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Gesto de Protheus
11
Projetos - PMS
SUMRIO
SUMRIO ..................................................................................................... 2
VISO GERAL DO CURSO ............................................................................... 3
TEXTO CONCEITUAL ...................................................................................... 4
INTRODUO ................................................................................................ 6
FLUXO .......................................................................................................... 7
CONFIGURAO ............................................................................................ 9
CADASTROS ................................................................................................ 13
Clientes ....................................................................................................... 14
Produtos ...................................................................................................... 16
Calendrios .................................................................................................. 18
Excees ao Calendrio ................................................................................. 20
Equipes ....................................................................................................... 22
Recursos ..................................................................................................... 23
Composies ................................................................................................ 28
Grupos de Composies ................................................................................ 32
Ocorrncias ................................................................................................. 32
Fases do Projeto ........................................................................................... 34
Fases dos Oramentos .................................................................................. 37
GERENCIAMENTO DE ORAMENTOS ............................................................... 39
Oramento .................................................................................................. 39
Gerenciamento de Documentos ...................................................................... 61
Preparar Projeto ........................................................................................... 62
GERENCIAMENTO DE PROJETOS ..................................................................... 64
Usurios ...................................................................................................... 92
Gerenciamento de Revises ........................................................................... 94
Gerenciamento de Execuo .......................................................................... 99
Gerenciamento de Apontamentos ................................................................. 109
Gerenciamento de Confirmao .................................................................... 119
Simulaes ................................................................................................ 122
Gerenciamento de Projetos - Modelo 2 ......................................................... 127
INTEGRAO - MICROSOFT PROJECT............................................................ 130
Painel de Controle ...................................................................................... 137
Acompanhamentos de Evolues de Projetos ................................................. 148
Gesto de Projeto - 2
VISO GERAL DO CURSO
O Ambiente Project Management System, do Protheus, automatiza o gerenciamento de
Projetos em todas as suas etapas.
Do planejamento concluso, cada passo do Projeto ser monitorado.
Sejam projetos de pequena escala, como organizar uma feira de comrcio, ou de grande
escala, como construir uma fbrica, ou ainda projetos internos, requerem o planejamento
de todas as atividades envolvidas detalhadamente.
funo do Gerente de Projetos, assegurar que o Projeto seja executado eficientemente,
no tempo determinado, dentro do orado, assegurando que os recursos estejam disponveis
quando necessrio.
Os Projetos geralmente so partes dos processos internos de uma companhia.
Para controlar todas as tarefas na execuo do Projeto, necessrio dispor de uma
estrutura organizada que seja especfica ao Projeto e que seja compartilhado por todos os
departamentos envolvidos.
Antes que o Projeto seja realizado em sua totalidade, os objetivos deste devem ser
precisamente descritos e as atividades a serem realizadas devem ser estruturadas.
Uma estrutura clara e bem definida do Projeto forma a base principal para o sucesso do
planejamento, da monitorao, e do controle do Projeto.
Gesto de Projeto - 3
TEXTO CONCEITUAL
Negcio
2. Gerenciamento de qualidade
3. Controle financeiro
4. Controle de documentos
Gesto de Projeto - 4
5. Integrao com o Microsoft Project
Gesto de Projeto - 5
INTRODUO
Para atender as demandas de maneira eficaz em um ambiente caracterizado pela
velocidade das mudanas, torna-se indispensvel um modelo de gerenciamento
baseado no foco, em prioridade e em objetivos. Por essa razo, nos ltimos anos, o
gerenciamento de projetos tem crescido de forma acentuada no mundo. O Project
Management Institute (PMI), afirma existirem cerca de 15 milhes de pessoas que
vem o gerenciamento de projetos como uma profisso potencial. TOM PETERS
(1999) afirma em Voc = seus projetos que nos prximos vinte anos todos os
trabalhos dos executivos do planeta sero desenvolvidos por meio de projetos.
Com o uso da ferramenta, voc tem sua disposio um conjunto de histricos que
tornam possveis a melhoria contnua na preparao de projetos futuros. A
metodologia de gerenciamento de projetos do sistema PMS foi fundamentada nas
prticas e conceitos utilizados mundialmente e que seguem a padronizao adotada
pelo PMI - Project Management Institute.
Gesto de Projeto - 6
FLUXO
Gesto de Projeto - 7
Gesto de Projeto - 8
CONFIGURAO
O Ambiente de Gesto de Projetos (PMS - Project Management System) possui uma srie
de Parmetros que determinam a forma de processamento de cada empresa, como por
exemplo, o parmetro (MV_MOEDAn), que indica quais moedas sero utilizadas para
valorizar as movimentaes.
A MICROSIGA envia os Parmetros padres, que podem ser alterados de acordo com a
sua necessidade.
Os Parmetros so customizados no Ambiente Configurador.
Abaixo, esto listados os Parmetros mais relevantes do Ambiente de Gesto de Projetos
(PMS - Project Management System):
MV_PMSBXEM
MV_PMSCCT
Este parmetro s deve ser configurado com Sim para as Empresas que possuam o
Template de Construo Incorporado ao SGAPMS. ( O template de Construo
comercializado separadamente do SIGAPMS ).
MV_PMSCUST
Indica o mtodo de clculo das quantidades das tarefas dos oramentos e projetos.
1=Unitrio; 2=Total
MV_PMSECOD
Gesto de Projeto - 9
1=Estruturado : mtodo que utiliza uma mscara (definida no cadastro de
oramento/projeto ) para estruturao dos nveis do projeto . Exemplo:
Estutura
01 Fundaes
01.01.001 Escavao
01.01.002 Limpeza
01.02.001 Escavao
01.02.002 Limpeza
2=Seqencial : mtodo que utiliza cdigo seqencial nico para codificao das
EDTs e Tarefas.
Estutura
0000001 Fundaes
0000003 Escavao
0000004 Limpeza
0000006 Escavao
0000007 Limpeza...
MV_PMSEVEN
Cdigo de uso utilizado nos eventos para indicar o progresso fsico previsto das
tarefas do projeto.
Este cdigo ser utilizado na avaliao do progresso fsico previsto das tarefas pela
tcnica dos eventosmarco.
Gesto de Projeto - 10
Estes parmetros so utilizados internamente pelo SIGAPMS para configurao das
colunas das planilhas do Oramento/Projeto em suas diversas telas do sistema.
Recomendamos que a configurao desses parmetros sejam efetuadas sempre
pela configurao das colunas ( Disponvel em todas as telas que utilizam o Mtodo
planilha para exibio da Estrutura do Oramento/Projeto ).
MV_PMSRBLQ
MV_PMSTCOD
MV_PMSTEXC
Contedo S Sim
N No
MV_PMSVCOD
F - Fase No Exibe
MV_PMSIPC
Contedo S Sim
N No
Gesto de Projeto - 11
MV_INTPMS
Contedo S Sim
N No
MV_PMSACOR
Parmetros utilizado internamente pelo SIGAMS que indica as cores das barras do
grfico de Alocao de Recursos do Projeto .Recomendamos que a configurao das
cores sejam efetuadas pelo boto Cores disponvel na tela do grfico de Alocao
de Recursos do Projeto.
MV_PMSGCOR
Parmetros utilizado internamente pelo SIGAMS que indica as cores das barras do
grfico de Gantt do Projeto. Recomendamos que a configurao das cores sejam
efetuadas pelo boto Cores disponvel na tela do grfico Gantt do Projeto.
MV_PMSOPGE
Define se ser gerado empenho para OP sem perguntar ao usurio. (.t.)Gera (.f.)
No Gera sem perguntar.
F - Fase
MV_PMSSCGE
Define se ser gerado empenho para SC sem perguntar ao usurio . (.t.)Gera (.f.)
No Gera sem perguntar .
F - Fase
Gesto de Projeto - 12
CADASTROS
Os cadastros apresentam as informaes bsicas, para iniciar as movimentaes do
ambiente.
A sua correta informao fundamental para execuo das suas rotinas.
Gesto de Projeto - 13
Clientes
Cliente a entidade que possui necessidade de Projetos ou Oramentos.
importante que o cadastro de Clientes esteja o mais completo possvel, possibilitando
assim o mximo de informaes a serem fornecidas e controladas pelo sistema.
Quanto mais completo estiver o cadastro, mais facilidades o usurio ter no sistema.
Gesto de Projeto - 14
Exerccio
Pasta Cadastrais
Cdigo: PMSP
Loja: 01
Fsica/Jurd.: J - Jurdica
Nome: Pref. Mun. De So Paulo
N. Fantasia: PMSP
Tipo: F - Cons. Final
Endereo: R. da Mata, 548
Muncipio: So Paulo
Estado: SP
Gesto de Projeto - 15
Produtos
O produto uma representao do item objeto de uma operao comercial
(compra, venda, remessa, devoluo) ou de movimentao de inventrios
(consumo, produo, transferncias, etc.).
Faturamento do projeto
Para gerar pedidos de vendas so necessrios produtos, por esse motivo
cada vez que precisamos faturar desde um projeto, devemos associar o
faturamento a um produto.
Alm dos dados cadastrais do item, os dados que so utilizados pelo ambiente de
gesto de projetos, so diretamente os que se referem ao Custo standart e aos
fatores de converso para as unidades de medida.
Gesto de Projeto - 16
Exerccio
Cdigo: 55001026
Descrio: Eletricista
Tipo: MO (F3 Disponvel)
Unidade: HR (F3 Disponvel)
Armazm Pad.: 01
Custo Stand.: 13,12
Gesto de Projeto - 17
Calendrios
O calendrio uma representao de tempo dividindo os diferentes momentos de
uma semana como teis ou no teis.
Assim, se for necessrio administrar um projeto que pode ser executado somente
segundas, quartas e sextas, das 08:00 s 12:00, dever ser criado um calendrio
com estas caractersticas.
A finalidade disso poder calcular corretamente as datas de incio ou fim de uma
tarefa com base em sua durao, ou vice-versa.
Exemplo:
Se uma tarefa comea na segunda feira s 08:00 hr e tem 9 horas de durao, qual
ser da data e hora finais previstas para o trmino?
Com o calendrio acima,temos o seguinte:
4 horas no primeiro dia (segunda-feira das 08:00 s 12:00)
4 horas no segundo dia (quarta-feira das 08:00 s 12:00)
1 hora no terceiro dia (sexta-feira das 08:00 s 09:00)
Para marcar o perodo em que o recurso est disponvel, clique e arraste o mouse
sobre ele. Os perodos indisponveis devem ser deixados em branco.
Gesto de Projeto - 18
Exerccio
Gesto de Projeto - 19
Excees ao Calendrio
As excees ao calendrio so utilizadas para definio de toda e qualquer exceo
peridica ao calendrio de um projeto (como impossibilidade de trabalhar no local),
a um recurso (frias, compensaes), um recurso em um projeto (como
impossibilidade do recurso trabalhar no local) ou ainda, comum a todos os projetos
e recursos (como feriados).
As excees devem ser definidas por dia, bem como os perodos do dia disponveis
para se trabalhar.
As frias poderiam tambm ser definidas como excees, mas como o cadastro de
excees dirio, isso ser muito trabalhoso, portanto, uma prtica comum gerar
um projeto exclusivo para as frias, nas quais ser lanada a alocao de recursos,
criando tarefas ferias.
Gesto de Projeto - 20
Exerccio
Gesto de Projeto - 21
Equipes
Equipe uma entidade que serve para agrupar vrios recursos e para que se possa
analisar alguns dados deles em conjunto, tanto como uma entidade nica como em
filtros em diversos relatrios.
Exerccio
Gesto de Projeto - 22
Recursos
Um recurso uma unidade produtiva que ser utilizada para executar uma tarefa,
com um custo e uma quantidade prevista na planificao desta.
Qualquer elemento utilizado em uma tarefa, que possa ser quantificado e que
trabalhe na execuo desta pode ser classificado como recurso.
Gesto de Projeto - 23
Calendrio - Indica os perodos normais de trabalho e de folga de um
recurso. Quando um recurso for especificado para uma tarefa, ele s ser
alocado nas horas dentro do calendrio indicado para ele. Por exemplo, se o
calendrio do recurso estiver definido para trabalhar diariamente entre 10 e
12hr e for alocado para uma tarefa entre 8 e 12hr, estar alocado 200%,
pois a alocao de 4 horas duplica a capacidade de 2 horas que tem
disponvel segundo seu calendrio.
Nesta pasta so informados dados que sero utilizados para calcular o custo
previsto na utilizao do produto.
Gesto de Projeto - 24
Pasta Custo Real
Nesta pasta dever ser informado tudo que est relacionado ao clculo do custo
real do recurso, isto , com base nestes valores que ser calculado o custo
realizado das tarefas.
Gesto de Projeto - 25
Cdigo Produto - possvel vincular o recurso a um produto cadastrado no
sistema. Este produto tambm ser utilizado nas anlises de previsto x real,
e de quantitativos, quando se avalia o consumo real deste recurso.
o Exemplo: Os recursos Pedro, Joo e Marco podem ser
amarados ao produto Analista SR, assim, quando for visualizado o
consumo destes recursos sero totalizados como analistas SR e no
como Pedro, Joo e Marco. Isto necessrio porque na etapa
de planejamento, sabemos os tipos de recursos necessrios (Analista
SR), mas ainda no sabemos quais sero os recursos efetivamente
utilizados (Pedro, Joo e Marco).
Gesto de Projeto - 26
Pasta Usurio
Exerccio
Gesto de Projeto - 27
Status: 1 - Ativo
Cd. Equipe: EQUIPE0002 (F3 Disponvel)
Pasta Custo previsto
Acumular: Rateado
Cd. Produto: 55001026 (F3 Disponvel)
Valor Unit.: 13,10
Pasta Custo Real
Tp. Apurao: Valor Fixo
Valor Fixo: 13.12
3. Confira os dados e confirme o cadastro de Recursos.
Obs.:
Caso o Recurso cadastrado seja um funcionrio, possvel vincul-lo a sua matrcula,
realizada no sistema, e apurar seu custo atravs da Folha de Pagamento. Para tanto, basta
na pasta Custo Real, selecionar o Tipo de Apurao Folha de Pagamento e no campo
Matrcula, digitar o Cdigo do Funcionrio.
Composies
Uma composio uma agrupao de materiais, recursos e despesas em
quantidades conhecidas para realizar alguma tarefa.
Gesto de Projeto - 28
Por exemplo, para pintar um mt2 de parede, sabe-se que so necessrios:
Ento, teremos uma composio indicando esses valores e quando for necessrio
pintar uma parede de 20 mt2 poderemos associar a tarefa a esta composio,
planificando para ela as quantidades multiplicadas por 20.
Observao:
Gesto de Projeto - 29
Exerccio
Gesto de Projeto - 30
Produto Quantidade
000005 (F3 Disponvel) 5,0
000006 (F3 Disponvel) 3,0
Gesto de Projeto - 31
Grupos de Composies
Os grupos de composies podem ser utilizados para criar uma subdiviso das
tarefas que podero ser utilizadas na emisso de relatrios como filtro.
Ocorrncias
O mdulo de gesto de projetos permite que diariamente seja confirmado
(apontado) o progresso fsico de cada tarefa, ou seja, a quantidade ou o percentual
executado at a data.
Gesto de Projeto - 32
Exemplos de ocorrncias:
Apontamento dirio (progresso normal);
Problemas climticos;
Falta de recursos;
Danificao de equipamento.
Exerccio
Gesto de Projeto - 33
Fases do Projeto
Para gerir projetos de uma forma mais eficiente e controlada, necessrio separar
sua gesto em fases seqenciais bem delimitadas e definir claramente as
caractersticas prprias a cada uma:
a entrada (o que necessrio para comear);
o comeo;
a sada (o produto que a fase deve gerar);
o fim.
Assim, possvel definir as operaes que podero ser executas em cada rea do
gerenciamento.
Exemplo:
Fase de elaborao do projeto:
Operaes permitidas
Modificar a estrutura do projeto (criar e eliminar tarefas, EDTs, recursos
de cada tarefa, etc.);
Agrupar tarefas em diferentes EDTs, associar as tarefas umas com
outras, etc.;
Associar documentos;
Iniciar e finalizar revises;
Etc.
Operaes no permitidas:
Fazer qualquer apontamento, tanto de planificao como de execuo;
Gesto de Projeto - 34
Apontar datas reais de progresso das tarefas;
Gerar planejamentos;
Etc.
Operaes permitidas
Modificar datas e duraes das tarefas;
Modificar despesas das tarefas;
Modificar alocao de recursos nas tarefas;
Modificar relacionamentos entre tarefas;
Etc.
Operaes no permitidas:
Modificar a estrutura do projeto (criar e eliminar tarefas, EDTs, recursos
de cada tarefa, etc.);
Fazer qualquer apontamento, tanto de planificao como de execuo;
Apontar datas reais de progresso das tarefas;
Etc.
Seguem as permisses que podem ser configuradas para cada fase do projeto:
Gesto de Projeto - 35
Exerccio
Cdigo: 03
Desc. Status: Aprovado em Execuo
Browse: Cinza
Mensagens:
**=Operacao invalida. Este projeto ja se encontra em execucao. Verifique a fase
atual do projeto.;
Gesto de Projeto - 36
Fases dos Oramentos
O Ambiente de Gesto de Projetos, permite que sejam definidos Status, para os
Oramentos.
Cada Status, chamado de fase, ter suas prprias propriedades sendo definidas no cadastro
de Fase.
Podemos dizer que a Fase o modelo de negcio utilizado, para a elaborao de
Oramentos.
Por exemplo, para iniciar a Execuo de um Projeto necessria a Aprovao do mesmo.
Sendo assim, somente ser possvel dar continuidade ao Projeto, aps mudar a Fase do
mesmo.
Gesto de Projeto - 37
Exerccio
Gesto de Projeto - 38
GERENCIAMENTO DE ORAMENTOS
Em muitas ocasies, antes de fazer um cronograma para comear a execuo de
um projeto, antes de se planejar as datas de incio de cada tarefa, datas de
necessidade de recursos, etc., necessrio saber quanto o projeto vai custar, e ter
a aprovao do stakeholder* mentor do projeto (um cliente, na maioria dos casos).
Para conhecer esse custo antecipadamente e para obter a aprovao do que ser
planejado, utilizada a gesto de oramentos.
Oramento
O oramento contm a estrutura completa de um projeto, com exceo dos dados
referentes as datas (alocao de recursos e datas de incio e fim de cada tarefa), e
uma das finalidades mais importantes apurar detalhadamente todos os custos
que o eventual projeto ir acarretar, assim como os recursos que devero ser
utilizados, tanto de trabalho como de material.
Gesto de Projeto - 39
cadastro de um oramento deve-se prestar uma ateno especial informao
contida nos seguintes campos:
Campos
Cliente:
o cliente para o qual ser montado o oramento.
Fase:
A fase determina o estado do oramento, as operaes que podero ser feitas com
ele. Para mais informao veja o cadastro de fases.
Markup:
O Markup o percentual sobre o custo que ser cobrado do cliente. muito
importante compreender que este no simplesmente o lucro do projeto e que
engloba um conceito um pouco mais amplo.
Para entender um pouco melhor o conceito dessa informao, podemos citar o
exemplo da construo civil, no qual chamado de BDI (Bonificao de despesas
indiretas). Este percentual deve incluir no s o lucro, como tambm todas as
despesas indiretas do projeto que no podem ser mensuradas, rateadas e includas
em tarefas do projeto, ou que no fazem sentido no planejamento. Exemplos de
valores que deveriam ser cobertos pelo Markup so:
Custos Administrativos
Equipamentos de uso e seus custos
Lucro
Impostos e taxas
Etc.
Para cada tarefa ou EDT poder ser determinada uma alquota de Markup
diferenciada, no caso de ela estar zerada, ser considerara a alquota geral do
oramento. O markup, com base neste campo, s serve para calcular o valor do
markup total do oramento.
Markup Padro:
No caso de ser necessrio conhecer o markup de cada tarefa/EDT, dever ser
informado o markup em cada tarefa/EDT. Este campo serve para sugerir em cada
tarefa o percentual padro do oramento. A diferena entre informar o markup s
para o oramento e de inform-lo para cada tarefa, encontra-se no fato do segundo
caso ser possvel obter os valores de markup para cada tarefa. A seguir veja os
exemplos.
Exemplo :
Veja que embora o markup total do oramento seja do mesmo valor, no primeiro
caso possvel conhecer o markup de cada tarefa individualmente e no segundo
caso isso no possvel para as tarefas C e D.
Markups Valor do
do markup (que
oramento Markup da Custo da Valor do aparece na
Tarefa (ambos) tarefa tarefa markup tarefa)
A 10,00% 12,00% 100,00 12,00 12,00
B 10,00% 8,00% 20,00 1,60 1,60
C 10,00% 10,00% 10,00 1,00 1,00
D 10,00% 10,00% 300,00 30,00 30,00
Gesto de Projeto - 40
Custo total do oramento: 44,60
Markups Valor do
do markup (que
oramento Markup da Custo da Valor do aparece na
Tarefa (ambos) tarefa tarefa markup tarefa)
A 10,00% 12,00% 100,00 12,00 12,00
B 10,00% 8,00% 20,00 1,60 1,60
C 10,00% 0,00% 10,00 1,00 0,00
D 10,00% 0,00% 300,00 30,00 0,00
Recalcular custo:
Este campo indica que quando confirmada a modificao EM CURSO do oramento,
os custos do projeto devero ser recalculados (por esta nica vez). A prxima vez
que se modifique o oramento, o campo voltar ao contedo No e dever ser
ativado novamente case deseje-se recalcular novamente o custo.
Cdigo estruturado:
O cdigo estruturado utilizado para organizar a codificao do oramento. Para
ele pode ser definido um separador (ponto, trao, etc.) e deve ser definida a
mscara (o nmero de dgitos para cada nvel).
Veja o seguinte exemplo para uma mscara 213 (dois dgitos para o primeiro
nvel, um para o segundo e trs para o terceiro) com o ponto como separador:
Gesto de Projeto - 41
Estrutura do oramento
Mas, o que significa isto e para que serve? Pois bem, segundo a teoria de gesto de
projetos, cada projeto deve sub-dividirse em deliverables (a traduo literal do
ingls seria entregveis) que so produtos que surgem da finalizao de um
grupo de tarefas. Utilizaremos o grfico abaixo para mostrar este conceito com
mais claridade:
Neste grfico podemos observar que as EDTs so compostas por outras EDTs ou
por tarefas e que a finalizao de cada EDT gera um deliverable.
EDT 01 : Gera o deliverable BASE
EDT 02.1 : Gera o deliverable Estrutura de suporte
EDT 02.2 : Gera o deliverable Estrutura de cobertura
Gesto de Projeto - 42
Opes do menu:
Informao
Existem dois tipos de informaes que podem ser visualizadas a partir da
referncia do oramento,
o De legenda: indica o que significa cada cone na visualizao da
estrutura
o De fase: indica todas as operaes e sua configurao (permitidas ou
no) para a fase do oramento
Ferramentas
Neste menu existem as seguintes ferramentas:
o Reajuste de custo previsto:
Esta opo permite efetuar o reajuste dos custos para o oramento. O
reajuste deve ser realizado quando houver necessidade de alterar os
valores calculados pelo sistema.
Aplicar Percentual
Gesto de Projeto - 43
o Reclculo de custos:
Permite recalcular os custos totais de cada tarefa, EDT e o oramento
completo (em cascata ascendente).
Estrutura
Nesta opo de menu possvel efetuar as operaes com a estrutura do
oramento e por meio dessa opo que montado o oramento e que feita
a sua manuteno. Quase todas as opes desse menu so contextuais, ou
seja, dependem da tarefa/EDT posicionada no momento de acionar o menu.
Incluir EDT/Alterar
Nesta opo possvel incluir/alterar nova EDT, que no caso da incluso ser
filha da EDT na que estamos posicionados. S possvel incluir uma EDT se
estivermos posicionados em outra EDT (menu contextual).
Gesto de Projeto - 44
Incluir Tarefa/Alterar
Nesta opo possvel incluir/alterar uma tarefa, que no caso da incluso ser
filha da EDT na qual estamos posicionados. S possvel incluir uma tarefa se
estivermos posicionados em uma EDT (menu contextual)..
Gesto de Projeto - 45
Pasta tarefa
Exemplo de medio:
Para exemplificar vamos utilizar uma tarefa com as seguintes
caractersticas:
1. Incio dia 01/08 (sexta feira) fim 08/08 (sexta feira)
2. Calendrio de segunda a sexta feira
3. Consumo de custo previsto:
a. 40% no primeiro dia (materiais)
b. 60% rateado 10% em cada dia (mo-de-obra)
4. Eventos marco:
a. Finalizao de X, no dia 04/08, 30%
b. Finalizao de Y no dia 07/08, 70%
c. Finalizao da tarefa no dia 08/08, 100%
Tipos de
medie
s 1/ago 2/ago 3/ago 4/ago 5/ago 6/ago 7/ago 8/ago
100,00
1-0/100 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% %
20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 100,00
2-20/80 % % % % % % % %
3- 30,00 30,00 30,00 70,00 100,00
Eventos 0,00% 0,00% 0,00% % % % % %
4- 16,67 16,67 16,67 33,33 50,00 66,67 83,33 100,00
Tempo % % % % % % % %
50,00 50,00 50,00 60,00 70,00 80,00 90,00 100,00
5-Custo % % % % % % % %
Gesto de Projeto - 46
Exemplo de tipos de medies
120,00%
100,00%
80,00%
Progresso fsico
1-0/100
2-20/80
60,00% 3-Eventos
4-Tempo
5-Custo
40,00%
20,00%
0,00%
1/8/2005 2/8/2005 3/8/2005 4/8/2005 5/8/2005 6/8/2005 7/8/2005 8/8/2005
Datas
Pasta Vendas/Remessa
Itens da tarefa
A tarefa composta por 4 tipos de itens:
1. Produtos que sero consumidos
2. Despesas que a tarefa gerar
3. Relacionamentos com outras tarefas
4. Recursos que sero alocados
Produtos:
Gesto de Projeto - 47
Cdigo: deve ser informado o cdigo do produto que ser consumido
Quantidade: deve ser informada a quantidade do produto que ser consumida
pela tarefa.
Moeda: Moeda do custo do produto
Custo: Custo que ser utilizado para a previso, o sistema traz por default o
custo padro (B1_CUSTD), mas pode ser modificado pelo usurio.
Calc.Custo: Define o mtodo de apropriao do custo para o produto. As opes
so as seguintes:
1-50/50 : o sistema prev que a apropriao ser feita 50% no incio
previsto da tarefa e 50% na data final prevista da tarefa.
2-0/100: o sistema prev o 100% da apropriao do custo na data
final prevista da tarefa
3-Rateado: mtodo no qual os custos sero distribudos durante a
execuo da tarefa. O sistema prev a apropriao de custo rateando
o custo segundo o progresso fsico previsto da tarefa.
4-Necessidade: a apropriao era feita na data de necessidade do
produto (isto ser definido uma vez que seja estabelecida a data de
incio e fim da tarefa). Geralmente utilizado em tarefas de longa
durao.
Despesas:
Relacionamentos
Aqui deve ser informada a precedncia entre tarefas.
Recursos
Cdigo do recurso: Cdigo do recurso que ser alocado.
Quantidade: deve ser informada a quantidade em horas que o recurso ser
alocado.
Cdigo do produto: Dever ser informado o cdigo do produto que servir de
base para o clculo do custo,
Moeda: Moeda do custo do recurso
Gesto de Projeto - 48
Custo: Custo que ser utilizado para a previso; o sistema traz por default o
custo do recurso ou o custo do produto associado ao recurso, mas pode ser
modificado pelo usurio.
Calc.Custo: Define o mtodo de apropriao do custo para o recurso. As opes
so as seguintes:
1-50/50 : O sistema prev que a apropriao ser feita 50% no incio
previsto da tarefa e 50% na data final prevista da tarefa.
2-0/100: O sistema prev o 100% da apropriao do custo na data
final prevista da tarefa
3-Rateado: Mtodo no qual os custos sero distribudos durante a
execuo da tarefa. O sistema prev a apropriao de custo rateando
o custo segundo o progresso fsico previsto da tarefa.
4-Necessidade: A apropriao era feita na data de necessidade do
recurso (isso ser definido uma vez que seja estabelecida a data de
incio e fim da tarefa). Geralmente utilizado em tarefas de longa
durao.
Visualizar (EDT/Tarefa)
Nesta opo possvel visualizar uma tarefa ou EDT. No caso da EDT podero
tambm ser vistas as tarefas e sub-EDTs da EDT. A EDT/tarefa sendo
visualizada estar posicionada (menu contextual)
Excluir (EDT/Tarefa)
Nesta opo possvel excluir uma tarefa ou EDT. No caso da EDT sero
tambm excludas todas as tarefas e sub-EDTS que a compem. A EDT/tarefa
sendo excluda estar posicionada (menu contextual).
Quando houver necessidade de se cadastrar uma EDT ou nova Tarefa que tenha
a maioria dos dados semelhantes a uma EDT/Tarefa j existente em outro
oramento, possvel copiar seus dados e gerar essa nova EDT/Tarefa. S
possvel copiar uma EDT/tarefa se estivermos posicionados em uma EDT (menu
contextual).
Quando houver necessidade de se cadastrar uma EDT ou Tarefa nova que tenha
a maioria dos dados semelhantes a uma EDT/Tarefa j existente em outro
projeto, possvel copiar seus dados e gerar esta nova EDT/Tarefa. S
possvel copiar uma EDT/tarefa se estivermos posicionados em uma EDT (menu
contextual).
Gesto de Projeto - 49
Importar Composio
Nesta opo possvel gerar uma EDT/Tarefa com base em uma composio
cadastrada. A composio ser inserida a partir da EDT na qual estamos
posicionados. S possvel importar uma composio se estivermos
posicionados em uma EDT (menu contextual).
Associar Composio
Nesta opo possvel associar uma composio a uma Tarefa com base em
uma composio cadastrada. A tarefa ser composta por todos os itens da
composio selecionada. No caso da composio selecionada ser formada por
sub-composies, todos os elementos da composio e das sub-composies
sero copiadas para a tarefa (os dados dos itens das tarefas sero substitudos
com referncia composio e a suas sub-composies).
S possvel associar uma composio se estivermos posicionados em uma
tarefa (menu contextual).
Nesta opo ser gerado um arquivo com os dados que sero exibidos na
planilha. O arquivo ser aberto com o aplicativo Excel da Microsoft.
Nesta opo ser gerado um relatrio com os dados que sero exibidos na
planilha. Por esse motivo no existem parmetros para essa impresso.
Cancelar
Gesto de Projeto - 50
governo (que pode gerar incentivos fiscais dependendo dos benefcios que o projeto
poder trazer), etc.
Exerccio
Como cadastrar Oramentos de Projetos:
Descrio: Instalao
UM: UN (F3 Disponvel)
Quantidade: 1
Gesto de Projeto - 51
Cd. Composio: FIACAO (F3 Disponvel)
Quantidade: 1
Gesto de Projeto - 52
28. Selecione a EDT Instalao;
29. Clique no boto Estrut. e selecione a opo Incluir EDTe informe os dados a
seguir:
Descrio: Limpeza
UM: UN (F3 Disponvel)
Quantidade: 1
Gesto de Projeto - 53
Mtodo de Med.: 0-100
Exerccio
1. Selecione as opes:
Atualizaes
Oramentos
Gerenciam. Oramen.;
2. Selecione o Oramento OrcCurso;
3. Clique na opo Alt. Estrutura;
4. Selecione a Tarefa Passagem Interna de Fio Eltrico;
5. Clique no boto Estrut. e selecione a opo Alterar;
6. No Campo Durao, informe 8, no Campo Mtodo Med., selecione
Proporcional ao Tempo e no campo calendrio informe 818;
7. Na pasta Recursos informe no campo quantidade 8 para todos os recursos e
confirme Alterao;
8. Altere a Tarefa Instalao Eltrica clicando no boto Estrut. e selecionando a
opo Alterar;
9. No Campo Durao, informe 16, no Campo Mtodo Med., selecione
Proporcional ao Tempo e no campo calendrio informe 818;
10. Selecione a pasta Despesas e informe os dados a seguir:
Tipo Despesa: 0003 (F3 Disponvel)
Descrio: Alimentao dos funcionrio
Valor: 40,00
Gesto de Projeto - 54
11. Selecione a pasta Relac. Tarefas e informando os dados a seguir:
Tarefa: 1 (F3 Disponvel)
Tipo: 1 - Fim-no-Incio
Retardo Hrs: 2
Exerccio
Gesto de Projeto - 55
Planilha;
2. Selecione o Oramento OrcCurso e clique na opo Nova;
3. Informe os seguintes dados na tela apresentada:
Descrio? Planilha OrcCurso
Arquivo? PlOrcCurso
Exerccio
Gesto de Projeto - 56
Produto At: ZZZZZZZZZZZZ
Tipo de Despesa De: <branco>
Tipo de Despesa At: ZZZZ
Cliente/Loja De: <branco>
Cliente/Loja At: ZZZZZ / ZZ
Exerccio
Exerccio
Gesto de Projeto - 57
Data Validade De: 01/01/XX
Data Validade At: 31/12/XX
Exerccio
Exerccio
Gesto de Projeto - 58
4. Selecione a EDT Oramento 2;
5. Clique no boto Estrut. e selecione a opo Copiar EDT/Tarefa de Oramento;
6. Selecione o oramento ORCCURSO (F3 Disponvel) e pressione a tecla <Enter>;
Obs.:
Neste momento faremos a Cpia a partir de um Oramento.
7. Selecione a Tarefa ORCCURSO e confirme;
Obs.:
Os Itens Marcados, sero Copiados;
Caso no queira Copiar Todos, basta desmarcar os no desejados.
Caso queira trocar a EDT pai atravs da opo Trocar EDT Pai;.
Esta rotina est pode ser usada tanto para EDTs quanto para Tarefas, assim como
para Oramentos e Projetos;
A partir deste momento, possvel realizar todos os Tipos de Ajustes necessrios para
a continuidade do Oramento.
Exerccio
1. Selecione as opes:
Atualizaes
Cadastros
Gerenciam. Oramen.;
2. Selecione o oramento Orc2;
3. Clique na opo Alt. Estrutura;
4. Selecione a tarefa Tarefa 1;
5. Clique no boto Estrut. e selecione a opo Alterar;
6. No campo Ordem, digite 001 e confirme a alterao.
Obs.:
Note que agora, a Tarefa 2 se encontra antes da Tarefa 1. Ou seja a Tarefa 1 est
com a Ordem 001 e a Tarefa 2 est com Ordem 000. O mesmo recurso est
disponvel para EDTs, alm de existir tambm no Projeto.
Exerccio
Gesto de Projeto - 59
Como alterar Custos de Oramentos:
Gesto de Projeto - 60
Gerenciamento de Documentos
Quando se elabora um oramento, geralmente existem muitos documentos
associados, e-mails, cotaes, especificaes para as tarefas, planos, planilhas, etc.
Por meio do banco de conhecimento do sistema possvel associar documentos ao
oramento, EDTs ou tarefas do oramento.
Exerccio
Gesto de Projeto - 61
4. Selecione a Tarefa Instalao Eltrica;
5. Clique na opo Docum. e selecione a opo Atualizar Documentos;
6. Pressione a tecla <F3>, selecione o Arquivo PPT.PPT e confirme;
7. Confira os dados e confirme a Vinculao de Documentos Tarefa;
8. Clique no boto Preview, aguarde o retorno e clique no boto Abrir;
9. Retorne ao Ambiente de Gesto de Projetos (PMS - Project Management System) e
confirme a Vinculao de Documentos Tarefa.
Obs.:
Note que h na Barra de Opes uma opo que abre o Banco de Conhecimento
para cadastro de Novos Documentos;
Lembre-se que este procedimento funciona da mesma maneira tanto para Oramentos,
como para Projetos;
Todos os Documentos Vinculados ao Oramento aps gerado o Projeto
continuam com os mesmos.
Preparar Projeto
Depois de finalizada a etapa oramentria, com os custos e recursos necessrios
para executar o projeto conhecido e com a aprovao do oramento, hora de
converter o oramento em um projeto.
Para poder fazer isto, necessrio que a fase atual do oramento permita gerar
projetos.
Gesto de Projeto - 62
Exerccio
Gesto de Projeto - 63
GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Por definio, um projeto um esforo temporrio empreendido para criar um
produto, servio ou resultado nico e exclusivo.
escopo pr-definido
antes de comear a execuo, conhecida a durao, o custo e os recursos
necessrios para o sucesso.
so nicos e de complexidade variada
envolvem algum grau de risco
Previamente, esto sujeitos a certos padres de qualidade
o projeto subdividido em partes, e cada uma destas partes gera um sub-
produto do projeto (deliverable*)
O fluxo operacional para cadastrar um projeto pode ser iniciado pela rotina de
gerenciamento de projetos ou pela rotina de oramentos, caso seja iniciado o seu
projeto por aqui. A seguir definiremos alguns conceitos necessrios para comear a
montar o projeto.
Diviso do trabalho
Mas o que significa isto e para que serve?. Pois bem, segundo a teoria de gesto de
projetos, cada projeto deve sub-dividir-se em deliverables (a traduo literal do
ingls seria entregveis) que so produtos que surgem da finalizao de um
grupo de tarefas.
Neste grfico podemos observar que as EDTs esto compostas por outras EDTs
ou por tarefas e que a finalizao de cada EDT gera um deliverable.
Opes do menu
Visualizar
Nesta opo pode ser visualizada a estrutura completa do projeto. uma interface
com vrias ferramentas que detalharemos na opo Alterar estrutura.
Gesto de Projeto - 64
Pasta dados do projeto:
Cdigo:
Cdigo nico que identificar o projeto no sistema.
Cliente:
o cliente para o qual est sendo montado o projeto.
Fase:
A fase determina o estado do projeto e as operaes que podero ser feitas com
ele. Para mais informao veja o cadastro de fases.
Controle de reviso:
Manual ou automtico, no caso de automtico ser gerada uma reviso para o
projeto cada vez que seja mudado algum dado. Veremos isto em detalhe no
gerenciamento de revises.
Controle de usurios:
Indica se ser utilizado o controle de usurios na manuteno do projeto. Veremos
isso em detalhe no tpico Usurios.
Recalcular custo:
Este campo indica, quando confirmada a modificao EM CURSO do projeto os
custos, estes devero ser recalculados (por esta nica vez). A prxima vez que se
modifique o projeto, o campo voltar ao contedo No e dever ser ativado
novamente caso queira-se recalcular o custo.
Gesto de Projeto - 65
est preenchido com SIM. Portanto, se for informado SIM, sempre sero
recalculados os custos, em todas as modificaes, at que seu contedo seja
alterado para NO, neste caso, o campo Recalcular custo ser considerado.
Markup:
O Markup o percentual sobre o custo que ser cobrado do cliente. muito
importante compreender que este no simplesmente o lucro do projeto e que o
mesmo engloba um conceito um pouco mais amplo.
Para entender um pouco melhor o conceito dessa informao, podemos citar o
exemplo da construo civil, na qual chamado de BDI (Bonificao de despesas
indiretas). Esse percentual deve incluir no s o lucro, como todas as despesas
indiretas do projeto que no podem ser mensuradas, rateadas e includas em
tarefas do projeto, ou que no fazem sentido no planejamento. Exemplos de
valores que deveriam ser cobertos pelo Markup so:
custos administrativos
equipamentos de uso e seus custos
lucro
impostos e taxas
etc.
Para cada tarefa ou EDT poder ser determinada uma alquota de Markup
diferenciada, no caso dela estar zerada, ser considerara a alquota geral do
oramento. O markup em base a este campo s serve para calcular o valor do
markup total do projeto.
Markup Padro:
No caso de ser necessrio conhecer o markup de cada tarefa/EDT, dever ser
informado o markup em cada uma delas. Este campo serve para sugerir em cada
tarefa o percentual padro do projeto. A diferena entre informa-lo s para o
projeto e de informa-lo para cada tarefa, que no segundo caso possvel obter os
valores dele para cada tarefa, veja os exemplos a seguir.
Exemplo :
Veja que embora o markup total do projeto seja do mesmo valor, no primeiro caso
possvel conhecer o markup de cada tarefa individualmente e no segundo caso
isto no possvel para as tarefas C e D.
Valor do
Markups markup (que
do projeto Markup da Custo da Valor do aparece na
Tarefa (ambos) tarefa tarefa markup tarefa)
A 10,00% 12,00% 100,00 12,00 12,00
B 10,00% 8,00% 20,00 1,60 1,60
C 10,00% 10,00% 10,00 1,00 1,00
D 10,00% 10,00% 300,00 30,00 30,00
Gesto de Projeto - 66
Valor do
Markups markup (que
do projeto Markup da Custo da Valor do aparece na
Tarefa (ambos) tarefa tarefa markup tarefa)
A 10,00% 12,00% 100,00 12,00 12,00
B 10,00% 8,00% 20,00 1,60 1,60
C 10,00% 0,00% 10,00 1,00 0,00
D 10,00% 0,00% 300,00 30,00 0,00
Pasta cronograma
Os dados desta pasta so atualizados automaticamente com os valores digitados e
apontados nas tarefas do projeto.
Pasta perodos
Nesta pasta possvel definir perodos para os projetos que depois podero ser
utilizados em relatrios do sistema, separando a informao por estes perodos.
Alterar estrutura
Gesto de Projeto - 67
A estrutura possui duas formas de visualizao: planilha e rvore, que so
configuradas mediante a tecla F12 na tela dos projetos. Existem opes que s
esto disponveis em uma ou outra forma de visualizao, portanto experimente
ambas e decida qual ser a melhor para o seu uso.
Opes do menu:
Informao
Pode ser visualizada a informao referente ao projeto, existem dois tipos de
informaes:
o De legenda: indica que significa cada cone na visualizao da estrutura
o De fase: indica todas as operaes e sua configurao (permitidas ou
no) para a fase do projeto
Gesto de Projeto - 68
Nesta opo possvel configurar as colunas que se deseja que sejam
visualizadas no projeto, para a visualizao por planilha.
Filtro
Esta opo permite filtrar as tarefas que sero visualizadas, de acordo como
estado da sua execuo (todas, finalizadas ou pendentes), a data prevista (filtro
de-at) e/ou de um determinado recurso.
Ferramentas
Neste menu existem as seguintes ferramentas:
o Reprogramar datas previstas:
Esta opo permite reprogramar as datas das tarefas do projeto, a partir de uma
data de incio, ou at uma data de entrega. Todas as datas de incio das tarefas do
projeto sero redefinidas automaticamente em base as dependncias entre elas.
Veja as opes :
Gesto de Projeto - 69
o Reajuste de custo previsto:
Esta opo permite efetuar o reajuste dos custos para o projeto. O reajuste
deve ser realizado quando houver necessidade de alterar os valores calculados
pelo sistema.
Atualizar do Cadastro
Aplicar Percentual
Ao selecionar esta opo o sistema apresenta uma tela para seja informado o
percentual de reajuste a ser aplicado. E se ser um acrscimo ou um desconto
nos valores do projeto.
Esta opo permite que o reajuste seja feito manualmente para cada tarefa do
projeto.
Gesto de Projeto - 70
o Reclculo de custos:
Permite recalcular os custos totais de cada tarefa, EDT e o projeto
completo (em cascata ascendente).
o Redistribuio de recursos:
No gerenciamento de projetos, geralmente ocorre uma super alocao de
recursos, ou seja, h muito trabalho atribudo aos recursos, sendo
necessrio fazer uma redistribuio desses recursos.
Gesto de Projeto - 71
Pode-se encontrar recursos super alocados rapidamente, por meio do
grfico de Alocao de Recursos, no qual as barras que representam os
recursos super alocados so destacadas em vermelho. Ao selecionar um
trecho dessa barra super alocada, em particular, possvel visualizar a
quantidade de tempo em que o recurso est super alocado em
determinado perodo de tempo.
Exemplo:
Adiar uma tarefa ou atribuir recursos adicionais.
Os mtodos escolhidos para reduzir super alocaes dependem das
limitaes do projeto, tais como: custo, disponibilidade de recursos, data
de trmino e flexibilidade no agendamento de tarefas.
Algumas funcionalidades no so avaliadas para a redistribuio
automtica, sendo elas:
A tarefa no pode ser dividida
Restries da tarefa
Gesto de Projeto - 72
Consultas
Neste menu existem as seguintes consultas:
o Grfico de Gantt**
O grfico de Gantt** contextual e depende da tarefa/EDT posicionada,
assim se estamos posicionados no topo do projeto, ser visualizado o
grfico de Gantt** referente a todo o projeto, se posicionado em uma
EDT, o grfico ser s a partir desta EDT, se posicionado em uma tarefa,
o grfico ser a partir da EDT que pertence a tarefa. Quando dizemos
a partir estamos dizendo que iremos visualizar da entidade
referenciada para dentro da rvore e no para abaixo da rvore.
Gesto de Projeto - 73
o Alocao dos recursos por perodo
Esta consulta se diferencia da anterior somente nos parmetros,
enquanto a anterior lista todos os recursos envolvidos segundo o
posicionamento, entre as datas de alocao dentro do projeto, este
relatrio permite selecionar que recursos (entre os envolvidos segundo o
posicionamento) desejam ser visualizados, e tambm os parmetros
mostrados no seguinte grfico.
Estrutura
Nesta opo de menu possvel efetuar as operaes com a estrutura do
projeto, e a por meio desta opo que montado o projeto e, tambm feita
a sua manuteno. Quase todas as opes deste menu so contextuais, ou seja,
dependem da tarefa/EDT posicionada no momento de acionar o menu.
Incluir EDT/Alterar
Nesta opo possvel incluir/alterar nova EDT, que no caso da incluso ser
filha da EDT na que estamos posicionados. S possvel incluir uma EDT se
estivermos posicionados em outra EDT (menu contextual).
Gesto de Projeto - 74
A maioria dos campos da EDT so atualizados automaticamente quando so
includas as tarefas que a compem, portanto s devemos nos preocupar em
preencher os seguintes campos:
descrio;
quantidade de unidades que esta EDT ir produzir;
se faturvel, ou seja, se poder ser associada a um pedido de vendas
(pasta vendas/remessas);
Eventos que devero ser disparados de acordo com o progresso fsico.
Incluir Tarefa/Alterar
Nesta opo possvel incluir/alterar uma tarefa, que no caso da incluso ser
filha da EDT na que estamos posicionados. S possvel incluir uma tarefa se
estamos posicionados em uma EDT (menu contextual)..
Gesto de Projeto - 75
Pasta tarefa
Pasta cronograma
Durao : o tempo em horas teis que a tarefa demorar para terminar (de
acordo com o calendrio).
Calendrio: define o horrio em que a tarefa ser executada, em conjunto
com a durao e a data de incio da tarefa poder ser calculada a data final
da tarefa.
Data de incio prevista: a data em que est previsto o incio da tarefa
Hora de incio prevista: A hora em que est previsto o incio da tarefa
Data e hora de trmino previstas: Sero calculadas automaticamente em
base durao, o calendrio e a datas e hora de incio.
Mtodo de medio: Mtodo utilizado pelo sistema para calcular o progresso
fsico previsto da tarefa
1-0/100 : tcnica utilizada em tarefas de curta durao. O sistema
prev o 100% do progresso fsico na data final prevista da tarefa.
2-20/80 Tcnica utilizada em tarefas de curta durao. O sistema
prev 20% de progresso na data prevista para o incio e o 80%
restante do progresso fsico na data final prevista para a tarefa.
3-Eventos : Tcnica dos eventos-marco (milestones) recomendada
em tarefas discretas e de longa durao. Na tarefa devem ser
informados os eventos marco e suas datas com o percentual previsto
de execuo para a data do evento. No caso de no existirem os
eventos cadastrados, o sistema ir utilizar o mtodo proporcional ao
tempo.
Gesto de Projeto - 76
4-Proporcional ao tempo : tcnica utilizada em tarefas de longa
durao. O sistema calcula o progresso fsico previsto de acordo com
o calendrio e a durao da tarefa.
5-Proporcional ao Custo : Tcnica utilizada em tarefas de longa
durao. O sistema calcula o progresso fsico previsto de acordo com
o custo previsto ao longo da tarefa.
Exemplo de medio:
Para exemplificar, utilizaremos uma tarefa com as seguintes
caractersticas:
5. Incio dia 01/08 (sexta feira) fim 08/08 (sexta feira)
6. Calendrio de segunda a sexta feira
7. Consumo de custo previsto:
a. 40% no primeiro dia (materiais)
b. 60% rateado 10% em cada dia (mo-de-obra)
8. Eventos marco:
a. Finalizao de X, no dia 04/08, 30%
b. Finalizao de Y no dia 07/08, 70%
c. Finalizao da tarefa no dia 08/08, 100%
Tipos de
medie
s 1/ago 2/ago 3/ago 4/ago 5/ago 6/ago 7/ago 8/ago
100,00
1-0/100 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% %
20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 100,00
2-20/80 % % % % % % % %
3- 30,00 30,00 30,00 70,00 100,00
Eventos 0,00% 0,00% 0,00% % % % % %
4- 16,67 16,67 16,67 33,33 50,00 66,67 83,33 100,00
Tempo % % % % % % % %
50,00 50,00 50,00 60,00 70,00 80,00 90,00 100,00
5-Custo % % % % % % % %
Gesto de Projeto - 77
Exemplo de tipos de medies
120,00%
100,00%
80,00%
Progresso fsico
1-0/100
2-20/80
60,00% 3-Eventos
4-Tempo
5-Custo
40,00%
20,00%
0,00%
1/8/2005 2/8/2005 3/8/2005 4/8/2005 5/8/2005 6/8/2005 7/8/2005 8/8/2005
Datas
Pasta Vendas/Remessa
Itens da tarefa
A tarefa est composta por 6 tipos de itens:
1. Produtos que sero consumidos
2. Despesas que a tarefa gerar
3. Relacionamentos com outras tarefas
4. Eventos
5. Recursos que sero alocados
6. Cronograma por perodo (no caso deste terem sido definidos para o
projeto)
Produtos:
Gesto de Projeto - 78
Cdigo: deve ser informado o cdigo do produto que ser consumido
Quantidade: deve ser informada a quantidade do produto que ser consumida
pela tarefa.
Moeda: Moeda do custo do produto
Custo: Custo que ser utilizado para a previso, o sistema traz por defeult o
custo padro (B1_CUSTD), mas pode ser modificado pelo usurio.
Calc.Custo: Define o mtodo de apropriao do custo para o produto, sendo as
opes:
1-50/50 : o sistema prev que a apropriao ser feita 50% no incio
previsto da tarefa e 50% na data final prevista da tarefa.
2-0/100: o sistema prev 100% da apropriao do custo na data
final prevista da tarefa
3-Rateado: mtodo no qual os custos sero distribudos durante a
execuo da tarefa. O sistema prev a apropriao de custo rateando
o custo segundo o progresso fsico previsto da tarefa.
4-Necessidade: a apropriao era feita na data de necessidade do
produto. Geralmente utilizado em tarefas de longa durao.
Despesas:
Relacionamentos
Aqui deve ser informada a precedncia entre tarefas.
Eventos
Informe nesta pasta os dados do evento envolvido na realizao da tarefa
Tipo e descrio: Identificadores do evento
Percentual de execuo: Progresso fsico que quando atingido disparar o
evento.
E-mail: Endereos de e-mail das pessoas que devero receber um aviso que o
evento for atingido.
Funo de usurio: Funo que ser executada quando o evento for atingido.
Gerao de ttulo: Dados que sero utilizados para gerao de ttulos no contas
a receber quando o evento for atingido.
Gesto de Projeto - 79
Dados do pedido de vendas: Dados que sero utilizados para liberar parte ou a
totalidade de item de um pedido de vendas quando o evento for atingido.
Recursos
Cdigo do recurso: Cdigo do recurso que ser alocado.
Quantidade: deve ser informada a quantidade em horas que o recurso ser
alocado.
Cdigo do produto: Dever ser informado o cdigo do produto que servir de
base para o clculo do custo,
Moeda: Moeda do custo do recurso
Custo: Custo que ser utilizado para a previso, o sistema traz por default o
custo do recurso ou o custo do produto associado ao recurso, mais pode ser
modificado pelo usurio.
Calc.Custo: Define o mtodo de apropriao do custo para o recurso, as opes
so:
1-50/50 : O sistema prev que a apropriao ser feita 50% no incio
previsto da tarefa e 50% na data final prevista da tarefa.
2-0/100: O sistema prev o 100% da apropriao do custo na data
final prevista da tarefa
3-Rateado: Mtodo onde os custos sero distribudos durante a
execuo da tarefa. O sistema prev a apropriao de custo rateando
o custo segundo o progresso fsico previsto da tarefa.
4-Necessidade: A apropriao era feita na data de necessidade do
recurso. Geralmente utilizado em tarefas de longa durao.
Visualizar (EDT/Tarefa)
Nesta opo possvel visualizar uma tarefa ou EDT. No caso da EDT podero
tambm ser vistas as tarefas e sub-EDTs da EDT. A EDT/tarefa, sendo
visualizada, a que est posicionada (menu contextual)
Excluir (EDT/Tarefa)
Nesta opo possvel excluir uma tarefa ou EDT. No caso da EDT sero
tambm excludas todas as tarefas e sub-EDTS que a compe. A EDT/tarefa,
sendo excluda, a que est posicionada (menu contextual).
Quando houver necessidade de se cadastrar uma EDT ou Tarefa nova que tenha
a maioria dos dados semelhantes a uma EDT/Tarefa j existente em outro
projeto (ou no mesmo), possvel copiar seus dados e gerar esta nova
EDT/Tarefa. S possvel copiar uma EDT/tarefa se estivermos posicionados
em uma EDT (menu contextual).
Importar Composio
Gesto de Projeto - 80
posicionados. S possvel importar uma composio se estivermos
posicionados em uma EDT (menu contextual).
Associar Composio
Nesta opo possvel associar uma composio a uma Tarefa em base a uma
composio cadastrada. A tarefa ser composta por todos os itens da
composio selecionada. No caso da composio selecionada estar formada por
sub-composies, todos os elementos da composio e das sub composies
sero copiadas para a tarefa (o dados dos itens das tarefas sero substitudos
com os referentes a composio e as suas sub composies).
S possvel associar uma composio se estamos posicionados em uma tarefa
(menu contextual).
Excel
Imprimir
Nesta opo ser gerado um relatrio com os dados exibidos na planilha. Por
esse motivo no existem parmetros para essa impresso.
Cancelar
Sai da estrutura e volta para tela de gerenciamento de projetos.
Exerccio
Gesto de Projeto - 81
Obs.:
O Parmetro MV_PMSRBLQ, indica se obrigatrio iniciar uma Reviso, para
realizar a Alterao no Projeto. Neste caso ele est Ativado, ou seja, para realizar
Alteraes, necessariamente, deve-se iniciar uma Reviso. Mais tarde trataremos, a
fundo as Revises.
4. Selecione as seguintes opes:
Atualizaes
Projetos
Gerenciam. Projetos;
5. Selecione o Projeto PRJCURSO e clique na opo Alt. Estrutura;
6. Altere a Tarefa Passagem Interna de Fio Eltrico;
7. Na pasta Eventos preencha os campos, informando os dados a seguir:
Uso: 0002 (F3 Disponvel)
Descrio: Receber parte do projeto
Dt. Prevista: <Hoje mais 10 dias>
% Perc. Exec.: 100
Cd. Cliente: PMSP (F3 Disponvel)
Loja Cliente: 01
Valor Ttulo: 2000,00
Gerar Provi.: Data Prev. Calc.
Gerar Ttulo: Sim
Cond. Pagto.: 001 (F3 Disponvel)
Nm. Ttulo: 123456
Prefixo: PRJ
Natureza: 429
Exerccio
Gesto de Projeto - 82
3. No alto a direita, existe a data <Hoje>, clique na Seta ao Lado Direito, para alterar a
data;
4. Clique no boto Opes, mude a Escala de Tempo, para Melhor Escala e
confirme;
Obs.:
No Grfico de Gantt as Barras Pretas representam as EDTs e as Azuis
representam as Tarefas, ao dar um clique sobre a barra, o sistema apresentar os detalhes
de cada uma delas;
Perceba que no fim de cada uma das barras o sistema apresentar a informao POC:
0,00%, que indica o Percentual de Concluso. Este valor alterado a medida que o
projeto seja concludo.
5. Clique no boto Sair;
6. Clique no boto Consultas e selecione a opo Grfico de Alocao dos Recursos;
7. Clique no boto Opes, mude a Escala de Tempo para Melhor Escala e
confirme;
Obs.:
Observe como o sistema apresenta a Alocao dos Recursos no modo Grfico;
No Grfico de Recursos, as Barras Azuis representam as Tarefas e as Linhas Verdes
ou Vermelhas representam os Recursos;
Ao dar um clique sobre a barra, o sistema apresentar os detalhes de cada uma delas;
O recurso, quando est Vermelho, representa Super-Alocao, ou seja, est alocado
em mais de uma tarefa no mesmo dia e horrio; quando est Verde significa que est
Sub-Alocado ou Alocado 100%.
8. Clique na Barra Verde do Recurso Eletricista e observe as informaes;
9. Clique na Barra Vermelha do Recurso Aj. de Pedreiro e observe as informaes;
10. Clique no boto Consultas e selecione a opo Grfico de Alocao de Equipes;
11. Clique no boto Opes, mude a Escala de Tempo para Melhor Escala e
confirme.
Exerccio
Gesto de Projeto - 83
3. Clique na tarefa Passagem interna de Fio, clique em estrutura e escolha a opo
alterar;
4. Selecione a pasta Alocao de Recurso, clique na opo Disponibilidade da
Equipe/Recurso e informe os dados a seguir:
Obs.:
No Grfico de Recursos, as Barras Azuis representam as Tarefas e as Barras
Verdes ou Vermelhas representam os Recursos, ao dar um clique sobre as mesmas, o
sistema apresentar o Detalhe de cada uma;
O Recurso quando est Vermelho, representa Super-Alocao, ou seja, est
alocado em mais de um projeto no mesmo dia e horrio; quando est Verde representa
que est Sub-Alocado ou Alocado 100%, ou seja, pode ter Tempo Disponvel.
Gesto de Projeto - 84
Exerccio
1. Selecione as opes:
Relatrios
Projetos (previsto)
Alocao Recursos;
2. Clique no boto Parmetros e informe os dados a seguir:
Projeto De?: PRJCURSO (F3 Disponvel)
Projeto At?: PRJCURSO (F3 Disponvel)
Data do Projeto De?: 01/01/XX
Data do Projeto At?: 31/12/XX
Dt. de Alocao De?: 01/01/XX
Dt. de Alocao At?: 31/12/XX
Considerar Tarefas?: A executar
Equipe De?: (Branco)
Equipe At?: ZZZZZZZ
3. Confira os dados e confirme a impresso do relatrio de Alocao de Recursos.
Obs.:
As demais opes so iguais as da consulta a Alocao de Recursos.
Gesto de Projeto - 85
Exerccio
Exerccio
Reprogramando Projetos:
Gesto de Projeto - 86
9. No Campo Intervalo de?, informe data de incio do projeto;
10. No Campo Intervalo at?, informe data de incio do projeto e confirme;
11. No boto Ferram., selecione a opo Reajustar Custo Previsto e informe os dados
a seguir;
Gesto de Projeto - 87
Exerccio
Exerccio
Gesto de Projeto - 88
Exerccio
Exerccio
Gesto de Projeto - 89
Exerccio
Exerccio
Gesto de Projeto - 90
Exerccio
Gesto de Projeto - 91
Usurios
possvel controlar as alteraes e manipulaes dos projetos, atribuindo direitos
de acesso para cada usurio.
Dessa forma, podemos definir que, por exemplo, o usurio "X" tenha direitos totais
sobre "Solicitaes de Compras", porm acesso somente visualizao dos
documentos do projeto.
O usurio que cria o projeto possui automaticamente direito de acesso total a todas
as operaes desse projeto.
Opes do menu:
Informao
Existem dois tipos de informaes que podem ser visualizada a partir da
referncia do projeto,:
o De legenda: indica o que significa cada cone na visualizao da
estrutura.
o De fase: indica todas as operaes e sua configurao (permitidas ou
no) para a fase do projeto.
Filtro
Esta opo permite filtrar as tarefas que sero visualizadas, de acordo como
estado da sua execuo (todas, finalizadas ou pendentes), a data prevista (filtro
de-at) e/ou de um determinado recurso.
Usurios
nesta opo que possvel incluir, excluir e modificar as propriedades dos
usurios das tarefas/EDTs.
Os acessos so definidos como:
Bloqueado (sem nenhum acesso)
Visualizar
Alterar
Controle total
Gesto de Projeto - 92
Quando os usurios so configurados para alguma tarefa ou EDT, estes ficam na
rvore embaixo da EDT/Tarefa a que foram atribudos.
Exerccio
Gesto de Projeto - 93
Projetos
Gerenciam. Projetos;
12. Selecione o Projeto PRJCURSO e clique na opo Alt. Estrutura;
13. Altere a Tarefa Passagem Interna de Fio Eltrico;
Obs.:
Note que no est disponvel a Alterao, pois o Usurio somente tem direito a
Visualizao da Estrutura e no a Alterao da mesma.
14. Saia do sistema e acesse novamente com a Data Base igual a Data de hoje e a
Senha referente ao usurio selecionado no item anterior;
15. Selecione as seguintes opes:
Atualizaes
Projetos
Gerenciam. Revises;
16. Selecione o Projeto PRJCURSO;
17. Clique na opo Finalizar Reviso e confirme.
Dica:
Caso necessite Excluir o Usurio ou Alterar as Propriedades, bastar selecionar o
Usurio, clicar no boto Usurios e selecionar a opo desejada, ou seja, Excluir ou
Alterar Propriedades.
Gerenciamento de Revises
muito comum que aconteam mudanas no decorrer de um projeto, e uma das
responsabilidades do gestor gerenciar essas mudanas, que vo desde uma
simples modificao de data at uma reformulao de tarefas ou EDTs de uma
forma mais complexa.
Gesto de Projeto - 94
Existem dois tipos de controles, o automtico e o manual, e cada projeto pode ser
controlado de uma ou outra forma, bastando informar no cadastro desse o tipo de
controle escolhido para ele.
Automtico
No controle automtico ser automaticamente gerada uma reviso cada vez que
qualquer mudana for feita no projeto e ser finalizada automaticamente quando o
usurio terminar a modificao.
Manual
No controle manual, o gestor deve indicar quando est comeando uma reviso e
quando a termina. No pode se iniciar uma nova reviso antes de terminar a
reviso em curso.
Opes do menu
Histrico
Acessando esta opo ser aberta a tecla de histrico, ono qual podero ser
executadas as seguintes operaes com todas as revises do projeto posicionado:
Detalhes: poder ver toda a informao referente reviso, como
data de incio e fim, usurio que iniciou e usurio que finalizou, fase
em que foi iniciada a reviso e as observaes.
Visualizar: poder ser vista a estrutura final da reviso. Nesta
interface esto disponveis as ferramentas padres para visualizao
de projetos (filtros, configurao de colunas, Excel, etc.).
Usurios: poder ser vista a estrutura final do controle de usurios
da reviso.
Iniciar Reviso
Acessando esta opo ser aberta uma nova reviso, na qual somente deve ser
informada a fase em que ser iniciada a reviso (muito importante para determinar
Gesto de Projeto - 95
as operaes que podero ser executas com o projeto, enquanto estiver em
reviso) e uma descrio do motivo da reviso.
S ser possvel acessar esta opo se no existir nenhuma reviso em aberto.
Finalizar Reviso
Comparar
Gesto de Projeto - 96
Usurios reviso
Nesta opo, caso o projeto tenha habilitado o controle de usurios, ser possvel
definir as permisses para cada usurio, que s sero vlidas enquanto a reviso
estiver ativa. A interface a mesma que a de configurao de acessos de usurios
para projetos, permitindo incluir novos, modificar os j includos e excluir usurios.
Exemplo:
Exerccio
Gesto de Projeto - 97
Atualizaes
Projetos
Gerenciam. Revises;
2. Selecione o Projeto PRJCURSO;
3. Clique na opo Iniciar Reviso;
4. No Campo Comentrio, informe Alterar a quantidade do produto da tarefa
Instalao Eltrica;
Obs.:
Note que o sistema possue a opo Usurio Reviso, que permite dar direito a
determinado usurio a realizar determinado Tipo de Alterao, enquanto durar a
Reviso.
5. Confira os dados e confirme o Incio da Reviso;
6. Selecione as seguintes opes:
Atualizaes
Projetos
Gerenciam. Projetos;
7. Selecione o Projeto PRJCURSO e clique na opo Alt. Estrutura;
8. Altere a Tarefa Instalao Eltrica;
9. No Produto 000005, altere o Campo Quantidade para 10 e confirme a
alterao;
10. Saia do Projeto;
11. Selecione as seguintes opes:
Atualizaes
Projetos
Gerenciam. Revises;
12. Selecione o Projeto PRJCURSO, clique na opo Finalizar Reviso e confirme;
13. Selecione a opo Histrico, selecione a Verso 0003 e clique na opo
Visualizar;
14. Visualize a Tarefa Instalao Eltrica e note que a Quantidade no est alterada,
pois, estamos com a Verso 0003 selecionada;
15. Saia do Projeto;
16. Selecione o Projeto PRJCURSO, clique na opo Comparar;
17. Selecione Comparar Verso 0002, Com Verso 0003, e confirme;
18. Selecione o Produto 000005;
19. Clique com o Boto Direito do Mouse e selecione a opo Comparar.
Obs.:
Observe que os campos em Vermelho, sofreram Alteraes.
Gesto de Projeto - 98
Gerenciamento de Execuo
At aqui oramos, aprovamos o oramento, geramos o projeto e o revisamos. Pois
bem, chegou a hora de comearmos a executar o projeto, comear a comprar
material, verificar quem dever ser alocado e planejar as necessidades para que
no falte nada na hora de executar as tarefas.
Automtica
Para gerar o planejamento do material de forma automtica necessrio acessar a
opo de planejamento. Nessa interface possvel definir planejamentos por
intervalos de tempo, filtrados por tarefas, produtos, grupos de tarefas, grupos de
produtos, etc.
O que isso significa? Significa que posso pedir para o sistema gerar o planejamento
de acordo com o tipo de material, os produtos, tarefas etc.. Vamos ilustrar isso com
um exemplo.
Exemplo:
Vamos supor que vamos executar um projeto de 6 meses de durao, no qual
temos as seguintes necessidades:
Ms Ms Ms Ms Ms Ms
Produto/Grupo 1 2 3 4 5 6
N001/NAC 10 12 18 18 0 20
N002/NAC 15 12 5 2 15 0
I001/IMP 12 22 6 2 15 0
I002/IMP 0 20 70 0 0 0
E001/ECON 25 20 70 80 20 100
E002/ECON 20 65 60 20 90 0
Gesto de Projeto - 99
2 Planejamento do grupo NAC
Como podemos observar nas telas capturadas, ainda podemos optar por fazer um
planejamento como PREVISTO, ou como FIRME. Em ambos os casos, sero
disparadas as geraes de solicitaes, empenhos, etc., a diferena que no
primeiro caso, cada uma destas geraes ser marcada como prevista* e no como
firme*. Para firmar o planejamento, ser necessrio acessar o menu de
Nesse exemplo utilizamos filtros por grupos de produtos, produtos e datas. Como
dito anteriormente, e segundo o que se pode visualizar nas telas capturadas,
podero ser feitos filtros por tarefas e grupos de tarefas tambm.
Tambm poder ser informado de quais armazns ser solicitado ou reservado o
material (campo Cons.Armazm).
Manual
IMPORTANTE:
O sistema sugere que a tarefa seja posicionada amarrada ao documento sendo
gerado, mas necessrio confirmar a quantidade, portanto em cada documento
Amarrao
nica:
Os planejamentos de amarrao nica s podero ser amarrados a uma tarefa. Isso
feito informando o projeto, verso e tarefa em campos do planejamento. Por
exemplo, nos empenhos.
Mltipla:
Informao
Existem dois tipos de informaes, sendo que estas podem ser visualizadas por
projeto, so elas:
o De legenda: indica o que significa cada cone na visualizao da
estrutura
o De fase: indica todas as operaes e sua configurao (permitidas ou
no) para a fase do projeto
Colunas
Nesta opo possvel configura as colunas que devem ser visualizadas no
projeto.
Filtrar
Esta opo permite filtrar as tarefas que sero visualizadas, de acordo com o
estado da sua execuo (todas, finalizadas ou pendentes), a data prevista (filtro
de-at) e/ou de um determinado recurso.
Consultas
Exerccio
12. Posicione o cursor na linha do 1 item da Nota Fiscal de Entrada e pressione a tecla
<F5> para selecionar o Pedido de Compras gerado anteriormente, selecione-o com um
duplo clique;
13. Confirme a incluso da Nota Fiscal de Entrada;
14. Acesse o Ambiente de Gesto de Projetos - PMS.
Gerenciamento de Apontamentos
Quando o projeto comea a ser executado, ele comea a gerar custos (compra de
material, despesas, recursos, etc.) e receitas (faturamento e outras receitas). Esses
custos e receitas precisam ser associados ao projeto para conhecermos o progresso
dele, e, ao final do projeto, medir o grau de sucesso ou o fracasso do mesmo,
mediante a comparao do previsto com o realmente executado.
Esta rotina permite centralizar a visualizao dos apontamentos para cada tarefa e
ainda possibilita a gerao de apontamentos dos mdulos, nos quais estes
acontecem.
EDTs Tarefas
Apontamento Visualizar Gerar Visualizar Gerar Amarrao Mdulo
Requisies de
MP/MO/etc. No No Sim Sim nica Estoques
Documento de Entrada No No Sim Sim Mltipla Compras
Despesas Financeiras No No Sim Sim Mltipla Financeiro (CP)
Gesto de
Recursos No No Sim Sim nica projetos
Documentos de Sada Sim No Sim No Mltipla Faturamento
Receitas Sim Sim Sim Sim Mltipla Financeiro (CR)
Movimento Bancrio Sim No Sim No Mltipla Financeiro
Amarrao
nica:
Os apontamentos de amarrao nica s podero ser amarrados a uma tarefa. Isso
feito informando o projeto, verso e tarefa em campos do apontamento. Por
exemplo, requisies.
Apontamento de requisio:
Mltipla:
Apontamento de despesas:
Isso necessrio, para saber o custo real da utilizao dos recursos, apur-lo e
compar-lo com o custo previsto para a tarefa.
Note que o tempo apontado nessa rotina, no tem nada a ver com o andamento da
tarefa, e sim com o uso de recursos por parte desta, isto , se tivermos uma tarefa
com 4 horas de durao, e apontarmos 2 horas do nico recurso alocado, no quer
dizer que foi cumprido 50% da tarefa, e sim que foram consumidos 50% do
recurso apontado.
possvel que a tarefa seja cumprida com 50% da previso de uso do recurso
(recurso mais eficiente) ou ainda que seja necessrio 200% da previso de uso do
recurso (recurso menos eficiente).
Esta opo deve ser utilizada quando deseja-se apontar a utilizao de um recurso
em um dia ou em vrios dias, mas sem um padro de utilizao, ou seja,, sem
coincidir os horrios de utilizao nesses dias.
Esta opo, deve ser utilizada quando deseja-se apontar a utilizao de um recurso,
controlando, de forma apurada, a hora exata de incio de utilizao e de fim.
Neste caso, quando se executa a opo de Iniciar uso o sistema marca o registro,
indicando que comeou a ser utilizado, com a hora em que foi chamada a rotina
(pode ser mudada). Quando se executa a opo Parar uso o sistema marca o
registro com a hora da parada (pode ser mudada).
Isto til para utilizao com integraes de relgio de ponto, por exemplo.
Esta opo, deve ser utilizada quando se quer apontar a utilizao de um recurso
em um perodo em que este trabalhou nos mesmos horrios.
Por exemplo, para incluir um apontamento para o recurso TEC001 no projeto 001
na tarefa 01.2, para o perodo de 01/08 at 15/08 das 08:00 a 17:00 hr todos os
dias, com exceo de sbados e domingos, deve-se inclu-lo, informando os
seguintes dados:
Estes tipos de custo e despesas devero ser apropriados pelo projeto e pela rotina
de apontamentos diretos.
Exemplo:
Caso no seja utilizado o mdulo de compras, ser necessrio fazer as apropriaes
de material e/ou servios por meio desta opo.
Exerccio
Exerccio
Exerccio
Gerenciamento de Confirmao
Quando comeamos efetivamente a executar tarefas de um projeto, necessrio
documentar o progresso destas tarefas, informando o percentual (ou a quantidade)
executada periodicamente. A mnima unidade de tempo da confirmao o dia, isto
, pode-se informar uma s confirmao por dia, no sendo possvel por exemplo,
confirmar um percentual de manh, e outro no final do dia.
Com esses dados possvel conhecer o estado da tarefa (e por conseqncia EDTs
e o projeto) e o valor ganho, que uma ferramenta de anlise muito importante no
gerenciamento de projetos.
Exemplo:
Temos uma tarefa planejada para comear no dia 01/08 e acabar no dia 05/08,
para produzir 50 peas de um produto X. Segundo o calendrio e a previso,
deveriam ser produzidas 10 unidades por dia.
Na confirmao, devemos informar o total produzido at a data, assim se no
primeiro dia produzimos 15 peas, no segundo 8, no terceiro quebram 10 e
produzimos 7 , no quarto 8 e no ltimo 15, as confirmaes deveriam ser as
seguintes (informando sempre a quantidade total ou o % total):
Confirmaes
Qtd %
Dia Qtd total Total
1/ago 15 15 30,00%
2/ago 8 23 46,00%
3/ago -3 20 40,00%
4/ago 8 28 56,00%
5/ago 15 43 86,00%
Gerar AE: deve-se indicar se dever ser gerada uma Autorizao de entrega
automaticamente, no caso da tarefa ter associada um contrato de parceria.
Informao
Pode ser visualizada a informao referente ao projeto, sendo que existem dois
tipos de informaes:
o De legenda: indica o que significa cada cone na visualizao da
estrutura
o De fase: Indica todas as operaes e suas configuraes (permitidas ou
no) para a fase do projeto
Consultas
Simulaes
Em projetos muito complexos cria-se a necessidade de se fazer mudanas e medir
impactos que estas teriam no projeto se confirmadas, sem que isso afete o
andamto do projeto.
Alm da verso base, deve-se informar a verso com que ser identificada a
simulao (sugerimos utilizar a nomenclatura S999, em que 999 a verso da
simulao), a descrio da simulao e alguma observao se for necessrio.
Quando confirmada, ser criada uma cpia da verso base, como todos os valores
previstos e todos os valores realizados at o momento.
Visualizar
Alterar estrutura
Comparar
Quando feita uma reviso, o sistema sempre guarda a verso anterior esta.
Quando iniciada uma simulao, o sistema faz uma cpia da verso base da
simulao. Nesta opo possvel comparar simulaes (e diferentes verses de
revises) em uma interface grfica muito amigvel. Para comparar, deve escolher
as verses (de revises ou simulaes) que se deseja comparar e ser exibida uma
tela como a que segue.
Caso alguma simulao do projeto deva virar a verso em uso do projeto, deve ser
utilizada a opo de efetivar a simulao. Isso far com que seja criada
automaticamente uma verso de reviso e que esta seja finalizada, virando a
verso atual do projeto.
Exerccio
Gerenciamento de execuo:
Em que possvel administrar (por tarefa)
Contratos de parceria
Solicitaes de compras
Solicitaes ao almoxarifado
Ordens de produo
Empenhos.
Gerenciamento de apontamentos:
Em que possvel administrar (por tarefa os consumos/despesas, por tarefa e/ou
EDT para as receitas):
Requisies
Notas fiscais de entrada
Atalhos:
Nesta opo possvel configurar atalhos para cada opo dos menus e para os
mesmos menus. Estes atalhos so configuraes exclusivas por usurio, e so
diferentes para a rotina de Modificao de estrutura e de visualizao.
Esta mesma interface pode ser utilizada para manter os projetos do ambiente de
gesto de projetos, integrando assim todos os recursos do ERP para o
gerenciamento da execuo com a interface do MS Project.
Sincronizao
possvel abrir um projeto do ambiente de gesto de projetos no MS Project
e manipul-lo, atualizando a informao no ambiente de gesto de projetos,
depois de manipulado, podendo, desse jeito, utilizar a interface do MS
Project para montar e manipular partes da estrutura do projeto, sem perder
a integrao com o mdulos do ERP, como seria se fosse utilizado s o MS
Project.
Exportar
Para exportar o projeto ser necessrio informar o idioma da verso do Project com
que ser feita a integrao (isso necessrio para interpretar algumas siglas no
idioma correto).
Para finalizar a integrao com o MS Project, clique em sair. Ele ser fechado, se
desejar gravar o arquivo aberto no MS Project deve faz-lo antes de acessar a
opo Sair.
Sincronizar
Por ltimo, para finalizar a integrao deve-se selecionar a opo Sair, que
fechar o Ms Project e voltar para a tela de projetos.
DICA:
Para importar um projeto no sistema, crie um projeto vazio, chame a integrao e
quando o projeto for aberto, copie o contedo do seu projeto (copiar-colar) para o
arquivo aberto via integrao com o sistema.
Importao CSV
O CSV (Comma separated values) um formato utilizado para arquivos de texto
que permite o intercmbio de informaes entre diferentes sistemas.
No Microsoft Project deve ser configurado um mapa de campos que deve ser
montado em conjunto com a configurao de campos para importar do ambiente de
gesto de projetos e que deve ter definido o smbolo # como separador para as
colunas.
Para importar o arquivo ser necessrio informar que ele ser importado e o idioma
da verso do Project em que o arquivo ser utilizado (isto , necessrio para
interpretar algumas siglas no idioma correto).
A importao pode gerar um novo projeto (nesse caso ser aberta a tela de
incluso de projetos antes de fazer a importao, para cadastra o novo projeto) ou
pode-se atualizar um projeto j existente, apagando tarefas que no esto no
arquivo importado, criando novas quando estas no existem no projeto destino,
atualizando dados no caso de existirem.
Vejas as opes:
CSV (Comma Separated Values) um formato utilizado para arquivos de texto que
permite o intercmbio de informaes entre diferentes sistemas.
Entre outras aplicaes, esse arquivo pode ser utilizado para ser importado no
Microsoft Project. Para isso, ser necessrio utilizar um mapa de campos. Consulte
a documentao do Microsoft Project para mais informao.
Para gerar o arquivo, ser necessrio informar que projeto ser exportado, o nome
e o destino para onde ser exportado e, por fim o idioma da verso do Project em
que o arquivo ser utilizado (isto necessrio para exportar algumas siglas no
idioma correto).Vejas as opes:
Exerccio
Calendrio: 818
7. Confirme a incluso do projeto;
8. Selecione as seguintes opes:
Atualizaes
Integrao
Importao CSV;
9. Clique na opo Incluir e informe os dados a seguir:
Arquivo PRJCURSO.CSV
Projeto: PRJ (F3 Disponvel)
Painel de Controle
Para poder Gerenciar projetos de uma forma eficiente, necessrio identificar
desvios de custos e de progresso, conhecer o caixa necessrio para afrontar as
prximas fases, etc. Alm disso, necessrio conhecer o desempenho de uma
projeto, ou at de uma tarefa ou EDT de uma forma simples e rpida.
Cada um destes indicadores pode ser visualizado para uma tarefa, projeto ou EDT,
dependendo de onde estivermos posicionados. Nesta explicao nos referiremos a
projetos para simplificar o entendimento.
Progresso financeiro
Parmetros da consulta:
Representao grfica:
Neste grfico possvel verificar, de uma forma rpida, que o custo estava abaixo
do esperado at o dia 28/06/05, a partir da o custo foi maior do que o previsto at
o final do projeto. Finalmente, ele foi mais caro do que a previso.
Progresso fsico
Parmetros da consulta:
Planilha de valores:
Anlise de execuo
Valor ganho
Nesta opo possvel verificar os indicadores de custo em um perodo de uma
forma comparativa, exibindo a evoluo dos desvios entre COTE, o COTP e o CRTE..
Planilha de valores:
Fluxo de caixa
O fluxo de caixa permite ver as obrigaes e as receitas que sero geradas pelo
projeto no futuro. importante ter cincia que o fluxo no tem a ver com o
desempenho ou o valor ganho pelo projeto. Isso se deve a vrios fatores, dentre os
quais esto:
Os dados realizados no aparecem no fluxo.
As entradas e sadas so previstas.
Existem custos no refletidos no fluxo de caixa (utilizao de material que
no gerou compra pois j estava disponvel, por exemplo)
Ele representa simplesmente o valor de caixa que ser necessrio para afrontar os
prximos perodos do projeto.
Planilha do fluxo:
Exerccio
Exerccio
Exerccio
Exerccio