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Medidas de Controlo Interno para

as Remuneraes

Guilhermina Notio

01-10-2015

Remuneraes e Operaes com os

Trabalhadores
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Consideram-se remuneraes aos trabalhadores,

todas as quantias que lhes forem entregues como
contrapartida do trabalho ou em relao com o
vnculo contratual de trabalho com eles mantidos.
Fazem parte deste grupo os salrios, as
remuneraes extraordinrias, os subsdios, as
indemnizaes, as penses e outras remuneraes
aos trabalhadores.
Guilhermina Notio

01-10-2015

Remuneraes e Operaes com os

Trabalhadores
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Processo de Recrutamento do Pessoal: refere-se

ao processo que decorre entre a deciso de
peencher um cargo vago e o apuramento dos
candidatos que preenchem o perfil da funo e
renem condies para ingressar na empresa.
A vaga pode surgir por um dos dois motivos: ou
se trata de um cargo j criado e o anterior titular
foi transferido para outra funo, ou abandonou a
empresa, ou de um cargo novo que nunca antes foi
preenchido.
Guilhermina Notio

01-10-2015

Admisso do Pessoal
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Antes de ser tomada a deciso sobre o

preenchimento ou no da vaga, devem-se encarar
outras alternativas, tais como:
A redistribuio de tarefas atribudas a esse
cargo pelos restantes membros da equipa,
tornando-se desnecessrio uma nova admisso.

Guilhermina Notio

01-10-2015

Admisso do Pessoal
5

Uma anlise aprofundada do contedo dos

diferentes cargos, para concluir se h tarefas que
podem ser eliminadas, ou automatizadas para
evitar a contratao de mais trabalhadores.
A reanlise dos perfis e competncias das funes
mais prximas para o cargo vago para, atravs
da sua alterao ou enriquecimento, eliminar a
necessidade de recrutamento.

Guilhermina Notio

01-10-2015

Perfil do Candidato
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A definio do perfil do candidato compreende

trs elementos essenciais:
A identificao concreta da funo, o seu
contedo e o enquadramento organizacional.
A clarificao dos requisitos que o candidato
ideal deve preencher (aptides e competncias
tcnicas e de gesto, a experincia adquirida, as
dimenses comportamentais exigidas os factores
preferenciais e outros).
Guilhermina Notio

01-10-2015

Perfil do Candidato
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O que a empresa tem para lhe oferecer em troca

(salrio e benefcios atribudos ao cargo, as
oportunidades de desenvolvimento pessoal, as
possibilidades de carreira, o local de trabalho e
outras condies especficas).

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Formas de preenchimento do cargo vago

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Recrutamento interno, consiste no preenchimento

da vaga por um trabalhador que ocupa outra
funo, mas que j faz parte da empresa
Recrutamento externo, consiste em identificar no
mercado, candidatos com perfil para preencher a
vaga existente. Neste caso, a empresa pode
recrutar directamente o candidato dasejado ou
recorrer empresas especializadas.

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01-10-2015

Processo de Seleco
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Consiste na apresentao da proposta ao

candidato, sua negociao e aceitao pelo
candidato.

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01-10-2015

Processo de Seleco
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A seleco antecedida por um trabalho interno

visando clarificar entre outros aspectos os
seguintes:
O ttulo interno da funo
O nvel interno da funo
O local e o horrio de trabalho
O salrio inicial e o prazo de reviso
Os benefcios a que tem direito
Outros pontos relevantes
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Processo Individual do Trabalhador

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No processo do cadastro individual de pessoal

devero constar os seguintes documentos:
Contrato de trabalho
Carta do Candidato
Fotocpia do anncio de candidatura
Fotocpia do B.I. ou outro documento de
identificao
Certificado do Registo Criminal
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Processo Individual do Trabalhador

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Curriculum

acadmico e profissional
Resultados de exames mdicos e psicotcnicos
Relatrios
das entidades entrevistadoras
(internas e/ou externas)
Documento relativo situao do SMO
Documentos das pessoas que fazem parte do
agregado familiar

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Processo Individual do Trabalhador

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Condies

da admisso
Outros
documentos (todos os documentos
dirigidos ao trabalhador ou recebidos deste).

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Processo Individual do Trabalhador

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Sempre que se verifiquem alteraes de qualquer

tipo em relao situao do funcionrio, dever
os Servios de Pessoal proceder sua
actualizao no respectivo processo de cadastro
individual.

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Registo no Ficheiro Mestre de Salrios

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Compete ao chefe dos servios de Pessoal

proceder abertura dos novos funcionrios e
consequentes alteraes no ficheiro mestre de
salrios. Este registo efectuado com base na
informao constante na Ficha de Cadastro
Individual;
Aps o registo inicial do funcionrio todas as
alteraes ao ficheiro mestre de salrios so
efectuadas pelo chefe dos servios de Pessoal com
base em documentao autorizada pela
Administrao;
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Controlo da Actividade
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O controlo de actividade dos funcionrios, pode

ser efectuado atravs do sistema electrnico de
marcao de ponto. Para o efeito, utilizada um
carto individual que entregue ao funcionrio;
De acordo com a distribuio geogrfica dos
locais de produo, instalam-se os pontos de
marcao, nos quais os funcionrios introduzem o
carto no incio e trmino do seu perodo de
trabalho;
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Justificao de faltas
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As justificaes de falta pelos funcionrios, devem

ser anexadas s respectivas comunicaes
internas de faltas e entregues ao responsvel
pelo servio de pessoal para deciso devendo
datar e assinar aps a sua apreciao;
Com base na justificao de faltas, o funcionrio
dever confirmar ou no na aplicao de controlo
de ponto, as horas no trabalhadas para efeitos
de processamento de salrios;
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Justificao de faltas
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Todas as justificaes de faltas depois de

processadas devero ser arquivadas no
respectivo processo de cadastro individual do
funcionrio.

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Controlo das horas extraordinrias

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Para efeitos de controlo de Horas Extraordinrias,

diariamente emitido pelo sistema informtico, o
Mapa de Horas Extraordinrias (MHE) realizadas
por funcionrio por centro de custo;
A realizao de Horas extraordinrias dever ser
formalmente confirmada pela respectiva Direco
atravs
da
elaborao
do
documento
Comunicao de Horas Extraordinrias;

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01-10-2015

Controlo das horas extraordinrias

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As comunicaes de Horas Extraordinrias

devero espelhar no mnimo a seguinte
informao:
Nmero sequencial de emisso
Nmero interno e nome do funciono
Data e perodo das horas extraordinrias
Indicao do tipo de processamento das horas

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Controlo das horas extraordinrias

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Ao recepcionar as comunicaes de horas

extraordinrias, o servio de pessoal conferem as
horas mencionadas com as constantes no MHE, e
envia os documentos ao Administrador da rea
para autorizao do seu processamento;
Aps a aprovao pelo Administrador, as
Comunicaes so confirmadas na aplicao de
controlo de ponto, sendo classificadas de acordo
com o contrato de trabalho em vigor;
As comunicaes so arquivadas no servio de
pessoal por ordem cronolgica.
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01-10-2015

Processamento de Salrios
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Pressupostos bsicos
Assumimos que o processamento de salrio
encontra-se informatizado e os dados produzidos
no controlo de ponto, so transferidos para o
ficheiro mestre de salrios;
Os
restantes elementos necessrios para
processamento de salrio, podero ser
introduzidos directamente no ficheiro mestre, por
exemplo folha de consumo de refeies e
descontos diversos;
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01-10-2015

Processamento de Salrios
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O sistema informtico emite uma Listagem de

consistncia que resume as horas e valores
mensais a pagar que so conferidos para
identificao e correco de erros e omisses;
Feitas a verificaes e reverificaes, emite-se a
Listagem de Consistncia e realizado o fecho
do ms aps o que so emitidos os Recibos de
Salrios.

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Documentos resultantes do
processamento de Salrios
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Os recibos de salrios so emitidos em duplicado,

sendo numerados por ordem sequencial pelo
sistema informtico;
Emite-se tambm Mapas de relao das
transferncias bancrias e de relao de cheques
emitidos;

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01-10-2015

Documentos resultantes do
processamento de Salrios
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Aps o processamento de salrios, emite-se os

mapas de suporte que so:
Mapa de folhas de Salrios;
Mapa de resumo discriminativo
Mapa de registo contabilstico
Mapa de segurana social
Mapa para Companhia de Seguros;
Mapa de impostos sobre rendimentos de
singulares
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01-10-2015

Documentos resultantes do
processamento de Salrios
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Aps a emisso de todos estes mapas de controlo,

o chefe do pessoal deve rubricar e arquivar por
ordem cronolgica.

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Pagamento de Salrios
27

O pagamento de salrios aos funcionrios pode

ser por transferncia bancria e ou atravs de
cheques;
Aps o processamento de salrios emitido uma
listagem de transferncia de salrios que
referencia os montantes que devem ser
depositados por cada Banco e os montantes a
serem pagos por cheque;

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Pagamento de Salrios
28

A Listagem de Transferncia de Salrios emitida

em trs vias nomeadamente:
Original para Tesouraria;
Duplicado para Contabilidade;
Triplicado Servios de Pessoal
So emitidas pelo sistema informtico as Listagens
de Relao para Bancos e Pagamentos por
cheques para os devidos efeitos;
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Pagamento de Salrios
29

Ambas as listagens so emitidas em duas vias com

a seguinte distribuio:
- Original para Tesouraria
- Duplicado Servios de Pessoal
com base nas Listagens de Relao para Bancos
que o servio de processamento e Controlo
procede elaborao de uma carta de Pedido
de Transferncia Bancria;

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Pagamento de Salrios
30

Todas as listagens Relaes para Bancos devem

ser anexas s respectivas cartas de pedido de
Transferncia Bancria sendo entregues ao chefe
do Servio de Pessoal;
O chefe do Servio de Pessoal dever verificar e
rubricar todos os documentos, aps o que os
originais so enviados para a Tesouraria, no
sentido de se proceder s transferncias
bancrias e emisso dos cheques de pagamentos
aos funcionrios;
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01-10-2015

Pagamento de Salrios
31

Compete Tesouraria enviar todos os documentos

relativos s transferncias bancrias depois de
devidamente autorizado pelo Director Financeiro
e pela Administrao, e proceder emisso dos
cheques de pagamento de salrios;
Os cheques so emitidos na Tesouraria, pelo
sistema informtico, por ordem sequencial e
sempre numa base nominativa de acordo com os
montantes da Listagem Relao de Pagamentos
por Cheque;
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01-10-2015

Pagamento de Salrios
32

Aps a emisso dos cheques pela Tesouraria estes

so enviados para os Servios de Pessoal
acompanhados da respectiva listagem de emisso
de cheques.

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01-10-2015

Entrega de Salrios
33

A formalizao do pagamento de salrios feita

aquando da entrega dos Cheques e dos Recibos
de salrios aos funcionrios;
Compete ao servio de Processamento e Controlo
conferir todos os recibos e cheques de pagamento
de salrios antes de proceder sua distribuio
pelas diferentes Direces da empresa.
Os recibos e os cheques so distribudos pelas
diferentes Direces da Empresa a fim de serem
entregues aos funcionrios;
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01-10-2015

Entrega de Salrios
34

Aquando da entrega dos recibos, o funcionrio

dever assinar o duplicado, aps o que este
dever ser entregue no Departamento de
Recursos Humanos como comprovativo;
Todos os salrios que no sejam entregues aos
funcionrios devem ficar guardados em lugar
seguro no Servio de Pessoal por um perodo no
superior a uma semana e caso contrrio, os
documentos devem ser entregues Tesouraria.
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Pagamento de obrigaes legais

35

O pagamento das obrigaes legais resultantes

dos encargos de salrios dos funcionrios, como
por exemplo Segurana Social, Imposto sobre os
rendimentos singulares so da exclusiva
responsabilidade da Tesouraria;
O servio de pessoal no final de cada
processamento de salrios dever proceder
emisso, atravs do sistema informtico dos
respectivos mapas em duas vias;
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01-10-2015

Pagamento de obrigaes legais

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Os originais dos mapas depois de verificados e

rubricados pelo chefe do Servio de Pessoal so
enviados para Tesouraria para que seja
efectuado o seu pagamento;
Deve o servio de Pessoal manter em arquivo uma
cpia de todos os mapas que servem de base ao
pagamento das obrigaes legais.

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01-10-2015

Controlo de Seguros
37

Pressupostos bsicos
Existe uma poltica de seguros pr definida pela
alta Administrao da Empresa;
Existe uma rea dentro da empresa que se
responsabiliza pelo controlo e operacionalizao
dos seguros garantindo:
- Preenchimento de propostas
- Manunteno de ficheiros
- Pagamentos de prmios
- Controlo de aplices
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Controlo de Seguros
38

O preenchimento de uma proposta de seguro,

pelos servios responsveis, dever ter sempre
como base uma comunicao interna, assinado
pelo chefe de servios de pessoal;
Aps o seu preenchimento as propostas de
Seguros so entregues ao chefe dos servios de
Pessoal que as dever verificar e assinar antes de
serem enviadas Companhia de Seguros;

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01-10-2015

Controlo de Seguros
39

Aquando da aceitao de uma proposta de

Seguros o Servio responsvel procede
constituio do respectivo ficheiro que agrega os
seguintes dados:
Identificao do objecto;
Condies de controlo de seguro;
Registo de sinistros;
Recibos;
Outros documentos;
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01-10-2015

Controlo de Seguros
40

Para cada ramo de seguro, os servios

responsveis pelo controlo deve manter um
ficheiro no qual devem estar todas as informaes
referentes aos processos individuais de seguros
pertencentes a determinado ramo;

Guilhermina Notio

01-10-2015

Tipos de Seguros
41

Os principais tipos de seguros so:

Ramos automvel
Transporte de carga
Acidentes de trabalho
Vida
Responsabilidade civil
Incndios

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01-10-2015

Tipos de Seguros
42

Todos os processos individuais de seguros devero

ter uma Folha de Controlo de Pagamento de
Prmio, indicando os seguintes elementos:
Tipo de seguro
Identificao da companhia de seguros
Nmero da aplice
Perodo de validade do seguro
Nmero de recibos de pagamento
Valores pagos
Datas de conferncia e de pagamento
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Pagamento de Seguros
43

Para efeitos de pagamento de prmios de seguro

a respectiva companhia de seguros dever enviar
um Recibo/Talo para Servio de Pessoal;
Aps a recepo do Talo/Recibo compete ao
Servio responsvel, proceder verificao do
mesmo contra a aplice mantida em ficheiro, em
termos de:
Data de validade
Montantes de prmios
Identificao da aplice
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01-10-2015

Pagamento de Seguros
44

No caso de no existir discrepncia em relao

aos valores a pagar Companhia de seguros, os
servios responsveis, procedem ao registo do
recibo na respectiva Folha de Controlo de
Pagamentos;

Guilhermina Notio

01-10-2015

Pagamento de Seguros
45

Em seguida os servios responsveis, elaboram,

um documento Aviso de Lanamento, em
duplicado, inscrevendo os seguintes dados:
Nmero de aplice
Nmero de recibo/Talo
Valor a pagar
Identificao da Companhia

Guilhermina Notio

01-10-2015

Pagamento de Seguros
46

Os Avisos de lanamentos so anexados aos

Tales/Recibos e so entregues ao chefe dos
servios do pessoal para a devida reverificao;
Aps a verificao dos documentos todos, o chefe
dever rubricar o Aviso de Lanamento, sendo o
original enviado para a Tesouraria anexado ao
Talo/Recibo;

Guilhermina Notio

01-10-2015

Pagamento de Seguros
47

Compete Tesouraria emitir o cheque para

pagamento dos prmios de seguros com base no
montante constante no Aviso de lanamentos;
Aps a emisso do cheque pela Tesouraria este
entregue ao Servio responsvel que procede ao
seu envio para Companhia de seguros
acompanhado de uma carta;

Guilhermina Notio

01-10-2015

Pagamento de Seguros
48

Efectuado o pagamento do prmio de seguro, os

servios responsveis devero registar o
pagamento na respectiva Folha de Controlo de
Pagamentos, e manter em arquivo no ficheiro
respectivo uma cpia de todos os documentos
enviados.

Guilhermina Notio

01-10-2015

Seguros de Acidente de Trabalho

49

O seguro de acidente de trabalho afecto a

todos os funcionrios da Empresa;
Mensalmente os servios de Pessoal atravs do
servio de Aco Social dever proceder
emisso de uma listagem de todos os funcionrios
da Empresa, contendo a seguinte informao:
- Nomes e nmeros internos de funcionrios
- Vencimentos mensais por funcionrio
Guilhermina Notio

01-10-2015

Seguros de Acidente de Trabalho

50

A listagem emitida pelo sistema informtico em

duas vias, e o original dever ser enviado
Companhia de Seguros e o duplicado da listagem
dever ser arquivada por ordem sequencial de
emisso.

Guilhermina Notio

01-10-2015

Notificao de Acidentes
51

Aquando da ocorrncia de um acidente de

trabalho o chefe do sector de trabalho procede
elaborao de uma Comunicao Interna de
Acidente que enviada para o Departamento de
Recursos Humanos;
Aps a sua recepo, os servios responsveis,
devero efectuar um levantamento de informao
no sentido de ser elaborado um relatrio;

Guilhermina Notio

01-10-2015

Notificao de Acidentes
52

Todas as informaes obtidas pelos servios,

referentes a um acidente de trabalho devero ser
inscritas no documento Acidentes de Trabalho
inquritos ao acidente;
Baseado na informao constante no documento
Acidentes de Trabalho o Servio responsvel,
preenche o respectivo documento que reporta
Companhia de seguros a ocorrncia dos acidente.

Guilhermina Notio

01-10-2015

Vales de Adiantamento
53

Pressupostos
A empresa concede aos seus funcionrios a
possibilidade de estes poderem solicitar um valor
de adiantamento ao seu salrio;

Todos os adiantamentos concedidos aos

funcionrios tero de ser descontados no
processamento
de
salrios
do
ms
correspondente.
Guilhermina Notio

01-10-2015

Vales de Adiantamento
54

Procedimentos

Os Vales de Adiantamento devero ser

solicitados pelos funcionrios aos servios de
Pessoal. Aquando do pedido de adiantamento o
servio de pessoal emite pelo sistema informtico,
o Vale de Adiantamento em duas vias, que
entregue Administrao para efeitos de
autorizao;

Guilhermina Notio

01-10-2015

Vales de Adiantamento
55

Aps a autorizao, o Vale de Adiantamento

entregue Tesouraria para que seja efectuada o
pagamento;
A tesouraria dever entregar o valor
correspondente ao vale nos servios de Pessoal
acompanhado
de
respectivo
Vale
de
Acompanhamento, aps o que este confirmado
no sistema de processamento de salrios, ficando
lanado na conta corrente do funcionrio;
Guilhermina Notio

01-10-2015

Vales de Adiantamento
56

O servio de pessoal dever fazer a entrega do

valor ao funcionrio, que dever assinar o
respectivo Vale de Acompanhamento e retendo
uma via deste. O duplicado dever ser arquivado
nos servios de Pessoal por ordem cronolgica;
A regularizao do valor adiantado feita
automaticamente pelo sistema informtico,
mediante a indicao da data em que o mesmo
deve ser efectuada.
Guilhermina Notio

01-10-2015

Objectivos de Auditoria
57

Os objectivos de auditoria para as remuneraes

consistem em verificar se:
Os procedimentos contabilsticos e as medidas de
controlo interno relacionados com os custos com o
pessoal so adequados e se esto a ser
aplicados.
Os custos com o pessoal esto relacionados com a
actividade da empresa, esto adequadamente
apresentados na D/R e dizem respeito ao
exerccio em anlise.
Guilhermina Notio

01-10-2015

Objectivos de Auditoria
58

Todas
as
responsabilidades
significativas
incorridas at a data do Balano esto
registadas e classificadas no mesmo pelos seus
valores apropriados.
Todas as informaes pertinentes esto
adequadamente divulgadas em anexo.

Guilhermina Notio

01-10-2015