H muito tempo as empresas preocupam-se com a guarda dos

2011
documentos, fiscais, contbeis, trabalhistas, encargos sociais, tributos,
etc.

Quando entramos na "era da revoluo informtica" acreditou-se que a

montanha de documentos iriam se acabar. Tudo estaria resolvido com
o armazenamento de informaes em "rolos de fita magntica", depois
"disquetes", e assim vieram tantos outros nomes para se armazenarem
dados.

Prazos obrigatrios de guarda de

documentos pelo Amparo Legal.
Mas a verdade que, apesar de toda a evoluo tecnolgica, ns,
pessoas fsicas e jurdicas, no podemos nos desfazer dos papis. No
tivemos nosso "sonho" realizado de que os computadores iriam limpar
as mesas dos escritrios, os armrios, os arquivos, etc.
Trabalhista e Previdencirio
Pois bem, ainda que continuemos a manter a iluso de que os papis
Federal
sero, no futuro, artigo em extino, a realidade que, hoje eles (os
papis) continuam sim, muito importantes, para no dizer, Estadual
indispensveis, s empresas. Municipal
Livros Fiscais Prazo de Conservao
Ateno:

Se no tiver certeza quanto ao prazo para destruio de um

determinado documento no o faa, pois necessrio observar que o
prazo de guarda para um rgo pode ser diferente para o outro,
conforme o tipo de documento.
 Trabalhista e Previdencirio
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Prazo de
Tipos de Documentos Guarda pela Incio da Contagem Amparo Legal
Empresa
Retroativo data da
Inciso XXIX.art.7 CF,
- Acordo de compensao de horas 5 anos extino do contrato de
art. 11CLT
trabalho
Retroativo data da
Inciso XXIX.art.7 CF,
-Acordo de prorrogao de horas 5 anos extino do contrato de
art. 11CLT
trabalho
Item 7.4.5 Poraria
Tempo de
- Atestado de Sade Ocupacional SSST
validade
n 24/94
- CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Primeiro dia do Par 2 art 1, Port. MTb
36 meses
Desempregados exerccio seguinte n 194/95
Retroativo data de
- Carta com Pedidos de Demisso 5 anos extino do contrato de
trabalho
Primeiro dia do ART.32 E 45 LEI
- CAT - Comunicao de Acidente do Trabalho 10 anos
exerccio seguinte 8.212/91
- CIPA - Comisso Interna de Preveno de Prximo processo Item 5.40 Port. MTb
5 anos
Acidentes - livros de atas eleitoral n3.214/78
- CIPA - Comisso Interna de Preveno de Item 5.40 Port. MTb
Indeterminado
Acidentes - livros de atas n3.214/78
Par. 2, art. 10, Lei
- COFINS - Contribuio Financiamento da
5 anos Data do recolhimento Compl.
Seguridade Social (inclusive DARF)
n70/91
- Comprovante de entrega GPS (Guia da Primeiro dia do
10 anos Art.32 e 45 lei 8.212/91
Previdncia Social) ao sindicato profissional exerccio seguinte
Primeiro dia do
exerccio seguinte ou
- Comprovante de pagamento de benefcios
10 anos data de anulao da Art.32 e 45 lei 8.212/91
reembolsados pelo INSS
constituio do crdito
anteriormente efetuado
Retroativo data de
Inciso XXIX.art.7 CF,
- Comunicao do Aviso Prvio 5 anos extino do contrato de
art. 11CLT
trabalho
- Contrato de trabalho Indeterminado
Art.3, 10 Dec-lei n
- DARFs - PIS (Programa de Integrao Social) 10 anos Data do recolhimento
2052/83
Primeiro dia do Art23, Par. 5, Lei
- Depsitos do FGTS 30 anos
exerccio seguinte ou 8.036
 data de anulao da de 11 de Maio de 1990.
constituio do crdito
anteriormente efetuado
- Documento das entidades isentas de
contribuies previdencirias (Livro Razo,
10 anos Primeiro dia do Art. 209 e 210 do
balano patrimonial e demonstrativo de resultado
Indeterminado exerccio seguinte Decreto n3.048/99
do exerccio etc.)
Livro Dirio
- Ficha de Acidente de Trabalho e Formulrio Primeiro dia do Item 13 Port.MTb n
3 anos
Resumo Estatstico Anual exerccio seguinte 3214/78
Art 31 e 44 Dec. n
- FINSOCIAL - Fundo de Investimento Social 10 anos Data do recolhimento
92698/86
Primeiro dia do
- Folha de pagamento 10 anos Art 32 e 45 lei 8.212/91
exerccio seguinte
- GFIP - Guia de Recolhimento do Fundo de Retroativo data de
Item 11 sa Resoluo
Garantia do Tempo de Servio e Informaes 30 anos extino do contrato de
INSS n 19/2000
Previdncia Social trabalho
Itens 2 e 3 do Manual
Primeiro dia do
- GPS (Guia da previdncia Social) - original 10 anos de Preenchimento da
exerccio seguinte
GPS
Art. 173 c/c Art. 150
- GRCS - Guia de Recolhimento da Contribuio
5 anos Cdigo Tributrio
Sindical
Nacional
Prximo processo Art 23 Par. 5 Lei 8036
- GRE - Guia de Recolhimento do FGTS 30 anos
eleitoral de 11 de Maio de 1990
Primeiro dia do Item 7.4.5 Port.SSST
- Histrico clnico 20 anos
exerccio seguinte n 24/94
1 dia do exerccio
- Lanamentos contbeis de contribuies
seguinte ou data de
previdencirias 10 anos
anulao da constituio Art 32 e 45 lei 8.212/91
Livro Dirio Indeterminado
do crdito anteriormente
Livro Razo
efetuado
Exist. do Item 9.3.8.1 Port.SSST
- Livro "Registro de Segurana"
equipamento m25/94

- Livro de Inspeo do Trabalho Indeterminado

- Livros ou fichas de Registro de Empregado Indeterminado

Retroativo data da
Inciso XXIX,art.7
- Livros, carto ou fichas de ponto 5 anos extino do contrato de
CF,art art.11 CLT
trabalho
- Mapa de avaliao dos acidentes do Trabalho Data do comprovante de Item 4.12 Port. MTb n
5 anos
(SESMT) entrega 3214/78
- PIS-Programa Integrao Social - PASEP - Art. 3 e 10 Dec.-
10 anos Data de recolhimento
Progr.Formao Patrim. Serv. Pblico lein2052/83
Primeiro dia do
- PPP- Perfil Profissiogrfico Previdencirio 30 anos
exerccio seguinte
Art. 3 e 10 Dec.-lei n
- RAIS - Relao Anual de Informaes Sociais 10 anos Data de entrega
2052/83
Primeiro dia do Art. 23 Par.5 Lei n
- RE - Relao de Empregado do FGTS 30 anos
exerccio seguinte 8036/1990
- Recibo de entrega do formulrio Declarao de
Indeterminado Portaria SSST n 04/95
Instalao
Retroativo data da
Inciso XXIX,art 7
- Recibo de entrega do vale-transporte 5 anos extino do contrato de
CF,art. 11 CLT
trabalho
Primeiro dia do Inciso XXIX,art 7
- Recibo de pagamento de salrio 10 anos
exerccio seguinte CF,art. 11 CLT
Primeiro dia do Inciso XXIX,art 7
- Recibos de pagamento de frias 10 anos
exerccio seguinte CF,art. 11 CLT
Primeiro dia do Inciso XXIX,art 7
- Recibos de pagamento do 13 salrio 10 anos
exerccio seguinte CF,art. 11 CLT
- Recolhimentos previdencirios do contribuinte Item 9.3.8.1 Port. SSST
Indeterminado
individual n 25/94
- Registro PPRA (Programa de Preveno de Planejamento anual Art.23 Par. 5 Lein
20 anos
Riscos Ambientais) seguinte 8036
- RFP - Guia de Recolhimento Rescisrio do Item 3 da Resoluo
30 anos Data do recolhimento
FGTS e Informaes Previdncia Social INSS n 637/98
- Salrio-educao - documentos relacionados ao Primeiro dia do
10 anos Art. 7 IN n 1/97
benefcio exerccio seguinte
- Salrio-famila - documentos relacionados ao Primeiro dia do Par. 1 Art. 84 Dec.
10 anos
benefcio exerccio seguinte 3048/99
1 dia do exerccio
seguinte ou data de
- SEFIP - Sistema Empresa de Recolhimento do Item 11 da Resoluo
30 anos anulao da cinstituip
FGTS e Informaes Previdencia Social INSS n 19/2000
do crdito anteriormente
efetuado
Data da extino do Par.nico Art. 5
- Seguro Desemprego - Comunicado de Dispensa 5 anos
contrato de trabalho Resol. 71/94
Data da extino do Inciso XXIX,art.7 CF,
- Termo de Resciso do Contrato de Trabalho 5 anos
contrato de trabalho art. 11 CLT

Esses prazos sero vlidos enquanto no prescritas eventuais aes que lhe sejam pertinentes.

Tipos de Documentos
- Arquivo em meio
magntico (sistema de
processamento de dados
para registrar negcios e
atividades econmicas,
escriturar livros ou
elaborar documentos)
- Auditores independentes
(documentos, relatrios,
pareceres etc)
- Compensao mercantil 20 anos
- Comprov. dedues I.
Renda (desp. e receitas de
projetos culturais, obras
audivisuais. etc.)
- Comprovantes da
Escriturao (Notas Fiscais
e recibos)
- Contrato de Seguros -
informao de valores
- Contratos de seguros de
bens - documentos
originais
- Contratos de seguros
pessoas - documentos
originais
- Contratos Previdencirios
Privados
- DECORE - Declarao
Comprobatria de
Percepo de Rendimentos
- DIPJ - Declarao
Integrada de Informaes
Econmico-Fiscal - Pessoa
Jurdica
Federal Comercial Fiscal
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Prazo de
Guarda pela nicio da Contagem Amparo Legal
Empresa
Primeiro dia do
5 anos Art. 7 IN SRF n 68/95
exerccio seguinte
Data da emisso de
5 anos Resoluo
seu parecer
Art. 10 Cd. Coml.Brasileiro
Primeiro dia do
exerccio seguinte ou
data de anulao da
5 anos Art.10 IN SE/MINC/SRF n 1/95
constituio do
crdito anteriormente
efetuado
Primeiro dia do
exerccio seguinte ou
data de anulao da Art. 37 Lei 9430/96, inciso III art. 45 Lei 8981/95
5 anos
constituio do e art. 173 CTN
crdito anteriormente
efetuado
20 anos Trmino da vigncia Resolio CFC n872/2000
Trmino vig. ou
5 anos prazo prescricional, o Resoluo CFC n 872/2000
que for maior
20 anos Trmino da vigncia Resoluo CFC n 872/2000
20 anos Trmino da vigncia Art. 3 ao 7 Circ. SUSEP 74/99
Primeiro dia do
5 anos Resoluo CFC n 872/2000.
exerccio seguinte
Primeiro dia do
5 anos MIPJ, IN SRF n 28/2000
exercicio seguinte
- DIRF - Declarao de
Data da entraga
imposto de Renda Retido 5 anos Art. 25 da IN SRF 146/99
SRF
na Fonte
Primeiro dia do
- Extino das debntures 5 anos Art. 74 da Lei 6.404/76
exerccio seguinte
- Imposto de Renda -
Primeiro dia do
documentos relativos 5 anos Art. 174 do Cd. Trib. Nacional
exerccio seguinte
declarao (geral)
Ocorrncia fato
- Imposto sobre Produtos gerador 1 dia exerc.
Industrializados (pessoa seguinte ou data Art. 116,421, DEC. n 2637/98 c/c art. 37 Lei n
5 anos
jurdica) - comprovantes anulao.constituio 9430/96
de escriturao crdito anteriormente
efetuado
Primeiro dia do
- Livros obrigatrios de
exerccio seguinte ou
escriturao fiscal e 5 anos
data de anulao da
comercial Indeterminado Art. 174,195 do Cd. Tributrio Nacional
constituio do
Livro Dirio 10 anos
crdito anteriormente
Livro Razo
efetuado

- Novao mercantil 20 anos

- Pagamentos mercantis 20 anos

- S\A - Ttulos ou contratos Primeiro dia do

8 anos
de investimentos coletivos exerccio seguinte
Trmino da vigncia
- Ttulos de capitalizao -
20 anos ou resgate, o que for
documentos originais
maior
- Ttulos de capitalizao - Trminno da
20 anos
informaes de valores vigncia

Esses prazos sero vlidos enquanto no prescritas eventuais aes que lhe sejam pertinentes.

Tipos de Documentos
- Bilhete de Passagem
Arquivrio
- Bilhete de Passagem e Nota
Bagagem
- Bilhete de Passagem
Ferrovirio
- Bilhete de Passagem
Rodovirio
- Carn de recolhimento -
ME e EPP anterior regime de
estimativa
- Conhecimento de
Transporte Aqutico de
Gargas
- Conhecimento de
Transporte Ferrovirio de
Cargas
- Conhecimento de
Transporte Rodovirio de
Cargas
- Cupon Fiscal emitido por
ECF
- Despacho de Transporte
- Documentos fiscais e
formulrios no emitidos -
Desenquad. ME/ EPP
- Livro de Movimento de
Combustveis
- Livro de Registro de
Entradas
- Livro de Registro de Sadas
- Livro de Registros de
Apurao do ICMS
- Livro de Registros de
Apurao do IPI
Estadual Fiscal
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Prazo de
Guarda
nicio da Contagem Amparo Legal
pela
Empresa
Primeiro dia do Art. 111,174,193 do RICMS c/c
5 anos
exerccio seguinte Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
Primeiro dia do Art. 111,174,193 do RICMS c/c
5 anos
exerccio seguinte Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
Primeiro dia do Art. 111,174,193 do RICMS c/c
5 anos
exerccio seguinte Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
Primeiro dia do Art. 111,174,193 do RICMS c/c
5 anos
exerccio seguinte Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
5 anos Art. 193 do RICMS Art. 193 do RICMS
Primeiro dia do Art. 111,174,193 do RICMS c/c
5 anos
exerccio seguinte Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
Primeiro dia do Art. 111,174,193 do RICMS c/c
5 anos
exerccio seguinte Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
Primeiro dia do Art. 111,174,193 do RICMS c/c
5 anos
exerccio seguinte Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
Primeiro dia do Art. 111,174,193 do RICMS c/c
5 anos
exerccio seguinte Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
Primeiro dia do Art. 111,174,193 do RICMS c/c
5 anos
exerccio seguinte Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
5 anos Art. 193 do RICMS Art. 193 do RICMS
Primeiro dia do
5 anos Art. 221 do RICMS
exerccio seguinte
Primeiro dia do
5 anos Art. 221 do RICMS
exerccio seguinte
Primeiro dia do
5 anos Art. 221 do RICMS
exerccio seguinte
Primeiro dia do
5 anos Art. 221 do RICMS
exerccio seguinte
Primeiro dia do
5 anos Art. 221 do RICMS
exerccio seguinte
- Livro de Registros de
Controle da Produo e do
Estoque
- Livro de Registros de
Impresso de Documentos
Fiscais
- Livro de Registros de
Inventrio
- Livro de Registros de Selo
Especial de Controle
- Livro de Registros de
Utilizaes de Documentos
Fiscais e Termos de
Ocorrencias
- Manifesto de Carga
- Nota Fiscal de Servios de
Comunicao
- Nota Fiscal de Servios de
Telecomunicao
- Nota Fiscal de Servios de
Transporte
- Nota Fiscal de Venda a
Consumidor
- Nota Fiscal, modelos 1 ou
1-A
- Nota Fiscal/Conta de
energia eltrica
- Ordem de Coleta de Cargas
- Resumo de Movimento
Dirio
Esses prazos sero vlidos enquanto no prescritas eventuais aes que lhe sejam pertinentes.
Primeiro dia do
5 anos Art. 221 do RICMS
exerccio seguinte
Primeiro dia do
5 anos Art. 221 do RICMS
exerccio seguinte
Primeiro dia do
5 anos Art. 221 do RICMS
exerccio seguinte
Primeiro dia do
5 anos Art. 221 do RICMS
exerccio seguinte
Primeiro dia do
5 anos Art. 221 do RICMS
exerccio seguinte
Primeiro dia do Art. 111,174,193 do RICMS c/c
5 anos
exerccio seguinte Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
Primeiro dia do Art. 111,174,193 do RICMS c/c
5 anos
exerccio seguinte Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
Primeiro dia do Art. 111,174,193 do RICMS c/c
5 anos
exerccio seguinte Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
Primeiro dia do Art. 111,174,193 do RICMS c/c
5 anos
exerccio seguinte Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
Primeiro dia do Art. 111,174,193 do RICMS c/c
5 anos
exerccio seguinte Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
Primeiro dia do Art. 111,174,193 do RICMS c/c
5 anos
exerccio seguinte Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
Primeiro dia do Art. 111,174,193 do RICMS c/c
5 anos
exerccio seguinte Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
Primeiro dia do Art. 111,174,193 do RICMS c/c
5 anos
exerccio seguinte Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
Primeiro dia do Art. 111,174,193 do RICMS c/c
5 anos
exerccio seguinte Art. 67 do Decreto n 6.374/89.
 Municipal Comercial Fiscal
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Prazo de
Guarda
Tipos de Documentos nicio da Contagem Amparo Legal
pela
Empresa
Primeiro dia do
- Documentos em geral 5 anos Art. 174 do Cd. Trib. Nacional
exerccio seguinte
- Livro de Registro de
Primeiro dia do
Impresso de Documentos 5 anos Art. 174 do Cd. Trib. Nacional
exerccio seguinte
Fiscais
- Livro de Registro de
Movimento Dirio de Primeiro dia do
5 anos Art. 174 do Cd. Trib. Nacional
ingressos em Diverses exerccio seguinte
Pblicas
- Livro de Registro de Notas Primeiro dia do
5 anos Art. 174 do Cd. Trib. Nacional
Fiscais de Servios Prestados exerccio seguinte
- Livro de Registro de Notas
Primeiro dia do
Fiscais-Faturas de Servios 5 anos Art. 174 do Cd. Trib. Nacional
exerccio seguinte
Prestados a Terceiros
- Impressos Fiscais e Termos Primeiro dia do
5 anos Art. 174 do Cd. Trib. Nacional
de Ocorrncias exerccio seguinte
- Nota Fiscal - Fatura de Primeiro dia do
5 anos Art. 174 do Cd. Trib. Nacional
Servio exerccio seguinte
Primeiro dia do
- Nota Fiscal de Servio 5 anos Art. 174 do Cd. Trib. Nacional
exerccio seguinte

Esses prazos sero vlidos enquanto no prescritas eventuais aes que lhe sejam pertinentes.
Livros Fiscais Prazo de Conservao

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As empresas num modo geral indstria, comrcio e prestadoras de servios devem conservar seus livros fiscais
durante 5 (anos), contados a partir do fato gerador, tanto para o ICMS, IPI, ISS, etc. p.ex.: nota fiscal emitida em
01.02.97, o crdito do imposto (ICMS/IPI) ter a sua prescrio em 01.01.2002. Ocorre que, por uma interpretao
equivocada da lei, as empresas podem estar destruindo documentaes sem observar as regras de outros tributos.

Por exemplo, o imposto sobre a renda (IR) prev tratamento especial para conservao de documentos relacionados
toda atividade praticada, incluindo neste caso a prpria documentao do ICMS e do IPI. O CTN/66, em seu art. 173,
inciso I, ao prever que a Fazenda Pblica tem o direito de constituir o crdito tributrio, ou seja, exigir o tributo
administrativamente, at 5 anos do primeiro dia do exerccio quele em que o lanamento poderia ter sido efetuado,
acaba criando uma forma diferente de contar o perodo necessrio para a guarda dos documentos. O fato gerador do
imposto de renda pessoa jurdica ocorre com a entrega da declarao DIPJ no exerccio seguinte aos fatos
registrados (ano-base). Sendo assim, teramos uma contagem totalmente alargada para fins de conservao de
documentos utilizados para registro dos fatos administrativos e contbeis.

Ano do registro dos fatos administrativos e contbeis 1996

Ano da entrega da declarao do imposto de renda 1997

Incio da prescrio (CTN/66, art. 173, inciso I) 1998

(+) 5 anos para ocorrncia da prescrio (1998 + 5) 2003

Prazo necessrio para guarda dos documentos (1996 2003) 7 anos
Prazo para guarda dos documentos relativos aos impostos ICMS/IPI 5 anos

Esse entendimento foi ratificado pela Lei n. 9.430/96, art. 37. Ressalta-se que, o extinto livro de compras", exigido
pelo imposto de renda, foi substitudo pelo livro "registro de entradas modelos 1 e 1-A" , utilizados para os impostos
ICMS e IPI. Sendo assim, os livros, que a princpio, estariam condicionados ao prazo de 5 anos (RICMS/00, arts. 202
e 230) para prescrio, passam a ter como prazo prescricional o prazo de 7 anos conforme o quadro acima.