PLANO DE IMPLANTAÇÃO

Implantação GIIG - PMFI

Projeto GIIG – Prefeitura Municipal de Foz do Iguaçu

PLANO ESTRATÉGICO DE IMPLANTAÇÃO

Protocolo WEB.

Versão 1.0

Foz do Iguaçu, 16/08/2010

Avenida Brasil, 1497 conjuntos 20,21,23,25 , Centro - Foz do Iguaçu

Fone/Fax: (045) – 3025-3045 - CEP – 85851-000
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HISTÓRICO DE REVISÃO

Data Alterado por Comentário

16/08/2010 Equipe Lexsom Criação da versão 1.0 deste documento

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ASSINATURAS

Prefeitura Municipal de Foz do Iguaçu:

Rodriguez Gilmar
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Lexsom Consultoria e Informática

Leandro Vieira Lucas Oliveira

Gerente do Projeto Analista de Negócios

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ÍNDICE

........................................................................................................................................4
IDENTIFICAÇÃO..............................................................................................................5
Descrição do projeto.......................................................................................................5
Necessidades dos usuários (missão do sistema)..............................................................5
Escopo ............................................................................................................................5
Exclusões (não escopo)...................................................................................................5
APRESENTAÇÃO DO PLANO ESTRATÉGICO DE IMPLANTAÇÃO.......................6
VISÃO GERAL..................................................................................................................7
MÓDULO: Compras, Licitações e Contrato......................................................................7

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IDENTIFICAÇÃO
Cliente Prefeitura Municipal de Foz do Iguaçu
Produto GiiG – Protocolo WEB
Módulo Protocolo WEB
Local Sede da Prefeitura
Data 20/07/2010

Descrição do projeto
O projeto visa a implantação de um sistema de informação integrado para a
Prefeitura Municipal de Foz do Iguaçu.
Durante os meses de Julho e Agosto de 2010 serão realizadas as atividades de
diagnóstico da situação atual e apresentação do potencial do sistema com os
usuários responsáveis por cada módulo, que ao final propiciaram a elaboração
deste plano de implantação.
O documento “diagnóstico da situação atual” é parte integrante deste documento.

Necessidades dos usuários (missão do sistema)

Centralizar e compartilhar informações entre toda a secretaria e departamento
envolvido.
Melhorar e facilitar as atividades administrativas.
Permitir ao gestor público um melhor acompanhamento e gerenciamento de sua
administração.

Escopo
O sistema integrado é composto pelo seguinte módulo: Protocolo WEB.
Este planejamento trata do módulo descrito acima no quadro Identificação.

Exclusões (não escopo)

1. Implantação do sistema GIIG nas autarquias ou companhias (fundos).

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APRESENTAÇÃO DO PLANO ESTRATÉGICO DE IMPLANTAÇÃO

Passo 1 – Primeira Reunião de Projeto (Kick-off)

Data: 06/08/2010
Local: Departamento de Compras (subordinado a Secretária Municipal de
Administração).
Participantes: Gestor de controle, representantes da Prefeitura Municipal de Foz
do Iguaçu (PMFI), representantes da Lexsom.
Concluída em 06/08/2010

Passo 2 - Definição dos Gerentes do Projeto

Data: 06/08/2010
Prefeitura: Gilmar
Lexsom: Leandro Vieira
Concluída em 06/08/2010

Passo 3 – Diagnóstico da Situação Atual

Data: Julho e Agosto de 2010
Concluída em Agosto de 2010.

Passo 4 – Apresentação do Sistema - validação do potencial de uso

Data: Agosto de 2010
Concluída em Agosto de 2010.

Passo 5 – Apresentação do Plano Estratégico de Implantação

Data: ???? - Reprogramada para ?????
Local: Sede do Protocolo Geral.
Participantes:
PMFI: Rodriguez, Gilmar e representantes da PMFI.
Lexsom: Leandro Vieira, Lucas Oliveira

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VISÃO GERAL

Implantação do Módulo Protocolo

MÓDULO: Compras, Licitações e Contrato

Etapa 1 – Adequações e parametrizações no módulo contratado

 Criação de Usuários
 Criação de Perfis
 Dados cadastrais da Prefeitura Municipal (endereço, secretários, etc.)
 Ajustar todos os modelos de documentos

 Cadastros básicos para inicio do processo

 Importação dos dados dos processos

Etapa 2 – Adequações necessárias nos procedimentos administrativos

existentes

 Mudança na forma de tramitação, processo, mensagem e protocolo

 Processo fica definido como a necessidade do contribuinte (requisição);
 Mensagem, mensagem de comunicação interna;
 Protocolo fica definido como meio de registrar a entrega;

Etapa 3 – Desenvolvimento de novas funcionalidades;

FUNCIONALIDADES Prioritária Melhoria

Caixa de mensagens internas X
Protocolo interno X X
Campo de pesquisa mais funcional X X
Desarquivar (reabertura de processo) X

Etapa 4 – Forma de integrar com possíveis sistemas remanescentes

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Não haverá integração, pois todos os controles serão gerenciados pelo
sistema GiiG.

Etapa 5 - Necessidades tecnológicas para suportar os módulos;

PC com mínimo 1GB de memória RAM, Browser para acesso à Internet ou
rede interna liberado para o endereço do sistema.

Etapa 6 - Forma de tratamento dos dados legados existentes;

Serão migrados os seguintes dados do sistema de Protocolo atual

o Processos
o Usuários
o Cadastro em geral

Etapa 7 - Quantidade de pessoas a serem treinadas e forma de treinamento;

Total: ????
Carga horária: 20h ?????
Turmas: 2 turmas de 10 pessoas ?????
Perfil dos participantes:
 responsáveis pelo Cadastro de Processos;
 responsável pelo Despacho de Processos;
 responsáveis pelos departamentos envolvidos;

Recursos: 1 PC para cada usuário com acesso à Internet a ser fornecido

pela Prefeitura. ?????

Etapa 8 - Como será executada a implantação

?????
DATA ATIVIDADE
Agosto de 2010 Levantamento das necessidades
Setembro de 2010 Adequação do sistema as necessidades
Setembro e outubro Operação Assistida (1)
Outubro e novembro Início Produção e continuação da operação assistida
novembro de 2010 Entrega das novas funcionalidades – “prioritárias” e
“melhorias”
(1) As seguintes atividades serão realizadas pela Prefeitura a partir desta data:
 Cadastro de todos os novos processos;
 Operação em paralelo com o sistema atual de protocolo somente para
os processos já realizados e em andamento;

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Etapa 9 - Como e por quanto tempo será realizada a operação assistida após
a implantação ?????

• A homologação do sistema pela Prefeitura se iniciará na fase de

Treinamento, onde serão utilizados dados migrados do atual sistema.

• Logo após o treinamento a Lexsom irá disponibilizar o sistema para os

usuários continuarem a homologação até o final do mês de setembro de
2010 onde poderão ser realizado ajustes no sistema caso seja necessário.

• Se a homologação for bem sucedida, ou seja, o sistema for homologado

pelo usuário, o sistema entrará em produção em 01 de outubro de 2010.

• Na eventual hipótese do sistema não entrar em produção em 01 de outubro

por motivos devidamente justificados, a homologação será continuada até o
momento do sistema estar apto para entrar em produção.

• Este processo ocorrerá sempre que um novo módulo ou funcionalidade for

disponibilizado no sistema.

• REQUISITOS GERAIS DE IMPLANTAÇÃO

 Reunião com todos os Secretários, Diretores e demais envolvidos com o uso

do Sistema
 Será marcado reunião com os diretores do protocolo para definição de ajustes
do sistema e adequações administrativas;

 Reestruturação Administrativa
 Os gestores da prefeitura irão tomar providências para adaptar os
departamentos com as mudanças necessárias;

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