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O CONTROLE DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS EM

TRMITE: ENTRADA, REGISTRO, MOVIMENTAO E


SADA.

Renato Tarciso Barbosa de Sousa


Prof. Doutor do curso de Arquivologia, de Ps-Graduao em
Cincia da Informao da Universidade de Braslia.
renatosou@unb.br

talo Henrique Alves


Mestrando do Programa de Ps-Graduao em Cincia da
Informao da Universidade de Braslia.
italo.alves@aluno.unb.br

Resumo: O efetivo gerenciamento arquivstico dos documentos em trmite


tem sido um desafio nas organizaes. O surgimento de novas portas de
entrada e sada de documentos nas instituies, como o e-mail, tem acentuado
ainda mais essa situao. Os controles da entrada, do registro, da tramitao, da
sada (expedio) e de todos os procedimentos relacionados, isto , os
procedimentos de protocolo, so imprescindveis clere recuperao de uma
informao de qualidade que atenda s necessidades institucionais. Para a
adequada gesto de documentos nesse momento inicial necessrio identificar
as situaes relacionadas a essas fases e avaliar solues possveis diante das
problemticas identificadas. Esse artigo pretende discutir os aspectos
relacionados ao controle dos procedimentos de protocolo e propor um conjunto
de metadados relacionados gesto de documentos em sua fase inicial, como
parte de um sistema informatizao de gesto de documentos arquivsticos.
Para elaborao desse artigo utilizou-se a correlao entre a observao
emprica de problemas encontrados em instituies pblicas e a pesquisa
bibliogrfica sobre gesto de documentos. Como resultado, prope-se modelo
de metadados com descrio dos campos e de sua aplicabilidade para o
controle de documentos arquivsticos desde sua entrada ou produo at sua
sada ou arquivamento na instituio.
Palavras-chave: Gesto de Documentos, Procedimentos de Protocolo,
Arquivstica, Protocolo, e-ARQ Brasil.

GORA, ISSN 0103-3557, Florianpolis, v. 27, n. 54, p. 47-81, jul./dez., 2017 47


1 INTRODUO

A informao possui um papel fundamental e elemento


vital para a sobrevivncia das organizaes contemporneas, tanto
aos recursos humanos, quanto aos recursos materiais e
financeiros. O seu gerenciamento implica no reconhecimento de
sua importncia e na aplicao de um tratamento do mesmo nvel
que o dispensado aos outros recursos. (ROUSSEAU, COUTURE,
1998, p. 63)
A banalizao da tecnologia e a escassez crnica dos
recursos financeiros impem s organizaes um repensar
constante de sua cultura, tradies, prticas e procedimentos.
Aquele que dispe com mais rapidez das melhores informaes,
pouco importando a sua provenincia, o seu suporte ou tipo, so
os que se apresentam em condies de ter uma maior e melhor
competitividade. (ROUSSEAU, COUTURE, 1998, p. 63)
Por isso, para fornecer as informaes que so necessrias
s organizaes, um programa de gesto de documentos tem
como objetivo, entre outros aspectos, o tratamento do controle do
fluxo dos documentos produzidos ou recebidos (ISO, 2001, p. 9).
A gesto de documentos adquiriu tamanha relevncia no
cenrio global que em 2001 a Organizao Internacional para
Padronizao (ISO) dedicou uma publicao exclusiva ao
assunto. De acordo com Jardim (2015, p. 43), a ISO 15489/2001,
que trata da implementao de sistemas de gesto de documentos
(records management), [...] considerada a mais bem-sucedida
publicao ISO desde a srie ISO 9000 na dcada de 1990 sobre
padres de qualidade.
A publicao da norma apresenta a importncia de dotar as
instituies de uma gesto de documentos que seja capaz de
apoiar a tomada de deciso, atender regras do ambiente da
organizao (compliance), proteger seus prprios interesses,
preservar os direitos dos funcionrios, clientes e acionistas, entre
outros benefcios (ISO, 2001).
No Brasil, a ISO 15489 no foi traduzida, contudo outra
publicao normalizadora teve grande impacto para a gesto de
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documentos, principalmente para rgos pblicos. O e-ARQ
Brasil, publicado pelo Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ, 2011), um modelo de requisitos para sistemas
informatizados que tratam da gesto de documentos de arquivo. O
modelo apresenta o conjunto de especificaes tcnicas e
funcionais para um sistema de gesto de documentos.
No contexto institucional, muito antes do desenvolvimento
de sistemas de gesto de documentos de arquivo, os avanos
tecnolgicos redefiniram as opes de comunicao interna e
externa. H algumas dcadas, existiam apenas o servio de
correio estatal e umas poucas empresas de entrega de malotes.
Nos dias atuais, esses servios foram ampliados e novas
tecnologias de transmisso foram incorporadas ao ambiente das
organizaes.
O correio eletrnico (ou e-mail) se tornou um dos mais
importantes meios de comunicao, muitas vezes substituindo os
meios tradicionais, os documentos fsicos e a comunicao
telefnica. Essa virtualizao das comunicaes apresenta (ainda)
um universo novo aos responsveis pelo controle da gesto de
documentos nas instituies brasileiras.
Se j havia um problema de controle do registro de entrada
e sada de documentos antes da popularizao do e-mail, essa
nova realidade acentuou ainda mais as dificuldades de gesto.
Pode-se afirmar que somente uma parcela desses documentos
possui registro em sistemas de protocolo e os que possuem,
muitas vezes, indicam apenas a entrada e sada, perdendo-se todas
as informaes referentes movimentao, visualizao e relao
orgnica entre os documentos.
A ttulo de exemplo, no Canad, ainda nos anos 1990, os e-
mails foram includos nas polticas de gesto de documentos. No
Brasil, apenas em 2012 foi publicado manual com recomendaes
para o gerenciamento de e-mails como documentos arquivsticos
(CONARQ, 2012). A ausncia da ao do rgo regulador destes
procedimentos no Brasil implicou na excluso desses documentos
dos arquivos pelas instituies pblicas. muito comum que
usurios apaguem ou salvem os e-mails institucionais em pastas
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particulares no prprio computador. Essas correspondncias
eletrnicas, que registram atividades e decises, ficam disponveis
apenas ao usurio que os gerencia diretamente, dependendo de
sua presena para localizao e acesso. Quando os usurios saem
da instituio, as mensagens normalmente so perdidas.
Esse cenrio de gesto de documentos deficiente ou
inexistente apresenta risco para as organizaes, que no
controlam seus documentos. Documentos se perdem, so
eliminados sem critrios objetivos, ou so mantidos sem
necessidade e a recuperao da informao fica altamente
prejudicada.
A percepo dos pesquisadores da importncia dos
procedimentos de controle dos documentos em trmite, isto , os
procedimentos de protocolo, desde sua origem, interna ou externa,
at sua sada da instituio e/ou arquivamento, motivou a
realizao desse estudo. Entende-se que importante apresentar o
valor desses procedimentos para as instituies, tanto para
documentos fsicos quanto para documentos eletrnicos, e elencar
as peculiaridades relacionadas ao controle desses documentos em
cada um desses momentos para a gesto de documentos.

1.1 ESTRUTURA

A estrutura desse trabalho se inicia pela delimitao do


problema, em que so abordadas questes gerais relacionadas ao
controle de documentos, inclusive digitais, pela tica da gesto de
documentos. Em seguida so apresentados os objetivos e o
mtodo de pesquisa. Nas sees seguintes detalharam-se situaes
referentes aos trs momentos da prtica do trmite documental: o
registro e/ou captura (entrada); a movimentao interna; e sada
para outras instituies e pessoas. Em seguida, apresentam-se
especificaes gerais de um sistema que abarque a gesto de
documentos em trmite e um conjunto de metadados que deve ser
considerado para a realizao do controle desses documentos. Por
fim foram registradas as consideraes finais.

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1.2 DELIMITAO DO PROBLEMA

O registro e o controle da tramitao dos documentos,


segundo Sousa (1997, p. 35-36), uma atividade desenvolvida
por unidades especficas que figuram nas estruturas
organizacionais com a denominao de protocolo, protocolo e
arquivo, comunicao administrativa, documentao e
comunicao administrativa etc. Estes setores, na maior parte
dos casos, so responsveis pelo registro e distribuio das
correspondncias produzidas e recebidas pelos rgos, bem como
pela protocolizao dos processos e sua tramitao.
Na tradio administrativa brasileira, apesar da variedade de
expresses, esse setor ou atividade reconhecido como protocolo.
O dicionrio nos esclarece que protocolo etimologicamente uma
palavra derivada do grego protkollon, isto , a primeira folha
colada aos rolos de papiro e na qual se escrevia um resumo do
contedo do manuscrito. O Dicionrio Brasileiro de
Terminologia Arquivstica o entende como o servio
encarregado do recebimento, registro, classificao, distribuio,
controle da tramitao e expedio de documentos (ARQUIVO
NACIONAL, 2005, p. 140). Essas palavras compartilham traos
que indicam identificao e controle. Nesse caso, protocolo pode
ser entendido como a prova da entrada ou sada da informao e
de sua localizao na organizao.
As organizaes, com os novos recursos tecnolgicos (fac-
smile, correio eletrnico e guichs virtuais), expandiram seus
meios de recebimento, tramitao e expedio de documentos.
Entretanto, a ausncia de controle desses procedimentos, isto ,
procedimentos de protocolo, pode ocasionar problemas na
recuperao da informao.
Cada vez mais os setores de trabalho das organizaes
recebem e expedem documentos por e-mail. Inicialmente
utilizado como uma comunicao alternativa ao telefone, o e-mail
vem assumindo um papel importante na comunicao
institucional e interpessoal.

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Os documentos assim transmitidos costumam passar a
margem de qualquer tipo de controle ou registro. A ausncia de
uma poltica institucional sobre a gesto dessas comunicaes tem
permitido a criao de documentos invisveis para a gesto de
documentos.
Assim, a partir dessa nova realidade importante repensar
alguns aspectos da teoria e prtica arquivstica para administrar de
forma eficaz as informaes armazenadas em formato digital, no
apenas dos e-mails. De acordo com Rodrigues (2008, p. 218),
pode-se afirmar que princpios bsicos que regem a atividade
arquivstica continuam vlidos:
As funes arquivsticas [...] sustentam a
implantao dos programas de gesto, garantindo a
normalizao de parmetros para o planejamento
adequado da produo e controle da acumulao,
seja para documentos produzidos em meio
convencional (papel) ou digital (eletrnico).

Pode-se admitir ento que o repensar parcial, uma vez que


os princpios continuam os mesmos, apenas as aplicaes que
agora devem ser levadas ao novo contexto.
Para a adequada gesto desses documentos importante
perceber que a mudana do meio por onde trafegam essas
informaes aumenta consideravelmente a complexidade dessa
gesto. Os princpios arquivsticos devem ser um guia para as
reflexes advindas dessa realidade.
No caso do gerenciamento de correio eletrnico, algumas
polticas sobre o assunto recomendam a concentrao de caixas de
correio corporativas, que se referem a setores ou servios da
instituio, para a entrada e sada de documentos oficiais.
Acessveis por mais de uma pessoa por unidade, possvel aplicar
de modo mais consistente os procedimentos de gesto de
documentos e evita-se o recebimento de mensagens de cunho
pessoal. Nesses casos, as contas individuais ficam destinadas a
receber mensagens de interesse estritamente pessoal e outras,
mesmo que funcionais, de carter informativo, semelhante
quelas repassadas por telefone.

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No Brasil, conforme dito anteriormente, a Cmara Tcnica
de Documentos Eletrnico (CTDE) do CONARQ incluiu nas
publicaes e-ARQ Brasil (CONARQ, 2011) e Diretrizes para a
Gesto Arquivstica do Correio Eletrnico Corporativo
(CONARQ, 2012) os e-mails como potenciais documentos de
arquivo. Deste modo, a sinalizao do CONARQ foi que e-mails
que renam caractersticas de documentos de arquivo devam
receber o mesmo tratamento dispensado aos documentos no
mbito de um programa de gesto de documentos de arquivo.
Cabe destacar que nos Estados Unidos, no final dos anos
1980, houve o primeiro questionamento oficial sobre a natureza
dos e-mails como documentos de arquivo (RONDINELLI, 2013
p.13). A concluso americana, tal como a orientao brasileira,
identificou que o e-mail pode ser considerado um documento de
arquivo e tem sua forma original em seu formato digital. As
verses impressas do e-mail so cpias, mesmo que autenticadas.
Um sistema de gesto de documentos, que registre no s o e-
mail como unidade documental, mas suas relaes orgnicas,
trmites e outros procedimentos deve capturar o documento em
sua forma original, com os respectivos metadados de produo.
Esses sistemas, conforme o e-ARQ Brasil, devem prever
controles para todos os procedimentos desde a sua criao at sua
destinao final. O e-ARQ Brasil prev funcionalidades e
metadados capitais para a realizao da gesto arquivstica dos
documentos de uma instituio e essas informaes se relacionam
diretamente com a autenticidade, confiabilidade e integridade dos
documentos.
Neste momento, importante registrar que um dos
principais objetivos de sistemas como esse a manuteno dessas
caractersticas, tpicas de documentos de arquivo.
Luciana Duranti (2006), em seus estudos, em especial no
Projeto InterPARES, identificou um conjunto de procedimentos e
critrios para manuteno desses aspectos, considerando
caractersticas inerentes dessas tecnologias como a obsolescncia
de software e hardware.

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Apenas para alinhamento, deve-se definir os termos
apresentados acima: confiabilidade, autenticidade e integridade.
A confiabilidade de um documento (CONARQ, 2011, p.21)
diz respeito :
[...] capacidade de sustentar os fatos que atesta. A
confiabilidade est relacionada ao momento em
que o documento produzido e veracidade do
seu contedo. Para tanto, h que ser dotado de
completeza e ter seus procedimentos de produo
bem controlados.

Tal item possui relao direta com a autenticidade. Para


Fonseca (apud RONDINELLI, 2007, p. 47) a autenticidade:
[...] est ligada ao processo de criao, manuteno
e custdia; os documentos so produto de rotinas
processuais que visam ao cumprimento de
determinada funo, ou consecuo de alguma
atividade, e so autnticos quando criados e
conservados de acordo com procedimentos
regulares que podem ser comprovados, a partir de
rotinas estabelecidas.

A integridade definida como estado dos documentos


que se encontram completos e no sofreram nenhum tipo de
corrupo ou alterao no autorizada nem documentada.
(CONARQ, 2011, p. 129)
A preservao da confiabilidade e da autenticidade dos
documentos eletrnicos dividida em duas fases: uma realizada
pelo prprio produtor, enquanto os documentos so teis para
suas atividades; e outra por uma entidade neutra, responsvel pela
sua conservao quando os documentos so considerados
permanentes e no servem diretamente s funes
administrativas.
Para a primeira fase, a autenticidade est ligada prpria
confiana que o documento recebe da instituio, considerando os
procedimentos de criao e tambm suas relaes orgnicas (a
partir da utilizao da classificao, registro e da produo de
metadados), diretamente relacionadas ao sistema de gesto de

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documentos de arquivo. Para a segunda fase a autenticidade e a
confiabilidade esto relacionadas ao contexto administrativo e
arquivsticos no qual os documentos foram se desenvolvendo. O
prprio conjunto documental, desde que devidamente registrado e
tratado, garante a autenticidade aos documentos individuais
(DURANTI; MACNEIL, 1996, p. 58-61).
A utilizao da certificao digital tem desempenhado
papel importante. Por meio dela possvel garantir que um
documento no seja modificado aps ter sido assinado
digitalmente. possvel tambm determinar a identidade do
assinante inequivocadamente.
A utilizao desses certificados possibilitou que pessoas
fsicas e jurdicas realizassem transaes e assinassem
documentos digitais de modo confivel, garantindo a identidade
do assinante, a integridade do documento e fortalecendo os
procedimentos de confiabilidade e autenticidade.
Um sistema que busca gerenciar os documentos de
arquivo de modo integral deve compreender esses aspectos. As
informaes resultantes da produo dos documentos e de outros
procedimentos so importantes em longo prazo, principalmente
para os documentos eletrnicos.
importante lembrar que apenas a publicao de
normativos ou orientaes no resolve problemas de ordem
prtica que envolva a utilizao desses sistemas.
Um exemplo que merece destaque no escopo desse artigo
o modo de preenchimento de campos de identificao do
contedo informacional dos documentos. Esses campos so
conhecidos normalmente por nomes como Assunto,
Descrio, Resumo, Especificao, Contedo etc. O
campo tem por objetivo o detalhamento da razo de ser do item
documental, isto , o motivo da sua criao. Trata-se de um
campo-chave para a recuperao das informaes.
A utilizao desse campo nas instituies tem se mostrado
inadequada. Por se tratar de campo aberto, para descrio do
usurio, normalmente este, inconsciente da importncia do
campo, realiza seu preenchimento sem nenhum critrio, de modo
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totalmente subjetivo. Muitas vezes, nem o preenche. Quando seu
preenchimento obrigatrio, comum a utilizao de apenas um
ponto ou trao para satisfazer a obrigatoriedade. O campo perde
sua funcionalidade e h prejuzos para a recuperao da
informao.
Alm disso, podem ser citados outros problemas
relacionados ao preenchimento do campo referente ao contedo
informacional, como o caso da sinonmia, da polissemia e da
descrio ultra-detalhista.
A sinonmia a utilizao de termos equivalentes para um
mesmo objeto, ao ou funo. A utilizao de dois ou mais
termos com a mesma finalidade gera dificuldades na hora de
recuperar os documentos. Se o usurio usar um termo na pesquisa
diferente do que foi registrado no momento do cadastramento,
bem provvel que ele no consiga recuperar aquela informao.
A polissemia a utilizao de um termo que possui vrios
significados. Neste sentido, o resultado de uma pesquisa pode
gerar confuso ao pesquisador na recuperao da informao,
uma vez que desprovido de um contexto maior ele pode no
compreender o contedo informacional ou o sistema trazer
resultados relacionados a outros sentidos da palavra.
Por fim, a descrio detalhada em excesso dos contedos
informacionais muitas vezes chega ao nvel da utilizao do texto
completo do documento. A principal consequncia desse
problema a dificuldade de identificar rapidamente um
documento. O campo perde sua funo de resumir a informao.
necessrio encontrar uma justa medida.
Em qualquer instituio que no utilize alguma linguagem
documentria possvel, a partir da anlise do contedo desse
campo, identificar a falta de padronizao para seu
preenchimento. impossvel imaginar que uma organizao, por
mais complexa que ela seja, tenha uma variedade to expressiva
de assuntos. Os ganhos de eficincia no acesso informao
perdem-se num emaranhado de termos vazios, fragmentados, sem
conexo e sem uma vinculao muito clara com o contedo
informacional dos documentos. preciso lembrar que os recursos
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tecnolgicos no permitem ainda uma interpretao que resolva a
impreciso do preenchimento do campo Assunto, e, talvez, pela
dinmica da lngua e dos vocbulos utilizados, no consigam
resolver o problema em definitivo.
Adicionalmente, nas instituies, alm dos documentos
recebidos por e-mail ou produzidos em sistemas, no podem ser
esquecidos aqueles que entram e saem pelas mos dos
servidores/empregados pblicos. Nem todos so registrados nos
protocolos e muitos tramitam sem qualquer tipo de controle.
Normalmente, apenas os processos recebem um nmero
de ordem, que se constitui na chave da busca. Isso gerou uma
cultura de que apenas os processos so importantes, o que remete
a dois resultados: processualizao de tudo que seja julgado
importante (de modo totalmente subjetivo) e desvalorizao
daquilo que no se transforma em processo.
Acredita-se que a ausncia de controles efetivos dos
documentos em trmite gera adversidades de todo o tipo para as
instituies. O controle efetivo dos documentos, no escopo da
gesto de documentos, independente do suporte, composto de
um conjunto de atividades, que relacionadas realidade
tecnolgica atual, extrapola e muito o simples registro do
andamento dos documentos, tal como era feito por meio de
cadernos e tabelas.
As instituies devem aplicar mtodos arquivsticos em
seus registros armazenados eletronicamente, inclusive nos e-
mails. Em princpio, todos os instrumentos de gesto arquivstica
aplicveis aos registros em suporte papel podem ser aos digitais.
A aplicao desses instrumentos, por exemplo, o plano de
classificao e a tabela de temporalidade, em ambientes virtuais
apresentam ganhos significativos na recuperao de informaes
e no controle dos prazos de transferncia, guarda e descarte dos
documentos. Assim, no h somente um ganho significativo no
processo de comunicao com o uso da tecnologia aplicada ao
trmite das informaes, mas tambm um ganho no controle da
produo documental.

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As tecnologias da informao, que tm criado novos
desafios para os arquivistas na execuo de suas funes,
fornecem possibilidades mais amplas gesto dos documentos de
arquivo. A tecnologia s ser til se houver o entendimento de
cada aspecto relacionado ao objeto de estudo para ento ser
traado um modo de ao para o controle dos documentos.

1.3 OBJETIVOS
Tendo em vista a problemtica apresentada e a necessidade
de gerir e disponibilizar informaes que as instituies carecem,
este trabalho tem por objetivo discutir os aspectos relativos ao
registro e controle de documentos em trmite nas organizaes
contemporneas, independentemente de suas espcies, formatos e
suportes; e apresentar uma proposta de gerenciamento desses
documentos enquanto em uso e trmite, por meio de metadados
em um sistema de gesto de documentos de arquivo.

1.4 METODOLOGIA UTILIZADA NA PESQUISA


Trata-se de um estudo descritivo, qualitativo, que utiliza
pesquisa bibliogrfica e observao emprica dos problemas
encontrados no controle dos documentos arquivsticos correntes
em instituies pblicas. As possveis solues esto previstas na
legislao e bibliografia da rea, encontradas em publicaes que
tratam de gesto de documentos, diplomtica e documentos
digitais. A partir da sistematizao das necessidades de gesto dos
documentos correntes, informaes necessrias para controlar os
documentos foram elencadas por suas fases, utilizando a deduo
lgica, baseada em princpios arquivsticos.
2 A ENTRADA DOS DOCUMENTOS E INFORMAES
Apesar do crescente nmero de documentos recebidos por
meio de correio eletrnico nas instituies, pblicas e privadas,
parte do acervo ainda recebido fisicamente nos setores de
protocolo ou diretamente nas unidades destinatrias.

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Para o adequado tratamento dessa documentao,
recomenda-se, como primeira providncia necessria ao controle
das informaes que entram na organizao, a centralizao do
recebimento do servio de correio fsico.
Todavia, esta medida atende parcialmente o volume de
documentos que chega diariamente aos setores de trabalho.
relativamente comum, e perfeitamente compreensvel, que alguns
cheguem por meio de portadores diretamente nos setores de
trabalho ou por intermdio de funcionrios que executam
atividades externas, alm, claro, dos que entram por meio das
contas de e-mail pessoais e setoriais e dos guichs eletrnicos.
Ento, como controlar a entrada desses documentos? A
soluo para esse impasse, embora simples, implica na
compreenso por todos os membros da organizao da
necessidade do controle. No se trata do controle pelo controle, e
sim, de uma sistemtica de registro que possibilite um ganho de
produtividade e segurana para toda a organizao. Todos tm
que ser responsveis pela implementao dessa sistemtica, pois
os benefcios dos resultados alcanados sero divididos.
Para que haja o registro da totalidade das informaes que
ingressam nas organizaes fundamental descentralizar os
instrumentos e a responsabilidade desse gerenciamento.
Por mais importante que seja a centralizao de algumas
atividades dada a capacidade de padronizao e produo, a
descentralizao de parte dessas atividades, mediante o
acompanhamento sistemtico da rea de gesto de documentos
deve gerar bons frutos. Neste momento importante reafirmar a
necessidade de compreenso da importncia dos procedimentos
por todos da instituio. A ISO 15489/2001 estabelece que estas
responsabilidades devem estar includas em normativo formal
amplamente difundido na instituio (ISO, 2001, p. 5).
Prope-se o estabelecimento de uma rede de responsveis
com presena em todas as unidades e locais da instituio, que
teriam entre suas designaes de trabalho o registro/captura dos
documentos nas suas reas.

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Para tanto, refora-se a necessidade de que a sistemtica de
controle alcance um status de poltica institucional. E mesmo
assim, a garantia de aceite da poltica vem do convencimento dos
funcionrios. necessrio que todos percebam que um pequeno
esforo inicial pode significar economia de tempo no futuro.
Deve-se adotar tambm, quando possvel, a integrao entre
sistemas, inclusive daquele responsvel pelo correio eletrnico.
Um sistema de gesto de documentos sob a gide arquivstica
deve possuir a capacidade de receber e capturar documentos
arquivsticos de outros sistemas, automaticamente ou por meio da
ao humana (CONARQ, 2011, p. 53).
importante destacar que somente aqueles com valor
arquivstico necessitam ser controlados segundo os critrios j
mencionados. Os de carter pessoal e os documentos de
referncia (publicaes, leis, informativos etc.), isto , aqueles
que no so resultados das atividades do rgo, no devem ser
considerados arquivsticos. Para melhor compreenso, a Lei n.
8.159, de 8 de janeiro de 1991, em seu artigo 2 considera
arquivos:
[...] os conjuntos de documentos produzidos e recebidos
por rgos pblicos, instituies de carter pblico e
entidades privadas, em decorrncia do exerccio de
atividades especficas, bem como por pessoa fsica,
qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza
dos documentos (BRASIL, 1991).

Assim, sero reconhecidos como documento de arquivo os


e-mails e demais documentos eletrnicos resultantes das
atividades da instituio e esses devero ser capturados,
controlados, classificados e avaliados por um sistema apoiado na
gesto de documentos de arquivo.

3 A TRAMITAO DAS INFORMAES

O controle do fluxo documental tem sido um dos principais


problemas enfrentados pelas organizaes modernas. A
velocidade com que as transaes ocorrem impe a necessidade

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de uma sistemtica de gesto que garanta a recuperao das
informaes com eficcia e tempestividade: cada segundo conta.
inadmissvel que informaes vitais para a organizao
sejam recuperadas em prazos demasiados longos. Muitas aes
podem deixar de ser executadas pela falta de informao e muitas
decises podem ser equivocadas exatamente pela ausncia de
informaes importantes. Assuntos importantes podem
descansar nas gavetas (ou e-mails) de funcionrios das
organizaes sem que as providncias sejam tomadas.
As informaes que circulam nas organizaes, em sua
maioria, esto intimamente ligadas as suas atividades e funes.
Este fato refora a necessidade de um controle do fluxo
informacional no apenas pela importncia das informaes em
si, mas pela necessidade de acompanhamento das aes que so
desencadeadas pelo conjunto de informaes que circulam.
Os registros documentais, em sua maioria, ou solicitam
algo, ou indicam que determinada ao est sendo desenvolvida.
Normalmente, o remetente aguarda uma resposta ou um
posicionamento sobre determinado assunto. comum que hajam
prazos a serem cumpridos relacionados aos documentos que
circulam na organizao. A perda de um prazo pode representar
prejuzos significativos para a instituio.
As modernas prticas de gesto preconizam a necessidade
de realizar o acompanhamento das demandas, normalmente
oficializadas de modo documental. Os vrios controles
preconizados na gesto de documentos devem alimentar sistemas
gerenciais e permitir o acompanhamento de tais situaes,
garantindo informaes em tempo real aos interessados,
facilitando a recuperao da informao de um modo geral e
propiciando a tomada de deciso com base em informaes exatas
e tempestivas.
O registro das informaes de tramitao dos documentos
no sistema deve ser realizado de modo descentralizado, com a
responsabilidade distribuda por todos os funcionrios da
organizao. Situaes que possuam prazos para o seu
desenvolvimento devem ser assinaladas como de
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acompanhamento especial, permitindo um controle do tempo de
permanncia dessa pendncia com o destinatrio interno e
externo a cada movimentao. Outros dados referentes prpria
movimentao dentro da instituio devem ser registrados a cada
momento, informando em tempo real a situao e localizao de
um documento, podendo chegar inclusive ao nvel da pessoa
responsvel pelo documento e da tarefa que est sendo realizada
naquele momento.
Esta cadeia de responsabilidades normalmente encerra-se
com a soluo do assunto, representado pelo documento ou
conjunto deles, que ento arquivado, onde no mais existiro
prazos a serem cumpridos, a no ser aqueles estabelecidos na
tabela de temporalidade de documentos.

4 A SADA DOS DOCUMENTOS E DAS INFORMAES

Uma organizao produz informaes para atender as suas


demandas internas e para se comunicar com o mundo externo.
Normalmente, produzida em grande quantidade, que remetidas
para outras organizaes, empresas e pessoas, possibilitam a
interao da organizao com o ambiente onde ela est inserida.
Quando se produz um documento que deve ser recebido por
uma pessoa externa usualmente se mantm cpia em arquivo.
Sendo essas aes desenvolvidas pela instituio, o
acompanhamento delas no mundo externo de fundamental
importncia.
O controle da expedio de documentos deve ser enxergado
como uma tarefa que transcende o mero controle do envio. Deve-
se possibilitar a recuperao contextualizada dos documentos
expedidos. Inclusive, possibilitando ilaes a partir de outros que
tratam do mesmo assunto.
O instrumento de classificao das informaes a primeira
ferramenta para a integrao dos registros documentais,
independente destes serem recebidos, produzidos e mantidos na
organizao, ou expedidos. Os assuntos funcionais refletidos no
plano de classificao permitem a compreenso contextualizada
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das aes desenvolvidas, e em desenvolvimento, independente
dos suportes e das caractersticas de tramitao dos documentos
de arquivo.
Os assuntos funcionais devem orientar o modelo de
organizao dos documentos, em substituio s sries de
documentos recebidos e expedidos, como nica forma possvel
para o acompanhamento integral dos procedimentos, inclusive, a
sua relao com o mundo exterior.
Essa organizao, como dito anteriormente, se aplica
tambm aos documentos digitais. A sua captura por sistema de
gesto de documentos possibilita que toda a instituio tenha
acesso as suas informaes, independente de ter sado de uma
conta de e-mail ou de um sistema da instituio. Esses mesmos
sistemas devem possuir ferramentas para controlar o acesso a
determinadas informaes, considerando sua criticidade e sigilo.
Na prxima seo, sero apresentadas as informaes
avaliadas como importantes para o controle da expedio de
documentos, considerando os aspectos elencados acima. Buscou-
se apresentar uma viso geral, resultado da anlise realizada at
aqui neste artigo.

5 O SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS


ARQUIVSTICOS EM TRMITE

As atividades de registro, trmite e expedio de


documentos devem ser vistas e entendidas inicialmente como
parte de um sistema maior de gesto de documentos arquivsticos.
Essas atividades devem fazer parte e ser direcionadas por um
programa de gesto de documentos institucional.
Nesse sentido, todas as indicaes constantes no texto em
tela foram pensadas como mdulos necessrios a uma profunda
transformao do tratamento dos documentos arquivsticos, que
os considerem como parte dos recursos informacionais da
organizao. Essa seo foi elaborada a partir das observaes
relacionadas nas sees anteriores.

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A rea de atuao de um sistema de documentos
arquivsticos abrange o conjunto de operaes que visam o
controle dos documentos que ainda tramitam na organizao, de
modo a assegurar a sua imediata localizao e recuperao,
garantindo, assim, o acesso rpido e eficiente informao.
O formato e a configurao de tal sistema foram pensados
para servir tambm como instrumento gerencial ao incorporar
estratgias que permitam aos gestores acompanharem toda a
soluo de uma determinada demanda, desde o momento que as
informaes chegam at a deciso final sobre o assunto tratado.
Alm disso, por meio das informaes fornecidas por ele
possvel mapear processos internos como de fato o so,
auxiliando em outras atividades de gesto de documentos, como a
identificao arquivstica, e de mapeamento de processos.
A parte do sistema responsvel pelo registro e controle da
tramitao dos documentos tem como finalidade uniformizar o
tratamento das informaes contidas em documentos recebidos e
produzidos, visando, sobretudo, a manuteno da autenticidade e
da confiabilidade; a eficincia e a segurana na recuperao das
informaes e no acompanhamento das atividades desenvolvidas.
Tais funes do sistema devem possibilitar a:

a) incluso descentralizada de documentos no sistema.


A partir de qualquer ponto da rede, local ou pela Internet,
deve ser possvel incluir ou alterar registros de
documentos, iniciar processos ou dar prosseguimentos
neles;
b) movimentao com o registro obrigatrio do
remetente e do recebedor do documento durante a sua
tramitao;
c) localizao de um registro documental, mesmo que
fora da instituio, de modo contextualizado
arquivisticamente;
d) simplificao do procedimento de tramitao dos
documentos na organizao, evitando a produo de
recibos e cpias;
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e) descentralizao da responsabilidade pelo
funcionamento do sistema. Os chefes das vrias unidades
da organizao sero responsveis pelos documentos que
estiverem com carga para a sua unidade e cada funcionrio
ser responsvel pela realizao de procedimentos de
controle;
f) definio e acompanhamento do tempo para soluo
de demandas e de prazos de resposta para cada
movimentao;
g) realizao de consulta dos documentos ou das
informaes referentes por meio de qualquer ponto da
rede, local ou pela Internet, nas mais diversas plataformas
(computadores, tablets, smartphones etc.);
h) gerao de relatrios gerenciais sobre os documentos,
especialmente sobre fases de movimentao no sistema e
prazos recebidos e emitidos.

Para tanto, seguindo as recomendaes do e-ARQ Brasil,


sero apresentados alguns metadados bsicos responsveis pelos
controles propostos na discusso desse artigo.

1) Nmero de registro sequencial ou nmero de protocolo


o prprio sistema deve se encarregar de gerar um nmero para
todos os documentos internos. Para documentos externos, se a
procedncia utiliza mesma sistemtica de numerao, como o
caso da Administrao Pblica Federal (APF), deve ser
considerado o nmero j existente para registro, caso contrrio
utilizar a mesma sistemtica para documentos internos. Este
campo permitir aos usurios a identificao nica de cada
documento. Por meio dele ser possvel o acompanhamento da
quantidade de documentos acumulada (produzidos e/ou
recebidos) na organizao. Essa informao pode ser utilizada de
modo gerencial, servindo para previses de espao, de mobilirio,
pessoal, de material de acondicionamento e, sobretudo, de custos.
Tais dados podem ser gerados a partir do cruzamento do nmero
de registros com seus tipos documentais (espcies e funes as
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quais apoiam), setores pelos quais tramitam, prazos de tramitao
etc. e tambm combinados ao espao ocupado por arquivos
digitais, para estimar a necessidade de infraestrutura tecnolgica.
Esse dado pode ser entendido como os descritos no e-ARQ Brasil
nos itens 1.1, 1.3, 1.4 e 1.5 da parte de metadados. A depender da
estrutura do sistema, as informaes dos itens acima se aglutinam.
Cabe a cada instituio avaliar a necessidade de registros
diferenciados.
2) Nmero de origem do documento exclusivo para
documentos externos ou para documentos da prpria instituio
que possuam sistemtica de numerao anterior a atualmente
utilizada. Esse campo utilizado para indicao do nmero
original de protocolo do documento que est sendo registrado.
Para documentos externos que contenham nmero de protocolo,
informar exatamente como registrado no documento. Caso no
possua nmero, pode-se registrar a sigla S/N (Sem Nmero). Tal
procedimento auxilia no contato com os interessados externos,
pois se trata do nmero de protocolo da instituio remetente. Nos
casos como o da APF, os documentos e processos possuem
sistemtica de numerao padronizada. Tal padro possibilita que
outros rgos da APF possam se comunicar mais eficazmente,
uma vez que o nmero j atribudo ser utilizado em todos os
rgos por onde ele passar. Pode corresponder aos itens 1.1, 1.3,
1.4 e 1.5 do e-ARQ Brasil da parte de metadados.
3) Origem do documento identificao da origem de sua
produo. No caso dos documentos produzidos na instituio,
deve-se indicar a unidade administrativa responsvel pela
produo. Para seu uso, interessante que haja tabela auxiliar
com a sigla e o nome por extenso de todas as unidades, que
permita o preenchimento de parte do nome ou sigla e que
apresente as opes para o usurio escolher um item, diminuindo
assim erros de digitao e seleo. Para os documentos
produzidos fora da organizao, isto , aqueles recebidos,
importante que se identifique a instituio de origem, podendo
incluir tambm a subdiviso administrativa responsvel pela
produo do documento (a hierarquia quando possvel). Este
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campo corresponde ao item 1.19 da parte de metadados do e-ARQ
Brasil.
4) Interessados no documento identificao de possveis
pessoas fsicas ou jurdicas (inclusive suas subdivises) no
contedo de um documento. Tais pessoas podem ser interessadas
diretamente no assunto ou apenas serem importantes no contexto
do documento e por isso representarem uma informao que sirva
como critrio de recuperao em buscas. Em alguns casos o autor
(pessoa que tem autoridade e competncia para assinar um
documento) deve ser definido como interessado tambm. Pode ser
importante realizar a distino entre tipos de interessados. Em
alguns casos essa tipificao indispensvel, como, por exemplo:
ru e vtima; demandante e demandado etc. A utilizao da
tipificao depender da funo que o documento desempenha
para a instituio e objetiva a rpida recuperao da informao.
Pode-se considerar nesse campo a utilizao de dados que
permitam a identificao inequvoca de determinada pessoa,
como o CPF, CNPJ ou nmero de registro. Essas informaes
adicionais se aplicam tambm aos prximos dois itens. Esse
campo diz respeito ao item 1.18 do e-ARQ Brasil.
5) Autor do documento identificao da pessoa que assina
o documento (signatrio). Na Administrao Pblica essa
informao importante para atestar a autenticidade de um
documento. Determinados documentos foram produzidos em
determinado momento e assinados por autoridade empossada,
com atribuio referente ao proposta pelo documento, em
espao de tempo definido. Identificar o autor do documento
auxilia no processo de anlise da autenticidade. Corresponde ao
item 1.14 do e-ARQ Brasil da parte de metadados e pode estar
includo no item referente a interessados.
6) Destinatrio do documento alguns documentos so
destinados a certas pessoas ou unidades da instituio.
Normalmente os documentos de correspondncia possuem um ou
mais destinatrios, contudo outros documentos, como, por
exemplo, formulrios e despachos podem tambm ter esse
endereamento. Neste campo sugere-se registrar o destinatrio
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previsto no prprio documento ou no envelope, quando for o
caso, mesmo que no seja aquele para onde o documento ser
encaminhado inicialmente. a instituio receptora que far a
devida distribuio e no o remetente. Essa informao pode
auxiliar a primeira tramitao de um documento dentro da
instituio, quando se tratar de documento ou assunto indito para
a unidade de protocolo, e tambm o processo de classificao
arquivstica, quando o tipo documental o mesmo, mas se
aplicam a cdigos diferentes em razo de sua destinao. Aplica-
se tanto a documentos recebidos quanto produzidos, a depender
da espcie. Corresponde ao item 1.15 do e-ARQ Brasil da parte
de metadados.
7) Data do registro/captura indicao da data em que
est sendo registrado/capturado o documento, inclusive hora. O
prprio sistema deve gerar automaticamente essa informao.
Este campo encontra-se previsto no e-ARQ Brasil de modo
resumido no item 2.1 da parte de metadados.
8) Responsvel pelo registro/captura usurio responsvel
pela atividade de registro ou captura do documento arquivstico
no sistema. Este campo encontra-se previsto na parte de
metadados do e-ARQ Brasil, item 2.1.
9) Data do documento indicao da data cronolgica
constante no documento, isto , a data na qual o documento foi
assinado. Corresponde ao item 1.30 no e-ARQ Brasil na parte de
metadados.
10) Forma (Tipo de via) indicao da forma documental,
podendo ser rascunho, minuta, original ou cpia. Na APF, quando
o documento for cpia importante identific-lo como cpia
simples, autenticada administrativamente ou autenticada em
cartrio. Se o documento for produzido dentro do prprio sistema,
importante correlacionar os rascunhos/minutas e o original
(verso final assinada/utilizada), de modo que seja possvel a
recuperao de alguma verso anterior e a anlise da evoluo na
forma documental. Ainda sobre minutas, na APF essa forma de
determinados documentos precisa ser analisada de modo formal,
por outras unidades pontuais, como as unidades jurdicas. Para
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esses casos, sugere-se a criao de uma forma Minuta
Formalizada, para identific-la separadamente das outras
minutas. Corresponde ao item 1.9 (Status) do e-ARQ Brasil da
parte de metadados.
11) Espcie do documento identificao da espcie
documental (ofcio, carta, memorando, projeto, relatrio, ata,
convite etc.). Deve ser criada tabela auxiliar com todas as
possveis espcies documentais, preferencialmente distinguindo
os documentos externos, que possuem uma gama maior de
espcies, dos documentos internos, produzidos dentro dos padres
adotados pela instituio. Corresponde parcialmente ao item 1.2 e
integralmente ao item 1.22 do e-ARQ Brasil da parte de
metadados.
12) Tipo o tipo documental uma subdiviso da espcie.
Trata-se da soma da espcie funo administrativa a qual o
documento est ligado. O tipo auxilia a recuperao do
documento juntamente identificao prpria, como, por
exemplo: Nota Fiscal de Venda n 12, Nota Fiscal de Compra n
555, Pronturio Mdico de XYZ, Pronturio Mdico EFG.
Corresponde integralmente ao item 1.23 e parcialmente ao item
1.2 do e-ARQ Brasil da parte de metadados.
13) Identificao a identificao um campo originrio da
espcie ou do tipo. So informaes que identificam o documento
da espcie ou tipo documental o caracterizando como nico.
Trata-se das informaes seguintes ao nome da espcie ou tipo,
tal como Memorando 6/2016-CGD, Carta de Concesso de Bolsa
n 24/2016 e normalmente esto relacionados ao controle de uma
ordem sequencial de produo documental. Corresponde
parcialmente ao item 1.11 da parte de metadados do e-ARQ
Brasil.
14) Contedo informacional o e-ARQ Brasil apresenta trs
elementos diferentes para a representao do contedo do
documento: o ttulo, a descrio e o assunto. Consta apenas o
ttulo para documentos no processuais como obrigatrio.
Entretanto, o contedo informacional dos documentos, se no for
um dos principais critrios de recuperao, , possivelmente, na
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maioria dos casos, o principal diferenciador entre os itens
resultantes de uma pesquisa utilizando-se outros critrios.
Conforme o e-ARQ Brasil (CONARQ, 2011), o objetivo do ttulo
dar nome ao documento, processo ou dossi, podendo ser
nomenclatura padronizada pela instituio ou aquela registrada no
prprio documento. A descrio uma exposio objetiva do
contedo do documento ou de sua razo de ser, isto , sua funo.
O assunto entendido como a utilizao de palavras-chaves que
denotem o contedo dos documentos. Nos trs casos o e-ARQ
Brasil indica a importncia de linguagens documentrias ou
padres de produo de texto. Tal aspecto deve ser enfatizado
devido importncia do campo para a pesquisa dos usurios. A
ausncia de orientaes claras para toda a instituio no registro
desses campos possivelmente gerar problemas de recuperao da
informao. Como apontado anteriormente, questes como
sinonmia, polissemia e descries excessivamente detalhistas
podem ser resolvidas por meio da utilizao de uma linguagem
documentria, preferencialmente integrada ao sistema, facilitando
assim a recuperao dessa informao. A rea de gesto de
documentos deve manter atualizadas as linguagens
documentrias, para que sirvam adequadamente realidade
dinmica da instituio. Os campos relativos ao contedo
informacional esto abrangidos nos itens 1.11, 1.12 e 1.13 da
parte de metadados do e-ARQ Brasil.
15) Informaes fsicas processos e documentos fsicos ao
tramitar podem levar consigo informaes em formato diferentes
dos tradicionais, isto , folhas soltas A4, Ofcio ou Carta. Alm
disso, comum que a quantidade de folhas dos processos e
documentos seja grande o suficiente para exigir a diviso em
volumes separados garantindo sua adequada conservao e
maneabilidade. Adicionalmente, determinados procedimentos
podem ter em seu bojo a necessidade de controle pontual da
numerao de folhas com o objetivo de garantir que documentos
no sero includos ou extrados de um conjunto documental
inadequadamente. Essas trs informaes - anexos fsicos em
formato diferente do tradicional, que no integram as pastas dos
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documentos tradicionais; quantidade de volumes e quantidade de
folhas - so importantssimas para garantir a integridade dos
documentos. Essas informaes adquirem importncia maior
quando se trata da tramitao e da expedio. Para documentos e
processos em ambiente eletrnico, o controle por meio das
unidades informacionais contidas e o tamanho dos arquivos,
registrados devidamente em metadados. Quanto aos anexos,
importante a descrio dos itens fsicos em campo prprio. As
informaes destes campos iro se alterar com o tempo, em
especial a cada tramitao. Entretanto recomendvel que o
sistema guarde em registro apropriado o histrico das
informaes fsicas, bem como o usurio que realizou as
alteraes e no apenas a ltima informao. Refere-se aos itens
1.6, 1.7, 1.20, 1.25, 1.26 e 1.27 do e-ARQ Brasil da parte de
metadados.
16) Tipo de meio identifica se o processo ou documento
encontra-se apenas em meio fsico, em meio digital ou hbrido.
Serve para indicar no caso de hibridismo a necessidade de
complementar as informaes das partes com suas contrapartes. A
partir dessa informao possvel atribuir ao sistema o suporte no
qual a informao encontra-se registrada, indicando a necessidade
de migrao para garantir a disponibilidade das informaes por
longo perodo. Diz respeito ao item 1.8 do e-ARQ Brasil da parte
de metadados.
17) Prazo para Soluo prazo previsto no documento em
nmero de dias ou data especfica para atendimento de uma
demanda. Trata-se do prazo que o documento estipula e no o
prazo que a instituio pode atribuir a cada trmite para as
unidades atenderem cada parte da demanda. Sugere-se ferramenta
que permita gerenciar os prazos de soluo de documentos, por
meio de filtros especficos, como por data de recebimento, data
para soluo, tipo de documento, classificao arquivstica e
outros. Este campo no est previsto na parte de metadados do e-
ARQ Brasil.
18) Nvel de acesso/Classificao de sigilo indicao do
nvel de sigilo ou restrio de acesso a um documento ou
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processo. Um documento pode ser totalmente ostensivo, ter
alguma restrio ou ser sigiloso, caso em que apenas um grupo de
pessoas na instituio, normalmente designada, ter acesso. Essa
informao capital para instituies que lidam com assuntos
crticos ou sensveis, podendo gerar prejuzos se no tiverem sua
definio realizada corretamente. O nvel de acesso orientar
tambm os procedimentos relacionados tramitao e expedio.
A informao do nvel de acesso pode se alterar com o tempo. A
classificao de sigilo pode ocorrer a qualquer momento e,
portanto, imprescindvel o registro histrico dos metadados
sobre os procedimentos relacionados: classificao, alterao da
classificao, desclassificao e reclassificao. Nestes casos,
alm do grau de sigilo, do responsvel pela ao no sistema e da
data e hora da atividade deve-se registrar a justificativa e a
autoridade responsvel pela determinao do grau de sigilo, caso
se trate da APF. Corresponde ao item 1.29 da parte de metadados
e tambm aos itens 2.16, 2.17 e 2.18 da parte de eventos de gesto
do e-ARQ Brasil.
19) Classificao arquivstica identificao da classe
intelectual a qual o documento pertence no contexto de um plano
de classificao de documentos de arquivo. A utilizao de uma
tabela auxiliar que fornea as opes a partir da digitao de parte
do texto ou do cdigo para escolha do usurio acelera o
procedimento. O tipo documental escolhido pode sugerir a classe
mais adequada. A classificao arquivstica auxilia no acesso,
organizao, recuperao e identificao de prazos de
temporalidade e destinao. Tal dado refere-se ao item 1.31 da
parte de metadados do e-ARQ Brasil.
20) Relacionamentos ou vnculos o objetivo desse campo
identificar documentos que esto diretamente relacionados ao
documento registrado/capturado. Cabe destacar que ao se realizar
o relacionamento/vnculo entre dois documentos, cada um deles
dever apresentar nesse campo, ao ser consultado, o nmero de
protocolo do outro, em forma de hiperlink, que permita a consulta
direta ao clicar. importante que haja a possibilidade de criar
mais de um relacionamento entre documentos. Um documento
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pode originar um conjunto de respostas, bem como um
documento pode ser a resposta de vrios outros que antecederam
a ele. A utilizao desse campo objetiva facilitar a identificao
do contexto arquivstico e demonstrar a organicidade dos
documentos (CONARQ, 2011, p.109). A proposta desse campo
est parcialmente contemplada no item 1.28 da parte de
metadados do e-ARQ Brasil.

At aqui tratou-se de metadados sobre o registro do


documento. Tais metadados possuem grande relevncia em todo o
processo de gesto de documentos, inclusive no controle da
tramitao e da expedio. A seguir sero apresentados os
metadados relativos aos eventos de tramitao e expedio e aos
procedimentos que podem ocorrer durante essas etapas, como a
juntada, a separao, a extrao e, por fim, campo destinado
localizao fsica de um registro aps seu arquivamento ou
sobrestamento.
a) Tramitao o evento de tramitao registrado em
sistema est previsto no item 2.2 do e-ARQ Brasil na parte de
metadados. Os campos indicados so a identificao do
documento (por meio do nmero de protocolo), remetente e
destinatrio (unidades administrativas), data/hora de tramitao,
data/hora de recebimento, as pessoas envolvidas nas duas tarefas,
alm da situao do trmite (pendente de recebimento, recebido,
trmite cancelado, devolvido). Alm desses dados, alguns outros
relacionados ao cadastro do documento iro se alterar em funo
do prprio uso dos documentos e processos. Como dito
anteriormente, neste momento h a possibilidade de incluso de
folhas, de separao em novos volumes e de juntada de anexos
fsicos. Tais informaes devem ser atualizadas no sistema para
garantir o adequado controle e evitar prejuzos informacionais.
b) Motivao da Tramitao toda tramitao existe por
um motivo especfico, assim como os documentos. Os
documentos e processos no tramitam por livre-arbtrio. Sua
tramitao busca alcanar os objetivos pelos quais os documentos
foram criados ou recebidos. Registrar a cada trmite o motivo que
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leva aquele documento a se deslocar de uma unidade a outra
importante do ponto de vista de quem consulta externamente e
tambm da unidade destinatria, que fica conhecendo a razo pela
qual o documento est sob sua responsabilidade, j que muitas
vezes isso no est explcito no prprio documento. Esse campo
no est previsto na parte de metadados do e-ARQ Brasil.
c) Situao do documento durante a tramitao de um
documento pode haver circunstncias relacionadas a ele, que
registradas no sistema, podem refletir uma determinada situao a
ser identificada, com o objetivo de informar apropriadamente.
Esse campo, por meio de uma tabela auxiliar, indicar a situao
em que se encontra o documento, podendo inclusive ser
considerado sua posio em um fluxo pr-definido. Por exemplo,
em exame, remetido com retorno (o documento dever
retornar ao remetente), em agenda (o documento vai ser
analisado em uma data certa no futuro); aguardando
manifestao do remetente (registra que o componente est
aguardando alguma manifestao ou complementao por parte
do remetente do documento), aguardando manifestao de
terceiros (significa que o documento aguarda a manifestao de
outros funcionrios da instituio ou de pessoas externas),
anexado a outro documento (informa que o documento deixou
de ter uma situao prpria e foi anexado a outro), arquivado (o
assunto foi encerrado e o documento foi enviado para
arquivamento), entre outras. Essas informaes, se
adequadamente utilizadas, podem fornecer informaes
gerenciais aos gestores. Por meio delas possvel identificar a
quantidade de documentos que se encontram em cada situao.
d) Prazo de soluo setorial definio do nmero de dias
ou data especfica para a concluso da atividade na unidade de
destino, ou seja, o dia limite que o documento deve ser
encaminhado prxima unidade ou devolvido anterior, a
depender do fluxo. No se confunde aqui com o Prazo de Soluo
do Documento, que informado no registro do documento.
Sugere-se que exista ferramenta gerencial que permita controlar
estes prazos.
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e) Observaes sobre a tramitao no caso de alguma
informao importante sobre a movimentao no se encaixar nos
campos disponveis, este campo ficar livre para que o usurio o
utilize. Se algum dado aparecer com certa frequncia nesse
campo, a rea de gesto de documentos dever avaliar a
necessidade de criar campo especfico.
f) Expedio o evento da expedio deve registrar
informaes semelhantes tramitao. Alm do registro imediato
expedio, importante registrar as informaes do recebimento
no destinatrio em um segundo momento. So campos a serem
previstos no sistema: a data/hora da expedio; a unidade
demandante (quando a expedio centralizada) e/ou a unidade
executora; o destinatrio (incluindo campos de endereamento); a
modalidade de expedio (em mo, carta registrada, malote, e-
mail, etc.); nmero de rastreamento; o responsvel pelo envio,
que no caso do e-mail pode ser a conta pela qual o documento foi
expedido, isto , o originador, e no caso de entrega pessoal o
funcionrio designado; o responsvel pelo registro da expedio;
o responsvel pelo recebimento no destino (quando possvel); o
status da entrega; a presena e o retorno de Aviso de
Recebimento. No h no e-ARQ Brasil, na parte de metadados,
referncia expedio de documentos.
g) Observaes sobre a expedio as mesmas
caractersticas aplicadas no item de Observaes sobre a
tramitao, inclusive a possibilidade de criar campo novo, caso
sua utilizao se d com certa frequncia para determinada
informao no prevista nos campos citados no item anterior.
h) Juntadas as juntadas so procedimentos que registram a
unio de um documento a outro, podendo ser processos ou no.
Podem ser definitivas ou temporrias. Esses procedimentos so
regulados na APF e exigem o registro de algumas informaes no
prprio documento/processo. Para fins de sistema, importante
criar uma ligao entre os documentos que esto sendo juntados,
alm do registro das informaes bsicas (o responsvel pela
ao, data e motivao da juntada). A partir desse momento, os
registros que foram assim vinculados passam a tramitar
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conjuntamente no sistema. As juntadas esto previstas na parte de
metadados nos itens 2.11 e 2.12 do e-ARQ Brasil.
i) Separaes/Extraes de peas as juntadas temporrias
devem ser desfeitas, para tanto o procedimento semelhante
prpria realizao da juntada, registrando as mesmas informaes
(responsvel pela ao, data e motivao do desfazimento). A
partir de ento os documentos voltam a tramitar em separado.
Entretanto h casos que partes so retiradas de um conjunto
documental. Nestes casos, as extraes, conhecidas na APF como
desentranhamento e desmembramento, devem ser devidamente
registradas. Caso a pea retirada no possua registro anterior no
sistema, ela dever ser registrada conforme as informaes
adicionadas no incio dessa seo. As extraes devem ser
motivadas e o registro segue a mesma lgica das juntadas e de
seus desfazimentos (responsvel data e motivao). As
separaes/extraes de peas esto previstas na parte de
metadados do e-ARQ Brasil nos itens 2.13, 2.14 e 2.15.
j) Localizao fsica do documento indicao, com
preciso, do local de armazenamento onde est
arquivado/sobrestado o documento. Esse campo deve ser
preenchido pela unidade responsvel pelo arquivamento ou
sobrestamento. O campo est previsto na parte de metadados do
e-ARQ Brasil, item 1.33.
A realizao do registro dos documentos e processos no
sistema, bem como a adequada alimentao quanto tramitao e
outros eventos da gesto de documentos possibilitar a todos os
usurios do sistema, inclusive pessoas externas instituio, a
rpida recuperao de informaes. necessria a colaborao de
todas as unidades e pessoas da instituio, bem como sua
compreenso sobre a importncia do preenchimento dos dados.
Os metadados apresentados neste trabalho esto
relacionados basicamente insero de informaes cadastrais
dos documentos e processos, sua tramitao e expedio. A
depender da complexidade da instituio e de seus fluxos, campos
podem ser adicionados ou removidos do rol apresentado. Os
metadados apresentados aplicam-se tanto aos documentos
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tradicionais quanto aos documentos digitais, com as devidas
adaptaes.
Outros metadados que apoiem diversas funes de controle
devem ser considerados. O e-ARQ Brasil apresenta um conjunto
de requisitos e os metadados associados que pode auxiliar neste
aspecto. A anlise de todos os metadados, nos moldes realiza
aqui, elencando a funo de cada um na prtica de gesto de
documentos de uma instituio, fica como sugesto de pesquisa.
vlido ressaltar que a implementao dessas ferramentas
no esgota a funo de protocolo nas instituies, apenas distribui
parte de suas atividades pelo corpo tcnico e sistemas
automatizados. Busca-se a homogeneizao e sistematizao do
tratamento da informao dos documentos em trmite.

6 CONSIDERAES FINAIS

O estabelecimento de um sistema que tenha como objetivo


o controle do registro e da tramitao (inclusive expedio) de
documentos arquivsticos necessita de novos padres de relao
entre os usurios e os resultados de suas atividades, os
documentos. indispensvel a compreenso por aqueles sobre a
necessidade do adequado gerenciamento deste ativo institucional
nesses momentos para garantir sua clere e eficaz recuperao.
fundamental para a prpria sobrevivncia do sistema uma
descentralizao de responsabilidades, tornando cada um
responsvel pelo seu funcionamento. Isso pode ser feito com a
garantia de que os novos procedimentos so mais eficazes e
eficientes, permitindo o acesso informao com mais qualidade
e rapidez e conferindo maior segurana tomada de deciso.
Envolver os funcionrios com a mudana, tornando-a
transparente e, at certo ponto, democrtica, o grande desafio e,
ao mesmo tempo, a garantia do sucesso do sistema. Mostrar os
benefcios, capacitar os usurios e definir responsabilidades so
partes de uma estratgia de uma poltica de sucesso.
O registro e o controle da tramitao dos documentos
arquivsticos devem ser entendidos como um elemento bsico do
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processo sistmico de gerenciamento da informao da
organizao.
Os fatores que levaro implementao das tecnologias
apresentadas esto diretamente vinculados ao estabelecimento de
uma poltica institucional de tratamento da informao em que
todos os elementos da organizao participem como agentes desse
processo, principalmente as instncias superiores.
Trata-se fundamentalmente de uma deciso poltica nas
instituies. Se os recursos informacionais forem tratados com a
seriedade necessria, os ganhos sero perceptveis. Caso as
instituies distratem a importncia do assunto, talvez a
percepo do prejuzo no acontea antes de ser tarde demais.

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THE CONTROL OF ACTIVE ARCHIVAL DOCUMENTS: ENTRANCE,
REGISTRATION, PROCESSING AND DISPATCH

Abstract: The effective records management of active documents has been a


challenge in organizations. The emergence of new ways of receiving and
sending documents in the institutions, such as e-mails, has intensified this
situation. Controlling documents entrance, registration, processing, dispatch
and all related procedures, i.e., protocol procedures, is essential for a fast
recover of a good quality information that will meet the institution needs. For
proper records management in this initial phase is necessary to bring to
attention the most common situations and then evaluate possible solutions for
the identified problems. This article aims to discuss the aspects related to the
protocol procedures control and propose a set of metadata related to
document management in its initial phase as part of a computerized system for
archival document management. For preparing this article it was used the
correlation between the empirical observation of the problems found in public
institutions and the literature on document management. As a result we
propose a metadata model with description of the fields and their applicability
in order to control archival documents from its entrance or production until its
dispatch or filing in the institution.
Keywords: Records Management. Protocol Procedures. Archival. Registry. e-
ARQ.

Originais recebidos em: 18/08/2016


Aceito para publicao em: 26/01/2017
Publicado em: 30/06/2017

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