Instrução Normativa

1-Título Procedimento 2-Código 3-Revisão

Gestão do Sistema ERP IN05-05 02

4-Unidade Organizacional 5- Objetivo

SDE/ GTI – Superintendência de Desenvolvimento Empresarial / Estabelecer procedimentos referentes ao sistema ERP nos seguintes processos: cadastro dos usuários e direito de acesso, suporte
Gerência de Tecnologia da Informação funcional, suporte técnico, parametrização, implantação de novas versões, rotinas de ajuste na base de dados, log de auditoria,
SIAF / GFI – Superintendência Integrada de Administração e Finanças / registro de erros e problemas.
Gerência Financeira

N Ações a Executar Onde Quando Quem O que utiliza

Cadastro dos Usuários na Rede, ERP e Perfil de Acesso.
1. Cadastrar o usuário para acesso aos sistemas e recursos da rede. GTI / Núcleo Todas as terças Administrador de FG-32 “Cadastramento de usuário
de e quintas-feiras rede na rede do Sistema FIEMG”
Obs.: Caso o usuário não tenha login e senha de acesso à rede, o gerente deverá solicitá-lo através do Telecomunica disponível na intranet
formulário FG-032 “Cadastramento de usuário na rede do Sistema FIEMG”, conforme orientações ções e
contidas na Instrução Normativa de “Cadastramento e atendimento de usuário na rede do Sistema Administração
FIEMG”. de rede
2. Solicitar cadastro ou desativação de usuário e respectivo perfil de acesso ao Sistema ERP. Pedir ao Todas as A qualquer Gerentes das Formulário solicitação de Acesso
Gerente responsável da área para enviar o formulário FG-283 “Solicitação de acesso ao Sistema ERP” Áreas, momento, desde Áreas, Regionais ao ERP,
preenchido para a equipe ERP via e-mail erp@fiemg.com.br. Regionais e que o usuário já ou Unidades E-mail
Unidades tenha “login” de
usuárias do acesso á rede
ERP

3 Cadastrar, atualizar perfil de acesso ou desativar o usuário no grupo ”gl-terminal-rm” e no ERP de acordo No Sistema A qualquer Equipe ERP Função de cadastro de usuários e
com as funções a serem exercidas pelo mesmo e conforme definido no formulário solicitação de Acesso ERP e momento a perfil no Sistema ERP
ao ERP. partir do Formulário FG-283 “Solicitação de
No Sistema
recebimento do acesso ao Sistema ERP”
intranet
da solicitação de
“Gerenciament Aplicação Intranet
acesso ao ERP “Gerenciamento de Grupos Rede
o de Grupos
Rede FIEMG” FIEMG”
4 Criar ou atualizar os perfis de acesso ao ERP de acordo com os tipos de acesso necessário para No Sistema A qualquer Equipe ERP Função de cadastro de perfil no
operação do ERP ERP momento Sistema ERP
quando
identificada a
necessidade de
novo tipo de
perfil

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N Ações a Executar Onde Quando Quem O que utiliza

Suporte ao Sistema ERP.
5 Suporte Funcional Todas as A qualquer Usuários do ERP Via e-mail erp@fiemg.com.br ou
Solicitar à equipe ERP suporte para esclarecer dúvidas ou receber orientações e treinamentos na Áreas, momento, por telefone 31-3213 1619 ou
utilização do sistema ERP. Regionais e dentro do 1674
Unidades horário de 8 às
usuárias do 18 horas
ERP

6 Suporte Técnico Prédio Sede A qualquer Equipe ERP Servidores e Links de Dados:
Solicitar à GTI suporte técnico especifico no ERP para questões referentes aos Servidores de rede, Banco momento, webmaster@fiemg.com.br
de Dados, Links de comunicação, computadores e Impressoras. dentro do
horário de
trabalho Computadores e Impressoras:
(Segunda a hdesk@fiemg.com.br
Sexta Feria das
8 às 18 horas) Aplicações, Programas, Banco de
Dados:
nsi@fiemg.com.br

7 Solicitar Suporte ao Fornecedor do ERP (Totvs). Prédio Sede A qualquer Equipe ERP e/ou Via Suporte Totvs – telefone 031
momento após GTI 21210015 e os códigos de
GTI e Equipe atendimento eletrônico do módulo.
ERP avaliarem o
problema
reportado

Parametrização, Novas Versões, Log de Auditoria, Ajustes BD, Registro de erros e problemas.

8 Parametrização Prédio Sede A qualquer Equipe ERP Sistema ERP e Aprovação formal
Manter a parametrização dos Módulos do ERP, documentando as definições e alterações. momento após (e-mail) da Gerência Financeira e
aprovação formal Gerência de Controladoria e
da Gerência Patrimônio
Financeira e
Gerência de
Controladoria e
Patrimônio

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N Ações a Executar Onde Quando Quem O que utiliza

9 Implantação de Novas Versões Prédio Sede A qualquer Equipe ERP Consultando no site da Totvs
momento Sistemas www.totvs.com.br
9.1 Verificar novas versões disponibilizadas pelo fornecedor do ERP (Totvs) e solicitar o envio da mesma e FTP fiemg ou Totvs.
para o Sistema FIEMG compiladas com as customizações especificas para o Sistema FIEMG existentes
nas versões anteriores. Os arquivos serão enviados para a GTI via ftp fiemg ou Totvs.
9.2 Criar ambiente de teste da nova versão Prédio Sede Após receber GTI Ambiente de Teste para Aplicação
solicitação da e Banco de Dados
equipe ERP
nova versão da
Totvs
9.3 Homologar Nova Versão Prédio Sede Após GTI liberar Equipe ERP Ambiente de Teste e roteiro de
Obs: Deverá ser testado o funcionamento das customizações; e em seguida enviado um e-mail de o ambiente de testes para validar a nova versão,
validação para GTI nsi@fiemg.com.br teste testando também o
funcionamento das
Customizações, enviando
validação por email para GTI
9.4 Comunicar aos usuários a necessidade de parada no ERP para instalar nova versão Prédio Sede Após Equipe Equipe ERP e GTI Comunicado enviado pela
ERP homologar Comunicação Interna, emitido
nova versão pela Equipe ERP

9.5 Instalar nova Versão em ambiente de Produção Prédio Sede Após Equipe GTI Servidores de Produção
ERP homologar
a nova versão

9.6 Validar nova versão em ambiente de Produção Prédio Sede Após GTI instalar Equipe ERP Sistema ERP , enviando validação
nova versão no por e-mail para a GTI
ambiente de nsi@fiemg.com.br
Produção

10 Rotinas de ajuste na Base de Dados para ajustes corretivos ou evolutivos Prédio Sede A qualquer Equipe ERP Reunião com Totvs e GTI, e-mail
10.1 Detalhar com a Totvs e GTI a necessidade da rotina de ajuste, solicitando a Totvs o envio da solução momento e suporte Totvs

10.2 Receber da RM a rotina de ajuste e executa a mesma em ambiente de Teste Prédio Sede Após Equipe GTI E-mail, ftp da Fiemg ou Totvs,
ERP negociar Servidores de Teste
com RM o envio
da rotina
10.3 Validar os ajustes no ambiente de Teste Prédio Sede Após GTI Equipe ERP e GTI Sistema ERP no ambiente de
executar a rotina teste, gerando registro da
no ambiente de validação e enviando por e-mail
teste para a GTI nsi@fiemg.com.br
10.4 Executar a rotina de ajuste no ambiente de produção (serão seguidos os mesmos procedimentos do Prédio Sede Após validação GTI e Equipe ERP Servidores de Produção e
item 9.4 a 9.6) da Equipe ERP Sistema ERP
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N Ações a Executar Onde Quando Quem O que utiliza

11 Log de Auditoria Prédio Sede Sempre que o Analista de Servidor de Banco de dados e
11.1 Realizar Backup das tabelas de Log de auditoria, transferindo os dados da tabela ZLog para uma tamanho do log Sistema monitoramento diário do tamanho
Base de Dados Auxiliar, por sua vez esta BD tem backup em fita conforme procedimento GTI 04 atingir 2Gb designado pela das tabelas de Log
Gerência de TI
11.2 Consultar Log de Auditoria, somente a GTI e Equipe de ERP tem acesso às informações do log de Prédio Sede A qualquer Equipe ERP e GTI Pedido formal por e-mail para a
auditoria e somente com aprovação do Gerente da TI e do Gerente Financeiro as informações do log momento GTI e GFI
poderão ser repassadas para outras áreas
12 Registro de erros e problemas Prédio Sede A qualquer Equipe ERP Sistema ERP . e-mail
Os erros e problemas reportados pelos usuários ou identificados pela Equipe ERP que tenham impacto na momento
utilização do ERP e que sejam de escopo de solução por parte da Totvs, devem ser documentados e
enviados por e-mail para a Totvs sistemas com cópia para a GTI
13 Rotinas de Liberação Anuais dos Períodos Contábeis e Patrimoniais Prédio Sede Anual conforme Gerencia de Sistema ERP, e-mail
agenda definida Controladoria e
pela Gerencia de Patrimônio,
Caberá a Gerência de Controladoria e Patrimônio agendar com a GTI a data da liberação dos períodos,
bem como enviar e-mail para os usuários do ERP comunicando a parada no Sistema para esta atividade. Controladoria e Equipe ERP e GTI
A GTI por sua vez irá fazer o backup da Base de Dados e acompanhará os usuários da Contabilidade e Patrimônio
Patrimônio na execução das rotinas. Caberá a Gerência de Controladoria e Patrimônio através dos
funcionários designados executar as rotinas, conferir os resultados e validar a liberação dos períodos.

Interface do ERP com outros Sistemas

14 Cabe a GFI e GTI identificar de acordo com os processos suportados pela ERP quais Sistemas de Prédio Sede Sempre que GFI e GTI ERP, Sistema de Negócio,
Negócios terão interface com o ERP. necessário, a Rotinas Modulo de Importação
Os Sistemas são interfaceados com o RM Saldus, RM Núcleus, RM Fluxus e RM Bonum através de interface do ERP ERP
arquivos que são gerados pelos sistemas de negócios ou pelas instituições Bancárias e importados pelos com sistemas de
usuários através do módulo de importação do ERP utilizando o layout pré-definido pela Totvs. Negócios
Para confeccionar o arquivo no padrão do layout da Totvs a GTI entra em contato com o fornecedor que
desenvolve o sistema de negócio para detalhar os procedimentos técnicos e layout padrão Totvs de
importação. Cabe a Equipe ERP testar as rotinas de importação e treinar as áreas usuárias.
Implantação do ERP nas Unidades, Regionais e demais áreas do Sistema FIEMG

15 Cabe ao SIAF o planejamento e execução da implantação do ERP nas Unidades, Regionais e demais Todas as Sempre que SIAF Sistema ERP, treinamentos, infra-
áreas do Sistema FIEMG, compreendendo todas as atividades de treinamento de usuários, preparação do Áreas, aprovado a estrutura e equipe de TI
ERP para suportar os processos da área usuária, acompanhamento e suporte durante e depois da Regionais e implantação do
implantação. Unidades ERP nas áreas
A SDE/GTI deverá ser comunicada previamente pela SIAF, para verificar a disponibilidade de rede de do Sistema
dados, links de comunicação, servidores e computadores na área onde o ERP será implantado. FIEMG

Definições

FG-230 IN05-05 – Revisão: 02 4/5

 Instrução Normativa

Sistema ERP: Sistema informatizado, desenvolvido pela empresa Totvs, composto dos módulos de contabilidade, contas a pagar, contas a receber, patrimônio, suprimentos, tesouraria, contratos.
SDE-GTI: Superintendência de Desenvolvimento Empresarial – Gerência de Tecnologia da Informação.
SIAF-GFI: Superintendência Integrada de Administração e Finanças e Desenvolvimento Humano- Gerência Financeira.
Equipe ERP: Equipe de administradores do ERP composta de usuários de conhecimentos avançados dos processos suportados pelo ERP, são os responsáveis pela implantação e suporte ao Sistema ERP ,
esta equipe está sob a gestão da Gerência Financeira.

Observações Importantes

Esta Instrução Normativa revoga todas as orientações anteriores sobre o assunto e entra em vigor a partir de 01/09/2010.

Analisado criticamente por: Data: Aprovado por: Data:

Anderson Ricardo Ferreira 01/09/2010 Carlos Eduardo Abijaodi 01/09/2010

Gerente de Tecnologia da Informação Superintendente de Desenvolvimento Empresarial

João Fábio Brito Grossi 01/09/2010 Fernando Augusto Trivellato Andrade 01/09/2010
Gerente Financeiro Superintendente de Administração e Finanças

FG-230 IN05-05 – Revisão: 02 5/5