Raphael Santos

http://raphaelrsantos.blogspot.com
@rapharsantos

Tabela Dinâmica – Dicas de Produtividade

Olá pessoal,

Em algumas oportunidades tenho escrito aqui no blog que sou fã incondicional da utilização de Tabelas Dinâmicas – e
quem usa regularmente este recurso sabe que isso não é nenhum exagero.

Pois bem, neste post vou procurar listar ótimos recursos oferecidos pela ferramenta, que podem aumentar
significativamente a produtividade dos usuários na consolidação, organização, extração e análise de informações – e,
porque não, tornar mais agradável a visualização final dos dados.

Antes de começar

Alguns pontos importantes:

Versão do Excel: para escrever este post estou usando a versão 2013 do Microsoft Excel. Entretanto, todas as
funcionalidades exploradas também podem ser reproduzidas nas versões 2010 e 2007. Se algum recurso não estiver
disponível em uma das versões, sinalizarei para não haver dúvidas.

Público-alvo: o público-alvo deste post são aqueles usuários que já utilizam o recurso de Tabela Dinâmica. Se você está
começando a usar (ou ainda não conhece) essa funcionalidade, sugiro dar uma olhada no ótimo tutorial da Microsoft
(http://office.microsoft.com/pt-br/excel-help/criar-uma-tabela-dinamica-para-analisar-dados-da-planilha-
HA102840046.aspx), para poder aproveitar melhor as dicas deste post.

Isto posto, vamos ao que interessa.

A planilha

Suponhamos que você trabalha em uma empresa e, dentre suas atribuições, você precisa analisar e gerar relatórios do
portfólio de projetos da sua companhia. Você possui uma planilha com a relação de projetos, contendo as seguintes
informações:

o Id do Projeto
o Tipo de Projeto
o Status
o Vice Presidência
o Origem Comercial
o Impacto Estratégico
o Conclusão Prevista
o Duração Prevista
o Valor do Projeto

Iremos utilizar este conjunto de informações como referência para este trabalho. Caso você queira experimentar estes
passos na prática, você poderá baixar a planilha no link abaixo:

https://www.box.com/shared/8tge1ctjel9i3a8rd8oo
Aplicando formatação aos dados

Pra começar, vamos supor que sua necessidade inicial

é descobrir o montante total dos projetos (valores
monetários), agrupado por Tipo de Projeto. Criada a
Tabela Dinâmica, o resultado é:

Na caixa de diálogo Configurações do campo de valor

você poderá:

o Trocar o label do campo para um nome mais

agradável, no item Campo Personalizado;
o Clicar em Formato do Número para formatar o
resultado da Tabela Dinâmica de acordo com
O ponto aqui é que os valores da soma não estão suas preferências.
organizados com separador de milhar, casas decimais
ou símbolo de moeda. O que muitas pessoas acabam
fazendo para atenuar o problema é a seleção dos dados
apresentados pela Tabela Dinâmica, aplicando em
seguida a formatação necessária. A desvantagem desse
método é que, caso a Tabela Dinâmica seja alterada e
a relação de dados seja maior do que a atual, não existe
a garantia de que as informações adicionais sejam elas
também formatadas automaticamente.

Para resolver este impasse, você poderá clicar com o

botão direito do mouse em qualquer célula da Tabela
Dinâmica (campo de valor) e escolher a opção
Configurações do Campo de Valor:

Neste exemplo, vou inserir o nome Total do

Investimento no campo personalizado. Já a formatação
do número vou configurar como Contábil, para
apresentar a separação de milhar e as devidas casas
decimais, em conjunto com o símbolo de moeda:

Os dados já passam a ser apresentados de maneira
muito mais organizada pelo Microsoft Excel:
Classificando e filtrando dados
Olhando para esta Tabela Dinâmica é possível verificar
que a classificação dos Tipos de Projeto se dá via ordem
alfabética. Entretanto, esta ordem não representa a
classificação da grandeza dos montantes por cada um
dos tipos. Caso seja necessário efetuar a classificação
por ordem de montante, você poderá clicar com o botão
direito do mouse em qualquer um dos valores
apresentados e escolher a opção Classificar 
Classificar do maior para o menor:
Assim você poderá verificar, de fato, quais são os tipos
de projeto com maior volume de investimento da sua
empresa:
Outra interessante opção disponibilidade pelo Microsoft
Excel é a possibilidade de filtrar os dados, para exibir
apenas uma parcela das informações disponíveis.
Suponha que você está analisando uma planilha de
vendas, a qual contém informações das compras
efetuadas pelos seus clientes – e são mais de 500
clientes, por exemplo. Você gostaria de verificar quais
são os 10 clientes que mais compraram da sua
empresa, para gerar o relatório à equipe de vendas.
Para isso, basta clicar com o botão direito na Tabela
Dinâmica (em alguma informação que esteja disponível
nos campos de Linha) e escolher a opção Filtrar  10
Primeiros:
Para modificar a maneira como as informações são
exibidas pela Tabela Dinâmica, clique com o botão
direito sobre a tabela e escolha a opção Configurações
do Campo de Valor. Perceba que a caixa de diálogo
apresentada possui duas abas – Resumir Valores por e
Mostrar Valores como. Clique na segunda aba e, na
opção Mostrar Valores como, selecione a opção % do
Total de Colunas:

As informações da Tabela Dinâmica passarão a ser

exibidas da seguinte maneira:
Então você poderá escolher se o filtro será aplicado para
os 10 primeiros ou outra opção que se encaixe na sua
necessidade:

Visualizando os dados em percentuais

Outro recurso muito eficiente disponibilizado pela

Tabela Dinâmica, e que a grande maioria dos usuários
desconhece, é a possibilidade de modificar o modo de
exibição dos dados. Olhando para a tabela atual,
sabemos que o valor total de projetos de Consultoria é
de R$ 1.830.150. Porém, e se for necessário descobrir
qual a representatividade dos projetos de consultoria
em relação ao montante total? Na maioria dos casos, os
usuários acabam criando uma tabela paralela e
efetuando a conta manualmente. A grande
desvantagem dessa abordagem é que, caso o layout da
Tabela Dinâmica seja alterado, a tabela manual não
terá mais serventia.
Se você acrescentar informações ao layout da sua
Tabela Dinâmica, você poderá continuar modificando a
exibição dos dados de acordo com sua preferência,
através da escolha de outras opções do Campo de Valor
(% do Total Geral, % do Total de Linhas e etc.). Para
voltar à exibição padrão, escolha a opção Sem Cálculo.

Modificando o tipo de cálculo

Por padrão, sempre que uma nova Tabela Dinâmica é

inserida, o Microsoft Excel resume os dados utilizando a
função de SOMA (considerando que os dados inseridos
no campo Valores sejam numéricos). Porém, nem
sempre o usuário que está criando a Tabela Dinâmica
precisa que os dados sejam agrupados através da
função SOMA. Na tabela que estamos utilizando, é
possível verificar o valor total do investimento de acordo
com o Tipo de projeto. Mas e se, ao invés de visualizar
o montante em termos monetários, fosse necessário
visualizar o número de projetos por tipo? E se, ao invés
do valor total, fosse necessário visualizar o valor médio
de investimento por tipo de projeto?

Para responder a essas dúvidas, você poderá clicar com

o botão direito do mouse sobre um dos valores
apresentados na Tabela Dinâmica e escolher a opção
Configurações do Campo de valor. Em seguida, na caixa
de diálogo disponível, você poderá escolher qual o Organizando a posição dos dados
método de cálculo deseja aplicar à sua Tabela Dinâmica
(fique atento à mudança no rótulo do campo): Se você estiver utilizando esta planilha para executar os
passos deste guia, substitua o item Tipo de Projeto por
Impacto Estratégico, nos rótulos de linha. O resultado da
alteração pode ser visto no exemplo abaixo:

Após modificar escolher o método de cálculo e modificar

o Nome Personalizado, clique em Formato do Número e
substitua o formato contábil (caso o esteja utilizando)
pelo formato número. Clique em OK para aplicar o
critério à Tabela Dinâmica e visualizar o resultado:
Notou algo de errado? Em termos de organização das
informações, a classificação dos campos não está legal.
Temos o impacto Alto seguido do Baixo, e então Médio
e Muito Alto. Logicamente falando, a classificação dos
dados está incorreta – isso porque a Tabela Dinâmica
classifica os dados de acordo com sua ordem alfabética.
Para organizar os dados de maneira lógica, você poderá
clicar sobre o rótulo de um dos itens com o botão direito
do mouse e escolher a opção Mover. Em seguida, de
acordo com sua necessidade, você poderá mover a
informação para cima ou para baixo:
Quando finalizar a organização dos dados, o resultado
será:
Agrupando datas
Imagine o seguinte cenário: você está trabalhando na
sua empresa com um arquivo similar a este que
estamos usando como exemplo. O board executivo
solicita um relatório com quantidade de projetos a
serem encerrados, mês a mês. Como você sabe que o
seu relatório possui uma coluna chamada Conclusão
Prevista, você adiciona esta coluna ao campo de Linhas
da Tabela Dinâmica. Aqui o resultado:
E qual é o problema agora? Como o objetivo principal da
Tabela Dinâmica é agrupar informações que sejam
similares, o intervalo de dados a ser exibido é muito
grande, pois a Tabela Dinâmica só irá agrupar os
projetos que sejam encerrados exatamente no mesmo
dia.
Para resolver este impasse e organizar os dados numa
escala mensal/anual, clique com o botão direito do
mouse em uma das datas da Tabela Dinâmica e escolha
a opção Agrupar. Na caixa de diálogo apresentada, você
poderá especificar quais os critérios serão utilizados
para consolidar os dados:
 quantidade de projetos realizados em cada ano. Para
passar a exibir a informação, clique com o botão direito
do mouse sobre um dos anos e escolha a opção
Subtotal Anos:

Assim você chegará ao resultado conforme abaixo:

O resultado:

Observe que, após agrupadas as informações por

ano/mês, a Tabela Dinâmica não exibe por padrão a

Inserindo uma linha do tempo
Observação: este recurso está disponível somente para
a versão 2013 do Microsoft Excel.
Vamos supor que você tenha aplicado o recurso de
agrupamento de datas na sua Tabela Dinâmica, mas
que não tenha mais a necessidade de visualizar o
resultado deste agrupamento. Como a partir de agora
você precisará gerar um relatório dos projetos por
Origem Comercial, você substitui os itens Anos e Meses
pelo campo Origem Comercial.
Mesmo tendo feito essa substituição dos campos que
devem ser exibidos, a Tabela Dinâmica mantém os
campos Anos e Meses (representado pelo campo
Conclusão Prevista) na lista de campos disponíveis. E é
aí que entra o recurso Linha do Tempo. Este recurso
permite, de maneira simplificada, a aplicação de filtros
na Tabela Dinâmica, de acordo com um período a ser
determinado pelo usuário. Para inserir uma Linha do
Tempo à sua Tabela Dinâmica, clique em qualquer
campo da tabela. Em seguida, no menu dinâmico
Ferramentas de Tabela Dinâmica, procure a guia
Analisar. Nessa guia, clique na opção Inserir Linha do
Tempo:
Selecione o campo Conclusão Prevista e clique OK. A
partir de agora, você poderá filtrar as informações por
Anos, Trimestres ou Anos especificamente:
Ações adicionais
Além de todas as dicas destacadas neste documento,
existem outras ações que podem dinamizar o uso da
Tabela Dinâmica. Algumas dessas dicas já foram
discutidos em outros posts, e para não ficar repetitivo,
não irei incluí-las neste guia. Caso queira saber mais,
você poderá visualizar os respectivos posts:
Inserindo uma segmentação de dados na Tabela
Dinâmica
http://raphaelrsantos.blogspot.com.br/2012/01/segm
entacao-de-dados-no-excel-2010.html
Criando campos calculados na Tabela Dinâmica
http://raphaelrsantos.blogspot.com.br/2012/08/crian
do-campos-calculados-em-tabelas.html