ARTIGO

GESTO INTEGRADA DA INFORMAO

ARQUIVSTICA:
O DIAGNSTICO DE ARQUIVOS
Por:
Julce Mary Cornelsen
julce@uel.br
Docente do Departamento de Cincia da Informao da Universidade Estadual de Londrina (UEL);
Coordenadora do Colegiado do Curso de Arquivologia da UEL.
Bolsista da Fundao para Cincia e Tecnologia de Portugal.

Victor Jos Nelli

vjnelli@yahoo.com.br
Graduado em Arquivologia.
Consultor na rea de gesto de informaes e documentos.

Resumo
As organizaes modernas tornam-se complexas quanto gesto de suas informaes.
imperativo saber lidar com esse ativo intangvel. Nesse contexto, a Arquivstica
corrobora na soluo de problemas gerenciais. A literatura internacional sugere
metodologias para a gesto da informao orgnica. Dessa maneira, o diagnstico de
arquivos fundamental para a implantao de gesto das informaes no seio das
organizaes. Nessa concepo, este artigo analisa as recomendaes e sugestes dos
trabalhos de Evans e Ketelaar (1983), Lopes (1997), Moneda Corrochano (1995),
Campos et al (1986) e Rousseau e Couture (1998). A comparao das propostas
mencionadas permite identificar as possveis etapas que o arquivista deve percorrer para
elaborar um diagnstico de arquivo. Conclui, recomendando e/ou sugerindo melhorias
na elaborao do diagnstico para arquivos, a partir dos estudos apresentados e
analisados.
Palavras-chave: Gesto da informao orgnica - Diagnstico; Gesto de arquivos,
Diagnstico.

Abstract
Modern organizations become more complex when dealing with their information
management. Knowing how to deal with this intangible active is imperative. In this
context, the Archival Science collaborates solving these management problems.
International literature suggests methodology of organic information management.
Therefore, the records survey is fundamental when we introduce information
management in the organization. Following this concept, this article analyzes Evans &
Ketelaar (1983), Lopes (1993), Moneda Corrochano (1995), Campos et al (1986) and
Arquivstica.net (www.arquivistica.net ), Rio de Janeiro, v.2, n. 2, p 70-84, ago./dez. 2006

70

Rousseau; Couture (1998). The comparison of proposals mentioned above allows the
identification of possible phases that would take an archivist to elaborate a records
survey and it concludes recommending or suggesting improvements in the elaboration
of this survey.
Key-words: Organic Information Management Records Survey; File Management
Records Survey.

INTRODUO

A realidade de mercado impe elevado nvel de concorrncia e a

agilidade na tomada de decises fundamental para a sobrevivncia e prosperidade dos
negcios. A palavra de ordem a competitividade. Em decorrncia, as empresas so
obrigadas a mudar comportamentos e repensar estratgias, para competir em um
mercado que se torna cada vez mais globalizado. Por conseguinte, obriga-se que as
empresas fiquem cada vez mais focadas aos acontecimentos internacionais, nacionais e
mesmo loco-regionais, de modo conjuntural, a se ajustarem a um ambiente mais amplo
e em rpida evoluo.
Observa-se que a necessidade do acesso cada vez mais rpido
informao, tanto pelo produtor do documento (usurio interno), como pelo usurio
externo; o vertiginoso crescimento da produo documental e a mudana do perfil do
pesquisador

que

freqentemente

solicita

informaes

contidas

em

conjuntos

documentais homogneos (a quem j no interessa um documento isolado, um fato, ou

um acontecimento individualizado a no ser para efeitos da prova, isto , na
comprovao de direitos), so caractersticas que atestam a complexidade do trabalho
arquivstico, exigindo instrumentos pontuais de gesto da informao orgnica.
Os arquivos permanecem secundrios em seu papel e no seu
tratamento, vistos como objetos menores e sem maior significado; separados do
problema informacional. Nesse contexto a arquivstica integrada quebequense tem
contribudo para a mudana desta imagem dos arquivos pblicos e privados,
aproveitando o que h de melhor da arquivstica tradicional e do Records Management.
O arquivo, nessa perspectiva, situa-se num contexto administrativo e
organizacional em que a informao deve ser considerada, organizada e tratada tal qual
Arquivstica.net (www.arquivistica.net ), Rio de Janeiro, v.2, n. 2, p 70-84, ago./dez. 2006

71

os demais recursos da organizao, assumindo assim, o papel de unidade de

informao.
Esse desafio, no entanto, requer dos profissionais de arquivos, aes
eficientes e eficazes para a elaborao de polticas de gesto de informao. Dentre
essas aes destaca-se o diagnstico de arquivo, entendido como sendo a anlise da
situao dos arquivos em relao ao tratamento da informao orgnica, como se pode
observar em Evans e Ketelaar (1983); Campos et al. (1986); Moneda Corrochano
(1995); Lopes (1997); e Rousseau e Couture (1998).

1 DIAGNSTICO DE ARQUIVOS

Apresentam-se, a seguir, as propostas de diagnstico de arquivos

selecionadas para elaborao deste estudo.

1.1 Gua para la Encuesta sobre los Sistemas y Servicios de la Gestin de

Documentos y la Administracin de Archivos: Un Estudio del RAMP
,Evans e Ketelaar (1983) destacam-se com o Gua para la encuesta
sobre los sistemas y servicios de la gestin de documentos y la administracin de
archivos: Un estudio del RAMP, elaborado, especficamente, para rgos da
administrao pblica.

Records Archives Management Program (RAMP) um programa de

gesto de documentos e arquivos, criado na dcada de 70, composto por publicaes
da Organizao das Naes Unidas para a Educao, a Cincia e a Cultura (UNESCO)
em parceria com o Conselho Internacional de Arquivo (CIA). Os estudos RAMP tm
como objetivo auxiliar os pases filiados na organizao de bibliotecas, centros de
documentao e arquivos.
O diagnstico elaborado por Evans e Ketelaar (1983), um dos estudos
da srie RAMP, apresentado sob a forma de questionrio, o qual dividido em nove
grupos: apresentao geral; legislao e normas; recursos humanos; recursos

Arquivstica.net (www.arquivistica.net ), Rio de Janeiro, v.2, n. 2, p 70-84, ago./dez. 2006

72

financeiros; edifcio e materiais; fundos; mtodos e processos de trabalho; servios

oferecidos e centros de documentao.
A apresentao geral preocupa-se em levantar algumas caractersticas
da organizao de arquivos, enquanto unidade administrativa.
O grupo de legislao e normas trata basicamente da existncia de
legislao e de normas especficas sobre os arquivos, incluindo aqui as definies; a
jurisdio que o rgo tem sobre os documentos; as proibies; os procedimentos
utilizados; o estabelecimento de rgos consultivos oficiais e permanentes; as atividades
desempenhadas pelo arquivo; entre outras.
O grupo recursos humanos tem por objetivo inventariar os dados
referentes s pessoas que trabalham no arquivo, como nmero de profissionais, de
tcnicos e de auxiliares, entre outros.
O grupo de recursos financeiros questiona os valores sobre as fontes
de recursos internos e externos e os gastos que o arquivo tem com recursos humanos,
equipamentos e mobilirio, edifcio, etc.
O grupo a respeito dos dados a serem coletados de edifcios e
materiais visa os dados quantitativos e qualitativos sobre o edifcio do arquivo e de seus
respectivos servios, condies de iluminao, ventilao, umidade, segurana, a
caracterizao e a quantidade dos equipamentos utilizados.
O grupo fundos busca identificar dados quantitativos sobre os fundos
que o arquivo comporta.
O grupo de mtodos e processos de trabalho procura demonstrar a
quantidade de documentos avaliados, eliminados, preservados, restaurados/reparados,
ordenados, descritos e publicados.
O grupo servios oferecidos investiga a quantidade de usurios que
solicita informaes ao arquivo, as unidades de armazenamento disponveis para
consulta, o nmero de consultas e de emprstimo de documentos, a quantidade de
reprografia, de reproduo e de exposies realizadas pelo arquivo.
O ltimo grupo, para complementar o levantamento, enfatiza os
centros de documentao. Tal grupo, sugerido por Evans e Ketelaar (1983), portanto,
nem sempre ser utilizado no diagnstico de arquivos.

Arquivstica.net (www.arquivistica.net ), Rio de Janeiro, v.2, n. 2, p 70-84, ago./dez. 2006

73

1.2

Metodologia para Diagnstico de Arquivos Correntes da Administrao Pblica

Federal
Outro estudo selecionado na literatura da arquivstica que fornece

subsdios para diagnstico em arquivos o trabalho de Campos et al. (1986). Esse

levantamento da situao, como os autores preferem chamar, iniciou com uma pesquisa
documental, buscando identificar normas e legislao sobre o Ministrio da Agricultura.
Um roteiro de entrevista pode ser elaborado, com os resultados desse
levantamento, composto dos seguintes campos de informao: identificao do
rgo/setor visitado; atividades de protocolo e de arquivo corrente desenvolvidas e suas
respectivas normas reguladoras; organizao do acervo; instrumentos de pesquisa
disponveis; processos de transferncia e eliminao e seus critrios reguladores; uso de
tecnologias para recuperao da informao; microfilmagem e sua organizao;
quantificao, datas-limite e descrio dos documentos escritos; guarda de documentos
especiais; descrio de material e mobilirio; e perfil das pessoas envolvidas com as
atividades de protocolo e arquivo.
Esse levantamento situacional, segundo Campos et al. (1986)
possibilitou o conhecimento a respeito do funcionamento dos arquivos correntes do
Ministrio da Agricultura.

1.3 Manual de Archivstica

O Manual de Archivstica uma compilao de estudos sobre
Arquivstica.
Moneda Corrochano (1995), nesse Manual, defende um conceito de
arquivo integrado documentao, segundo o Programa Geral de Informaes da
UNESCO (PGI). Assim, como resultado desse programa, a autora apresenta o Plan de
Archivos de Andaluca constitudo de metodologia, diagnstico, proposta de
interveno e estudo econmico. Por ser o diagnstico o objeto de estudo deste
trabalho, no cabe aqui descrever e analisar as outras partes do mencionado Plano.
Observa-se que Moneda Corrochano (1995) enfatiza a coleta de dados
referentes a trs grupos: o problema, os fluxos das informaes e a posio do arquivo

Arquivstica.net (www.arquivistica.net ), Rio de Janeiro, v.2, n. 2, p 70-84, ago./dez. 2006

74

dentro do sistema nacional e autnomo de arquivos.

O problema de arquivo, para tanto, subdivide-se em trs fases: anlise
dos fundos, anlise dos formulrios utilizados no trabalho de arquivo e anlise da infraestrutura, recursos humanos e financeiros. Para cada fase ou grupo do diagnstico, a
autora acrescenta os seguintes elementos: levantamento da situao do arquivo;
objetivo, problema, sempre sob a forma de pergunta e sugesto de mtodos e
ferramentas de investigao.
Pode-se destacar que, para a autora, a identificao da instituio
(conhecer seu histrico, objetivos e funes), o estudo superficial dos fundos e a
elaborao de projeto de trabalho so as fases que devem antecipar o diagnstico. Para
tanto, Moneda Corrochano (1995) denomina essa etapa de pr-diagnstico- etapa
indispensvel anlise da situao dos arquivos.

1.4 A Gesto da Informao: as Organizaes, os Arquivos e a Informtica Aplicada

O diagnstico um mtodo de interveno aos problemas gerados
pelas informaes de carter orgnico, produzidas por uma instituio e deve partir de
uma viso minimalista, priorizando os estudos de problemas especficos, de casos
particulares, para se chegar s questes mais gerais, segundo Lopes (1997).
O autor em questo sugere que, para realizar o diagnstico e,
posteriormente, o prognstico, o arquivista precisa ter conhecimento das teorias e
experincias da sociologia, histria, filosofia e tecnologia contempornea para auxiliar
seus procedimentos de trabalho no que se refere ao armazenamento, preservao,
classificao, avaliao e descrio dos registros das informaes orgnicas registradas
em qualquer tipo de suporte.
O diagnstico, para Lopes (1997), deve iniciar com a construo de
uma sociologia e histria da organizao e de sua estrutura e, sugere que o arquivista
entreviste os colaboradores que geraram e que continuam gerando informaes
registradas.
Um dos pontos de destaque de Lopes (1997), para o diagnstico de
arquivos, o levantamento das atividades da organizao e a relao dessas com o
fluxo de informaes. Para tanto, salienta e indica a observao direta como tcnica de
Arquivstica.net (www.arquivistica.net ), Rio de Janeiro, v.2, n. 2, p 70-84, ago./dez. 2006

75

coleta de dados, nessa etapa. O resultado dessa observao direta possibilita ao

arquivista, propor solues cientficas, por se basearem no exame criterioso do
problema, realizando de acordo com metodologias e parmetros aceitos pelas cincias
sociais aplicadas (LOPES, 1997, p.43).
Outro ponto enfocado na proposta de Lopes (1997) a anlise da
situao dos acervos existentes. Para ele, deve levantar os seguintes dados: a
quantidade de documentos expressa em metros lineares ou em bytes; as caractersticas
diplomticas; os contedos informacionais genricos; as unidades fsicas de
arquivamento; a existncia e o modo de uso das tecnologias da informao; as
caractersticas das instalaes do arquivo e a situao dos acervos no que se refere
preservao; as datas-limite e a identificao original das inscries encontradas nas
embalagens.
O autor argumenta ser indispensvel a elaborao de projetos de
interveno aos problemas encontrados, logo aps a concluso do diagnstico.

1.5 Os Fundamentos da Disciplina Arquivstica

O trabalho de Rousseau e Couture (1998) importante ser
mencionado, pois visa a racionalizao dos mtodos, a padronizao das rotinas de
trabalho, a eficcia do acesso informao e a rentabilidade econmica com os
resultados obtidos. Para tanto, apontam o seguinte Programa, observado no Quadro 1.
Esse programa auxilia o arquivista na etapa do diagnstico de arquivo,
pois o mesmo permite esboar um roteiro de entrevista que dar origem a um sistema
integrado de gesto da informao orgnica.
A entrevista apresenta as seguintes questes: Quem tem acesso
informao? Como que ela difundida, classificada e recuperada? Qual o seu ciclo
de vida? Pode ser eliminada depois de um determinado tempo ou deve ser conservada
permanentemente? Necessita de uma proteo especial e, em caso afirmativo, quais os
meios fsicos ou tecnolgicos requeridos? O correio eletrnico, a telecomunicao e o
tratamento da imagem ocupam de fato um lugar cada vez maior no interior da gesto
da informao?
As funes e as atividades da organizao devem ser analisadas e
Arquivstica.net (www.arquivistica.net ), Rio de Janeiro, v.2, n. 2, p 70-84, ago./dez. 2006

76

esquematizadas tendo em vista o sistema de classificao e de recuperao da

informao orgnica.

Quadro 1 A Arquivstica: uma disciplina que permite a gesto integrada da informao

orgnica.

Fonte: Rousseau e Couture (1998, p.67).

Rousseau e Couture (1998, p.68-9) acentuam ainda a importncia da

proteo e conservao da informao. Neste sentido argumentam:
A informao bem protegida e conservada segundo normas tcnicas e
materiais precisas pode ser facilmente comunicada. A proteo dos
documentos essenciais ou confidenciais e a proteco e conservao de
documentos com uma baixa freqncia de utilizao (documentos

Arquivstica.net (www.arquivistica.net ), Rio de Janeiro, v.2, n. 2, p 70-84, ago./dez. 2006

77

semiactivos) ou de carter permanente (documentos legais ou arquivos

definitivos) constituem dois elementos correntes deste tipo de programa
[...] pois atravs deste programa em trs fases que a arquivstica
demonstra a sua especificidade e ocupa o seu lugar numa poltica de
gesto da informao.

2 ANLISE DAS PROPOSTAS DE DIAGNSTICO

O estudo e a comparao das propostas mencionadas permitem

identificar as possveis etapas que o arquivista deve percorrer para elaborar um
diagnstico de arquivo.
Pode-se verificar que as propostas de Evans e Ketelaar (1983), Lopes
(1997), Moneda Corrochano (1995) e Campos et al (1986) sugerem a identificao da
organizao como componente do diagnstico. indicado, para tanto, a adoo do
estudo das estruturas, funes e atividades, propostos por Lopes (1997) e por Moneda
Corrochano (1995). Essa etapa, para os autores, denominada como pr-diagnstico,
uma vez que indispensvel ao levantamento da situao arquivstica de qualquer
instituio, seja ela pblica ou privada.
A pesquisa em legislao indicada por Evans e Ketelaar (1983),
Moneda Corrochano (1995), Rousseau e Couture (1998) e Campos et al (1986). Em
organizaes pblicas, esse levantamento possibilita, entre outras coisas, identificar as
estruturas, funes e atividades, sendo que essas esto descritas em leis, resolues e
portarias.
Recomenda-se ao arquivista, portanto, que realize a pesquisa em
legislao federal, estadual e municipal sobre arquivstica, contabilidade e direito entre
outras, e em normas internacionais (ISO, CIA, por exemplo) e normas nacionais
(Conselho Nacional de Arquivos CONARQ). importante salientar que a fonte de
pesquisa de normas e legislao varia conforme o contexto de estudo. Nesse sentido, o
diagnstico pode ser composto pelo grupo Legislao e Normas de Evans e Ketelaar
(1983), pois permite ao arquivista identificar os procedimentos quanto ao tratamento da
informao que existem e que esto ou devem estar normatizados.
A identificao da estrutura, das funes e das atividades subsidia o
quadro preliminar de classificao proposto no programa de gesto da informao de

Arquivstica.net (www.arquivistica.net ), Rio de Janeiro, v.2, n. 2, p 70-84, ago./dez. 2006

78

Rousseau e Couture (1998) e tambm por Lopes (1997).

Outro fator evidenciado nas propostas de diagnstico de Lopes (1997)
e Moneda Corrochano (1995) a anlise do fluxo de informaes. Atravs dessa
anlise, poder-se- identificar os processos de criao, acesso e difuso da informao,
os quais tm similaridade com o programa de gesto da informao proposto por
Rousseau e Couture (1998). O levantamento dos fluxos de informaes, portanto, um
outro item indispensvel ao levantamento da situao arquivstica na organizao. No
entanto, necessrio analisar o processo como um todo e no o estudo do fluxo de
cada documento (Lopes, 1997).
Outro item obrigatrio no diagnstico de arquivo a anlise da
situao dos acervos existentes apontados por Evans e Ketelaar (1983), Lopes (1997),
Moneda Corrochano (1995) e Campos et al. (1986). Para essa anlise situacional
recomenda-se o uso dos itens propostos por Lopes (1997) e complementado pelo item
Anlise dos instrumentos de trabalho existentes de Moneda Corrochano (1995).
Evans e Ketelaar (1983), Lopes (1997), Moneda Corrochano (1995) e
Campos et al. (1986) incluem em suas propostas o levantamento dos dados referente
aos recursos de infra-estrutura, ou seja, edifcio, mobilirio, e equipamentos. Esses itens
vm corroborar a importncia de proteo e conservao da informao abordada no
Programa de Rousseau e Couture (1998). A (re)unio de itens de tal assunto apontados
por Evans e Ketelaar (1983), Lopes (1997) e Moneda Corrochano (1995) so indicados
para a elaborao do diagnstico de arquivo.
O levantamento de dados a respeito dos recursos humanos
apresentado nos trabalhos de Evans e Ketelaar (1983), Campos et al. (1986), Moneda
Corrochano (1995) e Lopes (1997), constatando-se que este tipo de dado importante
para qualquer tipo de diagnstico. Recomenda-se, para tanto, a adoo do conjunto de
dados dos grupos Recursos Humanos e Anlise dos recursos de infra-estrutura,
recursos humanos e financeiros disponveis, propostos, respectivamente, por Evans e
Ketelaar (1983) e por Moneda Corrochano (1995).
Evans e Ketelaar (1983) e Moneda Corrochano (1995) enfocam ainda o
levantamento dos recursos financeiros disponveis. Esse item pertinente anlise da
situao arquivstica na organizao, pois o prognstico apresenta os problemas e os
recursos necessrios soluo dos mesmos. Conseqentemente, o grupo Recursos

Arquivstica.net (www.arquivistica.net ), Rio de Janeiro, v.2, n. 2, p 70-84, ago./dez. 2006

79

Financeiros do Gua para la encuesta sobre los sistemas y servicios de la gestin de

documentos y la administracin de archivos: Un estudio del RAMP. (EVANS e
KETELAAR, 1983) indicado para a coleta desses dados.
Alguns procedimentos arquivsticos encontram-se padronizados de
acordo com teorias, tcnicas e experincias internacionais, onde um desses
procedimentos pode ser compatvel na soluo do problemadetectado por ocasio do
diagnstico. A proposta de Moneda Corrochano (1995) contempla um item sobre a
relao do arquivo com os sistemas de arquivos, e Lopes (1997) aborda o diagnstico
baseado nessas teorias, tcnicas e experincias. Dessa forma, observar a realidade
encontrada e buscar a soluo nos procedimentos j padronizados, uma atividade
determinante no resultado final do levantamento da situao das informaes
arquivsticas.
A elaborao de projetos de trabalho para solucionar os problemas
detectados nos arquivos das organizaes condio obrigatria ressaltada por
Rousseau e Couture (1998), Moneda Corrochano (1995) e Lopes (1997), de forma que
a gesto da informao venha a ocupar uma posio de destaque nas organizaes.
Percebe-se que, Lopes (1997) e Moneda Corrochano (1995) utilizam
mtodos cientficos na elaborao do diagnstico, fato que auxilia no conhecimento
eficaz dos fluxos informacionais e documentais.
J Evans e Ketelaar (1983) ressaltam a importncia do estudo detalhado
da legislao documental, do levantamento dos recursos humanos e financeiros
destinados aos arquivos pblicos e a co-participao em sistemas de arquivos.
Rousseau e Couture (1998), muito embora, no usem o termo
diagnstico, o programa de gesto de informao proposto pelos autores subsidia a
qualidade do trabalho do arquivista, uma vez que favorece a elaborao de diagnsticos
sob a perspectiva da Cincia da Informao.
O Quadro 2 facilita a compreenso a respeito da comparao entre as
propostas de diagnstico aqui apresentadas. Para tanto o Quadro 2 apresenta uma
sntese de como, como cada autor define o diagnstico de arquivo, o objetivo, as fases
e as tcnicas de coleta de dados indicadas para tal finalidade.

Arquivstica.net (www.arquivistica.net ), Rio de Janeiro, v.2, n. 2, p 70-84, ago./dez. 2006

80

81

Quadro 2 Sntese dos diagnsticos selecionados

Denominao

EVANS e KETELAAR
(1983)
Pesquisa sobre os sistemas
e servios da gesto de
documentos e a
administrao de arquivos.

Objetivo

Fases

Mtodo/Tcnicas
utilizadas e/ou
sugeridas

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Apresentao Geral
Legislao e Normas
Recursos Humanos
Recursos Financeiros
Edifcio e Mobilirio
Fundos
Mtodos e Processos
de Trabalho
8. Servios oferecidos
9. Centros de
documentao

Questionrio

CAMPOS et al
(1986)

MONEDA
CORROCHANO (1995)

Levantamento da situao Investigao da situao

dos arquivos
arquivstica
Fornecer subsdios para a
implantao de um
Sistema de Arquivos
1. Pesquisa na Legislao
2. Identificao do rgo
3. Atividades de protocolo
e arquivo corrente
4. Organizao do acervo
5. Instrumentos de
pesquisa disponveis
6. Transferncia e
eliminao
7. Automao
8. Documentos escritos
9. Documentos especiais
10. Material e mobilirio
11. Recursos humanos

Pesquisa bibliogrfica e
entrevista

LOPES
(1997)
Mtodo de interveno
aos problemas gerados
pelas informaes de
carter orgnico.
Fornecer munio ao
arquivista para o debate e
proposta de mudanas

ROUSSEAU e COUTURE
(1998)

1. Pr-diagnstico
2. Anlise dos fundos
3. Anlise dos
instrumentos de
trabalho existentes
4. Anlise dos recursos
de infra-estrutura,
recursos humanos e
financeiros disponveis
5. Fluxo das informaes
6. Posio hierrquica do
arquivo

1. Identificao da
1. Criao, difuso e
instituio
acesso.
2. Estudo das estruturas,
2. Classificao e
funes e atividades.
recuperao da
3. Relao das atividades x
informao
fluxos de informaes
3. Proteo de
4. Anlise da situao dos
conservao
acervos existentes

Estudo de caso, entrevista

Estudo de caso, anlise

documental, entrevista,
observao direta
participativa, pesquisa em
banco de dados j
existentes

Fonte: Nelli (2004)

Arquivstica.net (www.arquivistica.net ), Rio de Janeiro, v.2, n. 2, p 70-84, ago./dez. 2006

81

82

CONSIDERAES FINAIS

Melhorar o desempenho de arquivos pblicos e privados e consolidlos enquanto unidade de informao o desafio para os arquivistas do mundo
contemporneo. No entanto, no uma tarefa fcil de empreender. Esse desafio vai
desde o desconhecimento dos tomadores de deciso sobre o papel importante da
informao arquivstica para o desenvolvimento de uma empresa, at barreiras
econmicas, administrativas, tecnolgicas, culturais, educacionais e estruturais.
inconteste que a complexidade crescente das relaes concorrenciais
requer das empresas e dos administradores, aes efetivas para uma gesto
informacional/documental. Nessa abordagem, o diagnstico condio sine qua non
para essa gesto, pois reflete a situao dos arquivos e fornece dados concretos para
uma proposta de interveno.
Os principais dados a serem coletados no diagnstico se referem
estrutura, s funes e s atividades e, por conseguinte, ao fluxo de informaes que
permeiam a organizao, identificando o momento em que o documento produzido,
como utilizado, por quais setores tramita e qual sua real necessidade.
No existe, no entanto, um nico modelo de diagnstico na literatura
especializada capaz de absorver a complexidade e a diversidade de documentos e de
informaes das organizaes.
Cabe ao arquivista montar um modelo que atenda as necessidades e
as expectativas de seu cliente. Dessa maneira, o fazer arquivstico introduz mudanas
significativas na gesto documental e na difuso da informao, bem como contribui na
reduo de custos.
Essas mudanas somente ocorrero quando houver o envolvimento e o
comprometimento dos executivos de primeira linha; eles so os responsveis pela
criao de uma mentalidade de gerenciamento interno que vise o desenvolvimento
poltico da informao arquivstica.

Arquivstica.net (www.arquivistica.net ), Rio de Janeiro, v.2, n. 2, p 70-84, ago./dez. 2006

82

83

REFERNCIAS

CAMPOS, Ana Maria Varela Cascardo et al. Metodologia para diagnstico de arquivos
correntes em organismos da Administrao Pblica Federal. Arq.& Adm., Rio de
Janeiro, v.10/14, n.2, p.14-23, 1986.
EVANS, Frank B.; KETELAAR, Eric. Gua para la encuesta sobre los sistemas y servicios
de la gestin de documentos y la administracin de archivos: un estudio del RAMP.
Programa General de Informacin y UNISIST. Paris: UNESCO, 1983. (PGI-83/WS/6)
LOPES, Lus Carlos. A informao e os arquivos: teorias e prticas. Niteri: EDUFF; So
Carlos: EDUFSCAR, 1996.
MONEDA CORROCHANO, Mercedes de la. El archivo de empresa: un concepto
integrado. In: RUIZ RODRGUEZ, Antonio ngel (Ed.) Manual de Archivstica. Madrid:
Sntesis, 1995. p.235-262.
NELLI, Victor Jos. Anlise de diagnsticos: um estudo de propostas das reas de
Arquivstica, Administrao e Relaes Pblicas. 2004. Relatrio final da disciplina
3EST630 Arquivologia Aplicada III (Graduao em Arquivologia) Departamento de
Cincia da Informao, Universidade Estadual de Londrina, Londrina.
ROSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol . O lugar da Arquivstica na gesto da
informao. In:--------. Os fundamentos da disciplina Arquivstica. Lisboa: Dom
Quixote, 1998. p.61-76.

Arquivstica.net (www.arquivistica.net ), Rio de Janeiro, v.2, n. 2, p 70-84, ago./dez. 2006

83