Funcionamiento de un sistema de gestión de conocimiento

Suelen distinguirse cuatro acciones clave en todo sistema de Gestión de conocimiento, al

objeto de promover un flujo constante de información (tanto entre personas como entre
bases de datos) para su posterior tratamiento y conversión en conocimiento:
 Diseminar: A nivel interno, la empresa ha de promover el intercambio de
conocimientos entre sus miembros. En este estudio, herramientas como la intranet
corporativa juega un papel importante
 Recoger: El mero intercambio de conocimientos no basta. A partir del software
especializado, la información considerada relevante se almacena y codifica para
que pueda ser recuperada fácilmente en caso de necesidad
 Organizar: La información recogida se convierte en conocimiento. Se clasifica,
relaciona y actualiza de manera que cuando se realiza una búsqueda se obtenga
una respuesta de calidad. Este es el objetivo de los nuevos motores de búsqueda,
ya no basados en búsquedas por palabras, sino en áreas de conocimientos
 Asimilar: Las herramientas de gestión de conocimiento han de ser sencillas y
manejables. Cualquier miembro de la empresa debe poder utilizarlas y entender
la información que obtiene de ellas. Al igual que ha cedido a la empresa sus
conocimientos, hará suyos los conocimientos de la empresa. Y de nuevo
comenzara el ciclo: un proceso constante de entrega y adquisición de
conocimiento.
Las anteriores acciones son realizadas por personas de la organización, aunque cuenten
con soporte tecnológico. Así pues, estas personas realizan dentro de la gestión de
conocimiento uno o varios roles. Dichos roles dependerán fundamentalmente de la
estructura de la organización y de su negocio, y reconocerlos requiere un elaborado y
exhaustivo trabajo por parte de los consultores y de los integrantes de la propia
organización, aunando la experiencia en el campo de la gestión de conocimiento de los
primeros y la cultura de empresa de los segundos.
Dichos roles pueden servir como primera referencia para comenzar a trabajar a la hora de
modelar un caso práctico y real.
En algunos casos será aplicable en su totalidad, en otros requerirán cortes o ampliaciones
y en todos modificaciones
Señalado lo anterior, y a efectos de su generalización, se pueden distinguir tres tipos de
roles:
 KM Broker: Que gestiona y controla el conocimiento
 KM Supplier: Que proporciona y crea conocimiento
 KM Consumer: Que consume el conocimiento creado y gestionado
Tal como se ha señalado, las acciones y por tanto el desempeño de los roles citados dentro
de un sistema de Gestión del conocimiento, están sustentados por herramientas
tecnológicas que lo agilizan y fomentan
Para crear y compartir conocimientos, en el entorno empresarial empieza a primar la
implantación de la intranet, un sistema que reproduce una red similar a la internet en el
entorno corporativo. La intranet intenta estimular la comunicación vía PC de los
empleados (desde lo más cercanos hasta los que se encuentran en emplazamientos
diferentes) a través de correo electrónico, alertas, foros, videoconferencias, etc.
La gestión del conocimiento también promueve que las bases de datos sean un lugar
común donde introducir la información que se considera relevante. Para ordenar y realizar
un tratamiento conceptual de los conocimientos adquiridos existen motores de indexación
y búsqueda que lo hacen de manera casi automática. El diseño de estos motores (también
fabricados para gestionar la información de portales y pagina web) intenta ser cercano al
usuario y agilizar la búsqueda de información.
Las herramientas que mas éxito han tenido son aquellas que presentan sus contenidos y
funcionalidad a través de portales de acceso (como SAP-Knowledge Warehouse) ya que
hacen de la consulta, el aporte y la gestión, un trabajo intuitivo y familiar por su interfaz
de navegador y la facilidad del acceso vía web, amén de sus potentes motores de búsqueda
de contenidos.
Pasos para la creación de un sistema de gestión del conocimiento
Hasta aquí se ha abordado el funcionamiento de un sistema de gestión de conocimiento y
de sus roles, ahora es tiempo de definir los pasos que han de darse para diseñar,
implementar y optimizar dichos sistemas.
 Determinación de los grupos que conforman la empresa, fuentes de conocimiento
y flujos.
En esta fase el equipo del proyecto en colaboración con el cliente determinara que
grupos conforman la empresa, su actividad, composición, etc. El objetivo de esta
distinción es no dejar fuera del sistema de gestión del conocimiento a ningún
integrante de la empresa, dado que todo conocimiento es útil y potencialmente
ventajoso. El segundo objetivo, y más importante, es detectar y conocer la
información que cada grupo proporciona y puede, potencialmente, proporcionar.
En lo referente al flujo se busca determinar que caminos sigue el conocimiento
dentro de cada grupo y de este al exterior del grupo, a fin de estructurarlos y darles
un formato más eficiente; amen de definir nuevos flujos si fuese positivo para la
circulación del conocimiento
 Determinación de las necesidades de conocimiento. Detectar las necesidades de
conocimiento de cada grupo mediante reuniones con representantes de cada uno
de ellos, teniendo en cuenta que las necesidades de conocimiento pueden tener
como fuentes otros grupos. Asimismo, es necesario detectar las necesidades de
conocimiento de toda compañía, tanto visibles como no percibidas.
 Determinación de roles. Una vez que se han definido las necesidades y flujos en
primera aproximación, se procede a definir los roles de cada miembro de la
organización. La determinación de roles ha de ser lo más general posible en cada
grupo, es decir, que en todos los grupos que exista la misma estructura de roles o
tienda a ello (la cultura y estructura del cliente predomina por lo general). A nivel
general, la estructura será única y consensuada por los miembros de los diferentes
departamentos.
 Implementación del sistema.
 Se implementa el repositorio y flujos generales de conocimiento. En paralelo se
implementa el repositorio y flujo del primer área piloto. Se refina en esa primera
implementación lo determinado en los pasos anteriores con este grupo. Una vez
concluida la implementación con el primer grupo se procede secuencialmente con
los demás grupos una vez concluida la implementación con el primer grupo se
procede secuencialmente con los demás grupos. Se incorporan los refinos que han
ido aportando las implementaciones anteriores si procede.
 Monitorización seguimiento y optimización.
Previamente, a la puesta en marcha, se procede al refinado de todas y cada una de
las implementaciones y la monitorización seguimiento y optimización. Una vez
puesto en marcha el sistema se supervisará su funcionamiento por los expertos e
implementadores a fin de detectar errores o ineficiencias y corregirlas (o definir
nuevos flujos o procesos si se considerase necesario) Por otra parte, sería un error
considerar un sistema de gestión del conocimiento como algo estático.
 Auditorías periódicas.
Lo ideal es realizar estas auditorías para continuar con la optimización e
incorporar los cambios en la empresa (nuevos grupos o flujos) al sistema. Es uno
de los temas más importantes a tener en cuenta, pues permite mejorar la eficacia
y eficiencia del sistema, dejando así al cliente satisfecho.