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BRASLIA
2016
BRASLIA
2016
Sumrio
1.
INTRODUO...................................................................................................................................2
1.
REVISO DA LITERATURA.............................................................................................................2
2.
CARACTERSTICAS DA ORGANIZAO.....................................................................................5
3.
b)
4.
ANALISE E RECOMENDAES.....................................................................................................8
a)
Pontos de destaque...........................................................................................................................9
b)
c)
5.
CONSIDERAES FINAIS.............................................................................................................11
6.
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS................................................................................................11
1. INTRODUO
Em todo tipo de organizao existe um reconhecimento crescente de que, embora muitos
projetos existam dentro da organizao, eles so frequentemente pouco compreendidos e no
adequadamente gerenciados. Por outro lado, as organizaes necessitam de maior eficincia e
eficcia na gesto de seus projetos e portflios para se manterem competitivas. Assim como as
empresas, organizaes governamentais e no governamentais vem buscando melhorar sua
capacidade e competncias em gesto de projetos para serem mais eficientes e transparentes.
Este trabalho, tem o objetivo de identificar o nvel de Maturidade em Gerenciamento de
Projetos da Organizao Xpto de mdio porte que atua na rea de Outsourcing de Impresso. O
estudo visa ainda identificar oportunidades e propor melhorias para elevar o nvel da Maturidade
da organizao no Gerenciamento de Projetos. Para este estudo utilizaremos um dos principais
modelos de maturidade que a literatura nos proporciona,
1. REVISO DA LITERATURA
O modelo de maturidade em gesto de projetos tem como objetivo avaliar o contexto e os
processos de gerenciamento de projetos dentro das organizaes. Os resultados dessas avaliaes
devem apoiar as aes estratgicas que orientam o gerenciamento de portflio, programas e
projetos no sentido de aumentar o grau de sucesso dos empreendimentos.
A Maturidade segundo KERSNER (2002), representada por sistemas e processos
desenvolvidos que tem como caracterstica prpria a repetitividade, aumentando a probabilidade
de sucesso, embora no seja uma garantia de que isso acontea, mas sua principal caracterstica
o aumento dessa probabilidade.
Nas empresas que utilizam uma metodologia de gerenciamento de projeto, 76% dos
projetos so bem sucedidos, enquanto as que no possuem ou no se orientam com base em uma
metodologia tem apenas 49% de sucesso em seus projetos.
Na literatura temos vrios modelos para medir o nvel de maturidade, abaixo segue alguns
dos principais modelos.
Proposto pelo Dr. Herold Kerzner em 1999 para que as empresas alcancem excelncia em
gerenciamento de projetos, combina a estrutura e nveis de maturidade do Capability Maturity
Model (CMM) desenvolvido pelo Software Engineering Institute (SEI) em 1997. Com a estrutura
de reas de conhecimento do Guia PMBOK, este modelo de maturidade proposto por Kerzner em
1999, possui 5 (cinco) nveis de maturidade. Aps a anlise da situao atual, feito um
planejamento das aes que a organizao deve tomar para o aumento da sua maturidade em
gerenciamento de projetos.
Para o estudo de nvel de Maturidade no Gerenciamento do Projeto da Empresa Xpto de
Outsourcing de Impresso, utilizaremos o Modelo de Maturidade MMGP do Escritor
Brasileiro Darci Prado.
O Modelo de Maturidade em Gerenciamento de Projetos (Prado-MMGP) foi
desenvolvido entre 1998 e 2002. baseado na experincia do autor na implantao de
gerenciamento de projetos em dezenas de instituies brasileiras, onde os resultados obtidos
foram condizentes com o que se obtm atravs de um diagnstico aprofundado.
Este modelo pode ser aplicado tanto a setores isolados, (MMGP-SETORIAL) de uma
organizao como tambm corporao como um todo. O MMGP-Setorial deve ser aplicado
separadamente a cada setor de uma mesma organizao e, ento, pode-se verificar que uma
organizao pode possuir setores com diferentes nveis de maturidade.
Uso prtico de metodologias: Uma metodologia nica deve existir na empresa para
garantir a aplicao correta dos mtodos.
2.
CARACTERSTICAS DA ORGANIZAO
a)
A Avaliao Final de Maturidade resultou em (2,45), e mostra que existe uma aderncia
regular nos nveis 2, 3 e 4, Conhecimento, Padronizao e Gerenciamento e uma aderncia
baixa no nvel 5. otimizado.
b)
nos relacionamentos
humanos.
As
4.
ANALISE E RECOMENDAES
A Analise realizada neste modelo MMGP aponta para uma aderncia regular para as
dimenses competncia tcnica, metodologia, informatizao e estrutura organizacional. fraca
na dimenso comportamental, e razovel na dimenso sobre alinhamento estratgico. Com
isso, observo que a Organizao encontra-se no nvel Conhecido.
Investimento em
Recomendaes:
SGP Informatizao.
Desenvolvimento e
a) Pontos de destaque.
De acordo com as respostas dos questionrio, os envolvidos com a Gesto da Organizao
entendem a importncia de possuir um sistema informatizado para atender as necessidades do
projeto, e entendem a importncia dos projetos estarem alinhados com a estratgia e priorizaes
da
dos colaboradores
Tambm pode
uma estrutura organizacional matricial, que permite uma boa integrao na formao das
equipes de projetos, permitindo que profissionais de outros setores faam parte de equipes
de projetos;
deve promover
reunies
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5. CONSIDERAES FINAIS
Entendo que este estudo realizado sobre o nvel de maturidade em Gerenciamento de
Projetos da Empresa de Outsourcing de impresso XPTO, obteve um resultado final relevante,
uma vez que foi possvel identificar o nvel de maturidade do Gerenciamento de Projetos da
organizao e com este resultado propor melhorias e direcionar a organizao a desenvolver os
recursos necessrios para mudana de nvel, por meio da metodologia desenvolvida pelo
consultor Darci Prado MMGP
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6. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
http://www.maturityresearch.com/novosite/index_br.html
https://brasil.pmi.org/brazil/KnowledgeCenter/Articles.aspx
http://blog.mundopm.com.br/2012/02/29/maturidade-em-gerenciamento-de-projetos/
http://www.revistasg.uff.br/index.php/sg/article/viewFile/V8N3A2/V8N3A2
Questionrio Abaixo
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Uso introdutrio de ferramentas (sw) para sequenciamento de atividades.
Iniciativas isoladas para o planejamento e controle de alguns projetos.
Cada profissional trabalha a seu modo, visto a no existncia de uma
plataforma padronizada para Gerenciamento de Projetos, constituda de processos,
ferramentas, estrutura organizacional, etc.
Ocorre o despertar de uma conscincia sobre a importncia da
implementao de cada um dos componentes de uma plataforma de Gerenciamento de
Projetos (GP).
1. Em relao aos treinamentos internos e externos ocorridos nos ltimos 12
meses, relacionados com aspectos bsicos de gerenciamento de projetos, assinale a
opo mais adequada:
a)
Diversos elementos do setor participaram de treinamentos nos ltimos 12
meses. Os treinamentos abordaram aspectos ligados a reas de conhecimentos e
processos (tais como os padres disponiveis, PMBOK, IPMA, Prince2, etc.).
b) A situao existente levemente inferior ao apresentado no item A.
c) A situao existente significativamente inferior ao apresentado no
item A. d) Esforos foram iniciados neste sentido.
e) Nenhum esforo foi iniciado neste sentido.
2. Em relao ao uso de softwares para gerenciamento de tempo (sequenciamento
de tarefas, cronogramas, Gantt, etc.), assinale a opo mais adequada:
a)
Diversos profissionais do setor participaram de treinamento em software nos
ltimos 12 meses e o utilizaram em seus projetos.
b) A situao existente levemente inferior ao apresentado no item A.
c) A situao existente significativamente inferior ao apresentado no
item A. d) Esforos foram iniciados neste sentido.
e) Nenhum esforo foi iniciado neste sentido.
3. Em relao experincia com o planejamento e controle de projetos, por
elementos envolvidos com projetos no setor, podemos afirmar:
a) Nos ltimos 12 meses, diversos elementos do setor tm efetuado o planejamento, o
acompanhamento e o encerramento de uma quantidade razovel de projetos,
baseando-se em padres conhecidos (PMBOK, etc.) e em ferramentas computacionais
(MS-Project, etc.).
b) A situao existente levemente inferior ao apresentado no item A.
c) A situao existente significativamente inferior ao apresentado no
item A. d) Esforos foram iniciados neste sentido.
e) Nenhum esforo foi iniciado neste sentido.
4. Em relao aceitao, por parte dos principais envolvidos com gesto na
organizao, da importncia do assunto Gerenciamento de Projetos para agregar valor
organizao, assinale a opo mais adequada:
a) Este um tema j consolidado ou em evoluo. Tem se observado, nos ltimos 12
meses, iniciativas para o desenvolvimento/aperfeioamento do entendimento do
assunto, tais como reunies para se discutir o assunto, participao em congressos,
cursos, etc.
b) A situao existente levemente inferior ao apresentado no item A.
c) A situao existente significativamente inferior ao apresentado no
item A. d) Esforos foram iniciados neste sentido.
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e) Nenhum esforo foi iniciado neste sentido.
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b) A situao existente levemente inferior ao apresentado no item A.
c) A situao existente significativamente inferior ao apresentado no
item A. d) Esforos foram iniciados neste sentido.
e) Nenhum esforo foi iniciado neste sentido.
9. Em relao aceitao, por parte dos principais envolvidos com gesto na
organizao, da importncia de se evoluir em competncia comportamental (liderana,
negociao, comunicao, conflitos, etc.) escolha:
a)
Este um tema j consolidado ou em evoluo. Tem se observado, nos
ltimos 12 meses, iniciativas para o desenvolvimento/aperfeioamento do entendimento
do assunto, tais como reunies para se discutir o assunto, participao em congressos,
cursos, etc.
b) A situao existente levemente inferior ao apresentado no item A.
c) A situao existente significativamente inferior ao apresentado no item A.
d)
Esforos foram iniciados neste
sentido. Nenhum esforo foi iniciado neste
sentido.
10. Em relao aceitao, por parte dos principais envolvidos com gesto na
organizao,
da importncia de se evoluir em competncia tcnica e contextual (ou seja, assuntos
ligados ao produto, aos negcios, estratgia da organizao, seus clientes, etc.), escolha:
a)
Este um tema j consolidado ou em evoluo. Tem se observado, nos
ltimos 12 meses, iniciativas para o desenvolvimento/aperfeioamento do entendimento
do assunto, tais como reunies para se discutir o assunto, participao em congressos,
cursos, etc.
b) A situao existente levemente inferior ao apresentado no item A.
c) A situao existente significativamente inferior ao apresentado no
item A. d) Esforos foram iniciados neste sentido.
e) Nenhum esforo foi iniciado neste sentido.
NIVEL 3 - PADRONIZADO
Ao responder as questes deste nvel, tenha em mente que ele representa a
situao em que foi implementada uma plataforma de GP, que est em uso. Suas
principais caractersticas so:
Evoluo nas competncias.
Ambiente propcio a mudana de cultura
Existncia de uma plataforma padronizada para Gerenciamento de Projetos
Uso de baseline.
Medio de desempenho dos projetos encerrados.
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1. Em relao ao uso de metodologia de gerenciamento de projetos por pessoas
envolvidas com projetos, no setor, assinale a opo mais adequada:
a)
Existe uma metodologia contendo os processos e reas de conhecimentos
necessrios e alinhados a algum dos padres existentes (PMBOK, PRINCE2, IPMA, etc.).
Ela
diferencia projetos pelo tamanho (grande, mdio e pequeno) e est em uso h mais
de um ano.
b) A situao existente levemente inferior ao apresentado no item A.
c) A situao existente significativamente inferior ao apresentado no
item A. d) Esforos foram iniciados neste sentido.
e) Nenhum esforo foi iniciado neste sentido.
2. Em relao informatizao dos processos para gerenciamento dos projetos,
assinale a opo mais adequada:
a)
Existe um sistema, aparentemente completo, adequado e amigvel. Ele
contempla diferentes tamanhos de projetos e permite armazenar e consultar dados de
projetos
encerrados. Est em uso pelos principais envolvidos (que foram treinados) h mais
de um ano.
b) A situao existente levemente inferior ao apresentado no item A.
c) A situao existente significativamente inferior ao apresentado no
item A. d) Esforos foram iniciados neste sentido.
e) Nenhum esforo foi iniciado neste sentido.
3. Em relao ao mapeamento e padronizao dos processos desde (caso
aplicveis) o surgimento da ideia, os estudos tcnicos, o estudo de viabilidade, as
negociaes, a aprovao do oramento, a alocao de recursos, a implementao do
projeto e uso, temos:
a) Todos os processos acima foram mapeados, padronizados e, alguns, informatizados
(tanto da tica do desenvolvimento do produto como do seu gerenciamento). O
material existente , aparentemente, completo e adequado e est em uso h mais de um
ano.
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e) Nenhum esforo foi iniciado neste sentido.
5. Em relao ao Escritrio de Gerenciamento de Projetos (EGP ou PMO) ou suas
variaes, assinale a opo mais adequada:
a) Est implantado. Suas funes foram identificadas, mapeadas e padronizadas
e so utilizadas por seus membros, que possuem o treinamento necessrio em GP.
bem aceito, est operando h mais de um ano e influencia positivamente os projetos do
setor.
b) A situao existente levemente inferior ao apresentado no item A.
c) A situao existente significativamente inferior ao apresentado no
item A. d) Esforos foram iniciados neste sentido.
e) Nenhum esforo foi iniciado neste sentido.
6. Em relao ao uso de Comits (ou sistemas executivos de monitoramento ou
equivalentes) para acompanhamento dos projetos durante suas execues, assinale a
opo mais adequada:
a) Foram implantados, renem-se periodicamente e tm forte influncia no andamento
dos projetos sob seu acompanhamento. So bem aceitos e esto operando h mais
de um ano.
b) A situao existente levemente inferior ao apresentado no item A.
c) A situao existente significativamente inferior ao apresentado no
item A. d) Esforos foram iniciados neste sentido.
e) Nenhum esforo foi iniciado neste sentido.
7. Em relao ao acompanhamento da execuo de cada projeto, em reunies
efetuadas pelo gerente do projeto com sua equipe para atualizar o plano do projeto e tratar
as excees e os riscos, assinale a opo mais adequada:
a)
So realizadas reunies peridicas que permitem que todos percebam o
andamento do projeto. Os dados so coletados e comparados com a baseline. Em caso de
desvio, contramedidas so implementadas. E feita anlise de riscos. Est em uso h mais
de um ano.
b) A situao existente levemente inferior ao apresentado no item A.
c) A situao existente significativamente inferior ao apresentado no
item A. d) Esforos foram iniciados neste sentido.
e) Nenhum esforo foi iniciado neste sentido.
8. Com relao ao gerenciamento de mudanas (prazo, custos, escopo, resultados,
etc.) para projetos em andamento temos:
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9. Com relao definio de sucesso e criao e uso de mtricas para
avaliao do sucesso dos projetos (ou seja, atingimento de metas: resultados obtidos,
atraso, estouro de custos, performance, etc.), temos:
a) Ao trmino de cada projeto feita uma avaliao do sucesso e so analisadas as
causas de no atingimento de metas. Periodicamente so efetuadas anlises no
Banco de Dados para identificar os principais fatores ofensores. Est em uso h mais de
um ano.
b) A situao existente levemente inferior ao apresentado no item A.
c) A situao existente significativamente inferior ao apresentado no
item A. d) Esforos foram iniciados neste sentido.
e) Nenhum esforo foi iniciado neste sentido.
10. Com relao evoluo das competncias (conhecimentos + experincia) em
gesto de projetos, tcnica e comportamental dos diversos grupos de envolvidos (alta
administrao, gerentes de projetos, PMO, etc.), temos:
a) Foram identificadas as competncias necessrias para cada grupo de profissionais e
foii feito um levantamento envolvendo Situao Atual e Situao Desejada. Foi
executado um Plano de Ao que apresentou resultados convincentes nos ltimos 12
meses.
b) A situao existente levemente inferior ao apresentado no item A.
c) A situao existente significativamente inferior ao apresentado no
item A. d) Esforos foram iniciados neste sentido.
e) Nenhum esforo foi iniciado neste sentido.
NIVEL 4 - GERENCIADO
Ao responder as questes deste nvel, tenha em mente que ele representa a situao em
que a plataforma de GP
Implementada realmente funciona e d resultados. As principais caractersticas deste
nvel so:
Os profissionais demonstram constantemente um alto nvel de competncia,
alinhando conhecimento e experincia prtica.
Eliminao (ou mitigao) das anomalias gerenciveis que atrapalham os resultados
dos projetos.
Os resultados da rea (ndice de sucesso, atrasos, etc.) so
compatveis com o esperado para o nvel de maturidade 4.
Esta situao ocorre h mais de 2 anos
Uma quantidade significativa de projetos j completaram seus ciclos de vida neste
cenrio.
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e) Nenhum esforo foi iniciado neste sentido.
6. Em relao ao acompanhamento do trabalho efetuado pelos gerentes de
projetos e ao estmulo que lhes concedido no sentido de atingirem as metas de seus
projetos, assinale a opo mais adequada:
a) Existe um Sistema de Avaliao dos gerentes de projetos, pelo qual se estabelecem
metas e, ao final do perodo, se avalia quo bem eles se destacaram, podendo,
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e) Nenhum esforo foi iniciado neste sentido.
10. Com relao competncia em aspectos tcnicos pela equipe responsvel pela
criao e implementao do produto (bem, servio ou resultado), nos ltimos dois anos,
podemos afirmar:
a) Todos os envolvidos so altamente competentes nesta rea, o que contribuiu
para que retrabalhos e perdas cassem para patamares quase nulos.
b) A situao existente levemente inferior ao apresentado no item A.
c) A situao existente significativamente inferior ao apresentado no
item A. d) Esforos foram iniciados neste sentido.
e) Nenhum esforo foi iniciado neste sentido.
NIVEL 5 - OTIMIZADO
Ao responder as questes deste nvel, tenha em mente que ele representa a situao
em que a plataforma de GP no somente funciona e d resultados como tambm foi
otimizada pela prtica da melhoria contnua e inovao tecnolgica e de processos. Suas
principais caractersticas so:
Otimizao de processos e ferramentas.
Otimizao de resultados (prazos, custos, escopo, qualidade, desempenho, etc.)
Altssimo nvel de
sucesso.
Ambiente e clima de trabalho de eficincia,
produtividade e baixo stress.
Alto reconhecimento da competncia da rea, que
vista como benchmark.
Esta situao ocorre h
mais de 2 anos
Uma quantidade significativa de projetos j completaram seus
ciclos de vida neste cenrio.
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a) Os envolvidos atingiram um patamar de excelncia neste tema, demonstrando,
inclusive, fortes habilidades em assuntos como Inteligncia Emocional, Pensamento
Sistmico, Prontido Congnitiva, etc.
e. A situao existente no atende ao descrito no item A.