Guia sobre a gestão de documentos

fiscais eletrônicos
Introdução��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 03

Conheça todos os tipos de documentos fiscais������������������������������������������������������������������������ 04

Entenda a importância do documento fiscal para geração do SPED Fiscal��������������� 10

Saiba como fazer a gestão eficiente dos documentos fiscais������������������������������������������� 14

Conclusão����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 19

Sobre a SIEG��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 20
Introdução
Todas as empresas, independentemente do
segmento ou porte, precisam fazer a gestão de
seus documentos fiscais. Afinal, as notas emitidas
e recebidas, bem como outros itens são de
extrema importância para que sejam monitoradas
situações e também para evitar problemas
contábeis e penalizações em fiscalizações.
Apesar dessa relevância, muitos responsáveis
por essa área ainda têm dúvidas acerca da
gestão de documentos fiscais eletrônicos. Foi
pensando em sanar esses questionamentos que
desenvolvemos este e-book.
3
Nas páginas a seguir você entenderá quais são
os tipos de documentos fiscais existentes, a
importância que eles têm para a geração do
SPED Fiscal e como fazer essa gestão de forma
eficiente. Tudo isso explicado de forma prática,
para que você tenha um fácil entendimento.
Ficou interessado em obter todas essas
informações relevantes? Então basta
seguir a leitura. Temos a certeza de
que você fará bom proveito do nosso
conteúdo. Vamos lá?
Conheça todos
os tipos de
documentos fiscais
O primeiro passo para fazer uma gestão de
documentos fiscais eletrônicos eficiente é saber qual
é o tipo de nota que precisa ser emitido pela sua
empresa. Por isso, é importante que você conheça
quais são as modalidades existentes.

A seguir, apresentaremos informações sobre todos

os tipos de notas disponíveis e explicaremos cada
um deles brevemente. Acompanhe!

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NF-e
A nota fiscal eletrônica (NF-e) é o documento
fiscal digital mais comum que existe. Ela foi
criada para substituir as notas físicas do tipo
1 e 1A. Trata-se de um documento que auxilia
as empresas e os consumidores a documentar
todas as operações relacionadas à compra e
venda de mercadorias ou prestação de serviços.
Para emitir a NF-e é preciso que você tenha
um certificado digital. As obrigações acerca da
obrigatoriedade da emissão podem variar de
acordo com regulamentações locais de cada
estado ou município. Por isso, vale a pena fazer
uma consulta sobre o que prevalece na sua região.
5 Conheça todos os tipos de documentos fiscais
NFC-e
A Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica
(NFC-e) foi criada para substituir a antiga
nota de modelo 2 e o cupom fiscal. Esse
modelo é bastante comum de ser utilizado
no comércio varejista, em estabelecimentos
como supermercados, farmácias, restaurantes,
padarias, entre outros.
Entre os principais benefícios da
NFC-e está a facilidade de controle,
uma vez que os valores vendidos são
automaticamente enviados para a
Secretaria da Fazenda local. Isso evita
fraudes e perdas de dados.
 NFS-e

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

é o documento utilizado para que empresas
e profissionais autônomos comprovem a
prestação de serviços para uma pessoa
física ou jurídica. Ela foi desenvolvida para
substituir a antiga Declaração de Serviço.

A emissão desse documento é feita,

geralmente, por meio do portal eletrônico
da prefeitura do município em que a
empresa é aberta. O modelo também é
muito utilizado por Microempreendedores
Individuais (MEIs).

6 Conheça todos os tipos de documentos fiscais

CT-e

O Conhecimento de Transporte Eletrônico

(CT-e) serve para documentar o transporte de
cargas. Ele é utilizado sempre que precisam
ser enviadas mercadorias, por qualquer meio
de transporte, rodoviários, aéreos, fluviais,
ferroviários etc.

A ideia da criação desse documento surgiu a

partir da necessidade de reduzir problemas
entre os remetentes e os destinatários. De tal
forma, os erros deixaram de ser tão frequentes
nesse tipo de operação.

7 Conheça todos os tipos de documentos fiscais

MDF-e

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais

(MDF-e) serve para que todos os documentos
fiscais de produtos transportados sejam
armazenados de forma digital em um mesmo
arquivo. De tal forma, esse documento facilita
a fiscalização de mercadorias nas estradas. Ele
também é importante para agilizar os processos
de emissão de notas.

DANF-e

O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica

(DANF-e) nada mais é do que uma versão mais
simplificada da NF-e. Ele deve ser impresso e É importante salientar que o DANF-e nada mais
enviado junto com as mercadorias, quando os é do que um resumo da NF-e, sendo que ele não
itens são transportados. pode substituí-la sob nenhuma hipótese.

8 Conheça todos os tipos de documentos fiscais

Darf

O Documento de Arrecadação de Receitas

Federais (Darf) é utilizado para o pagamento de
débitos não previdenciários, que estão inscritos
na chamada Dívida Ativa da União. Esse
documento geralmente é utilizado para débitos
previdenciários e valores parcelados.

Agora você já conhece todos os tipos de

documentos fiscais e pode avaliar qual deles é
necessário para a sua empresa. Isso é relevante,
uma vez que eles são fundamentais para a
geração do SPED Fiscal.

É sobre isso que falaremos em nosso próximo

capítulo. Não deixe de conferir!

9 Conheça todos os tipos de documentos fiscais

 Entenda a
importância do
documento fiscal
para geração do
SPED Fiscal
Você sabe realmente o que é o SPED Fiscal
e como ele funciona? Caso a sua resposta
seja não, não se preocupe! Na sequência,
vamos explicar mais sobre o assunto! Siga
conosco e informe-se agora mesmo!

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O que é SPED Fiscal e como ele funciona?
O Sistema Público de Escrituração Digital
(SPED) é um sistema que foi criado pelo Governo
Federal para que o cumprimento das obrigações
fiscais das empresas fosse modernizado.
Por meio dele, ficou mais fácil de as
organizações prestarem contas ao Fisco e terem
controle das suas operações fiscais.
O SPED Fiscal ainda tem três desdobramentos:
◆◆ a Escrituração Fiscal Digital (EFD);
◆◆ a Escrituração Contábil (ECD); e
◆◆ a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
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Porém, popularmente, a EFD ficou conhecida
como SPED Fiscal, fazendo com que muitas
pessoas pensem que o programa se limita a isso.
Trata-se, no entanto, de um processo que tem
início na emissão da nota fiscal, de acordo com
os modelos que citamos no capítulo anterior.
Cabe lembrar que a escrituração digital
é obrigatória para as empresas que são
contribuintes do Imposto sobre Circulação de
Mercadorias e Serviços (ICMS) e do Imposto
sobre Produtos Industrializados (IPI). De tal
forma, algumas empresas que são dispensadas
do pagamento desses impostos também podem
ser dispensadas de realizar a EFD, desde que
haja autorização do Fisco.
Entenda a importância do documento
fiscal para geração do SPED Fiscal
Também é importante ressaltar que as
empresas que são optantes do modelo
Simples Nacional são obrigadas a
cumprirem o SPED Fiscal. Isso porque
os impostos como o ICMS e o IPI estão
inclusos na guia única de pagamento que
é quitada por essas companhias. Logo,
elas também são contribuintes e precisam
seguir o que diz a legislação em relação a
isso. Por isso, fique atento para que você
não cometa nenhuma irregularidade.

Entenda a importância do documento

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fiscal para geração do SPED Fiscal

Como gerar o SPED Fiscal?
Para gerar o SPED Fiscal, é importante que as
empresas criem um arquivo digital, que precisa
conter todos os documentos fiscais que devem
ser enviados ao Fisco. O objetivo é que todas
as operações possam ser verificadas pelos
órgãos fiscalizadores.
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É importante que os documentos façam a
correta referência ao período de apuração
do ICMS e do IPI. Esse procedimento não é
complicado, porém, recomenda-se que seja
utilizado um sistema de gestão adequado, para
que as informações sejam desenvolvidas de
forma automatizada e sem erros.
Outro ponto relevante está relacionado à
validação do arquivo. É necessário que se
tenha um certificado digital ativo para que uma
assinatura eletrônica seja aplicada e dê validade
ao documento.
Entendido sobre o SPED Fiscal? Então agora
é chegado o momento de compreender
sobre como fazer uma gestão eficiente dos
documentos fiscais da sua empresa. É esse o
tema de nosso próximo capítulo.
Entenda a importância do documento
fiscal para geração do SPED Fiscal
Saiba como fazer
a gestão eficiente
dos documentos
fiscais
Para que você possa cumprir com as
obrigações do Fisco, fazer uma boa gestão
de documentos fiscais é imprescindível.
Listamos algumas dicas que podem ajudar.
Veja agora!

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Crie uma política de armazenamento dos documentos fiscais
Para que você possa fazer um bom
gerenciamento de registros fiscais, é necessário
que adote boas práticas para realizar o
arquivamento da documentação. É importante
que todas as notas, recibos e outros documentos
relevantes estejam muito bem seguros e
organizados em sua empresa.
É fato que as impressões da NF já não são mais
obrigatórias, uma vez que os documentos agora
são eletrônicos. Porém, é preciso que você as
deixe armazenadas para posterior consulta
ou fiscalização.
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Pequenas empresas até podem ter as notas
fiscais armazenadas todas em uma pasta de
computador, embora essa prática seja arriscada,
uma vez que o equipamento pode estragar,
por exemplo. No entanto, as companhias que
têm uma maior emissão de notas, necessitam
de uma ferramenta de armazenamento de
dados em nuvem.
Apenas dessa forma os itens estarão todos
seguros e poderão ser acessados em todos os
dispositivos e não em um único computador da
empresa, por exemplo.
Saiba como fazer a gestão eficiente
dos documentos fiscais
 Confira o banco de dados
constantemente

Se você tem um banco de dados em

que as notas fiscais são armazenadas,
recomenda-se que ele seja conferido
constantemente. A ideia é que possíveis
falhas sejam identificadas, como a
duplicidade de documentos ou a falta de
algum deles.

É indicado que essa verificação seja

feita em períodos determinados e de
curto prazo, como uma vez por mês, por
exemplo. Assim, você evita que as falhas
tomem proporções maiores e demandem
mais tempo para serem corrigidas.

Saiba como fazer a gestão eficiente

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dos documentos fiscais
Identifique o que pode
ser excluído

Fazer uma gestão de documentos eficiente

também significa saber o que pode ser descartado.
Por isso, é uma boa prática manter apenas
os documentos que são necessários para as
comprovações fiscais do negócio armazenados.

Tudo aquilo que não for útil para a sua empresa

pode ser excluído, até mesmo para evitar que
sejam feitas confusões, por exemplo. Porém,
é preciso ter cuidado na hora de deletar
documentos, para que você não acabe excluindo
aquilo que é obrigatório. Os arquivos XML, por exemplo, devem ser
guardados por 5 anos corridos. Se você excluir
Ainda falando sobre itens que podem ser esses documentos antes de passar 5 anos
excluídos, é importante que você conheça sobre da data de sua emissão, poderá enfrentar
o tempo de guarda exigido para os documentos. problemas. Após isso, a exclusão pode ser feita!

Saiba como fazer a gestão eficiente

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dos documentos fiscais
Utilize um software de
gestão eficiente
Para que todos esses processos sejam
desenvolvidos de forma automatizada e você
tenha mais segurança, convém investir em um
software de gestão de documentos eficiente.
Com esse tipo de sistema tudo é feito de forma
automática e você evita que erros humanos
aconteçam e gerem problemas com o Fisco,
por exemplo.
Os sistemas de gestão, como os desenvolvidos
pela SIEG, possibilitam que a verificação de
autenticidade de documentos não precise
ser feita manualmente em cada item que for
recebido. Além disso, o software faz o rastreio
do CNPJ de todas as emissões feitas, realiza o
download do arquivo etc.
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Outro benefício desses sistemas diz respeito
à nomeação dos arquivos. Tudo é feito
sistematicamente por meio do painel de
controle dos usuários, de modo que as notas são
renomeadas de uma forma que facilite serem
encontradas posteriormente.
Os acessos às informações também é limitado!
Você pode definir, por meio da criação de
usuário e senha, quem são os colaboradores
da organização que podem ter acesso às
informações fiscais da empresa, que, muitas
vezes, são sigilosas.
Se você seguir a essas boas práticas e
contar com a tecnologia como aliada,
temos a certeza de que fará uma boa
gestão de documentos fiscais.
Saiba como fazer a gestão eficiente
dos documentos fiscais
Conclusão
Se você leu o nosso e-book até aqui, está
bem informado sobre como fazer a gestão de
documentos fiscais eletrônicos na sua empresa.
Também sabe que os recursos tecnológicos
ajudam muito nesse sentido e são uma
necessidade para que os trabalhos sejam bem
desenvolvidos na sua empresa.

Nós, da SIEG, estamos à disposição para

contribuir com a sua empresa nesse sentido!
Dispomos de softwares que automatizam
e facilitam a gestão de documentos nas
organizações. Conte sempre conosco para
melhorar esses processos na sua companhia.
Obrigado por ter lido nosso material! Esperamos
que as informações que reunimos tenham sido
úteis para você. Até uma próxima oportunidade!

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 rockcontent.com

A SIEG é uma empresa à frente de seu tempo. Nossas

soluções têm um objetivo claro: facilitar o dia a dia dos
nossos clientes e parceiros. Cremos que a tecnologia aliada
a bons processos proporciona, além da eficiência, qualidade
de vida para os seus usuários. Hoje, mais de 50.000 empresas
utilizam nossas soluções e isso é apenas o começo.

A nossa missão é oferecer softwares aplicativos de simples

implantação e fácil usabilidade, indispensáveis para
facilitar a rotina dos clientes. Através de ideias inovadoras,
desenvolvidas por meio de pesquisas detalhadas sobre as
necessidades das empresas, nossas soluções têm o objetivo
de otimizar processos, eliminando erros e a perda de tempo.