Atraso de 3 meses
Atraso de 4 meses
Atraso de 5 meses
R$ 8.132,30
R$ 16.264,60
R$ 24.396,90
R$ 32.529,20
R$ 40.661,50
3.2 - Resposta ao Risco: Fazer uma reserva de contingncia de 20% do total do

projeto a fim de cobrir os principais custos do projeto e garantir o pagamento das
despesas prevendo 30 dias de atraso.
4 - Risco com a ONG / Projeto: Este risco possui impacto no aumento nos custos
do projeto devido a possveis atrasos.
4.1 - Ocorrncia do Risco: Caso este risco ocorra, o custo orado de:
Faixas
Impacto no Custo
Identificao no 1 ms
R$ 8.132,30
Identificao no 2 ms
R$ 16.264,60
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4.2 - Resposta aos Risco: Para garantir um bom acordo de cooperao,
pesquisar modelos de acordos com outras ONGs e solicitar apoio de um
especialista em Terceiro Setor ou advogado.
Para evitar conflitos entre as equipes do PMI Rio no Terceiro Setor e a organizao
do terceiro setor, esclarecer, na reunio de lanamento do projeto, que a equipe do
PMI vai prestar consultoria equipe da ONG nas fases de planejamento e controle
do projeto. Como resultado desta consultoria, o PMI RIO Terceiro Setor vai
transferir conhecimento sobre gerenciamento de projetos facilitando assim a
obteno de futuros patrocnios.
Sistema de controle de mudanas de riscos

Abaixo o fluxograma para o processo de gerenciamento de risco durante a
execuo do projeto:
Cadastrar Novo
Risco Identificado
Responsvel
Riscos Avalia e
Cria Respostas
Comit na reunio
Quinzenal Avalia e
Ajusta Risco
Responsvel
Risco gerencia o
Risco
Reservas de contingncia
As reservas de contingncia so reservas destinadas exclusivamente ao processo
de gerenciamento de riscos para os eventos de riscos aceitos ativamente e para os
riscos mitigados ou riscos no identificados de modo preliminar no projeto.
As aes de contorno do projeto (respostas no planejadas aos riscos) devem
utilizar exclusivamente as reservas de contingncia do projeto.
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As reservas de contingncia foram estipuladas em 5% do oramento do projeto, ou
seja, R$ 4.340,92, e os limites de competncia quanto utilizao das reservas
so os seguintes:
Reservas de
Contingncia
Gerente do Projeto Piloto
Gerente do Projeto de Metodologia
Coordenador do Programa
R$ 500,00
R$ 1.000,00
R$ 4,340,92
Freqncia de avaliao dos riscos do projeto

Os riscos identificados no projeto devem ser avaliados quinzenalmente, na reunio
de acompanhamento de riscos, conforme previsto no plano de gerenciamento das
comunicaes.
Administrao do plano de gerenciamento de riscos
Responsveis pelo plano
Gerente do Projeto
Freqncia de atualizao do plano de gerenciamento de riscos

Este Plano de Gerenciamento e resposta aos riscos dever ser
atualizado quinzenalmente ou sempre que necessrio.
Data
Modificado por
Descrio da mudana
[Data]
[Responsvel]
[Data]
[Responsvel]
APROVAES
[Nome]
[Cargo]
[Assinatura]
Data
[Data]
Pgina 47 de 47

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Grupo PMI-Rio no Terceiro Setor

PROJETO DE APLICAO PILOTO DA

Preparado por: Flavio R. Vivacqua

GRUPO PMI-RIO NO TERCEIRO SETOR (grupo.terceirosetor@pmirio.org.br)

Verso inicial do documento.

GRUPO PMI-RIO NO TERCEIRO SETOR (grupo.terceirosetor@pmirio.org.br)

TERMO DE ABERTURA DO PROJETO (PROJECT CHARTER)

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA EQUIPE

EQUIPE DE PLANEJAMENTO DO PROJETO

LIMITES E RESPONSABILIDADES DO PROJETO

WORK BREAKDOWN STRUCTURE - WBS

PRODUTOS E SERVIOS ADQUIRIDOS

EQUIPAMENTO MICROCOMPUTADOR E SOFTWARE 19

CONSOLIDADO POR ITEM DE CUSTO

XIII - PLANOS DE GERENCIAMENTO

PLANO DE CONTROLE INTEGRADO DE MUDANAS

GRUPO PMI-RIO NO TERCEIRO SETOR (grupo.terceirosetor@pmirio.org.br)

Pesquisa no Terceiro Setor iniciativas relacionadas com a

Aproximar o PMI-Rio das entidades atuantes no Terceiro

Parcerias para Patrocnio do Estabelecer parcerias com o objetivo de financiar as

Avaliar e divulgar o andamento e os resultados dos

Desenvolver a Metodologia Bsica de GP para o Terceiro

O objetivo principal deste projeto validar, atravs de

Desenvolver e operacionalizar um programa de

Este documento rene o conjunto de planos que orientam a realizao do Projeto

GRUPO PMI-RIO NO TERCEIRO SETOR (grupo.terceirosetor@pmirio.org.br)

II - Termo de Abertura do Projeto (Project Charter)

GRUPO PMI-RIO NO TERCEIRO SETOR (grupo.terceirosetor@pmirio.org.br)

GRUPO PMI-RIO NO TERCEIRO SETOR (grupo.terceirosetor@pmirio.org.br)

Comit de Controle de Mudanas

GRUPO PMI-RIO NO TERCEIRO SETOR (grupo.terceirosetor@pmirio.org.br)

V - Estrutura Organizacional da Equipe

VI - Equipe de Planejamento do Projeto

GRUPO PMI-RIO NO TERCEIRO SETOR (grupo.terceirosetor@pmirio.org.br)

VII - Limites e Responsabilidades do Projeto

GRUPO PMI-RIO NO TERCEIRO SETOR

VIII Escopo do Projeto

GRUPO PMI-RIO NO TERCEIRO SETOR

B - Descrio (Dicionrio) da WBS

Work Breakdown Structure ou

Define as datas previstas e as

Define a funo e o grau de

Define a atuao de cada

Que seja detalhada at

Foi revisada pela

GRUPO PMI-RIO NO TERCEIRO SETOR

Ser realizado pelo GP um

Toda a metodologia foi

Descreve os riscos previstos

Inclui todos os riscos

Define quais stakeholders do

Revisado pela equipe

GRUPO PMI-RIO NO TERCEIRO SETOR

Atividades de contratao dos

GRUPO PMI-RIO NO TERCEIRO SETOR

se candidatarem a ser ONGpiloto.

Aprovado pelo PMI Rio;

Evento reunindo o Gerente de

Aprovado pelo PMI Rio.

GRUPO PMI-RIO NO TERCEIRO SETOR

Ser produzido um vdeo de

GRUPO PMI-RIO NO TERCEIRO SETOR

ONG, o patrocinador e o PMI