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Utilizar o Microsoft Query para obter dados externos

Aplica-se a: Microsoft Office Excel 2007

É possível utilizar o Microsoft Query para obter dados de origens externas. Ao

utilizar o Microsoft Query para obter dados de bases de dados e ficheiros
empresariais, não é necessário escrever novamente os dados que pretende
analisar no Excel. É igualmente possível actualizar os relatórios e resumos do
Excel de forma automática a partir da base de dados de origem original sempre
que a base de dados for actualizada com novas informações.

O que pretende fazer?

Obter mais informações sobre o Microsoft Query
Ligar a uma origem de dados
Utilizar o Assistente de Consultas para definir uma consulta
Trabalhar com os dados no Excel

Obter mais informações sobre o Microsoft Query

Utilizando o Microsoft Query, é possível estabelecer uma ligação a origens de
dados externas, seleccionar dados a partir dessas origens externas, importar
esses dados para uma folha de cálculo e actualizar os dados conforme
necessário de modo a manter os dados de uma folha de cálculo sincronizados
com os dados nas origens externas.

Tipos de bases de dados a que é possível aceder É possível obter dados de

vários tipos de bases de dados, incluindo o Microsoft Office Access, o Microsoft
SQL Server e o Microsoft SQL Server OLAP Services. É igualmente possível obter
dados de livros do Excel e de ficheiros de texto.

O Microsoft Office providencia controladores que é possível utilizar para obter

dados a partir das seguintes origens de dados:

Microsoft SQL Server Analysis Services (fornecedor OLAP)

Microsoft Office Access

dBASE

Microsoft FoxPro

Microsoft Office Excel

Oracle

Paradox

Bases de dados de ficheiros de texto

Também é possível utilizar controladores ODBC ou

controladores de origem de dados de outros fabricantes para obter informações
de origens de dados que não se encontrem aqui listadas, incluindo outros tipos
de bases de dados OLAP. Para obter informações sobre como instalar um
controlador ODBC ou um controlador de origem de dados que não conste desta
lista, consulte a documentação relativa a essa base de dados ou contacte o
fornecedor da base de dados.
Seleccionar dados de uma base de dados É possível obter dados de uma
base de dados ao criar uma consulta, a qual consiste numa questão efectuada
sobre os dados armazenados numa base de dados externa. Por exemplo, se os
dados estiverem armazenados numa base de dados Access, poderá pretender
saber os valores das vendas de um determinado produto por região. É possível
obter uma parte dos dados seleccionando apenas os dados referentes ao
produto e à região que pretende analisar.
Com o Microsoft Query, é possível seleccionar as colunas de dados que pretende
e importar apenas esses dados para o Excel.
Actualizar a folha de cálculo numa só operação Depois de ter os dados
externos num livro do Excel, sempre que a base de dados sofrer alterações, é
possível actualizar os dados de modo a actualizar a análise, sem ter de criar
novamente relatórios de resumo e gráficos. Por exemplo, é possível criar um
resumo das vendas mensais e actualizá-lo todos os meses quando são
recebidos os novos valores das vendas.
De que forma o Microsoft Query utiliza origens de dados Após ter sido
configurada uma origem de dados para uma determinada base de dados, é

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possível utilizá-la sempre que pretender criar uma consulta para seleccionar e
obter dados dessa mesma base de dados, sem ter de escrever novamente todas
as informações de ligação. O Microsoft Query utiliza a origem de dados para
estabelecer uma ligação à base de dados externa e para mostrar os dados que
se encontram disponíveis. Após ter sido criada uma consulta e serem devolvidos
os dados ao Excel, o Microsoft Query fornece ao livro do Excel as informações da
consulta e da origem de dados, de modo a que seja possível restabelecer a
ligação à base de dados sempre que pretender actualizar os dados.

Utilizar o Microsoft Query para importar dados Para importar dados externos
para o Excel com Microsoft Query, siga estes passos básicos, descritos
pormenorizadamente nas secções seguintes.

1. Ligar a uma origem de dados.

2. Utilizar o Assistente de Consultas para definir uma consulta.

3. Trabalhar com os dados no Excel.

Ligar a uma origem de dados

O que é uma origem de dados? Uma origem de dados é um conjunto
armazenado de informações, que permite ao Excel e ao Microsoft Query
estabelecerem uma ligação a uma base de dados externa. Quando o Microsoft
Query é utilizado para configurar uma origem de dados, deverá atribuir um nome
à origem de dados e, em seguida, fornecer o nome e a localização da base de
dados ou servidor, o tipo da base de dados e o seu nome de início de sessão e
palavra-passe. As informações incluem igualmente o nome de um controlador
OBDC ou de um controlador de origem de dados, o qual consiste num programa
que estabelece ligações para um tipo específico de bases de dados.

Para configurar uma origem de dados através da utilização do Microsoft Query:

1. No separador Dados, no grupo Obter Dados Externos, clique em De

Outras Origens e, em seguida, clique em Do Microsoft Query.

2. Efectue um dos seguintes procedimentos:

Para especificar uma origem de dados para uma base de dados, um

ficheiro de texto ou um livro do Excel, clique no separador Bases de
dados.

Para especificar uma origem de dados de um cubo OLAP, clique no

separador Cubos OLAP. Este separador só se encontrará disponível se
o Microsoft Query for executado a partir do Excel.

3. Faça duplo clique em <Nova Origem de Dados>.

-ou-

Clique em <Nova Origem de Dados> e, em seguida, clique em OK.

A caixa de diálogo Criar Nova Origem de Dados é apresentada.

4. No passo 1, escreva um nome para identificar a origem de dados.

5. No passo 2, clique num controlador para o tipo de base de dados que

está a ser utilizada como origem de dados.

Se a base de dados externa a que pretende ter acesso não for suportada pelos
controladores ODBC instalados com o Microsoft Query, será necessário obter e
instalar um controlador ODBC compatível com o Microsoft Office de um outro
fornecedor, como, por exemplo, o fabricante da base de dados. Contacte o
fornecedor da base de dados para obter as instruções de instalação.

NOTA As bases de dados OLAP não necessitam de controladores ODBC.

Quando o Microsoft Query é instalado, os controladores são instalados para
bases de dados que tenham sido criadas através da utilização do Microsoft SQL
Server Analysis Services. Para ligar a outras bases de dados OLAP, é necessário

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instalar um controlador de origem de dados e um software cliente.

6. Clique em Ligar e, em seguida, forneça as informações necessárias para

estabelecer a ligação à origem de dados. No caso de bases de dados,
livros do Excel e ficheiros de texto, as informações fornecidas dependem
do tipo de origem de dados seleccionado. Poderá ser-lhe pedido um
nome de início de sessão, uma palavra-passe, a versão da base de
dados que está a ser utilizada, a localização da base de dados ou outras
informações específicas sobre o tipo de base de dados.

Utilize palavras-passe seguras que combinem maiúsculas e minúsculas,

números e símbolos. As palavras-passe pouco seguras não combinam estes
elementos. Palavra-passe segura: Y6dh!et5. Palavra-passe pouco segura:
Casa27. As palavras-passe devem ter 8 ou mais caracteres de comprimento.
Uma frase de acesso que utilize 14 ou mais caracteres é melhor. Para obter mais
informações, consulte Ajudar a proteger as suas informações pessoais com
palavras-passe seguras.

É fundamental que memorize a palavra-passe. Se se esquecer da palavra-passe,

a Microsoft não a poderá recuperar. Guarde as palavras-passe que anotar num
local seguro, longe das informações que as palavras -passe ajudam a proteger.

7. Após terem sido introduzidas as informações necessárias, clique em OK

ou em Concluir para regressar à caixa de diálogo Criar Nova Origem de
Dados.

8. Se a base de dados possuir tabelas e pretender que uma tabela

específica seja automaticamente apresentada no Assistente de
Consultas, clique na caixa do passo 4 e, em seguida, clique na tabela
pretendida.

9. Se não pretender escrever o seu nome e palavra-passe de início de

sessão de cada vez que utilizar a origem de dados, seleccione a caixa de
verificação Guardar a identificação e a palavra-passe nas definições de
origem de dados. A palavra-passe guardada não é encriptada. Se a caixa
de verificação não estiver disponível, consulte o administrador da base de
dados para determinar se esta opção pode ser disponibilizada.

SEGURANÇA Evite guardar informações de início de sessão quando liga a

origens de dados. Estas informações podem ser guardadas como texto simples
e um utilizador mal intencionado pode obter acesso às informações para pôr em
risco a segurança da origem de dados.

Após estes passos terem sido concluídos, o nome da origem de dados é

apresentado na caixa de diálogo Escolher Origem de Dados.

Utilizar o Assistente de Consultas para definir uma

consulta
Utilizar o Assistente de Consultas para a maioria das consultas O Assistente
de Consultas torna mais fácil seleccionar e reunir dados de diferentes tabelas e
campos numa base de dados. Através da utilização do Assistente de Consultas,
é possível seleccionar as tabelas e campos que pretende incluir. Uma
associação interna (uma operação de consulta que especifica que se encontram
combinadas linhas de duas tabelas com base em valores de campo idênticos) é
criada automaticamente quando o assistente reconhece um campo de chave
primária numa tabela e um campo com o mesmo nome numa segunda tabela.

É igualmente possível utilizar o assistente para ordenar o conjunto de resultados

e efectuar uma filtragem simples. No passo final do assistente, é possível optar
por devolver os dados ao Excel ou refinar ainda mais a consulta no Microsoft
Query. Após a consulta ser criada, é possível executá-la no Excel no Microsoft
Query.

Para iniciar o Assistente de Consultas, efectue os seguintes passos.

1. No separador Dados, no grupo Obter Dados Externos, clique em De

Outras Origens e, em seguida, clique em Do Microsoft Query.

2. Na caixa de diálogo Escolher Origem de Dados, certifique-se de que a

caixa de verificação Utilize o Assistente de Consultas para criar ou editar
consultas se encontra seleccionada.

3. Faça duplo clique na origem de dados que pretende utilizar.

-ou-

Clique na origem de dados que pretende utilizar e, em seguida, clique em OK.

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Trabalhar directamente no Microsoft Query para outros tipos de consultas
Se pretender criar uma consulta mais complexa do que o permitido pelo
Assistente de Consultas, é possível trabalhar directamente no Microsoft Query. É
possível utilizar o Microsoft Query para visualizar e alterar consultas que sejam
inicialmente criadas no Assistente de Consultas ou criar novas consultas sem
utilizar o assistente. Trabalhe directamente no Microsoft Query quando pretender
criar consultas que efectuem o seguinte:

Seleccionar dados específicos de um campo Numa base de dados

extensa, poderá pretender escolher alguns dos dados de um campo e
omitir os dados de que não necessita. Por exemplo, se necessitar de
dados para dois dos produtos de um campo que contém informações
para muitos produtos, pode utilizar critérios para seleccionar dados
apenas para os dois produtos que pretende.

Obter dados com base em diferentes critérios sempre que a consulta é

executada Se for necessário criar o mesmo relatório ou resumo do
Excel para diversas áreas nos mesmos dados externos (como, por
exemplo, um relatório de vendas separado para cada região), é possível
criar uma consulta parametrizada. Quando uma consulta parametrizada é
executada, é solicitado um valor para utilizar como critério quando a
consulta seleccionar registos. Por exemplo, uma consulta parametrizada
poderá solicitar a introdução de uma região específica e poderá ser
possível reutilizar esta consulta para criar cada um dos relatórios de
vendas regionais.

Associar dados de diferentes formas As associações internas criadas

pelo Assistente de Consultas são o tipo mais comum de associação
utilizada na criação de consultas. Contudo, por vezes, é aconselhável
utilizar um tipo diferente de associação. Por exemplo, se existir uma tabela
de informações de vendas de produtos e uma tabela de informações de
cliente, uma associação interna (o tipo criado pelo Assistente de
Consultas) impedirá a obtenção de registos de cliente para clientes que
não tenham efectuado uma compra. Utilizando o Microsoft Query, é
possível associar estas tabelas de modo a que todos os registos de
cliente sejam obtidos, juntamente com os dados de vendas dos clientes
que tenham efectuado compras.

Para iniciar o Microsoft Query, efectue os seguintes passos.

1. No separador Dados, no grupo Obter Dados Externos, clique em De

Outras Origens e, em seguida, clique em Do Microsoft Query.

2. Na caixa de diálogo Escolher Origem de Dados, certifique-se de que a

caixa de verificação Utilize o Assistente de Consultas para criar ou editar
consultas se encontra desmarcada.

3. Faça duplo clique na origem de dados que pretende utilizar.

-ou-

Clique na origem de dados que pretende utilizar e, em seguida, clique em OK.

Reutilizar e partilhar consultas É possível, tanto no Assistente de Consultas

como no Microsoft Query, guardar as consultas como um ficheiro .dqy, o qual é
possível modificar, reutilizar e partilhar. O Excel consegue abrir ficheiros .dqy
directamente, o que permite ao utilizador criar intervalos de dados externos
adicionais a partir da mesma consulta.
Para abrir uma consulta guardada no Excel:

1. No separador Dados, no grupo Obter Dados Externos, clique em De

Outras Origens e, em seguida, clique em Do Microsoft Query. A caixa de
diálogo Escolher Origem de Dados é apresentada.

2. Na caixa de diálogo Escolher Origem de Dados, clique no separador

Consultas.

3. Faça duplo clique na consulta guardada que pretende abrir. A consulta é

apresentada no Microsoft Query.

Se pretender abrir uma consulta guardada e o Micros oft Query já se encontrar

aberto, clique no menu Ficheiro do Microsoft Query e, em seguida, clique em
Abrir.

Se fizer duplo clique num ficheiro .dqy, o Excel abre, executa a consulta e, em
seguida, insere os resultados numa nova folha de cálculo.

Se pretender partilhar um resumo ou relatório do Excel com base em dados

externos, poderá dar a outros utilizadores um livro que contenha um intervalo de

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dados externo ou poderá criar um modelo. Um modelo permite guardar o resumo
ou relatório sem guardar os dados externos, para que o ficheiro fique mais
pequeno. Os dados externos são obtidos quando um utilizador abre o modelo do
relatório.

Trabalhar com os dados no Excel

Depois de criar uma consulta no Assistente de Consultas ou no Microsoft Query,
é possível devolver os dados a uma folha de cálculo do Excel. Em seguida, os
dados tornam-se um intervalo de dados externos ou um
relatório de Tabela Dinâmica que poderá formatar e actualizar.

Formatar dados obtidos No Excel, é possível utilizar ferramentas, como, por

exemplo, gráficos ou subtotais automáticos, para apresentar e resumir os dados
obtidos pelo Microsoft Query. É possível formatar os dados, sendo a formatação
mantida quando os dados externos forem actualizados . É possível utilizar rótulos
de coluna próprios em vez dos nomes de campo e adicionar números de linha
automaticamente.

O Excel pode formatar automaticamente novos dados introduzidos no fim de um

intervalo de modo a corresponder às linhas anteriores. O Excel pode igualmente
copiar automaticamente fórmulas que tenham sido repetidas nas linhas
anteriores e expandi-las a linhas adicionais.

NOTA De modo a que sejam expandidos a novas linhas no intervalo, os

formatos e fórmulas deverão surgir em, pelo menos, três das cinco linhas
anteriores.

É possível activar (ou desactivar novamente) esta opção em qualquer altura:

1. Clique no Botão do Microsoft Office , clique em Opções do Excel e,

em seguida, clique na categoria Avançadas.

2. Na secção Estado, seleccione a caixa de verificação Expandir formatos

de intervalo de dados e fórmulas para desactivar esta opção. Para
desactivar novamente a formatação automática de intervalos de dados,
desmarque esta caixa de verificação.

Actualizar dados externos Quando os dados externos são actualizados, a

consulta é executada para obter quaisquer dados novos ou alterados que
correspondam às especificações indicadas. É possível actualizar uma consulta
tanto no Microsoft Query como no Excel. O Excel oferece diversas opções para
actualizar consultas, incluindo actualizar os dados sempre que o livro for aberto e
actualizá-lo automaticamente em intervalos definidos. É possível continuar a
trabalhar no Excel enquanto os dados estão a ser actualizados, sendo
igualmente possível verificar o estado enquanto os dados estão a ser
actualizados. Para obter mais informações, consulte Actualizar dados ligados
(importados).

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