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Profº Silas Serpa, MBA, PMP, CSM, ITIL, MSC
Índice
1. Introdução _______________________________________________________________ 4
2. Terminologia _____________________________________________________________ 4
3. Project ___________________________________________________________________ 7
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1. Introdução
O propósito deste documento é mostrar como utilizar o project para obtenção do Earned Value dos
projetos, incluindo gestão de custos.
2. Terminologia
Para gestão financeira e previsibilidade dos projetos são utilizadas as seguintes variáveis abaixo.
Maiores detalhes delas podem ser obtidos no capítulo 6 do livro Microsoft Project 2003 do Ricardo
Viana Vargas ou no livro Análise de Valor Agregado, também do Ricardo Viana Vargas.
COTA (Custo Orçado do Trabalho Agendado) ou BCWS (Budged Cost of Work Schedule) ou PV
(Planed Value = Valor Planejado).
CRTR (Custo Real do Trabalho Realizado) ou ACWP (Actual Cost of Work Performed) ou AC (Actual
Cost = Custo Atual).
COTR (Custo Orçado do Trabalho Realizado) ou BCWP (Budged Cost of Work Performed) ou EV
(Earned Value = Valor Agregado). Esta é a essência do Earned Value: quanto vale o trabalho já
realizado em relação ao orçamento original. O Earned Value é calculado automaticamente pelo project,
por uma das fórmulas:
Escolhemos para nossos projetos o % Físico Completo, pois ele representa melhor quanto do trabalho
já foi efetivamente feito. O % Completo é calculado automaticamente com base na duração ou no
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esforço, consequentemente pode não refletir o que realmente já foi feito de uma determinada atividade.
O % Físico Completo deve ser informado ao project. Logo, nas Work Orders devemos solicitar o % já
efetivamente concluído da atividade, independente da duração ou do esforço previstos ou realizados.
CPI (Cost Performance Index) ou Índice de Desempenho de Custo é calculado automaticamente pelo
project pela seguinte expressão:
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TCPI (To-Complete Performance Index) ou Índice de Desempenho a Concluir (IDAC) esta informação é
calculada pelo project automaticamente pela expressão:
PAC (Plan at Completion) ou Término Previsto a diferença entre a Data de Término Prevista e a Data
de Início do projeto.
TAC (Time at Completion) é a duração projetada para o projeto. O project não calcula essa informação
automaticamente e sua expressão é:
DAC (Delay at Completion) é diferença entre as durações prevista (PAC) e a projetada (TAC). O project
não calcula essa informação automaticamente e sua expressão é:
%DAC é a quantia em percentual que o projeto aumentou em relação ao previsto. Esta informação não
é calculada pelo project e sua expressão é:
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A partir das variáveis listadas acima, são derivadas automaticamente pelo project as seguintes
variáveis:
3. Project
Nesta seção mostramos os detalhes de como utilizar o project para a gestão de custos do projeto.
2) No mesmo
menu
(Ferramentas – Opções – Cálculos), clique no botão Valor acumulado. No campo Método padrão de
valor acumulado da tarefa, selecione a opção % física concluída, indicando que nós utilizaremos o %
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Físico Concluído para cálculo do Earned Value. Quanto à Linha de Base para cálculos de valor
acumulado, veja item 3.4 (Atualizando a Linha Base) deste documento.
Antes de especificar um recurso para qualquer atividade é necessário definir a taxa padrão (custo para
horas normais) e a taxa h. extra (custo para horas extras). No caso de recursos não humanos ou não
vinculados ao tempo, mas sim ao uso, também é necessário definir o custo/uso. Para acessar a
planilha com estas informações, no menu Exibir selecione a Planilha de recursos. Também no menu
Exibir, selecione a Tabela: Entrada. Neste ponto você deve estar vendo uma planilha como a seguinte:
Para os projetos feitos sob o modelo de empreendedorismo da Invit, a Taxa h. extra deve ser colocada
com o mesmo valor da Taxa padrão.
Considerando a distribuição do custo fixo da empresa entre os projetos, concluímos que o custo fixo de
uma iteração depende essencialmente da duração da mesma. Logo, após o planejamento da duração
de uma iteração, calcule o custo fixo da iteração e atribua-o ao Custo Fixo da tarefa resumo que
representa esta iteração, como mostrado no exemplo abaixo. O custo fixo será automaticamente
somado ao Custo Total do projeto. Isto pode ser feito selecionando-se no menu Exibir a visão do
Gráfico de Gantt e depois a Tabela: Custo.
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A melhor forma que encontramos para cálculo do Earned Value é a utilização de apenas uma linha
base. Você pode utilizar várias linhas bases, para outras finalidades. Para o Earned Value sugerimos a
utilização da linha de base do projeto. Assim, esta linha base deve ser atualizada ao longo do projeto, à
medida que o planejamento for evoluindo.
Considere como exemplo a figura acima, onde a linha base do projeto foi atualizada com um plano
preliminar da T1 – Aceite do Produto. Note que para o workflow de Implementação existem 2 pessoas
designadas com um trabalho de 12 horas. Indicar quais pessoas farão um workflow, mesmo antes de
planejar as atividades deste workflow, é fundamental para o project estimar o custo da linha base do
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A cada atualização da linha base do projeto é importante salvar o arquivo do project e fazer um commit
na ferramenta de controle de versões, pois pode ser necessário acessar depois as informações
definidas até este momento.
Para limpar a linha base do workflow de Implementação, como na figura a seguir, siga os seguintes
passos:
1) Marque a linha do workflow (ou das atividades que você quer limpar). Isto pode ser feito
clicando-se no número da atividade na visão do Gráfico de Gantt.
2) Selecione as opções de menu: Ferramentas, Controle, Limpar linha de base.
3) Clique em Tarefas selecionadas, pois queremos limpar somente as tarefas selecionadas e não
a linha base do projeto todo.
4) Clique no botão Ok.
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Para detalhar um workflow (ou tarefa resumo, na linguagem do project), siga os passos:
1) Mantenha a linha do workflow de Implementação, pois ela foi utilizada na composição da linha
base original. Esta linha vai virar uma tarefa resumo do project.
5) Da mesma forma faça os ajustes de predecessoras das atividades inseridas, assim como os
ajustes de cronograma necessários.
Importante: Com relação à linha base é muito importante considerar sempre o seguinte: para salvar a
linha base de uma atividade, nenhuma hora de trabalho executada pode ter sido lançada
para ela.
Para atualizar a linha base de um projeto, salvando a linha base de um workflow (tarefa resumo), como
exemplificado na figura abaixo, siga os seguintes passos:
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1) Marque completamente todas as linhas, da tarefa resumo (linha do workflow) até a última linha
de atividade detalhada do workflow.
2) Selecione as opções de menu: Ferramentas, Controle, Salvar linha de base.
3) Certifique-se em Salvar linha de base, esteja sempre apontando para a linha base principal do
projeto.
4) Em Para, selecione Tarefas selecionadas e em Agregar linhas de base, marque as 2 opções
Para todas as tarefas de resumo e De subtarefas para tarefa(s) de resumo selecionada(s).
Dica: Mesmo definindo estas opções como padrão, verifique todas estas opções a cada salvamento,
pois o project eventualmente perde os padrões definidos.
Dica: Para facilitar este trabalho, o % Físico Completo deve ser informado pelo executor, em cada
atividade (tarefa), no retorno da work order encaminhada a ele.
Para atualizar o uso das tarefas (atualização de cronograma ou lançamento de horas executadas) no
project, siga os procedimentos:
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2) Selecione as opções de menu: Exibir, Uso da tarefa. A Tabela deve mudar automaticamente
para a tabela Uso.
3) Lance normalmente as horas de trabalho realizadas (Trab. real).
4) Informe o % Físico Completo da tarefa (atividade) em questão. Note que as tarefas resumo
ficarão com % Físico Completo igual a zero.
O project possui três visões definidas que auxiliam na análise de valor agregado. São elas:
Valor acumulado (nome dado pelo project para Valor agregado)
Indicadores de cronograma do valor acumulado
Indicadores de custo de valor acumulado
Essas visões podem ser acessadas através da opção Exibir, Tabela, Mais tabelas... Será apresentada
uma tela contendo todas as visões existentes, conforme abaixo:
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As visões de valor acumulado apresentadas pelo project são muito úteis porque apresentam em tempo
real a situação do projeto segundo alguns índices já calculados pelo próprio project, permitindo que
sejam feitas verificações a qualquer momento.
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Para preenchimento do Relatório de Status do projeto para o cliente, precisamos extrair algumas
informações do project. Antes, precisamos atualizar o uso de todas as tarefas até a data de referência
do Relatório de Status. Em seguida verifique se ficou escapou algo aplicando os filtros:
Neste caso, a Linha Base representa o valor total orçado do projeto. Para obter estas informações:
1) Selecione as opções de menu Projeto, Informações sobre o projeto e defina a Data de Status
desejada. Isto é importante para ajustar os cálculos de custos do project até a data da qual se
deseja o status do projeto.
2) Na visão do Gráfico de Gantt, selecione as opções Exibir, Tabela, Custo.
3) A figura abaixo mostra um exemplo da Tabela de Custo exibida. Neste caso:
% completo do projeto = 42.486,66 / 67.575,24 = 63%.
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% atraso contratual = Dias( Data prevista de conclusão do projeto ) / Dias( Data contratual ) - 1
Onde:
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Na data de cada Relatório de Status do projeto devem ser coletadas as medições do projeto e
atualizada a respectiva planilha de controle das métricas. Devem ser coletas as seguintes medições:
Informação Fonte
Progresso: Project:
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Custos:
CRTR ou ACWP ou AC = Custo Atual Exibir, Tabela, Mais tabelas, Valor acumulado.
Testes:
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