2011 Manual Gestao Doc JT Versao1.0 Novembro

Braslia, novembro de 2011
Ministro JOO ORESTE DALAZEN Presidente do Conselho Superior da Justia do

Trabalho
RICARDO LUCENA Secretrio-Geral do Conselho Superior da Justia do Trabalho
Equipe de Elaborao
Assessoria de Gesto Documental e Memria do Conselho Superior da Justia do

Trabalho
Grupo de Trabalho de Gesto Documental do Conselho Superior da Justia do Trabalho
Lilian Pinheiro Dantas, Conselho Superior da Justia do Trabalho;

Ana Rosa de S Barreto, Tribunal Superior do Trabalho;
Fbio Petersen Bittencourt, Tribunal Regional do Trabalho da 1 Regio;
Patrcia Dias de Rossi, Tribunal Regional do Trabalho da 2 Regio;
Maria Aparecida Carvalhais Cunha, Tribunal Regional do Trabalho da 3 Regio e
Frum Permanente em Defesa da Memria da Justia do Trabalho Memojutra;
Regina Clia Ramires Chiminazzo, Tribunal Regional do Trabalho 15 Regio; e
Justina Maria de Souza Soares, Tribunal Regional do Trabalho da 22 Regio.
Reviso
Felipe Augusto Castro Varella, Tribunal Superior do Trabalho.
Este documento foi elaborado a partir do Manual de Gesto Documental, desenvolvido pelo Comit do
Programa Nacional de Gesto Documental e Memria do Poder Judicirio PRONAME, integrado por
representantes de todos os segmentos do Poder Judicirio, e aprovado pela Recomendao n. 37, de
15 de agosto de 2011, do Conselho Nacional de Justia. A adaptao para a Justia do Trabalho foi
feita pelo Grupo de Trabalho de Gesto Documental do CSJT e pela Assessoria de Gesto Documental
e Memria do CSJT.
Manual de Gesto Documental da Justia do Trabalho Verso 1.0 2011
2
SUMRIO
1. Introduo ............................................................................................................................................... 4
2. Apresentao .......................................................................................................................................... 5
3. Fundamentao legal ............................................................................................................................. 6
3.1. Responsabilidades ............................................................................................................................ 6
4. Gesto de documentos .......................................................................................................................... 8
4.1 Definio............................................................................................................................................. 8
4.2 Objetivos............................................................................................................................................. 8
4.3. Ciclo vital dos documentos (teoria das trs idades) .......................................................................... 9
5. Rotinas e procedimentos em arquivo corrente .................................................................................. 11
5.1. Produo e classificao de documentos........................................................................................ 11
5.2. Classificao da documentao judicial .......................................................................................... 11
5.3. Acesso e utilizao .......................................................................................................................... 12
6. Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais e dos Documentos da Administrao da
Justia do Trabalho .................................................................................................................................. 13
6.1. Tabela de Temporalidade da Documentao Judicial da Justia do Trabalho TTDU-JT ............. 13
6.2. Aplicao nos sistemas informatizados de distribuio ................................................................... 13
6.3. Fundamentos legais do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade............................. 14
7. Destinao e Arquivamento ................................................................................................................. 15
7.1. Destinao .................................................................................................................................. 15
7.2. Arquivamento .............................................................................................................................. 15
O arquivamento provisrio do processo de execuo, por no ter sido encontrado o devedor ou bens
penhorveis, corresponde suspenso da execuo de que tratam os artigos 40 da Lei n. 6.830/80
e 791, inciso III, do CPC (Ato GCGJT n. 17/201). .............................................................................. 16
O arquivamento definitivo do processo de execuo decorre da declarao, por sentena, da
extino da execuo, pela verificao de uma das hipteses contempladas nos incisos I, II e III do
artigo 794 do CPC, por se achar exaurida a prestao jurisdicional (Ato GCGJT n. 17/2011). ......... 16
8. Avaliao ............................................................................................................................................... 17
8.1. Comisso Permanente de Avaliao Documental CPAD ........................................................ 17
8.2. Seleo da documentao judicial .............................................................................................. 18
8.3. Eliminao................................................................................................................................... 22
9. Anexos ................................................................................................................................................... 24
9.1. Anexo I Formulrio para transferncia de processos e documentos ao arquivo .......................... 24
9.2. Anexo II Listagem de eliminao de documentos ........................................................................ 25
9.3. Anexo III Edital de Eliminao ...................................................................................................... 26
9.4. Anexo IV Termo de Eliminao .................................................................................................... 27
9.5. Anexo V Lista de Verificao para Baixa Definitiva ...................................................................... 28
9.6. Anexo VI Lista de Verificao para Eliminao ............................................................................ 29
9.7. Anexo VII Fluxograma para identificao de temporalidade......................................................... 30
9.8. Anexo VIII Fluxograma para destinao de documentos ............................................................. 31
9.9. Anexo IX Plano para Amostra Estatstica Representativa ............................................................ 32
9.10. Anexo X Mapeamento situacional da gesto documental .......................................................... 33
9.11. Anexo XI Conservao e preservao de documentos .............................................................. 35
9.12. Anexo XII Identificao do grau de maturidade em gesto documental ..................................... 39
9.13. Anexo XIII Plano para Seleo de Amostras Representativas ................................................... 40
Lista de figuras ......................................................................................................................................... 41
1. Introduo .......................................................................................................................................... 42
2. Metodologia........................................................................................................................................ 43
2.1 Escolha do plano amostral ........................................................................................................ 43
2.2 Clculo do tamanho da amostra ................................................................................................ 45
2.3 Escolha da margem de erro ...................................................................................................... 47
2.4 Alocao dos estratos ............................................................................................................... 47
2.5 Ponto de corte: quantidade mnima de processos arquivados para aplicar a amostra ............. 48
3. Bibliografia ......................................................................................................................................... 49
4. Anexo Planilha de Clculo .............................................................................................................. 49
10. Obras Consultadas ............................................................................................................................. 50
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1. Introduo
A evoluo dos tempos e a modernizao tecnolgica da sociedade atual
trouxeram novas necessidades e exigncias para a Administrao da Justia do
Trabalho, oportunizando a racionalizao, modernizao e otimizao de seus
procedimentos para atender ao intenso crescimento das demandas de acordo com as
suas competncias.
Os documentos da Justia do Trabalho representam diversas matrizes de

interesses: a) os da prpria instituio que os produziu em sua atividade fim,
compondo o seu patrimnio, que pblico; b) os das partes que buscaram a jurisdio
ou tiveram sua situao jurdica afetada de alguma forma pela prestao jurisdicional
(os processos so elementos de exerccio da cidadania); e c) o interesse coletivo na
preservao da memria para fins histricos, culturais e de pesquisa.
A instituio de poltica nacional de Gesto Documental e Memria para a

Justia do Trabalho, coordenada pelo Conselho Superior da Justia do Trabalho, tem
como principal objetivo implantar aes voltadas integrao dos Tribunais com base
na padronizao e utilizao das melhores prticas de gesto documental, visando
acessibilidade e preservao das informaes contidas nos autos judiciais a fim de
melhor suportar a prestao dos servios jurisdicionais e a utilizao dos acervos
judiciais trabalhistas na construo da Histria.
.
O Manual um dos instrumentos da Poltica Nacional de Gesto Documental
da Justia do Trabalho, o qual visa a consolidar diretrizes para os trabalhos nos
Tribunais Regionais do Trabalho e nas Varas do Trabalho. Encontra-se disponvel no
portal do Conselho Superior da Justia do Trabalho (www.csjt.jus.br) e ser revisado,
atualizado e alterado periodicamente por Ato da Presidncia do Conselho Superior da
Justia do Trabalho.
4
2. Apresentao
Este Manual rene os diversos instrumentos de gesto documental previstos

nas normas arquivsticas vigentes, de modo a orientar a sua aplicao, constituindo-se
em material de consulta para os servidores e colaboradores dos Tribunais Regionais
do Trabalho na implementao dos respectivos programas de gesto documental.
Apresenta um conjunto de procedimentos de gesto de documentos

institucionais a serem observados desde a produo documental e pelo tempo de
guarda que houver sido definido, com o objetivo de racionalizar o ciclo documental,
isto : a produo ordenada; a tramitao segura; a localizao rpida e precisa; e a
eliminao sistemtica dos documentos que j perderam a sua importncia para a
instituio, com a preservao da documentao considerada permanente e histrica.
Essa racionalizao busca aperfeioar as atividades das unidades

arquivsticas, permitindo agilizar o acesso informao, viabilizar o exerccio de
direitos e deveres dos jurisdicionados e da Administrao e preservar a documentao
de valor permanente.
O Manual aplicvel a todas as unidades administrativas e judiciais, no se

restringindo s unidades especficas de gesto documental. As unidades em que so
produzidos os documentos so responsveis pela aplicao dos instrumentos de
gesto at o momento de sua remessa para o arquivo intermedirio, o que deve
ocorrer de forma sistemtica quando encerrada a funo primria1 dos documentos.
Os procedimentos deste Manual esto sujeitos s alteraes sugeridas pelo

Grupo de Trabalho e pela Assessoria de Gesto Documental e Memria que forem
aprovadas pelo Conselho Superior da Justia do Trabalho.
As dvidas acerca de qualquer procedimento de gesto documental

(contemplado ou no no presente Manual) podem ser esclarecidas por meio de
consulta Assessoria de Gesto Documental e Memria do Conselho Superior da
Justia do Trabalho.
1
Ver o conceito de valor primrio no item 8 deste manual.

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3. Fundamentao legal
Os documentos da Justia do Trabalho so patrimnio pblico, tanto no sentido
administrativo quanto do ponto de vista cultural. dever da Justia zelar por esse
patrimnio e propiciar o acesso a ele, de modo a assegurar o direito informao,
garantido pela Constituio Federal.
A Constituio Federal de 1988, no art. 216, 2, determina que cabe

administrao pblica, na forma da lei, tanto a gesto da documentao
governamental quanto as providncias para franquear sua consulta a quantos dela
necessitem. O comando constitucional foi em parte regrado pela Lei n. 8.159/1991.
De acordo com a referida lei, constituem deveres do Poder Pblico a gesto

documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de
apoio administrao, cultura e ao desenvolvimento cientfico e como elementos de
prova e informao.
O Poder Judicirio integra o Sistema Nacional de Arquivos SINAR e participa

do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, criado pelo art. 26 da Lei n.
8.159/19912, regulamentada pelo Decreto n. 4.070/2002.
Alm das normas citadas, devero ser observadas as demais regras

especficas que tratam do assunto.
3.1. Responsabilidades
Constitui atribuio dos agentes pblicos a gesto da documentao produzida

ou recebida pela instituio, e o descumprimento da normatizao aplicvel gera
responsabilizao, destacando-se as seguintes sanes e penalidades previstas:
Lei n. 8.159/1991 Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e

administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir
documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e
social.
Lei n. 9.605/1998 Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar: I - bem especialmente

protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial; II - arquivo, registro, museu,
biblioteca, pinacoteca, instalao cientfica ou similar protegido por lei, ato
administrativo ou deciso judicial: Pena - recluso, de um a trs anos, e multa.
Pargrafo nico. Se o crime for culposo, a pena de seis meses a um ano de
deteno, sem prejuzo da multa.
Cdigo Penal Art. 153 - Divulgar algum, sem justa causa, contedo de
documento particular ou de correspondncia confidencial, de que destinatrio ou
detentor, e cuja divulgao possa produzir dano a outrem: Pena - deteno, de um
a seis meses, ou multa. 1 Somente se procede mediante representao.
(Pargrafo nico renumerado pela Lei n 9.983/2000) 1-A. Divulgar, sem justa
causa, informaes sigilosas ou reservadas, assim definidas em lei, contidas ou
2
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a
poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). 1 O Conselho
Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de
instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. 2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste
artigo sero estabelecidos em regulamento.

6
no nos sistemas de informaes ou banco de dados da Administrao Pblica:
(Includo pela Lei n 9.983/2000) Pena deteno, de 1 (um) a 4 (quatro) anos, e
multa. (Includo pela Lei n 9.983/2000) 2 Quando resultar prejuzo para a
Administrao Pblica, a ao penal ser incondicionada. (Includo pela Lei n
9.983/2000) Art. 154 Revelar algum, sem justa causa, segredo, de que tem
cincia em razo de funo, ministrio, ofcio ou profisso, e cuja revelao possa
produzir dano a outrem: Pena - deteno, de trs meses a um ano, ou multa.
Pargrafo nico - Somente se procede mediante representao.
Lei n. 9.296/1996 Art. 10. Constitui crime realizar interceptao de comunicaes

telefnicas, de informtica ou telemtica, ou quebrar segredo da Justia, sem
autorizao judicial ou com objetivos no autorizados em lei. Pena: recluso, de
dois a quatro anos, e multa.

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4. Gesto de documentos
4.1 Definio
Considera-se gesto de documentos, nos temos do item II da Recomendao

n. 37/2011 do Conselho Nacional de Justia:
o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes

produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos
institucionais produzidos e recebidos pelas instituies do Judicirio
no exerccio das suas atividades, independentemente do suporte em
que a informao encontra-se registrada.
Se na guarda e na conservao dos documentos produzidos pela Justia do

Trabalho for dificultado o acesso ao seu contedo, os cidados sero privados de seu
direito informao e tambm de outros direitos decorrentes do uso desses registros
como prova documental, perdendo esses a sua utilidade.
Alm da importncia para a prpria instituio e para o exerccio dos direitos

daqueles que buscam a jurisdio, os documentos da Justia do Trabalho tm papel
fundamental em mbito mais amplo, que o do direito coletivo memria.
O direito memria significa no s criar condies para os

pesquisadores realizarem suas pesquisas, mas tambm fornecer meios para a
sociedade conhecer e reforar sua identidade cultural. Sob esse aspecto,
devem ser conservados e organizados de forma que possibilitem a pesquisa
histrica.
Documentos institucionais so todos aqueles produzidos ou recebidos pelo

rgo no desempenho de suas atividades e funes.
A informao institucional (arquivstica) deve ser gerenciada desde a produo

at sua destinao final, independentemente do suporte (papel, eletrnico, etc.) onde
esteja registrada.
importante ressaltar a distino entre os documentos institucionais

(arquivsticos) e os documentos no orgnicos. Os institucionais so produzidos ou
recebidos pelo rgo no desempenho de suas atividades e funes; j os no
orgnicos, ao contrrio, no foram produzidos ou recebidos no desempenho de
atividades administrativas ou jurisdicionais, sendo utilizados apenas como material de
apoio ou referncia. Como exemplo, pode-se citar as apostilas de cursos de entidades
externas, revistas, jornais, reportagens, impressos da internet, entre outros. Neste
caso, eles devem ser separados dos demais e descartados conforme a necessidade
de cada rea.
4.2 Objetivos
Constituem objetivos da gesto de documentos da Justia do Trabalho:
organizar, de modo eficiente, a gerao, o gerenciamento, a manuteno e a

destinao dos documentos, assim como o acesso a eles;
transformar dados operacionais sem qualquer tratamento em informaes;

8
padronizar espcies, tipos e classes e assuntos de documentos;
descrever, classificar e avaliar documentos, mediante a utilizao de normas e
planos de classificao e tabelas de temporalidade documental padronizadas;
agregar valor para a gesto do conhecimento institucional;
assegurar segurana e acesso s informaes produzidas;
racionalizar o uso do espao (fsico e lgico) e o fluxo documental;
adotar critrios padronizados de transferncia e de recolhimento dos
documentos e processos das unidades administrativas e judiciais para a
unidade de gesto documental;
garantir o uso adequado das tcnicas de gerenciamento eletrnico de
documentos com a adoo do Modelo de Requisitos para Sistemas
informatizados de Gesto de Processos e Documentos (MoReq-Jus);
assegurar o acesso informao administrativa quando e onde se fizer
necessrio Administrao Pblica e aos cidados;
aplicar instrumentos de classificao e destinao final ao acervo documental
visando a preservar as informaes indispensveis administrao das
instituies, memria nacional e garantia dos direitos individuais;
selecionar a documentao, eliminando os documentos que no tenham valor
administrativo, fiscal, legal, histrico ou cientfico;
garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter permanente,
reconhecidos por seu valor secundrio;
orientar quem produz e utiliza os documentos da Justia do Trabalho sobre os
fundamentos e instrumentos do PRONAME;
atuar juntamente com as reas de TI-Tecnologia da Informao para assegurar
a implementao dos critrios de segurana, o trmite a guarda e a
disponibilizao das informaes.
4.3. Ciclo vital dos documentos (teoria das trs idades)
A legislao arquivstica estabelece que o ciclo vital dos documentos

institucionais dos rgos que compem o Judicirio dividido nas fases corrente,
intermediria e permanente.
A fase corrente ocorre na prpria unidade onde so produzidos e guardados

os documentos, em tramitao ou no. Esses documentos esto em produo ou so
objetos de consultas frequentes.
A fase intermediria ocorre no arquivo para onde deve convergir a

documentao (administrativa ou judicial), que aguarda a destinao final, visto ser
esta a unidade administrativa que tem a responsabilidade de armazenar e administrar
os documentos e processos que aguardam eliminao ou recolhimento para a guarda
permanente.
A fase permanente ocorre com a guarda da documentao que constitui o

patrimnio histrico e arquivstico da instituio.

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As unidades em que so produzidos os documentos em fase corrente so
responsveis pela sua gesto at o envio ao arquivo, devendo observar os
instrumentos de gesto do CSJT e demais normas aplicveis.
O arquivo tem a responsabilidade de gerenciar a documentao de fase

intermediria e permanente.
No arquivo, os documentos em fase intermediria aguardaro o cumprimento

dos prazos necessrios sua destinao final.
A documentao de guarda permanente selecionada a partir da aplicao

dos instrumentos de gesto arquivstica (seleo por critrios normativos
preestabelecidos ou por Comisso de Avaliao, corte cronolgico e guarda amostral).
A funo principal dos arquivos permanentes reunir, tratar, conservar e

disponibilizar como fonte de informao e pesquisa aos arquivos histricos os
documentos que j encerraram sua funo primria, que sua utilizao imediata
pelo rgo que os gerou e pelos destinatrios para os quais foram criados os
documentos. Encerrada a funo primria, o documento permanente serve a outras
funes para a prpria administrao e para a sociedade, enquanto fonte de
informao ou de pesquisa.
considerado arquivo histrico o local onde documentos de guarda

permanente, que j foram tratados, sero disponibilizados para o pblico externo sem
colocar em risco a sua adequada preservao.
Os documentos de carter permanente que compem o fundo arquivstico das

instituies da Justia do Trabalho no podero ser eliminados, mesmo que
digitalizados.

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5. Rotinas e procedimentos em arquivo corrente
As rotinas e procedimentos a serem observados para a gesto de documentos
administrativos e de processos administrativos e judiciais no dependem dos suportes
em que produzidos, aplicando-se indistintamente para os documentos em meio fsico
ou digital.
No caso da implantao de sistemas informatizados, os rgos e entidades da

Justia do Trabalho devero aderir ao Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gesto de Processos e Documentos do Poder Judicirio para a
gesto arquivstica de documentos Moreq-Jus (Resoluo CNJ n. 91/2009), o qual
estabelece condies a serem cumpridas na produo, na tramitao, na guarda, no
armazenamento, na preservao, no arquivamento ou no recebimento de documentos,
pelos sistemas de gesto de processos e documentos digitais, no digitais ou hbridos,
a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, assim como o seu acesso. 3
5.1. Produo e classificao de documentos

Todo e qualquer documento produzido ou recebido pelas instituies no
exerccio de suas atividades e funes deve ser classificado para possibilitar as
atividades de utilizao, guarda, seleo, avaliao e destinao de acordo com
instrumento de classificao prprio.
A classificao o procedimento que permite agrupar ou separar documentos

conforme as funes e atividades administrativas e judiciais dos rgos que os
produziram, de forma hierarquicamente sistematizada, do geral para o particular, em
classes, subclasses, grupos e subgrupos.
Os Planos de Classificao dos Processos Judiciais e dos Documentos da

Administrao do Poder Judicirio devero ser utilizados por todos os rgos.
5.2. Classificao da documentao judicial
Os processos judiciais sero classificados de acordo com as Tabelas

Processuais Unificadas do Poder Judicirio, criadas pelo CNJ, instrumento previsto no
item IV, b, da Recomendao n. 37/2011 do CNJ.
O Plano de Classificao institudo pelas Tabelas Processuais Unificadas do

Poder Judicirio constitui instrumento de gesto documental que padroniza a
classificao dos documentos jurisdicionais.
As tabelas processuais unificadas para o Poder Judicirio so as seguintes:
Tabela de Assuntos Processuais trata do direito material e utilizada

para padronizar nacionalmente o cadastramento das matrias ou temas
discutidos nos processos;
Tabela de Classes Processuais trata do procedimento judicial adequado
ao pedido;
3
MOREQ-JUS. Disponvel em <http://www.cnj.jus.br/programas-de-a-a-z/eficiencia-modernizacao-e-transparencia/pj-
proname/sistema-moreq-jus>. Acesso em 10/6/2011.

11
Tabela de Movimentos Processuais trata do registro dos procedimentos
e rotinas dos atos processuais que impulsionam o processo.
5.3. Acesso e utilizao
A gesto documental deve observar o direito de acesso s informaes

governamentais conforme dispe a Constituio Federal em seu artigo 5, XXXIII, bem
como os parmetros de restrio de acesso em relao aos documentos que
contenham informaes cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do
Estado, conforme regulamenta a Lei n. 11.111, de 5 de maio de 2005.
Os documentos pblicos que contenham informaes relacionadas

intimidade, vida privada, honra e imagem de pessoas (CF 88, art. 5, X) e que sejam
ou venham a ser de livre acesso podero ser franqueados por meio de certido ou
cpia do documento que oculte os dados que identifiquem as partes envolvidas.

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6. Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais e dos
Documentos da Administrao da Justia do Trabalho
A Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais e a Tabela de

Temporalidade dos Documentos da Administrao da Justia do Trabalho constituem
instrumentos de gesto documental que indicam a guarda permanente para os
documentos previamente indicados com tal atributo ou a temporalidade mnima de
guarda aplicvel aos documentos produzidos por este ramo do Poder Judicirio, na
atuao judicial e administrativa.
As Tabelas de Temporalidade da Justia do Trabalho devero ser utilizadas

pelos rgos de 1 e 2 graus.
A temporalidade dos processos judiciais ser regrada a partir da Tabela de

Temporalidade de Documentos Unificada TTDU aprovada pela Resoluo CSJT n.
67/2010.
Em relao documentao administrativa, at que os instrumentos

pertinentes sejam aprovados pelo Conselho Superior da Justia do Trabalho, devero
ser observadas as normas j existentes e, na ausncia de regulamentao prpria,
aplicada a Tabela de Temporalidade de Documentos Administrativos do Tribunal
Superior do Trabalho.
6.1. Tabela de Temporalidade da Documentao Judicial da Justia do

Trabalho TTDU-JT
A TTDU-JT est estruturada com base nas Tabelas de Assuntos, Classes e

Movimentos Processuais do Plano de Classificao referido no item 5.2.
A partir da aplicao da Tabela de Temporalidade, fica salvaguardada a

preservao dos documentos pelo prazo necessrio ao cumprimento de sua funo
administrativa e legal e daqueles cujo valor permanente tenha sido previamente
definido.
6.2. Aplicao nos sistemas informatizados de distribuio
As Tabelas Unificadas de Classes, Assuntos e Movimentos Processuais, os

prazos de guarda e a destinao final dos documentos devem ser registrados como
funcionalidades dos sistemas processuais dos Tribunais Regionais do Trabalho.
Os Tribunais Regionais do Trabalho podero estabelecer prazos de guarda dos

autos dos processos superiores temporalidade registrada na Tabela de
Temporalidade de Documentos Unificada da Justia do Trabalho TTDU (Resoluo
CSJT n. 67/2010), de forma a adequ-los s peculiaridades locais e regionais.
Os prazos atribudos s classes e aos assuntos registrados em um processo

tambm so passveis de alterao por ocasio da avaliao dos documentos
realizada pelas Comisses Permanentes de Avaliao Documental (CPADs)4, as quais
podero atribuir destinao permanente a processos judiciais ou aumentar o seu prazo
4
Ver descrio e atribuies das Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos no item 8.2.

13
de guarda em razo das peculiaridades do processo, como, por exemplo, ter se
tornado um precedente de smula ou envolver direitos de pessoas em relao s
quais no corre a prescrio.
A seleo de documentos pelas CPADs deve ser realizada aps o prazo de

guarda definido na TTDU. Ou seja, as CPADs no podero diminuir os prazos
definidos da TTDU, mas podero aument-los. Tambm no podero alterar a
destinao permanente, embora possam alterar a possibilidade de eliminao.
6.3. Fundamentos legais do Plano de Classificao e da Tabela de

Temporalidade
A estrutura e os prazos definidos no Plano de Classificao e na Tabela de

Temporalidade (processos judiciais), instrumentos de gesto documental, foram
elaborados com os seguintes fundamentos legais, entre outros:
Constituio Federal de 1988;

Lei Federal n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
Resoluo do CNJ n. 46, de 18 de dezembro de 2007;
Resoluo do CONARQ n. 30, de 23 de dezembro 2009;
Cdigo Civil;
Cdigo de Processo Civil;
Cdigo Penal;
Cdigo Tributrio Nacional;
Consolidao das Leis do Trabalho;
Decreto n. 20.910, de 6 de janeiro de 1932. (regula a prescrio
quinquenal)
Estatuto da Criana e Adolescente;
Lei Federal n. 7.627, de 10 de novembro de 1987.
Resoluo CSJT n. 67/2010
Consolidao dos Provimentos da Corregedoria-Geral da Justia do
Trabalho

14
7. Destinao e Arquivamento
7.1. Destinao
Quando cessa a tramitao do documento, em virtude do cumprimento dos
objetivos imediatos para os quais ele foi produzido, devero ser adotados os seguintes
procedimentos:
Transferncia passagem de documentos da fase corrente para a fase

intermediria, onde aguardaro o cumprimento dos prazos de guarda e a
destinao final. A movimentao dever ser registrada em sistema apropriado
ou feita por meio de Formulrio para transferncia de processos e documentos
ao arquivo (Anexo I).
Recolhimento passagem de documentos da fase intermediria para a fase

permanente. Os documentos recolhidos devem ser acompanhados de
instrumentos que permitam sua identificao e controle.
Eliminao descarte de documentos que, na avaliao e seleo, foram

considerados sem valor permanente. Dever ser precedida: da Listagem de
eliminao de documentos (Anexo II), da publicao de Edital de cincia de
eliminao de documentos judiciais/administrativos (Anexo III) e do Termo de
eliminao de documentos judiciais/administrativos (Anexo IV). Por solicitao
e interesse das partes, os autos dos processos judiciais findos em fase de
eliminao podero ser entregues parte solicitante, no mais pertencendo ao
acervo institucional. possvel a destinao dos documentos eliminados a
programas de natureza social, nos termos do item XXI da Recomendao n.
37/2011 CNJ.
7.2. Arquivamento
O envio de documentos s unidades de gesto documental5 arquivo central
ou arquivos setoriais deve ser precedido de alguns procedimentos de forma a evitar
o arquivamento indevido, como segue:
1 Classificao dos processos judiciais de acordo com o Plano de

Classificao dos Processos Judiciais (Tabelas Processuais Unificadas) e
enquadramento na Tabela de Temporalidade de Documentos Unificada da
Justia do Trabalho (Resoluo CSJT n. 67/2010); classificao dos
documentos administrativos de acordo com o Plano de Classificao e
Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administrao do Poder
Judicirio PCTTDA (item IV, c, da Recomendao n. 37/2011 - CNJ),
enquanto no editada regulamentao prpria pelo CSJT;
2 Anlise dos itens da Lista de Verificao para Baixa Definitiva de Autos
(Anexo V) para os processos judiciais;
3 Lanamento da fase de baixa definitiva nos processos judiciais.
5
Unidade de gesto documental aquela responsvel pelo gerenciamento dos documentos e processos judiciais e
administrativos em fase intermediria e permanente.

15
Os autos fsicos que forem digitalizados para a tramitao eletrnica no
podero ser objeto de arquivamento definitivo at o trnsito em julgado (item XII da
Recomendao n. 37/2011 CNJ).
O arquivamento provisrio do processo de execuo, por no ter sido

encontrado o devedor ou bens penhorveis, corresponde suspenso da execuo
de que tratam os artigos 40 da Lei n. 6.830/80 e 791, inciso III, do CPC (Ato GCGJT n.
17/2011).
Lei n. 6.830/80
Art. 40 - O Juiz suspender o curso da execuo, enquanto no for

localizado o devedor ou encontrados bens sobre os quais possa recair a
penhora, e, nesses casos, no correr o prazo de prescrio.
1 - Suspenso o curso da execuo, ser aberta vista dos autos ao
representante judicial da Fazenda Pblica.
2 - Decorrido o prazo mximo de 1 (um) ano, sem que seja
localizado o devedor ou encontrados bens penhorveis, o Juiz ordenar o
arquivamento dos autos.
3 - Encontrados que sejam, a qualquer tempo, o devedor ou os
bens, sero desarquivados os autos para prosseguimento da execuo.
o
4 Se da deciso que ordenar o arquivamento tiver decorrido o prazo
prescricional, o juiz, depois de ouvida a Fazenda Pblica, poder, de ofcio,
reconhecer a prescrio intercorrente e decret-la de imediato. (Includo
pela Lei n 11.051, de 2004)
o o
5 A manifestao prvia da Fazenda Pblica prevista no 4 deste
artigo ser dispensada no caso de cobranas judiciais cujo valor seja
inferior ao mnimo fixado por ato do Ministro de Estado da Fazenda.
(Includo pela Lei n 11.960, de 2009)
CPC
Art. 791. Suspende-se a execuo:

(...)
III - quando o devedor no possuir bens penhorveis.
O arquivamento definitivo do processo de execuo decorre da declarao,

por sentena, da extino da execuo, pela verificao de uma das hipteses
contempladas nos incisos I, II e III do artigo 794 do CPC, por se achar exaurida a
prestao jurisdicional (Ato GCGJT n. 17/2011).
CPC
Art. 794. Extingue-se a execuo quando:

I - o devedor satisfaz a obrigao;
II - o devedor obtm, por transao ou por qualquer outro meio, a remisso
total da dvida;
III - o credor renunciar ao crdito.

16
8. Avaliao
A avaliao a funo arquivstica que trata da anlise dos valores atribudos
aos documentos: primrio e secundrio.
O valor primrio relaciona-se s razes de sua prpria produo,

considerando seu uso para fins administrativos, legais e fiscais. O valor secundrio
diz respeito potencialidade de o documento servir como prova ou fonte de
informao para a pesquisa.
A anlise desses valores torna possvel a definio dos prazos de guarda e da

destinao final da informao: eliminao ou recolhimento. a partir da avaliao
que se determina a destinao do documento dentro da instituio.
Os prazos de guarda e as aes de destinao (eliminao ou guarda

permanente) so estipulados de forma mnima nos instrumentos de classificao,
temporalidade e destinao do CSJT, estando os documentos produzidos sujeitos
avaliao pelas Comisses Permanentes de Avaliao Documental, que podem
aumentar a temporalidade ou alterar a destinao de eliminao para permanente.
8.1. Comisso Permanente de Avaliao Documental CPAD
A constituio de unidades de gesto documental e de comisses permanentes

de avaliao documental (CPADs) nos Tribunais Regionais do Trabalho um dos
requisitos para a Gesto Documental.
As Comisses Permanentes de Avaliao Documental (CPADs), de

composio multidisciplinar, so responsveis pela orientao e realizao do
processo de anlise, avaliao e destinao da documentao produzida e acumulada
na instituio, identificando, definindo e zelando pela aplicao dos critrios de valor
secundrio dos documentos.
Incumbe s CPADs, ainda, elaborar minutas de editais de eliminao de autos

e documentos, a serem submetidas deliberao pelo Pleno ou rgo Especial de
cada Tribunal Regional do Trabalho, nos termos do art. 114 da Consolidao dos
Provimentos da Corregedoria-Geral da Justia do Trabalho.
facultada aos magistrados a indicao de autos processuais considerados de

valor histrico ou relevncia social para a guarda permanente, os quais sero
avaliados pelas Comisses.
As comisses de avaliao devero ser compostas por profissionais com

conhecimentos das funes, atividades e estrutura organizacional de seus respectivos
rgos, podendo ser indicados magistrados para atuarem junto a elas.
A Recomendao n. 37/2011 CNJ (item VIII, d) prev a constituio das

comisses compostas, no mnimo, pelos seguintes tcnicos:
I servidor responsvel pela unidade de gesto documental;

II bacharel em Arquivologia;
III bacharel em Histria;

17
IV bacharel em Direito.
A critrio das Comisses, podero ser convidados a participar,

provisoriamente, dos trabalhos servidores das unidades organizacionais referidas nos
documentos a serem avaliados, bem como profissionais ligados ao campo de
conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliao.
8.2. Seleo da documentao judicial
A seleo da documentao judicial em arquivo intermedirio consiste na

separao dos processos de valor permanente daqueles passveis de eliminao
mediante critrios e tcnicas estabelecidos na Tabela de Temporalidade de
Documentos Unificada TTDU-JT. Para tanto devero ser utilizados a Lista de
Verificao para Eliminao de Autos Findos (Anexo VI), o Fluxograma para
identificao de temporalidade (Anexo VII) e o Fluxograma para destinao de
documentos (Anexo VIII).
Dever ser, ainda, ser feita a verificao de pendncias em relao aos itens
previstos na Lista de Verificao para Baixa Definitiva de Autos (Anexo V). Caso haja
pendncias, estas devero ser remetidas unidade de origem. Para os processos
arquivados antes da aprovao deste Manual, a seleo dever incluir a verificao
dos itens previstos nos anexos V e VI.
I. Critrios para baixa definitiva de autos e contagem do prazo de guarda
Os autos dos processos com decises transitadas em julgado sero

definitivamente arquivados quando satisfeitos todos os requisitos constantes da Lista
de Verificao para Baixa Definitiva de Autos (Anexo V).
O prazo mnimo de guarda dos autos dos processos judiciais com trnsito em
julgado, registrado na Tabela de Temporalidade de Documentos Unificada da Justia
do Trabalho TTDU-JT, conta-se a partir da data do arquivamento definitivo.
Transcorrido o prazo de guarda, a destinao de cada documento ou de autos

de processo poder ser alterada pela comisso de avaliao documental, com base
em eventuais fatos supervenientes.
II. Separao dos processos de Guarda Permanente
Os documentos e processos de guarda permanente constituem o fundo

arquivstico das instituies da Justia do Trabalho e no podero ser eliminados,
mesmo que digitalizados (item X, b, da Recomendao n. 37/2011 CNJ). Alm
disso, devem ser disponibilizados para consulta de maneira a no colocar em risco
a sua adequada preservao.
A separao de processos para guarda permanente ser feita pelos seguintes

critrios:

18
a) Corte cronolgico, segundo definies de cada Tribunal Regional do
Trabalho;
b) Critrios preestabelecidos com base em classes e assuntos conforme a
Tabela de Temporalidade de Documentos Unificada da Justia do Trabalho
(Resoluo CSJT n. 67/2010);
c) Processos selecionados pela Comisso Permanente de Avaliao de
Documentos (CPAD) em razo de seu valor secundrio (informativo e
histrico), inclusive aqueles precedentes de smulas;
d) Amostra estatstica representativa do universo de processos judiciais findos
destinados eliminao e que no tenham sido selecionados nos critrios
acima.
a) Corte cronolgico
Para fins de definio do valor permanente dos documentos, um dos critrios a

ser observado o estabelecimento de um corte cronolgico. At a data do corte
cronolgico, todos os processos sero de guarda permanente, e, a partir dela, aplicar-
se-o os prazos definidos na TTDU-JT.
Esse marco temporal deve ser definido por cada Tribunal, de acordo com os
aspectos histricos, sociais, econmicos e polticos de cada regio, respeitada a data
de instalao dos Tribunais.
b) Tabela de Temporalidade de Documentos Unificada TTDU
Os processos que atendam aos critrios de guarda permanente da tabela de

assuntos e classes processuais sero selecionados pela unidade de gesto
documental e recolhidos ao arquivo permanente.
c) Processos selecionados pela Comisso Permanente de Avaliao de

Documentos (CPAD)
As Comisses Permanentes de Avaliao Documental (CPADs) procedero

avaliao e determinao do valor secundrio do processo, considerando seu valor
informativo, no s para a instituio, mas tambm para a sociedade em geral,
inclusive mediante a aposio de selo ou carimbo de valor histrico.
Podem ser considerados documentos com valor secundrio:
Os que continuam a apresentar valor administrativo e jurdico para a

instituio, depois de ter perdido seu valor primrio para uso corrente;
Os que podem ter valor para a proteo dos direitos cvicos, jurdicos e
de propriedade das partes ou de terceiros, ainda no contemplados na
TTDU-JT;
Os que possuem valor de testemunho ou de documentao funcional,
isto , refletem a evoluo histrica da instituio quanto: aos poderes e
funes, atribudos por lei e regulamentos; sua estrutura; seus

19
programas; sua poltica; seus mtodos; suas decises; e suas
operaes mais importantes;
Os que tenham valor de informao, isto , que aportem uma
contribuio importante para a pesquisa e para os estudos no domnio
do conhecimento, qualquer que seja. Neste caso, o processo de
avaliao deve acusar o valor potencial que os papis apresentam para
o trabalho de juristas, historiadores, especialistas em cincias polticas,
economistas, socilogos e especialistas de outras disciplinas;
Os que tenham valor histrico peculiar, que permitam o resgate de
dados histricos, sociolgicos, culturais, econmicos, criminolgicos
etc. de uma determinada populao num determinado perodo de
tempo.
Considerando esses e outros critrios, a avaliao da CPAD indicar os

processos que devero ter guarda permanente, inclusive aqueles indicados por
magistrados.
Deve ser considerada a interseco entre os critrios de preservao de autos

de processos findos, visto que as memrias nacional, institucional e a de parcela
significativa da sociedade podem estar relacionadas.
d) Amostra estatstica
Dos conjuntos documentais destinados eliminao, dever ser retirada uma

amostra representativa, mediante aplicao do Plano para Extrao de Amostra
Estatstica Representativa (Anexo III).
A amostra estatstica representativa fundamental para preservar o acesso s

fontes da cultura nacional que no tenham sido definidas previamente em corte
cronolgico, na TTDU-JT ou pelas Comisses Permanentes de Avaliao de
Documentos, mas que tambm integram, enquanto parte significativa de um todo
maior, a memria institucional e o patrimnio cultural brasileiro (arts. 215 e 216 CF/88).
III. Separao dos processos que constituam precedente de Smula,

Incidente de Uniformizao de Jurisprudncia, Arguio de
Inconstitucionalidade, Recurso Repetitivo ou Repercusso Geral
A guarda dos processos que do origem a posicionamentos sedimentados dos

Tribunais possibilitam prpria instituio e sociedade em geral o conhecimento da
carga argumentativa e probatria que lhes deu origem.
Por tais motivos, faz-se necessria a preservao da integralidade dos autos

dos processos citados como precedentes de Smulas, Incidentes de Uniformizao de
Jurisprudncia, Arguies de Inconstitucionalidade, de Recurso Repetitivo e
Repercusso Geral.
Os Incidentes de Uniformizao e as Arguies de Inconstitucionalidade

constituem classes j contempladas na TTDU-JT como de guarda permanente.

20
Quanto aos precedentes de Smula, Recurso Repetitivo e Repercusso Geral,
por ocasio do julgamento dos respectivos feitos pelos tribunais, dever haver
indicao para os rgos de origem a fim de anotao do valor secundrio nos
sistemas processuais.
IV. Adequao da temporalidade da TTDU-JT a hipteses especiais
Ampliao dos prazos de guarda
A temporalidade mnima e a destinao dos processos judiciais com trnsito

em julgado sero registradas na Tabela de Temporalidade de Documentos Unificada
da Justia do Trabalho TTDU-JT.
Os Tribunais Regionais do Trabalho podero estabelecer prazos de guarda dos

documentos e processos superiores temporalidade registrada na TTDU-JT, de forma
a adequ-los s peculiaridades locais e regionais.
Em algumas situaes, h necessidade de observao de prazos de guarda

diversos dos prazos gerais previstos na TTDU-JT. Por exemplo, nas hipteses em que
no corre a prescrio, conforme o Cdigo Civil de 2002:
Art. 197. No corre a prescrio:

I - entre os cnjuges, na constncia da sociedade conjugal;
II - entre ascendentes e descendentes, durante o poder familiar;
III - entre tutelados ou curatelados e seus tutores ou curadores,
durante a tutela ou curatela.
Art. 198. Tambm no corre a prescrio:

I - contra os incapazes de que trata o art. 3;
II - contra os ausentes do Pas em servio pblico da Unio, dos
Estados ou dos Municpios;
III - contra os que se acharem servindo nas Foras Armadas, em
tempo de guerra.
Art. 199. No corre igualmente a prescrio:

I - pendendo condio suspensiva;
II - no estando vencido o prazo;
III - pendendo ao de evico.
Art. 200. Quando a ao se originar de fato que deva ser apurado no

juzo criminal, no correr a prescrio antes da respectiva sentena
definitiva.
Cabe s CPADs, ao examinar os processos e verificar a existncia de alguma

parte ou processo com enquadramento em tais hipteses, proceder s alteraes
cabveis dos prazos nos processos especficos, salvaguardando o exerccio de direitos
enquanto no encerrada a funo primria dos documentos judiciais.
V. Observaes especiais

21
As demandas que forem processadas em autos apartados, mas que
guardarem relao com outro processo (recursos, ao cautelar, ao rescisria, etc.)
devero ser remetidas para o Tribunal de origem ou nele mantidos para eliminao
concomitante com o processo principal, cuja destinao dever ficar suspensa at a
baixa dos autos da demanda a ele relacionada.
Os agravos podero ser eliminados de forma independente do processo

principal, imediatamente aps o traslado das peas originais no existentes no
processo principal (item XVII, c, da Recomendao n. 37/2011 CNJ).
Os autos dos Agravos de Instrumento em Recurso de Revista devero ser

mantidos intactos at o respectivo trnsito em julgado, devendo sempre ser observada
a existncia de interposio de Agravo de Instrumento em Recurso Extraordinrio (Ato
GCGJT n. 3/2010).
As aes rescisrias tero a mesma destinao final atribuda ao feito que lhes
deu origem, cuja destinao ficar suspensa at a baixa da respectiva ao rescisria
(item XVII, d, da Recomendao n. 37/2011 CNJ).
8.3. Eliminao
Depois de cumprida a temporalidade indicada na Tabela de Temporalidade de

Documentos Unificada da Justia do Trabalho TTDU-JT (Resoluo CSJT n.
67/2010) e aps a avaliao realizada pela CPAD, aos processos que foram selecio-
nados como passveis de eliminao por no atenderem a critrios de guarda
permanente ser aplicado o Plano para Amostra Estatstica Representativa (anexos IX
e XIII). A amostra extrada compor o acervo de guarda permanente
Sero de guarda permanente o inteiro teor de sentenas, decises

terminativas, acrdos e decises recursais monocrticas; armazenados em base de
dados, em livro eletrnico ou impresso ou retirados dos autos que sero eliminados
(item XVIII da Recomendao n. 37/2011 CNJ).
No necessria a digitalizao da documentao antes de proceder sua

eliminao.
A eliminao de autos e documentos judiciais e administrativos ser precedida

de publicao, por 2 (duas) vezes, de extrato do edital de eliminao no rgo oficial
de divulgao para conhecimento dos interessados e possvel solicitao de
desentranhamento de peas, observado o prazo de 60 (sessenta) dias entre uma
publicao e outra (Anexos III, IV e V).
O edital de eliminao dever ter ampla divulgao, devendo as listagens com

a documentao selecionada para eliminao estarem disponveis para consulta
pblica, preferencialmente em pginas da Internet, em avisos de capa, para sua ampla
visibilidade.
A eliminao de documentos institucionais realizar-se- mediante critrios de

responsabilidade social e de preservao ambiental, por meio da reciclagem do

22
material descartado, ficando autorizada sua destinao a programas de natureza
social.
A vigncia (aplicao) das regras estabelecidas neste Manual ser a partir de

sua aprovao (publicao), de forma que as CPADs sero responsveis pela
definio de metodologia de avaliao dos processos (passivo documental) para os
quais no seja possvel a aplicao dos critrios fixados neste Manual para
classificao, eliminao e extrao de amostras (critrio de estratificao por
atividade econmica, classificaes contidas nas Tabelas Processuais Unificadas, por
exemplo).

23
9. Anexos
9.1. Anexo I Formulrio para transferncia de processos e documentos
ao arquivo
Unidade remetente: _____________________________________________________

Responsvel pela remessa: ________________________ Telefone: ______________
Unidade de Cdigo de
Nmero Assunto Volumes
arquivamento* classificao
Responsvel pela transferncia: Responsvel pelo recebimento:

______________________ ______________________
Data: _____/_____/______ Data: _____/_____/______
* Unidade de arquivamento: processo, pasta, livro etc.

24
9.2. Anexo II Listagem de eliminao de documentos
Listagem de eliminao de documentos judiciais/

administrativos
RGO/ENTIDADE:
LISTAGEM N:______________
UNIDADE/SETOR:
CDIGO UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
DE ASSUNTO
DATAS-LIMITE OBSERVAO/JUSTIFICATIVA
CLASSIFI QUANT. ESPECIFICAO
CAO
LOCAL/DATA LOCAL/DATA LOCAL/DATA
________ ___/___/___ ________ ___/___/___ ________ ___/___/___
AUTORIZO:
________________________ ________________________ __________________________

RESPONSVEL PRESIDENTE DA COMISSO AUTORIDADE DO RGO A QUEM
PELA SELEO PERMANENTE DE AVALIAO COMPETE AUTORIZAR

25
9.3. Anexo III Edital de Eliminao
EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS JUDICIAIS /

ADMINISTRATIVOS
N ______/____
O Presidente da Comisso Permanente de Avaliao, designado pela Portaria

n _____, de ___/___/___, publicada no (indicar o peridico oficial), de ___/___/___,
de acordo com (indicar o n da Listagem de Eliminao de Documentos), aprovada
pelo (titular) do(a) (indicar a instituio arquivstica), por intermdio do (indicar o
documento de aprovao), faz saber, a quem possa interessar, que, transcorridos
quarenta e cinco dias da data de publicao deste Edital no (indicar o peridico oficial),
se no houver oposio, o(a) (indicar a unidade orgnica responsvel pela eliminao)
eliminar os documentos relativos a (indicar os conjuntos documentais a serem
eliminados), do perodo (indicar as datas-limite), do(a) (indicar o nome do rgo ou
entidade produtora dos documentos a serem eliminados).
Os interessados, no prazo citado, podero requerer, s suas expensas, o

desentranhamento de documentos ou cpias de peas do processo, mediante petio,
com a respectiva qualificao e demonstrao de legitimidade do pedido, dirigida
Comisso Permanente de Avaliao do(a) (indicar o rgo ou entidade).
(Local e data)
(Nome e assinatura do Presidente da Comisso Permanente de Avaliao)

26
9.4. Anexo IV Termo de Eliminao
TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS JUDICIAIS/ ADMINISTRATIVOS
Aos ______ dias do ms de __________ do ano de _________, o (indicar o nome do

rgo ou entidade responsvel pela eliminao), de acordo com o que estabelece a
Tabela de Temporalidade de Documentos em vigor e consta do/da (indicar a Listagem
de Eliminao de Documentos e respectivo Edital de Cincia de Eliminao de
Documentos), aprovados pelo (titular) do/da (indicar a unidade responsvel na
instituio), e publicada(o) no (indicar o peridico oficial), de (indicar a data de
publicao do edital), procedeu eliminao de (indicar a quantificao/ mensurao),
de documentos relativos a (referncia aos conjuntos documentais eliminados),
integrantes do acervo do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade
produtor/acumulador), do perodo (indicar as datas-limite dos documentos eliminados).
(nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao, nome, cargo e

assinatura do titular)

27
CDIGO DE BARRAS
9.5. Anexo V Lista de Verificao para Baixa Definitiva

LISTA DE VERIFICAO PARA BAIXA DEFINITIVA DE AUTOS
Classe Comarca Vara/rgo Processo n Ano OU Processo - Nmero nico

______ ______ __________ _______________________ __________ ___________________________
Total de volumes do principal: _____ Total de volumes de documentos: _____
- H processos apensados? No Sim. Quantos _____. Liste a classe e o nmero respectivo: _____________________
_____________________ _____________________ _____________________
- H processos apartados (vinculados)? No Sim. Quantos _____. Liste a classe e o nmero respectivo:
_____________________ _____________________ _____________________ _____________________
CUMPRIMENTO DOS NO SE PENDNCIA

SIM
PROVIMENTOS JUDICIAIS APLICA FLS. SANEADA EM
Houve trnsito em julgado dos autos? ___/___/____
Houve determinao de arquivamento definitivo e as partes foram intimadas? ___/___/____
Houve registro em sistema do arquivamento dos autos principais, apensos e/ou
___/___/____
apartados (vinculados)?
Os depsitos judiciais e/ou recursais foram liberados? ___/___/____
Os bens apreendidos, penhorados, hipotecados, sequestrados etc. foram
___/___/____
destinados ou liberados?
O recolhimento das contribuies previdencirias e fiscais est comprovado
___/___/____
nos autos?
Honorrios, custas, emolumentos e demais despesas processuais foram
___/___/____
pagos, dispensados ou executados?
As peties e documentos foram juntados aos autos? ___/___/____
Os documentos originais (CTPS, por exemplo) foram entregues s
___/___/____
partes/interessados?
Os autos do processo foram digitalizados para tramitao eletrnica que ainda
___/___/____
no foi finalizada?
As cpias de peas dos principais juntadas em autos apensados ou apartados
___/___/____
(vinculados) foram eliminadas?
Houve a utilizao de convnios para a localizao do devedor e/ou de seus
___/___/____
bens (BACENJUD, RENAJUD, INFOJUD, INFOSEG e outros)?
Houve expedio de certido de crdito trabalhista (CCT) ou Certido de
___/___/____
Protesto Judicial?
O processo foi suspenso (execuo frustrada) com o respectivo registro no
___/___/____
sistema informatizado antes da expedio da CCT?
AVALIAO DOCUMENTAL
Na hiptese de GUARDA PERMANENTE, identifique o critrio:
Antiguidade (anterior a 1989) Interesse Histrico Tabela de Temporalidade
Responsvel pela verificao:______________________________________________________________________

MATRCULA DATA NOME LEGVEL
AUTORIZO A REMESSA AO ARQUIVO.

____/____/______.
DATA
____________________________
ASSINATURA DO DIRETOR/MOME LEGVEL
____________________________________
MATRCULA:_________________________________________

28
9.6. Anexo VI Lista de Verificao para Eliminao
LISTA DE VERIFICAO PARA ELIMINAO DE AUTOS FINDOS
VARA / CARTRIO: _________________________________________________________________________________
Processo n ____________________________
Classe:_______________________________Assunto:____________________________
Verificao dos critrios de guarda permanente:
a) Processo anterior ao corte cronolgico? ( ) sim ( ) no

b) Classe de guarda permanente? ( ) sim ( ) no
c) Assunto de guarda permanente? ( ) sim ( ) no
d) Ao que constitua: Precedente de Smula, Incidente de Uniformizao de Jurisprudncia, Arguio de
Inconstitucionalidade, Recurso Repetitivo ou Repercusso Geral? ( ) sim ( ) no
e) Processo considerado relevante para a guarda permanente pela CPAD?* ( ) sim ( ) no
* Considerar requisitos definidos pela CPAD de acordo com critrios histricos.
Selecionado para guarda permanente? ( ) sim ( ) no
Se no selecionado para guarda permanente:
Prazo de guarda:_________________
Baixa Definitiva em _____/____/______
Eliminao em _____/____/______
Aps o prazo de guarda intermediria:

Processo selecionado para amostra estatstica (guarda permanente)? ( ) sim ( ) no

29
9.7. Anexo VII Fluxograma para identificao de temporalidade

30
9.8. Anexo VIII Fluxograma para destinao de documentos

31
9.9. Anexo IX Plano para Amostra Estatstica Representativa
A fim de retirar amostras estatsticas representativas dos universos de autos de

processos findos destinados eliminao, utilizar o Plano para Seleo de Amostras
em um Acervo Documental elaborado pela Comisso de Estatstica do Conselho
Nacional de Justia (Anexo XIV), com as adaptaes detalhadas abaixo:
Aps determinado o universo de processos destinados eliminao, proceder

aos seguintes passos:
1. Separar um estrato com os autos dos processos em que tenha havido

acordo (sugesto para os Tribunais que efetuem eliminaes de grandes
quantidades de autos por vez);
2. Em relao aos demais autos de processos no integrantes do estrato

Acordo, separar em estratos por atividade econmica:
a) Indstria
b) Comrcio
c) Transporte
d) Comunicao
e) Agropecuria, Extrao Vegetal e Pesca
f) Educao, Cultura e Lazer
g) Seguridade Social
h) Servios Urbanos
i) Turismo, Hospitalidade e Alimentao
j) Servios Diversos
k) Sistema Financeiro
l) Administrao Pblica
m) Empresas de Processamento de Dados
n) Outras
3. Gerar relatrio contendo os autos dos processos de cada estrato atribuindo-

lhes numerao sequencial.
4. Lanar os dados na planilha excel de aplicao da frmula (anexo).
5. Separar os autos dos processos selecionados pela aplicao da frmula a

fim de integrarem o acervo permanente.
6. Os autos restantes seguiro o trmite do processo de eliminao e

descarte.

32
9.10. Anexo X Mapeamento situacional da gesto documental
REQUISITOS SIM NO
Definio da poltica arquivstica:
H normas e diretrizes estabelecendo a declarao oficial de

intenes?
H apoio institucional e da direo superior?
A quantidade de recursos existente atende s demandas da
unidade quanto aos seguintes aspectos:
Oramento e finanas?
rea de armazenamento do acervo?
Pessoas?
Ferramentas tecnolgicas?
Existem grupos de trabalho multidisciplinares para as atividades
de gesto documental, designados pela Alta Administrao do
rgo ou entidade?
H a designao de responsveis pelo cumprimento da poltica e
implementao do programa de gesto arquivstica institucional?
H atribuio de responsabilidades de acordo com a funo e a
responsabilidades
Designao de
hierarquia listadas abaixo:

Direo superior?
Profissionais de arquivo?
Gerentes de unidades ou grupos de trabalho?
Usurios finais?
Gestores dos sistemas de informao e de tecnologia da
informao?
Existe levantamento da estrutura organizacional e das atividades
desempenhadas?
A unidade possui levantamento da produo documental,
diferenciando os documentos arquivsticos dos no arquivsticos?
Existe levantamento, caso existam, dos sistemas utilizados
internamente para tratamento de documentos e informaes?
Planejamento do programa de gesto
H definio, a partir do levantamento da produo documental,

dos tipos de documentos que devem ser mantidos e produzidos,
e que informaes devem conter?
O rgo definiu e/ou aperfeioou a forma desses documentos?
Existe a anlise e reviso do fluxo dos documentos?
O plano de classificao e a tabela de temporalidade de
documentos administrativos foi elaborada e est sendo utilizada?
O plano de classificao e a tabela de temporalidade de
documentos unificada (judicial) esto sendo utilizados pelo
rgo?
Foram definidos os metadados a serem criados no momento da
produo do documento e ao longo do seu ciclo de vida?
Existe definio e/ou aperfeioamento dos procedimentos de
protocolo e de arquivamento dos documentos?
Existe definio e/ou aperfeioamento dos procedimentos para
acesso, uso e transmisso dos documentos?
O rgo definiu o ambiente tecnolgico que compreende os
sistemas (hardware e software), os formatos, os padres e os
protocolos que daro sustentao aos procedimentos de gesto e
preservao de documentos, integrando, quando possvel, os
sistemas legados?

33
Existe definio da infraestrutura para armazenamento dos
documentos convencionais, a qual compreende rea fsica,
mobilirio e acessrios?
H equipes de trabalho de gesto documental e de tecnologia
envolvidas na implantao de sistemas informatizados?
Existe previso de aes de gesto documental na definio de
programas de capacitao de pessoal do rgo?
Existe a elaborao e/ou reviso de manuais e instrues
normativas sobre gesto documental no rgo?
O rgo definiu um plano de ao do programa de gesto com
seus objetivos, suas metas e estratgias de implantao,
divulgao e acompanhamento visando melhoria contnua?
Existe algum programa de gesto implantado?
do programa
Implantao
de gesto
Existem projetos de gesto documental em execuo?

Os sistemas implantados esto observando os requisitos do
Moreq-Jus?
Existe integrao com os sistemas de informao existentes e
processos administrativos?

34
9.11. Anexo XI Conservao e preservao de documentos
9.12.1. Conservao e preservao
A preservao dos documentos de arquivo da Justia do Trabalho brasileiro

deve ser pensada em termos de um programa abrangente que contemple o
planejamento e a execuo de aes preventivas e interventivas, que visem ao
resguardo da integridade fsica dos conjuntos documentais.
Considera-se conservao preventiva o conjunto de aes planejadas com

vistas a evitar danos e minimizar a deteriorao de documentos. Essas aes incidem
diretamente sobre os conjuntos documentais [arquivo como um todo] ao
estabelecerem solues para questes como: arquitetura das instalaes de arquivo,
controle de temperatura e umidade, planos de preveno de desastres como incndios
e enchentes, medidas contra infestao por agentes biolgicos como ratos, cupins,
baratas etc.
Considera-se restaurao o conjunto de aes planejadas com vistas a

restaurar danos j sofridos por documentos individuais. Essas aes incidiro
diretamente sobre a estrutura do documento, seja em termos de suporte, seja quanto
aos elementos fixadores da informao.
Considera-se o Programa de Preservao de Documentos a poltica onde o

gestor do Arquivo explicita:
Os objetivos gerais e especficos a serem alcanados em termos de

preservao documental;
Os conjuntos documentais cujo tratamento prioritrio (pelo critrio da
frequncia de uso ou pela observao do estado de conservao dos
documentos);
Os recursos humanos, materiais e financeiros necessrios ao tratamento da
documentao.
O gestor deve reunir e organizar essas variveis formulando um cronograma

de trabalho exequvel e aderente realidade administrativa do rgo.
9.12.2. Instalaes para armazenamento e guarda de

documentosi
As recomendaes deste Manual destinam-se a orientar o planejamento para a
construo, adaptao e reforma de edifcios que atendam s funes especficas de
um arquivo permanente e ao planejamento de estratgias de guarda e preservao de
documentos de arquivo.
Considerando-se que o Arquivo deve oferecer servios e atividades para os

usurios internos e externos, destacam-se alguns pontos essenciais para o bom
desempenho e planejamento desse espao:
9.12.2.1. Localizao
O terreno destinado construo de um edifcio para o arquivo deve ser seco,
livre de risco de inundao, deslizamentos e infestaes de trmitas. Devem ser
35
evitadas reas prximas ao mar, a zonas pantanosas, a rios ou locais sujeitos
inundao, a terrenos e subsolos midos, a regies de fortes ventos e tempestades,
proximidade com indstrias que liberam poluentes, prximas a usinas qumicas,
eltricas e nucleares, proximidade com linhas de alta tenso, terminais de trfego
areo e terrestre e reas de intenso trfego sujeitas trepidao, rudo e poluio,
entre outros.
Nos casos de adaptao de prdios, devem ser observados os seguintes

requisitos:
rea suficiente e condies de expanso;

Resistncia estrutural a cargas; e
Condies de termo-estabilidade, aerao e climatizao.
9.12.2.2. Organizao do espao fsico

Atualmente, a maior parte dos documentos arquivsticos constituda de papel.
Entretanto, a quantidade de documentos em outros materiais, como filmes, discos e
meios magnticos, aumenta rapidamente. As necessidades especficas para a
consulta, guarda e preservao desses documentos devem ser consideradas na
construo ou organizao do espao da unidade de gesto documental.
Os depsitos precisam ficar isolados do restante das atividades do edifcio. A

separao dessas reas pode ser feita no sentido horizontal ou vertical. Sendo no
sentido horizontal, os depsitos podem ser construdos em um ou vrios blocos,
separados das demais reas ou localizados abaixo destas.
No sentido vertical, eles deveriam ficar nos andares mais baixos. No caso da
distribuio vertical, os andares inferiores deveriam ser preferidos para os depsitos e
os superiores para as salas de trabalho e de consulta. As reas superiores oferecem
mais silncio para o trabalho. Com essa distribuio, os depsitos ficam protegidos
contra eventuais problemas com o telhado, goteiras e temperatura elevada.
9.12.2.3. reas com condies especiais

Os depsitos para fotografias, filmes, discos, registros eletrnicos, fitas de
udio e videomagnticas devem ter os equipamentos para climatizao decididos caso
a caso, com a orientao de especialistas. A tabela abaixo informa as condies
recomendadas.
Condies ambientais
Fotografias em preto e branco = T 12C +/- 1C e UR 35% +/- 5%
Fotografias em cor = T 5C +/- 1C e UR 35% +/- 5%
Registros magnticos = T 18C +/- 1C e UR 40% +/- 5%
9.12.3. Segurana
A preservao exige a proteo do patrimnio cultural por meio do controle de
seu ambiente, impedindo, assim, a atuao dos fatores de degradao.
Ela inclui, portanto, o controle da umidade, luz e temperatura, e tambm

medidas que visem a evitar incndio espontneo ou criminoso, roubo e vandalismo.
36
No ambiente urbano e industrial, inclui tambm medidas que visem reduo
da poluio atmosfrica, das vibraes provocadas pelo trfego urbano e do
afundamento do solo devido a muitas causas, em especial absoro de gua.
Muitos acervos valiosos tm sido destrudos ou danificados por incndios ou

inundaes. Esses desastres so devidos a problemas na instalao eltrica e
hidrulica, infiltrao de gua por paredes, telhados, calhas ou janelas. Em grande
parte, a causa reside na falta de manuteno adequada. Durante o combate a
incndios, os danos provocados pela gua podem ocasionar mais destruio do que o
prprio fogo.
9.12.4. Recomendaes para a produo e o

armazenamentoii
9.12.4.1. Suporte papel

Em face do grande volume de documentos ainda armazenados e produzidos
em suporte papel, a definio de ambientes de armazenamento adequados, na
medida do possvel, dever seguir as orientaes do item anterior, visando a sua
preservao e recuperao a longo prazo.
9.12.4.2. Suporte eletrnico

Com o advento do uso da tecnologia, as questes relacionadas preservao
do documento eletrnico ganham nfase cada vez maior. O desafio, para seu acesso
a longo prazo, garantir a preservao da memria coletiva e individual.
Ressalta-se que a fragilidade dos documentos digitais consiste, principalmente,

na obsolescncia do hardware e do software onde esses documentos so produzidos,
o que leva necessidade de padronizao e normatizao do seu uso.
Para orientar as aes no que concerne Preservao dos documentos

digitais, citam-se os dez mandamentos da preservao digitaliii:
1. Manters uma poltica de preservao;

2. No dependers de hardware especfico;
3. No dependers de software especfico;
4. No confiars em sistemas gerenciadores como nica forma de acesso
ao documento digital;
5. Migrars seus documentos de suporte e formato periodicamente;
6. Replicars os documentos em locais fisicamente separados;
7. No confiars cegamente no suporte de armazenamento;
8. No deixars de fazer backup e cpias de segurana;
9. No preservars lixo digital; e
10. Garantirs a autenticidade dos documentos digitais.
A UNESCO, por meio das Diretrizes para Preservao do Patrimnio Digital, e

o Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, por meio da Cmara Tcnica de
Documentos Eletrnicos, elaboraram vrios instrumentos para a preservao dos
documentos eletrnicosiv, visando a conscientizar e a ampliar a discusso sobre o
37
legado cultural em formato digital, que se encontra em perigo de perda devido falta
de confiabilidade.
O documento digital apresenta especificidades que podem comprometer sua

autenticidade, uma vez que suscetvel degradao fsica dos seus suportes,
obsolescncia tecnolgica de hardware, software e de formatos e a intervenes no
autorizadas, que podem ocasionar adulterao e destruio. Somente com
procedimentos de gesto arquivstica possvel assegurar a autenticidade dos
documentos arquivsticos digitais (institucionais).
i
Recomendaes para construo de arquivos. Copyright 2000 by Conselho Nacional de Arquivos Conarq.
ii
Recomendaes para produo e o armazenamento de documentos de arquivo. Copyright 2000 by Conselho
Nacional de Arquivos Conarq, 2005.
iii
Citado em Arquivstica: Temas contemporneos: classificao, preservao digital, gesto do conhecimento/
Vanderlei Batista dos Santos, Humberto Celeste Innarelli, Renato Tarcsio Barbosa de Sousa, organizadores. Distrito
Federal: SENAC, 2007. Pg. 39.
iv
Fonte: http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm
38
9.12. Anexo XII Identificao do grau de maturidade em gesto
documental
9.13.1. Objetivo
A identificao do grau de maturidade em gesto documental tem por objetivo
propor uma agenda comum a todos os rgos e entidades para que estabeleam os
seus procedimentos e prticas em gesto documental, com base nas diretrizes
estabelecidas pelos rgos competentes.
9.13.2. Roteiro de avaliao

O roteiro de avaliao dever ser utilizado para realizar as auto-avaliaes
constantes do mapeamento situacional da gesto de documentos institucionais,
independentemente do suporte (fsico ou eletrnico), como requisito para a melhoria
contnua quanto maturidade e aplicao dos conceitos e procedimentos definidos
neste documento.
Segundo a UNESCO, conforme o trabalho de James Rhoads, h quatro nveis

de aplicao de programas de gesto documental, adaptados s realidades da Justia
do Trabalho:
nvel mnimo estabelece que o rgo deve contar, ao menos, com

programas de classificao e destinao final de documentos,
eliminao de documentos e procedimentos para recolhimento
daqueles de valor permanente;
nvel mnimo ampliado complementa o primeiro, com a existncia de

um ou mais unidades de arquivamento intermedirio e a utilizao de
sistemas de produo, classificao, tramitao e destinao final;
nvel intermedirio compreende os dois primeiros, bem como a

adoo de programas bsicos que consistem geralmente em
elaborao e gesto de formulrios e modelos de documentos, gesto
de correspondncia e documentos vitais, implantao e manuteno de
sistemas informatizados de gesto de documentos e processos
administrativos e judiciais com aderncia parcial aos requisitos
obrigatrios do Moreq-Jus etc.;
nvel mximo inclui todas as atividades j descritas, complementadas

por implantao e manuteno de sistemas informatizados de gesto
de documentos e processos administrativos e judiciais com aderncia
integral aos requisitos obrigatrios do Moreq-Jus etc.
39
PODER JUDICIRIO
JUSTIA DO TRABALHO
CONSELHO SUPERIOR DA JUSTIA DO TRABALHO
9.13. Anexo XIII Plano para Seleo de Amostras Representativas
40
PODER JUDICIRIO
JUSTIA DO TRABALHO
Sumrio
1. Introduo............................................................................................................ 40
2. Metodologia ....................................................................................................... 431
2.1 Escolha do plano amostral.......................................................................... 431
2.2 Clculo do tamanho da amostra ................................................................... 43
2.3 Escolha da margem de erro.......................................................................... 45
2.4 Alocao dos estratos .................................................................................. 46
2.5 Ponto de corte: quantidade mnima de processos arquivados para aplicar a
amostra ................................................................................................................... 46
3. Bibliografia ........................................................................................................... 49
4. Anexo Planilha de Clculo ................................................................................ 49
Lista de figuras
Grfico 1 Varincia de uma distribuio binomial de acordo com o parmetro p ..... 44

Grfico 2 Variao do tamanho da amostra em relao populao ...................... 46
41
PODER JUDICIRIO
JUSTIA DO TRABALHO
1. Introduo
O presente documento tem por objetivo propor uma metodologia estatstica baseada
em tcnica de amostragem, com o intuito de criar uma estratgia de guarda amostral para
processos que sero eliminados.
Essa amostra deve permitir ao usurio do acervo preservado reconstruir

procedimentos, tcnicas e normas utilizadas poca da criao do documento, bem como dar
condies ao usurio de fazer pesquisas por meio da documentao preservada. A guarda
amostral tambm serve para representar as funes e atividades do rgo em determinado
perodo.
Como no possvel determinar com preciso usos potenciais futuros dos

documentos, a arquivstica utiliza o plano amostral como ferramenta para atender o futuro
usurio desse acervo.
Ao considerar a heterogeneidade dos acervos de todos os segmentos da Justia,

pretende-se obter um plano amostral simples, didtico, que contemple as especificidades dos
tribunais.
42
PODER JUDICIRIO
JUSTIA DO TRABALHO
2. Metodologia
2.1 Escolha do plano amostral
A proposta do plano amostral que ser apresentado neste estudo consiste em elaborar
uma metodologia de fcil aplicao tanto do ponto de vista matemtico quanto do ponto de
vista das informaes que devero ser coletadas e utilizadas no clculo da amostra.
Isso no significa, entretanto, que este documento possa ser utilizado sem uma anlise
crtica dos dados de cada tribunal. Na verdade, como cada tribunal e cada justia possui
realidades distintas, pouco provvel que todas as populaes contenham o mesmo grau de
disperso. essencial que a aplicao da amostra seja acompanhada por um estatstico
responsvel.6
Some-se a isso a questo de que, qualquer que seja o plano amostral desenvolvido
para armazenamento de um acervo documental, no se sabe ao certo o objeto das pesquisas
que sero realizadas no futuro, ou seja, o parmetro que se quer estimar, um dos elementos
mais importantes na seleo da amostra, neste caso, no conhecido. Por esse motivo, a
proposta baseia-se na seleo de amostras para estimar propores, adotando valores que
gerem maior varincia possvel, o que ir gerar uma amostra baseada em um critrio mais
conservador.
H dois tipos de amostragem: as no probabilsticas e as probabilsticas. As amostras

feitas por julgamento do pesquisador so no probabilsticas. Nas amostras probabilsticas, a
probabilidade de seleo de cada item ou indivduo da populao conhecida, fazendo que
seja possvel estimar o nvel de erro. O grande diferencial das amostras probabilsticas que
6
De acordo com a Resoluo CNJ n 49 de 18 de dezembro de 2007, art. 1, 1, os tribunais devem
contar com profissional de estatstica no ncleo de estatstica e gesto estratgica.
Art. 1 Os rgos do Poder Judicirio relacionados no art. 92 incisos II ao VII da Constituio
Federativa do Brasil devem organizar em sua estrutura unidade administrativa competente
para elaborao de estatstica e plano de gesto estratgica do Tribunal.
1 O ncleo de estatstica e gesto estratgica ser composto preferencialmente por
servidores com formao em direito, economia, administrao, cincia da informao, sendo
indispensvel servidor com formao em estatstica.
43
PODER JUDICIRIO
JUSTIA DO TRABALHO
seus resultados podem ser generalizados para toda a populao, enquanto nas no
probabilsticas isso no ocorre.
Outro ponto relevante que, para uma amostra ser probabilstica, essencial que o
pesquisador conhea todos os elementos de sua populao e que a seleo dos itens seja feita
utilizando critrios aleatrios, que independem da escolha do pesquisador. Por exemplo, se o
pesquisador escolher os processos que sero eliminados segundo sua opinio, a amostra
deixar de ser probabilstica, j que, no critrio de seleo, esto embutidos, mesmo que
indiretamente, critrios subjetivos que fogem aleatoriedade.
Nos casos em que h muita heterogeneidade dos dados da populao, a amostragem

estratificada se apresenta como uma metodologia indicada. A ideia desse plano amostral
consiste em dividir a populao que, neste caso, corresponde ao universo de todos os
processos arquivados passveis de eliminao em grupos homogneos (parecidos) entre si.
Como critrio de estratificao, optou-se por considerar o ano de distribuio do

processo. A opo pela adoo do ano de distribuio na construo dos estratos baseia-se na
premissa de que eventuais mudanas nas leis que modificam os trmites processuais so, em
geral, aplicadas sobre a data do incio do processo. Outro motivo que, como no h
obrigatoriedade de aplicar a amostragem periodicamente, pelo contrrio, , inclusive,
prefervel que os tribunais aguardem acumular um determinado nmero de processos j
que, com um universo pequeno, as estimativas amostrais podem perder preciso , natural
que, com o acmulo, haja mais processos antigos do que novos. Ao aplicar simplesmente uma
amostra aleatria simples, no se garante a seleo dos processos mais recentes, que podem
justamente ser objeto de estudo de um futuro pesquisador.
Sugere-se que, para evitar nmero excessivo de estratos, o ano de distribuio seja
agrupado em intervalos. Por exemplo, fazendo grupos de dois anos, o primeiro estrato poderia
ser formado pelos processos distribudos entre janeiro de 2008 a dezembro de 2010, o
segundo estrato seria formado pelos processos de janeiro de 2006 a dezembro de 2008 e
assim sucessivamente. Nos anos mais antigos, caso restem poucos processos, eles podem ser
agrupados em intervalos de tempo maiores. A determinao do intervalo de tempo ficar a
critrio de cada tribunal, que dever analisar o nmero de processos existente em cada ano e
verificar o nmero de estratos ideal.
44
PODER JUDICIRIO
JUSTIA DO TRABALHO
relevante destacar que o nmero de estratos deve ser suficiente para separar a
heterogeneidade da populao, mas no deve ser um nmero excessivo a fim de no
segmentar demais a populao e obter muitos estratos com pequenas populaes em cada
um.
No caso especfico da Justia Federal TRT 2, constatou-se que cerca de 47% dos
assuntos dos processos distribudos durante o ano referem-se a direito previdencirio e que
52,4% das classes so de execuo fiscal, ou seja, grande parte da massa de processo abrange
apenas esses dois tipos de matrias. Retirando esses dois tipos de processo, restam,
proporcionalmente, poucos, mas so os mais relevantes para fazer a guarda amostral, j que
representam todos os demais tipos de processos que tramitam na Justia Federal.
Sendo assim, cada Justia elaborar uma amostra estratificada por ano de distribuio
do processo, sendo que, exclusivamente na Justia Federal, sero feitas duas amostras
estratificadas independentes: (a) a primeira considerando todos os processos de direito
previdencirio e de execuo fiscal, estratificada por ano de distribuio; (b) a segunda
considerando os demais feitos, tambm estratificada por ano de distribuio.
2.2 Clculo do tamanho da amostra
Para clculo do tamanho de uma amostra estratificada, aplica-se a seguinte

formulao matemtica:
(1)
onde pi o parmetro que se quer estimar,
L o nmero de estratos,
, sendo B o erro mximo desejado e z o grau de confiana,
N o tamanho total da populao,
Ni o tamanho da populao no i-simo estrato,
45
PODER JUDICIRIO
JUSTIA DO TRABALHO
Este estudo est sendo considerado para o caso em que se deseja estimar a proporo
de uma populao. Nas estimaes por propores, considera-se que a distribuio de
probabilidade da varivel analisada segue uma distribuio binomial, cuja mdia dada por
E(x) = p e varincia por Var(x) = p(1-p). Tendo em vista que, neste caso, no se sabe o objeto
de estudo do pesquisador que, no futuro, venha a utilizar essa amostra, indica-se a atribuio
do valor de p igual a meio (p = 0,5), pois dessa forma se garante a maior varincia possvel.
O grfico 1, abaixo, ilustra como a varincia de uma distribuio binomial se altera de

acordo com a escolha do parmetro p e demonstra que, para a escolha p = 0,5, o mximo da
varincia encontrada (varincia igual a 0,25).
Grfico 1 Varincia de uma distribuio binomial de acordo com o parmetro p
0,30
0,25
0,20
Varincia
0,15
0,10
0,05
0,00
0,0 0,1 0,2 0,3 0,4 0,5 0,6 0,7 0,8 0,9 1,0
Valor de p
Como o parmetro p desconhecido, atribuiremos p fixo para todos os estratos, ou

seja, pi = 0,5, para i = 1, .., L. Nesse caso, a equao (1) pode ser simplificada para:
(2)
46
PODER JUDICIRIO
JUSTIA DO TRABALHO
2.3 Escolha da margem de erro
A margem de erro da amostra vai depender da escolha de dois parmetros: do erro

mximo desejado (B), que est relacionado com a magnitude do parmetro que se quer
estimar (p), e do grau de confiana (z ).
Para este estudo, sugerimos a utilizao do erro B = 0,03, com uma margem de
confiana de 97% (ou margem de erro de 3%), que gera um valor de z = 2,17. Para a amostra
de execuo fiscal e de direito previdencirio da Justia Federal, possvel usar uma margem
de confiana um pouco menor, igual a 95% (z = 1,96), j que toda a diversidade em relao ao
tipo de processo est em outra amostra.
Tendo em vista que p = 0,5 ser sempre fixo, possvel simplificar ainda um pouco
mais a frmula, conforme a equao 3, abaixo.
(3)
Anexo, foi inserido um arquivo Excel j contendo a frmula, que possui um campo para
inserir o tamanho da populao (nmero de processos que podem ser eliminados), onde as
opes de escolha do grau de confiana do erro mximo desejado so de livre escolha.
2.4 Alocao dos estratos
Aps a determinao do tamanho total da amostra, faz-se necessrio verificar o

tamanho da amostra que ser selecionada em cada estrato. O critrio adotado baseia-se na
alocao proporcional, cujo procedimento consiste em distribuir proporcionalmente a amostra
de tamanho n em relao ao tamanho do estrato, isto :
47
PODER JUDICIRIO
JUSTIA DO TRABALHO
2.5 Ponto de corte: quantidade mnima de processos arquivados para aplicar a amostra
Para que a estimativa do tamanho da amostra seja precisa, importante que a

populao seja suficientemente grande, ou seja, o nmero de processos que esto arquivados
e so passveis de eliminao deve ser grande suficiente para garantir uma amostra adequada.
Verificou-se, para os parmetros p = 0,5 e B = 0,03, qual seria o tamanho da amostra de acordo
com o tamanho da populao. Os resultados esto apresentados no grfico 2.
Note-se que, a partir de 10.000 processos arquivados, a amostra atinge o quantitativo

964 e, mesmo aumentando o universo para 20.000 processos arquivados, a amostra calculada
fica igual a 1.013, ou seja, o dobro do tamanho da populao gera uma amostra apenas 5%
maior.
O objetivo de fazer essa anlise consiste em determinar um ponto de corte a partir do

qual possvel aplicar a amostra. Sendo assim, orientamos que, para os parmetros
escolhidos, acumulem-se no mnimo 10.000 processos para calcular a amostra. relevante
destacar que esse ponto de corte foi escolhido para uma margem de erro de B = 0,03 e que
esse valor muda sensivelmente a qualquer alterao do valor do erro escolhido.
Destaca-se, ainda, que o tamanho da populao refere-se apenas queles processos

passveis de eliminao e no incluem os de guarda permanente.
Grfico 2 Variao do tamanho da amostra em relao populao
48
PODER JUDICIRIO
JUSTIA DO TRABALHO
1.200
1.000
Tamanho da Amostra (n)
800
600
400
200
0
0 10.000 20.000 30.000 40.000 50.000 60.000 70.000
Tamanho da Populao (N)
3. Bibliografia
Scheaffer, R., W. Mendenhall, R. Lyman (1996). Elementary Survey Sampling. Fifth

Edition.
Bussab, W, H. Bolfarine (1994). Elementos de Amostragem. Universidade de So Paulo.

Minicurso de amostragem, 11 Simpsio Nacional de Probabilidade e Estatstica.
4. Anexo Planilha de Clculo
Download da planilha excel para clculo do tamanho da amostra e dos estratos.
Aplicao da
Frmula.xls
49
PODER JUDICIRIO
JUSTIA DO TRABALHO
10. Obras Consultadas
1. BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento

documental. 2 ed. Rio de Janeiro: Editora Fundao Getlio Vargas, 2004.
2. BRASIL. Arquivo Nacional. Dicionrio Brasileiro de Terminologia

Arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.
3. BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Classificao, temporalidade e

destinao de documentos de arquivo; relativos s atividades-meio da
administrao pblica. Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional,
2001. Disponvel em: www.conarq.arquivonacional.gov.br.
4. BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n 26 de 06 de maio de

2008. Estabelece diretrizes bsicas de gesto de documentos a serem
adotadas nos arquivos do Poder Judicirio. Dirio Oficial [da] Repblica
Federativa do Brasil, Poder Executivo, Braslia, DF, 06 de maio 2008, Seo 1,
Edio n 85.
5. BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n 30 de 23 de

dezembro de 2009. Altera a Resoluo n 26 de 6 de maio de 2008, que
estabelece diretrizes bsicas de gesto de documentos a serem adotadas nos
arquivos do Poder Judicirio. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil,
Poder Executivo, Braslia, DF, 24 de dez. 2009, Seo 1, Edio n 246.
6. BRASIL. Conselho Nacional de Justia. Portaria n. 616, de 10 de setembro

de 2009. Constitui Comit do Programa Nacional de Gesto Documental e
Memria do Poder Judicirio Proname. Disponvel em: www.cnj.jus.br.
7. BRASIL. Conselho Nacional de Justia. Resoluo n. 91, de 29 de setembro

de 2009. Institui o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de
Gesto de Processos e Documentos do Poder Judicirio (Moreq-Jus) e
disciplina a obrigatoriedade da sua utilizao no desenvolvimento e
manuteno de sistemas informatizados para as atividades judicirias e
administrativas no mbito do Poder Judicirio. Disponvel em: www.cnj.jus.br.
8. BRASIL. Conselho Nacional de Justia. Resoluo n 46 de 18 de dezembro

de 2007. Cria as Tabelas Processuais Unificadas do Poder Judicirio e d
outras providncias. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil, Poder
Judicirio, Braslia, DF, 21 de dez. 2007, Seo 1, p. 19.
9. BRASIL. Constituio (1988) Constituio da Repblica Federativa do

Brasil. Braslia: Centro de Documentao e Informao Coordenao de
Publicaes, 2001.
10. BRASIL. Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica

nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Dirio
50
PODER JUDICIRIO
JUSTIA DO TRABALHO
Oficial [da Repblica Federativa do Brasil]. Braslia, n. 6, p. 455, 9 de janeiro de

1991, seo 1.
11. BRASIL. Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto (Brasil). Portaria

Normativa n 5, de 19 de dezembro de 2002. Dispe sobre os procedimentos
para utilizao dos servios de Protocolo no mbito da Administrao Pblica
Federal, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais
SISG. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil. Braslia, n 7, p.101
a 105, 9 de janeiro de 2003, seo 1.
12. PAES, Marilena Leite. Arquivo, teoria & prtica. 3. ed. rev. e ampliada. Rio de
Janeiro: Editora da Fundao Getlio Vargas, 1997.
13. RHOADS. James B. La funcin de la gestin de documentos y archivos en los

sistemas nacionales de informacin: un estudio del Ramp Paris: Unesco, 1983,
vi, 48 p. (Unesco. PGI-83/WS/21.
51

2011 Manual Gestao Doc JT Versao1.0 Novembro

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Braslia, novembro de 2011

Ministro JOO ORESTE DALAZEN Presidente do Conselho Superior da Justia do

RICARDO LUCENA Secretrio-Geral do Conselho Superior da Justia do Trabalho

Assessoria de Gesto Documental e Memria do Conselho Superior da Justia do

Grupo de Trabalho de Gesto Documental do Conselho Superior da Justia do Trabalho

Lilian Pinheiro Dantas, Conselho Superior da Justia do Trabalho;

Felipe Augusto Castro Varella, Tribunal Superior do Trabalho.

Manual de Gesto Documental da Justia do Trabalho Verso 1.0 2011

Manual de Gesto Documental da Justia do Trabalho Verso 1.0 2011

Os documentos da Justia do Trabalho representam diversas matrizes de

A instituio de poltica nacional de Gesto Documental e Memria para a

Manual de Gesto Documental da Justia do Trabalho Verso 1.0 2011

Este Manual rene os diversos instrumentos de gesto documental previstos

Apresenta um conjunto de procedimentos de gesto de documentos

Essa racionalizao busca aperfeioar as atividades das unidades

O Manual aplicvel a todas as unidades administrativas e judiciais, no se

Os procedimentos deste Manual esto sujeitos s alteraes sugeridas pelo

As dvidas acerca de qualquer procedimento de gesto documental

Manual de Gesto Documental da Justia do Trabalho Verso 1.0 2011

A Constituio Federal de 1988, no art. 216, 2, determina que cabe

De acordo com a referida lei, constituem deveres do Poder Pblico a gesto

O Poder Judicirio integra o Sistema Nacional de Arquivos SINAR e participa

Alm das normas citadas, devero ser observadas as demais regras

Constitui atribuio dos agentes pblicos a gesto da documentao produzida

Lei n. 8.159/1991 Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e

Lei n. 9.605/1998 Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar: I - bem especialmente

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Lei n. 9.296/1996 Art. 10. Constitui crime realizar interceptao de comunicaes

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Considera-se gesto de documentos, nos temos do item II da Recomendao

o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes

Se na guarda e na conservao dos documentos produzidos pela Justia do

Alm da importncia para a prpria instituio e para o exerccio dos direitos

O direito memria significa no s criar condies para os

Documentos institucionais so todos aqueles produzidos ou recebidos pelo

A informao institucional (arquivstica) deve ser gerenciada desde a produo

importante ressaltar a distino entre os documentos institucionais

organizar, de modo eficiente, a gerao, o gerenciamento, a manuteno e a

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4.3. Ciclo vital dos documentos (teoria das trs idades)

A legislao arquivstica estabelece que o ciclo vital dos documentos

A fase corrente ocorre na prpria unidade onde so produzidos e guardados

A fase intermediria ocorre no arquivo para onde deve convergir a

A fase permanente ocorre com a guarda da documentao que constitui o

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O arquivo tem a responsabilidade de gerenciar a documentao de fase

No arquivo, os documentos em fase intermediria aguardaro o cumprimento

A documentao de guarda permanente selecionada a partir da aplicao

A funo principal dos arquivos permanentes reunir, tratar, conservar e

considerado arquivo histrico o local onde documentos de guarda

Os documentos de carter permanente que compem o fundo arquivstico das

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No caso da implantao de sistemas informatizados, os rgos e entidades da

5.1. Produo e classificao de documentos

A classificao o procedimento que permite agrupar ou separar documentos

Os Planos de Classificao dos Processos Judiciais e dos Documentos da

5.2. Classificao da documentao judicial

Os processos judiciais sero classificados de acordo com as Tabelas

O Plano de Classificao institudo pelas Tabelas Processuais Unificadas do

As tabelas processuais unificadas para o Poder Judicirio so as seguintes:

Tabela de Assuntos Processuais trata do direito material e utilizada

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5.3. Acesso e utilizao