APOSTILA

de

Banco de Dados

Utilizando a Ferramenta
Microsoft Access

E.T.E Dr. Carolino Mota e Silva – Espírito Santo do Pinhal – SP.

Curso Técnico em Informática
Professor : Jean A. A. Vieira
Matéria : Tecnologia em Banco de dados I
 Prefácio
Há algum tempo atrás pesquisava material didático para aulas em
banco de dados utilizando a ferramenta Microsoft Access, preparei varias
aulas em um caderno porque não encontrei livros que focassem um curso
técnico, ou eram muito simples ou muito avançados, então decidi
desenvolver uma apostila que se encaixe no nosso perfil. Então procurei
ser o mais objetivo possível, abordando de forma simples e pratica a
utilização do Microsoft Access.
Gostaria também que quando a Aluno tiver dificuldade em alguma
ferramenta, perguntar ao professor ou abrir o ®Roteiro de estudos e reler
os passos um a um pois provavelmente você pulou algum deles.
Lembrando-se que o estudo da Informática não se completa com aulas
praticas nem teóricas, só se completa com o empenho do próprio Aluno
(você) em buscar aprimoramento nas mais diversas formas: na Internet,
em Livros, apostilas e principalmente desenvolvendo projetos de interesse
particular ou coletivo, etc.
Meu desejo é que utilizem essa apostila para ampliar seus
conhecimentos no M. Access e tenham um ótimo sucesso profissional e
pessoal.

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 Introdução

Já que vamos estudar Banco de Dados primeiramente devemos saber

responder a pergunta: O que é Banco de Dados ?
A definição mais simples e pratica que temos é: Banco de Dados é um
sistema de armazenamento de informações! Quando queremos guardar
nosso dinheiro procuramos uma agencia bancaria e depositamos o
dinheiro. Quando queremos guardar DADOS utilizamos uma ferramenta
conhecida como Banco de Dados.
Quando surge a necessidade de armazenamento de dados ou
informações, devemos avaliar uma serie de itens sobre essas informações
que necessitamos armazenar, como seu volume, tipo, freqüência,
quantidade, e outros mais. Para traçarmos um perfil de qual será o melhor
software e hardware para uma boa transição dessas informações, no caso
imaginemos que entre varias ferramentas o Microsoft Access é nossa
melhor opção.

Quais as vantagens em utilizar seu Banco de Dados no Microsoft

Access?
Sua multiplataforma e velocidade, destacando a interligação com os
aplicativos do Microsoft Office, Visual Basic, Borland Delphi, etc. também é
caracterizado pela boa segurança no sistema cliente-servidor, a facilidade
na construção de tabelas e manutenção do sistema tendo para quase tudo
um assistente, simplicidade no tratamento da entrada da informação, a
geração de pesquisas e relatórios.
O conteúdo que vamos estudar nesta apostila se resume na construção
de: tabelas, consultas, relatórios, macros, formulários, relacionamentos
entre suas principais características gerais e mais importantes.
Para que possamos seguir a diante deveremos conhecer três elementos
básicos do Banco de Dados que são: Tabela, Primary Key e Foreign Key.

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 Tabelas

No Banco de Dados do Access a arquitetura utilizada é a de Tabelas,

que consiste simplesmente de três elementos que são: Linha, Coluna,
Cabeçalho. São tabelas simples como a do Microsoft Excel onde os dados
são adicionados linha a linha ordenados ou não.

Exemplo de Tabela

Chave Primaria

Mais conhecida no mundo da programação como Primary Key é ela

quem distingue os dados da Tabela. Sua função é fazer a diferenciação
dos dados de cada linha da tabela, suas principais características são:

¾ Não permite que nenhum dado se repita na coluna;

¾ O campo não pode receber um valor Nulo;
¾ Pode-se possuir mais de uma Chave Primaria;
¾ Sua abreviação é conhecida como PK.

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Chave Estrangeira (Relacionamento)

Com o nome original de Foreign Key é amplamente utilizada no Banco

de Dados, é ela quem gera uma ligação entre uma tabela e outra, como
ligar os Sócios com seus dependentes, suas propriedades são:

¾ Associa a coluna de uma tabela com o de outra;

¾ Cria um relacionamento entre duas tabelas;
¾ Pertence sempre a tabela filho, que é aquela que recebe o dado da
tabela pai;
¾ A abreviação conhecida de Chave de Ligação é FK.
¾ É conhecida no M. Access como RELACIONAMENTO.
¾ Entre duas tabelas é necessário somente um relacionamento.
¾ Tabela Pai é a tabela que fornece a informação.
¾ Tabela Filho é tabela que recebe a informação.

Uma única chave de ligação inclui uma tabela Pai inteira dentro da
tabela filho isso dispensa o uso de varias FKs de uma mesma tabela.

A Construção de Tabelas

Antes de construirmos um banco de dados devemos planejar quais

tabelas serão utilizadas, quais dados iremos utilizar? Depois que
obtivermos os dados do banco (tabelas e suas colunas) ainda temos que
fazer uma reavaliação das tabelas para identificarmos quais tabelas serão
subdivididas. As vezes imaginamos uma tabela com suas devidas colunas
mas quando vamos utilizá-las na pratica vemos que não funciona, para
isso veja o exemplo:

Se formos criar uma Tabela para cadastro de Sócios de um clube

imaginemos as seguintes colunas código, nome, ... , endereço, fone,
dependente, idade do dependente, etc.... aparentemente é uma tabela
normal mas se formos cadastrar um sócio que tem 2 dependentes, como
fazemos ?

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 Não tem jeito. O que temos que fazer é dividir a tabela Sócio em
Duas uma de Sócios e outra de Dependente onde entre as duas existira
um Relacionamento* que as tornarão de certa maneira uma só mantendo
um vinculo entre o sócio e seus dependentes.

Outra Importante informação para prosseguirmos é a Representação

Gráfica de Projeto, que se resume em como são mostradas as tabelas no
mundo profissional, ou seja quando um programador de banco de dados
ou um aluno recebe um projeto as tabelas são mostradas assim:

O cabeçalho representa o nome da tabela, e os campos abaixo são

as colunas (campos).

Roteiros

Para facilitar nossos estudos e também para que esta apostila sirva
como um material de pesquisa simples, mas ao mesmo tempo eficiente
resolvi criar um sistema chamado Roteiro Passo a Passo, esses roteiros
evitam que pulemos algum passo na hora de executar uma tarefa no
Access e ao mesmo tempo é um material para futuras consultas, os
roteiros são tão simples que até uma pessoa que nunca utilizou o Access
não terá dificuldade em realizar o que deseja.

O símbolo que vamos utilizar para os roteiros será :

Ω
Toda vez que você se deparar com este símbolo já sabe que ali se
encontra um roteiro simples e pratico.
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 Iniciando o Microsoft Access

O Microsoft Access é um aplicativo do Microsoft Office, então nós o

encontramos na barra de ferramentas do Office, basta clicar no ícone e
iniciar.
Agora iremos nos deparar com o Primeiro roteiro passo a passo, que nos
mostra como criar um novo banco de dados em branco.

Ω Iniciando um novo Banco de Dados em Branco

Ö Criar uma pasta onde o Banco de Dados será Salvo
Ö No Painel de Tarefas clicar em Novo Banco de Dados em Branco
Ö Selecionar a pasta criada
Ö Escolher o nome do Banco de Dados
Ö Clicar em Criar

Pronto agora já temos um Banco de Dados criado podemos partir para

criação das tabelas.

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 Tabelas

Tabelas são estruturas do Banco de Dados, é a partir dela(s) que

todo o Banco de Dados Funciona, sem tabelas não temos o que fazer no
M. Access.
Cada coluna de uma tabela recebe um TIPO, este discrimina os
valores que a coluna recebera, se for uma coluna que ira receber valores
de dinheiro seu tipo devera ser unidade monetária, existem vários Tipos
cada um apropriado ao dado que será armazenado, vejamos a tabela
abaixo:

Tipo de Dados Descrição

Armazena informações alfanuméricas (letras e números). É escolhido
para armazenar números que não sofrerão nenhum tipo de cálculo.
Texto
Neste campo podemos incluir até 255 caracteres. O programa não
armazena espaços digitados para posições não foram utilizadas.
Armazena textos longos com mais de 255 caracteres, ideal para
Memorando observações, descrições etc. O seu tamanho máximo é de 64.000
caracteres.
Armazena valores que serão utilizados em cálculos matemáticos
Número
menos os que envolvem dinheiro.
Data/Hora Armazena dados do tipo data e hora.
Armazena valores monetários e evita arredondamento durante os
Moeda
cálculos.
Armazena um valor numérico exclusivo de modo automático sempre
AutoNumeração que um registro é incluído na tabela. O valor armazenado pode ser
aleatório ou seqüencial com o acréscimo de uma unidade.
Armazena apenas os valores: Sim/Não, Verdadeiro/Falso ou
Sim/Não
Ativado/Desativado.
Armazena objetos criados com o protocolo OLE (documentos do
Objeto OLE Word, Excel e etc.). Estes objetos podem estar vinculados ou
incorporados em uma tabela.
Hyperlink Armazena endereços de páginas da Web, intranet ou e-mail.
Inicia um assistente que definirá uma caixa de combinação que
Assistente de
permitirá que o conteúdo deste campo seja escolhido a partir de uma
Pesquisa
lista de valores ou dos dados de outra tabela.

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 Agora que já conhecemos os tipos que as colunas podem receber
vamos verificar como criar uma tabela:

ΩCriando uma Tabela

Ö No inspetor de objetos clicar em no Objeto tabela
Ö Agora em Criar nova Tabela no modo Design
Ö Escolher o nome da Coluna(campo)
Ö Colocar o tipo de dado que ela terá
Ö Repetir os 2 procedimentos acima até terminar todas as colunas
Ö Alterar as propriedades que desejar
Ö Escolher a Primary Key se necessário
Ö Salvar a Tabela , utilizando Tabela + nome especifico

Após salvarmos a Tabela, ela já esta criada e pronta para receber

dados, para adicionarmos dados na Tabela devemos alternar do modo
design para o modo folha de dados clicando no ícone que fica
localizado no canto superior esquerdo da tela. (clicando no mesmo botão
voltamos para o modo design caso desejemos fazer uma modificação, ou
acrescentar alguma coluna / propriedade).

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 Propriedades das Colunas
A propriedade Mascara de Entrada com todas outras estão
localizadas abaixo dos campos da coluna. Se a tabela estiver no modo
folha de dados basta clicar no ícone para alternar para modo design e
alterar alguma propriedade.

Podemos destacar as demais propriedades dos campos na tabela abaixo:

Propriedade Descrição
Está disponível apenas para campos texto ou numérico. Para campo
texto são permitidos até 255 caracteres (valor padrão=50) enquanto
para números o valor padrão será o inteiro longo. Clicando na linha
tamanho do campo e a seguir no botão localizado no canto direito como
mostrado na figura abaixo irá surgir uma lista de opções. Para campos
numéricos o subtipo escolhido definirá a faixa de valores que poderá ser
armazenada, mais detalhes observe o quadro abaixo.

Tamanho do
Campo Casas
Tamanho Faixa de Valores
decimais
Byte inteiro de 0 a 255 Nenhuma
Inteiro -32.768 a + 32.768 Nenhuma
inteiro
-2.147.483.648 a +2.147.483.647 Nenhuma
longo
Simples -3,4 x 1038 a +3,4 x 1038 0 – 15
Duplo -1,797 x 10 a +1,797 x 10
308 308
0 – 15

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 Não interfere na forma de como os dados serão armazenados, porém
controla como os dados serão exibidos ou impressos e só será aplicado
Formato quando os dados forem gravados. Existem formatos pré-definidos para
campos do tipo número, data/hora, moeda, sim/não e autonumeração.
Não é permitido definir formato para campos objeto OLE.
Mascara de
Formata a entra de dados nas colunas das tabelas.
Entrada
É o nome mais representativo para o campo que será exibido no
cabeçalho de coluna quando a tabela é mostrada no modo folha de
Legenda
dados. As legendas podem ter até 2048 caracteres e são empregadas
também em consultas, formulário e relatório.
É o valor que será inserido, automaticamente, quando um novo registro
for adicionado à tabela. É apenas uma sugestão de preenchimento que
poderá ser alterada posteriormente. Esta propriedade não terá efeito
Valor Padrão
nos dados já existentes. Para substituir o valor atual de um campo pelo
valor padrão pressione as teclas <CTRL>+<ALT>+<BARRA DE
ESPAÇO>.
É uma expressão que serve para validar uma entrada em um campo.
Os dados digitados quando estiverem fora da regra definida não serão
aceitos. Essa regra é constituída por um operador(< = menor), (> =
maior) e um valor de comparação. Sem a presença do operador é
Regra de
assumido o "igual" (=). Cadeia de caracteres devem ser colocadas entre
Validação
aspas. Não é permitido usar outros campos em uma regra de validação.
Para testar se os dados existentes estão de acordo com a regra criada,
clique com o botão direito do mouse sobre a barra de título da janela no
modo estrutura e escolha a opção Testar Regra de Validação.
Texto de É a mensagem que será exibida quando o dado digitado no campo não
Validação estiver de acordo com a regra de validação estabelecida.
Esta propriedade, quando definida como sim, torna o preenchimento do
Requerido
campo obrigatório.
Quando o "sim" for selecionado o programa diferencia dois tipos de
valores vazios: nulo ou comprimento zero. Um campo pode ser deixado
em branco porque o valor não existe (não há valor - comprimento zero)
ou por não ser conhecido (desconhecido - nulo). Se você deixar m
campo em branco e não precisar determinar o motivo, defina as
Permitir propriedades Requerido e Permitir Comprimento Zero para não. Se
comprimento quiser distinguir entre um campo que está vazio, porque a informação é
zero desconhecida e outro cuja informação não se aplica, defina a
propriedade Requerido para não e Permitir Comprimento Zero para sim.
Neste caso, quando adicionar um registro, você deixará o campo vazio
(que insere um valor nulo) se a informação for desconhecida, mas
digitará aspas, (""") sem espaço entre elas para inserir uma seqüência
de comprimento zero, indicando que o campo não se aplica ao registro

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 atual. Se você quer que um campo fique vazio quando souber que ele
não é aplicável a um registro, defina as propriedades defina as
propriedades Requerido e Permitir comprimento zero para sim. Neste
caso, a única maneira de deixar um campo vazio será digitando aspas,
("") sem espaço entre elas para inserir uma seqüência de comprimento
zero. Para diferenciar um campo com valor nulo de outro com
comprimento zero é preciso utilizar a propriedade Formato. Coloque, por
exemplo, o formato @;";"Desconhecido" exibirá "Desconhecido" sempre
que o campo for nulo.
Determina a criação de um índice de um só campo. Um índice acelera
Indexado as consultas nos campos indexados, bem como as operações de
classificação e agrupamento.
O Microsoft Access 2000 usa o esquema Unicode de codificação de
caracteres para representar os dados em um campo Texto,
Memorando ou Hyperlink. No Unicode, cada caractere é representado
por dois bytes em vez de um único byte. Um esquema de codificação
que armazene cada caractere em um byte limita você a uma única
página de código — um conjunto numerado contendo no máximo 256
caracteres. Entretanto, o Unicode pode oferecer suporte a no máximo
65.536 caracteres, porque representa cada caractere como dois bytes.
Como resultado, os dados em um campo Texto, Memorando ou
Hyperlink exigem mais espaço de armazenamento do que nas versões
Compactação anteriores do Access.
Unicode Você pode reduzir esse efeito da representação Unicode de caracteres
e assegurar ótimo desempenho definindo a propriedade Compactação
Unicode do campo como Sim. Esse é o padrão quando você cria um
novo campo Texto, Memorando ou Hyperlink. Quando a propriedade
Compactação Unicode de um campo está definida como Sim,
qualquer caractere cujo primeiro byte seja 0 é compactado no momento
em que é armazenado e descompactado quando recuperado.
Você pode armazenar em um único campo qualquer combinação de
caracteres para a qual o Unicode ofereça suporte. No entanto, se o
primeiro byte de um caractere em particular não for 0, esse caractere
não será compactado.

Uma das maiores vantagem que o M. Access tem sobre outros

Bancos de Dados é a de tratar os dados que serão adicionados a nossa
Tabela na criação da coluna através de uma ferramenta conhecida como
Mascara de Entrada.
Em outros Banco de Dados o tratamento dessas informações é muito
complexo. Temos abaixo alguns exemplos onde veremos as propriedades
da Mascara de Entrada.
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 Para formatarmos a entrada de um Cep que ficaria com 2 números
um ponto mais 3 números um traço mais 3 números
13.990-000
a mascara fica com o seguinte formato 00.000-000 ou 99.999-
999
sendo a primeira entrada não obrigatória e a segunda obrigatória, cada
numero 0 ou 9 a entrada de um valor numérico como mostra a tabela
abaixo.

Para uma entrada de placa de carro que possui 3 letras um traço e 4

números
CCT-1459
A mascara fica com o seguinte formato ???-0000 ou LLL-9999
sendo a primeira entrada não obrigatória e a segunda obrigatória

Exemplo de Mascara de entrada:

Na próxima pagina veremos uma tabela dos caracteres de Mascara de

Entrada

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 Caracteres que podem empregados em uma máscara de entrada
Caractere Descrição
Dígito (de 0 a 9, entrada obrigatória, sinais de adição[+] e subtração [-] não
0
permitido.
Dígito ou espaço (entrada não obrigatória, sinais de adição e subtração
9
não permitidos)
Dígito ou espaço (entrada não obrigatória - os espaços são exibidos como
# vazios quando no modo Edição, mas os vazios são removidos quando os
dados são salvos - sinais de [+] e [-] são permitidos.
L Letra (de A a Z, entrada obrigatória).
? Letra (de A a Z, entrada opcional).
A Letra ou dígito (entrada obrigatória).
A Letra ou dígito (entrada opcional).
& Qualquer caractere ou um espaço (entrada obrigatória).
C Qualquer caractere ou um espaço (entrada opcional).
< Faz com que todos os caracteres seja convertidos em minúsculos.
> Faz com que todos os caracteres seja convertidos em maiúsculos.
Faz com que a Máscara de Entrada seja exibida da direita para a
esquerda, e não da esquerda para a direita. Os caracteres digitados na
!
máscara sempre a preenchem da esquerda para a direita. è possível incluir
o ponto de exclamação em qualquer lugar da máscara de entrada.
Faz com que o caractere seguinte seja exibido literalmente. Exemplo: \G é
\
exibido como G, simplesmente.

Chave Primaria
Adicionando uma coluna como Primary Key. Quando surge a
necessidade de diferenciarmos cada linha de nossa tabela definimos um
campo como chave primaria( PK ), um exemplo é quando armazenamos
pessoas, não podemos cadastrar mais de uma vez a mesma pessoa então
escolhemos uma coluna que não se repete em nenhuma pessoa e a
definimos como PK, normalmente código, CPF, RG, etc..
Para definir uma PK basta selecionar a coluna desejada e em
seguida clicar no ícone da chavinha .

Observe a pequena chave à frente da coluna : .

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 Formulários

Através do formulário podemos criar telas que permitirão a

integração do usuário com as tabelas. Através da tela do formulário
podemos inserir, excluir ou modificar dados de uma tabela ou mais tabelas
trabalhando juntas. Para criar um formulário contamos com a ajuda de um
assistente que deixa o formulário quase pronto, observe o roteiro e veja
como é simples.

ΩCriando um formulário vinculado a uma tabela

¾ Com o banco de dados aberto
¾ Clicar em formulários
¾ Criar um novo Formulário usando o assistente
¾ Escolher a tabela
¾ Escolher as colunas
¾ Selecionar o layout
¾ Optar pelo estilo
¾ Dar um nome apropriado ao formulário(Formulário + nome)
¾ Selecionar a opção modificar design do formulário
¾ Ajustar o grafico
¾ Concluir

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 Agora temos um formulário pronto, é só modificarmos o design ao gosto
de cada um para facilitar sua utilização pelo usuário.
Podemos realizar infinitas operações com formulários que daria para
escrever um livro sobre o assunto, nesta apostila temos algumas dicas ao
seu decorrer.

Em todos os formulários temos 5 botões de navegação padrão que são:

Para verificar ou fazer alterações em algum objeto criado no

formulário basta um duplo clique sobre o objeto e todas suas propriedades
serão mostradas em uma janela.

Quando algum Objeto tiver seu nome seguido da palavra ROTULO,

quer dizer que é apenas uma referencia gráfica que mostra o valor na qual
a Caixa de Texto se Relaciona.

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 Consultas

Através da Consulta podemos exibir ou alterar os dados de uma ou

mais tabela. Quando se tem um Banco de dados pronto e funcionando as
única coisa que teremos que fazer são consultas para sua manutenção.
As consultas são amplamente utilizadas em Relatórios, como exemplo
quando queremos mostrar os funcionários que possuem dependentes e
recebem um salário maior que 1000 reais, ou simplesmente os
aniversariantes do mês.

Tipos de Consultas :

TIPOS DE
DESCRIÇÃO
CONSULTA
É o tipo mais utilizado e normalmente serve de origem de dados para
formulários ou relatórios. Ela recupera dados de uma ou mais tabelas a
De Seleção partir da informação de critérios e exibe-os no modo folha de dados. Ela
permite ainda: agrupar e analisar os registros realizando somatórias,
contagens, médias, etc.
Ela modifica o conteúdo de uma tabela através da inclusão ou exclusão de
De Ação
registros. Pode também criar tabelas ou anexar registros.
São consultas de seleção ou ação que durante sua execução solicitam
De
informações que definirão os critérios de seleção ou valores que serão
Parâmetros
inseridos nos campos.
Exibe valores resumidos (somas, contadores e médias) a partir do
De Totais
agrupamento dos registros de um determinado campo de uma tabela.
Utiliza a instrução SQL. Permite a união de dados, enviar comandos
SQL diretamente para banco de dados ODBC ou subconsultas (consulta dentro
da consulta).

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 Inspetor de objeto selecionando Consultas

ΩCriando uma Consulta simples

¾ Com o Banco de Dados aberto
¾ Clicar em Consultas
¾ Criar consulta usando o assistente
¾ Escolher as Tabelas/Consultas
¾ Escolher as Colunas a consultar
¾ Selecionar detalhe ou resumo
¾ Optar por um nome apropriado
¾ Concluir

Existem varias maneiras de se criar uma consulta, ao clicar em

consultas e em seguida botão Novo vemos 5 opções diferentes.
Para se testar uma Consulta basta clicar no Ícone , e ela será
executada.

Podemos utilizar Critérios para a filtragem de dados em nossa consulta,

para isso basta abrirmos a Consulta no modo design, escolhermos a
coluna que ira filtrar os dados e digitar o critério. Como exemplo se
tivermos a coluna Cidade e queremos selecionar apenas os cadastros com
a cidade São Paulo devemos escrever São Paulo na linha Critérios. Os
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critérios também podem ser uma condição lógica feita no construtor de
expressões .

Critérios com “caixa de dialogo”, quando o Critério varia bastante. Para

isso basta que na linha critério escrevamos o critério entre [ colchetes ] e a
caixa de dialogo será aberta quando a consulta for executada (o critério
não pode ter o mesmo nome do campo).

Temos a opção de utilizar o construtor de expressões para

adicionar critérios a nossa pesquisa.

Outro modo de filtragem de dados é através de instruções SQL onde

digitamos um comando Select que já é algo complexo.

Podemos ainda utilizar a opção Totais que realiza algumas

funções a partir dos dados selecionados que são: soma, média, máximo,
mínimo, contar, agrupar por, onde, etc.. Dentro da função Totais podemos
alterar a legenda da mesma clicando com o botão direito e propriedades.

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 Relatórios

Os relatórios nos permite imprimir na tela ou impressora tabelas e

consultas para uma melhor visualização. Os relatórios são divididos entre
Seção e Controle. Onde:

Seção = define todos itens a serem impressos.

Controle = define qual informação será mostrada.

OBS. : No modo estrutura, cada seção aparece uma única vez e é

destacada por uma faixa. Durante uma impressão algumas seções podem
ser impressas várias vezes.

Um relatório poderá conter a seguintes seções:

Seções Significado
Cabeçalho do O seu conteúdo será impresso apenas no início da primeira página,
relatório antes do cabeçalho da própria página.
Cabeçalho da
O seu conteúdo aparecerá no topo de todas as páginas.
página
Cabeçalho de A informação será listada no início de um grupo nos relatórios
grupo agrupados
Corresponde a uma faixa que conterá os dados de uma tabela ou
Detalhe coluna selecionada. O detalhe será repetido para cada registro da
fonte de dados.
Rodapé do Esta informação será listada no final de um grupo nos relatórios
grupo agrupados.
Rodapé da
Este conteúdo será impresso no final de todas as páginas.
página
Rodapé do Esta informação será listada apenas no final da última página, antes
relatório do rodapé da página.

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Dentro das seções podemos incluir três tipos de controles:
Controle O seu conteúdo está vinculado a um campo de uma tabela ou de uma
acoplado consulta.
Controle não Não está conectado a nenhum campo. Este tipo de controle é utilizado
acoplado para inserir linhas, retângulos, figuras ou rótulos independentes.
Controle Exibe o resultado de uma expressão (combinação de operadores,
calculado campos, e funções que depois de analisadas, retornam um valor.

ΩCriando um Relatório
¾ Com o Banco de Dados aberto
¾ Clicar em relatórios
¾ Criar relatório usando o assistente
¾ Escolher as Tabelas/Consultas a utilizar
¾ Ver o nível de agrupamento
¾ Escolher a ordem de classificação
¾ Optar pelas opções de layout
¾ Escolher o estilo
¾ Dar um nome apropriado ao relatório
¾ Concluir

Outra grande vantagem do M. Access em relação a outros BD é a

facilidade de se gerar relatórios. Depois de pronto podemos alternar para
modo design e modificar o Relatório.

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 Relacionamento

Através do relacionamento de Tabelas evitamos a redundância

(repetição) da mesma informação em diversas tabelas, além de podermos
utilizar os dados de varias Tabelas de uma só vez.
Para poder se iniciar um relacionamento precisamos de no mínimo 2
Tabelas. Como veremos a seguir existem varias maneiras de se iniciar um
relacionamento, nessa apostila constam apenas uma maneira básica para
encurtarmos um pouco o caminho.

Antes de Iniciarmos um relacionamento é muito importante que

verifiquemos se o TIPO de dados das colunas(campos) a relacionar são o
mesmos. Caso sejam diferentes o relacionamento não pode ser feito.

Primeiro um pequeno roteiro para adicionarmos a barra de

ferramentas Banco de Dados que não é padrão no Access.

ΩAdicionando a barra de ferramentas Banco de Dados

¾ Clicar em exibir
¾ Barra de Ferramentas
¾ Personalizar
¾ Selecionar Banco de Dados ( )
¾ Fechar

Partimos agora para a criação de um Relacionamento.

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ΩCriando um Relacionamento entre Tabelas
¾ Clicar no ícone Relacionamentos
¾ Adicionar as Tabelas que for utilizar clicando na tabela e em seguida
adicionar
¾ Fechar o mostrar Tabela
¾ Se esqueceu de alguma Tabela clicar em Mostrar Tabela
¾ Identificar a Tabela e a Coluna Pai e Filho a se relacionar
¾ Clique e segure o mouse sobre a Coluna identificada na tabela Pai
¾ Sem soltar o botão do mouse arraste o item clicado sobre a Coluna
na Tabela Filho e Solte o botão
¾ Uma janela é aberta, conferir se as colunas e tabelas estão corretas
¾ Escolher ou não as opções de integridade
¾ Clicar em Criar

Obs. : A coluna(campo) deve ser arrastada obrigatoriamente da tabela

Pai para a Filho.

Para alterar um relacionamento já criado basta um duplo clique sobre

a seta (traço) que faz o relacionamento.

Integridade Referencial – Quando adicionamos uma a um relacionamento

qualquer alteração que o registro sofra na Tabela Pai também será sofrido
pelo mesmo registro na tabela filho.

Esta é uma forma básica de criação de relacionamentos, alguns

autores mostram outras formas entre tanto o importante é chegarmos a um
denominador comum, o relacionamento funcionando.

Para testarmos nosso relacionamento já pronto de uma forma

adequada é criarmos um formulário que trabalhe com as duas Tabelas
relacionadas, criamos um formulário pelo assistente com a Tabela Filho, e
inserimos uma Caixa de Combinação da Tabela Pai armazenando dados
na Filho como vemos no Roteiro :

ΩVerificando o funcionamento de um Relacionamento

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 ¾ Clicar em Formulários
¾ Criar um novo formulário através do assistente
¾ Escolher a Tabela Filho relacionada
¾ Concluir o formulário
¾ Entrar no modo Design
¾ Na caixa de ferramentas clicar em Caixa de Combinação
¾ Quando uma nova janela assistente de Caixa de Combinação
aparecer escolher a Tabela Pai
¾ Selecionar a Coluna
¾ Escolher ordem de classificação
¾ Ajustar a largura padrão da coluna
¾ Selecionar armazenar valor neste campo
← IMPORTANTE
¾ Escolher a coluna filho referente
¾ Concluir a Caixa de Combinação

Agora alternando o Formulário para modo Formulário poderemos

fazer um teste observando na manipulação dos valores.
A Caixa de Combinação é amplamente empregada quando utilizamos
formulários em M. Access.

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 Macros

Com o emprego das Macros podemos fazer objetos do BD

trabalharem juntos de uma maneira mais eficiente.
As Macros se destinam a automatizar tarefas rotineiras ou repetitivas,
alem de oferecer a capacidade de personalização e criação de barras de
menus personalizados para formulários.
Uma Macro consegue executar automaticamente uma ou varias
tarefas (ações). Todas as ações são executadas na seqüência criada de
cima para baixo.

Algumas aplicações para Macros :

Aplicação Descrição

Encontrar e filtrar registros

Acelera o processo para encontrar os registros.
automaticamente

Controle em um formulário para mostrar o resultado de

Definir valor em controles
um cálculo ou como um valor de uma outra tabela.

Ideais para validação e tratamento de dados em

Garantir a precisão dos dados
formulário.

Definir propriedades de Usado para definir a maioria das propriedades de

formulários, relatórios controles formulários, relatórios e controles.

Automatizar transferências de Importar e exportar dados automaticamente entre

dados diferentes formatos de arquivos.

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 Usado para abrir automaticamente um grupo de
Criar um ambiente de trabalho
consultas, formulários e relatórios quando você abre um
personalizado
banco de dados

Apesar do nome macro dar uma impressão de coisa complicada ela é

muito simples e pratica de se utilizar, o Roteiro a seguir expressa de forma
simples a criação de uma Macro porem nem todas as funções devem ser
seguidas dessa maneira.

ΩCriando uma Macro

¾ Clicar em Macros
¾ Clicar no botão Novo
¾ Clicar na primeira linha de Ação
¾ Escolher a Ação
¾ Escolher o tipo do Objeto
¾ Selecionar o Nome do Objeto que vai sofrer a ação
¾ Escolher a próxima ação
¾ Repetir os passos até terminar as ações
¾ Salvar a Macro

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 Formulário Avançado

Neste capitulo trataremos e nomearemos alguns objetos de

formulário, tão qual as ferramentas com suas propriedades e
aplicabilidades nos formulários, na figura abaixo podemos destacar os
diversos tipos de controles que são o Controle calculado para quando
realizamos um calculo matemático dentro da caixa de texto, o Controle
Vinculado que recebe as informações de uma tabela/consulta, e o Controle
Articulado quando queremos mostrar um valor pré-determinado, também
mostramos os rótulos que podemos considerar com os títulos das barras
de texto.

Agora veremos a barra de ferramentas de formulários do M. Access e

Suas Funções e Utilizações mais comuns vejamos a figura abaixo:

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 Para realizar cálculos com caixa de texto devemos utilizar a
propriedade fonte de controle que pertence a palheta Dados utilizando
sempre primeiro o sinal de igual ( = ), para facilitar podemos utilizar o
construtor de expressões que já contem todos os campos dos formulários e
das tabelas que possamos utilizar em nosso calculo matemático. Observe
a figura abaixo :

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 A função Soma também é bastante utilizada para se calcular um total
a um grupo de registros, como por exemplo somar o total de preço de
todos os itens da compra, a propriedade que se utiliza na caixa de texto é a
mesma acima Fonte de Controle onde devemos montar a expressão da
seguinte maneira :

Soma(expr)
O argumento expr é o nome de um campo ou de uma expressão e
deve ser substituído pela mesma.

Como o exemplo abaixo :

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 Importação / Exportação de Dados
Podemos realizar a Importação como também a exportação de
Dados de nossas Tabelas. Estes Dados podem Ir ou Vir para o próprio M.
Access, do M. Excel, do M. Word ou de vários outros softwares
compatíveis com plataforma Windows. A Importação dos Dados é Simples
e conta com a ajuda de um Assistente. Para realizar uma importação siga o
roteiro.

ΩGerando uma Importação de Dados

¾ Clicar em tabela
¾ Clicar em novo
¾ Escolher Importação de Tabela
¾ Escolher o tipo do Arquivo
¾ Encontrar o arquivo
¾ Seguir os passos do assistente.

Duvidas : Professor Jean => jeanpinhal@hotmail.com

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