Como organizar e gerenciar uma empresa - Administração por Sistemas

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administração
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como
empresas
gerenciamento
Grana - Trabalho TEORIA DOS PROCESSOS - Empresas e empreendedores realizam sua m
issão através de dois processos: o processo de organização e o processo de produção. LOGICA
SILOGISMO - Todo conjuntro organizado é um sistema, o processo é um conjunto organiz
ado, então o processo é um sistema.
Seguindo os 6 passos, obteremos um conjunto de informações necessárias ao domínio dos pr
ocessos e ao controle total da empresa:
PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO
1. Planejamento: prever através de um orçamento os recursos humanos, materiais e fin
anceiros necessários ao cumprimento da missão.
2. Execução: estabelecer o fluxograma geral do método de produção da mercadoria ou da pres
tação do serviço.
3. Controle: definir os instrumentos para acompanhamento dos gastos com capital
e trabalho e de verificação do produto final.

PROCESSO DE PRODUÇÃO
4. Entradas: prover em tempo hábil os recursos humanos, materiais e financeiros ne
cessários à produção da mercadoria ou da prestação do serviço.
5. Processamento: estabelecer a rotina passo a passo do método de produção da mercador
ia ou da prestação do serviço.
6. Saídas: verificar as quantidades e qualidade do produto final de acordo com a m
issão estabelecida no passo 1 retroativando o processo.

Atenção:
O processo de organização corresponde às atividades burocráticas e administrativas da em
presa. O processo de produção corresponde às atividades operacionais relacionadas ao p
roduto final. Caso a empresa esteja em funcionamento, basta reunir os dados já dis
poníveis e complementá-los com aqueles necessários ao conjunto de informações proposto. Ca
so a empresa esteja sendo idealizada, a oportunidade é unica para operá-la de acordo
com critérios fundamentados em conhecimento científico.

Uma abordagem Sistêmica para a ciência da Administração

1 - Sistemas Gerais: A Arquitetura da Natureza
A Administração de Empresas no estágio em que se encontra, não apresenta teorias ou prin
cípios gerais fundamentatos em conhecimento científico, que justifiquem sua inclusão n
a relação das ciências hoje existentes. A Administração é uma ciência sem objeto definido,
tanto todo conhecimento até aqui acumulado é empírico.
A conseqüência imediata deste quadro é a completa ausência de métodos e processos que perm
itam ao empresário organizar de maneira racional os recursos de que dispõe para alca
nçar seus objetivos. Os efeitos negativos do problema são as constantes improvisações re
sultantes da falta de planejamento e controle que originam elevados índices de des
perdício de tempo, capital e trabalho. O desperdício gerado onera a produção de forma crôn
ica sem que o empresário tenha condições de interferir com eficiência, pois sua capacitação
administrativa e a de seus colaboradores é insuficiente para entender o problema e
m toda sua extensão. Freqüentemente esses fatos são a causa principal do fracasso de m
uitos empreendimentos em curto espaço de tempo, em especial pequenos negócios e micr
oempresas.
O que a Administração de Empresas oferece atualmente são técnicas de procedimento, ora c
om ênfase na divisão do trabalho, ora com ênfase no comportamento humano, que não permit
em entender e atuar nos problemas da empresa como um todo, pois seu caráter fragme
ntário impede a visualização e a abordagem da organização na sua totalidade. A reversão des
e quadro e a evolução da Administração no campo das ciências sociais, só serão possíveis at
o estabelecimento de princípios gerais que dêem sustentação a um corpo sistematizado de
conhecimentos aplicáveis a toda e qualquer atividade humana, inclusive às organizações,
para que possamos ampliar o entendimento sobre os fenômenos observados nas empresa
s aumentando nossa capacidade de controlá-las para cumprir com eficácia a missão a que
se propõe.
A Administração é uma disciplina complexa, sua abrangência é infinita, esta presente em to
das as atividades racionais dos seres humanos desde a pré-história quando o homem in
iciou a produção de utensílios e a estocagem de alimentos até as viagens espaciais, e po
r ser esta sua origem e natureza a Administração se inter-relaciona com diversas ciênc
ias dificultando ainda mais sua compreensão. Entretanto, essa pluralidade aponta n
a direção dos novos conceitos da Teoria dos Sistemas Gerais que se fundamenta na exi
stência de uma tendência para a integração das várias ciências naturais e sociais.
Considerando a hipótese de que existem analogias entre organismos vivos e organism
os sociais, tomamos a linha de raciocínio de utilizar o que se conhece para encont
rar o que se ignora, ou seja, observar e analisar estrutura e funcionamento dos
organismos vivos para neles encontrar regularidades e generalidades aplicáveis aos
organismos sociais e em particular as empresas. Um exemplo que ilustra com clar
eza esta possibilidade é a função previsão presente em todos os seres vivos e necessária a
sua sobrevivência, haja vista que constantemente estão se ajustando a novas situações e
imposições do meio ambiente. Nas empresas, a função planejamento, que permite a identif
icação de elementos e informações completamente exteriores a organização é análoga a função
os seres vivos, e é também de fundamental importância à sobrevivência e evolução das organi
funcionando em ambos os casos como antena dos organismos.
Os organismos vivos - animais e vegetais - são concebidos através de um fenômeno espec
ial: a multiplicação celular. A célula é a unidade estrutural básica dos seres vivos, e a
estrutura celular está configurada por uma parte central ocupada pelo núcleo, pelo c
itoplasma que envolve o núcleo e pela membrana celular que limita externamente a cél
ula.
A matéria da célula é composta por átomos cuja estrutura também está configurada por uma pe
uena região central, o núcleo, onde se agrupam prótons e nêutrons em torno do qual se mo
vimentam os elétrons.
Tanto na célula quanto no átomo observamos arquiteturas anatômicas semelhantes que ind
icam um mesmo modelo de composição unitária formada por um núcleo e seus elementos, conf
igurando uma estrutura nuclear.
Esta mesma estrutura nuclear é também observada no sistema solar, onde os planetas g
iram em torno do sol, núcleo do sistema. A Via Láctea, galáxia em forma de disco com b
ilhões de estrelas onde está localizado o sistema solar, se desloca em movimentos es
piralados em torno de um bojo central sugerindo a existência de um núcleo.
Toda a natureza a nossa volta obedece a uma mesma estrutura anatômica e também à tendênc
ia holística do universo de reunir e agrupar elementos em conjuntos unitários forman
do totalidades. Do átomo às galáxias, da bactéria aos seres humanos, da microempresa às mu
ltinacionais, todos estão modelados em estruturas nucleares formando conjuntos org
anizados que constituem Sistemas Naturais e Sistemas Sociais.
Esta concepção sistêmica da natureza viabiliza uma abordagem holística da ciência da Admin
istração que nos permitirá entender a empresa como uma totalidade, pois fornece parâmetr
os para conhecer a estrutura e o funcionamento dos Sistemas Sociais partindo de
comparações feitas com Sistemas Naturais. Com as semelhanças e regularidades encontrad
as entre organismos vivos e organismos sociais poderemos construir modelos gerai
s que representem a realidade das empresas e nos permitam prever, operar e contr
olar seus movimentos com segurança e precisão.
Outro ponto que reforça a correção da hipótese considerada, é o principal argumento do Org
anicismo, teoria social segundo a qual as leis biológicas se aplicam aos fenômenos s
ociais.
2 - Teoria dos Processos: As Chaves da Administração
Pela análise das semelhanças existentes entre organismos vivos e organismos sociais,
a experiência profissional e observações sobre o funcionamento e estrutura de duas mu
ltinacionais - uma estatal outra privada - que atuam na área de petróleo e minério de
ferro respectivamente, e as experimentações em uma microempresa que produz e comerci
aliza vestuário, encontramos semelhanças e regularidades que nos permitiram formular
padrões ideais de organização e produção aplicáveis a qualquer empresa, seja qual for seu
orte ou ramo de negócio.
Para compreensão da empresa como uma totalidade e domínio do seu funcionamento, prop
omos a Teoria dos Processos em que a empresa é dotada de dois processos pelos quai
s se manifesta: o processo de organização e o processo de produção.
O processo de organização se desenvolve através das funções de planejamento, execução e con
le, e objetiva quantificar e ordenar fatores de produção.
O processo de produção se desenvolve através do modelo: entrada-processamento-saída, e o
bjetiva transformar os fatores de produção, capital e trabalho, em mercadorias e ser
viços.
Em síntese a Teoria dos Processos permite o encadeamento de informações sobre as funções d
o processo de organização, e sobre as transações do processo de produção de acordo com o se
uinte encadeamento.
ORGANIZAÇÃO
- Planejamento - prever através de um orçamento os recursos humanos, materiais e fin
anceiros necessários ao cumprimento da missão.
- Execução - estabelecer o fluxograma geral do método de produção da mercadoria ou da pres
tação do serviço.
- Controle - definir os instrumentos para acompanhamento dos gastos com capital
e trabalho e de verificação do produto final.
PRODUÇÃO
- Entradas - prover os recursos humanos, materiais e financeiros necessários à produção
da mercadoria ou prestação do serviço.
- Processamento - estabelecer a rotina detalhada do método de produção da mercadoria o
u prestação do serviço.
- saídas - verificar as quantidades e qualidade do produto final de acordo com a m
issão determinada na função planejamento, retroativando o processo.
A Teoria dos Processos aqui proposta, é um conjunto de informações necessárias ao domínio
do processo produtivo e ao controle total da empresa. Está apoiada em princípios ger
ais de organização e produção, derivados de conceitos da Biologia e da Teoria dos Sistem
as Gerais. Seu caráter é universal podendo ser entendida e aplicada com facilidade t
anto em atividades individuais e simples como a troca de uma lâmpada, quanto em at
ividades coletivas e complexas como a fabricação de luminárias, bastando para isso ele
ger uma das duas atividades para missão na função planejamento. Por oportuno fica ente
ndido que missão é a resposta que satisfaz à pergunta, O que vai ser feito?
A abordagem holística da ciência da Administração ao mesmo tempo em que permite a ideali
zação da organização na sua totalidade, como um sistema dinâmico cujo núcleo da estrutura é
processo de produção e a missão seu ponto central, supera a visualização estática do funcio
amento da empresa a partir do organograma, representação gráfica que hierarquiza as re
lações de autoridade e responsabilidade entre os diversos órgãos, sem compromisso com a
missão da empresa, razão de sua existência.
É imperioso romper com antigos conceitos e paradigmas que foram gradualmente surgi
ndo ao longo da história da Administração em resposta as necessidades de empresas com
fins lucrativos exclusivamente. A evolução social mudou radicalmente a realidade, as
facilidades oferecidas pelos meios de comunicação e a conseqüente velocidade das info
rmações, demandam respostas rápidas, geram ambientes diversificados e cambiantes, exig
em nova postura das empresas, incompatíveis com os ensinamentos postulados nos man
uais de Administração que não consideram as mudanças provocadas por informaçoes disponíveis
em tempo real. Empresas e demais organismos sociais se alimentam de informação, e ai
nda não estão completa e adequadamente atendidos em suas necessidades, haja vista qu
e em termos históricos, estas mudanças são muito recentes. O impasse criado contribui
para o distanciamento e a falta de conexão entre teoria e realidade. É a tradição, não a c
iência, quem comanda a prática administrativa.
Nossa expectativa é criar pré-condições para o desenvolvimento da Administração enquanto ci
ia, definindo a produção como seu objeto, e as organizações sociais como seu campo de ap
licação.
A Administração entendida e aceita como ciência da produção, com missão definida e método e
belecido, possibilita o domínio do processo produtivo e o controle total da empres
a, através de um conjunto sistematizado de conhecimentos aplicáveis a qualquer estru
tura organizacional, podendo ser utilizado com facilidade, segurança e precisão em e
scolas, hospitais, organizações governamentais, fábricas ou qualquer outro tipo de org
anização social com ou sem fins lucrativos, contribuindo para a satisfação das necessida
des sociais, uso racional dos recursos, respeito ao meio ambiente e progresso da
ciência.
TEORIA DOS PROCESSOS
Conceito - Toda empresa é dotada de dois processos pelos quais se manifesta: o pro
cesso de organização e o processo de produção.
Definição - Conjunto de informações necessárias ao domínio dos processos, para controle tot
l da empresa.
Para contatos:
e-mail - ubiracar@yahoo.com.br e ubiratancardoso@correios.net.br

Dicas
"é interessante estudar sobre taylor e faiol, os pioneiros da administração!"
Raiky Tomazeli de Carvalho
"O Sebrae é uma boa fonte de ajuda para quem quer abrir um negócio."
Antonio Dala Rosa Filho
"muito bom pois as vezes não se percebe onde esta o erro que em alguns casos esta
mesmo e na preguiça que as pessoas têm de correr atraz do prejuiso. o trabalho em eq
uipe e escencial. estou começando agora mas não tenho preguiça, tenho fe que minha pre
stadora de serviço na area de peças para equipamentos eletronicos vai deslanchar ,se
Deus quiser."
Lucia silva c. s.
"É importante ressaltar que toda empresa requer um Administrador para que todas es
tas funções sejam desempenhadas de uma maneira mais correta."
Ana Flávia Monteiro