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FINANCEIRA (RM
FLUXUS)
Contas a Pagar / Receber
Sumário
Sumário ............................................................................................................................................................... 2
1. Introdução............................................................................................................................................. 3
1.1. Objetivos do Treinamento ......................................................................................................................................3
1.2. Contas a Pagar ..............................................................................................................................................................3
1.3. Contas a Receber .........................................................................................................................................................5
1.4. Destaques deste treinamento.................................................................................................................................6
1.5. Inclusão do lançamento financeiro - Requisitos ..............................................................................................6
1.6. Lançamento Financeiro ............................................................................................................................................7
1.7. Simulação Preenchimento de Campos do Lançamento.................................................................................8
1.8. Integração contábil - Requisitos ......................................................................................................................... 29
1.9. Formas de contabilização ..................................................................................................................................... 29
1.10. Baixa ou quitação do lançamento financeiro ................................................................................................. 32
1.11. Baixa simplificada.................................................................................................................................................... 35
1.12. Baixa completa.......................................................................................................................................................... 39
1.13. Baixa parcial .............................................................................................................................................................. 41
1.14. Como realizar baixa completa do lançamento .............................................................................................. 42
1.15. Cancelamento total da Baixas do Lançamento .............................................................................................. 48
1.16. Cancelamento de item de baixa .......................................................................................................................... 49
1.17. Alteração Global nos lançamentos..................................................................................................................... 49
1.18. Lançamento padrão ................................................................................................................................................ 51
1.19. Como utilizar o recurso Lançamento Padrão................................................................................................. 51
1.20. AVP - Ajuste a Valor Presente .............................................................................................................................. 52
1.21. Conclusão .................................................................................................................................................................... 57
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Contas a Pagar / Receber
1. Introdução
Olá!
Seja bem-vindo ao treinamento de Contas a Pagar/Receber do TOTVS Gestão Financeira.
Nosso objetivo é demonstrar os recursos que o sistema disponibiliza para gerenciar as informações
de forma a fornecer, aos administradores, elementos que possam detectar tendências para tomadas de
decisões eficientes e no tempo correto.
O Contas a Pagar está relacionado com as obrigações que a empresa tem perante aos seus
fornecedores e funcionários como, por exemplo, os custos operacionais (aluguel, telefone, salários), as
despesas ligadas à própria operação e outras.
Processos de gestão
O sistema possui muitos recursos que facilitam as operações do Contas a pagar de acordo com a
situação financeira ou a capacidade de pagamento atual da empresa.
Negociações Financeiras
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Contas a Pagar / Receber
Pagamento Eletrônico
Reconciliação Bancária
Efetua-se uma validação das informações fornecidas pelos bancos confrontando-as com os registros
da empresa como, por exemplo, os cheques emitidos e já compensados.
Baixas de Lançamentos
Esse processo consiste em atualizar o Lançamento Financeiro registrando os dados que comprovem
a sua quitação e está relacionado a atualização dos saldos das contas caixa e à contabilização.
A baixa poderá ser realizada manualmente ou por importação de arquivos de retorno fornecidos pela
rede bancária, decorrentes de operações eletrônicas (cobrança, pagamento e débito automático).
Emissão de Cheques
DDA
Débito Automático
Transferências
O sistema disponibiliza recurso para realizar transferências de valores entre contas caixas.
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Contas a Pagar / Receber
O Contas a Receber está relacionado com as receitas que uma empresa tem por direito receber.
Os itens seguintes estão relacionados aos recursos que o sistema disponibiliza nos processo de
gestão.
Negociações Financeiras
Cobrança Eletrônica
Reconciliação Bancária
Baixas
Esse processo consiste em atualizar o Lançamento Financeiro registrando os dados que comprovem
a sua quitação e está relacionado com a atualização dos saldos das contas caixa e à contabilização.
A baixa poderá ser realizada manualmente ou por importação de arquivos de retorno fornecidos pela
rede bancária, decorrentes de operações eletrônicas (cobrança, pagamento e débito automático).
Recebimento Cheques
Este processo visa gerenciar os cheques recebidos e manter o histórico referente a devolução e
reapresentação.
O sistema disponibiliza também o processo Custódia de cheques. Custodiar cheques (cheques pré-
datados) é o mesmo que transferi-lo ao banco para que seja depositado na sua data de vencimento.
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Contas a Pagar / Receber
Não deixe de conhecer mais sobre este assunto assistindo ao treinamento da Integração Bancária /
Custódia de cheques a Bancos.
Transferência
Aplicação Financeira
Para que seja efetuada a inclusão de lançamento financeiro é preciso que estes requisitos estejam
em ordem:
2 - Para agilizar o processo recomendamos que todos os cadastros sejam realizados previamente.
Alguns cadastros como, por exemplo, Filial, Cliente/Fornecedor, Tipo de Documento poderão ser
incluídos simultaneamente durante a inclusão do Lançamento Financeiro.
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Contas a Pagar / Receber
O Lançamento Financeiro é o principal registro dos processos gerenciados pelo TOTVS Gestão
Financeira.
É através dele que se realiza a integração com outros segmentos, assim como o Contábil, o Fiscal e
outros segmentos que, em suas operações, geram Lançamentos Financeiros. Tomamos por exemplo as
vendas de imóveis gerenciadas pelo TOTVS Incorporação, as parcelas referentes aos contratos gerenciados
pelo TOTVS Educacional, etc.
Efetivação de Processos
Vários processos do TOTVS Gestão Financeira serão efetivados a partir de operações realizadas nos
Lançamentos Financeiros, tais como:
Para tanto, deve-se primeiramente definir todas as parametrizações dos Lançamentos Financeiros.
Procedimento
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Contas a Pagar / Receber
No menu Operações, além dos processos possíveis através dos botões apresentados na tela de
Lançamentos Financeiros, existem outras opções para execução de Processos relacionados aos
Lançamentos Financeiros.
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Contas a Pagar / Receber
2 - Nesta mesma etapa de parametrização, cadastrar os lotes para contabilização de cada processo.
Automatização da contabilização
2 - Cadastrar os Eventos.
3 - Associar os eventos para cada processo na Tabela escolhida para default para evento (Acesse o
menu Cadastros, localize a tabela escolhida para default para evento e informe os eventos).
4 - Utilizar a tabela default para evento no processo (inclusão do lançamento, por exemplo).
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Contas a Pagar / Receber
Importante!
Se a tabela escolhida para default de evento for informada como default no cadastro do
Cliente/Fornecedor (Anexos/Default do cli/for), ao incluir um lançamento contábil, a contabilização será
feita automaticamente sem nenhuma ação do usuário.
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Contas a Pagar / Receber
Ao incluir o lançamento, acesse a pasta Opcionais e informe o Tipo contábil = Contábil. Na tela que
será exibida você deverá indicar um evento contábil.
Contabilização manual
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Contas a Pagar / Receber
Ao incluir o lançamento, acesse a pasta Opcionais e informe o Tipo contábil = Contábil. Na tela que
será exibida você deverá indicar as contas contábeis referentes ao Débito e ao Crédito.
Conceito
Esse processo consiste em atualizar o Lançamento Financeiro registrando os dados que comprovem a
sua quitação e está relacionado a atualização dos saldos das contas caixa e à contabilização.
A baixa poderá ser realizada manualmente ou por importação de arquivos de retorno fornecidos
pela rede bancária, decorrentes de operações eletrônicas (cobrança, pagamento e débito automático).
- Completa.
- Simplificada.
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Contas a Pagar / Receber
Requisitos
Os requisitos são:
- Baixa 4/4: informar o meio de pagamento para Retorno de Cobrança, Pagamento e Débito
Automático.
Ao baixar Lançamentos com vários meios de pagamento, as informações da baixa ficarão gravadas
no próprio Lançamento. Veja as demais especificações:
- Através do Anexo/Itens de Baixa poderão ser visualizados todos os meios de pagamento utilizados
na baixa.
- Serão gravados, no Extrato de Caixa, tantos registros quantos forem os meios de pagamento
utilizados.
- Poderá haver o cancelamento do item de baixa e o lançamento ficará com o status de parcialmente
quitado.
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Contas a Pagar / Receber
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Contas a Pagar / Receber
Registro no Extrato:
Ao baixar Lançamento pela baixa simplificada, usando a opção Um extrato para CADA Lançamento,
será gerado um extrato por meio de pagamento para cada Lançamento financeiro selecionado.
Ao baixar Lançamentos pela baixa simplificada, usando a opção Um extrato para TODOS os
Lançamentos, será gerado um extrato com valor total correspondente à soma de todos os valores líquidos
dos lançamentos relacionados ao meio de pagamento selecionado.
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Contas a Pagar / Receber
Etapa 1
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Contas a Pagar / Receber
Importante!
Etapa 2
1 - Lançamentos selecionados.
2 - Valores do Acordo: para lançamentos submetidos ao processo Acordo.
3 - Valores Editáveis.
4 - Detalhamento do valor líquido.
Etapa 3
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Contas a Pagar / Receber
Etapa 4
Outra opção para alterar a contabilização é editar o lançamento contábil, indicar o novo evento e
refazer a contabilização.
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Contas a Pagar / Receber
Etapa 5
Neste caso:
- A contabilização foi realizada de acordo com o evento do processo e ainda por meio de pagamento
utilizado na baixa.
Além disso, foi gerada diretamente no Gestão Contábil no lote definido para a Baixa.
Opções disponíveis:
Na imagem abaixo, a baixa completa foi realizada utilizando dois meios de pagamento e a opção Um
extrato para cada Lançamento.
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Contas a Pagar / Receber
Na imagem abaixo, a baixa completa dos lançamentos foi realizada utilizando apenas um meio de
pagamento e a opção Um para todos os Lançamentos.
Na imagem abaixo, a baixa completa dos Lançamentos foi realizada utilizando vários meios de
pagamento.
Neste caso, o sistema calcula os valores de forma proporcional por meio de pagamento.
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Contas a Pagar / Receber
- O valor baixado e a parte em aberto são gravadas no Lançamento de origem. Não gera novos
lançamentos.
- É permitido usar “n” meios de pagamento.
- Rastreabilidade.
- Controle.
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Contas a Pagar / Receber
Neste exemplo, um lançamento no valor de 5000,00 foi quitado com parte em dinheiro, parte em
cheque CEF e outra parte com cheque Itaú, restando 1000,00, que permanece em aberto no lançamento
de origem. O status deste Lançamento é parcialmente quitado.
Etapa 1
4 - Avance.
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Contas a Pagar / Receber
A contabilização poderá ser realizada posteriormente pelo menu Processos / Baixa / Contabilizar
Lançamentos Baixados.
Etapa 2
1 - Lançamentos selecionados.
3 - Valores Editáveis.
Etapa 3
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Contas a Pagar / Receber
5 - Como o meio de pagamento escolhido foi cheque, então é necessário emitir o cheque.
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Contas a Pagar / Receber
Etapa 4
Ao baixar mais de um lançamento, você poderá indicar a forma de rateio que será aplicada por meio
de pagamento, são elas:
- Proporcional ao líquido: o sistema fará uma proporção entre o valor informado para a baixa e os
dois lançamentos selecionados para baixar.
- Na ordem dos lançamentos: de acordo com o valor informado por meio de pagamento, o sistema
baixará o primeiro lançamento da lista, depois o próximo e assim, sucessivamente.
Etapa 5
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Contas a Pagar / Receber
Etapa 6
Nesta tela, há outra opção para alterar a contabilização, que é editar o lançamento contábil.
Para isso:
2 - Clique em OK.
3 - Avance.
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Contas a Pagar / Receber
Etapa 7
Ao baixar mais de um lançamento serão apresentadas duas opções para que seja indicada a forma
de se ratear o valor baixado, sendo:
- Proporcional ao valor líquido: O valor baixado de cada lançamento selecionado será proporcional
ao valor ora informado para baixa.
- Na ordem dos Lançamentos: O valor baixado será tratado de acordo com a ordem dos
Lançamentos selecionados.
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Contas a Pagar / Receber
Etapa 8
Neste caso:
- Para cada Meio de Pagamento utilizado foi gerado um item de Baixa/Registro no extrato.
- No anexo de cada lançamento (itens de Baixa) foram gravados dois registros correspondentes à
baixa (tantos quantos forem os meios de pagamento).
- A contabilização foi realizada de acordo com o evento do processo e ainda por meio de pagamento
utilizado na baixa. Além disso, foi gerada diretamente no Gestão Contábil no lote definido para a Baixa.
Para efetuar o cancelamento total das baixas do lançamento, acesse o menu: Contas a Pagar /
Receber / Lançamentos.
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Contas a Pagar / Receber
Atenção:
No cancelamento de baixas pela visão do lançamento, se for informado sim para a mensagem ,
TODAS as baixas do Lançamento serão canceladas.
Para efetuar o cancelamento de item de Baixa, através da Tela de Lançamentos, selecione o menu
Anexos / Baixas do Lançamento e siga o procedimento abaixo:
Conceito
O Processo Alteração Global será utilizado para promover alterações em múltiplos registros
simultaneamente.
Para efetuar a alteração global nos lançamentos, visualize procedimento conforme imagem:
1 - Selecione o Lançamento.
2 - Acesse o menu Processos / Manutenção de Lançamentos / Alteração Global.
3 - Indique o campo que será alterado e confirme.
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Contas a Pagar / Receber
Esta opção deverá ser utilizada quando houver a necessidade de alterar dados da tabela FCFO, assim
como: Tipo de cliente/fornecedor, Código da Receita, etc.
Esta opção deverá ser utilizada quando houver a necessidade de alterar dados da tabela FCFODEF, ou
seja, os default´s de cliente/fornecedor que você poderá acessar através de Anexos/Default de
cliente/fornecedor.
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Contas a Pagar / Receber
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Contas a Pagar / Receber
O Ajuste a Valor Presente é um processo para descapitalizar um montante futuro retirando os juros
composto sobre ele aplicado.
O objetivo do AVP é viabilizar a aplicação de um dos dispositivos da lei das S/A´s nº 11.638
promulgada em Dezembro de 2007 no art.183.
Entendimento
A descapitalização é necessária porque economias instáveis tendem a embutir nas transações futuras
um valor para garantir o poder de compra quando chegar a época futura.
As demonstrações das empresas no tempo presente devem desconsiderar esta distorção porque,
dependendo das operações futuras, pode mascarar o resultado da empresa, estabelecendo assim uma
base de comparação mais confiável para os acionistas e investidores.
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Contas a Pagar / Receber
Onde:
N = número de dias entre a implantação do título e o seu vencimento previsto.
i = taxa de juros (atuais valores de mercado para custo do dinheiro).
Após a realização do cálculo, o valor dos juros de AVP referente à provisão é gravado no lançamento.
Periodicamente (mais indicado é no final do mês) e a critério do usuário deverá ser executado um
processo para reversão do AVP.
Fases
- É o cálculo do montante total de ajuste a valor presente que será revertido parcialmente a cada
quebra de período ou movimentação de baixa de valor.
- Este valor na data de vencimento do título ou na data da sua baixa deverá estar zerado, pois seus
valores serão revertidos para a conta de despesa/receita financeira.
- Contabilização da Provisão.
2ª - Reversão do AVP:
O cálculo é realizado para todos os lançamentos com status AVP do lançamento = calculado ou
revertido parcialmente.
1º. Calcula o VP.
2º. Calcula a reversão.
Juros AVP = VP - VP anterior
- Data de EMISSAO > = Data inicial e Data de EMISSAO < = Data do processo.
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Contas a Pagar / Receber
Pré-requisitos
Cadastro de Moedas:
A moeda deverá ser cadastrada com tipo Índice e as suas respectivas cotações deverão ser diárias,
mesmo que o fator seja fixo.
Definição do cálculo:
O cálculo do AVP poderá ser feito pelo tipo de documento ou pelo Cliente/Fornecedor do
lançamento e essa definição será através de parâmetros.
- Pelo Tipo de Documento: Deverá ser cadastrado um tipo de documento (sem classificação) e
utilizá-lo em todos os Lançamentos Financeiros passíveis do cálculo AVP. Na pasta Parâmetros, ative a
opção Usar Ajuste a Valor Presente.
Contabilização:
Os eventos contábeis deverão ser cadastrados com informações específicas para o AVP.
O cadastro dos Lotes Contábeis será realizado através do Assistente de Implantação de processos,
etapa 02.05.03 - Lote Contábil.
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Contas a Pagar / Receber
Parâmetros:
Etapa: 02.05.02 - Ajuste a Valor presente:
Procedimento:
1 - Executar o processo Ajuste a Valor Presente pelo Menu Utilitários e/ou Contas a Pagar/Receber
(se você já estiver utilizando a tecnologia .Net).
2 - Informe a data de emissão inicial e final para a seleção dos Lançamentos.
Serão selecionados:
* Estorno pendente: Quando já foi feito o Ajuste a valor presente e o lançamento é alterado (data de
emissão/vencimento ou valor).
** Revertido parcialmente: Quando o processo de ajuste é realizado em data inferior ao vencimento.
*** Não calculado: Ainda não houve o ajuste a valor presente.
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Contas a Pagar / Receber
Efeito do Ajuste
Para visualizar os valores do Ajuste a Valor Presente e os Juros, edite o lançamento e acesse
Anexos/Ajuste a Valor presente.
Neste caso:
Foram calculados o Ajuste a Valor Presente e os Juros.
Cálculo do AVP:
Valor presente = valor futuro / (1 + i)n
Onde:
N = número de DIAS entre a implantação do título e o seu vencimento previsto.
i = taxa de juros (atuais valores de mercado para custo do dinheiro).
Reversão do AVP
Durante o processamento do AVP será realizado o cálculo de Reversão de AVP para os lançamentos
que estiverem com status Calculado ou Revertido Parcialmente.
Cálculo da Reversão:
Calcula o valor presente:
Valor presente (VP) = valor futuro (VF) / (1+i)n
Onde:
n = número de dias entre a data final do processo e a data de vencimento do lançamento.
i = taxa de juros diária que foi usada para cálculo do valor original do lançamento na sua data de
emissão.
VF (Valor Futuro) = Valor original do lançamento.
O status AVP do lançamento será atualizado para Revertido totalmente ou Revertido parcialmente.
Será gerada a contabilização conforme evento contábil informado no parâmetro Evento contábil Reversão.
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Contas a Pagar / Receber
Estorno do AVP
Se um lançamento financeiro tiver registros de AVP gerados e ocorrerem situações que possam
influenciar no cálculo do seu Valor Presente, o sistema atualizará os status destes registros para Estorno
Pendente. Desta forma, ao gerarmos novamente o processo de AVP para o período em questão, os
registros serão estornados.
- Se a contabilização dos registros já tiver sido integrada ao lote “0” da contabilidade, serão gerados
lançamentos contábeis de estorno.
- Se a contabilização dos registros estiver apenas em lote, ela será excluída.
Situações que alteram o status dos registros de AVP para Estorno Pendente:
1.21. Conclusão
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