15/02/2019 Fluxograma: o que é e como fazer em seus projetos de melhoria

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FLUXOGRAMA: O QUE É E
COMO FAZER EM SEUS
PROJETOS DE MELHORIA
Início Fluxograma: o que é e como fazer em seus projetos de melhoria

O que é um Fluxograma?
O primeiro método estruturado para o uxo de um processo, o uxograma, foi introduzido por Frank
Gilberth aos membros da American Society of Mechanical Engineers (ASME) em 1921 durante a
apresentação intitulada “Process Charts – First Steps in Finding the One Best Way”. Após sua
apresentação, a ferramenta passou a fazer parte do currículo do curso de Engenharia Industrial. No
início dos anos 30, um engenheiro industrial chamado Allan H. Mogensen começou a capacitar alguns
homens de negócio a utilizarem esta ferramenta.

Dica:  Este curso abordará uma das mais famosas ferramentas da qualidade: o uxograma. Iremos
ensinar:

O que é a ferramenta e quando devemos usá-la;

Quais problemas eu posso resolver com um uxograma;
Como mapear processos para desenhar um uxograma;
Como desenhar um uxograma usando a notação do BPMN;
Como usar softwares como o Visio, Bisagi e o Excel para desenhar uxogramas.

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(https://ead.fm2s.com.br/curso/tudo-sobre- uxograma/)

Em 1944, um aluno de Mogenses, Art Spinager levou esta ferramenta (http://www.fm2s.com.br/green-

belt/) para a Procter Gamble, difundindo seu uso em um dos seus programas de melhoria. Outro aluno,
Bem S. Graham, diretor da Formcraft Engenharia, adaptou o uxograma para que ele também
informasse o uxo de informação, desenvolvendo um uxograma multi- uxo, mostrando os vários
documentos utilizados ao longo do processo e suas interações. Em 1947, ASME adotou um conjunto
de símbolos derivados do trabalho do Gilberth.

Já no universo dos programas de computadores, onde caram tão famosos, os uxogramas chegaram
em 1947. Goldstein e von Neumann utilizaram vários uxograma de programação em seu trabalho
“Planning and coding of problems for an electronic computing instrument, Part II, Volume 1”. Foi no
campo dos algoritmos de computadores que os uxogramas atingiram seu apogeu.

O que você verá em nosso Curso de EAD

(https://ead.fm2s.com.br/curso/tudo-sobre-
uxograma/) sobre Fluxograma?

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AULA 2 - O que é essa ferramenta

Fluxograma: como a ferramenta veio para melhoria

de processos?
Para melhorarmos processos em nossas empresas, precisamos entender como ele funciona e se
comporta atualmente. Precisamos também, compreender o uxo do processo e como as etapas se
relacionam entre si. Um método importante para realizar esta tarefa é o mapeamento de processo.

Porém, na década de 70 os uxogramas começaram a perder sua popularidade, quando os terminais

de computação interativos e as linguagens de programação de terceira geração começaram a
substituir os uxogramas. Por meio do código fonte nestas linguagens era possível expressar os
algoritmos de maneira muito mais clara e concisa do que utilizando-se os uxogramas. Expressar o
algoritmo no próprio código fonte permitia a equipe trabalhar separadamente, pois não havia mais
erros de “tradução” do uxograma para a linguagem de programação.

Apesar de terem sua popularidade diminuída no campo da computação, o uxograma é ainda uma das
melhores ferramentas para se mapear e medir um processo. O uxograma é uma das ferramentas
básicas de melhoria que fornece uma imagem visual de um processo que está sendo estudado. Esta
imagem é feita por meio de uma representação grá ca de uma série de atividades que de nem o
processo e a sequência entre elas. Com a popularização das técnicas de melhoria de processos, como
TQM (http://www.fm2s.com.br/qualidade-total/), Lean e Six Sigma, e com a difusão das normas ISO de
padronização de processos, o uxograma continua mais atual que nunca.

O mapeamento de processo por meio do uxograma é uma importante estratégia de diagnóstico para
projetos de melhoria. Um bom uxograma é fundamental para que a equipe consiga compreender
como o processo funciona atualmente.

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Qual é a de nição de Fluxograma?

O uxograma é uma das ferramentas básicas de melhoria que fornece uma imagem visual de um
processo que está sendo estudado. Esta imagem é feita através de uma representação grá ca da série
de atividades que de nem o processo. Existem diversas razões para se preparar um uxograma de um
processo, tais como:

Facilita o aprendizado da equipe sobre o processo que está sendo analisado;

Torna o processo atual “visível”;
Mostra as responsabilidades e relações entre etapas e áreas envolvidas no processo;
Permite identi car etapas que não agregam valor;
Permite identi car gargalos, complexidades, atrasos, ine ciências e desperdícios;
Permite medir o tempo de ciclo de atividades;
Identi car oportunidade de reduzir custos de processamento;
Identi car “quick wins”.

Como fazer um uxograma?

1. Quais são os símbolos de um uxograma?

A maioria dos uxogramas utilizam três tipos principais de símbolos, mas existem 8 tipos básicos:

Os símbolos são conectados um a um por setas, de acordo com o uxo do processo.

Dica1: Há muitos outros símbolos que podem ser utilizados no uxograma. Entretanto, deve-se
lembrar que um dos usos mais importantes do uxograma é a comunicação. Se você for utilizar
símbolos muito diferentes que somente parte de sua audiência entende, há uma grande chance de que
você falhe na comunicação. Por isto, a dica é: mantenha sempre as coisas simples.

2. Comece o uxograma pelo SIPOC

Para construir seu uxograma, comece de nindo as fronteiras do seu processo. Uma ferramenta muito
útil para de nir as fronteiras de um processo é o SIPOC. Determine o tipo de uxograma a ser utilizado
e o seu nível de detalhes.  Pense em todas as atividades de um processo e liste-as na ordem em que
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ocorrem. Faça perguntas como: O que realmente acontece no próximo processo? Há alguma decisão
que precisa ser tomada antes do próximo passo? ou Quais aprovações são necessárias antes da
próxima tarefa? Para ajudá-lo na tarefa de elaboração do uxograma, é fundamental que esteja
acompanhado por pessoas que conheçam o processo e que consigam lhe ajudar à cria-lo.

Qual o passo a passo para o uxograma?

Comece o uxograma desenhando um círculo alongado e escreva “início” dentro. Então vá para a
primeira atividade ou pergunta, utilizando um retângulo ou o losango para representar-los. Escreva a
atividade ou a pergunta dentro do retângulo ou do losango e ligue a forma até a próxima atividade.

1. De na as fronteiras do processo.
A ferramenta SIPOC (http://www.fm2s.com.br/como-fazer-um-sipoc/) é de grande ajuda para esta
tarefa.

2. Determine qual tipo de uxograma será utilizado

(por exemplo, Cima/Baixo, Matriz/Grupo, Complexidade ou Tradicional) para alcançar o objetivo de
melhoria. Descrições mais detalhadas dos diferentes tipos de uxogramas serão apresentadas nos
próximos artigos.

3. Ilustre as etapas do processo de cima para baixo e/ou da

esquerda para a direita.
Colar “Post-Its” num quadro branco ou num “ ipchart” poderá, ser útil para o desenvolvimento do
uxograma inicial, pois a equipe poderá movimentá-los ao adicionar novas etapas. Não comece a fazê-
lo no computador. Computador é para guardar a versão nal.

4. Use palavras de ação ou verbos para descrever as

atividades importantes do processo.
Por exemplo, em lugar de “conta do frete” use “preparar conta do frete”. Isto ajudará a equipe a
visualizar a atividade como um processo, ao invés de um resultado.

5. Use os símbolos de uxograma que façam sentido para a

sua equipe.
Utilize os símbolos de modo que contribuem para a comunicação. Geralmente os símbolos básicos de
um diagrama de bloco são os mais indicados. Ao se deparar com um ponto de decisão ou uma divisão
do processo, siga um caminho por vez, até completá-lo. Este procedimento deverá ser usado para

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todos os pontos de decisão durante a realização do uxograma. Se a equipe não possuir os

conhecimentos necessários sobre o processo, para completar uma das seções do uxograma, anote
este ponto para poder completá-lo mais tarde.

6. Revise o uxograma acabado sobre os seguintes pontos

de vista:
1. O uxograma re ete o processo do modo como ele realmente funciona?
2. Todas as etapas foram de nidas? Faltam etapas?
3. O uxograma contribuirá para o objetivo de melhoria?
4. Existem áreas que demonstram uma necessidade óbvia de melhoria?
5. Os pontos úteis de coleta de dados podem ser identi cados?
6. Há oportunidades para reduzir atividades de inspeção/avaliação múltiplas e outras etapas
redundantes? Liste estes e outros assuntos relacionados para ação pela equipe de melhoria.
Use o diagrama em conjunto com o Modelo para Melhorias para facilitar a colocação de perguntas e
fazer previsões relacionadas aos ciclos de melhoria.

7. Atualize o uxograma para re etir as mudanças ou

melhorias do processo.
O uxograma deverá ser exibido durante todas as reuniões de equipe para facilitar a comunicação e
documentar os conhecimentos atuais sobre o processo.

Como o uxograma traz ideias de mudança?

Trabalhe por meio do processo todo, mostrando as atividades e as perguntas na ordem em que
ocorrem. Conecte-as por meio de echas para mostrar qual é o uxo do processo. Nos locais em que
houver perguntas, desenhas as echas saindo do losango para cada uma das possibilidades e nomeie
as saídas. E lembre-se de mostrar o nal do processo utilizando a mesma forma utilizado para mostrar
o início, porém desta vez, dentro da forma escreve a palavra “ m”.

Por último, desa o seu uxograma. Faça isto perguntando para você mesmo se cada uma das
atividades e dos pontos de decisão listados estão corretos e na ordem correta. E, se você estiver
utilizando o uxograma para uma atividade de melhoria, olhe cada atividade e busque por aquelas que
não agregam valor sob a ótica do cliente para eliminá-las. Olhe também se as atividades estão sendo
feitas pelas pessoas certas e da maneira certa. Olho clínico neste momento poderá trazer ganhos
importantes no seu processo.

Regras práticas para seu uxograma

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1. Fluxograma pode rapidamente tornar-se muito complicado a ponto de você não mais conseguir
mostra-los em uma folha de papel. Quando isto acontecer você deverá utilizar os conectores
(pequenos círculo com um número dentro) em que o uxo de atividades conecta-se a uma outra
atividade que está em outra página. Utilizando o mesmo número nos conectores, é possível
acompanhar o uxo mesmo quando este pula de página.
2. Descreva o processo como ele é hoje. Nunca descreva num uxograma um processo ideal.
3. Inicie o desenvolvimento do uxograma com uma versão macro, caso contrário vai acabar se
perdendo em detalhes. Com o uxograma bem entendido na versão macro, se necessário, parta para a
versão micro.
4. Não utilize mapeamento feito no passado. Eles podem estar muito desfasados ou podem não terem
sido feitos utilizando-se do cuidado necessário.

Quais os Tipos de uxograma?

Quando trabalhamos com uxograma, podemos dividi-los em duas categorias principais:

O que é um Fluxograma multifuncional?

Possui um foco nas unidades organizacionais, permitindo que seja compreendido o uxo do processo
entre os departamentos. É muito útil para os processos que não se completam em uma única área,
indicando assim os responsáveis por cada etapa e permitindo identi car problemas que acontecem
quando os processos passam de uma área para a outra.

O que é um Fluxograma vertical?

É o mais utilizado em atividades de melhoria. Possibilita enxergar as relações entre atividades, pontos
de decisão, inspeção, loops de retrabalho e sua complexidade. Para sua elaboração, é necessário
começar pelo nível mais elevado e depois ir adicionando os detalhes.

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O que é um Diagrama espaguete?

Método que utiliza uma linha contínua para rastrear o caminho percorrido por um item ou por pessoas
durante a realização de um processo. Por haver muitas idas e vindas ao mesmo ponto, o desenho
assemelha-se à um prato de espaguete. Muito usado para expor layouts ine cientes que geram
desperdícios. Neste diagrama pode ser mostrado o uxo de materiais, informações e pessoas.

Quais as vantagens do uxograma?

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Segundo a maioria das equipes de melhoria (http://downloads.fm2s.com.br/mapeamento-de-

processos) considera, ele é a chave para seu sucesso. O uxograma é normalmente utilizado para
ajudar a de nir um processo de trabalho e para auxiliar a equipe a entender este processo. Sem ele,
muitas equipes consideram difícil melhorar a qualidade ou até mesmo saber por onde começar. Eles
são úteis para as indústrias tradicionais de manufatura e processamento, mas têm seu maior impacto
nos processos administrativos e de serviços, onde não podemos “ver” o processo operar (Shostock,
1984). Por este motivo, o mapear o uxo é normalmente um bom ponto de partida para o aprendizado
do processo. Além de ajudar a equipe a descobrir por onde começar seus projetos, o uxograma
oferece muitos outros benefícios, como:

1. Fornecer uma experiência de aprendizado para a equipe (http://www.fm2s.com.br/blog/equipes-de-

alto-desempenho/);
2. Fornecer uma exibição visual do processo atual;
3. Facilitar o projeto de um novo processo (http://www.fm2s.com.br/curriculo-para-atrair-
oportunidades/);
4. Demonstrar os papéis e relações entre as etapas e os departamentos envolvidos num processo;
5. Ajudar a explicar um processo a outras pessoas em um treinamento ou quando houver necessidade
de passagem de informações;
6. Indicar áreas problemáticas, ciclos desnecessários, complexidade e aqueles pontos/áreas onde o
processo pode ser simpli cado;
7. Ajudar a identi car o lugar para coletar dados e onde uma investigação mais detalhada pode ser
necessária;
8. Ajudar a identi car quais elementos de um processo pode ter um impacto sobre o desempenho;
9. Documentar e padronizar o processo.

Onde utilizar um uxograma?

O uxograma não é utilizado somente uma única vez pela equipe. Para garantir os benefícios acima
mencionados, o uxograma deverá ser exibido e utilizado durante todas as reuniões desta equipe.

Agora que você já sabe os benefícios, vamos explicar quais são as diretrizes para aproveitar ao
máximo a ferramenta:

O uxograma deverá ser usado como suporte ao objetivo global de melhoria.

O documento inicial deverá descrever o processo como ele realmente funciona, a não ser que seja
usado para descrever as mudanças do processo a serem efetuadas (por exemplo, padronização
(http://www.fm2s.com.br/blog/gestao-da-rotina-2/)) ou para projetar um novo processo.
A equipe deverá incluir somente os detalhes su cientes para que ele possa servir de suporte para
o objetivo de melhoria.
O uxo deverá ser construído por aqueles que conheçam como o processo funciona no dia-a-dia.

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Quando usamos um uxograma num Projeto Lean

Seis Sigma?
Dentro de um projeto de melhoria podemos utilizar o uxograma em diversas fases:

De nir o escopo de um projeto de melhoria (o que estamos tentando realizar?);

Servir como um formulário de coleta de dados (como saberemos que uma mudança é uma
melhoria?);
Identi car mudanças óbvias que podem ser feitas (que mudanças podemos fazer que resultarão
em melhoria?):
Compreender o contexto em que uma mudança será feita;

Fornecer uma ferramenta para utilização do raciocínio lógico;

De nir a visão de um novo processo.

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4 COMMENTS

Virna Maria 19 de dezembro de 2016 Responder

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onde o uxograma pode ser utilizado e como pode ajudar na administração de uma
empresa?

FM2S 26 de dezembro de 2016 Responder

Para uma resposta detalhada e do tamanho que essa ótima

pergunta merece, recomendamos nosso E-Book Grátis sobre o tema
ou nosso Curso de White Belt Gratuito. Lá, cará claro as aplicações
do Fluxograma para melhorar uma empresa.

Thaíres 23 de março de 2017 Responder

Olá! Ótimo artigo, esclareceu-me em muitas dúvidas!

ALBERTO FEKETE 3 de dezembro de 2018 Responder

Excelente matéria!
clara, explicativa e funcional para as organizações.

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