MANUAIS ADMINISTRATIVOS

Manual todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funes, atividades,

polticas, objetivos, instrues e orientaes que devem ser obedecidas e cumpridas pelos
funcionrios da empresa, bem como a forma como estas sero executadas, quer seja
individualmente, ou em conjunto.

PRINCIPAIS VANTAGENS DO USO DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS

Fonte de informao sobre os trabalhos na empresa;

Fixao de critrios e padres;
Possibilitam adequao, coerncia e continuidade nas normas e nos procedimentos
pelas vrias unidades organizacionais da empresa;
Evitam discusses e equvocos;
Possibilitam treinamentos aos novos e antigos funcionrios da empresa;
Representam um efetivo instrumento de consulta, orientao e treinamento na
empresa;
Representam uma restrio para a improvisao; e
Representam um elemento importante de reviso e avaliao objetivas das prticas
e dos processos institucionalizados;

PRINCIPAIS DESVANTAGENS DO USO DOS MANUAIS ADMINISTRATIVOS

Quando no so atualizados adequada e permanentemente, perdem rapidamente o

seu valor;
So, em geral, pouco flexveis;
Quando muito sintticos, tornam-se pouco teis e, por outro lado, quando muito
detalhados, correm o risco de se tornarem obsoletos diante de quaisquer mudanas
pequenas;

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REQUISITOS BSICOS A SEREM OBSERVADOS NA ELABORAO

Ter redao simples, concisa, eficiente, clara e, bem como bom ndice ou sumrio;
Ter instrues autnticas, necessrias e suficientes;
Ter adequada flexibilidade; e
Ter um processo contnuo de reviso, atualizao e distribuio.

TIPOS DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS

MANUAL DE POLTICAS E DIRETRIZES

O Manual de Polticas tem como objetivo orientar a ao dos executivos responsveis por
funes de direo e de assessoramento, estabelecendo o modo de agir da empresa,
expresso de maneira geral e filosfica..

Contedo Bsico

So as polticas dos vrios nveis da empresa, desde o geral at das diversas reas, tais
como:

polticas de marketing
polticas de recursos humanos
polticas de produo
polticas de finanas

Quando nos referimos a polticas pensamos na filosofia da empresa, ou seja, a forma de

conduo do negcio. Empresas bem sucedidas, normalmente, refletem o comportamento
alinhado com uma filosofia claramente divulgada, entendida e vivenciada em todos os
nveis da estrutura.

MANUAL DE ORGANIZAO

Tem por objetivo enfatizar e caracterizar os aspectos formais das relaes entre os
diferentes departamentos (ou unidades organizacionais) da empresa, bem como
estabelecer os deveres e responsabilidades relacionados a cada um dos cargos de chefia
ou assessoria da empresa.

Finalidades

identificar de maneira formal e clara como a empresa est organizada;

estabelecer os nveis de autoridade e as responsabilidades inerentes a cada
unidade organizacional da empresa.

MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

Tem como objetivo descrever e detalhar o desenvolvimento ou a operacionalizao das

atividades que compem os diversos sistemas funcionais da empresa.

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Finalidades

Definir critrios e procedimentos que possibilitem a execuo uniforme dos servios;

Coordenar as atividades dos departamentos, permitindo a consecuo racional dos
propsitos da empresa.

Contedo

Os elementos principais que fazem parte do Manual de Normas e Procedimentos so:

Normas: documentos que contm orientaes e instrues necessrias ao

desenvolvimento de determinadas atividade que so de interesse e aplicao por
todas as unidades administrativas da empresa.
Procedimentos: o detalhamento da operacionalizao das atividades que
compem um sistema.
Formulrios: a indicao dos impressos que circulam no processo administrativo,
bem como da forma de manipulao;
Fluxogramas: a indicao dos grficos representativos dos diversos procedimentos
descritos;
Anexos (tabelas, documentos, reprodues de textos, legislao, ou qualquer outra
informao referente ao assunto especfico).

MANUAL DE INSTRUES ESPECIALIZADAS

aquele que agrupa instrues de aplicao especfica a determinado tipo de atividade ou

tarefa.

Tem como finalidade possibilitar maior e melhor treinamento e capacitao a determinado

grupo de funcionrios no desenvolvimento das atividades.

Ex.: Manual do Vendedor, Manual da Secretria, Manual de Operaes , etc.

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MANUAL DE INTEGRAO

aquele que agrupa informaes sobre a empresa, que propiciam ao novo funcionrio um
rpido entendimento da organizao, explicitam os deveres e direitos e facilitam seu
posterior treinamento.

Contedo Usual

Atividades desenvolvidas pela empresa:

Breve resumo histrico
Explicao sobre o sistema de autoridade:
Direitos e obrigaes dos funcionrios:
Normas de comportamento bsico e de cumprimento obrigatrio para todo o
pessoal:
Servios que a empresa presta aos funcionrios:
Regimes de incentivo e de sano e outros.

ESTRUTURA DE UM MANUAL

Normalmente um manual pode conter as seguintes partes bsicas:

apresentao
ndice numrico ou sumrio
instrues de uso
contedo bsico
glossrio ( dicionrio de termos tcnicos)
bibliografia

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FASES DE ELABORAO DE UM MANUAL ADMINISTRATIVO

Definio do objetivo do manual e do responsvel pela preparao;

Anlise preliminar da empresa;

entrevistas com o pessoal de nvel superior da empresa;

estudo de documentao como organogramas, manuais preexistentes e outros que
um conhecimento global da organizao.

Planejamento

definio clara do tipo de informao e das fontes ;

definio dos recursos materiais e humanos necessrios;
estabelecimento de um cronograma de atividades.

Levantamento das informaes

Principais tcnicas de levantamento das informaes:

entrevistas
observao direta
questionrio
anlise da documentao.

Checagem das Informaes quanto aos aspectos: relevncia e veracidade.

Elaborao

Fatores a serem considerados:

Redao: clara, concisa, evitar ambigidades, utilizar o tom formal, manter estilo uniforme,
no usar terminologias tcnicas a no ser quando absolutamente necessrio, ser
especfico, concreto dar preferncia utilizao dos verbos na voz ativa.

Diagramao (distribuio do assunto)

Definio do lay-out (formato, formulrios, capa, cores, etc.)

Impresso: observar os aspectos de custo e qualidade atravs dos parmetros:

quantidade de cpias, qualidade de impresso, custo de impresso, vigncia estimada do
contedo do manual e outros.

Encadernao

Aprovao pela direo superior

Distribuio

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Normalmente o Manual distribudo aos responsveis pelas unidades administrativas da
organizao.

Instruo para uso

Acompanhamento do uso: tem por objetivo verificar a eficcia e a eficincia do Manual.

Normalmente essa verificao feita usando-se as tcnicas da entrevista, observao,
elaborao de registros estatsticos e outros.

Atualizao do Manual

Tem por objetivo manter a validade dos manuais

Formas de alterao: reviso ( nova impresso das folhas corrigidas), reemisso ( nova
edio completa, substitui a publicao original), cancelamento

Avaliao dos Manuais