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Sumrio Excel xp
O primeiro contato
5
5
5
7
7
7
10
11
12
13
14
15
16
16
16
17
O digitado e o exibido
Formatao de valores
Texto
Alinhamento
Fonte
Bordas
Padro de preenchimento
Formatao de colunas
Formatao de planilhas
Estilos
AutoFormatao
Desenhos
19
20
21
22
22
23
24
25
25
25
26
27
Formatando planilhas
Frmulas e Funes
18
29
Operadores matemticos
29
Escrita correta de frmulas
30
Inserindo funes numa frmula
30
Soma
31
Mdia aritmtica
31
Funo SE
32
Uso de dois pontos e de ponto e vrgula34
Copiando frmulas
34
Referncia absoluta e relativa
35
Grficos
36
36
40
43
Classificao
Filtragem
Formulrios
Subtotais
Validao de dados
Estrutura de tpicos
Tabelas dinmicas
Importao de dados
Ferramentas
44
44
45
46
48
48
49
51
53
55
57
Desfazer e repetir
Localizar e substituir
Proteo de dados
Atingir metas
Cenrios
Auditoria
Macros
57
57
58
59
60
62
63
Modelos
Salvando para a Internet
Mesclagem de clulas
Nomes para clulas
Comentrios
Formatao com pincel
Formatao condicional
Seqncias e listas
Operaes com datas e horas
Congelamento de painis
Diviso de janela
64
65
66
66
67
67
67
68
69
70
71
Barras de ferramentas
Personalizao de barras e menus
Opes
Instalao do Office
72
72
73
74
Complementos
Personalizao do ambiente
64
72
O primeiro contato
Neste primeiro momento vamos saber o que o
Excel faz, conhecer os elementos da sua janela e
aprender os conceitos bsicos no trabalho com
planilhas eletrnicas.
O Excel faz parte do pacote Office da Microsoft e atualmente o
software de planilha eletrnica mais popular do mercado. A planilha
eletrnica agiliza muito todas as tarefas que envolvem clculos e
segundo as pesquisas, o aplicativo mais utilizado nos escritrios do
mundo inteiro.
Iniciando o programa
O Excel pode ser iniciado como qualquer outro programa do
ambiente Windows. A maneira mais comum usar o cone do menu
Todos os programas. Faa assim:
1.
2.
3.
A janela do Excel
Se voc observar outros softwares do pacote Office da Microsoft vai
perceber que a janela do Excel tem semelhanas com as janelas do
Word, do PowerPoint ou do Outlook. Na configurao padro voc vai
encontrar os seguintes itens: barra de ttulo, barra de menus, barra
de ferramentas padro, barra de formatao, barra de frmulas,
Barra de ttulo:
usados do Excel.
Barra de formatao :
Guias de planilhas:
No confunda
pasta de trabalho
do Excel com
pasta do Windows.
Barras de rolagem :
Note:
Frmulas e funes
O Excel tem uma grande capacidade de automatizar clculos graas
s frmulas e funes.
Frmulas.
Obtendo ajuda
H vrios caminhos para conseguir ajuda sobre o funcionamento do
Excel. Voc pode usar a documentao disponvel no computador,
recorrer a materiais impressos e digitais ou buscar socorro na
Internet.
A Ajuda do programa
Clique no menu Ajuda e no comando Ajuda do Microsoft Excel.
Na janela de Ajuda h trs guias, cada uma com um modo diferente
de consulta. Clique numa das guias: Contedo, Assistente de resposta ou
ndice.
D duplo clique sobre um contedo para visualizar suas sub-divises.
Use tambm o
boto Ajuda do
Excel da barra
padro.
O Assistente do Office
O Assistente do Office um servio de ajuda, representado por um
instrutor divertido. Voc vai encontr-lo em todos os programas do
pacote. O Assistente fica observando o que voc faz. Quando ele tem
alguma dica sobre o que voc est fazendo acende uma lmpada na
cabea do Assistente.
O padro do Office trabalhar com o Assistente ativo. Ele aparece
quando o Excel iniciado. Se voc no quer iniciar com o Assistente
ativo, clique sobre ele e escolha o boto opes. Ento desmarque
Mostrar dica do dia ao inicializar.
Quando voc clica sobre o Assistente ele abre um balo de dilogo
com vrias opes de consulta relacionadas ao que voc est fazendo.
Clique numa opo, ou ento, digite uma pergunta no campo Consultar
mais. O Assistente verificar o texto digitado procurando palavraschave. A partir das palavras-chave encontradas ele oferecer opes
de ajuda.
Em certos momentos o Assistente pode se tornar incmodo. Para
remov-lo da tela clique no comando Ocultar assistente do Office do menu
Ajuda. Voc poder traz-lo de volta a qualquer momento. Basta voltar
ao menu Ajuda e clicar na opo Mostrar assistente do Office.
Use tambm o
boto Oque
isto?
O que isto?
O boto O Que isto? aparece em muitas caixas de dilogo do Windows.
Sua funo explicar o funcionamento dos elementos da caixa. Se
voc quer saber, por exemplo, o que faz um boto da caixa de dilogo
faa assim:
1.
2.
3.
4.
Na Internet
Clique em Ajuda e em Office na Web. Se o computador estiver conectado
Internet ser aberto um endereo da Microsoft sobre o Office.
A primeira planilha
Neste captulo vamos criar uma planilha simples
para mostrar o funcionamento bsico do Excel.
No vamos nos preocupar neste momento com
detalhes de formatao ou com recursos mais
sofisticados.
EXEM PL O:
CONT ROL E
DE
ORAM EN TO
DOM STICO
2.
3.
4.
5.
6.
7.
9.
10. Agora
11. Na
12. Nas
13. Vamos
Salvar
1.
2.
3.
4.
No campo Salvar como tipo voc deve escolher o formato em que ser
gravado o arquivo. A opo Pasta de trabalho do Excel a escolha mais
comum.
5.
Salvar.
Salvar como...
Surgir a caixa de
Use tambm o
boto Salvar da
barra padro
No menu
2.
3.
4.
5.
Arquivo
escolha
Abrir...
Use tambm o
boto Abrir da
barra padro.
Use tambm o
boto Novo da
barra padro.
Clique em
2.
3.
Clique em
Arquivo
OK.
e em
Novo...
Use tambm a
cortina de Zoom
da barra padro.
O Excel vai criar uma pasta de trabalho baseada no modelo que voc
escolheu. Modelos so pastas parcialmente montadas que servem de
base para o Excel criar novas pastas. Falaremos sobre modelos mais
adiante.
Modos de visualizao
O Excel tem vrios modos de exibir os dados de uma planilha.
Vejamos quais so e quando us-los. Os modos de visualizao so
escolhidos no menu Exibir.
Normal
O modo normal ideal para voc trabalhar na sua planilha. Ele exibe
a planilha como uma grande tabela
Zoom
O comando zoom controla o afastamento ou proximidade com que as
clulas so exibidas na tela. O comando zoom imita as lentes
fotogrficas zoom que aproximam ou afastam os objetos dos nossos
olhos. Use uma porcentagem de zoom confortvel para voc, mas
lembre-se: o tamanho dos objetos na tela no necessariamente o
tamanho com o que o objeto ser impresso.
Tela inteira
A opo Tela inteira oculta boa parte dos elementos da janela do
Excel permitindo que a rea de planilha fique o mais ampla possvel.
que no modo Tela cheia inclusive a barra de tarefas do
Windows fica escondida. Para acess-la tecle CTRL + ESC.
Note
Exibir
e desmarque o
Visualizao de impresso
Este modo permite ver como ficar a planilha impressa. Para acesslo v ao menu Arquivo e clique em Visualizar impresso.
Seleo
Antes de executar um comando no Excel precisamos definir quais
clulas sero atingidas pelos efeitos do comando. Uma clula
selecionada fica realada para diferenciar-se das outras clulas. H
vrias maneiras de selecionar no Excel. Para selecionar:
Uma clula:
frmulas.
Uma linha:
Use tambm os
botes Recortar e
Colar da barra
padro.
Use tambm os
botes Copiar e
Colar da barra
padro
.
2.
3.
4.
No menu
Note:
Editar
escolha
Colar.
2.
3.
4.
No menu
5.
6.
Editar
escolha
Colar.
1.
2.
3.
2.
Linhas.
Impresso
Antes de imprimir uma planilha preciso definir alguns detalhes.
Comece pela configurao de pgina. Em seguida visualize a
impresso para ter uma prvia de como a planilha ser impressa. Por
ltimo defina a impresso propriamente. Vejamos cada etapa:
Configurar pgina
No menu Arquivo clique em
correspondente.
Configurar pgina...
Use tambm o
boto Visualizar
impresso da
barra padro.
impressora.
Orientao das pginas:
Margens:
retrato ou paisagem.
Cabealho e rodap:
Visualizar pgina
Depois de configurar a pgina use o comando Visualizar impresso do
menu Arquivo para ter uma prvia da impresso. Se tudo estiver
correto passe para a impresso propriamente.
Imprimir
Use o comando Imprimir... do menu
Arquivo.
Para uma
impresso rpida
clique no boto
Imprimir da barra
padro.
Formatando planilhas
Vejamos como melhorar a aparncia de sua
planilha. Para isso estudaremos as opes do
menu Formatar
EXEM PL O:
CONT ROL E
DE
RENDIM EN TO
ESCOL AR
2.
Clique na guia
3.
4.
5.
6.
7.
Plan1
Na barra de
frmulas o
contedo da clula
aparece do jeito
que foi digitado.
8.
9.
10. Nas
Clique em
2.
3.
4.
Clique em
Arquivo
Salvar.
Fechar.
O digitado e o exibido
Trabalhando no Excel voc ver que muitas vezes digitamos um valor
e o Excel o exibe de modo diferente do que foi digitado. Esta uma
das grandes vantagens do Excel. O usurio pode digitar valores de
forma simplificada que o Excel se encarrega de fazer a formatao.
Veja um exemplo. Se voc digitar nmeros em clulas formatadas
para moeda o resultado o seguinte:
Voc digita ...
1
1000
1,1
2,1234
Acostume-se com a idia que o Excel formata o que voc digita antes
de exibir na clula. Vamos ver em seguida como fazer a formatao
de valores.
Formatao de valores
Formatar valores no Excel definir como os nmeros digitados sero
exibidos na clula. Para formatar os valores de uma clula faa assim:
1.
2.
Clique no menu
Formatar clulas.
3.
Clique na guia
4.
5.
6.
Clique em
Formatar
e em
Clulas...
Nmero.
OK.
Categoria Geral
Esta a formatao que apresenta menos diferenas entre o digitado
e o exibido. Quando criamos uma planilha nova, geralmente todas as
clulas esto formatadas na categoria geral. Veja alguns exemplos de
valores formatados na categoria geral.
Categoria nmero
A categoria nmero ideal para definir quantas casas decimais sero
exibidas. Tambm podemos definir se o separador de milhar ser
exibido e de que forma sero exibidos os nmeros negativos. Veja os
exemplos. Definimos 4 casas decimais, com separador de milhar e
nmeros negativos identificados pelo sinal de menos.
Voc digita ...
1
1000
-1,1
-2,1234
Categoria Moeda
Esta categoria indicada para trabalho com dinheiro. Todo valor
digitado na clula ser interpretado como moeda. Geralmente o
nmero de casas decimais 2. O smbolo da moeda definido para
cada pas. Vamos aos exemplos:
Voc digita ...
1
1000
1,1
2,1234
Categoria Data
Quando uma clula est formatada para data, todos os valores
digitados nela sero interpretados como data. Isso, s vezes, leva a
resultados surpreendentes. Vamos escolher datas no formato: 10
maro, 1998. Veja os exemplos:
Voc digita ...
1/03
01/03/00
01 maro, 2000
01/13/00
01/13/00
32
01 fevereiro, 1900
Texto
O Excel detecta automaticamente quando digitamos texto numa
clula. O que precisamos prestar ateno em alguns casos
particulares. Vamos fazer um resumo:
Voc digita ...
1
Um
Brasil 500
01/mar/00
Valor
123
texto
10/13/00
R$1,0000.0
Texto
Texto
porque ...
Sem comentrio
Sem comentrio
Quando valores e texto se misturam, o Excel
trata tudo como texto.
Datas so valores que podem ser expressos
como combinao de nmeros e palavras.
Quando comeamos uma digitao com o
apstrofo () o Excel trata a informao como
texto, mesmo que digitemos nmeros.
Datas impossveis so tratadas como texto.
Valores inseridos com erro so tratados como
texto
Alinhamento
O Excel tem vrias opes de alinhamento de textos e valores da
clula. Voc pode optar por alinhamento esquerdo, centralizado ou
direito. Se quiser pode girar o texto para que ele seja exibido na
vertical ou inclinado. Para definir o alinhamento do texto da clula
faa assim:
1.
2.
3.
4.
Clulas...
Alinhamento.
Fonte
Voc pode formatar a fonte da clula. No importa que a clula esteja
preenchida com valores ou com texto. Para formatar a fonte faa
assim:
1.
2.
No menu
3.
Na caixa de dilogo
4.
Formatar,
escolha
Clulas...
Formatar clulas
escolha a guia
OK.
Fonte.
Bordas
Quando trabalhamos no modo normal do Excel vemos as linhas
horizontais e verticais que separam as clulas. Estas linhas no so
impressas. Clique em Arquivo e em Visualizar impresso para ver como
ficar o aspecto da planilha impressa.
Geralmente criamos linhas horizontais e verticais para melhorar a
apresentao dos dados impressos. Fazemos isso definindo bordas
para as clulas.
1.
2.
3.
4.
Clulas...
Padro de preenchimento
possvel preencher uma clula com cores slidas ou com padres
de preenchimento. Faa isso na guia Padres da caixa de dilogo
Formatar clulas. O procedimento semelhante ao dos outros itens de
formatao. No esquea de selecionar as clulas primeiro.
O que falamos
sobre largura de
colunas vlido
tambm para
largura de linhas.
Formatao de colunas
A formatao de coluna basicamente trabalha com a largura da
coluna. Para formatar uma coluna selecione a coluna ou clique numa
clula da coluna.
No menu
Largura:
Formatar,
AutoAjuste da seleo:
Formatao de planilhas
Uma pasta de trabalho tem vrias planilhas. O padro iniciar uma
pasta nova com trs planilhas nomeadas Plan1, Plan2 e Plan3. Outras
planilhas podem ser criadas, se necessrio. O comando Planilhas do
menu Formatar permite os seguintes ajustes:
Renomear:
Ocultar:
Estilos
Um estilo um conjunto completo de definies de formatao.
Aplicando um etilo, num s clique voc define a fonte, o alinhamento,
AutoFormatao
A auto formatao simplifica bastante o trabalho de formatar
planilhas. Voc seleciona um conjunto de clulas e escolhe uma opo
de auto formatao. O Excel faz todos os ajustes de fonte, bordas,
padres, alinhamento, etc. por voc.
Para usar a auto formatao faa o seguinte:
1.
2.
No menu
3.
Na caixa de dilogo
formatao.
4.
Clique em
Formatar
OK.
clique em
AutoFormatao.
AutoFormatao
selecione um modelo de
Desenhos
A barra de desenhos do Excel permite colocar linhas, setas,
quadrados, crculos, caixas de texto, wordart e clipart na planilha.
Com isso voc pode melhorar a aparncia do seu trabalho.
Um objeto de desenho entra na planilha numa camada acima das
clulas. Os desenhos e imagens no ficam ligados a uma clula em
particular. Se o desenho cobrir uma clula preenchida ela continua
funcionando normalmente.
EXEM PL O:
F ORM ATAND O
UM A
PL ANIL H A
2.
3.
4.
Clique em
OK.
2.
3.
Selecione a linha 3.
4.
Na caixa de dilogo
5.
6.
Fonte
2.
No menu
Formatar,
AutoAjuste da seleo.
clique em
Colunas.
Note que durante a seleo as clulas ficam com uma cor destacada.
Pronto. As colunas foram ajustadas na largura para exibir todos os
textos e valores digitados.
Formatao de nmeros
1.
2.
No menu
3.
4.
Clique em
Formatar,
OK.
clique em
Clulas
Formatao de bordas
1.
2.
3.
4.
Clique em
Clulas
OK.
Formatao de padres
1.
2.
3.
4.
5.
Clulas
Padres
Frmulas e Funes
Neste captulo veremos como se trabalha com
frmulas e funes que so as ferramentas que
mais nos ajudam nos clculos repetitivos.
Operadores matemticos
O Excel usa algumas convenes da Informtica e da Matemtica
para escrever frmulas. Os smbolos usados nas operaes bsicas
so:
Aritmticos
So usados para as operaes aritmticas bsicas
Operador
+
*
/
^
Nome
Sinal de mais
Sinal de menos
Asterisco
Barra normal
Acento Circunflexo
Operao
Adio
Subtrao
Multiplicao
Diviso
Potenciao
Digite na clula
=2+2
=3-2
=2*3
=4/2
=2^3
E o Excel exibe
4
1
6
2
8
De comparao
So utilizados para fazer comparao de valores.
Operador
=
>
<
>=
<=
<>
Nome
Sinal de igual
Sinal de maior que
Sinal de menor que
Sinal de maior ou igual que
Sinal de menor ou igual que
Sinal de diferente
Operao
Igualdade
Maior que
Menor que
Maior ou igual que
Menor ou igual que
Diferena
Exemplo
A1=A2
A1>A2
A1<A2
A1>=A2
A1<=A2
A1<>A2
Uso de parnteses
Na Matemtica as frmulas podem ser representadas em duas
dimenses. No Excel escrevemos as frmulas colocando os
caracteres em linha, usando parnteses sempre que for necessrio
para definir a ordem em que as operaes sero executadas. Veja os
exemplos:
Para calcular a frmula ...
A1 A3 A4
A2
A5
( B 2 B3) * B 4
B5 B 6
C1
1
C2
Soma
A funo SOMA tima para fazer a soma do contedo de vrias
clulas. Veja no exemplo seguinte a sintaxe da funo:
=SOMA(A3:A10)
Podemos ler a frmula assim: Soma dos valores do intervalo que vai
da clula A3 at a clula A10.
Voc tambm pode inserir a funo SOMA numa clula usando
apenas cliques de mouse. Faa assim:
1.
2.
3.
4.
5.
Pressione ENTER.
Mdia aritmtica
O clculo de mdia aritmtica feito pela funo MDIA. Esta funo
soma todos os valores de um intervalo e divide o resultado pelo
nmero de clulas do intervalo.
Vamos exemplificar a sintaxe da funo mdia. Para calcular a mdia
dos valores do intervalo entre a clula A3 at a clula A10 escreva.
=MDIA(A3:A10)
Uma forma prtica de inserir funes usar o comando Funo do
menu Inserir. Com ele no precisamos conhecer detalhes da sintaxe da
funo. Vamos exemplificar.
1.
2.
3.
4.
5.
Conclua com
OK.
Funo...
Surgir a caixa de
Funo SE
A funo SE do tipo lgica. Vamos estud-la atravs de um exemplo.
EXEM PL O:
USAND O
F UNO
SE
informaes,
tambm
Teste lgico
Valor se verdadeiro
Valor se falso
chamadas
2.
3.
Na caixa de dilogo
em OK.
4.
5.
Clique em
Colar funo
OK.
Use tambm os
botes Copiar e
Colar da barra
padro
=MDIA(A3:A10)
Copiando frmulas
Vamos partir de um exemplo: o da planilha Notas bimestrais. Ns
digitamos a frmula para o clculo da mdia de Portugus:
=MDIA(B4:E4). Temos que digitar as frmulas das mdias de
Matemtica, Histria, Geografia, etc. As frmulas so quase iguais.
Neste caso podemos usar a cpia de frmulas.
Para copiar uma frmula faa assim:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Copiar.
Colar.
=MDIA(B5:E5)
Cpia em F6:
=MDIA(B6:E6)
Cpia em F7:
=MDIA(B7:E7)
2.
3.
4.
$B$8
uma referncia
Grficos
Com os dados do Excel podemos criar grficos
para apresentar melhor a informao. Neste
captulo veremos como criar, formatar e editar
grficos.
Com o Excel criamos grficos dos mais variados tipos. Os grficos
melhoram a visualizao dos dados. Muitas vezes, passando os olhos
num grfico o leitor consegue tirar uma concluso instantaneamente.
GRF IC O
DE
EVOLU O
DA
POPUL A O
Use tambm o
boto Assistente
de grfico da
barra padro.
Clique em
2.
3.
Clique em
Inserir
Avanar.
2.
3.
4.
5.
6.
Clique em
Avanar.
2.
3.
4.
5.
Clique em
Avanar.
Mostrar legenda,
pois no nosso
Concluir.
Formatando o grfico
Depois de criar o grfico sempre aparecem detalhes para ajustar.
hora de formatar o grfico. O grfico composto por vrios
elementos. Os principais so:
rea do grfico
rea de plotagem
Paredes
Eixos
Linhas de grade
Seqncias de dados
Legenda
Note:
rea do grfico
A rea do grfico pode ser movida e redimensionada. Para mover a
rea, clique nela e arraste-a para uma nova posio. Para
redimensionar selecione-a com o mouse e arraste uma das alas que
aparecem em volta do quadro.
Para formatar a rea do grfico, clique nela e depois, no menu
Formatar escolha rea do grfico selecionada... Ser possvel definir a fonte,
cor e padro de fundo.
rea de plotagem
A rea de plotagem um quadro menor que contm todos os
elementos do grfico menos o ttulo. Podemos mov-la e
redimension-la. Basicamente o que podemos formatar nela o
padro de cores. Para fazer isso a selecione e no menu Formatar
escolha rea de plotagem selecionada...
Paredes do grfico
As paredes ficam atrs das barras e o que podemos formatar nelas
o padro de cores. Clique na parede e depois, no menu Formatar
escolha Paredes selecionadas...
Eixos
Clique num dos eixos, horizontal ou vertical, e no menu
escolha Eixo selecionado...
Formatar
Seqncia de dados
Clique numa das barras do grfico para formatar a seqncia de
dados. No menu Formatar escolha Seqncias de dados... Ser possvel
alterar a forma das barras, o padro de cores, profundidade, etc.
Linhas de grade
As linhas de grade dividem a parede do grfico em faixas. Servem
para auxiliar a leitura do grfico. Para format-las clique numa linha
de grade e no menu Formatar escolha Linhas de grade...
Observe a figura seguinte e compare com o grfico antes da
formatao. Veja como a formatao pode melhorar a aparncia de
um grfico.
Editando o grfico
As vezes criamos e formatamos um grfico e s mais tarde notamos
que alguma informao precisa ser mudada. Com o Excel, a qualquer
momento, podemos alterar valores, acrescentar dados, mudar o tipo
do grfico, trocar os ttulos, etc.
Se um valor do grfico precisa ser mudado, basta digitar o
novo valor na planilha base do grfico. Alteraes feitas nos
valores da planilha alteram imediatamente o grfico.
Para modificar um grfico, selecione a rea do grfico. Note que
surge na barra de menus do Excel o item Grfico. Neste menu ficam os
comandos de edio. Vejamos os comandos do menu Grfico:
Tipo do grfico
Dados de origem
Opes de grfico
Local
Efeito 3D
Gerenciando dados
Neste captulo veremos como gerenciar volumes
grandes de informao classificando, filtrando,
resumindo e analisando dados.
Vamos exemplificar o gerenciamento de dados com os dados da
planilha seguinte:
Classificao
No Excel no preciso se preocupar com a ordem que digitamos
listas de dados. O Excel tem a ferramenta de classificao para nos
ajudar.
Vamos classificar a planilha Preos de automveis da seguinte
maneira: vamos organizar os carros por marca e por preo,
comeando pelo carro mais caro de cada marca. Faa assim:
1.
2.
No menu
Classificar.
3.
4.
5.
Clique em
Dados
OK.
clique em
Classificar...
Filtragem
A ferramenta de filtragem boa para selecionar dados numa lista
grande. Filtrar exibir dados que atendem uma certa condio e
ocultar os demais.
Vamos filtrar a planilha Preos de automveis da seguinte maneira:
Vamos exibir apenas as linhas dos carros da categoria Sedan. Faa
assim:
1.
2.
AutoFiltro.
Surgiro botes ao
3.
Dados,
em
2.
3.
4.
Clique em
OK.
Os textos da
primeira linha da
tabela so usados
como rtulo dos
campos do
formulrio.
Dados,
em
Filtrar...
e desmarque a
Formulrios
Quando temos dados para digitar em listas grandes, podemos
recorrer ajuda dos formulrios do Excel. Digitar dados num
formulrio muitas vezes mais prtico que digit-los diretamente na
lista.
Antes de trabalhar com formulrios vamos entender os termos
usados. Um formulrio uma caixa de dilogo com vrios campos.
Cada campo representa uma coluna da lista. O conjunto de todos os
dados de uma linha da tabela compe um registro. Agora vamos
exemplificar.
1.
2.
No menu
3.
4.
5.
Dados
clique em
Formulrio.
Figura 41 Formulrio
Subtotais
O comando subtotais permite obter vrias informaes de uma lista
de dados. Vamos partir da planilha Preos de automveis. Com o
comando subtotais podemos obter informaes como as seguintes:
Vamos usar os subtotais para saber qual o preo mdio dos carros
em cada categoria. Faa assim:
1.
2.
No menu
Dados
escolha
Subtotais...
Subtotais
3.
4.
5.
Clique em
em
escolha Categoria.
OK.
Validao de dados
A validao um mecanismo que permite controlar a digitao de
dados. Podemos definir que alguns valores no sero aceitos numa
clula. Vamos a um exemplo:
Uma empresa atacadista de equipamentos de Informtica tira seus
pedidos de compra no Excel. No pedido de compra h uma tabela
com as seguintes colunas: Quantidade, produto, preo unitrio e
preo total. Vamos criar uma validao de dados nas clulas da
quantidade. Queremos que sejam aceitos apenas nmeros inteiros
maiores que 3. Isso porque 3 o pedido mnimo aceito pela empresa
e inteiros porque no d para cortar os equipamentos e vender em
pedacinhos.
2.
No menu
3.
4.
5.
6.
ttulo
7.
Quantidade e a
8.
Clique em
Dados
Validao de dados.
escolha
Validao...
ttulo
Quantidade e a
mensagem
mensagem
OK.
Estrutura de tpicos
A estrutura de tpicos organiza os dados em nveis. Deste modo,
podemos exibir todos os detalhes de uma planilha ou selecionar
apenas os dados mais gerais. Vamos exemplificar atravs da planilha
Relatrio de vendas.
2.
Em seguida
2.
No menu
Agrupar.
Dados,
clique em
e no comando
Tabelas dinmicas
As tabelas dinmicas so timas para analisar dados de grandes
listas. Vamos exemplificar. Veja a planilha Controle dirio de vendas.
No menu
Dados
escolha
Surgir o
2.
3.
4.
5.
Clique em
Concluir.
Importao de dados
Muitas vezes os dados que voc precisaria digitar para criar uma
planilha esto prontos em outro arquivo. O Excel pode importar
informaes da Internet, de bancos de dados e de arquivos de texto.
Da Internet
Para importar dados de uma pgina de Internet voc deve informar o
endereo da pgina e quais dados da pgina sero importados. Faa
assim:
No menu Dados clique em Obter dados externos e em
Surgir a caixa de dilogo Nova consulta Web.
De bancos de dados
O Excel pode importar dados de vrios tipos de bancos de dados.
Para isso ele conta com o auxlio do programa Microsoft Query que
faz a tarefa de se conectar a um banco de dados. Para importar dados
de um banco de dados faa assim:
Use tambm os
botes Desfazer e
repetir da barra
padro
Ferramentas
Neste captulo veremos vrias ferramentas que nos
ajudam a melhorar a qualidade das planilhas, como
verificao ortogrfica, proteo de dados, metas e
macros.
Desfazer e repetir
Quando cometemos algum engano, ou queremos voltar atrs no que
fizemos usamos o comando Desfazer. Para repetir nossa ltima ao
usamos o comando Repetir. A maioria das aes do usurio pode ser
desfeita ou repetida.
Para desfazer a sua ltima ao clique no menu
Desfazer.
Editar
e no comando
Editar
e no comando
Localizar e substituir
Com os comandos Localizar e Substituir podemos substituir palavras e
vrios outros itens da planilha. So comandos muito teis em
planilhas grandes.
Substituir
Digamos que o usurio digitou uma planilha com preos de software.
No final do trabalho o autor conclui que melhor usar Microsoft
Office, em vez de Office. A substituio manual muito trabalhosa,
pois a planilha longa. Para automatizar a substituio fazemos o
seguinte:
1.
No menu
Editar
clique em
Substituir...
Localizar e substituir.
2.
3.
No campo
anterior.
Substituir por
4.
5.
6.
Fechar.
Proteo de dados
Muitas vezes criamos planilhas para outras pessoas usarem. A
proteo de dados evita que outros usurios alterem o nosso
trabalho. s vezes protegemos dados para que ns mesmos no os
alteremos por engano. A proteo pode bloquear alteraes na pasta
de trabalho inteira, numa planilha especfica ou apenas em algumas
clulas.
O padro do Excel iniciar uma pasta nova com a proteo
desativada. Para ativar a proteo. Faa assim:
1.
No menu
2.
3.
4.
5.
Clique em
Ferramentas
OK.
clique em
Proteger.
Proteger planilha....
2.
No menu
Formatar
escolha
Clulas...
Formatar Clulas.
3.
4.
Clique em
OK.
Atingir metas
O comando Atingir meta permite encontrar o valor de uma clula para
que determinado valor de outra clula dependente seja atingido.
Vamos exemplificar como o auxlio da planilha Notas bimestrais.
O aluno ficou para prova final em Matemtica. Ele quer saber que
nota vai precisar para conseguir aprovao. Podemos fazer assim:
1.
No menu
Ferramentas
escolha
Atingir Meta.
Atingir meta.
2.
No campo
(I5).
Definir clula
3.
No campo
aprovao.
Para valor
4.
No campo
(H5).
Variando clula
5.
Clique em
OK
Cenrios
Com a ferramenta Cenrios modificamos rapidamente alguns dados da
planilha e observarmos o que acontece com os demais.
Por exemplo: queremos observar o crescimento de um capital
investido ao longo dos anos em trs possveis cenrios: um cenrio de
rendimento baixo, um de rendimento mdio e um de rendimento alto.
O primeiro passo criar uma planilha como esta:
Para esta planilha podemos criar trs cenrios diferentes. Para criar
o primeiro cenrio faa o seguinte:
1.
No menu
Ferramentas,
clique em
Cenrios...
Gerenciador de cenrios.
2.
Clique em
Adicionar
Adicionar cenrio.
3.
4.
5.
6.
Clique em
OK.
Auditoria
A ferramenta auditoria usada para saber se um valor depende do
valor de outras clulas ou se ele afeta o valor de outras clulas.
Vamos exemplificar fazendo uma auditoria na planilha Pedido de
compra.
1.
2.
Clique no menu
precedentes.
3.
Ferramentas
e em
Auditoria.
Escolha
Rastrear
Macros
Macros so conjuntos de instrues para execuo em lote. Se voc
executa freqentemente uma mesma seqncia de comandos, talvez
seja melhor criar uma macro para esta seqncia. Deste modo,
sempre que precisar dela basta executar a macro.
Vejamos atravs de um exemplo simples, como se cria uma macro.
Digamos que voc queira uma macro que desenhe a bandeira do
Brasil no slide com um simples clique de mouse.
1.
No menu
Ferramentas,
2.
3.
Clique em
OK.
clique em
Macro
e em
macro.
4.
5.
6.
7.
Parar
que fica
Complementos
Neste captulo veremos alguns recursos
complementares para aumentar a produtividade do
trabalho no Excel, como modelos, tcnicas de
formatao, e de exibio.
Modelos
Modelos so documentos parcialmente definidos e formatados, que
servem de base para criar documentos novos. Os modelos
simplificam nosso trabalho, pois, muitas definies que precisariam
ser criadas num documento em branco j esto prontas no modelo.
Para criar uma pasta baseada num modelo do Excel faa o seguinte:
1.
No menu
2.
3.
4.
Clique em
Arquivo
OK.
escolha
Novo...
Ao criar um
documento
baseado num
modelo no
alteramos o
modelo. O modelo,
poder ser
reutilizado em
outras ocasies. O
documento criado
uma cpia.
2.
No menu
Arquivo
escolha
Salvar como...
Salvar como.
3.
4.
5.
Clique em
Salvar.
2.
3.
Clique em
OK.
A pgina HTML
criada s pode ser
lida. No
possvel usar nela
recursos do Excel.
Use tambm o
boto Mesclar e
centralizar da
barra de
formatao que
mescla as clulas
e centraliza o
texto
Mesclagem de clulas
Observe o aspecto da planilha abaixo. Essa apresentao s
possvel com a mesclagem de clulas.
2.
No menu
3.
Na guia
4.
Clique em
Formatar
escolha
Alinhamento
Clulas...
OK.
Se preferir, digite
o nome para a
clula na caixa de
nome da barra de
frmulas.
nomear
comando
Comentrios
Comentrios so etiquetas amarelas de texto que fixamos numa
clula. Uma clula com comentrio fica marcada com um sinal
vermelho no canto superior direito. Ao apontarmos a clula com o
mouse, o comentrio exibido ao lado.
Os comentrios so usados para dar informaes ao usurio sobre o
contedo da clula, ou para que outras pessoas faam comentrios
de reviso.
Para inserir um comentrio numa clula, selecione-a. Em seguida,
clique em Inserir/Comentrio. Digite o comentrio e depois clique em
outra parte da planilha para continuar o trabalho.
Para editar um comentrio, selecione a clula e clique em
comentrio.
Para editar vrios comentrios, clique em
barra de reviso.
Exibir/Comentrios.
Inserir/Editar
Surgir a
2.
3.
Formatao condicional
O Excel pode mudar a formatao de uma clula dependendo do
valor que ela apresenta. o que se chama de formatao condicional.
Vamos exemplificar voltando ao exemplo da planilha Notas
bimestrais. Quando a nota igual ou superior a sete deve ser escrita
em azul se estiver abaixo de sete deve ser escrita em vermelho.
Vamos formatar uma clula para exibir texto em cores diferentes
dependendo do valor da clula. Faa assim:
1.
2.
3.
4.
5.
Clique em
Formatao condicional.
Surgir a caixa
OK
Seqncias e listas
O Excel nos livra do servio chato que digitar seqncias. Imagine
criar uma planilha com centenas de linhas e ter que digitar o nmero
de cada linha. Para criar seqncias automaticamente faa o
seguinte:
1.
2.
3.
4.
Continuao da seqncia
3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10....
5, 7, 9, 11, 13, 15...
-1, -3, -5, -7, -9, -11...
30, 40, 50, 60, 70, 80...
Listas
As listas do Excel so seqncias de textos armazenadas na memria
do programa. Por exemplo: SEG, TER, QUA, QUI, SEX, SAB e DOM.
Com elas o Excel nos auxilia a criar listas longas e repetitivas.
Se voc digitar em duas clulas seguidas SEG e TER, pode deixar que
a continuao por conta do Excel. Apenas arraste a seleo das
duas clulas com o mouse para continuar a seqncia. Aps DOM o
Excel volta para SEG.
Para conhecer as listas memorizadas pelo Excel clique no comando
Opes... do menu Ferramentas. Escolha a guia Listas. Voc pode
adicionar mais listas ao conjunto.
Clculo de idades
Temos uma lista onde registramos dados de pessoas, inclusive a data
de nascimento. Queremos acrescentar uma coluna na lista com a
idade das pessoas. Para fazer o clculo da idade automaticamente,
tendo a data de nascimento, fazemos assim:
A data de nascimento est na clula B3.
Na clula da idade inclua a frmula: =(HOJE() B3)/365.
Formate a clula da idade para exibir nmeros inteiros.
Agora vamos entender: A funo HOJE() fornece data de hoje, ou seja
a data registrada no relgio do computador.
Digamos que a data de nascimento seja 30/01/1961 e a data de hoje
seja 29/12/2001.
Quando o Excel faz a operao 29/12/2001 - 30/01/61 o resultado
14943 dias. Ou seja, quando opera com datas o Excel devolve
resultados em dias. Dividindo 14.295 por 365 teremos 40 anos.
Digitao de datas
Congelamento de painis
Quando trabalhamos com planilhas grandes temos que usar as barras
de rolagem. S que ao rolar uma planilha para cima os ttulos das
colunas somem da nossa vista. Do mesmo modo ao rolar uma planilha
para a esquerda perdemos de vista os ttulos de linhas. descmodo
trabalhar sem ver os ttulos das colunas. Para resolver este problema
existe o congelamento de painis.
Congelar painis deixar algumas linhas ou colunas da planilha fixas
na tela. Mesmo se rolarmos a planilha as clulas congeladas
continuam visveis. Vejamos um exemplo:
2.
Congelar painis.
Diviso de janela
s vezes quando trabalhamos numa planilha grande queremos
enxergar algo no incio da planilha e algo que est no fim. Para
trabalhar em duas partes diferentes da planilha ao mesmo tempo
existe a diviso de janela.
Para dividir a janela em duas partes faa assim:
1.
Clique numa linha para definir que a diviso ser acima desta
linha.
2.
No menu
Janela
escolha
Dividir.
Janela
e em
Remover
Personalizao do ambiente
Neste captulo veremos como personalizar o
ambiente de trabalho do Excel, alterando barras,
menus e opes de usurio.
Barras de ferramentas
O Excel tem vrias barras de ferramentas. A rea de trabalho ficaria
congestionada se todas fossem exibidas ao mesmo tempo. Exiba
somente as barras que voc precisa para as tarefas que est
realizando.
Para exibir ou ocultar uma barra de ferramentas clique no menu
Exibir, em Barras de ferramentas e marque o nome da barra na lista.
H dois modos de exibio das barras: flutuante ou ento, aderida a
uma das laterais da rea de trabalho do Excel.
Uma barra pode aderir a qualquer um dos quatro lados da rea de
trabalho. Para desprender uma barra da lateral, arraste-a com o
mouse pelo puxador que fica no canto da barra.
Se arrastarmos o puxador da barra para dentro da rea de trabalho a
barra torna-se flutuante.
Veja em seguida como personalizar as barras ou criar barras novas.
Opes
No menu Ferramentas temos o comando Opes.. Ele abre a caixa de
dilogo Opes do Excel. Nesta caixa de dilogo definimos muitas
configuraes do programa. Vamos apenas comentar algumas:
Auto recuperao:
Use tambm a
opo Acidionar
ou remover
programas do
Painel de Controle
do computador.
Instalao do Office
Para instalar o Excel num computador pela primeira vez use o
programa de instalao fornecido pela Microsoft. O Excel
comercializado como parte do pacote Office. Faa assim:
1.
2.
3.
2.
3.
4.
Clique em
instalao.
Adicionar/remover...
Instalao danificada
O Office 2000 detecta automaticamente quando a instalao est com
problemas. Nesse caso, ele solicita a colocao do CD-ROM de instalao
no drive para que possa reinstalar os arquivos danificados.