UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAZONAS

INSTITUTO DE CIÊNCIAS HUMANAS E LETRAS

DEPARTAMENTO DE ARQUIVOLOGIA E BIBLIOTECONOMIA

LENIEZE BARBOSA DE LIRA

ARQUIVOS PERMANENTES

MANAUS

2016
 UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAZONAS

INSTITUTO DE CIÊNCIAS HUMANAS E LETRAS

DEPARTAMENTO DE ARQUIVOLOGIA E BIBLIOTECONOMIA

ARQUIVOS PERMANENTES

Trabalho solicitado para obtenção de nota

parcial refrente à disciplina Arranjo e
descrição de documentos ministrada pelo
Prof. Marcelo Kosawa Siqueira para o
curso de Arquivologia.

MANAUS

2016
ARQUIVOS PERMANENTES

A compreensão do valor da informação, muito comentada nos últimos

anos ressaltou o valor dos documentos, isso é fato. A partir de então se
intensificou o agrupamento de documentos organizando-os em diversos
suportes. Neste momento os arquivos, cuja função principal se caracterizava
pela guarda e conservação de documentos e tinha por objetivo atestar
legalidade e repassar informações, passam variar na forma como se
apresentam, ou seja, no suporte em que a informação está registrada e
demonstram características que os diferem dos demais documentos que
podem conter informações de valor científico, histórico e cultural. É importante
saber que um documento de arquivo só tem sentido se relacionado ao meio
que o produziu, pois seu conjunto retrata a estrutura e as funções do órgão
gerador e suas atividades meio e fim.

Dentro do ciclo vital dos arquivos, destacam-se as três idades: primária,

onde se encontram os arquivos correntes, aqueles usados com frequência e
possuem valor funcional, administrativo e jurídico. Seu tempo de vida está
ligado à função, ou seja, permanecem ativos até que cumpram os objetivos
para o qual foram criados. A secundária compreende os arquivos
intermediários, aqueles que já cumpriram seus objetivos, mas ainda poderão
ser solicitados e/ou utilizados e que por razões institucionais aguardam sua
eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. A terceira fase
enquadra os arquivos permanentes, que são documentos que mesmo
perdendo seu valor administrativo são preservados devido ao seu valor
histórico, probatório e documental.

Dada as definições, pode-se inferir que os arquivos permanentes tem

por função reunir os documentos, conservar de formas preventivas e corretivas,
arranjar ou ordenar de forma apropriada, descrever ou publicar os instrumentos
de pesquisa e facilitar seu acesso, pois um arquivo permanente não tem
sentido se não é possível acessar suas informações. Uma vez recolhidos,
esses documentos não deverão ser mais eliminados, voltar ao local de origem,
ou ser objeto de empréstimo.
 No que diz respeito as atividades do arquivo permanente, após reunir os
documentos, faz-se o arranjo dessa documentação obedecendo ao princípio do
respeito à ordem original e o princípio da proveniência, utilizando-se de
técnicas específicas para organização, agrupando-os em fundos, as séries
dentro dos fundos, e os itens documentais dentro das séries, levando em conta
a estrutura orgânica da instituição.

A descrição é uma tarefa fundamental para recuperação e acesso às

informações contidas nos documentos. Para Bellotto (2006, p. 179) “a
descrição é a única maneira de possibilitar que os dados contidos nas séries
e/ou unidades documentais cheguem até os pesquisadores”, esse processo se
caracteriza por procedimentos que a partir da descrição e sintetização dos
elementos formais e conteúdos textuais dos documentos permitem a
elaboração de instrumentos de pesquisa que possibilitem a identificação, a
contextualização, o rastreamento, a localização, o acesso e utilização dos
dados de forma simplificada, viabilizando o intercâmbio eficaz entre diversas
instituições arquivísticas. Entre os instrumentos de pesquisa utilizados
podemos encontrar os guias, inventários, catálogos, catálogos seletivos, índice
e tabela de equivalência e concordância.

A conservação tem por objetivo promover a preservação e a restauração

dos documentos mantendo-os em seu estado original, impedindo o aumento
de danos a ele, interrompendo o processo de degradação e deteriorização,
através de pequenas intervenções, restauração, controle de ambiente e
manuseio. Por fim, a atividade de referência entra com a função de promover
políticas de acesso e uso de documentos, fornecendo recursos documentais de
base, dados em estado bruto sem análise ou interpretações que contestem sua
veracidade, e que devido ao seu conteúdo confiável acrescentam muito mais
aos estudos dos usuários.

Outro ponto importante ainda na área do arquivo permanente que não

pode ser ignorado, por se tratar de um dos princípios fundamentais da
arquivologia é o chamado princípio da proveniência ou princípio de respeito aos
fundos. Pode-se afirmar que o princípio da proveniência:
 [...] consiste em manter grupados, sem misturá-los a
outros, os arquivos (documentos de qualquer natureza)
provenientes de uma administração, de uma instituição ou de
uma pessoa física: é o que se chama fundo de arquivo dessa
administração, instituição ou pessoa. (DUCHEIN, 1982 apud
RODRIGUES, 2004, p.22)

Quando se fala em “outros”, compreende-se que o conjunto arquivístico

produzido por uma entidade coletiva ou pessoa, não deve ser misturada ao de
outras entidades produtoras, mantendo a respectiva individualidade. Essa
medida origina o fundo de arquivo, termo que está intimamente ligado à
documentação histórica em função da qual ele foi produzido, sua existência
jurídica, administrativa e estrutural dentro de uma organização. Para Bellotto
(2006, p.128):

Admite-se como fundo o conjunto de documentos

produzidos e/ou acumulados por determinada entidade pública
ou privada, pessoa ou família, no exercício de suas funções e
atividades, guardando entre si relações orgânicas, e que são
preservados como prova ou testemunho legal e/ou cultural, não
devendo ser mesclado a documentos de outro conjunto, gerado
por outra instituição, mesmo que este, por quaisquer razões, lhe
seja afim.

Há dois tipos de fundos, que em um primeiro momento podem ser

facilmente diferenciados: o aberto, onde outros documentos podem ser
acrescentados, pois, a entidade produtora ainda continua em atividade e o
fundo fechado, caracterizado por não receber outros documentos em razão da
inatividade da instituição produtora.

De modo geral, foi possível verificar que o assunto arquivo permanente

tem muito a nos acrescentar se aprofundarmos seus estudos e dissecar todas
as suas características e definições, mesmo com a carência de literatura na
área é possível compreender a importância de cada etapa e cumprimento das
regras que tornam os documentos acessíveis aos interessados neles.
 REFERÊNCIAS

1. BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento

documental. 4. ed . São Paulo: FGV, 2006.
2. Rodrigues, Ana Márcia Lutterbach. Uma análise da teoria dos
arquivos. Belo Horizonte: Universidade Federal de Minas Gerais,
2004.
3. SOUSA, Tarciso Barbosa de. Os princípios arquivísticos e o
conceito de classificação. In: RODRIGUES, Georgete Medleg;
LOPES, Ilza Leite. (Org.). Organização e representação do
conhecimento na perspectiva da Ciência da Informação. Brasília:
Thesaurus, 2003, v. 2, p. 240-269.