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E-book: Tecnologia na
Gestão de Documentos
 Introdução
1. O que é a gestão estratégica de documentos?
2. Por que fazer essa gestão?
3. Conheça os recursos tecnológicos disponíveis
Conclusão
Sobre a Arquivar
INTRODUÇÃO

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 INTRODUÇÃO

A importância da tecnologia e da inovação nos mais diversos segmentos está

crescendo em alta velocidade. Empresas que não investem em novos produtos, novos
processos e novas metodologias tendem a ter um espaço cada vez mais reduzido no
mercado. E essa não é uma tendência apenas de agora e muito menos se trata de algo
passageiro. Esse movimento vem ocorrendo há alguns anos e certamente será
permanente. Não existe mais volta para a aplicação da tecnologia em tudo que nos
cerca.

E não é apenas no ambiente empresarial e profissional. Hoje praticamente tudo o que

fazemos tem o dedo da tecnologia. Uma simples tarefa doméstica pode envolver o
uso de modernos aparelhos. Seja para limpar a casa, cozinhar, assistir um filme, pagar
um boleto via smartphone, tudo passa pela tecnologia.

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 INTRODUÇÃO

Quando se trata da gestão de documentos a situação não é

diferente. Já não basta mais ter apenas uma simples estratégia e
realizar a organização dos arquivos para depois guardar essa
documentação. Além de organizar e guardar, é preciso analisar, criar
um projeto adequado, digitalizar e o principal diferencial, oferecer
tecnologia que dê suporte a tudo isso de maneira prática e eficiente.

Você vai conhecer nesse e-book quais são os recursos existentes, os

benefícios da tecnologia na gestão documental e como eles podem
influenciar de maneira decisiva no sucesso da sua empresa.

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1. O que é a gestão estratégica de
documentos

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 1. O que é a gestão estratégica de
documentos
Já vimos esse tópico em outro e-book disponibilizado pela
Arquivar, mas vale relembrar esse conceito para
contextualizar com o tema atual.
As informações contidas nos documentos de uma empresa
são cruciais para o seu funcionamento. Além de basearem a
tomada de decisões, elas também precisam ser armazenadas
seguindo obrigações legais.
Porém, com tantas obrigações e necessidades, não é
incomum que os elementos comecem a se acumular no
negócio. Basta um descuido e encontrar informações torna-se
uma tarefa impossível.
É nesse momento que surge a gestão estratégica de
documentos. Ela não apenas atua para armazenar ou
organizar os elementos, como também ajuda o
estabelecimento a atingir seus resultados desejados.
Para que isso seja viável, são realizadas tarefas de
organização, armazenamento e gerenciamento de
documentos diversos, de modo que o setor fique muito
bem estruturado.
Como ter informação é fundamental para se destacar no
mercado, essa gestão é muito necessária. Por causa disso,
é cada vez mais comum que as empresas de diversos
nichos e tamanhos se preocupem com essa abordagem.
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2. Por que fazer essa
gestão?

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2. Por que fazer essa
gestão?

Esse gerenciamento, quando feito da maneira adequada, traz

muitos benefícios para o negócio. Trata-se de uma abordagem
tão importante que ela é capaz de melhorar os efeitos em
médio e longo prazo, em diferentes setores do
empreendimento.

Além de tudo, tem a ver com boas práticas de gestão. Então o

seu uso se torna indispensável para qualquer estabelecimento
que tem como objetivo manter-se dentro de uma execução
adequada.

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 3. Conheça os recursos
tecnológicos disponíveis

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 3. Conheça os recursos
tecnológicos disponíveis
Quando falamos de tecnologia voltada para a gestão documental, muitos devem se
questionar: quais são essas inovações tecnológicas capazes de mudar o cenário das
empresas?

E realmente o universo de funcionalidades voltadas para essa finalidade é tão grande que a
maioria das pessoas talvez não faça ideia de tudo que poderia utilizar no dia-a-dia.

Que tipo de recurso eu posso ter para facilitar e agilizar o trâmite de um documento? E
para organizar e gerir meus arquivos e toda a documentação existente, quais ganhos eu
posso ter por meio da tecnologia?

São muitos os questionamentos que podem ser feitos. Mesmo que você trabalhe com
arquivamento de documentos, é muito pouco provável que saiba tudo que um software
especializado em gestão documental pode oferecer. Esse e-book é justamente para mostrar
a você ganhos que estão ao seu alcance para que gerir documentos deixe de ser um 11
“problema” em sua empresa.
 3.1 Gerenciamento eletrônico de
documentos (GED)

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED é

fundamental no processo de transformação dos
documentos físicos para o meio digital. Como isso é uma
tendência do mercado, fruto principalmente da evolução
tecnológica, é preciso ter ferramentas que façam o
controle e a gestão desses documentos digitalizados.

Por meio do GED você garante que essa documentação

em meio digital gere mais economia, segurança e
agilidade nas constantes consultas e na movimentação
entre departamentos. Os demais recursos existentes que
veremos no decorrer do e-book são todos associados ao
GED, que funciona como estrutura central de um
software da área.
12
 3.1 Gerenciamento eletrônico de
documentos (GED)
Como algumas das funcionalidades do GED, podemos citar:

• Criação de tipologias documentais conforme a necessidade do Cliente;

• Criação de uma árvore organizacional baseada na estrutura e nas tipologias do Cliente;

• Criação de código de classificação de documentos;

• Definição de temporalidade documental;

• Criação ilimitada de usuários;

• Definição de perfil do usuário: grupo de operações permitidas no software;

• Controle de permissões por árvore organizacional, podendo definir um perfil (grupo de operações) para cada usuário em qualquer 13
nível da hierarquia organizacional, com possibilidade de chegar até o nível de tipo documental.
 3.2 Gerenciamento de
Documentos
Quando os documentos ficam
Isso garante não apenas a
devidamente estruturados e
democratização da
armazenados, recorrer às
informação, como também
informações contidas neles
diminui as chances de que
torna-se mais simples.
informações sejam
modificadas.
Em vez de os itens ficarem
escondidos ou perdidos
Ou seja, com esse
dentro da estrutura do
armazenamento correto, as
negócio, eles podem ser
fraudes nesses elementos se
facilmente acessados por
tornam praticamente
pessoas autorizadas.
inexistentes.

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 3.2 Gerenciamento de
Documentos
Ter condições de fazer esse gerenciamento dos arquivos físicos e digitais
é o desafio para a grande maioria das empresas. E por isso ter no
software um recurso que otimize todo esse processo e ofereça as
condições necessárias de gestão passa a ser um grande diferencial.

Um módulo próprio de documentação permite ao cliente gerenciar os

documentos existentes em seu arquivo ou departamentos de forma
estruturada e profissional.

Ele possibilita ainda a rastreabilidade dos documentos, mapeamento do

arquivo, emissão de protocolos de consulta e devolução, impressão de
etiquetas e rótulos de caixas ou pastas, assim como a definição de
acesso aos usuários, limitando as ações que os mesmos podem realizar e
em quais documentos estas podem ocorrer.
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3.3 Assinatura Eletrônica

Quem não quer ganhar tempo e economizar com

impressões de papel assinando os documentos
eletrônicos de maneira digital? É isso mesmo,
documentos que tem validade legal em meio digital
caso estejam devidamente assinados agilizam
processos, reduzem custos de armazenagem física e
ainda permitem que se tenha mais segurança.

Utilizando seu certificado e-cpf e/ou e-cnjp, você

garante aos documentos a comprovação de autoria e
verificação de integridade. Tudo isso seguindo os
padrões do ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileira), que é uma cadeia hierárquica de confiança
que viabiliza a emissão de certificados digitais para
identificação virtual do cidadão.
16
 3.4 Leitura ótica de caracteres
O recurso de leitura óptica de caracteres é fundamental para facilitar a localização de
documentos digitais. Já se imaginou com centenas de arquivos armazenados sem
conseguir fazer um filtro de busca por um documento específico? Isso poderia gerar
uma perda de tempo e desgaste desnecessários.

Também conhecido como Reconhecimento Óptico de Caracteres, ou no inglês ‘Optical

Character Recognition’ (OCR), o OCR pode ser aplicado em documentos PDF
armazenados no software. Com a aplicação desse recurso, passa a ser possível então
localizar um documento pesquisando por qualquer palavra existente em seu conteúdo.

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 3.5 Parâmetros de Auditoria

É muito válido ter toda a documentação da empresa em

meio digital, ainda mais considerando recursos como os
já vistos anteriormente. Poder assinar um contrato
digitalmente, poder localizar arquivos variados por meio
de pesquisa de caracteres. Mas ainda existem muitas
outras situações impactantes.

Como ter o controle desses documentos de acordo com

as regras de negócio da minha empresa? É possível me
certificar que não há nenhum documento pendente a
fim de evitar uma surpresa desagradável no decorrer do
processo?

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3.5 Parâmetros de Auditoria

Um módulo de Auditoria bem desenvolvido vai

permitir que você crie parâmetros de auditoria para
os documentos de acordo com as características e
necessidades da empresa. Isso possibilita, de forma
preventiva, a identificação da ausência dos mesmos
e facilita a prevenção de perdas em processos
judiciais ou auditorias.

Pense que além disso você pode ter como recursos

o agendamento da consolidação das regras de
auditoria; pode conferir o resultado da consolidação
das regras de auditoria em listagem dos
documentos faltantes dentro do software e ainda
tem a possibilidade de exportar para arquivo csv a
listagem dos documentos faltantes.
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3.6 Fluxos de Trabalho

20
 3.6 Fluxos de Trabalho
Que tal ter um módulo que te permita criar fluxos de trabalho com o objetivo de
integrar os departamentos envolvidos nos processos? Melhor ainda se dessa
forma for possível o controle de tarefas, facilitando os trâmites de documentos,
agilizando aprovações e controlando prazos definidos?

Sim, um bom software de gestão documental possui um Workflow que torna tudo
isso viável. Com esse recurso você consegue criar fluxogramas visuais com as
configurações necessárias para se executar um fluxo de trabalho na aplicação.
Ainda no ato da criação você já pode definir cada fase como uma tarefa ou
decisão.

Pense nas facilidades geradas pela possibilidade de definir prazos de execução de

uma tarefa/decisão baseada em minutos, horas, dias, dias corridos, semanas
corridas ou ainda meses corridos. Ou ainda a possibilidade de definir a
obrigatoriedade do cadastro/associação de um documento ao processo durante a
execução do fluxograma, bem como do uso da assinatura digital nos arquivos
eletrônicos inseridos.
21
 3.6 Fluxos de Trabalho
Um recurso de fluxo de trabalho te possibilita
também inserir tarefas paralelas com
agrupamentos e definição da condição lógica
de execução, assim como permite configurar
um avanço automático baseado em tempo de
atraso, quando não existe interação do
usuário.

Resumindo, são muitas as possibilidades e as

variáveis que podem ser consideradas no
momento de criação de um fluxo de trabalho.
E isso vai gerar para a empresa ganho de
tempo durante o processo, visto que tudo já
estará pré-configurado. Além do ganho de
tempo existe também a redução dos riscos
de falha, esquecimento e/ou perda de
documentos.
22
3.7 Digitalização / Escaneamento

23
3.7 Digitalização / Escaneamento
Um recurso que pode facilitar bastante sua empresa a executar
as demandas diárias é a realização de forma prática e rápida da
digitalização e indexação dos seus documentos. E essa
funcionalidade pode ser integrada com outros recursos
tecnológicos já citados em nosso e-book. Com isso torna-se
possível, por exemplo, que durante a digitalização de um
documento os caracteres sejam reconhecidos para posterior
pesquisa de conteúdo, além de permitir assinar o documento
usando seu certificado e-cpf e ou e-cnjp.

Você já elimina importantes etapas do processo com poucos

cliques, gerando economia de tempo e reduzindo custos. E os
benefícios não se limitam a você mesmo já poder digitalizar e
indexar os documentos da empresa, existe ainda uma gama de
outros recursos que tornarão seu trabalho mais dinâmico,
prático e eficiente.

24
3.7 Digitalização / Escaneamento

Podemos citar como exemplo a possibilidade de realizar o start de um

fluxograma no momento da digitalização de um documento. E o que você
acha de carregar de forma automática todos os padrões para
indexação/cadastro dos documentos já definidos em etapas anteriores
dentro do software (árvore organizacional, código de classificação, campos
customizados, listas, tabulação, validação dos campos de indexação)?

O ‘escaneamento’ feito com o uso de software permite que você configure a

qualidade da digitalização do documento a ser digitalizado e aceita o uso de
scanners de fabricantes diversos, como Kodak, Fujitsu e Canon. Torna
possível visualizar as páginas que estão sendo digitalizadas, além de poder
excluir, rotacionar e reordenar qualquer dessas páginas. Para evitar “dor de
cabeça”, você pode também redigitalizar páginas que ficaram ilegíveis,
possibilitando inserção das mesmas na tela, multipaginar documentos
digitalizados e gerar arquivos PDF.

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 3.8 Notas Fiscais Eletrônicas

Por fim vamos destacar a tecnologia que possibilita a consulta e

realiza o download automático de todas as Notas Fiscais
Eletrônicas e Conhecimentos de Transporte que forem emitidas
para os CNPJ’s informados. Estes documentos são enviados de
forma automática já com os metadados capturados para dentro
do software. Isso facilita o processo e permite a realização de
uma gestão mais detalhada e eficaz das NFes e CTes. Atende a
legislação quanto ao armazenamento do xml das notas fiscais.

Imaginava realizar esse procedimento de maneira tão prática,

simples e rápida? Pois é, com aplicação de soluções inovadores
no dia-a-dia de sua empresa você passará a ter acesso a todas
essas comodidades.

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 Conclusão
Existem atualmente muitos recursos tecnológicos para a realização da gestão de documentos
em meio digital. Esses recursos abrangem diversos benefícios, geram grande ganho de
tempo, reduzem custos operacionais e elevam o controle e a segurança da documentação
das empresas. Mas ainda são pouco explorados quando analisamos o mercado como um
todo.

Os serviços de organização de arquivos, digitalização e a guarda física de documentos são

fundamentais e continuarão sendo realizados normalmente. Porém o conceito de gestão
estratégica de documentos nos dias de hoje não se limita apenas a esses e outros serviços
operacionais. Um software completo desenvolvido para a área oferece condições diversas
para tornar esse gerenciamento muito mais ágil e completo.

Procuramos apresentar nesse e-book justamente quais são as inovações existentes e como
esses recursos podem beneficiar sua empresa.

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 Sobre a Arquivar
A Arquivar é uma empresa especializada em Gestão Estratégica de
Documentos com mais de 27 anos de atuação. A empresa oferece
serviços e softwares de grande qualidade e com inovações e
tecnologia sempre seguindo as melhores práticas e tendências do
momento. São atividades como a Organização de Arquivos,
Digitalização de Documentos, Guarda e o software ArqGED que
fizeram da Arquivar uma referência nacional na área.

Além disso a empresa oferece soluções personalizadas para os mais

diversos segmentos do mercado, levando serviços e tecnologia para
clientes de todas as áreas.

Para conhecer melhor a metodologia de trabalho da Arquivar e tudo

que oferecemos, visite nosso site ou siga nosso perfil no Facebook
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