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CONVERSO DE PROCESSOS

FSICOS PARA PROCESSOS


ELETRNICOS
ORIENTAES GERAIS

Um processo fsico pode ser convertido em processo eletrnico para continuidade no


Sistema Eletrnico de Informaes SEI.
Sempre que determinada matria estiver em anlise em um processo, essa anlise deve
continuar no mesmo processo, mantendo seu nmero. NO permitido incluir novo
processo no SEI para tratar de assunto que esteja em andamento no processo fsico.
Nos casos em que determinada matria se desdobra em anlises e execues de atividades
especficas, podem ser abertos processos diferentes e relacionados. Por exemplo: um
determinado contrato pode ter processos de contratao, pagamento e fiscalizao
separadamente. Nesses casos se o processo de contratao estiver em papel, os processos
de pagamento e fiscalizao podero ser criados no SEI com a devida referncia ao
processo inicial.
Os processos fsicos podem ser convertidos INTEGRALMENTE ou PARCIALMENTE.
O cadastro de processos com numerao informada ocorrer nas seguintes situaes:
a. Cadastro de processos em papel que sero convertidos e continuaro o
andamento em meio eletrnico;
b. Cadastro de processos oriundos de rgos que ainda no utilizam o SEI e que tero
documentos produzidos em meio eletrnico;
c. Cadastro de processos oriundos de rgos externos ao GDF e que tero
documentos produzidos em meio eletrnico.
No sero cadastrados no SEI os processos legados, que so processos arquivados e que no
sero mais tramitados e processos que esto prximos de serem arquivados, e que a
digitalizao e cadastro no SEI no se justificaria.

PROCEDIMENTOS PARA CONVERSO INTEGRAL DO PROCESSO

1) Processos com UM volume podem ser convertidos integralmente, ou seja, pode ser
digitalizado todo o processo para cadastro e continuao do andamento no SEI. Importante
que sigam os procedimentos previstos na Portaria SEPLAG 459/2016, Art. 45 e 46.
2) O processo fsico convertido integralmente deve ser arquivado na unidade ou no arquivo do
rgo pelo prazo previsto na tabela de temporalidade de documentos. A deciso do
arquivamento do processo deve ser feita com base na necessidade do rgo/unidade em
consultar o processo fsico e na capacidade de sua unidade de arquivo receber e manter os
processos fsicos.
PASSO 1 - DIGITALIZAO:
1) O volume do processo deve ser digitalizado com a primeira imagem correspondente a capa e
as imagens subsequentes correspondentes ao restante das folhas;
2) O processo deve ser digitalizado com OCR (Optical Character Recognition), no formato PDF/A e
com resoluo de 150dpi.
3) Sero digitalizadas apenas as faces das folhas que possuam contedo;
4) A folha que tenha recebido apenas o carimbo "Em Branco" tambm ser digitalizada;
5) Nomear o arquivo com o nmero do processo no formato NNN-NNNNNN-NNNN.

PASSO 2 - INICIAR PROCESSO NO SEI:


1) O processo deve ser cadastrado com o mesmo nmero (NUP) do Processo em Suporte Fsico,
interessado e a data de autuao na Unidade Setorial de Gesto do rgo.

2) Clicar em Iniciar Processo:

3) Escolher o Tipo do Processo, devendo ser o mesmo tipo do processo fsico, ao clicar o sistema
apresentar uma nova tela para cadastro:

4) O sistema apresentar a tela abaixo, preencha conforme orientao:


a. Clicar no boto Informado;
b. Nmero: preencher o campo nmero exatamente igual ao nmero registrado no processo
fsico, por exemplo: 0423-123456/2017;
c. Data de Autuao: preencher com a data registrada no processo fsico;
d. Especificao: preencher com informaes do processo que auxiliem em uma pesquisa
posterior, pode ser inserido o assunto secundrio do processo;
e. Interessado: clicar no campo e iniciar a digitao do nome do interessado, o sistema listar o
nome do interessado, clique sobre o nome para carregar o campo. Caso o sistema no
apresente o nome do interessado, o usurio deve realizar o cadastro, preenchendo o campo
com o nome completo e teclando em Enter.
f. Observaes desta unidade: inserir neste campo informaes que considere importante para
pesquisa ao processo.
g. Nvel de Acesso: selecionar o nvel de acesso do processo clicando em um dos itens.
h. Salvar: clique no boto Salvar para finalizar o cadasto.

PASSO 3 - INCLUIR DOCUMENTO:


1) Aps o cadastro do processo, clique no boto para inserir o arquivo do processo
digitalizado:

2) Na tela Gerar Documento, clique em Externo:


3) O sistema abrir a tela Registrar Documento Externo para que seja realizado o cadastro do
documento digitalizado, preencher conforme orientao:

a. Selecionar o Tipo do Documento Processo;


b. Data de Autuao: preencher com a data registrada no processo fsico;
c. Nmero/Nome na rvore: preencher com o nmero do Processo, por exemplo: 0410-
123456/2017;
d. Formato: selecionar Digitalizado nesta Unidade;
e. Tipo de Conferncia: selecionar Documento Original;
f. Remetente: clicar no campo e iniciar a digitao do nome do remetente do processo, se
houver, o sistema listar o nome do remetente, clique sobre o nome para carregar o campo.
Caso o sistema no apresente o nome do remente, o usurio deve realizar o cadastro,
preenchendo o campo com o nome completo e teclando em Enter.;
g. Interessado: neste campo deve ser informado o nome do interessado conforme consta no
processo fsico. Para cadastrar basta clicar no campo e iniciar a digitao do nome do
interessado, o sistema listar o nome do interessado, clique sobre o nome para carregar o
campo. Caso o sistema no apresente o nome do interessado, o usurio deve realizar o
cadastro, preenchendo o campo com o nome completo e teclando em Enter.
h. Nvel de Acesso: selecionar o nvel de acesso do documento clicando em um dos itens;
i. Anexar Arquivo: clique em Browse e selecione o arquivo digitalizado do processo;
j. Confirmar dados: clique no boto Confirmar Dados para finalizar o cadasto.

4) Incluir Documento Termo de Encerramento de Trmite Fsico, preencher e assinar.


Obs.: Este um documento criado e assinado eletronicamente no SEI, no digitalizado.

PASSO 4 - PROVIDNCIAS COM O PROCESSO FSICO:


1) Imprimir o Termo de Encerramento de Trmite Fsico do SEI e anexar ao final do processo
fsico;
2) Inserir despacho de arquivamento no processo;
Obs.: Em nenhuma hiptese devem ser inseridos novos documentos no processo fsico, a no
ser o despacho de arquivamento, a continuidade do tratamento do assunto do processo deve
ser feita no processo eletrnico do SEI.
3) Deve ser registrado no Sistema Integrado de Controle de Processos (SICOP) a informao de
que o andamento do processo passar a ser realizada no SEI.
PROCEDIMENTOS PARA CONVERSO PARCIAL DO PROCESSO

1. Processos com mais de um volume podem ser convertidos parcialmente desde que sigam os
procedimentos previstos na Portaria SEPLAG 459/2016, Art. 45 e 46. Para tanto, devem ser
selecionados os documentos essenciais para manter sua continuidade em meio eletrnico.
2. O processo fsico convertido parcialmente para eletrnico deve permanecer na unidade ou no
arquivo temporrio para atender eventuais consultas que possam surgir antes da concluso
do processo eletrnico.

PASSO 1 - DIGITALIZAO:
1) Selecionar os documentos a serem digitalizados;
2) Os documentos selecionados devem ser digitalizados com a primeira imagem
correspondente a capa e as imagens subsequentes correspondentes ao restante das folhas
selecionadas;
3) O processo deve ser digitalizado com o padro OCR e 150 dpi.
4) Sero digitalizadas apenas as faces das folhas que possuam contedo;
5) A folha que tenha recebido apenas o carimbo "Em Branco" tambm ser digitalizada;
6) Nomear o arquivo com o nmero do processo no formato NNN-NNNNNN-NNNN.

PASSO 2 - INICIAR PROCESSO NO SEI:


1) O processo deve ser cadastrado com o mesmo Nmero (NUP) do Processo Fsico, Interessado
e Data de autuao na Unidade Setorial de Gesto do rgo.

2) Clicar em Iniciar Processo:

3) Escolher o Tipo do Processo, devendo ser o mesmo tipo do processo fsico, ao clicar o sistema
apresentar uma nova tela para cadastro:
4) O sistema apresentar a tela abaixo, preencha conforme orientao:

a. Clicar no boto Informado;


b. Nmero: preencher o campo nmero exatamente igual ao nmero registrado no processo
fsico, por exemplo: 0423-123456/2017;
c. Data de Autuao: preencher com a data registrada no processo fsico;
d. Especificao: preencher com informaes do processo que auxiliem em uma pesquisa
posterior, pode ser inserido o assunto secundrio do processo;
e. Interessado: clicar no campo e iniciar a digitao do nome do interessado, o sistema listar o
nome do interessado, clique sobre o nome para carregar o campo. Caso o sistema no
apresente o nome do interessado, o usurio deve realizar o cadastro, preenchendo o campo
com o nome completo e teclando em Enter.
f. Observaes desta unidade: inserir neste campo informaes que considere importante para
pesquisa ao processo.
g. Nvel de Acesso: selecionar o nvel de acesso do processo clicando em um dos itens.
h. Salvar: clique no boto Salvar para finalizar o cadasto.

PASSO 3 - INCLUIR DOCUMENTO:

1) Aps o cadastro do processo, clique no boto para inserir o arquivo do processo


digitalizado:
2) Na tela Gerar Documento, clique em Externo:

3) O sistema abrir a tela Registrar Documento Externo para que seja realizado o cadastro do
documento digitalizado, preencher conforme orientao:

a. Selecionar o Tipo do Documento Processo;


b. Data de Autuao: preencher com a data registrada no processo fsico;
c. Nmero/Nome na rvore: preencher com o nmero do Processo, por exemplo: 0410-
123456/2017;
d. Formato: selecionar Digitalizado nesta Unidade;
e. Tipo de Conferncia: selecionar Documento Original;
f. Remetente: clicar no campo e iniciar a digitao do nome do remetente do processo, se
houver, o sistema listar o nome do remetente, clique sobre o nome para carregar o campo.
Caso o sistema no apresente o nome do remente, o usurio deve realizar o cadastro,
preenchendo o campo com o nome completo e teclando em Enter.;
g. Interessado: neste campo deve ser informado o nome do interessado conforme consta no
processo fsico. Para cadastrar basta clicar no campo e iniciar a digitao do nome do
interessado, o sistema listar o nome do interessado, clique sobre o nome para carregar o
campo. Caso o sistema no apresente o nome do interessado, o usurio deve realizar o
cadastro, preenchendo o campo com o nome completo e teclando em Enter.
h. Nvel de Acesso: selecionar o nvel de acesso do documento clicando em um dos itens;
i. Anexar Arquivo: clique em Browse e selecione o arquivo digitalizado do processo;
j. Confirmar dados: clique no boto Confirmar Dados para finalizar o cadasto.
4) Incluir Documento Termo de Encerramento de Trmite, preencher e assinar.
Obs.: Este um documento criado e assinado eletronicamente no SEI, no digitalizado.

PASSO 4 - PROVIDNCIAS COM O PROCESSO FSICO:


1) Imprimir o Termo de Encerramento de Trmite Fsico do SEI e anexar ao final do processo
fsico;
2) Inserir despacho de arquivamento no processo;
Obs.: Em nenhuma hiptese devem ser inseridos novos documentos no processo fsico, a no
ser o despacho de arquivamento, a continuidade do tratamento do assunto do processo deve
ser feita no processo eletrnico do SEI.
3) Deve ser registrada no Sistema Integrado de Controle de Processos (SICOP) a informao de
que o andamento do processo passar a ser realizado no SEI.

OBSERVAES FINAIS

Nos casos de processos apensados fisicamente, cada processo ser convertido


individualmente e relacionados no SEI-GDF.
O Termo de Encerramento de Trmite Fsico ser utilizado quando um processo fsico for
encerrado fisicamente e continuado eletronicamente no SEI. Este termo ser produzido no
processo eletrnico, impresso e anexado no processo fsico.
Despacho de Arquivamento - ao pela qual autoridade, por meio de despacho determina
o encerramento da tramitao do processo.
No processo que possuir mdia fsica juntada: verificar se o contedo pode ser convertido
em arquivo pdf, se sim, inserir como documento externo no mesmo processo, caso no
seja possvel, deve ser inserido no SEI um despacho referenciando a localizao da mdia.
ANEXOS

TERMO DE ENCERRAMENTO DE TRMITE FSICO


Processo n - / -
Interessado:
O processo em epgrafe foi convertido em sua totalidade do suporte fsico para eletrnico e
inserido no SEI-GDF, em conformidade com o Decreto n 36.756, de 16 de setembro de 2015, alterado pelo
Decreto n 37.565/2016, de 23 de agosto de 2015, mantendo o mesmo nmero do processo em suporte
fsico (NUP) e interessado.
A converso foi registrada no campo assunto secundrio do cadastro do processo no Sistema
Integrado de Controle de Processos - SICOP e o processo fsico ser arquivado na unidade de arquivo
da (preencher com o nome da unidade administrativa) para eventuais consultas.
Fica encerrada a tramitao do processo em suporte fsico, sendo vedada qualquer juntada de
novos documentos fsicos, para, a partir de ento, ter continuidade de sua instruo e tramitao somente
por meio do SEI-GDF.
O processo originalmente, em suporte fsico, era composto de:
Folhas:
Mdias:
O processo eletrnico, resultante da presente converso, ficou composto da seguinte forma:
Volume de Processo:
Apartado Sigiloso:
Contedo de Mdia:
Desconformidades constatadas:
Os arquivos PDF oriundos da digitalizao da documentao em suporte fsico foram devidamente
submetidos a procedimento de conferncia e autenticao por servidor pblico, por meio de sua assinatura
eletrnica no SEI-GDF.
Todos os documentos do processo foram digitalizados em arquivo nico.
Unidade responsvel pela converso: .
Unidade responsvel pelo registro no SICOP:
Tamanho do arquivo aps a converso:
A concluso do procedimento de converso se deu na data de assinatura do presente Termo.

1. O Termo de Encerramento de Trmite Fsico dever ser aberto e assinado eletronicamente no SEI-GDF,
sendo o primeiro documento a ser includo, aps o processo digitalizado, e o ltimo documento do processo
em papel. Aps assinado eletronicamente o Termo dever ser impresso, numerado e anexado ao processo
em papel.
2. Documento original aquele que possui a assinatura original manuscrita ou eletrnica do(s)
signatrio(s).
TERMO DE ENCERRAMENTO DE TRMITE FSICO

Processo n - / -
Interessado:
O processo em epgrafe foi parcialmente convertido do suporte fsico para eletrnico e inserido no
SEI-GDF, em conformidade com o Decreto n 36.756, de 16 de setembro de 2015, alterado pelo Decreto n
37.565/2016, de 23 de agosto de 2015, mantendo o mesmo nmero do processo fsico (NUP) e
interessado.
A converso parcial foi registrada no campo assunto secundrio do cadastro do processo no
Sistema Integrado de Controle de Processos - SICOP e o processo fsico arquivado na unidade de arquivo
da (preencher com o nome da unidade administrativa) para eventuais consultas.
Fica encerrada a tramitao do processo em suporte fsico, sendo vedada qualquer juntada de
novos documentos fsicos, para, a partir de ento, ter continuidade de sua instruo e tramitao somente
por meio do SEI-GDF.
O processo originalmente, em suporte fsico, era composto de:
Folhas:
Volumes:
Mdias:
O processo eletrnico, resultante da presente converso, ficou composto da seguinte forma:
Volume de Processo:
Apartado Sigiloso:
Contedo de Mdia:
Desconformidades constatadas:
Os arquivos PDF oriundos da digitalizao da documentao em suporte fsico foram devidamente
submetidos a procedimento de conferncia e autenticao por servidor pblico, por meio de sua assinatura
eletrnica no SEI-GDF.
Os documentos do processo selecionados foram digitalizados em arquivo nico.
Unidade responsvel pela converso:
Unidade responsvel pelo registro no SICOP:
Tamanho do arquivo aps a converso:
A concluso do procedimento de converso se deu na data de assinatura do presente Termo.
1. O Termo de Encerramento de Trmite Fsico dever ser aberto e assinado eletronicamente no SEI-GDF,
sendo o primeiro documento a ser includo, aps o processo digitalizado, e o ltimo documento do processo
em papel. Aps assinado eletronicamente o Termo dever ser impresso, numerado e anexado ao processo
em papel.
2. Documento original aquele que possui a assinatura original manuscrita ou eletrnica do(s)
signatrio(s).