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Gerenciamento de Documentos Eletrônicos PDF
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Resumo
A gesto de documentos eletrnicos demanda novas formas de gerenciamento para garantir agilidade e
atender requisitos jurdicos e arquivsticos. O artigo desenvolve estudo de caso realizado em uma
empresa de jornalismo, que em seu processo de trabalho apresenta necessidade de automatizao do
contnuo fluxo de interao autor-editor. Os resultados revelam as necessidades informacionais para a
gesto de documentos eletrnicos no ambiente de anlise, em relao teoria de arquivos. Alm, disso
apresenta uma soluo baseada na adoo de um arcabouo web (framework) colaborativo que atende
1
s necessidades de operao e gerncia do processo. A soluo identificada foi utilizar o Plone , um
arcabouo voltado construo de portais corporativos em software livre, de forma integrada com o
2
ambiente Windows proprietrio. O artigo mostra como tal soluo atende aos requisitos tericos e
empresariais. Para a empresa torna-se possvel o controle de edio compartilhada dos documentos, o
acesso universal aos mesmos pela internet, o uso de metadados, e a automao dos processos de
editorao via mecanismo de workflow.
1 INTRODUO
1
Plone um arcabouo (framework) de software para gesto de contedo em portais corporativos.
2
MS Windows, marca registrada da empresa Microsoft.
rea da Cincia da Informao, especificamente sobre estudos arquivsticos. fato que a base
de sustentao para o uso de documentos nas empresas, na grande maioria dos casos, ainda
a tecnologia MS Office. Tais arquivos apresentam dificuldades em sua interao com
aplicativos de portais corporativos construdos em software livre. Isso compromete a evoluo
de aes tticas que permitam a gesto da informao e do conhecimento no contexto
empresarial. Sero analisados neste artigo alguns ganhos da integrao de software de
escritrio com portais corporativos, tais como: edio de documentos diretamente no portal;
acesso seguro universal via web, facilitando o trabalho remoto e em equipe; organizao
avanada das informaes via metadados; automatizao de fluxos de trabalho com os
documentos da organizao.
Um recente escndalo brasileiro permitiu verificar como a gesto de arquivos
eletrnicos relevante. O caso da planilha, apresentado por Oltramari (2008), possivelmente
divulgado por um funcionrio da Casa Civil transformou um arquivo eletrnico em prova para
a possvel confeco de um dossi, da qual o governo foi acusado. Em contrapartida, o
governo brasileiro solicitou Polcia Federal que apurasse o crime de vazamento de
informaes sigilosas do governo. Um grande conflito poltico se estendeu por dias no
Congresso Nacional e na Imprensa, no perodo de maro e abril de 2008, devido s
dificuldades que aos poucos foram reveladas nao, de lidar com arquivos eletrnicos no
governo brasileiro. Vale notar que o governo brasileiro um grande usurio de softwares livres
(pblicos) no pas.
Tal situao revela que o tema de gesto dos arquivos eletrnicos complexo, e que
as instituies carecem de aplicaes prticas para permitir solues adequadas, inclusive de
acompanhamento da edio de arquivos eletrnicos que proporcionem fidedignidade e
autenticidade. A pesquisa de Silva (2008) apresenta direcionamentos que esclarecem a prtica
da preservao arquivstica governamental nas polticas pblicas no Brasil, e levanta trs
pontos de reflexo: 1) h necessidade de que a preservao seja contnua; 2) o oramento
destinado a preservao precisa ser suficiente e constante; 3) a poltica nacional de arquivos
precisa ser formulada. Apesar deste artigo no abordar a gesto governamental, pode-se
perceber que os reflexos notados na esfera pblica so tambm percebidos na perspectiva
empresarial.
Uma organizao tpica da rea de servios, na qual os funcionrios tm seus
computadores interligados em rede local e trabalham criando e editando arquivos com o MS
Office apresenta alta complexidade para a gesto de documentos eletrnicos. Neste cenrio,
encontram-se documentos, planilhas, e apresentaes utilizadas em processos de trabalho,
que passam por aprovaes de reas, estabelecendo fluxos de trabalho (ou workflows). Este
cenrio presente nas empresas que adotam uma soluo precria de gesto da informao,
geralmente passando pela estruturao do trabalho de seus funcionrios em torno de algumas
pastas compartilhadas na rede local; em geral uma rede MS Windows. O fato agravado,
quando empresas possuem colaboradores que atuam fora do espao fsico da empresa,
fazendo constante uso de aplicaes para transferncia de arquivos, sendo a mais precria e
utilizada, o correio eletrnico.
Este artigo apresenta um estudo de caso desenvolvido em uma empresa de
jornalismo, localizada em Belo Horizonte, que atuava poca com cerca de 20 colaboradores
para produo de informativos na internet e impressos, revistas e jornais para empresas. O
objetivo da pesquisa consistiu em identificar o processo de gesto de arquivos eletrnicos.
Aps o levantamento da situao apresentada pela empresa foi possvel diagnosticar os
principais riscos existentes na gesto de arquivos, e analisar as demandas informacionais para
a gesto de arquivos eletrnicos e o fluxo do processo de edio e reviso. Como contribuio
dos resultados, o artigo revela um sistema de gerenciamento de contedo em software livre, e
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Figura
7 1-Avaliao do funcionamento
Metodologia de Dirks do sistema de gerenciamento arquivstico de documentos
O modelo australiano, tambm destaca que para um arquivo eletrnico ser prova, este
deve ser: autntico, fidedigno, completo e inalterado (protegido de intervenes no
autorizadas), e usvel (passvel de localizao, recuperao e interpretao). Desta forma, para
garantir as qualidades que sustentem as caractersticas apresentadas, necessrio utilizar um
sistema capaz de executar a captura, o registro, a classificao e indexao, o acesso e
segurana, a avaliao, o armazenamento, o uso e rastreamento, e a destinao (RONDINELLI,
2007).
Ao tratar a gesto e preservao de documentos eletrnicos de arquivos, Thomaz
(2006) apresenta a incompatibilidade das tecnologias atuais, com seus predecessores como
um fator complicador. A autora revela a trajetria histrica da discusso sobre a gesto de
arquivos eletrnicos, compartilhando a experincia de vrios pases. Como ltima experincia
compartilhada, a autora revela o RKMS que um esquema padronizado de metadados. Ele
atende especificao do Resource Description Framework - RDF da World Wide Web
Consortium - W3C. Portanto, ele permite identificar e descrever documentos resultantes das
atividades sociais e organizacionais, alm de associar caractersticas significativas do contexto,
onde os documentos so produzidos, gerenciados e usados. Recentemente, de acordo com
Thomaz (2006), as normas ISO apresentam as contribuies mais significativas no assunto,
sendo elas: ISSO 15.489 (Information and documentation: records management), ISO 14.721
(Open archival information system reference model), e a ISO 19005-1 (Electronic document file
format for long-term preservation).
Lucca, Charo e Stein (2006) apresentaram metadados para a gesto eletrnica de
documentos arquivsticos, a partir do estudo de cinco padres de metadados: ISAD(G), Dublin
Core MetaData Element Set, MoReq, a Resoluo n 20 do CONARQ, e a Norma Brasileira de
Descrio Arquivstica. Os autores avaliaram as semelhanas entre os padres e construram
um modelo de metadados que uniu os cinco padres, estabelecendo quatro grupos de
metadados, representando as quatro funes arquivsticas: classificao, avaliao, descrio e
difuso. Este modelo pode ser visto no Quadro 1:
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A gesto de arquivos eletrnicos abordada por Santos (2008), apresentando ser este
um processo complexo, pois as modificaes do cenrio influenciam o comportamento dos
agentes. Tal mudana direciona os recursos a serem canalizados para suprir necessidades que
no podiam ser previstas antes. Portanto, neste tipo de ambiente o gestor passa a ter
dificuldades em saber de tudo que ocorre, e em manter a disciplina, a hierarquia e a
coordenao do processo. Mas, as novas tecnologias de informao e comunicao criaram
possibilidades para a coordenao de atividades e atuao de gestores em ambientes mais
complexos.
A anlise do autor aponta que, inicialmente, os instrumentos focavam ampliar o
mximo possvel a capacidade e eficincia do gestor, garantindo sua centralizao. Para tanto,
foram criadas ferramentas (Outlook, LotusNote, Organize, Project), que atuavam como
secretrias e gerentes, para que: estabelecido o plano, definidas as responsabilidades e
funes, elaboradas as metas, autorizaes e permisses sejam ampliadas a informao e a
comunicao dos membros de um projeto, criando relatrios. Santos (2008) afirma que estes
procedimentos, que apenas criavam rotinas e mecanizavam as aes de gesto se mostraram
inoperantes para gesto de grandes sistemas. O autor reconhece que se vive uma nova fase e
um novo tipo de resposta a este tipo de problema atravs da criao de sistemas
colaborativos, interativos, descentralizados e emergentes.
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Uriarte (2006) apresenta o Enterprise Content Management3 (ECM), que rene, para a
autora, trs funcionalidades obrigatrias: 1) GED (Gesto Eletrnica de Documentos); 2)
Workflow (fluxo de processos); e 3) Portal (ambiente que rene Gesto de Contedo,
Workflow e Gesto de Qualidade, e promove comunicao e colaborao entre seus usurios).
Shitsuka et al. (2005) sugerem que a incorporao desta viso em portais corporativos
poder viabilizar informaes rpidas tanto para clientes quanto para fornecedores, em base
de dados de contexto, de metadados e de outras bases, como pode ser visto na Figura 2. Os
autores consideram que as empresas devem repensar a maneira de incorporar as tecnologias,
considerando a estrutura de uma camada de ECM, por ser esta, a base da construo de um
software de gesto do conhecimento.
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Gerenciamento de Contedo Corporativo
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3.1 Plone
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Visual ou de apresentao
Atores: designers
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efetivo e flexvel, atravs da definio de papis e tarefas, permitidas a cada papel, por rea do
portal (PLONE.NET, 2008).
Pastore (2006) desenvolveu um estudo sobre gerenciamento de contedo na web com o
uso do Plone. O autor destaca que o compartilhamento de informaes no-estruturadas
importante para as empresas que visam a gesto do conhecimento. O autor considera que a
complexidade dos processos de negcio exige um sistema de informao adequado que possa
encontrar tecnologias que facilitem a interao entre autores e editores. O artigo de Pastore
(2006) descreve as solues adotadas no contexto de desenvolvimento para web site em um
instituto de investigao. A soluo apresentada foi o uso do Plone que permitiu personalizar
papis, fluxos de trabalho e garantir segurana no processo de publicao.
Alm de todos estes recursos, raramente presentes ao mesmo tempo em uma nica
ferramenta de gesto de contedo em software livre, o Plone ainda possui excelente interao
com softwares de escritrio. Este recurso normalmente nem implementado por ferramentas
de gesto de contedo.
4 METODOLOGIA
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Etapa Ocorrncia
1 O jornalista envia o fechamento da pauta para o cliente
2 O cliente revisa a pauta e devolve ao jornalista
3 O jornalista envia as matrias para a reviso do editor
4 O editor revisa as matrias e devolve ao jornalista
5 O jornalista encaminha as matrias s fontes
6 As fontes revisam as matrias e as devolvem ao jornalista
7 O jornalista encaminha as matrias ao diagramador juntamente com as fotografias
8 O diagramador encaminha a verso diagramada para o jornalista
9 O jornalista procede a reviso de arte e encaminha alteraes ao diagramador
10 O diagramador procede as revises e encaminha ao jornalista
11 O jornalista encaminha a verso revisada do diagramador ao cliente
12 O cliente expressa sua opinio e solicitaes de reviso ao jornalista
13 O jornalista encaminha as solicitaes de reviso ao diagramador
14 O diagramador procede as revises e encaminha ao jornalista
15 O jornalista aprova a arte final e encaminha ao diagramador
16 O diagramador encaminha grfica
Quadro 2 - Fluxo documental do processo da empresa de jornalismo
Fonte: Dados da pesquisa
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referncias contm todo o material que serviu como fonte de referncia para o
desenvolvimento do trabalho jornalstico. J a pasta matrias, contm todos os textos que
foram elaborados pelo jornalista. A pasta aprovaes contm as matrias elaboradas, com
uma pgina introdutria de orientao para que as fontes analisem, revisem e aprovem o que
foi escrito pelo jornalista. A pasta fotos contm todas as fotos que foram captadas para o
projeto. A pasta diagramao contm um arquivo em formato Word que apresenta todo o
texto do projeto, mais as orientaes para o diagramador. As informaes transmitidas do
jornalista ao diagramador so codificadas por cores, desta forma, quando estiver colorida a
fonte, o diagramador interpretar que uma orientao. Outros arquivos constantes nesta
pasta so as fotos. Elas so nomeadas por pgina e nmero da foto, pois uma pgina pode
conter mais de uma foto. Desta forma, a foto nomeada como 3.1, deve ser inserida na pgina
3, sendo esta a primeira foto da pgina. Os arquivos enviados pelo diagramador so
arquivados, conforme ilustrao da Figura 5, na pasta 101 junho; mas alguns jornalistas
criam uma pasta geral denominada PDF que contm todos os arquivos do diagramador de
todas as edies do ano.
Em relao s cpias de segurana dos arquivos eletrnicos, a empresa de suporte
oferece via aplicao programada para toda sexta-feira, a cpia dos arquivos da pasta
Clientes. Esta cpia feita para um HD externo que a princpio deveria ser retirado todo o
final de semana, por uma das empresrias, para que fosse armazenado em outro local,
evitando perda de dados, em caso de sinistro. Contudo, atualmente isto no feito. O HD
externo permanece na empresa com as cpias da pasta Clientes. Outra inteno da empresa
era desenvolver um backup dirio com os arquivos modificados, mas tal prtica no est ativa.
Entre as pastas compartilhadas do servidor, foi possvel identificar uma pasta denominada
arquivos clientes que contm uma cpia da pasta Clientes, no definida qual inteno da
mesma. Outra pasta presente a arquivos dvds que constituda por arquivos com muito
espao em disco que deveriam ser transmitidos a dvds para liberar mais espao no servidor.
Contudo, tal pasta permanece, sem que as cpias sejam feitas.
Quanto armazenagem dos arquivos pouco utilizados, a empresa no tem uma clara
poltica. Recentemente, os arquivos anteriores a 2005 foram retirados do servidor e
armazenados em um ambiente no-compartilhado. Os arquivos criados a partir de 2006, esto
disponveis no servidor, sendo pequena a consulta aos anos de 2006 e 2007.
A partir das entrevistas foi possvel identificar que os colaboradores sentem falta de
ferramentas de busca no desenvolvimento da atividade. Apesar da empresa ter por poltica a
no replicao integral de matrias para clientes diferentes, ela percebe que poderia ter como
referncia as prprias reportagens j desenvolvidas na empresa. E, com a gesto atual dos
arquivos, no possvel identificar claramente quantas matrias sobre ISO 9.000 j foram
desenvolvidas pelos jornalistas. Desta forma, os contedos abordados so assimilados por
meio da memria dos colaboradores que tentam vincular os trabalhos ao cliente, ao projeto e
ao perodo que foi publicado. Outra dificuldade percebida foi quanto gesto de fotos.
Atualmente, existe dificuldade de aproveitar fotos, porque no possvel fazer uma busca pelo
nome da pessoa presente na foto, devido ausncia de metadados. E ainda, como os
fotgrafos so terceirizados, existe a dificuldade de citar o nome de fotgrafo que gerou a
fotografia.
Na empresa, os funcionrios trabalham com seus computadores interligados em uma
rede local, criando e editando arquivos com o MS Office. Alguns desses documentos so de
uso exclusivo do funcionrio, localizados em geral em sua pasta pessoal. Porm, em sua
grande maioria esses documentos so corporativos e precisam ser compartilhados entre os
funcionrios a partir de um local nico na rede. Assim busca-se evitar duplicidade por razes
de consistncia e disperso atravs do e-mail, por razes de segurana.
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Falta de acesso universal pela web aos arquivos, dificultando o trabalho remoto dos
funcionrios.
1) Viabilizar o acesso universal, pela web, possibilitando o trabalho remoto por parte
dos funcionrios.
2) Integrar a tecnologia MS Windows, padro utilizado na rede local.
3) Controlar a edio dos documentos, atravs de check-in e check-out, j que estes
sero editados por vrias pessoas, atravs da rede.
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contedo web pode-se identificar que o Plone atende s seis camadas, pois oferece controle
de: registro, termos e condies de acesso, estrutura, contexto, contedo e histria de uso.
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O termo workflow utilizado neste trabalho para designar uma cadeia de aes ou
eventos que ocorrem sobre um conjunto de estados pelos quais passam um objeto
informacional (instncias de contedo), para alcanar um objetivo (cf. Figura 6). A implantao
de um workflow adequado mostra que o software entende bem como as pessoas realizam seu
trabalho. Mesmo tarefas simples, como por exemplo, a publicao de um documento, envolve
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pode disponibilizar contedos internamente, para seu prprio staff de jornalistas, e tambm
contedos para o pblico annimo em geral (pblico externo).
7 CONSIDERAES FINAIS
Por meio do estudo de caso desenvolvido em uma empresa de jornalismo que faz
intenso uso de documentos, localizada em Belo Horizonte, foi possvel descrever e caracterizar
o processo de gesto de arquivos eletrnicos. Aps o levantamento da situao apresentada
pela empresa foi possvel diagnosticar os principais riscos existentes no processo, e analisar as
demandas informacionais para a gesto de arquivos eletrnicos e o fluxo de trabalho. Ao
descrever a situao e analis-la, foi possvel sintetizar e definir os requisitos de uma soluo
automatizada. Justificou-se assim a aplicao de uma soluo de gerenciamento de contedo,
que trouxe vantagens para a gesto de arquivos eletrnicos no contexto empresarial
analisado.
A contribuio deste artigo de natureza complementar grande quantidade de
trabalhos tericos na rea da Cincia da Informao sobre o tema portais corporativos.
Complementar no sentido em que o artigo mostra que possvel, na prtica, implementar,
utilizando software livre, com baixo custo, um portal corporativo em modalidade intranet e
extranet, que melhore a gesto da informao.
Como o artigo se refere a uma ferramenta de software livre, o Plone, estima-se tratar
de uma relevante contribuio, com impactos financeiros diretos no sentido da reduo de
custos com tecnologia da informao. Isso considerando que nessas empresas os
colaboradores trabalham em rede utilizando-se, sobretudo de softwares proprietrios, em
sistema operacional MS Windows, e servindo-se a todo tempo do gerenciador de arquivos
Windows Explorer e o pacote de escritrio MS Office ou outras aplicaes semelhantes.
A insero efetiva de um software livre nesse contexto proprietrio em geral difcil e
rara ainda hoje em dia, apesar das tentativas principalmente nas organizaes da esfera
pblica em migrar os aplicativos do MS Office para o pacote correspondente em software livre,
OpenOffice.
Nota-se tambm que no artigo no foi dado foco ao lado do servidor5, onde se localiza
fisicamente o portal, uma vez que, em servidores, o software livre, sobretudo o Linux, j
amplamente utilizado.
Finalmente pde-se concluir que, com um portal de intranet/extranet, a empresa
passa a contar com os seguintes benefcios relevantes para a gesto da informao:
integrao com o ambiente de gesto de arquivos do MS Windows (windows explorer);
edio de documentos MS Office diretamente no portal;
acesso seguro universal s suas informaes via web, facilitando o trabalho remoto por
parte de suas equipes;
automatizao do fluxo de documentos em seus processos dentro do portal, com o
uso de fluxos de trabalho pr-definidos e com a definio de novos fluxos de trabalho;
gesto avanada de documentos em um nico local, com check-in e check-out para
controle de edio e colaborao em grupo;
organizao avanada das informaes com o uso de metadados (thesaurus, gesto de
palavras-chave, taxonomias e ontologias, etc).
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Referncia ao computador servidor em uma rede de software do tipo cliente-servidor.
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Abstract
The management of electronic documents requires new forms of management to ensure agility
and meet the specific legal and archival needs. The paper develops a case study
in business journalism, which has need for automation of the continuous workflow of author-
editor interaction. The results reveal the information needs for electronic management in environment of
testing in relation to the theory of files. Also, it presents a solution for the adoption of a collaborative
web tool that meets the needs of the process operation and management. The identified solution was to
deploy Plone, an enterprise portal framework that uses open software in an integrated way with the
Windows proprietary environment and meets the requirements theorists and
entrepreneurial. Thus, becomes possible to the company to control shared editing, universal access to
the collection through the Internet, the use of metadata, and process automation via workflow.
REFERNCIAS
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