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Noes de Administrao para o CNMP

Teoria e exerccios comentados


Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 04

AULA 03 Preservao e conservao de documentos de


arquivo

SUMRIO PGINA

Sumrio
3. Preservao e Conservao de Documentos de Arquivo: Poltica,
Planejamento e Tcnicas. .......................................................................................... 1

3.1 Agentes Fsicos, Qumicos e Biolgicos ................................................ 2

3.2. Tcnicas de Conservao Preventiva e Restaurao .......................... 6

3.3 Potencial de Hidrognio (pH) ............................................................... 12

4. Microfilmagem ........................................................................................... 13

4.1 Sinaltica ............................................................................................. 18

Questes Comentadas .................................................................................. 20

Questes Propostas ...................................................................................... 39

E vamos ns de novo em busca do grande prmio! Os tpicos de hoje so


bem batidos em provas e, como voc notar nas questes ao final da aula, as
bancas repetem as mesmas perguntas quase sempre (questes de 2010 so
estranhamente parecidas com questes de 2013 e 2014).

No acredita? Ento assista!

3. Preservao e Conservao de Documentos de


Arquivo: Poltica, Planejamento e Tcnicas.

Este tpico um desdobramento das atividades tpicas do Arquivo


Permanente, visto na aula passada. E perfeitamente natural, j que so os
documentos do Arquivo Permanente aqueles que normalmente j sofreram ao
prolongada de diversos agentes deteriorantes (justamente pelo seu tempo de

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existncia), demandando maiores cuidados. Ainda assim, tambm um tpico


pertinente aos arquivos correntes e intermedirios.

As atividades de um arquivo no compreendem to somente a guarda e


acumulao de documentos. Muito embora a informao, enquanto bem intangvel,
no seja passvel de perecimento, o suporte em que se encontra gravada a
informao no segue a mesma sorte .

E todas as coisas, enquanto dotadas de existncia material, tendem a se


deteriorar. O seu arquivo no ser diferente, e uma vez deteriorado o suporte, a
informao se perde.

Assim sendo, o arquivo deve se preocupar com a preservao e


conservao dos documentos, estendendo a vida til dos mesmos e procurando
mant-los o mais prximo possvel de seu estado fsico original ou seja, tanto
quanto possvel, do mesmo jeito em que estavam quando foram criados).

Para tanto, necessrio que a entidade desenvolva aes desde o momento


da Produo e Utilizao destes documentos, independentemente do suporte
utilizado por eles.

Tambm necessrio preocupar-se com o armazenamento e


acondicionamento destes documentos, a fim de que suas caractersticas sejam
preservadas ao longo dos prximos sculos . Alis, voc sabe o que significa cada
um dos termos?

Acondicionamento diz respeito embalagem que guarda os documentos, a


fim de preserv-los.

O armazenamento refere-se guarda do prprio documento. a


colocao do documento no arquivo.

Com os dois conceitos acima em mente, vamos conhecer agora as nossas


dificuldades, na conservao de um arquivo.

3.1 Agentes Fsicos, Qumicos e Biolgicos

Agora, porque to difcil conservar os documentos?


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Por conta da existncia de agentes fsicos, qumicos e biolgicos, que


comprometem a integridade dos documentos.

Vamos conhecer os principais problemas com os quais teremos de lidar:

Agentes Fsicos:

- Luminosidade: A luminosidade um dos fatores mais agrava o processo


de degradao dos documentos, em especial, os que se encontrem em suporte
em papel, pois uma das principais responsveis pelo envelhecimento deste
material.

No me refiro to somente luz solar, mas tambm luz da fotocopiadora


(quando vamos reproduzir um documento, a mquina emite luz para captar a
prpria luz refletida pelo documento, o que permite a obteno da cpia).

- Temperatura: Temperaturas muito altas ou muito baixas tambm


contribuem para a degradao do papel, acelerando o envelhecimento. Os corpos
fsicos se expandem medida que a temperatura aumenta, e se contraem a
medida que a temperatura diminui, o que provoca desgaste inevitvel no papel.

- Umidade: Umidade a concentrao de vapor dgua presente no ar


atmosfrico, por fatores diretamente relacionados temperatura do ambiente.
Devo lembr-lo que o papel um material higroscpico (tenso hein?). Isto
significa dizer que o papel absorve gua e perde gua de acordo com a
concentrao da umidade no ambiente em que se encontre (tendendo a manter a
mesma concentrao de vapor dagua que o ambiente externo apresente).

E adivinha: isto provoca dilatao e contrao das fibras, do mesmo jeito que
ocorreria se a temperatura subisse ou descesse. J viu o desastre n?

Quanto aos agentes qumicos, os mais estudados so os seguintes:

- Poluio Atmosfrica: Costuma-se referir aqui fumaa dos grandes


centros urbanos e poeira igualmente inevitvel por se morar na cidade grande. Os
componentes da poluio podem reagir com o papel, gerando reaes que
aceleram a degradao do suporte.

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- Tintas: Este aqui o pice da ironia. A tinta impressa no papel colabora


para a deteriorao do mesmo (assim como o seu sangue o principal agente
causador do envelhecimento das suas clulas). No que haja muita defesa, mas
voc precisa saber que a tinta tambm um problema. Tintas base de xido de
ferro, por exemplo, aumentam a acidez do papel, acelerando sua deteriorao.

- Gordura (oleosidade): Que Deus o perdoe por entrar com aquele sanduba
de banha de porco com molho ros dentro do arquivo. Contudo, no essa a
oleosidade imaginada pelos doutrinadores. Fala-se aqui do manuseio dos
documentos pelas suas mozinhas, que so, naturalmente, oleosas. Documentos
mais sensveis a este fator (como negativos e fotografias) normalmente requerem o
manuseio com luvas de algodo, para impedir o contato direto da pele.

- Objetos Metlicos: Que atire a primeira pedra aquele que nunca utilizou
clipes de metal para marcar pginas e depois retomar os estudos. Todavia, os
processos que vo ser arquivados devem se encontrar livres deste material, e tanto
quanto possvel, deve se evitar o contato do papel com objetos metlicos de
qualquer natureza, optando-se por clipes de plstico.

No que voc precise saber disso, mas os metais de aplicao comercial


mais comum (ferro, cobre, estanho, entre outros) encontram-se na forma de ons
positivos na natureza, tendendo a se unir a tomos de oxignio para adquirir
estabilidade molecular. Isto se chama oxidao (e se fosse ferro, falaramos de
ferrugem), que embora gere um composto estvel, em nada colabora para
manuteno do seu documento de arquivo.

E para terminar esta parte introdutria, faltou falar dos agentes biolgicos,
que so representados pelos organismos vivos que atacam o papel. Traas, fungos,
ratos e insetos so bons exemplos, embora o sujeito l em cima com o sanduche
de banha de porco com molho ros tambm seja um fator biolgico que merecia ser
exterminado ;

Brincadeiras a parte, o ser humano por vezes includo como fator biolgico
de degradao dos documentos, e s vezes includo em categoria separada,
como fator humano.

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Pois bem, levando em conta os diversos fatores ambientais que podem


colaborar para a degradao dos documentos, o CONARQ (sim, o nosso grande
CONARQ!) relacionou uma srie de recomendaes quanto ao armazenamento
dos documentos, as quais, se cumpridas, colaboram para a conservao dos
documentos.

Veja s:

- armazenar todos os documentos em condies ambientais que


assegurem sua preservao, pelo prazo de guarda estabelecido, isto , em
temperatura e umidade relativa do ar adequadas a cada suporte documental;

- monitorar as condies de temperatura e umidade relativa do ar,


utilizando pessoal treinado, a partir de metodologia previamente definida;

- utilizar preferencialmente solues de baixo custo direcionadas


obteno de nveis de temperatura e umidade relativa estabilizados na mdia,
evitando variaes sbitas;

- reavaliar a utilidade de condicionadores mecnicos quando os


equipamentos de climatizao no puderem ser mantidos em funcionamento sem
interrupo;

- proteger os documentos e suas embalagens da incidncia direta de luz


solar, por meio de filtros, persianas ou cortinas;

- monitorar os nveis de luminosidade, em especial das radiaes


ultravioleta;

- reduzir ao mximo a radiao UV emitida por lmpadas fluorescentes,


aplicando filtros bloqueadores aos tubos ou s luminrias;

- promover regularmente a limpeza e o controle de insetos rasteiros nas


reas de armazenamento;

- manter um programa integrado de higienizao do acervo e de


preveno de insetos;

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- monitorar as condies do ar quanto presena de poeira e poluentes,


procurando reduzir ao mximo os contaminantes, utilizando cortinas, filtros,
bem como realizando o fechamento e a abertura controlada de janelas;

- armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnticos e


pticos em condies climticas especiais, de baixa temperatura e umidade
relativa, obtidas por meio de equipamentos mecnicos bem dimensionados,
sobretudo para a manuteno da estabilidade dessas condies, a saber

- Fotografias em preto e branco:

T 12C 1C e UR 35% 5%

- Fotografias em cor:

T 5C 1C e UR 35% 5%

- Filmes e registros magnticos:

T 18C 1C e UR 40% 5%

3.2. Tcnicas de Conservao Preventiva e Restaurao

J conhecemos os fatores que degradam os documentos. Pequenos


cuidados so suficientes para mant-lo a salvo (mencionarei uma srie deles para
cada tipo de suporte), mas o que seu examinador costuma cobrar so as tcnicas
de conservao preventiva dos documentos (no restaurao!!!).

Conservao preventiva diz respeito a aes diretas, com a finalidade de


resguardar o objeto (especialmente os documentos), consistindo, assim, em aes
de preveno contra possveis danos ao referido objeto. Repare que o dano ainda
no ocorreu, e assim, buscamos evit-lo. Restaurao procedimento com objetivo
de reverter o dano j existente ou fazer cessar seu avano.

Vou mencionar as tcnicas de conservao preventivas mais solicitadas em


prova, e, logo na sequncia explicar a voc no que consiste cada uma:

- Desinfestao

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- Limpeza (ou Higienizao)

- Alisamento

A Desinfestao um processo que busca atacar especialmente os


insetos que degradam os documentos.

O mais exigido em provas a fumigao. Consiste em colocar os


documentos em uma cmara prpria, produzindo-se logo em seguida vcuo, com a
retirada de todo o ar da cmara (consequentemente, o oxignio tambm,
promovendo aquilo que se conhece por anoxia).

Passa-se ento aplicao de produtos qumicos (timol, DDT, fluoreto de


sdio entre outros possveis) e deixamos o documento sob a ao deste produto por
aproximadamente 72 horas.

Aps, devolvemos o ar cmara e retiramos os documentos. Qualquer


inseto, em qualquer fase de desenvolvimento, no capaz de suportar estas
condies, sendo completamente destrudo.

Caso no disponhamos de cmaras de fumigao, podemos simplesmente


calafetar o prprio local onde os documentos esto acondicionados e introduzir gs
no ambiente atravs de mangueiras (usando mscaras para proteo).

Limpeza: Consiste na remoo de partculas de poeira e outros resduos


estranhos ao documento. Tenha em mente que a limpeza uma operao fsica.
Significa que h necessidade de contato de objetos com o suporte do
documento. Desta forma, um procedimento que deve ser efetuado de maneira
delicada. O uso de pano macio, escova ou aspirador de p recomendvel.

O termo limpeza tambm pode ser utilizado para designar a fase posterior
fumigao.

Alisamento: Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao


inoxidvel, e submet-los ao do ar com grande percentual de umidade (algo
entre 90% e 95%, por aproximadamente uma hora, em cmara prpria). Depois,
cada uma das folhas ser passada a ferro, por meio de mquinas eltricas.

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Estas so as principais tcnicas. Falemos agora um pouquinho sobre a


preservao.

Preservao so cuidados de natureza mais simples, que buscam evitar a


degradao dos documentos. Veja alguns exemplos, retirados tanto das
recomendaes do CONARQ quanto da doutrina (para voc ter uma ideia):

Objetos em papel

No dobrar canto da pgina

No umedecer os dedos com saliva.

No usar objetos metlicos, como grampos ou clipes. Recomenda-se o uso


de materiais de plstico ao invs de metlicos.

Evite a reproduo dos documentos. A fotocopiadora tambm um emissor


de luz, que acelera o envelhecimento do papel.

Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas.

Manuseie os documentos com as mos limpas.

No use fitas adesivas ou cola. Alm de haver a possibilidade de um pedao


do documento ficar colado no material, a acidez da fita durex mancha o papel.

Ao fazer observaes no papel, prefira o uso de lpis

Fotografias

Manusear com luvas de algodo, para evitar a oleosidade das mos

No forar a separao de uma fotografia da outra

Caso seja necessrio fazer anotaes, utilize um lpis

Slides (diapositivos)

Produzir duplicatas para projees frequentes

Utilizar materiais de acondicionamento prprios

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Microfilmes

Armazen-los em cofres ou armrios prova de fogo (o material que


chamamos de filme altamente inflamvel)

Caso seja necessrio efetuar limpeza, recomenda-se o uso de um pano limpo

Caixas Arquivo

Utilizar caixas de papelo ao invs de caixas de plstico. Em caso de


elevao da temperatura, as caixas de papelo tendem a transpirar mais,
facilitando a perda de parte deste calor, que poderia danificar os documentos.

Ademais, recomenda-se que sejam previstos espaos separados para o


armazenamento dos diversos suportes documentais com os quais a entidade lida,
afinal de contas, cada suporte tem sua peculiaridade, requerendo cuidados
especficos na sua conservao e preservao. Se os documentos em papel, por
exemplo, podem muito bem ser armazenados prximos de campos
eletromagnticos (que em nada afetam suas propriedades), mdias digitas jamais
poderiam ser armazenadas nestes locais, sob pena de se tornarem inteis
instantaneamente.

Passamos agora aos tpicos de Restaurao de Documentos. Neste ponto,


os documentos j sofreram os efeitos de alguns dos agentes listados anteriormente,
encontrando-se deteriorados.

Doutrinariamente falando, a restaurao o conjunto de mtodos que


objetivam a estabilizao ou a reverso de danos fsicos ou qumicos
adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a
no comprometer sua integridade e seu carter histrico.

Logo, o objetivo da restaurao reverter os danos ou evitar que se agravem


ainda mais, mas sem que, com isso, desnaturemos o documento. As principais
tcnicas so as seguintes:

Banho de Gelatina: O documento ser mergulhado em uma espcie de


gelatina, ou mesmo em cola, o que, ao final, aumentar sua resistncia e

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flexibilidade, alm de no prejudicar a visibilidade. Mas tem uma pegadinha: o


documento ficar suscetvel ao ataque de insetos e fungos, fora o fato de demandar
uma habilidade tremenda do restaurador, para que o documento no se perca
definitivamente.

O mtodo no impedir a passem de raios ultravioleta e infravermelho pelo


documento, o que pode ser particularmente interessante para exames posteriores
do documento (uma forma de aferir o estado de conservao de um documento
justamente exp-lo a esse tipo de radiao).

Tecido: Nesta tcnica, sero utilizadas folhas de tecido bastante fino,


aplicadas com pasta de amido (pegue um pouco de farinha e misture com gua, e
voc ter uma ideia do que estou falando).

Embora a durabilidade do papel v aumentar sensivelmente, novamente,


insetos e fungos se sentiro convidados a atacar o documento (tal como a gelatina,
essa mistura fornece nutrientes aos visitantes indesejados), e ainda por cima,
reduzir a legibilidade e flexibilidade do documento, dificultando tambm a sua
reproduo atravs de fotocopiadoras.

O exame do documento atravs de raios ultravioleta e infravermelho restar


invivel ao final deste mtodo.

Silking: basicamente o mtodo anterior, mas o tecido especfico:


crepeline ou musseline de seda. Este tecido apresenta durabilidade excelente, mas
a pasta de amido afetar as propriedades permanentes do documento. Entretanto, a
as demais propriedades do documento permanecero prximas s originais
(flexibilidade, legibilidade e capacidade de exame atravs de luz ultravioleta).

Temos mais um problema: a matria prima utilizada de alto custo.

Laminao: vou explicar do jeito fcil e do jeito certo . O jeito fcil de


entender a laminao pensar no processo de plastificao de documento. Nos
bons tempos em que isso era autorizado por lei (meu RG ainda plastificado),
pegamos o documento, e colocamos entre duas tiras de plstico. Utilizamos uma

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mquina que prensa tudo isso, ao mesmo tempo em que aquece as bordas,
prendendo o documento no meio do plstico.

Agora que voc entendeu a ideia, vamos explicar bonitinho:

O documento ser envolvido de um lado em uma folha de papel seda e do


outro lado, em um material chamado acetato de celulose. Esse sanduiche ser
colocado em uma prensa hidrulica sob uma temperatura de em torno de 150C.

O acetato de celulose um material, quando aquecido e prensado, vai aderir


ao documento e folha de papel seda, vedando completamente o documento.

Agora a durabilidade do papel e suas qualidades permanentes ficam


asseguradas, tudo isso sem perda da legibilidade e flexibilidade do documento. O
exame do documento atravs de luz ultravioleta continuar a ser possvel e, ainda
por cima, o documento ficar imune ao de insetos e fungos.

Embora o peso do documento duplique, seu volume ficar reduzido.

A matria prima aplicada ao processo de fcil obteno e o prprio


processo de rpida execuo.

Por todos estes motivos, a laminao tida como o processo de restaurao


mais prximo do ideal.

Laminao manual: A mesma ideia do processo anterior, mas sem a


utilizao de calor ou presso. Ao invs disso, utilizaremos acetona, que ao entrar
em contato com o acetato de celulose, formaro uma camada semiplstica. Quando
essa camada secar, ter aderido ao documento e ao papel de seda. tambm
conhecida como laminao com solvente.

Encapsulao: Novamente, colocaremos o documento no meio de duas


coisas . Desta vez, utilizaremos pelculas de polister e fita adesiva de duplo
revestimento (dupla face).

O documento ser colocado entre as lminas, usando-se a fita adesiva para


fixar as duas faces. Mas preste ateno: deve haver um espao entre o documento

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e a fita adesiva de aproximadamente 3mm, o que significa que o documento ficar


solto dentro das duas lminas.

Este um dos pontos fracos da tcnica, mas no fica por a . As pelculas de


polister, quando ficam em contato com o documento por muito tempo, podem
acabar absorvendo parte da tinta que est no documento, que ficar no polister ao
invs de ficar no nosso suporte .

Reenfibragem Vamos olhar bem prximos de uma folha de papel Ela pode
parecer fina, mas em verdade, bastante espessa ("grossa", se preferirem).

Utilizem a imaginao e finjam que a folha de papel um enorme sanduche .


Pois bem, a medida em que o tempo passa, parte do recheio do papel comea a
desaparecer, deixando falhas, que por sua vez, tornaro o papel quebradio.

A reenfibragem consiste em preencher estas falhas com polpa de papel, de


maneira a recompor a estrutura da folha.

Velatura: Aplicao de um reforo de papel ou tecido em qualquer um dos


lados da folha de papel, dando-lhe maior resistncia.

3.3 Potencial de Hidrognio (pH)

Pode parecer uma reviso de qumica do colegial, mas o assunto cobrado


incidentalmente nas provas dos ltimos anos, razo pela qual acredito que devemos
falar um pouco sobre isso.

A concentrao e ons de hidrognio em determinada substncia


representada por pH, sigla que significa potencial de hidrognio. Funciona como
uma escala de acidez, sendo o pH 0 representa um composto cuja acidez a maior
possvel, e o pH 14 um composto cuja acidez a menor possvel (bsico ou
alcalino). O nvel 7 o nosso pH neutro, por acaso, o mesmo nvel de concentrao
de ons de hidrognio da gua.

A escala funciona assim:

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Os processo de conservao e restaurao de documentos em papel


buscam manter o pH do ambiente sempre em patamares iguais ou superiores a 7,
evitando processos de acidificao do suporte. Contudo, recomenda-se o pH neutro
na maior parte dos casos, e o enunciado d pistas quando a situao desejada
um pH bsico ou alcalino (mormente quando se refere a papis alcalinos).

4. Microfilmagem

Resolvi aproveitar o espao desta aula para abordar com um pouco mais de
profundidade um gnero documental que costuma cair bastante em provas: o
documento do gnero microgrfico.

Vamos comear com a tabela que vimos na aula 01:

Gnero Documental Definio


Este aqui voc s vai conhecer no seu novo emprego.
A microfilmagem um processo que ser visto
Microgrficos
posteriormente no curso, sendo o microfilme e a
microficha exemplos deste tipo.

Como vimos em nosso curso, o suporte o meio fsico atravs do qual a


informao se manifesta. Esta aula, por exemplo, compe um conjunto de
informaes (que espero sejam informaes teis). Entretanto, como a informao
em si apenas uma ideia, ela precisa de algo material para ser fixada.

Pois bem, qualquer meio utilizado para se gravar uma informao pode ser
chamado de suporte. Na tabela acima, enquanto eu explicava os tipos de
documentos existentes atualmente, acabei por dar exemplos justamente dos
suportes nos quais a informao fixada. O que significa que voc j viu toda a
introduo sobre o assunto j na primeira aula do curso. Maravilhoso, no?

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Quase. Seu examinador tem uma particular preferncia por suporte bastante
especfico neste tpico: o microfilme.

Mas porque este suporte to especial?

Comecemos pela definio de microfilme. E como vocs sabem, adoro


recorrer legislao para definir as coisas:

Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o


resultado do processo de reproduo em filme, de documentos,
dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em
diferentes graus de reduo.

Este o artigo 3 do Decreto 1.799 de janeiro de 1996, o qual regulamenta a


utilizao do processo de microfilmagem em todo o territrio nacional, para todos os
poderes da Repblica.

E o prprio artigo 3 nos d uma pista do primeiro objetivo da utilizao da


microfilmagem: a reduo dos espaos utilizados pelos documentos ("diferentes
graus de reduo").

No sei se voc j chegou a ver um microfilme na vida (so objetos que, at


hoje, s encontro em reparties pblicas), mas sou capaz de apostar que voc, por
mais novo que seja, j tenha visto um filme de cmera fotogrfica 35 mm. Preste
ateno no tamanho no filme e na fotografia que pode ser feita a partir dele. O filme
at 100 vezes menor do que a maior fotografia que pode ser feita a partir dele.

Mas de nada adiantaria o microfilme ser to reduzido, se ainda nos vssemos


forados a armazenar o original da documentao (aquele calhamao de papel
ocupando espao). No estaramos reduzindo volume de documentos ocupados no
arquivo, e sim aumentando (agora teremos de guardar o microfilme e o original do
documento).

Por conta desta indagao, chamo a ateno ao artigo 1, pargrafo 1 da Lei


5.433 de 1968:

Art 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a


microfilmagem de documentos particulares e oficiais
arquivados, stes de rgos federais, estaduais e municipais.

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1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as


certides, os traslados e as cpias fotogrficas obtidas
diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos legais
dos documentos originais em juzo ou fora dle.

Segundo ponto importantssimo da aula: os microfilmes apresentam o mesmo


valor legal dos documentos dos quais foram convertidos. A microfilmagem
processo reprogrfico autorizado por lei (lembro a vocs que a digitalizao ainda
no dispe de legislao suficientemente desenvolvida quanto ao tema).

Desta forma, as informaes contidas na microfilmagem se reputam to


autnticas quanto aquelas constantes do original do documento.

Com a devida autorizao da unidade interessada, uma vez microfilmados os


documentos, os originais podem, em tese, ser destrudos. Neste caso, estamos
diante da Microfilmagem de Substituio. A microfilmagem de substituio
utilizada em documentos sem valor permanente (secundrio), por razes bvias:
economia de espao. Preservamos as informaes (que talvez possam ser teis em
um momento posterior), mas o documento em si no apresenta qualquer valor
secundrio que justifique a manuteno do prprio suporte (normalmente papel).

Por outro lado, a microfilmagem tambm pode ser utilizada em documentos


que a unidade no pretende destruir. Usemos a imaginao por um minuto: pense
em um documento de valor histrico inestimvel, que j conte com
aproximadamente 500 anos de existncia.

Embora seja um documento do arquivo permanente, com interesse histrico


do qual dezenas de pesquisadores gostariam de tomar conhecimento na ntegra de
suas informaes, o manuseio do referido documento terminar por destru-lo. Por
outro lado, j dissemos que os documentos do arquivo permanente no sofrem a
imposio de sigilo, j que a informao neles constante de interesse geral.

Como conciliar a difuso da informao com a preservao do documento?

Microfilmagem nele!

Este documento inestimvel pode ser microfilmado, de maneira que suas


informaes sejam preservadas, reproduzindo na ntegra o seu contedo.

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Pesquisadores interessados nas informaes constantes no documento


podero acessar o microfilme, enquanto o original fica distante de dedos gordurosos
. Nestes casos, estaremos diante da Microfilmagem de Preservao. O
documento com valor permanente nunca ser eliminado, servindo o microfilme
respectivo como forma de consulta.

Feitas estas consideraes de carter especfico, iremos listar agora as


vantagens e desvantagens do uso da microfilmagem:

- Validade legal (o documento do microfilme possui o mesmo valor legal que


seu original);

- Economia de espao, com a consequente reduo do volume documental;

- Durabilidade do suporte (os microfilmes tem expectativa de vida de


aproximadamente de 500 anos, mas podem atingir um perodo indeterminado de
existncia, desde que respeitadas as regras de conservao e acondicionamento);

- Facilidade no acesso informao: as dimenses reduzidas do


microfilme permitem manuseio, catalogao e indexao mais eficiente. Imagine-se
organizando 5000 documentos em papel e a mesma quantidade de microfilmes e
pense no que seria mais fcil ;

- Segurana na conservao do suporte: o tamanho reduzido do


microfilme permite que o coloquemos, por exemplo, em um cofre de segurana, a
salvo de toda sorte de sinistros;

- Segurana na preservao do sigilo do documento: simplesmente


impossvel visualizar um microfilme sem o auxlio de equipamento prprio, dada a
reduo da prpria imagem gerada do original. Quem quiser acessar a informao
precisar retirar o microfilme de seu local de acondicionamento e lev-lo at a
mquina prpria, o que dificulta bastante o acesso no autorizado s informaes;

Reforo que, por mais vantajoso que seja o processo de microfilmagem, cada
instituio que deve decidir pela pertinncia ou no de realizar o procedimento em
seus documentos.

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Marilena Leite Paes bastante enftica neste aspecto: a instituio no deve


se basear somente na anlise de custos decorrentes da implementao do sistema
(por sinal, o alto custo do processo de microfilmagem sua desvantagem mais
apontada na doutrina), mas deve ter em mente as vantagens a que adoo dos
microfilmes pode trazer mesma.

Se tais vantagens, no contexto da instituio, compensarem os custos de


implementao, maravilha. Se no, pacincia .

Espero no estar cansando vocs com a estrutura da aula em degraus (cada


pargrafo apresenta a premissa do pargrafo seguinte). Embora percamos um
pouco de fluidez, ganhamos em questes . Sugestes so sempre bem vindas.

Pois bem, voc j sabe por que microfilmar e para que serve a
microfilmagem. Aqui vai uma breve abordagem do como . A microfilmagem
compreende quatro etapas principais, a saber:

- Preparo: queremos microfilmar apenas o documento, no os grampos que


o seguram, nem as dobras das folhas, nem aquele "post it" com anotaes de
trabalho. S o documento!

Desta forma, a fase de preparo compreende a retirada de grampos e clipes,


desamassar o papel, entre outras atividades mundanas, por assim dizer. Tambm
ser nesta fase que definiremos o arranjo da documentao.

- Microfilmagem: o processo de converso do suporte em microfilme. As


especificaes tcnicas do procedimento fogem exigncia do edital. Entretanto,
tenha em mente que a escolha do equipamento para microfilmagem dever levar
em considerao os tipos de documentos existentes, seu tamanho e o estado de
conservao do mesmo.

- Processamento: eu costumava ser fotgrafo nos fins de semana (


verdade, s parei quando entrei aqui no ICMS-SP, por conta das disposies
estatutrias :D). Quando iniciei minhas atividades, a mquina digital j era
razoavelmente popular, mas os filmes ainda eram utilizados. A pelcula do filme,
embora sensvel a luz, precisa de um tratamento qumico (revelao) para que a

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imagem nela gravada se torna visvel. Mesma ideia aqui. O processamento do


microfilme permitir que a imagem nele gravada se torne visvel ao olho humano.

- Duplicao: Faremos duas cpias de cada documento. A microforma


original ser acondicionada em local diferente, com finalidade de segurana. A
cpia, por outro lado, poder ser acessada por quem quer que tenha interesse (e
autorizao, nos casos de sigilo) nas informaes ali constantes.

4.1 Sinaltica

At aqui estava tudo indo bem. Mas no falei ainda da Resoluo 10 do


CONARQ. Pelo amor de Deus, no se desespere.

Primeiro passo:

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/legisla/anexos da resoluo n 10.pdf

Este link direcionar voc resoluo. Estou apontando por curiosidade


apenas, e caso voc tenha tempo de ler, poder passar o olho por l.

O que voc deve memorizar: desenhos . Veja aqui:

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Estes desenhos so o que chamamos de sinalticas. Consistem em


smbolos de significado padronizado. Quem v estes desenhos sabe, de pronto, o
que eles significam, razo pela qual seu conhecimento necessrio em algumas
questes sobre microfilmagem.

Meu caro, aqui no tem segredo. Essa imagem saiu direto da resoluo.
Voc ter de aprender a fazer relaes entre o desenho e o significado (Alis, os
desenhos foram criados justamente para facilitar essa assimilao).

Por hoje s.
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Aos exerccios agora. Forte abrao.

Questes Comentadas

1.CESPE ABIN 2010 Os originais de documentos pblicos permanentes,


uma vez digitalizados ou microfilmados, podero ser eliminados, mediante
autorizao da direo do rgo.

Comentrio: Muito bem, a microfilmagem de documentos possui validade


legal, tendo sido regulamentada atravs do Decreto 1.799/1996, que inclusive fez a
gentileza de definir o termo em questo:

"Microfilme o resultado do processo de reproduo em filme, de


documentos dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em
diferentes graus de reduo".

Assim sendo, um documento microfilmado poderia ser destrudo, j que seu


correspondente microfilme possui o mesmo valor do documento original.

O problema est nos documentos digitalizados.

A Lei 12.682/2012 ainda no existia naquela poca. Assim, o problema em


2010 que os documentos digitalizados no eram dotados do mesmo valor legal
que os originais, o que inviabilizava a destruio destes.

O original deveria continuar a ser guardado.

Atualmente, a resposta para esta questo continua a mesma, mas o seu


fundamento mudou.

Veja o que nos diz a Lei 12.682/2012:

Art. 6o Os registros pblicos originais, ainda que


digitalizados, devero ser preservados de acordo com o
disposto na legislao pertinente.

Os documentos digitalizados ainda no possuem o reconhecimento merecido


pelas leis de nosso pas, havendo a necessidade de manter os originais em papel

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at o fim do decurso de seu prazo prescricional, ou ainda pior, caso possuam valor
secundrio quando esgotado seu valor primrio (administrativo), devem ser
armazenados para sempre, mesmo que digitalizados.

Quer um detalhe ainda pior: nunca, mas nunca mesmo, devemos destruir
documentos permanentes, ainda que microfilmados (digitalizados nem se fale).

Conforme estudamos em aula, existe a microfilmagem de preservao,


justamente para os casos de documentos permanentes. O documento ser
microfilmado para facilitar seu acesso e consulta, mas dado o valor histrico
(principalmente) do documento, seu original no pode ser eliminado.

Item Errado

CESPE -ANATEL 2009 - Os documentos chegam, em determinado rgo


pblico instalado em Braslia, de forma variada. Uns so registrados e, em seguida,
enviados ao destinatrio, outros entram sem nenhum tipo de anotao. Alm disso,
h aqueles que, atualmente, entram no rgo por meio das tecnologias da
informao (fax, correio eletrnico). Cada setor de trabalho organiza seus
documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de orientao e, depois,
por falta de espao fsico ou devido ao final do ano civil, esses documentos so
transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.

Considerando a situao hipottica acima, julgue o item subsequente, acerca


das tcnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no mbito do
setor pblico.

2. CESPE - ANATEL 2009 As mensagens e documentos resultantes de


transmisso por meio de aparelho de fac-smile (fax) podem constituir peas de
processo.

Comentrio: Questo anulada. Vejamos a justificativa da banca:

ITEM 65 (Alfa) /66 (Beta) /67 (Gama) anulado. Diante da situao hipottica
apresentada, a redao do item permite mais de uma interpretao.

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E no vai mais longe que isso . Vamos desenvolver a ideia. Para constituir
uma pea de um processo, o documento precisa ser original (autntico).

Quando o Sr. servidor pblico permite que ns apresentemos cpias para


serem juntadas a um processo, isso s possvel porque o nobre servidor (ou ento
o cartrio, dotado de f pblica) atesta que aquele documento confere com o
original.

Pois bem, desde que o documento encaminhado por fax seja autenticvel
(que seja possvel verificar que corresponde a outro documento original, ou que
possamos nos assegurar de sua origem), no h problema algum em que constitua
uma pea em um processo. Talvez seja esta a ambiguidade que guiou anulao
da questo.

Veja: segundo a justificativa da banca, foi a situao hipottica quem gerou a


dupla interpretao. Documentos de fax podem sim, constituir peas de um
processo, mas os documentos de fax DA SITUAO HIPOTTICA, por padecerem
de um critrio mnimo de organizao (olha a zona que aquele rgo pblico)
provavelmente no poderiam compor o dito processo, vez que, aparentemente,
ningum se ocupou de autentic-los.

Questo Anulada

3. CESPE - ANATEL 2004 Digitalizao pode ser definida como a


reproduo por varredura eletrnica em disco ou outro suporte de alta densidade,
permitindo a visualizao do documento em terminal ou sua impresso em papel.

Comentrio: A questo est correta, mas a curiosidade fica em saber de


onde o CESPE tirou este conceito (reforo que a banca no criativa). Veja o que
diz o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica sobre o verbete:

"Processo de converso de um documento para o formato digital por


meio de dispositivo apropriado, como um escner.

Entretanto, quando consultamos os manuais dos arquivos pblicos dos


estados, a definio dada pelo enunciado aparece com mais frequncia.

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Em todo caso, ambas as definies de digitalizao esto corretas, razo


pela qual eu sugiro a voc se familiarizar com ambas.

Item Certo.

4. CESPE -ABIN 2010 Embora a microfilmagem constitua importante


tecnologia para a reduo das massas documentais acumuladas nos arquivos, a
cpia microfilmada de um documento oficial no reconhecida legalmente.

Comentrio Questo que exige o conhecimento da Lei 5 433/1968 e de seu


Decreto regulamentador 1.799/1996.

Pois bem, vamos desmascarar a questo, reproduzindo o artigo 1, pargrafo


1 da Lei 5.433/1968:

Art 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a


microfilmagem de documentos particulares e oficiais
arquivados, stes de rgos federais, estaduais e municipais.
1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as
certides, os traslados e as cpias fotogrficas obtidas
diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos legais
dos documentos originais em juzo ou fora dle.
(grifo nosso)

No precisa mais nada n?

Item Errado

5. CESPE - ABIN - 2010 Julgue o seguinte item, que trata de polticas,


planejamento e tcnicas de microfilmagem aplicadas aos arquivos.

A incinerao dos documentos microfilmados ou sua transferncia para outro


local vedada por lei.

Comentrio: Mais uma questo que exige do aluno apenas o conhecimento


da Lei 5.433/1968. Desta vez, podemos ir direto ao artigo 1, pargrafo 3:

Art 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a


microfilmagem de documentos particulares e oficiais
arquivados, stes de rgos federais, estaduais e municipais.

[...]

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3 A incinerao dos documentos microfilmados ou sua


transferncia para outro local far-se- mediante lavratura de
trmo, por autoridade competente, em livro prprio.

Se a lei autoriza, e indo mais longe, especifica a maneira atravs da qual o


documento poder ser incinerado, porque o procedimento possvel, no
mesmo?

Item Errado.

6. CESPE - TCU - 2014 A microfilmagem, tcnica de custo elevado, deve ser


realizada em grandes volumes documentais cujo prazo de guarda seja longo.

Comentrio: Recomendao bastante sbia por parte da assertiva. Cuidado


com o significado do verbo "dever" aqui. Ningum est obrigando a instituio a
utilizar o processo de microfilmagem, apenas se est apontando uma situao na
qual este mtodo recomendado, em contraposio a uma situao em que haja
um pequeno volume de documentos cujo prazo de guarda seja curto.

Pois bem, como o mtodo de microfilmagem muito caro, procura-se um


cenrio onde o investimento possa ser "recuperado", atravs de ganhos de escala
(fazer um grande volume de coisas normalmente diminui o valor mdio gasto para
se fazer cada coisa) ou da amortizao (o investimento se paga ao longo de x anos,
e j que os microfilmes, segundo seus fabricantes, podem durar at meio milnio, o
custo diludo da operao se torna muito baixo).

Item Certo.

7. CESPE - TCU - 2014 Os documentos do arquivo permanente devem ser


digitalizados e os originais, eliminados aps a digitalizao.

Comentrio: Qualquer semelhana com uma certa prova da ABIN de 2010


no mera coincidncia.

O que mudou de l para c o fundamento da questo.

Veja o que nos diz a Lei 12.682/2012:

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Art. 6o Os registros pblicos originais, ainda que


digitalizados, devero ser preservados de acordo com o
disposto na legislao pertinente.

Antes os documentos digitalizados no justificavam a destruio de seus


originais pois no tinham valor legal. Hoje, apesar do valor legal, existe vedao
expressa na Lei 12.682/2012 (ns estudaremos esta lei na poca adequada).

Fora isto, sempre bom lembrar no se destri um documento do arquivo


permanente!!!!

Eles devem ser armazenados para todo o sempre.

Item Errado.

8. CESPE - TCU - 2014 A microfilmagem mais adequada para ser aplicada


em conjuntos documentais muito acessados que exigem muita rapidez na
recuperao dos documentos e em conjuntos documentais com prazos de guarda
curtos.

Comentrio: Um excelente exemplo do que no fazer!

Os Conselheiros do TCU ficariam possudos de dio com tamanho


desrespeito com os recursos pblicos .

Dado o alto custo do processo de microfilmagem, esta recomendvel para


grandes acervos e para documentos com um grande prazo de manuteno.

Fora isto, o dia que voc pegar um microfilme em mos, ver que precisa
lev-lo at uma mquina especial, que ir ampliar a imagem. Este equipamento
tambm especfico e de difcil manuseio, assim, mesmo que voc consiga utiliz-
lo, o acesso ser tudo, menos rpido.

Item Errado.

9. CESPE - TCU - 2014 Uma das vantagens da digitalizao de documentos


preservar o original do manuseio intenso.

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Comentrio: Perfeito! Agora todos interessados tero acesso informao


(posto que microfilmada) ao mesmo tempo em que deixaro de manusear o
documento fsico (evitando seu desgaste).

Isto se chama microfilmagem de preservao uma das grandes vantagens


do mtodo.

Item Certo.

10 CESPE MTE 2014 A microfilmagem, que garante a autenticidade de


documentos, uma maneira legalmente aceita de substituio do suporte
documental.

Comentrio: Voc j ouviu falar disto meu caro.

Vejamos o artigo 1, pargrafo 1 da Lei 5.433/1968:

Art 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a


microfilmagem de documentos particulares e oficiais
arquivados, stes de rgos federais, estaduais e municipais.
1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as
certides, os traslados e as cpias fotogrficas obtidas
diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos legais
dos documentos originais em juzo ou fora dle.
(grifo nosso)
A informao foi reproduzida. O microfilme possui o mesmo valor legal do
original. Sabe o que voc acabou de fazer? Mudar o suporte da informao, e de
uma forma que nosso ordenamento jurdico considera vlida.

Item Certo

11. CESPE - ABIN - 2010 - Partculas magnticas, aglutinante e suporte so


fontes potenciais de falha para um meio de fita magntica.

Comentrio: Voc talvez queira falar mal seu professor agora. A melhor
maneira de aprender sobre os suportes resolvendo questes, razo pela qual
sugiro que preste bastante ateno nas questes com este tema.

Fitas magnticas (igualzinho quele VHS da sua festa de aniversrio ou


casamento de dez anos atrs) so compostas de trs elementos: as partculas

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magnticas, o aglutinante e o suporte. Qualquer destas partes, se no estiver


operando adequadamente, implicaram em falhas na reproduo do contedo.

E o que raios so estas partes? A fita magntica uma camada fina de filme
montada sobre uma mais espessa. Esta camada mais fina formada por um
pigmento magntico que fica suspenso em um aglutinante de polmero. Abstraindo
toda a parte qumica do negcio, o aglutinante o responsvel por manter as
partculas magnticas unidas entre si e presas ao suporte da fita

E a informao gravada conforme o sinal magntico emitido.

Item Certo.

12. CESPE - TRE RJ - 2012 O amarelecimento do papel sinal de que o


documento est em processo de deteriorao.

Comentrio: Esta talvez seja a maior ironia dentro da arquivologia: a luz


enquanto fator de deteriorao. irnico, pois s podemos visualizar o que est
escrito no documento fazendo uso de luz (pelo menos assim que o olho humano
trabalha) mas a exposio luz provoca deteriorao do papel.

Vencidas as questes de cunho filosfico, vamos matria: o amarelamento


do papel um dos primeiros sintomas de envelhecimento do papel.

Voc j deve ter visto publicaes mais antigas na vida (bibliotecas


costumam estar assoberbadas de volumes com esta caracterstica), e com certeza
notou que o papel, alm de encontrar-se quebradio, tambm apresenta colorao
levemente amarelada. Isto sinal de que o suporte est em processo de
deteriorao.

Item Certo

13. CESPE - TRE RJ - 2012 As condies de armazenamento de


documentos em papel distinguem-se das de documentos fotogrficos, como o
eslaide, o negativo e o papel fotogrfico, dadas as diferenas de suporte, em
especial as relativas s propriedades fsicas dos materiais.

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Comentrio: Voc provavelmente sabia a resposta deste item


instintivamente. Ora, cada suporte, por possuir propriedades fsicas diferentes das
de outros suportes, demanda cuidados especficos para sua preservao.

Como vimos em aula, cada suporte encontra-se suscetvel a determinados


tipos de agentes qumicos, fsicos e biolgicos de acordo com a sua prpria
composio.

Com papis (compostos essencialmente de fibras de celulose) e negativos


(normalmente de triacetato de celulose) no seria diferente.

Item Certo.

14. CESPE - TRE RJ - 2012 A acidez do papel, condio que pode danific-
lo, decorre da presena de elementos metlicos no documento, como grampos,
bailarinas e clipes.

Comentrio: Pegadinha meu filho. S sendo estudante de qumica para no


cair sem ter visto a aula. Como falamos l na aula, a acidez do papel tem como
seus principais colaboradores a tinta nele impressa e o uso de fitas durex. No nos
esqueamos tambm da saliva que voc usa para virar a pgina quando molha o
dedo.

A doutrina costuma relacionar a acidez do papel tambm ao processo de


fabricao e pela combinao de dixido de enxofre existente no ar com outras
molculas formando nosso querido cido sulfrico.

Os metais, por sua vez, so responsveis por manchas no papel, decorrentes


do processo de oxidao de metais de transio (quando este processo ocorre com
o ferro, voc costuma chamar isto de "ferrugem", mas este processo tambm
verificado em outros metais).

So dois processos qumicos diferentes: a acidez do papel est relacionada


ao baixo potencial de hidrognio (PH) no material, enquanto a oxidao costuma
ocorrer quando ons de oxignio acabam sendo incorporados pelas molculas do
metal.

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E s pra constar, tudo que eu vi em qumica no colegial quanto a este


assunto.

Item Errado.

15. CESPE - ANATEL - 2012 O banho de gelatina, um componente da


restaurao de documentos, um processo de reparao em que se utilizam folhas
de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido.

Comentrio: Vamos revisitar os dois processos vistos em aula

Banho de Gelatina: O documento ser mergulhado em uma espcie de


gelatina, ou mesmo em cola, o que, ao final, aumentar sua resistncia e
flexibilidade, alm de no prejudicar a visibilidade. Mas tem uma pegadinha: o
documento ficar suscetvel ao ataque de insetos e fungos, fora o fato de demandar
uma habilidade tremenda do restaurador, para que o documento no se perca
definitivamente.

Tecido: Nesta tcnica, sero utilizadas folhas de tecido bastante fino,


aplicadas com pasta de amido (pegue um pouco de farinha e misture com gua, e
voc ter uma ideia do que estou falando). Embora a durabilidade do papel v
aumentar sensivelmente, novamente, insetos e fungos se sentiro convidados a
atacar o documento (tal como a gelatina, essa mistura fornece nutrientes aos
visitantes indesejados), e ainda por cima, reduzir a legibilidade e flexibilidade do
documento.

O enunciado embaralhou os dois processos de restaurao, ento, tome


cuidado. A definio da assertiva corresponde tcnica de restaurao chamada de
tecido.

Item Errado.

16. CESPE - ABIN - 2010 Definir e utilizar formatos padronizados na


elaborao de documentos digitais facilita a definio de tcnicas de preservao
digital e reduz custos, embora esses padres no sejam perenes.

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Comentrio: Vamos l caro aluno, pensemos um pouquinho de novo.


Lembra-se daquela sua cpia do Windows 95 que voc ainda tem na estante?
Aposto que ela ainda funciona. Ou deve funcionar, se voc instalar naquele seu
computador cinza com HD de 2GB de espao total, que, sejamos sinceros, esta
totalmente funcional. Esquea o tablet meu filho .

Veja que, embora os suportes, formatos e padres que utilizvamos em 1995


para desempenhar nossas tarefas, e, mais importante para esta questo, as
informaes que gervamos e armazenvamos neles fossem invulnerveis ao
tempo (est tudo funcionando perfeitamente), nem por isso esses suportes so
eternos.

Perene quer dizer exatamente isto: qualidade daquilo que permanece no


tempo. Utilizar formatos padronizados facilita bastante nossa vida, conforme
afirmado pelo enunciado, e realmente h reduo de custo, uma vez que podemos
integrar diversos sistemas atravs de uma nica plataforma, mas os padres
utilizados provavelmente no duraro para sempre, face modernizao
tecnolgica.

Item Certo.

17. CESPE - PF - 2012 A organizao de documentos, atividade cada vez


mais importante nas instituies, possibilita a tomada de deciso segura e o
atendimento rpido das demandas dos usurios. Considerando essa informao,
julgue o prximo item, referente arquivologia.

O acondicionamento que consiste na guarda dos documentos nos locais a


eles designados e o armazenamento que se refere embalagem do documento
com vistas a proteg-lo e a facilitar seu manuseio so procedimentos
fundamentais para a conservao e preservao dos documentos de arquivo.

Comentrio: Outra questo que inverte conceitos.

Voc deveria ter memorizado? NO!

Voc deve compreender e associar os conceitos com as palavras que melhor


definem os termos.

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Acondicionamento diz respeito embalagem que guarda os documentos, a


fim de preserv-los.

Armazenamento refere-se guarda do prprio documento. a


colocao do documento no arquivo.

Item Errado.

18. CESPE - TRE ES - 2012 - Os documentos, nas reas de depsito, devem


ser armazenados de maneira a utilizar melhor o espao, sem a preocupao de
separ-los de acordo com o seu suporte.

Comentrio: O armazenamento sem qualquer considerao a respeito da


conservao dos documentos impensvel.

Como j dissemos, cada suporte possui sua peculiaridade, e se isto no for


levado em considerao por ocasio da guarda dos documentos, provavelmente
colaborar para sua deteriorao acelerada.

Item Errado.

19. CESPE - TRE ES - 2012 Os mapas devem ser mantidos em gavetas


horizontais, acondicionados em envelopes de papel neutro ou polister.

Comentrio: Tive a oportunidade de ver algumas destas na Prefeitura,


servindo para guarda das plantas que utilizamos para a cobrana do IPTU.

A gaveta horizontal permite que o mapa seja guardado aberto, sem a


necessidade de o enrolarmos (o que acabaria deformando o suporte do mapa). Os
envelopes de papel neutro ou polister evitam o contato da superfcie do mapa com
o ambiente, colaborando para sua conservao.

Olha uma gaveta dessas:

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Como voc pode notar, so gavetas bem amplas, no sendo necessrio


enrolar o mapa para armazen-lo.

Item Certo.

20. CESGRANRIO BNDES 2011Uma das medidas que se destaca como


sendo de excelncia na conservao preventiva de documentos de arquivos :

a) restaurao

b) higienizao

c) laminao

d) laminao manual

e) encapsulao

Comentrio: Variando um pouquinho de banca. Ns j vimos na aula que a


laminao, a laminao manual e a encapsulao so processos de restaurao de
documento, logo, no podem ser considerados mtodos de conservao preventiva.

A restaurao o conjunto de mtodos que objetivam a estabilizao ou


a reverso de danos fsicos ou qumicos adquiridos pelo documento ao longo
do tempo e do uso, intervindo de modo a no comprometer sua integridade e
seu carter histrico. Restaurao gnero do qual a laminao, a laminao
natural e a encapsulao so espcies.

S nos restou a alternativa correta. A higienizao a simples limpeza do


documento do arquivo, caracterizando-se como procedimento de conservao

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preventiva (a limpeza, por si s, no capaz de reverter quaisquer danos que o


documento tenha sofrido, apenas busca mant-lo no atual estado em que e
encontra)

Letra b)

21. CESPE -ANATEL 2012 A conservao e a manuteno de documentos


de arquivo ocorrem, em um primeiro momento, para resguardar a memria da
instituio

Comentrio: Lembra-se dos valores primrios e secundrios dos arquivos?

Em primeiro lugar, os documentos que formam os arquivos buscam servir de


fonte de informao para tomada de decises. Ou seja, esto diretamente
relacionados s atividades da instituio que os produziu ou recebeu.

Logo, a conservao e a manuteno destes documentos possuem


justamente a mesma finalidade (manter a informao disponvel): atender a um
critrio funcional ou administrativo.

Em um momento seguinte, quando o documento adquirir valor secundrio, a


conservao e manuteno serviro para resguardar a memria da instituio.

Item Errado.

22. CESPE - ABIN - 2010 A encapsulao um mtodo de restaurao que


consiste em envolver com uma folha de papel de seda e outra de acetato de
celulose as duas faces do documento, e coloc-lo em uma prensa hidrulica, sob
presso mdia de 7 kg/cm a 8 kg/cm e temperatura de 145 C a 155 C.

Comentrio: Explicao perfeita... Para o processo de laminao . A riqueza


de detalhes pode assustar um pouco, mas voc no precisa ficar preocupado com
os ndices de presso aplicada ou a temperatura exata da prensa.

A encapsulao tem outro processo:

Encapsulao: O documento ser colocado entre as lminas, usando-se a


fita adesiva para fixar as duas faces. Mas preste ateno: deve haver um espao

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entre o documento e a fita adesiva de aproximadamente 3mm, o que significa que o


documento ficar solto dentro das duas lminas.

Item Errado.

23. FCC MPU - 2007 Dentre as tcnicas de restaurao, a reenfibragem


a que

a) preenche as falhas dos documentos com polpa de papel.

b) emite raios ultravioletas para facilitar a leitura de documentos danificados.

c) refora os bordos do documento por meio de papel ou material similar.

d) elimina as manchas marrons que aparecem no papel pela ao da


umidade e da ferrugem.

e) aplica reforo, por meio de velatura, a qualquer face de uma folha de


papel.

Comentrio: E vamos ns de novo:

A reenfibragem consiste em preencher estas falhas com polpa de papel, de


maneira a recompor a estrutura da folha.

Letra a)

24. CESPE - ANAC 2012 Silking o mtodo de combate a insetos mais


recomendado para a conservao e a preservao de documentos.

Comentrio: A tcnica de silking muito semelhante tcnica de utilizao


de tecido na restaurao. Vejamos as duas.

Tecido: Nesta tcnica, sero utilizadas folhas de tecido bastante fino,


aplicadas com pasta de amido (pegue um pouco de farinha e misture com gua, e
voc ter uma ideia do que estou falando). Embora a durabilidade do papel v
aumentar sensivelmente, novamente, insetos e fungos se sentiro convidados a
atacar o documento (tal como a gelatina, essa mistura fornece nutrientes aos

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visitantes indesejados), e ainda por cima, reduzir a legibilidade e flexibilidade do


documento.

Silking: basicamente o mtodo anterior, mas o tecido especfico:


crepeline ou musseline de seda. Este tecido apresenta durabilidade excelente, mas
a maldita pasta de amido afetar as propriedades permanentes do documento (de
novo). A matria prima utilizada de alto custo tambm.

Como voc pode ver, a utilizao da pasta de amido fornece nutrientes a


insetos e fungos, no sendo a melhor escolha para combater insetos.

Item Errado

25. CESPE - ANAC 2012 Uma medida de conservao e de preservao


documental consiste na elaborao de documentos identificados como de guarda
permanente em papel de pH neutro.

Comentrio: Na verdade, a orientao serve tanto para documentos de


guarda permanente como quaisquer outros que tiverem de ser armazenados.
Vamos ver um pouco de qumica agora.

O tal pH uma sigla que significa potencial de hidrognio. Funciona como


uma escala de acidez, sendo que um pH de 0 representa um ambiente com maior
acidez possvel, e o pH 14 o ambiente com menos acidez possvel (bsico ou
alcalino). O nvel 7 o nosso pH neutro, por acaso, o mesmo nvel de acidez da
gua.

Agora que voc sabe o bsico (o resto da aula de qumica seria muito longa),
saiba que o papel neutro se degrada mais devagar, sendo ideal para conservao
da informao fixada no suporte.

Item Certo;

26 CESPE MPU 2013 O acondicionamento de fotografia em arquivo deve


ser realizado em flder confeccionado em papel de pH neutro, mtodo diferente do
utilizado para a guarda de negativos, que devem ser acondicionados em envelopes
confeccionados em papel de pH bsico ou polietileno.

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Comentrio: Meu caro, esta questo um pouco cruel. Cada doutrinador,


profissional que trabalha com fotografia ou arquivista tem um mtodo diferente de
armazenar fotografias e negativos, de maneira que s perguntando pro tio que fez a
questo para saber no que ele estava pensando.

Em todo caso, parece ser consenso entre todos eles que as fotografias e
negativos devem ser acondicionadas em papel neutro, sempre, no se fazendo uso
de papel bsico (ou alcalino).

Item Errado.

27 - CESPE MPU 2013 O mtodo de laminao o que mais se aproxima


do mtodo ideal de restaurao de documentos, dado que eleva a resistncia do
papel sem perda da legibilidade e flexibilidade, tornando-o imune ao de fungos
e pragas.

Comentrio: Vamos ns de novo.

Laminao: vou explicar do jeito fcil e do jeito certo .

O jeito fcil de entender a laminao pensar no processo de plastificao


de documento. Nos bons tempos em que isso era autorizado por lei (meu RG ainda
plastificado), pegamos o documento, e colocamos entre duas tiras de plstico.
Utilizamos uma mquina que prensa tudo isso, ao mesmo tempo em que aquece as
bordas, prendendo o documento no meio do plstico.

Agora que voc entendeu a ideia, vamos explicar bonitinho:

O documento ser envolvido de um lado em uma folha de papel seda e do


outro lado, em um material chamado acetato de celulose. Esse sanduiche ser
colocado em uma prensa hidrulica sob uma temperatura de em torno de 150C.

O acetato de celulose um material, quando aquecido e prensado, vai aderir


ao documento e folha de papel seda, vedando completamente o documento.

Agora a durabilidade do papel e suas qualidades permanentes ficam


asseguradas, tudo isso sem perda da legibilidade do documento. E ainda ficar

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imune ao de insetos e fungos. Embora o peso do documento duplique, seu


volume ficar reduzido.

A matria prima aplicada ao processo de fcil obteno e o prprio


processo de rpida execuo. Por todos estes motivos, a laminao tida como o
processo de restaurao mais prximo do ideal, do jeito que nos afirmou o
enunciado.

Item Certo.

28. CESPE TCU -2014 Um modo eficiente de conservao de documentos


de arquivo em suporte papel consiste em acondicion-los em embalagens de papel
de pH neutro.

Comentrio: Mais uma recomendao de carter geral que costuma ser


adotada pelo CESPE nas provas mais recentes: o material que acondiciona os
documentos em papel deve ser feito de material neutro, para evitar tanto a
acidificao do papel, como sua alcalinizao.

Item Certo

29. CESPE FUB - 2014 O ar seco promove o enfraquecimento do papel e,


dessa forma, deve ser combatido nos depsitos de arquivo.

Comentrio: Falta de umidade tambm um problema de umidade . O papel


um material higroscpico, e assim, a concentrao de gua em suas fibras tentar
se equilibrar com a concentrao de umidade encontrada no ar.

Um ar seco levar o papel a tambm perder umidade, enfraquecendo suas


fibras. Por esta razo, o ar seco tambm um problema a ser superado nos
depsitos de arquivo.

Item Certo

30. CESPE FUB - 2014 A umidade fragiliza a conservao dos documentos


de arquivo, pois propicia o desenvolvimento de mofo e de microrganismos danosos
a esses documentos.

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Comentrio: Agora temos os problemas decorrentes do excesso de


umidade. O papel capaz tambm de absorver gua e, juntando isto com as fibras
de celulose que o compem, teremos um verdadeiro paraso para mofos e outros
microrganismos.

Item Certo.

31. CESPE FUB - 2014 A oscilao da temperatura cria condies ideais


para a conservao dos documentos de arquivo.

Comentrio: S se voc estiver a fim de destru-los vagarosamente


(monstro!). A oscilao de temperatura far com que as fibras de papel se contraiam
e expandam um grande nmero de vezes, at que fiquem completamente
destrudas.

No isto que queremos.

Item Errado.

32. CESPE FUB - 2014 As condies de conservao dos documentos de


arquivo no se alteram com a presena de gases e de poeira nos depsitos.

Comentrio: Mentira! A questo est se referindo poluio dos grandes


centros, onde temos uma grande concentrao de gases poluentes unida a um sem
nmero de partculas slidas igualmente indesejveis.

Gases como o enxofre (um dos subprodutos da queima de alguns


combustveis) pode colaborar para o amarelamento do papel e a poeira acumulada
pode comear a raspar a tinta do papel.

Item Errado.

33. CESPE FUB - 2014 O uso de gua para limpar o ambiente deve ser
evitado, pois a gua, ao secar, eleva a umidade relativa do ar.

Comentrio: O tio entende as boas intenes do pessoal que tentava manter


o arquivo limpo, mas faa as contas: um balde de gua jogado no cho acrescenta
mais gua a este ambiente.

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Ao secar, esta gua formar o vapor d'gua, que passar a fazer parte do ar
do local onde os arquivos so armazenados. Isto, por sua vez, far com que os
documentos em papel absorvam a gua excedente do ar, pois tentaro manter a
concentrao de gua em suas fibras igual existente naquele ambiente.

Assim, mesmo a gua limpa deve ser evitada.

Item Certo

34. CESPE FUB - 2014 O aspirador de p no deve ser utilizado na


higienizao do ambiente.

Comentrio: O aspirador de p perfeito para higienizao dos ambientes


onde o arquivo mantido. Permite a retirada de poeira e outros detritos do local sem
a utilizao de gua.

Ele deve ser utilizado, sempre que possvel e substitui com grande eficincia
a gua que normalmente utilizada para limpeza de outros locais.

Item Errado.

Questes Propostas

1.CESPE ABIN 2010 Os originais de documentos pblicos permanentes,


uma vez digitalizados ou microfilmados, podero ser eliminados, mediante
autorizao da direo do rgo.

CESPE -ANATEL 2009 - Os documentos chegam, em determinado rgo


pblico instalado em Braslia, de forma variada. Uns so registrados e, em seguida,
enviados ao destinatrio, outros entram sem nenhum tipo de anotao. Alm disso,
h aqueles que, atualmente, entram no rgo por meio das tecnologias da
informao (fax, correio eletrnico). Cada setor de trabalho organiza seus
documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de orientao e, depois,
por falta de espao fsico ou devido ao final do ano civil, esses documentos so
transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.

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Considerando a situao hipottica acima, julgue o item subsequente, acerca


das tcnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no mbito do
setor pblico.

2. CESPE - ANATEL 2009 As mensagens e documentos resultantes de


transmisso por meio de aparelho de fac-smile (fax) podem constituir peas de
processo. [ANULADA]

3. CESPE - ANATEL 2004Digitalizao pode ser definida como a


reproduo por varredura eletrnica em disco ou outro suporte de alta densidade,
permitindo a visualizao do documento em terminal ou sua impresso em papel.

4. CESPE -ABIN 2010 Embora a microfilmagem constitua importante


tecnologia para a reduo das massas documentais acumuladas nos arquivos, a
cpia microfilmada de um documento oficial no reconhecida legalmente.

5. CESPE - ABIN - 2010 A incinerao dos documentos microfilmados ou


sua transferncia para outro local vedada por lei.

6. CESPE - TCU - 2014 A microfilmagem, tcnica de custo elevado, deve ser


realizada em grandes volumes documentais cujo prazo de guarda seja longo.

7. CESPE - TCU - 2014 Os documentos do arquivo permanente devem ser


digitalizados e os originais, eliminados aps a digitalizao.

8. CESPE - TCU - 2014 A microfilmagem mais adequada para ser aplicada


em conjuntos documentais muito acessados que exigem muita rapidez na
recuperao dos documentos e em conjuntos documentais com prazos de guarda
curtos.

9. CESPE - TCU - 2014 Uma das vantagens da digitalizao de documentos


preservar o original do manuseio intenso.

10. CESPE - MTE - 2014 A microfilmagem, que garante a autenticidade de


documentos, uma maneira legalmente aceita de substituio do suporte
documental.

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11. CESPE - ABIN - 2010 - Partculas magnticas, aglutinante e suporte so


fontes potenciais de falha para um meio de fita magntica.

12. CESPE - TRE RJ - 2012 O amarelecimento do papel sinal de que o


documento est em processo de deteriorao.

13. CESPE - TRE RJ - 2012 As condies de armazenamento de


documentos em papel distinguem-se das de documentos fotogrficos, como o
eslaide, o negativo e o papel fotogrfico dadas as diferenas de suporte, em
especial as relativas s propriedades fsicas dos materiais.

14. CESPE - TRE RJ - 2012 A acidez do papel, condio que pode danific-
lo, decorre da presena de elementos metlicos no documento, como grampos,
bailarinas e clipes.

15. CESPE - ANATEL - 2012 O banho de gelatina, um componente da


restaurao de documentos, um processo de reparao em que se utilizam folhas
de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido.

16. CESPE - ABIN - 2010 Definir e utilizar formatos padronizados na


elaborao de documentos digitais facilita a definio de tcnicas de preservao
digital e reduz custos, embora esses padres no sejam perenes.

17. CESPE - PF - 2012 O acondicionamento que consiste na guarda dos


documentos nos locais a eles designados e o armazenamento que se refere
embalagem do documento com vistas a proteg-lo e a facilitar seu manuseio so
procedimentos fundamentais para a conservao e preservao dos documentos de
arquivo.

18. CESPE - TRE ES - 2012 - Os documentos, nas reas de depsito, devem


ser armazenados de maneira a utilizar melhor o espao, sem a preocupao de
separ-los de acordo com o seu suporte.

19. CESPE - TRE ES - 2012 Os mapas devem ser mantidos em gavetas


horizontais, acondicionados em envelopes de papel neutro ou polister.

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20. CESGRANRIO BNDES 2011Uma das medidas que se destaca como


sendo de excelncia na conservao preventiva de documentos de arquivos :

a) restaurao

b) higienizao

c) laminao

d) laminao manual

e) encapsulao

21. CESPE -ANATEL 2012 A conservao e a manuteno de documentos


de arquivo ocorrem, em um primeiro momento, para resguardar a memria da
instituio.

22. CESPE - ABIN - 2010 A encapsulao um mtodo de restaurao que


consiste em envolver com uma folha de papel de seda e outra de acetato de
celulose as duas faces do documento, e coloc-lo em uma prensa hidrulica, sob
presso mdia de 7 kg/cm a 8 kg/cm e temperatura de 145 C a 155 C.

23. FCC MPU - 2007 Dentre as tcnicas de restaurao, a reenfibragem


a que

a) preenche as falhas dos documentos com polpa de papel.

b) emite raios ultravioletas para facilitar a leitura de documentos danificados.

c) refora os bordos do documento por meio de papel ou material similar.

d) elimina as manchas marrons que aparecem no papel pela ao da


umidade e da ferrugem.

e) aplica reforo, por meio de velatura, a qualquer face de uma folha de


papel.

24. CESPE - ANAC 2012 Silking o mtodo de combate a insetos mais


recomendado para a conservao e a preservao de documentos.

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25. CESPE - ANAC 2012 Uma medida de conservao e de preservao


documental consiste na elaborao de documentos identificados como de guarda
permanente em papel de pH neutro.

26 CESPE MPU 2013 O acondicionamento de fotografia em arquivo deve


ser realizado em flder confeccionado em papel de pH neutro, mtodo diferente do
utilizado para a guarda de negativos, que devem ser acondicionados em envelopes
confeccionados em papel de pH bsico ou polietileno.

27 - CESPE MPU 2013 O mtodo de laminao o que mais se aproxima


do mtodo ideal de restaurao de documentos, dado que eleva a resistncia do
papel sem perda da legibilidade e flexibilidade, tornando-o imune ao de fungos
e pragas.

28. CESPE TCU -2014 Um modo eficiente de conservao de documentos


de arquivo em suporte papel consiste em acondicion-los em embalagens de papel
de pH neutro.

29. CESPE FUB - 2014 O ar seco promove o enfraquecimento do papel e,


dessa forma, deve ser combatido nos depsitos de arquivo.

30. CESPE FUB - 2014 A umidade fragiliza a conservao dos documentos


de arquivo, pois propicia o desenvolvimento de mofo e de microrganismos danosos
a esses documentos.

31. CESPE FUB - 2014 A oscilao da temperatura cria condies ideais


para a conservao dos documentos de arquivo.

32. CESPE FUB - 2014 As condies de conservao dos documentos de


arquivo no se alteram com a presena de gases e de poeira nos depsitos.

33. CESPE FUB - 2014 O uso de gua para limpar o ambiente deve ser
evitado, pois a gua, ao secar, eleva a umidade relativa do ar.

34. CESPE FUB - 2014 O aspirador de p no deve ser utilizado na


higienizao do ambiente.

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Gabarito:

1 E 11 C 21 E 31 E
2 Anulada 12 C 22 E 32 E
3 C 13 C 23 A 33 C
4 E 14 E 24 E 34 E
5 E 15 E 25 C
6 C 16 C 26 E
7 E 17 E 27 C
8 E 18 E 28 C
9 C 19 C 29 C
10 C 20 B 30 C

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