Curso: ADM.

de EMPRESAS
Disc.: Adm. de mATeRIAIS

INVeNTÁRIOS
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INVeNTÁRIOS

A contagem física dos estoques poderá ser realizada uma vez por ano, para
o encerramento do exercício fiscal, ou todos os dias, nos critérios do
inventário rotativo.

O objetivo do levantamento físico é propiciar a verificação periódica da

exatidão dos registros contábeis para poder avaliar o lucro e transferir para
o resultado as diferenças apuradas.

Além de verificar a veracidade do resultado apurado, a aderência dos

números físicos aos números do controle é uma condição fundamental para
a manutenção do Sistema de Gestão.
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Recomenda-se a manutenção de um inventário rotativo diário, contando-se

inicialmente todos os itens em estoque para confirmar o registro.
Depois de se contarem os itens em estoque, contam-se itens com pequenas
quantidades e eleva-se esse critério até chegar a cota diária de contagem.

A vantagem de haver contagem diária é a identificação de erros de

lançamento em tempo para se verificar a origem do problema e adotar
medidas corretivas.

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Para se obter um bom resultado na consistência entre as existências e os registros no
sistema de informação, é necessário que a administração de materiais incremente
duas PRÁTICAS IMPORTANTES:
a) PRÉ-CONTAGEM - todos os matérias contados tem mais valor do que um amontoado
sem estar contado.
As grandes quantidades devem ser divididas em lotes menores, contados e
acondicionados.
Itens que possam se perder por ruptura da embalagem devem ser acondicionados
solidariamente, como, por exemplo, amarrados enfeixando quantidades padrão.

b) ARRUMAÇÃO - As áreas com materiais devem ser administradas com um rigoroso e

minucioso sistema de manutenção da organização e da ordem. Deverá haver
tolerância zero na área da Logística Industrial. A ordem perfeita sempre resultará
em maior consistência dos registros de estoque.
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Procedimento de Contagem Física
- Inventario Rotativo ou Anual -
A arrumação prévia e com antecedência das áreas produtivas, dos almoxarifados e
dos armazéns é um pré-requisito muito importante, e algumas RECOMENDAÇÕES
podem ser assim relacionadas:

 ASSISTENTES TÉCNICOS - cada área do inventário devera ter a designação de um

técnico que conheça bem os materiais para ajudar na identificação e designação,
facilitando e aprimorando os trabalhos dos contadores.

 ETIQUETAS – imprimir etiquetas triplas com código do material, sua localização e

designação.

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Procedimento de Contagem Física
- Inventario ROTATIVO ou ANUAL -
• Triplas – sevem a duas contagens e uma terceira de desempate.

 Códigos de barras - para que o reconhecimento do tipo de material seja fácil para
inserção de informações no sistema, juntamente com as quantidades inventariadas.

 Equipes - a primeira contagem deverá ser feita por duas pessoas, sendo uma
contadora e a outra responsável pelos registros. A segunda contagem deverá ser feita
por outra equipe, que não teve acesso à 1ª equipe nem informações advindas dela.
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Procedimento de Contagem Física
- Inventario ROTATIVO ou ANUAL -
• Relatórios das diferenças - o sistema de informação deverá soltar uma listagem de
diferenças entre os estoques inventariados e os registros.
A equipe de contagem deverá realizar uma quarta contagem, quando o assunto for
relevante.
 Chefia – todo inventário deverá ser realizado por uma chefia que se responsabilize
pela qualidade dos resultados. Esse chefe deverá designar subchefes, que se
encarregaram de áreas especificas de trabalho.
 Plano – antes do inicio de cada inventário, deverá ser editado um plano de
inventário, com as datas de paralisação das atividades, a relação dos materiais, que
serão excluídos do inventário e a designação da equipe de trabalho.

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Documentação - além das recomendações anteriores
pode relacionar ainda os seguintes pontos complementares:

• Localização – plantas da fábrica ou do estabelecimento, áreas de almoxarifado e

armazém com suas respectivas denominações.

 Documentação – listagem de matérias, emissão de etiquetas com código de

barras, listagem de discrepâncias e documentação do término do inventário.

 Método – explicação de como o inventário deverá ser realizado e qual o método a

ser adotado. Verificar a possibilidade da utilização de coletor deles com
transmissão de dados por radio frequência.
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Documentação - além das recomendações anteriores
pode relacionar ainda os seguintes pontos complementares:

• Corte – acerto de entradas e saídas durante o inventário.

 Problemas – definição de como inventariar certos itens problemáticos, como

tanques com líquidos, montes de matérias-primas a granel e itens pequenos em
grandes quantidades e não pré-contados.

 Controle – adotar medida de segurança para que todas as etiquetas de contagem

sejam devolvidas para o controle.

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Documentação - além das recomendações anteriores
pode relacionar ainda os seguintes pontos complementares:
• Diferenças – investigar as diferenças entre a primeira contagem e os registros do
sistema de informação, diferenças entre a primeira contagem e a segunda
contagem, e as diferenças entre tudo e a terceira contagem, que tenha sido
determinada para diminuir dúvidas.

 Valor – apuração do valor das diferenças constadas nos estoques e preparação da

documentação legal a ser assinada pelo diretor responsável, que deverá aprovar o
lançamento e imediatamente realizar as correções nos registros, levando a
diferença de valor à conta de resultado.
Essa documentação deverá sempre ficar à disposição da auditoria externa e da
fiscalização federal.
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Ordem Geral
A arrumação física é muito importante e deverá ser esmerada, como segue:
 ORDEM– arrumar todos os estoques de materiais nas estantes e no piso;
 DAR DESTINO- segregar todos os itens obsoletos relacioná-los dar baixa na
contabilidade e coloca-los em local trancado para futura venda;
 SUCATAS– retirar das áreas produtivas e dos armazéns toda a sucata e material
sem utilização;
 MIUDEZA– pré-contar todo o material miúdo, acondicionando certa quantidade-
padrão em embalagens e colocar etiquetas de códigos de barras;
 RECURSOS- localizar, nas várias áreas de inventário, equipamentos como balanças
contadoras, de precisão, de elevada capacidade, trenas e equipamentos para
análise química.

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Segregação “antes” e “após” inventário

Preferivelmente, durante a contagem não se deve receber materiais, acatar

produtos nem mesmo expedir produtos acabados.

Quando a determinação é realizar o inventário com operação “viva”, os cuidados

deverão ser redobrados e somente se admite realizar inventário sem paralisação
das atividades em situações em que o movimento é muito pequeno e pode ser
controlado com facilidade.
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Valorização das quantidades em estoque

O inventário é sempre realizado fisicamente e não se considera preço nessa

atividade. A valoração do inventário deverá ser cuidadosa, para evitar erros como a
utilização de uma unidade de medida diferente.

Os itens de valor aviltado (desvalorizado ) pelo obsoletismo deverão ser valorados

ao preço de mercado, para se registrar o prejuízo “estocado” em prejuízo efetivo.