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10 APLICATIVOS QUE VO POTENCIALIZAR O USO DO

MTODO GTD NO SEU DIA A DIA


Profissionais que trabalham em escritrios ou em home office (isso inclui freelancers e profissionais
autnomos em geral) tm encontrado uma dificuldade no que diz respeito ao gerenciamento de tempo.
bastante comum ouvir colaboradores dizerem a seus colegas que esto sem tempo, que no
conseguiram concluir as tarefas do dia, de maneira que devero levar o trabalho pra casa, ou, ento,
devero chegar mais cedo no escritrio no dia seguinte para que possam entregar qualquer tipo de
demanda.
Na maioria das vezes em que isso observado, o diagnstico : postergao. Ao receber um e-mail,
respond-lo no mesmo momento parece ser uma atitude bvia, mas quando a mensagem ali inserida
depende de alguma ao, a resposta fica para mais tarde e atropelada por vrias outras mensagens e
outras demandas recebidas com o passar das horas. Essa primeira atividade ficar em stand-by e,
consequentemente, existe algum (possivelmente o remetente do e-mail), que depende dessa resposta
para continuar com suas atividades dirias. Isso gera um crculo vicioso em que as tarefas no so
realizadas por qualquer motivo, menos por falta de tempo.
Considerando que a maioria das pessoas tem uma carga diria de oito horas de trabalho (saiba aqui o
porqu de isso no ser o mais lgico), difcil entender como as tarefas no so feitas em tempo hbil.
As aplicaes de escritrio, em sua maioria, contam com a utilizao de um smartphone e de um
computador esse o principal motivo que faz com que os aplicativos e ferramentas online, que
potencializam maneiras de organizar e executar as tarefas, sejam to utilizados no mundo todo. Alm
de organizar as tarefas para execut-las, possvel compartilhar uma lista de atividades, prazos e
descries.

O que o Mtodo GTD?


O mtodo GTD (Getting Things Done ou fazer as coisas, em traduo livre) um aliado tanto de
profissionais autnomos, quanto de profissionais que trabalham de maneira mais tradicional em
escritrios e tm horrios determinados diariamente. Esse o mtodo que indica algumas verdades
sobre fazer as atividades do dia a dia com excelncia e em tempo hbil. Quando uma atividade pode ser
realizada em at 2 minutos, ela deve ser feita na hora em que foi identificada como uma atividade em
potencial. Quando a atividade deve ser delegada, o ideal inseri-la em um sistema em que essa
atividade possa ser visualizada por quem est delegando e por quem deve execut-la, de maneira que
fique pendente at que seja realizada por completo. Ferramentas online e aplicativos para smartphones
com opes de integrao so os principais aliados de quem quer aderir ao mtodo GTD e tornar sua
vida mais fcil.
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Esse mtodo foi criado David Allen, que lanou um livro que chegou ao Brasil com o ttulo
Produtividade Pessoal A Arte da produtividade sem stress, obra que preza pela realizao das
tarefas dirias (sejam elas profissionais ou no) com o auxlio de ferramentas online e offline que
tornam a organizao do que deve ser feito ainda mais eficiente. O mtodo GTD dividido em quatro
etapas, que devem ser seguidas para que a organizao seja bem sucedida: Coleta, Processamento,
Ao e Reviso.
Segue abaixo um fluxograma para ilustrar de forma mais clara o funcionamento do mtodo. Se tiver
alguma dvida no hesite em deixar um comentrio no final do post:

O fluxograma preza por identificar quais so as tarefas executveis e qual atitude deve ser tomada no
caso de essa tarefa necessitar ser delegada ou definida posteriormente. Em vez de seguir somente a
intuio, o usurio do GTD incentivado a tomar conscincia de suas aes de maneira que alcance
mais clareza, expanso, expresso, explorao e energia em todas as suas atividades.

1.Aplicativos para fase de Coleta


Tudo o que est em sua cabea, que deve ser feito, lembrado e realizado, deve ser registrado em uma
caixa de entrada (muitas pessoas utilizam um caderno bsico). Nessa caixa de entrada, a coleta de
todas as informaes que esto pendentes deve ser registrada e, nessa etapa, tudo deve ser
considerado, desde as atividades profissionais, pessoais e domsticas. O ideal que a separao das
informaes dessa fase seja feita em datas. Abaixo compartilho algumas opes de aplicativos para essa
fase:
1. WorkFlowy: Uma excelente ferramenta de coleta de ideias e
criao de listas Workflowy, que tem como slogan organize
seu crebro. Atravs do WorkFlowy voc poder transferir tudo
que est na sua cabea para essa lista online, de forma que voc
consiga registrar e organizar tudo, sem deixar passar nada.
possvel criar listas por categorias e separaes que fazem com
que tudo seja organizado em reas de responsabilidade, que
auxiliam na hora de definir as prioridades e executar tarefas. Essa ferramenta est disponvel atravs
da web, mas tambm oferece o aplicativos para iOS e uma verso mobile para os usurios de outros
sistemas.
2. Google Keep: Uma excelente novidade que o google lanou
esse ano o Google Keep. Rival do Evernote, o servio permite
que voc crie notas e listas de tarefas com udio, imagem e at
mesmo os post-its virtuais. Disponvel para o Chrome e
Android (4.0 ou superior), o aplicativo totalmente
customizvel, pois possibilita que as notas, figuras e fotos sejam
personalizadas com at oito cores diferentes e ainda oferece a opo de transcrever a fala em texto,
incorporando o udio original nota. Para comear, necessrio que voc tenha uma conta Google,
alm de acesso ao Drive.
3. Pocket: Este um aplicativo desenvolvido para que voc no
deixe nada de interessante passar em branco, deixando
armazenado tudo que voc viu de interessante na web ou at
mesmo aquilo que deseja ler posteriormente. um
aplicativo multiplataforma que funciona em seu smartphone,
tablet ou at mesmo em seu Pc ou Mac. Todo seu contedo salvo
sincronizado automaticamente entre todos dispositivos, e
ainda possvel utilizar e ler seus arquivos mesmo sem uma conexo de internet ativa (offline). O
Pocket tambm oferece extenses para os navegadores Chrome e Firefox para salvar o contedo com
apenas um clique.

2.Aplicativos para fase de Processamento


Essa a fase em que as ferramentas de o que fazer deve ser acionada. o momento de examinar
todos os inputs recolhidos na fase anterior e decidir quais os significados, objetivos e que
compromissos queremos estabelecer para cada um deles. Existem vrias ferramentas gratuitas e
online, que podem ser integradas entre o computador, celular e outros dispositivos mveis, para que
sejam visualizadas com mais facilidade.
4. MindMeister: A tcnica de mapas mentais um dos
recursos mais eficientes para conseguir organizar as ideias de
uma forma mais clara. Isso porque ela contribui diretamente
com a cognio e a memorizao. O aplicativo auxilia tambm no
desenvolvimento do trabalho, pois permite que vrios
colaboradores em diferentes lugares possam desenvolver o
mesmo mapa, auxiliando nos trabalhos que deve ser realizados
de forma colaborativa. Entre as funes do aplicativo Mindmeister est a possibilidade de adicionar
links, comentrios, tarefas, cones, relacionar os itens do mapa, inserir itens multimdia e anotaes. O
app pode ser alterado tambm via SMS e por email, e todas essas modificaes feitas so salvas
automaticamente. O app est disponvel para iPhone, Ipad e Android, alm da verso web.
5. SimpleMind: Est uma excelente ferramenta disponvel
para Android, iOS, Windows e Mac, que oferece ao usurio todos
os recursos necessrios para a criao de mapas mentais. Com
ele, voc ser capaz de estruturar uma ideia fazendo com que
tudo que a envolva esteja interligado de alguma
forma. Independente da plataforma usada, o SimpleMind
oferece comandos acompanhados de cones representativos de
sua funo, o que simplifica o uso mesmo com a aplicao disponvel apenas no idioma Ingls.
6.Evernote: O Evernote um dos aplicativos mais conhecidos
e utilizados no mundo todo e no poderia faltar aqui nesta lista.
O app permite o armazenamento de diferentes contedos, como
fotos, desenhos, udios e vdeos. Atravs dele podemos organizar
as ideais em cadernos utilizando o mesmo conceito de mapa
mental. Os cadernos podem ser os troncos principais e os subtroncos ramificamos em notas. Com isso visualmente voc pode
perceber o quo relevante uma informao. O aplicativo est disponvel para baixar de forma
gratuita para Android e iPhone, porm ele tambm oferece uma verso premium com alguns recursos
adicionais.

3.Aplicativos para fase de Ao

a hora da verdade. Para que os objetivos de toda a organizao sejam alcanados, necessrio que
tudo que foi coletado e processado seja executado. Para que isso acontea, David Allen, criador do
mtodo GTD, defende que realizar as tarefas em ordem uma das maneiras mais eficientes para que
tudo seja feito de acordo com o tempo disponvel. Por isso, extremamente importante elencar a
importncia de cada uma das atividades e de sua realizao em tempo hbil.
7. Remember The Milk: um aplicativo que prioriza a
criao de listas de tarefas atravs de uma interface muito
intuitiva e divertida. Voc organiza quantas listas precisar e da
forma que voc quiser, de uma maneira muito rpida e fcil. Ele
est disponvel para todas as plataformas de smartphones e
oferece integrao tambm com servios de e-mail, evernote,
sms e mensagens instantneas para que voc no esquea nada
mesmo.
8. Todoist: Uma das melhores opes de aplicativos para
aumentar a produtividade. Trata-se de uma plataforma para
gerenciar atividades, muito fcil de organizar e que pode ser
utilizada em todos os dispositivos. Sua interface intuitiva e
simples, e o aprendizado de todas as funes rpido. Conta
com duas verses para baixar, uma paga e outra gratuita, porm
as duas possuem funcionalidades muito teis e podem ser
baixadas no seu Android, iPhone ou Ipad.
9. Wunderlist: Este aplicativo funciona muito bem para
priorizar a ordem das atividades. Alm do mais ele conta com
um formato de lista e ainda oferece a possibilidade de
compartilhar as tarefas com outras pessoas, tudo online. A sua
estrutura permite que cada usurio do aplicativo possa organizar
a sua vida de forma simplificada tirando partido das suas
funcionalidades.O Wunderlist um app que funciona para iOS,
Android, Windows, Kindle e tambm via Web.
10. Asana: Considerado como um dos melhores gerenciadores
de projetos em equipe do mercado, Asana oferece inmeros
recursos para gesto de tarefas compartilhadas,
funcionando quase como um quadro de afazeres no qual esto
dispostos os projetos, as atividades a serem realizadas e os
participantes que esto includos na questo. Disponvel para
Android e iOS o aplicativo oferece uma interface organizada em

trs partes: hoje, o que est por vir e os sem data definida. Em todas, so apresentadas uma lista de
tarefas a serem cumpridas, com detalhes, texto e dados para serem utilizados em sua realizao.

4.Reviso
Essa uma fase que no depende especificamente de qualquer aplicativo. Seja qual for os apps que
esteja utilizando, o momento em que usurio do GTD vai observar se suas aes esto sendo feitas
com sucesso, ou seja, que esto sendo executadas de acordo com os prazos determinados. Na verdade
essa parte de anlise e reviso pode ser feita diariamente, semanalmente ou ocasionalmente,
dependendo da quantidade de atividades registradas, coletadas, processadas e claro, executadas.

Concluso
O uso de aplicativos com funcionamento online em diversas plataformas de sistema facilita que as
atividades sejam revisadas independente do lugar em que se est. O fato de tudo funcionar online e ser
integrado com outros widgets faz com que estar sempre a par de suas prprias tarefas fique muito mais
fcil e rpido. Encontre o melhor app para organizar suas tarefas, siga os passos indicados pelo mtodo
GTD e descubra novas maneiras de vencer suas demandas com qualidade!
E vocs leitores, j conheciam ou tm alguma experincia com o mtodo GTD? O que acharam dos
aplicativos? Quais aplicativos vocs utilizam? Deixem seus comentrios abaixo.
Um forte abrao,
Thiago Sanches