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INTRODUÇÃO

Um sistema de gestão é um grande aliado do


supermercadista no momento de controlar os
processos da sua loja. Essa ferramenta permite
que todos os sistemas sejam integrados e que as
informações circulem de forma segura e rápida
entre os setores, melhorando o acompanhamen-
to dos resultados, e consequentemente, aumen-
tando a lucratividade do supermercado.

O grande objetivo desse material é levar ao dono


do supermercado informações sobre sistema de
gestão, também conhecidos como ERP ou sof-
tware de gestão, e como implementar essa tec-
nologia em sua loja.

Por se tratar de um software que resolve mui-


tos problemas diários, esse sistema é indis-
pensável para o bom funcionamento do negó-
cio, ainda mais no varejo de alimentos, que é
compreendido por vários processos complexos,
como controle de estoque de uma grande varie-
dade de produtos, alta rotatividade de clientes e
uma série de obrigações fiscais.

2
ÍNDICE PÁGINAS

1. Motivos para Automatizar seu Supermercado 04


2. Problemas que um Sistema de Gestão Resolve no seu Supermercado 16
3. O que Avaliar na Hora de Automatizar seu Supermercado 21
4. Dicas para Escolher a Melhor Automação para Supermercado 29
5. Passo a Passo da Automação para Supermercados 34
6. Conclusão 42
3
1
MOTIVOS PARA
AUTOMATIZAR SEU
SUPERMERCADO
4
MOTIVOS PARA
AUTOMATIZAR SEU
SUPERMERCADO

Hoje em dia pensar em processos manuais está Imagine uma gestão realizada sem o
fora de cogitação para o supermercadista, pois conhecimento das vendas que acontecem no
as vantagens da automação comercial deixaram frente de caixa? Ou ainda, a incerteza quanto
de ser um diferencial competitivo, para ser um aos pagamentos de impostos? Nesses casos,
requisito para garantir produtividade da loja e com certeza os resultados serão bem abaixo do
qualidade no atendimento ao cliente. esperado no planejamento.

Para a sobrevivência e a boa gestão do seu Produtividade eficiente, segura e rápida, esse
supermercado uma coisa é certa: é preciso ter deve ser o objetivo de todo supermercadista e
controle sobre os processos básicos, para um sistema gestão é o principal meio de atingir
que assim toda a operação aconteça da forma essa meta.
correta. Algumas áreas são essenciais para o
bom funcionamento de um varejo e merecem Vamos aos motivos de contar com um bom
atenção, as questões fiscais e o ponto de venda, software no seu supermercado:
são setores em que não podem ocorrer erros,
pois o risco de prejuízo é alto.

5
01.
REDUÇÃO DE ERROS
Ao contar com um sistema de gestão no supermerca-
do, você vai ajudar seus funcionários a não come-
terem erros como digitação errada ou operações
incorretas.

No checkout, o caixa, é fácil de perceber. Imagine uma


operadora de caixa passando cada item na calculadora,
depois digitando esse valor na maquininha de cartão.

Não é só no caixa que esses erros acontecem, a todo


momento seja no escritório ou no estoque do seu su-
permercado, você está sujeito a erros.

No escritório por exemplo, no momento em que seus


funcionários estão pagando boleto de fornecedores e
outras contas, podem acontecer falhas durante o pro-
cesso, utilizando um sistema de gestão, além de redu-
zir as chances de erros, caso eles ocorram será mais
fácil identificá-los e corrigi-los.

6
02.
REDUÇÃO
DE FRAUDES
Um supermercado com mercadorias expostas e aberta
ao público atrai clientes, mas, infelizmente, também
indivíduos mal-intencionados. Uma forma de reduzir
fraudes é automatizar seu PDV por meio de software e
equipamentos de automação comercial.

Não só no ambiente de vendas ocorrem fraudes,


infelizmente existem funcionários e fornecedores
mal-intencionados. Se você não tem uma conferência
do pedido de compra com o pagamento realizado, o
ambiente interno se transforma em uma torneira de
prejuízos.

7
03.
PRODUTIVIDADE
Uma forma de evitar retrabalhos e perda de tempo
para a equipe de funcionários é fornecer ferramenta
certa e informações centralizadas.

Quer ver um exemplo? Imagine no momento da


apuração de impostos, uma vez que as notas estejam
no sistema esse processo é realizado facilmente, basta
um clique, entretanto se não tiver no sistema, é um
parto, ou seja, o processo é complicado e passível a
erros.

8
04.
SEGURANÇA DAS
INFORMAÇÕES
Com um software de gestão é possível definir perfis
de usuários e limite de acesso. Se um funcionário vai
ficar responsável pelo controle de estoque, por que ele
precisa saber dos contas a receber da empresa? Com a
ferramenta, essas informações ficam seguras.

9
05.
ORGANIZAÇÃO
Manter as informações de venda, compra, estoque, etc,
reunidas em um só sistema, fará com que você consiga
organizar a sua operação, gerenciando melhor a
sua equipe.

Um ERP é um aliado para todas áreas, vamos usar


como exemplo o setor de compras, principalmente
para o comprador, ter informações sobre a quantidade
do produto em estoque e o último preço de compra,
será fundamental para uma boa compra.

10
06.
ATENDIMENTO
EFICIENTE
O cliente deseja ter uma experiência agradável e
se sentir especial, nesses dois pontos um software
de gestão pode ajudar. Com automação comercial,
você evita filas, fazendo um atendimento rápido e sem
atritos para o seu consumidor.

Por meio de um sistema que conta com cadastro de


clientes, é possível realizar vendas a prazo para o
consumidor e ainda ter um controle simples e seguro.
Vários softwares oferecem também opção para definir
descontos, limites de crédito por cliente, e muitas
outras facilidades para o momento da venda.

11
07.
CONTROLE
DE ESTOQUE
Principalmente no varejo de alimentos, como
supermercados, padarias e mercearias, é impossível
realizar o controle de estoque manualmente, ou
por meio de planilhas. É fundamental contar com
automação comercial no checkout.

Dessa forma, todas as vendas serão registradas e as


informações dessas transações alimentarão todo o
sistema do supermercadista.

12
08.
CONTROLE
FINANCEIRO
Quais foram suas despesas que mais aumentaram
nos últimos 3 meses? Em relação aos seus colegas de
setor, como está seu nível de gastos no escritório? Ou
despesas com limpeza e manutenção?

Não sabe responder? Utilizando o módulo financeiro


do software de gestão, basta registrar os lançamentos
de contas a pagar, que você conseguirá controlar essas
atividades.

13
09.
SEGURANÇA FISCAL
No Brasil a legislação é complexa e custosa. O problema
é que não seguí-la coloca sua empresa em risco. A
notícia boa é que com um sistema de gestão você
ganha uma grande ajuda nessa tarefa.

Os sistemas já vêm com a legislação dentro do


software. Isso facilita e traz segurança para sua loja.
Gerar o arquivo SPED fica muito mais fácil quando você
utiliza essa ferramenta.

É importante destacar que o fisco tem, cada vez


mais, autuado as empresas, focando nas obrigações
acessórias. É uma forma mais fácil e eficiente, pois não
é necessário levantar todas as informações tributárias
da empresa, basta comprovar o não atendimento
a uma dessas obrigações. Por isso, para aumentar
a segurança tributária da sua loja, fique atento à
qualidade das obrigações acessórias que sua empresa
envia ao fisco.

14
10.
MELHORES
DECISÕES
Com informações precisas e atualizadas você conseguirá
tomar decisões baseadas em dados e fatos e não apenas
no “achismo”. Isso fará com que você tenha certeza sobre
investimentos e consiga criar ações eficientes para impedir
prejuízos para seu negócio.

15
PROBLEMAS
2
QUE UM SISTEMA DE
GESTÃO RESOLVE NO
SEU SUPERMERCADO
No dia a dia do supermercadista alguns
problemas de gestão impedem que ele consiga
extrair o melhor de todos os processos da sua
loja, impedindo assim que ele tenha os melhores
resultados para sua loja.

16
01
DIFICULDADE EM
VENDER E ATENDER
O CLIENTE COM
RAPIDEZ E
SEGURANÇA
O dinheiro entra pelo checkout do supermercado,
portanto, temos que começar daqui. Com
automação comercial, que nada mais é do que
a utilização de equipamentos e softwares para
automatizar, principalmente, o processo de venda,
o supermercadista consegue grandes vantagens.
Primeiro atendendo o cliente com eficiência e rapidez,
segundo com segurança e amparado em todas
questões legais.

Utilizando um sistema de gestão, o dono do


supermercado conseguirá aumentar a qualidade do
atendimento oferecido ao cliente, pois evitará filas e
outros atritos gerados por falhas operacionais.

17
02
PROBLEMAS
COM A LEGISLAÇÃO
O Brasil é um dos países mais burocráticos e complexos
do ponto de vista tributário e fiscal. Para completar,
também somos os mais modernos nesses quesitos,
isso significa que essas operações estão cada vez
mais digitais e sob controle do Estado.

Realizar a apuração de impostos a pagar, gerenciar as


regras tributários do cadastro de produtos, enviar as
obrigações acessórias (como o SPED) é praticamente
impossível sem o apoio de um bom software de
gestão.

E não adianta ter apenas um bom sistema de gestão,


ele deve ser focado em supermercados, pois as
particularidades são muitas.

18
03
CONTROLAR
ESTOQUE
O controle de estoque é um grande desafio para o
supermercadista, isso porque o problema é físico, isto
é, ocorre em qualquer momento da operação de um
varejo. Em supermercados esse desafio é ainda maior,
pois lidamos com produtos perecíveis, em grandes
quantidades e fracionados.

Por que é tão importante controlar o estoque? O


negócio do supermercado é vender mercadorias! O
controle de estoque está no coração de todas as
operações do supermercadista.

19
04
MELHORES DECISÕES,
MELHOR GESTÃO
Com controle dos processos operacionais, segurança
fiscal, controle de estoque, informações centralizadas
e organizadas, será bem mais fácil tomar melhores
decisões.

Quando falamos em decisões, não são apenas as


estratégicas, mas também as operacionais do dia
a dia. Por exemplo, com informações precisas sobre
perdas em determinada categoria de produto, é
possível orientar melhor os funcionários responsáveis
e acompanhar sua evolução.

Esses problemas de gestão acumulados podem


complicar a vida do supermercadista, eles são
responsáveis por agravar alguns erros que prejudicam
as finanças e a operação do supermercado. Um sistema
de gestão ajuda a reduzir esses problemas, pois será
possível conhecer essas falhas operacionais e criar
ações para impedir que aconteçam.

20
O QUE AVALIAR
3
NA HORA DE
AUTOMATIZAR SEU
SUPERMERCADO
No momento de escolher o melhor software para
implantar em sua supermercado é necessário que
você tome alguns cuidados para não investir em
uma ferramenta que não entregará os resultados
esperados.

Vamos apresentar algumas características que


merecem atenção no momento de avaliar qual
software implantar:

21
SOFTWARE
COMPLETO
A operação de um supermercado é complexa e
composta por vários processos e áreas, o sistema
que será adotado, precisa oferecer automação para
todos os setores e facilitar o funcionamento geral
da loja.

Portanto é fundamental que o software seja completo,


tenha todas as funcionalidades que o supermercadista
precisa e que esteja regulamentado com as exigências
das leis que cercam esse setor do varejo.

Se sua empresa tem expectativa de crescimento,


é importante avaliar não só o que sua equipe utiliza
hoje, mas também o que sua loja vai precisar em um
futuro breve.

Por exemplo, se você conta com três lojas, esteja


mudando de software e tem a expectativa de abrir um
depósito para as lojas nos próximos anos, é importante
já avaliar essa funcionalidade no seu futuro sistema.

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SEGURANÇA
Ser completo é fundamental para que você consiga
agilizar e melhorar a produtividade da sua loja, porém
se o sistema não for seguro não adianta nada. Você
precisa assegurar que as informações que circulam
pelo sistema sejam confiáveis e precisas.

A segurança do software permite que você tenha


confiança nos processos, evitando retrabalhos e
erros operacionais. Também será importante no
momento de planejar, investir e evitar gastos do seu
supermercado.

23
FUNCIONAMENTO
OFFLINE
Observamos que a maioria das redes independentes
de supermercados estão localizados em cidades
menores, onde muitas vezes, os provedores de
internet sofrem instabilidade no serviço.

Se este é o caso do seu supermercado, e se sua empresa


já conta com uma equipe administrativa considerável,
ficar parado e sem sistema significa um alto custo
para a loja. É importante avaliar um sistema que
funcione mesmo sem internet.

Alguns imprevistos acontecem, sua loja deve estar


preparada para esses momentos. Ter um software
que esteja hospedado em um servidor interno na loja,
assegura que a operação do supermercado não
pare no momento em que acontecer uma queda da
internet.

Um software de gestão é responsável por integrar


vários processos, dessa forma parar de funcionar
por falta de internet não é uma alternativa para o
médio supermercadista.

24
ATENDIMENTO
Na hora de escolher a melhor automação para sua
loja é fundamental que você leve em consideração o
atendimento/suporte oferecido pela empresa que irá
fornecer o software. No momento de resolver alguns
problema, treinar os funcionários e realizar atualizações, um
atendimento qualificado fará toda diferença.

Nesse momento, se tiver a oportunidade avalie dois quesitos:


a experiência desses profissionais e seu conhecimento na
regra de negócio do ramo supermercadista. Muitas empresas
de software atendem vários segmentos, logo, quando sua
equipe precisa de atendimento, pode ser que seja atendido
por um técnico com pouco conhecimento no assunto.

25
APOIO
DE CONSULTORES
Normalmente, todo supermercado conta com
consultores, esses profissionais são responsáveis
por ajudar na gestão da empresa e em processos
fundamentais do seu funcionamento.

Na hora de escolher o melhor software para seu


negócio, o supermercadista precisa levar em conta
se existem consultores que conhecem a ferramenta.

Contar com consultores ambientados ao software que


você está para adquirir pode ser um grande diferencial,
por várias razões, seja por ele conhecer as melhorias
possíveis com o novo sistema, ou até mesmo, o
simples fato dele já conhecer os processos do sistema,
economiza tempo, o que no final das contas, é seu
dinheiro.

26
CONHECIMENTO DA
REGRA DE NEGÓCIO
Algumas particularidades fazem parte do dia a dia da
operação de um supermercado. Por isso o sistema que
for escolhido para atender ao seu negócio, precisa ter
como fonte uma empresa que entenda as regras de
negócios que são aplicadas ao setor do varejo que você
faz parte, no caso supermercadista.

O conhecimento sobre as regras de negócios será


fundamental no momento de lidar com as burocracias
fiscais vigentes, e ainda no momento de encontrar a
melhor solução para uma situação problemática.

27
INTEGRAÇÕES COM
OUTROS SISTEMAS
O software não precisa ter tudo, desde que ele permita
integrações com outros sistemas. Principalmente no
caso de supermercados, que o ecossistema é rico, e
possui vários sistemas que ajudam a operação.

Um conciliador de cartões por exemplo, é uma


ferramenta que para o seu supermercado é fundamental,
pois ajuda no momento dos lançamentos e controle
das vendas realizadas em cartões. Esse sistema evita
o pagamento de taxas abusivas e o mais importante:
evita que o supermercadista não receba todo o valor
das vendas.

Uma integração que serve para facilitar a sua vida


na cadastro de produtos é um sistema de validação
tributária. No momento de cadastrar os produtos
você deve informar a tributação de cada um, sem
uma automação o risco de erros aumenta
consideravelmente.

28
4
DICAS PARA ESCOLHER
A MELHOR AUTOMAÇÃO
PARA SEU SUPERMERCADO
Agora que você já sabe o que avaliar no software de gestão
para seu supermercado, vamos apresentar 3 dicas
importantes para ajudá-lo na decisão.

29
01
CONHEÇA A EMPRESA
QUE ESTÁ POR TRÁS
O sistema de gestão não é só produto, é serviço também.
Principalmente na fase inicial de implantação e treinamento,
você vai depender muito das pessoas da empresa que você
contratou para fornecer o ERP.

Outro ponto é, que por ser um processo delicado, que envolve


a gestão e informações da seu supermercado, é importante
avaliar se a empresa que está por trás da ferramenta é
confiável e sólida.

Busque empresas que tenham certificados, premiações,


que sejam reconhecidas no mercado. Você pode consultar
associações e outros supermercadistas a respeito da empresa
que você está contratando.

30
02
CONHEÇA SUA
NECESSIDADE
O produto tem que resolver seu problema. Isso vai
depender muito da necessidade da sua loja.

Se sua empresa é maior, tem processos mais complexos


e precisa de flexibilidade em executar um processo da
maneira que lhe convém, é necessário um software
completo que atenda todas as demandas do seu
supermercado.

31
03
COMPARE AS
DIFERENTES OFERTAS

As empresas fornecedoras de software possuem Portanto, entender sua realidade e o que vai ser
posicionamentos diferentes, dessa forma elas são necessário é fundamental para fazer uma compra
especializadas no atendimento a diferentes setores do certa.
mercado.
O suporte é um quesito crítico. Normalmente não é
Por isso é essencial que você escolha uma empresa avaliado no momento de contratação do sistema de
que esteja acostumada a atender supermercados. gestão, mas depois que contratado é um dos quesitos
Isso será importante no momento de solucionar uma mais utilizados no dia a dia.
dúvida, atender um quesito ou resolver um problema
de operação do software. Importante! Se você tem um supermercado com um
certo grau de complexidade na operação, ficar apenas
Conforme já falamos, o sistema de gestão é composto orientado ao valor da mensalidade pode ser uma
tanto pelo produto, que é o próprio software, como armadilha na hora de contratar um software.
também por serviços, que é a implantação, treinamento
e suporte no dia a dia (que você uma hora vai precisar).

32
04
FIQUE ATENTO À
OPERAÇÃO DO PDV
O ponto de venda do supermercado possui muitas
particularidades e no momento de escolher o sistema
de gestão para atendê-lo, você deve avaliar se o
software atende todas as demandas desse setor da
sua loja.

O fluxo de movimentação no ponto de venda é intenso,


isso significa que o sistema precisa operar com
eficiência nos momentos de maior movimento do
supermercado.

33
VAMOS AO PASSO A PASSO
5
DA AUTOMAÇÃO
PARA SUPERMERCADO
Ufa! Agora é a hora de colocar a mão na massa!

Você já viu os principais motivos de automatizar um


supermercado, os problemas que essa automatização
resolverá, o que avaliar e dicas para escolher os me-
lhores fornecedores. Agora é o momento de implan-
tarmos tudo isso. Mas como?

Preparamos um passo a passo simples para te ajudar


nesse momento.

34
01
TOMAR A DECISÃO
O primeiro passo para implantar um processo de
automação para supermercado é entender que existe
a possibilidade de melhorar uma operação da loja.
A otimização da operação é um resultado natural dessa
automação e os benefícios são significativos para o
supermercadista.

Realmente tomar a decisão de implementar um


software de gestão e automatizar sua loja é o
primeiro passo.

Implantar um software para supermercado, não envolve


apenas o custo de contratação, que inclusive diminuiu
bastante nos últimos anos. Envolve principalmente
os custos de tempo da sua equipe e diretamente do
proprietário.

Você é o líder da empresa! Problemas e obstáculos vão


surgir durante o processo de implantação, portanto,
estar convicto que o software de gestão vai ajudar o seu
negócio a crescer é fundamental para chegar até o fim.

35
02
ENTENDER O QUE
SUA LOJA PRECISA
As respostas dessas perguntas serão a base para
você começar a procurar um software para atender
seu negócio. No mercado existem vários sistemas
disponíveis, a escolha deve ser essencialmente
baseada na solução do problema da sua empresa.

Para supermercados é indispensável que o software


ofereça a opção de integrar ferramentas, como
existem vários sistemas responsáveis por setores
diversos, é preciso que todos sejam integrados por
meio de um sistema de gestão, para que as informações
estejam sempre corretas e atualizadas.

Você deve procurar um sistema que facilite o seu dia


a dia, portanto entender o que sua loja precisa, é
o segundo passo para buscar uma automação para
supermercado.

36
03
AVALIAR OS
EQUIPAMENTOS
DO PDV QUE
VOCÊ VAI PRECISAR
No momento de buscar uma automação para supermercado
é necessário que você pense no PDV, esse local é um dos
mais importantes para o supermercadista e exige atenção
especial. Por contar com uma legislação específica dos
equipamentos e sistemas é indicado que você procure uma
empresa que esteja acostumada a entregar soluções para esse
setor.

A automação comercial é caracterizada tanto pelo software


quanto pelo hardware. Na parte de equipamentos você deve
avaliar as necessidades do seu ponto de venda e definir quais
ferramentas vão atender as necessidades da sua loja.

Por exemplo, se seu fluxo de venda é grande e todos os


produtos da sua loja têm código de barras, adquirir um scanner
será uma boa escolha. Outro equipamento fundamental para o
dia a dia do supermercadista é a balança, que é usado no setor
de açougue, hortifruti e padaria, portanto o software precisa
ter essa funcionalidade.

37
04
COMPARAR
FORNECEDORES
E SUAS OFERTAS
No momento de escolher a empresa que será responsável
por fornecer o software para seu supermercado é
fundamental que você pesquise bem. A dica principal
é: escolha uma empresa que tenha conhecimento
das regras de negócios aplicadas para o setor
supermercadista.

Isso será importante para todos os momentos da relação


entre sua loja e empresa fornecedora de software, durante
o atendimento (suporte), é necessário que empresa conte
com profissionais capacitados para solucionar as dúvidas
da sua operação.

Vale a pena pedir indicações de outros


supermercadistas, pesquisar em associações e olhar
as premiações que a empresa recebe do mercado.
Você não pode deixar que todas as informações da sua
loja, estejam na mão de uma empresa que não seja
competente e tenha seriedade com o serviço oferecido.

38
05
CONTRATAR PRODUTOS
E SERVIÇOS
Depois de analisar as ofertas e escolher uma automação que facilite
a operação e que acabe com um problema do seu supermercado
é hora de negociar a implantação e começar o planejamento
para esse processo.

39
06
PREPARAR
PARA IMPLANTAÇÃO
Realizar o planejamento da implantação será fundamental
para que você possa acompanhar e garantir que tudo saia
como pensado.

Normalmente, a implantação do software demanda mais


atenção, pois se trata de treinamento da equipe e utilização
em processos mais complexos, enquanto o equipamento,
depois de instalado o funcionamento é mais tranquilo.

O supermercadista precisa acompanhar de perto todo


esse processo, de forma que o envolvimento seja ativo,
afinal ele estará à frente de toda a operação.

40
07
USUFRUIR
DOS BENEFÍCIOS
Missão cumprida! Agora é colher os benefícios.
Utilizando um software de gestão e equipamentos
em seu supermercado, você conseguirá mais
qualidade nos processos que fazem parte do dia a
dia. O resultado disso é uma melhoria no serviço
oferecido e consequentemente o aumento da
lucratividade do seu negócio.

41
CONCLUSÃO
Agora que você já sabe tudo sobre a importância de um
sistema de gestão, as vantagens, os problemas que ele
resolve, como escolher e o passo a passo para a implan-
tação. É hora de começar a planejar e pesquisar o me-
lhor software para seu supermercado.

Para sua pesquisa é importante que você acompanhe e


estude a situação atual do mercado, vendo o que tem de
novidade e quais os benefícios dessas novas tecnologias
para o dia a dia do supermercadista. No InfoVarejo você
acompanha essas novidades e fica sabendo de tudo
que pode ser usado na sua empresa.

Sem dúvida, um software de gestão é importante para dar


mais segurança, controle e eficiência ao processo opera-
cional do seu negócio. Com essa ferramenta você con-
seguirá reduzir as despesas e aumentar a produtivi-
dade da sua equipe, melhorando os resultados do seu
negócio.

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