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Manual Empresarial PDF
Manual Empresarial PDF
EMPRESARIAL DA
CONTABILIDADE
1 A Contabilidade
_ Depto Pessoal:
Admisses, rescises, folhas de pagamentos, clculo e apurao de encargos
trabalhistas, obrigaes mensais e anuais como RAIS, Informe de Rendimentos e
demais assuntos previdencirios e trabalhistas.
_ Depto Fiscal:
Notas Fiscais (Entrada/Sada/Servios), apurao de impostos (federais, estaduais e
municipais), registro e apurao de livros e demais obrigaes mensais, trimestrais e
anuais do ICMS, IPI e ISS e demais tributos como Gia, Dctf, e Declan.
_ Departamento Contbil:
Balancetes, balanos, documentos contbeis, livros Dirio/Razo/Correo
Monetria/Declarao de Imposto de Renda Pessoa Jurdica e demais assuntos
contbeis.
_ Legalizaes:
Alteraes contratuais, abertura e cancelamento de Empresas, certides negativas e
fichas cadastrais.
_ Expedio:
Retirada e entrega de documentos aos clientes.
_ Recepo:
Atendimento das chamadas telefnicas e recebimento de fax em geral
_ Assessoria:
Orientao tributria, contbil, fiscal, trabalhista e jurdica, atendimento a cliente em
geral.
_ Consultoria:
Dvidas sobre preenchimento de notas, clculo de guias em atraso, informao sobre
vencimento de impostos e contribuies, dvidas sobre folha de pagamento, e
informaes de toda rotina operacional vinculada aos servios contratados com nossa
empresa.
2 DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ENVIADOS NOSSA ORGANIZAO CONTBIL
Com a finalidade de orientar V.Sas, elaboramos alguns procedimentos dirigidos aos
documentos fiscais e contbeis, a fim de que possamos atend-los com maior rapidez
e cumprir os prazos legais.
3- DOCUMENTOS LEGAIS
Os documentos legais de constituio da pessoa jurdica, que devem ser guardados em
pastas prprias, disposio da fiscalizao ou para utilizao no cumprimento de
obrigaes acessrias, so os seguintes:
3.1 Principais
3.2 Acessrios
1 Tributria:
2 - Sade Pblica:
PLACA INDICATIVA DA PROIBIO DE VENDA DE CIGARROS PARA MENORES.
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos que comerciam cigarros
3 Trabalhista:
a) DOCUMENTO COM AS NORMAS DE PROTEO AOS MENORES
Obrigados ao cumprimento: empregadores de menores.
b) ESCALA DE REVEZAMENTO
Obrigados ao cumprimento: empregadores que exijam trabalho nos dias destinados ao
repouso.
c) AVISO DE REEMBOLSO CRECHE
Obrigados ao cumprimento: empregadores que adotarem o sistema.
d) QUADRO DE HORRIO
Obrigados ao cumprimento: empregadores, exceto micro e pequenas empresas, que
no adotarem registros
manuais, mecnicos ou eletrnicos individualizados de controle de horrio.
e) SEGURANA DO TRABALHO
Avisos e placas referentes manuteno, armazenagem e manuseio de materiais;
materiais perigosos e insalubres; instalaes eltricas; interdio de uso; construo
civil; explosivos; localizao de extintores; carga mxima de equipamentos e caldeiras.
4 - Defesa do Consumidor
CONDIES DE VENDA PRAZO (preo vista; taxa de juros ao ms, quando refixada;
taxa de juros ao ms que ser acrescida ao ndice pactuado, quando ps-fixado; taxa
incidente de juros ao ano; multa de mora, que no poder exceder a 2%.
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e os prestadores de servios.
1 - Tributria
CARTAZ SONEGAR CRIME
Obrigados ao cumprimento: os estabelecimentos obrigados a emitir nota-fiscal.
2 Defesa do Consumidor
CARTAZ COM TELEFONES E ENDEREOS DE RGOS (POLCIA CIVIL, PROCON,
DISQUEDENNCIA e IPEM)
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e de prestao de servios.
3 Fiscalizao Sanitria
CARTAZ DE INDICAO DO RGO SANITRIO DE FISCALIZAO
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais de gneros alimentcios,
abertos presena do pblico, fiscalizados pela Secretaria de Estado da Sade,
diretamente ou por rgo delegado.
Observaes:
1. Os produtos expostos ao pblico na vitrine ou dentro do estabelecimento devem ter
seus preos obrigatoriamente afixados no prprio produto, de forma visvel ao
consumidor.
2 - Consulte nossa empresa sobre outras especificaes dos mencionados cartazes e
documentos que devem ser afixados.
3 - Consulte nossa empresa sobre os cartazes e outros documentos de afixao
obrigatria no mbito da legislao
municipal.
4.4 Frias
4.4.2 Concesso
A poca da concesso das frias a de melhor convenincia para o empregador.
Contudo, se vencidos 2 perodos de aquisio, o empregado faz jus ao recebimento do
primeiro perodo em dobro.
Somente em casos excepcionais e para os maiores de 18 anos e menores de 50 anos
de idade, as frias podero ser concedidas em 2 perodos, um dos quais no poder
ser inferior a 10 dias corridos. O empregado estudante, com menos de dezoito anos,
ter direito a frias coincidentes com as frias escolares.
4.4.6 Pagamento
O pagamento das frias dever ser efetuado at 2 dias antes do incio do respectivo
perodo.
4.5.1 Durao
A durao normal da jornada de trabalho no dever ser superior a 8 horas dirias, se
no fixado outro limite inferior no
contrato de trabalho, salvo se houver acordo para prorrogao ou compensao.
4.6 Remunerao
4.7 - 13 Salrio
4.10 Penalidades
As multas por infrao legislao trabalhista e previdenciria podero variar entre
7,5657 e 7.565,6943 UFIR, dependendo da Infrao. Consulte sempre nossa
organizao contbil.
5 SERVIOS DE TERCEIROS
Toda e qualquer atividade empresarial pode utilizar-se de servios contratados de
terceiros, a saber:
6.1 - Pagamentos
Estas operaes compreendem todas as formas de efetuarmos pagamentos de
qualquer natureza, atravs da rede bancria, prtica absolutamente usual nos dias de
hoje, com alternativas que vo desde um cheque at procedimentos via Internet e os
chamados home banking.
Independente da forma adotada para os pagamentos bancrios que toda empresa
pratica, a mesma deve manter em seus arquivos cpia do documento de pagamento
(cpia de cheque, recibo eletrnico, etc..) anexando todos os comprovantes dos
pagamentos efetuados (duplicata, ttulo, depsito, guias de recolhimento de impostos
e contribuies, etc..).
6.2 - Recebimentos
Estas operaes compreendem todas as formas de recebermos valores de qualquer
natureza, incluindo depsitos de ttulos provenientes de vendas de bens e servios,
antecipaes de clientes e terceiros.
Os valores constantes dos extratos bancrios a esse ttulo devem ser documentados de
forma a permitir a clara identificao do valor recebido, da sua natureza, dos dados do
remetente, individualizado por documento (nota fiscal, fatura, duplicata, pedido, etc..).
Os depsitos bancrios devem ter indicao no seu verso ou em documento apartado,
de todas informaes necessrias ao seu bom controle.
Os demais crditos ocorridos na movimentao bancria (emprstimos,
adiantamentos, etc.) devem igualmente ser identificados e documentados pelo
departamento financeiro e os eventuais valores a identificar devem ser objeto de
controles internos que definam em curto espao de tempo como trat-los nos
registros financeiros e contbeis.
7 Despesas e Custos
Este tpico tem por objetivo esclarecer nossos clientes quanto a contabilizao das
despesas/custos, e como document-laperante a legislao fiscal.
7.3- As empresas comerciais e industriais devero enviar cpias das contas de luz e
telefone nossa organizao contbil juntamente com as notas fiscais de compra e de
venda para aproveitamento do crdito fiscal de ICMS.
7.5- Se possvel, todas as despesas e custos devero ser pagas com cheque nominal.
7.6- Para empresas que mantm atividade externa na realizao de seus negcios ou
manuteno em seus clientes, permitido a elaborao de relatrio peridico de
despesas, contendo todas as atividades efetuadas naquele perodo (clientes visitados,
distncia em Km se for no mesmo municpio ou prximo, txi, refeies, gorjetas,
passagens areas quando utilizadas, etc), sempre com todos os comprovantes anexos.
Observao:
Qualquer dvida que eventualmente aparea na apresentao dos documentos para
serem lanados em despesas/custos, etc., consulte sempre o nosso Depto. Contbil.
8. ESTOQUES
8.1 - Conceito
O estoque representado pelo conjunto de: matrias primas, produtos em fabricao,
produtos prontos, material de aplicao e material de embalagem, nas indstrias; e
pelas mercadorias nas empresas comerciais.
8.2 - Inventrio
Os produtos e mercadorias acima mencionados, bem como os mesmos itens em poder
de terceiros e os de terceiros em poder da empresa, existentes no fim do perodo
(anual ou trimestral, conforme o regime tributrio do contribuinte), devem ser
relacionados observando-se os seguintes itens: quantidade, unidade, discriminao,
preo unitrio e valor total.
Essa relao servir para a escriturao do Livro de Registro de Inventrio, obrigatrio
pela legislao federal e estadual, e necessrio para a apurao do resultado do
exerccio (lucro ou prejuzo).
Para a avaliao dos estoques, de matrias primas e mercadorias, regra geral, utiliza-se
o custo mdio ponderado, ou o PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair), porm
existem outros mtodos aceitos pela legislao, bem como outras formas de avaliao
praticadas em situaes especficas. Consulte nosso departamento contbil no caso de
dvida sobre o melhor mtodo.
A legislao do Estado do Rio de Janeiro concede prazo de 60 dias para a escriturao
do estoque no Livro de Registro de Inventrio, enquanto a legislao federal vaga
quando determina que o o inventrio ser escriturado no trmino do perodo. A falta
de escriturao do Livro de Registro de Inventrio e do livro de Controle da Produo e
do Estoque, sujeitam o contribuinte a multa elevada.
O inventrio fsico (contagem dos estoques existentes no fim do perodo) deve
coincidir com a apurao escritural (estoque inicial, mais compras no perodo, menos
vendas no mesmo perodo, igual a estoque final) e as possveis diferenas devem
ser justificadas sob pena de autuao pelo fisco. Alguns percentuais para perdas
(quebra de estoque) so aceitos pela legislao, variando em conformidade com o
produto ou mercadoria ou em razo de situaes especiais. Consulte nosso
departamento contbil para maiores esclarecimentos.
A destruio de produtos ou mercadorias inservveis (estragados, deteriorados,
obsoletos, etc.), deve ser comunicada antecipadamente Receita Federal, e os
impostos creditados por ocasio da compra, devero ser estornados.
As empresas construtoras que possuam material de construo a ser aplicado nas
obras no exerccio seguinte, bem como, os
imveis prontos e ainda no vendidos, devero tambm ser relacionados no Livro de
Registro de Inventrio, para fins de registro e apurao de resultado no fim do
exerccio.
Os bens que compe o imobilizado da empresa, tais como: maquinas, moveis, veculos,
etc., no precisam ser relacionados
no Livro de Registro de Inventrio.
9.2 - Classificao
A melhor classificao de uma compra, sem sombra de dvida, realizada pelo prprio
comprador, pois este sabe para que e porque a fez. Assim sendo, recomenda-se a
utilizao de um carimbo prprio para este fim.
10.1 - Conceito
Imobilizado o conjunto de bens e direitos que a empresa necessita para funcionar.
Exemplos de bens: imveis (terrenos, edifcios e construes), maquinas,
computadores, moveis, instalaes e ferramentas. Exemplos de direitos: marcas,
patentes e direito de uso.
10.2 - Aquisio
Na compra de bens e direitos exija o comprovante da aquisio (nota fiscal, escritura,
recibo, etc.).
O original ou uma cpia dever ser enviada a nossa organizao contbil para registro
fiscal e contbil. Se tiver qualquer dvida sobre o documento, consulte um dos nossos
scios.
Na compra de veculo de pessoa jurdica, tire uma cpia da nota fiscal, e na compra de
particular, tire uma cpia autenticada, frente e verso, do documento de transferncia
aps o reconhecimento da firma e antes de envia-lo para efetivar a transferncia.
Na aquisio de bens pelo valor residual ao trmino do arrendamento (leasing), exija,
tambm, a nota fiscal correspondente.
No se esquea que a nota fiscal comprovante de venda, no comprovante de
pagamento. Exija do vendedor o correspondente recibo ou duplicata quitada para sua
segurana.
Quando a compra for de valor significativo: imvel, veiculo, mquina, etc., consulte um
dos nossos scios sobre as implicaes legais e tributrias e sobre as diversas
modalidades de aquisio: a vista, a prazo, financiada, leasing, etc., antes de efetivar o
negcio.
Antes de iniciar a construo ou reforma de imvel, consulte-nos, pois alm de
diversas exigncias burocrticas h incidncia de tributos e contribuies (INSS, FGTS,
ISS etc.).
No caso de benfeitorias em imvel de terceiros (construo, reforma, ampliao),
consulte-nos sobre as implicaes relacionadas com esse tipo especial de imobilizao.
10.3 - Venda
Na venda de bens ou direitos, pode ocorrer lucro ou prejuzo.
Antes de concretizar uma venda consulte-nos sobre o valor do bem a ser vendido, pois
ele pode ter sofrido alteraes em razo de atualizaes e depreciaes.
Se houver lucro haver tributao em conformidade com o regime tributrio escolhido
pelo contribuinte.
Na venda de veculo emita nota fiscal ou, se estiver desobrigado, tire cpia do
documento de transferncia aps assin-lo e reconhecer a firma e antes de entreg-lo
ao comprador.
Toda venda dever estar amparada por documentao prpria, tal como: contrato ou
escritura para bens imveis, nota fiscal ou recibo para bens mveis e direitos, alm de
outros especficos para determinadas operaes.
No caso de bens sinistrados cuja indenizao for paga por companhia de seguro, enviar
original ou cpia do comprovante do valor recebido.
recomendado o arquivo em separado dos comprovantes de compras para o ativo
imobilizado.
12.1- Esteja atento ao prazo de recolhimento de todos os seus tributos. Procure pag-
los dentro dos prazos estabelecidos por lei. Se no o fizer fique ciente de que incidir
multa, juros de mora e correo a ser aplicado na efetiva liquidao do tributo, bem
como de eventuais notificaes e fiscalizaes que podero ocorrer em funo do no
pagamento do mesmo.
12.3- Apresentamos adiante relao dos principais tributos classificados por esfera de
governo, cdigo e vencimento:
IMPORTANTE:
QUALQUER DVIDA QUE EVENTUALMENTE APAREA NA CONFERNCIA DAS GUIAS
PARA
PAGAMENTO, ETC., CONSULTE SEMPRE A NOSSA ORGANIZAO CONTBIL.
13 ARQUIVO
Os documentos podem ser divididos em duas categorias para fins de arquivos:
Documentos Contbeis e Documentos Legais.
200 - Estadual
201 - Declarao Cadastral (DECA)
202 - Declarao do ndice de Participao dos Municpios (DIPAM)
203 - Demonstrativo das Operaes Interestaduais GIA
204 - Certido Negativa do ICMS
205 - Autorizao para Impresso de Notas Fiscais
206 - Auto de infrao
207 - Parcelamento do ICMS
208 - Notificaes
209 - Ficha de Inscrio do Contribuinte DECA
210 - Declaraes
211 - Alvar de Utilizao Secretaria de Sade
212 - Modelos de Notas Fiscais
213 - Comprovao ZONA FRANCA
214 - Conselho Regional de Educao
215 - Secretaria de Segurana Pblica (Registro Arma)
216 - IBDF IBAMA
217 - Defesas
218 - Licena da Diviso do Exerccio Profissional
219 - Utilidade Pblica
220 - Declarao de Microempresa
221 - Laudos Tcnicos
222 - Pedido/ Comunicao Uso Processamento de Dados
223 - Vigilncia Sanitria
300 - Municipal
301 - Guia de Inscrio ou Atualizao ISS
302 - Ficha de Inscrio no ISS FDC
303 - Taxas de Licena Letreiro / Especiais
304 - Certido Negativa do ISS
305 - Pedido de Vistoria
306 - Comunicados
307 - Imposto Predial
308 - Auto de Infrao e Intimao
309 - Autorizao para Impresso de Notas Fiscais
310 - Habite-se / Auto Vistoria
311 - Alvar de Funcionamento
312 - Defesas
313 - Utilidade Pblica
314 - Declarao de Microempresa
315 - Parcelamentos
316 - Cancelamentos
317 - Regime Especial
318 - Certido de Transformao de Uso
319 - Certido/Protocolo da Instalao Comercial
500 - Contratos
501 - Contrato Social - Ata de Constituio
502 - Alteraes de Contrato
503 - Contrato de Locao
504 - Contrato de Uso de Veculos
505 - Cadastro da JUCESP
506 - Contrato de Assessoria
507 - Contrato de Prestao de Servios
508 - Reunies
509 - Publicaes em Jornais
510 - Atas
511 - Contratos Diversos
512 - Comprovante de Cauo de Locao
513 - Certido Breve Relato JUCESP
514 - Xerox das Exigncias JUCESP
515 - Declarao de Alienao de Participaes Societrias
516 - Baixa de Firma Individual
517 - Notificaes
518 - Defesas
519 - Recadastramento JUCESP
520 - Buscas Jucesp/Cartrios
600 - Inss
601 - Pedido de Matrcula (Inicial)
602 - Certificado de Matrcula
603 - Cpia Autenticada de Registros Contbeis (CARC)
604 - Certificado de Regularidade de Situao
605 - Certificado de Quitao
606 - Certificado de Taxa de Seguro
607 - Demonstrativo dos Salrios de Contribuio
608 - Certificado de Aprovao Corpo de Bombeiros
609 - Alteraes: Nome, Endereo, CGC
610 - Declaraes de Rendimento do INSS
611 - Comprovante Inscrio Contribuio Individual
612 - Carns dos Scios
613 - Recadastramento
614 - Autos de Infrao
615 - Defesas
616 - SESI
617 - Termo Ao Fiscal TAF
618 Parcelamentos
700 Sindical
701 - Contribuio Sindical e Assistencial do Empregador
702 - Conselho Regional de Farmcia
703 - Dissdios Coletivos
704 - Acordos
705 - SENAI -
706 - FINAME
707 - Certides e Registros
708 - CRA
709 - CORCESP
710 - Conselho Regional de Contabilidade
711 - CRECI
712 - CREA
713 - Correspondncia Sindicato Patronal
714 - CONAR (Legislao e Processos)
715 - SUSEP
716 - Certido Negativa de Dbito Salarial
717 - Conselho Regional de Medicina
718 - EMBRATUR
719 - Conselho Nacional do Cinema
720 CORE
800 Diversos
801 - CACEX
803 - Certido de Registro de Capital Estrangeiro
804 - Procuraes / Declaraes
805 - Balanos e Balancetes
806 - Documentos dos Scios ( xerox )
807 - Marcas e Patentes
808 - Correspondncias
809 - Consultas
810 - Certides Negativas - Frum - Cartrios - J.Federal - FGTS
811 - Escrituras
812 - Apurao do Ativo Imobilizado
813 - Ajustes de Balano
814 - Laudo de Avaliao
815 - Relatrios
816 - Inventrio
817 Depsito Inicial
818 Cadastro de Fornecedores e Associaes
819 Convocaes
820 - Atestado de Residncia e Capacidade Tcnica
821 - Cadastro de Bancos
822 - Mapas de Depreciaes
823 - Alvars
824 - Seguros
825 - Carta de Fiana
826 - Eletrobrs
827 - BNDES
828 - Consrcios
As guias de recolhimento dos impostos e contribuies, bem como outros documentos
esto divididos em 5 (cinco) pastas
como segue:
PASTA A/1 PASTA B/2
1- Guias de Recolhimento do INSS 9 - Guias de Apurao e Recolhimento do ICMS
2- Guias de Recolhimento e Relao dos Empregados
do FGTS
10 - Guias de Apurao e Recolhimento do IPI
3 - Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurdica e
Contribuio Social
11 -
4 - Guias de Recolhimento do ISS 12 -
5 - Cadastro de Admisso e Demisso dos Empregados 13 - Orientaes e
Comunicados
6 - Guias de Recolhimento do PIS, COFINS 14 - Memos Empresa Contbil
7 - Guias de Recolhimento e Relao dos Funcionrios
de Contribuio Sindical e Assistencial
15 -
8 - Folhas e Envelopes de Pagamento 16 -
PASTA C/3 PASTA D/4
17- Balanos 25 - Fichas Financeiras e Informes de Rendimentos
18- Balancetes 26 - Folhas de Pagamento e Pro-Labore
19- Cadastros e Declaraes 27 -
20- IBGE 28 -
21- DCTF - DACON 29 -
22- 30 -
23- 31 -
24- 32 - Documentos dos Autnomos
PASTA E/5
FUNCIONRIOS
33- 40 Empregados Desligados
34- 40.1 -
35- 40.2 -
36- 40.3 -
37- 40.4 -
38- 40.5 -
39- 40.6 -
40.7 -
40.8 -
40.9 -
40.10