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20/02/2019 5W2H: o que é e como aplicar | Endeavor Brasil

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5W2H: é hora de tirar as dúvidas e colocar a
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S aiba o que é, como funciona e quando aplicar o 5W2H, uma


ferramenta de gestão que pode economizar muito tempo e recursos
para o empreendedor.

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* Artigo atualizado em 8 de fevereiro de 2017

A situação é super comum: um empreendedor tem uma ideia bastante clara de um novo
produto que deseja lançar, ou de uma atividade que pretende estabelecer. Já formou um
time, que está motivado; já reuniu osInspiração
recursos e até traçou um plano estratégico; porém,
a realização deste plano é cheia de desafios, de impasses, e sobretudo de dúvidas. Se
Conteúdos
você já passou ou está passando por algo deste tipo, não deixe de ler este texto até o
Vídeos
final. Porque aqui vamos falar sobre uma ferramenta que, quando bem aplicada, pode
auxiliar a eliminar estas dúvidas e impasses, melhorando significativamente a gestão de
Quem Apoiamos
seus projetos: o 5W2H.
Políticas Públicas
Cinco dáblio o quê?
Quem Somos

Comecemos pelo começo: o 5W2H (sim, nós sabemos, a sigla é estranha) é, na verdade,
um checklist de atividades específicas que devem ser desenvolvidas com o máximo de
clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto. Essa sopa de
caracteres corresponde, na verdade, às iniciais (em inglês) das sete diretrizes que,
quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo
de um processo ou de uma atividade. São elas:

5 W: What (o que será feito?) – Why (por que será feito?) – Where (onde será
feito?) – When (quando?) – Who (por quem será feito?) 2H: How (como será
feito?) – How much (quanto vai custar?)

Ou seja, é uma metodologia cuja base são as respostas para estas sete perguntas
essenciais. Com estas respostas em mãos, você terá um mapa de atividades que vai te
ajudar a seguir todos os passos relativos a um projeto, de forma a tornar a execução
muito mais clara e efetiva.

Mas é tão útil assim para a minha empresa?

Pode acreditar que é. O 5W2H ajuda – e muito – na execução e sobretudo no controle


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das tarefas da sua empresa, o que pode significar uma tremenda economia de tempo e
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recursos – afinal, quando bem implementado, as dúvidas dão lugar à


produtividade. Porque tudo ficará muito mais claro e a atribuição de atividades de
cada colaborador será imediatamente beneficiada. Ou seja: os envolvidos em um projeto
específico saberão exatamente o que fazer, quando, onde, de que forma, etc. E o
resultado, além da economia de queInspiração
já falamos, é uma sinergia que, hoje em dia, pode
ser um importante diferencial estratégico para o seu negócio.
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Como aplico o 5W2H em meu dia Vídeos


a dia?

Quem Apoiamos
Antes de tudo, você precisa ter muita clareza a respeito da atividade a que vai aplicar a
Políticas
ferramenta. Tomemos, como exemplo, Públicas
a contratação de um novo gerente de marketing.
O primeiro passo é responder a todas as perguntas relativas a este processo – aquelas
Quem Somos
que mencionamos acima – da forma mais clara e objetiva possível: o que? Contratação
de um novo profissional; por que ou para quê? Gerenciar a área de marketing; Onde?
Na matriz. E por aí vai.

Feito isso, é só elaborar uma tabela bastante explicativa sobre o que foi planejado. Se
houver diferentes departamentos envolvidos, é preciso distribuir exatamente as tarefas
de acordo com as respostas relativas a cada área. Em suma, você vai perceber que a
aplicação não é nada difícil – o mais trabalhoso talvez seja, neste caso, formular as
soluções exatas para cada uma das questões. Mas você perceberá que, com isso, os
processos ficarão muito mais ágeis e você e seu time poderão tomar decisões mais
embasadas.

Em qual momento posso considerar aplicar a ferramenta?

Em tese, o 5W2H pode ser aplicado em inúmeras situações – e não só na sua empresa,
mas na sua vida também. Afinal, esta é uma ferramenta criada para aprimorar o
planejamento de qualquer atividade. Imagine, por exemplo, organizar uma viagem com
amigos: só o fato de montar uma tabela com a metodologia 5W2H vai te ajudar a ter
muito mais controle de tudo, sobretudo dos gastos. Agora, pense na sua empresa. A
ferramenta pode ser útil nas mais diversas ocasiões – desde o lançamento de um novo
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produto até a redução do consumo de água por funcionários, por exemplo. De acordo
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com o que temos observado, estes são outros casos em que o 5W2H pode fazer a
diferença:

no planejamento estratégico para tornar uma empresa mais lucrativa;


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na manutenção de máquinas de uma indústria;
na definição de um processo de recrutamento e seleção de pessoal;
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no aumento da sua carteira de clientes.
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Mas a minha empresa é muito pequena. Será que ainda assim devo usar?
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Políticas
Sem dúvida. Mesmo que você Públicas
seja o único responsável por um projeto, pode
experimentar: ao responder as questões propostas pelo 5W2H, você terá muito mais
Quem Somos
clareza a respeito de como proceder, de qual o melhor caminho a se trilhar para atingir
um objetivo. E acredite: vai deixar de perder uma quantidade importante de tempo e
recursos ao longo dos processos.

Existe alguma ferramenta que possa me ajudar?

Claro. No portal do Movimento Empreenda, você encontra uma tabela prontinha para
download gratuito. Ela já vem com todas as perguntas relativas à ferramenta, além de
um guia bastante claro e explicativo sobre sua aplicação:

Mas a tabela da metodologia 5W2H também pode ser realizada em uma planilha ou
mesmo com um editor de texto. O que importa é sempre ter respostas claras e objetivas
para estas perguntas, de modo que qualquer plano de ação se torne, ele próprio, claro e
objetivo.

Para entender mais sobre o tema veja também:

[eBook] Como Construir e Executar Seu Planejamento Estratégico


[EAD] Planejamento Estratégico para Empreendedores

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