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de Projetos e de
Viabilidade
4/1/2010 16:02:07
4/1/2010 16:02:08
Organizador
Conceitos
de Projetos e de
Viabilidade
Carlos Magno da S. Xavier
Ralph Keelling
Edio Especial
4/1/2010 16:02:08
ISBN 978-85-02-09193-1
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ndices para catlogo sistemtico:
1. Conceito de projetos e viabilidade :
Administrao de empresas 658.404
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punido pelo artigo 184 do Cdigo Penal.
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Apresentao
Viver e trabalhar em uma sociedade global um grande
desao para todos os cidados. A busca por tecnologia, informao, conhecimento de qualidade, novas habilidades para
liderana e soluo de problemas com ecincia tornou-se
uma questo de sobrevivncia no mundo do trabalho.
Cada um de ns tem uma grande responsabilidade: as escolhas que zermos por ns e pelos nossos far grande diferena no futuro.
Com essa viso, o Cesumar Centro Universitrio de Maring assume o
compromisso de democratizar o conhecimento por meio de alta tecnologia e contribuir para o futuro dos brasileiros.
No cumprimento de sua misso promover a educao de qualidade nas diferentes reas do conhecimento, formando prossionais cidados que contribuam
para o desenvolvimento de uma sociedade justa e solidria , o Cesumar busca a
integrao do ensino-pesquisa-extenso com as demandas institucionais e sociais;
a realizao de uma prtica acadmica que contribua para o desenvolvimento da
conscincia social e poltica e, por m, a democratizao do conhecimento acadmico com a articulao e a integrao com a sociedade.
Diante disso, o Cesumar almeja ser reconhecido como uma instituio universitria de referncia regional e nacional pela qualidade e compromisso do corpo
docente; aquisio de competncias institucionais para o desenvolvimento de linhas de pesquisa; consolidao da extenso universitria; qualidade da oferta dos
ensinos presencial e a distncia; bem-estar e satisfao da comunidade interna;
qualidade da gesto acadmica e administrativa; compromisso social de incluso;
processos de cooperao e parceria com o mundo do trabalho, como tambm
pelo compromisso e relacionamento permanente com os egressos, incentivando a
educao continuada.
Com o objetivo de contribuir com o conhecimento, o NEAD Ncleo de
Educao a Distncia do Cesumar apresenta este projeto de customizao, que
por meio de livros didticos, com a participao de autores e professores especialistas nas diversas reas do conhecimento, leva ao aluno o contedo de uma
maneira que incentiva a leitura e o estudo.
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Sumrio
Introduo ................................................................................................................................ 1
Captulo 1 A natureza de um projeto .............................................................................. 13
O que constitui um projeto? ......................................................................................................................... 13
Os projetos de hoje .......................................................................................................................................... 14
Perspectivas e objetivos ................................................................................................................................. 14
Caractersticas e benefcios da gesto de projetos .............................................................................. 15
Durao do projeto .......................................................................................................................................... 16
Projetos de capital, projetos comerciais e governamentais ............................................................. 17
Programas .......................................................................................................................................................... 17
Srie de projetos ............................................................................................................................................... 17
Organizaes de projetos mltiplos .......................................................................................................... 18
Projetos mltiplos dentro das organizaes .......................................................................................... 18
Transferncia de tecnologia e projetos de administrao do conhecimento ............................ 18
Gesto de projetos na era da globalizao ............................................................................................. 18
Foco gerencial ................................................................................................................................................... 19
As caractersticas de um gerente de projetos ........................................................................................ 19
Estudo de caso: A Southern Meat Works ................................................................................................... 20
Vulnerabilidade fraude ............................................................................................................................... 22
A atividade de projeto e a igualdade de oportunidades ................................................................... 22
O ciclo de vida do projeto ............................................................................................................................. 23
Estudo de caso: O tapete tribal ..................................................................................................................... 23
O ciclo de vida e a qualidade do projeto ................................................................................................. 25
Fases (estgios) do ciclo de vida do projeto ........................................................................................... 25
Comparao entre as caractersticas do ciclo de vida ........................................................................ 28
Perguntas para reviso e discusso ........................................................................................................... 32
5/1/2010 10:50:15
VIII
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IX
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XI
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XII
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Introduo
Professor Silvio Csar de Castro
As organizaes vm enfrentando um ambiente de alta competitividade. Para
continuar crescendo ou mesmo sobrevivendo, elas necessitam mudar, se reinventar
e criar novos produtos e processos, uma vez que os paradigmas polticos econmicos e sociais esto mudando e os modelos atuais de organizao empresarial
esto sendo questionados.
Nesse contexto de rpidas transformaes, sem o benefcio de uma estratgia
unicadora, partes diferentes da organizao podem responder distintamente,
contraditria e inecazmente. A reorientao da empresa ser prolongada e ineciente, podendo ocorrer tarde demais para garantir a sobrevivncia.
A esse respeito, Drucker (1999, p. 57) arma que todas as instituies devem
fazer da competitividade global uma meta estratgica. Nenhuma delas poder
sobreviver e, ao mesmo tempo, ser bem-sucedida, a menos que esteja preparada
para enfrentar mudanas e adaptar-se s presses impostas pelos ambientes econmico, tecnolgico, social, poltico e cultural em transformaes. E essas mudanas, em muitos casos, demandam novos produtos, servios, procedimentos, ou
seja, inovaes que precisam ser gerenciadas. A resposta a essa situao constituise na prtica por meio da gesto de projetos seguido da sua viabilidade.
De acordo com Olson Manual, da Organisation for Economic Co-operation and Development OECD (2004), inovao tecnolgica a utilizao de
tecnologia nova ou mtodos de produo signicantemente melhorados, inclusive
mtodos de implementao de produtos. Esses mtodos podem envolver mudana
de equipamento ou produo organizacional, ou a combinao dessas mudanas,
podendo ser derivada de um novo conhecimento. Os mtodos podem ser planejados
para produzir ou implementar novos ou produtos melhorados que no podem ser
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Estoques
Os estoques incluem matrias-primas, produtos em elaborao e produtos acabados,
materiais de manuteno e de novos projetos. De acordo com Sanvicente e Santos (2002),
estocagem de matrias-primas proporciona exibilidade a empresa em suas atividades de
compra. Sem esses estoques, haveria a necessidade de adquirir, nos momentos precisos, as
quantidades exatas exigidas pela produo, o que impediria a otimizao de compra. Mas,
por outro lado, com estocagem, a empresa obteria um custo mais elevado.
Mo de obra direta
Para Sanvicente e Santos (2002), orar a mo de obra direta signica estimar a quantidade de mo de obra direta que ser necessria para cumprir o programa de produo,
projetar a taxa horria que ser utilizada e calcular o custo total de mo de obra. A elaborao do oramento de mo de obra de grande importncia para a maioria das empresas,
pois envolve uma parcela substancial dos custos totais.
A elaborao desse oramento envolve dois passos bsicos analisados a seguir:
1. Determinao do nmero de horas necessrias;
a. Registro de tempos e movimentos pela engenharia industrial;
b. Estimativas diretas do supervisor;
c. Estimativas por um grupo assessor, com a utilizao de mtodos estatsticos.
2. Valorizao em termos monetrios.
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Despesas administrativas
As despesas administrativas incluem todas as despesas necessrias para a gesto das
operaes de uma empresa e tambm os itens relativos a pessoal, viagens, telefonemas,
telegramas, material de escritrio, depreciao, seguros, energia eltrica, servios prestado por terceiros. As despesas administrativas so, por natureza, predominantemente
xas. Um projeto como um centro de custos ou esforo isolado precisa estimar e monitorar suas despesas. Se isso no ocorrer, a elaborao e os controles posteriores do
oramento de despesas administrativas vo requer que seus participantes passem paulatinamente a levar em conta o efeito de suas aes em termos de cruzeiros e em vista
das metas prexadas.
Despesas financeiras
Para Zdanowicz (2000), o oramento de despesas nanceiras o instrumento que
relacionar futuros desembolsos destinados manuteno do capital de giro ou do capital
xo, assim como a ampliao, expanso, modernizao, diversicao e relocalizao da
empresa no perodo projetado.
O oramento de despesas devera contemplar os gastos que incorrero na empresa por
meio de decises de emprstimos e/ou nanciamentos a serem captados pela empresa. O
principal objetivo do oramento das despesas nanceiras relaciona-se importncia que
reveste, no momento de sua elaborao, quando a empresa se habilitar a captar recursos
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de terceiros e, em contrapartida, devolve instituio nanceira o principal mais os encargos nanceiros correspondentes.
As despesas de nanciamento consistem nas aquisies de itens de ativo xo, nas
operaes de reforo de capital de giro de longo prazo e nos contratos rmados de arrendamento, o leasing. Outra caracterstica das despesas nanceiras de nanciamento o que
elas correspondero a obrigaes da empresa de longo prazo.
Atualmente, existem algumas alternativas que facilitam a implementao de um projeto e auxiliam a diminuio de gastos e investimentos, possibilitando muitas vezes determinado projeto que antes era invivel se tornar plenamente vivel. A seguir, apresentamos
algumas dessas possibilidades:
Parcerias
Parceria ocorre quando duas empresas se unem para a realizao de um servio. So
agregados, ento, as demandas e o uso de infraestruturas, e a receita dividida de forma
proporcional aos custos ocorridos nas operaes. O sistema de parcerias pode ser descrito
com uma racionalizao de esforos, por meio da unicao de servios de transporte
e infraestrutura, por parte de empresas que trabalham principalmente em uma mesma
regio e que precisam lutar contra a inviabilidade de novos projetos
Terceirizao
A prtica da terceirizao no algo novo no mundo dos negcios. H anos, nas
empresas do Primeiro Mundo, pratica-se a contratao, via prestao de servios, de empresas especializadas em atividades especcas que no cabem ser desenvolvidas no ambiente interno da organizao.
A expresso terceirizao tem sido largamente adotada para denominar o que corresponde a uma forma de reorganizao administrativa, por meio da qual determinadas atividades de uma pessoa jurdica, seja ela pblica ou privada, so transferidas para empresas
contratadas para esse m (Ramos, 2001).
Nos dias de hoje, o mecanismo da terceirizao apresenta-se como uma tcnica moderna de administrao que se baseia em um processo de gesto que tem critrio de
aplicao (incio, meio e m) em uma viso temporal (curto, mdio e longo prazos) com
tica estratgica, dimensionada para alcanar objetivos determinados e reconhecidos
pela organizao.
A terceirizao parte de um processo de maior exibilizao das estruturas jurdicas,
que objetiva compatibilizar o crescimento econmico com a reduo de custos combinado
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com a busca por maior produtividade, maior qualidade e preos competitivos, sem que
isso prejudique a preservao de postos de trabalho (Cavalcante Jr., 1996).
Cavalcante Jr. (1996) ainda arma que a terceirizao uma tcnica administrativa
que proporciona qualidade e competitividade por meio de um processo gerenciado de
transferncia a terceiros, de atividades consideradas, pela empresa terceirizante, no essenciais para serem diretamente por ela geridas.
Alm disso, visa transformar custos xos em variveis, eliminando atividades operacionais perifricas e investindo o que economiza no aperfeioamento do processo produtivo. Portanto, sua nalidade principal otimizar a produo, a qualidade, o lucro e a
competitividade, mediante um processo de horizontalizao das atividades tidas como
dispensveis, simplicando-se a estrutura organizacional, a m de que as empresas possam
concentrar seus esforos na melhor metodologia para obteno do produto objeto de sua
atividade nal.
Quando se terceiriza uma parte ou a operao da empresa, esta poder perder o controle sobre determinados fatores de produo. Isso no signica que companhia car na
mo de terceiros, desde que saiba obter comprometimento do parceiro quanto aos resultados desejados. preciso um estudo profundo sobre a real necessidade da terceirizao e
como ela inuenciar a empresa, bem como do perl estratgico da rea terceirizada.
Earl (1998) arma que ao terceirizar a empresa corre riscos, como os descritos a seguir.
O gerenciamento vulnervel. Se um servio vai mal internamente, bvio que a
empresa ca tentada a pass-lo adiante. No entanto, no h garantias de que os gerentes
conseguiro agir como clientes exigentes e bem informados com os terceirizados e administrar bem a prestao de servios, uma vez que inecientes na operao interna. No se
tem garantias que fecharo contratos vantajosos e tirar mximo proveito da terceirizao
para a empresa. As causas e o contexto dessa operao insatisfatria devem ser descobertas antes de se terceirizar ou contratar gerentes melhores. preciso saber exatamente
como administrar o servio e o terceirizado antes de se assumir o compromisso.
Outro risco refere-se incerteza empresarial. A incerteza marca indelvel nas
operaes e no desenvolvimento da tecnologia. Os usurios no conhecem bem suas
necessidades, as novas tecnologias sempre apresentam riscos, as necessidades mudam e
a implementao est cheia de surpresas. O regime de gerenciamento de um projeto que
tenha controles oramentrios rigorosos e tempo determinado pode gerar produtos
que no utilizam toda a sua capacidade ou criam conitos especcos para o usurio. As
empresas devem evitar contratos de terceirizao rgidos. A exibilidade tem um preo,
pois revises anuais em clusulas podem render custos extras, mas pode ser melhor pagar
por essa exibilidade do que ter de sujeitar tudo o que est escrito no contrato at o m
de sua vigncia.
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10
REFERNCIAS
BARBI, Fernando C. Os 7 passos do gerenciamento de projetos. MSDN Microsoft
Developers Network. Disponvel em: < http://www.microsoft.com/brasil/msdn/
tecnologias/carreira/gerencprojetos.mspx>. Acesso em: 2 jul. 2009.
DRUCKER, Peter F. Desaos gerenciais para o sculo XXI. So Paulo: Pioneira, 1999.
4/1/2010 16:02:08
11
CAVALCANTE JR., Ophir. A terceirizao das relaes laborais. So Paulo: LTr, 1996.
EARL, Michael. J. Deve-se terceirizar a informtica? HSM Management, n. 6, p. 126132, jan./fev. 1998.
LUNKES, Rogrio Joo. Manual de oramento. So Paulo: Atlas, 2003. p. 161
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A Guide to the Project Management Body
of Knowledge. A. Newton Square, Pennsylvania: PMI 2004.
OECD Organisation for Economic Co-operation and Development. Oslo Manual:
Proposed Guidelines for Collecting and Interpreting Technological Innovation Data.
Disponvel em: <http://www.oecd.org/dataoecd/35/61/2367580.pdf>. Acesso em:
1 jul. 2009.
RAMOS, Dora Maria de Oliveira. Terceirizao na administrao pblica. So Paulo:
LTr, 2001.
SANVICENTE, Antonio Zoratto; SANTOS, Celso da Costa. Oramento na
administrao de empresas: planejamento e controle. So Paulo: Atlas, 2000. p. 219.
SOBANSKI, Jaert G. Prtica de oramento empresarial: um exerccio programado. 3. ed.
So Paulo: Atlas, 1995. p. 111.
WELSCH, Glenn Albert. Oramento empresarial. 4. ed. So Paulo: Atlas, 1996. p. 397.
ZDANOWISZ, Jos Eduardo. Planejamento nanceiro e oramento. 3 ed. Porto Alegre:
Sagra Luzzato, 2000.
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Captulo 1
A Natureza de um Projeto*
Ralph Keelling
5/1/2010 09:37:02
14
Os projetos de hoje
Os projetos contemporneos apresentam-se em muitas formas e tamanhos.
Alguns so de curta durao, empreendimentos baratos que duram apenas alguns
dias e necessitam de recursos mnimos. Projetos de mdio ou longo prazo, por
outro lado, podem representar empreendimentos ambiciosos que se estendem
por muitos anos e exigem grandes recursos nanceiros e materiais, altos nveis de
habilidade tcnica e cientca e estruturas de administrao complexas. Todos os
projetos, porm, apresentam as seguintes caractersticas comuns:
so empreendimentos independentes;
possuem propsito e objetivos distintos; e
so de durao limitada.
A maioria dos projetos tambm tem:
datas determinadas para incio e concluso;
recursos prprios (incluindo nanceiros e humanos); e
administrao e estrutura administrativa prprias.
O trabalho em um projeto permanece separado das operaes rotineiras
embora seu resultado possa ser uma contribuio direta ao plano de longo prazo.
Um projeto planejado, nanciado e administrado como uma atividade distinta e,
estando divorciado do trabalho de rotina, mais fcil de ser planejado, monitorado
e controlado, o que evita a necessidade de sobrecarregar aqueles que respondem
pelo trabalho do dia-a-dia. mais fcil contratar ou distribuir pessoal, know-how
especializado, recursos nanceiros e materiais, atender custos e avaliar resultados
sem as complicaes de envolvimento em operaes de longo prazo.
Perspectivas e objetivos
Outra distino importante entre projetos e atividades em curso reside na
natureza do escopo e dos objetivos nais (Figura 1.1). Aqui, a nfase diferente: a
perspectiva do projeto rigidamente denida, limitada por tempo e recursos, e os
objetivos do projeto so mais especcos. Por outro lado, a maioria das operaes
em curso atrelada a objetivos em funo do retorno sobre o investimento e a
sobrevivncia de longo prazo. Compare estes tpicos do projeto com as operaes
em curso:
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15
PROJETO
ATIVIDADES CONTNUAS
Projeto
Durao fixa
Perspectiva limitada / Objetivos precisos
Resultados de planejamento previsveis e precisos
Controle dominante
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16
Durao do projeto
A classicao dos projetos tem muito que ver com as prticas de seus patrocinadores e proprietrios e de setores da indstria. Por convenincia, muitas pessoas
classicam os projetos em termos de durao. As trs mais comuns so ilustradas
na Figura 1.2.
5/1/2010 09:37:03
17
FIGURA 1.2
Curto prazo
Mdio prazo
1 ms a 1 ano
At 2 anos
Anos 0
Longo prazo
Mais de 2 anos
2
5 ........ 10
Programas
Muitas organizaes, como agncias de ajuda internacionais, instituies de
pesquisa ou as foras de defesa e agncias espaciais administram programas prolongados de projetos ans para realizar amplos objetivos gerais ou de longo alcance
em um determinado campo. Certos programas apresentam-se na forma de uma
srie de projetos; outros podem ser projetos modulares autnomos destinados
a obter um resultado independente, mas complementar, que freqentemente integrado ao trabalho de outras agncias com interesses na mesma rea de operaes
ou campo de atividade.
Srie de projetos
Em setores diversos como comrcio, aeronutica, indstria farmacutica, entre
outros, as organizaes administraro uma srie de projetos, cada um como uma
etapa independente na realizao de determinado objetivo nal. Se, por exemplo,
o desenvolvimento de um novo processo for um pr-requisito para a produo,
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18
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19
Foco gerencial
Conduzir um projeto exige capacitao em todas as disciplinas da administrao, mas a natureza de curto prazo desta espcie de trabalho exige aplicao
especial, disciplina e tcnica. A concentrao de esforos pede um tipo bastante
especco de gerente e de foco da atividade gerencial. Conforme observamos, os
objetivos e o foco da maioria das operaes de longo prazo e contnuas esto
atrelados a fatores que favoream a sobrevivncia, crescimento, retorno de longo
prazo sobre o investimento, atendimento e assim por diante objetivos que
necessitam de estratgias flexveis e perspectivas de longo prazo. Por outro lado,
a gesto de projetos concentra-se no prazo essencialmente limitado do ciclo
de vida do projeto, no dia-a-dia e no progresso passo a passo. A liderana e o
desenvolvimento de equipes so ingredientes vitais da administrao de projetos, mas, em termos da atividade do dia-a-dia, o planejamento e o controle
ainda so dominantes.
5/1/2010 09:37:03
20
Estudo de Caso
5/1/2010 10:00:03
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Vulnerabilidade fraude
Alguns projetos, por seu carter transitrio e atividades com durao limitada,
so vulnerveis a atos de desonestidade. Este problema no se limita a projetos em
pases ou circunstncias onde a corrupo est profundamente arraigada na cultura
social. Tampouco a fraude se limita perda de fundos. Ela pode ser encontrada
em uma diversidade de circunstncias que resultam em ganho ilcito, como, por
exemplo, o fracasso deliberado em cumprir a programao para aumentar a renda
ou incorrer em pagamentos de multas, a adulterao da quantidade ou qualidade do
trabalho ou de materiais, a sabotagem que conduz a taxas de multas para trabalho
adicional, exigncias de propinas para evitar aes trabalhistas e assim por diante.
Um objetivo adicional do acompanhamento e avaliao cotidianos da atividade e qualidade a preveno da fraude. s vezes, desejvel garantir um exame
independente dos procedimentos oferecidos, arranjos contratuais e desembolsos
nanceiros, devendo-se considerar, no processo de planejamento, a introduo de
controles para impedir ou assegurar a descoberta antecipada de desonestidade.
Mecanismos de controle devem ser concebidos e entendidos para salvaguardar
tanto o projeto como a integridade de seus participantes, que, caso contrrio,
poderiam ser vtimas de suspeita infundada e prejudicial.
Os controles devem ser ecazes sem inibir a liberdade de ao do gerente, mas,
na anlise nal, a melhor proteo a familiaridade completa do gerente com a
atividade, o andamento e os custos cotidianos por meio do acompanhamento e
do controle ecaz.
5/1/2010 09:37:03
23
Estudo de Caso
O tapete tribal
5/1/2010 09:37:03
24
para a urdidura e a trama, l para as felpas do tapete e corante para produzir as ricas
cores do complicado desenho.
O desenhista acompanhar os aldees ao mercado para selecionar a l e o algodo. Os materiais so comprados sem que estejam tingidos e quando o processo de
pechincha concludo os grupos vo at o tintureiro, onde so discutidos os tons
exatos. A primeira fase de confeco consiste no processo de tingimento, que leva
muito tempo. Corantes vegetais ou base de anilina so misturados e a quantidade
necessria de l colorida em cada um dos vrios tons para completar o desenho. O
tingimento de l uma arte antiga que exige considervel habilidade. importante
que a quantidade correta de l seja tingida em cada cor, ou o custo se elevar e a
qualidade ser prejudicada, pois pode no ser possvel alcanar o tom com preciso
suciente para produzir mais l de um determinado tom e qualquer excesso em uma
cor resultar em escassez em outra.
Confeco
O tapete feito numa grande armao de madeira (tear) na qual a urdidura e
a trama so esticadas durante o processo de amarrao manual. A madeira no
abundante e as circunstncias determinam se para o trabalho esse equipamento essencial ser construdo, pedido emprestado ou negociado com outra famlia. Outras
ferramentas incluem a tika uma pequena navalha semelhante a uma faca, um
pente especial, tesouras e recipientes nos quais a l ser tingida.
O trabalho de confeco de tapetes uma arte antiga praticada por povos nmades
durante milhares de anos. A aprendizagem comea na infncia e cada felpa de l
cuidadosamente inserida e amarrada a mo. Quando o tapete est terminado, ele
lavado em gua corrente limpa e levado a um empreiteiro para que a penugem seja
raspada resultando em um acabamento uniforme.
Fase de concluso
O tapete acabado passado a ferro e deixado nos becos e ruelas da aldeia tribal
para que o passar de ps possa realar sua beleza. Depois, ele entregue pessoa
para quem foi feito.
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25
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26
FIGURA 1.3
Conceituao
Este o ponto de partida, comeando com a semente de uma idia, uma
conscincia da necessidade ou um desejo de algum desenvolvimento ou melhoria
importantes.
possvel no haver nenhuma perspectiva consciente de utilizao do mtodo
de projeto como meio para alcanar o resultado pretendido podendo tornar-se claro
o desejo de montar um projeto medida que as idias se desenvolvem.
Consideram-se as metas preliminares e idias sobre custos benefcios potenciais, viabilidade e perspectivas recebem avaliao inicial, eventualmente com
idias sobre as reas problemticas, abordagens alternativas e modos de superar a
diculdade.
A proposta do projeto
medida que a idia se consolida, pode ser necessrio buscar a aprovao de
diretores ou outros grupos que de algum modo possam ser afetados pelo projeto.
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Em tais casos, normalmente ser preparada uma proposta de projeto, denindo justicativas, mtodos propostos, custos e benefcios estimados e outros detalhes.
O estudo de viabilidade
Quando se obtm uma deciso favorvel ao, utilidade, viabilidade e risco so
reexaminados mais minuciosamente, em geral com o auxlio de um estudo de viabilidade estruturado. Este oferecer recomendaes sobre como o projeto deve continuar,
a escala e a forma que dever assumir, seu escopo, durao, objetivos etc.
Planejamento
O planejamento formal comea quando se tomou a deciso de prosseguir.
Chegada esta fase, as idias sobre objetivos e alguns aspectos do plano j tero
recebido as consideraes iniciais. Devem agora ser revistos e os objetivos do
projeto devem ser esclarecidos.
A estrutura e a administrao do projeto sero planejadas e, provavelmente,
sero selecionados um gerente e uma equipe de especialistas.
To logo se xem os fundamentos sobre os quais ser baseada a hierarquia do
planejamento, os objetivos para a misso do projeto e as atividades componentes
devem car claros e ser mensurveis. Planos de atividade, nanas e recursos sero
desenvolvidos e integrados com o padro de comunicao, normas de qualidade,
segurana e administrao.
Anlises de progresso no ciclo de vida
Planos mestres provero anlises peridicas de progresso, estruturas de subordinao e a possibilidade de reviso. Os programas de anlise normalmente
so baseados em:
tempo por exemplo, a cada dois ou trs meses e para coincidir com
exerccios contbeis denidos; e
pontos estratgicos:
1. concluso da fase de planejamento e, sendo o projeto executado por um
consrcio ou empreiteiro, antes da assinatura do contrato;
2. durante a fase de implementao (normalmente antes da atividade de pico);
3. prximo ao comeo da fase de concluso.
Implementao (execuo)
Este um perodo de atividade concentrada, quando os planos so postos
em operao. Cada atividade monitorada, controlada e coordenada para
alcanar os objetivos do projeto. A eficincia do trabalho estar diretamente
associada qualidade dos planos j formulados, eficcia da administrao,
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FIGURA 1.5
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29
FIGURA 1.6
Comparao entre as caractersticas do ciclo de vida do projeto desenvolvimento e construo no ramo farmacutico
FIGURA 1.7
Fase conceitual
Conceito
Objetivos e
plano mestre
Monitorao
e controle da
implementao
Proposta
inicial
Estudo de
viabilidade e
risco
Plano de
atividade e
de recursos
Exame dos
contratos de
recursos
Aceitao
Fase de planejamento
Fase de implementao
Concluso
Entrega
Avaliao e
acompanhamento
Fase de concluso
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FIGURA 1.8
Considerao do conceito
Estudo de viabilidade
Deciso de prosseguir
Avaliao do proprietrio e
relatrio final
Avaliao
Concluso e entrega
Monitorao e coordenao do
trabalho pelo proprietrio
Anlises regulares do projeto e
(se necessrio) correes
Execuo do projeto pelos
empreiteiros monitorado e
coordenado pelo proprietrio
Finalizao de planos-mestre,
finanas, planos de atividades e
recursos
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FIGURA 1.9
Definio de propostas
de longo prazo
Disponibilidade de recursos
Proposta do projeto
Estudo de viabilidade
Incio do projeto
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PERGUNTAS PARA
Reviso e Discusso
1. Explique as principais diferenas entre um projeto e uma atividade con-
projetos.
3. Discuta exemplos de projetos que tm custo semelhante, mas ciclos de
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Captulo 2
Desenvolvimento do Conceito*
Ralph Keelling
O NASCIMENTO DE UM PROJETO
Um projeto uma mquina de mudana. Ele concebido
quando se percebe a necessidade de progresso, quando provavelmente h um
perodo de discusso, especulao, uma rodada de avaliaes dos prs e contras e
idias, sem muita ao decisiva at que o conceito assuma uma forma identicvel.
Se esta forma foi assumida e se chegou a um acordo quanto ao carter desejvel
do projeto, importante esclarecer seu propsito exato, isto , rascunhar objetivos, escopo, resultado e custo, e identicar os interessados (aqueles que sero
envolvidos e outros que poderiam trazer vantagens ou desvantagens caso viessem
a participar do projeto). Os proponentes resolvem suas premissas e expectativas,
reavaliam a viabilidade e discutem as tticas e os mtodos pelos quais o projeto
pode chegar a uma concluso satisfatria. til alardear o conceito, testar as
reaes dos demais e trocar idias com potenciais apoiadores e com quem possa
oferecer conselho ou orientao. Contudo, a experincia recomenda a precauo
* KEELLING, Ralph. Gesto de projetos: uma abordagem global. So Paulo: Saraiva, 2002.
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da seletividade na escolha dos condentes, pois muitas boas idias morrem na infncia por rejeio precipitada ou oposio secreta de algum contrrio mudana
ou a uma situao que poderia ameaar prioridades pessoais.
Pesando as alternativas
O desenvolvimento do projeto um processo contnuo de considerao de
alternativas. Isso particularmente verdadeiro durante a fase conceitual. Teste o
conceito indagando:
1. O que exatamente deve ser alcanado?
2. Quais resultados so importantes (necessidades), quais so desejveis, mas
no to importantes (desejos)?
3. O que no deve ser includo (impedimentos)?
4. Como o objetivo do projeto poderia ser mais bem alcanado?
5. Quanto tempo levar para que se alcancem resultados e quando seria
sensato comear?
6. Quanto custar e de onde viro os recursos?
7. Que oposio poderia ser encontrada, por que e por parte de quem?
Considerando a metodologia
Modos alternativos de alcanar os objetivos do projeto podem ser propostos
para considerao. Uma boa idia explorar cada um deles em lugar de descartar
opes menos atraentes. Um quadro claro e detalhado de cada alternativa conduzir a uma deciso fundamentada em mritos e melhor escolha nal. Podem-se
debater melhor os mritos relativos se o curso preferido no for prontamente aceito
pelos potenciais interessados, para que a considerao de alternativas do conceito
possa mais tarde ser til na superao da resistncia.
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Estudo de Caso
projeto de treinamento de jovens foi apresentado pelo diretor de uma Associao de Treinamento para a Indstria. A idia era de que, subsidiando um perodo
de estgio de treinamento adequadamente estruturado para o emprego, as empresas
privadas seriam incentivadas a contratar recm-formados que, caso contrrio, elas
hesitariam em treinar em habilidades escriturrias, comerciais ou fabris. Calculava-se
que os subsdios de treinamento seriam compensados por uma reduo no pagamento
de auxlio-desemprego. O pagamento de um subsdio para as organizaes estaria sujeito
aprovao de um programa de treinamento, devida manuteno dos registros e aos
relatrios de desempenho satisfatrio no treinamento. A inteno da Associao de
Treinamento era de que o estgio fosse simples, ecaz e sistemtico. Ele seria baseado
em uma anlise das necessidades do cargo e coordenado por pessoal qualicado da
empresa nas instalaes dos empregadores.
O assunto foi considerado pelo Ministro de Emprego e Treinamento, sem que se
prestasse muita ateno ao melhor modo de levar a efeito o projeto e sem o entendimento de como ele deveria ser. O ministro solicitou pareceres de representantes da
vasta e tradicional Technical Education Network (Rede de Educao Tcnica), conselhos
de aprendizagem, sindicatos e secretarias municipais de educao. Os representantes
dessas entidades discutiram as possibilidades do plano com seus amigos (normalmente
sem qualquer competncia real sobre as viabilidades do treinamento comercial ou
industrial) e formularam idias independentes sobre como o plano funcionaria e que
benefcios traria s suas respectivas organizaes. Munidos dessas noes preconcebidas
e parciais, cada um indicou apoio qualicado para a proposta na expectativa de ser
designado, sob remunerao, para o comit geral dos trabalhos.
O comit geral dos trabalhos do projeto foi estabelecido sob a presidncia do Diretor
de Educao Tcnica, e o Ministro, que representava um eleitorado marginal e estava
sob presso para reduzir o desemprego, embarcou em uma dispendiosa campanha
publicitria, na qual ele e o governo eram retratados como os criadores de um novo e
revolucionrio empreendimento destinado a reduzir o desemprego dos jovens.
J na fase inicial cou claro que o criterioso plano concebido pelo Conselheiro de
Treinamento Industrial nem fora entendido, nem contava com a simpatia dos membros do comit. O Diretor de Educao exigia padres educacionais para inscrio e
currculos universitrios especcos para todos os cursos de treinamento; o Diretor
de Educao Tcnica pedia que o estgio fosse conduzido por intermdio dos cursos
tcnicos universitrios; os representantes sindicais exigiam que fossem ministradas
palestras sobre o movimento sindical por seus representantes como requisito obrigatrio para todos os cursos; e os representantes dos rgos de Educao, Emprego
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pases diferentes.
Quais lies podem ser tiradas desta tragdia de erros e como ela poderia
ter sido evitada?
1. Mantenha controle sobre o conceito.
O plano do conselheiro de treinamento era vlido. Ele sabia como coloclo em prtica e contava com a credibilidade para garantir a cooperao
de empregadores de cuja participao o plano dependeria. O mesmo no
acontecia com os envolvidos no projeto. Seu apoio foi determinado por
razes errneas. imprudente divulgar a idia de um projeto sem estipular
condies de como ele dever ser implantado.
2. Cuidado com patrocinadores que buscam o ganho ou a salvao pessoal.
O ministro tinha suas prprias prioridades, provavelmente desvinculadas
do objetivo real da proposta original.
3. Cuidado com os megalomanacos e os falsos lucros.
Nesse caso, os representantes dos outros setores estavam envolvidos com a
preservao do status quo e eram contrrios idia de treinamento industrial
no qual no tinham nenhuma experincia direta anterior. Alguns tinham
algo de valor para oferecer ao projeto, mas o usaram como instrumento
auxiliar em suas prprias esferas de atuao.
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Estudo de Caso
Devido a seu custo, o projeto AEW do Reino Unido um exemplo bem conhecido
de abandono de conceito.
No perodo da Guerra Fria do incio dos anos de 1970, a Royal Air Force (RAF)
necessitava de um sistema de vigilncia eletrnico para grandes altitudes. O Exrcito
tambm desejava informaes acuradas para grandes altitudes, mas no possua recursos aeronavais para mont-lo. Para atender as necessidades da RAF, o Ministrio
da Defesa preconizava o desenvolvimento de um Sistema Britnico de Aviso Aeronaval Antecipado (o AEW, ou Airborne Early Warning) e foi rmado um acordo
para o desenvolvimento e a implantao do projeto at 1982, a um custo de cerca de
22 milhes de libras.
A rea de administrao e controle foi atribuda a equipes MoD (Air) para cada
aspecto especializado do desenvolvimento, e contratos para a estrutura e eletrnica do
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Problemas de simultaneidade
Tal como aconteceu com a pera de Sydney (em cujo caso o conceito foi
vitorioso at a concluso nal), entre outras coisas, o projeto AEW do Reino
Unido ilustra:
os riscos de compresso e colaborao do projeto; e
o perigo da administrao fragmentada e a diculdade de controlar custo e
subempreiteiros envolvidos em trabalho complexo de desenvolvimento.
Desenvolvimento tcnico
Engenharia e
Usinagem
Desenho
Produo
Marketing e
Vendas
Desenho
Desenvolvimento de tecnologia
Marketing
Vendas
Engenharia
Produo
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A evidncia de sucesso na administrao simultnea (concorrencial) na maioria das vezes encontra-se em projetos de objetivos limitados, denies claras de
sua abrangncia, liderana unicada e estreita cooperao entre as funes. Todas
estas caractersticas so mais facilmente alcanadas em projetos internos; no Japo,
equipes multidisciplinares especcas, ou foras-tarefas, trabalhando em estreita
cooperao para solucionar, por exemplo, problemas de projeto e desenvolvimento,
tm alcanado sucesso considervel na reduo dos prazos de desenvolvimento e
na melhoria da qualidade e dos processos de produo.
Uma indstria lder nestes processos a Toyota Motor Corporation, que obteve
sucesso em conter os tempos de resposta e combinar uma ampla gama de projetos
possveis para alcanar o que podem ser os ciclos mais rpidos e mais ecientes de
desenvolvimento de veculos (Sobek, Ward e Liker, 1999); por exemplo, o ciclo
de projetos da empilhadeira da Toyota (Maylor, 1996).
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Projetos integrados no
setor de transportes
Em escala menor, organizaes comerciais e empresas de servios pblicos encontram situaes em que uma necessidade de desenvolvimento de novos produtos,
a introduo de gesto da qualidade total ou mudana organizacional, como, por
exemplo, reengenharia empresarial, apontam para o carter desejvel de uma srie
de pequenos projetos interligados que podem ser conduzidos simultaneamente
dentro da organizao. Em tais casos, os projetos podem ser designados a um
gerente ou coordenador de projetos.
A reengenharia empresarial (Andrews e Stalick, 1994), a reorganizao administrativa, a introduo de novos mtodos, as prticas para melhoria, atitudes dos
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Conceitos difceis
A transio do conceito para a implementao do projeto freqentemente
carregada de diculdades, por isso muitas causas excelentes ou meritrias no
conseguem sobreviver ao processo de concepo.
Estudo de Caso
das mais amplas espcies de peixe encontradas na Antrtica e vive nas profundezas do
oceano, entre 600 e 3.200 metros. O peixe tem esse nome por seus grandes dentes
aados como navalha e vive at 30 anos, podendo chegar a 2 metros de comprimento
e 100 quilos de peso.
As propriedades do toothsh so nicas. A carne contm alto nvel de cidos graxos
mega 3, que se tornaram conhecidos por seus benefcios sade no combate asma.
Nos mercados, o peixe vendido por mais de 11 dlares o quilo, o que o torna
um alvo atraente para a pesca ilegal.
Avaliaes do status pesqueiro so efetuadas por diferentes agncias, entre as quais
a Organizao da Comunidade Britnica de Pesquisa Cientca e Industrial (CSIRO,
ou Commonwealth Scientic and Industrial Research Organization). Em 1997, como
pouco se conhecia sobre as espcies, a CSIRO anunciou uma joint de 2,9 milhes de
dlares entre a CSIRO, Diviso da Antrtica Australiana e programa de pesquisa
da indstria pesqueira para estabelecer nveis de pesca sustentveis e estudar o efeito da
pesca em outras partes do complexo ecossistema subantrtico.
A Associao Australiana de Administrao Pesqueira se rene com grupos do
setor e organizaes no-governamentais e, para administrar o Macquarie Island
Development Fishery (MIDF, ou Desenvolvimento Pesqueiro das Ilhas Macquarie)
em uma base ecolgica segura, o MIDF estabeleceu dois grupos de especialistas para
aconselhar em diversas atividades.
A Comisso para a Conservao de Recursos da Vida Marinha da Antrtida (CCAMLR, ou Commission for the Conservation of Antarctic Marine Living
Resources) declarou a inteno de apoiar propostas para tornar obrigatrio o uso dos
sistemas de monitorao de embarcaes por satlite, para melhorar as informaes
sobre barcos ilegais, aumentar o registro de embarcaes no CCAMLR e reforar o
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Estudo de Caso
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A viabilidade da proposta baseada em uma combinao de tcnicas de minerao subterrnea profunda e uso de tecnologia de rocha sinttica, um processo
desenvolvido pela Universidade Nacional Australiana (ANU, ou Australian National
University) e patenteado em 1979. Essa tecnologia emprega calor intenso e compresso para encapsular da estrutura cristalina de minerais ou rocha sintticos. A
ANU uma proprietria de patente em comum com a Organizao Australiana de
Cincia e Tecnologia Nuclear (ANSTO, ou Australian Nuclear Science and Technology
Organization). O desenvolvimento subseqente resultou no registro da patente do
processo sob o nome comercial de Synroc.
Um processo francs de misturar lixo com vidro fundido oferece uma opo de
remoo temporria que dura aproximadamente 50 anos, quando o lixo precisaria
ser reprocessado e novamente enterrado em cavernas profundas e resfriadas por ventilao. O Synroc, segundo se arma, durar indenidamente e no requer nenhum
armazenamento temporrio.
A construo de um depsito no qual o material radioativo possa ser armazenado
com segurana num sistema de cavernas subterrneas profundas foi considerada
exeqvel por engenheiros com experincia em minerao e operaes similares,
que salientaram sua semelhana com o sistema de uma moderna mina de ouro
(Amal, 1999).
No Arizona, o presidente da Pangea Austrlia enfatizou a importncia dos valores
morais e ticos na busca de aceitao pblica e poltica, relegando a segundo plano
na discusso os benefcios econmicos.
Para facilitar parte dos imensos problemas de comunicao com os interessados e
a aquiescncia do pblico, armava-se que a Pangea Resources (entre outras medidas,
certamente) havia recrutado uma organizao de relaes pblicas, ex-conselheiros
do Primeiro-Ministro da Austrlia Ocidental e do Ministro de Terras (Priest, 1998)
e um perito internacional em transporte de materiais nucleares.
Apesar das manifestaes pblicas de preocupao, oposio de ecologistas, lobbies
antinucleares e promessas polticas imediatas de veto a propostas sobre lixo nuclear,
o conceito est baseado em um problema que provavelmente no desaparecer. A
Pangea Resources dicilmente pode esperar um acordo de curto prazo, mas, com
tanta coisa em jogo e o macio apoio nanceiro de usurios importantes da energia
nuclear, bem podem achar que o tempo est do seu lado.
Em setembro de 1999, a companhia abriu um escritrio em Perth, Austrlia.
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46
Pasta de
lixo Synroc
Alto nvel de
lixo lquido
Suspiro de tratamento
de gs
Serpentina de aquecimento
Calcinador
rotatrio 800 o C
Pisto
P de titnio
Redutor de gs
P de Synroc
Disco de Synroc
pressionado
a quente
Serpentina
de aquecimento
Tampa de
fecho por
presso
Forno de pr-aquecimento a 800 o C
Leonora
Carregamento
em contineres com
proteo especial
Laverten
200 km
Perth
Albany
Esperance
Furo de
sondagem para
monitorao de gua
1 km abaixo contm
recipientes de
Synroc
acondicionados
em argila
Kalgoorlie
0
Local remoto
e geologicamente
estvel.
Ex.: granito
ou diorito
Plataforma
Reserva aborgine
Geraldton
Transporte para
local de deposio
Pangea
Ao contrrio
das tecnologias
convencionais, o
Synroc no permite
vazamento.
Se ocorrer, pode ser
coletado em
segurana
rea de interesse
da Pangea
Selo de
1,5 km
de argila
3m
3m
3m
3m
3m
Selo
de
argila
2,5 km
Condies de
umidade
estveis
acima
de 300 o C
O vidro se
rompe sob
condies de
umidade acima
de 110 o C
Taxas de
lixiviao mil
vezes menor
que a da
tecnologia
do vidro
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Reviso e Discusso
1. Discuta projetos de seu conhecimento nos quais o conceito foi abandonado ou
comprometido e as causas provveis de fracasso.
2. Que testes devem ser aplicados a um novo conceito para estabelecer a
compreenso clara e testar sua convenincia?
3. Imagine um projeto que fracassou por ter sido adotado por motivos equivocados; considere como o conceito poderia ter sido preservado e implementado
com sucesso.
4. Discuta os perigos da compresso de prazos e simultaneidade em um projeto
estratgico que envolva desenvolvimento tecnolgico e produo.
5. Considere o conceito de um projeto que voc conhea pessoalmente e avalie
at que ponto o conceito original foi mantido e os eventos e consideraes que
conduziram ao seu resultado.
6. Considere a melhor forma de conquistar a aceitao para um projeto inovador
ou controvertido.
7. Imagine diversos conceitos que seriam mais bem realizados por meio de programas ou de uma srie de projetos e considere como eles poderiam ser divididos
em vrios projetos.
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49
Estudo de Caso
udanas nas alianas, na tecnologia e reviso de estimativas de defesa so algumas das razes para o fechamento de bases da defesa. Nos ltimos anos, a Comisso
de Realinhamento e Fechamento de Bases dos Estados Unidos (BRAC, ou Base
Realignment and Closure Commission) planejou a reduo ou eliminao de vrias
centenas de instalaes militares americanas no mundo inteiro.
Os administradores possuem bastante experincia na logstica de fechamentos
de bases, desmantelamento de equipamentos, desativao de navios ou aeronaves
e alienao de ativos por meio de vendas e outras atividades semelhantes, mas os
departamentos de defesa no so os nicos interessados nesses projetos.
O conceito de fechamento de bases est associado a questes polticas e sociolgicas, e as conseqncias do fechamento de instalaes importantes podem ser
traumticas para a comunidade local.
As bases geram emprego direto e indireto, ou seja, os civis empregados na prpria
base e os empregados no comrcio (instalaes de venda, transporte e recreao para
o pessoal militar e assim por diante).
Em uma regio isolada, o fechamento de uma base muitas vezes signica sofrimento e desemprego em massa. Depois de um longo perodo de dependncia da base
e adaptao a suas necessidades, as comunidades locais no devem ser abandonadas
sem alguma medida para amortecer a perda de renda e instalaes. O fechamento de
uma base normalmente envolve a desocupao de terrenos, prdios e servios, muitos
dos quais poderiam ser redirecionados para outros ns. Em seguimento ao projeto de
fechamento, muitas administraes estaduais e municipais ou determinados indivduos
podem iniciar projetos para o aproveitamento de instalaes militares desocupadas.
Um desses planos estava sediado em Subic Bay, nas Filipinas, e um outro foi adotado
pelo estado de Massachusetts para a instalao conhecida como Fort Devens.
O plano de Fort Devens destinava-se a:
evitar os efeitos scais adversos sobre a cidade;
reaproveitamento sistemtico;
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50
Exerccio de Fixao
1
5/1/2010 09:37:39
Captulo 3
ximo passo normalmente uma proposta preliminar para medir a reao dos interessados e obter apoio. Caso as reaes sejam favorveis, provavelmente se seguir
um estudo de viabilidade e avaliao de risco. O estudo de viabilidade um dos
passos mais importantes para o sucesso no desenvolvimento do projeto e com
muita freqncia negligenciado ou inadequadamente realizado.
A proposta inicial
A proposta inicial possui quatro nalidades:
1. introduzir o conceito;
2. testar as reaes dos potenciais interessados;
3. obter apoio; e
4. estabelecer uma base para avaliao da viabilidade.
A proposta inicial identica o projeto e coloca a bola em jogo. Explica a
experincia, a necessidade, o propsito do projeto e apresenta um esboo geral dos
* KEELLING, Ralph. Gesto de projetos: uma abordagem global. So Paulo: Saraiva, 2002.
5/1/2010 09:44:05
52
custos e benefcios esperados. Algum detalhe ser conceitual, talvez ainda um pouco
aproximado, mas a proposta incluir dados concretos disponveis para apoiar o
conceito do projeto e provavelmente recomendar um estudo de viabilidade. Em
certos casos, a recomendao estender-se- a sugestes sobre a abrangncia do estudo
de viabilidade, objetivos, termos de referncia, custo provvel e at sobre quem ir
conduzi-lo. A nalidade principal da proposta persuadir, vender o conceito e
atrair apoio. Assim, nesta fase, insensato antecipar uma deciso ou complicar as
impresses iniciais. A proposta deve se concentrar nas questes fundamentais e
evitar detalhes desnecessrios da mecnica de planejamento e implementao.
O estudo de viabilidade
Aps a idia ser provisoriamente aceita, costuma-se exigir um estudo de viabilidade. Este passo importante muitas vezes desconsiderado, entretanto, assumir
qualquer projeto maior sem um estudo adequado de viabilidade seria extremamente
imprudente, como muitos indivduos, organizaes e governos tm descoberto
com seu prejuzo!
O estudo investigar a exeqibilidade, modos de alcanar objetivos, opes de
estratgia e metodologia e prever os provveis resultados, riscos e conseqncias
de cada curso de ao.
Em relatrio escrito, o estudo conrmar (ou no) a necessidade e o conceito,
propor objetivos, intenes, estratgias e benefcios e oferecer uma estimativa
aproximada dos custos. O relatrio provavelmente aconselhar quanto a prazo,
recrutamento, termos de referncia e logstica. Informar a natureza e extenso de
quaisquer ameaas ao sucesso do projeto e a extenso e conseqncias do risco.
5/1/2010 09:44:05
53
Pesquisando a viabilidade
O estudo de viabilidade um reconhecimento de toda a rea da proposta do
projeto. Deve apresentar um quadro equilibrado que incorpore todos os aspectos
possveis de interesse, isto :
1. Dados existentes
Muitos estudos beneciam-se da experincia de operaes e dados similares
anteriormente registrados em projetos ou operaes semelhantes.
2. Escopo, objetivos e premissas
Alm de conrmar (ou no) a necessidade, inteno e objetivos do projeto,
o estudo deve testar as premissas expressas na proposta inicial.
3. Esboo de estratgia
O estudo pode resultar em uma estratgia esboada para o projeto (o que,
quando, onde, como e por quem, e assim por diante).
4. Anlise nanceira (fatores externos, quando relevante)
A economia do pas ou regio (por exemplo, estvel, em transio, em
desenvolvimento), tendncias, ameaas detalhadas, informaes factuais
e anlise.
5/1/2010 09:44:05
54
5/1/2010 09:44:05
55
5/1/2010 10:51:08
56
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57
5/1/2010 09:44:05
58
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59
5. Recomendaes
Recomendaes para prosseguir
Durao proposta do projeto
Como prosseguir
Esboo dos objetivos para cada rea do projeto
Recursos que sero requeridos
Financiamento do projeto
Administrao e pessoal
Estrutura para o controle e reviso do projeto
Propsito e objetivos dos cargos-chave
6. Anexos e demonstrativos
Principais diagramas dos eventos propostos no projeto
Cpias de dados relevantes
Mapas, diagramas, tabelas etc.
Esboo de descries de funo para pessoal-chave
Estimativas nanceiras e previso de uxo de caixa
Avaliao de ameaas e riscos
Riscos do projeto
Antes de se envolverem em um projeto, proprietrios, patrocinadores e potenciais nanciadores desejaro:
certicar-se da viabilidade do projeto;
avaliar a possibilidade de ameaa ao resultado desejado; e
considerar as conseqncias de risco potencial ao projeto e certicar-se de
sua administrabilidade.
Em todos os projetos existe um elemento de risco. Em alguns, estes elementos
so mnimos, enquanto em outros haver uma forte propenso a eles. A administrao dos riscos um processo contnuo ao longo da vida de todos os projetos, a
comear pelo estgio da viabilidade, quando os riscos previsveis so identicados,
classicados e avaliados.
Uma ameaa sria pode fazer com que o projeto seja modicado ou abandonado, mas, na maioria dos casos, o planejamento ser capaz de fornecer mecanismos
que evitem os riscos, reduzindo a probabilidade de trauma e/ou minimizando as
conseqncias.
5/1/2010 09:44:05
60
Identificao do risco
Os riscos podem ter origem:
no prprio projeto por exemplo, decises sobre mtodo, especicao, tecnologia,
nanciamento e outras. Podem estar relacionados a decises sobre investimento
(por exemplo, em relao a uma comparao de custos e benefcios) ou
questes ligadas estratgia e planejamento do projeto algumas estratgias
envolvem mais elementos de risco que outras;
em ocorrncias no planejadas, que em alguns casos podero ser cobertas por
seguro (acidentes, incndios, sabotagem etc.); e
em causas externas relacionadas a situaes polticas, crise ambiental ou econmica.
As conseqncias de uma variao de risco entre o mnimo e o traumtico
afetaro:
o resultado do projeto e a consecuo dos objetivos (o projeto fracassar em
parte ou completamente); ou
a durao, isto , estouro srio do prazo e atraso na concluso, custo excessivo
e/ou fracasso na apresentao de resultados ou qualidade especcos durante
o ciclo de vida do projeto.
As tcnicas de identicao de risco incluem pesquisa histrica ou revises em
retrospecto (avaliao de experincias passadas de projetos e processos similares).
Alguns setores como construo e infra-estrutura tm uma histria de alto
risco particularmente com referncia a estouro dos custos, qualidade e atraso na
concluso, em especial em certas reas geogrcas. Em Hong Kong, um estudo
sobre as causas de atraso nos projetos e escalada do custo identicou uma classe de
problemas bsicos que iam desde insucincia ou incorreo de informaes no
planejamento at fraca coordenao com os subempreiteiros (Shen, 1997).
Outras tcnicas incluem listas de checagem e simulaes do projeto (nas quais
surgem fatores de risco) e sesses intensas de brainstorming baseadas nas maneiras
em que poderiam surgir condies adversas.
5/1/2010 09:44:05
61
Impacto alto:
volume 20%
impacto 80%
Avaliao de risco
Uma avaliao de risco leva em conta:
a natureza do(s) possvel(is) risco(s);
a probabilidade do risco (fatores da probabilidade do risco);
as conseqncias do risco; e
recursos, custos e conseqncias de se minimizarem ou subscrever riscos2
(underwriting risks).
A diculdade da avaliao do risco aumenta exponencialmente com o prazo.
Por esse motivo os riscos relacionados a projetos estratgicos e de longo prazo so
mais difceis de avaliar e deve-se buscar um apoio maior em fatores de probabilidade
e em julgamentos de viabilidade. Inversamente, medida que o prazo ou tempo
2. Nota do R.T.: Criar um hedge ou proteo nanceira contra o risco.
5/1/2010 09:44:05
62
que resta ao projeto diminui, torna-se mais fcil avaliar a probabilidade de risco
e o impacto mais facilmente denido e quanticado, mas at os paliativos mais
simples podem ser de aplicao progressivamente dispendiosa.
Anlise de risco
Os benefcios de uma anlise de risco incluem:
maior conana na lgica e no planejamento mais sistemtico;
incluso de tticas e mtodos alternativos para reduzir as conseqncias de
trauma ocorrido durante a implementao do projeto; e
quantificao dos riscos e conseqncias que influenciaro decises
estratgicas.
Existem muitos programas que auxiliam a anlise de risco em circunstncias
de especializao como atividades de construo ou engenharia mecnica (em que
dados histricos sobre custos, erros e oportunidades da tarefa so freqentemente
disponveis) e para projetos internos como, por exemplo, modelagem por computador para desenvolvimento de produto ou decises de marketing.
Esse nvel de informao raramente est disponvel para patrocinadores de
projetos inovadores ou estratgicos, que envolvem conceitos com ampla gama de
variveis e poucos precedentes histricos (como o projeto de lixo nuclear descrito
no Captulo 2). Como acontece com a avaliao de risco, a anlise de risco em
projetos estratgicos precisa apoiar-se muito no julgamento pessoal. As tcnicas
de avaliao de riscos incluem:
anlise de redes de atividade (PERT, CPM, redes de precedncia etc.)
rvores de deciso;
estimativa de valor esperado; e
anlise de sensibilidade.
5/1/2010 09:44:06
63
Segmento de seqncia de construo com caminho crtico o caminho crtico sensvel a riscos representado pela linha forte
A
30
B
60
D
15
(313)
C
20
(430)
E
10
F
60
G
5
A
B
C
D
B
A
30
60
20
15
$4 000
$6 000
$2 000
$4 000
$2 000
$1 000
$1 000
$2 000
$10 000
$15 000
$5 000
$10 000
5/1/2010 09:44:06
64
E
F
G
$3 000
$1 000
$2 000
$8 000
$5 000
10
60
5
D
C
E&F
$5 000
$20 000
$10 000
Custo de compresso
Mo-de-obra 20 dias a $6.000
20 dias a $15.000
Mquinas 40 dias a $1.000
$
120.000
300.000
40.000
Total
Total
460.000
420.000
Atividade
310
322
313
420
430
Totais
2100
4000
6000
3000
2000
4800
6500
9000
4500
3000
17 100
27 800
12
20
40
10
10
9
10
20
20
10
300
250
150
150
100
$ 10 700
5/1/2010 09:44:06
65
FIGURA 3.5
Grau de impacto
na categoria
Probabilidade de risco
Improvvel
Provvel
Muito provvel
Prioridade 3
Prioridade 3
Prioridade 2
Prioridade 2
Prioridade 2
Prioridade 1
Prioridade 2
Prioridade 1
Prioridade 1
Categoria A
Categoria B
5/1/2010 09:44:06
66
FIGURA 3.6
8 meses 35%
5 meses 15%
Deciso
8 meses 30%
5 meses 45%
$ 50 000
715 000
50 000
Total
765 000
Anlise de sensibilidade
A principal razo pela qual a anlise de sensibilidade importante para os que
tomam a deciso a existncia dos problemas do mundo real em um ambiente
dinmico (Anderson, Sweeney e Williams, 1991).
No trabalho de projeto, a anlise de sensibilidade se concentra no efeito de
risco derivado de mudanas que poderiam acontecer durante a implementao do
projeto. Muitas se evidenciaro no estudo de viabilidade: mas algumas, em casos
de decises sobre estratgia e planejamento, graus de vulnerabilidade e medidas nas
quais um risco poderia afetar o resultado do projeto, podem exigir anlise adicional
a m de permitir que o problema possa ser evitado ou controlado.
Projetos estratgicos como o projeto de disposio de lixo nuclear (Captulo 2) so,
obviamente, muito sensveis opinio poltica e viabilidade tecnolgica. Porm, o
carter de longo prazo do problema crescente da remoo do lixo nuclear e o nvel
muito alto de nanciamento poderiam, sem dvida, ser fatores considerados nas
decises da Pangea de como prosseguir.
5/1/2010 09:44:06
67
Administrando os riscos
sempre mais barato detalhar os riscos do que deix-los para ser tratados
durante a implementao do projeto.
Tratar primeiro as ameaas graves
3. Nota do R.T.: O autor refere-se, provavelmente, a um tipo de contrato que seria uma extenso do EPC (Engineering,
Procurement and Construction), no qual o empreiteiro teria a responsabilidade de iniciar a operao do empreendimento,
garantindo, tambm, o desempenho operacional contratado. Este tipo de contrato ainda muito raro no Brasil.
5/1/2010 16:48:32
68
Estudo de Caso
O projeto de reorestamento
O objetivo do projeto era aumentar a beleza de uma rea de terra entre alguns antigos
5/1/2010 09:44:06
69
Uma vez que as propostas haviam sido levantadas e exaustivamente discutidas com
peritos da Comisso de Silvicultura e verbas governamentais haviam sido alocadas,
os funcionrios do governo municipal consideraram imprprio e desnecessrio um
estudo de viabilidade.
O plano subsidiado desfrutou de cobertura favorvel da mdia em suas etapas
iniciais. O trabalho na recuperao da terra ocupada pelos antigos monturos transcorreu sem incidentes. Aps a concluso dessa tarefa, o trabalho se estendeu pela
faixa de bosque, de onde vrias rvores velhas e um tanto sem graa seriam removidas
para dar lugar ao plantio mecanizado de mudas.
Nessa fase, o projeto encontrou a oposio inesperada de vrias pessoas que ele
se dispusera a tranqilizar. Membros de grupos ambientalistas zeram piquetes nos
limites da rea, bloquearam portes de entrada e se acorrentaram a algumas rvores
que deveriam ser removidas e substitudas.
Essas atividades suscitaram uma enxurrada de comentrios violentos e cobertura desfavorvel da mdia, segundo a qual os representantes do governo, como patrocinadores do
projeto, eram descritos como vndalos ambientais e destruidores de rvores seculares.
Os peritos em reorestamento explicaram que as rvores no eram to velhas
quanto as pessoas diziam; no tinham nenhum mrito, beleza ou signicado particular; no geral estavam em pssimas condies e provavelmente no sobreviveriam
por muito tempo. Ecologicamente, diziam eles, no h nenhuma diferena entre
uma rvore nova e uma velha, mas esses argumentos no surtiram nenhum efeito
nos manifestantes que se tornavam cada vez mais agressivos e ameaavam sabotar
o projeto inteiro.
Para solucionar o conito, foi chamado um mediador independente. Por m
chegou-se a uma soluo de meio-termo, por meio da qual, com uma despesa adicional, algumas rvores velhas foram selecionadas para serem mantidas e parte do bosque
foi desmatada de outras vegetaes. Um novo padro de plantio foi ento concebido
para permitir o uso de cerca de dois teros da rea designada para o projeto.
O projeto prosseguiu com doze meses de atraso, mas seu escopo, valor comercial
e prestgio estavam comprometidos.
Este caso ilustra um dos muitos problemas que podem ser antecipados com
o auxlio de um interessado e da avaliao sociolgica durante o estudo de viabilidade, ou que dele resulte.
Cientistas, funcionrios orestais e outros percebiam as questes pelo lado da
cincia e da lgica que conheciam. Reputando a si mesmos como peritos ambientais,
demonstraram grande descaso pelas opinies e sentimentos de outros interessados,
ou seja, o pblico em geral (por mais desorientada que possa ter sido a reao
pblica). Eles no conseguiram prever nem evitar a frustrao e intensidade da
emoo, alimentada pela retrica, que pode ocorrer quando o hbitat de algum
percebido como ameaado ou cujos interesses so vistos como ignorados.
5/1/2010 09:44:06
70
Estudo de Caso
5/1/2010 09:44:06
71
Quatro dentre as muitas lies a serem tiradas deste projeto de alto risco so
as seguintes:
1. Esteja atento aos perigos da convenincia do mercado.
2. No confunda possibilidade tecnolgica com viabilidade prtica.
3. Sempre que possvel, adote uma abordagem alternativa para reduzir o
risco.
4. Dena prazos realistas e use clusulas de penalidade.
Estudo de Caso
om a passagem do tempo, zeram-se avanos signicativos e a Rolls-Royce recuperou a supremacia na fabricao de motores. As lies aprendidas durante o fracasso
do RB211 foram bem aproveitadas.
A Rolls-Royce recuperou sua reputao e o domnio na indstria da aviao,
com grupos motopropulsores como o gigantesco Trent 800, sem concorrente contemporneo.
Um projeto benchmark
A deciso de estabelecer liderana mundial na usinagem de lminas de turbinas
foi tomada em outubro de 1997, quando foi aprovada uma proposta para construir,
5/1/2010 09:44:06
72
A Rolls-Royce saltou de volta supremacia e demonstrou um novo renamento em habilidades de projeto. O alto custo de desenvolvimento em tais reas
complexas ressalta a necessidade de uma previso acurada, decises de longo alcance
sobre a capacidade tecnolgica, xao de preos, posio de mercado, anlise
cuidadosa de risco nanceiro e a disponibilidade de nanciamento para cobrir
todas as eventualidades.
5/1/2010 09:44:06
73
FIGURA 3.7
(De Webb, A. [1994], Managing Innovative Projects [Fig. 5], Chapman & Hall,
reproduzido com permisso.)
Pontos de reviso do projeto
Definio Prottipo
Desenvolvimento Produo
em escala real
P&D preliminar
Definio
do projeto
Projeto do
prottipo
Fabricao Testes do
prottipo
Desenvolvimento do
projeto-padro
Fabricao Desenvolvimento
dos testes-padro
Engenharia
de valor
Estudos de produo
Projeto de produo
Projeto de ferramentas
e processos
Lote de pr-produo
Aquisio de ferramentas Produo
plena
e processos
5/1/2010 09:44:06
74
Estudo de Caso
5/1/2010 09:44:06
75
Reviso e Discusso
1. Qual o valor e o propsito de uma proposta inicial de projeto?
2. Explique a diferena entre uma proposta preliminar de projeto e um relatrio
de estudo de viabilidade.
3. Como a composio de uma equipe de estudo de viabilidade para uma proposta
baseada na lgica pode diferir da de um projeto novo ou inovador?
5/1/2010 09:44:06
76
5/1/2010 09:44:06
Captulo 4
Os Processos de Gerenciamento
de Projetos*
Carlos Magno da S. Xavier
A maturidade em
gerenciamento de projetos de
uma organizao proporcional
sua habilidade em realizar os
processos necessrios conduo
de seus projetos, sendo fundamental
a existncia de padres, mtricas
e controles, assim como o
aperfeioamento contnuo
desses processos.
* XAVIER, Carlos Magno da S. Gerenciamento de projetos: como denir e controlar o escopo do projeto. 2. ed.
So Paulo: Saraiva, 2009.
5/1/2010 10:53:59
78
4.1 INTRODUO
seqncia repetitiva de operaes, com o objetivo de produzir
resultados padronizados. Os processos de um projeto so realizados por pessoas e, geralmente, se enquadram em duas categorias: processos de gerenciamento de projetos e processos orientados a produto.
PROCESSO UMA
5/1/2010 09:38:33
79
A Figura 4.1 ilustra a interao entre os grupos de processos de gerenciamento de projetos, que se assemelha ao ciclo plan-do-check-act (PDCA): planejar-fazer-verificar-agir, conforme definido por Shewhart e modificado por
Deming, no American Society for Quality Handbook (ASQ), 1999.
FIGURA 4.1 Os grupos de processos de gerenciamento de projetos
MONITORAMENTO E
CONTROLE DO PROJETO
PLANEJAMENTO
DO PROJETO
INICIAO
DO PROJETO
ENCERRAMENTO
DO PROJETO
EXECUO
DO PROJETO
5/1/2010 09:38:33
80
Por exemplo, o processo de Desenvolvimento do Cronograma do Projeto responsvel por estabelecer as datas de incio e de concluso das atividades. Uma das entradas para esse processo o calendrio, com os perodos em
que o trabalho estar autorizado. Uma ferramenta o uso de software de gerenciamento de projetos (Microsoft Project, Primavera etc.). Uma tcnica a simulao (anlise de cenrio do tipo e se?), que envolve o clculo de vrias duraes do projeto, considerando-se diversos conjuntos de premissas sobre as
atividades. Uma das sadas desse processo o prprio cronograma do projeto.
Os processos de gerenciamento no ocorrem somente uma vez durante o projeto, podendo ocorrer em todas as fases. Por exemplo, durante a construo de uma
casa necessrio autorizar o incio da fase (iniciao), atualizar eventualmente o
escopo, o cronograma e o oramento (planejamento) em funo da fase anterior de
design, executar o trabalho planejado (execuo), monitorar o trabalho em andaFIGURA 4.2 O nvel de atividade dos grupos de processos de gerenciamento em uma fase do projeto
NVEL DE ATIVIDADE
I P R O C E S S O S DE I N IC IA O
P P R O C E S S O S DE P L A N E JA M E N TO
E P R O C E S S O S DE E X E C U O
C PROCESSOS DE CONTROLE
F P R O C E S S O S DE F E C HA M E N TO
E
P
I
F
C
I N C IO DA FA SE
TEMPO
F I M DA FA SE
Fonte: Adaptao da Figura 3-2 do PMBOK
5/1/2010 09:38:33
81
mento e empreender aes corretivas (monitoramento e controle), alm de formalizar o fim da construo (fechamento). A Figura 4.2 apresenta, de forma genrica,
o nvel de atividade dos grupos de processos durante uma fase do projeto.
4.2 AS REAS E OS PROCESSOS DO GERENCIAMENTO
DE PROJETOS SEGUNDO O PMBOK
um projeto, com a aplicao de conhecimentos, habilidades, ferramentas e tcnicas s suas atividades, a fim de atender ao propsito para o qual ele foi autorizado, o PMBOK prope nove reas de conhecimento: escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos (RH), comunicaes,
riscos, aquisies e integrao, que podem ser visualizadas na Figura 4.3.
PARA O GERENCIAMENTO DE
RH
C U S TO S
INTEGRAO
ESCOPO
C OM U N IC A E S
AQ U I SI E S
TEMPO
QUA L I DA DE
RISCOS
5/1/2010 09:38:34
82
Descreve os processos relativos ao trmino do projeto dentro do prazo determinado. Ele consiste nos processos de:
5/1/2010 09:38:34
83
Descreve os processos envolvidos em planejamento, estimativa, clculo do oramento e controle de custos, de modo que o projeto termine dentro do oramento aprovado. Ele consiste nos processos de:
G E R E N C I A M E N T O D A Q UA L I D A D E D O P R O J E T O
Descreve os processos envolvidos na garantia de que o projeto satisfar os objetivos para os quais foi realizado. Ele consiste nos processos de:
Descreve os processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto. Ele consiste nos processos de:
5/1/2010 09:38:34
84
5/1/2010 09:38:34
85
5/1/2010 09:38:34
86
GERENCIAMENTO DA INTEGRAO
O PMI considera a integrao uma das maiores e mais importantes preocupaes do gerente de projeto.
A Figura 4.4 apresenta uma viso geral dos 42 processos de gerenciamento
de projetos, acima descritos, associados aos cinco grupos de processos citados
no subitem 4.1 (iniciao, planejamento, execuo, monitoramento e controle
e encerramento). O mapeamento dos processos em relao aos seus grupos e s
reas de conhecimento tambm pode ser verificado na Figura 4.5.
5/1/2010 09:38:34
87
5/1/2010 09:38:34
88
Gerenciamento
da integrao
PLANEJAMENTO
Desenvolver o
Plano de
Gerenciamento
do Projeto
EXECUO
Orientar
e gerenciar
a Execuo
do Projeto
MONITORAMENTO
E CONTROLE
ENCERRAMENTO
Encerrar o
Projeto ou fase
Gerenciamento
do escopo
Coletar os
requisitos
Definir o Escopo
Criar a Estrutura
Analtica do
Projeto (EA)
Verificar o escopo
Controlar o escopo
Gerenciamento
do tempo
Definir a
atividade
Seqenciar
as atividades
Estimar
os recursos
da atividade
Estimar a
durao da
atividade
Desenvolver o
cronograma
Controlar o
cronograma
Gerenciamento
de custos
Estimar os custos
Determinar
o oramento
Controlar os
custos
Gerenciamento
da qualidade
Planejar a
qualidade
Gerenciamento
de recursos
humanos
Planejar Recursos
Humanos
Planejar as
comunicaes
Distribuir
informaes
Gerenciar as
expectativas das
partes interessadas
Gerenciamento
de comunicaes
Identificar
as partes
interessadas
Gerenciamento
de riscos
Gerenciamento
de aquisies
Planejar o
gerenciamento de
riscos
Identificar
os riscos
Analisar
qualitativamente
os riscos
Analisar
quantitativamente os riscos
Planejar respostas aos riscos
Planejar
as aquisies
Realizar
o Controle
de qualidade
Relatar o
desempenho
Monitorar e
controlar os riscos
Conduzir
as aquisies
Administrar
as aquisies
Encerrar
as aquisies
5/1/2010 09:38:35
89
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
5/1/2010 09:38:35
90
CONSTRUO TPICA
DE CIDADE ROMANA
ESCOLHA
DO LOCAL
PLANEJAMENTO
DA OBRA
O imperador
decide se constri
uma cidade ou
um vilarejo
Elaborao do
plano da cidade
durante
o inverno
Pesquisa do local
Determinao
do layout
Exame por um
sacerdote do fgado
de um coelho para
determinar
o acerto do local
Deciso do local
Determinao da
populao mxima
Determinao
do espao para
atividades de
recreao
Anfiteatro
CONSTRUO
Incio do festival
de encerramento
das obras
Convocao
de especialistas
em construo
e soldados
aposentados
Edificao de
um campo
militar
Estradas
Pontes
Aquedutos
Fortificao e
determinao do
tamanho final
Teatro
Termas
Fim do
planejamento
no incio da
primavera
Movimentao
de habitantes
e construo
de suas casas
Termas
Teatro
Anfiteatro
Finalizao
das obras
Fonte: Elaborado pelo autor
5/1/2010 09:38:35
91
importante neste momento diferenciarmos escopo do produto de escopo do projeto. O primeiro est relacionado ao conjunto de caractersticas e funes que o produto final deve possuir, sendo representado em documentos como:
requisitos, especificaes, desenhos etc.; j o segundo est relacionado ao trabalho que deve ser realizado para que seja entregue o produto final do projeto com
as caractersticas e funes que foram definidas. O escopo do projeto representado na Estrutura Analtica do Projeto (EAP), que contm os deliverables (entregas) que devem ser gerados no projeto.
Por exemplo, se o projeto for de desenvolvimento de um sistema de informao, o escopo do produto ser representado em uma Especificao do Sistema.
O escopo do projeto (representado na EAP) consiste no conjunto de entregas
(produtos e servios) que devem ser geradas para que o sistema de informao seja
entregue. A EAP conter, alm do prprio sistema que ser desenvolvido, as entregas necessrias ao gerenciamento do projeto (plano, relatrios etc.), os documentos
do sistema, testes e treinamento de usurios, podendo incluir a montagem do
ambiente de desenvolvimento (hardware e software), o treinamento do pessoal de
desenvolvimento etc. A Figura 4.8 compara o escopo do produto com o do projeto.
5/1/2010 09:38:35
92
ESCOPO DO PRODUTO
As caractersticas ou funes
que devem ser includas
no produto ou servio,
representadas por meio dos
requisitos
ESCOPO DO PROJETO
5/1/2010 09:38:35
93
Mudanas aprovadas
CONTROLAR
O ESCOPO
EAP + dicionrio
Termo de
Abertura
do Projeto
COLETAR OS
REQUISITOS
Escopo do
cliente
DEFINIR O
ESCOPO DO
PROJETO
Declarao
do Escopo do
Projeto
CRIAR
A EAP
EAP + dicionrio
Entregas
VERIFICAR
O ESCOPO
Entregas aceitas
Como o escopo do projeto comea a ser delineado quando da sua concepo, seleo e autorizao, este assunto ser abordado no prximo captulo, antes
de entrarmos especificamente nos processos de gerenciamento do escopo.
5/1/2010 09:38:35
5/1/2010 09:38:35
Captulo 5
* XAVIER, Carlos Magno da S. Gerenciamento de projetos: como denir e controlar o escopo do projeto. 2. ed.
So Paulo: Saraiva, 2009.
5/1/2010 10:55:29
96
5.1 INTRODUO
NO CAPTULO ANTERIOR,
Nome
Organizao/Cargo
Telefone/E-mail
Envolvimento
1
2
3
4
1 XAVIER, Carlos Magno da Silva et al. Metodologia de gerenciamento de projetos Methodware: abordagem prtica de como iniciar, planejar, executar, controlar e fechar projetos, Rio de Janeiro, Brasport, 2005.
5/1/2010 09:39:20
97
5/1/2010 09:39:20
98
Depende da
estratgia de
conduo do
projeto
Plano de
gerenciamento
do projeto,
treinamento da
equipe etc.
ESCOPO
PARA O
CLIENTE
Entregas
para o
cliente
Escopo
do
projeto
5/1/2010 09:39:20
99
TCNICAS E FERRAMENTAS
ENTRADAS
Termo de Abertura
do Projeto (Project Charter)
Registro dos stakeholders
Entrevistas
Grupo de foco
Workshops
Tcnicas criativas de grupo
Tcnicas de tomada de decises
em grupo
Tcnicas de questionamento e pesquisa
Tcnicas de observao
Prottipos
SADAS
O Termo de Abertura do Projeto o documento em que se encontram os objetivos gerais e a descrio dos produtos do projeto, ambos importantes para
entender as exigncias dos stakeholders.
5/1/2010 09:39:20
100
O registro dos stakeholders usado para identificar as partes envolvidas no projeto que podem prover informaes detalhadas de suas expectativas para com
o projeto. Um modelo foi visto na Tabela 5.1.
5.3 TCNICAS E FERRAMENTAS PARA O
PROCESSO DE COLETAR OS REQUISITOS
5.3.1 Entrevistas
As entrevistas podem ser uma abordagem formal ou informal de perguntas para coletar informaes relevantes sobre as caractersticas exigidas pelos stakeholders do projeto. Ao entrevistar os principais participantes do projeto, as partes interessadas, e os especialistas no tpico do projeto, o processo de identificao e definio dos requisitos desejveis fluir de forma rpida e acertada.
5.3.2 Grupo de foco
O grupo de foco tem como objetivo juntar os principais stakeholders e os especialistas do projeto para que todos entendam melhor sobre os resultados que
podem ser gerados aps a concluso do projeto. Um instrutor guia o grupo
numa discusso interativa cujo objetivo extrair, o mais naturalmente possvel,
o desejo final das partes interessadas.
5.3.3 Workshops
5/1/2010 09:39:20
101
Algumas tcnicas podem ser usadas para ajudar na definio das especificaes, funcionalidades e objetivos dos produtos do projeto. So elas:
restries. Qualquer pensamento relacionado ao projeto deve ser coletado. Uma posterior avaliao das idias surgidas ir classific-las;
CLASSIFICAO aps a coleta de idias geradas na tcnica de brainstorming, o grupo faz uma anlise delas, classificando-as em grupos. A partir
dessa priorizao, o grupo detalhar as idias preferidas;
TCNICA DE DELPHI consiste em um questionrio com perguntas tcnicas
a fim de descobrir as opinies de especialistas sobre as especificaes do
projeto. O processo do mtodo de Delphi comea com a realizao de um
questionrio; posteriormente, as respostas so analisadas e se busca um consenso entre elas, por ltimo agrupa-se o resultado em um resumo final; e
MAPA MENTAL o mapa mental, ou mapa de idias, um diagrama usado
para gerar e conectar idias por meio de um arranjo que surge de uma
idia central. O resultado final uma representao grfica de como as
idias se organizam em torno de determinado foco de estudo.
Tcnicas de tomada de deciso um processo de avaliao das alternativas capazes de atingir o objetivo desejado do projeto. A tomada de deciso pode ser feita
de diversas formas: 1. Unnime, quando todos optam por uma nica alternativa; 2. Majoritria, quando mais de 50% opta por uma alternativa; 3. Consenso,
quando a maioria decide e a minoria concorda em aceitar; 5. Pluralidade, quando o maior grupo opta por uma alternativa mesmo que a maioria no tenha sido
atingida; e 5. Ditatorial, quando uma pessoa toma a deciso por todos.
5.3.6 Tcnicas de questionamento e pesquisa
5/1/2010 09:39:20
102
A observao um meio de analisar diretamente no ambiente de trabalho o desempenho das pessoas que executam determinada tarefa. Esta tcnica usada
quando o procedimento a ser analisado tem uma grande complexidade de detalhes, ou quando as pessoas que executam as tarefas tm dificuldade de definir
as especificaes do trabalho que realizam.
5.3.8 Prottipos
Prototipagem um mtodo usado para obter uma resposta mais rpida sobre
os resultados do projeto. O prottipo um modelo fsico do produto final.
Quando este possvel de ser realizado, facilita a anlise dos resultados, tornando mais gil o andamento do projeto, principalmente entre as fases de desenvolvimento e de construo do produto.
5.4 SADAS DO PROCESSO DE COLETAR OS REQUISITOS
5.4.1 Plano de Gerenciamento do Escopo (requisitos do cliente)
Nesse documento ficar definido o processo como os requisitos dos stakeholders (escopo para o cliente) sero analisados, documentados e gerenciados
no decorrer do projeto. Alguns componentes do Plano de Gerenciamento do
Escopo podem ser:
5/1/2010 09:39:20
103
A Matriz pode possuir atributos associados a cada requisito que iro ajudar no controle, tais como: um identificador nico; uma descrio especfica a
determinado grupo de requisitos; a razo para a incluso do requisito na lista;
o dono (stakeholder solicitante); a prioridade; a verso; o status atual (ativo,
cancelado, deferido, aprovado etc.); e a data de concluso do requisito.
5/1/2010 09:39:20
104
Essa documentao pode estar refletida em atas de reunies ou em documentos especficos definidos pela empresa (memorial descritivo; projeto bsico; especificao funcional; especificao de servios etc.).
Devemos tomar cuidado com o bvio e com o implcito, no que diz respeito ao entendimento do escopo do cliente. Por exemplo:
A
Existe, portanto, uma rea cinzenta que contm uma diferena de entendimento do escopo entre o cliente e o projeto. papel da equipe do projeto dimi-
5/1/2010 09:39:20
105
5/1/2010 09:39:20
106
Data: 10/8/200X
Verso: 01
Introduo
O trabalho a ser realizado neste projeto (baseline de escopo) ser documentado na Estrutura Analtica do Trabalho (EAP) e em seu dicionrio.
Nenhum trabalho deve ser realizado pela equipe do projeto que no esteja definido nessa baseline.
Este plano apresenta os procedimentos que sero usados para coletar os
requisitos (escopo) do cliente e gerenciar as suas alteraes, ou seja, como as
mudanas do escopo do cliente sero identificadas, classificadas e, se autorizadas, integradas ao projeto. O objetivo garantir que sejam coletadas todas as
informaes relacionadas mudana solicitada, alm de que seja realizada, para cada alterao proposta, uma avaliao dos impactos no projeto (custo, prazo, qualidade e risco) assim como em seus objetivos. As alteraes propostas de
escopo devem ter suporte nas metas fundamentais de negcio da empresa, em
funo das quais o projeto foi autorizado.
5/1/2010 09:39:22
107
Solicitado por:
Ramal:
Nome:
Assinatura:
PARECER DO GERENTE DO PROJETO
Impactos identificados:
No cronograma
No custo
Na qualidade
Em outros projetos
Data:
Nome:
Assinatura:
PARECER DO DIRETOR-EXECUTIVO
Aprovao ( )
Observaes:
Data:
Rejeio ( )
Assinatura:
5/1/2010 09:39:22
108
Data: 20/8/200X
Verso: 01
STAKEHOLDER
(ORIGEM)
DESCRIO DO
REQUISITO (PRODUTO,
SERVIO OU RESULTADO)
DATA DA
INCLUSO
PRAZO DE
ENTREGA
VERSO
STATUS
DiretorExecutivo
12/8/200X
12 meses
Ativo
DiretorExecutivo
Os projetos da REIVAX
devem apresentar um ROI
mnimo de 5%
12/8/200X
12 meses
Ativo
DiretorExecutivo
12/8/200X
6 meses
Ativo
DATA DA
CONCLUSO
5/1/2010 09:39:22
109
DiretorExecutivo
12/8/200X
30 dias
Ativo
DiretorExecutivo
Reunies mensais,
em nvel executivo, de
acompanhamento do projeto
12/8/200X
A cada 30
dias
Ativo
Diretor de
Marketing
13/8/200X
Concluso
do projeto
Ativo
Diretor de
Marketing
Prmio de Maturidade em
Gerenciamento de Projetos
13/8/200X
Seis meses
aps a
concluso do
projeto
Ativo
Diretor de TI
14/8/200X
Concluso
do projeto
Ativo
Diretor de TI
14/8/200X
Concluso
do projeto
Ativo
Diretores de
TI, Engenharia
e Marketing
15/8/200X
Concluso
do projeto
Ativo
Diretor de RH
Na Estrutura de Escritrio de
Projetos (PMO) devem ser
definidas as funes do PMO
Corporativo e dos PMOs
das diretorias envolvidas,
com a proposta qualitativa e
quantitativa do pessoal a ser
alocado nessas unidades
16/8/200X
Concluso
do projeto
Ativo
_____________________________________
Assinaturas
5/1/2010 09:39:22
110
A documentao do escopo do cliente pode ser feita por meio de atas de reunies ou outros documentos de especificao. No caso deste projeto o escopo
acertado com os principais stakeholders foi o descrito abaixo. Essa descrio
far parte da Declarao de Escopo, que ser apresentada no subitem 5.5.
ESCOPO DO CLIENTE
Este projeto tem como escopo o desenvolvimento de uma metodologia de gerenciamento de projetos para a empresa REIVAX CONSULTORIA S.A., a elaborao e aplicao de programa de treinamento nessa metodologia, assim como
a anlise e proposta de software e estrutura do Escritrio de Gerenciamento de
Projetos (PMO) para a organizao, com foco nas Diretorias de TI, Marketing
e Engenharia.
A metodologia deve ser adequada complexidade e importncia estratgica de cada projeto, estando alinhada com os processos do PMBOK 4 edio.
Deve ser estruturada pelos grupos de processos de gerenciamento de projetos
iniciao, planejamento, execuo, monitoramento e controle e encerramento e possuir modelo e exemplo para todos os documentos que necessitem ser
gerados. Como incentivo utilizao futura da metodologia deve ser desenvolvido o regulamento do Prmio REIVAX de Maturidade em Gerenciamento de
Projetos, que ser implementado seis meses aps a concluso do projeto. Esse
prmio avaliar se os projetos esto utilizando adequadamente a metodologia
desenvolvida.
Na Estrutura de Escritrio de Projetos (PMO) devem ser definidas as funes do PMO Corporativo e dos PMOs das Diretorias envolvidas, com a proposta qualitativa e quantitativa do pessoal a ser alocado nessas unidades.
Devem ser treinados 60 profissionais da Diretoria de Engenharia, 50 de
TI e 40 de Marketing. Os treinamentos devem ser de oito horas conceituais e
16 horas prticas no software de gerenciamento de projetos. Deve ser realizada
uma palestra de sensibilizao para a Diretoria da empresa em que sejam apresentados o escopo do projeto e os benefcios esperados.
Devem ser realizadas reunies mensais, em nvel executivo, de acompanhamento do projeto. Nessas reunies deve ser apresentado um relato do
5/1/2010 09:39:22
111
5/1/2010 09:39:22
5/1/2010 09:39:22
Captulo 6
O Processo de Definir
o Escopo*
Carlos Magno da S. Xavier
* XAVIER, Carlos Magno da S. Gerenciamento de projetos: como denir e controlar o escopo do projeto. 2. ed.
So Paulo: Saraiva, 2009.
5/1/2010 10:56:54
114
6.1 INTRODUO
NO CAPTULO ANTERIOR,
5/1/2010 09:39:22
115
ENTRADAS
TCNICAS E FERRAMENTAS
Termo de Abertura
do Projeto
(Project Charter)
Documentao do escopo
do cliente
Anlise de produtos
Identificao de alternativas
Opinio especializada
SADAS
Declarao do Escopo
Essa Documentao descreve os produtos, servios e resultados que iro conduzir ao(s) objetivo(s) final(is) do projeto e foi vista em 5.4.3.
6.3 TCNICAS E FERRAMENTAS PARA O PROCESSO
DE DEFINIR O ESCOPO
6.3.1 Anlise de produtos
5/1/2010 09:39:22
116
Quanto maior for a complexidade do produto, maior ser o leque de alternativas para a sua gerao. Alguns exemplos de alternativas so nas reas de:
5/1/2010 09:39:22
117
Brainstorming ou tempestade de idias1: consiste em uma tcnica grupal de pensamento divergente para produo de uma grande quantidade
de idias, expondo ao mximo nossa inteligncia, desbloqueando, dessa
forma, hbitos e atitudes inibidoras de um raciocnio criativo. Existem
duas variantes para essa tcnica, a saber:
Brainstorming estruturado: aqui, as pessoas manifestam-se segundo uma
ordem preestabelecida. Dessa forma, todos tm oportunidades iguais para
se manifestar e os mais calados so estimulados a participar mais;
brainstorming no-estruturado: nesta tcnica, as pessoas podem expressar suas idias medida que elas vo ocorrendo, sem necessidade de
aguardar a sua vez, cabendo ao coordenador estimular a participao de
todos os participantes.
5/1/2010 09:39:22
118
5/1/2010 09:39:23
119
Esta Declarao justamente o anteprojeto do escopo de um projeto. Ela fornece a documentao que servir de base para a tomada de decises e para a confirmao ou desenvolvimento de um entendimento comum do escopo entre as
partes envolvidas (stakeholders). Com o progresso do projeto, a Declarao do
Escopo pode necessitar de reviso para acomodar as mudanas aprovadas e deve conter, tanto diretamente como por meio de referncia a outros documentos, os seguintes itens:
A
5/1/2010 09:39:23
120
Com as alternativas identificadas, necessrio escolher aquelas que devem ser executadas. As alternativas possuem vantagens e desvantagens, custos
e benefcios. A equipe de gerenciamento do projeto deve estabelecer critrios
consistentes e lgicos de avaliao, que iro possibilitar o processo de priorizao e seleo de alternativas. Podem ser utilizadas na comparao de alternativas: menor prazo de execuo, melhor desempenho do produto, menor custo,
maior taxa interna de retorno, menor prazo para retorno do investimento etc.
Os mtodos de seleo tambm podem ser utilizados para a escolha da melhor
alternativa a ser empreendida.
F
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121
Data: 28/8/200X
Verso: 01
5/1/2010 09:39:23
122
Escopo do cliente
Este projeto tem como escopo o desenvolvimento de uma metodologia
de gerenciamento de projetos para a REIVAX, a elaborao e aplicao de programa de treinamento nessa metodologia, assim como a anlise e proposta de
software e estrutura do Escritrio de Gerenciamento de Projetos (PMO) para a
organizao, com foco nas Diretorias de TI, Marketing e Engenharia.
A metodologia deve ser adequada complexidade e importncia estratgica de cada projeto, estando alinhada com os processos do PMBOK 4 edio.
Deve ser estruturada pelos grupos de processos de gerenciamento de projetos
iniciao, planejamento, execuo, monitoramento e controle e encerramento e possuir modelo e exemplo para todos os documentos que necessitem ser
gerados. Como incentivo utilizao futura da metodologia deve ser desenvolvido o regulamento do Prmio REIVAX de Maturidade em Gerenciamento de
Projetos, que ser implementado seis meses aps a concluso do projeto. Esse
prmio avaliar se os projetos esto utilizando adequadamente a metodologia
desenvolvida.
Na Estrutura de Escritrio de Projetos (PMO) devem ser definidas as funes do PMO Corporativo e dos PMOs das Diretorias envolvidas, com a proposta qualitativa e quantitativa do pessoal a ser alocado nessas unidades.
Devem ser treinados 60 profissionais da Diretoria de Engenharia, 50 de
TI e 40 de Marketing. Os treinamentos devem ser de oito horas conceituais e
16 horas prticas no software de gerenciamento de projetos. Deve ser realizada
uma palestra de sensibilizao para a Diretoria da Empresa em que sejam apresentados o escopo do projeto e os benefcios esperados.
Devem ser realizadas reunies mensais, em nvel executivo, de acompanhamento do projeto. Nessas reunies deve ser apresentado um relato do desempenho do projeto, contendo o realizado at o momento, a comparao de
tempo e custo em relao ao planejado e uma projeo atualizada para o trmino do projeto.
Excluses do escopo
No faz parte do escopo deste projeto:
5/1/2010 09:39:23
123
3
A
5/1/2010 09:39:23
124
Para a equipe do projeto ser reservada uma sala durante o tempo de sua
execuo.
Ser criado na intranet da empresa um ambiente que contenha as informaes necessrias para o acompanhamento do projeto pelos principais
envolvidos.
RESTRIES
No podero ser contratados recursos
Aprovao:
Rio de Janeiro, _____de_________________de__________.
______________________________
Assinaturas
Comentrio:
A Declarao do Escopo no pode alterar o que foi estabelecido no Termo
de Abertura, podendo, no entanto, detalhar mais o seu contedo. As premissas
constantes do Project Charter foram validadas e acrescidas de outras durante o
processo de definio do escopo. As restries de tempo e custo, estabelecidas
no Project Charter, foram mantidas na Declarao do Escopo.
5/1/2010 09:39:23
Captulo 7
* KEELLING, Ralph. Gesto de projetos: uma abordagem global. So Paulo: Saraiva, 2002.
5/1/2010 09:39:49
126
FIGURA 7.1
37%
34%
29%
* Este grupo inclui projetos nos quais um resultado que diferia da inteno original foi representado
publicamente como satisfatrio (projetos retocados).
5/1/2010 09:39:50
127
Estudo de Caso
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128
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129
Como esse projeto pode ser cotado em relao a critrios de sucesso e o que
podemos aprender a partir de seu resultado?
1. Conceito apesar das implicaes polticas, o conceito parece vlido.
2. Planejamento o planejamento e a implementao foram improvisados.
No havia nenhuma denio clara de objetivos e respectivos planos de
atividade.
3. Qualidade afora diculdades iniciais, os padres para o parque em si
mesmo parecem ter sido alcanados. O elemento desejado de aprovao
pblica, porm, cou seriamente comprometido.
7. Custo no se dispem das cifras para os custos orados e efetivos, mas
no h nenhuma dvida de que as estimativas foram ultrapassadas, particularmente devido ao uso ineciente de mo-de-obra, tarefas de remodelao, contrato prolongado de guindaste e as conseqncias do atraso na
concluso.
5. Tempo prticas fortuitas de administrao e ausncia de planejamento
resultaram em grande atraso e demora na concluso.
Aqueles que esto habituados boa administrao questionaro a credibilidade
desse caso infeliz. Mas o fato que, embora alguns projetos pblicos sejam bem
conduzidos, existem outros que so atacados sem mtodo e defrontam-se com
srias diculdades. Por isso, analisemos os males do projeto do parque municipal
e vejamos como um empreendimento to simples poderia ter sido gerenciado de
forma eciente.
1. Estrutura administrativa do projeto
No havia nenhuma estrutura lgica de administrao, denio de responsabilidades ou atribuies.
A administrao por comit e a responsabilidade frouxamente denida
raramente produz resultados satisfatrios.
O controle cotidiano (como o que havia) era exercido pelo engenheiro municipal, um homem despreparado para o trabalho de projeto e cuja atuao
no estava subordinada superviso, nesta tarefa.
A participao de outros gerentes, em regime de meio perodo, era insatisfatria. Sua competncia e compromisso com o trabalho do projeto eram
vagos e suas atividades mnimas no eram coordenadas.
2. Planejamento e programao
A abordagem mos--obra e o estilo agressivo do engenheiro eram inadequados para um projeto desta natureza. Ele ignorava a necessidade de consultar
5/1/2010 09:39:50
130
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131
medida que elas surgirem e improvisar. Em defesa de suas aes, essas pessoas
proclamam o sucesso de operaes em curso ou de trabalho em projetos repetitivos
com apenas algumas variveis previsveis ou aquelas que foram desenvolvidas com
o tempo e aprendidas pelo hbito, como, por exemplo, pacotes consolidados em
construo, franquias ou geologia de sondagem.
Outros adeptos da administrao ad hoc citam as artes visuais, como a produo
cinematogrca, como exemplos de projetos que constantemente so concludos
no prazo sem o recurso a tcnicas tradicionais de projeto. De fato, existem dados
convincentes que indicam que esses setores beneciar-se-iam de uma abordagem
mais sistemtica, baseada em projeto, mas, apesar das diferenas artsticas e dramticas, a maioria das grandes produes, tais como os lmes de sucesso realizados
em escala grandiosa, possui fatores comuns de rotina, similaridade e repetio.
Outro fator a tradio profundamente arraigada que cerca o nanciamento,
escolha do palco, denio de elenco, desenho, produo de cenrios e locaes,
ensaios e todos os demais detalhes que compem a produo nal. O roteiro e o
elenco podem ser diferentes, mas do ponto de vista gerencial, uma pea ou um
lme costumam ser muito parecidos.
Observou-se (Hartman, Ashra e Jergeas, 1998) que os envolvidos nas artes
cnicas so ligados pela cultura, motivados pela tradio e bem escolados em seus
papis e obrigaes.
Os interessados (que incluem a platia) so emocionalmente envolvidos e,
dentro de amplas faixas de rejeio e aceitao, as expectativas so previsveis e a
comparao entre as prticas tradicionais de projeto e as do entretenimento ao vivo
sugere que um fator importante o alinhamento dos participantes.
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132
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133
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134
Fase do planejamento
Pelos proprietrios, patrocinadores ou assessores:
1. Propsito invlido do projeto, como, por exemplo, prioridades particulares
da parte de polticos, empreiteiros ou outros no sentido de promover o
projeto em funo de publicidade ou ganhos pessoais.
2. Capacidade inadequada de planejamento, objetivos mal denidos e falta
de planejamento das atividades.
3. Estrutura administrativa imprpria; delegao de autoridade mal denida.
4. Fracasso em consultar aqueles diretamente envolvidos nos processos, pensar
a totalidade dos processos, eventos e oportunidades e planejar conforme
os dados obtidos.
5. Fracasso em considerar impedimentos possveis, analisar riscos e formular
planos de contingncia.
6. Fracasso em fornecer previses nanceiras, oramentrias e de uxo de
caixa, elaborar planos ecazes de recursos ou especicar corretamente os
requisitos tcnicos e de qualidade.
7. Negociao deciente do contrato.
Execuo/implementao do projeto
Pelos patrocinadores, gerente e lder de equipe:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
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135
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136
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137
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138
Reviso e Discusso
1. Por que e em que bases alguns prossionais rejeitam conceitos de administrao
sistemtica de projetos? Sugira casos em que os projetos ad hoc ter-se-iam beneciado de uma abordagem sistemtica.
2. Quais critrios devem ser adotados na avaliao da probabilidade de sucesso de
um projeto?
3. Quais causas comuns de fracasso de projetos foram identicadas nos Estados
Unidos e no Reino Unido?
4. Quais fatores comuns foram identicados em projetos bem-sucedidos nos Estados
Unidos e no Reino Unido?
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139
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Captulo 8
5/1/2010 09:40:14
142
5/1/2010 09:40:15
143
interdependncias e dimenses complexas, elas so, em grande parte, independentes da lngua ou da cultura.
Para propostas simples, os diagramas de Gantt, histogramas e grcos so
provavelmente a forma de representao grca mais comumente usada e de fcil
compreenso e, para planejamento de cronogramas, atividades ou recursos, so
facilmente vinculados ao tempo ou produzidos em forma de agenda. As atividades
podem ser interligadas para mostrar suas relaes e interdependncia.
Diagramas de setas, grcos CPM, PERT ou redes de precedncia so tambm
uma forma bsica de comunicao, facilmente adaptada aos diferentes idiomas e
sistemas de unidade. Grcos desse tipo so facilmente produzidos com a ajuda
de softwares de planejamento simples. Os exemplos nas guras 8.1 e 8.2 foram
produzidos com a ajuda do Microsoft Project 98.
5/1/2010 09:40:15
5/1/2010 09:40:15
Projeto:
Projeto Up Market
Data: 08/04/02
Segunda-feira
Tarefa
Diviso
Progresso
Tarefas
1 Limpar o local
2 Instalar cabines
3 Revisar levantamento
topogfico
4 Escavar bases
5 Drenagem
6 gua
7 Parede de pedra calcria
8 Erguer cercas
9 Fertilizar a superfcie do solo
10 Bueiros
11 Classificar trajetos
12 Cavar orifcios para plantar
rvores
13 Selecionar rvores
14 Plantar rvores
15 Instalar energia
16 Construir blocos de sanitrios
17 Instalar ornamentos
18 Construir paredes do terrao
19 Construir muro frontal
20 Conectar pontos de gua
21 Preparar terreno
22 Delimitar canteiros
23 Pavimentar
24 Plantar arbustos
25 Instalar iluminao
26 Instalar assentos
27 Sinalizar rea
28 Limpar o local
Maio
Marco
Resumo
Tarefa realizada
Responsvel
hidrulico
Escavador
Encanador
Pedreiros
Diviso efetuada
Marco alcanado
Progresso alcanado
Caminho
Empreiteiro
Pesquisador
Tarefas externas
Resumo do projeto
Fiscalizao
de obras
Carpinteiro
Jardineiro
STQQSSDSTQQSSDSTQQSSDSTQQSSDSTQQSSDSTQQSSDSTQQSSDS TQQSSDSTQQSSDSTQQS
Abril
FIGURA 8.1
5/1/2010 09:40:15
Tera
13
20
26
gua 5 dias
19
14
15
Quinta
Quarta
12
Segunda
Abril 2002
Escavadeira 211
gua
Betoneiras
Escavadeiras
Planador
Escavadeira
Carregadores baixos
Compactadores
Betoneiras
Iadeiras
Betoneiras
Britadeira
Arador
Misturadores de
cimento
Compactadores
Empilhadeiras
Transportadores
Guindastes mveis
Caminhes
Limpadores de
estrada
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Recurso
ID
C
E
T
G
C
L
E
A
B
E
P
E
C
C
B
I
B
B
A
M
200%
150%
300%
200%
100%
150%
300%
100%
200%
100%
300%
300%
200%
100%
300%
200%
100%
200%
300%
100%
Mquinas
Mquinas
Veculos
Veculos
Veculos
Veculos
Veculos
Unid.
Mx
Mquinas
Mquinas
Mquinas
Mquinas
Mquinas
Mquinas
Veculos
Mquinas
Mquinas
Mquinas
Mquinas
Mquinas
Mquinas
Iniciais Grupo
$180,00/hr
$50,00/hr
$100,00/hr
$100,00/hr
$200,00/hr
$50,00/hr
$100,00/hr
$200,00/hr
$150,00/hr
$50,00/hr
$40,00/hr
$200,00/hr
$150,00/hr
$100,00/hr
$50,00/hr
$50,00/hr
$25,00/hr
$50,00/hr
$25,00/hr
$50,00/hr
Tarifa
padro
$180,00/hr
$50,00/hr
$100,00/hr
$100,00/hr
$200,00/hr
$50,00/hr
$100,00/hr
########
$150,00/hr
$50,00/hr
$40,00/hr
$20,00/hr
$150,00/hr
$100,00/hr
$50,00/hr
$50,00/hr
$25,00/hr
$50,00/hr
$25,00/hr
$50,00/hr
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
$0,00
Rateado
Rateado
Rateado
Rateado
Rateado
Rateado
Rateado
Rateado
Rateado
Rateado
Rateado
Rateado
Rateado
Rateado
Rateado
Rateado
Rateado
Rateado
Rateado
Rateado
Tarifa de Custo/
Montante
hora extra Uso
FIGURA 8.2
Limpar local
1
Tera
02/04/02
5 dias
Segunda
08/04/02
[continuao]
Construir muros
3 lados
5
Quarta
10/04/02
Levantamento topogrfico
do local
2
1 dia
Tera
Tera
09/04/02
09/04/02
Nivelar o local
3
Quarta
10/04/02
do terrao
15 dias
Tera
25/06/02
de sanitrios
20 dias
Quarta
15/05/02
9 dias
Segunda
22/05/02
e cercas/
Construir alicerce
8
5 dias
Quarta
Tera
17/04/02
23/04/02
Construir muros
7
Tera
04/06/02
e terraos
5 dias
Tera
16/04/02
Construir bloco
6
Quarta
17/04/02
Completar os muros do
terrao
10
10 dias
Quarta
Tera
01/05/02
14/05/02
3 dias
Tera
30/04/02
plantar
5 dias
Tera
21/05/02
Preparar para
11
Quarta
15/05/02
grandes
3 dias
Sexta
31/05/02
14
Segunda
03/06/02
6 dias
Segunda
10/06/02
Realizar acabamento
Plantar rvores
13
Segunda
27/05/02
15
Tera
11/06/02
6 dias
Tera
18/06/02
146
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147
Comunicao interpessoal
Os projetos dependem muito de liderana, trabalho em equipe, cooperao
e entendimento mtuo. A empatia, ingrediente vital da comunicao, inuenciada pela atitude e exemplo dos lderes de equipes e gerentes de projetos e pela
habilidade na comunicao interpessoal.
O stress uma causa comum de ruptura na comunicao e uma vez que muitos
projetos exigem que os membros da equipe trabalhem sob extrema presso, em
locais remotos e solitrios ou em condies perigosas, o trabalho s vezes envolve
considervel frustrao. Sob essas circunstncias, a possibilidade de discrdia
concreta e as tenses nocivas precisam ser neutralizadas.
Estudo de Caso
O perito em comunicaes
George Harris foi indicado para o cargo de gerente executivo em uma pequena
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149
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FIGURA 8.3
P
1
Transaes cruzadas
2
1
2
1
2
Transaes paralelas
1
2
3
Emoes positivas e sentimentos de satisfao podem ser bencos comunicao, mas sentimentos de culpa ou ansiedade normalmente so destrutivos e
difceis de dissipar.
Uma grande proporo do treinamento em resoluo de conitos baseia-se
na necessidade de os participantes descartarem ou dissiparem as implicaes e pre-
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152
conceitos emocionais que poluem a discusso e trocas efetivas e mutuamente bencas de opinies e permite que a comunicao prossiga na base de uma premissa
de raciocnio, lgica e vantagem mtua imparciais.
Aceitao da mudana
Um projeto uma mquina de mudana. Como tal, ser bem recebido por
alguns, mas temido e, possivelmente, obstrudo por outros, e raramente se podem
prever todas as conseqncias de um projeto ou o modo como sua implementao
afetaria cada interessado.
Alm de ser uma via para a inteligncia e o controle, a comunicao a rota
pela qual os obstculos mudana e s atitudes baseadas em experincias passadas
so superadas para provocar a morte das vacas sagradas, to fervorosamente defendidas por aqueles que resistem mudana.
Dessa forma, para que o projeto alcance seus objetivos, o gerente deve saber
quem so os interessados grupos e indivduos e, mais importante ainda, conhecer a natureza de seus diferentes interesses, pontos de vista e suscetibilidades.
FIGURA 8.5
Patrocinadores
Proprietrios
Financiadores
Avalistas
Governos
Vizinhos
Grupos da comunidade local
Fornecedores
Empreiteiros
Entidades previdencirias
Ambientalistas
Incorporadores
Funcionrios
Gerentes funcionais
Sindicatos
Organizaes internas
Alianas polticas
etc.
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153
Inteno
Fase
Segmento
1. Informao
Promover conscincia e
Explicar necessidade,
Perifricos (Cpia para
informao dos interessa- como o projeto afetar os entendimento
interessados
dos internos)
2. Aceitao
Perifricos principais
3. Status
4. Monitorao e controle
Todos os internos
Progresso e resultados
Confirmar aceitao de
projeto concludo, fornecer
base para avaliao.
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Arrolando os interessados
Entre os participantes internos incluem-se gerentes de projeto, membros da
equipe e empregados que geralmente precisam e tambm geram grande parte do
detalhe e o maior volume da comunicao. So fceis de identicar e suas necessidades requerem cuidadosa considerao.
Participantes externos, como, por exemplo, rgos governamentais diretamente
interessados no projeto, avalistas, nanciadores, banqueiros ou empreiteiros, tambm estaro diretamente envolvidos, mas seus interesses podem ser mais seletivos e,
em alguns casos, a natureza e a extenso de seu interesse podem ser menos bvias
para o gerente.
s vezes, difcil identicar participantes que se encontram em atividades de
apoio ao projeto. importante descobrir logo de incio quem so essas pessoas
porque, se os seus interesses forem ignorados, alguns podero emergir mais tarde
com resultados desagradveis.
Segmentando os interessados
A identicao e agrupamento dos interessados (segmentados) (Figura 8.7)
ajuda o gerente do projeto a decidir sobre o carter da comunicao essencial
(Figura 8.8), como e quando transmitir mensagens aos indivduos e grupos e avaliar
as reaes ou feedback que indicam como a mensagem foi recebida.
FIGURA 8.7
Pblico externo e
participante:
Avalistas
Banqueiros
Empreiteiros
Fornecedores etc.
Pblico externo
e perifrico:
Governo
Grupos de bem-estar
social
Ambientalistas
Pblico interno:
Socilogos
Lderes de equipe
Tecnlogos
Especialistas e consultores
Alfndega
Operadores e outro pessoal
Pessoal administrativo
e de apoio
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156
FIGURA 8.8
Nmero de beneficiados
Pblico e perifricos
Perifricos ao projeto
Interessados internos
Indivduos
Compreendendo os interessados
Ao conceber um plano de comunicao, o gerente deve saber quem so os
interessados, seus departamentos, responsabilidades e relacionamentos, bem como
a contribuio, apoio ou oposio que eles possam trazer ao projeto.
Os gerentes de projeto em territrio desconhecido esto sempre cientes das
diferenas de linguagem e condies, mas so geralmente alheios s diferenas essenciais e muito importantes da cultura. O fracasso em compreender o carter de
algumas presses desconhecidas sob as quais a populao local e a fora de trabalho
migrante tm de viver, a diversidade entre seus nveis de necessidade e aqueles que
pressupomos, ou apenas o modo como as expectativas dos moradores locais diferem
das nossas podem ter um efeito desastroso na comunicao.
importante entender as diferenas individuais e culturais que aparecem
em todos os nveis de interessados, ricos e pobres, sejam eles patrocinadores,
funcionrios do governo, empreiteiros, organizaes perifricas, grupos externos
ou funcionrios locais engajados no projeto (veja, por exemplo, Loosemore e Al
Muslmani, 1999).
Grande parte das pesquisas em psicologia industrial realizadas nas dcadas
de 1960 e 1970 hoje difamada, pressuposta ou foi substituda no ensino da
administrao ocidental, mas as teorias estabelecidas, tais como a da hierarquia
das necessidades de Maslow e a da higiene-motivao de Hezberg, so to exatamente apropriadas aos trabalhadores e a outros grupos de interessados nos pases
em desenvolvimento quanto em nosso ambiente. A avaliao e a considerao das
necessidades individuais dos interessados ajudam o entendimento e so uma base
essencial para a comunicao eciente.
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Estudo de Caso
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Marcos maiores
Marco
1977
1998
1999
2000
Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
Construo
Cerimnia de incio dos trabalhos
Ligao de energia eltrica
Concluso de parte da rea de produo
Concluso total da rea de produo
Acesso s instalaes de refrigerao
Concluso do laboratrio/rea penetrante
Data de concluso
Mquinas-ferramentas
Clula piloto de usinagem em operao
Incio do desenvolvimento do processo de
usinagem em Middlemarch
Teste de mquinas-ferramentas de usinagem na
fbrica
Primeira clula de usinagem em operao na
fbrica
Clula piloto EDM em operao
Primeiras mquinas EDM instaladas na fbrica
Primeira clula EDM em operao na fbrica
Logstica
Sistema de controle de produo
Cadeia de suprimento integrada
Cadeia de suprimento em operao
Planejamento de capacidade
Planejamento oramentado
Identificar a cadeia de valor
Sistemas de informaes internas
Suprimentos de apoio produo
Processos e procedimentos logsticos
Definio de treinamento em processos logsticos
Organizao logstica plenamente definida
Plano de continuidade dos negcios criado
Pessoal
Seleo inicial dos desenvolvedores do processo
completada
Termos e condies da instalao definidos
Processo inicial completa o recrutamento
Processo inicial coloca a populao em produo
Recrutamento concludo
Tecnologia da informao
Estgio de definio de sistemas concludo
Estgio de definio de desenhos concludo
Construo dos sistemas concluda (reviso tcnica)
Verificao dos sistemas concluda (reviso
operacional)
Partida
marcos
marcos
concludos
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Cronograma do Projeto
para a nova Instalao de Usinagem da Lmina da Turbina HP
Maio de 1998
Junho
Julho/agosto
Agosto
Dezembro
Maro de 1999
Abril
Janeiro de 2000
Comunicao de dados
A comunicao de dados vital para o minucioso controle e coordenao. A
integrao do planejamento de atividades e recursos, programao e mecanismos
de informao on-line possvel em quase todos os projetos, mas deve-se tomar o
cuidado de garantir que todos os responsveis pela entrada de dados estejam cientes
de sua responsabilidade e do mtodo e freqncia do relatrio ou entrada direta
de dados. Quando se utiliza entrada de dados on-line, salvaguardas so essenciais
para evitar a entrada inadvertida de dados incorretos ou no autorizados.
A maioria dos pacotes de software prev integrao automtica de informaes sobre atividades, recursos, materiais e pagamentos, bem como outras informaes nanceiras.
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Estudo de Caso
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especialista nas condies locais foi instruda a trabalhar dentro de uma estrutura
bem denida. Uma das principais preocupaes foi com o possvel impacto das
mudanas da pista sobre a populao local, alguma resistncia local que poderia
ter de ser superada e a convenincia da mo-de-obra local para o trabalho braal e
tcnico do projeto.
A equipe apresentou relatrio favorvel e recomendou aumento realista no oramento que contemplasse a construo de uma pista de pouso inteiramente nova,
paralela j existente, e novas pistas de rolagem e iluminao. Reparos menores
seriam realizados na pista em uso que permaneceria operante durante o trabalho de
construo. Devido s condies climticas extremas, a construo seria realizada
em duas fases durante o vero. A pista mais extensa implicaria tambm mudar o
local da torre de transmisso.
Pretendia-se fazer amplo uso de mo-de-obra local, mas previu-se um problema na entrega de certos materiais de construo e no embaraoso equipamento de
construo da pista. Considerou-se a viabilidade de transporte areo dos materiais
e mquinas parcialmente desmontadas, utilizando a pista existente, ou por meio de
uma extenso temporria da pista para comportar grandes transportes.
A equipe observou que o projeto talvez encontrasse oposio por parte de um
pequeno, mas potencialmente inuente, grupo de criadores de marta, uma vez que
seus animais poderiam ser adversamente afetados pelo aumento no barulho devido
nova rota de vo. O sucesso do projeto dependia da aquiescncia dos moradores cuja
aceitao em mudar, receber indenizao e/ou alguma forma aceitvel de reduo do
barulho teria de ser levada em considerao. Isso exigiu uma cuidadosa e coordenada
discusso e um plano de comunicao apropriado s condies e cultura locais.
O plano de comunicao
Um projeto avana por etapas e no h um modo universalmente aceito
de preparar o seu plano de comunicao. Entretanto, uma matriz de comunicao simples que liste o essencial um bom comeo. Depois de esboar
a matriz no incio do planejamento, acrscimos podem ser feitos medida
que o processo se desenvolve e, quando todos os itens importantes tiverem
sido includos, pode-se traar um diagrama de barras ou um cronograma. No
caso do Projeto da Pista Longa de Pouso, a comunicao com os interessados
perifricos foi estabelecida nos estgios iniciais do estudo de viabilidade, mas
nenhuma proposta foi levada adiante at que uma deciso final fosse tomada
quanto escolha dos mtodos de projeto do aeroporto. Um plano de comunicao simples, baseado na identificao dos interessados, foi ento redigido.
A primeira matriz esboada mostrada na Figura 8.9.
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164
FIGURA 8.9
Foco
Pblicos e perifricos
Interesses
individuais
Indivduos a serem
deslocados ou
realojados
Informaes gerais
Perifricos ao projeto
Governo e diretor da
aviao civil
Auxlio ao projeto
e dados operacionais
Suprimento ao
projeto
Necessidades do projeto,
mtodo de contratao e
pagamento
Condies do contrato
Contrato de transporte,
Operadores de transporte Horrio, pista de
pouso e condies horrios de embarque,
areo
especiais
provises para a pista
temporria
Internos ao projeto
Patrocinador/gerentes de Informaes de
controle do proprograma (agncia de
grama
ajuda)
Gerente do projeto,
consultor, lderes de
equipes, gerente de
suprimento
Principais empreiteiros
Gerente do projeto,
lderes de equipes
Acordos agncia/governo,
objetivos e plano do projeto, relatrios de andamento
e propostas de reviso,
desembolsos etc.
Todos os antecedentes e
detalhes
Mtodo
Quando?
NOTAMS, fax,
e-mail, telefone
Todos
medida que as informaes se tornem
disponveis
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165
Estudo de Caso
O projeto da pista de pouso da sia Central foi mais complexo do que sugere
esse resumo. Entretanto, seu sucesso pode ser atribudo a uma avaliao realista da
viabilidade, planejamento cuidadoso e padres ecientes de comunicao.
(O projeto da pista de pouso da sia Central baseia-se em uma troca de experincias e informaes do trabalho do projeto de construo do aeroporto na
sia Central.)
Controle do projeto
O controle do projeto est intimamente ligado aos planos, cronogramas e
procedimentos de apresentao de relatrios.
O gerente o timoneiro que precisa traar o progresso, olhar frente e prever
correntes, ventos contrrios e desvios a m de navegar por um curso seguro e direto,
rumo aos objetivos do projeto.
Embora o grosso do controle operacional seja exercido por meio de decises
imediatas por parte dos especialistas, lderes de equipes e sees, para conseguir
avaliar o efeito do controle operacional essencial que o gerente seja plenamente
informado das mudanas e seus resultados e, por isso, todas as questes signicativas devem ser relatadas.
O controle de projetos que envolvem tcnicas de engenharia simultnea
(concorrencial) exige uma abordagem de equipe particularmente coesa com a coordenao das atividades, conduzida em ntima cooperao e centrada no objetivo
da misso.
O controle em nvel de gerncia normalmente ocasionado por um ou mais
dos seguintes itens:
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Custo
Qualidade
Tempo
Com o propsito de controlar custos, podem-se xar limites acima ou abaixo dos
quais os custos reais no podero exceder as cifras oradas (Figura 8.11). Quando o
nvel ultrapassa limites predeterminados, o gerente alertado para agir, seja limitando
os custos ou revendo as estimativas oramentrias. A faixa de limite tambm alerta
para custos mais baixos do que o esperado de forma que, aps o exame dos gastos
cumulativos, uma ao oportuna possa ser tomada para realocao de fundos.
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Faixa de
variao aceitvel
Alerta de controle
Custo efetivo
(ACWP = actual cost of
work planned = custo real
do trabalho previsto)
Custo previsto
(BCWS = budgeted cost of
work scheduled = custo previsto
para o trabalho planejado)
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Reviso e Discusso
1. Discuta trs exemplos de uso eciente de grcos gerados por computador ou
materiais grcos especiais:
1.1 Na comunicao diria com o pessoal interno do projeto;
1.2 Como uma ajuda para a comunicao com interessados perifricos ou
externos ao projeto.
2. Descreva casos nos quais a comunicao eciente pode antecipar conitos com
ou entre interessados perifricos.
3. Considere o escopo e objetivos da produo de um CD ou videoteipe apropriados para o Projeto da Pista do Aeroporto na sia Central, os interessados
aos quais este material poderia ser dirigido e as maneiras pelas quais ele seria
melhor utilizado.
4. Cite seis exemplos de transaes cruzadas e paralelas entre diferentes estados de ego e descreva como as transaes cruzadas podem ser levadas a uma
concluso satisfatria. (Consulte T. Harris (1967), Eu estou OK, voc est OK,
caso necessrio.)
5. Exerccio de planejamento de comunicao
Alguns projetos tm um grande nmero de interessados perifricos e exigem
experincia em comunicao e negociao prolongada com diversos grupos de
interessados.
Utilizando como base o estudo de caso Adeus Subic Bay (Captulo 2):
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Captulo 9
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173
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174
Avaliao
Os mtodos de avaliao variam conforme os projetos e o tipo de inspeo.
Deixando de lado os procedimentos complexos para atividades especiais, a avaliao
prvia a uma inspeo peridica pode consistir em um demonstrativo nanceiro,
comparao entre os resultados planejados e os alcanados, natureza e raiz dos
problemas, ecincia dos remdios e procedimentos de comunicao e controle.
Alguns projetos so sensveis a mudanas externas, quer em funo de uma
de suas atividades passadas mesmo sem nenhuma relao com esta, como, por
exemplo, acontecimentos polticos, econmicos ou ambientais e seu impacto sobre
o ambiente.
Na inspeo nal (terminal), a avaliao da eccia do projeto pode ser completamente detalhada, incluindo demonstrativos nanceiros, relatrios de auditoria,
comparao entre resultados e objetivos, avaliao custo-benefcio, avaliao do
desempenho dos empreiteiros e consultores e, ainda, uma avaliao dos resultados
ambientais, sociais e ecolgicos e outros resultados relacionados ao projeto que no
fazem parte de seu propsito principal. Pode haver alguma forma de benchmarking
para estabelecer padres ou comparar os resultados com:
outros projetos da mesma organizao;
a operao de processos similares em outros campos de trabalho, ou em
outro lugar do mundo;
o trabalho e os resultados de concorrentes; e
a convenincia do equipamento, condies operacionais, conabilidade,
desempenho e valor.
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Inspees peridicas
O tipo do projeto determinar se as inspees de progresso devem ser programadas em cronogramas peridicos, por exemplo, a cada trs ou seis meses, ou aps
alcanadas determinadas metas, etapas ou marcos (um mtodo preferido pelos
patrocinadores de projetos maiores de desenvolvimento em que grandes reas de
atividade so repassadas a terceiros).
Depois do fracasso do AEW do Reino Unido, um dos objetivos da equipe de
estudo que examinava a administrao de projeto para grandes contratos de defesa
era de que o progresso fosse avaliado mais em relao aos marcos do que ao trabalho
concludo ou o tempo (Comptroller and Auditor General, 1985).
Para muitos projetos, pode ser desejvel uma combinao entre os dois
mtodos. A necessidade de monitorar o progresso e evitar a responsabilizao
do empreiteiro por trabalho que no resulta em um objetivo aceito favorece as
inspees baseadas na consecuo de marcos, mas para ajudar no monitoramento
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Abrangncia da inspeo
No se deve permitir que as inspees peridicas tornem-se complexas demais
(a menos que circunstncias especiais o exijam). Elas devem conrmar as atividades
e os resultados que foram realizados no prazo, dentro do oramento e de conformidade com o plano e inspecionar a situao nanceira e dos recursos do projeto.
Resultados melhores do que o planejado e concluso antecipada das atividades devem ser destacados como razes que contriburam para o bom desempenho
bem como detalhes oramentrios ou ajustes na programao (fundos excedentes
no devem ser prematuramente deduzidos dos oramentos do projeto).
reas para inspeo normalmente incluiriam alguns dos tpicos seguintes:
viso geral do progresso e eventos signicativos;
inspeo estratgica e progresso rumo aos objetivos e marcos;
situao poltica (se for o caso);
impacto sobre o meio ambiente;
situao tcnica;
recursos humanos e situao do quadro de pessoal (incluindo segurana e
previdncia social);
situao das contribuies de empreiteiros;
situao dos recursos;
atualizao nas nanas do projeto, oramentos e justicativas para aumento
de fundos;
falhas, problemas e ao paliativa para superar obstculos; e
viso geral da atividade futura e propostas para reviso do projeto.
Inspees peridicas de projetos complexos que exigem pesquisa, desenvolvimento ou minuciosa coordenao com outras atividades e as que envolvem
riscos ou novas tecnologias normalmente incluiro detalhes tcnicos de progresso
e perspectiva futura.
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178
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179
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180
Reviso e Discusso
1. Considere um programa adequado de inspeo para um projeto de seu conhecimento.
2. Liste reas que voc consideraria para uma inspeo peridica em um projeto de
construo de mdio prazo.
3. Discuta como as concluses de uma inspeo tardia (ps-trmino), algum tempo
depois do encerramento do projeto, podem diferir daquelas listadas na avaliao
nal e registradas no relatrio do projeto.
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