PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E

ARQUIVOLOGIA ARQUIVO (Schellenberg)

CONCEITOS DE ARQUIVOLOGIA GNERO DOS DOCUMENTOS

TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS BIBLIOTECA ARQUIVO
SUPORTE FSICO Documentos impressos Documentos textuais
Audiovisual Audiovisual
Cartogrfico Cartogrfico
ARQUIVOLOGIA

Estudo, cincia e arte dos arquivos. ORIGEM

BIBLIOTECA ARQUIVO
o complexo de conhecimentos tericos e prticos
relativos organizao de Arquivos e s tarefas dos - Os documentos so - Os documentos so
Arquivistas. produzidos e conservados produzidos e
com objetivos culturais conservados com
objetivos funcionais
ARQUIVISTICA

Princpios e tcnicas a serem observados na AQUISIO ou CUSTDIA

construo, organizao, desenvolvimento e BIBLIOTECA ARQUIVO
utilizao dos arquivos. - Os documentos so - Os documentos no
colecionados de fontes so objetos de coleo;
diversas, adquiridos por provm das atividades
DOCUMENTO compra ou doao pblicas ou privadas,
servidas pelo arquivo.
Registro de uma informao independente da
natureza do suporte que a contm. - Os documentos existem - Os documentos so
em numerosos exemplares produzidos num nico
*Informao: a noo, idia ou mensagem contida exemplar, ou limitado
num documento. A informao sempre incorprea, em nmero de cpias.
por isso definida como matria prima abstrata. - A significao do
acervo documental no - H uma significao
depende da relao que orgnica entre os
ORGOS DE DOCUMENTAO os documentos tenham documentos
entre si
- Arquivos
a acumulao ordenada dos documentos, em sua
maioria textuais, criados por uma instituio ou
pessoas, no curso de sua atividade, e preservados
MTODO DE AVALIAO
para a consecuo de seus objetivos, visando
BIBLIOTECA ARQUIVO
utilidade que podero oferecer no futuro.
- Aplica-se a unidades - Preserva-se a
- Bibliotecas isoladas documentao referente
o conjunto de material, em sua maioria impresso, a uma atividade, como
disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e um conjunto e no como
consulta. unidades isoladas

- Museus - O julgamento no tem - Os julgamentos so

uma instituio de interesse pblico, criada com a carter irrevogvel fanais e irrevogveis
finalidade de conservar estudar e colocar
disposio do pblico conjuntos de peas e objetos - O julgamento envolve - A documentao no
de valor cultural. questes de raro existe em via nica
convenincia, e no de
preservao ou perda
total
 MTODO DE CLASSIFICAO CLASSIFICAO QUANTO A EXTENO /
BIBLIOTECA ARQUIVO ATUAO
- Utiliza mtodos - Estabelece
predeterminados classificao especfica - Setoriais
para cada instituio, So aqueles estabelecidos junto aos rgos
ditada pelas suas operacionais, cumprindo funes de arquivo
particularidades corrente.

- Exige conhecimento do - Exige conhecimento da - Gerais / Centrais

sistema, do contedo e da relao entre as So os que se destinam aa receber os documentos
significao dos unidades, a organizao correntes provenientes dos diversos rgos que
documentos a classificar e o funcionamento dos integram a estrutura de uma instituio,
rgos centralizando, portanto, as atividades de arquivo
corrente.

MTODO DESCRITIVO
BIBLIOTECA ARQUIVO
- Aplica-se a unidades - Aplica-se a conjuntos
discriminadas de documentos
- As sries (anurios, - As sries (rgos e suas Constitudo de documentos em curso ou
peridicos, ...) so subdivises, atividades
unidades isoladas para funcionais ou grupos
catalogao documentais da mesma
espcie) so
consideradas unidades
para fins de descrio
CLASSIFICAO QUANTO A EVOLUO OU
FREQUENCIA DE USO
1 Idade - Corrente
consultados freqentemente, conservados nos
escritrios ou nas reparties que os receberam e os
produziram ou em dependncias prximas de fcil
acesso.
So conservados pela administrao e somente o
pessoal dessa administrao tem competncia para
sobre o seu trato, classificao e utilizao.

ARQUIVO
Arquivo o conjunto de documentos oficialmente
produzidos e recebidos por um governo,
organizao ou firma no decorrer de suas atividades,
arquivados e conservados por si e seus sucessores
para efeitos futuros (Solon Buck)
FINALIDADE
1 Servir administrao
2 Servir histria
* Relao com valor primrio e valor secundrio
dos documentos
FUNO
Tornar disponvel as informaes contidas no
acervo documental sob sua guarda.
2 Idade - Intermedirio
Constitudo de documentos que deixaram de ser
freqentemente consultados, mas cujos rgos que
os receberam e os produziram podem ainda solicit-
los, para tratar de assuntos idnticos ou retomar um
problema novamente focalizado. No h
necessidade de serem conservados prximos aos
escritrios.
Saem do domnio exclusivo da administrao que
os produziu e tornam-se passivos de ao comum
desta e da Administrao de Arquivos,
permanecendo a propriedade exclusiva da primeira.
3 Idade - Permanente
Constitudo de documentos que perderam todo
valor de natureza administrativa, que se conservam
em razo de seu valor histrico ou documental e
que constituem os meios de conhecer o passado e
sua evoluo.

- Guarda e conservao So de competncia exclusiva da Administrao

- Acessibilidade e pesquisa dos Arquivos.
CLASSIFICAO QUANTO AS AGNCIAS Aquele produzido e/ou recebido por pessoa fsica
CRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS no decurso de sua existncia.

- Pblicos Caracterstica
Federal - Criao e recepo por uma entidade
Estadual - Prova de transaes passadas
Municipal - Carter orgnico ou administrativo
- Exemplar nico
- Privados
Institucionais
Comerciais CARACTERSTICAS
Familiais
Pessoais Conforme suas caractersticas, forma ou contedo
os documentos podem ser classificados de acordo
com suporte, forma, formato, gnero, espcie, tipo.
CLASSIFICAO QUANTO AO ACESSO
* Arquivos de 3 Idade DEFINIO EXEMPLOS
TCNICA
- Franqueado Material sobre o Acetato / Papel /
Franqueado ao pblico, utilizando algumas SUPORTE qual as Filme de Nitrato
formalidades de consulta. informaes so / Fita Magntica
registradas
- Restrito Estgio de - Original
Arquivos que preservam a segurana nacional, FORMA preparao e de - Cpia
Arquivos Militares. transmisso de - Rascunho
documentos
- Confidencial Configurao - Cartaz
Que podem ser consultados por pessoas FORMATO fsica de um - Livro
credenciadas. suporte, de acordo - Planta
com a natureza e
o modo como foi
CLASSIFICAO QUANTO A NATUREZA confeccionado
DOS DOCUMENTOS Configurao que - Documentao
GNERO assume o Audiovisual
- Especiais documento de - Documentao
Tem sob sua guarda documentos de formas fsicas acordo com o Fonogrfica
diversas (fotografias, fitas, microformas, slides...), e sistema de signos - Documentao
que por esta razo merecem tratamento especial utilizado na Iconogrfica
no apenas no que se refere ao seu armazenamento, comunicao de - Documentao
como tambm no registro, acondicionamento, seu contedo Textual
controle, conservao ... Configurao - Boletim
ESPCIE que assume um - Certido
- Especializados documento de - Declarao
Documentos resultantes da experincia humana acordo com a
- Relatrio
num campo especfico, independente da forma disposio e a
fsica que apresentem, so tambm chamados de natureza das
arquivos tcnicos. informaes nele
contidas
Configurao
- Boletim de
que assume uma
TIPO Ocorrncia
DOCUMENTOS DE ARQUIVO espcie
documental, de - Certido de
acordo com a Nascimento
Aquele produzido e/ou recebido por uma instituio
atividade que a - Declarao de
pblica ou privada, no exerccio de suas atividades,
gerou Imposto de
constitua elemento de prova ou de informao.
Renda
QUANTO A NATUREZA DO ASSUNTO (A) Configurao que assume um documento de
acordo com o sistema de signos utilizado na
-Ostensivos / Ordinrios comunicao de seu contedo.
Cuja divulgao no prejudica a Administrao.
(B) Denominao dos documentos conforme o
- Sigilosos estgio de preparao e de transmisso.
Aqueles que por sua natureza devam ser de
conhecimento restrito, requerem medias especiais (C) Configurao que assume um documento de
de salvaguardar sua custdia e divulgao. acordo com a disposio das informaes nele
contidas.
Graus de Sigilo em ordem crescente:
Reservados (D) Configurao que assume uma espcie
Confidencial documental de acordo com a atividade que a gerou.
Secreto
Ultra-secreto (E) Configurao fsica de um suporte de acordo
com a sua natureza e o modo como foi
confeccionado.
RESOLUO DE QUESTES

1) A classificao dos documentos de arquivo em 5) No domingo, o programa Fantstico, da TV

textual, audiovisual, cartogrfico ou Globo, mostrou reportagem sobre a incinerao
de fichas, pronturios e relatrios que teriam
iconogrfico implica em definio
sido produzidos pelos rgos de informao
militares entre 1964, incio da ditadura, e 1994,
(A) da espcie documental. nove anos aps o fim do regime. O comandante
(B) da forma do documento. Bueno disse ter ficado estarrecido, com a
(C) do formato do documento. descoberta. A Aeronutica tem procurado
(D) do gnero documental. contribuir ao mximo em relao pesquisa de
(E) do tipo documental. documentos que podem se tornar histricos.
(Correio Brasiliense, 14/12/2004)

O texto acima trata de documentos de custdia

2) Quanto natureza do assunto, os documentos Militar. Quanto ao acesso a esses documentos,
podem ser classificados em: podemos afirmar que :

(A) pblicos e privados. (A) Franqueado

(B) ostensivos e sigilosos. (B) Restrito
(C) correntes e permanentes. (C) Ostensivo
(D) Especializado
(D) tipolgicos e diplomticos. (E) Pblico
(E) administrativos e histricos.

GERENCIAMENTO DA INFORMAO
3) Para negativos de vidro, correto afirmar que:
GESTO DE DOCUMENTOS
(A) fotografia o suporte e vidro a forma. AVALIAO DE DOCUMENTOS
(B) fotografia o formato e vidro a tcnica. ARQUIVO CORRENTE / ARQUIVO
(C) fotografia o suporte e iconografia a espcie. INTERMEDIRIO / ARQUIVO
(D) fotografia tanto o suporte como a espcie. PERMANENTE
(E) fotografia a tcnica e vidro o suporte
GESTO DE DOCUMENTOS
4) Carta, ata, relatrio, edital, e decreto so
definidos segundo uma certa categorizao de Aspecto da administrao geral relacionado com a
documentos arquivsticos. Assinale a definio que busca de economia e eficcia na produo,
melhor conceitua essa categorizao. manuteno, uso e destinao final dos documentos.
Conjunto de medidas e rotinas visando
racionalizao e eficincia na criao, tramitao,
classificao, uso primrio e avaliao de arquivos.
Conjunto de procedimentos e operaes referentes
sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria,
visando a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente.
OS 3 (TRS) MOMENTOS DA GESTO DE
DOCUMENTOS
Produo dos Documentos
Inclui a elaborao de formulrios, implantao de
sistemas de organizao da informao, aplicao
de novas tecnologias aos procedimentos
administrativos.
Manuteno e Uso
Implantao de sistemas de arquivo, seleo dos
sistemas de reproduo, automatizao do acesso,
mobilirio, materiais, local.
Destinao Final dos Documentos
Programa de avaliao que garanta a proteo dos
conjuntos documentais de valor permanente e a
eliminao de documentos rotineiros e desprovidos
de valor probatrio e informativo.
AVALIAO DE DOCUMENTOS
A avaliao de documentos de arquivo a etapa
decisiva no processo de implantao de polticas de
gesto de documentos, tanto nas instituies
pblicas quanto nas empresas privadas.
Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar
valores para os documentos (imediato e mediato) e
analisar seu *ciclo de vida, com vistas a estabelecer
prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo
para a racionalizao dos arquivos e eficincia
administrativa, bem como para a preservao do
patrimnio documental.
*Ciclo de Vida dos Documentos
1 Idade Arquivo Corrente
2 Idade Arquivo Intermedirio
3 Idade Arquivo Permanente
OBJETIVO DA AVALIAO DE
DOCUMENTOS
Reduo da massa documental
Agilidade na recuperao dos documentos e
das informaes
Eficincia administrativa
Melhor conservao dos documentos de
guarda permanente
Racionalizao da produo e do fluxo de
documentos (tramite)
Liberao de espao fsico
Incremento pesquisa
VALOR PRIMRIO / VALOR IMEDIATO
Qualidade inerente s razes da criao de todo
documento, em decorrncia das atividades-fim e
das atividades-meio de uma instituio.
VALOR SECUNDRIO
Qualidade informativa que um documento pode
possuir depois de esgotada sua utilizao primria
(vigncia administrativa).
PASSOS PARA A IMPLANTAO DE
PROCESSOS DE AVALIAO
Constituio formal da Comisso de
Avaliao de Documentos, que garanta
legitimidade e autoridade equipe
responsvel.
Elaborao de textos legais ou normativos
que definam normas e procedimentos para o
trabalho de avaliao.
Estudo da estrutura administrativa do rgo
e anlise das competncias, funes e
atividades de cada uma de suas unidades.
Levantamento da produo documental:
entrevistas com funcionrios, responsveis e
encarregados, at o nvel da seo, para
identificar as sries documentais geradas no
exerccio de suas competncias e atividades.
Anlise do fluxo documental: origem,
pontos de tramitao e encerramento do
trmite.
 Identificao dos valores dos documentos de
acordo com sua idade: administrativo, legal,
fiscal, tcnico, histrico.
Definio dos prazos de guarda em cada
local de arquivamento.
COMPETNCIA PARA AVALIAR
DOCUMENTOS
A complexidade e responsabilidade do trabalho de
avaliar, exigem a constituio de equipes, que
podero ser denominadas grupos ou comisses de
avaliao, para analisar os documentos nos seus
mais diversos aspectos. Esse processo participativo
de profissionais ligados s mais diversas reas do
conhecimento ser decisivo para se definirem
critrios de valor, sendo recomendvel que faa
parte da comisso um tcnico de nvel superior da
rea especfica de competncia do rgo, um
procurador ou assessor jurdico e um arquivista.
COMISSO CENTRAL DE AVALIAO
Coordenar e orientar as atividades
desenvolvidas pelas Comisses Setoriais de
Avaliao, respeitada a legislao especfica
de cada rgo.
Avaliar, adequar e aprovar as propostas de
Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas
Comisses Setoriais de Avaliao.
Orientar a execuo das decises registradas
na Tabela de Temporalidade (eliminao,
transferncia, recolhimento, reproduo).
Supervisionar as eliminaes de documentos
ou recolhimentos ao Arquivo Permanente,
de acordo com o estabelecido nas Tabelas
de Temporalidade.
Aprovar as amostragens.
Propor critrios de organizao, determina sua eliminao ou recolhimento ao
racionalizao e controle da gesto de
documentos e arquivos.
COMISSES SETORIAIS DE AVALIAO
DE DOCUMENTOS
Promover o levantamento e a identificao
das sries documentais produzidas,
recebidas ou acumuladas por seu respectivo
rgo.
Elaborar a proposta da Tabela de
Temporalidade, encaminhando-a,
acompanhada das necessrias justificativas,
para a apreciao e aprovao da CCAD.
Solicitar a colaborao de auxiliares
temporrios para o desenvolvimento dos
trabalhos, em razo de sua especificidade ou
volume.
Acompanhar os trabalhos de organizao,
racionalizao e controle de arquivos e
documentos de seu rgo, visando o
estabelecimento de rotinas de eliminao ou
envio para guarda permanente.
Propor as modificaes cabveis para a
Tabela de Temporalidade, atualizando-a
sempre que necessrio.
Elaborar a relao dos documentos a serem
eliminados ou remetidos para guarda
permanente.
Coordenar o trabalho de seleo e
preparao material dos conjuntos
documentais a serem eliminados, deixando-
os disponveis para eventuais verificaes.
Presenciar a eliminao dos documentos,
lavrando a respectiva ata.
METODOLOGIA DE AVALIAO
A Tabela de Temporalidade instrumento
fundamental da avaliao, pois ela registra o ciclo
de vida dos documentos. Nela devem constar os
prazos de arquivamento dos documentos no arquivo
corrente, de sua transferncia ao arquivo central ou
intermedirio, e sua destinao final, quando se
arquivo permanente. Nesse instrumento
importante registrar tambm os documentos que
devero ser reproduzidos em outros suportes
(microfilmagem, digitalizao etc.).
Para ser aplicada, a Tabela de Temporalidade
dever ser aprovada por autoridade competente e
amplamente divulgada entre os funcionrios da
instituio ou empresa.
A Tabela de Temporalidade um instrumento
dinmico de gesto de documentos, por isso precisa
ser periodicamente atualizada, a fim de incorporar
os novos conjuntos documentais que possam vir a
ser produzidos e as mudanas que, eventualmente,
ocorrem na legislao.
PRAZO DE VIGNCIA
Intervalo de tempo durante o qual o documento
produz efeitos administrativos e legais plenos,
cumprindo as finalidades que determinaram sua
produo.
PRAZO DE PRESCRIO
Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico,
a empresa, ou qualquer interessado pode invocar a
tutela do Poder Judicirio para fazer valer direito
seu que entenda violado.
PRAZO DE PRECAUO
Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico,
a empresa ou qualquer interessado guarda o
documento por precauo, antes de elimin-lo ou
encaminh-lo para guarda definitiva no Arquivo
Permanente.
TABELA DE TEMPORALIDADE
Instrumento aprovado pela autoridade competente
que regula a destinao final dos documentos
(eliminao ou guarda permanente), define prazos
para sua guarda temporria (vigncia, prescrio,
precauo), em funo de seus valores legais,
fiscais, administrativos etc. e determina prazos para
sua transferncia, recolhimento e eliminao.
*Modelo resumido de uma Tabela de Temporalidade
rea Folha N
Responsvel Data / /
Item Cod. Via Tempo de
Documental Formulrio Arquivamento
AA AI AGI Cpia Observaes
ELIMINAO
Destruio de documentos que, no processo de
avaliao, foram considerados sem valor para
guarda permanente.
A eliminao depende de algum instrumento legal
ou normativo que a autorize.
A inutilizao dos documentos poder ser efetuada
por procedimentos diversos, dependendo de seu
suporte. Como a massa documental produzida e
acumulada ainda predominantemente papel, cada
rgo pblico ou empresa dever definir os
mtodos e adquirir os equipamentos
(fragmentadoras de pequeno e grande porte)
necessrios ao processamento de eliminao. No
recomendvel do ponto de vista ecolgico a
incinerao de papis, que podero ser
mecanicamente transformados em aparas e doados
ou vendidos para reciclagem.
importante prever os procedimentos adequados
eliminao durante a elaborao de textos legais ou
normativos que devero disciplinar a matria.
Quais os dispositivos legais ou normas
internas que legitimam o ato.
Quem registra o ato.
Onde e quando ser realizada.
De que maneira ser processada.
O que ser feito com o resduo da
eliminao.
Na Ata ou Termo de Eliminao devem constar os
seguintes dados:
rgo Produtor
Srie Documental
Datas-limite
Quantidade Eliminada (em metros lineares)
Data da Eliminao
Assinatura dos Responsveis
_________________________________________
RESOLUO DE QUESTES
6) Considerando a teoria das trs idades, a avaliao
dos documentos de arquivo deve ser realizada no
estgio:

(A) intermedirio;
(B) corrente / intermedirio;
(C) intermedirio / permanente.;
(D) corrente;
(E) permanente.
7) A administrao da produo, tramitao,
organizao, uso e avaliao de documentos, mediante
tcnicas e prticas arquivsticas, a fim da racionalizao
e eficincia dos arquivos, denomina-se:
(A) Organizao e Mtodos (OM);
(B) Gesto de documentos;
(C) Ciclo vital dos documentos;
(D) Destinao de documentos;
(E) Princpio da unidade protocolizadora.
8) prtica corriqueira nas instituies brasileiras a
formao de grandes depsitos de massa
documental acumulada, vulgarmente denominados
arquivo morto. Tais documentos
(A) deveriam ser incinerados uma vez por ano,
evitando o acmulo.
(B) deveriam ser avaliados, preservando-se os
papis permanentes.
(C) representam documentos sem nenhum valor
jurdico ou histrico.
(D) deveriam ser encaminhados ao Arquivo
Nacional para realizar sua seleo.
(E) deveriam ser recolhidos ao arquivo
intermedirio.
9) Como instrumentos de destinao, as tabelas de
temporalidade
(A) determinam quais documentos descartados
devero ser restaurados.
(B) organizam a transferncia de documentos para o
arquivo permanente.
(C) sistematizam o ciclo vital dos documentos
determinando suas idades.
(D) indicam quais documentos devem ser
recolhidos ao arquivo intermedirio.
(E) so um poderoso instrumento de pesquisa para o
historiador.
10) De acordo com a j citada Lei 8.159, de 08 de
janeiro de 1991, a eliminao de documentos
pblicos de valor permanente
(A) ocorrer aps concludo o processo de
avaliao conduzido pelas respectivas Comisses
Permanentes de Avaliao.
(B) ocorrer aps a elaborao e o registro das
tabelas de temporalidade junto ao Arquivo Nacional.
(C) ocorrer mediante autorizao do chefe do
poder executivo da esfera de competncia dos
documentos.
(D) no permitida por serem documentos
imprescritveis e inalienveis devido ao valor
histrico, probatrio e informativo.
(E) somente ocorrer se, aps leilo oficial, no
houver compradores interessados na sua aquisio.
MICROFILMAGEM
GED GERENCIAMENTO
ELETRNICO DE DOCUMENTOS
MICROFILMAGEM
Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins
deste Decreto, o resultado do processo de
reproduo em filme, de documentos, dados e
imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos,
em diferentes graus de reduo. (Decreto N
1.799 de 30/01/1996).
Lei Federal n.5.433/68 de 08 de maio de
1968 - regula a microfilmagem de
documentos oficiais e d outras
providncias
Decreto Federal n 1799 de 30 de janeiro
de 1996 - regulamenta a Lei 5.433/68.
Portaria n158 de 20 de junho de 1996 -
da Secretaria de Justia - dispe sobre o
registro e a fiscalizao do exerccio da
atividade de microfilmagem de documentos
Vantagens: Integridade das informaes.
Segurana contra fraudes e arquivamento incorreto,
facilidade de pesquisas atravs de Leitores de
Microfilme.
Segurana: Duas vias de microfilme, original e
cpia, proporcionando Microfilmagem total
segurana.
Rapidez de Acesso: Fcil pesquisa, com auxlio de
ndices em banco de dados, busca das informaes
em poucos minutos e cpias em papel se necessrio.
Reduo de espao: em at 98% de reduo de facilidade de disseminao da informao e o baixo
espao fsico dos arquivos.
Confiabilidade: Atravs do microfilme obtem-se
total durabilidade de arquivo.
Legalidade: A Microfilmagem possui uma
legislao prpria, Lei N 5433 de 08/05/1968.
Compatibilidade: A Microfilmagem compatvel
com as mdias magnticas e pticas.
MICROFORMAS
Principais Bitolas
16mm (at A4)
35mm (Grandes Formatos, Plantas)
105 mm (Micropublicaes, Microfichas)
PRINCIPAIS MICROFORMAS
Rolo de Microfilme
O rolo de microfilme a microforma bsica, a
primeira a ser utilizada e que serviu de origem
maioria das microformas conhecidas. Apresenta o
menor custo por imagem filmada. Proporciona
perfeita integridade de arquivo.
O rolo de microfilme no se presta
microfilmagem de informaes sujeitas a
atualizaes constantes em seus diversos itens,
servindo apenas nos casos de arquivos que possuam
somente crescimento seqencial numrico ou
cronolgico.
As larguras mais usadas so 16mm para
documentm tiva e os de 35mm para
arquivos m as, mapas, livros, etc.
Jaqueta
A jaqueta formada por duas folhas de polister
especial, transparentes e muito finas, unidas a
intervalos regulares de 16mm ou 35mm, formando
canais, que permanecem abertos nas extremidades,
por onde sero inseridas as tiras de microfilme.
As jaquetas podem ser de 16mm, 35mm, ou mistas.
Sendo mais usada a de 105mm x 148mm.
Suas principais vantagens so a possibilidade de
atualizao por itens independentes de arquivo, a
custo dos aparelhos de leitura.
Cada Jaqueta possui uma tarja que serve para
indexao, possvel por meio de vrios recursos
como a datilografia, cores, ranhuras etc.
Microficha
A microficha nada mais que uma folha de filme ,
normalmente da largura superior a 70mm. A
microficha considerada padro e a mais usada a
de 105mm x 148mm, sendo que sua capacidade
pode variar de 60 a 420 fotogramas. As microfichas
podem ser geradas de muitas maneiras diferentes,
entre elas as mais comuns so:
Duplicando uma jaqueta
Montando tiras de filmes
Utilizando uma cmara planetria tipo Step
& Repeat
Utilizando uma cmara C.O.M.
MODOS DE MICROFILMAGEM -
DISPOSIO DOS FOTOGRAMAS
Simplex
Um documento aps o outro ao longo da pelcula de
microfilme. Pode ser obtido em cmaras rotativas e
planetrias. Pode ser aplicado em filmes de 16mm e
35mm
- Fotograma em p - Comic Mode
- Fotogramas Deitado - Cine Mode
 microfilmadora rotativa tanto o documento quanto o
filme esto em movimento no momento da
microfilmagem.

A microfilmadora rotativa possibilita a filmagem no

sistema duo ou duplex.
Duplex
Frente e verso de um documento so microfilmados
simultaneamente, com uma nica passagem do
documento pela mquina. S obtm-se o Duplex
com microfilmadora rotativa.

Processadoras

Aps a microfilmagem as processadoras

transformam a imagem latente em imagens visveis.
Duo
Utiliza primeiro a parte superior do microfilme e ao
chegar ao final vira-se o filme e utiliza-se a parte
inferior do mesmo.

EQUIPAMENTOS Duplicadores

Microfilmadoras Planetrias Utilizado para fazer cpias das microformas

Composta de uma base fixa onde est o campo

fotogrfico, a unidade filmadora deste equipamento Leitores Simples
est posicionada sobre o campo fotogrfico. Tanto o
documento quanto o filme esto parados no Utilizados para a consulta das microformas, os
momento da microfilmagem. leitores simples se restringem apenas a consulta.

Microfilmadoras Rotativas
Leitores Copiadores
Utilizada para microfilmar documentos
Diferente dos leitores simples possibilitam a
padronizados, possui um sistema de transporte por
impresso e/ou escanear a imagem.
meio de esteiras ou correias que conduzem o
documento para o interior da mquina. Na

GED GERENCIAMENTO
ELETRNICO DE DOCUMENTOS
Definio
um conjunto de tecnologias que permite o
gerenciamento de documentos de forma digital.
Tais documentos podem ser das mais variadas
origens e mdias, como papel, microfilme, som,
imagem e mesmo arquivos j criados na forma
digital.
Document Imaging
o processo que permite armazenar e gerenciar
imagens de documentos estticos, ou seja,
documentos que no tem verses. Os documentos
originalmente em mdias analgicas (papel,
mirofilme, ...) devero ser convertidos atravs de
processos de digitalizao.
A principal vantagem o armazenamento e a
diminuio do volume fsico dos documentos.
13.000 pginas A4 digitalizadas em
1 CD-ROM.
Outro aspecto importante com relao
disponibilidade e acessibilidade. O mesmo
documento pode ser disponibilizado para consulta
de mais de uma pessoa ao mesmo tempo, e
acessibilidade pode ser restringida atravs de senhas.
Workflow
Ferramenta para armazenamento, recuperao e
tramitao de Documentos, o termo Workflow
refere-se ao modo como os documentos so
processados.
Com os documentos convertidos para imagens, era
necessria uma tecnologia que substitusse o
processo humano de trmite de documentos em
papel. Surgiu ento a tecnologia de Workflow para
imagens de documentos
O Work Flow uma poderosa ferramenta no
processo de tomadas de decises onde necessrio
um intenso trmite de documentos muitas vezes at
em cidades e pases diferentes.
Vantagens:
Incremento ao Tramite
Informao just in time.
Sistema de GED
Um sistema de GED composto por:
Entrada / Armazenamento / Consulta / Sada.
Entrada (Input)
No processo de GED os documentos originais
podem estar nos mais diversos suportes como, por
exemplo, Imagem Esttica, Imagem Dinmica,
udio, e sero convertidos para o formato digital.
Para a realizao destes procedimentos so
utilizados Hardwares especficos:
Scanners, Cmeras Digitais, Placas de Captura
(Vdeo e / ou udio).
Scanner: Dispositivo que converte de maneira
eletro-ptica um documento analgico (impresso)
em cdigo binrio (documento eletrnico,
documento digital) pela deteco e medida da luz
refletida ou transmitida.
Indexao: a indexao o processo que garantir
a recuperao dos documentos, na indexao so
atribudos termo (palavras-chave) relacionados ao
contedo do documento. Esse processo pode ser
realizado com a identificao destes termos antes da
digitalizao do documento ou aps a digitalizao,
o que vai definir o momento exato da digitalizao
o grau de complexidade de identificao destes
termos.
Duas tecnologias (via Software) permite que ao
digitalizar uma imagem o software reconhea o
contedo textual da imagem convertendo-a para
texto em caracteres (ASCII).
OCR Opitical Character Recignicion
 Documentos Datilografados ou um documento com a menor distoro de tamanho
Digitados possvel.

ICR Intelligent Character Recognition A nfase neste quesito vai para as placas de vdeo,
Texto Manuscrito que processam a imagem, e para os monitores.

Armazenamento (Storage) Sada (Output)

Discos Magnticos A sada de um sistema de GED a possibilidade de

Disco com superfcie magntica na qual podem ser se obter o documento impresso novamente, para
armazenados dados pela magnetizao de reas de isso as impressoras utilizadas devem ser de alta
sua superfcie. resoluo e com uma boa velocidade de impresso
de pginas por minuto.
Disquetes
Hard Disk Outro aspecto relevante possibilidade de converter
o suporte de documentos para outros formatos,
exemplo:

Discos pticos COM Computer Output to Microfilm

Mdia que aceita e mantm informaes sob a Utilizado para gerar microfilme.
forma de marcas numa camada de gravao que
pode ser lida com um raio ptico. COLD Computer Output to Laser Disk
Utilizado para gerar discos pticos.
CD-ROM
CD-R
DVD QUESTES
DVD-R
WORM (Write Once, Read Many) 11 - O procedimento da microfilmagem:

(A) substitui a etapa arquivstica da avaliao de

Discos Magneto-pticos documentos;
Utiliza um campo magntico que s pode ser
alterado quando o disco aquecido atravs do laser. (B) no elimina o prvio tratamento tcnico da
documentao;
Nos processos de gravao, alterao e/ou excluso
dos dados o laser aquece o ponto a ser modificado, (C) otimiza o arranjo do acervo e a ordenao de suas
e um campo magntico faz a alterao necessria. sries;

No processo de leitura apenas o laser utilizado no (D) feito concomitantemente com a avaliao e a
processo. seleo documental;

CD-RW (E) simplifica o uso dos mtodos padronizados de

DVD-RW arquivamento.

Consulta (Visualizao)
Para a realizao de uma consulta adequada aos
documentos de grande importncia a utlizao de
monitores de alta definio onde se possa visualizar
12 - Voc contratado como consultor de uma
instituio pblica que vem enfrentando problemas
com o crescimento desordenado de seu arquivo
permanente. O diretor da instituio lhe pede que
encaminhe solues para o problema. Voc, ento,
(A) prope digitalizar parte do acervo para ocupar
menos espao.
(B) prope um novo fluxograma que otimize o
trmite dos documentos permanentes.
(C) sugere a eliminao dos documentos
permanentes sem valor histrico.
(D) elabora um projeto de gesto para os
documentos das fases corrente e intermediria.
(E) elabora uma tabela de temporalidade para os
documentos permanentes.
13 - A Gesto Eletrnica de Documentos (GED)
um conjunto de procedimentos informatizados, com
a finalidade de
(A) otimizar e racionalizar a gesto documental.
(B) automatizar a produo de guias e inventrios.
(C) elaborar tabelas de temporalidade para o
arquivo permanente.
(D) substituir o acesso direto a documentos antigos
ou delicados, facilitando a conservao fsica.
(E) divulgar documentos histricos pela Internet.
14 - De acordo com o Decreto 1.799, de 30 de
janeiro de 1996, que regulamenta a lei 5433, sobre a
microfilmagem de documentos oficiais,
microfilmagem
(A) um processo de reproduo em filme, de
documentos, dados e imagens, por meios
fotogrficos ou eletrnicos.
(B) um processo de reproduo fotogrfica, de
quaisquer documentos em graus de reduo nfimos.
(C) um processo de reproduo em filme ou em
microfichas, de documentos arquivsticos com grau
de reduo de 96,5%.
(D) qualquer processo de reproduo tica de
documentos e imagens com grau de reduo
superior a 95%.
(E) qualquer processo de transferncia de quaisquer
informaes
documentais para suportes mais reduzidos.
CLASSIFICAO
ORDENAO
CLASSIFICAO
O objetivo da classificao dar visibilidade s
funes e as atividades do organismo produtor do
arquivo, deixando claras as ligaes entre os
documentos.
Podemos entender que classificao antes de tudo,
lgica: a partir da anlise do organismo produtor de
documentos de um arquivo, so criadas categorias,
classes genricas, que dizem respeito s funes /
atividades detectadas, por exemplo:
Uma classe Administrao de Finanas, subdividida
em quatro outras, controle oramentrio geral,
receita, despesa, movimentao bancria..
ADMINISTRAO DE FINANAS
Despesas
Movimentao Bancria
Receita
Nas subclasses sero inseridas as sries tipolgicas
como, notas de empenho, comprovantes de
pagamento, extratos bancrios, conciliao bancria.
ADMINISTRAO DE FINANAS
Despesas
notas de empenho
Movimentao Bancria
conciliao bancria
extratos bancrios
Receita
A classificao geralmente traduzida em esquema
no qual a hierarquia entre as classes e subclasses
aparece representada espacialmente, esse esquema
chamado de Plano de Classificao.
O Plano de Classificao pode seguir o critrio
FUNCIONAL, ou o critrio ESTRUTURAL. ALFABTICO
Critrio Funcional: As classes correspondem
estritamente a funes. GEOGRFICO

Critrio Estrutural: As classes correspondem a NUMRICOS

estrutura da empresa (setores, departamentos). Simples
Cronolgico

Um Plano de Classificao deve possuir trs IDEOGRFICOS (Assunto)

caractersticas (Schellemberg): Alfabtico
Simplicidade enciclopdico
Flexibilidade dicionrio
Expansibilidade Numricos
duplex
decimal
Observao:
* Plano de Classificao X Quadro de Arranjo
Classificao corresponde s operaes tcnicas Sistema Direto: a busca do documento realizada
destinadas a organizar a documentao de carter diretamente no local onde o documento est
corrente, e Arranjo englobaria as operaes guardado.
tcnicas destinadas organizao da documentao
de carter permanente. Sistema Indireto: para se localizar um documento
necessrio utilizar um ndice ou um cdigo.

ORDENAO
MTODO ALFABTICO
Tem como objetivo bsico facilitar e agilizar a
consulta aos documentos, pois, mesmo no que se O elemento considerado para ordenao o NOME.
refere a uma mesma atividade, e em relao a um
mesmo tipo documental os documentos atingem um
volume significativo. Regras de Alfabetao

A ordenao feita com base nos elementos 1) Nas pessoas fsicas considera-se o ltimo
informativos contidos nos documentos: sobrenome e depois o prenome.

ALFABETADO
Paulino Macedo Andrade, Jos Antunes
N do documento (atribudo pelo Pedro Paulo Silveira Macedo, Paulino
emissor ou pelo receptor) Jos Antunes Andrade Silveira, Pedro Paulo
Data
Local de procedncia
Nome do emissor ou do destinatrio
Para a definio do critrio de ordenao devemos
considerar os tipos de busca que recai sobre cada
documento.

2) Quando houver sobrenome igual prevalece a

Por exemplo, cabe ordenao definir a melhor ordem alfabtica do prenome
maneira de dispor fisicamente notas de empenho
(seqncia numrica), extratos bancrios (ordem ALFABETADO
cronolgica). Joo Antunes Antunes, Anbal
Paulo Antunes
Anbal Antunes Antunes, Joo
MTODOS BSICOS DE ARQUIVAMENTO
 Antunes, Paulo

8) Os nomes orientais (japons, chins e rabe) so

3) Sobrenomes compostos por substantivo registrados como se apresentam, sem inverso
adjetivado, ou ligados por hfen, no se separam.
ALFABETADO
ALFABETADO Li Yutang Al Ben-Hur
Marcelo Costa Montes Claros Montes Claros, Marcelo Al Ben-Hur
Heitor Villa-Lobos Costa Li Yutang

Villa-Lobos, Heitor
9) Nomes de empresas e instituies devem ser
transcritos como se apresentam, porm, os artigos
4) Sobrenomes formados por Santo, Santa, So, iniciais no devem ser considerados para
no se separam. alfabetao, e aparecem no fim entre parnteses.

Jorge Santa Cruz
Waldemar Santo Antonio
Luis Carlos da Silva So Bento
ALFABETADO
Santa Cruz, Jorge
Santo Antonio, Waldemar
So Bento, Luis Carlos da Silva
ALFABETADO
EMBRATEL Colegial Ltda (A)
Fundao Joaquim Nabuco
Pesca do Vale e Cia. EMBRATEL
A Colegial Ltda.
Fundao Joaquim Nabuco

Pesca do Vale e Cia.

5) As indicaes de grau de parentesco como
Filho, Jnior, Sobrinho, Neto, so consideradas
partes integrantes do ltimo sobrenome e no so 10) Nos ttulos de congressos, conferncias,
separadas reunies, os nmeros arbicos, romanos, ou escrito
por extenso devero aparecer no final entre
ALFABETADO parnteses.
Wilson de Almeida Filho Almeida Filho, Wilson de
Oscar de Oliveira Sobrinho ALFABETADO
Sebastio de Pdua Jnior II Conferncia da Sade Conferncia da Sade (II)
Antonio de Brito Neto
Brito Neto, Antonio de
Quarto Encontro de Congresso de Direito Penal (3)
Oliveira Sobrinho, Turismo Encontro de Turismo (Quarto)
3 Congresso de Direito
Sebastio de Penal

Pdua Jnior, Sebastio de

MTODO GEOGRFICO
6) Os ttulos so colocados no final do nome entre
parnteses. Utiliza informaes do aspecto geogrfico do
documento.
ALFABETADO
Governador Jarbas Brito, Paula (Dra.)
Vasconcelos Teixeira, Oscar (General) Existem 3 (trs) formas de arquivamento
General Oscar Teixeira Vasconcelos, Jarbas
Dra. Paula Brito (Governador)

7) Os nomes espanhis so registrados a partir do 1 FORMA: Estado Cidade - *Nome

penltimo sobrenome, que corresponde ao
sobrenome paterno. Os documentos so agrupados por Estados

ALFABETADO Ex: Pernambuco

Jose Oviedo y Baos Arco y Molinero, Ramon del Rio Grande do Norte
Ramon del Arco y
Molinero Oviedo y Baos, Jose
 Dentro das divises estaduais seguem as
divises por Cidades, FICANDO A
PRIMEIRA SUBDIVISO PARA
CAPITAL
Ex: PERNAMBUCO
Pernambuco Recife
Pernambuco Caruaru
Pernambuco Limoeiro
Pernambuco Olinda
RIO GRANDE DO NORTE
Rio Grande do Norte Natal
Rio Grande do Norte Caic
Rio Grande do Norte Mossor
Recife - Pernambuco
A
Dentro de cada diviso de Cidade faz-se a
diviso por documento (assunto, pessoa, n
de registro .....)
Ex: Caic Rio Grande do Norte Ferreira, Paula
Caruaru Pernambuco Contas a Pagar
Natal Rio Grande do Norte Contas a Receber
Olinda Pernambuco Projeto 14/02
Recife Pernambuco Projeto 12/02
Recife Pernambuco Silva, Carlos da

Dentro de cada diviso de cidade faz-se a 3 FORMA: Pas Cidade - *Nome

diviso por documento (assunto, pessoa, n
de registro .....) Os documentos so agrupados por Pas

Ex: PERNAMBUCO Ex: Frana

Pernambuco Recife Ferreira, Paula Portugal
Pernambuco Recife Silva, Carlos da
Pernambuco Caruaru Contas a Pagar
Pernambuco Caruaru Contas a Receber
Pernambuco Limoeiro Projeto 12/02 Dentro das divises de Pas seguem as
Pernambuco Limoeiro Projeto 14/02 divises por Cidades, FICANDO A
PRIMEIRA SUBDIVISO PARA
CAPITAL

Ex: FRANA
2 FORMA: Cidade Estado - *Nome Frana Paris
Frana Lorena
Os documentos so agrupados por Cidade PORTUGAL
Portugal Lisboa
Ex: Caic Portugal Coimbra
Limoeiro Portugal - Porto
Mossor
Natal Dentro de cada diviso de Cidade faz-se a
Olinda diviso por documento (assunto, pessoa, n
Recife de registro .....)

Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a
que pertence.
Ex: Caic Rio Grande do Norte
Limoeiro - Pernambuco Mossor
Rio Grande do Norte Natal
Rio Grande do Norte Olinda -
Pernambuco
Ex: PORTUGAL
Portugal Lisboa Maia, Manuel Mourinho (Dir.)
Portugal Coimbra Clientes Ativos
Portugal Coimbra Clientes Inativos
Portugal Porto Clientes Ativos
Portugal Porto Clientes Inativos
MTODO NUMRICO SIMPLES
O Mtodo numrico simples considera um nmero
j existente no documento (ex: n de matrcula do
funcionrio no carto de ponto) ou o receptor do
documento pode atribuir um nmero ao documento.
IMPORTANTE . Controle da numerao para no
atribuir o mesmo nmero para dois itens diferentes.
 ... Agosto / ago. /08 ... 3 DIA
O mtodo numrico simples um mtodo indireto ... Setembro / set. / 09 ...
29 Outubro / out. /10 1999
pois exige a utilizao de um ndice alfabtico para 30 Novembro / nov. / 11 2000
a realizao de uma busca. 31 Dezembro / dez. / 12 2001

Ex: Dossis de Funcionrios Ordenados por N de

Matrcula. EX:
2004
Outubro
PASTAS Dossis de Funcionrios Novembro
Dezembro
41737 2005
Janeiro
40072 Fevereiro
Documento mais recente Maro
30095

30021

ASSUNTO ALFABTICO - DICIONRIO

20241
Assuntos isolados so dispostos em ordem
alfabtica.

NDICE ALFABTICO EX:

Aguiar, Antonio - 40072 ATESTADO MDICO
Caldas, Luis Henrique - 30095 CONTA DE GUA
Guerra Filho, George - 41737 CONTA DE LUZ
Magalhes, Joo - 20241
CONTRATO DE TRABALHO
Tenrio, Edilson 30021
FOLHA DE PAGAMENTO
NOTA FISCAL DE FORNECEDOR
NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO
NOTA FISCAL DE SADA
ORDEM DE SERVIO
TESTE DE ADMISSO
MTODO NUMRICO CRONOLGICO

Utiliza a informao cronolgica do documento

(DATA) para a ordenao.

No momento da ordenao, os documentos mais

recentes ficam sempre sobre os mais antigo, e se
forem pastas as pastas mais recentes vem na frente
das mais antigas.

INFORMAO ASSUNTO ALFABTICO -

CRONOLGICA ENCICLOPDICO
DIA MS ANO
1 Janeiro / jan. /01 ...
2 Fevereiro / fev / 02 ... 1 ANO Assuntos CORRELATOS so agrupados sob um
3 Maro / mar. / 03 1940 TTULO GERAL.
4 Abril / abr. / 04 ... Seqncia EX:
5 Maio / maio / 05 ... da 2 MS CONTABILIDADE
... Junho / jun. / 06 1965 Ordenao
... Julho / jul / 07 1966
 Conta de gua Nota Fiscal de Sada 1-2-3
Conta de Luz
Notas Fiscais PARA A UTILIZAO DO MTODO DUPLEX
nota fiscal de fornecedor FUNDAMENTAL UTILIZAR UM PLANO DE
CLASSIFICAO (que contm toda estrutura numrica
nota fiscal de imobilizado utilizada) + NDICE (para identificao do cdigo numrico
nota fiscal de sada que dever ser utilizado com base no assunto).
Ordem de Servio
PLANO DE CLASSIFICAO
PESSOAL 1 CONTABILIDADE
Atestado Mdico 1-1 CONTAS DE CONSUMO
Contrato de Trabalho 1-1-1 Conta de gua
Folha de Pagamento 1-1-2 Conta de Luz
Teste de Admisso 1-2 NOTAS FISCAIS
1-2-1 Nota Fiscal de Fornecedor
1-2-2 Nota Fiscal de Imobilizado
1-2-3 Nota Fiscal de Sada
ASSUNTO NUMRICO - DUPLEX
NDICE
Conta de gua 1-1-1
Os assuntos so divididos em classes e Conta de Luz 1-1-2
sub-classes. CONTABILIDADE 1
CONTAS DE CONSUMO 1-1
O mtodo permite a criao ilimitada de classes, o Nota Fiscal de Fornecedor 1-2-1
que exige cuidado para que no sejam criadas Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2
pastas com assuntos j includos em sub-pastas. Nota Fiscal de Sada 1-2-3
NOTAS FISCAIS 1-2
para cada assunto principal atribudo um Pastas Organizadas Pelo Mtodo Duplex
nmero
Ex: 1-2-3

CONTABILIDADE 1 1-2-2
PESSOAL 2
1-2-1

Dentro dos assuntos principais podem

ocorrer subdivises 1-2
Ex:
1-1-2
CONTABILIDADE 1
CONTAS DE CONSUMO 1-1 1-1-1
NOTAS FISCAIS 1-2
1-1

1
Dentro das subdivises podem ocorrer
novas subdivises.
Ex: ASSUNTO NUMRICO - DECIMAL

CONTABILIDADE 1 O Mtodo Decimal utilizado em arquivos baseado

CONTAS DE CONSUMO 1-1 na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey
Conta de gua 1-1-1 Classificao Decimal de Dewey (CDD).
Conta de Luz 1-1-2
NOTAS FISCAIS 1-2 Esta Classificao divide o conhecimento humano
Nota Fiscal de Fornecedor 1-2-1 em 9 (nove) classes principais e 1 (uma) dcima
Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2 reservada para assuntos gerais.
 (A) sistema de notao mista, ndices remissivos e
0 Obras Gerais mnemnico;
1 Filosofia (B) sistema simples de assunto, flexvel e que admita
2 Religio expanses;
3 Cincias Sociais (C) flexvel, mnemnico, de assunto-numrico;
4 Filologia (D) expanses restritas, assunto-numrico, codificaes
5 Cincias Puras alfanumricas;
6 Cincias Aplicadas (E) sistema mnemnico, de assunto-numrico e sujeito
7 Belas Artes a expanses.
8 Literatura
9 Histria e Geografia
16 - Um plano de classificao deve basear-se
O nmero de classificao composto por uma
parte inteira formada por trs dgitos, podendo ou (A) nos gneros documentais, formatos e suportes.
no ter uma parte decimal. (B) no contedo informacional dos documentos que
integram as diferentes sries.
Ex: (C) no grau de sigilo e no perodo de vigncia dos
612 documentos.
616 (D) nas classes ou assuntos dos documentos de
616.1 interesse histrico.
616.2 (E) na estrutura, funes e atividades das
instituies de origem dos documentos
Aps o ponto podem existir quantos nmeros sejam
necessrios. Lembrando que cada novo nmero
um nvel de especificidade e detalhamento maior do 17 - Mtodo de arquivamento no qual as pastas so
assunto. ordenadas de acordo com o registro de entrada dos
correspondentes. Usa-se, tambm, um ndice
Importante: No h uma classificao universal alfabtico remissivo para a codificao das
para arquivos com uma listagem de assuntos que pastas. Trata-se do mtodo:
cubra toda espcie de documento produzida e
recebida por uma entidade. Da Classificao de (A) decimal;
Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a (B) duplex;
Tcnica e no o Sistema de Classificao. (C) enciclopdico;
(D) alfanumrico;
Ex: (E) numrico simples.
100 CONTABILIDADE
110 CONTAS DE CONSUMO
111 Conta de gua 18 - A utilizao de mtodos numricos de
112 Conta de Luz arquivamento
120 NOTAS FISCAIS
121 Nota Fiscal de Fornecedor (A) equivale a respeitar a ordem cronolgica de
121.1 servios recebimento
121.2 produtos dos documentos.
122 Nota Fiscal de Imobilizado (B) pode ser aplicado em correspondncias se
123 Nota Fiscal de Sada houver um
ndice alfabtico.
A desvantagem que a cada nvel temos um (C) deve guardar estreita relao com a ordem
nmero de subdivises limitado. alfabtica
dos documentos.
(D) aplica-se somente a documentos que tenham
QUESTES um nmero
de srie original.
15 - As qualidades que so atribudas por (E) pode ser feita apenas em documentos que
Schellenberg a um sistema de arquivamento so: tenham passado pelo protocolo.

PRESERVAO E CONSERVAO DE
DOCUMENTOS
PRESERVAR
Consiste em adotar medidas e procedimentos para
garantir a integridade dos documentos, no
permitindo que estes venham a se deteriorar.
CONSERVAR
Consiste em adotar medidas e procedimentos com a
finalidade de parar um processo de deteriorao j
iniciado.
RESTAURAR
Consiste em medidas e procedimentos adotados
com a finalidade de recuperar documentos que j
sofreram um processo de deteriorao e perderam
informaes de forma parcial ou total.
CARACTERSTICAS DO PAPEL
O papel um suporte HIGROSCPICO, isto ,
tem a capacidade de absorver e expelir umidade de
acordo com o meio em que esteja, com esta troca de
umidade com o meio ele sofre dilatao e contrao
das fibras, por isso, o controle do conjunto de
elementos ambientais fundamental para a
preservao dos acervos.
FATORES AMBIENTAIS
Temperatura e Umidade Relativa do AR
A temperatura ideal deve ser mantida em torno dos
20 C, e a umidade em 50%. Esse equilbrio deve
ser mantido pois, a umidade elevada associada com
a temperatura alta atuam como agentes facilitadores
da proliferao de fungos e bactrias, bem como
garante caractersticas propcias para infestao por
animais. J a baixa umidade resseca o papel
tornando-o quebradio.
importante fazer o monitoramento do ambiente
atravs do Termo-Higrmetro, e garantir uma boa
circulao do ar.
Radiao da Luz
O Controle da luminosidade um elemento que
pode garantir a preservao dos documentos. A luz
natural atua na desinfeco dos documentos, porm,
a incidncia direta de raios solares sobre os
documentos causa danos de forma irreversvel,
modificando cores, escurecendo, e ressecando o
papel.
J a luz artificial branca possui uma incidncia
muito elevada de Raios UV (Ultra Violeta), que
tambm prejudicam os documentos. Neste caso
devemos utilizar lmpadas com filtros de UV (Ultra
Violeta).
De uma forma geral devemos manter os
documentos protegidos da incidncia de
luminosidade direta.
Qualidade do Ar
importante controlar a qualidade do ar pois nele
temos dois elementos que podem comprometer a
segurana dos documentos, os gases que provocam
reaes qumicas formando cidos que danificam os
documentos, e as partculas slidas que se
encontram em suspenso.
AGENTES BIOLGICOS
Os agentes biolgicos de deteriorao de acervos
so, entre outros, os insetos (baratas, brocas,
cupins), os roedores e os fungos, cuja presena
depende quase que exclusivamente das condies
ambientais reinantes nas dependncias onde se
encontram os documentos.
Para que atuem sobre os documentos e proliferem,
necessitam de conforto ambiental e alimentao. O
conforto ambiental para praticamente todos os seres
vivos est basicamente na temperatura e umidade
relativa elevadas, pouca circulao de ar, falta de
higiene.
INTERVENO HUMANA
O homem um dos maiores agentes de deteriorao
dos documentos.
Vandalismo
Ataques a arquivos, e extravio e roubo de
documentos so atos intencionais que podem ser
minimizados com uma poltica de acesso e
segurana dos documentos.

Acondicionamento

O acondicionamento deve ser feito de forma

adequada utilizando materiais prprios para cada
suporte documental. Essa prtica vai garantir a
proteo fsica aos documentos. Deve-se utilizar o
mobilirio com padro arquivstico.

A utilizao de forma correta dos invlucros

(envelopes, pastas, caixas) tambm so importantes
para garantir a integridade documental, visto que a
prtica mais comum a superlotao dos invlucros,
danificando os documentos na sua manipulao de
retirada e guarda.

FONTE

AVEDON, D. M. GED de A a Z: tudo sobre

GED gerenciamento eletrnico de documentos
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar
documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do
Estado, 1998. 89 p. (Como fazer, v.1).
Disponvel na integra em:
http://www.saesp.sp.gov.br/cf1.html

CASSARES, Norma Cianflone. Como fazer

conservao preventiva em arquivos e
bibliotecas.

CASTRO, Astra de Moraes e. Arquivstica =

Tcnica; Arquivologia = Cincia.

CENADEM http://www.cenadem.com.br

GONALVES, Janice. Como classificar e

ordenar documentos de arquivo. So Paulo:
Arquivo do Estado, 1998.

IMAGEWARE - http://www.imageware.com.br

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica.

SOUZA NETO, J. M. de. O microfilme. So Paulo:
CENADEM.