GUIA DO ESOCIAL:

SAIBA COMO SE
PREPARAR DE
FORMA SIMPLES E
DESCOMPLICADA
INTRODUÇÃO................................................................................................................................................................................................3

AFINAL, O QUE É O ESOCIAL?..............................................................................................................................................................5

COMO ELE AFETA OS PROCESSOS EMPRESARIAIS?...............................................................................................................9

QUAIS MUDANÇAS SÃO INCORPORADAS?................................................................................................................................14

O QUE É PRECISO PARA SE PREPARAR?.....................................................................................................................................17

CONCLUSÃO................................................................................................................................................................................................20

SOBRE A FORTES TECNOLOGIA.....................................................................................................................................................22

INTRODUÇÃO

Introdução
O projeto do eSocial surgiu para informatizar as
informações dos trabalhadores e simplificar o envio por
parte das empresas. Com isso, o controle do Governo
Federal aumenta pela garantia dos dados atualizados.
De que forma isso impacta para você? É preciso adotar
algumas mudanças e rever processos. No final, isso vai
tornar seu trabalho mais fácil e otimizado.
É por isso que criamos este e-book, que vai explicar o que é
o eSocial, como ele afeta os processos empresariais, quais
mudanças são incorporadas e o que é preciso fazer para
se preparar. Agora é só ler para entender mais sobre esse
assunto. Vamos lá?
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AFINAL, O QUE É O ESOCIAL?

Afinal, o que
é o eSocial?
É um projeto do Governo Federal que faz parte
do chamado Sistema Público de Escrituração
Digital (SPED). Este é uma ferramenta tecnológica
que tem por objetivo principal transformar as
operações rotineiras manuais em digitais.
O SPED permite que os arquivos digitais das escriturações
fiscais e contábeis sejam oficializados nos sistemas que as
empresas utilizam dentro de um padrão predeterminado.
Em outras palavras, o SPED pode ser entendido como
um software oferecido pela Receita Federal para que as
informações previdenciárias e de natureza contábil e fiscal
sejam enviadas a esse órgão.
Também podem ser encaminhados os livros contábeis,
comerciais e fiscais e as demonstrações contábeis.
Entendendo esse contexto, podemos explicar melhor o
eSocial. Esse projeto foi instituído oficialmente em 2014
pelo Decreto 8.373/2014.
Sua finalidade também é reduzir as divergências nos
registros empregatícios e números de identificação fiscal
(CPF e NIS, que é composto por NIT, PIS e PASEP).
Com o tempo será possível eliminar qualquer informação
incorreta a respeito das admissões e demissões, o que ainda
é comum no Brasil.
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AFINAL, O QUE É O ESOCIAL?

Por que isso ocorre? Como o eSocial das empresas

ainda não entrou em vigor, os dados são enviados para
diferentes sistemas e nem sempre as empresas cumprem
todas as etapas. O resultado? Empregados com mais de
um PIS ou que não têm a baixa de um emprego do qual
foram demitidos, por exemplo.

Com o eSocial isso não é mais possível, porque todos os

dados serão emitidos para um só lugar. Esse sistema
requer a revisão dos processos de trabalho e das
informações e cadastros transmitidos.

Ele vai substituir outras obrigações, como o envio do

Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
(CAGED), da Relação Anual de Informações Sociais
(RAIS), GFIP, DIRF, PPP, MANAD, Ficha de Registro, CAT
Eletrônica e PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário).

De quebra as empresas não precisarão enviar

informações repetitivas, porque todas as agências
envolvidas terão acesso a um sistema único que contará
com dados atualizados.

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AFINAL, O QUE É O ESOCIAL?

Os objetivos do eSocial são:

»» garantir que os direitos trabalhistas e previdenciários sejam

assegurados a todos os trabalhadores;

»» simplificar o envio das obrigações previdenciárias e trabalhistas;

»» melhorar a qualidade das informações sobre relações fiscais,

trabalho e segurança social.

De modo geral, as atividades abrangidas pelo eSocial são:

»» inscrição do trabalhador;

»» eventos relativos ao trabalho (casos de contratações, licenças,

demissões, férias, aviso prévio, alterações de salário, reclamações
trabalhistas etc.);

»» Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF);

»» informações sobre o FGTS.

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COMO ELE AFETA OS PROCESSOS EMPRESARIAIS?

Como ele afeta
os processos
empresariais?
O eSocial, por suas características, traz alguns impactos
nos processos empresariais. Isso ocorre justamente
pelo fato de as informações passarem a ser integradas.
De que forma isso ocorre? Os principais impactos são
relativos aos seguintes pontos:
MAIOR CONTROLE E
CRUZAMENTO DE DADOS
A unificação aumenta o controle e permite um cruzamento
maior dos dados, que podem ser previdenciários,
trabalhistas e fiscais. A facilidade de fiscalização
ocorre porque o acesso às informações é feito por
meio de um sistema único, o que garante a atualização
constante e possibilita a aplicação de multas.
Na prática, isso significa que os dados devem ser
preenchidos com ainda mais cuidado e que as informações
devem estar em dia.
Essa preocupação é explicada pelo fato das entidades
participantes ter uma chance maior de encontrar
irregularidades e acabar com a sonegação de tributos,
tais como: Caixa Econômica Federal (CAIXA), Instituto
Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério da Previdência
Social (MPS), Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e
Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB).
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COMO ELE AFETA OS PROCESSOS EMPRESARIAIS?
MENOS BUROCRACIA
O eSocial diminui muito a burocracia dos processos
empresariais. As obrigações trabalhistas têm seu processo
de legalidade completa facilitado devido ao alcance da guia
referente aos impostos. Assim, é mais simples fazer os
pagamentos e assegurar que a empresa esteja regular.
Nas organizações que possuem folhas de pagamento mais
complexas e longas, a digitalização e a unificação dos dados
trazem benefícios por evitar falhas durante esse processo.
Quando os erros são acumulados a empresa pode ficar irregular
e ter problemas com o fisco.
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COMO ELE AFETA OS PROCESSOS EMPRESARIAIS?
MODIFICAÇÃO DOS PRAZOS
DE ATUALIZAÇÃO
O eSocial faz com que as modificações na folha de pagamento
tenham um tempo de inclusão nos registros oficiais mais rápido.
Para se ter uma ideia, dependendo da organização documental
da empresa, a admissão de um novo colaborador demorava até
40 dias para ser cadastrada.
Já um acidente que ocasiona a necessidade de afastamento
podia levar até 30 dias nos procedimentos manuais.
Já o sistema federal facilita a inclusão dos dados, porque eles são
registrados no mesmo dia que acontecem ou até um dia antes do
fato (como no caso da admissão de um colaborador que vai ter
vínculo empregatício).
Com isso, as empresas precisam ter uma atenção maior para os
dados e fazer um acompanhamento diário, seguindo os prazos
estipulados pela legislação.
QUANTIDADE MAIOR DE
DADOS REQUERIDOS
Um dos principais impactos do eSocial é a exigência maior
relativa aos dados dos colaboradores. Por exemplo: o fato de
existirem dependentes, dados pessoais (nome, estado civil,
endereço etc.), se é um estágio ou não etc.
Outras declarações também são necessárias, como as relativas
às condições do ambiente de trabalho e à saúde do empregado.
ACOMPANHAMENTO CONSTANTE
DAS MUDANÇAS
O eSocial ainda está sendo implementado e passa por mudanças
durante esse período.
Isso requer que os gestores estejam atentos às mudanças, já
que o novo sistema implanta mais dinamicidade e se adapta às
necessidades fiscais e empresariais.
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UTILIZAÇÃO DE SOFTWARES
INTEGRADOS DE GESTÃO

A Receita Federal está digitalizando seus processos e isso exige que as

empresas também atualizem suas ações e adotem sistemas que vão ao
encontro dessas necessidades.

Os softwares integrados de gestão ganham espaço nesse cenário

por possibilitarem a contabilização e transmissão automática das
informações sobre a movimentação do negócio.

INTEGRAÇÃO DOS PROCESSOS

Os processos realizados na empresa precisam ser reavaliados a

partir da adoção do eSocial. Recursos humanos, jurídico, financeiro e
contabilidade precisam trabalhar em conjunto e todos os profissionais
desses setores devem estar conscientes da importância da inserção
correta dos dados.

Em resumo, o eSocial não traz impactos relativos às questões trabalhistas.

Por outro lado, deve-se ter uma atenção e agilidade maiores com os
processos, que devem ser mais confiáveis. Se isso não for seguido haverá
uma cobrança governamental que pode prejudicar o negócio.

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QUAIS MUDANÇAS SÃO INCORPORADAS?
Quais mudanças são
incorporadas?
A exigência de rever os processos e adotar as
novas práticas implantadas pelo eSocial faz com
que as empresas incorporem algumas mudanças
no seu dia a dia. A principal, claro, é a utilização da
tecnologia, mas há outros casos importantes.
Um deles é que os dados transmitidos para esse novo
sistema são declaratórios. Depois da integração com a
Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
(DCTF-Web) são gerados tributos que nem sempre estão
condizentes com a realidade do negócio.
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QUAIS MUDANÇAS SÃO INCORPORADAS?

O processo é bastante simples: o empregador faz o envio dos dados pelo sistema utilizado, que conectará
com o eSocial, fará a validação das informações e emitirá um número de protocolo.

Destacamos alguns prazos de envio das informações.

Veja os casos que estão previstos:

»» admissões e demissões: os dados devem ser »» alterações de horários e jornada de trabalho:

informados no momento em que ocorrem. a informação deve ocorrer conforme os
Isso significa que o trabalhador não pode ser horários forem sendo alterados. Isso também
demitido ou admitido sem que a informação vale para os trabalhadores que não precisam
esteja salva na base de dados da Receita cumprir a marcação de ponto;
Federal;
»» alterações salariais: as informações devem ser
»» folha de pagamento: o envio deve ser realizado encaminhadas logo no dia posterior à alteração.
até o dia 7 do mês seguinte;

Ainda há os casos das obrigações acessórias, que são aquelas que toda empresa deve cumprir,
independente do segmento em que atua. O eSocial não trouxe modificações em relação a isso, já que a
legislação permanece sendo a mesma. A diferença é relativa à fiscalização e ao controle desses processos.

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O QUE É PRECISO PARA SE PREPARAR?
O que é preciso para
se preparar?
O eSocial exige que as empresas atuem de forma
mais estratégica, alinhando a cultura, avaliando os
processos e educando os colaboradores. É assim Além disso, é preciso delimitar outras ações para preparar a
que os dados serão encaminhados ao governo da empresa para a implantação do eSocial. Quer ver quais são
forma correta e dentro do prazo estipulado. elas? Confira a seguir:

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QUAIS MUDANÇAS SÃO INCORPORADAS?
DELIMITE QUEM SERÁ O
RESPONSÁVEL PELO PROJETO
A adoção do eSocial exige que alguém esteja
à frente desse projeto. Esse profissional deve
estudar o assunto, conhecê-lo com profundidade
e ter mais autonomia na empresa. Ele ainda
deve delegar tarefas e se reportar à direção
e aos gestores para mostrar o que está sendo
feito, quais são os acertos e quais pontos
apresentaram evolução.
ALINHE O PROCESSO COM
EMPRESAS TERCEIRIZADAS
A sua empresa deve estar adaptada ao eSocial,
mas isso também é necessário às companhias
com as quais se possui uma parceria. Elas podem
prestar informações relevantes a respeito dessa
relação e, por isso, o processo de ambos os
lados deve estar ajustado.
FAÇA UM MAPEAMENTO
DOS SISTEMAS
EMPRESARIAIS
Os sistemas já utilizados pela sua
organização devem ser mapeados a fim
de se pensar numa forma de integrá-los.
Os softwares devem atender às novas
demandas e garantir a entrega de
informações com qualidade.
ATUALIZE OS REGISTROS
DOS COLABORADORES
Esse é um dos focos principais do eSocial.
Por isso, antes de começar a utilizar
o sistema, atualize os cadastros dos
colaboradores e certifique-se de que os
dados estão corretos. Isso evita problemas e
imprevistos posteriores.
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CONCLUSÃO
Conclusão
Preparar-se para as mudanças do eSocial requer
empenho e dedicação para atualizar os dados e
modificar os processos internos. Por outro lado
a empresa conseguirá trabalhar de maneira mais
eficiente depois de se adequar às novas exigências.
O mais importante é usar ferramentas tecnológicas
que possam facilitar esse processo e ainda reduzir a
possibilidade de erros. É assim que sua empresa será
beneficiada com as mudanças. E você, já está preparado?
Aproveite as dicas que repassamos neste e-book e comece a
aplicá-las agora mesmo!
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GOSTOU DESSE
CONTEÚDO E QUER
IR MAIS ALÉM?
ENTÃO CONFIRA NOSSO E-BOOK
INTRODUÇÃO AO eSOCIAL!
A Fortes Tecnologia em Sistemas, empresa do Grupo Fortes
de Serviços, atua há mais de 25 anos na área de Tecnologia da
Informação. Desenvolve soluções para gestão empresarial e
abrange as seguintes áreas: gestão contábil, gestão financeira,
gestão de pessoas e gestão de transporte e logística.

A empresa conta com uma carteira de milhares de clientes em

todo o Brasil e uma rede de atendimento que inclui franquias
e representações em vários estados das regiões Norte,
Nordeste, Centro-Oeste e Sudeste.

O objetivo é oferecer um serviço dinâmico, moderno, de alto

padrão e simples, sempre contando com a experiência de
profissionais que entendem as necessidades dos negócios.

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