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Gestão de Projetos
Leila Oliva
Índice
Parte 1
CONHECER
Aproveite!
LAB SSJ
Agenda
• Welcome e Expectativas
• Conteúdo
– Introdução a Gestão de Projetos. Ciclo de Vida e Organização
do projeto. Processos de Gerenciamento de Projetos
– Gerenciamento da Integração
– Gerenciamento do Escopo
– Gerenciamento do Tempo
– Gerenciamento do Custo
– Gerenciamento da Qualidade
– Gerenciamento da Comunicação
– Gerenciamento de Riscos
– Gerenciamento de Aquisições
• Summing Up e Apresentação de Projetos
Welcome
• Os objetivos deste workshop são:
– Produzir um plano para seu projeto que tenha uma
alta chance de sucesso.
– Estabelecer e usar ferramentas específicas para
acompanhar o projeto e manter-se dentro do
planejado.
– Criar uma linguagem em comum entre os projetos a
serem apresentados.
Expectativas
Welcome e Expectativas
Agenda
• Welcome e Expectativas
• Conteúdo
– Introdução a Gestão de Projetos. Ciclo de Vida e
Organização do projeto. Processos de Gestão de
Projetos
– Gerenciamento da Integração
– Gerenciamento do Escopo
– Gerenciamento do Tempo
– Gerenciamento do Custo
– Gerenciamento da Qualidade
– Gerenciamento da Comunicação
– Gerenciamento de Riscos
– Gerenciamento de Aquisições
• Summing Up e Apresentação de Projetos
Definindo...
• Processo é contínuo, repetitivo ou operacional em sua
natureza e não tem um ponto final.
• Programa é maior e mais abrangente que um projeto,
normalmente são de longo prazo e freqüentemente
congrega uma série de projetos.
• Projeto é alguma coisa que você faz e que tem um final.
– É um grupo complexo de esforços com um objetivo específico,
com uma agenda e orçamento específicos, que tipicamente
congrega pessoas de várias funções e é único.*
Elaboração Progressiva*
Restrição Tripla
Cu
o
az
s to
Pr
Qualidade
Satisfação do Cliente
Escopo
Tempo
Gerenciamento de Projetos
• PMBOK: Project
Management Body of
Knowledge
• É a aplicação de
conhecimentos,
habilidades, ferramentas
e técnicas às atividades
do projeto a fim de
atender seus requisitos.
Gerenciamento de Projetos
• Gerenciamento de projetos é uma forma sistemática de
fazer com que um trabalho seja feito.
– Envolve a coordenação, organização e controle das atividades
de um grupo para que seja possível atingir um objetivo dentro
do tempo, custo e performance esperados.
• É realizado através da aplicação e da integração dos
seguintes processos:
– Iniciação
– Planejamento
– Execução
– Monitoramento e Controle
– Encerramento
Agenda
• Welcome e Expectativas
• Conteúdo
– Introdução a Gestão de Projetos. Ciclo de Vida e Organização
do projeto. Processos de Gerenciamento de Projetos
– Gerenciamento da Integração
– Gerenciamento do Escopo
– Gerenciamento do Tempo
– Gerenciamento do Custo
– Gerenciamento da Qualidade
– Gerenciamento da Comunicação
– Gerenciamento de Riscos
– Gerenciamento de Aquisições
• Summing Up e Apresentação de Projetos
Desenvolver o termo de
abertura do Projeto:
escopo preliminar
FINALIZAÇÃO
PLANEJAMENTO ENCERRAMENTO: Gestão
PROJETO / FASE Das
Gestão
DEFINIÇÃO ENCERRAMENTO DE CONTRATOS Aquisições
das LIÇÕES APRENDIDAS
Pessoas - Objetivos do projeto
- Escopo
- Prazo
CONTROLE
- Custos
- Recursos Gestão Gestão
INFORMAÇÃO de
Gestão da • PROCESSO Risco
da Integração - RESULTADOS
Qualidade DESENVOLVIMENTO - PROGRAMAÇÃO
- Definição do Escopo - ORÇAMENTO
- EAP/ Seqüênciamento de atividades
- Estimativa de recursos
- Estimativa de duração Gestão
AVALIAÇÃO
- Estimativa de custos Das
Gestão
- Identificação de Riscos PROJETO / FASE Comunicações
do ESCOPO
Tempo - PRAZO
- CUSTO
EXECUÇÃO
EXECUÇÃO DO PLANO
INTEGRADO DE AÇÃO
PROCURAR ATENDER
- ESCOPO
- PRAZO
- CUSTO
• Aceitação formal
• Arquivo/ atualização dos registros do projeto
• Liberação dos recursos
• Auditoria de aquisições
• Verificação do produto
• Atualização dos registros das lições aprendidas
• Certificar-se de que a infra-estrutura necessária:
pessoas, equipamentos e processos, estão BEM
DEFINIDOS para o DIA A DIA após a entrega do
produto do projeto
Áreas do Conhecimento
Áreas do Conhecimento
• Projeto tem um TRABALHO a ser feito
ESCOPO
Áreas do Conhecimento
• Projeto tem um PRAZO para ser concluído
Processos requeridos
para assegurar a
conclusão do projeto
nos prazos previstos
TEMPO
Áreas do Conhecimento
• Projeto necessita de $ para ser feito
CUSTO ESCOPO
Áreas do Conhecimento
• Projeto endereça NECESSIDADES e REQUISITOS
CUSTO ESCOPO
QUALIDADE TEMPO
Restrição tripla
Áreas essenciais do gerenciamento são as demandas
concorrentes
CUSTO ESCOPO
ES
CO
O
ST
PO
CU
TEMPO
QUALIDADE TEMPO
Áreas do Conhecimento
• Projeto é implementado por PESSOAS
CUSTO RECURSOS
HUMANOS ESCOPO
Áreas do Conhecimento
• Projeto é único portanto têm INCERTEZAS
CUSTO RECURSOS
HUMANOS ESCOPO
Áreas do Conhecimento
• Projeto requer RELACIONAMENTOS entre as pessoas
CUSTO RECURSOS
HUMANOS ESCOPO
COMUNICAÇÃO
vinculado com o anterior. Para que informações do projeto
possamos lidar com as pessoas uma sejam adequadamente
das habilidades mais importantes é a coletadas e disseminadas.
comunicação.
Áreas do Conhecimento
• Projeto pode necessitar de COMPETÊNCIAS
EXTERNAS
CUSTO RECURSOS
HUMANOS ESCOPO
Áreas do Conhecimento
• Projeto é um SISTEMA INTEGRADO
CUSTO RECURSOS
HUMANOS ESCOPO
Processos requeridos
para assegurar que os
vários elementos do
projeto sejam
COMUNICAÇÃO
adequadamente
AQUISIÇÕES
coordenados.
INTEGRAÇÃO
Agenda
• Welcome e Expectativas
• Conteúdo
– Introdução a Gestão de Projetos. Ciclo de Vida e Organização
do projeto. Processos de Gerenciamento de Projetos
– Gerenciamento da Integração
– Gerenciamento do Escopo
– Gerenciamento do Tempo
– Gerenciamento do Custo
– Gerenciamento da Qualidade
– Gerenciamento da Comunicação
– Gerenciamento de Riscos
– Gerenciamento de Aquisições
• Summing Up e Apresentação de Projetos
Interessados ou Stakeholders
• Quando o gerenciamento do projeto é descrito em
termos de interessados ou stakeholders, isto significa
que o projeto é descrito explicitamente em termos de
indivíduos e/ou instituições que podem ser afetados pelo
projeto.
• Eles também podem exercer influência sobre os
objetivos e resultados dos projetos.
Stakeholders
• Externos, ex:
• Internos, ex: – Consumidores.
– Gerente do projeto – Clientes.
– Equipe de projeto – Concorrência.
– Patrocinador ou Sponsor – Fornecedores.
– Instituições financeiras.
– Agências governamentais.
– Grupos de proteção ao
consumidor,
ambientalistas, ONGs.
– Comunidade de um local
afetado pelo projeto.
Definindo os Fatores
Objetivos e Escopo
• Objetivos do Negócio
– Dá a informação de base, o propósito, os benefícios, a
“BIG”Picture.
• Objetivo do Projeto
– Uma sentença que define especificamente o que vai ser obtido e
incorpora o evento que indica o final do projeto.
• Deliverables ou Fases
– É o Objetivo do Projeto desdobrado em componentes menores.
Cobre todos os aspectos do projeto. Indica as entregas. O
projeto pode ser também entregue por fases, como por exemplo,
geração de idéias, estudo de viabilidade, lançamento ou
implementação.
Objetivos do Negócio
• Os resultados de negócio necessários, a razão de
existência do projeto
Escopo do Projeto
Declaração do Escopo
Declaração do Escopo
• Requisitos: uma condição ou capacidade que deve ser atendida ou possuída por
um produto/ serviço para satisfazer uma norma, um contrato. Incluem necessidades,
desejos e expectativas quantificados e documentados. Ex: demanda de mercado;
necessidade do negócio; requisito de cliente; avanço tecnológico; requisito legal;
necessidade social.
• Restrições: estado ou qualidade de estar restrito, limitado. São fatores que limitam
as opções de gerenciamento do projeto. Ex: limitações técnicas, financeiras, de
mercado, contratos.
Declaração do Escopo
Flexibilidade
Criação da WBS
EAP ou WBS
EAP ou WBS
Produto Produto
A B
PACOTE DE
TRABALHO
Criar a EAP
EAP ou WBS
A EAP é usado em projetos para definir o objetivo do projeto em
termos de deliverables e a posterior decomposição destes deliverables
em componentes.
EAP
Exemplo: SISTEMA
DE
AERONAVE
Gestão da Nível
Ordens
Engenharia Equipamentos da
Técnicas Construção Mock-up’s
de Sistemas Organização
Apoio Dados
Nível Teste
à Gestão de
Facilidades Intermediário Manutenção Operacional
do Projeto Engenharia
Nível
Dados Teste de
de
Serviços Gerenciais Desenvolvimento
Depósito
Teste
Nível 2 –
Bebidas Comidas Infra Convites Gestão
(Deliverables)
Não Acompanha
Cerveja Talheres Convidados Execução
Alcóolicas mento
Refrigerante Vinho
Último nível
Work Package
EAP Exemplo
• O objetivo do projeto: Disponibilizar na Internet um site com vídeos,
ferramentas de pesquisa, sendo um ponto central e único de consulta e
armazenamento.
• Atividades:
– Definir conteúdo do site
– Definir restrições de acesso
– Definir tipo de Base de Dados
– Validação Tecnológica da Solução
– Definir formas de medição de performance e satisfação do usuário
– Definir processo de carga inicial dos vídeos e manutenção
– Testar Site com áreas envolvidas
– Escolher Hosting
– Disponibilizar Site
Exemplo: EAP
Sub Projeto 1 Estudo de viabilidade e início 01-01-00
ativ. 1 Estudo de marketing e produção 01-01-01
ativ. 2 Estudo de viabilidade financeira 01-01-02
Sub Projeto 2 Design e lay out 01-02-00
ativ. 1 Definir processo produtivo 01-02-01
ativ. 2 Finalizar desenhos de lay out 01-02-02
Sub Projeto 3 Instalação 01-03-00
ativ. 1 Def. parâmetros de fabricação 01-03-01
ativ. 2 Iniciar comissionamento 01-03-02
ativ. 3 Ajustar especificações e iniciar 01-03-03
produção
Sub Projeto 4 Suporte 01-04--00
ativ. 1 Gerenciamento 01-04-01
ativ. 2 Compra de matéria prima 01-04-02
EAP Exercício
Detalhes auxiliares
Este pacote engloba toda a preparação física do equipamento novo para a migração.
Deve estar 100% concluído antes de passar para o pacote de trabalho 1.4
Detalhes auxiliares
Dentro desse delivery a CIA M é responsável por prepararar o Data Center para receber os
equipamentos adquiridos.
É de responsabilidade do fornecedor encaminhar com pelo menos 15 dias de antecedência todas as
particularidades do equipamento, tais como: peso, altura, necessidades especiais: linha telefônica, ar-
condicionado, cabos de força especiais, no-break específicos, entre outros.
Detalhes auxiliares
No momento da geração deste Work Package, os equipamentos adquiridos pela CIA M já deverão ter
sido entregues e as notas fiscais de venda dos mesmos estarem em poder do gerente de projeto
responsável na CIA M.
Agenda
• Welcome e Expectativas
• Conteúdo
– Introdução a Gestão de Projetos. Ciclo de Vida e Organização
do projeto. Processos de Gerenciamento de Projetos
– Gerenciamento da Integração
– Gerenciamento do Escopo
– Gerenciamento do Tempo
– Gerenciamento do Custo
– Gerenciamento da Qualidade
– Gerenciamento da Comunicação
– Gerenciamento de Riscos
– Gerenciamento de Aquisições
• Summing Up e Apresentação de Projetos
WBS
EAP ESTIMATIVAS
RISCOS MAIS CONFIÁVEIS
CONFIÁVEIS
RECURSOS
EAP
Produto Produto
A B
PACOTE DE
TRABALHO
Definindo e Seqüenciando as
Atividades do Projeto
Milestones
Determinando as Responsabilidades
Matriz de Responsabilidades
• Matriz de responsabilidades é usada para ilustrar as
conexões entre um trabalho que precisa ser realizado e
membros da equipe do projeto.
Estimativa da Duração
Oito ou Oitenta
• Os valores dependerão da duração total do projeto
• Não faz sentido termos atividades com 10 minutos de
esforço em um projeto com seis meses de duração!
• Existem recomendações para que as atividades
“gerenciáveis” se situem entre uma faixa de valores
mínimo e máximo
– 8 e 80 horas
Tipos de Estimativas
• Dentre as ferramentas de estimativa
existentes podemos citar:
– Estimativa opinião especializada
– Estimativa análoga
– Estimativa paramétrica
– Estimativa de três pontos
• Mais provável
• Otimista
• Pessimista
– Estimativa bottom up
Tipos de Estimativas
• Opinião especializada
– As durações das atividades são normalmente difíceis
de estimar devido aos vários fatores:
• Níveis de recursos
• Produtividade dos recursos
• Detalhes desconhecidos da
atividade
Tipos de Estimativas
• Estimativa Análoga
– Este tipo de estimativa significa usar a duração real de uma
atividade similar realizada em projetos anteriores
– Usada quando existe uma quantidade limitada de informações
detalhadas sobre o projeto
– Usa as informações históricas e a opinião especializada
– É mais confiável quando as atividades anteriores são
verdadeiramente, e não apenas aparentemente, similares
Tipos de Estimativas
• Estimativas Paramétricas
– Multiplicação da quantidade de trabalho a ser
realizado pelo valor da produtividade.
– Exemplo:
• Uma instalação de cabo: metros de cabo a ser instalado
dividido pela quantidade de horas de mão-de-obra
necessárias para instalar 1 metro.
Tipos de Estimativas
• Mais provável
– A duração da atividade com maior probabilidade de acontecer,
considerando sua produtividade real, as disponibilidade para a
atividade, as dependências de outros participantes e os
possíveis problemas e dificuldades.
• Otimista
– A duração se baseia em um cenário para o melhor caso do que
está descrito na estimativa mais provável.
• Pessimista
– A duração se baseia em um cenário para o pior caso do que
está descrito na estimativa mais provável.
Estimativa Bottom UP
Churrasque Planejamen
Nível 3 – Alcó
Alcóolicas Carnes
ira
Design
to
(Sub Deliverables)
Não Acompanha
Cerveja Talheres Convidados Execuç
Execução
Alcó
Alcóolicas mento
Work Package
Melhore as Estimativas
Cumprir o que
você prometeu
= Estimativas
Estimativas
precisas
precisas + Comprome-
Comprome-
timento
timento
Estimativas precisas:
•Experiência
•Realismo
•Tarefas de poucos dias
Tipos de Dependência
INÍCIO INÍCIO
MAIS CEDO MAIS TARDE
1 2 3 4 5 6 7 8 9
TAREFA 1
FOLGA
TAREFA 2
TAREFA 2
Elaboração do Cronograma
O Cronograma
Agenda
• Welcome e Expectativas
• Conteúdo
– Introdução a Gestão de Projetos. Ciclo de Vida e Organização
do projeto. Processos de Gerenciamento de Projetos
– Gerenciamento da Integração
– Gerenciamento do Escopo
– Gerenciamento do Tempo
– Gerenciamento do Custo
– Gerenciamento da Qualidade
– Gerenciamento da Comunicação
– Gerenciamento de Riscos
– Gerenciamento de Aquisições
• Summing Up e Apresentação de Projetos
Estimativa do Custo
Fluxo de Caixa
TOTAL
ACUMULADO
Agenda
• Welcome e Expectativas
• Conteúdo
– Introdução a Gestão de Projetos. Ciclo de Vida e Organização
do projeto. Processos de Gerenciamento de Projetos
– Gerenciamento da Integração
– Gerenciamento do Escopo
– Gerenciamento do Tempo
– Gerenciamento do Custo
– Gerenciamento da Qualidade
– Gerenciamento da Comunicação
– Gerenciamento de Riscos
– Gerenciamento de Aquisições
• Summing Up e Apresentação de Projetos
Gerenciamento da Qualidade
• Incluem todas as atividades da organização executora que
determinam as responsabilidades, os objetivos e as políticas de
qualidade, de modo que o projeto atenda às necessidades que
motivaram sua realização.
• A abordagem básica do gerenciamento da qualidade pretende ser
compatível com a da ISO, Gerenciamento da qualidade total, Seis
Sigma, Análise de modos e efeito de falha, revisões de projeto, Voz
do cliente, custo da qualidade e melhoria contínua.
• O planejamento da qualidade envolve a identificação dos padrões
de qualidade relevantes para o projeto e a determinação de como
atendê-los.
Planejamento da Qualidade
2. Métricas de Qualidade
Descreve em termos bastante específicos o que é
alguma coisa e como ela é medida pelo processo de
controle da Qualidade.
Ferramentas de Qualidade
Plano de Qualidade
Planejamento da Qual Garantia da Qualidade Controle da Qualidade
Requisitos std Atividades Responsável Atividades Responsável
Agenda
• Welcome e Expectativas
• Conteúdo
– Introdução a Gestão de Projetos. Ciclo de Vida e Organização
do projeto. Processos de Gerenciamento de Projetos
– Gerenciamento da Integração
– Gerenciamento do Escopo
– Gerenciamento do Tempo
– Gerenciamento do Custo
– Gerenciamento da Qualidade
– Gerenciamento da Comunicação
– Gerenciamento de Riscos
– Gerenciamento de Aquisições
• Summing Up e Apresentação de Projetos
Gerenciamento da Comunicação*
• É a área de conhecimento que emprega os processos
necessários para garantir a geração, coleta, distribuição,
armazenamento, recuperação e destinação final das
informações sobre o projeto de forma oportuna e
adequada.
• Envolve:
– Feedback e barreiras à comunicação
– Escolha dos meios de comunicação
– Estilos de redação
– Técnicas de apresentação
– Técnicas de gerenciamento de reuniões
Plano de Comunicação
STAKEHOLDERS INFORMAÇÃO FORMA PERIODICIDADE QUEM VAI INFORMAR OBSERVAÇÃO
Acionistas Resumo executivo Relatorio Formal mensal GP + Sponsor
VP (Sponsor) Prazo, $, Problemas Reunião + PPT mensal GP fazer antes de
+ Stauts Report comunicar os
(.doc) acionistas
Superintendete corporativo Holding Prazo, $, Problemas Reunião + PPT GP
+ Stauts Report
(.doc)
Diretores Andamento do projeto Reunião mensal GP
CCB (Sponsor, GP, Sup.H, Sup 3) Pedidos de Mudança Reunião + PPT Quinzenal GP Se tiver algo
urgente, fazer
reunião
extraordinaria
Gerentes Funcionais Andamento do projeto Reunião mensal GP
Usuarios finais Intranet, Mural Assistente de
dos Comunicacao
restaurantes,
jornalzinho da
fábrica
Membros da Equipes Tecnica status geral do projeto reunião semanal GP
presencial
Key Users status geral do projeto reunião semanal GP
presencial
Agenda
• Welcome e Expectativas
• Conteúdo
– Introdução a Gestão de Projetos. Ciclo de Vida e Organização
do projeto. Processos de Gerenciamento de Projetos
– Gerenciamento da Integração
– Gerenciamento do Escopo
– Gerenciamento do Tempo
– Gerenciamento do Custo
– Gerenciamento da Qualidade
– Gerenciamento da Comunicação
– Gerenciamento de Riscos
– Gerenciamento de Aquisições
• Summing Up e Apresentação de Projetos
Se algo pode
dar errado,
dará errado!
Lei de Murphy para a
gestão de riscos
Riscos
Análise das
premissas
Registro de Riscos
Registro de Riscos do Projeto
No. Descrição do Risco Categoria Causa Probabilidade Impacto PxI Grau de Urgência
(Caso/Se ocorrer tal coisa, PODERÁ causar ....) 0,9: Muito Alto 0,9: Muito Alto > 0,25 Vermelho 1 - Pode acontecer logo
0,7: Alto 0,7: Alto >= 0,09 ou =< 0,25 Amarelo 2 - Médio
0,5: Médio 0,5: Médio < 0,09 Verde 3 - Demora um pouco
0,3: Baixo 0,3: Baixo para acontecer
0,1: Muito Baixo 0,1: Muito Baixo
Registro de Riscos
Contigências, Respostas, Ações, visando:
Eliminar Status da AçãoResponsável Custo da Ação Resultado
Mitigar (reduzir) Probabilidade e/ou Impacto: Status da AçãoResponsável Custo da Ação Resultado Status da Ação:
1 - Em andamento
2 - Pendente
3 - Finalizado
Transferir: Status da AçãoResponsável Custo da Ação Resultado 4 - Nao será executado
Agenda
• Welcome e Expectativas
• Conteúdo
– Introdução a Gestão de Projetos. Ciclo de Vida e Organização
do projeto. Processos de Gerenciamento de Projetos
– Gerenciamento da Integração
– Gerenciamento do Escopo
– Gerenciamento do Tempo
– Gerenciamento do Custo
– Gerenciamento da Qualidade
– Gerenciamento da Comunicação
– Gerenciamento de Riscos
– Gerenciamento de Aquisições
• Summing Up e Apresentação de Projetos
Gerenciamento de Contratos*
• Inclui os processos para comprar ou adquirir os
produtos, serviços ou resultados necessários de fora da
equipe do projeto para realizar o trabalho.
• O gerenciamento de aquisições do projeto inclui os
processos de gerenciamento de contratos e de controle
de mudanças necessários para administrar os contratos
ou pedidos de compra emitidos por membros da equipe
do projeto autorizados.
Gerenciamento de Contratos
Gestão
de
contratos
Solicitação
Solicitação
Relação Divulgação
de
fornecedores
qualificados
Agenda
• Welcome e Expectativas
• Conteúdo
– Introdução a Gestão de Projetos. Ciclo de Vida e Organização
do projeto. Processos de Gerenciamento de Projetos
– Gerenciamento da Integração
– Gerenciamento do Escopo
– Gerenciamento do Tempo
– Gerenciamento do Custo
– Gerenciamento da Qualidade
– Gerenciamento da Comunicação
– Gerenciamento de Riscos
– Gerenciamento de Aquisições
• Summing Up e Apresentação de Projetos
Agenda
• Welcome e Expectativas
• Conteúdo
– Introdução a Gestão de Projetos. Ciclo de Vida e Organização
do projeto. Processos de Gerenciamento de Projetos
– Gerenciamento da Integração
– Gerenciamento do Escopo
– Gerenciamento do Tempo
– Gerenciamento do Custo
– Gerenciamento da Qualidade
– Gerenciamento da Comunicação
– Gerenciamento de Riscos
– Gerenciamento de Aquisições
• Summing Up e Apresentação de Projetos
Plano do Projeto
Planejamento 4
1 2 3
PLANO DE PROJETO
- Escopo
o
- Schedule
- $ Budget
- Riscos
- Human Resources
- Qualidade, ...
Deliverables do Planejamento
• PROJECT CHARTER
• DECLARAÇÃO DE ESCOPO
• EAP
• MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
• DIAGRAMA DE REDE
• CRONOGRAMA
• FLUXO DE CAIXA / CURVA “S”
• PLANO DE COMUNICAÇÃO
• CRITÉRIOS DE QUALIDADE
• REGISTRO DE RISCOS
Controle
• Monitorar o progresso
• Analisar as distorções
• Criar alternativas de solução
• Tomar ações corretivas
• Replanejar o projeto
• Controlar as mudanças
Reuniões de Acompanhamento
Tubulações 02.02.02
Equipamentos 02.02.03
Testes pré-operac. 02.02.04
Legenda: Real
Data de Medição
Programado
Status do Projeto
(Nome do projeto)
(Nome do apresentador)
(Data da apresentação)
Riscos
Antes de encerrar:
• Certifique-se de que todas as pendências / ações
necessárias tem alguém responsável e com data
definida para a resolução
1. Tipo de mudança
2. Descrição da mudança (de/para)
3. Justificativa para mudança
4. Impactos previstos em:
– custo- prazo- escopo- qualidade
– satisfação do usuário- outros
5. Quem solicita
6. Quem aprova
Pedido de Mudança
• Descrição da
solicitação
Update
• Análise do GP: requirement
– Análise “real” da
solicitação – precisa Make
mesmo? decision
Create formal
– Tempo change
request Evaluat
– Custo e
impact
– Impactos
– Risco
– Recursos necessários
Dados da Solicitação
• Descrição:
• Justificativa:
• Nome do Solicitante:
IMPACTOS:
• Tempo Estimado: Detalhamento
Execução
Verificação
Documentação
Total (dias/horas)
• Riscos:
• RH:
• Qualidade:
__ Aprovado
__ Rejeitado
• SPONSOR:
– ERIKA KANE Produtora
• Restrições
– A pré-produção não inclui:
• Assinatura de contrato dos atores extras.
• A redação do script final.
• A filmagem de cenas adicionais.
• Correção de cores.
• Promoção e propaganda do filme.
Executivo principal
xx xx xx
xx xx xx
Líder de Projeto
Executivo principal
xx xx xx
satélite xx satélite
Líder de Projeto
Obrigada!
leilaoliva@gmail.com
Parte 2
FAZER
Damaris Camargo
Resumo:
Este artigo compartilha muitas idéias pessoais, filosofias e uma análise baseada no conceito de
inteligência emocional no processo de Gerenciamento de Projetos.
1. Introdução
O tema Inteligência Emocional cada vez mais ganha corpo no processo de Gestão de Projetos,
principalmente porque projetos são desenvolvidos por equipes. O Gerente de Projetos deve ter um
papel integrador e empreendedor e possuir a liderança, capaz de gerar relacionamentos à base de
confiança, compromisso, lealdade, responsabilidade e transparência. Segundo Robert Cooper e Ayman
Sawaf, autores do livro Inteligência Emocional na Empresa, “A inteligência emocional requer que
aprendamos a reconhecer e valorizar os sentimentos – em nós mesmos e nos outros – e que reajamos
apropriadamente a eles, aplicando eficazmente a informação e a energia das emoções em nossa vida”.
informar as decisões que afetam os envolvidos no projeto. O Gerente de Projeto é a cola que mantém
todos os elementos do projeto integrados. Sem essa integração, todo o andamento do projeto fica
comprometido. Jonh P. Kotter, professor da Harvard Business School, cita que é impossível calcular o
número de boas idéias que são abandonadas todos os dias em conseqüência da dificuldade de
administrar relacionamentos. O Gerente de Projetos tem a responsabilidade de assegurar que as
informações sejam explícitas, claras e completas, de modo que os seus interlocutores não tenham
dificuldades para entender as mensagens transmitidas. Após a divulgação das informações, passa a ser
responsabilidade do receptor certificar-se de que realmente as entendeu.
“Ouça qualquer um que tenha uma idéia original. Encoraje-o; não o critique. Deixe as pessoas
continuarem suas idéias”.
William McKnight (Gerente Geral da 3M Company,1914-1955).
• Motivar-se:
É essencial pôr as emoções a serviço de uma meta. A capacidade de auto-motivação permite
excepcionais desempenhos. Pessoas com essa capacidade são mais produtivas e eficazes.
• Reconhecer emoções nos outros:
É a empatia. Pessoas empáticas estão mais sintonizadas com os sutis sinais sociais que indicam de que
os outros precisam ou o que querem.
• Lidar com relacionamentos:
É a aptidão de lidar com as emoções dos outros reforçando a popularidade, a liderança e o
relacionamento interpessoal.
"Eu sou parte de uma equipe. Então, quando venço, não sou eu apenas quem vence. De certa forma,
termino o trabalho de um grupo enorme de pessoas.”
(Ayrton Senna) .
5. Conclusão
“Ninguém pode fazê-lo sentir-se inferior sem seu consentimento” (Eleanor Roosevelt)
Projetos significam pressão, todo mundo que trabalha com projetos sabe, por isso é fundamental que o
Gerente de Projetos tenha habilidade de orientar pessoas. É natural que cada Gerente de projetos tenha
o seu próprio estilo, e esse modo de expressar suas características como “orientador” faz com que a
“Arte de Administrar Projetos” desenvolva um processo de melhoria contínua no produto / serviço final.
Por fim, o profissional de Gerenciamento de Projetos deve aprimorar gradativamente as suas habilidades
emocionais para sintonizar com os sentimentos daqueles com que interage nos seus relacionamentos;
lidar com as discordâncias; compartilhar seus projetos com todos os níveis da organização; assumir
riscos e iniciativas; ser auto-motivado, procurando irradiar este comportamento nas equipes de trabalho.
Stephen R. Covey, em seu livro Os 7 Hábitos das Pessoas Muito Eficazes, diz que há um espaço entre o
que acontece com você e sua reação ao que acontece com você. Neste espaço está sua capacidade em
escolher as melhores respostas e definir seu destino.
6. Referências
COOPER, Robert K (1997) Inteligência Emocional na Empresa. Rio de Janeiro:Campus.
CAMPUS, Vicente Falconi ( 1995) O Valor dos Recursos Humanos na era do Conhecimento. Belo
Horizonte:Fundação Cristiano Ottoni.
KERZNER, H. (2001) Project Management – A Systems Approach to Planning,Scheduling, and Controlling.
Nova York: John Wiley & Sons.
KERZNER, H. (2002) Gestão de Projetos: As Melhores Práticas. Porto Alegre:Bookman.
LITKE, H.D. (1995) Projekt-management: Methoden, Techniken, Verhaltensweisen. München und Wien:
Carl Hansen.
PMI, PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (2004) A Guide to the ProjectManagement Body of Knowledge
(PMBok). Maryland: Project Management Institute Inc.
Throw out the Gantt charts. The task of managing project managers involves much more than time lines
and a deliverables schedule. Here are the tools you'll need to instill professional management discipline
in your company.
Even if you’re not a certified project manager, you can still benefit from the professionalization of the
field. The following advice will prove useful whether you’re overseeing project managers or managing a
project yourself.
When choosing project managers, emphasize people skills and business acumen over technical prowess.
Kerzner, a professor of systems management at Baldwin-Wallace College in Berea, Ohio, and president of
Project Management Associates, a consulting and training organization, suggests that you begin by
looking within your firm. Seek out line managers with the people skills necessary for creating
partnerships with other individuals and groups whose cooperation will be critical to the project’s
success. Deep expertise in the skills of project management can sometimes be a detriment, he adds. A
manager "should not come to the project with preset views other than the mission before him or her."
Dan Gontcharenko, director of marketing for Finance Resources FCU (Johnson & Johnson’s federal credit
union, located in Bridgewater, N.J.), concurs: "There are software packages you can purchase that will
support your project-management efforts." An understanding of the business case behind the project is
far more important, because that’s what enables a manager to decide how to tailor the project-
management methodologies to fit the project’s purpose. Bill Marshall, a global project "prime"
(manager) at the telecommunications-solution company Nortel Networks says his firm uses three
different process engines depending on whether the product being produced is intended for outside
sales, infrastructure, or R&D.
Create project charters for the managers you’ve chosen. A charter is a written document that "describes
the business or strategic goal that the project was undertaken to address," says James Taylor, a
technical curriculum consultant for the project-management training firm ESI (Arlington, Va.) and author
of The Project Management Workshop. If the organization "manages by project," the charter should also
"assign a priority to the project relative to the other projects in the organization." Difficult as this may
be, it "makes it easier for a project manager to negotiate for critical resources."
Set up a project office to coordinate all the projects you’re sponsoring. Line managers who periodically
head up projects aren’t likely to remember all the valuable lessons learned from prior assignments. So
mistakes get repeated and the cost of rework adds up. Firms such as Morgan Stanley Dean Witter have
found that a project office helps minimize this risk, says Kerzner. A project office serves as a centralized
repository—benchmarking internal and external project-management efforts and communicating best
practices to the other project teams. In addition to providing administrative support, says J. Davidson
Frame, dean of academic affairs at the University of Management & Technology (Arlington, Va.) and
author of Building Project Management Competence, it also helps you develop and maintain standards
for the use of scheduling, database, spreadsheet, and graphics software.
When assigned a project to manage, question the assumptions handed down to you. Too often,
managers placed in charge of projects will accept senior executives’ expectations without vetting the
assumptions. Thorough due diligence, says Saralee Newell, a project-management specialist for
BrightStar Information Technology Group (Pleasanton, Calif.) should include:
• a Gantt chart showing how different tasks will occur over time,
• a network diagram such as a PERT/CPM (Performance Evaluation and Review Technique/Critical Path
Method) showing which activities must be completed before others can get under way, and
• an earned-value chart that measures the percentage of work actually performed against the budget
for work scheduled to be completed by a given date. "Sometimes," says Mike Newell, vice president of
PSM Consulting Services (Slidell, La.) "a team will look good in terms of milestones met—it will be
ahead of schedule—but it might have spent more to get there. The earned-value chart will show that."
Be sure to pack your political skills. You’ll need them if the due diligence described above leads you to
conclude that the upper echelon’s expectations are unrealistic. Granted, your ultimate success depends
on your work with the front lines, acknowledges Bob Smith, president of McFadden Communications, a
consulting firm in West Trenton, N.J. But you won’t win front-line employees’ cooperation "until you
have the trust and support of someone from senior management. Those who will have to provide sweat
capital are cautious unless you can show them the return on investment, which often takes the form of a
senior executive extolling the benefits of the project." Translation: it’s up to you to win over at least one
upper-level champion for your project—without agreeing to impossible time or budget constraints.
Create a scope document. If your project sponsor hasn’t given you a project charter, a scope document
helps clarify the mission. If you have a charter, the scope document provides a forum for addressing any
disagreements among stakeholders concerning accountability and deliverables, says Saralee Newell.
When Gontcharenko was associated with a commercial bank earlier in his career, he was given an
unrealistic deadline for developing a new product. "They gave me a project with an impossible
deadline," he recalls. "I went back to them with a timeline that my team and I were more comfortable
with. They may have had to wait longer than they expected, but they got the finished project on the
date we promised."
Typically, Newell continues, a scope document includes a workflow diagram that identifies each step
needed to achieve the outcome and a cost-benefit analysis that compares the benefits of the proposed
project against the estimated costs.
Develop a robust stakeholder communication system. Stakeholders include not only functional managers
who lend you their staff, but also anyone else who stands to benefit from the project. Paying attention
to stakeholders’ concerns can make the difference in your project’s finishing on time and under budget.
Be forewarned: this work often amounts to "a project within a project," says Taylor. "After you’ve
assessed the various stakeholders’ attitudes toward the project, identify strategies for turning those who
are opposed or indifferent into enthusiastic supporters."
Business today is all about completing projects faster, cheaper, and better. You may not need a
certificate in project-management skills to carry out your responsibilities, but the maturation of the field
can only help you work more efficiently.
Reprinted from "What You Can Learn from Professional Project Managers" with permission from Harvard
Management Update, February 2001.
Parte 3
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Sites • www.pmi.org
• http://appel.nasa.gov/
• http://hbswk.hbs.edu/reg/newsletter_sub.jhtml