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FUNCIONALIDADE DE SOFTWARE DE GESTÃO CONTÁBIL ESTUDO DE CASO

DE UMA EMPRESA DE ARMAZENAGEM DE COMBUSTÍVEL.

Resumo
A presente pesquisa científica tomou como objetivo precípuo investigar e caracterizar um
Sistema de Informação (SI) implantado em uma empresa do ramo de armazenamento de
combustível, dando especial enfoque à Contabilidade como Sistema de Informação Gerencial
Contábil, uma vez que, essa possui grande valor estratégico para a análise no processo
decisório, no controle, na continuidade e na competitividade das empresas comerciais. Para
execução dessa pesquisa, utilizou-se como procedimento metodológico a pesquisa
bibliográfica para melhor explicar o estudo de caso, no qual foi escolhida uma empresa no
setor de armazenagem de combustível como objeto de estudo, na qual foi feita uma entrevista
com diretores e funcionários a cerca do sistema que foi implantado na empresa, software no
setor contábil. Concluiu-se que a implementação de um software como uma ferramenta é
adequada, pois seus relatórios compõem uma posição eficaz, confiável e tempestiva, onde
auxilia no processo decisório da entidade Apesar dos custos e da quantidade de customização
para implantação do software, foram de grande importância para a funcionalidade da empresa,
aumentando o índice de confiabilidade e planejamento,auxiliando para a tomada de decisão na
gestão empresarial.
Palavras-Chaves: Planejamento de Recursos Empresariais; Sistemas de Informação;
Tecnologia da Informação.
1. Introdução
1 - Caracterização do Problema
São inúmeros os benefícios que o advento da informática trouxe para a contabilidade:
maior segurança, rapidez e qualidade das informações, o atendimento às exigências dos
órgãos fiscalizadores quanto ao cumprimento dos prazos, facilidade de acesso às informações
da empresa, etc.
Segundo Oliveira (2000),
nos últimos vinte anos, e mais especificamente ao longo da década de
noventa, o crescimento da competitividade global e a inserção do Brasil no
processo de globalização ampliaram de forma significativa o dinamismo da
economia brasileira e expuseram nossas empresas à concorrência externa,
compelindo-as a se comprometerem com a chamada excelência empresarial.

Nesse contexto, as empresas brasileiras vêm sendo forcadas a se adaptar e a rever suas
estratégias competitivas e seus modelos de gestão. Da mesma forma, a turbulência crescente
do ambiente econômico e empresarial tem levado as empresas a investir no desenvolvimento e
utilização de informações, que são aplicadas como ferramentas de apoio aos processos de
controle e tomada de decisão.
Longo apud Veridiano (2002), afirma que, processo de tomada de decisão tem sido,
historicamente, um dos grandes desafios enfrentados pelos dirigentes das empresas (tanto das
grandes como das pequenas) especialmente com o aumento do ritmo das atividades e da
complexidade gerencial deste final de século.
Para as médias empresas, a solução para se obter essas informações, é a implantação
de um Sistema de Informação (SI) que pode ser definido, segundo Laudon e Laudon apud
Veridiano (2002), um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para
coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informação com a finalidade de facilitar o
planejamento, o controle, a coordenação, a analise e o processo decisório em empresas e
outras organizações.
A aplicação o uso da informática para a contabilidade é uma ferramenta que acarreta
inúmeras facilidades, que se inicia como lançamento contábil e se estende até a emissão de
relatórios trazendo segurança, confiabilidade e rapidez para quem, busca melhorar as
condições de trabalho, por meio da informatização.
O presente trabalho tem como finalidade caracterizar um Sistema de Informação (SI)
implantado em uma empresa do ramo de armazenamento de combustível, dando especial
enfoque à Contabilidade como Sistema de Informação Gerencial Contábil , uma vez que essa
possui grande valor estratégico para a análise no processo decisório, no controle, na
continuidade e na competitividade das empresas comerciais.

2. – Procedimentos Metodológicos
A elaboração do estudo foi feita a partir de uma pesquisa bibliográfica pra melhor
explicar o estudo de caso.
De acordo com Gil (1999), o estudo de caso é caracterizado pelo estudo profundo e
exaustivo de um ou de poucos objetos, de maneira a permitir conhecimentos amplos e
detalhados do mesmo, tarefa praticamente impossível mediante os outros tipos de
delineamentos considerados.
A pesquisa será realizado tendo como base no sistema de informação contábil de uma
empresa na área de armazenagem de combustível ,situada no Município de Ipojuca – PE,
através de entrevista realizadas através de questionário com os funcionários e diretores
durante duas semanas do primeiro semestre de 2007.
Após a coleta dos dados foi feita uma analise e interpretação. Na análise
sumarizaram-se os dados para transformá-los em informações pra melhor esclareçam o
questionamento do estudo.O tratamento dos dados constitui na análise descritiva, pois eles
foram analisados com o objetivo de se descobrir as características de um fenômeno.

3. - Referencial Teórico
1 - Sistemas de Informação
Sistema de informações segundo Oliveira (2000) ,é um conjunto de rotinas que contem
vários programas e subprogramas, rotinas essas que são desenvolvidas para aplicação em
áreas especificas da empresa, por meio do uso do computador, com o objetivo de gerar
informações e produzir relatórios de acompanhamento e controle interno.
Ou ainda segundo Padoveze (2003) :

Sistemas de informações são mecanismos cuja função é coletar, guardar e


distribuir informações para suportar as funções gerenciais e operacionais das
empresas. Podendo auxiliar as empresas a suprirem a necessidade de
informações internas e externas em um curto espaço de tempo, advinda das
rápidas mudanças que ocorrem no mercado.
Onde Programa é:
um conjunto de instruções para se desenvolverem tarefas ou se obter um resultado especifico, por
meio de uma seqüência lógica de comandos e de linguagem de programação. Um programa pode ser
dividido em vários subprogramas, por exemplo: Um programa gera o Balancete e o subprograma gera
um balancete analítico ou sintético (OLIVEIRA 2000).
Oliveira (2000) ainda ressalta que software é um conjunto de programas de
computador, desenvolvidos em linguagem de programação de alto nível que tem como
objetivo realizar tarefas específicas, contando sempre com a participação humana.
Segundo Bulgacov (1999), um sistema aberto (empresa) pode ser conceituado como
um conjunto organizado e complexo de partes (subsistemas) inter-relacionadas e
interdependentes.
Quando analisamos o sistema de uma empresa verificamos que esse sistema é
composto de vários subsistemas que geram o todo. A figura abaixo demonstra uma visão de
como se comporta um sistema de uma empresa:

Ambiente Remoto

Sociedade Cultura

Ambiente Próximo

Política Educação
Entradas Processamento Saídas
Acionistas Governo
Materiais Produtos
EMPRESA Bens
Recursos Comunicação Equipamentos Comunidades Legislaçã

Sindicatos Clientes

Clima Economi
Fornecedores

Demografi Tecnologia

Concorrentes

Fonte: Padoveze, 2003


Figura 1: Ambiente do Sistema de uma Empresa
Os sistemas de informações são mecanismos cuja função é coletar, guardar e distribuir
informações para suportar as funções gerenciais e operacionais das organizações. Podendo
auxiliar as empresas a suprirem a necessidade de informações internas e externas em um curto
espaço de tempo. Sem informações, as empresas não tomam decisões adequadas nem
interagem propriamente no ambiente em que se encontram.Conforme afirma Torres apud
Veridiano (2002)
que nesta categoria incluem-se os sistemas que processam, essencialmente,
informações produzindo também informações. Aqui se incluem desde os
sistemas de informações operacionais, voltados para o processamento de
transações ate sistemas de suporte à decisão, inclusive com recursos de
inteligência artificial.

A compreensão da qualidade de integração dos processos dentro do sistema de


informação de uma empresa deve avaliar a tecnologia de informação empregada e os sistemas
de informações existentes. A tecnologia de informação é um elemento condutor de estratégias
uma vez que através dela poderão ser identificados os métodos, relatórios e práticas
gerenciais.
O ambiente tecnológico atual tem apresentado como solução para os sistemas de
informação necessários para gestão de toda a empresa os Sistemas de Integração de Gestão
Empresarial também denominado de ERP – Enterprise Resources planning (Planejamento de
Recursos Empresariais). Estes sistemas unem e integram todos os subsistemas da empresa de
tal forma que todos os processos da empresa possam ser visualizados em termos de fluxo
dinâmico de informações, que perpassam todos os departamentos e funções.
Os sistemas ERP possuem características que se tomadas em conjunto, permitem
distingui-los de sistemas desenvolvidos internamente nas empresas e de outros tipos de
pacotes comerciais. Essas características incorporam modelos de processos de negócios,
possuem sistemas de informações integrados e utilizam banco de dados corporativo, possuem
grande abrangência funcional e requerem procedimentos de ajuste para que possam ser
utilizados em determinada empresa.
Segundo Alsene apud Souza (2003),o objetivo final da integração da empresa por
meio de sistemas informatizados não é interligar os sistemas informatizados existentes ou que
serão implementados no futuro, mas sim construir um todo empresarial coerente a partir das
várias funções que se origina da divisão do trabalho nas empresas.
Sistemas que são classificados em abertos segundo Padoveze(2003),são aqueles que
interagem com o ambiente externo e os fechados , que não interagem com o ambiente externo.
Os elementos básicos de um sistema são: objetivos do sistema, as entradas, o processamento,
os componentes, as saídas, a administração e avaliação do sistema.
A figura abaixo caracteriza o funcionamento básico de um sistema:
Fonte: Padoveze, 2003
Figura 2 : Funcionamento Básico de um sistema

A empresa é composta por vários subsistemas cujas ações influenciam e que são
influenciadas pelos demais subsistemas. Bulgacov (1999) analisa que, através desses
subsistemas podemos identificar algumas características:
1 – Conjunto de partes, que são os órgãos componentes do sistema, isto é, os
subsistemas, tais como: pessoal, financeiro, etc.;
2 – Sistemas inter-relacionados, formando uma interação e dependência
entre os subsistemas.,
3 – As empresas desenvolvem atividades especificas com a finalidade de
atingir objetivos que constituem as razões para quais o sistema foi criado.

As informações geradas pela Contabilidade devem propiciar aos seus usuários base
segura para as suas decisões, pela compreensão do estado em que se encontra a entidade, seu
desempenho, sua evolução, riscos e oportunidades que oferece.

Segundo Padoveze (1997):


Para que a informação contábil seja usada no processo de administração, é
necessário que essa informação contábil seja desejável e útil para as pessoas
responsáveis pela administração da entidade. Para os administradores que
buscam a excelência empresarial, uma informação mesmo que útil, só é
desejável se conseguida a um custo adequado e interessante para a entidade.
A informação não pode custar mais do que ela pode valer para a
administração da entidade.

A informação contábil se expressa por diferentes meios, como demonstrações


contábeis, escrituração ou registros permanentes e sistemáticos, documentos, livros, planilhas,
listagens, notas explicativas, mapas, pareceres, laudos, diagnósticos, prognósticos, descrições
críticas ou quaisquer outros utilizados no exercício profissional ou previsto em legislação.
Ela deve ser, antes de tudo, veraz e eqüitativa, de forma a satisfazer as necessidades
comuns de um grande número de diferentes usuários, não podendo privilegiar
deliberadamente nenhum deles, considerado o fato de que os interesses nem sempre são
coincidentes.
Para Padoveze (1997), as características básicas de operacionalidade da informação contábil
são:
a) relatórios concisos;
b) elaborado de acordo com as necessidades do usuário;
c) coletados de informações objetivas e de imediato entendimento pelo
usuário;
d) que não permitam uma única dúvida sequer, ou possibilitem pergunta
indicando falta de alguma informação do objetivo do relatório e
e) apresentação visual e manipulação adequada.
Uma característica fundamental dos ERP segundo Soares(2005), é que a integração das
atividades da empresa é capaz de gerar, de forma eficiente e eficaz, informações de um único
banco de dados do ERP, gerando uma maior confiabilidade nas informações.
Zwicker e Souza (2003) resumem as características como demonstra o Quadro abaixo:

Características Benefícios
- Redução de custos de informática;
São pacotes
- Foco na atividade principal da empresa;
comerciais
- Atualização tecnológica permanente, por conta de fornecedor.

Usam modelos de - Facilita a reengenharia de processos;


processos - Impõe padrões.
- Redução do re-trabalho e inconsistências;
- Redução da MOB relacionada a processos de integração de dados;
- Maior controle sobre a operação da empresa;
São sistemas
- Eliminação de interfaces entre sistemas isolados;
integrados
- Melhoria na qualidade da informação;
- Contribuição para a gestão integrada;
- Otimização global dos processos da empresa.
- Padronização de informações e conceitos;
Usam banco de Eliminação de discrepâncias entre informações de diferentes departamentos;
dados
corporativos - Melhoria na qualidade da informação;
- Acesso a informações para toda a empresa.
- Eliminação da manutenção de múltiplos sistemas;
Possuem grande - Padronização de procedimentos;
abrangência
funcional - Redução de custos de treinamento;
- Interação com um único fornecedor.
Fonte: Zwicker e Souza, apud Ruiz.
Quadro 1 : Benefícios e problemas dos sistemas ERP.

2 – Contabilidade na Informática
Entende-se por tecnologias de informação (TI), o complexo tecnológico que
envolve computadores, softwares, redes de comunicação eletrônica, públicas e privadas e rede
digital de serviços, tecnologias de telecomunicações, protocolos de transmissão de dados e
outros serviços. (MARCOVITH, apud VERIDIANO 1996).
Ainda segundo Marcovith, apud Veridiano (1996)
enfatiza que uma nova tecnologia pode alterar sensivelmente a forma de
uma empresa enxergar seu negocio, e a partir daí, promover mudanças
capazes de alterar a dinâmica concorrêncial num setor. É interessante
assinalar que a nova tecnologia pode propiciar ganhos de eficiência e
redução dos custos ou viabilizar novas maneiras de agregar valor ao cliente
em produtos/serviços oferecidos pela empresa.
A dinâmica de muitas empresas tem sido otimizada pela Tecnologia da Informação –
TI , a qual não envolve apenas recursos (equipamentos e serviços) que geram informações,
mas também as próprias informações que são disponibilizadas por seus sistemas.
A TI permite que uma empresa otimize seus processos e se concentre nas aptidões que
diferenciam dos concorrentes do mercado. A TI cumpre muitas funções na empresa, inclusive
na automação de processos e na gestão de sistemas, mas para as empresas seu papel principal
é a tecnologia facilitadora.
Com a atual disponibilidade das telecomunicações e com o desenvolvimento de
Hardware e Software, vê-se um acelerado avanço tecnológico. Há automação de vários
segmentos da economia, as quais permitem a obtenção de serviços e produtos dentro dos
princípios básicos de segurança, agilidade, qualidade e competitividade.
Segundo Allan Tofias, apud Nones (2002), avaliou 56 tipos de tecnologias, conceitos e
praticas para identificar sua influencia nas áreas de contabilidade. Os resultados foram:

1 – Segurança dos Dados: A partir do momento em que a empresa usa


sistema informatizado de contabilidade,ela terá que ter algumas seguranças
com os dados inseridos no computador, pois estará formando um grande
banco de dados com todas as informações econômicas, financeiras,
administrativas, legais, da empresa. A segurança se da através de copia de
segurança periódica, uso de antivírus, restringir acesso a pessoas não
autorizadas, etc.;
2 – Comunicações: Com a tecnologia da comunicação , a empresa tem um
acesso fácil e rápido a rede mundial de computadores (internet), correio
eletrônico (e-mail), intranet, tele-conferencias, suporte técnico, entre outros.
3 – Redes: Rede é o nome genérico que se da ao conjunto de equipamentos
que possibilitam a vários computadores conversarem entre si, enviarem e
receberem informações de e para outras maquinas, serem acessadas por um
numero, teoricamente, ilimitado de usuários ao longo de um período. A rede
é a grande responsável pelo surgimento da computação cooperativa, pela
engenharia simultânea, pelo processamento de dados distribuídos, enfim,
por uma serie de possibilidades de tratamento da informação que outra
forma jamais existiriam.
4 – Reengenharia : Reengenharia é um termo criado pelo processador de
Tecnologia da Informação Michael Hammer, para designar uma nova
abordagem de implantação de sistemas diferentes do que usava ate então.
Em síntese, nessa nova abordagem Hammer preconiza que antes de se tentar
organizar um processo por meio de emprego de tecnologia da informação
pura e simplesmente, perpetuando a desordem ou tentando engessa-la pelo
uso de algum novo sistema ou dispositivo, deve-se, literalmente, destruir, ou
melhor seria dizer abandonar a forma como se vinha operando determinado
processo e recria-lo completamente, novo e melhor, para só então implantar
uma nova tecnologia da informação, que dessa forma estaria sendo mais
bem aproveitado.
5 – Sistemas especialistas: o ERP (Enterprise Resourse Planing) identifica
um pacote modelar de software de gestão que permite a uma empresa gerir
eficientemente os seus recursos.

O sistema ERP atua em diversas áreas funcionais de uma empresa, designadamente.


Contabilidade, Compras, Vendas, Finanças, RH, etc. Segundo Nones (2002), os sistemas
ERP’s apresentam as seguintes características:

a) Abrangentes, os ERP são por regra um sistema global que integram a


maioria dos processos empresariais e permitem a partilha de dados por toda
empresa;
b) Modulares, devido a sua concepção modular, estes sistemas podem ser
implantados por fases de acordo com a necessidade da empresa. A
implantação gradual possibilita otimizar cada fase, colocando
prioritariamente à disposição da empresa os módulos que esta considere
mais urgentes.;
c) Ajustáveis, a possibilidade que estes sistemas tem de serem ajustados
assegura às empresas uma resposta eficaz às suas necessidades
operacionais.;
d) Extensíveis, para alem das configurações intrínsecas da própria aplicação,
os ERP’s dispõem de mecanismos que permitem a integração de informação
proveniente de outras aplicações já existentes na empresa.

É evidente que a qualidade da informação irá determinar a qualidade da decisão


tomada. No caso especifico da informação, segundo Nones (2002) ela deve ser:

Confiável: A confiabilidade é atributo que faz com que o usuário


aceite a informação contábil e a utilize como base de decisões,
configurando, pois, elemento essencial na relação entre aquele e a própria
informação e fundamenta-se na veracidade, completeza e pertinência do seu
conteúdo.
Tempestiva: a tempestividade refere-se ao fato de que a informação
contábil deve chegar ao conhecimento do usuário em tempo hábil, a fim de
que este possa utilizá-la para seus fins.
Comparável: a comparabilidade deve possibilitar ao usuário o
conhecimento da evolução entre determinada informação ao longo do
tempo, numa mesma entidade ou em diversas entidades, ou a situação
destas num momento dado, com vistas a possibilitar o conhecimento das
suas posições relativas.
Relação custo-benefício: o custo de obtenção da informação não
pode ser maior do que o benefício produzido. Isto é um aspecto lógico, pois
não se pode gastar mais do que o benefício proporcionado, já que ao adotar
um sistema que assim agisse o gestor estaria tomando decisões prejudiciais a
entidade que reflete no resultado. Este aspecto também está relacionado com
a relevância da informação, pois a produção de informações de pouca
relevância pode aumentar o custo das informações.

O sistema gerador de informações decisórias pode ser totalmente diferente de empresa


para empresa, pois cada uma tem suas necessidades especificas de informações. É necessário
enfatizar que o aspecto mais importante a ser observado é que, apesar das características de
confiabilidade, tempestividade, compreensibilidade e comparabilidade serem fundamentais,
cada empresa deve determinar o que lhe interessa e a partir daí descobrir qual a maneira mais
rápida de obter as informações gerenciais necessárias para a tomada de decisões.
De acordo com Oliveira (2000)
as empresas que adotaram o sistema ERP tiveram bons resultados, tais
como o aumento da produtividade, melhoria na qualidade dos serviços, a
impressão eletrônica, melhorando a apresentação do resultado, as
informações são consistentes, seguras, a probabilidade de erro é menor,
facilidade no acesso das informações.

Consoante Oliveira (2000), estas são algumas características dos bons sistemas de
ERP, existentes no mercado:

1. Contam com um plano de contas on-line;


2. Fornecem criticas dos lançamentos;
3. Fazem rateio automático das contas com base em percentuais preestabelecidos;
4. Possibilitam o cadastro de eventos e históricos padronizados;
5. Possibilitam a conciliação das contas de bancos, clientes e fornecedores;
6. Preparam o movimento de caixa e o fluxo de caixa;
7. Emitem o termo de abertura e encerramento do diário;
8. Geram o razão com alternativas de partida e contrapartida;
9. Geram balancetes em diferentes níveis;
10. Apresentam o balanço patrimonial com termos de abertura e encerramento;
11. Apresentam as demonstrações financeiras, com demonstrativo de resultado;
12. Possibilitam diversas analises e índices econômico-financeiros;
13. Tem gerenciador de relatórios e elaboram gráficos;
14. Permitem a elaboração de gráficos;
15. Possibilitam consulta on-line de qualquer informação;
16. Apresentam editor de textos on-line;
17. Possibilitam a conversão do balanço em varias moedas ou índices específicos;
18. Possibilitam o controle gerencial por departamento ou centro de custo;
19. Tem capacidade de processar informações para mais de 100 filiais;
20. Podem processar informações de contabilidade atrasada em ate cinco anos;
21. Tem capacidade de processar muitos lançamentos mensais (acima de 100 mil);
22. São multi-usuarios e multi-empresas;
23. Controlam o acesso por usuários,
24. Geram backup automático.

Existem bons sistemas desenvolvidos com estrutura mais leve, para atender a um
universo de empresas ou escritórios de contabilidade de pequeno e médio porte. Esses
sistemas têm menos capacidade de processamento, mas mantêm os requisitos básicos dos de
maior porte.

4. - Estudo de Caso – Software de Gestão Contábil


A empresa, objeto de estudo, é de armazenagem de combustível. De origem Italiana,
fundada em 1961, especializada na gestão e armazenagem de terminais de produtos
petrolíferos petroquímicos. A empresa vem se expandindo desde a década de 90 com a
instalação de filiais na Europa e Panamá, tendo a partir de 2002, dado inicio a construção de
suas instalações no Brasil situada no Porto de Suape - PE, o organograma da empresa está
estruturado da seguinte maneira

Diretoria

Setor Setor
Administrativo Operacional

Contabilidade Recursos Operação Controle de


Humanos Estoque

Fonte:Elaboraç
ão Própria
Figura 3 : Organograma da Empresa

A empresa atua no Porto de Suape, buscando o crescimento e reconhecimento no


mercado. Tem como missão melhorar a posição no mercado, aperfeiçoar continuamente os
serviços prestados a seus clientes, adequar-se sempre de forma rigorosa as leis de proteção de
segurança nacional e utilizar os conhecimentos da companhia nas construções e administrar
novas facilidades logísticas em outros paises para possibilitar a introdução de novos serviços.
De acordo com as entrevistas realizadas, foram levantadas as principais características
do Software, implantado há quatro anos (2004 a 2007). Todo o processo de implementação
durou um ano e meio, os módulos foram implantados por fases, ou seja, módulo a módulo.
As entrevistas realizadas com a equipe de TI, sobre a implementação procedeu da
seguinte maneira:

1. O módulo da Contabilidade foi implantado inicialmente para facilitar na hora


dos cadastros de eventos, fornecedores, clientes, etc, para que os parâmetros
com as contas contábeis já pudessem ser preenchidos, evitando um re-trabalho,
possibilitando no final dos dez meses a integração de todas as áreas com a
contabilidade.
2. Os funcionários de cada setor eram responsáveis pelo cadastramento das
informações necessárias. Sempre acompanhados da auxiliar contábil, pois em
todos os cadastros se fazia necessário uma orientação do setor contábil para
cadastramento das contas contábeis.
3. As dificuldades encontradas foram: falta de planejamento da empresa para a
implantação. O contador da empresa foi contratado 3 (três) meses antes do
inicio da implantação e o gerente de TI 1 (um) mês antes. Não foi feita uma
consultoria antes e não houve contratação de uma empresa de consultoria que
acompanhasse o processo de implantação.
4. Os treinamentos foram realizados com todos os funcionários, no momento da
implementação para que os funcionários fossem capazes de realizar os
cadastros. Os treinamentos realizados foram insuficientes para que todos
tivessem plena capacitação do software.

No quadro evidencia os custos da implementação:

Tabela 1: Estimativa Custo Implementação


Aquisição Implementação Operação Total
Hardware 0,00 0,00 0,00 0,00
Software 0,00 60.000,00 49.440,00 109.4400,00
Consultoria(*) 0,00 0,00 1.962,18 1.962,18
Treinamento 0,00 10.800,00 0,00 10.800,00
Total 0,00 70.800,00 51.442,18 122.202,18
Fonte:Elaboração Própria

(*)O custo de operação R$ 1.962,18, é um custo mensal, pela manutenção do sistema,


neste valor está incluso as novas versões liberadas pela empresa.A vantagem que determinou a
escolha do software foi a fácil customização e a característica de ser um software
multi-plataforma, ou seja, trabalha com qualquer banco de dados.
As desvantagens encontradas são: o “help on-line”, que existe mas não possui clareza
nem tempestividade na informação e a identificação do erro, onde a terminologia não
esclarece ao usuário o motivo do erro, é necessário uma consulta à empresa do software.
Após quatro anos todos os módulos do sistema estão em funcionamento, às
atualizações são constantes, devido ao avanço tecnológico e mudanças na legislação vigente,
tendo o programador acompanhado essas mudanças, dia a dia, e sempre atualizando os
módulos necessários. Com a implantação deste sistema houve uma melhoria na qualidade da
informação, gerando uma informação mais confiável e tempestiva, otimizando os processos
da empresa.
O backup é feito diariamente e automaticamente, registrado em fita CD re-gravavel,
após o encerramento do expediente da empresa. Mantendo a segurança dos dados inseridos no
computador.
Todos os módulos são integrados, deixando a contabilidade o trabalho de apenas
realizar os lançamentos de ajustes necessários.
Durante a entrevista foi observado a falta de suporte técnico, o acesso aos técnicos e a
demora na resolução de problemas dificulta o dia-a-dia da empresa.
O quadro abaixo demonstra as características citadas por Oliveira (2003) e o
enquadramento do software estudado.

Possui Não Possui


· Plano de contas on-line · Movimento de Caixa
· Criticas de Lançamentos · Demonstração financeira
· Rateio automático com Base em percentuais · Analises de Índices
pré-estabelecidos · Elabora gráfico
· Cadastro de Históricos padronizados · Editor de texto on-line
· Emite termo de abertura e encerramento do · Gera balancete em diferentes níveis
diário · Tem capacidade de processar informações
· Gera razão com contrapartida para mais de 100 filiais
· Apresenta Balanço Patrimonial · Gera Backup automático
· Possui Gerenciador de relatório
· Permite consulta on-line de qualquer
informação
· Possibilita o controle gerencial por
departamento ou centro de custo
· Tem capacidade de processar muitos
lançamentos
· São muilti-usuários e multi-empresas
· Controla acesso por usuário
· Cadastro de eventos padronizados
· Conciliação das contas de bancos, clientes e
fornecedores
· Conversão do balanço em diversas moedas
· Processam informações contábeis atrasadas
em cinco anos
· Tem capacidade de processar informações
para mais de 100 filiais
Fonte:Própria do autor
Quadro 3: Características do Software
Foi realizado um questionário aos usuários internos da empresa que utilizam a
informação contábil quanto a sua clareza, consistência, qualidade, tempestividade,
confiabilidade, terminologia, tomada de decisão, controle e planejamento.
O quadro a seguir, demonstra a pontuação e os percentuais que cada item recebeu.
Tabela 2 – Classificação da Informação Contábil

TOTAL DOS USUARIOS % SOBRE O TOTAL DE


CARACTERISTICAS USUÁRIOS
DA INFORMAÇÃO
CONTÁBIL
E Bo Re In To E B Re Ins
xc a gul su tal x o gul ufic
el ar fic de ce a ar ient
en ie po le e
te nt nto nt
e s e
Clareza 1 3 13 25 75
Consistência 4 12 100
Qualidade 1 3 13 25 75
Tempestividade 4 12 100
Confiabilidade 2 1 1 13 50 25 25
Terminologia 1 3 9 25 75
Tomada de Decisão 3 1 11 75 25
Controle 1 3 10 25 75
Planejamento 4 12 100
Fonte:Própria do autor

Legenda: Excelente = 4 Pontos; Boa = 3 Pontos; Regular = 2 Pontos; Insuficiente = 1 Ponto

Fonte:Própria do auotr
Gráfico 1: Comparativo das Informações Contábeis

Os itens que receberam a melhor nota foram: clareza, confiabilidade e qualidade. Já a


terminologia ficou em último lugar, sendo apontado como regular por 75% dos usuários.
Nenhum dos itens questionados foi classificado como insuficientes. Os itens Consistência,
Tempestividade e Planejamento tiveram a mesma pontuação sendo apontado com bom por
100% dos usuários.
Fonte:Própria do autor
Gráfico 2: Comparativo Total de Pontos das Informações Contábeis

Apesar disso os itens de Terminologia e Controle apresentaram um índice elevado de


que a informação contábil como sendo uma informação de qualidade regular , isso pode ser
um indicativo de que os usuários da informação contábil estão mantendo alguns controles fora
do ambiente do software.
Por outro lado o item Clareza e Qualidade foram apontados por 75% dos usuários
como bom, indicando que a informação contábil possui ao mesmo tempo transparência e
precisão, dando mais credibilidade a informação contábil.
Apesar de alguns receberem pontuações no item regular, no contexto geral, o software
atende as necessidades da empresa quanto à utilização da informação contábil como
ferramenta de apoio decisório na gestão empresarial.

6 – Conclusão
Após ter sido feita um estudo bibliográfico e uma análise descritiva das informações dadas
através dos questionários, ficou claro que a implementação de um software como uma
ferramenta é adequada, pois seus relatórios compõem uma posição eficaz, confiável e
tempestiva, onde auxilia no processo decisório da entidade Apesar dos custos e da quantidade
de customização para implantação do software, foram de grande importância para a
funcionalidade da empresa, aumentando o índice de confiabilidade e planejamento,auxiliando
para a tomada de decisão na gestão empresarial.

Referências

BIO, Sergio Rodrigues. Sistemas de Informação: Um Enfoque Gerencial. 1 ed. São Paulo:
Atlas, 1996.

BULGACOV, Sergio. Manual de Gestão Empresarial. São Paulo: Atlas, 1999.

GIL , Antônio Carlos.Métodos e técnicas de pesquisa social-5 ed.-São Paulo:Atlas,1999


MARCOVITCH, J. Tenologia da Informação e estratégia Empresarial. São Paulo,
Fea/Usp ,1996

NONES, Luis Fernando Franchi. Tecnologia da Informação X Contabilidade. 2002.


Dissertação (Pós Graduação em Ciências Contábeis) – Faculdades Integradas Fundação de
Ensino Octavio Bastos de Santa Catarina.

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