Arquivologia + Exercicios

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ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO
1. CONCEITO DE DOCUMENTAÇÃO
Documento é toda informação registrada em suporte material,

suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois
comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do
homem numa determinada época ou lugar.
Documentos de arquivo são todos os que, produzidos e/ou recebidos

por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de
suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação.
Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades e se vinculam
expressando os atos de seus produtores pelos quais são produzidos,
determinando a sua condição de documento de arquivo e não a
natureza do suporte ou formato.
Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e

formas diferentes; são classificados em dois grupos:
1.1 Quanto ao gênero

Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua
representação nos diferentes suportes:
www.apostilados.v10.com.br
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- textuais: são os documentos manuscritos,

datilografados/digitados ou impressos;
- cartográficos: são os documentos em formatos e
dimensões variáveis, contendo representações geográficas,
arquitetônicas ou de engenharia.
- Iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos,
em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas.
- Filmográficos: são os documentos em películas
cinematográficas e fitas magnéticas de iamgem (types), conjugadas ou
não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo
imagens em movimento.
- Sonoros: são os documentos com dimensões e rotações
variáveis, contendo registros fotográficos.
- Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico
resultante da microreprodução de imagens, mediante utilização de
técnicas específicas.
- Informáticos: são os documentos produzidos, tratados e
armazenados em computador.
1.2 Quanto à natureza do assunto

Quando se considera a natureza do assunto tratado em um
documento, pode ser:
a) Ostensivo
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b) Sigiloso (ultra-secreto, Secreto, Confidencial e

Reservado)
2. ARQUIVO
2.1 - CONCEITO DE ARQUIVO
Uma visão moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, ex-

arquivista dos Estados Unidos: Arquivo é o conjunto de documentos
oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou
firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si
e seus sucessores para efeitos futuros
Segundo a Lei nº 81591, consideram-se arquivos os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições
de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício
de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que
seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Atividades específicas do arquivo
Receber os Organizar os Preservar os Disponibilizar os

documentos documentos documentos documentos
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Material sobre o qual as informações são registradas.
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2.2 - FINALIDADE DOS ARQUIVOS
- servir à administração, constituindo-se,

conseqüentemente, em base do conhecimento da História.
2.3 – FUNÇÃO
- guarda e conservação dos documentos, visando a sua

utilização.
2.4 – IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO
Os homens quando passaram a um estágio de vida social mais
organizados compreenderam o valor dos documentos e começaram a
reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por
escrito, o resumo de suas atividades políticas, sociais, econômicas,
religiosas e até mesmo em suas vidas particulares. Assim surgiram os
arquivos destinados não só à guarda dos tesouros culturais da época
mas também com a finalidade de proteger a integridade dos
documentos que atestavam a legalidade de seus patrimônios, bem
como daqueles que contavam a história de sua grandeza.
Em uma empresa, as informações existentes devem estar devidamente
organizadas e, ao mesmo tempo, estabelecer critérios de prioridade
quanto a sua manipulação para decidir o que fazer no momento exato.
Tudo isso só pode acontecer se existir um arquivo, seja ele
convencional, micrográfico ou automatizado, com objetivo de fornecer
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informações vitais para a manutenção das necessidades empresariais

ou de quaisquer outras.
2.5 – TIPOS DE ARQUIVAMENTO

A posição em que são dispostos fichas e documentos, e não a forma
dos móveis, distinguirá os tipos de arquivamento. São eles: Horizontal
e Vertical.
Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os
outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. É amplamente
utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos
permanentes. Seu uso é, desaconselhável nos arquivos correntes, uma
vez que para se consultar qualquer documentos é necessário retirar os
que se encontram sobre ele, o que dificulta a localização da
informação.
Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros,
permitindo sua rápida consulta, sem necessidade de manipular ou
remover outros documentos ou fichas.
3. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

Os arquivos são classificados em quatro grupos assim especificados:
3.1 - Quanto à extensão de sua atuação
Arquivos setoriais Arquivos gerais

ou centrais
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3.2 - Quanto à natureza dos documentos
Arquivo especial Arquivo especializado
3.3 - Quanto à entidade mantenedora
Considerando a natureza da entidade mantenedora, classifica-se em:
Público Institucional Comercial Familiar ou pessoal
3.4 - Quanto ao estágio de evolução
Arquivo 1ª idade ou Corrente
Arquivo 2ª idade ou Intermediário
Arquivo 3ª idade ou Permanente
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4. ADMINISTRAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

CORRENTES
Para administrar arquivos correntes é necessária a utilização de uma

metodologia para o fim de CONTROLAR a criação, o uso, a
manutenção, a guarda, o descarte ou a preservação dos documentos,
visando alcançar a recuperação da informação e a disponibilizar para
pesquisa, envolvendo medidas administrativas e operacionais como a
coordenação de pessoal, espaço físico e equipamento (material
permanente e de consumo).
Os arquivos correntes correspondem às atividades de recebimento,
registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentos
correntes, por suas atividades encontra-se na estrutura organizacional
das instituições a designação de órgãos de Protocolo e Arquivo,
Arquivo e Comunicação ou outras denominações similares.
Embora as atividades de protocolo, expedição e arquivo corrente sejam
distintos, o ideal é que funcionem de forma integrada, com vistas à
racionalização de tarefas comuns, são distribuídas em cinco setores as
atividades dos arquivos correntes:
a) Protocolo – que inclui como setores de recebimento e

classificação:
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Recebimento e Classificação - Receber, separar e distribuir as

correspondências oficiais das particulares; Apor carimbo de protocolo
– numerador/datador, sempre que possível, no canto superior direito
do documento; anotar abaixo do número e da data a primeira
distribuição e o código de assunto, se for o caso; elaborar o resumo do
assunto a ser lançado na ficha de protocolo; encaminhar os papéis ao
setor de registro e movimentação etc.;
Registro e Movimentação - Preparar ficha de protocolo, em duas vias
anotando: número de protocolo, data de entrada, procedência, espécie,
número e data do documento, código e resumo do assunto, primeira
distribuição; anexar a segunda via da ficha ao documento
encaminhando-o ao seu destinatário; arquivar as fichas do protocolo
em ordem numérica; encaminhar os documentos aos respectivos
destinos, de acordo com despacho de autoridade competente; etc.
b) Expedição – que como rotina receber a correspondência
enviada do protocolo; verificar se não faltam folhas ou anexos;
numerar e completar a data, no original e nas cópias; separa original
das cópias; expedir o original, com os anexos se for o caso, pela ECT,
malotes ou em mãos; Encaminhar as cópias, acompanhadas dos
antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivo.
c) Arquivar – a função primordial dos arquivos é
disponibilizar as informações contidas nos documentos para tomada
de decisão e comprovação de direitos e obrigações. Para se alcançar
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tais objetivos é necessário à utilização de método que veremos mais à

frente.
d) Empréstimo e consulta – sem dúvida é uma das
atividades nobre dos arquivos, pois todo o trabalho arquivístico, do
recebimento ao arquivamento, é desenvolvido visando à recuperação
rápida e completa da informação. De modo geral, os documentos só
podem ser consultados ou cedidos, por empréstimo, aos órgãos que os
receberam ou produziram, aos órgãos encarregados das atividades a
que se referem os documentos e às autoridades superiores, na mesma
linha hierárquica. Recomenda-se, salvo alguns casos, que os
documentos não sejam retirados das pastas para empréstimo, para
facilitar o profissional deve colocar uma “Guia fora” no lugar,
informando onde se encontra o documento. A utilização da “guia fora”
facilita o rearquivamento e possibilita a cobrança das pastas não
devolvidas no prazo estipulado.
e) Destinação – Há documentos que freqüentemente são
usados como referência, há outros aos quais se faz referencia com
menos freqüência ou quase não são usados e ainda aqueles que, após a
conclusão do assunto, não sofrem nenhum uso ou referência.
Devido a essas diferenças relativas ao valor e à freqüência de uso dos
documentos, a avaliação, a seleção, a eliminação de documentos devem
ser cuidadosamente estudadas, planejadas e implantadas.
5. ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO
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A organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de fases

constituídas em:
5.1. LEVANTAMENTO DE DADOS
Deve-se buscar na estrutura (organograma) as alterações que a
empresa sofreu aprovadas em estatuto e normas além de buscar
entender as finalidades, funções a atividades, o volume da
documentação, o gênero dos documentos (escritos, audiovisuais etc),
as espécies de documentos mais freqüentes (cartas, relatórios etc), os
modelos e os formulários, bem como os métodos de arquivamento
adotados e conceito de conservação dos documentos.
Legislação pertinente:
- âmbito externo à empresa: leis, decretos, resoluções,

normas e procedimentos
- âmbito da instituição (interno): estatuto, regimentos,
atos normativos
- âmbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos
Organização
- organograma: gráfico que representa a organização
formal da instituição delineada pelo estudo, permitindo a visualização
dos diversos órgãos que integram a organização e seus respectivos
níveis hierárquicos.
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- Funciograma: gráfico que amplia partes setoriais do

organograma tornando claras as atividades de cada um de seus órgãos.
Documentação
- gênero: textuais, audiovisuais, cartográficos etc;
- tipo (espécie): cartas, faturas, relatórios, projetos, atas,
listagem de computador;
- volume: total e média de arquivamento efetivados por
dia, por mês;
- estado físico: necessidade de restauração.
Processos
- rotinas e formulários em uso na empresa;
- registros e protocolo (receber, separar, distribuir,
encaminhar, classificar a correspondência com base no código de
assuntos adotado, se for o caso, carimbar, data);
- arranjo e classificação documental.
Recursos
- Humanos: todas as pessoas que são usadas para otimizar o
funcionamento da empresa (nível das pessoas, escolaridade);
- físico: móveis, edifícios, material de consumo, equipamento;
- ambientais: extensão, iluminação, umidade, proteção.
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5.2. ANÁLISE DE DADOS COLETADOS
Em resumo, a etapa de análise dos dados coletados consiste em

verificar se a estrutura, as atividades e a documentação de uma
instituição correspondem à sua realidade operacional. O diagnóstico
aponta os pontos de atrito, as falhas ou lacunas no complexo
administrativos onde o arquivo está sendo organizado.
5.3. PLANEJAMENTO
Coletados os dados necessários, feita a sua análise e verificada a

localização do arquivo na empresa, a próxima etapa é elaborar o plano
arquivístico para que cumpra seus objetivos, em todos os estágios de
sua evolução – corrente, intermediário e permanente.
Esse plano precisa contemplar as disposição legais e as necessidades
da instituição, devendo estar divido em três partes:
1ª parte – Síntese da situação real encontrada;
2ª parte – Análise e diagnóstico da situação;
3ª parte – Projeto propriamente dito, com prescrições, recomendações,
procedimento a serem adotados e prioridades para sua implantação.
5.4. IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO
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A última fase para a organização de um arquivo é a implantação do

projeto arquivístico e seu acompanhamento.
6. CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de

livros, mapas, fotografias, manuscritos etc. que utilizam, em grande
parte, o papel como suporte da informação, além de tintas das mais
diversas composições.
O papel, por mais variada que possa ser sua composição, é formado
basicamente por fibras de celulose proveniente de diferentes origens.
A acidez e a oxidação são os maiores processos de deterioração
química da celulose, também há outros agentes de deterioração que
são os insetos, roedores e o próprio homem.
Embora, com muita freqüência, não possamos eliminar totalmente as
causa do processo de deteriorização dos documentos, com certeza
podemos diminuir consideravelmente seu ritmo, através de cuidados
com o ambiente, o manuseio, as intervenções e a higiene, entre outros.
Estabilizar um documento é, portanto, interromper um processo que
esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados, através de
procedimentos mínimos de intervenção. Por exemplo: estabilizar por
higienização significa que uma limpeza mecânica corrige o processo de
deteriorização.
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6.1. Preservação - É um conjunto de medidas e estratégias de ordem

administrativa, política e operacional que contribuem direta ou
indiretamente para a preservação da integridade dos materiais.
6.2. Conservação - É um conjunto de ações estabilizadoras que visam

desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por
meio de controle ambiental e de tratamento específicos (higienização,
reparos e acondicionamento).
Neste sentido pode-se verificar que o projeto arquitetônico de um
edifício de arquivo, a manutenção das instalações, um plano de
emergência, o controle das condições físicas e ambientais, a educação
de empregados e a conscientização do usuário em relação ao uso dos
acervos são aspectos que devem ser acompanhados e administrados
por um arquivista como parte de um programa de conservação.
6.3. Restauração - É um conjunto de medidas que objetivam a

estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos
pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a
não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.
7. MATERIAL DE ARQUIVO
Na estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, além dos
seus objetivos, dois aspectos fundamentais: o material permanente e o
material de consumo; ou seja, o material arquivístico.
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O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e

incluído no inventário da instituição, que relaciona todo o seu
patrimônio. Já o material de consumo, denominado arquivístico, não
deve ser incluído no inventário, pois tem duração média inferior a três
anos e é constantemente substituído.
Material Permanente: Arquivos, estantes ou armações, armários,

fichários, etc.
Material de Consumo: Pastas, etiquetas, projeções, fichas, guias e

material de escritório (lápis, canetas, grampos, papeis, etc.).
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8. MICROFILMAGEM
A invenção da microfilmagem é atribuída ao inglês John Benjamin
Dancer, fabricante de aparelhos óticos que em 1839, deslumbrou seus
amigos, reduzindo um documento tamanho ofício a uma imagem de
menos de meio centímetro. Em 1925 George MacCarthy, funcionário
de um banco de Nova York, desenvolveu um sistema para microfilmar
cheques com o objetivo de preservar na forma do filme os registros das
transações bancárias.
Hoje, o microfilme representa um papel significativo na administração
pública e particular. Reduzindo custos de manutenção, acelerando o
processo de informação, diminuindo as áreas quadradas ocupadas
pelos arquivos convencionais, protegendo a documentação contra
danos materiais e simplificando as tarefas de rotina administrativa.
O microfilme é uma cópia fotográfica de algum tipo de documento
reduzido a uma pequena fração do formato original. Pelo seu tamanho
não é legível a olho nu; apesar da extrema redução, mantém as
características fies do documento e pode ser lida através da ampliação
da imagem num vídeo de um leitor ou aparelho de leitura.
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São os vários formatos que pode assumir o microfilme na sua

apresentação final como instrumento de arquivo ou de recuperação da
informação.
Podem ser confeccionados para utilização em forma de rolos de filmes
com várias larguras e comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de
diferentes tipos e tamanhos, as mais utilizadas são as seguintes:
- rolo de microfilme;
- jaqueta;
- microfichas;
- cartão-janela.
A utilização da microfilmagem está prevista na Lei Federal n.º 5.433,

de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto n.º 1.799, de 30 de
janeiro de 1996.
9. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
A finalidade do arquivo é servir à administração. Neste sentido, deve
propiciar o acesso imediato a informação desejada, de modo eficiente e
eficaz, facilitando a tomada de decisão; a escolha do método de
arquivamento tem que ser determinada pela natureza dos documentos
a serem arquivados e pela estrutura da Organização.
Os métodos pertencem a dois grandes sistemas:
Direto
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Sistemas
Indireto
Pode-se dividir os métodos de arquivamento em básicos e

padronizados:
BÁSICOS
9.1 - MÉTODO ALFABÉTICO

É o mais simples. O elemento principal a ser considerado é o nome das
pessoas físicas ou jurídicas. Neste método, as fichas ou pastas são
colocadas rigorosamente na ordem alfabética, respeitando-se as regras
de alfabetação.
REGRAS DE ALFABETAÇÃO
O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de
alfabetação, e que são as seguintes:
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último
sobrenome e depois o prenome.
Exemplo: João Barbosa
Pedro Álvares Cabral
Paulo Santos
Maria Luísa Vasconcelos
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Arquivam-se: Barbosa, João

Cabral, Pedro Álvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Luísa
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem
alfabética do prenome.
Exemplo: Aníbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vitor Teixeira
Arquivam-se: Teixeira, Aníbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vitor
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo
ou ligados por hífen não se separam.
Exemplo: Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
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3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou

São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um
substantivo.
Exemplo: Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos São Paulo
Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
São Paulo, Carlos
4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na
classificação de sobrenomes iguais.
Exemplo: J. Vieira
Jonas Vieira
José Vieira
Arquivam-se: Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira José
5. Os artigos e preposições, tais com a, o, de, d’, da, do, e, um,
uma, não são considerados (ver também regra nº 9)
Exemplo: Pedro de Almeida
Ricardo d’Andrade
Lúcia da Câmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se: Almeida, Pedro de
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Andrade, Ricardo d’
Câmara, Lúcia da
Couto, Arnaldo do
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como
Filho, Junior, Neto, Sobrinho são consideradas parte integrante do
último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.
Exemplo: Antônio Almeida Filha
Paulo Ribeiro Júnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto
Arquivam-se: Almeida Filho, Antônio
Ribeiro Júnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
Obs.: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação

quando servirem de elemento de distinção.
Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho
Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge

Abreu Sobrinho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
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7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São

colocados após o nome completo, entre parênteses.
Exemplo: Ministro Milton Campos
Professor André Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Pedro Teixeira
Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, André (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)
8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último
sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver
também regras nº 10 e 11).
Exemplo: Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Müller
Jorge Schmidt
Arquivam-se: Aubert, Georges
Churchill, Winston
Müller, Paul
Schmidt, Jorge
9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser
consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do
nome quando escritas com letras maiúscula.
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Exemplo: Giulio di Capri

Esteban De Penedo
Charles Du Pont
John Mac Adam
Gordon O’Brien
Arquivam-se: Capri, Giulio di
De Penedo, Chales
Du Pont, Chales
Mac Adam, John
O’Brien, Gordon
10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo

sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai.
Exemplo: José de Oviedo y Baños
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Ríos
Arquivam-se: Arco y Molinero, Andel del
Oviedo y Baños, José de
Pina de Mello, Francisco
Rios, Antonio de los
11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são
registrados como se apresentam.
Exemplo: Al Bem-Hur
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Li Yutang
Arquivam-se: Al Bem-Hur
Li Yutang
12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos
governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se
considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições
que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos
iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.
Exemplo: Embratel
Álvaro Ramos & Cia.
Fundação Getulio Vargas
A Colegial
The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se: Álvaro Ramos & Cia.
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
Fundação Getulio Vargas
Library of Congress (The)
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13. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões,

assembléias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos
por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.
Exemplo: II Conferência de Pintura Moderna
Quino Congresso de Geografia
3º Congresso de Geologia
Aquivam-se: Conferência de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3º)
Estas regras podem ser alteradas para melhor servir à organização,

desde que o arquivista observe sempre o mesmo critério e faça as
remissivas necessárias para evitar dúvidas futuras.
Exemplo: José Peregrino da Rocha Fagundes Júnior

José Félix Alves Pacheco
Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos:

Peregrino Júnior, José
Felix Pacheco, José
Colocam-se remissivas em:

Fagundes Júnior, José Peregrino da Rocha
Pacheco, José Felix Alves
26
9.2 - MÉTODO NUMÉRICO

Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o
número, devemos adotar os seguintes métodos: numérico simples ou
numérico cronológico.
9.2.1. Numérico Simples

Atribui-se um número para cada correspondente (pessoa) a quem
enviamos ou de quem recebemos correspondências, sejam de pessoa
física ou jurídica.
9.2.2. Numérico Cronológico

Neste método os documentos são numerados em ordem cronológica
de emissão. Assim, além da ordem numérica, observa-se também a
data. É adotado em quase todas as repartições públicas.
Numera-se o documento e não a pasta. O documento depois de
autuado – colocado numa capa cartolina, onde além do número de
protocolo são transcritas outras informações, em geral, passa a ser
denominado de processo.
Além da ficha numérica, também chamada ficha de protocolo, devem
ser preparados índices auxiliares (em fichas) alfabético-onomástico, de
precedência e de assunto para facilitar a recuperação da
documentação.
9.3 - MÉTODO IDEOGRÁFICO (ASSUNTO)
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Não é um método de fácil execução por ser necessário que o arquivista,

para elaborar a tabela de classificação de assunto, conheça bem a
organização da instituição, além de ter que possuir a capacidade de
interpretação dos documentos a serem analisados. É aconselhado nos
casos de grandes massa de documentais. Podem ser adotados dois
métodos no arquivamento por assunto: o alfabético e o numérico.
O alfabético pode ser dividido em ordem dicionária e ordem
enciclopédica.
9.3.1. Alfabético
a) Dicionário
Como no dicionário, os assuntos isolados são colocados em rigorosa
ordem alfabética.
b) Enciclopédico
Os assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e ordenados
alfabeticamente.
9.3.2. Numérico
O numérico pode ser subdividido em: decimal e duplex.
a) Decimal
A divisão dos assuntos parte do geral para o particular.
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As 10 primeiras divisões são denominadas classes; as 10 seguintes,

subclasses, e, a seguir, divisão, grupos, subgrupos, subseções etc.
A tabela com a classificação adotada, tem o nome de classificador ou
código.
É necessário a organização de um índice alfabético.
b) Duplex
Neste método, a documentação é dividida em clases, conforme os
assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e desta para a
minúscula. A quantidade de classes a ser aberta é ilimitada, por isso,
exige-se muito cuidado para não serem abertas pastas para assuntos,
como primárias, de assuntos já incluidos em subclasses. É preferido ao
decimal por possibilitar a abertura ilimitada de classes.
9.4 - MÉTODO GEOGRÁFICO

O método geográfico é do sistema direto. a busca é feita diretamente
ao documento. Este método é preferido quando o principal elemento a
ser considerado em um documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL.
As melhores ordenações geográficas são:
a) Nome do estado, cidade e correspondente: quando se
organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em
primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética
em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as
capitais.
Exemplo:
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ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE

Amazonas Manaus (capital) Sobreira, Luísa
Amazonas Itacoatiara Santos, Antônio J.
Rio de Janeiro Rio de Janeiro (capital)
Rodrigues, Isa
Rio de Janeiro Campos Almeida, José de
São Paulo São Paulo (capital) Corrêa, Gilson
São Paulo Lorena Silva, Alberto
b) Nome da cidade, estado e correspondente: quando o

principal elemento de identificação é a cidade e não o estado, deve-se
observar a rigorosa ordem alfabética por cidade, não havendo
destaque para as capitais.
Exemplo:
CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE

Campos Rio de Janeiro Almeida, José de
Itacoatiara Amazonas Santos, Antônio J.
Lorena São Paulo Silva, Alberto
Manaus Amazonas Sobreira, Luísa
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Rodrigues, Isa
São Paulo São Paulo Corrêa, Gilson
Não é necessário o emprego de guias divisórias correspondentes aos

estados, pois as pastas são guardadas em ordem alfabética pela cidade.
É imprescindível, porém, que as pastas tragam os nomes dos estados,
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em segundo lugar, porque há cidades com o mesmo em diferentes

estados.
Exemplo: Brasília (Distrito Federal)

Brasília (Minas Gerais)
Itabaiana (Paraíba)
Itabaiana (Sergipe)
Correspondências de outros países – alfabeta-se em primeiro lugar o

país, seguindo da capital e do correspondente. As demais cidades
serão alfabetadas em ordem alfabética, após as respectivas capitais dos
países a que se referem.
Exemplo:
PAÍS CIDADE CORRESPONDENTE

França Paris (capital) Unesco
França Lorena Vadim, Roger
Portugal Lisboa (capital) Pereira, José
Portugal Coimbra Albuquerque, Maria
Portugal Ferreira, Antônio
VANTAGEM DESVANTAGEM
Busca direta. Exige duas classificações – local e nome
Fácil manuseio. do correspondente.
TERMINOLOGIA
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ACERVO – totalidade dos documentos conservados num arquivo
ANÁLISE – confirmação ou não da codificação adotada pelo protocolo

(se o documento chegar ao arquivo corrente sem classificação, este é o
momento de classificá-lo); complementação da classificação por outros
métodos de arquivamento (nome, local, data), se necessária;
estabelecimento de referências cruzadas.
ARQUIVAMENTO - inserção do documento na unidade de

arquivamento pré-estabelecida, utilizando pastas adequadas e
sinalização visível (projeções, etiquetas etc).
ARQUIVOLOGIA – disciplina que tem por objeto o conhecimento da

natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem
observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e
utilização.
ATIVIDADE-FIM – conjunto de operações que uma instituição leva a

efeito para o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta
na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu
funcionamento.
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ATIVIDADE-MEIO – conjunto de operações que uma instituição leva

a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições
específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter
instrumental e acessório.
AVALIAÇÃO – processo de análise de documentos, visando a

estabelecer sua destinação de acordo com os valores que lhes forem
atribuídos.
CLASSIFICAÇÃO: paralelo ao estudo, fazemos a classificação que é a

interpretação do documento com base num código adotado;
CODIFICAÇÃO: colocação de símbolos correspondentes ao método

de arquivamento adotado;
DESTINAÇÃO – encaminhamento dos documentos, em decorrência

da avaliação, à guarda temporária ou permanente, à eliminação e/ou
mudança de suporte.
DOCUMENTO: Unidade de registro de informação, qualquer que seja

o suporte utilizado.
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ELIMINAÇÃO: Destruição de documentação que, na avaliação, foram

considerados sem valor peranente. Também chamada expurgo de
documentos.
ESTUDO: leitura minuciosa de cada documentos para verificarmos

qual a entrada (assunto) que vai ter, se existe algum antecedente
(dossiê);
FUNDO – é o acervo arquivístico produzido, recebido e acumulado

em processo natural por uma mesma instituição, entidade ou pessoa.
- principal unidade de arranjo estrutural nos arquivos

permanentes, constituída dos documentos provenientes de uma
mesma fonte geradora de arquivos.
- a principal unidade de arranjo funcional nos arquivos
permanentes, constituída dos documentos provenientes de mais de
uma fonte geradora de arquivo reunidas pela semelhança de suas
atividades, mantido o princípio da proveniência.
INSPEÇÃO: é feita para sabermos se os documentos se destinam ao

arquivo, ou apenas para informação;
verificação não só da presença do competente despacho de
arquivamento, como também da existência de antecedentes,
providenciando-se a devida reunião, se for o caso.
34
ORDENAÇÃO: dispor os documentos de acordo com a classificação e

a codificação dada.
OPERAÇÕES EM ARQUIVAMENTO: Para que tenhamos um bom

desempenho no arquivo, a documentação passa por uma série de fases
até o arquivamento, a consulta e o empréstimo.
SELEÇÃO: Separação de documentos de valor permanente daqueles

passíveis de eliminação, mediante critério e técnicas previamente
estabelecidos em tabela de temporalidade.
EXERCÍCIOS
01) No código de classificação de documentos de arquivo das atividades-meio

da administração pública brasileira as funções, atividades, espécies e tipos
documentais, genericamente denominados de “assuntos”, encontram-se
hierarquicamente distribuídos de acordo com: (CEFET/RJ)
a) os critérios estabelecidos por cada órgão;
b) a espécie documental.
35
c) a tipologia documental.
d) o regimento do organismo.
e) as funções e atividades desempenhadas pelo órgão.
02) Os elementos informativos mais comumente tomados como referências

para a ordenação dos documentos de arquivo são: (CEFET/RJ)
a) número do documento, data, local de procedência, nome do
emissor ou destinatário, objeto ou tema específico do documento.
b) Número do documento, data, local de procedência, nome do
emissor ou destinatário, notação.
c) Número do documento, data, local de procedência, nome do
emissor ou destinatário, código de classificação.
d) Número do documento, data, local de procedência, nome do
emissor ou destinatário, recolhimento
e) Número do documento, data, local de procedência, nome do
emissor ou destinatário, transferência.
03) A avaliação é uma função arquivística que visa a identificar o valor

primário e o valor secundário de um documento. Respectivamente, o valor
primário e valor secundário significam: (CEFET/RJ)
a) a qualidade do documento primeiramente recebido – a
qualidade do documento recebido posteriormente
b) a qualidade do documento simples – a qualidade do documento
complexo
c) a qualidade do documento utilizado apenas por quem o criou – a
qualidade do documento utilizado por todos
d) a qualidade do documento baseado nas utilizações imediatas e
administrativas que lhe deram os seus criadores, ou seja, nas razões para as
quais o documento foi criado – a qualidade do documento baseado nas
utilizações não imediatas ou científicas , ou seja, de testemunho privilegiado
e) a qualidade do documento da idade corrente – a qualidade do
documento da idade intermediária
04) As obras de referência que identificam, resumem e localizam os conjuntos

documentais permanentes são chamados de: (CEFET/RJ)
a) planos de classificação de documentos
b) planos de classificação de documentos por assunto
c) tabela de temporalidade
36
d) instrumento de localização
e) instrumento de pesquisa
05) O projeto arquitetônico de um edifício de arquivo, a manutenção das

instalações, um plano de emergência, o controle das condições físicas e
ambientais, a educação de empregados e a conscientização do usuário em
relação ao uso dos acervos são aspectos que devem ser acompanhados e
administrados por um arquivista como parte de um: (CEFET/RJ)
a) programa de engenharia
b) programa de conservação
c) projeto de restauração
d) projeto de acondicionamento de acervo
e) programa de acervo
06) Podemos afirmar que Fundo de Arquivo é constituído por um:

(CEFET/RJ)
a) conjunto de coleção de documentos
b) conjunto dos documentos de qualquer natureza proveniente de
diferentes administrações, pessoas físicas ou jurídicas
c) conjunto de textos manuscritos
d) conjunto de documentos recebidos
e) conjunto dos documentos de qualquer natureza provenientes de
uma mesma administração, de uma mesma pessoa física ou jurídica
07) As instituições produzem e acumulam documentos que devem ser

classificados segundo seus assuntos, o que exige muita atenção na leitura e
interpretação dos documentos analisados pelos arquivistas. Observe o seguinte
Rio de Janeiro, 10 de novembro de 2005
documento:
Ilmo. Sr. Silva e Silva
Departamento de Recursos Humanos
Av. Presidente Vargas, 37/808
Rio de Janeiro – RJ
Prezado Senhor
Encaminho as correspondências e os pareceres, desta

Diretoria Comercial, sobre a admissão de pessoal, para
início imediato na matriz da nossa empresa.
Ressalto que as vagas são referentes à Psicologia do
Trabalho e da Educação.
Atenciosamente www.apostilados.v10.com.br
Monteiro e Monteiro
Diretor Assistente
37
O documento acima deve ser classificado a partir dos seguintes assuntos

principais: (CVM, 2005)
a) encaminhamento de correspondência, admissão imediata,
Diretoria Comercial
b) admissão pessoal, psicologia do trabalho, psicologia da
educação
c) parecer, comercial, matriz da empresa
d) referência, psicologia, trabalho e educação
e) Rio de Janeiro, encaminhamento, vagas para psicólogos
08) O conjunto de atividades destinadas a orientar o usuário no acesso aos

documentos e aos instrumentos de pesquisa é objetivo de serviço denominado:
(Eletrobrás)
a) intercâmbio
b) disseminação seletiva
c) transferência da informação
d) referência
e) recuperação da informação
09) A adoção de recursos tecnológicos para alteração do suporte da

informação requer a observância de critérios fundamentais que levem em
consideração: (Eletrobrás)
a) legislação em vigor; comutação bibliográfica internacional,
aplicação de normas internacionais
38
b) preceitos técnicos da arquivologia, legislação em vigor e relação

custo/benefício de sua implantação
c) relação custo/benefício de sua implantação; aplicação de
normais internacionais; comutação de registros documentais nacionais e
internacionais
d) comutação bibliográfica; normais internacionais de websites;
princípios arquivísticos
e) fundamentos arquivísticos, inserção no Programa da Sociedade
da Informação; comutação de registros documentais internacionais
10) O método de indexação coordenada, ou unitermo, auxilia na recuperação

da informação e exige a estruturação de um vocabulário controlado. O método
consiste na atribuição de números em ordem crescente a documentos ou grupo
de documentos, de acordo com a sua entrada no arquivo. A recuperação dos
documentos ér feita a partir das palavras chave.
Auditoria Interna
Proposta orçamentária
Nesse sentido, para recuperar o único documento que trata da elaboração da

proposta orçamentária e auditoria interna da empresa MVC, é necessário
apresentar os documentos de números: (CVM, 2005).
a) 20 e 40
b) 31 e 93
c) 44 e 94
d) 50 e 116
39
e) 103 e 127
11) Uma das lojas de uma grande rede recebeu um auto de infração. Para
elucidar-los, os dirigentes da rede precisam encontrar certos documentos, mas
a desorganização do arquivo vem lhes causando dificuldades. Alguns de seus
problemas são: as várias origens dos documentos foram mescladas; não existe
cronologia formal nos volumes de documentos; os documentos correntes estão
misturados aos intermediários e permanentes; existem, desordenadamente,
várias revistas especializadas, catálogos de preços, boletins, folhetos de
publicidade, fotografias, disquetes etc. O procedimento correto para iniciar
essa organização é: (CVM, 2005)
a) solicitar a colaboração do diretor da empresa
b) fazer o levantamento documental
c) numerar o acervo para eliminar os documentos
d) arranjar sistematicamente a documentação
e) elaborar os instrumentos de pesquisa
12) O ciclo vital dos documentos administrativos compreende três idades: os

arquivos correntes, que mantêm os documentos durante seu uso funcional,
administrativo e jurídico; os arquivos intermediários, que guardam os
documentos que já ultrapassaram o prazo de validade jurídico-administrativo,
mas ainda podem ser utilizados pelo produtor; e os arquivos permanentes,
onde os documentos são preservados definitivamente. A especialidade dos
arquivos pode ser identificada por sua localização física. Portanto, os arquivos
de primeira e segunda idades devem estar localizados, respectivamente:
(CVM, 2005)
a) fora da cidade, arquivo nacional
b) próxima ao corrente, lugar descentralizado
c) acima de estrutura, área de segurança
d) em torno da capital, perto do centro
e) junto ao produtor
40
13) A Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de

arquivos públicos e privados. De acordo com ela, os arquivos públicos são os
conjuntos de documentos: (BNDES, 2002)
a) produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de
caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de
atividades específicas, bem como por pessoas físicas, qualquer que seja o
suporte da informação ou a natureza dos documentos
b) produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por
órgãos públicos e privados de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e
municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e
jurídicas, qualquer que seja o suporte a informação ou a natureza dos
documentos
c) e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou transferência para guarda permanente, qualquer que seja o
suporte da informação ou a natureza dos documentos
d) de mais de 50 anos de idade produzidos e recebidos por
instituição pública ou privada, em decorrência de suas atividades ligadas ao
serviço público ou não, qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos
e) pessoais ou administrativos, produzidos e recebidos pelas
autoridades do poder executivo em seu respectivo nível de competência,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos
14) A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade é

que determina o: (UFRJ, 2004)
a) conjunto de classificações
b) método de arquivamento
c) sistema de notações
d) descarte de projeções
e) instrumento de pesquisa
15) A classificação Decimal de Dewey empregada nos arquivos divide o saber

humano em: (UFRJ, 2004)
41
a) cinco classes principais e cinco classes gerais

b) seis classes principais e quatro classes gerais
c) sete classes principais e três classes gerais
d) oito classes principais e duas classes gerais
e) nove classes principais e uma classe geral
16) Para organização de uma massa documental constituída especificamente

de processos, o arquivista deve utilizar o método: (UFRJ, 2004)
a) enciclopédico
b) numérico
c) dicionário
d) unitermo
e) geográfico
17) Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela
administração e que devem ser mantidos, visando a um processo de triagem
que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo é a função
principal do arquivo: (UFRJ, 2004)
a) onomástico
b) permanente
c) especializado
d) intermediário
e) estratégico
18) Na mensagem: “informamos que, na reunião ordinária da Sub-Reitoria de

Planejamento da UFRJ, foi discutido o orçamento para o ano 2005”, as
palavras-chaves principais são: (UFRJ, 2004)
a) informação, reunião e ordinária
b) reunião ordinária, Sub-Reitoria de Planejamento e orçamento
para 2005
c) informação, Sub-Reitoria e Planejamento da UFRJ
d) reunião ordinária, informação e orçamento para 2005
e) informação, UFRJ e ano 2005
19) Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituição, de

acordo com os valores informativos e probatórios, é atividade da comissão de:
(UFRJ, 2004)
42
a) avaliação de documentos
b) incineração de documentos
c) restauração de documentos
d) movimentação de documentos
e) preservação de documentos
20) Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição, o técnico de

arquivo deve recorrer ao instrumento de destinação aprovado pela autoridade
competente, que é a tabela de: (UFRJ, 2004)
a) operacionalidade
b) caducidade
c) organicidade
d) temporalidade
e) originalidade
21) O controle de temperatura, de unidade relativa e de poluentes, por meio de

instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação
dos documentos, denomina-se: (UFRJ, 2004)
a) monitoração
b) climatização
c) esterilização
d) fumigação
e) refrigeração
22) O instrumento que procede ao relacionamento das antigas notações para

as novas que tenham sido adotadas, em decorrência de alteração no sistema de
arranjo, é a tabela de: (UFRJ, 2004)
a) temporalidade
b) prescrição
c) destinação
d) equivalência
e) conservação
23) São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor: (UFRJ, 2004)

a) primário
b) permanente
c) especial
d) intermediário
43
e) corrente
24) Os princípios teóricos e práticos de arranjo e descrição consagrados pela

Arquivística contemporânea aplicam-se: (MPEAm, 2002)
a) aos acervos arquivísticos públicos e privados
b) tanto aos arquivos como às bibliotecas
c) aos arquivos, às bibliotecas e aos museus
d) às coleções de particulares e de organismos privados
e) aos acervos hemorográficos por particulares
25) O que um arquivista deve compreender como um plano de classificação

de documentos?(MPEAm, 2002)
a) um plano que permita a ordenação intelectual e física dos
documentos de um arquivo corrente
b) um plano físico que forneça ao órgão as bases para manutenção
de documentos com informações significativas e que indique a possível
classificação daqueles que não contenham dados relevantes
c) um plano de tratamento e de avaliação, sob todos os aspectos
possíveis e imagináveis, de uma massa documental acumulada
d) um plano de descarte sistemático, acompanhado de um
programa de microfilmagem ou de digitalização das imagens dos documentos
com o uso de recursos informáticos
e) um plano geral de microfilmagem dos documentos mantidos
pela instituição
26) Uma das tendências mais expressivas da Arquivística do mundo atual é o

enfoque da informação com prioridade sobre o documento. Deste modo, as
novas teorias arquivísticas indicam que:
a) os documentos registrados em suporte convencionais devem ser
imediatamente copiados e sumariamente eliminados
b) os documentos registrados em meio magnético são os que
realmente importam para o presente e para o futuro
c) os conteúdos dos documentos convencionados e não-
convencionais vêm ganhando maior significação para o trabalho profissional
d) as espécies documentais continuarão a ser o principal vetor para
o processo de tratamento arquivístico
e) tudo deve ser mantido do mesmo modo que sempre
44
27) As instituições denominadas arquivos públicos federais, estaduais,

municipais e institucionais são locais onde, em situação ideais, guardam-se:
a) os documentos de valor corrente, isto é, de uso constante
b) os documentos de valor permanente, isto é, de valor informativo
c) os documentos de todos os tipos e valores
d) os documentos sem valor corrente, porém ainda úteis por algum
tempo ou destinados à preservação definitiva
e) os documentos que estão esperando a definição de suas
situações
28) O uso da microfilmagem alcançou ampla difusão nas últimas décadas. Por
isso, instituições públicas e privadas utilizam-se em vários casos. Segundo
especialistas, este recurso: (MPEAm, 2002)
a) tornam mais barato o tratamento e a manutenção de acervos
arquivísticos em suporte papel, fotográfico e videográfico
b) tem custos similares aos dos procedimentos mais convencionais
c) é indicado somente para os arquivos correntes
d) torna bem mais caro o tratamento dispensado aos acervos
arquivísticos
e) é utilizável em aplicações específicas na preservação de
documentos essenciais sob o ponto de vista jurídico e histórico-cultural
29) a digitalização de documentos já chegou ao Brasil. Com ela é possível que

se produzam arquivos eletrônicos de imagens mapeadas em bist ou de dados
por meio do reconhecimento ótico de caracteres. Sob o ponto de vista
arquivístico: (MPEAm, 2002)
a) os documentos a serem digitalizados não precisam ter uma
ordenação prévia que permita a recuperação das informações contidas
b) os documentos devem ser digitalizados, respeitando-se os
padrões nacionais de qualidade
c) os documentos a serem digitalizados devem ser objeto de um
tratamento técnico-científico preliminar, executado por profissionais
d) a digitalização, em qualquer caso, resolve os problemas de
arquivo de um órgão, diminuindo o espaço de guarda e facilitando o acesso
e) a digitalização substitui a necessidade do tratamento do
profissional de arquivo
45
30) De modo geral, os dois registro e suportes dominantes, em termos

quantitativos, nos arquivos públicos brasileiros são: (MPEAm, 2002)
a) o documento textual em papel e a fotografia
b) a correspondência e os dossiês funcionais
c) os microfilmes e os disquetes
d) o processo administrativo e a correspondência
e) as máquinas digitais contemporâneas e os discos óticos
31) A análise acerca da situação do acervo arquivístico existente em uma

instituição pública ou privada é obtida mediante a elaboração de um: (TJDFT,
2000)
a) plano de ação
b) plano de gestão
c) plano de classificação
d) programa de gestão documental
e) diagnóstico do acervo
32) De acordo com a Resolução n. º 10 do CONARQ, os usuários de

microfilmes de documentos arquivísticos serão obrigatoriamente informados,
por meio da utilização de símbolos específicos, quando o estado físico original
dos documentos apresentar a situação de: (TJDFT, 2000)
I – original ilegível
II – texto manchado
III – numeração incorreta
IV – data-limite atribuída
V – repetição de imagem
Estão certos apenas os itens:

a) I, II e IV
b) I, II e V
c) I, III e V
d) II, III e IV
e) III, IV e V
33) Na terminologia arquivística, o esquema preestabelecido para

armazenagem, ordenação e classificação de documentos é um conceito
atribuído para aelaboração do plano de: (TJDFT, 2000)
a) ordenação
46
b) destinação
c) classificação
d) arquivamento
e) armazenamento
34) Das atividades abaixo, assinale a que não se caracteriza como atividade de
arquivo corrente: (TJDFT, 2000)
a) análise
b) ordenação
c) descrição
d) arquivamento
e) empréstimo
35) Observe o quadro abaixo: (TJDFT, 2000)

Dissertações
Antropologia
Antropologia Cultural
Teoria Antropológica
História
Sociologia
Monografia
Antropologia
Historia
Historia Antiga
Historia Moderna
Sociologia
Teses
Antropologia
História
Sociologia
Sociologia da Educação
Sociologia Rural
47
De acordo com a obra Arquivo: teoria e prática, de Marilena Leite Paes, a

forma de ordenação adotada no exemplo acima corresponde à:
a) duplex
b) enciclopédica
c) alfabética
d) dicionário
e) decimal
36) O processo que consiste na ordenação dos documentos em fundos, na

ordenação das séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais
dentro das séries é: (TJDFT, 2000)
a) a catalogação
b) o arranjo
c) a análise
d) a avaliação
e) a descrição
37) Um programa de gestão de documentos eficiente prevê a gestão dos

acervos e dos recursos nela empregados. Isso implica planejar a distribuição
prévia das áreas de depósito, indicando a utilização atual e futura dos espaços
disponíveis. Conforme o Dicionário de Terminologia Arquivística da
Associação dos Arquivistas de São Paulo, esse planejamento consubstancia-se
no plano de:
a) destinação
b) arquivamento
c) armazenamento
d) classificação
e) descrição
38) Quanto aos instrumentos de pesquisa utilizados nos arquivos, assinale a

opção incorreta: (TJDFT, 2000)
a) o inventário é o instrumento que descreve conjuntos ou
unidades documentais na ordem em que foram arranjados
b) no catálogo a descrição exaustiva ou parcial de um fundo toma
por base a série documental
48
c) [o guia de arquivo tem por finalidade oferecer informações

básicas sobre um ou mais arquivos e seus fundos]
d) um inventário pode contemplar um fundo inteiro, uma série,
parte dela ou mesmo uma unidade de arquivamento
e) o repertório é um instrumento de pesquisa que seleciona
documentos pertencentes a um ou mais fundos e os descreve minuciosamente
39) O instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um

fundo, ou de uma ou mais de suas subdivisões, toma por base a peça
documental, respeitada ou não a ordem de classificação é o: (TJDFT, 2000)
a) catálogo
b) inventário
c) guia
d) repertório
e) índice
40) No código de classificação de documentos de arquivo das atividades-meio

da administração pública brasileira as funções, atividades, espécies e tipos
documentais, genericamente denominados de “assuntos”, encontram-se
hierarquicamente distribuídos de acordo com: (Folha Dirigida 09 a 15 de
julho/2005)
a) os critérios estabelecidos por cada órgão
b) espécie documental
c) a tipologia documental
d) o regimento do organismo
e) as funções desempenhadas pelo órgão.
41) Classifique como verdadeira (V) ou falsa (F) cada afirmação sobre
arquivos apresentada abaixo. A ordem correta é: (Folha Dirigida 07 a 13 de
julho/2005)
a) ( )Cada empresa deve adotar a metodologia de arquivamento
que atenda às suas necessidades específicas
b) ( )Os arquivos podem passar por três estágios de evolução, que
não são complementares
49
c) ( )A maneira de conservar e organizar os documentos deve

mudar de acordo com a idade do arquivo
d) ( )Embora o termo “arquivo” seja usado em referência a
qualquer uma das três idades, os arquivos propriamente ditos são os de
terceira idade.
a) V-V-F-V
b) V-V-F-F
c) V-F-V-V
d) F-F-V-F
e) F-V-F-V
42) Assinale a afirmativa correta a respeito de arquivos intermediários. (Folha

Dirigida 07 a 13 de julho/2005)
a) Devem necessariamente ser conservados próximo aos
escritórios
b) Devem disponibilizar seus documentos para consulta freqüente
c) São também chamados de “limbo”, “purgatório” ou “arquivo
morto”
d) Guardam documentos oficiais ou de valor histórico em caráter
permanente
e) Reúnem documentos que precisam estar acessíveis, apesar de
menos consultados
43) A respeito dos métodos de arquivamento, são feitas as afirmações abaixo.

(Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005).
I – A escolha do método de arquivamento deve ser determinada pela natureza
dos documentos e a estrutura da entidade, embora, de modo geral, qualquer
sistema possa apresentar resultados satisfatórios se for adequadamente
aplicado.
II – Em comparação aos demais, o método alfabético é o mais simples, rápido
e barato, além de dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o
volume de documentos é grande.
III – Podem-se dividir os métodos de arquivamento em duas grandes classes, a
dos alfabéticos e a dos numéricos; cada uma delas, por sua vez, divide-se em
diversas subclasses.
a) I, apenas
50
b) II, apenas
c) III, apenas
d) I e II, apenas
e) II e III, apenas
44) As pastas abaixo deverão ser arquivadas segundo as regras de alfabetação.

(Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005)
I – Terceiro Seminário Brasileiro de Pesquisa
II – XX Congresso de Biblioteconomia e Ciências da Informação
III – 9º Simpósio de Diretores de Bibliotecas Universitárias da América Latina
IV – Décimo Sétimo Encontro de Informação e Documentação Jurídica
V – 15º Encontro Nacional de Informação e Documentação Jurídica
a) I – III – IV – V – II
b) I – IV – II – V – III
c) II – IV – V – I – III
d) II – V – IV – I – III
e) IV – V – II – III – I
45) Assinale a afirmação incorreta a respeito do método de alfabetação para

nomes de pessoas. (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005)
a) Quando os sobrenomes são iguais, prevalece a ordem alfabética
dos prenomes
b) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo (como Monte
Verde) não são separados
c) Sobrenomes iniciados com a palavra Santa (como Santa Cruz)
são compostos e não se separam
d) Títulos que acompanham nomes, como General ou Ministro,
são considerados na alfabetação
e) Os nomes orientais (japoneses ou árabes, por exemplo) são
registrados exatamente como se apresentam.
51

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1

Documento é toda informação registrada em suporte material,

Documentos de arquivo são todos os que, produzidos e/ou recebidos

Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e

1.1 Quanto ao gênero

- textuais: são os documentos manuscritos,

1.2 Quanto à natureza do assunto

b) Sigiloso (ultra-secreto, Secreto, Confidencial e

2.1 - CONCEITO DE ARQUIVO

Uma visão moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, ex-

Atividades específicas do arquivo

Receber os Organizar os Preservar os Disponibilizar os

2.2 - FINALIDADE DOS ARQUIVOS

- servir à administração, constituindo-se,

- guarda e conservação dos documentos, visando a sua

informações vitais para a manutenção das necessidades empresariais

2.5 – TIPOS DE ARQUIVAMENTO

3. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

Arquivos setoriais Arquivos gerais

3.2 - Quanto à natureza dos documentos

Arquivo especial Arquivo especializado

3.3 - Quanto à entidade mantenedora

Considerando a natureza da entidade mantenedora, classifica-se em:

Público Institucional Comercial Familiar ou pessoal

3.4 - Quanto ao estágio de evolução

Arquivo 1ª idade ou Corrente

Arquivo 2ª idade ou Intermediário

Arquivo 3ª idade ou Permanente

4. ADMINISTRAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

Para administrar arquivos correntes é necessária a utilização de uma

a) Protocolo – que inclui como setores de recebimento e

Recebimento e Classificação - Receber, separar e distribuir as

tais objetivos é necessário à utilização de método que veremos mais à

A organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de fases

- âmbito externo à empresa: leis, decretos, resoluções,

- Funciograma: gráfico que amplia partes setoriais do

5.2. ANÁLISE DE DADOS COLETADOS

Em resumo, a etapa de análise dos dados coletados consiste em

Coletados os dados necessários, feita a sua análise e verificada a

A última fase para a organização de um arquivo é a implantação do

6. CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de

6.1. Preservação - É um conjunto de medidas e estratégias de ordem

6.2. Conservação - É um conjunto de ações estabilizadoras que visam

6.3. Restauração - É um conjunto de medidas que objetivam a

O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e

Material Permanente: Arquivos, estantes ou armações, armários,

Material de Consumo: Pastas, etiquetas, projeções, fichas, guias e

São os vários formatos que pode assumir o microfilme na sua

A utilização da microfilmagem está prevista na Lei Federal n.º 5.433,

Pode-se dividir os métodos de arquivamento em básicos e

9.1 - MÉTODO ALFABÉTICO

Arquivam-se: Barbosa, João

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou

Obs.: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação

Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge

7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São

Exemplo: Giulio di Capri

10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo

13. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões,

Estas regras podem ser alteradas para melhor servir à organização,

Exemplo: José Peregrino da Rocha Fagundes Júnior

Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos: