TOC 96 - Maro 2008

F i s c a l i d a d e

Despesas de deslocao, representao e ajudas de custo

Por Paula Franco

Despesas como as de deslocao e estada, despesas de representao, ajudas

de custo e compensao pela deslocao em viatura prpria do trabalhador, ao
servio da entidade patronal, acarretam diferenas na sua aceitabilidade como
custo da actividade da empresa. Conhea as que so aceites na totalidade como
custo ou aquelas que esto sujeitas a tributao autnoma.

E
xistem despesas que, pelas suas despesas tero que, necessariamente, ter como
semelhanas, levantam dvi- base um documento emitido de forma legal para
das e dificuldade em conseguir comprovar a sua aceitabilidade fiscal. Logo, de-
transmitir aos originrios utilizadores ver ser uma factura ou documento equivalente
as necessidades que lhes esto ine- passada de forma legal (1).
rentes, nomeadamente os cuidados a O custo das despesas de deslocao e estada so
Paula Franco
ter com a informao que os mesmos aceites fiscalmente na totalidade. No entanto,
Consultora da CTOC devem conter. Tratam-se das despe- para que as mesmas no possam ser postas em
sas que normalmente envolvem os causa pela administrao fiscal, sugere-se que o
trabalhadores da empresa, tais como funcionrio que apresente tais despesas coloque
despesas com deslocao e estada, despesas no verso do documento de suporte o nome de
de representao, ajudas de custo e com- quem efectuou a despesa, bem como o justifica-
pensao pela deslocao em viatura prpria do tivo da deslocao.
trabalhador, ao servio da entidade patronal. Despesas de representao Consideram-se des-
Genericamente, podemos referir que, para efei- pesas de representao, nomeadamente, os encar-
tos fiscais, este tipo de despesas acarreta diferen- gos suportados com recepes, refeies, viagens,
as na sua aceitabilidade como custo da activi- passeios e espectculos oferecidos no pas ou no
dade da empresa. Ou seja, umas so aceites na estrangeiro a clientes ou a fornecedores ou ainda a
totalidade como custo e outras no. Umas esto quaisquer outras pessoas ou entidades.
sujeitas a tributao autnoma e outras no. A Direco-Geral das Contribuies e Impostos
O que significa isto? Quais os tipos de despesas considera-as como custos do exerccio, na sua
mencionadas que so menos penalizadoras para totalidade, mas so tributadas autonomamente a
as empresas? Que cuidados deve ter o trabalha- uma taxa de 5 por cento, de acordo com o artigo
dor que apresenta tais despesas? 81. do Cdigo do IRC, o que significa que, na
Pode distinguir-se este tipo de despesas da se- prtica, 20 por cento da despesa no aceite
guinte forma: fiscalmente. As despesas de representao so,
Deslocaes e estadas So despesas supor- basicamente, todas as efectuadas para represen-
tadas quando se estiver perante encargos com tao da empresa junto de terceiros. Isto implica
transporte, estadas, refeies suportadas com que sempre que estejam envolvidos terceiros
trabalhadores dependentes da empresa por moti- empresa, como clientes, fornecedores e outros,
vos de deslocao destes fora do local de traba- as despesas sejam assim consideradas. As despe-
lho mediante a apresentao de um documento sas devero ter como base um documento emiti-
comprovativo. do de forma legal.
Este tipo de despesa compreende os gastos de Tambm aqui se sugere que, no verso do docu-
alojamento e viagem (hotel, avio, comboio) e mento, sejam identificados os funcionrios, bem
alimentao (restaurantes, pastelarias, etc..) efec- como os clientes ou outros terceiros que tambm
tuados por trabalhadores da empresa, ao servi- integrem a despesa efectuada, bem como o justi-
o da mesma, fora do local de trabalho. Estas ficativo da mesma.

46
TOC 96 - Maro 2008

Ajudas de custo So importncias atribudas atribudo, de modo a aferir se o mesmo excede

pela entidade patronal aos seus trabalhadores
dependentes quando estes se desloquem ao ser-
vio da entidade patronal e que se destinem a
compensar os gastos acrescidos por essa deslo-
cao (alimentao e alojamento) sem apresen-
tao do documento de despesa.
Neste caso, imprescindvel que a sociedade
possa comprovar os encargos efectivamente su-
portados respeitantes a ajudas de custo atravs
do mapa itinerrio, sendo necessrio dar a co-
nhecer o nome do beneficirio, o local e a data
da deslocao, tempo e objectivo de permann-
cia, bem como o montante dirio que lhe foi
os limites legais de sujeio a IRS, bem como o
valor facturado.
Estas despesas encontram-se sujeitas a tribu-
tao autnoma taxa de cinco por cento e
esto condicionadas na sua aceitabilidade fis-
cal apresentao do referido mapa. Isto ,
se no existir o mapa de suporte, a despesa
no aceite, no sendo neste caso tambm
tributada autonomamente, excepto se a em-
presa apresentar prejuzo fiscal.
Contudo, se as despesas em causa forem fac-
turadas a clientes, mesmo no existindo o
mapa de suporte, so aceites na totalidade

Tributao autnoma
Correco fiscal (parte da despesa
Documento Caractersticas especiais
(parte da despesa no no aceite fiscalmente,
de suporte do documento de suporte
aceite fiscalmente) mesmo que a empresa
tenha prejuzos)

No verso do documento deve ser

f i s c a l i d a d e
Facturas dos identificado o/os funcionrio/os
Deslocaes
prestadores que efectuou/aram as despesas, No No
e estada
de servio bem como o justificativo das des-
locaes

No verso do documento deve ser

identificado o/os funcionrio/os,
Facturas dos
Despesas bem como os clientes ou outros
prestadores No Sim
de representao terceiros que tambm integrem a
de servio
despesa efectuada e o justificativo
da mesma

O mapa deve permitir que se

efectue o controlo das desloca-
Mapa interno es a que se referem aquelas
Ajudas de custo
de suporte despesas, designadamente, datas,
os respectivos locais, tempo de
permanncia e objectivo
Sim, se no tiver do-
cumento de suporte, Sim, excepto se forem fac-
excepto se forem factu- turadas a clientes
radas a clientes

O mapa deve permitir que seja

possvel efectuar o controlo das
Compensao deslocaes a que se referem
Sim, se no tiver do-
pela deslocao aquelas despesas, designadamen-
Mapa interno cumento de suporte, Sim, excepto se forem fac-
em viatura te os respectivos locais, tempo de
de suporte excepto se forem factu- turadas a clientes
prpria permanncia, objectivo, identifi-
radas a clientes
do trabalhador cao da viatura e do respectivo
proprietrio, bem como o nmero
de quilmetros percorridos

47
 TOC 96 - Maro 2008

F i s c a l i d a d e

como custo e no so sujeitas a tributao montante pago por quilmetro, de modo a

autnoma. Assim, sugere-se que se pondere
as situaes em que as despesas efectuadas
possam ser facturadas aos clientes que origi-
naram a necessidade dessa despesa, pois trar
vantagens fiscais.
Compensao pela deslocao em viatura
prpria do trabalhador, ao servio da enti-
dade patronal So despesas que a entidade
patronal suporta para ressarcir o trabalhador
pela utilizao da viatura pessoal ao servio
da empresa. Deste modo, apenas a entidade
patronal pode atribuir ajudas de custo e sub-
sdio de transporte (quilmetros percorridos
em viatura prpria).
Tambm neste caso, a sociedade obrigada a
comprovar os encargos efectivamente supor-
tados com a compensao por uso de viatura
prpria (quilmetro), atravs do mapa itiner-
rio, sendo necessrio dar a conhecer o nome
do beneficirio, o local onde se deslocou, a
data da deslocao, tempo e objectivo de per-
manncia, matrcula da viatura, bem como o
aferir se o mesmo excede os limites legais de
sujeio a IRS. Estas despesas encontram-se
sujeitas a tributao autnoma e esto condi-
cionadas na sua aceitabilidade fiscal apre-
sentao do referido mapa.
Isto , se no existir o mapa de suporte a despe-
sa no aceite na totalidade, no sendo neste
caso tambm tributada autonomamente, excep-
to se a empresa apresentar prejuzo fiscal.
Todavia, semelhana do que foi referido
para as ajudas de custo, se as despesas em
causa forem facturadas a clientes mesmo que
no exista mapa de suporte, so aceites na
totalidade como custo e no so sujeitas a tri-
butao autnoma. Assim, sugere-se que se
pondere as situaes em que os quilmetros
efectuados possam ser facturados aos clientes
que originaram a necessidade dessas desloca-
es, pois trar vantagens fiscais.
(Texto recebido pela CTOC
em Fevereiro de 2008)

(1) As facturas ou documentos equivalentes podem ser emitidas informaticamente ou atravs de livros previamente impressos tipogra-
ficamente, e devem conter os seguintes elementos: Data; numerao sequencial; nome, firma ou denominao social, a sede ou
domiclio e o nmero de identificao fiscal do fornecedor de bens ou prestador de servios; o nome, firma ou denominao social,
a sede ou domiclio e o nmero de identificao fiscal do destinatrio ou adquirente, bem como os correspondentes nmeros de
identificao fiscal dos sujeitos passivos de imposto; a quantidade e denominao usual dos bens transmitidos ou dos servios
prestados, com especificao dos elementos necessrios determinao da taxa aplicvel; o preo, lquido de imposto, e os outros
elementos includos no valor tributvel; as taxas aplicveis e o montante de imposto devido; o motivo justificativo da no aplicao
do imposto, se for caso disso; a data em que os bens foram colocados disposio do adquirente, em que os servios foram reali-
zados ou em que foram efectuados pagamentos anteriores realizao das operaes, se essa data no coincidir com a da emisso
da factura.
Se a factura ou documento equivalente for emitida por uma sociedade dever ainda conter: a conservatria do registo onde se en-
contrem matriculadas e o nmero matrcula de identificao de pessoa colectiva; capital social.

48