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DIRETOR DO ESCRITRIO
CENTRAL DE RESULTADOS EM
PROJETOS DO GERAES
ASSESSOR-CHEFE DA
ASSESSORIA DE MELHORIA DA
GESTO - AMG
Frederico de S. C. Ribeiro
Solimar Assis
Maria A. de A. Vasconcelos
Julho de 2014.
AMG
COIMGE
EAP
GERAES
NCIM
OSCIP
PMDI
PPAG
SCCG
SCPPO
SCRLP
SEPLAG
SIGPLAN
SPGF
TAP
WBS
ndice de Ilustraes
FIGURAS
QUADROS
Quadro 1 Dimenses do Gerenciamento ................................................................................... 8
Quadro 2 Clculo da Nota do Risco .......................................................................................... 35
Quadro 3 Conceito de Monitoramento.................................................................................... 39
FIGURAS ............................................................................................................................4
QUADROS ..........................................................................................................................4
1. FUNDAMENTOS DE PROJETOS ORIENTADOS PARA RESULTADOS ...................................................6
1.1. Foco em um Pblico-Alvo Definido ................................................................................ 6
1.2. Alcance Estratgico ........................................................................................................ 6
1.3. Intensidade, Prontido e Proximidade da Ao Gerencial............................................. 7
2. O GERENCIAMENTO DO PROJETO ESTRATGICO .......................................................................8
2.1. Conceito de Gerenciamento .......................................................................................... 8
2.2 O Gerente de Projeto Estratgico ................................................................................. 10
3. ESTRUTURAO DE PROJETOS ESTRATGICOS ........................................................................ 13
3.1 Iniciao......................................................................................................................... 13
3.2 Planejamento ................................................................................................................ 16
4. O MONITORAMENTO DE PROJETOS ESTRATGICOS ................................................................. 39
4.1
Conceito do Monitoramento................................................................................... 39
4.2
4.3
4.4
4.4.1
4.4.2
4.4.3
4.4.4
5.2.
5.3.
5.4.
Viso Sistmica e de Longo Prazo: implica planejar e gerir o Projeto Estratgico como
uma totalidade organizada, composta de iniciativas mltiplas e diversas que devem ser
articuladas e alinhadas para produzir resultados sustentveis no mdio e longo prazo,
sempre considerando sua contribuio para o Plano Mineiro de Desenvolvimento
Integrado (PMDI);
6
Integrao
Pessoas
Escopo
Comunicao
Tempo
Riscos
Custos
Aquisies
Qualidade
Partes Interessadas
th
Fonte: A guide to the project management body of knowledge 5 edition. PMI, 2012.
Integrao gerenciar a Integrao do Projeto Estratgico como montar um quebracabea, de modo que cada pea esteja em seu lugar, de maneira coerente e
consistente, a fim de se obter o resultado final esperado. Assim, o Gerenciamento da
integrao do Projeto busca assegurar que as diversas reas estejam alinhadas entre si
e garantir que todas as etapas e documentos sejam realizados conforme necessrio
desde a iniciao at o encerramento do Projeto.
As perguntas que o Gerente do Projeto precisa responder so: meu Projeto est
evoluindo de forma coerente e consistente com os resultados desejados? Estou
conseguindo ter a participao efetiva e integrada de todas as organizaes e equipes
executantes das aes do Projeto? Tenho uma viso de conjunto do Projeto, suas
aes, seus executores?
O Escopo do Projeto pode ser aperfeioado ao longo de sua implantao, a partir das
informaes geradas pelos processos de Monitoramento e de avaliao, desde que
passe pelo fluxo de Gesto de Mudana do Projeto.
Custos - gerenciar os Custos do Projeto assegurar que ele seja concludo cumprindo o
oramento previsto. O dimensionamento dos custos na etapa de Planejamento e nas
revises do Projeto deve ser o mais realista possvel.
O Gerente do Projeto, principal responsvel pela gesto de Custos, deve dispor de
informaes confiveis da realizao financeira do Projeto e acompanhar e participar
da elaborao de seus oramentos.
Tomada de Deciso no mbito de cada Projeto Estratgico. Por outro lado, o sucesso do
Projeto depende da cooperao, orientao e apoio da organizao funcional, para que o
Gerente do Projeto possa exercer suas funes.
Conduzir a execuo do Projeto dentro dos requisitos de qualidade, custo e prazo para
o alcance dos resultados planejados;
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Nome do Projeto;
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Escopo do Projeto: Aquilo que o Projeto pretende realizar, em linhas gerais, explicitando a
entrega final;
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3.2 Planejamento
No processo de planejamento do Projeto Estratgico so definidos o Escopo, as metas, os
marcos, as responsabilidades, a Identificao de Riscos, dentre outros. O documento que
sintetiza tudo isso o Plano de Gerenciamento do Projeto, destacado a seguir.
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Cronograma;
Planejamento de Comunicaes;
Matriz de Responsabilidades;
Planejamento de Qualidade;
Planejamento de Aquisies;
Planejamento de Riscos;
Planejamento de Convnios.
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Exemplos:
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Fonte: Seplag/MG
Conforme exposto no exemplo acima, o primeiro nvel da EAP deve representar o Projeto
como um todo. O segundo nvel deve-se representar os Subprojetos, de forma a se ter uma
viso de como o Projeto est estruturado de forma macro. A partir do terceiro nvel comea-se
a detalhar os Subprojetos, identificando as entregas agregadas e depois as decompondo at se
chegar ao menor nvel de detalhamento. necessrio que a EAP do Projeto Estratgico seja
detalhada pelo menos at o terceiro nvel.
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Planejamento de Comunicaes
O processo Planejamento de Comunicaes determina as necessidades de informaes e
comunicaes das Partes Interessadas do Projeto Estratgico; por exemplo, quem precisa de
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qual informao, quando precisaro dela, como ela ser fornecida e por quem. Embora todos
os Projetos compartilhem a necessidade de comunicar suas informaes, as necessidades de
informaes e os mtodos de distribuio variam muito. Um fator importante para o sucesso
do Projeto conseguir identificar as principais Partes Interessadas e as suas necessidades de
informaes, determinando uma maneira adequada para atender a essas necessidades.
Figura 5 - Planejamento de Comunicaes
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Fonte: Seplag/MG
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Aps a definio de como ser feita a Gesto de Riscos, cada Projeto Estratgico passa por um
momento de identificao desses Riscos.
A Identificao de Riscos determina os Riscos que podem afetar o Projeto e documenta suas
caractersticas. Deve ser realizada de forma constante pelo Gerente do Projeto no seu dia-adia, durante todo o ciclo de vida do Projeto. No entanto, esto previstos momentos anuais de
Identificao de Riscos, chamados aqui Workshops de Identificao de Riscos.
Os Workshops de Identificao de Riscos so encontros anuais no qual, com a presena dos
principais stakeholders4 do Projeto Estratgico, Riscos so levantados e revistos. Ocorrem
sempre no momento de planejamento do Projeto Estratgico, normalmente no fim de cada
ano. Participam do Workshop o Gerente de Projeto Estratgico, o Gerente do Programa
Estruturador a qual o Projeto se vincula, a Equipe do Projeto, a rea meio do rgo e, quando
possvel, parceiros externos ao Governo, como Organizaes da Sociedade Civil de Interesse
Pblico (OSCIPs), consultorias, entidades de outras esferas de Governo, dentre outros.
Tendo como insumos a Estrutura Analtica do Projeto (EAP), o mapa de stakeholders, o
Cronograma e uma anlise das Solicitaes de Mudana nos anos anteriores, caso seja um
momento de replanejamento, no Workshop de Identificao de Riscos realizado um grande
brainstorming5 entre os participantes sobre potenciais eventos que possam afetar o
desempenho do Projeto, sejam negativos ou positivos.
O Workshop tem durao estimada de uma tarde e acontece sob coordenao da Assessoria
de Gesto Estratgica e Inovao (AGEI) do rgo ao qual o Projeto Estratgico est
subordinado. Em alguns casos, a coordenao pode ficar por conta do GERAES, quando for
conveniente.
Durante o Workshop, alguns pontos de ateno devem ser considerados na identificao dos
Riscos. A seguir seguem perguntas auxiliares:
Escopo:
o Os limites e os objetivos esto bem definidos e todos tem clareza dos
mesmos? O que pode invalidar ou prejudicar a entrega final do Projeto?
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Cronograma:
o Quais pontos so crticos para a execuo do Projeto? O que pode atrasar seu
Projeto?
Custo:
o Quais itens so cercados de incerteza?
Matriz de Stakeholders:
o Todos os atores esto alinhados? H um fluxo de comunicao? Existe algum
Risco relacionado a atores externos ao Governo?
Premissas do Projeto:
o O que pode invalidar as premissas do Projeto?
Durante o Workshop, todas as ideias que surgirem devem ser anotadas sem a preocupao de
organiz-las. Dessa forma o Workshop fluir melhor, sem interrupes. Aps o Workshop deve
haver um momento em que a AGEI deve organizar melhor as ideias, separando o que so
Riscos, o que so situaes de Riscos, gatilhos, contramedidas, etc. Para auxlio desse
momento, foi elaborada uma planilha padro, de forma que as ideias fiquem melhor
organizadas.
O processo de Identificao de Riscos normalmente conduz ao processo de Anlise Qualitativa
de Riscos. Alternativamente, tambm pode conduzir diretamente ao processo Anlise
Quantitativa de Riscos quando realizado por um Gerente de Riscos experiente. Em alguns
casos, a simples identificao de um Risco pode sugerir sua resposta e esses casos devem ser
registrados para anlise e implementao adicionais no processo de Planejamento de
Respostas a Riscos.
Aps a identificao dos Riscos, para cada Risco identificado deve-se responder uma srie de
perguntas que indicar a classificao do Risco, indicando se um Risco alto, mdio ou baixo.
A instituio de perguntas e respostas para analisar o Risco se deu na tentativa de objetivar um
pouco mais a anlise, no deixando-a superficial e subjetiva. Alm disso, fora um exerccio
dos envolvidos em detalhar ao mximo o Risco, facilitando assim seu entendimento e
compreenso.
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Fonte: Seplag/MG
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Fonte: Seplag/MG
A caracterizao do Risco definida por quatro perguntas, cujo objetivo ambientar o Risco e
entender a sua natureza. Em parte, a planilha padro utilizada aps o Workshop de
Identificao de Riscos pode ser um bom insumo, de forma que subsidiem a fundamentao
das respostas. As repostas podem ser abertas ou pr-definidas em lista. A seguir as perguntas
e sua devida explicao:
1. Qual a causa do Risco?
Busca responder o que pode fazer com que o Risco acontea. Pode ajudar a confirmar ou
refutar as possveis contramedidas j identificadas.
2. Qual a natureza do Risco?
Busca identificar o tipo do Risco. Por exemplo, se o Risco relacionado licitao, compras,
obras, financiamento, etc. Novamente, auxilia na definio de como ser tratado o Risco.
3. O Risco est relacionado algum contrato?
Busca identificar se o Risco se relaciona a algum contrato. Pode influenciar a uma boa gesto
de contratos, uma vez que grandes Riscos podem estar relacionados aos contratos firmados
pelo Projeto.
4. Qual o gatilho do Risco?
Busca responder a partir de qual situao se deve agir de forma mais enrgica, evitando assim
que o Risco acontea ou aproveitando a oportunidade criada.
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O impacto do Risco, por sua vez, passa pela objetivao do efeito em cada rea do Projeto,
indo do Escopo at aos stakeholders. Para cada resposta dada s perguntas relacionadas ao
Impacto do Risco e probabilidade do Risco atribui-se um valor de 1 a 3, no qual 1
representa Baixo, 2 Mdio e 3 Alto. Ao final gerar uma nota de classificao. A seguir
seguem as perguntas relacionadas ao Impacto dos Riscos no Projeto:
5. Qual a abrangncia do Risco?
Busca identificar a rea de impacto do Risco, se restrito ao Projeto ou tem dimenses
organizacionais.
Impacta o Programa: 2
Internos Secretaria: 1
Externos ao Governo: 3
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Indcios fracos: 1
Indcios razoveis: 2
Indcios fortes: 3
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14. Este Risco j se tornou uma dificuldade e/ou oportunidade em Projetos anteriores
semelhantes?
Busca identificar se existe histrico de Riscos parecidos que possa indicar a probabilidade de
ocorrncia.
Baixo: 1
Mdio: 2
Alto: 3
Feeling: Percepo, viso prpria sobre certo assunto com base na experincia ou no conhecimento de
certos fatos que podem influenciar sua evoluo.
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Fonte: Seplag/MG
Dessa forma, a Nota do Risco um nmero que varia de 1 a 9 e que indica a gravidade do
Risco. Se a nota ficar entre 1 e 3, o Risco considerado Baixo. Entre 3 e 6, Risco considerado
Mdio. Por fim, entre 6 e 9 o Risco considerado Alto. A partir dessa nota e das respostas da
anlise tem-se insumos necessrios para traar quais aes sero tomadas no tratamento do
Risco e qual ator deve monitorar o Risco mais de perto.
As perguntas e respostas bem como o clculo da anlise esto contempladas no Sistema de
Monitoramento e Gesto da Estratgia Governamental. Dessa forma, aps a realizao dos
Workshops de Identificao de Riscos e a realizao da anlise, os Riscos devem ser inseridos
no Sistema (Figura 9).
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Fonte: Seplag/MG
Para garantir o alcance dos resultados do Projeto, no basta apenas realizar o seu correto
planejamento, estabelecer metas factveis, alocar recursos, nem tampouco velar pela sua
execuo e aferir os produtos imediatos. preciso ir alm: avaliar o desempenho do Projeto,
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cuidar para que esteja sendo executado dentro dos padres de qualidade, custo e prazos
requeridos, avaliar a necessidade de ajustes de modo que recursos importantes no sejam
desperdiados em Subprojetos que no estejam alinhados com os objetivos do Projeto e,
consequentemente, no contribuiro para o alcance dos resultados.
O Monitoramento, quando realizado de forma contnua e intensiva, permite:
A qualidade dos produtos dos Subprojetos entregues, tendo como referncia a sua
contribuio para o alcance dos resultados do Projeto; e
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Fonte: Seplag/MG
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Nesse nvel, ocorrem as reunies de Status Report (ver Item 4.4.1) com a presena do Gerente
de Programa, Gerente dos Projetos Estratgicos, AGEI e GERAES. Faz-se fundamental que o
Gerente do Projeto Estratgico e a AGEI responsvel estejam preparados para a reunio de
Status Report, com as informaes atualizadas no Sistema e antecipando possveis
esclarecimentos necessrios.
Os problemas e as oportunidades que surjam durante a execuo do Projeto devero ser
cadastrados no Sistema de Monitoramento e Gesto da Estratgia Governamental e, quando
necessrio poder ser encaminhado para a Reunio de Comit de Resultados.
No nvel Comits so tratados os problemas enfrentados pelos Programas Estruturadores e
que no foi possvel solucion-los nas instncias inferiores de deciso. Tais problemas so
abordados no Comit de Resultados.
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frequncia, o Gerente se defronta com obstculos, cuja superao demanda decises de nveis
hierrquicos superiores.
ATORES DO MONITORAMENTO
O processo de Monitoramento dos Projetos Estratgicos do Governo de Minas Gerais
executado por dois atores principais: O GERAES, responsvel pelo Monitoramento dos
Programas Estruturadores, Projetos e Processos Estratgicos, em nvel central, e a AGEI,
responsvel pelo apoio e acompanhamento da execuo dos Projetos e Processos Estratgicos
em nvel setorial.
Os principais papis da AGEI so:
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dos mesmos. O conhecimento preciso dos avanos e dos problemas permite determinar a
situao real do Projeto e orientar a atuao do Gerente.
Para garantir que as Reunies de Monitoramento provoquem decises eficazes preciso que
as informaes dos Projetos Estratgicos estejam atualizadas no Sistema de Monitoramento e
Gesto da Estratgia Governamental pelos Gerentes, que devem efetuar a anlise crtica
dessas mesmas informaes.
Os principais produtos das Reunies de Monitoramento devem ser decises e planos de ao
com providncias, prazos e responsveis, que aumentem a capacidade de execuo e gerao
de resultados. Para fins de Monitoramento, deve-se evitar, a todo custo, a realizao de
reunies que visam somente o acompanhamento da execuo fsica e financeira dos Projetos,
sem o foco na Tomada de Deciso para soluo de problemas.
Tomada de Deciso para superaes dos problemas identificados no dia a-dia, que no
foram solucionados;
Periodicidade
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Participantes
Pauta Padro:
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Fonte: Seplag/MG
Essa etapa ocorre durante antes das reunies de acompanhamento do Projeto. O Gerente
dever realizar as seguintes atividades:
Etapa 2
As Solicitaes de Cotas Oramentrias cadastradas pelo Gerente de Projeto no Sistema so
informadas ao GERAES, via e-mail automtico, que dever realizar as seguintes atividades:
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Gestor(a) do GERAES;
O COIMGE ainda conta com outros membros que sero convocados quando o assunto for
pertinente sua rea, a saber:
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Fonte: Seplag/MG
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O Projeto Estratgico, portanto, deve ser revisado anualmente como consequncia direta da
mensurao de resultados e Avaliao do Projeto. Revises extraordinrias devero ser feitas
quando fatos relevantes que possam alterar significativamente as probabilidades de alcance
dos resultados. Nesses casos, o Gerente do Projeto Estratgico, em articulao com o Gerente
do Programa Estruturador e do GERAES, far uma anlise dos impactos das mudanas
ocorridas ou previstas (em termos de intensidade e urgncia) e propor medidas corretivas ou
preventivas.
A reviso do Projeto deve seguir os procedimentos de planejamento e gerar nova verso do
Projeto, que dever ser repactuada, ensejando um aditivo ao Acordo de Resultados pactuado
com o Governo.
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6. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
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