Conheça as melhores práticas em

reuniões para agências

Embora muitos digam o contrário, as reuniões são primordiais para as tomadas de
decisão na agência. Neste post mostramos como deixá-las mais produtivas

Reuniões são indispensáveis na rotina de trabalho, sobretudo em agências de

comunicação. Entretanto, tais encontros são vistos por boa parte dos profissionais como
uma perda de tempo; algo que poderia se resumir a um simples envio de email. Mas por
que isso acontece?

Como o dia a dia de uma agência é marcado por uma infinidade de demandas e prazos
super apertados, o tempo gasto dentro de uma sala de reunião pode gerar atrasos na
confecção dos jobs e, consequentemente, resultar em entregas fora do prazo – um
quadro nada bom para a reputação do negócio. E nada bom para a imagem das reuniões
também.

Ademais, a crise surgiu e aumentou ainda mais a insegurança dos gestores. Nesse
sentido, a busca desenfreada pela redução de custos e aumento de eficiência se faz
necessária; mais um motivo para querer ver longe aquela reunião semanal que parece
atrapalhar a rotina de trabalho. Mas, acredite: esses momentos são sim importantes para
a agência e é possível torná-los mais produtivos. Continue lendo para saber como!

Agência em Pauta: Como fazer a gestão ágil dos

projetos de marketing
Scrum? Lean? Kanban? Conheça as peculiaridades de cada metodologia e os benefícios
desse modelo de gestão para você e para seu cliente.
Afinal, o que é uma reunião produtiva?
O significado de produtividade gira em torno do “resultado daquilo que é produtivo”, ou
seja, do que se produz, do que é rentável. Na prática, trata-se de aproveitar melhor o
tempo e manter os envolvidos engajados e interessados no que está sendo feito.

Uma reunião eficiente é consequência de um planejamento prévio de pauta e da

definição dos objetivos que se quer alcançar com o encontro. O resultado? As reuniões
começam a ser encaradas menos como um momento de chateação e mais como uma
oportunidade para a troca de conhecimento, definições de escopo de trabalho, e outras
atribuições importantes.

Vamos exemplificar com um momento bem conhecido nas agências: as reuniões de

briefing. O objetivo dessa etapa é reunir, em um único documento, informações
indispensáveis para que os profissionais envolvidos nas jobs tenham base para
desempenharem suas tarefas eficientemente. Do contrário, é impossível gerar boas
propostas comerciais, compreender os desafios enfrentados pela empresa e enxergar
oportunidades de melhorias.

Nesse sentido, existem algumas práticas que tornam essas reuniões mais produtivas,
sejam elas presenciais ou por videoconferências:

 Mostre-se interessado no que o cliente diz;

 Converse de maneira natural, isso favorece o interesse do cliente por seus
serviços;
 Invista no Rapport, criando uma ligação de empatia com a outra pessoa;
 Evite perguntas engessadas, aborde questões que façam sentido para o cliente.
Quais as práticas fundamentais para
reuniões mais eficientes?
A elaboração de um guia com boas práticas em reuniões e o uso da tecnologia são bons
exemplos de ações que você pode colocar em prática. Confira outras a seguir.

Pense se o encontro é realmente necessário

Em toda boa estratégia, o planejamento é o primeiro passo. Com as reuniões não é
diferente, sendo importante refletir se o encontro é, de fato, necessário.

Antes de convocar uma reunião, faça o seguinte questionamento: o assunto pode ser
resolvido com uma breve conversa ou um simples envio de e-mail? Muitas vezes,
transitar entre os outros departamentos é uma saída quando o tempo é curto e a
resolução de uma questão precisa ser imediata.

Outro ponto importante é levar em consideração o atual momento vivido pela agência.
Caso a empresa esteja passando por uma fase de turbulência ou crise, é fundamental
avaliar se é realmente necessário realizar reuniões para debater o assunto em questão ou
se ele pode dar lugar a outro tema mais importante.

Foque, portanto, no que é relevante a curto prazo para a saúde da agência. Lembra que
citamos a perda de tempo como um fator preponderante para que as reuniões sejam
vistas com maus olhos? O que evitará isso é ter objetivos bem claros. Afinal, qual a
finalidade da reunião? É solucionar um problema? É definir metas? Tenha esses pontos
definidos antes de iniciar o encontro.

Compartilhe um material com os participantes

Depois de validar se a reunião é realmente necessária, é hora de unir, em um único
documento, todas as informações que você precisa para dar sequência ao processo.

Lembre-se: extrair o máximo de valor das reuniões requer a definição prévia da pauta e
do tema central a ser debatido. Eles precisam estar diretamente ligados aos objetivos da
reunião, o que evitará a perda de tempo com assuntos irrelevantes.

Alguns itens que você precisa levar em consideração ao definir a pauta são: o tempo
disponível, o nível de urgência, a relação com os departamentos e os possíveis
desdobramentos.

Depois de escolher os tópicos vem a parte mais importante, que é registrar as

informações e divulgá-las aos participantes em uma apresentação simples. E por
falar em participantes, convoque somente os profissionais primordiais, isso ajudará a
manter o foco e evitará interrupções no trabalho.

Não marque reuniões de última hora

De nada adianta querer que todos os envolvidos contribuam com boas ideias se não há
tempo hábil para que se possa fazer um estudo prévio sobre o tema. Para que isso não
ocorra, procure planejar e marcar as reuniões com antecedência.

Isso permite que os colaboradores possam administrar suas demandas com calma,
deixando a agenda livre para o encontro. Assim, os colaboradores estarão aptos a se
manifestarem de forma segura e acrescentarem informações que de fato sejam
relevantes para a solução de um problema.

Defina os responsáveis por tomar nota das pautas

Nem sempre todos os colaboradores estarão disponíveis para as reuniões semanais. Em
muitos casos um funcionário precisa se ausentar por motivos de saúde ou por assuntos
que demandam maior prioridade dentro da própria agência.

Nesse caso, uma boa dica é estabelecer, em cada reunião semanal, um responsável por
tomar nota do que é discutido nos encontros. Isso porque decisões importantes podem
ser tomadas nessas reuniões, e é fundamental que todo o time esteja ciente do que foi
discutido.

Para facilitar esse processo, crie uma pasta com documentos de cada reunião e permita
que todos tenham acesso. Assim, o responsável poderá inserir suas anotações em um
único local e ninguém perderá nenhuma informação relevante.

Escolha um ambiente apropriado

É preciso levar alguns fatores em consideração quando o assunto é fazer com que as
reuniões sejam dinâmicas e cumpram com o seu objetivo. O primeiro passo é se
certificar de que o local seja ideal para realizar apresentações ou para receber clientes.

Ao eleger uma sala estratégica para todos os tipos de reuniões, garanta que ela leve em
consideração a quantidade de participantes. Atente-se também para os fatores que
podem vir a comprometer o seu desenvolvimento: o ambiente é propício para ruídos
que possam prejudicar o andamento da reunião? Os equipamentos estão bem
posicionados? Há ventilação e acesso rápido a banheiros? Entre outros.

Utilize metodologias ágeis

Falar de gestão de projetos sem citar os métodos ágeis é quase impossível.

Um dos métodos ágeis mais utilizados atualmente é o Scrum, já que pode ser aplicado a
diversos ambientes de trabalho e integrado a outros métodos. Na prática, o Scrum
concentra-se na divisão dos projetos em ciclos, os quais são representados por reuniões
conhecidas como Sprints.

O Scrum tem como objetivo organizar e dividir um projeto em subtarefas que

deverão ser realizadas no prazo de uma a três semanas. Já que estamos falando de
produtividade, a metodologia contribui para tornar o desenvolvimento de um projeto
mais dinâmico e estruturado, considerando as diversas fases do trabalho.
Porém, antes de colocá-lo em prática, é preciso ter em mente uma definição clara do
projeto. Lembre-se de dividir todas as suas tarefas em etapas menores de modo que
possam ser concluídas de forma rápida.

Funciona assim: todos os envolvidos no projeto em questão estabelecem um período

para as reuniões, pode ser uma vez por semana, a cada 15 dias ou uma vez por mês. O
foco de cada encontro é definir as atividades que serão executadas por cada um até a
próxima reunião. Nesse sentido, é imprescindível estimar o tempo que será gasto em
cada tarefa e registrar em uma planilha.

Há também a possibilidade de realizar reuniões diárias, denominadas Daily Scrum.

Assim, fica fácil entender e compartilhar o que foi feito no dia anterior, identificar
falhas e definir prioridades para os próximos dias.

Como a Bee Creative tornou suas reuniões mais

produtivas?
A Bee Creative é uma agência que oferece serviços voltados para promoções, ponto de
venda, redes sociais, entre outros. Conhecida por sua preocupação com o planejamento
estratégico em cada uma de suas ações, a agência também se destaca quando o assunto é
garantir a eficiência nas reuniões.

Para conseguir atingir esses objetivos, a Bee Creative se empenha em construir uma
pauta com os principais assuntos que serão debatidos. Todos os participantes possuem
tópicos em mãos e sabem que, caso no meio da conversa outros assuntos apareçam, eles
não serão tratados como prioridades.

Além disso, a agência conta com uma pessoa responsável pelo controle do tempo, que
avisa quando o encontro estiver chegando ao final do período determinado. Afinal, é
comum que as reuniões se estendam para muito mais do que o necessário, o que pode
atrapalhar a produtividade da equipe.

Outra dica importante é solicitar que os envolvidos não levem celulares, notebooks ou
qualquer aparelho que possa causar distrações. Isso porque o foco deve ser no que está
sendo conversado naquele momento, sendo que outros assuntos deverão ser resolvidos
em diferentes oportunidades.

Durante o encontro, se surgirem dúvidas ou novos assuntos, para não atrapalhar o

andamento da discussão, uma boa ideia é anotá-los para serem abordados depois, caso
haja tempo. Também é importante que todos respeitem o momento de fala de cada
integrante, de forma a evitar ao máximo as interrupções.

A reunião deve ser organizada e coordenada do começo ao fim pela agência, evitando
ao máximo dispersar em assuntos que não são relevantes no momento. Ao encerrar,
deixar clara as responsabilidades de cada um. – Wellington Detoni, Executivo de
Contas da agência Bee Creative.

Tão importante quanto tornar as reuniões mais produtivas é estabelecer processos na

rotina da agência. Se você não adota um modelo padrão no fluxo dos seus jobs, diversos
gargalos podem surgir. Para evitar isso, criamos um material completo para ajudá-lo a
gerenciar os processos na sua agência. Veja quais são eles e saiba como tratá-los neste
post!